jaarstukken 2020 VrZW.pdf

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

30

Hogere kosten kleding In het jaar 2020 zijn er drie complet leergangen manschappen gestart. Voor deze nieuwe collega’s is ook voorzien in de complete kelding uitgifte, daarnaast zijn de kledinginspecties uitgevoerd wat ook tot vervanging van duidelijk versleten kleding heeft geleid. Ook zijn er door het IFV meer kosten voor ontwikkeling operationeel uniform in rekening gebracht i.v.m. landelijke afspraken. Lagere kosten regionaal Risicoprofiel De onderschrijding op het Regionaal Risicoprofiel wordt veroorzaakt door de COVID19 situatie. Het opstellen van dit profiel is hierdoor later gestart dan gebruikelijk en tevens zijn de bijeenkomsten die normaliter hiertoe worden georganiseerd dit jaar niet door gegaan. Lagere kosten brandveiligleven Als gevolg van de COVID-19 situatie is geen gebruik gemaakt van het beschikbare foldermateriaal ‘brandveilig leven’. Samen met het uitstellen van de ingebruikname van de app ‘Brandweer VR Experience’ per 1 januari 2021 is er sprake van een onderschrijding. Hogere kosten software De hogere kosten worden voornamelijk veroorzaakt door extra werkzaamheden voor functionele aanpassingen in de software en in licentie uitbreiding. Denk daarbij aan uitbreiding van de mobiele informatievoorziening in een aantal voertuigen, maar ook aan uitbreiding aan specifieke softwarelicenties ter ondersteuning van de elektronische leeromgeving (ELO).

Toelichting baten

Hogere opbrengst door verkoop voertuigen In 2020 zijn er voertuigen verkocht waarvan de opbrengst niet begroot was. Ontvangen schadeuitkeringen verzekeringsmaatschappij In 2020 zijn (schade)uitkeringen van verzekeringsmaatschappijen ontvangen. Door het incidentele karakter kunnen deze baten niet vooraf begroot worden. Een deel van de ontvangen uitkeringen is ingezet t.b.v. reparaties van schades. Lagere opbrengsten Detacheringen De inkomsten uit detacheringsinkomsten van kerndocenten vanuit IFV zijn door de Covid-19 minder doordat de fysieke lesprogramma op het IFV voor een groot deel zijn komen te vervallen. Lagere opbrengsten werken derden Door Covid-19 zijn er minder oefeningen geweest waardoor er minder werkzaamheden voor derden zijn uitgevoerd. Bijdrage Covid-19 (saldo baten – lasten) In hoofdstuk 1.2 wordt nader toegelicht dat het mogelijk is gemaakt om de (gesaldeerde) meer- en minderkosten en minder-opbrengsten bij het Rijk te declareren. Dit verklaart een bijdrage aan het positieve saldo van €185K. Lagere opbrengsten DVO LFO/LTFO Door Covid-19 zijn opleiding en oefenprogramma’s en daaraan gepaard onderhoud sterk vermindert in uitvoering gekomen. De lagere opbrengsten worden compenseert door niet uitbetaalde salaris emolumenten.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

31

Kazernes in eigendom Slagvaardig organiseren

Begroting primair

Kazernes in eigendom

Begroting na wijziging

Rekening 2020

Saldo

Lasten

€

533 €

235 €

237 €

2

Baten Totaal saldo van baten en lasten

€

533- €

235- €

237- €

2-

€

0- €

0- €

- €

0

Toelichting op verschillen product 'Kazernes in eigendom' Lasten

V/N

Overig

2

N

Totaal lasten

2

N

Baten

V/N

Overig

-2

V V

Totaal baten

€

2-

Saldo

€

-

Toelichting lasten

N.V.T.

Toelichting baten

N.V.T.

Kazernes in gebruik Slagvaardig organiseren

Begroting primair

Kazernes in gebruik

Begroting na wijziging

Rekening 2020

Saldo

Lasten

€

892 €

1.044 €

995 €

49-

Baten Totaal saldo van baten en lasten

€

738- €

738- €

738- €

-

€

155 €

307 €

258 €

49-

Toelichting op verschillen product 'Kazernes in gebruik' Lasten

V/N

Lagere gebruikerskosten

-49

V

Totaal lasten

-49

V

Baten

V/N

Totaal baten Saldo

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

€

0

V

49-

V

32

Toelichting lasten

Voor de gebruikerskosten van de kazernes is bij Burap II (vooralsnog) incidenteel € 135K bijgeraamd. De verwachtte overschrijding is echter beperkt gebleven tot € 86K. Daarnaast is terughoudend omgegaan met het budget facilitaire kosten (zie programma Overhead).

Toelichting baten

N.V.T.

Kazernes in gebruik in onderhoud Slagvaardig organiseren

Begroting primair

Kazernes in gebruik onderhoud

Begroting na wijziging

Rekening 2020

Saldo

Lasten

€

- €

46 €

145 €

99

Baten Totaal saldo van baten en lasten

€

- €

46- €

149- €

104-

€

- €

- €

5- €

5-

toelichting op verschillen product 'Kazernes in gebruik in onderhoud' Lasten

V/N

Onderhoudskosten facilitair concept

99

N

Totaal lasten

99

N

Baten

V/N

Doorbelasting onderhoudskosten facilitair concept

-99

V

Overige verschillen

-5

V

-104

V

5-

V

Totaal baten €

Saldo

Toelichting lasten

Onderhoudskosten facilitair concept Op 6 April 2018 besloot het Algemeen Bestuur tot een zogeheten pilot facilitair concept, inhoudende dat VrZW namens de gemeenten (kleine) onderhoudswerkzaamheden aan de gebouwen zelf uitvoert. De kosten die onder het facilitair concept vallen, worden één-op-één doorbelast aan de gemeenten, waardoor ze budgettair neutraal in deze jaarrekening verwerkt zijn.

Toelichting baten

Doorbelasting kosten buiten ‘gesloten systeem’ De hiervoor genoemde kosten worden één-op-één doorbelast aan de gemeenten. Het verschil van €5K wordt veroorzaakt door een afrekening die het voorgaand jaar betreft.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

33

3.2 Product Geneeskundige hulpverlening Doel

3.2.1 Wat wilden we bereiken? Prioriteiten in 2020

Prioriteit in 2020 heeft: • Versterken rol GHOR in de witte keten • Preparatie op nieuwe crisistypen • Evenementenadvisering

3.2.2 Wat hebben we gedaan? Voortgang

COVID-19 Voor de GHOR stond heel 2020 uiteraard in het teken van de COVID-19-crisis. De GHOR kenmerkt zich door haar complexe speelveld. Waar andere kolommen hun eigen mensen aansturen en acties beheren, borgt de GHOR de verbinding tussen de veiligheidsregio en de vele zorginstellingen in de regio: de functionele keten. In de COVID-19 crisis organiseerde dit speelveld zich bovendien op meerdere bestuurlijke niveaus: naast de veiligheidsregio betrof het het Rijk, het niveau van Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ) dat de 6 veiligheidsregio’s in Noord Holland en Flevoland beslaat en soms juist gemeentelijk niveau. De GHOR verbindt bovendien overheidsbestuur en zelfstandige besturen van de ketenpartners met elkaar. Ten slotte ontstonden nieuwe gremia, waartoe de GHOR zich heeft gepositioneerd, zoals het Crisisbestuur van het ROAZ van Noord Holland en Flevoland, het Landelijke Actiecentrum GHOR vanuit GGD GHOR Nederland, het Landelijke Operationeel Team Corona met een afdeling Gezondheidszorg en samenwerkingsverbanden gericht op distributie van Persoonlijke beschermingsmiddelen. De GHOR heeft op basis van de ervaringen in de eerste golf, geïnvesteerd in vier processen: informatiemanagement, advisering, zorg continuïteit en evalueren.

