bij 3 02-06-2022 Gewaarmerkte jaarstukken 2021 WO BUCH.pdf

Jaarstukken 2021

Inhoudsopgave Inhoud

Inhoudsopgave.................................................................................................................................................................................................................... 2 Jaarverslag 2021...................................................................................................................................................................................................................... 3 1

Inleiding....................................................................................................................................................................................................................... 4

2.0

Programma Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................................................................... 6

3.

Paragrafen ................................................................................................................................................................................................................. 30

3.1

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................................................................31

3.2

Paragraaf Treasury

3.3

Paragraaf Bedrijfsvoering .......................................................................................................................................................................................37

3.4

Paragraaf Corona ................................................................................................................................................................................................... 38

4.

Jaarrekening 2021

(bedragen x € 1.000)............................................................................................................. 35

Bedragen x € 1.000 .................................................................................................................. 40

4.1 Balans .......................................................................................................................................................................................................................... 41 4.2 Overzicht van baten en lasten...................................................................................................................................................................................... 48 4.3 Overzicht baten en lasten per taakveld ........................................................................................................................................................................ 54 4.4 Analyse begrotingsonrechtmatigheid.......................................................................................................................................................................... 55 4.5 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 2021.........................................................................................................................................

56 4.6 Bestuursbesluit .............................................................................................................................................................................................................57 Bijlage 1: Taakstelling ........................................................................................................................................................................................................ 58 Bijlage 2: Verloop begroting .............................................................................................................................................................................................. 60

Jaarverslag 2021

Jaarstukken 2021

Pagina 3 van 61

1 Inleiding Geachte leden van het bestuur, Voor u liggen het jaarverslag en de jaarrekening over 2021 van de werkorganisatie BUCH. In de jaarrekening leggen wij verantwoording af over de gerealiseerde doelstellingen en het gevoerde beleid in verhouding tot de beschikbaar gestelde middelen. Uitgangspunt is de begroting 2021. De jaarstukken zijn opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In de voortgangsrapportages zijn wij ingegaan op de ontwikkelingen voor zover die toen bekend waren. Om een zo volledig mogelijk beeld te schetsen vindt u in deze jaarrekening deels dezelfde informatie terug als in de tussentijdse rapportages, aangevuld met de ontwikkelingen in de laatste periode. We zijn er trots op dat we in 2021 onze doelstellingen grotendeels hebben weten te realiseren, maar ook succesvol zijn geweest bij de aanpak van de Coronacrisis en het succesvol weerstaan van Log4J. Dit blijkt onder andere ook uit de waardering van onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers. Het maakt ons trots dat zij, zoals blijkt uit de klanttevredenheidsonderzoeken, ons dienstverleningsproces met een 8,6 waarderen. Trots ook omdat, tegen de verwachting in, ook heel 2021 nog in teken van de pandemie stond. De pandemie heeft nog steeds een grote weerslag op het werk en op de organisatie.

Steeds flexibel inspringen op de uitvoering van nieuwe wetgeving en continu wijzigende Coronarichtlijnen en toegenomen onrust en problematiek in de maatschappij door de duur van de pandemie heeft impact op ons takenpakket. En anderzijds vraagt het langdurig werken vanuit huis en ons eigen ziekteverzuim ook veel van onze mensen. Dit in combinatie met de krapte op de arbeidsmarkt maakt de komende Jaarstukken 2021

periode een spannende situatie voor wat betreft de personeelsbezetting. We zijn dan ook blij met de door onze colleges en ons bestuur geboden ruimte om ook in 2021 de grootste knelpunten op te lossen. In 2021 zijn ook mooie stappen gemaakt in de verdere ontwikkeling van de organisatie. Samen met de colleges is het programma Samen Sterk opgesteld waarvan de eerste resultaten zichtbaar zijn. De voorbereidingen voor de dienstverleningsovereenkomsten, de potentieel scan en de doorontwikkeling I&A zijn in ver gevorderd stadium. Ten tijde van het opstellen van deze jaarrekening zijn de dienstverleningsovereenkomsten voor 2022 door de colleges en het bestuur getekend! Financiën Net als in eerder jaren zijn we het voorbije jaar behoedzaam omgesprongen met de door u aan ons beschikbaar gestelde middelen. We hebben in 2021 € 1,5 mln. meer uitgegeven en zijn de opbrengsten per saldo € 0,6 mln. lager. Per saldo betekent dit dat de bijdrage van de gemeenten € 2,1 mln. hoger is dan begroot, echter dit is gelijk aan de Coronakosten die niet begroot waren, maar wel aan de gemeenten kenbaar waren gemaakt. Per saldo zien we dus dat de reguliere bijdrage exclusief Corona nagenoeg gelijk is aan het begrote bedrag. Door wet- en regelgeving heeft de werkorganisatie geen resultaat en kan zij ook geen algemene reserve vormen of tekorten uit de beschikbare reserves dekken.

In de jaarstukken 2021 van uw gemeenten is de hogere bijdrage aan de BUCH, ad. € 2,1 mln. terug te vinden als nadeel.

Pagina 4 van 61

De overschrijding van de begroting is grotendeels toe te rekenen aan incidentele zaken als gemaakte Coronakosten, uitkomsten van rechtszaken en wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften. Daar staan een aantal voordelen tegenover op de inhuur en ICT kosten. Een uitgebreide toelichting op de afwijkingen vindt u in paragraaf 2.2.

2022. Het jaar waarin het programma Samen Sterk nog meer vorm zal krijgen. De algemeen directeur van de GR Werkorganisatie BUCH

Bij een tweetal projecten is sprake van doorlopende werkzaamheden in 2022. Echter hiervoor is geen budget in 2022 beschikbaar. Omdat over het jaar 2021 geen “resultaat” is gehaald is het niet mogelijk om u te verzoeken deze middelen voor 2022 te reserveren. Toch menen wij in deze jaarrekening u al te informeren dat we deze budgetten in 2022 nodig hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden. Het gaat hierbij om het volgende: - De werkzaamheden in kader van de omgevingswet zijn, mede door het uitstellen van de invoering, getemporiseerd. Verzoek is om € 173.200 opnieuw ter beschikking te stellen voor de uitvoering van de omgevingswet. Bovendien is een bedrag van € 257.000 op een investeringskrediet voor aan te schaffen en implementeren van software nog niet volledig ingezet. Door de gewijzigde regelgeving is het noodzakelijk dat dit krediet als exploitatiebudget beschikbaar komt. Dit betekent incidenteel een verhoging van de exploitatie maar structureel een verlaging van de exploitatielasten door het vrijvallen van de kapitaalslasten; - Voor het project harmonisatie is een budget beschikbaar gesteld van € 34.000,- waarvan in 2021 € 1.900,- besteed is. De werkzaamheden lopen echter door in 2022 waarmee het budget beschikbaar zou moeten blijven; In de eerste voortgangsrapportage 2022 zullen wij deze mutaties verwerken.

Tot slot danken wij u voor het vertrouwen dat u ook in 2021 in De BUCH heeft gehad en kijken wij uit naar onze samenwerking in

Jaarstukken 2021

Pagina 5 van 61

2.0 Programma Bedrijfsvoering De werkorganisatie BUCH heeft één programma en dit programma is, conform vereiste van het BBV, opgebouwd volgens de bekende 3W-vragen. Met de jaarstukken wordt steeds de vergelijking gemaakt met de begroting 2021. Daarom wordt in dit hoofdstuk aandacht besteed aan het antwoord op de volgende vragen: • • •

Wat wilden we bereiken in 2021 en wat is daarvan daadwerkelijk gerealiseerd; Wat wilden we daarvoor doen in 2021 en wat is er daadwerkelijk gedaan; Wat mocht het gaan kosten en wat heeft het daadwerkelijk gekost.

Eerst wordt op deze vragen ingegaan. Daarna wordt uitvoeriger ingegaan op de voortgang van een aantal beleidsmatige ontwikkelingen.

