314618 Belastingsamenwerking met Eemnes bijlage 2 Onderzoeksrapport

Eventuele reiskosten dienen te worden gecompenseerd door de gemeente Baarn conform de reguliere reiskostenvergoeding. In de bijlage wordt nader ingegaan op dit thema Resultaat van het thema Personele consequenties Binnen de berekeningen die zijn gemaakt ten behoeve van het onderzoek naar mogelijke belastingsamenwerking is er voor het toekennen van de formatie aan de huidige werklast een rekenkundige berekening gemaakt van de benodigde formatie (benodigde fte) gekoppeld aan deze werklast. Er is hierbij nog geen koppeling gemaakt tussen de werkelijke formatie en functionarissen en de werkzaamheden. In de implementatiefase is het noodzakelijk dat deze koppeling (werklast aan feitelijke medewerkers, met bijbehorende berekende fte-formatie-functies) wordt gemaakt. Dit mede in het licht bezien van de wnra, en het vraagstuk overgang van onderneming. Hierbij moet men bewust zijn dat er afwijkingen kunnen ontstaan in positieve of negatieve zin tussen de rekenkundige benodigde bezetting en werkelijk over te dragen formatie.

Omdat de outsourcing naast Eemnes ook geldt voor Laren en Blaricum richting Huizen moet in de implementatiefase deze doorvertaling in gezamenlijkheid worden gemaakt, waarbij uiteraard zoveel als 8 Bron aanbesteding belastingtaak 2021, peildatum is 2020, waarbij zes fte externe inhuur betreft 9 Indien de juridische grondslag voor de samenwerking een centrum constructie is, bij de keuze voor gastheerschap

wordt het personeel vanuit de BEL gedetacheerd.

21

mogelijk wordt aangesloten op de cijfermatige berekening als het gaat om de feitelijke verdeling van personeel. Hierbij dient de ondernemingsraden ook te worden geconsulteerd vanuit haar adviesrecht (bij voorkeur gecombineerd met het lokaal overleg). 3.5 Thema Toekomstbestendigheid en risico’s Bij het thema ‘toekomstbestendigheid en risico’s gaat het in de eerste plaats om de toekomstvastheid van de eventuele partner. Het gaat dan om vragen als: Is de nieuwe partner in staat om de belastingtaak voor de komende jaren kwalitatief hoogwaardig uit te voeren? Een hieraan gerelateerd aspect is de vraag: wat is het bestaansrecht van een samenwerkingspartner en welke toekomstige veranderingen zijn nu al te voorzien die de toekomstbestendigheid beïnvloeden? Daarnaast is het verder van belang om te weten welke financiële, juridische en bestuurlijke risico’s de gemeente Baarn en Eemnes (in de toekomst) lopen. De ervaring leert dat toetreding tot een bestaand belastingkantoor eenvoudiger te realiseren is dan de oprichting van een nieuwe belastingsamenwerking. Daarbij zijn er bij de gemeente Baarn in 2021 wijzigingen geweest in de aansturing van belastingen (pensioen van de senior) en tevens is vanuit de verschillende afdelingen ambtelijk openlijk twijfel geuit aan de nut en noodzaak van de samenwerking tussen Baarn en Eemnes op het gebied van belastingen.

Op managementniveau is de motivatie om te gaan samenwerken positief. Het is van cruciaal belang om te komen tot een (financieel) vruchtbare samenwerking dat de bereidheid maar ook de kwalitatieve organisatie van de gemeente Baarn op orde is om de gemeente Eemnes te kunnen ontvangen. Hierop moet wel nadrukkelijk worden gestuurd, maar ook op worden geïnvesteerd door zowel de gemeente Baarn als Eemnes aangezien beide belang hebben bij het goed uitvoeren van de belastingtaak. Binnen het werkveld Belastingen Baarn is er nadrukkelijk een samenwerking gezocht op het gebied van Basisregistraties. Er is sprake van een integrale objectregistratie en het gezamenlijk uitvoeren van de vastgoedregistratie (van de betrokken basisregistraties WOZ-BAG-BGT). Dit is een actuele landelijke ontwikkeling. Hiervoor is -onder regie van het ministerie van Binnenlandse Zaken- een landelijk programma Doorontwikkeling in Samenhang (DiS Geo) in het leven geroepen. De gemeente Eemnes brengt tot op heden enkel de belastingtaak in. In navolging van deze samenwerking dient nadrukkelijk in de driehoek BEL Combinatie-Baarn-Huizen te worden gekeken hoe in de toekomst aan deze integraliteit vorm gegeven gaat worden. Binnen dit onderzoek is dit (positionerings)vraagstuk geen onderdeel van de opdracht. 3.6 Thema Risico’s

Rondom de bedrijfsvoering en de implementatie zijn op voorhand niet alle risico’s te benoemen. In de nu volgende tabel hebben we de belangrijkste risico’s benoemd met bijbehorende beheersmaatregelen. Risico Vertraging project laag risico

Mogelijk effect  Dit betreft een laag risico. Indien de

beoogde planning om wat voor redenen dan ook niet kan worden gerealiseerd, betekent dit dat uitbesteding van de belastingtaak van de gemeente Eemnes niet per 1 januari 2023 gerealiseerd kan worden, maar gelet op de periode die daardoor beschikbaar is, zal dit gerealiseerd moeten kunnen worden

Mogelijke beheersmaatregelen  Om de beoogde planning te halen, dient Het Go/No-Go besluit dient uiterlijk in december 2021 te worden genomen.  Indien november juni niet wordt

behaald, dan bestaat het risico dat de gemeenteraadsverkiezingen 2022 een vertragende werking kan hebben in het besluitproces.

22

Risico

Mogelijk effect  Vertraging kan tot meerkosten leiden. Bijvoorbeeld voor ondersteuning van PinkRoccade software en (externe) projectleiding voor de begeleiding van de transitie

Risico Opstartproblematiek Gemiddeld risico

Mogelijk effect  Beide organisaties moeten zich er van

Mogelijke beheersmaatregelen  Er is rekening middels een PM post gehouden met (incidenteel) bewust zijn dat naar verwachting de inhuurbudget nieuwe organisatie nog niet gelijk in  Aan de kant van Baarn is rekening staat is om per 1 januari 2023 de gehouden met extra formatieruimte belastingtaak voor twee gemeenten voor P&C en aan de kant van Eemnes direct vlekkeloos uit te voeren. De is rekening gehouden met extra nieuwe belastingtaak dient te landen formatieruimte voor de regiefunctie binnen de gemeente Baarn. Dit is vaak  Organisaties sturen op constructieve een proces dat langer duurt. De

 



Personeel Risico hoog

Mogelijke beheersmaatregelen



afstemming rondom gegevensdeling, werkprocessen etc. tussen de BEL Combinatie en de gemeente Baarn zal zeker in de opstartjaren extra afstemmingsinzet vragen. Door de conversie Eemnes naar Vris loopt het reguliere proces vertraging op of treedt er kwaliteitsverlies op.

De gemeente Eemnes werkt nu met de belastingapplicatie van Pink Roccade aangevuld met de WOZ applicatie van TOG Nederland (VRIS).  De gemeente Baarn werkt met VRIS en Neuron. De implementatie staat gepland voor het einde van het jaar. Het risico is dat de medewerkers van de gemeente Eemnes niet tijdig beschikken over de benodigde kennis en ervaring om de belastingtaken conform de Baarnse norm uit te voeren. Binnen de incidentele kosten is hiervoor budget opgenomen, vandaar dat we dit risico als gemiddeld kwantificeren. Gebreken in de kwalitatieve en/of kwantitatieve bezetting van de  (project)organisatie, waardoor het realiseren van de planning onder druk komt te staan en mogelijk meer inzet van (externe) partijen noodzakelijk is Er gaan relatief weinig medewerkers met kennis van de belastingprocessen van Eemnes over naar Baarn of er verdwijnt lokale kennis bij Baarn waardoor onvoldoende belastingkennis

 

samenwerking, het nakomen van de gemaakte afspraken binnen de nog op te stellen dienstverleningsovereenkomst (dvo) en niet direct de andere partij (financieel) aansprakelijk stellen voor eventuele meerkosten. Alles valt en staat met de kwaliteit van de medewerkers, de kwaliteit van de aansturing en de wil om samen te werken en er een succes van te maken. De consequenties rondom dit risico richten zich met name op een (exponentiële) toename van kosten en vertraging van het project of toetreding. De risico’s kunnen worden beperkt door voorafgaand aan de toetreding een project- en testplan te schrijven. Aangezien zowel de gemeente Baarn als Eemnes zich de afgelopen jaren nog niet heeft (kunnen) bewijzen als een professionele organisatie met voldoende ervaring met toetreders binnen het werkveld Belastingen is dit risico hoog te noemen. Opleidingen verzorgen voor nieuwe medewerkers

De vacature voor nieuwe senior / teamleider zo snel mogelijk invullen In de salariëring is rekening gehouden met schaal 10a (i.p.v. de huidige schaal 9 van de coördinator)

23

Risico

Mogelijk effect over Eemnes/Baarn leidt tot problemen in de belastingheffing.  Er zullen relatief veel medewerkers ingehuurd moeten worden, deze zijn relatief duur  Medewerkers krijgen verschillend salaris voor verschillende werkzaamheden; dit kan ‘gedoe’ veroorzaken  Indien medewerkers van Eemnes relatief meer verdienen, is de gehanteerde norm voor salaris en inhuur mogelijk te laag  De huidige formatie van de gemeente



Mogelijke beheersmaatregelen  Er is rekening gehouden met extra (incidenteel) inhuurbudget  Als bekend is welke medewerkers overgaan naar Baarn is van belang gelijk een vergelijking te maken van de inschaling van de huidige medewerkers van Baarn versus de medewerkers van Eemnes die overkomen; dit neemt het risico overigens niet weg  Hiervoor is het randvoorwaardelijk

Baarn is voldoende geëquipeerd om de belastingtaak van Baarn uit te voeren, maar zij hebben geen ervaring met het adopteren van een nieuwe belastingtaak van de gemeente Eemnes. Het niet kunnen verkrijgen van de juiste mensen met de juiste kwaliteiten



Financieel Risico hoog







Criteria Schoon Over worden niet behaald, waardoor de kosten hoger uitvallen dan begroot. De berekening van de norm Baarn is te laag ingeschat, waardoor de kosten per object toenemen. Binnen de





berekeningen is uitgegaan van de norm van Baarn. Aangegeven is dat de inzet van personeel en inhuur (en overigens ook de andere budgetten)  strak is begroot binnen de gemeente Baarn. Er is daardoor weinig tot geen ruimte voor (structurele) tegenvallers. Uitgangspunt is dat de Baarnse norm en oordeel van de Waarderingskamer wordt toegepast op de uitvoering van

dat de organisatie goed wordt aangestuurd, begeleid en geholpen vanuit de gemeente Baarn om deze taak goed uit te voeren. Het invullen van de vacature voor senior medewerker is een eerste aanzet, maar de leiding daarboven heeft ook een nadrukkelijke rol in het al dan niet succesvol samenwerken. Wij schatten dit risico als gemiddeld in uitgaande dat er een goede en ervaren senior wordt aangenomen en dat het management van de gemeente Baarn goed (bij)stuurt in de eerste jaren van de samenwerking. Dit totdat afdeling heeft bewezen de taak kwalitatief hoogwaardig en tijdig kan uitvoeren (van projectfase naar ‘going concern’ proces). Direct na het go-besluit starten met het invullen van de aanwezige vacature ruimte Baarn en de personele impact (kwalitatief en kwantitatief) uit te werken binnen de implementatiefase. Voldoende tijd en/of budget vrijmaken voor het project Schoon door de Poort om te voldoen aan de vastgestelde kwaliteitseisen

Als tegenmaatregel om mogelijke (incidentele) tegenvallers op te vangen is een PM post in de projectbegroting opgenomen voor de jaren 2023 en 2024. Het is noodzakelijk dat er vanuit het lijnmanagement nadrukkelijk goed gestuurd moet worden, zodat de kwaliteit van de administratie op voldoende niveau blijft. Wij schatten

24

Risico

Mogelijk effect

Mogelijke beheersmaatregelen

de belastingtaak voor Eemnes. In het project is er ook een bestandsanalyse gedaan in de vorm van een Schoon door de Poort controle. Deze meting heeft uitgewezen dat de gemeente Baarn niet op alle onderdelen aan het gevraagde kwaliteitsniveau van de ‘Schoon Over’ criteria voldoet. De vraag is dan of de norm van Baarn gestoeld is op het inhoudelijk juiste kwaliteitsniveau van volledigheid, integriteit en kwaliteit. Het risico is dat de kostennorm per object hoger uit gaat vallen indien blijkt dat er structurele veranderingen in de werkprocessen van het team belastingen moeten worden doorgevoerd om te voldoen aan de juiste kwaliteitseisen of dat er sprake is van een incident. Bestuurlijk (risico hoog)



Er hebben reeds gesprekken plaatsgevonden over een mogelijke belastingsamenwerking tussen de gemeente Baarn en Soest. Een derde deelnemende gemeente in de belastingsamenwerking heeft gevolgen op verschillende vlakken (politiek, dataconversie, omvang, etc).

dit risico als gemiddeld10 in, aangezien het niet bekend is of het incidenteel danwel structureel is.



Omdat er op dit moment nog onvoldoende bekend is over de stand van zaken rondom deze mogelijke samenwerking schatten wij dit risico als hoog in. Het is van belang dat Baarn en Eemnes samen optrekken in het proces rondom de belastingsamenwerking.

Ten aanzien van de belastingapplicatie en uitvoering van de belastingprocessen zijn aanvullend op het voorgaande ook nog de volgende kritische aspecten en randvoorwaarden aan de orde: 

   

De implementatie van de gemeente Eemnes binnen de gemeente Baarn vindt plaats terwijl het normale werk ‘gewoon’ doorgang moet vinden. Tegelijkertijd dienen nieuwe ontwikkelingen - weten regelgeving- vlekkeloos en adequaat te worden verwerkt. Er dient gedurende de voorbereiding, implementatie en uitvoering voldoende capaciteit en deskundigheid, zowel belasting- en procesinhoudelijk, als ICT-technische capaciteit beschikbaar te zijn. Dit alles legt een fors capaciteitsbeslag op de betrokken organisaties (Baarn en Eemnes). De afstemming en koppeling vanuit de Baarn met de toetredende gemeente Eemnes moet nog worden (door)ontwikkeld. Bemensing van het project moet kwalitatief hoogwaardig zijn. Er dient een stevige projectleider ICT door de gemeente Baarn (of vanuit de RID) te worden gekoppeld aan het project. De bestaande systemen en gegevensbestanden zijn verschillend, zowel naar aard als formaat; dat geldt met nadruk ook voor de historische bestanden. De belastingheffing kan tot 3 jaar terug na toetreding worden opgelegd danwel geïnd. Wie is hiervoor verantwoordelijk/probleemhouder?

10 Indien er sprake is van een structurele afname van kwaliteit, volledigheid, integriteit van de belastinggegevens is, dan

schatten wij dit risico als hoog in.

25

   

Principe van het project is toetreding Schoon door de Poort. Koppeling van / tussen een groot aantal systemen. Betrokkenheid en doortastendheid van opdrachtgevers/management. Goede samenwerking met, en inzet van, alle betrokken organisaties en organisatieonderdelen alsmede de leveranciers is cruciaal; het gaat dan onder meer PinkRoccade (Eemnes) of TOG Nederland (Baarn en deels Eemnes).

26

4. Financiële consequenties 4.1 Inleiding

In dit hoofdstuk gaan we in op de consequenties ten aanzien van financiën en formatie van uitbesteding van de belastingtaak van Eemnes aan Baarn. 4.2 Aanpak berekeningen

We gaan nu in op onze aanpak om de consequenties van uitbesteding (wat betreft financiën en formatie) van de belastingtaak van Eemnes aan Baarn in kaart te brengen. Deze aanpak bestond uit de volgende stappen: 

Inventarisatie huidige situatie. Dit betreft de huidige kosten en formatie van de gemeente Eemnes voor de uit te besteden taken.



Inventarisatie nieuwe situatie. Dit betreft de kosten voor Eemnes op basis van de kostennorm van Baarn. Daarnaast houden we rekening met de kosten van de zogenaamde regiefunctionaris.



Het totale structurele financiële effect. Dit berekenen we via de volgende formule: huidige kosten -/- kosten nieuwe situatie = totaal structureel financieel effect. Bij een positief bedrag is er sprake van een structurele besparing, terwijl als de kosten van de nieuwe situatie hoger zijn dan de kosten van de huidige situatie er sprake is van een structureel tekort.



Transitiekosten: dit zijn de (totale) incidentele kosten om de nieuwe situatie c.q. uitbesteding van de belastingtaak tot stand te brengen.



Terugverdientijd: dit betreft de tijd die benodigd is om de incidentele kosten terug te verdienen via de structurele besparing. Bij een structureel tekort is de terugverdientijdtijd oneindig.

Het berekeningsmodel geven we schematisch weer in de volgende figuur.

27

Vooraf maken we nog de volgende opmerkingen ten aanzien van de gehanteerde uitgangspunten en aanpak:  Als peildatum voor de huidige kosten is -in de basis- gekozen voor het volgende:  Baarn: de begrotingscijfers 2021.  Eemnes: eveneens de begrotingscijfers 2021. Echter specifiek voor de inhuurkosten zijn we uitgegaan van de feitelijke realisatie op basis van jaarrekening 2020. Dit is gedaan omdat -specifiek voor deze post- geldt dat de feitelijke inhuurkosten meerjarig gezien op een hoger niveau lagen dan de begrote kosten. 11  Voor Baarn zijn (alleen) de kosten van personeel en uitbesteding op basis van de begrotingscijfers 2021 in kaart gebracht. Op basis hiervan is een prijs per object berekend. Deze prijs per object is vervolgens gehanteerd voor de werklast die Eemnes inbrengt, namelijk het aantal objecten van Eemnes. Zie verderop in dit hoofdstuk voor een nadere toelichting.  Wat betreft de kostenverdeling hebben we de volgende uitgangspunten gehanteerd:  Structurele meerkosten (van Baarn voor de uitvoering van de belastingtaak van Eemnes) zijn voor rekening voor Eemnes.  Alle incidentele kosten zijn voor rekening van Eemnes.  Alle gebruikte getallen zijn besproken met de werkgroep Financiën en overgenomen uit de begroting danwel daar waar nodig aangevuld/aangepast. Daar waar dit van toepassing is wordt dit in het vervolg nader toegelicht.

De cijfers zijn gevalideerd door de betrokken controller(s).  Voor een deel van de cijfers geldt dat in deze fase nog niet met 100% zekerheid voorspeld kan worden wat het kostenniveau zal zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om de omvang van de projectkosten en welke medewerkers overgaan vanuit de BEL Combinatie (en de daarmee verbonden kosten). Daar waar van toepassing is zoveel als mogelijk -op basis van onze ervaring- een inschatting gemaakt c.q. is gebruik gemaakt van aannamen/ uitgangspunten.  Ten behoeve van de navolgbaarheid van de berekeningen presenteren wij in dit hoofdstuk niet afgeronde bedragen.  Een nadere uitwerking van een aantal financiële berekeningen is terug te vinden in bijlage 3. Daarnaast is als (separate) bijlage bij deze rapportage een uitgebreide Excel sheet met alle berekeningen beschikbaar. Om de tekst in dit hoofdstuk beknopt en leesbaar te houden, nemen we alleen de belangrijkste tabellen en cijfers op in dit hoofdstuk.  Alle bedragen in dit hoofdstuk zijn exclusief eventuele btw. In de komende paragrafen laten we de uitkomsten van de berekeningen zien.

11 Daarmee biedt het uitgaan van de jaarrekeningcijfers -specifiek voor deze post- een betere basis voor de vergelijking met de (begrotings)cijfers van

Baarn. Het bedrag aan meerkosten (jaarrekening ten opzichte van begroting) is circa €7.500. Het is hierbij van belang op te merken dat dit exclusief inhuurkosten voor incidentele projecten is.

28

4.3 Huidige kosten

Wat betreft de huidige kosten van Eemnes merken we op dat de volgende kosten niet zijn meegenomen:  De kosten voor (vergoedingen voor) zogenaamde no cure, no pay bureaus, zoals in een vorig hoofdstuk al opgemerkt. 12 Deze kosten zullen separaat verrekend worden met de gemeente Eemnes.  De overheadkosten. De overheadkosten van de belastingtaak van Eemnes c.q. de BEL Combinatie kunnen namelijk -mede gezien de relatief beperkte omvang van de belastingtaak- niet binnen afzienbare tijd afgebouwd worden. Dat betekent dat de benodigde budgetten voor overhead in de begroting van de BEL Combinatie achter zullen blijven. Zie bijlage 3 voor een nadere specificatie van deze overheadkosten.  De kosten voor luchtfoto’s, kadaster en dergelijke.13 Deze gegevens zijn namelijk ook nodig voor andere gemeentelijke afdelingen binnen de BEL Combinatie, dus niet alleen voor de belastingtaak. Afspraak is dat Baarn ‘om niet’ kan beschikken over deze gegevens ten behoeve van de uitvoering van de belastingtaak van de gemeente Eemnes.  Invordering van private vorderingen. Deze taak is nu bij het team Belastingen ondergebracht en blijft achter bij de gemeente. De betreffende personele kosten zijn in mindering gebracht op de huidige kosten.  Bankkosten.

Bij de becijferingen zijn we er van uit gegaan dat de belastingopbrengsten gestort worden op een bankrekeningnummer van de gemeente Eemnes (waardoor de bankkosten bij de gemeente Eemnes blijven bestaan). De nu volgende tabel laat de huidige kosten van de belastingtaak van de gemeente Eemnes zien (volgens de hiervoor beschreven uitgangspunten). Kostenpost

Personele kosten Inhuurkosten Kosten ICT/ belastingapplicatie (Pink en VRIS) Materiële lasten (met name drukwerk en porti) Kapitaallasten Overheadkosten Opbrengsten vervolgingskosten (o.a. dwangbevelen) Totaal huidige kosten Eemnes

Eemnes € 171.482 € 61.870 € 37.034 € 9.800 € 9.296 Niet meegenomen -€ 10.000 € 279.482

12 No cure, no pay bureaus maken bezwaar op de WOZ-waarde voor burgers. Dit doen ze op basis van ‘no cure-no-pay’ (vandaar de naamgeving). Wanneer

een burger bezwaar maakt met behulp van een no-cure-no-pay bureau en deze wordt in het gelijk gesteld, dan is de gemeente wettelijk verplicht om een proceskostenvergoeding aan het no-cure-no-pay bureau uit te keren. De proceskostenvergoeding bestaat uit vaste bedragen die een no-cure-no-pay bureau bij een overheidsinstelling mag declareren. De kosten voor no cure, no pay bureaus is overigens een onzekere kostenpost, die de laatste jaren een stijgende lijn vertoont. 13 Hiervoor is overigens geen afzonderlijk budget, maar een wat groter budget waaruit deze kosten worden betaald.

29

Ter toelichting op de tabel merken we nog het volgende op:   

De KCC taak -oftewel de belastingtelefoon- wordt overgedragen.14 Bij de materiële lasten gaat het met name om kosten voor drukwerk en porti.15 De bovenstaande tabel geeft in de eerste plaats inzicht in de kosten van de belastingtaak. Daarnaast is er ook sprake van opbrengsten, namelijk opbrengsten van vervolgingskosten (bijvoorbeeld voor dwanginvordering). Deze opbrengsten blijven -ook na uitbesteding- bij de gemeente Eemnes.

4.4 Berekening personele kosten en inhuur (en formatie) o.b.v. normkosten Baarn

Voor wat betreft de personele kosten en de inhuurkosten -die met name bepalend zijn voor de omvang van de kosten van een belastingorganisatie- gaan wij uit van de normkosten van Baarn. Dit betreft het bedrag wat Baarn nodig heeft -voor personele kosten en inhuur- voor het uitvoeren van de belastingtaak van de gemeente Eemnes. Zie bijlage 3 voor een toelichting op de berekening. 4.5 Structurele kosten (na uitbesteding aan Baarn)

De nu volgende tabel vergelijkt de structurele huidige kosten van Eemnes met de kosten na uitbesteding aan Baarn. Categorie

Huidig Toekomstig Eemnes Eemnes (uitbesteding aan Baarn) Personele kosten € 171.482 € 133.651 Inhuurkosten € 61.870 € 33.676 P&C functionaris (schaal 10a) € 9.387 Kosten regiefunctie € 16.474 Kosten ICT/belastingapplicatie € 37.034 € 71.400 Materiële lasten (o.a. drukwerk en porti) € 9.800 € 9.800 Kapitaallasten € 9.296 Overheadkosten (huidig vs. doorbelasting Baarn) € 33.787 Opbrengsten vervolgingskosten (o.a. dwangbevelen) -€ 10.000 -€ 10.000 Totaal huidig versus toekomstig € 279.482 € 298.175

Verschil € 37.831 € 28.194 -€ 9.387 -€ 16.474 -€ 34.366 €0 € 9.296 -€ 33.787 €0 -€ 18.693

De tabel laat zien dat overdracht van de belastingtaak van Eemnes naar Baarn per saldo leidt tot een kostenverhoging van circa €19.000. We lichten de verschillende onderdelen van de kolom ‘Toekomstig Eemnes’ als volgt nader toe: 



Voor wat betreft de personele kosten en de inhuurkosten -met name bepalend voor de kosten van een belastingorganisatie- gaan wij uit van de (norm)kosten van Baarn. Zie bijlage 3 voor een nadere toelichting. We reserveren 0,1 fte aan de kant van Baarn voor P&C werkzaamheden. De betreffende functionaris die met deze werkzaamheden is belast zorgt er bijvoorbeeld voor dat de juiste informatie wordt aangeleverd aan de regiefunctionaris van Eemnes ten behoeve van de P&C documenten van Eemnes (met name begroting en de jaarrekening). Tevens levert de betreffende

14 Dit in de eerste plaats vanuit het oogpunt van kostenefficiëntie. Ook heeft overdracht van deze taak als voordeel dat vragen van burgers vaker in één

keer beantwoord kunnen worden (in plaats van doorverbinden vanuit het gemeentelijke KCC van Eemnes naar het KCC van Baarn, en vanuit daar eventueel weer door naar andere medewerkers van het belastingteam van Baarn. Uit onderzoek blijkt dat burgers liever minder vaak doorverbonden willen worden. Binnen de telefooncentrale van de BEL Combinatie dient dit wel technisch (doorschakelen) te worden geregeld. Op het aanslagbiljet wordt geadviseerd enkel het telefoonnummer van de gemeente Baarn t communiceren. 15 Kosten voor de hondencontrole zijn niet meegenomen. Dit was in 2019 voor het laatst.

30





 



functionaris input voor de jaarlijks door de gemeenteraad van Eemnes vast te stellen verordeningen. Bij overdracht van de belastingtaak zal aan de kant van Eemnes c.q. de BEL Combinatie rekening gehouden moeten worden met de regietaak, in te vullen door een zogenaamde regiefunctionaris. Deze functionaris fungeert als linking-pin tussen Eemnes en het team belastingen bij Baarn. Daarnaast zal deze functionaris de (achterblijvende) beleidstaken op zich nemen. In bijlage 2 lichten de taken van de regiefunctionaris nader toe. Er wordt voor deze functie uitgegaan van 0,2 fte structureel. Voor de kosten van de belastingapplicatie (voor uitvoering van de belastingtaak van Eemnes) gaan we met name uit van een prijsopgave van TOG Nederland en Vicrea. Voor de materiële lasten gaan we uit van de huidige kosten van drukwerk en porti van Eemnes. Wat betreft de overheadkosten voor de nieuwe situatie (na uitbesteding) rekenen we met een norm van 13,1% overheadkosten bovenop de (toename van de) personele lasten en materiële lasten van Baarn ten behoeve van de belastingtaak van Eemnes.16 Voor de opbrengsten inzake vervolgingskosten gaan we uit van de huidige opbrengsten van Eemnes.

Voor de overdracht van de belastingtaak worden verder de volgende uitgangspunten gehanteerd:  

‘schoon door de poort’ overdracht, oftewel geen achterstanden; integratie van de werkzaamheden in de bestaande werkprocessen van Baarn (dus geen uitzonderingen, bijvoorbeeld ten aanzien van de wijze waarop het WOZ-proces is ingericht). In de voorgaande hoofdstukken zijn we hierop al diverse malen ingegaan.

Tot slot is het nog van belang het volgende op te merken: 



Eemnes/ de BEL Combinatie zal medio dit jaar het project waardering op gebruiksoppervlakte (bij de WOZ) afronden, waardoor dit geen meerkosten met zich meebrengt bij uitbesteding van de belastingtaak per (op z’n vroegst) 1 januari 2023. Uitbesteding van de belastingtaak leidt mogelijk tot lagere accountantskosten bij de gemeente Eemnes c.q. de BEL Combinatie en hogere kosten bij Baarn. Met dit -mogelijke- effect is in de berekeningen geen rekening gehouden.

Overname van medewerkers

Op dit moment kunnen nog geen uitspraken gedaan worden in welke mate medewerkers over zullen gaan van Eemnes naar Baarn. Er loopt immers tegelijkertijd een traject van Blaricum en Laren met de gemeente Huizen. Vooralsnog is niet de verwachting dat er sprake zal zijn van personele frictie, oftewel boventalligheid. Dat betekent dat op dit moment ook niet de vraag beantwoord kan worden in hoeverre de huidige formatie van Eemnes in te passen is in de beschikbaar komende vacatureruimte bij Baarn. 17 4.6 Incidentele kosten

De nu volgende tabel geeft inzicht in de incidentele kosten als gevolg van overdracht van de belastingtaak.

16 Bij de personele lasten gaat het zowel om de werknemers- als de werkgeverslasten. 17 Het is in deze fase dus nog niet mogelijk om een exacte vergelijking en inpassing per medewerker te maken (door de functiebeschrijvingen van de medewerkers van Eemnes/ de BEL Combinatie en de functiebeschrijvingen van Baarn naast elkaar te leggen).

31

Categorie Projectkosten Personele frictiekosten Desintegratiekosten Contractuele frictiekosten Pink Versnelde afschrijving kapitaallasten Incidentele regiekosten Eventuele meerkosten vertraging overgang Kosten sociaal plan voor medewerkers die overgaan Totaal incidentele kosten

Bedrag € 318.683 €0 €0 €0 € 9.204 € 32.948 PM PM € 360.834

We lichten de verschillende onderdelen van de tabel als volgt nader toe: 















De projectkosten bestaan uit een aantal onderdelen. De nadere uitsplitsing en een toelichting is opgenomen in bijlage 3. Er is naar verwachting geen sprake van boventalligheid en dus ook geen sprake van personele frictiekosten. Omdat de aanname is dat de overhead van de BEL Combinatie ten aanzien van belastingen niet afgebouwd kan worden, is er ook geen sprake van desintegratiekosten voor de zogenaamde ‘doorlopende overhead’. Contractuele frictiekosten Pink. Er is geen sprake van contractuele frictiekosten omdat de lopende contracten, met name die met PinkRoccade, tijdig opgezegd kunnen worden. Er is sprake van versnelde afschrijving van kapitaallasten die verband houden met de Pink applicatie. Omdat in de eerste twee jaar na de oprichting naar verwachting frequent contact nodig zal zijn tussen Baarn en Eemnes om een en ander in goede banen te leiden, is rekening gehouden met 0,2 fte extra formatieruimte voor de regiefunctionaris. Deze extra (tijdelijke) formatieruimte zal ingezet worden voor beide gemeenten, als ‘smeerolie’ in de samenwerking. Het risico bestaat dat de belastingsamenwerking niet al per 1 januari 2023 kan starten, maar (bijvoorbeeld) per 1 juli 2024.18 Een dergelijke vertraging kan meerkosten tot gevolg hebben, bijvoorbeeld extra kosten voor de Pink applicatie van Eemnes. Vooralsnog is deze post op PM gezet. Kosten sociaal plan (voor medewerkers die overgaan).

Dit betreft met name een vergoeding voor extra reiskosten en reistijd aan over te dragen medewerkers. Bij uitbesteding van de belastingtaak en indiensttreding van medewerkers bij de gemeente Baarn is immers sprake van een wijziging van standplaats. De omvang hiervan is in deze fase niet te schatten, vandaar dat wij deze post op ‘PM’ hebben gezet.

Tot slot merken we op dat bij de incidentele kosten geen rekening gehouden is met gemaakte kosten in de huidige besluitvormingsfase; het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten voor het schrijven van deze rapportage.

18 Mocht er vertraging optreden dan zal nader onderzocht moeten worden wat de meest optimale startdatum is voor

deze belastingsamenwerking.

32

4.7 Terugverdientijd

De nu volgende tabel laat de terugverdientijd (TVT) van de incidentele kosten zien. Omdat er sprake is van een negatieve structurele besparing (dus meerkosten voor Eemnes), is de terugverdientijd oneindig. Structureel financieel effect Totaal incidentele kosten Terugverdientijd

Berekening TVT -€ 18.693 € 360.834 Oneindig

33

Bijlage 1. Deelnemers aan het onderzoek In het onderzoek hebben we informatie opgehaald en de aangeleverde cijfers afgestemd met de volgende medewerkers van de BEL combinatie:            

Else Ruizeveld de Winter – Algemeen Directeur Esther Bekker- HR Aldric Meda - Controller David Bakker - Teamleider Bedrijfsondersteuning Henri Grootveld - Specialist Belastingen David Mertens - Heffingsambtenaar Medewerkers Baarn:Daan van der Weele – Teammanager informatie Bert de Wit – Heffingsambtenaar (tot en met april 2021) Frank Hilberink – medewerker belastingen Ron Schreuder – Adviseur Financieel Beleid Edith van Rossum - Adviseur Financieel Beleid Ron Wildenburg - Gegevensmanager

Onderzoekers vanuit ANG/ Berenschot: 

  

Michiel Vunderink - Senior-adviseur ANG Daniel Huisman - Senior-adviseur Berenschot Jasper Klocker - Adviseur ANG Henk Venema - Datamanager

34

Bijlage 2. Concept functiebeschrijving regiefunctionaris/ beleidsmedewerker belastingen De regiefunctionaris is verantwoordelijk voor de coördinatie van de planning en control cyclus van alle belastingtaken die door Baarn worden uitgevoerd. Tevens vervult de regiefunctionaris de adviserende en ondersteunende rol voor de andere afdelingen binnen de gemeente Eemnes/ de BEL Combinatie, om hen in staat te stellen de werkzaamheden uit te voeren die gerelateerd zijn aan de externe uitvoering van de belastingtaken. Daarnaast worden bij deze functionaris vaak de werkzaamheden rondom het belastingbeleid en de verordeningen belegd. De uitvoering van deze functie is in feite een accountmanager -achtige rol. De functionaris is als het ware de ‘bestuurlijke antenne’ binnen Eemnes en weet hoe het politieke besluitvormingsproces in de organisatie verloopt. Tevens vervult het de rol van ‘linking-pin’ naar Baarn. Doel van de functie: De regiefunctionaris coördineert alle werkzaamheden binnen het team en alle werkzaamheden die betrekking hebben op de uitvoering van de belastingtaken door de externe partij Baarn. Hij bewaakt en draagt zorg voor een goede invulling van het opdrachtgeverschap en de klantrol, inclusief het zorgen voor (tijdige planning van) het politieke besluitvormingsproces (B&W, raad) voor het vaststellen van de verordeningen.

Hier vloeit uit voort dat de regiefunctionaris vraagbaak moet (kunnen) zijn voor de portefeuillehouder. De regiefunctionaris is medeverantwoordelijk voor het monitoren van de relatie BAG – WOZ en andere relevante gegevensbestanden. Werkzaamheden Coördinerende werkzaamheden 

  



 





het bewaken van een goede invulling van het opdrachtgeverschap en de klantrol, inclusief het zorgen voor (tijdige planning van) het politieke besluitvormingsproces (B&W, raad) voor het vaststellen van de verordeningen; hier vloeit uit voort dat de regiefunctionaris vraagbaak moet (kunnen) zijn voor de portefeuillehouder; het voorbereiden en zo nodig bijstellen van afspraken, die Eemnes en Baarn vastleggen; afstemming van het beleid met andere beleidsvelden (binnen de gemeentelijke organisatie); relatiebeheer, aanspreekpunt (linking pin) voor zowel Baarn alsook de eigen organisatie (gemeente Eemnes/ BEL Combinatie) het bewaken van een goede invulling van het opdrachtgeverschap en de klantrol, inclusief het zorgen voor (tijdige planning van) het politieke besluitvormingsproces (B&W, raad) voor het vaststellen van de verordeningen en bijbehorende tarieven; het optreden als vraagbaak voor de portefeuillehouder; het communiceren over de tarieven vanuit de gemeente Eemnes naar Baarn en zorgen dat deze in het systeem van Baarn terecht komen; het opstellen en borgen van de samenhang met verordeningen die achterblijven; het communiceren over de tarieven vanuit Eemnes naar Baarn en zorgen dat deze in het systeem van Baarn terecht komen; het mede monitoren van de relatie BAG – WOZ en andere relevante gegevensbestanden.

35

Adviserende werkzaamheden 





 

het controleren, signaleren, inventariseren, interpreteren en rapporteren van ontwikkelingen binnen het vakgebied; het (doen) uitbrengen van adviezen met betrekking tot de voortgang van de werkzaamheden door Baarn; het (doen) uitbrengen van adviezen met betrekking tot de kwaliteit van de door Baarn uitgevoerde werkzaamheden op gebied van belastingen; het distilleren van de door Baarn aangeleverde managementinformatie; het deelnemen aan in- en externe overlegstructuren.

Speelveld de regiefunctionaris neemt zijn/haar eigen verantwoording ten aanzien van de uitvoering van de extern uitgevoerde belastingtaken en ziet toe dat de belangen van de gemeente Eemnes in deze niet geschaad worden;  relevante wet- en regelgeving en jurisprudentie op het gebied van de uitvoering van de belastingtaken en richtlijnen en procedures zijn van belang voor de uitvoering van de werkzaamheden;  de regiefunctionaris is achteraf verantwoording schuldig aan de afdelingsmanager over de tijdigheid van het signaleren van achterstanden en/of kwaliteitsverlies van de uitvoering van de belastingtaken; de regiefunctionaris draagt zorg voor een correcte advisering inzake alle bestaande en aan te passen verordeningen voor wat betreft de jur  idische inhoud en de vast te stellen tarieven. Kennis en vaardigheden 

    

 



goede contactuele eigenschappen en in staat om op te treden als intermediair; kennis op het terrein van de wet WOZ en lokale heffingen van de jurisprudentie op dit terrein; kennis van (fiscaal) juridische en bestuurlijke procedures; kennis van integrale kwaliteitszorg; het kunnen toepassen van (statische) technieken om verbanden tussen ontwikkelingen te achterhalen en om afwijkingen te kunnen onderscheiden van ontwikkelingen; vaardigheid in het formuleren en opstellen van adviezen; optreden als gesprekspartner met Baarn (de externe partij die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de belastingtaken voor de gemeente Eemnes) over de uitvoering van alle binnen het taakgebied van de uitvoerende partij vallende onderwerpen; kennis van het in het verwerken van gegevens in geautomatiseerde systemen.

Contacten 

 



met leidinggevenden en collegae van andere afdelingen over de werkzaamheden om te informeren, af te stemmen en te adviseren; met de externe partij Baan die de belastingtaken voor de gemeente Eemnes uitvoert; met het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Eemnes over de adviezen betreffende het politieke besluitvormingsproces voor het vaststellen van de verordeningen; eerste aanspreekpunt voor Baarn.

Deze functie heeft een omvang van 0,4 fte voor de eerste twee jaar en daarna 0,2 fte.

36

Bijlage 3. Financiële berekeningen In deze bijlage zijn een aantal financiële berekeningen nader uitgewerkt, met als doel het hoofdstuk met de financiële consequenties zo beknopt en leesbaar mogelijk te houden. Het gaat om het volgende:   

Wat onder overhead van Eemnes c.q. van de BEL Combinatie valt. Berekening personele kosten en inhuur (en formatie) o.b.v. normkosten Baarn. De projectbegroting.

Overhead Eemnes/ BEL Combinatie

De overheadkosten van de belastingtaak van Eemnes c.q. de BEL Combinatie kunnen namelijk -mede gezien de relatief beperkte omvang van de belastingtaak- niet binnen afzienbare tijd afgebouwd worden. Vandaar dat deze niet zijn meegenomen bij de berekening van de huidige kosten. Bij de overheadkosten gaat het om de posten zoals weergegeven in de nu volgende tabel. Voor de goede orde: het bedrag van € 128.609 is dus niet meegenomen bij de becijfering van de huidige kosten van Eemnes.

Berekening personele kosten en inhuur (en formatie) o.b.v. normkosten Baarn

Voor wat betreft de personele kosten en de inhuurkosten -die met name bepalend zijn voor de omvang van de kosten van een belastingorganisatie- gaan wij uit van de normkosten van Baarn. Dit betreft het bedrag wat Baarn nodig heeft -voor personele kosten en inhuur- voor het uitvoeren van de belastingtaak

37

van de gemeente Eemnes. Een indicator die een goede indicatie geeft voor de werklast van de belastingtaak van de gemeente Eemnes is het aantal objecten.19 Om te becijferen wat het benodigde budget voor personele kosten en inhuur is voor de werklast die Eemnes inbrengt hebben we de volgende stappen doorlopen:20 



De kosten van Baarn (op basis van begroting 2021) hebben we bij elkaar opgeteld en vervolgens gedeeld door het aantal objecten van Baarn. Dit kwam uit op een kostprijs per object van € 37. Het aantal objecten van Eemnes (4.577) hebben we vervolgens vermenigvuldigd met het bedrag van €37. Het benodigde budget wat betreft personele kosten en inhuur komt dan uit op 4.577 maal € 37 = € 167.327.

De nu volgende tabel laat de berekening zien, inclusief de onderverdeling in personele kosten en inhuur. We beseffen dat dit een zuiver rekenkundige benadering is voor berekening van het benodigde personele budget en inhuurbudget voor de werklast die Eemnes inbrengt. In de praktijk kan hier van af geweken worden, waarbij het (uiteraard) van belang is om binnen de budgettaire kaders te blijven.

Aandeel personele kosten Aandeel inhuur Totaal

Procentueel Euro's (kostprijs) Totaalbedragen Meerkosten Eemnes 80% € 29 € 504.001 € 133.651 20% €7 € 126.994 € 33.676 € 37 € 630.995 € 167.327

Daarna hebben we -op basis van de meerkosten van Eemnes qua personele kosten - de groei in formatie bij Baarn becijferd. Zie de berekening in de nu volgende tabel. Totaal extra personele kosten Baarn t.b.v. werklast Eemnes Gemiddelde personele kosten (o.b.v. Baarn) Extra formatieruimte bij Baarn t.b.v. werklast Eemnes Huidige bezetting Eemnes (fte's) Personele frictie

Berekening € 133.651 € 65.000 2,06 1,17 -0,88

De tabel laat zien dat het aantal fte van Baarn groeit met 2,06 fte, plus daarnaast aanvullende capaciteit voor financieel beheer, functioneel beheer, en regie. De huidige bezetting van Eemnes is 1,17.21 Dat betekent dat er -rekenkundig gezien- geen sprake is van bovenformativiteit. Hierbij merken we (nogmaals) op dat dit een zuiver rekenkundige benadering betreft.22 In de praktijk kan dit anders uitpakken. Een voorbeeld is de feitelijke bezetting (medewerkers) die vanuit Eemnes overgaat naar Baarn; deze kan hoger of lager uitpakken.

19 Immers, hoe meer objecten een gemeente heeft, hoe meer WOZ-taxatie werkzaamheden er zullen zijn, hoe meer kans op bezwaren, hoe meer

aanslagbiljetten etc. 20 Ten aanzien van deze normkosten houden wij geen rekening met synergievoordelen (er is bijvoorbeeld geen sprake van een gecombineerd

aanslagbiljet). Daarbij merken we op dat de doelstelling van deze samenwerking niet gericht is op kostenverlaging, maar het verbeteren van de kwaliteit en verlagen van kwetsbaarheid door beide gemeenten op de uitvoering van de belastingtaak. 21 Deze bezetting is berekend op basis van het aandeel van Eemnes in de totale bezetting van het team Belastingen van de BEL Combinatie. 22 Ook de huidige bezetting van Eemnes is rekenkundig becijferd. De totale bezetting van de BEL Combinatie op het gebied van belastingen is

vermenigvuldigd met het aandeel van Eemnes in de kostenverdeelsleutel.

38

Projectbegroting

Deze paragraaf geeft inzicht in de projectbegroting. Zie de nu volgende tabel. Personeel Ondersteuning P&O Kosten voorlopige OR Vertrouwenspersoon arbodienst / vakbond Extra opleidingskosten personeel Totaal personeel Projectleiding Externe inhuur projectleider Externe inhuur projectcoördinator Externe inhuur vrijspelen sleutelspelers Inrichting van het team Vergaderkosten Totaal kosten projectleiding

Bedrag €0

€0

€ 48.000 €0 € 73.400 € 15.000 €0 € 136.400

Belastingapplicatie/ automatisering Conversiekosten Kosten RID (stelpost) Incidentele kosten TOG/ Vicrea Historietool/ raadpleegtool Pink Nulmeting kwaliteit bestanden (2x voor beide gemeenten) Externe inhuur voor kwaliteitsverbetering processen/bestanden; wegwerken achterstanden Totaal automatisering

€ 113.000

Communicatie Communicatie met belastingplichtigen Aanpassen aanslagbiljet Baarn/Eemnes KCC 0,1 fte t.b.v. opvang eerstelijns (alleen eerste jaar) Medewerkersdagen; nieuwsbrieven; bijeenkomsten; etc. Totaal communicatie

€ 7.500 € 5.000 € 5.889 € 351 € 18.740

Overig Facilitaire aanloopkosten (verhuiskosten etc.) Juridisch (fiscaal) advies Onvoorzien (10%) Totaal overig

€ 2.000 PM € 39.571 € 41.571

Tijdelijke formatie in opstartjaren/ inhuurbudget Tijdelijk extra personeel/ inhuurbudget Afkoopsom over te dragen publiekrechterlijke vorderingen

PM € 5.571

Totaal

€ 10.000 € 89.000 PM € 28.000

€ 318.683

De bedragen in de tabel zijn exclusief btw. We lichten specifieke (grote) posten in deze tabel als volgt nader toe: 

Ten aanzien van het onderdeel P&O:  P&O ondersteuning wordt door beide organisaties in principe kosteloos geleverd.  Opleidingskosten voor het VRIS systeem zijn meegenomen in de offerte van TOG.

39







Ten aanzien van projectleiding:  Rekening is gehouden met inzet van een projectleider voor 1 dag in de week gedurende 40 weken. Dagtarief bedraagt € 1.200.  Daarnaast is budget vrijgemaakt voor vrijspelen van sleutelspelers (om te kunnen inhuren). Het gaat om een budget van € 50.000 bij Baarn en € 23.400 bij Eemnes.  Daarnaast zal de inrichting van team, het werven van de mensen, etc ook capaciteit vergen van de teammanager, HR, etc. Hiervoor hebben wij een budget van 15.000 euro gereserveerd. Ten aanzien van het onderdeel belastingapplicatie/ automatisering:  Baarn levert de ICT projectleider. Deze kosten worden niet doorbelast. Wel is rekening gehouden met een stelpost van € 15.000 voor kosten van de RID.  De incidentele kosten voor TOG zijn gebaseerd op de ontvangen offerte. Daarbovenop is een stelpost van € 7.500 genomen voor conversie aansluiting op de LV WOZ. In totaal komt dit uit op € 45.000. Hierboven op komen incidentele kosten voor Vicrea. Baarn werkt in haar basisregistratieve processen namelijk met software van Vicrea. De opgave die we vanuit Vicrea hebben gekregen is € 44.000 aan incidentele kosten. Indien in plaats van met software van Vicrea voor Eemnes gewerkt zou worden met de software van TOG hoeven deze (incidentele) kosten niet gemaakt te worden.

 Afspraak is dat beide gemeenten zelf de kosten dragen voor kwaliteitsverbeteringen en wegwerken van achterstanden. Mocht uit de tweede controle nog nawerk komen dan komen deze ten laste van de desbetreffende gemeente. Ten aanzien van de tijdelijke formatie in de opstartjaren/ inhuurbudget:  Na opstart van de belastingsamenwerking is de kans aanwezig dat er een incidenteel budget beschikbaar moet worden gesteld om (bijvoorbeeld) in te kunnen huren. Dit om tegenvallers op te kunnen vangen. Deze post is door deze onzekerheid van noodzakelijkheid op PM gezet.

40

Bijlage 4. Criteria ten aanzien van “Schoon over” Dit zijn de criteria door de werkgroep Randvoorwaarden en Uitgangspunten opgesteld ten aanzien van het “schoon over” gaan van de in te brengen bestanden van beide gemeenten in de belastingsamenwerking. Deze randvoorwaarde zal dan ook van toepassing zijn voor zowel de gemeente Baarn als Eemnes. Algemeen -

Correspondentie ouder dan 4 weken wordt door de gemeente Baarn en Eemnes zelf afgedaan en niet overgedragen (bezwaren, kwijtscheldingsverzoeken e.d.). Verwerking bestanden basisregistraties zijn bij tot 1 december 2022. Historische gegevens dienen voor de belastingsamenwerking Baarn-Eemnes beschikbaar te worden gesteld via portal van de belastingsamenwerking Baarn-Eemnes. (Indien van toepassing) aanleveren Stuf WOZ bestand per 31 december 2022 t.b.v. belastingjaar 2023. Alle uitvallijsten vanuit de 0-meting worden door beide gemeenten opgewerkt, waarbij de gemeente individueel zorg draagt dat er geen nieuwe “vervuiling” ontstaat in de bestanden. Er kunnen naar aanleiding van de lijsten afspraken worden gemaakt in prioriteit. WOZ

Van alle objecten, geldig op situatiedatum 1-1-2023, moet de WOZ-waarde per 1-1-2023 (waarde peildatum 1-1-2022) bekend zijn. Hierbij is de WOZ-tijdlijn van toepassing. - Alle waardebepalingen 2021, 2020 en 2019 welke niet zijn afgegeven (of in een later stadium niet te blijken zijn afgegeven) worden door gemeente zelf opgelost; ervan uitgaande dat er voor de belastingsamenwerking Baarn-Eemnes geen modellen beschikbaar zijn op basis waarvan deze resterende waarden modelmatig kunnen worden vastgesteld. Tenzij anders wordt overeengekomen. - Alle openstaande projecten voor belastingjaar 2022 (betrekking hebbend op situatiedatum 01-012023) worden door de gemeente Baarn en Eemnes uitgevoerd (tenzij ten aanzien van de herwaardering andere afspraken worden gemaakt) en zullen uiterlijk 15 januari 2023 ter beschikking van de belastingsamenwerking Baarn-Eemnes worden gesteld. Mogelijke aanpassingen van geprognosticeerde waarden belastingjaar 2022 zullen op uurtarief worden verrekend. Alle gegevens m.b.t. nieuwbouw belastingjaar 2022 (bouwterreinen alsmede in aanbouw) worden uiterlijk 1 december 2022 aan de belastingsamenwerking Baarn-Eemnes ter beschikking gesteld. - De PMA moet bij zijn t/m september 2022. - Status bijhouden van huurcijfers: deze moeten bij zijn t/m september 2022. - Kwaliteitseisen gegevens: eisen m.b.t.

de kwaliteit van de door de gemeente aangeleverde gegevens in het kader van de regelgeving Wet WOZ. Dit betreft: * kadastrale volledigheid en sluimerende WOZ-objecten * marktanalyses * opbouw taxaties M.b.t. de kadastrale afbakening mag de maximale afwijking van de gemeente-oppervlakte niet groter zijn dan is toegestaan cf. protocol van de Waarderingskamer. - Actualiteitseisen: eisen m.b.t. de actualiteit van de gegevens in de bestanden, er mogen geen achterstanden in de mutatieverwerking bestaan. Dit betreft: * objecten (o.a. nieuwbouw) met onderdelen en kadastrale relaties * marktcijfers * subjectgegevens * object-subject-relaties -

41

Eis: de gegevens moeten volledig actueel zijn m.u.v. kadastrale relaties, kadastrale marktcijfers, eigenaarsgegevens en BRP-mutaties waarvoor de hiervoor gegeven eisen gelden e.e.a. conform de beoordelingsprotocollen van de Waarderingskamer. - Eisen m.b.t. de volledigheid en bruikbaarheid (vulling, vullingsgraad en consistentie) van de gegevens voor modelmatig waarderen. Het betreft hier: * Duwoz-codes van objecten en onderdelen * wijk- en buurtcodes * bouwjaren/bouwperiode * inhoud/oppervlakte (ook aanbouwen) * VLOK-codes * referentiegroepen * bruikbaarheidscodes bij marktanalyse conform de Waarderingsinstructie * 3 marktcijfers bij objecten * huurwaarde en kapitalisatiefactor * groepsaanduiding aanwezig * objectcodes aanwezig * getaxeerde waarde = som waarde onderdelen * vulling gegevens t.a.v. functionele, technische, economische veroudering e.d. * agrarische objecten: toepassing van de kengetallen uit landelijke taxatiewijzers en bestanden “TIOX” proof (o.a. materiaalcoderingen, aanwezigheid van asbest en mestkelders, codering van bedrijfswoningen) * bij incourante objecten: toepassing van de kengetallen uit landelijke taxatiewijzers en bestanden “TIOX” proof (o.a. archetypes, wijze van afschrijving bij technische en functionele veroudering). - Eis: 99,9% van de beschikkingen m.b.t. belastingjaar 2021 moet per 30-11-2021 door de gemeente zijn verzonden.

- Alle beschikkingen (en aanslagen) m.b.t. eerdere belastingjaren moeten per 31-10-2021 door de gemeente zijn verzonden. - Eis: de bestanden moeten volledig en juist zijn: hier geldt een toegestane foutmarge van 0,5% per gecontroleerde entiteit (Nb. aanvullend dienen nadere afspraken te worden gemaakt ten aanzien van het eventueel opwerken van bestanden). Eisen m.b.t. de actualiteit: dit betreft de actualiteit van de gegevens in de bestanden, er mogen geen achterstanden in de mutatieverwerking bestaan. Voorbeelden: actualiteit van objecten (o.a. nieuwbouw), subjectgegevens, grondslagen en object-subject-relaties. Eis: de gegevens moeten volledig actueel zijn m.u.v. de kadastrale relaties, eigenaars-gegevens en BRP-mutaties waarvoor de hiervoor gegeven eisen gelden. - Ten aanzien van de BAG-WOZ worden nadere afspraken gemaakt op basis van een nog te overleggen beheersplan alsmede het feit dat er inzicht (op pand- en verblijfsniveau) op adresniveau moet komen van de aantallen objecten welke nog niet gekoppeld zijn. Koppelingspercentage minimaal 97%. - Alle meldingen welke vanuit de BAG zijn gedaan, zijn in het belastingsysteem verwerkt. Verder zullen de WDO-BGR nummers voor elk WOZ-object beschikbaar moeten worden gesteld. - Er zullen nadere afspraken moeten worden gemaakt t.a.v. eenduidige aanlevering van o.a. bouwdossiers, huisnummerbesluiten etc.

alsmede het beschikbaar/open stellen van de gemeentelijke GIS-omgeving van de gemeente Baarn en Eemnes voor de medewerkers van de belastingsamenwerking Baarn-Eemnes. Invorderen

42

-

-

Alle ontvangsten t/m 31-12-2022 moeten in de eerste week van 2023 in systeem Baarn en Eemnes zijn verwerkt. Er mogen geen openstaande posten worden overgedragen. Oude vorderingen dienen door de gemeente te worden overgedragen aan een externe partij. Alle kwijtscheldingsverzoeken en beroepschriften die vóór 1 december 2022 zijn binnengekomen moeten voor 14 januari 2023 administratief zijn afgehandeld (eventuele zitting valt hier buiten). Eisen m.b.t. de volledigheid en juistheid: dit betreft de kwaliteit van de door de gemeente aangeleverde gegevens. Dit betreft: * subjectgegevens behorend bij aanslagbiljetten * openstaand saldo is gelijk aan som van de financiële mutaties bij de vordering * relaties tussen financiële mutaties en procesgegevens, zoals aanmaningen, dwangbevelen, verminderingen, kwijtscheldingen. Eis: de bestanden moeten volledig en juist zijn: hier geldt een toegestane foutmarge van 0,5% per gecontroleerde entiteit. Heffen

-

-

99,9% van de aanslagen m.b.t. belastingjaar 2022 moet per 30-11-2022 door de gemeente zijn verzonden (m.u.v. laatste kwartaal van belastingsoorten die achteraf op kwartaal basis worden opgelegd of belastingsoorten die per jaar achteraf worden opgelegd) Alle (beschikkingen en) aanslagen m.b.t. eerdere belastingjaren moeten per 31-10-2022 door de gemeente zijn verzonden. De BRP-mutaties t/m 30-11-2022 moeten zijn verwerkt. Eisen m.b.t. de volledigheid en juistheid: dit betreft de kwaliteit van de door de gemeente aangeleverde gegevens in het kader van de aanslagoplegging: * objectgegevens *

-

-

subjectgegevens

* object-subject-relaties * heffingsgrondslagen. Eis: de bestanden moeten volledig en juist zijn: hier geldt een toegestane foutmarge van 0,5% per gecontroleerde entiteit. Eisen m.b.t. de actualiteit: dit betreft de actualiteit van de gegevens in de bestanden, er mogen geen achterstanden in de mutatieverwerking bestaan. Voorbeelden: actualiteit van objecten (o.a. nieuwbouw), subjectgegevens, grondslagen en object-subject-relaties. Eis: de gegevens moeten volledig actueel zijn m.u.v. de kadastrale relaties, eigenaars-gegevens en GBA-mutaties waarvoor de hiervoor gegeven eisen gelden. “Verhuistruc” is van toepassing (geen vermindering van de aanslag in geval van meer persoons- naar eenpersoonshuishouden; ook niet vice versa). Bezwaren e.d.

-

-

Er mogen geen niet-afgehandelde bezwaarschriften/kwijtscheldingsverzoeken/-beroepen over meerdere belastingjaren van dezelfde belastingplichtige bestaan voor vorderingen die ouder zijn dan 1 jaar. Alle bezwaren/beroepszaken/kwijtscheldingsverzoeken/-beroepen t/m het belastingjaar 2022 worden door de gemeente zelf afgehandeld indien deze voor 1 december 2022 zijn ingekomen; alle niet afgehandelde bezwaren ed. worden op basis van uurtarief door de belastingsamenwerking Baarn-Eemnes afgehandeld.

43

-

klachten t/m het kalenderjaar 2022 worden door de gemeente zelf afgehandeld. ingebrekestellingen t/m het kalenderjaar 2022 worden door de gemeente zelf afgehandeld. WOB-verzoeken t/m kalenderjaar 2022 worden door de gemeente afgehandeld. Over niet benoemde zaken dienen afzonderlijk nadere afspraken te worden gemaakt.

44

Bijlage 5. Randvoorwaarden en Uitgangspunten Inleiding De gemeenten Baarn en Eemnes hebben op verzoek van de gemeente Eemnes de opdracht verleend om een verkenning uit te voeren naar de mogelijkheid om de belastingtaak met ingang van 1 januari 2023 voor de gemeente Eemnes door de gemeente Baarn te laten uitvoeren. Dit onderzoek wordt uitgevoerd aan de hand van de in de offerte besproken stappen en uitgangspunten. In deze offerte staat in de aanpak dat er wordt aangevangen met de werkgroep randvoorwaarden en uitgangspunten. Deze werkgroep is binnen het traject van acht weken tweemaal bijeengeweest, waarbij niet iedere deelnemer aanwezig kon zijn. Wel heeft er afstemming plaatsgevonden en zijn er stukken met elkaar gedeeld ten einde om de randvoorwaarden en uitgangspunten goed met elkaar te kunnen bespreken. Als laatste stap in dit proces is het vastleggen van deze uitgangspunten en randvoorwaarden in deze memo. Formeel worden de uitgangspunten vastgesteld door de stuurgroep binnen dit proces. Het is van belang dat op de juiste momenten op het juiste detailniveau besluiten worden genomen. Conform de offerte worden de te behandelen thema’s in de verschillende fases steeds ter hand genomen met een steeds grotere mate van detail. In deze memo is het detailniveau aangehouden om een bestuurlijk Go/ No Go besluit te nemen.

Bij de randvoorwaarden zijn de volgende delen onderscheiden: 1. 2. 3. 4. 5.

Gegevensbeheer Personeel Kwaliteit Omvang ICT

1. Gegevensbeheer De BEL Combinatie voert tot op heden de belastingtaak uit voor de gemeenten Blaricum, Laren en Eemnes. Vanuit de drie moederorganisaties is er gekozen om de belastingtaak met ingang van 1 januari 2023 te willen uitbesteden, waarbij de gemeente Blaricum en Laren (geografisch en bestuurlijke overwegingen) hebben besloten om de belastingtaak onder te brengen bij de gemeente Huizen en de gemeente Eemnes heeft de voorkeur uitgesproken voor Baarn. Vanuit de BEL Combinatie is aangegeven dat de uitbesteding en afbakening van de belastingtaak op het gebied van gegevensbeheer (in samenhang met de basisregistraties) een uniforme werkwijze danwel route kaart met hebben voor zowel de samenwerking met Baarn als Huizen. Dit omdat afwijkingen in een uitvoeringsorganisatie niet beheersbaar is. Er moet in dat kader gezamenlijk worden opgetrokken qua afbakening en doorgroei. Vanuit de gemeente Huizen is in een eerder stadium, aangezien zij eerder de opdracht hebben gegeven om de samenwerking uit te werken, een notitie opgesteld hoe om te gaan met het gegevensbeheer. Dit heeft geleid tot een tweetrapsraket.

Dat wil zeggen in de opstartfase wordt het gegevensbeheer overgedragen conform de huidige werkwijze binnen de BEL, separaat wordt in de komende maanden/jaar in gezamenlijkheid (Baarn-Eemnes/BEL Combinatie/Huizen) onderzocht hoe het gegevensbeheer in de toekomst zou moeten en kunnen worden ingericht met elkaar. In deze memo is deze aanpak beschreven en als randvoorwaarde en uitgangspunt opgenomen binnen het onderzoek Belastingsamenwerking Baarn-Eemnes. Daarnaast dient de gemeente Baarn -in samenspraak met de softwareleverancier- te zorgen dat de technische koppelingen met de landelijke voorzieningen worden gelegd voor de afname van basisregistratieve gegevens voor de uitvoering van het gehele belastingproces (WOZ-

45

Heffen/Gegevensbeheer-Innen). Tevens dient er bij een positief bestuurlijk besluit de gegevensopslag/correspondentie binnen VRIS te worden geborgd, waarbij de regionale archieffunctie voor beide organisaties reeds is belegd bij het archief Eemland. Dit maak dan in het verdere proces onderdeel uit van de nog in te richten werkgroep Taken & Processen. Samengevat betekent dit het volgende: BEL Combinatie R23: Uniforme werkwijze samenwerking Baarn en Huizen in relatie tot een overdracht van de omvang van de belastingsamenwerking: U: Tweetrapsraket o o

In de opstartfase gegevensbeheer overgedragen conform huidige werkwijze in BEL Komende maanden/jaar in gezamenlijkheid (Baarn-Eemnes/BEL Combinatie/Huizen) onderzoek hoe het gegevensbeheer in de toekomst zou moeten en kunnen worden ingericht met elkaar

Baarn U: Belastingen zijn ‘klant’ van Basisregistratie en vragen vanuit dat perspectief gegevens/informatie op WOZ-Heffen/Gegevensbeheer-Innen aan de (Landelijke Voorzieningen) BAG, Kadaster en BRP

2. Personeel Binnen de BEL Combinatie zijn op dit moment in vaste dienst voor de belastingtaak: uitvoering wet WOZ, Heffen, Gegevensbeheer en Invordering: 3,7 fte interne medewerkers. Deze medewerkers voeren de belastingtaak (samen met de aanwezige inhuur) uit voor de drie gemeenten binnen de BEL Combinatie. De medewerkers worden algemeen ingezet en niet verdeeld naar een specifieke gemeente. De uitsplitsing van de medewerkers naar de desbetreffende workload per gemeente dient nog plaats te vinden, dit maakt onderdeel uit van de financiële doorrekening. Daarnaast heeft dit ook een relatie met de belastingsamenwerking tussen Blaricum, Laren en de gemeente Huizen. Ook hier dient een toerekening van formatie plaats te vinden. Binnen de BEL Combinatie worden in totaal feitelijk 9,7 fte24 ingezet voor de belastingtaak. Dit betekent dat zes fte toegevoegd wordt aan de interne formatie. Hierdoor kan het mogelijk zijn dat aan de voorwaarden (omtrent Personeel) van de gemeente Baarn kan worden voldaan, echter dan zal de 3,7 fte interne medewerkers wel kunnen en moeten worden toegevoegd aan de werklast voor de gemeente Blaricum en Laren. Echter hierin heeft de gemeente Huizen ook zeggenschap. Daarnaast zijn de 3,7 fte ook mensen. Ook zij hebben een zeggenschap in deze overdracht en organisatie waar zij gaan werken.

Sinds 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren inwerking getreden. Door de inwerkingtreding van deze wet worden er nieuwe uitgangspunten betrokken bij een overgang van de gehele taak vanuit de ene organisatie naar een andere organisatie. Hierdoor komt de overgang van onderneming om de hoek kijken. Gezien deze situatie geeft de gemeente Baarn er de voorkeur aan het benodigde budget (uitkomst van de financiële doorrekening) overgedragen te krijgen, waardoor de gemeente Baarn zelf de nieuwe organisatie en formatie kan invullen. Er is sprake van een overgang van onderneming als een onderneming (een ‘economische eenheid’), op grond van overeenkomst, fusie of splitsing overgaat en daarbij haar identiteit behoudt. Een 23 U: Uitgangspunt / R: Randvoorwaarde / W: Wens 24 Bron aanbesteding belastingtaak 2021, peildatum is 2020, waarbij zes fte externe inhuur betreft