In het kader van informatiemanagement heeft de GHOR informatieprocessen ingericht met de GGDZW, GHOR-bureaus in NW6, de ketenpartners en landelijk GGD GHOR Nederland en LOT-C.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

34

De GHOR heeft vervolgens een belangrijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van het dashboard corona, in nauwe samenwerking met de GGDZW. Dit dashboard maakt trends zichtbaar en levert hiermee belangrijke informatie. Hierin zal ook de regionale zorgcontinuïteit worden gemonitord. Daarnaast heeft de GHOR geparticipeerd in het ROT en geadviseerd aan het RBT ten aanzien van maatregelen om besmettingsrisico te beperken (neem bijvoorbeeld de kaders omtrent evenementen en bijeenkomsten). Ook heeft de GHOR een bijdrage geleverd aan de regionale uitwerking van landelijk beleid met een concrete vertaalslag in nadere planvorming. Dit is een multidisciplinair samenspel, waarbij de GHOR in contact treedt met de ketenpartners, zoals bijvoorbeeld de GGD. Advisering heeft ook plaatsgevonden inzake plotselinge clusters in bepaalde bedrijfssectoren, quarantaine locaties voor bijzondere doelgroepen, beleid rond Oud & Nieuw, waaronder het vuurwerkverbod – waardoor de acute zorg veel minder belast werd dan andere jaren, en het ontwikkelen van scenario‘s. Wat betreft de zorg continuïteit heeft de GHOR in 2020 veel ondersteuning verleend bij knelpunten die werden veroorzaakt door COVID-19. Bij alle sectoren: ziekenhuizen, ambulance, verzorgings- en verpleeghuizen, thuiszorg, huisartsen, gehandicaptenzorg kwam de zorg door het virus onder druk te staan.

De GHOR houdt vinger aan de pols, om zo nodig te anticiperen op verdere opschaling in bovenregionaal verband en zo nodig in de vorm van zorghotels. Knelpunten worden wekelijks geïnventariseerd door de GHOR en vermeld in de landelijke monitor, om de minister van VWS te voeden voor de te treffen landelijke maatregelen. De langdurige crisis heeft de GHOR daarnaast veel leermomenten geboden. De eerste golf is geëvalueerd door de Veiligheidsregio en door de ROAZ. Ook zijn de eigen ketenpartners betrokken bij een eigen evaluatie door GHOR ZW. Ook heeft de GHOR een externe evaluatie laten uitvoeren over de eerste golf. De bevindingen en lessen uit al deze evaluaties zijn geïmplementeerd in de tweede helft van het jaar. De GHOR reflecteert daarnaast constant kritisch op haar functioneren. Tijdelijke uitbreiding GHOR-corona In het najaar is extra capaciteit (1 FTE) aangetrokken bij de GHOR. Ten eerste om het proces van informatiemanagement te verbeteren. De gegevens van partijen als GGD, ROAZ en ontwikkelingen uit het land moesten beter worden gestroomlijnd en de capaciteit in de verpleeg- en verzorgingshuizen goed gemonitord. In het kader van dit proces wordt een dashboard corona ontwikkeld – door de GGD en GHOR samen. Ook is externe deskundigheid aangetrokken om de eerste periode te evalueren.

Deze tussentijdse reflectie heeft ertoe geleid dat de GHOR de tweede fase goed voorbereid en strak georganiseerd is ingegaan. Ten slotte is ook tijdelijk extra formatie voor de stafsectie GHOR aangetrokken, waarmee de werkdruk verlicht wordt en continuïteit bij uitval personeel beter geborgd.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

35

Impact COVID-19 op reguliere taken Door de crisis heeft de GHOR doelen die betrekking hebben op haar rol als verbinder van zorg en veiligheid juist goed kunnen realiseren. De GHOR vormt de link tussen de regionale crisisbestrijding in de veiligheidsregio en de crisisbestrijding in de functionele zorgketen, die bovenregionaal is georganiseerd. Ook heeft zij haar positie in de witte keten verstevigd en is de bovenregionale samenwerking op de schaalgrootte van NW6 (verzorgingsgebied van de Netwerken Acute Zorg die het Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ) vormen) geïntensiveerd. Door de constante bemensing van crisisfuncties door de medewerkers van de GHOR, zijn reguliere taken op het gebied van vakbekwaamheid en beleidsontwikkeling echter blijven liggen. In het najaar is het OTO-programma weer hervat, maar ook hier maakte COVID dat oefeningen niet door konden gaan of in een andere vorm. Met name voor vakbekwaamheid leidt dat tot een hoog afbreukrisico – vooral gelet op de weinige ervaring waarop de GHOR-crisisfunctionarissen nog bogen. De meesten hebben geen oefening of training in flitsrampen of crises als storing van vitale sector. De gevormde bestemmingsreserve COVID-19 zorgt ervoor dat in 2021 ondermeer op dit vlak een inhaalslag kan worden gemaakt.

3.2.3 Wat heeft het gekost? Slagvaardig organiseren

Begroting primair

Product geneeskundige hulpverlening Lasten Baten Totaal saldo van baten en lasten

Begroting na wijziging

Rekening 2020

Saldo

€

1.062 €

1.070 €

981 €

€

138- €

152- €

152- €

0-

€

924 €

918 €

829 €

89-

89-

Toelichting op verschillen product 'Geneeskundige hulpverlening' Lasten

V/N

Hogere loonkosten

28

N

Lagere kosten inhuur derden

-77

V

Lagere kosten overige

-40

V

Totaal lasten

-89

V

Baten

V/N

Totaal baten

0 €

Saldo

Toelichting lasten

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

89-

V

Hogere loonkosten en lagere kosten inhuur derden De hogere loonkosten worden veroorzaakt doordat de een tijdelijke beleidsadviseur informatiemanagement COVID-19 tijdelijk bij de GHOR in dienst is getreden. Hier is voor gekozen omdat de kosten daardoor lager uitvallen dan wanneer voor externe inhuur zou worden gekozen. Deze overschrijding wordt gecompenseerd door de onderschrijding bij inhuur derden. 36

Daarnaast is sprake van een onderschrijding van de inhuur derden die de crisisstructuur betreft en een onderschrijding die wordt veroorzaakt door het niet doorgaan van verschillende evenementen waardoor minder kosten zijn gemaakt voor externe advisering. Lagere kosten overige Deze onderschrijding betreft voornamelijk het uitstel van de aanschaf van nieuwe uniformen voor crisisfunctionarissen. Toelichting baten

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

Niet van toepassing.

37

3.3 Product beheer gemeenschappelijke meldkamer Doel

3.3.1 Wat wilden we bereiken? Prioriteiten in 2020

Prioriteit in 2020 heeft: • Voltooiing samenvoegingstraject Meldkamer Noord-Holland; • Afstemming culturen, procedures en verschillende werkwijzen.

3.3.2 Wat hebben we gedaan? Voor de Meldkamer Brandweer heeft COVID-19 en de daaruit voortvloeiende maatregelen, met name impact gehad op de doorontwikkeling van de afdeling. Belangrijke taken als vakbekwaamheid, teambuilding en evalueren zijn hierdoor onder druk komen te staan en nauwelijks behaald. Er zijn diverse maatregelen getroffen om het oefenen, evalueren en de teamvorming op afstand digitaal zo goed als mogelijk door te laten gaan, echter de uitvoering daarvan is beperkt gebleken. De COVID-19 maatregelen hebben ook in de operatie impact gehad doordat er door burgers en partners minder meldingen zijn aangeboden. In totaal zijn door de MKB NH 15.518 brandweer incidenten aangemaakt, specifiek voor onze regio 2.789 incidenten. Dit is een afname van ongeveer 30% t.o.v. voorgaande jaren. Het effect van het landelijke vuurwerkverbod in relatie met de COVID-19 maatregelen was ook merkbaar tijdens de jaarwisseling die t.o.v. voorgaande jaren rustig is verlopen. Uit voorzorg was opgeschaald met een gedeeltelijke extra ondersteunende vrijwilligers bezetting. Er zijn stappen gezet in het maken van prestatieafspraken tussen de meldkamer en de VRZW en er wordt toegewerkt naar één werkgever op de meldkamer brandweer (waar er nu 3 bestaan, VRK, VRNHN en VRZW). De stabiliteit van het netwerk van de LMS is afgelopen jaar op een aantal momenten zeer onstabiel gebleken.

Dit heeft tot zorgen geleid met betrekking tot het beheer en de uitvoering van de meldkamer processen. Dit knelpunt is tot op directie niveau opgeschaald en eveneens op bestuurlijk niveau gemeld. Zoals in vorige BURAP’s gerapporteerd dient er qua techniek nog een verbeterslag gemaakt te worden door de LMS (die het beheer van de meldkamers heeft overgenomen). Er is door de LMS een projectplan (roadmap) gemaakt die zich concentreert op de korte, middellange en lange termijn. Deze roadmap is breed gedragen en dient de nodige verbeteringen te bewerkstelligen waarmee de stabiliteit van het netwerk van de LMS verbetert.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

38

Er wordt vanuit de disciplines kritisch meegekeken en gestuurd op het onderwerp continuïteit, deze is momenteel nog voor verbetering vatbaar.