Jaarstukken 2021

Pagina 6 van 61

2.1

Wat wilden we bereiken en wat hebben we daarvoor gedaan?

Prestatiedoelstelling

Jaar

Werkzaamheden

Doel Tijd Geld Motivering

Top Dienstverlener Naar aanleiding van onder andere de Burger- en 2021 Ondernemerspeiling in 2019 en maatschappelijke ontwikkelingen is het organisatiedoel Top Dienstverlener 2021 geactualiseerd en herijkt tot de notitie Nieuw Tij. In Nieuw Tij komen 4 thema’s integraal aan bod: Dienstverlening, Participatie, Communicatie en Informatie. Doelstelling van het organisatiedoel is dat in 2021 alle vier de gemeenten in de peilingen zo hoog scoren als de hoogst scorende gemeente in 2016. Met als uitgangspunten High Touch en High Tech, persoonlijk waar wenselijk, digitaal waar het kan. Per thema zijn 3 ontwikkellijnen geformuleerd met daaraan gekoppeld een actieplan. • Het gaat bij het thema Dienstverlening om het in beeld brengen van de klantverwachtingen, toegang tot alle producten en 2021 informatie voor iedereen en de juiste houding in relatie met onze klanten (intern en extern). • Bij participatie gaat het om het signaleren (wat leeft er), 2021 mobiliseren (netwerken, participatievormen uitwerken) en ondersteunen (werkwijze, participatie toolkit). • Bij Communicatie gaat het om het begrijpen, visualiseren (meer beeldmateriaal, video’s) en betrekken (laat zien wat er speelt, promotie, interactie). • Tot slot het thema Informatie: We zetten in op het beschikbaar 2021 stellen van data; het analyseren van data en het hiermee ondersteunen van maatschappelijke vraagstukken.

We willen het 2021 databewustzijn vergroten zowel in organisatie als bij klanten. Dus het besef, dat onze data openbaar is en het vergroten van het bewustzijn bij inwoners en ondernemers dat zij zelf eigenaar zijn van hun eigen gegevens. Tevredenheid van inwoners en ondernemers op niveau van de hoogst scorende BUCH gemeente in 2016 brengen.

Jaarstukken 2021

20192021

De doorontwikkeling van het zaaksysteem Het verder digitaliseren van onze dienstverlening door het aantal digitale producten uit te breiden

We starten een imagocampagne.

In 2021 ronden we het organisatiebrede trainingstraject De BUCH verwelkomt! af (Hostmanship). De medewerkers zijn getraind in het bewustwordingsproces naar een vriendelijke en gastvrije uitstraling in contact met onze klanten. Zo maken we het onze inwoners en ondernemers plezieriger en makkelijker en werkt de BUCH efficiënter. We zetten projectgericht diverse participatie-instrumenten in en leren van elkaars ervaringen. Voorstel is om in 2021 een extra contactkanaal in te voeren: live chat met onze inwoners en ondernemers. Mogelijk in een later stadium gevolgd door een chatbot, waarbij we aansluiten op de landelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld verhuizing doorgeven via de chatbot).

Onze dienstverlening toetsen bij onze inwoners en ondernemers.

Pagina 7 van 61

Het zaaksysteem is voor vier gemeenten geïmplemteerd. Het proces bestuurlijke besluitvorming alleen in Heiloo en de BUC gemeenten volgen rond 1 april 2022. Binnen Burgerzaken heeft de digitalisering enige vertraging opgelopen door technische problemen. Er is inmiddels wel 1 BRP applicatie op alle locaties, maar de doorontwikkeling met de e-formulieren staat nu voor Q1 2022 gepland. Qua bezetting wordt er meer gerouleerd over de locaties, maar een hardnekkig aantal Corona gevallen zorgde er ook weer vaak voor dat dit bezettingstechnisch gezien lastig was of niet kon. Wel nadert het pittige opleidingstraject dat cluster balie en ontvangst doorliep in 2021 nu haar einde, waardoor er meer werktijd voor het team ontstaat. En daardoor meer ruimte om te rouleren. Er is bij team Burgerzaken in 2021 veel met stagiaires gewerkt en met werkervaringsplekkandidaten – dat bracht een extra dynamiek in het team. Inmiddels is de bezetting van de supervisors weer compleet en is de basisdienstverlening op orde. Dat is heel knap gezien de uitdagingen en hindernissen die er waren in 2021. Score Klanttevredenheid na bezoek aan de balie gemiddeld 8.9! De nieuwskamer draait op volle toeren, plaatst zelf, verzamelt, analyseert en deelt het nieuws op de social media. Instagram is ook geïmplementeerd. Door personeelswisselingen is de BUCH website nog niet gelanceerd.

Het scholingstraject de BUCH verwelkomt! is BUCH breed uitgerold; er zijn 34 Hosts gecertificeerd. De trainingen voor het Sociaal Domein en de teams van de buitendienst lopen nog door in 2022 in verband met het opschorten van fysieke bijeenkomsten. Hostmanship wordt een vast onderdeel van de introductieperiode van nieuwe medewerkers.

De 'ikdenkmeeover...' websites worden frequent gebruikt als instrument voor participatie. Ook digitale bijeenkomsten en de Mentimeter wordt veelvuldig gebruikt om de inwoners te betrekken bij diverse projecten. De live chat en de chatbot zijn in Bergen geimplenteerd, Heiloo en Uitgeest staat voor Q1 '22 in de planning. Het is een zelf lerende chatbot op de websites. Voor Bergen is de bot ook geïnstalleerd op de MijnBergen app, die eind december is gelanceerd en gefinancieerd door Bergen zelf. Er zijn 3 data-analisten gestart per 1 september. Zij vormen samen met de geo-specialisten de datagroep. Er wordt een teamplan opgesteld met welke datra - en informatievraagstukken zij gaan oppakken (fixi, klachten, contactkanaal sturing, sociaal domein etc.) We zijn gestart met klanttevredenheidsonderzoeken na bezoek aan de balies en na contact met het KCC. Hoge waardering: 7.7 voor het KCC; 8.9 voor de baliemedewerker en een 8.6 gemiddeld voor het proces (afspraak maken, wachttijd). En zoals gezegd zijn in 2021 de rapporten van de Burger- en Ondernemerspeiling in de vier gemeenten opgeleverd. De uitslagen en de resultaten van het programma Top Dienstverlener zijn in septemer 2021 gepresenteerd aan de vier raden.

Prestatiedoelstelling

Jaar

Werkzaamheden

Doel Tijd Geld Motivering

Van buiten naar binnen werken. “Inwoners en gemeenten werken SAMEN aan een fijne woon-, 2019werk- en leefomgeving op basis van gelijkwaardigheid.” 2021 We werken vraaggericht, wat inhoudt dat de organisatie zich aanpast aan de samenleving en dichtbij en flexibel is en participeert. We werken toe naar een participatiesamenleving, vanuit een netwerkorganisatie in de dorpen met een constante interactie met inwoners, ondernemers en instellingen. Dan worden initiatieven die in de samenleving opkomen ook herkend, gestimuleerd en vervolgens worden deze gefaciliteerd om tot volle wasdom te kunnen komen. Het effect is dat we dan ook het signaal ontvangen dat inwoners worden gehoord, dat er wordt geluisterd en dat inwoners weten wat met hun inbreng wordt gedaan. In advisering, beleid en uitvoering is dan ook herkenbaar wat er vanuit de samenleving is opgehaald en hoe daarmee is omgegaan. Dat betekent dat de BUCH werkorganisatie in staat moet zijn een participerende samenleving te faciliteren, flexibel is en kan anticiperen op ontwikkelingen uit de samenleving. En de BUCH werkorganisatie zal in staat zijn, ook als participatie-initiatieven niet uit de samenleving zelf komen, dan toch op te halen wat er speelt en leeft door inwoners ‘aan de voorkant’ te betrekken bij plannen, beleid en/of uitvoerende taken Er zijn vier thema’s benoemd.

