221222 Stand van zaken RMN en Afvalinzameling (598584)
Tekst van het document
6
Eerste vulling voortgangsrapportages plus bespreking teammanagers
7
Inzetten van uitkomsten voortgangsoverleggen in de uit te werken P&C documenten
8
Tot en met 1 maart maandelijkse bespreking voortgangsrapportages met (team)managers
voltooid
voltooid
Te doen 9
Opstellen van een planning van te actualiseren processen met als mijlpaal actualisatie 1 juli 2022.
Is besproken
Als onderdeel van de maandelijkse voortgangsgesprekken Als onderdeel van de maandelijkse voortgangsgesprekken Als onderdeel van de maandelijkse voortgangsgesprekken Als onderdeel van de maandelijkse voortgangsgesprekken Voorwaardelijk is een organisatiestructuur en organogram die vastgesteld is 2023
Afronding implementatie en oplevering overdrachtsdossier d.d. 1 maart 2022. Bevindingen accountant 2020
nvt
Nr.
Status
Toelichting
voltooid
Hoofdstuk 8 geeft hiervan een uiteenzetting idem
8
Activiteiten 1 2
Het uitschrijven van de activiteiten per bevinding van de accountant Het maken van een planning bij de activiteiten per bevinding
voltooid voltooid
3
Het bespreken van de voortgang van de activiteiten met de accountant
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
Er hebben meerdere besprekingen met de accountant plaatsgevonden
17
Het opstellen van een maandelijks voortgangsbericht als onderdeel van de 4 maandelijkse managementrapportage voor het MT Kostenallocatiemodel
onderhanden
Nr.
Status
In het MT is periodiek de voortgang besproken v.w.b. de Uitvoering. Toelichting
Activiteiten 1 2
Het uitschrijven van de activiteiten per bevinding voltooid van de accountant Het maken van een planning bij de activiteiten voltooid per bevinding voltooid
3
Het bespreken van de voortgang van de activiteiten met de accountant Het opstellen van een maandelijks voortgangsbericht als onderdeel van de 4 maandelijkse managementrapportage voor het MT Kostenallocatiemodel Nr.
onderhanden
Zie hoofdstuk 7. Zie hoofdstuk 7. Er hebben meerdere besprekingen met de accountant plaatsgevonden In het MT is periodiek de voortgang besproken v.w.b. de Uitvoering
Status
Toelichting
Te doen
Voorwaarde is volledig inzicht te verkrijgen in de huidige wijze begroten en verantwoorden. Actie staat voor 2023 gepand
Afstemming met de accountant en financieel adviseurs van de leden aangaande verbeterpunten bij het kostenallocatiemodel In beeld brengen van de gewenste weerbaarheid 3 binnen het RMN eea in afstemming met financieel adviseurs van de leden Op basis van de analyse huidige kostenallocatiemodel en de weerbaarheid 4 voorstel uitwerken voor een herziengeactualiseerd kostenallocatiemodel. Implementatie van het herziene 5 kostenallocatiemodel bij de begroting 2023 Bijdragen aan PvA Bouwen aan RMN
Te doen
Idem
Te doen
idem
Te doen
idem
Te doen
Ontwerp-Begroting 2024 is niet haalbaar
Nr.
Status
Activiteiten
1
Analyse op hoofdlijn van knelpunten – aandachtspunten binnen het huidige kostenallocatiemodel
2
Toelichting
Activiteiten onderhanden
1 Gedurende de looptijd van het PvA Basis op orde analyseren van toekomstige behoefte aan formatie en ondersteunende systemen aangaande het thema sturing en beheersing
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
Op 1 januari 2022 is RMN gestart met de implementatie van het softwareplatform 21QUBZ. Koppeling met onder andere AFAS (personele administratie) is gerealiseerd. 18
2
Uitwerken van een notitie met aanbevelingen sturing en beheersing en deze integreren in het PvA Bouwen aan RMN.
voltooid
De benodigde formats zijn geïmplementeerd
Vooruitblik sturing en beheersing Naast continuering van alle in gang gezette maatregelen zal de focus in de eerste helft van 2023 liggen op het vormgeven van een maandelijks voortgangsbericht als onderdeel van de maandelijkse managementrapportage voor het MT en op herziening van het kostenallocatiemodel.