Prestatie-indicatoren Verwerkingstijd meldkamer De starttijd is de tijd voor de aanname door de brandweercentralist. Verwerkingstijd is de tijd van aanname brandweercentralist tot alarmering van de eerste eenheid. Voor VrZW is de norm van de gemiddelde verwerkingstijd over de periode van 1 jaar, vastgesteld op 1 minuut. Op basis van de landelijk vastgestelde brandweerkerndata wordt deze tijd uniform gemonitord en gerapporteerd. In onderstaand overzicht de weergave over de afgelopen 3 jaren.

KPI

Norm

2020

2019

2018

Verwerkingstijd meldkamer NH

1 minuut

01:04

01:04

01:14

3.3.3 Wat heeft het gekost? Slagvaardig organiseren Product beheer gemeenschappelijke meldkamer Lasten Baten Totaal saldo van baten en lasten

Begroting primair

Begroting na wijziging

Rekening 2020

Saldo

€

927 €

1.741 €

1.439 €

302-

€

345- €

665- €

675- €

10-

€

582 €

1.076 €

764 €

312-

Toelichting op verschillen product 'beheer gemeenschappelijke meldkamer' Lasten

V/N

Hogere loonkosten

€

70

N

Bijdrage VRK

€

367-

V

Overig

€

5-

V

Totaal lasten

€

302-

V

Detacheringsopbrengsten

€

10-

V

Totaal baten

€

10-

V

Saldo

€

312-

V

Baten

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

V/N

39

Toelichting lasten

Hogere loonkosten De hogere kosten van de loonsom bij de meldkamer wordt met name veroorzaakt door een eenmalige afkoop wegens het uniformeren van de loonkosten van centralisten met die van de andere veiligheidsregio’s. Lagere bijdrage Veiligheidsregio’s De toelichting op de lagere kosten voor de Veiligheidsregio Kennemerland (penvoerder voor de gemeenschappelijke meldkamer) kan gesplitst worden in de reguliere bijdrage van VrZW aan de exploitatie over 2020 en in de afrekening van de project- en frictiekosten met betrekking tot de samenvoeging: op basis van de vooraf vastgestelde verdeelsleutel wordt het aandeel in de totaalkosten van de meldkamer voor 20% via voorschotnota’s door de VRK in rekening gebracht op de onderdelen meldkamer brandweer en meldkamer calamiteiten coördinatoren. Door een bijstelling van de begroting leidt dit tot een onderschrijding. -

Toelichting baten

De frictiekosten 2018 -2020 zijn in 2020 definitief afgerekend. Dit leidt tot een onderschrijding ten opzichte van de eerdere prognose. Dit wordt deels veroorzaakt omdat nog niet alle eerder voorziene frictiekosten in rekening zijn gebracht. Tegenover dit voordeel staat een lagere vrijval vanuit de bestemmingsreserve meldkamer ter hoogte van € 220.000 omdat deze nog niet in z’n geheel kon vrijvallen. Dit voordeel wordt in hoofdstuk 6 toegelicht.

De doorbelasting van de loonkosten aan VRK lag in 2020 €10K hoger dan eerder aangenomen.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

40

3.4 Product Rampenbestrijding en crisisbeheersing (incl. Bevolkingszorg) Doel

3.4.1 Wat wilden we bereiken? Prioriteiten in 2020

Prioriteit in 2020 heeft: • Inspelen op actuele (maatschappelijke) ontwikkelingen • Staat van de rampenbestrijding • Planvorming • Operationele prestaties • Netcentrische crisisbeheersing • Kwaliteit • Bevolkingszorg

3.4.2 Wat hebben we gedaan? Voortgang

GRIP-Incidenten 2020 • Zaterdagavond 25 januari was sprake van een GRIP 1-situatie vanwege een explosie bij Tate & Lyle Netherlands BV in Koog aan de Zaan. • Op 9 maart ontving de Gemeente Purmerend op het Stadhuis een brief met een onbekende stof. Dit leidde tot ontruiming van de postkamer en een opschaling naar GRIP 1. • Op 12 maart werd opgeschaald naar GRIP 4 vanwege de uitbraak van het COVID-19 virus en de uitvoering van de landelijke maatregelingen daartegen. Sindsdien is de GRIP 4-situatie van kracht, niet alleen bij Zaanstreek-Waterland, maar in alle veiligheidsregio’s. • Op 16 april woedde een zeer grote brand in een loods in Purmerend. Een mogelijk aanwezige vuurwerkopslag en de rook richting een woonwijk waren reden tot opschaling naar GRIP 1. • Aan de JP Grootstraat in Purmerend is in de nacht van 16 mei een zeer grote brand uitgebroken in een voormalig buurtcentrum. Vanwege de mogelijke aanwezigheid van asbest en de rookontwikkeling is opgeschaald naar GRIP 1. • Op 28 juli was sprake van een GRIP 1 vanwege een zeer grote brand in een vrijstaande woning in Zuidoostbeemster. • Op 15 december werd opgeschaald naar GRIP 1 vanwege een grote gaslekkage door graafwerkzaamheden met ontruiming van zes woningen als gevolg in Krommenie.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

41

Regionaal Crisisplan Noord-West 3-verband Met het oog op onder andere een gemeenschappelijke meldkamer en bovenregionale samenwerking stellen we samen met de veiligheidsregio’s Noord-Holland Noord en Kennemerland een format op voor het Regionaal Crisisplan 2021-2024. Doel is een uniform plan voor de drie regio’s met ruimte voor regionaal maatwerk. De uitwerking van het format heeft vertraging opgelopen als gevolg van de beperkte beschikbaarheid (ook bij de andere twee Veiligheidregio’s) van beleidscapaciteit. Dit is het gevolg van de inzet van de betreffende beleidsmedewerkers in de bestrijding van de COVID-19 crisis. De planning is nu om het ‘RCP NW3’ tekstueel af te ronden in Q2 2021 en deze daarna voor te leggen voor bestuurlijke besluitvorming. De wijzigingen voor VrZW hebben overigens een beperkte reikwijdte en impact, hierdoor ontstaan als gevolg van het uitstel geen operationele knelpunten. Doorontwikkeling ‘Operationeel Handboek VrZW’ De digitale app ‘Operationeel handboek VrZW’ is afgelopen jaar verder doorontwikkeld en gevuld. Zo gebruiken nu ook Bevolkingszorg en Crisiscommunicatie de app voor hun crisisfunctionarissen voor het ontsluiten van relevante informatie, zoals naslagwerken, informatiekaarten, procedures en werkinstructies.

Operationele prestaties Op grond van artikel 2.5.1 van het Besluit Veiligheidsregio’s dient elke Veiligheidsregio jaarlijks met een systeemtest de gehele crisisorganisatie te toetsen. De uitbraak van COVID-19 heeft er echter voor gezorgd dat de crisisorganisatie van alle veiligheidsregio’s sinds 13 maart 2020 is opgeschaald naar GRIP 4 en feitelijk continu ‘oefent’ met het systeem van crisisbeheersing. De vereiste flexibiliteit en kwaliteit van optreden overstijgen in hoge mate de capaciteiten die normaliter in een systeemtest worden getoetst. Om die reden heeft VrZW, na instemming van de Veiligheidsdirectie, de Inspectie Justitie en Veiligheid gevraagd in 2020 geen systeemtest uit te hoeven voeren. Inmiddels heeft op 13 juli 2020 ook de Raad van Commandanten en Directeuren Veiligheidsregio (RCDV) namens alle veiligheidsregio’s de Inspectie verzocht de verplichting tot een systeemtest voor dit jaar te laten vervallen. De inspectie heeft aangegeven in te stemmen met dit verzoek mits er een evaluatie wordt uitgevoerd over het functioneren van de crisisorganisatie in het kader van de bestrijding van de COVID-19 crisis, waarin de relevante elementen uit de systeemtest worden betrokken. Het verdient de voorkeur om een dergelijke evaluatie extern te laten uitvoeren.