Elk thema heeft een subdoel, de gezamenlijke doelen streven ernaar dat de BUCH werkorganisatie voldoet aan de – in het bedrijfsplan omschreven – kernwoorden ‘Verbinding, Samen en Lokaal’. Deze kernwoorden zien wij terug in de volgende onderdelen: • Het stimuleren en open staan voor eigen initiatief; horen, weten, doen. • Bewegen in het veld, actief de wensen en behoeften ophalen; hoe zorg je dat mensen dat kunnen? • Gebruikmaken van kennis bij inwoners, bedrijven en instellingen; hoe doe je dat? • We organiseren ons fysiek zo dicht bij de klant als mogelijk.

Omgevingsbewuste (netwerk)organisatie: We streven naar een organisatie waarin we omgevingsbewust zijn en werken vanuit een netwerkorganisatie. Dat wij situaties, vragen, problemen of initiatieven herkennen en erkennen. Dat we denken en handelen vanuit inwoners, ondernemers en bezoekers. Dit thema gaat met name over houding en gedrag. Dit bereiken we door te werken aan een netwerk van accounthouders en regisseurs om vragen, initiatieven en activiteiten van buiten naar binnen op de juiste plaats te krijgen. Daarbij zetten we in op collega’s die als ambassadeurs fungeren. Samen met ambassadeurs, accounthouders en regisseurs gaan collega’s in gesprek met inwoners, ondernemers en instellingen. Daarnaast worden in samenwerking met de BUCH werkt! trainingen, ontwikkelmogelijkheden en coaching trajecten aangeboden.

In het kader van thema 1 en 3. OMGEVINGSBEWUSTE (NETWERK) ORGANISATIE en GEBIEDSGERICHT EN INTEGRAAL is het volgende gerealiseerd: Gebiedsregisseurs De rol van gebiedsregisseurs is specifiek toegevoegd voor dit organisatiedoel. Wethouders zijn overtuigd van de toegevoegde waarde. De gebiedsregisseurs overzien het integrale spectrum aan opgaven voor een gebied en proberen de integrale samenhang tussen vakgebieden en teams te bevorderen. Zij ondersteunen collega’s en initiatiefnemers bij “participatie”. Het onderzoek van de Rekenkamer uit december 2021 komt tot de volgende conclusie: de gebiedsregisseurs zijn in enkele jaren uitgegroeid tot boegbeeld, trekker of ‘verbinder’ van de burgerparticipatie in brede zin. Deze rol wordt met kennis en enthousiasme vervuld en met adequate middelen ondersteund. Nieuws van buiten komt naar binnen De digitale lokale sociale omgeving delen we met elkaar via ‘De Nieuwskamer’. Overig omgevingsnieuws van de meer journalistieke media delen collega’s met elkaar via een nieuwsapp. Intaketafel voor (ruimtelijke) initiatieven van buiten Voor alle gemeenten is/wordt gestart met een ‘intaketafel’. Betrokken vakgebieden, ook vanuit het sociaal domein, beoordelen samen de wenselijkheid. De ervaringen zijn positief. Hier komen de programma’s Omgevingswet, Top dienstverlener en Van buiten naar binnen werken, samen.

Projectteams Voor steeds meer onderwerpen worden er tijdelijke multidisciplinaire projectstructuren ingericht. Portefeuillehouder overleg Tijdens de reguliere overleggen met wethouders is er meer aandacht voor integrale afstemming. Participatiebeleid en - loket en - kalender In de 4 gemeenten wordt gewerkt aan professionalisering van participatietrajecten. Concrete resultaten zijn een vastgestelde beleidsnota, een participatieloket, een instrumentarium en een participatiekalender. Bergen loopt hierin iets voor, maar Uitgeest, Castricum en Heiloo komen snel langszij.

20192021

‘Van buiten naar binnen werken’ is van ons allemaal: raad, bestuurders en de gehele ambtelijke organisatie. Een manier van werken die leidt tot het verkleinen van de kloof tussen overheid en samenleving. Wijzigen van beleid en uitgangspunten zorgen zelf niet voor verandering. Het heeft alles te maken met houding en gedrag van mensen. Zij alleen kunnen de verandering waarmaken

Participatie-instrumentarium: We gaan werken met een ‘toolbox’ voor participatietrajecten, zodat we kunnen werken met verschillende vormen van participatie, per situatie weten welke mate van invloed inwoners kunnen uitoefenen, de rol die de gemeente daarin heeft en welk instrumentarium daarbij ondersteunend kan zijn.

Overige en integrale"toolkit" procesafspraken Er is via gebiedsgerichte buch.mett een participatie met meerdere instrumenten beschikbaar. Buch breed is afgesproken dat we werken met een 'participatieloket'. Een initiatiefnemer (intern en extern) stemt hier het particpatieproces af waardoor overzicht ontstaat en van elkaars projecten wordt geleerd. Er wordt vanuit het participatieloket geoefend en kennis opgedaan met nieuwe methodieken en (E-) instrumenten. Door Corona hebben digitale participatie via TEAMS en het platform “ik denk mee over” een groei doorgemaakt.

Hiervoor is gestart met een inventarisatie en bundeling van al aanwezige participatiemogelijkheden en –middelen. Afhankelijk van de situatie zijn verschillende middelen in te zetten. Door geplande projecten aan te wijzen als pilots voor participatie ‘van voor tot achter’, kunnen de medewerkers die deel uitmaken van de projectgroep in de praktijk ‘oefenen’ met participatie en kunnen hiervoor de beschikbare instrumenten inzetten. Ervaringen, successen en leermomenten worden gedeeld, bijvoorbeeld via werksessies en op BUCH.mett.

20192021

Gebiedsgericht en integraal: We gaan werken vanuit een gebiedsgerichte aanpak met integrale teams. Dit zijn ‘gelegenheidsteam’, die worden gekoppeld aan een thema, project of programma.

Zie onderdeel omgevingsbewuste netwerkorganisatie.

Hiervoor maken we een inventarisatie van werkzaamheden, thema’s en projecten die gebied gerelateerd zijn. Door deze met elkaar te delen wordt inzichtelijk welke onderwerpen per gebied aan de orde zijn, waardoor koppelingen gemaakt kunnen worden en een integrale benadering mogelijk wordt. Met gebiedsgerichte projecten, acties en werkprocessen kiezen we voor een integrale benadering en handelen we vanuit de behoefte in de wijk. Inwoners, ondernemers, instellingen en ketenpartners worden hierbij actief betrokken

20192021

Open datasystemen: We richten onze systemen zo in dat we gebruik kunnen maken van (open)data als katalysator voor ontwikkeling van de netwerksamenleving. Hiervoor starten we met beschikbare datasystemen, die BUCH-breed ingezet kunnen worden als onderlegger voor analyses, informatieverstrekking en beleid. Een vervolgstap is om de datasystemen ook toegankelijk te maken voor inwoners, ondernemers en instellingen.

Jaarstukken 2021

Pagina 8 van 61

Beleidstukken zijn steeds beter vindbaar via Overheid.nl, Ruimtelijkeplannen.nl en de websites van de gemeente. Dit thema blijft voorlopig aandacht vragen. Het maakte ook onderdeel uit van de training bestuurlijk adviseren. Met de komst van het datateam krijgt dit thema een vaste plaats in de reguliere bedrijfsvoering.

Prestatiedoelstelling

Jaar

Werkzaamheden

Doel Tijd Geld Motivering

Financieel gezond Het programma “financieel gezond” heeft als focus de verdere versterking van de bedrijfsvoering om de organisatie “in control” te krijgen. Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn: • het kennen van budgetten en formatie; • het kennen van de processen en de bijbehorende risico's; • het sturen op de bedrijfsvoering. Dit alles moet er onder andere toe leiden dat in 2021 de colleges/directie een rechtmatigheidsverantwoording kunnen afleggen. Om deze doelstelling te realiseren zijn in voorgaande jaren al acties uitgezet. Het jaar 2021 staat in het teken van de verdere ontwikkeling daarvan en de sturing daarop.

