bij 3 02-06-2022 Gewaarmerkte jaarstukken 2021 WO BUCH.pdf

Pagina 15 van 61

om het in 2021 niet uitgegeven budget grotendeels opnieuw beschikbaar te stellen voor 2022. • Verder diverse kleine afwijkingen van in totaal € 28.000,(N). Toelichting afwijking BATEN 6. Bijdrage gemeenten, € 2.169.000,- (V) Het saldo van de uitgaven en inkomsten van de BUCH over 2021 is € 2.169.000 (V) hoger dan begroot. Hiermee wordt de bijdragen van de gemeenten met een gelijk bedrag verhoogd en verrekend. 7. Maatwerktaken gemeenten, € 959.000,- (N) Dit verschil bestaat voornamelijk uit de volgende onderdelen (> € 25.000): • Versnellen woningbouw Heiloo, € 177.000,- (N) • Actieplan schuldhulpverlening 2021-2024 Bergen, € 48.000,- (N) • Groenuitbreiding Heiloo, € 33.000,- (N) • Nieuw Tij Bergen, Uitgeest en Heiloo, € 123.000,- (N) • SL Beheersmaatregelen, € 448.000,- (N) • Extra formatie beleidsmedewerker verkeer Bergen, € 62.000,- (N) De bijdrage vanuit de gemeenten is gelijk aan de werkelijke lasten van de plustaak. Voor deze plustaken zien we dat minder gebruik is gemaakt van de inzet en middelen door onder andere uitstel. 8. Inkomsten detachering en uitgeleend personeel, € 0,- (n.v.t.) Niet van toepassing. 9. Opbrengsten facilitair,€ 6.000,- (V) Bij de 2e voortgangsrapportage was deze afgeraamd als gevolg van Corona, waarbij naar nu blijkt dat deze iets te hoog is geweest.

Jaarstukken 2021

10. Opbrengsten materieel (€ 42.000,- (V) hogere baten) De hoger baten van € 42.000,- bestaat uit de volgende onderdelen: • Er is een hogere baten gerealiseerd met de inruil van diverse materieel € 25.000,- (V); • Voor schades en vandalisme hebben we € 12.000,- (V) meer vergoed gekregen dan begroot; • Het overige voordeel ad € 5.000,- (V) bestaat uit overige kleine verschillen 11. Overige opbrengsten, € 323.000 (V) De belangrijkste oorzaken van deze hogere baten zijn: • Hogere UVW WAZO gelden, € 91.000,- (V) • Ontvangen subsidies die niet begroot waren, € 32.500,- (V) • Bijdrage stikstofcoördinator € 61.200 (V) • Doorbelasting TOZO gemeente Uitgeest € 23.000,- (V) • Bijdrage communicatie € 58.000 (V) • Doorbelaste licentiekosten Kostendekkendheid € 21.000 (V) 2.2.2 Toelichting afwijkingen 2021 investeringen t.o.v. 2e voortgangsrapportage 2021 Naast exploitatiebudgetten kent de BUCH ook een aantal investeringen. In 2021 betrof dit voor de BUCH investeringen in het wagenpark, facilitaire zaken en ICT. Ten behoeve van de jaarrekening 2021 is van alle in 2021 beschikbare investeringskredieten bekeken of ze kunnen worden afgesloten. Zijn nog niet alle werkzaamheden afgerond in 2021 dan blijft het investeringskrediet in 2022 beschikbaar.

In onderstaand overzicht is - op hoofdlijn - weergegeven welke kredietenbedragen er in 2021 (ná besluitvorming 2e voortgangsrapportage 2021) nog beschikbaar waren en of kunnen worden afgesloten.

Pagina 16 van 61

Omschrijving investeringskredieten ICT ICT Facilitair Facilitair Wagenpark Wagenpark Totaal

Jaarstukken 2021

krediet 2021 Werkelijk 31-12-2021 Afsluiten 656.186 596.337 JA 910.000 60.994 NEE 0 0 JA 348.221 84.171 NEE 2.105.002 156.748 JA 1.105.722 1.944.917 NEE 5.125.131 2.843.168

Pagina 17 van 61

2.3 Beleidsmatige toelichting De bedrijfsvoering bij de Werkorganisatie BUCH bestaat uit grofweg drie onderdelen: 1. De mensen die voor ons werken 2. De ICT waarmee onze mensen werken 3. De facilitaire ondersteuning

68 Medewerkers hebben de organisatie verlaten. Naast (keuze)pensioen (22%) en einde arbeidsovereenkomst bepaalde tijd (13%) is bijna twee derde (65%) van de dienstverbanden op initiatief van de medewerker beëindigd bijvoorbeeld wegens het aanvaarden van een baan elders. De arbeidsmarkt is krap. Daarnaast merken we de aanzuigende werking van grotere organisaties in de nabije omgeving zoals Dijk en Waard en Zaanstad. Het kost meer inspanning om goede nieuwe medewerkers aan te trekken.

U wordt geïnformeerd over wat er in 2021 is bereikt op deze onderwerpen en verder wordt u zoals afgesproken geïnformeerd over een aantal specifieke onderwerpen zoals: • E facturering • Betaaltermijn facturen • Rechtmatigheidsverantwoording • Onderzoek huisvesting • Inkoopfunctie

Mobiliteit personeelsbestand 12,0%

6,0%

Per 31 december 2021 zijn er 818 personen in dienst (excl. inhuur) bij onze werkorganisatie. Dit zijn 728 fte.

Formatie / FTE per 1.000 inwoners

7,31

4,0%

0,0%

2,9%

2020 Instroom

7,43

Aantal leidinggevenden

In 2021 verwelkomden we 92 nieuwe medewerkers.

Jaarstukken 2021

3,4%

2,0%

2021 7,03

Mobiliteit personeelsbestand

8,3% 7,0%

8,0%

De omvang van ons personeelsbestand (bezetting)

Bezetting / FTE per 1.000 inwoners

11,2%

10,0%

2.3.1 De mensen die voor ons werken

2020 7,05

11,4%

Pagina 18 van 61

2021 Doorstroom

Uitstroom

De samenstelling van ons personeelsbestand

Aandeel man vrouw 48%

52%

% man

% vrouw

Samenstelling van het personeelsbestand op 31 dec. 2021 Leeftijdsklasse (op peildatum)

# Totaal

# Mannen

# Vrouwen

0 t/m 25 jaar

17

8

9

26 t/m 35 jaar

96

45

51

36 t/m 45 jaar

196

85

111

46 t/m 55 jaar

259

118

141

56 t/m 59 jaar

113

55

58

60 t/m 99 jaar

137

83

54

Totaal

818

394

424

Fulltime/Parttime 400 300 200 100 0

# # Mannen Vrouwen Fulltime

Jaarstukken 2021

Parttime

Pagina 19 van 61

% leeftijds opbouw per leeftijdscategorie

35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

<25

Jaarstukken 2021

26-35

36-45

46-55

56-60

BUCH

beroepsbevolking

>60

Pagina 20 van 61

Strategische personeelsplanning Het generatiepact, gestart in 2019, is per 1-1-2022 gesloten voor nieuwe deelnemers. Dit naar aanleiding van de evaluatie eind 2020. Een generatiepact mag dan blijkens de evaluatie een geschikt instrument zijn om medewerkers vitaal naar de AOW-gerechtigde leeftijd te brengen maar de herbezetting met jeugdigen om de organisatie te laten verjongen, dat doel wordt niet gehaald met het generatiepact. Een alternatief leeftijdsbewust maatwerk personeelsbeleid wordt in 2022 onderzocht. Het verlofsparen uit het principeakkoord cao 2021-2022 maakt hiervan onderdeel uit. Verzuim. Periode 2019 2020 2021

frequentie verzuim

%verzuim

We zien een halvering van het bovenwettelijke verlof uit de jaren 2017 – 2019. In het principe-akkoord cao 2021 - 2022 zijn afspraken gemaakt over harmonisering van het bovenwettelijk verlof. Als die afspraken definitief worden dan hebben medewerkers op termijn (er is een zekere geleidelijke afbouw afgesproken omdat in BUCH we een hoger aantal BW-verlofdagen hebben) 6 bovenwettelijke verlofdagen. Daarnaast is in het akkoord afgesproken een mogelijkheid te openen voor het sparen van verlof. Dit kan weer een oplopen van het saldo betekenen. Wellicht zullen er dan ook meer financiële middelen als verplichting moeten worden gereserveerd. Op dit moment is hier nog geen inschatting van te geven.