Momenteel vindt de keuze van een externe partij plaats, waarbij de verwachting is dat deze voor het einde van Q1 de evaluatie kan afronden met het opleveren van een evaluatierapport. Periodiek beeld van de rampenbestrijding en crisisbeheersing In juni 2020 publiceerde de Inspectie Justitie en Veiligheid het ‘Periodiek beeld van de rampenbestrijding en crisisbeheersing’ (voorheen was dit ‘De Staat van de rampenbestrijding’). Het periodiek beeld is een landelijke weergave van de crisisbeheersing en rampenbestrijding.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

42

Dit periodiek beeld bestaat uit de volgende vier onderdelen: 1. Operationele prestaties, 2. Borging vakbekwaamheid crisisfunctionarissen, 3. Kwaliteitszorg, en 4. Samenwerken. In tegenstelling tot de Staat van de rampenbestrijding, zijn bij het Periodiek beeld niet alle onderdelen per regio getoetst, met uitzondering van Operationele prestaties. Naast Operationele Prestaties is VrZW op Vakbekwaamheid getoetst en scoort zij op die onderdelen “op orde”. Netcentrische crisisbeheersing Kern van de netcentrische crisisbeheersing is real time informatieuitwisseling tussen partijen tijdens een ramp of crisis. Hierdoor ontstaat een actueel en gedeeld beeld, dat het besluitvormingsproces ten goede komt. In 2020 hebben we als gevolg van COVID-19 ruimschoots invulling gegeven aan de multidisciplinaire informatiedeling rondom crisis. Niet alleen binnen de regio tussen de disciplines, maar ook met ander veiligheidsregio’s, veiligheidspartners en het Landelijk Operationeel TeamCorona (LOT-C). Vanwege het langdurige karakter van de crisis en de inzet daarbij van onze informatiemanagers is er geen actie gezet op een Interregionaal Veiligheids Informatiecentrum (IVIC) Noord-Holland. In lijn met de landelijke verkenning rondom een Knooppunt Coördinatie regio’s-Rijk en de daarbij behorende informatie-uitwisseling zal in 2021 hier verder invulling aan gegeven worden.

Multidisciplinair Opleiden, Trainen en Oefenen Alle geplande multidisciplinaire trainings- en oefenmomenten konden vanwege COVID-19 geen doorgang hebben in 2020. Het stilleggen van de 31oefeningen (inclusief Systeemtest) heeft vooral een nadelig effect op de vakbekwaamheid van de CoPI-functionarissen en voor de ROTfunctionarissen die beperkt zijn ingezet bij de bestrijding van de COVID-19 crisis. Voor de ongeveer 175 functionarissen waarvoor dit geldt, is een elearning ‘Processen crisisorganisatie’ ontwikkeld. Ter vervanging van de themabijeenkomsten zijn daarnaast in het najaar twee webinars voor het CoPI en vier webinars voor het ROT aangeboden. Ook voor de eerste helft van 2021 wordt voorzien dat nog rekening gehouden moet worden met beperkingen voor het uitvoeren van het Multidisciplinair Opleiden Trainen en Oefenen (MOTO) als gevolg van COVID-19. Daarom wordt verder bekeken op welke (digitale) manieren er toch vakbekwaamheidsmomenten aangeboden kunnen worden. Het Meerjaren Beleidsplan MOTO 2021-2024 heeft vanwege het gewijzigde prioriteiten door COVID-19 enige vertraging opgelopen. Inmiddels is het plan gereed en zal het na instemming van de kolommen in Q1 2021 ter besluitvorming worden aangeboden. De doorontwikkeling van onze evaluatiesystematiek voor GRIP-incidenten en de oefenomgeving is geïntegreerd in het Meerjarenbeleidsplan MOTO.

Het plan kent een sterke verbinding tussen het evalueren van incidenten en oefenen, zodat we leermomenten bij incidenten beter benut kunnen worden.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

43

Mobiele Commando Unit (MCU) VrZW faciliteert het CoPI bij de incidentbestrijding met een mobiele vergaderunit voor overleg tussen de kolommen en eventuele liaisons. In een traject van twee jaar zijn de wensen en eisen geïnventariseerd en is op basis hiervan de nieuwe Mobiele Commando Unit (MCU) op 11 juni 2020 opgeleverd en kort daarna in gebruik genomen. Als de ontwikkelingen rondom COVID-19 het toelaten zal fysiek oefenen vanaf februari 2021 onderdeel uitmaken van het oefenprogramma. Voor de tussenliggende periode is een instructiefilm gemaakt. Uitvoering Plan van Aanpak ‘Beperken van gezondheidsrisico’s COVID-19 bij arbeidsmigranten Het Regionaal Beleidsteam heeft in juni 2020 opdracht gegeven tot het opstellen van een Plan van Aanpak ‘Beperken gezondheidsrisico’s COVID-19 bij arbeidsmigranten VrZW’ met als belangrijkste focuspunt de werkomgeving. VrZW heeft hier samen met GHOR/GGD, Bevolkingszorg en Politie uitvoering aangegeven. De volgende drie thema’s stonden centraal: 1. Inventariseren risicolocaties waar arbeidsmigranten wonen en werken binnen Zaanstreek-Waterland. 2. (Preventieve) Communicatie voor bedrijven en huisvesters. 3. Beschikbaar hebben van een quarantaine- en isolatielocatie voor arbeidsmigranten waarbij de woonomstandigheden het niet toelaten om op veilige afstand te blijven in geval van een COVID19 besmetting.

De inventarisatie van risicolocaties is gereed en wordt bijgehouden in geval van wijzigingen. De preventieve communicatie heeft op dit moment nog geen invulling gekregen vanwege de dynamiek in de ontwikkeling van het COVID-19 virus en de wijzigingen in de RIVM-maatregelen aangescherpt werden. De door burgemeesters gewenste bezoeken konden daardoor geen doorgang hebben. Ook bleek het urgentiebesef bij bedrijven sterk toegenomen en was er via de overheid en brancheorganisatie ondertussen ook veel voorlichtingsmateriaal verspreid. De quarantaine- en isolatielocatie is gerealiseerd. Het landelijk Samenwerkingsplatform ‘Arbeidsmigranten en COVID-19’, ondergebracht bij het LOT-C, is per 1 september actief. Voor controle op de naleving van de RIVM-maatregelen zijn in onze regio onder de vlag van het samenwerkingsplatform twee inspecties geweest bij bedrijven waar arbeidsmigranten werken. Ook is een medewerker van team Crisisbeheersing 2 dagen per week gedetacheerd naar dit platform, waardoor een nauwe samenwerking geborgd is. Beschouwing functioneren crisisorganisatie COVID-19 crisis De COVID-19 is een crisis die zich niet eerder in een vergelijkbare vorm heeft voorgedaan.

Medio 2020 heeft een tussentijdse beschouwing plaatsgevonden met als doel om tijdens de COVID-19 crisis de belangrijkste ‘tips en tops’ voor het functioneren van de hoofdstructuur van de crisisorganisatie en de samenwerking met partners te verzamelen om tijdens de crisis al tot verbeteringen te komen. Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

44

De afgelopen maanden is ingezet om mede aan de hand van de ‘tips’ uit de beschouwing verbeteringen aan te brengen ten faveure van het functioneren van de crisisorganisatie. Zo zijn de Beleidsteamvergaderingen effectiever ingericht door vanwege de splitsing in een crisisoverleg en een burgemeestersoverleg, zijn de voorbereidingen getroffen voor de inrichting van een Intergemeentelijk Team COVID-19 en heeft de GHOR haar informatiepositie verstevigd. In vervolg op de tussenbeschouwing wordt momenteel de laatste hand gelegd aan een analyse met daarin de resterende actiepunten per kolom. Daarnaast zal in Q1 2021 een externe partij de crisisorganisatie opnieuw schouwen. Bevolkingszorg De medewerkers van de sectie Bevolkingszorg VrZW en de Adviseurs Crisisbeheersing van de gemeenten speelden in 2020 een belangrijke rol bij het managen van de COVID-19 crisis in de regionale en gemeentelijke crisisteams. De sectie Bevolkingszorg VrZW coördineerde, ondersteunde en faciliteerde de inzet van de gemeentelijke crisisfunctionarissen in de stafsecties Bevolkingszorg en Crisiscommunicatie in het COVID-19 ROT en RBT. Hoofdtaak was daarbij het -samen met de gemeenten- uitvoering geven aan de landelijke COVID-19 maatregelen en dit vertalen naar een lokale aanpak. Informatievoorziening, juridische advisering en communicatie (naar bestuur, inwoners en pers) zijn belangrijke onderdelen hiervan.