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
19
6. Wagenparkbeheer, inhuur externen en kapitaalslasten Voortgang wagenparkbeheer, inhuur externen en kapitaalslasten In 2021 week de realisatie van onderdelen van de begroting substantieel af van de begroting. In 2021 heeft een analyse plaats gevonden van deze effecten. Op basis van deze analyse is de ontwerpbegroting 2023 aangepast en zijn er beheersmaatregelen uitgewerkt. Tabel: wagenparkbeheer, inhuur externen en kapitaallasten
Wagenparkbeheer Nr.
Status
Toelichting
Activiteiten In de maandrapportage ’s voor het MT en in samenvatting voor DB en AB 2021 is gerapporteerd over de afwijking en onderliggende oorzaken. De analyse van de oorzaken is betrokken bij de totstandkoming van de begroting 2023. voltooid Het verbeteren van de interne afstemming rondom inhuur tractie is onderdeel van de beheersmaatregelen. Onderhanden De begrotingswijziging 2022.02 is in afrondende fase. voltooid Effecten zijn in de begroting 2023 verwerkt. voltooid 1
2 3 4
Analyse oorzaak afwijking realisatie 2021 ten opzichte van begroting 2021 Analyse historisch resultaat wagenbeheer op hoofdlijn (2018, 2019 en 2020). Verkenning effect 2021 op begroting 2022 Verkenning effect 2021 op begroting 2023.
voltooid In de voortgangsgesprekken met de Uitwerken van betrokken teamleiders wordt de afstemming beheersmaatregelen en inzet van ingehuurde tractie gemonitord. Advies met betrekking tot te onderhanden Het verbeteren van de interne afstemming 6 actualiseren AO-IB(administratieve rondom inhuur tractie is onderdeel van de organisatie – interne beheersing). beheersmaatregelen. Aanvullende opdrachten 5
Nr.
Status
Toelichting
Activiteiten 1
2
Analyse van interne procedure vastlegging en facturatie aanvullende opdrachten. Analyse van projectkosten en kosten bedrijfsvoering mogelijk door te belasten als aanvullende opdracht
onderhanden De verbeterpunten uit de analyse wordt betrokken bij de actualisatie van de AO/IC. onderhanden In het MT wordt maandelijks door middel van een vastgesteld format gerapporteerd over oer project. gerealiseerd
3
Uitwerken van beheersmaatregelen Advies met betrekking tot te actualiseren AO-IB 4 (administratieve organisatie – interne beheersing). Inhuur externen (buitendienst) Nr.
Projectopdrachten, uniforme vastlegging in de administratie maken onderdeel uit van de beheersmaatregelen. onderhanden Advies zal voor eind 2022 gereed zijn.
Status
Toelichting
Activiteiten
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
20
1
2 3
Analyse van projectkosten en kosten bedrijfsvoering mogelijk door te belasten als aanvullende opdracht Analyse historisch resultaat inhuur externen op hoofdlijn (2018, 2019 en 2020). Analyse inzet HR instrumenten werving personeel 2021. Verkenning effect 2021 op begroting 2022.
voltooid
In het MT wordt maandelijks door middel van een vastgesteld format gerapporteerd over oer project.
voltooid
Opgenomen in maandrapportage ‘s voor het MT en in samenvatting voor DB en AB 2021
voltooid
onderhanden De begrotingswijziging 2022.02 is in afrondende fase. voltooid De benodigde inhuur externen 2023 is 5 Verkenning effect 2021 op realistisch geraamd in de begroting 2023. begroting 2023. Daarnaast is de vaste formatie uitgebreid. voltooid Het monitoren van de inhuur externen maakt 6 Uitwerken van onderdeel uit van de voortgangsoverleggen beheersmaatregelen met de teamleiders. onderhanden In verband met de werkzaamheden Advies met betrekking tot te accountantscontrole jaarrekening 2021 en 7 actualiseren AO-IB(administratieve daarmee gepaard gaande financiële organisatie – interne beheersing). capaciteit zal dit actiepunt naar verwachting eind 2022 zijn afgerond. Kapitaalslasten 4
Nr.