%nul verzuim

0,83

5,35%

48,90%

0,66

4,52%

56,90%

0,66

5,82%

56,51%

saldi nog niet opgenomen verlof dec. 2020 t.o.v. dec. 2021

120.000

De BUCH zet als werkgever vele middelen in die ertoe bijdragen om ziekteverzuim te voorkomen. We zetten in op bevlogen medewerkers. De besmettingsgolven van de coronapandemie hebben in de 2e helft van 2021 invloed gehad op het ziekteverzuimpercentage. Het voortschrijdend ziekteverzuimpercentage (dit is het verzuim gedurende de voorgaande 12 maanden) is gestegen naar 5,82 % per 31 december 2021.

986

80.000

35295

38459

60.000 22.598 40.000

0

Een medewerker heeft verlof o.a. om te herstellen en om een gezonde privé-werk balans te bewerkstelligen. Verlofstuwmeren zijn dan ook ongewenst. Pagina 21 van 61

bw17

21425

12.769

20.000

Verlof

Jaarstukken 2021

21.403

15.840

100.000

14.163

18.702

7.860 5.084

dec-20

bw18

bw19

dec-21

bw20

bw21

wv20

wv21

2.3.2 De ICT waarmee onze mensen werken 2021 kenmerkt zich door een aantal ontwikkelingen: - Verdere ontwikkeling van het grootschalig digitaal tijd- en plaats-onafhankelijk moeten werken en vooral vergaderen. - Veelheid aan projecten op het gebied van domeinen en I&A zijn doorgegaan - De basisregistraties op orde - Verdere inhoud geven aan Informatiebeveiliging en Privacy - Doorontwikkeling I&A begint vorm te krijgen.

-

-

Ook afgelopen jaar hebben op verschillende volgende onderwerpen weer grote stappen hebben gezet: - SORA (Zaffier); de voorbereidingen voor het optuigen van een ICT omgeving voor Zaffier zijn getroffen. Er is een start gemaakt met de uitvoerende ICT werkzaamheden. - Zaakgericht werken; we hebben in 2021 afscheid genomen van één van de document management systemen (DMS) en werken voor de UCH gemeenten grotendeels zaakgericht. Het project zal in 2022 worden afgehecht waarna afscheid worden genomen van de oude DMS systemen. - Marktverkenning nieuwe informatievoorziening SamenLeven; met het uitvlechten van participatiewettaken naar Zaffier is heroverweging van de informatievoorziening van SamenLeven nodig. Wij hebben inmiddels marktonderzoek gedaan en zijn met een aanbesteding gestart voor één nieuw integraal systeem voor domein SamenLeven. - HR systeem; wij hebben ons HR systeem vervangen. In 2022 wordt de laatste hand gelegd aan het project. - Diftar; we werken voor de UCH gemeenten met gedifferentieerde afvaltarieven. De informatievoorziening is hier op aangepast. - Vastgoedbeheersysteem; het vastgoedbeheersysteem is opnieuw aanbesteed en geïmplementeerd.

Jaarstukken 2021

Pagina 22 van 61

-

-

-

-

Informatievoorziening aangepast op wetgeving; we ondersteunen de Wet op digitale toegankelijkheid, kunnen voldoen aan de wet Inburgering en doen aan vroegsignalering op het gebied van Schuldhulpverlening. Vervanging platform van kritieke informatiesystemen: De kritieke, veelal Centric, informatie systemen van de BUCH zijn afhankelijk van database-technologie van Oracle. De Oracle systemen zijn zowel hardwarematig als softwarematig vervangen en klaar voor de toekomst. Werkplek App: Er is een werkplek app ontwikkeld, waardoor alle medewerkers van BUCH een flexwerkplek op de kantoren kunnen reserveren. Veiligheid omhoog: Er zijn vele maatregelen getroffen om de digitale veiligheid preventief te verhogen. In 2022 zet BUCH een volgende stap door een digitale poortwachter actief te hebben, die bij elke onvolkomenheid actie kan ondernemen. Daadwerkelijk gebruik van contracten en licenties: In 2021 is sterk gekeken naar het daadwerkelijk gebruik van producten en contracten. Waar mogelijk zijn diensten opgezegd of contracten bijgesteld. Tevens zorgt een bundeling van diensten in overkoepelende raamovereenkomsten voor lagere lasten op onder andere de financiële administratie. In 2022 zal hier verder sterke aandacht aan worden besteed.

Verlengde levenscyclus server infrastructuur: Vanwege een groot aantal ontwikkelingen zijn handelingen verricht om de levensduur van het huidige serverpark te verlengen. Dit betekent dat een mogelijke desinvestering is vermeden en dat BUCH klaar is om de uitkomsten vanuit de strategische doorontwikkeling te implementeren. Nieuwe beeldschermen op werkplekken buitenlocaties en kantoren: Einde 2021 zijn er nieuwe beeldschermen geleverd, waardoor oude schermen vervangen en opgeruimd kunnen worden. De nieuwe schermen voldoen aan alle ARBO eisen en maken digitaal vergaderen mogelijk door een geïntegreerde camera.

-

-

Vergaderruimtes aangepast: Er is – in samenwerking met Facilitaire Zaken – een flink aantal vergaderruimtes aangepast om Teams vergaderingen te kunnen houden. Dit betekent de installatie van nieuwe presentatieschermen en videoconferencing technologie. Werkplek: In 2021 is een aantal zogenaamde ‘Proof of Concepts’ uitgevoerd ter voorbereiding van de nieuwe digitale werkplek in 2022. In deze nieuwe werkplek maakt BUCH optimaal gebruik van de nieuwste technologieën en wordt een platformstrategie toegepast. Dit betekent dat optimaal gebruik wordt gemaakt van de benodigde platformlicenties en dat nu nog losstaande diensten geïntegreerd zullen worden naar deze omgeving.

Naast bovenstaande ontwikkelingen zijn er middelen beschikbaar gesteld voor het uitvoering geven aan Nieuw Tij. We hebben in september 2021 een aantal nieuwe collega’s mogen verwelkomen die zich nu richten op de ontwikkelingen van het datagedreven werken. Zo worden er bijvoorbeeld inzichten gegenereerd op de gebieden meldingen openbare ruimten en WMO, Jeugdzorg en Participatie en hoopt het team de komende jaren op veel meer gebieden inzicht te geven in de mogelijkheden die data ons biedt. Ten slotte is er de afgelopen periode door ICT ook gewerkt aan het verbeteren van onze eigen organisatie middels het project doorontwikkeling I&A (als onderdeel van Samen Sterk). Hiermee worden meerdere knelpunten aangepakt. We werken nu met een regiegroep ICT waarin we stappen zetten op het gebied van projectportfoliomanagement waarmee we grip krijgen op de ICT projecten, er is een ICT benchmark uitgevoerd en wordt er gewerkt aan een duidelijke stip aan de horizon

Jaarstukken 2021

Doorontwikkeling in samenhang van de Geo basisregistraties (SOR): Het afgelopen jaar is hard gewerkt aan de verbetering van de kwaliteit en de verbetering van de processen van de Geo basisregistraties. De wijziging van de wet BAG (bekend als BAG 2.0) is binnen de BUCH geïmplementeerd. De Basisregistratie Ondergrond als nieuwste basisregistraties heeft al vorm gekregen en het beheer van de BRO binnen de BUCH gewaarborgd. Het verplichte gebruik van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) heeft verdere vorm gekregen. Er is daarmee een stevig fundament gelegd voor de samenhang van de Geo-informatie met hoge maatschappelijk rendement. Informatieveiligheid en Privacy: In 2020 stonden de ambities op het gebied van informatiebeveiliging en privacy op gespannen voet met de beschikbare capaciteit. Op dit gebied is lering getrokken en zijn er in 2020 en 2021 stappen in de goede richting genomen. Q4 2020 en Q3 2021 zijn een vaste Privacy Officer (PO) en een tijdelijke Information Security Officer (ISO) gestart binnen het securityteam. Hierdoor kreeg het team vanaf Q3 2021 meer slagkracht om op het gebied van organisatorische en technische maatregelen ten behoeve van informatiebeveiliging, haar stempel te drukken in de organisatie.