De wekelijkse Bestuurlijke nieuwsbrief is een herkenbaar voorbeeld. Daarnaast heeft de sectie Bevolkingszorg een aanzienlijke rol gespeeld in het leren en evalueren van de inzet op de bestrijding van de COVID-19 crisis en de totstandkoming van het Intergemeentelijk Team COVID-19. Uitvoering Jaarplan Bevolkingszorg 2020 Omdat de medewerkers van de sectie Bevolkingszorg VrZW ook de functionarissen zijn die uitvoering geven aan het jaarplan Bevolkingszorg (inclusief crisiscommunicatie) heeft hun inzet directe gevolgen gehad voor de activiteiten die voor 2020 gepland stonden. Bevolkingszorg heeft zich gefocust op dat wat essentieel is voor de continuering van de regionale gemeentelijke crisisorganisatie. Denk hierbij aan het beheer van de bereikbaarheidsgegevens en draaiboeken, werven en opleiden van nieuwe crisisfunctionarissen en samen met de Bevolkingszorg-crisisfunctionarissen evalueren en leren van incidenten. Ook de trainingen in crisisbeheersing voor de wethouders van de acht gemeenten konden in het tweede deel van 2020 wel doorgaan.

Daarnaast is het gelukt om -met behulp van de inzet van Adviseurs crisisbeheersingeen bijdrage te leveren aan het ontwikkelen van de wettelijke multidisciplinaire planvorming die dit jaar gepland stond zoals het Regionaal Risicoprofiel (RRP), het Regionaal Beleidsplan VrZW en het Beleidsplan Multidisciplinair Opleiden, Trainen en Oefenen (MOTO). Het jaarplan voor opleiden, trainen en oefenen van de gemeentelijke crisisfunctionarissen het afgelopen jaar lag praktisch stil. De COVID-19 crisis heeft ertoe geleid dat een aantal functionarissen met een rol in één van de coronacrisisteams veel kennis en ervaring heeft opgedaan, terwijl een ander deel trainingen en oefeningen heeft moeten missen. Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

45

Ook konden de geplande projectmatige activiteiten, zoals evalueren van de nieuwe samenstelling van de sectie Bevolkingszorg VrZW, het verder vormgeven van de samenwerking van bevolkingszorg in NoordWest 3verband en het vastleggen van de systematiek voor vakbekwaam worden en blijven, geen doorgang vinden.

3.4.3 Wat heeft het gekost? Slagvaardig organiseren Product rampenbestrijding en crisisbeheersing Lasten Baten Totaal saldo van baten en lasten

Begroting primair

Begroting na wijziging

Rekening 2020

Saldo

€

1.097 €

768 €

840 €

72

€

- €

- €

- €

-

€

1.097 €

768 €

840 €

72

Toelichting op verschillen product 'Rampenbestrijding en Crisisbeheersing' Lasten

V/N

Coronavirus

49

N

Inhuur derden

11

N

Opleiding/examen repressief

12

N

Totaal lasten

72

N

Baten

V/N

Totaal baten €

Saldo

Toelichting lasten

0

V

72

N

Hogere materiële kosten COVID-19 crisis In het kader van de COVID-19 crisis is er sprake van een overschrijding. Dit betreft onvoorziene materiële kosten die via de COVID-19 declaratie bij het Rijk gedeclareerd worden. Hierdoor is er per saldo sprake is van een budget neutraal karakter. Hogere kosten inhuur derden De overschrijding wordt veroorzaakt door de declaratie van gemaakte uren door crisisfunctionarissen die niet in dienst zijn van VrZW. Dit betreft o.a. taken op het gebied van informatiemanagement. Hogere kosten opleiding/examen repressief In de 2e bestuursrapportage is de begroting voor verschillende opleidingstrajecten, trainingen en examens neerwaarts bijgesteld als gevolg van de COVID-19 crisis. Toch zijn binnen de gestelde kaders zo veel als mogelijk de opleidingen en examens doorgegaan waardoor er sprake is van enigszins hogere kosten dan eerder voorzien.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

46

Doordat de hogere materiële kosten als gevolg van COVID-19 volledig door het Rijk worden vergoed, resteert er op dit product een hogere besteding van €23K op inhuur derden en opleiding/examen repressief ten opzichte van de tweede bestuursrapportage. Toelichting baten

Niet van toepassing.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

47

4. Programma overhead Doel

Het realiseren van de ambities van de organisatie gaat niet vanzelf. Als samenwerkingsverband en uitvoeringsorganisatie vragen wij veel van elkaar en onze mensen. Het realiseren van de ambities vraagt gerichte sturing en aandacht op het gebied van personeel, financiën en informatiemanagement. Mede daarom is in het beleidsplan ook een ondersteunende agenda opgenomen. Deze vormt de basis voor de ontwikkelrichting binnen het programma overhead. De afdeling Bedrijfsvoering en het team Veiligheidsbeleid en Strategie staan voor een effectieve en efficiënte ondersteuning van Bestuur, managementteam en andere organisatiedelen bij de uitvoering van haar taken. Medewerkers met diverse specialismen leveren zo samen een belangrijke bijdrage aan de slagvaardige organisatie die VrZW wil zijn.

4.1 Wat wilden we bereiken? Prioriteiten in 2020

Financiën Om het administratieve proces te vereenvoudigen heeft het Algemeen Bestuur op 6 april 2018 besloten VrZW op de panden de rol en verantwoordelijkheid van een ‘’huurder” te geven. De panden blijven in eigendom van de gemeenten, maar een belangrijk deel van het dagelijks en correctief onderhoud gaat uitgevoerd worden onder regie van VrZW. VrZW stuurt sinds 1 januari 2019 per gemeente twee keer per jaar een factuur voor de door VrZW geïnitieerde werkzaamheden aan de panden van de desbetreffende gemeente (waarbij de totale opgaven van kosten van de gemeente in de huisvestingsfoto (versie 20 oktober 2017) leidend is. In 2020 worden nadere afspraken gemaakt over een eventuele overdracht van budgetten. Personeel Om ook op langere termijn effectief en relevant te zijn in een veranderende maatschappij, is het van belang dat ook de veiligheidsregio in het algemeen en de brandweer in het bijzonder, inzet op een meer divers personeelsbestand. In 2019 en 2020 is aan diversiteit/inclusiviteit nadrukkelijk aandacht besteed. Dit programma vraagt om een langjarige inspanning, derhalve zal er ook in 2021 nadrukkelijk werk van gemaakt worden om vrouwen en mensen met een migratie- achtergrond te werven en zich thuis te laten voelen in onze organisatie. Daarnaast verrichten wij inspanningen om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op te nemen in onze organisatie.

In het kader van de wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA) worden de ontwikkelingen nauwlettend gevolgd ten aanzien van het opvangen van de mogelijke consequenties die dit met zich zal gaan brengen voor VrZW. Informatievoorziening Naast mensen en (financiële) middelen is informatie een steeds crucialere factor om de ambities te realiseren. Het tijdig beschikbaar hebben van de juiste informatie op de juiste plaats is steeds meer van belang, mede door de maatschappelijke ontwikkelingen op dit gebied. Het meer toekomstgericht

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

48

inrichten van processen in lijn met het toegenomen belang van data gestuurd en ondersteund werken is dan ook een belangrijk aandachtspunt. Daarbij hoort ook het zetten van concrete stappen op weg naar papierloos werken (substitutie). De ambities van de verschillende onderdelen op het gebied van informatiemanagement zijn weergegeven in een ICT visie met bijbehorende actieplannen. Hiermee wordt richting gegeven aan de lange termijn agenda die op dit terrein wordt gevolgd. In 2020 geven we opvolging aan de geactualiseerde plannen. Wij kiezen nadrukkelijk voor informatievoorziening die past bij de schaal en context van onze regio, effectief en doelmatig. We willen in de ontwikkeling van informatievoorziening een ‘slimme volger’ zijn. Dat houdt in: elders beproefde oplossingen hergebruiken waar mogelijk en passend, en de samenwerking opzoeken (landelijk en in NoordWest4-verband) waar dat potentieel meerwaarde heeft. Informatiebeveiliging en privacy zijn daarbij belangrijke thema’s in de uitvoering.