Status
Toelichting
voltooid
Opgenomen in maandrapportage ‘s voor het MT en in samenvatting voor DB en AB 2021
voltooid
Conform verwerkt in de begroting 2023.
Activiteiten 1 2
Analyse oorzaak afwijking realisatie 2021 ten opzichte van begroting 2021 Analyse te activeren investeringen in 2022 en 2023
voltooid
3
4
Marktomstandigheden maken de beheersing (tijdige inkoop) van tractie lastig. Maandelijks Uitwerken van in het voortgangsoverleg wordt stand van beheersmaatregelen zaken besproken. onderhanden In verband met de werkzaamheden Advies met betrekking tot te accountantscontrole jaarrekening 2021 en actualiseren AO-IB(administratieve daarmee gepaard gaande financiële organisatie – interne beheersing). capaciteit zal dit actiepunt naar verwachting eind 2022 zijn afgerond.
Voortuitblik wagenparkbeheer, inhuur externen en kapitaalslasten De implementatie van de beheersmaatregelen heeft als doel dat de realisatie meer in pas zal lopen met de begroting. Door middel van voortgangsgesprekken en maandelijkse managementrapportage wordt de daadwerkelijke realisatie gemonitord.
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
21
7. Aanbevelingen onderzoek Vanberkel Professionals d.d. 11 mei 2021 Voortgang aanbevelingen onderzoek Vanberkel Nadat in maart 2021 aan het licht kwam dat RMN een tekort van € 650.000,00 had op de jaarrekening van 2020, is opdracht gegeven aan Vanberkel Professionals B.V. voor een onderzoek naar de oorzaken. De aanbevelingen van Vanberkel zijn opgenomen in het Verbeterplan Basis op orde, onderdeel sturing en beheersing financiën, maar worden voor de volledigheid hieronder afzonderlijk weergegeven. Met de uitvoering van het verbeterplan zijn de meeste aanbevelingen van Vanberkel inmiddels geïmplementeerd. Tabel: Aanbevelingen onderzoek Van Berkel Professionals d.d. 11 mei 2021 Nr. 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Status Tijdig verwerken van de basisgegevens in de financiële administratie
Verbetering van de administratieve processen en de aansluiting van de verschillende systemen op elkaar
Het inrichten van een Control functie kan leiden tot een beter en adequater inzicht in de financiële prestaties van RMN Verbetering van de financiële informatievoorziening inclusief de projectbewaking
Per kwartaal een tussentijdse financiële rapportage opstellen die inzicht geeft in de werkelijke gemaakte kosten van RMN en de gerealiseerde opbrengsten.
De uitgangspunten van de begroting opnieuw evalueren en beter laten aansluiten bij de werkelijkheid
Stel een zodanige begroting op dat normale bedrijfsrisico’s kunnen worden
onderhanden
onderhanden
onderhanden
onderhanden
onderhanden
onderhanden
voltooid
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
Toelichting Met de invoering van het voortgangsoverleg met de hiërarchisch leidinggevenden ontstaat er inzicht in de financiële risico’s en kunnen deze tijdige worden verwerkt. Op 1 januari 2022 is RMN gestart met de implementatie van het softwareplatform 21QUBZ. Koppeling met onder andere AFAS (personele administratie) is gerealiseerd. Interim controller per september 2021. Gesprekken met kandidaten controller zijn gestart. De koppeling 21QUBZ met de financiële informatievoorziening is nog niet volledig gerealiseerd. Momenteel vindt er onderzoek plaats naar een betere benutting van AFAS. Vanwege het vertrek van een financiële medewerker die essentieel is voor het opstellen van de rapportages, de nog niet volledig gerealiseerde koppeling met 21QUBZ en de aanzienlijke werklast die de accountantscontrole met zich meebrengt is een concept financiële rapportage tot en met maand 8 beschikbaar. Vervolgens zal deze per kwartaal beschikbaar zijn. De berekening productieve uren per functie is aangepast (1402 uur/jaar). Met de invoering van het voortgangsoverleg met de hiërarchisch leidinggevenden ontstaat er inzicht in de werkelijkheid versus begroting. Deze inzichten zijn verwerkt in de begroting 2023. Om de weerbaarheid binnen het financiële kader van het RMN te vergroten wordt als eerste stap in
22
8.
