Opvolgingsonderzoek Rkc BUCH_Verslagen van Bevindingen_def.pdf

Rekenkamercommissie BUCH OPVOLGINGSONDERZOEK DEEL 1 BURGERPARTICIPATIE

VERSLAG VAN BEVINDINGEN Bijlage 1 bij Bestuurlijk rapport Opvolgingsonderzoek

Rekenkamercommissie BUCH Maart 2022

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...................................................................................................................................1 Inleiding..............................................................................................................................................2 Onderzoeksvragen ..............................................................................................................................3 Hoofdstuk 1 Aanbevelingen van de Rekenkamercommissie ................................................................4 Aanbevelingen onderzoek Burgerparticipatie ..................................................................................4 Bestuurlijke reacties........................................................................................................................5 De werkwijze bij het opstellen van de bestuurlijke reacties .............................................................6 Samenvatting ..................................................................................................................................7 Hoofdstuk 2 Besluiten van de raden ....................................................................................................8 De inhoudelijke besluiten................................................................................................................8 De

procedure ..................................................................................................................................9 Samenvatting ................................................................................................................................ 10 Hoofdstuk 3 Stand van zaken burgerparticipatie ............................................................................... 11 BUCH ............................................................................................................................................ 11 De gemeenten .............................................................................................................................. 12 De procedure ................................................................................................................................ 13 Samenvatting ................................................................................................................................ 15 Hoofdstuk 4 Bevindingen .................................................................................................................. 17 Bevindingen ..................................................................................................................................

17 Ten slotte ...................................................................................................................................... 18 Bijlage 1 Onderzoeksverantwoording ................................................................................................ 19 Onderzoeksaanpak ....................................................................................................................... 19 Geraadpleegde documentatie ....................................................................................................... 19

1

Inleiding Overal in ons land doen landelijke, provinciale, regionale en lokale rekenkamers of rekenkamercommissies onderzoeken naar het gevoerde beleid van de overheden. De onderzoeken leiden tot conclusies en aanbevelingen om geconstateerde onvolkomenheden en tekortkomingen te adresseren. Doorgaans wordt het onderzoekstraject afgesloten met het nemen van een besluit door de volksvertegenwoordiging. Het werk van al die rekenkamers is echter alleen effectief als met de resultaten daadwerkelijk iets wordt gedaan; als het beleid wordt bijgesteld, de uitvoeringspraktijk wordt veranderd, een cultuurverandering in gang wordt gezet, de samenwerking wordt verbeterd, en dergelijke. Om dat te toetsen worden regelmatig opvolgingsonderzoeken uitgevoerd. Ook de Rekenkamercommissie BUCH acht het zinvol om na te gaan of de aanbevelingen daadwerkelijk worden opgevolgd en heeft hiervoor een onderzoek geïnitieerd. In dit onderzoek wordt niet gekeken naar de daadwerkelijke effecten van de doorvoering van de aanbevelingen. Immers, het effect van eventuele nieuwe maatregelen of bijgesteld beleid kan niet los worden gezien van de reeds bestaande praktijk. Om zicht te krijgen op de effectiviteit van de nieuwe maatregelen zouden de verschillende onderzoeken grotendeels of in hun geheel herhaald moeten worden. Dat voert te ver.

We kunnen dus bijvoorbeeld wel constateren dat het beleid of uitvoeringsregels daadwerkelijk zijn aangepast, maar we onderzoeken niet of die aanpassingen het beoogde effect hebben (gehad). Dit opvolgingsonderzoek bestaat uit verschillende delen. In deel één tot en met vier wordt de opvolging bezien van de volgende BUCH-brede onderzoeken: • Burgerparticipatie in de BUCH-gemeenten (maart 2018), • GGD Hollands Noorden- Financiële risico’s in perspectief (juni 2020), • Inhuur externen (september 2020) en • Klachtenbehandelingsstructuur (oktober 2020) onderzocht. Dit opvolgingsonderzoek is iets anders ingericht dan gebruikelijk. Telkens is de opvolging van één van de vier rapporten onderzocht, in de volgorde van publicatie. En telkens is één Verslag van bevindingen opgesteld en ter verificatie voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. Met deze vorm van ‘compartimentering’ van de verschillende opvolgingsonderzoeken, wil de Rekenkamercommissie de focus op de inhoud van de onderwerpen borgen en tegelijkertijd het onderzoek uitvoerbaar houden. Na afronding van het vierde en laatste Verslag van bevindingen, die met betrekking op de Klachtenbehandelingsstructuur, is de Rekenkamercommissie op basis van deze vier Verslagen van bevindingen nagegaan of er een patroon in de opvolging van de aanbevelingen en in de wijze van besluitvorming is.

Het onderzoek wordt afgesloten met een rapport met conclusies en aanbevelingen. Na verwerking van de bestuurlijke reactie en eventueel nawoord van de Rekenkamercommissie, wordt het eindrapport aangeboden aan de vier gemeenteraden. Dit Verslag van bevindingen is het eerste deel van het opvolgingsonderzoek en betreft de opvolging van de aanbevelingen van het onderzoek Burgerparticipatie.

2

Onderzoeksvragen De centrale onderzoeksvraag luidt:

Welke besluiten hebben de BUCH-gemeenteraden genomen naar aanleiding van de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie aan de onderzoeksrapporten heeft verbonden en op welke wijze heeft het bestuur daaraan uitvoering gegeven? Biedt het besluitvormingsproces aanknopingspunten voor verbetering? Voor de beantwoording van de centrale vraagstelling heeft de rekenkamer de volgende deelvragen geformuleerd: 1. Hoe luidt de bestuurlijke reactie van de Colleges van de BUCH-gemeenten op de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan zijn onderzoeksrapporten en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? 2. Hoe is de besluitvorming in de BUCH-gemeenteraden op de aanbevelingen verlopen en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? 3. Op welke wijze hebben de colleges van B&W en de gemeenteraden de raadsbesluiten uitgevoerd en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? 4. Hoe is opvolging en bewaking van dergelijke raadsbesluiten binnen de ambtelijke organisatie geborgd en welke lessen zijn te trekken voor het realiseren van doorwerking van rekenkameronderzoek? 5. (Voor de onderzoeken GGD en Inhuur Externen:) zijn de uitgevoerde aanbevelingen in overeenstemming met de aanbevelingen van de accountant1?

1

Deze vraag is op verzoek van de BUCH-brede werkgroep Financiële Aspecten toegevoegd.

3

Hoofdstuk 1 Aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Aanbevelingen onderzoek Burgerparticipatie In dit hoofdstuk leest u de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie BUCH heeft verbonden aan het rapport ‘Burgerparticipatie in Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo’ (maart 2018)2. Daarnaast komt de onderzoeksdeelvraag 1 aan bod: Hoe luidt de bestuurlijke reactie van de colleges van de BUCH-gemeenten op de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan zijn onderzoeksrapporten en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? In het onderzoek naar Burgerparticipatie zijn twee hoofdvragen gesteld: 1.Welk beleid hanteren de vier gemeenten inzake burgerparticipatie en wat is de rol van de raad daarbij? 2.Is dit beleid in de praktijk op een doelmatige en doeltreffende wijze uitgevoerd? De beantwoording van die vragen heeft de Rekenkamercommissie gebracht tot het opstellen van zes aanbevelingen. De aanbevelingen waren niet specifiek geadresseerd aan de raden of aan de colleges. De zes aanbevelingen waren: 1. Het nieuwe dienstverleningsconcept van de BUCH-gemeenten benoemt overheidsparticipatie als een belangrijk instrument om burgers meer bij het beleid te betrekken.