4.2 Wat hebben we gedaan? Voortgang

Algemeen Ook voor de ondersteunende onderdelen heeft de COVID-19 crisis in 2020 grote gevolgen gehad. Vanuit de afdelingen P&O, ICT en Facilitair werd adequaat op de COVID-19 crisis gereageerd en werden voorzieningen gecreëerd waardoor de rest van de organisatie kon blijven functioneren. De kantoororganisatie heeft vanaf maart grotendeels vanuit huis gewerkt. Dit werd op ICT-gebied gefaciliteerd door de bandbreedte van de inlogfunctie van buitenaf te vergroten en een nieuw concept voor flexibele werkplekautomatisering in te voeren. Waar nodig werden medewerkers ondersteund bij de inrichting van een thuiswerkplek. Ondanks de crisis liep dienstverlening naar de andere onderdelen goed door en werden de meeste doelstellingen in 2020 gehaald. Echter zijn ook enkele doelstellingen niet gehaald en (deels) doorgeschoven naar 2021. Deze doorgeschoven acties hadden vaak betrekking op activiteiten waarvoor de interactie met andere afdelingen noodzakelijk was of die maatschappelijk lastig waren te organiseren. Zoals het vervaardigen van de nieuwe bedrijfsfilm, een wervingsfilm of het verbeteren van de arbeidsmarktcommunicatie. Ook het uitrollen van de nieuwe ICT werkplek werd later gerealiseerd maar kwam toch nog grotendeels in 2020 gereed. En ons nieuwe intranet heeft voor het deel dat voor de vrijwilligers bestemd is, vertraging opgelopen.

Voor het alsnog realiseren van enkele doelstellingen in 2021 heeft het Algemeen Bestuur bij het vaststellen van de tweede Bestuursrapportage ingestemd met het vormen van een Bestemmingsreserve COVID-19 waardoor budgetten uit 2020 doorgeschoven worden naar 2021. Financiën. De in de begroting geschetste rol waarbij VrZW de rol van ‘huurder’ van de panden van de gemeente vervuld, wordt begin 2021 met de gemeenten geëvalueerd.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

49

Dit is later dan oorspronkelijk gepland als gevolg van vertraging door de COVID-19 crisis. Na deze evaluatie worden afspraken gemaakt wanneer en op welke wijze de hiervoor relevante budgetten eventueel zullen worden overgedragen. Om deze evaluatie en verwachte implementatie te doen wordt zoals hiervoor toegelicht een budget van €23.000 via een bestemmingsreserve overgeheveld naar 2021. In 2020 zijn de kosten die VrZW in dit kader voorgeschoten heeft met de gemeenten afgerekend. Financiën heeft de opzet van de salarisbegroting en het monitoren daarvan verbeterd. Daarnaast is extra inzet gepleegd op het in beeld brengen van de corona meer- en minderkosten. Middels twee declaraties zijn de gesaldeerde meerkosten met het Rijk afgerekend. In de algemene toelichting in hoofdstuk 1 wordt hierover meer toegelicht. In de managementletter van 2019 adviseerde de accountant over de verbetering van enkele interne werkprocessen. In 2020 hebben de meeste aanbevelingen tot verbetering van de bedrijfsvoering geleid. Zo is o.a. het betaalproces van de salarisbetalingen verbeterd en zijn er formele procesvastleggingen gemaakt van o.a. het Planning & Controlproces. In 2021 zullen de verbetervoorstellen die in 2020 gerapporteerd zijn verder opgepakt worden. Diversiteit Er is in 2020 op diverse manieren aandacht besteed aan het bevorderen van een meer diverse organisatie.

Om de man-vrouw verhouding binnen de repressie beter in balans te brengen, is een aantal vrouwelijke collega’s aangesteld die wij geheel zelf leiden. Hiervoor zijn enkele opleidingsplaatsen boven de vastgestelde formatie opgenomen. Om optimaal te profiteren van onze verschillen, zijn medio 2020 bijeenkomsten georganiseerd voor de repressie en met leidinggevenden, om met elkaar van gedachten te wisselen over wat meer diversiteit voor hen betekent. Ook binnen beheersmatige afdelingen stelden we nieuwe medewerkers aan die door hun achtergrond een aanvulling zijn op de rest van het team. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat nieuwe collega’s zich thuis voelen; hiervoor is een centraal introductieprogramma ontwikkeld voor alle nieuwe medewerkers. Daarnaast worden ‘100 dagen gesprekken’ gevoerd met nieuwe medewerkers om hun ervaringen te horen. Personeel De wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA) is op 1 januari 2020 in werking getreden. Voor de Veiligheidsregio’s is de invoering van de wet echter opgeschort. Het Veiligheidsberaad heeft in dit verband het voornemen een werkgeversvereniging voor veiligheidsregio’s op te richten. Deze vereniging gaat zich inzetten voor een nieuwe rechtspositie voor alle medewerkers van de veiligheidsregio’s.

Met het oog op de positie van de vrijwilligers bij de brandweer, is er landelijk een onderzoek gestart naar de mogelijkheid de vrijwilligheid te kunnen behouden. De uitkomst van dat onderzoek en de oprichting van de werkgeversvereniging moeten resulteren in een nieuwe rechtspositie voor alle medewerkers van de veiligheidsregio’s per 1 januari 2022. Tot dat moment blijft de CAR-UWO van toepassing op al het personeel. Eind 2020 is het tweejaarlijkse Medewerkersonderzoek gehouden met als resultaat een positieve uitkomst. Het werkplezier is gestegen van een 6,7 naar een 7,2. Ook de waardering voor werkgeverschap en de inhoud van het werk zijn verder omhoog gegaan. Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

50

We scoren hiermee boven het gemiddelde van de benchmark Veiligheidsregio’s. De stijgende trend die in 2018 is ingezet zet daarmee door. Informatievoorziening Om de continuïteit van de informatievoorziening beter te borgen, zijn in 2020 bepaalde netwerkcomponenten zoals firewalls vervangen. Dit zorgt ervoor dat het netwerk van VrZW ook beter beschermd is tegen eventueel misbruik van buitenaf. Er zijn nieuwe computers ingekocht, zodat medewerkers flexibeler en effectiever gebruik kunnen maken van de mogelijkheden die de hedendaagse technologie aanbiedt. Vanaf november 2020 is de nieuwe werkplekautomatisering in gebruik genomen. De uitrol hiervan loopt begin 2021 nog door. VrZW heeft een nieuwe Mobiele Commando Unit (MCU). Deze unit wordt ingezet bij grote calamiteiten in de regio en gebruikt voor de multidisciplinaire rampenbestrijding en crisisbeheersing. Deze MCU is voorzien van moderne informatie- en communicatietechnologie. Dit maakt een snelle uitwisseling van informatie mogelijk tussen plaats incident en het regionaal operationeel team, alsook de regionale meldkamer. Op het gebied van de data-analyse en business intelligence zijn er diverse nieuwe dashboards ontwikkeld. Het betreft dashboards die betrekking hebben op de primaire processen van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, zoals de coronacrisis, maar ook die gericht zijn op de bedrijfsvoeringsprocessen.

Omdat er door de coronacrisis meer medewerkers thuiswerken, is de bandbreedte van de verbinding naar het netwerk van VrZW verhoogd. Het samenwerkingsplatform Teams van Microsoft werd ook versneld in gebruik genomen. In diverse sessies zijn de medewerkers bekend gemaakt met de werking daarvan. Binnen het kader van de informatiebeveiliging zijn in de afgelopen periode diverse acties ondernomen om weerbaarheid op dit gebied te verhogen. Bijvoorbeeld een bewustwordingsactie om medewerkers alerter te laten worden, zoals bij het thuiswerken. Daarnaast zijn er ook technische testen uitgevoerd. Gezien de toenemende cybercriminaliteit en de schade die dit voor organisaties kan veroorzaken, is eind 2020 besloten een Cyberverzekering tegen de risico’s af te sluiten. De coronacrisis heeft extra werk met zich meegebracht op het gebied van de archivering. Vanuit het Rijk is aangegeven dat relevante informatie in het kader van het coronavirus zorgvuldig moet worden vastgelegd en in bepaalde situaties zelfs eeuwig moet worden bewaard. Procedures en de inrichting van systemen zijn daar in de afgelopen periode op afgestemd en er is een grote hoeveelheid aan informatie in het document managementsysteem verwerkt. Dit legde veel druk op de toch al krappe personele capaciteit van1,5 fte. Daarvoor werd extra capaciteit ingehuurd.