9.
opgevangen zonder dat meteen extra budget noodzakelijk is Bij het benoemen van materiële risico’s dienen de mogelijke financiële gevolgen meteen in beeld te worden gebracht en gerapporteerd in de overleggen met het DB De in beeld gebrachte materiële risico’s inclusief de mogelijke financiële gevolgen dienen een regelmatig en vast terugkerend agendaonderwerp te zijn van zowel het management overleg als van het overleg met het dagelijks bestuur.
voltooid
voltooid
2023 rekening gehouden met een post onvoorzien van € 200.000,-. In het DB en AB wordt hierover gerapporteerd.
Tijdens het voortgangsoverleg met de hiërarchisch leidinggevenden wordt dit onderwerp besproken. Tevens wordt de concept rapportage DB en AB in het MT besproken.
Voortuitblik aanbevelingen onderzoek Van Berkel De aanbevelingen van Van Berkel zijn inmiddels (vrijwel) geïmplementeerd in de organisatie van RMN. De voortgangsrapportages (dashboard) zijn in oktober 2022 voor het eerst in concept gereed. Aan de koppeling 21QUBZ met de financiële informatievoorziening wordt op dit moment gewerkt.
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
23
8. Aanbevelingen accountant 2020, d.d. 7 juli 2021 Voortgang aanbevelingen accountant 2020 In het accountantsverslag over het jaar 2020 komt Auren met verschillende aanbevelingen. De aanbevelingen van de accountant zijn verwerkt in het Verbeterplan Basis op orde, onderdeel sturing en beheersing financiën, maar worden voor de volledigheid hieronder afzonderlijk weergegeven. Met de uitvoering van het verbeterplan zijn de meeste aanbevelingen van de accountant inmiddels geïmplementeerd of staan op de planning. Auren geeft per aanbeveling een indicatie van de prioriteit van desbetreffende aanbeveling door middel van een kleurcode: geel = laag, oranje = middel en rood = hoog.
Nr. 1 2
3 4
5
prioriteit Jaarlijks updaten normenkader Analyse en uitwerking benodigde maatregelen binnen de organisatie (uitwerking richtlijnen en procedures) Financieel jaarverslag conform vereisten BBV Afzonderlijk Sociaal jaarverslag
status onderhanden Te doen
toelichting Concept in werking 2023
voltooid
Jaarrekening 2021 is conform BBV Zal per verslagjaar 2022 worden gerealiseerd 2023
Te doen
Periodiek (als bestuur) blijven evalueren frauderisicofactoren Blijvende agendering voorkomen onregelmatigheden op de Recyclingstations
Te doen
7
Kritisch kijken naar de huidige inrichting en afrekenmodel(kostenallocatiemodel) en evalueren of huidige model meest wenselijke model is of dit model moet worden herzien / vereenvoudigd
Te doen
8
Kwetsbaarheid financiële organisatie
onderhanden
6
voltooid
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
Er is een gedragscode vastgesteld en deze wordt actief besproken in de werkoverleggen Voorwaarde is volledig inzicht te verkrijgen in de huidige wijze begroten en verantwoorden. Deze actie staat voor 2023 gepland. De Ontwerp-Begroting 2024 zal dan nog conform het huidige model worden opgesteld. Per augustus 2021 Controller i.a. Werving controller loopt Teamleider financiën ingevuld Extra tijdelijke formatie ingehuurd
24
9
Interne vastleggingen van richtlijnen en procedures + verordeningen
onderhanden
10
Europese aanbestedingen + inkoopprocedure
voltooid
11
Autorisatie van facturen (management override en export workflow)
onderhanden
12
Wijziging van Crediteurenstamgegevens Automatiseren/ standaardiseren van het proces van afrekening
onderhanden
Aantonen prestatielevering en interne voorbereiding rechtmatigheidsverklaring AVG en implementatie nieuw ERP systeem
onderhanden
Proces dossiervorming m.b.t. de afrekeningen Kritische analyse van de inhoud in de paragrafen + onderbouwing kolom impact Onderbouwing van de prestatielevering Aandachtspunten vastleggingen materiële vaste activa Analyse van de aard van de projecten Systematiek algemene reserves Onderbouwing van schattingen Afkeurende verklaring op de Europese Aanbestedingen
voltooid
13
14
15
16 17
18 19 20 21 22 23
onderhanden
onderhanden
Te doen
voltooid
Werving financieel medewerker loopt (eventueel op korte termijn inhuren) Het bestuurlijk handboek is waar nodig geactualiseerd Inkooptool geïmplementeerd en procesondersteuning IBMN Met behulp van een expert van AFAS wordt de export naar Excel gerealiseerd Idem Met behulp van een expert op het gebied van AFAS wordt dit gerealiseerd Voorbereiding is gestart Een visie en een plan van aanpak voor verdere inrichting van informatievoorziening en informatiebeveiliging is vastgesteld in het MT 21QUBZ is geïmplementeerd inclusief onder andere een koppeling in AFAS Via verantwoording in 21QUBZ 2023
Te doen
Via verantwoording in 21QUBZ 2023
Te doen
2023
Te doen Te doen onderhanden
2023 2023 Alle inkoop- en aanbesteding wordt in het MT besproken en vastgesteld. De huidige contracten met leveranciers worden gecontinueerd. Deze voor einddatum
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
25
opgenomen in de inkoopkalender. Voortuitblik aanbevelingen accountant 2020 RMN vervolgt in het restant van 2022 en in het jaar 2023 de inzet om de basis op orde te krijgen door een verdere implementatie van het Verbeterplan Basis op orde, inclusief het onderdeel sturing en beheersing van de financiën. Daarbij blijven de aanbevelingen van de accountant (mede) leidend.
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
26
9. Rekenkameronderzoek, mei 2019 Rekenkameronderzoek Functioneren en Presteren Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN), gezamenlijk onderzoek van de Rekenkamercommissies van Nieuwegein, Soest, Baarn, IJsselstein en Bunnik 28 mei 2019. Op basis van de bevindingen en analyses daarvan zijn acht aanbevelingen geformuleerd: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Verwachtingen expliciteren; Keuze maken in wat RMN moet zijn/ worden; DVO aanpassen en zakelijke benadering van RMN; Nieuw regionaal afvalplan met KPI’s; Zwerfafval- en reinigingsplan opstellen; Implementatiekracht gemeenten vergroten Dashboard voor afval- en reinigingsprestaties; Harmonisatie en kostenbesparingen door samenwerking.
Ad. 1. en 2. In november en december 2022 heeft het Algemeen Bestuur de strategische koers voor RMN verkend; waar willen we als organisatie staan in 2025? Deze verkenning heeft geleid tot herijking van de missie, visie, scope en kernwaarden. In het voorjaar van 2022 is het Meerjarenbeleidsplan 2022 – 2025 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Het Meerjarenbeleidsplan geeft een antwoord op de elementaire vraag wat RMN moet zijn. Voor de korte termijn is een Verbeterplan basis op orde; samen bouwen aan RMN 2022 – 2023 opgesteld.
Ad. 3. Het Algemeen Bestuur heeft op 6 oktober 2021 het navolgende vastgesteld: a. b. c. d. e.
Dienstverleningshandvest; Standaard DVO, inclusief overlegstructuur; Producten- en Dienstencatalogus; Standaard Productbladen; Kostenallocatiemodel.
Hiermee is een duidelijk kader met een communicatie- en escalatieprotocol vastgelegd en is de DVO voorzien van meetbare KPI’s (d.m.v. productbladen).
Ad. 4. Eind 2019 heeft het Algemeen Bestuur van RMN gevraagd om een nieuwe visie op afval- en grondstoffen te ontwikkelen. Het Algemeen Bestuur heeft op 16 december 2020 de Regionale bestuurlijke visie op grondstoffeninzameling: ‘Meer grip op grondstoffen’, 2021 – 2025, vastgesteld. Het visiedocument beschrijft de visie en strategie, de toe te passen inzamelsystemen en beleidskeuzes en maakt kosten, schaalvoordelen en milieubijdragen inzichtelijk; individueel en collectief. Het geeft elke gemeente een basis om nu keuzes te maken, of later op een beter passend moment. Het Algemeen Bestuur heeft de gemeenteraden van alle RMN-gemeenten verzocht om namens de eigen gemeente eveneens in te stemmen met de gezamenlijke visie dan wel de visie vast te stellen, uiterlijk in het 2e kwartaal van 2021.
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
27
Uiteindelijk hebben de gemeenteraden van Bunnik en Soest daadwerkelijk ingestemd met de regionale grondstoffenvisie ‘Meer grip op grondstoffen’ 2021 – 2025 en is de visie in de andere vier gemeenten door de respectieve colleges ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
Ad. 5. Er is geen regionaal zwerfafval- en reinigingsplan opgesteld. Dit is in lijn met de bestuurlijke reacties op het rekenkamerrapport, waarin drie van de vijf colleges aangeven deze aanbeveling niet te ondersteunen. Uiteraard wordt er wel op DVO-niveau concreet afgesproken wat er verwacht wordt van RMN, met de daarbij behorende KPI’s.
Ad. 6. In het ‘meerjarenbeleidsplan RMN 2022-2025’ staat dat voor de deelnemers RMN de afval- en grondstoffenexpert en reinigingsexpert is; daarbij is RMN als adviseur actief betrokken bij de beleidsvoorbereiding, beleidskeuzes en beleidsevaluaties. Het beleid zelf is een verantwoordelijkheid van de desbetreffende gemeenten. Sinds het voorjaar van 2022 is er capaciteit bij RMN beschikbaar voor een Adviseur Afval & Grondstoffen. Ook heeft RMN via branchevereniging NVRD een trainee aan boord om gemeenten te kunnen adviseren op het gebied van circulaire economie.
Ad. 7. Momenteel zijn er in overleg met de deelnemende vier dashboards ontwikkeld, te weten: a. b. c. d.
Uren inzet; realisatie versus begroting; Kwaliteitsniveau’s reiniging openbare ruimte per gebied; Aantal meldingen per categorie; Hoeveelheden ingezamelde afval- en grondstoffen.
Ad. 8. Met zowel het aantrekken van een Adviseur Afval & Grondstoffen als de vier dashboards heeft RMN handvatten om gemeenten te adviseren over mogelijkheden en kansen tot harmonisatie en kostenbesparingen, maar ook om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en wetgeving in de branche. Leidend daarbij is het afwegingskader met als invalshoeken: milieu-/afvalscheidingsrendement, service voor burger en bedrijfsvoeringconsequenties.
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
28
10. Inkoop en aanbestedingen Om de rechtmatigheid van inkoop en aanbestedingen te borgen, heeft RMN in 2022 een Inkooptool geïmplementeerd en heeft RMN zich aangesloten bij Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN) ten behoeve van de procesondersteuning. RMN werkt daarbij ook met een inkoopkalender. Hieronder volgt een stand van zaken oktober 2022: Afgesloten oktober 2022 • • • • • • •
2021 Aanschaf zijladers Onderhouden, keuren en reinigen container Aanschaf haak- en haakkraanwagens ICT applicatie afval Aanschaf achterladers Bladzuigmachines Aanschaf kolkenzuiger
• • • • • • • • • • •
2022 Aanschaf veegmachines Exensief maaien Inhuur personeel reguliere functies t/m schaal 8 Knippen hagen IJsselstein Maatkleding Reinigen kolken en lijngoten Bunnik en IJsselstein Verzekering wagenpark Opleidingen buitendienst Boomveiligheid gebied B IJsselstein Groenhouderhoud t.b.v. klimaatadaptatie IJsselstein Inhuur werkploeg groenonderhoud IJsselstein
In procedure oktober 2022 • • • • • • • • •
Aanschaf en onderhoud afzetcontainers Aanschaf persinstallaties ICT beheer Inhuur materieel en personeel gladheidsbestrijding Aanschaf ondergrondse containers Onderhoud persen, installaties en roll packers Ruimen graven en uren Verwijderen en inboet groen en bomen Zout tbv gladheidsbestrijding
Inkoopkalender oktober 2022 • • •
Inhuur inhoudelijke deskundigheid inzake programma’s van eisen etc. Inhuur voertuigen: Europese aanbesteding. Onderhoud/keuring afzet containers: Europese aanbesteding.
•
Aanschaf/vervanging persen en roller packs: Europese aanbesteding.
•
Aanschaf/vervanging afzet containers: Europese aanbesteding.
• •
Aanschaf/vervanging winterdienst materieel: Europese aanbesteding. Aanschaf/vervanging BE/ C1 voertuigen: Europese aanbesteding.
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
29
• • • • • • • • •
Onderhoud chassis extern: Europese aanbesteding. Onderhoud/keuring persen en roller packs: Europese aanbesteding. Aanschaf onderdelen (voorraad magazijn): Europese aanbesteding. Aanschaf/vervanging borstelmachines en trekkers waves: Europese aanbesteding. Aanschaf vervanging shovels: Europese aanbesteding. Wassen extern voertuigen RMN: Europees aanbesteding. Aanschaf ibor materiaal (bladblazers enz.): meervoudig onderhands aanbesteding. Aanschaf gereedschap (boormachine, trappen, ladders en klein materiaal): Europese aanbesteding. Inhuur tijdelijk personeel schaal 9 en hoger: eerst analyse maken.
Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023
30
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het Algemeen Bestuur van Gemeenschappelijke Regeling RMN te Soest (hierna: RMN) A. Verklaring over de in het Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben opdracht gekregen de jaarrekening 2021 van RMN te Soest te controleren. Onze oordeelonthouding met betrekking tot getrouwheid Wij geven geen oordeel over de getrouwheid van de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf 'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid' zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren bij de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening als geheel. Onze oordeelonthouding met betrekking tot rechtmatigheid Wij geven geen oordeel over de rechtmatigheid van de in jaarrekening opgenomen baten en lasten van de gemeenschappelijke regeling.
Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf 'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid' zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren bij rechtmatigheid van de jaarrekening opgenomen lasten. De jaarrekening bestaat uit: ▪ gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling; ▪ het overzicht van baten en lasten over 2021; ▪ toelichting op overzicht van baten en lasten 2021; ▪ de balans per 31 december 2021; ▪ toelichting op de balans per 31 december 2021; ▪ bijlagen (taakvelden).
De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening Wij zijn gedurende de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2021 niet in staat gebleken om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de volgende jaarrekeningposten (en daarmee samenhangende processen): ▪ materiële vaste activa ▪ voorraad ▪ voorzieningen ▪ baten Er hebben enkele significante wijzigingen plaatsgevonden ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing, samenhangend met het vertrek van enkele sleutelfunctionarissen in de financiële functie en welke relevant zijn voor het jaarrekeningproces en de aanlevering van controle-informatie.