Het toonde echter ook aan dat om een juiste invulling te geven aan de wettelijke verplichtingen de extra beschikbare capaciteit essentieel is, en dat het tijdelijke karakter van de ISO-functie idealiter omgezet moet worden naar een permanente functie binnen onze organisatie. Daarnaast zijn twee volledige FTE in de functie van de Privacy Officer, het minimale om het kwaliteitsniveau op het gebied van Privacy te borgen. Zo zorgen we er voor dat onze organisatie op een verantwoorde wijze om gaat met de gegevens die ons door onze inwoners is toevertrouwd.

Pagina 23 van 61

-

Ondanks aanhoudende werkdruk en de beperkingen die de COVID19 crisis met zich meebracht, zijn er mooie resultaten m.b.t. informatiebeveiliging en privacy in 2021 voor de werkorganisatie en de gemeenten gerealiseerd zoals:

-

Op organisatorisch vlak: -

Het aanstellen van een vaste onafhankelijk toezichthoudende Functionaris Gegevensbescherming voor 18 uur per week. - De realisatie van een uitgebreide awareness programma middels terugkerende online training modules en vragen. - Het regelmatig publiceren van infographics op actuele onderwerpen binnen het vakgebied en zelfs een eigen pagina op BUCHmett. - Nauwe samenwerkingsverbanden met de afdelingen controlling en inkoop om de werking en naleving te controleren van relevante normenkaders en beleidsregels zoals de BIO, en ENSIA en deze te borgen bij de aankoop van nieuwe diensten en systemen. - Concrete start met inrichting van het Information Security Management Systeem (ISMS). Dit systeem is een set aan controlemaatregelen waarmee voor management en bestuur een status en risico/impact beeld kan worden gegenereerd op het gebied van informatiebeveiliging. Met deze risicoanalyses op het gebied van informatiebeveiliging en privacy is management nog beter in staat beslissingen maken ten aanzien van inzet van personeel en middelen om risico’s te mitigeren, verplaatsen of te accepteren. - Training en opleiding om de kennis van het team actueel en relevant te houden om meerwaarde te kunnen blijven leveren aan onze organisatie Op technisch vlak:

Jaarstukken 2021

-

De voorbereiding van een online back-up omgeving om zo het risico te spreiden van een mogelijke integriteitsrisico van onze back-up. Start met implementatie van een volwaardig Elektronisch poortwachter systeem en dienstverlening (SIEM/SOC) dat eventuele hackpogingen kan waarnemen en hier actie op kan ondernemen. Borging van BIO implementatie in het ontwerp van de nieuwe BUCH digitale werkplek. Uitvoering van de jaarlijkse pentest.

Zoals ook vorig jaar maakten wij in 2021 op het gebied van informatiebeveiliging en privacy progressie. Tegelijk beseffen we ons ook dat er ook nog een lange weg te gaan is. Operationeel zal de Periode 2022 de implementatie van de volgende informatiebeveiligingsspeerpunten bevatten: - Q1 2022 oplevering SIEM/SOC - Implementatie van diverse beleidstukken op de tactisch operationele laag betreffende logisch toegangsbeheer, Back-up, Incident management bij beveiligingsincidenten, en Bedrijfscontinuïteit (BCM) om een verdere ontwikkeling van onze organisatie richting een volledige BIO conformering. - Verdere ontwikkeling en ingebruikname van het ISMS. - Aanschaf en implementatie van een privacykwaliteitssysteem waarin het register van verwerkingen, registratie van inzageverzoeken, incidenten andere privacy gerelateerde processen kunnen worden geregistreerd volgens het geldende normenkader. Financiën Door mee te doen aan de landelijke ICT benchmark voor gemeenten hebben wij als BUCH werkorganisatie nog meer inzicht gekregen in onze financiën. Duidelijk is geworden dat ons kostenniveau nog onder dat van een gemiddelde gemeente zit. Afgelopen jaar hebben wij financieel ook veranderingen

Pagina 24 van 61

doorgevoerd in onze administratie ten gevolge van de BBV richtlijnen. Hierdoor hebben wij alle software-uitgaven van afgelopen jaren in onze exploitatie op moeten nemen. Daarentegen hebben we mogelijkheden gezien om bij het opnieuw afsluiten van contracten voordelen te boeken en hebben het (nog) niet realiseren van projecten of het vertraging oplopen van projecten ook (tijdelijke) kostenvoordelen opgeleverd. Middels goed projectportfoliomanagement en resourcemanagement hopen wij de komende jaren ook onze ICT financiën beter te kunnen voorspellen. Meldingen Servicedesk Bijgevoegd overzicht laat het aantal binnengekomen en afgehandelde meldingen over 2021 zien. Het aantal meldingen is in het jaar 2021 met ruim 15% toegenomen t.o.v. het jaar 2020. .

2021 Maand Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December

Jaarstukken 2021

Totaal meldingen Aangemeld Afgemeld 1885 1729 1705 1612 1880 1877 1469 1481 1383 1424 1979 1907 1845 1854 1781 1742 1823 1934 1791 1704 1839 1804 1934 1936 21314 21004

2.3.3 De facilitaire ondersteuning Onder de facilitaire ondersteuning vallen alle zaken – behoudens de huisvesting en ICT – die er voor zorgen dat de bestuurders en medewerkers hun werk kunnen doen voor de klanten en stakeholders, de gemeenten en voor de BUCH werkorganisatie. Net als voor de rest van de organisatie is ook voor facilitair wederom een bijzonder jaar geweest, al is het maar dat een groot deel van de medewerkers het grootste deel van de tijd heeft thuisgewerkt. Dit heeft zijn invloed gehad op de verdere optimalisatie. 2.3.4 Overige beleidsmatige onderwerpen E-factureren Per 18 april 2019 zijn overheden verplicht bij inkoopovereenkomsten e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. De BUCH werkorganisatie heeft besloten om leveranciers het versturen van e-facturen verplicht te stellen (met uitzondering van facturen cliëntgebonden kosten van domein Samenleven) zodat met minder personele inzet de betalingstermijn van facturen verkort kan worden. Het verplicht stellen van het versturen van e-facturen is juridisch getoetst. In de praktijk blijkt echter dat veel leveranciers nog steeds niet in staat zijn e-facturen te versturen. We zien hier wel ontwikkeling in. Grote partijen (o.a. belastingdienst en KPN) zijn momenteel in ontwikkeling om over te stappen op e-facturatie.

Vanuit de BUCH blijven we leveranciers actief benaderen en stimuleren om over te gaan op e-facturatie. Op dit moment wordt 12% van de facturen als e-factuur ontvangen en verwerkt.

Pagina 25 van 61

Betaaldiscipline Tijdigheid facturen 2021: Tijdigheid betalen facturen 2021 Bedrijf

gem. aantal % op tijd dagen betaald

Bergen Uitgeest Castricum Heiloo BUCH Totaal

18 19 21 19 17 19

86% 84% 85% 87% 92% 88%

% te laat betaald (langer 30 dagen)

14% 16% 15% 13% 8% 12%

% probleemfacturen

10% 11% 10% 10% 7% 9%

Gemiddelde betaaltermijn in 2021 is 19 dagen. In 2020 was dit ook 19 dagen. 88% van de inkomende facturen 2021 is op tijd betaald (binnen 30 dagen). Van 12% van de facturen die na 30 dagen betaald zijn is er 9% een probleemfactuur. Om dit percentage te verlagen blijven we actief leveranciers en de organisatie te instrueren en afspraken te maken over juiste factuurgegevens en factuurafwikkeling en het stimuleren van gebruik van e-facturen. Het ontvangen van e-facturen draagt ook bij aan het sneller gaan betalen van de inkomende facturen door het wegvallen een aantal registratieve taken bij de afwikkeling van e-facturen. Momenteel wordt 12% van de facturen als e-factuur ontvangen. Dit is t.o.v. 2020 onveranderd. Rechtmatigheidsverantwoording 2022 In de jaarrekening 2020 rapporteerden wij dat in de jaarrekening 2021 de directie een rechtmatigheidsverantwoording op zou nemen. Deze wetgeving is echter uitgesteld, waardoor voor 2021 deze verantwoording nog niet van toepassing is. Voor 2021 rapporteert de accountant in de controleverklaring over de rechtmatigheid.