Het verdient aanbeveling dat concept nader uit te werken en te voorzien van concrete kaders en richtlijnen en daarbij expliciet aandacht te besteden aan kaders en richtlijnen specifiek voor bestuurders, raadsleden, ambtenaren en ook voor de burgers zelf. 2. Om te voorkomen dat ook in de toekomst het burgerparticipatiebeleid een slapend bestaan leidt, verdient het aanbeveling in toekomstige participatietrajecten de kaders en uitgangspunten van het burgerparticipatiebeleid concreet en herkenbaar terug te laten komen. Dat betekent dat in het opzetten en uitvoeren van participatietrajecten herkenbaar aandacht moet worden besteed aan de (beoogde) rol van bestuurders, ambtenaren, raadsleden én burgers. 3. De rol van raadsleden behoeft in dit verband extra aandacht. Maak in de nieuwe kaders en richtlijnen voor raadsleden een onderscheid tussen de volksvertegenwoordigende, de kaderstellende en de controlerende taak van raadsleden. 4. Ook de rol van ambtenaren verdient in dit verband extra aandacht en dan met name de cultuuromslag die gemaakt moet worden om burgerparticipatie in de praktijk ook daadwerkelijk te laten slagen. Beschrijf en analyseer de potentiële spanning tussen burgerparticipatie en de expertrol van ambtenaren en benoem mogelijkheden om ambtenaren vanuit hun expertrol in staat te stellen burgerparticipatie te faciliteren. 5.

Om burgerparticipatie (of overheidsparticipatie) in de praktijk ook daadwerkelijk een leidend beginsel te laten zijn van het gemeentelijke beleid verdient het aanbeveling dit beleid periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) actief te evalueren, dat wil zeggen burgerparticipatie te evalueren als zelfstandig beleid én als centraal uitgangspunt van al het gemeentelijk beleid. Daarbij moet uiteraard het perspectief van de burger centraal staan. Een dergelijke evaluatie moet leiden tot leermomenten die aantoonbaar gebruikt moeten worden om het burgerparticipatiebeleid te verbeteren. Burgerparticipatiebeleid verdient een volwaardige beleidscyclus. Betrek de gemeenteraden

2

https://www.rekenkamercommissiebuch.nl/wp-content/uploads/2019/07/17074-Eindrapport-Burgerparticipatie-BUCH-Regioplan-23mrt18.pdf

4

meer bij het burgerparticipatiebeleid. De kaderstellende en controlerende taken van de gemeenteraad bieden voldoende mogelijkheden om burgerparticipatie te faciliteren en te stimuleren. 6. De nieuwe functie van gebiedsregisseur beoogt beleid en burgers bij elkaar te brengen en de verbindende schakel te zijn. Deze functie biedt een prima basis voor een actief en zelfstandig herkenbaar burgerparticipatiebeleid. Benoem dat ook en maak ze tot boegbeeld/dragers/trekkers van burgerparticipatiebeleid. Dat betekent dat ze zich meer dan in 2017 het geval was bezig zouden moeten gaan houden met de organisatie en uitvoering van majeure participatietrajecten op specifieke beleidsdossiers die zich daarvoor lenen. Welke dat zijn, is uiteindelijk aan de gemeenteraad om te bepalen, wat inhoudt dat de gemeenteraden zich daar ook actief over zouden moeten buigen.

Bestuurlijke reacties In de maanden september en oktober 2018 hebben de vier colleges hun reacties op het onderzoeksrapport gegeven. Voor een deel waren de reacties gelijkluidend in of woorden van gelijke strekking. Daarnaast hebben de colleges gereageerd op de conclusies die hun eigen gemeente aangingen. In de reacties werd voornamelijk gereageerd op de conclusies (die geheel, of met een enkele kanttekening, worden onderschreven), maar niet expliciet op de aanbevelingen. Desalniettemin zijn wel toetsbare uitspraken en toezeggingen gedaan. Gelijkluidende reacties Van gelijke strekking waren de reacties ten aanzien van de geringe betrokkenheid van de raden. De colleges lieten in vrijwel gelijke bewoordingen weten het zich aan te trekken dat ze de raden onvoldoende hadden meegenomen in een mogelijke invulling van de kaderstellende en controlerende rol. Daarbij deden ze de toezegging met de raden van gedachten te zullen wisselen over hoe deze rollen in de toekomst te kunnen vormgeven. De bestuurlijke reacties waren overigens alle vier, in afwijking van de gangbare procedure3, naar de raden gestuurd en niet naar de rekenkamercommissie. Bergen Het college van Bergen heeft in oktober 2018 een bestuurlijke reactie op het rapport gegeven. De passage betreffende de aanbevelingen luidt: “Op de pagina’s 38-40 van het rapport wordt een aantal centrale conclusies en aanbevelingen gedaan.

Met inachtneming van een aantal kanttekeningen onderschrijven wij de conclusies en omarmen we de aanbevelingen. Wij zetten vanuit de bestuursopdracht volop in op democratische vernieuwing. En de werkorganisatie BUCH is met de uitwerking op vele fronten al druk aan de slag. Onder andere in de uitwerking van het concernplan, het programma dienstverlening, de invoering van de omgevingswet, het project faciliterende overheid en uiteraard in de samenwerking met de gebiedsregisseurs. De uitkomsten van het onderzoek betrekken we in onze vervolgstappen. En via onze reguliere planning & controlcyclus informeren we u uiteraard over de ontwikkelingen en de voortgang.” Uitgeest Het college van Uitgeest heeft in oktober 2018 een bestuurlijke reactie op het rapport gegeven. Het college geeft aan dat, naast gezamenlijk participatiebeleid, voornamelijk bewustwording, houding en gedrag bij participatie belangrijk zijn. De BUCH-academie ontwikkelt hiervoor intern ook scholingstrajecten.

3

De Colleges stellen een bestuurlijke reactie op die door de Rekenkamercommissie, eventueel voorzien van een nawoord, tezamen met het rapport aan de raden wordt gezonden. Verordening rekenkamercommissie BUCH 2018, art. 11, lid 4 en 5.

5

Castricum Het college van Castricum heeft in september 2019 een bestuurlijke reactie uitgebracht. Daarin zijn de toetsbare toezeggingen: Ten aanzien van de rol van dorpsraden als vorm van burgerparticipatie meldt het college dat zij de conclusies onderschrijven en met de verbeterpunten aan de slag gaan. Hoewel niet precies wordt aangegeven welke die verbeterpunten zijn, mag worden aangenomen dat dat in ieder geval slaat op de daaraan voorafgaande passage: “De mate van invloed van de dorpsraden op beleidsbeslissingen wisselt al naar gelang het onderwerp en soms laat de terugkoppeling (van eenmaal genomen beslissingen waar de dorpsraad bij betrokken is geweest) te wensen over (…)”. Net als Uitgeest, geeft Castricum aan dat, naast gezamenlijk participatiebeleid, voornamelijk bewustwording, houding en gedrag bij participatie belangrijk zijn. De BUCH-academie ontwikkelt hiervoor intern ook scholingstrajecten. Heiloo Het college van Heiloo heeft in september 2018 een bestuurlijke reactie uitgebracht. Het college geeft aan zich niet te herkennen in de conclusie dat burgerparticipatiebeleid van de BUCH-gemeenten een slapend bestaan lijkt te leiden, maar is wel van mening dat zij met de raad in gesprek moet gaan over hoe ze tot een verdere verbetering kunnen komen.

Verder geeft het college aan dat in de commissie Bestuurlijke Zaken is toegezegd om Samenspel te evalueren en dat de conclusies en aanbevelingen van het rapport daarvoor bouwstenen vormen. Het college zegt toe om in het eerste kwartaal van 2019 in gesprek met de raad te gaan over de bijsturing van Samenspel.