Alle activiteiten met betrekking tot de informatievoorziening zijn echter uitgevoerd binnen de vastgestelde financiële kaders. Een periodieke audit op de naleving van de Archiefwet leverde als resultaat op dat er aantoonbare verbetering van de processen en systemen werd geconstateerd. Het merendeel van de exploitatie- en investeringsbudgetten werd in 2020 aangewend, met uitzondering van enkele activiteiten die naar 2021 worden doorgeschoven.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

51

Prestatieindicatoren KPI Ziekteverzuimpercentage

Norm < 5,4%

2020 2,53

2019 3,35%

Ziekteverzuim-frequentie

< 1,21

0,53

0,65

Accountantsverklaring

Goedgekeurd

Toelichting

√

Toelichting Norm: lager dan landelijk gemiddelde gemeenten (2019: 5,4%) Aantal malen dat een medewerker per jaar ziek is. Norm: lager dan landelijk gemiddelde gemeenten (1,21) Norm: goedkeurende verklaring

Net als het jaar ervoor is organisatiebreed het ziekteverzuim opnieuw gedaald. Dit geldt voor zowel het verzuimpercentage als de frequentie.

4.3 Wat heeft het gekost? Toelichting declaratie kosten COVID-19 programma Overhead Binnen het programma overhead worden direct aan COVID-19 gerelateerde kosten via een voorschot gedeclareerd bij het Rijk. Er is m.n. sprake geweest van externe inhuur gericht op de (crisis)communicatie, kosten voor het aanpassen van de werkplekomgeving en juridische advisering. Als gevolg van de COVID-19 situatie heeft aan medewerkers waarbij sprake was van buitendagdienstwerkzaamheden uitbetaling hiervan plaatsgevonden evenals de uitbetaling van de vergoeding van niet gecompenseerde uren. Tenslotte zijn er uitgaven verantwoord die met name zijn toe te wijzen aan de gevolgen van de COVID-19 pandemie zoals extra schoonmaakkosten, beschermende kleding, desinfectiemiddelen, mondkapjes enz. Dit omdat het hoofdkantoor van VrZW gebruikt is als centrale locatie voor de ambtelijke en bestuurlijke crisisorganisatie.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

52

Overhead

Begroting primair

Begroting na wijziging

Rekening 2020

Saldo

Lasten

€

7.514 €

7.780 €

7.707 €

73-

Baten Totaal saldo van baten en lasten

€

16- €

623- €

874- €

251-

€

7.498 €

7.157 €

6.833 €

324-

Toelichting op verschillen product 'Bedrijfsvoering / Veiligheidsbeleid & Strategie' Lasten -167

V/N V

168

N

ICT

59

N

Facilitaire kosten

-46

V

Opleidingen

-39

V

Ongevallenverzekering

-19

V

Inhuur proj. Risicomanagement en Verzekeringen

81

N

Uitstel implementatie projecten agv corona

-98

V

Overig

-12

V

Totaal lasten

-73

V

Baten Bijdrage Covid-19 Rijk

-168

V/N V

Bijdrage proj. Risicomanagement en Verzekeringen

-81

V

-2

V

-251

V

Lagere loonkosten en inhuur derden Kosten corona gedeclareerd bij het Rijk

Overig Totaal baten

Toelichting lasten

Lagere salarislasten en inhuur derden Voor een toelichting wordt verwezen naar de afwijking die in hoofdstuk 1.3 opgenomen is. Kosten COVID-19 gedeclareerd bij het rijk De gemaakte kosten mbt het coronavirus waren niet begroot, maar worden bij het rijk gedeclareerd (zie ook baten). ICT De overbesteding bij ICT wordt vooral veroorzaakt door hogere licentiekosten en foutief begrote kosten van de multifunctionals (printers/scanners). Daarnaast was er sprake van hogere kosten voor dataverbindingen. Dit had grotendeels te maken met de introductie van de nieuwe kantoorautomatisering. Facilitaire kosten Om compensatie te bieden voor hogere gebruikerskosten van de kazernes (zie gebouwenbeheer) is VrZW terughoudend geweest met het doen van overige facilitaire uitgaven. Opleidingen Door de COVID-19 crisis zijn opleidingen, die plaats zouden vinden in het 4 e kwartaal uitgesteld/ geannuleerd.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

53

Ongevallenverzekering De premie op de ongevallenverzekering is lager uitgevallen dan begroot. Inhuur project Risicomanagement en Verzekeringen Voor het landelijk project Risicomanagement en Verzekeringen heeft VrZW de projectleider geleverd en daarnaast voor €81K extern advies voorgefinancierd wat vooraf niet begroot was. Deze kosten zijn integraal doorbelast op basis van inwoneraantallen aan alle veiligheidsregio’s (zie ook baten). Uitstel implementatie projecten agv de COVID-19 crisis Door de COVID-19 crisis kon een aantal doelstellingen niet worden gerealiseerd. Het bestuur heeft bij de tweede bestuursrapportage besloten voor deze activiteiten een reserve te vormen. De vorming van deze bestemmingsreserve COVID-19 is terug te vinden onder mutatie reserves. Toelichting baten

Kosten COVID-19 gedeclareerd bij het rijk De gemaakte kosten mbt de COVID-19 crisis waren niet begroot, maar worden bij het rijk gedeclareerd (zie ook lasten). Inhuur project Risicomanagement en Verzekeringen Voor het landelijk project Risicomanagement en Verzekeringen heeft VrZW de projectleider geleverd en daarnaast voor €81K extern advies voorgefinancierd wat vooraf niet begroot was. Deze kosten zijn integraal doorbelast op basis van inwoneraantallen aan alle veiligheidsregio’s (zie ook lasten).

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

54

5. Overzicht algemene dekkingsmiddelen Algemene dekkingsmiddelen

Begroting primair

Begroting na wijziging

Rekening 2020

Saldo

Lasten

€

28- €

1- €

4- €

Baten Totaal saldo van baten en lasten

€

29.406- €

29.224- €

29.224- €

-

€

29.434- €

29.225- €

29.228- €

3-

3-

Toelichting op verschillen programma "Algemene dekkingsmiddelen" Lasten

V/N

Lagere kosten rentelasten

-3

V

Totaal lasten

-3

V

Baten

V/N V

Totaal baten €

Saldo

Toelichting lasten

N.V.T.

Toelichting baten

N.V.T.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

0

V

3-

V

55

6. Mutaties reserves Mutatie reserves

Begroting primair

Begroting na wijziging

Rekening 2020

Saldo

Toevoegingen reserves

€

- €

- €

333 €

333

Onttrekkingen reserves Totaal saldo van baten en lasten

€

- €

459- €

280- €

179

€

- €

459- €

53 €

512

Toelichting op verschillen "Mutatie reserves" Toevoegingen reserves

V/N

Bestemmingsreserve Covid-19

333

N

Totaal

333

N

Onttrekkingen reserves

V/N

Bestemmingsreserve meldkamer

179

N

Totaal

179

N

512

N

€

Saldo

Toelichting

Bestemmingsreserve Covid-19 Door de COVID-19 crisis konden niet alle doelstellingen voor 2020 gerealiseerd worden. Het algemeen bestuur heeft bij de tweede bestuursrapportage besloten voor deze uitgestelde werkzaamheden een bestemmingsreserve Covid-19 te vormen. De storting in de reserve is conform de specificatie zoals opgenomen in deze bestuursrapportage. Bestemmingsreserve Meldkamer De bestemmingsreserve “meldkamer” beoogd de aanloop- en inrichtingskosten van de regionale meldkamer op te vangen. Deze aanloopkosten zijn t/m 2020 door de penvoerder, Veiligheidsregio Kennemerland, afgerekend. Deze afrekening leidt in het programma Brandweerzorg bij product Beheer Gemeenschappelijke Meldkamer tot een meevaller van €302K. Per 31/12/2020 resteren er nog drie posten van in totaal €220K waarop in 2021 mogelijke frictiekosten verwacht worden. Hierdoor valt niet de gehele bestemmingsreserve vrij, zoals in de begroting na wijziging verwacht werd, maar een bedrag van €280K. Zoals hiervoor toegelicht valt het nadelig verschil van deze onttrekking van €179K weg tegen de lagere kosten genoemd bij het product Meldkamer

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

56

7. Heffing vennootschapsbelasting (Vpb) Toelichting

Op basis van de resultaten en aanvullende analyse heeft Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland over de belastingjaren tot en met 2018 geen aangifte Vennootschapsbelasting ingediend. Over deze jaren is hierdoor dus geen vennootschapsbelasting betaald. In samenwerking met een (externe) belastingadviseur is wel dossiervorming voor een (mogelijke) controle opgesteld Voor de jaren 2019 en 2020 is de verwachting dat ook geen aangifte Vennootschapsbelasting hoeft te worden gedaan. In deze jaarrekening is derhalve geen rekening gehouden met aanvullende lasten. In samenwerking met de belastingadviseur wordt ook voor deze jaren een fiscaal dossier opgesteld.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