2021

De kwaliteit van het budgetbeheer gaat verder omhoog door duidelijkere routings en door strakkere aansturing vanuit de lijn. Om dit te kunnen doen is in 2020 de budgethoudersregeling aangepast en vastgesteld en heeft de voorlichting over de rollen en verantwoordelijkheden van kredietbeheerder en budgethouders plaatsgevonden. Ook in 2021 worden de domeinmanagers, de teammanagers, HR-adviseurs en business controllers gevraagd om blijvende aandacht te geven aan het werken conform de in 2019 ingevoerde processen “formatie in control” en “inhuur derden”. Dit alles om de formatie in control te houden. Daarnaast wordt de informatievoorziening aan de managers verder ontwikkeld door het optimaliseren van een digitaal dashboard met relevantie financiële en personele informatie. Dit stelt de managers is staat om optimaal inzicht te krijgen in de inzet van personeel en middelen, om zo nodig tijdig bij te sturen en verrassingen te voorkomen. In 2021 moeten alle werkprocessen zijn gestandaardiseerd en vastgelegd, inclusief de interne beheersmaatregelen. Hiermee zijn we in staat om pro-actief te handelen op basis van gestandaardiseerde processen die in lijn liggen met de missie en visie van de organisatie en een ontwikkeling van de organisatie op langere termijn mogelijk maken.

In relatie met wat hiervoor beschreven is, is de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) in 2021 zo ingericht dat het voor de colleges mogelijk is om een rechtmatigheidsverantwoording af te leggen. Drie keer per jaar wordt door de VIC een controle uitgevoerd. Bevindingen hieruit worden besproken in MT en, waar nodig, met de colleges. De bevindingen kunnen leiden tot aanpassingen om zo de processen verder te verbeteren.

In 2021 hebben bewustwordingssessies over financieel beleid en beheer plaatsgevonden, echter als gevolg van Corona, nog niet in de omvang die we gehoopt hadden. In 2022 gaan we hier verder mee en krijgt een verdere verdieping in 2022.

2021

Overkoepelend blijven we periodiek de bedrijfsvoeringsgesprekken tussen de directie en de domeinmanagers voeren. In dit gesprek komt een aantal onderwerpen aan bod over de bedrijfsvoering, zoals onder andere budgetbeheer, personeel en formatiebeheer, beheersing processen etc.

In 2021 waren de gesprekken tussen directie en management voor een groot deel gericht op noodzakelijke plannen en activiteiten als gevolg van Corona. Wel is er in het afgelopen jaar organisatiebreed meer aandacht besteed aan bedrijfsvoering in het algemeen en het optimaliseren van processen, gericht op de lange termijn.

Jaar

Werkzaamheden

2021

2021

2021

2021

Prestatiedoelstelling

In alle domeinen wordt op structurele wijze aandacht besteed aan inzicht in en beheer van de personele kosten en inhuur.

Het dashboard wordt inmiddels gebruikt door de doelgroep en aan de hand van een uitvraag naar feedback op onderdelen bijgesteld aan de hand van de wensen en behoeften van de gebruikers.

In 2021 zijn voor de belangrijkste werkporocessen binnen de werkorganisatie beschrijvingen opgesteld en wordt er gewerkt volgens deze beschijvingen. In de komenden jaren worden ook alle andere werkprocessen in kaart worden gebracht en beschreven. Belangrijk voor de toekomstige jaren is het actualiseren van de beschreven processen. Vanwege landelijke wet- en regelgeving was het nog niet mogelijk voor gemeenten om in 2021 een rechtmatigheidsverantwoording af te leggen. Naar verwachting zal dit wel mogelijk zijn in 2022. Binnen de BUCH werkorganisatie is inmiddels aan alle technische voorwaarden vanuit de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) voldaan om een dergelijke verantwoording af te leggen wanneer dit wettelijk mogelijk is.

Doel Tijd Geld Motivering

Goed werkgeverschap De BUCH heeft “goed werkgeverschap” hoog in het vaandel staan. Het is één van de zes organisatiedoelen en zegt: “We hebben vertrouwen in elkaar, plezier in ons werk en we zijn trots op wat we doen”.

2021 Verzuim We streven naar een blijvend laag gemiddeld ziekteverzuim percentage van maximaal 5%. Waarbij er grip en zicht is op verzuim. Leidinggevenden bespreken eventuele mismatchen tussen functie en medewerker tijdig, zodat uitval voorkomen wordt. Wanneer een medewerker ziek is, volgen wij de procedures van de Poortwachter 2021 staan de volgende onderwerpen op het programma: - Trainingen omgaan met ongewenst gedrag. - Periodiek Medisch Onderzoek voor het hele personeel. Aanbieden vanuit de werkgever is wettelijk verplicht, deelname door de medewerkers is vrijwillig

2021 Verlof Medewerkers hebben de ruimte en de verantwoording om het toegekende verlof ook daadwerkelijk op te nemen. Leidinggevenden bespreken dit bij een oplopende hoeveelheid verlofuren met hun medewerker. 2021 Concern-, domein- en teamplannen Er is geïnvesteerd in het format van de teamplannen. Uitgangspunt zijn de doelstellingen op directie niveau in het concernplan en dan de domeinplannen. De teamplannen zijn de basis voor de jaarplannen van de medewerkers.

Jaarstukken 2021

Pagina 9 van 61

De BUCH zet als werkgever vele middelen in die ertoe bijdragen om ziekteverzuim te voorkomen. We zetten in op bevlogen medewerkers. We stimuleren medewerkers de dingen te doen waar ze goed in zijn, (BUCH academie, RGW gesprekken). In het medewerker tevredenheidsonderzoek (GPTW) peilen we waar medewerkers tevreden en minder tevreden over zijn. De organisatie heeft een preventiemedewerker en RI&E die een veilige werkomgeving monitort. Eind 2021 zijn 8 preventiemedewerkers getraind die per 1 februari 2022 benoemd worden. In de 2e helft van 2021 is een onderzoek psychosociale arbeidsbelasting onder de medewerkers uitgezet.De resultaten van dit onderzoek worden in 2022 uitgewerkt. In september 2021 is gestart met het Periodiek Medisch Onderzoek bij het domein Beheer Openbare Ruimte. De overige domeinen volgen. Vanaf juli 2021 is een tweede bedrijfsarts aangetrokken. De besmettingsgolven van de coronapandemie hebben in de 2e helft van 2021 invloed gehad op het ziekteverzuimpercentage. Het voortschrijdend ziekteverzuim% (dit is het verzuim gedurende de voorgaande 12 maanden) is gestegen naar 5,82 % per 31 december 2021. Het voortschrijdend ziekteverzuim% per 31 december 2020 was 4,52 %. Zie ook onderdeel 'nog niet genoten verlof'.

Diverse teamplannen zijn aanwezig. De evaluatie resultaatgericht werken gesprekken is eind 2021 gestart en zal in 2022 verder worden afgerond. De toepassing van de teamplannen wordt hierin meegenomen en in het vervolg van de nieuwe c.q. aangepaste gesprekscyclus.

Prestatiedoelstelling

Jaar

Werkzaamheden

Doel Tijd Geld Motivering

Goed werkgeverschap 2021 Medewerkerstevredenheid Vanuit het programma Goed Werkgeverschap zijn tot eind 2020 in drie opeenvolgende jaren medewerkersonderzoeken volgens de methode Great Place To Work uitgevoerd. Ons doel is een mensgerichte organisatie waarin vertrouwen, trots en plezier centraal staan en de BUCH een aantrekkelijk werkgever is. Talentmanagement moet medewerkers helpen bij hun loopbaan en wordt uitgevoerd door leidinggevenden met steun vanuit HR. Daarnaast wil de BUCH een organisatie zijn waarin medewerkers de ruimte krijgen en hun eigen verantwoordelijkheid nemen (zelfsturing en zelfontplooiing). Op teamniveau bespreken leidinggevenden regelmatig met hun medewerkers de resultaten van het medewerkersonderzoek, waarbij gezamenlijk gekozen onderwerpen extra aandacht krijgen. Organisatiebreed zijn enkele overkoepelende thema’s opgepakt en worden ook in 2021 verder verdiept. 2021 is het laatste jaar waarin een Great Place to Work enquête wordt uitgevoerd. Het doel is om in 2021 een Great Place To Work te zijn, dat wil zeggen dat de ‘Trust index’ minimaal een 8.0 scoort.

Eind 2021 is voor de 4e keer een meting uitgevoerd. De Trust Index is met 1% omlaag gegaan en de BUCH is daarmee geen `Great Place to Work` geworden volgens de GPTW-systematiek. De uitkomsten geven de teammanagers weer handvaten om verbeteracties met hun team te bespreken. Inmiddels is een werkgroep in het leven geroepen die GPtW gaat evalueren en daarna uitzoeken of en zo ja, op welke manier, en met ingang van, een nieuw medewerkersonderzoek uitgevoerd kan worden.

2021 Leiderschapsontwikkeling De ingezette acties voor de ontwikkeling van het management worden voortgezet. Nieuwe leidinggevenden worden bijgeschoold. Alle leidinggevenden nemen drie keer per jaar deel aan werkconferenties. Zij waarderen het onderlinge contact, dat daarmee wordt bevorderd. Alle leidinggevenden nemen deel aan intervisiegroepen. Daarnaast worden in samenwerking met de BUCH Academie workshops georganiseerd met onderwerpen die gerelateerd zijn aan persoonlijk leiderschap

In 2021 zijn enkele kennismodules aangeboden aan alle leidinggevenden op het gebied van juridische en HR aspecten van leidinggeven. Vanwege corona hebben managers elkaar gedurende 2021 niet fysiek periodiek kunnen ontmoeten om actualiteiten te delen en kennis uit te wisselen. Er is een aantal kortdurende digitale managementsessies georganiseerd om actuele ontwikkelingen te delen en verdieping op enkele onderwerpen. Een verder vervolg op het eerdere leiderschapstraject zal worden ontwikkeld en aangeboden gekoppeld aan het Ontwikkelplan BUCH ''Samen Sterk'' in 2022. Via digitale trainingen heeft een groepje teammanagers eind 2021 hun leiderschapstraject afgerond.

2021 Concernbeleid De Culture Audit is de analyse van het concernbeleid en evalueert in hoeverre dit beleid bijdraagt aan het realiseren van de gewenste organisatiecultuur. De programma’s, initiatieven en (ongeschreven) regels binnen een organisatie hebben directe invloed op medewerkers, hoe zij samenwerken en de mate waarin organisatiedoelstellingen worden behaald. De Culture Audit creëert bewustwording en geeft, in combinatie met de Trust index, inzicht in de effectiviteit van het concernbeleid.

De culture audit is en wordt niet uitgevoerd. Het programma Samen Sterk heeft prioriteit gekregen boven de culture audit. Daarnaast wordt Great place to Work in 2022 geevalueerd. Daarna volgt een nieuwe aanbesteding voor het Medewerkerstevredenheidsonderzoek.

2021 Strategische personeelsplanning Technologische ontwikkelingen, zorgen ervoor dat functies op termijn verdwijnen en nieuwe functies ontstaan. Wil de BUCH een toekomstbestendige en robuuste organisatie worden, dan is het noodzakelijk deze ontwikkelingen te omarmen en ervoor te zorgen dat medewerkers flexibel ingezet kunnen worden. Daarnaast zal door de vergrijzing een groot aantal medewerkers uitstromen wegens het behalen van de AOW-gerechtigde leeftijd. Daarmee verliest de organisatie veel kennis en ervaring. Dit moet op tijd worden overgedragen aan nieuwe medewerkers.

In het laatste kwartaal 2021 is gestart met de ontwikkeling van een proces voor invoering van strategische personeelsplanning als middel van organisatieontwikkeling. Dit proces zal in 2022 uitgerold worden. Stappen hierbij zijn een analyse van de huidige personeelsplanning, zowel op kwantiteit als kwaliteit, rekening houdend met de veranderingen in de toekomst en een plan van aanpak.

Voor HR betekent bovenstaande dat de volgende thema’s prioriteit krijgen: • Arbeidsmarktcommunicatie: het ‘marketen’ van de BUCH als werkgever, zogenaamde ‘employer branding’. • Ontwikkeling medewerkers: zorgen voor continue bijscholing/omscholing van medewerkers • Duurzame inzetbaarheid: medewerkers staan in hun kracht en doen waar ze goed in zijn en waar ze blij van worden. We werken aan een verdere integratie van alle HR-initiatieven en programma’s.

Jaarstukken 2021

Pagina 10 van 61

Prestatiedoelstelling

Jaar

Werkzaamheden

Doel Tijd Geld Motivering

Goed werkgeverschap 2021 Nog niet genoten verlof Een medewerker heeft verlof onder andere om te herstellen en om een gezonde privé-werk balans te bewerkstelligen. Verlofstuwmeren zijn dan ook ongewenst hoewel een zekere overloop niet te voorkomen is. Wettelijk verlof vervalt na één jaar, bovenwettelijk verlof heeft een houdbaarheid van vijf jaar. Het management stuurt erop dat bovenwettelijk verlof maximaal twee jaar na opbouw is opgenomen.

2021 Verwerken uitkomst evaluatie generatiepact Afhankelijk van de uitkomsten van de evaluatie in 2020 wordt besloten of het generatiepact in 2021 en verder wordt voortgezet. 137 medewerkers zijn 60 jaar of ouder (ca. 17% van het totaal aantal medewerkers). 56 Medewerkers daarvan nemen deel aan het generatiepact en bijna de helft daarvan van hen bereikt binnen drie jaar de AOW-gerechtigde leeftijd. Dit is een algemeen beeld binnen de gemeentelijke overheid en dit betekent dat er een groot beroep op de arbeidsmarkt ontstaat, een arbeidsmarkt die sowieso momenteel zeer krap is. De leeftijdsopbouw van de organisatie is uit balans, reden waarom het bestuur een zogenoemd generatiepact heeft ontworpen. De oudere medewerker levert loon en formatie in dat ingezet moet worden om jongere medewerkers aan te trekken. Per 2019 konden medewerkers ‘instappen’. In 2020 wordt het instrument generatiepact geëvalueerd op z’n effectiviteit. Ontwikkelen van een alternatief voor het generatiepact.

Het saldo bovenwettelijk verlof laat nog steeds een dalende lijn zien. Saldo ultimo 2021 bedroeg ca. 87.000 uur, een daling met zo'n 40.000 uur t.o.v. eind 2020. In het principe-akkoord cao 2021 - 2022 zijn afspraken gemaakt over harmonisering van het bovenwettelijk verlof. Als die afspraken definitief worden dan hebben medewerkers op termijn (er is een zekere geleidelijke afbouw afgesproken omdat in BUCH we een hoger aantal BW-verlofdagen hebben) 6 bovenwettelijke verlofdagen. Daarnaast is in het akkoord afgesproken een mogelijkheid te openen voor het sparen van verlof. Dit kan weer een oplopen van het saldo betekenen. Wellicht zullen er dan ook meer financiële middelen als verplichting moeten worden gereserveerd. Op dit moment is hier nog geen inschatting van te geven. Het generatiepact, gestart in 2019, is per 1-1-2022 gesloten voor nieuwe deelnemers. Dit naar aanleiding van de evaluatie eind 2020. Een generatiepact mag dan blijkens de evaluatie niet het meest geschikte instrument zijn om medewerkers vitaal naar de AOW-gerechtigde leeftijd te brengen én tevens de organisatie te laten verjongen, deze uitdagingen blijven onverkort van kracht. Een alternatief leeftijdsbewust maatwerk personeelsbeleid wordt in 2022 onderzocht. Het verlofsparen uit het principeakkoord cao 2021-2022 maakt hiervan onderdeel uit.

Duurzame bedrijfsvoering Een duurzaam houdbare bedrijfsvoering wordt aangepakt via een 2021 gefaseerde aanpak met de volgende deelprogramma's. • Het bepalen van ambities voor gemeentelijke gebouwen en complexen, het wagenpark, interne afvalverwerking en duurzaam inkopen. • Het verduurzamen van de interne mobiliteit (dienstreizen, woonwerkverkeer en gebruik gemeentelijke voertuigen). 2021 • Het bewust maken van de organisatie van het belang van duurzaam zijn.

Ontwikkelen van een duurzaamheidsambitie voor gemeentelijke gebouwen;

In 2021 is het volgende bereikt.

2021

CO2 prestatieladder certificering

2021

Inkoopbeleid voor ingekochte/aanbestede maatschappelijk verantwoorde producten en diensten (10% in 2022). Duurzaam HR beleid

2021

2021

Jaarstukken 2021

Verduurzamen van de gemeentelijke voertuigen (en overig materieel);

Ontwikkelen van een visie op woon-werkverkeer, dienstreizen, gebruik van gemeentelijke of eigen voertuigen voor de taakuitoefening.

Pagina 11 van 61

Er is een projectteam voor de routekaart verduurzamen gemeentelijk vastgoed. De besluitvorming heeft nog niet plaats kunnen vinden door de opgelopen vertraging en tekort aan capaciteit. In het college/raadsvoorstel wordt er financiering aangevraagd, dit is momenteel nog niet beschikbaar. Daarnaast is er in de begrotingen 2022 budget aangevraagd voor de verplichte energiebesparende maatregelen met een terugverdien tijd van vijf jaar of minder. De verduurzamning van het gemeentelijk vastgoed is belangrijk vanuit de voorbeeldfunctie van de gemeente én zal een aanzienlijke besparing op de vaste lasten opleveren op termijn. Het implementeren van HVO 100 diesel is eerder gerealiseerd dan verwacht. Voortaan rijden alle dieselvoertuigen op HVO 100. Dit zal resulteren tot 90% minder C02 uitstoot. De aanschaf van elektrische voertuigen en het plaatsen van laadpalen is een continu proces. Aan het eind van 2022 is het de bedoeling dat 75% van het wagenpark elektrisch is of rijdt op HVO100. Al het werk achter de schermen is gedaan voor een certificering op de CO2-prestatieladder niveau 3. Alle inspecties zijn uitgevoerd.

We zitten in de afrondingsfase en verwachten het certificaat in Q1 2022 te ontvangen Er is besloten om het inkoopbeleid voor ingekochte/aanbestede maatschappelijke verantwoorde producten en diensten uit te werken op hetzelfde moment dat het huidige inkoopbeleid wordt herzien (2022) Doordat er meer thuis wordt gewerkt is de prioriteit voor een nieuw fietsplan minder hoog en moeten de alternatieven nog worden onderzocht. Er wordt gewerkt aan een verplichte training duurzaamheid voor nieuwe medewerkers. In deze training wordt verteld wat de werkorganisatie BUCH doet m.b.t. duurzaamheid en waar we naar toe willen. De attentieregeling wordt op het moment herzien en daarin worden duurzame alternatieven in opgenomen. Nadat de CO2 prestatieladder certificaten in ontvangst zijn genomen wordt er besloten waar de meeste prioriteit aan wordt gegeven. Er speelt nog steeds de discussie over de huisvesting en is er minder woon-werkmobiliteit door het thuiswerken/Corona.

Prestatiedoelstelling

Jaar

Werkzaamheden

Doel Tijd Geld Motivering

Regionaal sterk en betrouwbaar De vier gemeenten hebben diverse werkzaamheden 2021 ondergebracht bij circa vijfentwintig gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen. De werkorganisatie BUCH is er daar één van. Het faciliteren van gemeenten in meer grip op hun gemeenschappelijke regelingen is wat we doen. We willen bereiken dat de colleges en raden in hoge mate tevreden zijn over de advisering en informatie die de werkorganisatie levert m.b.t. gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen. Eind 2019 hebben de zeven gemeenten die samen de Regio Alkmaar vormen bovendien besloten tot een focusagenda. Het doel voor 2021 is net als in 2020 om de focusagenda zo goed mogelijk in te bedden in de werkorganisatie, te monitoren en eventuele uitdagingen te signaleren.

2021

Eind 2021 weten we wat er in de regionale samenwerking op ons afkomt en wat de veranderende verwachtingen van bestuurders zijn. De aanwezige kennis en instrumenten zijn daarop afgestemd. We zoeken dan ook continu naar mogelijkheden om lokale vraagstukken regionaal op te lossen en vice versa. Dat doen we als het vraagstuk lokaal niet (goed) kan worden opgelost en we kijken we hoe we lokaal kunnen bijdragen aan regionale vraagstukken. Verdere kennen we onze partners in de regio op onze vakgebieden en zoeken we samenwerking actief op. We zoeken daarbij zoveel mogelijk naar meerwaarde voor alle partijen, maar zijn zeker ook bereid om onze partners belangeloos te helpen. Tot slot nemen we frequent en met integrale blik het initiatief tot het organiseren van (netwerk)bijeenkomsten gericht op het verder brengen van 2021 samenwerkingsvraagstukken, intern en extern.

Jaarstukken 2021

We bouwen aan het verder versterken van de organisatie. Met de focus op regionale samenwerkingsvraagstukken doen we dit langs drie sporen: bewustzijn, instrumenten en verbinding. Deze trends stellen hogere eisen aan de kwaliteit, frequentie, integraliteit en het anticiperende karakter van de advisering en werken daarmee door binnen de BUCH.

Doorontwikkelen advisering en informatie m.b.t. gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen.

Bewustzijn over kansen die regionale samenwerking biedt in de organisatie lijken in 2021 te zijn gestegen, dit laat zich echter lastig meetbaar maken. De inspanningen zijn vooral gericht op het realiseren van de verbinding en het ontwikkelen van instrumenten. Zo kwamen maandelijks collega's van verschillende inhoudelijke vakgebieden en domeinen bijeen is het strategische domeinoverstijgende overleg regionale samenwerking. Dit overleg heeft ten doel om informatie uit te wisselen op ontwikkelingen die regionaal spelen in Regio Alkmaar, Noord-Holland Noord, MRA en Provincie, zodat elk van de spelers daar op zijn/haar eigen onderdeel voordeel mee kan doen. Daarnaast is aandacht voor de coördinatie op de gemeenschappelijke regelingen met als doel om de kwaliteit van de advisering te verbeteren en om te voorkomen dat elke accounthouder zelf het wiel moet uitvinden in het reguliere werk. Voor meer informatie wordt verwezen naar de punten hieronder. Een effect van COVID-19, waarvan we in 2020 en 2021 in het kader van dit organisatiedoel van profiteerden is dat op diverse terreinen de regionale afstemming, uitwisseling en samenwerking is geïntensiveerd. Tegelijkertijd constateren we ook dat het bouwen aan versterking met dynamiek in het speelveld, de vele spelerswisselingen in de organisatie en de schaarste aan capaciteit in de organisatie ingewikkeld blijft.

In 2021 was weinig ruimte voor doorontwikkeling, de adviezen die in 2020 zijn gegeven liggen daardoor deels nog op de plank. Als gevolg van personele wisselingen lag de focus vooral op bestendigen binnen de BUCH wat in de voorgaande jaren reeds was opgebouwd. Wel is bij wijze van pilot in een gemeente een start gemaakt met het vergroten van betrokkenheid van raadsleden, de ervaringen van de pilot worden in 2022 geevalueerd. Regulier werk (zienswijzeprocedure kadernota en advisering van bestuurders in besturen) is uitgevoerd. Een uitvraag naar de opleidingsbehoefte van de accounthouders is gedaan. Op 14 december heeft de Eerste Kamer ingestemd met de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (wgr), De inwerkingtreding van de nieuwe WGR is gepland op 1 juli 2022. De regietafel NHN heeft een aantal zaken gerealiseerd m.b.t. de informatievoorziening aan raden en daarmee meer grip op (en begrip voor) gemeenschappelijke regelingen, en heeft middels een brief voorstellen gedaan voor de inzet in de periode 2022 en verder, waaronder het gezamenlijk optrekken in het inwerken van de nieuwe raden en de uitvoering van de implementatie van de WGR in Noord-Holland Noord. Bestuurlijke en raadsbesluitvorming op deze voorstellen is met ondersteuning vanuit de organisatie afgerond.

De Rekenkamercommissie heeft onderzoek laten uitvoeren bij de vier gemeenteraden naar de knelpunten bij de aansturing van de GR BUCH. In november is dit rapport besproken in de BUCH brede raadsinformatieavond. De oprichting van de GR Zaffier valt buiten de scope van het organisatiedoel.

Inbedden focusagenda Regio Alkmaar

In 2021 is de focusagenda Regio Alkmaar ingebed in de organisatie. Er is een maandelijke bestuurlijke vergadercyclus op de diverse onderdelen, waarop wordt geannoteerd. De diverse ontwikkelingen in de regio worden structureel onder de aandacht gebracht van collega's, bestuurders en raden. Personele wisselingen, in combinatie met de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de beschikbare capaciteit was niet optimaal in balans is met de hoeveelheid ontwikkelingen en ambities. Dit trok wel een zware wissel op diverse collega's. Er is gewerkt aan overzichten die het geheel van regionale overleggen gerelateerd aan de tot focusbenoemde onderwerp inzichtelijk maken en zijn bedoeld om te kunnen sturen op de werkdruk. In 2022 krijgt deze sturing, gekoppeld aan de dienstverleningsovereenkomsten, verder vorm. Vanuit de regio is een concept bestuursconvenant opgeleverd, waarin de samenwerkingsafspraken worden geregeld. Alle raden zijn aan de voorkant van de besluitvorming in de gelegenheid gesteld om input mee te geven. Dit traject was intensiever dan vooraf ingeschat en loopt door in 2022.

2021

Monitoren trends en ontwikkelingen en in beeld brengen veranderde verwachtingen bestuurders

2021

Actief opzoeken van de samenwerking. Deelnemen aan (netwerk)bijeenkomsten gericht op het verder brengen van samenwerkingsvraagstukken en zelf ook het initiatief nemen tot het organiseren van dergelijke sessies.

Trends en ontwikkelingen worden op diverse plekken gevolgd, deze komen samen in de P&C documenten van de vier gemeenten en de werkorganisatie en in de regionale samenwerking op de focuspunten. Begin 2022 wordt de evaluatie van het organisatiedoel opgeleverd, daarin wordt op stilgestaan bij veranderde verwachtingen. Samen Sterk, Covid-19, de diverse burgemeesterswisselingen, de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen en het besluit van Uitgeest om in te stemmen met de samenwerkingsafspraken MRA 2022 hebben daarop hun invloed. Voor Uitgeest is in 2021 ook gewerkt aan een kosten-batenanalyse voor de samenwerking in de MRA. In diverse commissies en raden is uitgesproken dat er meer behoefte is aan informatie over en afstemming (ook binnen de eigen raad) op regionale samenwerkingsdossiers. De uitvoering focusagenda kenmerkte zich door een actieve (regionale) samenwerkingstructuur. Ook op diverse niet-focuspunten (o.a. vraagstukken m.b.t. economische zaken, sociaal domein en COVID-19) was sprake van ontwikkelingen en actieve samenwerking in de diverse samenwerkingsregio's (o.a. NHN, MRA, VRK). BUCH-intern is via maandelijkse domeinoverstijgende strategische afstemming geïnvesteerd in het actief intern opzoeken van de samenwerking op domeinoverstijgende vraagstukken. De samenwerking was in 2021 overwegend digitaal.

Netwerksessies hebben als gevolg van COVID-19 niet of nauwelijks plaatsgehad. Wel zijn in het vierde kwartaal de voorbereidingen voor ambtelijke netwerksessies en regionale samenwerkingssessies in 2022 opgestart.

Pagina 12 van 61

Invoering Omgevingswet Naar verwachting treedt de Omgevingswet in werking op 1 2021 januari 2021. In deze wet is alle bestaande wetgeving over de fysieke leefomgeving gebundeld, vereenvoudigd en geïntegreerd in één wet met één samenhangend stelsel. Met het programma Omgevingswet worden de gemeenten en de werkorganisatie BUCH voorbereid op de invoering van deze wet. De vier gemeenteraden hebben het Ambitiedocument Omgevingswet vastgesteld, waarmee de richting is bepaald waarbinnen de invoering van de Omgevingswet plaatsvindt. De visie op de Omgevingswet bestaat uit vier uitgangspunten. Deze uitgangspunten vormen de basis voor al ons handelen en al het beleid dat wij de komende jaren ontwikkelen vanuit de Omgevingswet. 1. Inwoners, ondernemers en maatschappelijke opgaven staan centraal 2. Ruimte aan initiatieven 2021 3. Vroegtijdige samenwerking 4. Integraal werken en maatwerk implementatie waarbij we eerst de basis op orde gebracht 2021 hebben. In de periode na de inwerkingtreding van de Omgevingswet is er meer ruimte voor doorontwikkeling. Dit betekent dat we in 2021:

Jaarstukken 2021

De processen optimaliseren en producten en diensten verbeteren naar de bedoeling van de Omgevingswet

In mei 2021 werd bekend dat de invoering van de Omgevingswet opnieuw met een half jaar is uitgesteld tot 1 juli 2022. Met dit uitstel is er extra tijd en ruimte gekomen voor een goede invoering van de wet. We hebben de voorbereidingen onverminderd voort gezet, binnen de kaders zoals door de raad vastgesteld. Een groot deel van onze voorbereiding staat namelijk los van de datum van inwerkingtreding. We gebruiken de extra tijd om beter vertrouwd te raken met de nieuwe manier van werken en onze dienstverlening te verbeteren voordat de Omgevingswet in werking treedt. Het uitstel van de Omgevingswet heeft impact gehad op de planning van enkele activiteiten (zie onderstaande regels). De inwerkingtreding van de Omgevingswet is niet het eindpunt van de implementatie. De transitie en daarmee gemoeide budgetten lopen door tot en met 2024. Bij de toegelichte aanpassingen hebben we als uitgangspunt gehanteerd om de vertragingskosten op te vangen binnen het bestaande budget voor het programma Omgevingswet. Daarom wordt voorgesteld om het in 2021 niet uitgegeven budget opnieuw beschikbaar te stellen voor 2022. Het aanpassen van de processen aan de eisen van de Omgevingswet is afgerond en klaar om verwerkt te worden in de VTH software.

Er wordt geleerd van en geoefend met nieuwe instrumenten zoals de Intake- en Omgevingstafels, waarmee we onder de Omgevingswet een snellere en integralere dienstverlening kunnen garanderen.

Het op orde brengen van regelbeheer en zorgen dat we in staat zijn om toepasbare regels te maken en te wijzigen; Toewerken naar een volledige digitale ondersteuning van de Omgevingswet, waarbij het aansluit op de voorzieningen en functionaliteiten die binnen het Digitale Stelsel Omgevingswet landelijk zijn ontwikkeld en voor zover het bijdraagt aan onze ambitie voor de organisatie en de Omgevingswet

2021

Het leertraject Omgevingswet voor medewerkers evalueren en indien een vervolg noodzakelijk is, dit organiseren

2021

Medewerkers verder begeleiden, zodat houding en gedrag van alle bij de uitvoering van de Omgevingswet betrokken medewerkers aansluit bij de bedoeling van de Omgevingswet

2021

De colleges en raden verder informeren over het nieuwe stelsel en hun rol, bevoegdheden en mogelijkheden daarin. Ook inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties worden verder geïnformeerd over het nieuwe stelsel en de mogelijkheden die de wet hen biedt

2021

Het programma Omgevingswet monitoren, waarbij de voortgang en risico’s periodiek worden beheerst en afwijkingen gerapporteerd. De risico’s worden systematisch in kaart gebracht en beoordeeld met behulp van het Risicomanagement Informatie Systeem (NARIS®). De resultaten van de risico-inventarisatie maken onderdeel uit van de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Pagina 13 van 61

We hebben geoefend met het opstellen van toepasbare regels. Het op orde brengen van het regelbeheer is verder onderdeel van het opstellen van het omgevingsplan. De noodzakelijke software is geimplementeerd en aangesloten op het DSO. De benodigde plan- en toepasbare regels software zijn geimplementeerd en aangesloten op het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). De benodigde VTH software is aangeschaft. Door wijzigingen bij de leverancier is later dan verwacht gestart met de implementatie. En om technische redenen is de aansluiting van de VTH software op het DSO nog niet gerealiseerd. Naar verwachting vindt de aansluiting begin 2022 plaats. Door het uitstel van de Omgevingswet blijft er voldoende tijd over om te oefenen en gewend te raken aan de software voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Daarnaast hebben we de eerste data over de fysieke leefomgeving op orde gebracht om komende jaren toegankelijk te maken via het DSO. Het leertraject loopt tot het moment van inwerkingtreding. De duur van het leertraject is aangepast aan de nieuwe invoeringsdatum van 1 juli 2022. Tussen inwerkingtreding en de inhoudelijke trainingen moet namelijk niet te veel tijd zitten. De evaluatie vindt derhalve halverwege 2022 plaats.

De bij de uitvoering van de Omgevingswet betrokken medewerkers volgen een leertraject Omgevingswet, waarbij naast inhoudelijk kennis de aandacht uitgaat naar de bijbehorende verandering in houding en gedrag. Daarnaast wordt geoefend met nieuwe werkwijze, zoals het Omgevingswet-proof vooroverleg (de Omgevingstafel), hetgeen bijdraagt aan de verandering bij medewerkers. Ter voorbereiding op besluitvorming rondom de Omgevingswet worden/zijn de colleges en de raden geinformeerd. Het moment waarop we inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties informeren over de Omgevingswet is aangepast aan de nieuwe invoeringsdatum van 1 juli 2022. Ook hiervoor geldt dat er niet te veel tijd moet zitten tussen de actie en de inwerkingtreding. De voortgang en risico's van het programma Omgevingswet zijn periodiek gemonitord en gerapporteerd.

2.2

Wat heeft het gekost? Wat gaat dit kosten Lasten x € 1.000

2021

2021

Lasten Lasten begroot voor Begroot wijziging na wijziging

2021

2021

Lasten werkelijk

Lasten verschil

1 Personeel, inhuur en overheadkosten kosten

62.596

66.395

65.873

522

2 Informatie & Automatisering (exclusief salariskosten en inhuur)

5.135

5.554

5.632

-79

3 Facilitaire kosten (exclusief salariskosten & inhuur)

1.061

785

671

115

4 Materieel

2.399

2.120

2.088

32

678

591

2.764

-2.173

71.868

75.445

77.027

-1.582

2021

2021

5 Overige kosten (inclusief corona)

Totaal lasten programma bedrijfsvoering Wat gaat dit kosten Baten x € 1.000

6 Bijdrage gemeenten (excl. maatwerktaken)

Baten Baten begroot voor Begroot na wijziging wijziging

2021

2021

Baten Werkelijk

Baten verschil

71.298

71.631

73.800

-2.169

7 *Maatwerktaken gemeenten

328

3.348

2.389

959

8 Inkomsten detachering en uitgeleend personeel

163

0

0

0

9 Opbrengsten facilitair

30

3

9

-6

10 Opbrengsten materieel

20

214

256

-42

11 Overige opbrengsten (incl WAZO)

29

249

572

-323

75.445

77.027

-1.582

Totaal baten programma bedrijfsvoering Totaal baten min lasten

Jaarstukken 2021

71.868 0

Pagina 14 van 61

0

0

0

2.2.1 Toelichtingen afwijkingen 2021 op exploitatie In de jaarrekening worden de verschillen ten opzichte van de laatste vastgestelde begrotingswijziging uiteengezet. In het geval van de BUCH was dat de 2e voortgangsrapportage 2021. De bijdrage van de gemeenten aan de BUCH wordt altijd bij voorschot verstrekt en wordt uiteindelijk altijd definitief vastgesteld op de werkelijke realisatie van de lasten minus de baten van de BUCH over het betreffende jaar. Het saldo van de werkorganisatie BUCH is hierdoor uiteindelijk altijd € 0,-. Toelichting afwijking LASTEN 1 Personeel, inhuur en overheadkosten kosten € 522.000,- (V) Het saldo van de salariskosten en de inhuur geeft een voordeel van € 522.000,- (V), een afwijking van 0,8%. Deze afwijking is gevolg van een aantal voor- en nadelen: • De verhoging van de cao is lager (1,5%) en per december 2021 dan we hadden begroot. Dit levert een voordeel op van € 475.000,-;(V) • Niet alle plustaken zijn volledig uitgevoerd, waardoor een voordeel ontstaat van € 457.000,- (V) op de salariskosten; • In 2021 hebben we te maken gehad met een aantal ontslagen transitievergoedingen die niet begroot waren, een nadeel van € 869.000,-(N); • Bij de inhuur is sprake van een voordeel van € 531.000,- (V). Dit heeft vooral te maken met de inhuur voor plustaken die niet volledig zijn uitgevoerd.

• Verder diverse kleine afwijkingen van in totaal € 100.000,(N) op overhead. 2 Informatie & Automatisering, € 79.000,- (N) Dit bestaat grotendeels uit: • Een voordeel van € 140.000,- (V) op de aanschaf van overige goederen en diensten;

Jaarstukken 2021

• Een voordeel van € 904.000,- (V) aan onderhoudslasten, welke het gevolg is van onder andere lagere lasten als gevolg van nieuwe contracten en vertraging in een aantal voorgenomen softwareontwikkelingen; • Een nadeel van € 1.125.000 (N) als gevolg van het niet meer kunnen activeren van softwarekosten, welke nu in exploitatie zijn genomen. 3 Facilitaire kosten, € 115.000 (V) Door het thuiswerken zijn er lagere facilitaire kosten zoals kantoorbenodigdheden, koffie en thee, postbezorging, papier en kopieerkosten et cetera.

4. Materieel, € 32.000,- (V)

Dit voordeel bestaat uit diverse kleine afwijkingen die we, gezien het geringe bedrag, niet nader toelichten. 5. Overige kosten, € 2.173.000,- (N) Het totale nadeel bestaat uit de volgende onderdelen: • Een nadeel op de Coronakosten van € 2.110.000,- (N). Zie hiervoor de paragraaf Corona op pagina 35 voor een nadere toelichting; • Voor de omgevingswet is een nadeel van € 35.000,- (N). Het budget was begin 2019 toegekend voor de periode tot en met 2024. We kunnen het programma naar verwachting nog altijd uitvoeren binnen dit financiële kader. Destijds zijn we tot een raming van de invoeringskosten gekomen inclusief een aantal onzekerheden. Een van de aannames was de verdeling van de kosten over de jaren. In mei 2021 werd bekend, dat de invoering van de Omgevingswet met een jaar werd uitgesteld. In januari 2022 is de Omgevingswet nogmaals uitgesteld. Om het programma volledig uit te kunnen voeren en de vertragingskosten vanwege dit uitstel op te vangen, blijft het totaal incidenteel budget nodig. Daarom wordt voorgesteld