Jaarstukken 2021

Naar verwachting zal de rechtmatigheidsverantwoording over 2022 wel van toepassing zijn. Met die verantwoording legt de directie verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de werkorganisatie. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. De directie is nu ook al verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, maar nu geeft de accountant nog een oordeel over de rechtmatigheid in de controleverklaring. Naar verwachting zal vanaf het verslagjaar 2022 moet de directie zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. Hiervoor is een standaard format bepaald. Belangrijk is dat het bestuur hierover in gesprek gaan met de colleges en directie. Het bestuur bepaalt straks ook waar de grens ligt, zij stellen namelijk de verantwoordingsgrens vast. Het is belangrijk dat het bestuur bepaalt waarover zij geïnformeerd willen worden, voor elke euro of voor een bepaald bedrag? Het bestuur heeft hier, in de verwachting dat dit voor 2021 al van toepassing zou zijn, op 7 juli 2021 een besluit over genomen. Hierbij is de verantwoordingsgrens op 1% gesteld en de rapporteringsgrens op € 50.000. Deze zullen ook voor 2022 van toepassing zijn.

De accountant zal nog steeds toetsen of de jaarrekening getrouw is. De rechtmatigheidsverantwoording is straks onderdeel van de jaarrekening, waardoor de accountant ook toetst of deze verantwoording een getrouw beeld geeft. Voortgang huisvesting In april 2021 is besloten door het BUCH Bestuur om de bestuursopdracht Huisvesting tijdelijk tot 1 oktober 2021 stil te leggen. Vervolgens is in de concept bestuursopdracht van 1 juni

Pagina 26 van 61

2021 opgenomen dat huisvesting wordt uitgesteld en dat eerst wordt gewerkt aan het verbeteren, het programma ‘SAMEN STERK’, van de Werkorganisatie BUCH. In oktober 2021 heeft de projectgroep Huisvesting op verzoek een memo opgesteld waarmee inzicht is gegeven in de stand van zaken van het project. Daarbij zijn een aantal mogelijke vervolgscenario’s geschetst. De memo is vervolgens gedeeld met de gemeenteraden van de 4 betrokken gemeenten. Het BUCH Bestuur heeft kennis genomen van de huidige stand van zaken. De projectgroep huisvesting heeft 4 scenario’s voorgelegd en verzocht om op een nader te benoemen moment de werkgroep huisvesting een nieuwe aangepaste opdracht te geven met de hierbij behorende middelen. Inkoopfunctie In 2019 is onderzoek gedaan naar de strategische inrichting van Inkoop binnen de BUCH, waarbij drie mogelijke scenario’s zijn uitgewerkt: doorgaan in een hybride constructie met Stichting RIJK, Inkoop volledig uitbesteden aan Stichting RIJK of Inkoop volledig onderbrengen binnen de werkorganisatie BUCH. Het bestuur heeft eind 2019 zijn voorkeur uitgesproken voor het laatste scenario. Aan de colleges van Castricum en Uitgeest is voorgesteld om uit te treden uit stichting RIJK. De gemeente Castricum heeft besloten uit de stichting RIJK te treden. De gemeente Uitgeest besloot destijds deelnemer te blijven in de Stichting.

Dit besluit bleek onbedoeld nadelige consequenties te hebben voor Uitgeest. Daarom is in Q4 van 2021 aan Uitgeest gevraagd om het besluit tot uittreding te heroverwegen. Uitgeest heeft daarop besloten om per 31 december 2022 uit de stichting te treden. De deelnemersbijdrage die Uitgeest betaalde aan Stichting RIJK wordt in 2023 overgeheveld naar de BUCH begroting. Met deze middelen wordt de inkoopfunctie uitgebreid. Vanaf 2023 is de volledige inkoopfunctie ondergebracht binnen de BUCH.

Jaarstukken 2021

Harmoniseren werkprocessen In 2021 zijn we gestart met Project Harmonisatie. In dit project zijn 121 voorstellen van personen in de organisatie beoordeeld of een harmonisatie voordeel haalbaar is. Een voordeel in: • Financieel voordeel • Tijdsbesparing • Kwaliteitsverbetering • Verminderen van kwetsbaarheid • Verbeteren van effectiviteit Er is uiteindelijk gekozen om 18 voorstellen uit te werken. Hiervan is een financieel voordeel van € 440.000 opgenomen in de begroting 2022. De planning van Harmonisatie fase 1 loopt tot en met juni 2022. Dan is het duidelijk of de bezuinigingen gerealiseerd zijn en de voorstellen geharmoniseerd. Voortgang plustaken Klimaat energietransitie De capaciteit voor het programma klimaat is nodig om de doelstellingen uit he t klimaat akkoord te halen. Doel Tijd Geld Motivering voortgang De beschikbaar gestelde formatie is ingevuld vanaf 1 april 2021 en er wordt gewerkt aan de implementatie van het programma vanuit de domeinen BOR (circulaire economie, duurzame mobiliteit en klimaatadaptatie), RO (energietransitie) en Bedrijfsvoering (duurzame bedrijfsvoering). Erfgoed capaciteit Castricum De capaciteit is benodigd om de wettelijke ta ken rondom erfgoed weer op te pakken.

Doel

Pagina 27 van 61

Tijd

Geld

Motivering voortgang Sinds de toekenning plustaak erfgoed is de formatie uitgebreid binnen het gestelde budget. Hiermee kunnen voor de gemeente Castricum de wettelijke taken rondom erfgoed weer voldoende opgepakt worden. De uitvoering van autonome keuzes binnen de beleidsnota erfgoed en het leveren van maatwerk aan monumenteigenaren en bij projecten blijft ook met deze extra capaciteit maar heel beperkt mogelijk. Dit wordt later geevalueerd in een apart traject conform de aangenomen motie hierover.

Extra capaciteit handhaving Castricum (€ 79.600)

Versnellen woningbouw Heiloo

Door middel van deze extra capaciteit is het mogelijk om in Castricum de wettelijk taak uit te voeren op het gebied van Handhaving.

Extra capaciteit t.b.v. vergunningverlening en toezicht

Doel

Tijd

Geld

Motivering voortgang

Doel

Tijd

Geld

Extra capaciteit handhaving Uitgeest De extra capaciteit handhaving bestaat uit een senior BOA. Daarnaast is er budget om het recreatie Noord -Holland in te zitten bij het Uitgeestermeer.

Doel

Tijd

Geld

Motivering voortgang Sinds de toekenning plustaak extra capaciteit handhaving is een senior Boa beschikbaar voor Uitgeest. Hiermee is capaciteit beschikbaar om toezicht te houden op onder andere de volgende thema's: hinder door (loslopende) honden, parkeren, het dumpen van afval, overlast door jeugd, aanhangers, caravans en wrakken, overlast (wees) fietsen station, de haven (ligplaatsen). Daarnaast wordt met dit budget vaartoezicht ingezet via Recreatie Noord-Holland. De volgende thema's worden opgepakt. Snelheid motorboten, gedrag jeugd, juist gebruik van snel vaargebied, zichtbaar aanwezig zijn, monitoren veiligheid op het water.

Motivering voortgang Voor het versnellen van de Woningbouw in Heiloo is structureel € 200.000 (+ € 115.000 incidenteel) opgenomen ten behoeve van vergunningverlening en toezicht. In 2021 zijn reeds activiteiten verricht om te komen tot versnellen van de woningbouw in zijn algemeenheid. Daarnaast zijn er diverse projecten geweest o.a. Zuiderloo en een aantal losse projecten die een relatie hebben met het versnellen van de woningbouw. De uitspraak van de Raad van State ten aanzien van Zandzoom van begin september 2021 noopt tot een herbezinning over de benodigde inzet qua vergunningverlening en toezicht ten aanzien van versnelling woningbouw. Hierdoor is het incidentele budget in de begroting van Heiloo doorgeschoven en is het budget maar deels ingezet.

Sinds de toekenning plustaak extra capaciteit handhaving is de formatie van de juridiisch adviseur THV uitgebreid met 1 fte. Hiermee is meer capaciteit beschikbaar om de wettelijke taak uit te voeren op het gebied van handhaving. We kunnen hierdoor ondere andere tijdig beslissen op verzoeken om handhaving.

Beleidsmedewerker Verkeer Uitbreiding formatie beleidsmedewerker verkeer voor 3 jaar Bergen

Doel

Tijd

Geld

Motivering voortgang De functie is per 1 augustus 2021 ingevuld. De werving heeft meer tijd gekost dan verwacht. Grondstoffenplan Uitgeest, Castricum en Heiloo Inzet afvalcoach en projectleider communicatie

Doel

Bibob Coordinantor (alle gemeenten)

Tijd

Geld

Doel

Tijd

Geld

Motivering voortgang Sinds de toekenning plustaak BIBOB-coordinator is per 1 april 2021 een Bibobcoordinator aangenomen voor de BUCH-gemeenten. De eerste maanden van 2021 is deze deels ingevuld met inhuur. Hierdoor is niet het volledige budget ingezet in 2021. Met dit budget hebben we het nieuwe BUCH Bibob-beleid vorm gegeven en uitbgebreid naar de vakgebieden bouwen, vastgoed en subsidies. Dit nieuwe beleid is op 9 maart 2021 door alle BUCH-colleges vastgesteld. De Bibobcoördinator implementeert de nieuwe beleidsregels in de BUCH organisatie. Daarnaast behandelt de Bibob-coordinator een aantal complexe Bibob-dossiers.

Robotmaaiers Uitgeest Onderhoud de Koog in eigen beheer

Doel Extra capaciteit handhaving Castricum (€ 137.900) De extra capaciteit handhaving bestaat uit een senior BOA. Daarnaast is in 2021 is extra capaciteit voor toezicht op de Drank- en Horecawet en de Algemene plaatselijke Verordening nodig.

Doel

Tijd

Geld

Motivering voortgang Sinds de toekenning plustaak extra capaciteit handhaving is de formatie van de Boa's uitgebreid met 1 fte. Hiermee is meer capaciteit beschikbaar voor de thema's: parkeren, overlast 'wees' fietsen (station), jeugdoverlast en strand,.Daarnaast is in 2021 een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten met Alkmaar voor het toezicht op de Drank- en Horecawet en de Algemene plaatselijke Verordening. Met het aangaan van de DVO is de samenwerking met Alkmaar geformaliseerd om tegemoet te komen aan de behoefte aan versterking, verdieping en professionalisering van het horecatoezicht en om gelijktijdig de lokale inspanningen op hoger niveau te brengen.

Jaarstukken 2021

Motivering voortgang De plustaak grondstoffen is ingevuld door een afvalcoach en een projectleider communicatie grondstoffen. Mede door inzet van deze capaciteit worden inwoners gestimuleerd om grondstoffen zoveel mogelijk te scheiden. Om deze gedragsverandering te bewerkstelligen wordt bijvoorbeeld is onder andere een grootschalige pmd-campagne in 2021 uitgevoerd om bewustwording onder inwoners over wat pmd is nog meer te vergroten. Deze formatie is inmiddels structureel opgenomen in het formatie overzicht van team Afval.

De Bibob coordinator wordt ingezet om de nieuwe beleidsregels in de BUCH te implementeren.

Pagina 28 van 61

Tijd

Geld

Motivering voortgang Formatie sportvelden is per 1 november 2021 ingevuld. Plustaak vervalt in reguliere begroting BUCH vanaf 2022.

Beheersmaatregelen SL I

Groenuitbreiding Heiloo

Doel

Groter areaal waardoor uitbreiding noodzakelijk was

Doel

Tijd

Geld

Tijd

Geld

Ten behoeve van de beheersmaatregelen jeugd en wmo zijn diverse plustaken toegevoegd, deels aan de formatie en deels ten behoeve van inhuur. De aan de formatie toegevoegde contractmanager en toezichthouder zijn geworven en gestart met ingang van 1 mei. De aan de formatie toegevoegde praktijkondersteuners bij huisartsen zijn nog niet geworven, we zijn hiervoor eerst afhankelijk van goede gesprekken met huisartsen, die momenteel erg druk zijn als gevolg van Corona. Onlangs is formatie toegevoegd ten behoeve de beheersmaatregel monitoring/data gedreven werken, we zijn gestart met het opzetten van een dashboard jeugd en wmo in samenwerking met onze eigen data-analisten en business controller. De vacatureruimte is gebruikt ter dekking van vervangende inhuur voor de business controller en inzet van een externe business analyst voor 8u per week. Idem voor de gedragsdeskundige en consulent in het kader van doelenregie. Op deze functies is vooralsnog tijdelijke inhuur ingezet. Voor het opzetten van de beheersmaatregelen en te komen tot het eindrapport is een projectteam ingezet, bestaande uit eigen medewerkers, aanvullende inhuur bestaande uit projectleider, beleidsmedewerker en ondersteuning. Dit onderdeel is afgerond, ten behoeve van de implementatie van de beheersmaatregelen wordt een implementatiemanager ingehuurd.

Op dit moment vindt de werving plaats van een stratigisch financieel beleidsadviseur die zich ook bezig zal houden met de verder implementatie en borging van de beheersmaatregelen. Er is budget beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van materiële controles, dit wordt via de regionale netwerkorganisatie uitgevoerd. Eind juli is de opdracht gegund aan een bureau om bedrijfsvoeringstoetsen uit te voeren. Er is inhuurbudget beschikbaar gesteld voor beheersmaatregel pgb toetsen op eigen kracht, dit wordt door een eigen medewerker uitgevoerd, hiervoor vindt vervangende inhuur plaats. Daarnaast is inhuurbudget beschikbaar gesteld voor ondersteuning ouders terminologie WLZ en onderzoek uitvoeren op cliënten met hoogste zorguitgaven. In verband met krapte op de arbeidsmarkt, is het pas onlang gelukt om geschikte externe kandidaten te werven voor het onderzoek op cliënten met hoge zorguitgaven. Ondersteuning ouder terminologie WLZ moet nog verder opgepakt worden, hier heeft nog geen inhuur op plaatsgevonden.

Motivering voortgang De uitbreiding is ingevuld met buitendienst medewerkers en een halve fte wijkbeheerder Wet Inburgerring

Doel

Tijd

Geld

Motivering voortgang Na het aanvragen van middelen bij de gemeenten voor de Invoering van de Wet Inburgering is de invoeringsdatum verschoven naar 1-1-2022. Per 1 april is ten laste van de plustaak 1 fte beleidsmedewerker aangesteld om de invoering voor te bereiden. De aanvraag voor de formatie voor de uitvoering is in voorbereiding. Regisseur Schuldhulpverlening

Doel

Tijd

Geld

Motivering voortgang De regisseur Schuldhulpverlening is middels externe inhuur voor 2021 aangetrokken en bereid de gemeenten voor op de extra taken met betrekking tot vroegsignalering van schulden en zorgplicht van de gemeenten, die wettelijk per 11-2020 zijn opgelegd. Actieplan schuldhulpverlening Bergen

Doel

Tijd

Geld

Motivering voortgang Middels inhuur is een externe kandidaat aangesteld om te werken aan het actieplan schuldhulpverlening Bergen. Plustaak adviseur wonen en zorg

Doel

Tijd

Geld

Motivering voortgang Middels inhuur is een adviseur ingehuurd een actieteam PACT-Wonen met Ondersteuning op te richten met als doel vraag en aanbod van woningen voor kwetsbare doelgroepen in balans te brengen. Ook wordt een woonzorgvisie opgesteld voor de vier gemeenten op basis waarvan afwegingen gemaakt worden waar prioriteiten en kansen liggen betreffende huisvesting kwetsbare groepen en ouderen. De samenwerking tussen het fysiek en sociaal domein is gestart en ook externe partners zijn in kaart gebracht en betrokken. Momenteel wordt gewerkt aan de analyse van de woonzorgbehoefte en de uitgangspunten voor de visie. Vanwege de complexiteit van de opdracht neemt het de nodige tijd in beslag.

Nieuw Tij

Doel

Pilot, ontwikkeling gemeente app (Bergen)

Doel

Tijd

Geld

Motivering voortgang De MijnBergen app is eind 2021 gelanceerd (www.Bergen-NH.nl/app). Er is tevens een projectleider voor 4 uur per week aangesteld om de app door te ontwikkelen en te promoten. De gelden die specifiek door Bergen beschikbaar zijn gesteld zijn hiervoor gebruikt.

Jaarstukken 2021

Motivering voortgang

Pagina 29 van 61

Tijd

Geld

Motivering voortgang Voor Bergen, Uitgeest en Heiloo is het nieuwe beleid in 2021 opgestart. De live chat en de chatbot zijn ontwikkeld en gelanceerd. Er is een applicatie aageschaft om het gebruik van de websites te analyseren, met de brandportal voor het professionaliseren van de huisstijlen, incl. meer beeldmateriaal en een teksteditor om de geschreven teksten te controleren op helder en foutloos taalgebruik. Verder zijn per 1 september 2021 3 data-analisten in dienst. Zij gaan aan de slag met onze data, maken dashboards t.b.v. analyses en verbetervoorstellen. Bijvoorbeeld voor het sociaal domein, voor de BOR wat betreft de data uit de Fixi app, dashboards m.b.t. klachten en het gebruik van onze contactkanalen. De hiervoor beschikbaar gestelde budgetten voor 2021 e. v. zijn voor de formatie en genoemde applicaties gebruikt.

3. Paragrafen Het BBV stelt gemeentelijke organisaties verplicht om in hun begroting en jaarrekening een aantal paragrafen op te nemen. Voor de Werkorganisatie BUCH Gaat het om de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersing, treasury en bedrijfsvoering.

Jaarstukken 2021

Pagina 30 van 61

3.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Aanleiding en achtergrond De BUCH acht het wenselijk om risico's die van invloed zijn op de bedrijfsvoering beheersbaar te maken. Niet alleen voor de eigen bedrijfsvoering en continuïteit maar vooral ook voor de eigenaren van de BUCH, de deelnemende gemeenten. Vanwege de aard van de gemeenschappelijke regeling en vanwege de koepelvrijstelling is het voor de gemeenschappelijke regeling niet mogelijk om resultaat te maken en daarmee zelf enig weerstandsvermogen op te bouwen. Door inzicht in de risico's wordt de organisatie in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Om inzicht in de risico’s van de BUCH te kunnen verkrijgen is er een risico-inventarisatie uitgevoerd. Hieronder wordt verslag gedaan van de resultaten van de risico-inventarisatie. Op basis van de geïnventariseerde risico’s is tevens het benodigde weerstandsvermogen berekend. Dit benodigde weerstandsvermogen wordt vervolgens op basis van de verdeelsleutel verdeeld onder de deelnemende gemeenten.

Specificatie van de risico’s In de volgende tabel vindt u een specificatie van de belangrijkste risico’s. Wij beperken ons hierin tot financiële risico’s die alleen op De BUCH van toepassing zijn.

Risicoprofiel Om de risico's van de BUCH in kaart te brengen is een risicoprofiel opgesteld. Dit risicoprofiel is tot stand gekomen met behulp van het softwareprogramma NARIS® (NAR Risicomanagement Informatie Systeem) waarmee risico's systematisch in kaart kunnen worden gebracht en beoordeeld. Op basis van de meest actuele gegevens (situatie Q1 2022) kan het volgende overzicht worden verstrekt voor de Jaarrekening 2021: Omschrijving Bedrag Totaal grote risico's € 6.750.000 Overige risico's € 2.260.000 Totaal alle risico's € 9.010.000

Jaarstukken 2021

RisicoRisico Gevolgen nummer R508 Extra kosten als gevolg van de Financieel COVID-19 pandemie.

Kans Financieel Invloed gevolg 90% max.€ 1.000.000 31.01%

R316

Complexiteit van ICT (o.a. Financieel - Complexiteit van de ICT 50% harmonisatie) groter dan (o.a. harmonisatie) is groter dan verwacht waardoor projecten verwacht waardoor projecten uit de uit de planning lopen en meer planning lopen en meer gaan kosten gaan kosten dan vooraf is dan vooraf is begroot. Hogere kosten begroot. bij I&amp;A zelf (licenties, onderhoud dubbel, extra inhuur etc.) en personele efficiëncy wordt later ingeboekt.

max.€ 1.000.000 17.28%

R339

Loonontwikkelingen vallen hoger uit dan meegenomen indexatie

Financieel -

max.€ 500.000

R318

Schending van de privacy regels

Financieel - Als gevolg van 30% verschillende situaties kunnen de privacyregels geschonden worden. Op het schenden van privacyregels staan hoge boetes. De maximale boete is € 1.000.000, Imago - Als gevolg van verschillende situaties kunnen de privacyregels geschonden worden. Op het schenden van privacyregels staan hoge boetes. De maximale boete is € 1.000.000

max.€ 1.000.000 10.31%

R322

Verkoop bovenwettige verlofuren

Financieel -

max.€ 1.400.000 4.87%

Pagina 31 van 61

60%

10%

10.37%

RisicoRisico nummer R315 Vervanging bij ziekteverzuim

Gevolgen

Kans Financieel gevolg 50% max.€ 250.000

Invloed

Financieel - Door langdurige afwezigheid van personeel moet ingehuurd worden.Bij langdurig ziekteverzuim gaat WIA traject in met mogelijke WGA lasten wat drukt op de WHK gedifferentieerde premie Financieel 50%

max.€ 250.000

4.32%

50%

max.€ 250.000

4.31%

3.09%

4.33%

R340

Medewerkers die ontslagen zijn, ten onrechte ontslagen

R320

Niet in het geraamde tempo realiseren van ingeboekte besparingen (On)bewust niet voldoen aan de aanbestedingsregels

Financieel -

Financieel - De aanbesteding wordt 90% ongeldig verklaard en zal opnieuw moeten gebeuren., Imago - De aanbesteding wordt ongeldig verklaard en zal opnieuw moeten gebeuren.

max.€ 100.000

Een van de vier gemeenten treedt uit de BUCH.

Financieel - Het ontvlechten van een van de vier gemeenten betekent dat processen, systemen, archivering en huisvesting uit elkaar gehaald moet worden.

max.€ 1.000.000 1.74%

R263

R321

5%

Weerstandsvermogen Om te bepalen of het weerstandsvermogen toereikend is, leggen we de relatie tussen de financieel gekwantificeerde risico's, de daarbij gewenste weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstands-capaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Om het weerstandsvermogen te kunnen waarderen is in samenwerking met de Universiteit Twente een normtabel ontwikkeld.

Jaarstukken 2021

Weerstandsnorm Waarderingscijfer Ratio A > 2.0 B 1.4 - 2.0 C 1.0 - 1.4 D 0.8 - 1.0 E 0.6 - 0.8 F < 0.6

Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende

Benodigde weerstandscapaciteit Op basis van de geïnventariseerde risico’s is een risicosimulatie uitgevoerd. Deze simulatie wordt toegepast omdat het reserveren van het maximale bedrag (€ 9.010.000,-, zie vorige pagina) ongewenst is. De risico’s zullen immers niet allemaal tegelijk en in hun maximale omvang optreden. Uit de simulatie volgt, uitgaande van een zekerheidspercentage van 90%, dat de benodigde weerstandscapaciteit € 2.317.000,- bedraagt. Dit bedrag wordt op basis van de verdeelsleutel verdeeld onder de deelnemende gemeenten. De benodigde weerstandscapaciteit ligt wat hoger dan in 2020 (€ 2.024.000). Dit is gevolg van een herbeoordeling van de risico’s, kans en inschatting en nieuwe risico’s ten opzichte van 2020, waaronder die van hogere kosten als gevolg van Corona en de inflatie.

Pagina 32 van 61

Gemeente Bergen Uitgeest Castricum Heiloo Totaal

Verdeelsleutel 32,32% 11,71% 34,56% 21,40% 100%

Benodigde weerstandscap. € 749.000 € 271.000 € 801.000 € 496.000 € 2.317.000

Conclusie weerstandscapaciteit Op basis van de normtabel is de eigen weerstandcapaciteit van de werkorganisatie ruim onvoldoende. Daarom is ervoor gekozen om volgens de verdeelsleutel het benodigde weerstandsvermogen bij de deelnemende gemeenten aan te houden (norm is minimaal 1). Daarvan uitgaande kent de organisatie een weerstandsnorm van 1 en is daarmee voldoende.

Beschikbare weerstandscapaciteit De aard van de gemeenschappelijke regeling en de koepelvrijstelling maken dat het voor onze gemeenschappelijke regeling niet mogelijk is om zelf weerstandsvermogen op te bouwen. De BUCH heeft geen vrije reserves, geen stille reserves en ook geen onbenutte belastingcapaciteit. De enige mogelijkheid die De BUCH heeft is het in rekening brengen van de kosten bij de deelnemende gemeenten, op het moment dat bepaalde risico’s zich voordoen. Onderstaand overzicht geeft weer voor welk deel de deelnemende gemeenten rekening moeten houden in hun weerstandsvermogen, afgerond op hele duizendtallen.

Jaarstukken 2021

Financiële kengetallen Met ingang van medio 2015 is het verplicht onderstaande (financiële) kengetallen op te nemen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans. Naast de kengetallen is een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie opgenomen. De kengetallen en de beoordeling geven gezamenlijk op eenvoudige wijze inzicht aan leden van het bestuur over de financiële positie van hun gemeenschappelijke regeling. Het gebruik en het vaststellen van de berekeningswijze van de kengetallen heeft geen functie als normeringinstrument in het kader van het financieel toezicht door de Provincie. De invoering van de set van vijf kengetallen is bedoeld om de financiële positie voor leden van het bestuur en voor raadsleden van deelnemende

Pagina 33 van 61

gemeenten inzichtelijker te maken. Kengetallen Weerstandsvermogen risicobeheersing

te maken. Dit maakt het voor de werkorganisatie niet mogelijk om een algemene reserve te formeren.

Begroting 2021

Jaarrekening 2021

1. Netto schuldquote

18,6%

13,4%

2. Solvabiliteitsratio 3. Structurele exploitatieruimte 4. Grondexploitatie

0%

0%

0%

0%

N.v.t

N.v.t.

5. Belastingcapaciteit

N.v.t

N.v.t.

en

Het kengetal “grondexploitatie” is voor de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH niet van toepassing aangezien zij als bedrijfsvoeringorganisatie geen grondexploitaties heeft. De structurele exploitatieruimte. Een begroting/jaarrekening waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting/jaarrekening waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. De jaarrekening 2021 is structureel in evenwicht.

Netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De netto schuldquote, gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, brengt in beeld wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast. In tegenstelling tot de verwachting heeft de BUCH in 2021 geen langlopende lening aan hoeven te trekken maar kon worden volstaan door gebruikt te maken van de kredietlimiet bij de BNG.

Het kengetal “belastingcapaciteit” is voor de gemeenschappelijke regeling niet van toepassing.

De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijk regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Solvabiliteitsratio is nihil: de Werkorganisatie BUCH zal in principe de komende jaren geen eigen vermogen hebben en dus geen buffer tegen onverwachte risico’s. De financiële uitgangspunten voor de gemeenschappelijke regelingen biedt de mogelijkheid om een algemene reserve te vormen tot 2,5% van de omvang van de begroting. Echter vanwege de toepassing van de koepelvrijstelling is het niet toegestaan winst

Jaarstukken 2021

Pagina 34 van 61

3.2 Paragraaf Treasury

(bedragen x € 1.000)

Inleiding In deze paragraaf komen de onderwerpen aan de orde die behoren tot het geldstromenbeleid van de gemeenschappelijke regeling. Dit zijn onder andere risicobeheer (met name rente- en kredietrisico), de financieringspositie, het kasbeheer en de informatievoorziening. Wettelijk kader De Wet Fido stelt dat de gemeenschappelijke regeling uitsluitend voor de uitoefening van de publieke taak leningen kan aangaan, middelen kunnen uitzetten en garanties kunnen verlenen. Eventuele uitzettingen en derivaten moeten een prudent karakter hebben, wat inhoudt dat sprake is van voldoende kredietwaardigheid van de tegenpartij en een beperkt marktrisico. Meer concreet wordt in de Wet Fido geregeld dat de uitvoering van de treasuryfunctie geschiedt binnen de kaders van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

Kwartalen

Kasgeldlimiet

Gemiddeld netto saldo

Niet benutte ruimte

1

5.893

3.503

2.391

2

5.893

3.529

2.364

3

5.893

3.676

2.218

4

5.893

4.530

1.363

*) -/- betekent een kasoverschrijding

De renterisiconorm stelt een begrenzing aan het renterisico op de langlopende leningenportefeuille en bedraagt maximaal 20% van de begrotingsomvang van het begrotingsjaar. Stijgt de marktrente dan werkt dat door in maximaal 20% van de begrotingsomvang. Bepaling rente risiconorm Rente risiconorm

De kasgeldlimiet is een grens die wordt gesteld aan de maximaal op te nemen kortlopende middelen door de gemeente. Deze limiet beoogt de budgettaire gevolgen van schommelingen in de rente op korte leningen te beheersen en is gesteld op 8,2% van het begrotingstotaal. Met een begrotingsomvang van ongeveer € 72 miljoen bedroeg de kasgeldlimiet in 2021 circa € 5,9 miljoen. De kasgeldlimiet is in 2021 niet overschreden. Onderstaand de gerapporteerde berekeningen van de onder- en overschrijdingen van de kasgeldlimiet in het boekjaar 2021

Jaarstukken 2021

2021 14.374

Afgeloste leningen en renteherziening Ruimte onder rente risiconorm

0 14.374

De BUCH heeft geen langlopende leningen derhalve is de renterisiconorm nog volledig onbenut zoals bovenstaand overzicht laat zien. Het beleid ten aanzien van treasury is vastgesteld in het Treasurystatuut.

Pagina 35 van 61

Algemene ontwikkelingen 2021 / Rentevisie Voor de tarieven op de geldmarkt (leningen korter dan een jaar) wordt veelal gekeken naar het rentetarief dat banken elkaar onderling berekenen (de Euribor) en voor de kapitaalmarkt (leningen langer dan een jaar) naar de rente op staatsleningen. Over het algemeen geldt dat de rente hoger wordt bij een langere looptijd van de lening. Ook in het jaar 2021 waren de rentes voor sparen, lenen en hypotheken nog laag. Voor kasgeldleningen is gedurende 2021 continue sprake geweest van een negatieve rente. Voor langlopende leningen moest in 2021 wel rente worden betaald, echter de BUCH heeft geen leningen aan hoeven trekken. Financieringspositie In 2021 is er geen beroep gedaan op de financiële markt en zijn er geen geldleningen aangetrokken. Ook zijn er geen geldleningen verstrekt. De Werkorganisatie BUCH heeft in 2021 alleen gebruik gemaakt van kasgeldleningen. Omdat er geen sprake is van opgenomen geldleningen, uitzettingen of garantstellingen zijn de volgende overzichten niet in de jaarrekening opgenomen: Overzicht opgenomen langlopende leningen Overzicht uitzettingen Overzicht garantstellingen Overzicht kredietrisico Overzicht kredietrisico ten aanzien van borgstelling

Jaarstukken 2021

Pagina 36 van 61

3.3 Paragraaf Bedrijfsvoering Aangezien de Werkorganisatie BUCH een bedrijfsvoeringorganisatie is, verwijzen wij u voor de toelichting over de bedrijfsvoering naar programma bedrijfsvoering. Onderstaand de volgende kengetallen: Overzicht verplichte indicatoren

2021

eenheid

bron

Bezetting / Fte per 1.000 inwoners

7,0

aantal per 1.000 inw. BUCH

BUCH/Gemeente

Externe inhuur / Kosten als % van totale loonsom

13,7%

%

BUCH

€ 7.614.749 ** 46%

€

BUCH

%

BUCH

Totale kosten inhuur externen Overhead in % van totale kosten

** De kosten voor inhuur zijn als volgt onder te verdelen: Onderverdeling inhuur derden 2021 Ingeleend personeel 3.586.876 Ingeleend personeel i.v.m. vacatures 2.271.350 Ingeleend personeel i.v.m ziekte 958.879 Ingeleend personeel plustaken 797.644 7.614.749 Tegenover de kosten voor inhuur bij ziekte (€ 220.000) en plustaken staan direct opbrengsten. Bij ziekte zijn dat de opbrengsten uit wazo en ziektewetgeleden en bij de plustaken uit de bijdragen van de gemeenten voor de uitvoering van deze plustaken. De kosten voor inhuur i.v.m. vacatures wordt “gedekt” vanuit de salarisbudgetten van personeel dat nog niet is aangenomen. Dit duurt soms langer dan verwacht in verband met de krapte op de arbeidsmarkt. .

Jaarstukken 2021

Pagina 37 van 61

3.4 Paragraaf Corona De uitbraak van COVID-19 (Corona) begin 2020 heeft nog steeds een enorme impact op ons allemaal. De wereldwijde pandemie leidt tot ongekende omstandigheden. Dit heeft niet alleen een effect op de financiën maar ook voor de manier van werken, beleidsvoornemens en doelstellingen die we geformuleerd hebben. Voor de aanpak van COVID-19 kijken wij wat we, aanvullend op de landelijk maatregelen van het Rijk, kunnen doen. Dit raakt veel beleidsterreinen van onze organisaties. We streven naar een zo adequaat mogelijke uitvoering van de landelijke en lokale maatregelen en naar zoveel mogelijk continuïteit van de reguliere werkzaamheden en van noodzakelijke (digitale) besluitvorming en hebben daarvoor de nodige interne maatregelen genomen. Inmiddels hebben we bijna twee jaar te maken met dit virus en hebben we er nog dagelijks mee te maken. De “business” gaat ook gewoon door, waarbij de bijkomende werkzaamheden als gevolg van de crisis behoorlijk zijn. Dit zet de organisatie onder druk, maar het is goed om te zien dat we er met zijn allen in zijn geslaagd om de dienstverlening naar de burgers en ondernemers op een goed niveau weten te houden. Laat onverlet dat de werkdruk enorm is geweest en daar ook nu nog een enorme uitdaging ligt om te waken voor uitval en herprioritering van taken.

Vanaf de start van de crisis was duidelijk dat we geconfronteerd zouden worden met extra kosten. Enerzijds met kosten voor de reguliere bedrijfsvoering, anderzijds ook met kosten die het gevolg zijn van beleidsmatige keuzes vanuit het Rijk en gemeenten (maatregelenpakketten). Daarnaast krijgen gemeenten ook te maken met teruglopende inkomsten.

Jaarstukken 2021

De kosten en teruglopende inkomsten bestaan niet uitputtend, onder andere uit: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Derving inkomsten parkeren; Derving inkomsten toeristenbelasting; Hogere kosten volksgezondheid; Extra kosten voor GGD en veiligheidsregio; Hogere kosten schoonmaak en ICT; Extra inhuurkosten voor o.a. handhaving; Ondersteuning ondernemers en instellingen (herstelfondsen);

Voor de kosten van de reguliere bedrijfskosten als gevolg van de crisis is een afzonderlijke kostensoort aangemaakt in de administraties van de werkorganisatie en de vier gemeenten. Het bestuur heeft in februari 2021 ervoor gekozen om de maatregelen te nemen die wettelijk verplicht zijn of noodzakelijk zijn om de organisatie op de been te houden. Hierover zijn de gemeenten op 3 maart 2021 geïnformeerd. De inschatting was dat de kosten € 2,1 miljoen zouden bedragen. In de reguliere P&Ccyclus hebben wij hierover gerapporteerd. De dekking van deze kosten is primair voor de individuele gemeenten. De mogelijkheden voor het genereren van eigen middelen zijn voor de BUCH (en de gemeenten) erg beperkt. Voor een fors deel van de inkomsten zijn we afhankelijk van het Rijk. In onderstaand overzicht hebben wij de stand van zaken per jaareinde weergegeven en daarmee de eindafrekening voor 2021. Uit de afrekening blijkt dat onze inschatting toereikend is gebleken en we, ondanks meerdere verleningen van de maatregelen een zeer beperkte overschrijding van € 31.150 (1,5%) hebben.

Pagina 38 van 61

In de tabellen hieronder is per taakveld en per domein/ aangegeven wat de gemaakte kosten zijn: Taakveld 0.2 0.3 0.4 1.2 3.1 6.5 6.6 6.72 7.3 8.3 Eindtotaal

Burgerzaken Beheer overige gebouwen en gronden Overhead Openbare orde en veiligheid Economische ontwikkeling Arbeidsparticipatie Maatwerkvoorzieningen (WMO) Maatwerkdienstverlening 18Afval Leges omgevingsvergunningen

Kosten 44.831 21.232 854.289 528.652 106.166 238.704 159.058 47.472 20.000 89.466 2.109.870

Domein Begroting Realisatie Verplichting Spoedwet 590.000 724.069 Domein samenleven 529.000 577.536 Domein BOR 50.000 41.232 Domein RO 105.000 106.166 Domein Bedrijfsvoering 405.840 445.281 Domein I&O 398.880 215.587 Totaal 2.078.720 2.109.870 -

Jaarstukken 2021

Afwijking -134.069 -48.536 8.768 -1.166 -39.441 183.293 -31.150

Pagina 39 van 61

4. Jaarrekening 2021

Bedragen x € 1.000

De Jaarrekening bestaat uit de volgende onderdelen: -

4.1 Balans Toelichting op de balans Niet in de balans opgenomen financiële verplichtingen Grondslagen voor waarde- en resultaatsbepaling 4.2 Overzicht baten en lasten Toelichting op het overzicht van baten en lasten Overzicht Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen 4.3 Overzicht van baten en lasten per taakveld 4.4 Analyse begrotingsonrechtmatigheid 4.5 Controleverklaring accountant

Jaarstukken 2021

Pagina 40 van 61

4.1 Balans ACTIVA (bedragen x € 1.000)

2021

Vaste activa Materiële vaste activa

2020

PASSIVA (bedragen x € 1.000)

2021

Vlottende passiva 9.397 Netto-vlottende schulden met een rente-

9.573

2020

15.678

10.568

typische looptijd korter dan één jaar Investeringen met een economisch nut

9.573

-Banksaldi -Overige schulden

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

-Vorderingen op openbare lichamen -Overige vorderingen

3.776

1.358

0

40

3.373

3.373

557 15.121

1.398 Overlopende passiva

3.776

Overlopende activa

Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van de volgende begrotingsjaren komen

9.397

697

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter 697 dekking van lasten van volgende begrotingsjaren uitgesplitst naar de ontvangen bedragen van:

1.217 9.351 1.044

946

924 922

- Europese overheidslichamen - Het Rijk

Totaal generaal

Jaarstukken 2021

16.722

- Overige Nederlandse overheidslichamen

33

Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen

65

11.492 Totaal generaal

Pagina 41 van 61

2

16.722

11.492

Toelichting op de balans ACTIVA Vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen:

Het volgende overzicht geeft het verloop weer van de overige investeringen met een economisch nut gedurende het jaar 2021:

Omschrijving

Omschrijving

Investeringen met een economisch nut Totaal

Boekwaarde Boekwaarde per 31-12-2021 per 31-12-2020 9.573

9.397

9.573

9.397

Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal

De investeringen met een economisch nut kunnen als Volgt worden onderverdeeld: Omschrijving Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal

Jaarstukken 2021

Boekwaarde 31-12-2021 2.404 5.387

Boekwaarde 31-12-2020 1.791 4.767

1.782

2.839

9.573

9.397

Pagina 42 van 61

Boekwaarde 31-12-2020 1.791 4.767

Investeringen 1.002 1.693

2.839

-429

9.397

2.266

Desinvesteringen

Afschrij- Bijdragen Afwaard- Boekwaarde vingen van derden deringen 31-12-2021 389 2.404 1.073 5.387 628

0

2.090

1.782 0

0

9.573

De belangrijkste investeringen staan in onderstaand overzicht. Alle investeringen individueel kleiner dan € 100.000 zijn opgenomen in een totaal onder Overige per domein/team. Omschrijving 380 nieuwe beeldschermen/Interne verhuizing / kabe ICT-66 Aanschaf laptops 2021 (incl.col.,grif.,ext) 400 nieuwe bureaustoelen (inclusief logistiek) Vervanging inventaris buitenlocaties Veegwagen team noord Veegwagen team noord 40 Vervanging Kraanwagen + Scania P94 (BJ-JZ-98) 40 Vervanging Maaimachine LM Track286,incl.opbouw 10 Vervanging Daf Fag 240-gb+14afzetsysteem 40 Vervanging Kraanwagen MAN (BR-SB-73) 30 Vervanging DAF/Geesink achterlader (BX-ZZ-17) Wagen de Woude Overige investeringen I&A Overige investeringen Facilitair Overige wagenpark en overige investeringen BOR Overige doorgeschoven investeringen naar 2022 en verder Overige correctie investeringen naar exploitatie Totaal

Beschikbaar Werkelijk Cumulatief besteed gesteld krediet besteed 2021 t/m 2021 210 210 210 770 61 61 118 45 45 118 39 41 139 139 139 196 196 196 230 5 229 130 90 90 240 239 239 230 10 229 230 214 214 140 118 118 464 385 403 110 95 95 1.157 997 1.079 1.146 0 8 0 -577 0 5.628 2.266 3.396

Het saldo ultimo 2021 Vorderingen op openbare lichamen bestaat grotendeels uit doorbelasting van de plustaken aan de BUCH gemeenten. Buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Omschrijving Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Op dagbasis buiten 's 805 845 801 999 Rijks schatkist gehouden middelen Drempelbedrag 539 539 539 539 Ruimte onder drempelbedrag Overschrijding van het 266 306 262 460 drempelbedrag