57

8. Paragrafen 8.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing Aanleiding en achtergrond Het Algemeen Bestuur van VrZW acht het wenselijk om risico’s die mogelijk van invloed zijn op de organisatie beheersbaar te maken. Door inzicht in de risico’s is de organisatie in staat om op verantwoorde wijze beheersmaatregelen te nemen. Hierdoor staan de resterende risico’s van nu en die gerelateerd zijn aan toekomstige investeringen in verhouding tot de vermogenspositie van de organisatie. Ook vermelden wij belangrijke ontwikkelingen in de nabije toekomst die redelijkerwijs geen risico vormen, maar wel impact hebben op de organisatie. Het beleid van VrZW is vastgelegd in de Nota weerstandsvermogen en risicobeheersing VrZW (vastgesteld op 18 december 2013). Hierin is opgenomen dat VrZW minimaal jaarlijks haar risico’s actualiseert. Hieronder wordt verslag gedaan van de resultaten van de risico-inventarisatie, Op basis van de geïnventariseerde risico’s is tevens het weerstandsvermogen berekend. Op 20 oktober 2017 heeft het Algemeen Bestuur besloten om met ingang van de jaarrekening 2017 voor het vaststellen van het weerstandsvermogen een waardering C (voldoende) toe te passen. Deze uitgangspunten worden ook voor de jaarrekening 2020 gehanteerd. Risicoprofiel Om de risico’s van VrZW te actualiseren is een risicoprofiel opgesteld.

Dit risicoprofiel is opgesteld in een bijeenkomst met het managementteam waarbij gebruik is gemaakt van het softwareprogramma NARIS® (NAR Risicomanagement Informatie Systeem; een systeem waarmee risico’s systematisch in kaart kunnen worden gebracht en beoordeeld). Het opstellen van een risicoprofiel in tijden van de Covid-19 pandemie is vanzelfsprekend een bijzonder lastige opgave. De risico’s met betrekking tot COVID-19 daar waar het direct gaat om de eigen bedrijfsvoering (continuïteit, vakbekwaamheid, huisvesting etc.) zijn beschreven in hoofdstuk 1 In bijeenkomsten met de organisatie en het management zijn de overige reguliere risico’s besproken en december 2020 geactualiseerd. Zo zijn er risico’s vervallen omdat de juiste maatregelen zijn getroffen of zijn er nieuwe risico’s bijgekomen op basis van externe ontwikkelingen. Hierbij is uitgegaan van een reguliere bedrijfsvoering. De korte termijn risico’s van COVID-19 worden in 2020 en 2021 door het Rijk gedekt. Op lange termijn risico’s en impact van COVID-19 kunnen nog voldoende maatregelen getroffen worden in termen van beleidskeuzes. De netto inschatting van deze risico’s is daarmee dan ook beperkt. Op basis van de geactualiseerde risico’s is met behulp van NARIS een top-10 vastgesteld zoals onderstaand opgenomen. Dit zijn de risico’s die gezamenlijk ca.

99% van de totale benodigde weerstandcapaciteit voor rekening nemen. Overige risico’s hebben een dermate kleine impact dat ze in deze paragraaf niet zijn opgenomen. Alle risico’s zijn opgenomen in het NARIS systeem zodat deze periodiek kunnen worden geactualiseerd op het risico zelf, de inschattingen en/of te nemen maatregelen.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

58

Risico Onvoorziene claim beroepsziekten/arbeidson gevallen

Meer langdurige (grootschalige) inzet dan waarmee bij het opstellen van de begroting rekening is gehouden (inhoud, complexitieit, weersomstandigheden etc)

Niet verzekerde financiële gevolgen van schades

Onvoorziene acute uitgaven om paraatheid op peil te houden

Kosten van investeringen/inkoop blijken na aanbesteding hoger dan voorzien (ten opzichte van meerjaren investeringsbedragen)

Toekennen van schadevergoedingen als gevolg van inadequaat operationeel optreden

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

Maatregelen Actief - Continue aandacht voor schoon en veilig werken, Actief - De beheersing van arbeid gerelateerde risico's wordt op peil gehouden door regelmatige RI&E en indien noodzakelijk aanpassing van procedures/aanvullende investeringen, Actief - Voor financiële gevolgen van aansprakelijkheid voor arbeidsongevallen is een verzekering afgesloten Actief - Tegen dit risico en de gevolgen daarvan zijn geen maatregelen te treffen door VRZW. Wanneer sprake is van een (stijgende) trend is het mogelijk de begroting hierop aan te passen. De begroting zodanig aanpassen dat hierdoor geen uitschieters naar boven ontstaan is niet wenselijk omdat dit een sterk kosten opdrijvend effect zou hebben voor de deelnemers in de GR. Actief - inzet op preventie o.b.v. schade analyse Actief – in landelijk project wordt verkend of Veiligheidsregio’s gezamenlijk risico’s kunnen afdekken door b.v. fondsvorming

Kans 10%

Maximaal financieel gevolg € 1.000.000

Invloed van risico 21%

25%

€ 250.000

13%

10%

€ 500.000

11%

In voorbereiding - Meer rekening houden met beschikbaarheid in opstellen dekkingsplan om acute problemen te voorkomen, Actief - Verbeteren van de opbrengsten van werving van vrijwilligers, Actief - Verbeteren beleving bij vrijwilligers op basis van uitkomsten belevingsonderzoeken, Actief Diversificatie vrijwilligers Geimplementeerd - aanpassen investeringsramingen als dit zich voordoet

50%

€ 100.000

11%

50%

€ 100.000

11%

In voorbereiding - In informatiebeleidsplan aandacht besteden aan maatregelen voor optimaal benutten beschikbare informatie. Actief - Op basis van regelmatige evaluatie indien nodig bijstellen van procedures

5%

€ 1.000.000

10%

59

Excedentrisico materieel

Actief - Medewerkers toerusten met de juiste digitale hulpmiddelen Actief - inzet op preventie o.b.v. analyse schades op landelijk niveau

10%

€ 500.000

8%

oprichting werkgeversorganisatie (2021) en inrichting eigen CAO (2022)

Actief – Volgen van ontwikkelingen en zoveel als mogelijk anticiperen op deze ontwikkelingen

70%

€ 50.000

7%

Boete als gevolg van niet naleven AVG

In voorbereiding - Verschillende typen maatregelen (technisch, organisatorisch, personeel) opnemen in informatiebeleidsplan en regelmatig toetsen op werking, Actief - Continue aandacht voor bewustzijn bij medewerkers In voorbereiding - cyberverzekering (netto van 500k naar 15k eigen risico), Actief - Back-up afspraken, bijvoorbeeld met andere regio's, Actief - Kritische systemen zijn minimaal dubbel uitgevoerd

10%

€ 250.000

5%

5%

€ 150.000

2%

Uitval kritische systemen (uitrukalarmering, mobiele systemen auto's, eigen administratiesystemen)

Op basis van de vastgelegde risico’s is een risicosimulatie uitgevoerd. De risicosimulatie wordt toegepast omdat het reserveren van het maximale bedrag ongewenst is. De risico’s zullen immers niet allemaal tegelijk en in hun maximale omvang optreden. De simulatie maakt 100.000 verschillende scenario’s op basis van de verschillende risico inschattingen. Figuur 1 en de bijhorende tabel tonen de resultaten van de risicosimulatie.

Jaarstukken 2020 Versie 1.0 / 1e aanbieding DB/AB

60

Benodigde weerstandscapaciteit bij verschillende zekerheidspercentages Percentage Bedrag 75% € 302.051 80% € 359.249 90% € 578.233 95% € 831.611 In de grafiek en de tabel worden de simulatieresultaten weergegeven met verschillende zekerheidspercentage. In Nederland wordt geadviseerd om 90% van alle voorkomende scneario’s uit de simulatie te kunnen afdekken met financiele middelen (benodigde weerstandcapaciteit). Dat betekent dat de benodigde capaciteit ca. 578k bedraagt. Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van VrZW bestaat uit het geheel aan middelen dat de organisatie daadwerkelijk beschikbaar heeft om de risico’s in financiële zin af te dekken: