314618 Belastingsamenwerking met Eemnes bijlage 2 Onderzoeksrapport

Rapportage onderzoek mogelijke belastingsamenwerking gemeente Baarn - Eemnes

Jasper Klocker - ANG Michiel Vunderink – ANG Daniël Huisman - Berenschot Versie 1.0 30 juni 2021

Inhoud

Pagina

Samenvatting

1

1 Inleiding

5

1.1 Aanleiding 1.2 Doel en beoogd resultaat van de samenwerking 1.3 Voorliggende vraag 1.4 Aanpak onderzoek 1.5 Leeswijzer 1.6 Stappen verdere besluitvorming

2 Onze visie op samenwerkingstrajecten 2.1 Inleiding 2.2 Het proces om tot een samenwerking te komen

3. Uitwerking van de onderzoeksthema’s 3.1 Thema Organisatorisch 3.1.1. Aansluiten bij de werkwijze van de gemeente Baarn 3.1.2. Overdracht belastingtaak 3.1.3. Inbrengen Openstaande posten 3.1.4. Schoon door de Poort criterium 3.1.5. Uitvoeringsbeleid 3.2 Thema Bestuurlijk-juridisch 3.2.1. Inleiding 3.2.2. Varianten van samenwerking 3.2.2.1 Wet gemeenschappelijke regelingen 3.2.3. Toetsing aan de uitgangspunten 3.3 Thema Kwaliteit en kwetsbaarheid 3.4 Thema Personele consequenties 3.5 Thema Toekomstbestendigheid en risico’s 3.6 Thema Risico’s

4. Financiële consequenties 4.1 Inleiding 4.2 Aanpak berekeningen 4.4 Berekening personele kosten en inhuur (en formatie) o.b.v. normkosten Baarn 4.5 Structurele kosten (na uitbesteding aan Baarn) 4.6 Incidentele kosten 4.7 Terugverdientijd

Bijlage 1. Deelnemers aan het onderzoek

5 5 6 6 6 7

7 7 7

9 10 11 11 12 12 12 15 15 15 15 17 19 20 22 22

27 27 27 30 30 31 33

34

Bijlage 2. Concept functiebeschrijving regiefunctionaris/ beleidsmedewerker belastingen 35 Bijlage 3. Financiële berekeningen Overhead Eemnes/ BEL Combinatie Berekening personele kosten en inhuur (en formatie) o.b.v. normkosten Baarn Projectbegroting

37 37 37 39

Bijlage 4. Criteria ten aanzien van “Schoon over”

41

Bijlage 5. Randvoorwaarden en Uitgangspunten

45

Bijlage 6: Calculatie Schoon door de Poort Eemnes

51

Bijlage 7. Calculatie Schoon door de Poort Baarn

52

Bijlage 8. Aanbieding TOG Nederland applicatie VRIS (incl. gestelde vragen en antwoorden) 54 Bijlage 9. Verdiepingsslag hoofdstuk 3; Uitvoeringsbeleid, Kwaliteit en Dienstverlening & personeelszaken

56

Samenvatting Voor u ligt de Rapportage onderzoek mogelijke belastingsamenwerking gemeente Baarn – Eemnes. Doel van de samenwerking is om op het gebied van de gemeentelijke belastingen de activiteiten (regionaal) zodanig te bundelen dat de gemeente Eemnes per 1 januari 2023 haar belastingtaken over kan dragen aan de gemeente Baarn. De belastingsamenwerking Baarn-Eemnes komt met name tot stand door de regionale trigger, slagkracht en bestuurlijke visie van beide gemeenten. Hieronder worden de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek kort toegelicht. Financieel Bij de financiële analyse hebben we onderzoek gedaan naar: 





De structurele kosten. Hierbij hebben wij de huidige kosten van Eemnes voor de belastingtaak vergeleken met de kosten na overdracht aan Baarn. Het verschil is het structurele financiële effect van de overdracht van de belastingtaak. Bij een positief bedrag is er sprake van een structurele besparing, terwijl als de kosten van de nieuwe situatie hoger zijn dan de kosten van de huidige situatie er sprake is van structurele meerkosten. De incidentele kosten (transitiekosten) om de overdracht van de belastingtaak naar Baarn tot stand te brengen. De (eventuele) terugverdientijd van de incidentele kosten via de structurele besparing. Bij structurele meerkosten is de terugverdientijdtijd oneindig.

De nu volgende tabel laat het resultaat van de berekeningen zien. Omdat er sprake is van een negatieve structurele besparing (dus meerkosten voor Eemnes), is de terugverdientijd van de incidentele kosten oneindig. Structureel financieel effect Totaal incidentele kosten Terugverdientijd

Berekening TVT -€ 18.693 € 360.834 Oneindig

Organisatorisch Om optimaal te profiteren van de belastingsamenwerking is het noodzakelijk om het uitvoeringsbeleid te harmoniseren. Uitgangspunt in dit rapport is dat de gemeente Eemnes zich conformeert aan de bedrijfsvoeringopzet en planning van de gemeente Baarn. De gemeente Baarn neemt de volledige belastingtaak over van de BEL Combinatie voor de gemeente Eemnes, waarbij de gemeente Baarn al haar werkwijzen, planning en uitvoering rondom de belastingtaken als leidend van toepassing verklaard. Politiek beleid heeft betrekking op het al dan niet heffen van een bepaalde belastingsoort, de hoogte van het belastingtarief en de maatstaf van de belastingheffing. Politiek beleid is en blijft de verantwoordelijkheid van iedere individuele gemeente. Op dit vlak is geen harmonisatie nodig. Bestuurlijk-Juridisch De keuze voor het juridisch vehikel (openbaar lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie, centrumregeling, gastheer) is nog niet genomen. Wel zijn er vooraf eisen uitgangspunten opgesteld: snel, eenvoudig, geen bestuurlijk gedoe en geen operationeel gedoe /bewegingsvrijheid. Vanuit de uitgangspunten bezien, lijkt er weinig verschil te zijn tussen een bedrijfsvoeringsorganisatie en een centrumregeling.

Belangrijk verschil is dat bij een bedrijfsvoeringsorganisatie de deelnemers samen verantwoordelijkheid dragen en samen sturen op de bedrijfsvoeringsorganisatie, omdat beiden in het bestuur zijn vertegenwoordigd. Bij het openbaar lichaam en de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt de uitvoering van

1

belastingtaken gezamenlijk bepaald. Dit lijkt minder te passen bij de rol van Baarn, die namelijk over de planning en aanpak zal gaan. Bij de centrumregeling ligt de sturing en verantwoordelijkheid feitelijk bij de gastheer; de gastheer voert namens de gastgemeente de belastingtaken uit en daarover heeft de gastgemeente geen zeggenschap – er is wel invloed via (met name) de dienstverleningsovereenkomst met de gastheer. Het verschil tussen de centrumregeling en gastheerschap is dat de centrumregeling meer robuust is, omdat er een gemeenschappelijke regeling wordt opgericht door de deelnemers, terwijl het bij het gastheerschap gaat om een overeenkomst die relatief makkelijker opgezegd kan worden. Bestuurlijk is er vanuit Eemnes een voorkeur voor de centrumconstructie met een minimale duur van vijf jaar. Het juridisch vehicle zal na een Go-besluit over de samenwerking verder worden onderzocht, uitgewerkt en moeten worden geïmplementeerd. Personele consequenties Sinds 2020 is binnen Nederland de wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking getreden. Door de inwerkingtreding van deze wet, is er ook sprake van een afwijking inzake het overnemen van personeel door de ontvangende organisatie.

Voor de gemeente Baarn komen de eerste berekeningen uit dat de gemeente Baarn 2,06 FTE nodig heeft om de belastingtaken voor de gemeente Eemnes uit te voeren, daarnaast is er sprake van aanvullende capaciteit voor financieel beheer, functioneel beheer, en regie. Dit wordt na het go-besluit verder vertaald in werkelijke formatie en bijbehorende cijfers. Ook zal pas na een Go-besluit duidelijk worden of en zo ja welke medewerkers aan het team Belastingen van de gemeente Baarn worden toegevoegd, uitgaande van de benodigde kwaliteiten, en zo ja, in welke constructie afhankelijk van het gekozen juridisch vehicle, zodat conform het ‘mens-volgtwerk’ principe de werknemers van de gemeente in dienst kunnen treden of kunnen gaan werken onder leiding van de gemeente Baarn. Omdat de outsourcing naast Eemnes ook geldt voor Laren en Blaricum richting Huizen moet in de implementatiefase deze doorvertaling in gezamenlijkheid worden gemaakt, waarbij uiteraard zoveel als mogelijk wordt aangesloten op de cijfermatige berekening als het gaat om de feitelijke verdeling van personeel. Hierbij dient de ondernemingsraden ook te worden geconsulteerd vanuit haar adviesrecht (bij voorkeur gecombineerd met het lokaal overleg).

Kwaliteit van de dienstverlening Om de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen borgen danwel verbeteren zijn er criteria door de werkgroep Randvoorwaarden en Uitgangspunten opgesteld ten aanzien van het “schoon over” gaan van de in te brengen bestanden van beide gemeenten in de belastingsamenwerking. Deze randvoorwaarde gelden voor zowel de gemeente Baarn als Eemnes en zijn opgenomen in de bijlage 4. Op dit moment wordt niet op alle onderdelen door beide gemeenten aan het gevraagde kwaliteitsniveau ten aanzien van de criteria ‘Schoon Over ’ voldaan. Om de geconstateerde uitval op te lossen dienen beide gemeenten een inspanning (Eemnes 709 uur, Baarn 2156 uur)1 moeten leveren om de kunnen voldoen aan de gemaakte afspraken rondom Schoon door de Poort. Toekomstbestendigheid De ervaring leert dat toetreding tot een bestaand belastingkantoor eenvoudiger te realiseren is dan de oprichting van een nieuwe belastingsamenwerking. Het is van cruciaal belang om te komen tot een (financieel) vruchtbare samenwerking dat de bereidheid maar ook de kwalitatieve organisatie van de

1 Deze berekening zijn door ANG gemaakt op basis van ervaringscijfers bij andere gemeenten met dezelfde applicaties. De gemeente Baarn is

van mening dat zij wellicht dit in minder tijd kan realiseren. Dit verwachten zij eventueel te kunnen bereiken door het scriptmatig verwerken van uitval. Aangezien deze kosten/uren niet zijn meegenomen in de berekeningen (i.v.m. het Schoon door de Poort principe) hebben deze geen invloed op de berekeningen binnen dit onderzoek.

2

gemeente Baarn op orde is om de gemeente Eemnes te kunnen ontvangen. Hierop moet wel nadrukkelijk worden gestuurd, maar ook op worden geïnvesteerd door zowel de gemeente Baarn als Eemnes aangezien beide belang hebben bij het goed uitvoeren van de belastingtaak. Binnen het werkveld Belastingen Baarn is er nadrukkelijk een samenwerking gezocht op het gebied van Basisregistraties. De gemeente Eemnes brengt tot op heden enkel de belastingtaak in. In navolging van deze samenwerking dient nadrukkelijk (bij voorkeur in de driehoek BEL CombinatieBaarn-Huizen) te worden gekeken hoe in de toekomst aan deze integraliteit vorm gegeven gaat worden. Implementatie De implementatie van de gemeente Eemnes binnen de gemeente Baarn vindt plaats terwijl het normale werk ‘gewoon’ doorgang moet vinden. Om te voldoen aan de randvoorwaarde ICT van de gemeente Baarn dient de gemeente Eemnes (BEL Combinatie) de overstap te maken van Civision naar de applicatie VRiS en Neuron. Tegelijkertijd dienen nieuwe ontwikkelingen - wet- en regelgevingvlekkeloos en adequaat te worden verwerkt. Er dient gedurende de voorbereiding, implementatie en uitvoering voldoende capaciteit en deskundigheid, zowel belasting- en proces-inhoudelijk, als ICTtechnische capaciteit beschikbaar te zijn. Dit alles legt een fors capaciteitsbeslag op de betrokken organisaties (Baarn en Eemnes).

Tijdlijn Vanaf het Go-besluit zijn globaal de volgende bestuurlijke activiteiten in tijd benodigd in 2021: Door wie ANG Staf Baarn en Eemnes College B&W Baarn en Eemnes Bestuur BEL Combinatie OR (incl. lokaal overleg) Gemeenteraden BEL Combinatie partijen OR Baarn en Eemnes College B&W Baarn en Eemnes Gemeente Eemnes en Baarn Raad gemeente Baarn Raad gemeente Eemnes B&W en Raad gemeenten

Betreft Opleveren conceptrapportage Voorbespreking t.b.v. Collegebesluit – formele brief DB BEL Voorgenomen besluit Vetrekwens Eemnes belastingen uit de BEL Combinatie Adviesaanvraag inzake Voorgenomen besluit en personele consequenties Vertrekwens Eemnes belastingen uit de BEL Combinatie Advies op voorgenomen besluit Definitieve besluitvorming Aanleveren besluitvorming belastingsamenwerking Principe besluitvorming belastingsamenwerking incl. juridisch vehikel Definitief besluit toetreding vaststelling nieuwe GR Definitief besluit tot belastingsamenwerking incl. dvo

Periode Juli 2021 Juli 2021 September 2021 Augustus 2021 Juli 2021 Oktober 2021 September 2021 Oktober 2021 November 2021 December 2021 December 2021 December 2022

Daarnaast zal er een implementatieplan moeten worden opgesteld om de werkzaamheden projectmatig te realiseren voor 1 januari 2023. Dit tijdspad is haalbaar voor de leveranciers (TOG en Vicrea), waarbij het tevens cruciaal is dat vanuit beide organisaties (Baarn en Eemnes) een volledige focus en inzet is om dit te realiseren. Er is namelijk weinig tot geen speling in de planning.

3

Risicoparagraaf (zie verder par 3.6) Vertraging project Laag risico Opstart-problematiek Gemiddeld risico Personeel Risico hoog Financieel Risico hoog Bestuurlijk (risico hoog) Ten aanzien van de belastingapplicatie en uitvoering van de belastingprocessen zijn aanvullend op het voorgaande ook nog de volgende kritische aspecten en randvoorwaarden aan de orde: 



     



Indien het noodzakelijk is dat er nieuwe medewerkers door Baarn voor haar team Belastingen moeten worden geworven moet er worden gedacht aan data-analisten/gegevensanalisten en een WOZ modelspecialist, om ook op deze wijze goed voorbereid te zijn op de toekomst van hoe de belastingtaken het beste kunnen worden uitgevoerd. De implementatie van de gemeente Eemnes binnen de gemeente Baarn vindt plaats terwijl het normale werk ‘gewoon’ doorgang moet vinden. Tegelijkertijd dienen nieuwe ontwikkelingen - weten regelgeving- vlekkeloos en adequaat te worden verwerkt. Er dient gedurende de voorbereiding, implementatie en uitvoering voldoende capaciteit en deskundigheid, zowel belasting- en procesinhoudelijk, als ICT-technische capaciteit beschikbaar te zijn. Dit alles legt een fors capaciteitsbeslag op de betrokken organisaties (Baarn en Eemnes). De afstemming en koppeling vanuit de Baarn met de toetredende gemeente Eemnes moet nog worden (door)ontwikkeld. Bemensing van het project moet kwalitatief hoogwaardig zijn. Er dient een stevige projectleider en daarnaast ook een stevige ICT projectleider door de gemeente Baarn (of vanuit de RID) te worden gekoppeld aan het project. Principe van het project is toetreding Schoon door de Poort. Koppeling van / tussen een divers aantal systemen. Betrokkenheid en doortastendheid van opdrachtgevers/management.

Goede samenwerking met, en inzet van, alle betrokken organisaties en organisatieonderdelen alsmede de leveranciers is cruciaal; het gaat dan onder meer PinkRoccade (Eemnes), Vicrea (Baarn) en TOG Nederland (Baarn en deels Eemnes). Het risico op oninbaarheid ligt bij de gemeente Eemnes

4

1 Inleiding 1.1 Aanleiding

De gemeenten Baarn en Eemnes hebben sinds 2019 onderzocht naar de mogelijkheid om te samenwerken op het gebied van gemeentelijke Belastingen (incl. WOZ). Dit heeft destijds inzicht gebracht dat er op dit gebied goed kan worden samengewerkt. Om tot een definitieve besluitvorming hierover te komen, moeten enkele onderwerpen worden uitgediept. Het College van Eemnes heeft in 2020 besloten tot het voornemen de uitvoering van de belastingtaken niet langer uit te besteden aan de BEL Combinatie. Het College van Eemnes zou graag de uitvoering van de belastingtaken willen uitbesteden/overdragen aan de gemeente Baarn. De gemeente Baarn heeft op de aan haar gestelde vraag in haar brief van 12 maart 2020 aangegeven dat zij, zoals eerder met de gemeente Eemnes is besproken, bereid is om het, op termijn, uitvoeren van de belastingtaken voor gemeente Eemnes, onder overeen te komen voorwaarden te overwegen. Om tot een definitieve besluitvorming te komen over met welke andere organisatie samengewerkt gaat worden, moeten enkele thema’s worden uitgediept. ANG (in samenwerking met Berenschot) heeft de opdracht gekregen om de gemeente hierbij te begeleiden. Dit rapport is de uitwerking van dit onderzoek. 1.2 Doel en beoogd resultaat van de samenwerking

De belastingsamenwerking Baarn-Eemnes komt met name tot stand door de regionale trigger2, slagkracht en bestuurlijke visie van beide gemeenten. Doel van de samenwerking is om op het gebied van de gemeentelijke belastingen de activiteiten (regionaal) zodanig te bundelen dat: 

De gemeente Eemnes per 1 januari 2023 haar belastingtaken over kan dragen aan de gemeente Baarn.

Hierbij met inachtneming van: 

De continuïteit, kwaliteit en betrouwbaarheid van de werkzaamheden wordt geborgd;



De dienstverlening aan de burgers/bedrijven verder verbeterd;



De uitvoering toekomstbestendig kan blijven worden uitgevoerd, en bijdraagt aan het verminderen van kwetsbaarheid.

Beoogd resultaat van de samenwerking is dat middels een constructie de werkzaamheden voor het taakveld belastingen (incl. WOZ) worden uitgevoerd door Baarn namens de gemeente Eemnes. Uitgangspunt bij het gehele proces is gedeeld opdrachtgeverschap door zowel Eemnes als Baarn.

2 Dit is mede uitgewerkt in de rapportage van WagenaarHoes

5

1.3 Voorliggende vraag

Het onderzoek naar samenwerkingsmogelijkheden is gericht op de volgende te onderzoeken variant: 1. Belastingsamenwerking Eemnes en Baarn. De belastingsamenwerking dient per 1 januari 2023 zowel juridisch als uitvoerend operationeel te zijn. De opdracht is om de volgende resultaten op te leveren in de Planfase:  Een analyse van de vorm van de samenwerking door verschillende mogelijkheden te benoemen en deze (globaal) uit te werken;  Een beschrijving van de mogelijke consequenties, risico’s en voor- en nadelen voor het personeel, de verdere verbetering van de dienstverlening en het verminderen van kwetsbaarheid.  Een financiële doorrekening op zowel de bedrijfsvoering van Eemnes binnen de BEL-combinatie belastingsamenwerkingen als de gemeente Baarn;  Een beschrijving van het implementatieproces, doorlooptijd en benoeming van de verschillende fasen, rekening houdend met de hierboven genoemde onderdelen uit de opdracht;  Een raming van de kosten en inzicht in de desintegratiekosten; 1.4 Aanpak onderzoek

De aanpak voor dit onderzoek zag er in hoofdlijnen als volgt uit. Er is aangevangen met een documentenstudie. Voor het begeleiden van de opdracht en het verzamelen van de benodigde informatie is een stuurgroep ingesteld. Naast de stuurgroep zijn er ook twee werkgroepen ingesteld, te weten een werkgroep Randvoorwaarden en Uitgangspunten en een werkgroep Financiën en Formatie. Deze werkgroepen zijn meermaals bijeengekomen om de thema’s uit te werken en/of definitief te maken en om benodigde informatie te verzamelen. Dit betreft met name de in te vullen vragenlijsten: in te brengen takenpakket, gebruikte belastingapplicatie(s), uitvoeringsbeleid, financiën & formatie, kwaliteit & dienstverlening en randvoorwaarden en uitgangspunten. Beide organisaties hebben de diverse vragenlijsten ingevuld en deze zijn na ontvangst verwerkt, geanalyseerd en de resultaten zijn in deze rapportage uiteengezet. Op basis hiervan is een conceptrapportage opgesteld die is besproken met de stuurgroep. De bespreking van de conceptrapportage resulteerde in een definitief rapport, wat de basis kan vormen voor het collegevoorstel. 1.5 Leeswijzer

Deze rapportage kent de volgende opbouw:  In het volgende hoofdstuk gaan we in op de visie rondom samenwerkingsvormen. het gehanteerde afwegingskader voor de vergelijking van de varianten.  Hoofdstuk 3 gaat in op de uitwerking van de onderzoeksthema’s.  De financiële afwegingscriteria zijn het onderwerp van hoofdstuk 4. Indien gewenst is vervolgens in de hoofdstukken 3 en 4 de onderbouwing van de scores van de varianten op de verschillende afwegingscriteria terug te vinden. Bijlage 1 bevat een overzicht van de deelnemers aan dit onderzoek. In bijlage 2 is een concept functiebeschrijving van een regiefunctionaris terug te vinden. In bijlage 3 is de projectbegroting opgenomen. Bijlage 4 bevat de criteria ten aanzien van Schoon Over en in bijlage 5 worden de randvoorwaarden & uitgangspunten besproken. Bijlage 6 & 7 zijn de calculaties Schoon door de Poort voor beide gemeenten weergegeven. Bijlage 8 gaat in op de aanbieding TOG Nederland rondom de applicatie VRIS. Tot slot betreft bijlage 9 een verdiepingsslag van de uitgewerkte onderzoeksthema’s. 6

1.6 Stappen verdere besluitvorming

Ten aanzien van de besluitvorming is er sprake van een aantal beslismoment. Deze beslismomenten hebben te maken met de formele besluitvorming en de vergaderfrequentie van de gemeenten Baarn en Eemnes. De stappen in het proces van overdracht van de belastingtaak zien er als volgt uit.

Door wie ANG Staf Baarn en Eemnes College B&W Baarn en Eemnes Bestuur BEL Combinatie OR (incl. lokaal overleg) Gemeenteraden BEL Combinatie partijen OR Baarn en Eemnes College B&W Baarn en Eemnes Gemeente Eemnes en Baarn Raad gemeente Baarn Raad gemeente Eemnes B&W en Raad gemeenten

Betreft Opleveren conceptrapportage Voorbespreking t.b.v. Collegebesluit – formele brief DB BEL Voorgenomen besluit Vetrekwens Eemnes belastingen uit de BEL Combinatie Adviesaanvraag inzake Voorgenomen besluit en personele consequenties Vertrekwens Eemnes belastingen uit de BEL Combinatie Advies op voorgenomen besluit Definitieve besluitvorming Aanleveren besluitvorming belastingsamenwerking Principe besluitvorming belastingsamenwerking incl. juridisch vehikel Definitief besluit toetreding vaststelling nieuwe GR Definitief besluit tot belastingsamenwerking incl. dvo

Periode Juli 2021 Juli 2021 September 2021 Augustus 2021 Juli 2021 Oktober 2021 September 2021 Oktober 2021 November 2021 December 2021 December 2021 December 2022

2 Onze visie op samenwerkingstrajecten 2.1 Inleiding

In dit hoofdstuk treft u onze visie op samenwerkingstrajecten aan. Deze visie is bepalend voor het in het volgende hoofdstuk te beschrijven plan van aanpak. We gaan achtereenvolgens in op de volgende onderwerpen:  

Het proces om tot een samenwerking te komen. De inhoud van samenwerking: de te onderzoeken thema’s/afwegingscriteria.

2.2 Het proces om tot een samenwerking te komen

Het onderstaande model blijkt bij dergelijke samenwerkingsprocessen vaak goed bruikbaar omdat het inzicht geeft in het totale proces en het verloop ervan per fase ordent. De cirkel in de figuur geeft aan in welke fase dit onderzoek zich naar verwachting op richt: halverwege de planfase en de ontwerp- en implementatiefase.

7





De fase van planfase -waarin Baarn een Eemnes nu zitten is- kent vaak het karakter van een business case-onderzoek c.q. haalbaarheidsonderzoek. Resultaat is een principebesluit van de deelnemende besturen om al dan niet door te gaan met de samenwerking (en daarmee met de planfase). Het resultaat van deze fase dient als basis voor een definitief go/no-go besluit van de deelnemende besturen. In het vervolg na een positief principe besluit, de planfase, worden de hoofdlijnen die het resultaat vormden van de strategiefase uitgewerkt in een integraal ontwerp van de nieuwe organisatie. Dit wordt vastgelegd in een bedrijfs- annex projectplan. Gelijktijdig is er sprake van de implementatiefase. Het vervolg is dat na de Go/No Go beslissing de implementatieplannen moeten worden uitgewerkt tot op het detailniveau dat nodig is om te kunnen gaan implementeren. Na uitvoering van het implementatieplan is het resultaat een operationeel samenwerkingsverband.

Op basis van de beschikbare informatie concluderen wij dat dit onderzoek zich tussen de planfase en de ontwerp- en implementatiefase bevindt. Een oriënterende ambtelijke afstemming heeft reeds plaatsgevonden, dit heeft geleid tot een eenzijdig voornemen van de gemeente Eemnes om aan te willen sluiten annex de samenwerking willen aangaan met de gemeente Baarn met ingang van 2023 (enige optie vooralsnog). Dit onderzoek biedt dan de basis om de definitieve go/no-go beslissing te nemen. En vervolgens over te gaan naar de implementatie.

8

3. Uitwerking van de onderzoeksthema’s Op basis van dit onderzoek is het doel dat het bestuur van zowel de gemeente Baarn als Eemnes het principe besluit neemt om al dan niet te gaan samenwerken per 1-1-2023, waarbij alle besluitelementen inzichtelijk zijn op het juiste (detail)niveau. In de offerte zijn de volgende onderwerpen/ afwegingsthema’s aangedragen die uiteengezet dienen te worden: juridische vorm, personele consequenties, implementatieproces en financiële consequenties. In de tabel op de volgende pagina’s geven wij aan welke thema’s in ons onderzoek conform de offerte zijn onderzocht, zodat de betrokken besturen een afgewogen besluit kunnen nemen over de samenwerking. In deze tabel hebben wij de onderwerpen verwerkt. In de derde kolom van de tabel geven we aan op welke wijze elk thema wordt onderzocht. Thema’s/aspecten/ afwegingscriteria Organisatie

Uitwerking van het thema 









Financieel



 





(Bestuurlijk-) Juridisch



Randvoorwaarden en Uitgangspunten belastingsamenwerking In te brengen takenpakket door de gemeente (o.a. belastingsoorten) Analyse belastingpakket(ten) gemeente en applicatielandschap Analyse uitvoeringsbeleid gemeente Wijze van organiseren van de ondersteunende diensten (overhead) Inventarisatie huidige kosten en formatie (gemeente Baarn en Eemnes) Kostenverdeelsleutel Begroting samenwerking (formatie in kwalitatieve en kwantitatieve zin en financieel) Indicatie incidentele kosten (incl. desintegratiekosten) Terugverdientijd De juridische basis (op hoofdlijnen) van de drie varianten (gastheerschap, centrumgemeente, gemeenschappelijke regeling)

Wijze van informatieverzameling 



 











Vragenlijst in te brengen takenpakket Vragenlijst gebruikte belastingapplicatie(s) Vragenlijst uitvoeringsbeleid Op basis van objectieve criteria wordt voor per variant onderzocht wat de meest optimale locatie is Voorstel is om uit te gaan van een normbedrag voor overhead

Vragenlijst financiën & formatie, in te vullen door de gemeenten Baarn en Eemnes ANG brengt op basis hiervan de financiële en formatieve consequenties van elke variant in kaart en maakt hierbij mede gebruik van benchmark cijfers ANG komt met een voorstel voor een kostenverdeling en een indicatie van de incidentele kosten Expertmatige inbreng ANG

9

Thema’s/aspecten/ afwegingscriteria Kwaliteit en dienstverlening

Risico’s

Implementatieplan/ schetsen vervolg







Uitwerking van het thema

Wijze van informatieverzameling

Op hoofdlijnen wordt de huidige kwaliteit van de gemeente Eemnes en Baarn geïnventariseerd

Rapporten Waarderingskamer beide gemeenten  Vragenlijst kwaliteit & dienstverlening  0-meting kwaliteit van de bestanden  ANG vult dit aspect in  ANG vult dit aspect in

Belangrijkste risico’s van de samenwerking incl. beheersmaatregelen Hoe ziet het implementatieproces eruit en wat zijn de geraamde kosten?





ANG vult dit aspect in

De gemeente Baarn heeft reeds in een eerder onderzoek (april 2020) met een gemeentelijke deelnemer vanuit de BEL Combinatie meegewerkt aan een verkennend onderzoek tot mogelijke belastingsamenwerking. De gegevens uit dit onderzoek zijn zoveel mogelijk gebruikt om te voorkomen dat veelal onnodig dubbele vragen worden gesteld. Wel worden de beschikbare gegevens getoetst aan actualiteit. Het gaat dan met name om de resultaten van de werkgroep Taken & Processen en de werkgroep Financiën. Dit hoofdstuk vergelijkt op hoofdlijnen (afwijkingen) de verschillende varianten met elkaar op de volgende afwegingscriteria:  Organisatorisch;  Financieel  Bestuurlijk – Juridisch en uitvoeringsbeleid;  Kwaliteit van de dienstverlening;  Implementatieplan & vervolg. Daarnaast hebben we in het onderzoek de volgende thema’s extra aandachtgegeven:  Personele consequenties;  Toekomstbestendigheid en risico’s. 3.1 Thema Organisatorisch

In deze paragraaf gaan we in de eerste plaats in op de organisatorische aspecten en specifiek op het vraagstuk van gegevensbeheer. Vanuit de BEL Combinatie is aangegeven dat de uitbesteding en afbakening van de belastingtaak op het gebied van gegevensbeheer (in samenhang met de basisregistraties) een uniforme werkwijze danwel route kaart moet hebben voor zowel de samenwerking met Baarn als met Huizen. Dit omdat afwijkingen in een uitvoeringsorganisatie niet beheersbaar zijn. Er dient in dat kader gezamenlijk worden opgetrokken qua afbakening en doorgroei. Vanuit de gemeente Huizen is in een eerder stadium, aangezien zij eerder de opdracht hebben gegeven om de samenwerking uit te werken, een notitie opgesteld hoe om te gaan met het gegevensbeheer. Dit heeft geleid tot een tweetrapsraket. Dat wil zeggen in de opstartfase wordt het gegevensbeheer overgedragen conform de huidige werkwijze binnen de BEL Combinatie. Separaat wordt in de komende

10

maanden/jaar in gezamenlijkheid (Baarn-Eemnes/BEL Combinatie/Huizen) onderzocht hoe het gegevensbeheer in de toekomst zou moeten en kunnen worden ingericht met elkaar. 3.1.1. Aansluiten bij de werkwijze van de gemeente Baarn

Binnen de werkgroep randvoorwaarden en uitgangspunten is afgesproken dat door de aansluiting van de gemeente Eemnes bij de gemeente Baarn, zij zich ook conformeert aan de bedrijfsvoeringopzet en planning van de gemeente Baarn. De gemeente Baarn neemt dus de belastingtaak over van de BEL Combinatie voor de gemeente Eemnes, waarbij de gemeente Baarn al haar werkwijzen, planning en uitvoering rondom de belastingtaken als leidend van toepassing verklaard. Dit uitgangspunt is ook toegepast voor de financiële berekeningen binnen dit onderzoek, aangezien voor de nieuwe situatie (uitvoering belastingtaak Baarn-Eemnes) de kostennorm3 is aangehouden van de gemeente Baarn. Wat wel van belang is dat de uitvoeringskosten van de gemeente Baarn (de gehanteerde norm) strak is begroot. Op dit moment komt de gemeente Baarn uit met deze begrootte bedragen, echter het vertrek van de senior belastingen (coördinator) in april 2021 heeft wellicht effect op de uitvoering en de daarbij behorende kosten. Vanuit de gemeente Baarn is het noodzakelijk dat er goed management op zit en stuurt om de kwaliteit te blijven borgen. 3.1.2. Overdracht belastingtaak

Het uitgangspunt voor de organisatorische samenwerking rondom de overdracht van de belastingtaak, is de volledige belastingtaak zoals deze thans binnen de BEL Combinatie voor de gemeente Eemnes wordt uitgevoerd. Dit houdt de volgende taken in: de uitvoering van de wet WOZ, het opstellen van verordeningen, tariefberekening OZB, het heffen en Invorderen (inclusief dwanginvordering) van de volgende belastingtaken4. Soort belasting OZB – eigendom OZB - gebruik niet woning Roerende zaakbelasting Afvalstoffenheffing Rioolheffing Hondenbelasting Toeristenbelasting Forensenbelasting Precariobelasting (terrassen, uitstallingen) Parkeerbelasting: (duplicaat) naheffingsaanslagen Marktgelden bezwaarafhandeling o.b.v. advies Eemnes) Marktgelden Leges (bezwaarafhandeling o.b.v. advies Eemnes) Ja Lijkbezorgingsrechten/Grafrechten Liggeld woonschepen

Overdracht Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee Ja

Ja Ja Nee Nee

3 Dit betreft de kostennorm voor personele kosten in inhuurkosten. Zie voor een toelichting het hoofdstuk financiën. 4 Bron 2021, eventueel nieuwe politieke keuzes 2022 zijn hierin niet meegenomen. Deze worden ook niet verwacht.

11

Alle door de gemeente Eemnes uitgevoerde belastingsoorten (zie tabel hierboven) zijn reeds bekend bij de gemeente Baarn en behoren voor het grootste deel tot de zogenaamde standaardwerkzaamheden. De over te dragen werkzaamheden bevatten eveneens de reguliere wettelijke taken van het actueel houden van de basisregistratie WOZ en de koppeling met de landelijk voorziening WOZ. Tevens wordt de financiële verwerking en verantwoording van de belastinggelden verzorgt door de gemeente Baarn alsmede de bijbehorende financiële rapportages op basis van de reguliere planning en control cyclus van de gemeente Eemnes. Ook wordt de KCC-taak voor belastingen verzorgt door de gemeente Baarn. Zodoende is er sprake van kanaalsturing (click, call, face) direct richting de gemeente Baarn en niet naar hetzij de BEL Combinatie danwel de gemeente Eemnes. In de implementatiefase wordt het bovenstaande operationeel verder uitgewerkt. Zolang er geen wezenlijke veranderingen optreden in de omvang van de belastingtaken (inclusief het aantal objecten, aanslagregels en aanslagbiljetten) van de gemeente Eemnes zullen er ook geen meerkosten in rekening gebracht worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het invoeren van de DIFTAR voor de afvalstoffenheffing waardoor de werklast voor team belastingen toeneemt. 3.1.3. Inbrengen Openstaande posten

De gemeente Eemnes brengt bij de overdracht van de belastingtaak per 1 januari 2023 ook haar openstaande posten in de belastingsamenwerking. Dat betekent dat de gemeente Baarn de nog doorlopende automatische incasso’s met ingang van 2023 gaat innen voor de gemeente Eemnes, dit geldt ook voor de lopende (dwang)invorderingsactiviteiten zoals afhandeling lopende betalingsregelingen etc. Uitgangspunt voor de toetreding is wel dat beide gemeente ‘Schoon door de Poort’ toetreden per 1 januari 2023. Zie voor een toelichting de volgende paragraaf. 3.1.4. Schoon door de Poort criterium

In de werkgroep randvoorwaarden en uitgangspunten is vastgesteld dat beide gemeenten ‘Schoon door de Poort’ toetreden tot de belastingsamenwerking. Deze definitie ‘Schoon door de Poort’ staat opgenomen in de bijlage. Indien een gemeente niet ‘Schoon door de Poort’ haar belastinggegevens inbrengt per 1 januari 2023, dan dienen deze door de nieuwe belastingsamenwerking Baarn-Eemnes wordt opgepakt. De uitvoeringskosten (inhuurkosten) voor deze opwerking naar het afgesproken ‘Schoon door de Poort’ criterium komen ten laste van de desbetreffende gemeente. Voorafgaande aan de start van de belastingsamenwerking vindt er een eindcontrole plaats op de afgesproken criteria. Tevens wordt -bij geconstateerde afwijkingen van hetgeen is afgesproken- de opwerkkosten inzichtelijk gemaakt. 3.1.5. Uitvoeringsbeleid

Beleid rondom de belastingheffing kunnen we onderverdelen in twee categorieën: 1. Politiek beleid. 2. Uitvoeringsbeleid. Politiek beleid heeft betrekking op het al dan niet heffen van een bepaalde belastingsoort, de hoogte van het belastingtarief en de maatstaf van de belastingheffing. Politiek beleid is en blijft de verantwoordelijkheid van iedere individuele gemeente. Tarieven zullen bijvoorbeeld vastgesteld blijven worden door iedere gemeenteraad. Op dit vlak is er dus geen harmonisatie nodig.

12

Uitvoeringsbeleid heeft -zoals de naam al aangeeft- betrekking op de uitvoering van de belastingheffing. Hierbij moet o.a. worden gedacht aan de norm voor kwijtschelding en het aantal termijnen voor automatische incasso. Uitgangspunt voor de belastingsamenwerking is dat Eemnes zich conformeert aan het uitvoeringsbeleid van Baarn. In de bijlage is een vergelijking van het uitvoeringsbeleid van beide gemeenten opgenomen Gecombineerd aanslagbiljet / uniform briefpapier Het gebruik van uniforme briefpapier leidt tot diverse synergievoordelen in de uitvoering en draagt bij aan een goedkoper en eenvoudiger uitvoeringsproces aangezien er niet geschakeld hoeft te worden tussen twee gemeentepapieren. Voor het hanteren van een uniform briefpapier is het noodzakelijk om het uitvoeringsbeleid te harmoniseren. Er is rondom dit thema nog geen definitieve beslissing genomen Dit wordt nader uitgewerkt in het implementatieplan. No Cure no Pay bedrijven (WOZ-kostenvergoeding) Binnen Nederland is sinds enige jaren sprake van een opkomst van zogenaamde no cure no pay bedrijven die voor belastingplichtige bezwaar maken tegen de hoogte van de WOZ-waarde.

Voor de burgers en bedrijven brengen zij dit alszijnde no cure no pay, echter het verdienmodel van deze bedrijven zit hem in de proceskosten vergoeding dat dient te worden voldaan door de individuele gemeente, Dit geldt ook voor zowel de gemeenten Baarn als Eemnes. Binnen het onderzoek is binnen de bijdrage van de gemeente Eemnes aan de gemeente Baarn voor de uitvoering van de belastingtaak hier geen rekening gehouden. Deze kosten worden door de gemeente Baarn 1:1 achteraf in rekening gebracht bij de gemeente Eemnes. Applicatielandschap De gemeente Baarn gaat de belastingtaak voor de gemeente Eemnes bij een samenwerking uitvoeren op basis van de procesinrichting en uitvoering zoals thans van toepassing is binnen de gemeente Baarn. Hierbij wordt wel in acht genomen hetgeen is beschreven onder het thema over te dragen belastingtaken en uitvoeringsbeleid. De gemeente Baarn heeft haar volledige belasting administratie binnen de applicatie VRIS van TOG Nederland. Daarnaast werkt Baarn met de applicatie Neuron van Vicrea. In Vris wordt zowel het gegevensbeheer van het heffen van de diverse belastingsoorten alsmede het verwerken van de daaropvolgende financiële mutaties of het uitvoeren van de (dwang)invorderingsacties in verwerkt. Ook de taxatiewerkzaamheden worden uitgevoerd in Vris.

De kadastrale verwerking, BAG-WOZ koppeling en het opvoeren van nieuwe WOZ-objecten inclusief objectafbakening wordt in Neuron uitgevoerd. Het is ook mogelijk om objectmutaties in Vris uit te voeren. Het berichtenverkeer met de Landelijke Voorziening WOZ wordt vanuit Neuron gedaan. De applicaties Neuron en Vris zijn met elkaar verbonden door middel van berichtenverkeer. Binnen de BEL Combinatie wordt ook gebruikt gemaakt van de applicatie VRiS van TOG Nederland, echter dit is alleen van toepassing voor de uitvoering van de wet WOZ. Het reguliere platform voor het heffen en invorderen van de gemeentebelastingen is belegd binnen de applicatie Civision van PinkRoccade Local Government. Deze applicatie draait op een SAP-platform en heeft middels de Gegevensmakelaar een koppeling met diverse (externe) brongegevens/applicaties. Om te voldoen aan de randvoorwaarde ICT van de gemeente Baarn dient de gemeente Eemnes (BEL Combinatie) de overstap te maken van Civision naar de applicatie VRiS en Neuron. De financiële consequenties van de conversie (inclusief de bijbehorende koppelingen naar de basisregistraties danwel landelijke voorzieningen naar het nieuwe belastingpakket) worden in het volgende hoofdstuk

13

besproken. Er zal hier sprake zijn van versnelde afschrijving van kapitaallasten alsmede investeringskosten voor deze transitie. Deze omvang wordt onderzocht op hoofdlijnen en zal worden doorgerekend bij de begroting van de incidentele kosten. Voorts dient de gemeente Baarn -in samenspraak met de softwareleveranciers TOG en Vicrea- ervoor te zorgen dat de technische koppelingen met de landelijke voorzieningen worden gelegd voor de afname van basisregistratieve gegevens voor de uitvoering van het gehele belastingproces (WOZHeffen/Gegevensbeheer-Innen). Tevens dient er bij een positief bestuurlijk besluit de gegevensopslag/correspondentie binnen VRIS te worden geborgd, waarbij de regionale archieffunctie voor beide gemeenten reeds is belegd bij het archief Eemland. Dit maakt dan in het verdere proces onderdeel uit van de nog in te richten werkgroep Taken & Processen. Résume Politiek beleid is en blijft de verantwoordelijkheid van iedere individuele gemeente. Tarieven zullen bijvoorbeeld vastgesteld blijven worden door iedere gemeenteraad. Op dit vlak is dus geen harmonisatie nodig. Om optimaal te profiteren van de belastingsamenwerking is het wel noodzakelijk om het uitvoeringsbeleid te harmoniseren. Uitgangspunt in dit rapport is dat de gemeente Eemnes zich ook conformeert aan de bedrijfsvoeringopzet en planning van de gemeente Baarn.

De belangrijkste veranderingen voor Eemnes zijn dat het aantal termijnen voor automatische incasso van 9 naar 8 termijn zal worden verlaagd, dat er voorafgaand aan een aanmaning eerst een kosteloze herinnering zal worden verstuurd en dat er geen kwijtschelding meer kan worden aangevraagd door ondernemers voor de privébelastingen. Voor wat betreft de jaarplanning zijn geen noemenswaardige veranderingen te benoemen.





14

3.2 Thema Bestuurlijk-juridisch 3.2.1. Inleiding

Voor het uitvoeren van de belastingtaken van de gemeente Eemnes door de gemeente Baarn zijn een viertal uitgangspunten meegegeven om rekening te houden met de vormgeving van de belastingsamenwerking. Uitgangspunten die de gemeenten hebben, zijn: 1. Snel 2. Eenvoudig 3. Geen bestuurlijk gedoe 4. Geen operationeel gedoe/bewegingsvrijheid Bij de uitwerking wordt er verder rekening mee gehouden dat de gemeente Baarn bepalend is in de uitvoering van de belastingtaak (planning en aanpak). Daarnaast is vooraf een afbakening gemaakt in de varianten van samenwerking: gastheerschap, centrumgemeente en gemeenschappelijke regeling. In onderstaande paragrafen volgt op hoofdlijnen een toelichting op de mogelijke varianten. 3.2.2. Varianten van samenwerking

Vooraf wordt opgemerkt dat niet wettelijk bepaald is op welke wijze een belastingsamenwerking moet worden vormgegeven; het kan op diverse manieren, inclusief de inrichting van de organisatorische aspecten. Bij het uitvoeren van de publiekrechtelijke belastingtaken wordt veelal gebruikt gemaakt van de Wet gemeenschappelijke regelingen5. Daarnaast is het mogelijk om via een ‘gastheer’ constructie samen te werken. 3.2.2.1 Wet gemeenschappelijke regelingen

In de Wgr zijn de volgende varianten mogelijk:  Regeling zonder meer  Gemeenschappelijk orgaan  Openbaar lichaam  Bedrijfsvoeringsorganisatie (Bvo)  Centrumregeling Kanttekeningen

Bij een ‘regeling zonder meer’ kan geen sprake zijn van overdracht of mandatering van bevoegdheden en daarom valt deze vorm af. Een gemeenschappelijk orgaan bezit geen rechtspersoonlijkheid en kan geen ambtenaren aanstellen of personeel in dienst hebben, daardoor valt ook deze variant af. Het openbaar lichaam (bijvoorbeeld de belastingkantoren SVHW en GBLT), bedrijfsvoeringsorganisatie (bijvoorbeeld Noordelijk Belastingkantoor, Tribuut belastingcentrum en BGHU) en centrumregeling (bijvoorbeeld Belastingkantoor Beuningen) zijn varianten die in de praktijk als vorm worden gekozen voor een belastingsamenwerking. Deze varianten zijn op hoofdlijnen hieronder beschreven. Openbaar lichaam

Het openbaar lichaam is de meeste vergaande vorm van publiekrechtelijke samenwerking. Het openbaar lichaam bezit rechtspersoonlijkheid, heeft een geleed bestuur en kent drie organen (algemeen bestuur, dagelijks bestuur, voorzitter). De gelede structuur van het openbaar lichaam biedt de mogelijkheid van interne ‘checks en balances’ tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Een openbaar lichaam kan worden ingesteld door de raden, de colleges van burgemeester en 5 In zeldzame gevallen worden de belastingtaken door een private partij voor een gemeente uitgevoerd.

15

wethouders en de burgemeesters van twee of meer gemeenten afzonderlijk of tezamen. Aan het bestuur van het openbaar lichaam kunnen in beginsel alle bevoegdheden worden overgedragen waarover de deelnemende besturen van gemeenten beschikken. Het gemeenschappelijk openbaar lichaam kan eigen heffings- en invorderingsambtenaren in dienst hebben. Bedrijfsvoeringsorganisatie (Bvo)

De Bvo wordt getroffen voor de behartiging van taken die naar hun aard geen of weinig bestuurlijke aansturing of controle vragen en waarbij geen beleidsmatige keuzes gemaakt hoeven te worden. Hierbij valt volgens de wetgever te denken aan: het opleggen van belastingaanslagen en het invorderen van belastingen, groenvoorziening, afvalinzameling, gemeentereiniging, leerlingenvervoer en het uitvoeren van de Leerplichtwet. Aan een Bvo kan uitsluitend worden deelgenomen door de colleges van burgemeester en wethouders. De Bvo heeft slechts één orgaan (het bestuur) en kent geen gelede structuur met een algemeen en dagelijks bestuur zoals bij een openbaar lichaam. Het bestuur bestaat uit leden die uit de colleges zijn aangewezen. De Bvo heeft rechtspersoonlijkheid. Dit houdt in dat de Bvo zelfstandig personeel aan kan nemen en deel kan nemen aan het economisch verkeer. Centrumregeling

In het geval van een centrumregeling wordt geen nieuwe rechtspersoon gecreëerd. Ook worden geen nieuwe bestuursorganen opgericht. Er is sprake van een centrumgemeente (‘gastheer’) die namens de deelnemer(s) bevoegdheden uitoefent. De ‘gastgemeente’ heeft geen zeggenschap binnen de centrumgemeente. Wel kan de gastgemeente invloed uitoefenen op de uitvoering van taken en bevoegdheden door de centrumgemeente. Bijvoorbeeld door het geven van instructies of bepalingen in de dienstverleningsovereenkomst. Ook heeft de gastgemeente het recht de bevoegdheid zelf uit te blijven oefenen of het mandaat in te trekken. Bij het gastheerschap zal Eemnes de belastingtaken uitbesteden aan Baarn. De constructie is vergelijkbaar met de centrumregeling, zij het dat er geen gemeenschappelijke regeling in het leven wordt geroepen. De gastgemeente en de gastheer leggen in een dienstverleningsovereenkomst (dvo) de samenwerkingsafspraken vast. De gastgemeente kan medewerkers detacheren naar de gastheer.

16

3.2.3. Toetsing aan de uitgangspunten

In onderstaande tabel is aangegeven op welke wijze de varianten scoren op de uitgangspunten: Openbaar lichaam

Bedrijfsvoeringsorganisatie

Centrumregeling

Gastheer

‘Snel’

Niet snel te realiseren omdat de GR aan veel eisen uit de Wgr moet voldoen

Sneller te realiseren dan een openbaar lichaam vanwege één bestuurslaag

Sneller te realiseren dan een openbaar lichaam omdat de GR eenvoudiger van opzet is

Het snelste te realiseren; mandaat en dvo

‘Eenvoudig’

Nee, werking en inrichting van governance van een openbaar lichaam is complex vanwege twee aparte bestuurslagen: AB en DB

Minder complexe governance omdat er maar één bestuur is

Minder complexe governance omdat de centrumgemeente (gastheer) als uitvoerder de zeggenschap heeft en de gastgemeente alleen invloed via een dvo6

Minst complex, want geen bestuur of organisatie die worden ingesteld; invloed van gastgemeente alleen via dvo. Door de eenvoud van de constructie ook eerder ‘opzegbaar’ (de dvo)

‘Geen bestuurlijk gedoe’

Bestuurlijk gedoe omdat er AB en DB overleggen zijn en dit leidt tot een toename van bestuurlijke drukte

Minder bestuurlijk gedoe omdat er maar één bestuurslaag is

Minder bestuurlijk gedoe want geen sprake van ‘gezamenlijk bestuur’

Minste bestuurlijk gedoe want geen sprake van ‘gezamenlijk bestuur’

‘Geen operationeel gedoe / bewegingsvrijheid’

Afhankelijk van vormgeving

Afhankelijk van vormgeving

Afhankelijk van vormgeving

Afhankelijk van vormgeving

Op hoofdlijnen scoort het openbaar lichaam minder dan de drie andere varianten. Het openbaar lichaam kent in het algemeen een toename van bestuurlijke drukte vanwege de verplichte instelling van een AB en een DB en de bestuurlijke overleggen die daarbij horen. Vanuit de uitgangspunten bezien, lijkt er weinig verschil te zijn tussen een bedrijfsvoeringsorganisatie en een centrumregeling. Het grootste verschil is dat bij een bedrijfsvoeringsorganisatie de deelnemers samen verantwoordelijkheid dragen en samen kunnen sturen op de bedrijfsvoeringsorganisatie, omdat ze beiden in het bestuur zijn vertegenwoordigd. Bij het openbaar lichaam en de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt de uitvoering van belastingtaken gezamenlijk bepaald. Dit lijkt minder te passen bij de rol van Baarn, die namelijk over de planning en aanpak zal gaan. Bij de centrumregeling ligt de sturing en verantwoordelijkheid feitelijk bij de gastheer; de gastheer voert namens de gastgemeente de belastingtaken uit en daarover heeft de gastgemeente geen zeggenschap – er is wel invloed via (met name) de dienstverleningsovereenkomst met de gastheer.

Het verschil tussen de centrumregeling en gastheerschap is dat de centrumregeling meer robuust is, omdat er een gemeenschappelijke regeling wordt opgericht door de deelnemers, terwijl het bij het gastheerschap gaat om een overeenkomst die relatief makkelijker opgezegd kan worden.

6 Dvo = dienstverleningsovereenkomst. De gastgemeente is opdrachtgever en de gastheer is opdrachtnemer.

17

De inschatting van de mate van bewegingsvrijheid hangt erg af van de wijze waarop de bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden vastgelegd tussen de samenwerkingspartners in de tekst van de gemeenschappelijke regeling, delegatie/mandaat en de dvo. Bij het gastheerschap wordt opgemerkt dat, in vergelijking met de andere varianten, de gastheer alleen te maken heeft met de afspraken in de dvo en relatief makkelijker de uitvoering van taken kan opzeggen (tenzij in de dvo is opgenomen dat de dvo voor bijvoorbeeld 5 jaren geldt met een bepaalde opzegtermijn of een andere vorm waarmee de continuïteit voor de gastgemeente wordt geborgd). Rol van ondernemingsraden (OR) bij het aangaan van een gemeenschappelijke regeling

De vraag is verder gesteld welke rol de OR’en van beide gemeenten hebben. Hierover kan het volgende worden toegelicht. De OR’en van beide gemeenten hebben geen formele rol: in art. 46d, onder b, van de Wet op de ondernemingsraden (Wor) is bepaald dat, in het kort gezegd, OR’en geen rol hebben bij ‘politieke beslissingen’. De bevoegdheid tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling komt toe aan het college van BenW, na verkregen toestemming van de gemeenteraad. Deze primaire beslissing vergt een politieke afweging van de daaraan verbonden voor- en nadelen en valt daarmee onder de reikwijdte van het ‘primaat van de politiek’ en is op grond van de Wor van medezeggenschap uitgezonderd (art. 46d, onder b, van de Wor). De OR’en kunnen wel een formele rol krijgen (adviesrecht) indien in het besluit sprake is van het regelen van personele gevolgen. Hierbij is het van belang wat er in het besluit staat: gaat het in het bijzonder over het regelen van personele gevolgen (adviesrecht) of gaat het over gevolgen die uit het besluit voortvloeien maar niet specifiek gaan over personele gevolgen (dan geen adviesrecht). In er wordt besloten (of voorgenomen besluit) dan is conform hoofdstuk 12 van de Wnra wel noodzakelijk dat er lokaal overleg (met de OR) gaat plaatsvinden. Dit aangezien er sprake is van een belangrijke organisatie wijziging met personele gevolgen.

Er dient een sociaal plan te worden opgesteld. Echter wij zijn van mening dat het woord Sociaal Plan een groot woord is, aangezien er geen sprake is van grootschalige afwijkingen zijn in arbeidsvoorwaarden. Wanneer er bestuurlijk wordt gekozen voor een samenwerking middels gastheerschap, waardoor de medewerkers gedetacheerd worden is er sprake van een eenvoudigere traject. Aangezien de medewerkers in dienst blijven bij de latende organisatie met behoud van arbeidsvoorwaarde. Wel is het de vraag in hoeverre dit stand kan blijven houden aangezien de binding bij een gastheerschap met de formele werkgever in de praktijk snel zou verdwijnen, het wordt enkel de salaris betaler. Bij een centrumregeling worden de medewerkers feitelijk geplaatst bij de ontvangende organisatie en komt men daar daadwerkelijk in dienst. Résume

Als toename van bestuurlijke drukte niet de wens is, valt het openbaar lichaam af als samenwerkingsvorm. Indien gezamenlijke zeggenschap wezenlijk is voor partijen, gaat de voorkeur uit naar een bedrijfsvoeringsorganisatie. Indien Eemnes geen zeggenschap wenst en alleen kiest voor uitvoering door Baarn en invloed daarop via een dvo voldoende is, heeft de centrumregeling of het gastheerschap de voorkeur. Als robuustheid voor langere termijn (‘toekomstvastheid’) hierbij een belangrijke factor is, gaat de voorkeur uit naar een centrumregeling boven het gastheerschap. Als toekomstvastheid minder gewicht heeft, dan heeft een dvo met daarin een goede weergave van de verplichtingen over en weer (bijvoorbeeld randvoorwaarden inzake opzegging van de dvo) de voorkeur.

18

3.3 Thema Kwaliteit en kwetsbaarheid In deze paragraaf vergelijken wij de gemeente Baarn en Eemnes op het gebied van kwaliteit en kwetsbaarheid. Met behulp van vragenlijsten en interviews hebben we informatie gekregen over de huidige situatie bij de gemeente Baarn en Eemnes voor wat betreft kwaliteit. Het begrip ‘kwaliteit’ hebben wij uitgewerkt in de volgende categorieën c.q. (vergelijkings-)criteria:   

Dienstverlening/klanttevredenheid/externe profilering. Kwaliteit van processen (met inbegrip van gegevensbeheer). Kwetsbaarheid.

De volledige uitwerking van dit onderzoeksthema is opgenomen in bijlage 9. De invulling van de processen van de gemeente Baarn en Eemnes vertonen vele gelijkenissen. De dienstverlening voor de burger en bedrijven zal op grote lijnen niet veranderen. De bereikbaarheid van afdeling belasting en invordering verloopt voor beide organisaties via de gemeentelijk website, per e-mail en telefonisch tijdens kantoortijden. Verder maken beide gemeenten gebruik van een klantcontactcentrum (KCC) als het eerste aanspreekpunt voor degene die vragen hebben op het gebied van belastingen. Wanneer er gericht wordt gekeken naar de kwaliteit van de processen alsmede de kwaliteit van de nulmeting vallen de volgende aspecten op. Een belangrijk kwaliteitsimpuls voor beide gemeenten in dit belastingjaar ligt op het project kubieke meter naar vierkante meter. De herwaardering gebeurt nu nog op inhoud voor de woningen en de niet-woningen worden gewaardeerd op de bruto-oppervlakte (vanuit de WOZ bezien). De WOZ-waarden van woningen naar waardepeildatum 1 januari 2021 die in 2022 worden vastgesteld, dienen gebaseerd te zijn op taxaties waarbij woningen zijn vergeleken op basis van de gebruiksoppervlakte. Verder is het opvallend dat het percentage bezwaarschriften in de gemeente Eemnes aanzienlijk hoger ligt dan in de gemeente Baarn.

Daartegen is het percentage gegronde bezwaarschriften weer lager in de gemeente Eemnes. Een belangrijk onderdeel op kwaliteitsgebied voor de start van de belastingsamenwerking is een Schoon door de poort bestandscontrole. De kwaliteit van de bestanden vormt immers het `hart' van de dienstverlening en kwaliteit. Voor zowel de gemeente Baarn als de gemeente Eemnes is een nulmeting uitgevoerd op de gemeentelijke administratie om de kwaliteit ervan te toetsen. De uitkomsten van deze kwaliteitstoetsing zijn opgenomen als bijlage van deze rapportage. Het doel van de actie Schoon door de Poort is om aan de hand van de gecontroleerde bestanden vast te stellen in welke mate de bestanden qua integriteit, volledigheid en kwalitatief gereed zijn voor de overgang naar de nieuwe belastingsamenwerking. Naast de nulmeting heeft ook de controle van de Waarderingskamers uitgewezen dat zowel de gemeente Baarn als de gemeente Eemnes te kort schieten op verschillende criteria. Op dit moment wordt niet op alle onderdelen aan het gevraagde kwaliteitsniveau ten aanzien van de criteria ‘Schoon Over ’ voldaan. Om de geconstateerde uitval op te lossen dienen beide gemeenten een aanzienlijke inspanning te leveren om te voldoen aan de gemaakte afspraken rondom Schoon door de Poort.

Om de geconstateerde uitval op te lossen dienen de gemeenten een aanzienlijke inspanning te moeten leveren om te kunnen voldoen aan de gemaakte afspraken rondom Schoon door de Poort. In de bijlage zijn de resultaten opgenomen met een geschatte tijdsraming. Uiteraard zal hierover nog de zgn. ‘coleur locale’ moeten worden betrokken. Daarnaast is er in deze tijdsraming geen rekening gehouden met overlappende uitvallijsten en de mogelijkheid om zaken geautomatiseerd op te lossen. Dit kan een positief effect hebben op de benodigde inzet. We merken voor de volledigheid wel op dat het gebruikelijk is dat bij de start van een belastingsamenwerking de Waarderingskamer de individuele gemeente (in casu Baarn-Eemnes) het eerste jaar een categorie lager indeelt dan het jaar ervoor.

19

Dit heeft in de regel te maken met het feit dat een gemeente bij aansluiting bij een bestaand samenwerkingsverband volledig wordt doorgelicht op de totale uitvoering van de Wet WOZ. Dit betreft een uitgebreide inspectie en staat niet in verhouding tot de inspecties die in het verleden bij de gemeente zijn uitgevoerd. Het is dan ook van belang om als gemeente Baarn en Eemnes hiervan bewust te zijn. Kwetsbaarheid Om te kunnen zorgen voor een juiste, tijdige en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van de gemeentelijke belastingtaak, is kwetsbaarheid (lees: de beperking van kwetsbaarheid) een noodzakelijke voorwaarde. Het proces dient efficiënt te zijn ingericht en er dient voldoende (generiek inzetbaar) personeel beschikbaar te zijn om de dagelijkse uitvoering te verzorgen en om pieken en incidenten (ziekte etc.) te kunnen opvangen. Dit kan op diverse zaken worden geborgd, namelijk binnen de eigen formatie, binnen de uitvoering van de processen, via werkprocesbeschrijvingen, door middel van rapportages, opleidingen, e.d. Eemnes De gemeente Eemnes is in de afgelopen jaren kwetsbaar gebleken. Dit geldt niet sec voor de uitvoering van de belastingtaak vanuit de BEL Combinatie door de gemeente Eemnes, maar dit moet vanuit de drie gemeenten integraal worden bezien.

In de afgelopen jaren is gebleken dat de werkeenheid belastingen niet zelfstandig in staat is geweest om de belastingtaak goed, tijdig en volledig te kunnen uitvoeren. Er zijn diverse hiaten opgetreden, van tariefsberekeningen tot aan de kwaliteit van de belastingaanslagen en de WOZ-waarden. Voorts zijn er geen eigen taxateurs in dienst bij de BEL Combinatie waardoor er grote afhankelijkheid van inhuur is op dit gebied en zijn niet alle medewerkers allround inzetbaar. Dit heeft zich ook vertaald in het vele inhuur binnen het taakveld belasting in de afgelopen jaren. Baarn De gemeente heeft binnen de afdeling Belastingen de formatie enkel bezet7. Wanneer er sprake is van (langdurige) uitval, dan zijn de werkzaamheden niet eenvoudig binnen het team op te vangen, anders dan dat er dan weer ergens anders een zogenaamd “gat” ontstaat. De gemeente Baarn moet dan ook ondanks de eventuele uitbreiding van de formatie door het overnemen van de gemeente Eemnes- nog steeds als kwetsbaar maar ook als risicovol worden gezien. 3.4 Thema Personele consequenties

Een eventuele uitbesteding van de belastingtaak heeft gevolgen voor het personeel. Het gaat dan in de eerste plaats om de vraag in hoeverre de huidige medewerkers over kunnen naar de belastingsamenwerking. Voor personeel dat overgaat kunnen er mogelijk wijzigingen optreden in rechtspositie en arbeidsvoorwaarden. Tevens speelt de vraag in hoeverre medewerkers hun huidige taak kunnen blijven uitvoeren. Tot slot kan uitbesteding betekenen dat de reistijd voor medewerkers toeneemt. Binnen de BEL Combinatie zijn op dit moment in vaste dienst voor de belastingtaak (uitvoering wet WOZ, Heffen, Gegevensbeheer en Invordering): 3,7 fte interne medewerkers. Deze medewerkers voeren de belastingtaak (samen met de aanwezige inhuur) uit voor de drie gemeenten binnen de BEL Combinatie. De medewerkers worden algemeen ingezet en niet verdeeld naar een specifieke gemeente of taak. De uitsplitsing van de medewerkers naar de desbetreffende workload per gemeente dient nog plaats te vinden, dit maakt onderdeel uit van de financiële doorrekening. Daarnaast heeft dit ook een

7 er zijn wel duo’s maar die kunnen elkaar slechts op onderdelen vervangen

.

20

relatie met de belastingsamenwerking tussen Blaricum, Laren en de gemeente Huizen. Ook hier dient een toerekening van formatie plaats te vinden. Binnen de BEL Combinatie worden in totaal feitelijk 9,7 fte8 ingezet voor de belastingtaak. Dit betekent dat zes fte toegevoegd wordt aan de interne formatie. Hierdoor kan het mogelijk zijn dat aan de voorwaarden (omtrent Personeel) van de gemeente Baarn kan worden voldaan, echter dan zal de 3,7 fte interne medewerkers wel kunnen en moeten worden toegevoegd aan de werklast voor de gemeente Blaricum en Laren. Echter hierin heeft de gemeente Huizen ook zeggenschap. Tijdens het onderzoek naar de inventarisatie van de secundaire arbeidsvoorwaarden heeft de gemeente Eemnes de resultaten van haar bevindingen overhandigd aan de gemeente Baarn. In bijlage 9 zijn de belangrijkste resultaten opgenomen. Wet normalisering rechtspositie ambtenaren

Sinds 2020 is binnen Nederland de Wnra in werking getreden, de Wnra staat voor de wet normalisering rechtspositie ambtenaren. Door de inwerkingtreding van deze nieuwe wet, is er ook sprake van een afwijking inzake het overnemen van personeel door de ontvangende organisatie. De gemeente Eemnes wil het besluit nemen om de werkzaamheden van de werkeenheid Belastingen (voor de gemeente Eemnes) vanuit de BEL Combinatie over te dragen aan de gemeente Baarn. De werkeenheid Belastingen bestaat op dit moment uit 3,7 fte voor de BEL Belastingtaak. Hiervan is 1,17 fte bezetting toe te rekenen aan de belastingtaak Eemnes. Voor de gemeente Baarn komen de eerste berekeningen uit dat de gemeente Baarn 2,06 FTE nodig heeft om de belastingtaken voor de gemeente Eemnes uit te voeren, plus aanvullende capaciteit voor financieel beheer, functioneel beheer, en regie. Dit wordt na het go-besluit verder vertaald in werkelijke formatie en bijbehorende cijfers. Uiteraard zal de overgang van de BEL belastingmedewerkers conform het ‘mens-volgt-werk’ principe in dienst kunnen treden van de gemeente Baarn9. In de implementatiefase zal nog nadrukkelijke aandacht zijn voor de benodigde formatie en de invulling daarvan vanuit de BEL-combinatie. De medewerkers behouden hun huidige salarisniveau.