De werkwijze bij het opstellen van de bestuurlijke reacties4 De reactie van de gemeentesecretarissen op vragen van de Rekenkamercommissie over de wijze waarop de bestuurlijke reactie(s) tot stand komt (komen): Er is geen vaste procedure of werkwijze voor het vaststellen van de bestuurlijke reactie(s) op het eindrapport plus aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Gebruikelijk is dat de reacties van de colleges zo mogelijk worden afgestemd en dat de werkorganisatie bij de afstemming wordt betrokken. Dit is onder andere afhankelijk van het onderwerp van het onderzoek.

4

Mail van strategisch adviseur BUCH, dd. 20-1-2022, in antwoord op vragen van de Rekenkamercommissie.

6

Samenvatting Bij wijze van samenvatting wordt hier deelvraag 1 beantwoord: Hoe luidt de bestuurlijke reactie van de Colleges van de BUCH-gemeenten op de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan zijn onderzoeksrapporten en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? De Colleges laten in vrijwel gelijke bewoordingen weten het zich aan te trekken dat ze de raden onvoldoende hadden meegenomen in een mogelijke invulling van de kaderstellende en controlerende rol. Daarbij deden ze de toezegging met de raden van gedachten te zullen wisselen over hoe deze rollen in de toekomst te kunnen vormgeven. In aanvulling daarop geeft het College van Bergen aan volop in te zetten op democratische vernieuwing en dat de werkorganisatie BUCH al aan de slag is met de uitwerking ervan, onder andere met het programma dienstverlening, de invoering van de omgevingswet, het project faciliterende overheid en de samenwerking met de gebiedsregisseurs. De Colleges van Uitgeest en Castricum geven aan dat, naast gezamenlijk participatiebeleid, voornamelijk bewustwording, houding en gedrag bij participatie voor hen belangrijk zijn. Het College van Castricum voegt daar aan toe dat de mate van invloed van de dorpsraden wisselend is en dat de terugkoppeling soms beter kan.

Het College van Heiloo geeft aan zich niet te herkennen in de conclusie dat burgerparticipatiebeleid van de BUCH-gemeenten een slapend bestaan lijkt te leiden, maar liet ook weten Samenspel te zullen evalueren. Desgevraagd geven de colleges aan dat er geen vaste procedure of werkwijze is voor het vaststellen van de bestuurlijke reactie(s) op het eindrapport plus aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Gebruikelijk is dat de reacties van de colleges zo mogelijk worden afgestemd en dat de werkorganisatie bij de afstemming wordt betrokken.

7

Hoofdstuk 2 Besluiten van de raden In dit hoofdstuk wordt de besluitvorming in de vier gemeenteraden in kaart gebracht, te beginnen met de inhoudelijke besluiten en vervolgens het verloop van de procedure. Daarmee wordt de tweede onderzoeksdeelvraag beantwoord: Hoe is de besluitvorming in de BUCH-gemeenteraden op de aanbevelingen verlopen en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? Het rapport van de Rekenkamercommissie5 is via de griffies aan de vier raden aangeboden. In de vier gemeenteraden zijn de onderstaande besluiten genomen.

De inhoudelijke besluiten Bergen De gemeenteraad van Bergen heeft op 11 december 2018 unaniem besloten: • Het onderzoek "Burgerparticipatie in Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo" van de Rekenkamercommissie BUCH voor kennisgeving aan te nemen; • In te stemmen met de genoemde aanbevelingen uit de nota. • Op een later moment, bij de aanpak van de bestuurlijke vernieuwing, bij de resultaten van het onderzoeksrapport stil te willen staan. Uitgeest De raad van de gemeente Uitgeest heeft op 29 november 2018 besloten: • Het onderzoek "Burgerparticipatie in Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo" van de Rekenkamercommissie BUCH alsmede de bestuurlijke reactie van het college hierop voor kennisgeving aan te nemen; • De aanbevelingen zoals verwoord op pagina 40 van het onderzoeksrapport over te nemen. Castricum De raad van Castricum heeft op 1 november 2018 unaniem ingestemd met het volgende besluit: • Het onderzoek ‘Burgerparticipatie in Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo’ van de Rekenkamercommissie BUCH alsmede de bestuurlijke reactie van het college van de gemeente Castricum ter kennisgeving aan te nemen; • De aanbevelingen zoals verwoord op pagina 40 van het onderzoeksrapport over te nemen. Heiloo Het rapport is niet in de raad behandeld.

Wel is het rapport in oktober 2018 besproken in de commissie Bestuurlijke Zaken (BZ) en heeft zij de raad geadviseerd om ermee aan de slag te gaan.6 Op 9 november 2020 heeft de raad besloten een nieuwe werkwijze van de raad te starten per 1 april 2021, met meer tijd en ruimte voor overleg en meespraak voor inwoners. De commissie BZ heeft op 20 december 2020 geadviseerd dat de werkgroep Nieuwe Werkwijze Raad de aanbevelingen meeneemt in de nieuwe werkwijze van de raad. 7

5

Het rapport omvat niet alleen een verslag van bevindingen, maar ook de conclusies en aanbevelingen, de bestuurlijke reacties van de Colleges en een eventueel nawoord van de Rekenkamercommissie. 6 Terugkoppeling van de vergadering van de commissie bestuurlijke zaken op 16 oktober 2018. 7 Mail van griffier Heiloo aan voorzitter Rekenkamercommissie, d.d. 13 oktober 2021.

8

De procedure De Rekenkamercommissie heeft bij de griffies nagevraagd of er ten tijde van het onderzoek een procedure of vaste werkwijze werd gehanteerd voor de behandeling van rapporten en aanbevelingen van de Rekenkamercommissie in de raden. Bergen Er was in Bergen geen schriftelijk vastgelegde procedure, maar de standaard werkwijze was dat de rapporten van de rekenkamercommissie op de lijst van ingekomen stukken werden geplaatst. Uitgeest Van de griffie van Uitgeest heeft de Rekenkamercommissie destijds geen antwoord gekregen op de vraag naar de procedure. De Rekenkamercommissie gaat er vanuit dat er daar geen vaste procedure was. Castricum De griffier Castricum deelt mee8 dat er destijds geen procedure was vastgesteld voor de besluitvorming aangaande aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Er was wel een vaste werkwijze: de griffie voegt bij de stukken standaard een conceptbesluit toe, waarin de raad wordt voorgesteld de aanbevelingen over te nemen. Dit om de discussie in de raad te vergemakkelijken. Dit conceptbesluit, het onderzoeksrapport van de Rekenkamercommissie zelf en de bestuurlijke reactie worden altijd als pakketje geagendeerd voor commissiebehandeling.

Heiloo De griffier Heiloo liet toentertijd weten9 dat de Auditcommissie de rapporten van de Rekenkamercommissie bespreekt en met een standpunt doorstuurt naar de raad (conform artikel 2, lid g en h van de Verordening Auditcommissie 2019.) Soms vraagt de Auditcommissie nog een extra reactie van het College en daarna wordt het op de lijst ingekomen stukken van de raadsagenda geplaatst. De raad kan er dan voor kiezen om het nog in een andere raadscommissie te bespreken.

8 9

E-mail van griffier Castricum aan Rekenkamercommissie, d.d. 23 november 2021. E-mail van griffier Heiloo aan Rekenkamercommissie, d.d. 22 november 2021.

9

Samenvatting Bij wijze van samenvatting wordt hier deelvraag 2 beantwoord: Hoe is de besluitvorming in de BUCHgemeenteraden op de aanbevelingen verlopen en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? In Bergen, Uitgeest en Castricum is in november/december 2018 het Rekenkamerrapport van het onderzoek "Burgerparticipatie in Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo" in de raden behandeld. Besloten is om het rapport voor kennisgeving aan te nemen en in te stemmen met de genoemde aanbevelingen uit de nota. In Bergen is aanvullend besloten om het rapport op een later moment te betrekken bij de bestuurlijke vernieuwing. In Heiloo is het rapport niet in de raad behandeld. Wel heeft de commissie Bestuurlijke Zaken geadviseerd dat de werkgroep Nieuwe Werkwijze Raad de aanbevelingen meeneemt in de opzet van de nieuwe werkwijze van de raad. In geen van de BUCH-gemeenten was er destijds een expliciete procedure voor de behandeling van rapporten en aanbevelingen van de Rekenkamercommissie in de raden. Bergen, Castricum en Heiloo kenden wel een vaste werkwijze. In Bergen werden de rapporten op de lijst van ingekomen stukken geplaatst. In Castricum voegde de griffie bij de stukken standaard een conceptbesluit toe, waarin de raad wordt voorgesteld de aanbevelingen over te nemen.

In Heiloo bespreekt de Auditcommissie eerst de rapporten van de Rekenkamercommissie en stuurt deze met een standpunt naar de raad.

NB: hierboven is de situatie beschreven ten tijde van het onderzoek naar de Burgerparticipatie. Inmiddels (ten tijde van dit opvolgingsonderzoek) is binnen BUCH-gemeenten een procedure vastgesteld voor de behandeling van Rekenkamerrapporten in de raden. Dat komt in het bestuurlijke deel van dit opvolgingsonderzoek aan bod.

10

Hoofdstuk 3 Stand van zaken burgerparticipatie In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de actuele stand van zaken is met betrekking tot burgerparticipatie en in hoeverre dat het gevolg is van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Daarmee wordt antwoord gegeven op de derde onderzoeksdeelvraag: Op welke wijze hebben de colleges van B&W en de gemeenteraden de raadsbesluiten uitgevoerd en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? De passage onder BUCH gaat vooral in op de BUCH-brede inzet van de gebiedsregisseurs, die bij de vier gemeenten (nagenoeg) gelijk is. De passages bij de afzonderlijke gemeenten gaan hoofdzakelijk over de stand van zaken met betrekking tot nieuw beleid, want daar verschillen de gemeenten onderling in. De bevindingen worden vervolgens in een overzichtelijke tabel gepresenteerd.

BUCH Er zijn zeven gebiedsregisseurs actief binnen het BUCH-gebied: drie in Bergen, twee in Castricum en in Heiloo en Uitgeest elk één. De functie van gebiedsregisseur is ontstaan bij de start van de ambtelijke fusie. Die functie kreeg in 2018 meer aandacht. Het rapport van de Rekenkamercommissie heeft daaraan bijgedragen, maar bijvoorbeeld ook het anticiperen op de invoering van de Omgevingswet en het Uitdaagrecht (art 150 GW). De gebiedsregisseurs hebben een rol zowel bij burgerinitiatief (overheidsparticipatie) als bij overheidsinitiatief (burgerparticipatie)10. Zij omschrijven zelf hun rol als ‘verbinder’. De gebiedsregisseur moet steeds positie kiezen in de contacten met verschillende partijen die soms ver uiteenlopende belangen hebben. Zij zijn de spin in het web waar het gaat om de verbinding tussen de inwoners en de gemeente. Aan de bewonerskant zijn zij niet alleen gericht op individuele inwoners, maar ook op onder meer (actie)groepen, dorpsraden, wijkteams en buurtschappen en ondernemersverenigingen. Aan de gemeentekant hebben zij nauwe afstemming met de Colleges van B&W, de afdeling Communicatie en met inhoudelijke beleidsafdelingen. De gebiedsregisseurs worden namelijk ook gericht ingezet op dossiers die bijvoorbeeld voortvloeien uit de Omgevingswet of zij vervullen een rol vanuit het Herstelfonds Corona.

De gebiedsregisseurs zijn niet alleen verbinder; zij hebben ook een ‘filterfunctie’. Zij moeten soms een vertaalslag maken tussen de expertise van de beleidsmedewerkers en de wensen van de inwoners. Bij het overbrengen van een boodschap naar de andere partij, gaan de scherpe kantjes er vaak vanaf. Zo wordt de balans gezocht tussen de partijen die hun boodschap erg prominent naar voren brengen en de partijen die meer gematigd zijn in hun boodschap en de middelen waarmee ze die naar voren brengen. Bij dit alles dient de gebiedsregisseur ook de rechtmatigheid van het participatieproces te bewaken. Na afloop van een participatieproces kan het voorkomen dat de raad zich niet kan vinden in het resultaat daarvan. Uiteindelijk is de raad het hoogste orgaan. De gebiedsregisseurs zijn zich daarvan bewust. De rol van gebiedsregisseurs is actief gepromoot door interviews en artikelen in huis-aan-huisbladen. Daarnaast geven de meeste gebiedsregisseurs aan dat zij al langere tijd bij de gemeente werken en/of ingeburgerd zijn in het dorp. ‘Ons kent ons’, waardoor de meeste inwoners wel weten bij wie ze moeten zijn. 10

In de BUCH-gemeenten zijn ‘inwonersinitiatief’ en ‘inwonersparticipatie’ de gangbare termen.

11

De gebiedsregisseurs zien naast het belang van de couleur locale, de waarde van onderlinge kennisuitwisseling en waar nodig een afgestemde aanpak. De zeven gebiedsregisseurs hebben wekelijks een gezamenlijk overleg. Daarnaast wordt ook regelmatig individueel afstemming gezocht. De gemeenten hebben een aantal hulpmiddelen tot hun beschikking, zoals de info@-mailbox op de websites van de gemeenten en de websites https://www.ikdenkmeeoverxxx.nl . Zij hebben zij de mogelijkheid voor een loket, een participatiekalender en een tool voor het houden van flitspeilingen. Er is ook sprake van een nieuwsapp, een intaketafel voor ruimtelijke initiatieven en van deelname aan projectteams; hulpmiddelen en aanpak die gaandeweg zijn ontwikkeld. Er leeft onder de gebiedsregisseurs de wens om ‘ik denk mee over’ verder uit te bouwen tot een communityplatform, het van tools zoals (digitale) enquêtes en digitale participatiebijeenkomsten door te ontwikkelen, en collega’s bij participatietrajecten meer te kunnen coachen. Daarmee zouden zij hun taak nog beter kunnen vervullen. Twee colleges hebben aangegeven dat behalve participatiebeleid, ook bewustwording, houding en gedrag belangrijk zijn en dat de BUCH-academie daarvoor intern scholingstrajecten ontwikkelt.

Inmiddels zijn de volgende trainingen (door externen) aangeboden11: - Webinar participatiebeleid en -loket (voor medewerkers die met name veel voor de gemeente Bergen werken, enkele tientallen collega’s hebben dit webinar gevolgd) - Training Bestuurlijk adviseren (hierin is het onderdeel Communicatie/Participatie ingebed, ruim 200 collega’s hebben deze training gevolgd) - Hostmanship (ook in deze training is aandacht voor Participatie). De Rekenkamercommissie heeft niet verder onderzocht of de inhoud van de trainingen daadwerkelijk heeft bijgedragen aan bewustwording en gedragsverandering. Wij volstaan met de constatering dat de trainingen zijn aangeboden en breed zijn gevolgd. In het kader van de ambtelijke wederhoor op dit onderzoek is vanuit de werkorganisatie en de afzonderlijke gemeenten aangegeven dat er inmiddels op vele onderwerpen inwonerparticipatie wordt georganiseerd door de werkorganisatie, de colleges en de raden. De Rekenkamer heeft geconstateerd dat inmiddels in meer gemeenten een nieuw participatiebeleid is vastgesteld, maar heeft geen afzonderlijke claims van participatietrajecten aanvullend onderzocht.

De gemeenten Bergen Bergen heeft in oktober 2020 een nieuw beleidsdocument opgesteld12. Het omvat meer dan alleen een nieuw beleid; het verschaft ook de nodige richtlijnen voor uitvoering. In het verlengde daarvan is de Participatieverordening Bergen13, in werking getreden op 25 juni 2021. Ook dat document bevat duidelijke begripsomschrijvingen en heldere spelregels. Daarmee is van de vier BUCH-gemeenten Bergen het verst gevorderd op de weg naar goed functionerende infrastructuur voor burgerparticipatie. Niet alleen beleidsmatig, maar ook in de uitvoering. Bij de ontwikkeling van de burgerparticipatie in de andere gemeenten wordt goed gekeken naar Bergen. Er wordt gewerkt aan harmonisatie van beleid, waarbij aandacht blijft voor de couleur locale waar dat gewenst is.

11

Mail van strategisch communicatieadviseur BUCH, dd. 28-12-2021. Participatie: Gemeente Bergen NH; context, visie, beleid, vormen. Twijnstra Gudde. Oktober 2020. 13 Participatieverordening Bergen 2021. 12

12

Uitgeest Uitgeest is pas recent gestart met de uitvoering van de in 2018 door de raad overgenomen aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. In september 2021 zou een quick scan Lokale democratie worden uitgevoerd, maar deze is vertraagd.14 In 2021 zijn twee avonden door de raad met inwoners over participatie georganiseerd15. De raad heeft thans (december 2021) een initiatiefvoorstel vanuit de raad zelf in behandeling. De bedoeling is om ook tot een nieuw beleid en een nieuwe verordening te komen. Het is de intentie om daarbij het voorbeeld van de andere drie gemeenten te volgen. Castricum In Castricum is in maart 2019 een verkennende nota opgesteld over participatie16. Maar ook in Castricum was een initiatiefvoorstel vanuit de raad nodig, door raadsleden verenigd in de raadswerkgroep Vernieuwing Lokale Democratie (mei 2020) 17, om de participatie verder vorm te geven. Er is wel een aparte richtlijn opgesteld over participatie bij ruimtelijke plannen. Ook voor Castricum zijn in 2021 zijn twee avonden door de raad met inwoners over participatie georganiseerd. De raad besluit naar verwachting na de gemeenteraadverkiezingen van voorjaar 2022 over het nieuwe participatiebeleid en een nieuwe verordening.18 In de raad van Castricum is onderschreven dat communicatie een belangrijk flankerend beleid van participatie is.

Derhalve is een nieuw raadscommunicatieplan vastgesteld in oktober 2021. 19 Heiloo Het oude participatiebeleid Heiloo dateerde van 2010 en is recent geüpdate. Ook in Heiloo is pas laat de vernieuwing van het participatiebeleid opgepakt, maar daarna is er wel vaart achter gezet. Er is een quick scan Lokale democratie uitgevoerd (augustus 2021) 20. De resultaten daarvan zijn gedeeld op een raadsinformatieavond (oktober 2021), net als de opzet van een nieuw participatiebeleid21. Er is een Twaalf Stappenplan opgesteld om het proces helder te structureren met aandacht voor terugkoppeling en evaluatie. Het nieuwe participatiebeleid en de nieuwe verordening zouden volgens planning nog vóór de verkiezingen van maart 2022 worden behandeld door de raad. 22 Het participatiebeleid is in februari 2022 door de raad vastgesteld.23

De procedure Voor de afhandeling en uitvoering van de aanbevelingen en toezeggingen nadat een raadsbesluit is genomen, is geen vaste procedure. De gemeentesecretarissen laten desgevraagd weten dat de colleges hiervoor geen vaste procedure of werkwijze hanteren. Het hangt af van onderwerp, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, lokale omstandigheden en prioriteiten en kan dus per onderzoek/aanbeveling verschillen. 24 Ook ingeval de vier gemeenteraden geen besluiten nemen of niet eensgezind zijn in hun besluitvorming, is er geen vooraf afgesproken werkwijze. 14

Mail van griffier Uitgeest aan de Rekenkamercommissie, dd. 3-3-2022. Een mini-college met prof. dr. Wim Voermans (15/4) en een gesprek onder leiding van mw. Elisabeth van den Hoogen (2/11). 16 Verstandig verder met participatie. Onderzoek naar participatie en leren. Berenschot. 21 Maart 2019. 17 Initiatiefvoorstel 19 mei 2020. 18 Inmiddels is deze nota op 17 februari 2022 vastgesteld. 19 Mail van griffier Castricum aan de Rekenkamercommissie, dd. 8 maart 2022. 20 Democratie in actie. Van, voor en door gemeenten. 23 Augustus 2021. 21 Powerpointpresentatie Participatiebeleid, raadsinformatieavond 15 november 2021. 22 Mail van griffier Heiloo aan voorzitter Rekenkamercommissie, d.d. 13 oktober 2021. Op 28 februari 2022 is het Participatiebeleid Heiloo 2022 vastgesteld. 23 Op 28 februari 2022 is het Participatiebeleid Heiloo 2022 vastgesteld. Mail van gebiedsregisseurs aan Rekenkamercommissie, dd. 11 maart 2022. 24 Mail van strategisch adviseur BUCH, dd. 20-1-2022, in antwoord op vragen van de Rekenkamercommissie. 15

13

Ook is er geen vaste procedure of werkwijze voor het bewaken en volgen van de besluiten. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij het uitvoerend organisatieonderdeel. Dat geldt ook voor het informeren van de raad over de voortgang.

14

Samenvatting In de onderstaande tabel is overzichtelijk samengevat wat er met de aanbevelingen en toezeggingen na de behandeling van het rapport in de raden is gebeurd. Daarmee beantwoorden we ook deelvraag 3: op welke wijze hebben de colleges van B&W en de gemeenteraden de raadsbesluiten uitgevoerd en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? Aansluitend wordt ook deelvraag 4 beantwoord: Hoe is opvolging en bewaking van dergelijke raadsbesluiten binnen de ambtelijke organisatie geborgd en welke lessen zijn te trekken voor het realiseren van doorwerking van rekenkameronderzoek? Aanbevelingen van de Rkc25

Bergen

Uitgeest

Castricum

Heiloo

Aanbevelingen Rkc overgenomen door de raden. Colleges over burgerparticipatie in gesprek met raden.26 1a Concept overheidsparticipatie verder uitwerken. 1b Concrete richtlijnen voor rol bestuurders, ambtenaren, raadsleden en burgers. 2 In toekomstige participatietrajecten het participatiebeleid laten terugkeren. 3 In kaders voor de raad onderscheid tussen kaderstellende, controlerende, volksvertegenwoordigende rol. 4a Cultuuromslag bij ambtenaren nodig om burgerparticipatie in de praktijk te laten slagen. 4b Omgaan met spanning tussen burgerparticipatie en expertrol ambtenaren. 5 Periodieke evaluatie burgerparticipatie.

   

   ?

   

 0  



0

0

0



?

0

27



















0

?

0

0









6 Maak van gebiedsregisseurs boegbeeld/trekker van burgerparticipatie.  Voldoet 0 Voldoet gedeeltelijk

? Onbekend

25

Toelichting In H rapport niet in raad, ook niet in Q1 2019. In H rapport niet in raad, wel in cie. In B,C,H gereed, in U in wording. Van U geen conceptbeleidsdocument en -verordening ontvangen. In Omgevingswet verankerd, maar kan los staan van participatiebeleid. Van U geen conceptbeleidsdocument en -verordening ontvangen. Via gebiedsregisseurs op de goede weg. Trainingen zijn aangeboden aan medewerkers. Breed gevolgd. In beleid B expliciet benoemd. In werkhouding gebiedsreg. aanwezig. In beleidsstuk B is evaluatie gepland voor eerste helft 2021. Evaluatie nog niet aangetroffen. Bij CH is voornemen inmiddels ook vastgesteld in participatiekader. Bij U nog niet kunnen vaststellen. Rol van gebiedsregisseurs is prominent geworden.

 Voldoet niet

Hier staat een verkorte aanduiding. De volledige aanbevelingen staan op pag. 3. Toezegging die in alle bestuurlijke reacties op het rapport terugkeert. 27 In het beleidskader van Castricum wordt wel onderscheid gemaakt tussen verschillende mogelijke rollen, doch niet tussen de verschillende rollen van de raad. 26

15

Voor de verdere afhandeling en uitvoering van de aanbevelingen en toezeggingen is geen vaste procedure. Ook ingeval de vier gemeenteraden geen besluiten nemen of niet eensgezind zijn in hun besluitvorming, is er geen vooraf afgesproken werkwijze. Er is evenmin een vaste procedure of werkwijze voor het bewaken en volgen van de besluiten. Dat wordt overgelaten aan het uitvoerend organisatieonderdeel, net als het informeren van de raad over de voortgang. En daarmee is ook deelvraag 4 beantwoord: er is geen centraal punt waar de opvolging van dergelijke raadsbesluiten binnen de ambtelijke organisatie wordt bewaakt. Het wordt overgelaten aan de desbetreffende afdelingen.

16

Hoofdstuk 4 Bevindingen Bevindingen In dit laatste hoofdstuk worden samenvattend de bevindingen weergegeven ten aanzien van de opvolging van de aanbevelingen van het onderzoek naar Burgerparticipatie. Hiermee beantwoorden we de centrale onderzoeksvraag ten aanzien van het rapport Burgerparticipatie: Welke besluiten hebben de BUCH-gemeenteraden genomen naar aanleiding van de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie BUCH aan de onderzoeksrapporten heeft verbonden en op welke wijze heeft het bestuur daaraan uitvoering gegeven? Ten aanzien van de besluitvorming inzake het Rekenkamerrapport Burgerparticipatie kunnen we concluderen dat in Bergen, Castricum en Uitgeest het rapport in de raad is behandeld en de aanbevelingen expliciet door de raad zijn overgenomen. Daarmee zijn opvolgbare besluiten genomen. In Heiloo echter is het rapport niet in de raad behandeld (wel in een commissie) en heeft de raad derhalve geen expliciete opvolgbare besluiten genomen ten aanzien van de aanbevelingen. Dat wil gelukkig niet zeggen dat er niets met het onderwerp is gebeurd. In Bergen is het proces van burgerparticipatie voortvarend en zeer degelijk opgepakt. Dat heeft geleid tot een document met nieuw beleid en overwegingen, maar ook met concrete richtlijnen en een checklist. Daarnaast is een nieuwe verordening opgesteld. De aanpak en de resultaten worden door de andere drie gemeenten gevolgd.

In Uitgeest is tot voor kort geen opvolging gegeven aan de aanbevelingen van de Rekenkamer. Het proces is pas recent door een initiatiefvoorstel uit de raad in gang gezet. Naar verluidt wordt gewerkt aan een nieuwe beleidsnotitie en nieuwe verordening. De Rekenkamercommissie heeft geen conceptversie van de nieuwe documenten-in-wording gezien, noch tastbare tussenstappen, zodat we nog niet kunnen beoordelen of alle aanbevelingen worden overgenomen. In Castricum zien we dat het rapport van de Rekenkamercommissie vlot is opgevolgd met een verkennende nota. Daarna is een raadswerkgroep met burgerparticipatie aan de slag gegaan. Momenteel (najaar 2021) wordt, naar verluid, gewerkt aan een nieuwe beleidsnotitie en nieuwe verordening, die na de verkiezingen naar de raad zullen worden gebracht. Kortom, het proces is wat langduriger dan in Bergen, maar wel met gestage voortgang. De Rekenkamercommissie heeft in het proces van ambtelijke wederhoor het recent vastgestelde participatiebeleid ontvangen. In Heiloo is tot voor kort geen opvolging gegeven aan de aanbevelingen van de Rekenkamer. Pas in 2020 heeft de raad van Heiloo besloten om een nieuwe werkwijze in te voeren met meer ruimte voor participatie van de inwoners. De Commissie Bestuurlijke Zaken heeft geadviseerd om daarbij de aanbevelingen van het Rekenkamerrapport te betrekken.

Sinds najaar 2021 wordt het proces echter met grote voortvarendheid aangepakt, hetgeen heeft geresulteerd in een door de raad vastgesteld participatiebeleid in februari 2022. Beleidsstukken en verordeningen zijn één kant van de medaille; de dagelijkse uitvoeringspraktijk is de andere kant. De opvolging van de aanbeveling van de Rekenkamercommissie om een cultuuromslag bij ambtenaren te bevorderen opdat de participatie van inwoners veel vanzelfsprekender een onderdeel van het werk van de gemeenten wordt, is lastig te toetsen zonder een diepgaand onderzoek. Wij hebben slechts gekeken naar ervaringen van de gebiedsregisseurs en andere direct betrokkenen. Daaruit komt een positief beeld naar voren. In de praktijk zijn er weldegelijk aanzetten om de burgerparticipatie te versterken. Ook constateert de Rekenkamercommissie dat er trainingen zijn 17

aangeboden die zijn gericht op bewustwording en gedragsverandering bij inwonersparticipatie. De cursussen zijn breed gevolgd. Als laatste concluderen wij dat onze aanbeveling om de gebiedsregisseurs als boegbeeld en verbinder in de praktijk van de burgerparticipatie prominenter te positioneren, is opgevolgd. De aanstaande invoering van de Omgevingswet en het Uitdaagrecht hebben daar zeker aan bijgedragen, evenals een evenwichtig pakket van hulpmiddelen waar de gebiedsregisseurs gebruik van kunnen maken. En hoewel er nog aanvullingen op dat pakket mogelijk zijn, is de inzet en aanspreekbaarheid van de huidige gebiedsregisseurs in de praktijk een cruciale succesfactor.

Ten slotte Gebruikelijk is om een rekenkameronderzoek af te sluiten met het doen van een aantal aanbevelingen en het verzoek aan de colleges om een bestuurlijke reactie te geven. Maar zoals bij aanvang is geschetst, doen we die aanbevelingen en het verzoek om een bestuurlijke reactie pas nadat we alle onderdelen van het opvolgingsonderzoek hebben afgerond. Daarom volstaan we hier met de bevindingen.

18

Bijlage 1 Onderzoeksverantwoording Onderzoeksaanpak Documentenstudie De Rekenkamer heeft gefocust op de aanbevelingen, het besluitvormingsproces, de wijze waarop en de mate waarin de besluiten worden en zijn uitgevoerd en de wijze waarop dat procesmatig is geborgd. Daartoe zijn diverse beleidsdocumenten opgevraagd en bestudeerd. Soms heeft dat tot aanvullende vragen geleid. Dat waren vragen die waren gericht aan de colleges, griffiers en medewerkers, waaronder de strategische communicatieadviseur. Ten slotte zijn interviews gehouden met de gebiedsregisseurs. Gedurende de ambtelijke wederhoor (check op de juistheid van de gepresenteerde feiten in het conceptrapport) is de nodige aanvullende informatie aangedragen, waaronder het feit dat in inmiddels ook in Castricum en Heiloo nieuw participatiebeleid door de raden is vastgesteld. De Rekenkamercommissie heeft kennis genomen van die nieuwe feiten, maar heeft die niet aanvullend onderzocht. Wel is in voorkomende gevallen (veelal in voetnoten) melding gemaakt van die laatste ontwikkelingen. Interview Op 2 december 2021 is een interview gehouden met vijf van de zeven gebiedsregisseurs. Daarbij was elke gemeente vertegenwoordigd. In het interview is met name ingegaan op de huidige stand van zaken bij de burgerparticipatie en de mate waarin de gebiedsregisseurs als boegbeeld van participatie kunnen opereren.

Ook is ingegaan op het spanningsveld tussen burgers en gemeente en de positie die zij als gebiedsregisseurs daarbij innemen. Van het gesprek is een door de geïnterviewden geverifieerd verslag in het dossier van de Rekenkamercommissie. Via de e-mail zijn nog enkele aanvullende vragen gesteld.

Geraadpleegde documentatie Beleidskader participatie gemeente Castricum 2022, februari 2022. Besluitenlijst vergadering gemeenteraad van de gemeente Bergen, gehouden op 11 december 2018. Via griffie/iBabs. Bestuurlijke reactie van College Bergen op rapport Burgerparticipatie, d.d. 12 oktober 2018. Opgenomen in het rapport. Bestuurlijke reactie van College Castricum op Burgerparticipatie, d.d. 25 september 2018. Opgenomen in het rapport. Bestuurlijke reactie van College Heiloo op rapport Burgerparticipatie, d.d. 10 september 2018. Opgenomen in het rapport. Bestuurlijke reactie van College Uitgeest op rapport Burgerparticipatie, d.d. 3 oktober 2018. Opgenomen in het rapport. Burgerparticipatie in Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo, eindrapport maart 2018. https://www.rekenkamercommissiebuch.nl/wp-content/uploads/2019/07/17074-Eindrapport-Burgerparticipatie-BUCH-Regioplan-23mrt18.pdf

19

Democratie in actie. Van, voor en door gemeenten. 23 augustus 2021. E-mail griffier Heiloo, dd. 13 oktober 2021. E-mail griffier Heiloo, dd. 22 november 2021. E-mail strategisch communicatieadviseur BUCH, dd. 28 december 2021. E-mail strategisch adviseur BUCH, dd. 20 januari 2022. E-mail griffier Castricum, dd. 23 november 2021. E-mail van griffier Castricum aan de Rekenkamercommissie, dd. 8 maart 2022. E-mails gebiedsregisseur Bergen, diverse mails over de periode november-december 2021. E-mail van griffier Uitgeest aan de Rekenkamercommissie, dd. 3 maart 2022. E-mail van gebiedsregisseurs aan Rekenkamercommissie, dd. 11 maart 2022. Gespreksverslag interview gebiedsregisseurs, dd. 2 december 2021. Overzicht werkzaamheden raadswerkgroep Vernieuwing Lokale Democratie 2018-2022. Bijlage bij brief griffier Castricum, d.d. 7 maart 2022. Participatieverordening Bergen 2021. File:///C:/Users/Gebruiker/Documents/Rkc%20BUCH/Opvolgingsonderzoek/Participatieverordening%20Bergen%202021.html PowerPointpresentatie Participatiebeleid. Raadsinformatieavond dd. 15 november 2021. Raadsbesluit van de gemeenteraad van Bergen, d.d. 11 december 2018. Via griffie/iBabs. Raadsbesluit van de gemeenteraad van Castricum, d.d. 1 november 2018. Via griffie/iBabs. Raadsbesluit van de gemeenteraad van de gemeente Uitgeest, d.d. 29 november 2018. Via griffie/iBabs.

Terugkoppeling vergadering commissie Bestuurlijke Zaken Heiloo, dd. 16 oktober 2018. Verordening rekenkamercommissie BUCH 2018. Verordening rekenkamercommissie BUCH 2018. https://www.rekenkamercommissiebuch.nl/wp-content/uploads/2019/06/rb-2018-07-05-uitbreiding-gemeenschappelijke-RKC-getekend-1.pdf Verstandig verder met participatie. Onderzoek naar participatie en leren. Berenschot. 21 maart 2019.

20

Rekenkamercommissie BUCH OPVOLGINGSONDERZOEK

DEEL 2 GGD Hollands Noorden – Financiële risico’s in perspectief

VERSLAG VAN BEVINDINGEN Bijlage 2 bij Bestuurlijk rapport Opvolgingsonderzoek

Rekenkamercommissie BUCH November 2022

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...................................................................................................................................1 Inleiding..............................................................................................................................................2 Onderzoeksvragen ..............................................................................................................................3 Hoofdstuk 1 Aanbevelingen van de Rekenkamercommissie ................................................................4 Aanbevelingen onderzoek GGD Hollands Noorden- Financiële risico’s in perspectief.......................4 Bestuurlijke reacties........................................................................................................................5 De werkwijze bij het opstellen van de bestuurlijke reacties .............................................................7 Samenvatting ..................................................................................................................................8 Hoofdstuk 2 Besluiten van de raden ....................................................................................................9 De inhoudelijke besluiten................................................................................................................9 De procedure

..................................................................................................................................9 Samenvatting ................................................................................................................................ 11 Hoofdstuk 3 Stand van zaken GGD-HN .............................................................................................. 12 Stand van zaken met betrekking tot risico’s en risicomanagement ................................................ 12 Stand van zaken met betrekking tot het versterken van de grip van de gemeenteraden................ 13 Stand van zaken met betrekking tot de verbetering van de rolinvulling en governance ................. 15 De procedure ................................................................................................................................ 15 Samenvatting ................................................................................................................................ 17 Hoofdstuk 4 Aanbevelingen accountant sociaal domein .................................................................... 19 Vergelijking van de aanbevelingen ................................................................................................

19 2019 ............................................................................................................................................. 20 2020 ............................................................................................................................................. 20 2021 ............................................................................................................................................. 20 Hoofdstuk 5 Bevindingen .................................................................................................................. 21 Beantwoording centrale onderzoeksvraag .................................................................................... 21 Ten slotte ...................................................................................................................................... 22 Bijlage 1 Onderzoeksverantwoording ................................................................................................ 23 Onderzoeksaanpak ....................................................................................................................... 23 Geraadpleegde documentatie ....................................................................................................... 23

1

Inleiding Overal in ons land doen landelijke, provinciale, regionale en lokale rekenkamers of rekenkamercommissies onderzoeken naar het gevoerde beleid van de overheden. De onderzoeken leiden tot conclusies en aanbevelingen om geconstateerde onvolkomenheden en tekortkomingen te adresseren. Doorgaans wordt het onderzoekstraject afgesloten met het nemen van een besluit door de volksvertegenwoordiging. Het werk van al die rekenkamers is echter alleen effectief als met de resultaten daadwerkelijk iets wordt gedaan; als het beleid wordt bijgesteld, de uitvoeringspraktijk wordt veranderd, een cultuurverandering in gang wordt gezet, de samenwerking wordt verbeterd, en dergelijke. Om dat te toetsen worden regelmatig opvolgingsonderzoeken uitgevoerd. Ook de Rekenkamercommissie BUCH acht het zinvol om na te gaan of de aanbevelingen daadwerkelijk worden opgevolgd en heeft hiervoor een onderzoek geïnitieerd. In dit onderzoek wordt niet gekeken naar de daadwerkelijke effecten van de doorvoering van de aanbevelingen. Immers, het effect van eventuele nieuwe maatregelen of bijgesteld beleid kan niet los worden gezien van de reeds bestaande praktijk. Om zicht te krijgen op de effectiviteit van de nieuwe maatregelen zouden de verschillende onderzoeken grotendeels of in hun geheel herhaald moeten worden. Dat voert te ver.

We kunnen dus bijvoorbeeld wel constateren dat het beleid of uitvoeringsregels daadwerkelijk zijn aangepast, maar we onderzoeken niet of die aanpassingen het beoogde effect hebben (gehad). Dit opvolgingsonderzoek bestaat uit verschillende delen. In deel één tot en met vier wordt de opvolging bezien van de volgende BUCH-brede onderzoeken: • Burgerparticipatie in de BUCH-gemeenten (maart 2018), • GGD Hollands Noorden- Financiële risico’s in perspectief (juni 2020), • Inhuur externen (september 2020) en • Klachtenbehandelingsstructuur (oktober 2020) onderzocht. Dit opvolgingsonderzoek is iets anders ingericht dan gebruikelijk. Telkens is de opvolging van één van de vier rapporten onderzocht, in de volgorde van publicatie. En telkens is één Verslag van bevindingen opgesteld en ter verificatie voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. Met deze vorm van ‘compartimentering’ van de verschillende opvolgingsonderzoeken, wil de Rekenkamercommissie de focus op de inhoud van de onderwerpen borgen en tegelijkertijd het onderzoek uitvoerbaar houden. Na afronding van het vierde en laatste Verslag van bevindingen, die met betrekking op de Klachtenbehandelingsstructuur, is de Rekenkamercommissie op basis van deze vier Verslagen van bevindingen nagegaan of er een patroon in de opvolging van de aanbevelingen en in de wijze van besluitvorming is.

Het onderzoek wordt afgesloten met een rapport met conclusies en aanbevelingen. Na verwerking van de bestuurlijke reactie en eventueel nawoord van de Rekenkamercommissie, wordt het eindrapport aangeboden aan de vier gemeenteraden. Dit Verslag van bevindingen is het tweede deel van het opvolgingsonderzoek en betreft de opvolging van de aanbevelingen van het onderzoek GGD Hollands Noorden- Financiële risico’s in perspectief.

2

Onderzoeksvragen De centrale onderzoeksvraag van het opvolgingsonderzoek luidt:

Welke besluiten hebben de BUCH-gemeenteraden genomen naar aanleiding van de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie aan de onderzoeksrapporten heeft verbonden en op welke wijze heeft het bestuur daaraan uitvoering gegeven? Biedt het besluitvormingsproces aanknopingspunten voor verbetering? Voor de beantwoording van de centrale vraagstelling heeft de rekenkamer de volgende deelvragen geformuleerd: 1. Hoe luidt de bestuurlijke reactie van de Colleges van de BUCH-gemeenten op de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan zijn onderzoeksrapporten en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? 2. Hoe is de besluitvorming in de BUCH-gemeenteraden op de aanbevelingen verlopen en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? 3. Op welke wijze hebben de colleges van B&W en de gemeenteraden de raadsbesluiten uitgevoerd en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? 4. Hoe is opvolging en bewaking van dergelijke raadsbesluiten binnen de ambtelijke organisatie geborgd en welke lessen zijn te trekken voor het realiseren van doorwerking van rekenkameronderzoek? 5. (Voor de onderzoeken GGD en Inhuur Externen:) zijn de uitgevoerde aanbevelingen in overeenstemming met de aanbevelingen van de accountant1?

1

Deze vraag is op verzoek van de BUCH-brede werkgroep Financiële Aspecten toegevoegd.

3

Hoofdstuk 1 Aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Aanbevelingen onderzoek GGD Hollands Noorden- Financiële risico’s in perspectief In dit hoofdstuk leest u de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie BUCH heeft verbonden aan het rapport ‘GGD Hollands Noorden- Financiële risico’s in perspectief’ (juni 2020)2. Daarnaast komt de onderzoeksdeelvraag 1 aan bod: Hoe luidt de bestuurlijke reactie van de colleges van de BUCH-gemeenten op de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan zijn onderzoeksrapporten en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? Het onderzoek naar ‘GGD Hollands Noorden- Financiële risico’s in perspectief’ (verder: GGD-HN) is uitgevoerd in samenwerking met de Rekenkamer(commissie)s van Alkmaar, Schagen, Den Helder, Langedijk en Texel. Het is relevant om te vermelden dat Uitgeest buiten de regio van de GGD-HN valt en daarom niet in het GGD-onderzoek is meegenomen. Echter, er is toch sprake van betrokkenheid aangezien Uitgeest destijds via een dienstverleningsovereenkomst wel deelnam aan Veilig Thuis van de GGD-HN. Om die reden is ook het college van B&W van Uitgeest gevraagd om een bestuurlijke reactie en is het onderzoeksrapport ook aan de raad van Uitgeest aangeboden.

In het onderzoek GGD-HN luidt de centrale onderzoeksvraag: welke risico’s lopen de afzonderlijke gemeenten binnen het huidige financieel meerjarenperspectief en op welke wijze kunnen de gemeenteraden en de colleges de grip op deze risico’s verstevigen? De conclusies en de beantwoording van die onderzoeksvraag heeft de gezamenlijke rekenkamercommissies gebracht tot de volgende aanbevelingen: 1. Met betrekking tot risico’s en risicomanagement: Gericht aan alle gemeenteraden en aan alle colleges van B&W: 1.1 Maak topprioriteit van de besturing en beheersing van de financiële risico’s van de GGD in zijn algemeenheid en met betrekking tot het digitaal dossier en Veilig Thuis en andere openeinderegelingen (zoals bijvoorbeeld de WvGGZ) in het bijzonder. Stuur daarbij tevens op een versnelde doorontwikkeling van professioneel risicomanagement. Doe dit door de portefeuillehouder Volksgezondheid hier actief op te bevragen in commissie- en raadsverband en betrek deze aspecten bij de zienswijzen in het kader van de P&C producten. Daarnaast kan worden ingezet op monitoring van het gebruik van openeinderegelingen bij samenwerkingsverbanden in andere regio’s, bijvoorbeeld op het gebied van Veilig Thuis. Daardoor ontstaat er mogelijk een beter zicht op de voorspelbaarheid van de mate waarin een beroep gedaan wordt op deze regelingen.

Gericht aan alle colleges van B&W: 1.2 Verzoek de GGD-HN om via de bestuursrapportage naast over de financiële risico’s en de nadere toelichting en context ervan ook te rapporteren over de continuïteit van de dienstverlening in relatie tot de invulling van vacatures. 2. Met betrekking tot het versterken van de grip van de gemeenteraden: Gericht aan alle gemeenteraden en alle colleges van B&W: 2

https://www.rekenkamercommissiebuch.nl/wp-content/uploads/2020/06/CompleetRapportRekenkamersGGDHN.pdf

4

2.1 Dring bij de Regietafel Noord-Holland Noord aan op een versnelde uitvoering van de toezegging om na te gaan in hoeverre gebruik wordt gemaakt van de bestuursrapportage met betrekking tot de eigenaarsrol van de gemeenteraden. Het met voorrang implementeren van deze bestuursrapportage en de vier daarin benoemde rapportageonderdelen (actualisering financieel perspectief, actualisering risicoprofiel, besluitvorming in het AB van de GGD en overzicht van verplichte kengetallen) is essentieel om de gemeenteraden goed in positie te brengen. Gericht aan de gemeenteraden van Den Helder, Castricum, Heiloo, Langedijk, Schagen en Texel: 2.2 Overweeg vaste agendering van de stukken voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van de GGD-HN in gemeentelijk commissieverband en ga erover in gesprek met de portefeuillehouder Volksgezondheid om hem/haar te voeden voor de inbreng in de vergadering van het Algemeen Bestuur. Benut hierbij de ervaringen die de gemeenten Alkmaar en Bergen reeds hebben opgebouwd met deze werkvorm. Gericht aan de gemeenteraden van Den Helder, Castricum, Heiloo, Langedijk en Texel: 2.3 Overweeg om te gaan werken met een klankbordgroep voor de portefeuillehouder Volksgezondheid en een rapporteur vanuit de gemeenteraad met betrekking tot de GGD-HN. Benut hierbij de ervaringen die de gemeente Schagen reeds heeft opgebouwd met deze werkvorm.