Amsterdamseweg 3 3812 RN Amersfoort Tel.: +31 (0) 33 422 58 88 www.auren.nl
AUDIT & ASSURANCE
Auren Audit & Assurance Amersfoort B.V. – amersfoort@auren.nl – K.v.K. nr. 62285505
In verband hiermee zijn door het bestuur enkele stappen gezet en nieuwe sleutelfunctionarissen aangesteld. Echter, het bleek voor hen redelijkerwijs niet mogelijk om met de beschikbare middelen ons van de relevante controle-informatie te voorzien. Als gevolg van de hiervoor genoemde omstandigheden hebben wij niet kunnen vaststellen of er eventuele correcties nodig zouden zijn met betrekking tot de bovengenoemde (en daaraan gerelateerde processen en) jaarrekeningposten. De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid In de jaarrekening zijn lasten opgenomen die samenhangen met de uitvoering van de Europese aanbestedingsregels. Er hebben enkele significante wijzigingen plaatsgevonden ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing, samenhangend met het vertrek van enkele sleutelfunctionarissen in de financiële functie en welke relevant zijn voor het jaarrekeningproces en de aanlevering van controle-informatie. In verband hiermee zijn door het bestuur enkele stappen gezet en nieuwe sleutelfunctionarissen aangesteld. Echter, het bleek voor hen redelijkerwijs niet mogelijk om met de beschikbare middelen ons van de relevante controle-informatie te voorzien.
Wij zijn derhalve gedurende de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2021 niet in staat gebleken om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de lasten in overeenstemming zijn met de Europese aanbestedingsregels en of daarmee de lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Overige basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 318.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2021. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.
AUDIT & ASSURANCE
Pagina 2 van 4
Wij zijn met het Algemeen Bestuur overeengekomen dat wij aan het Algemeen Bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 159.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve- of WNT-redenen relevant zijn. B.
Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie
Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het Financieel Jaarverslag andere informatie, die bestaat uit het jaarverslag. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf ‘'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid’ zijn wij niet in staat geweest om in overeenstemming met de BBV te overwegen of de andere informatie al dan niet: ▪ met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat; ▪ alle informatie bevat die op grond van de BBV is vereist voor het jaarverslag en de overige gegevens. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Het Dagelijks Bestuur van RMN is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV. C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het Dagelijks en Algemeen Bestuur voor de jaarrekening Het Dagelijks Bestuur van RMN is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV.
Het Dagelijks Bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet¬ en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van RMN, zoals opgenomen in het normenkader welke bij besluit is vastgesteld door het Algemeen Bestuur. In dit kader is het Dagelijks Bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het Dagelijks Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het Dagelijks Bestuur afwegen of de gemeenschappelijke regeling in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel moet het Dagelijks Bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het Dagelijks Bestuur het voornemen heeft om de gemeenschappelijke regeling te liquideren, de bedrijfsactiviteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is.
Het Dagelijks Bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van RMN.
AUDIT & ASSURANCE
Pagina 3 van 4
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf ‘De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid' zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant Professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur, het Controleprotocol WNT 2021, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Wij zijn onafhankelijk van RMN zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Amersfoort, 2 november 2022 DEFINITIEF CONCEPT
AUDIT & ASSURANCE
Pagina 4 van 4
Accountantsverslag 2021 Controlebevindingen 2021 Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) Rapportage aan het Algemeen Bestuur 2 november 2022
www.auren.com
VERTROUWELIJK Het Algemeen Bestuur (waaronder het Dagelijks Bestuur) van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”) Lange Brinkweg 81 3764 AB SOEST
Amersfoort, 2 november 2022
Uitkomsten controle en overige informatie 2021 Geachte leden van het Algemeen Bestuur, Bijgaand brengen wij u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”). Dit verslag bevat zowel de bevindingen omtrent de jaarrekeningcontrole alsmede onze bevindingen van de kwaliteit van de interne beheersorganisatie op basis van door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij willen u informeren over de volgende onderwerpen: ▪
Algemene onderwerpen en frauderisicofactoren
▪
Kwaliteit van de interne beheersorganisatie
▪
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
▪
Actualiteiten
De kernpunten van de controle en onze overwegingen daarbij zijn nader toegelicht in dit verslag. Onafhankelijkheid behoort tot de grondbeginselen van ons beroep. Wij garanderen u onze onafhankelijkheid en hebben hierover een nadere uiteenzetting opgenomen in bijlage 1.
Dit verslag is uitsluitend bestemd voor gebruik door de directie en het Algemeen Bestuur en mag niet door anderen worden gebruikt zonder onze schriftelijke toestemming. De hoofdpunten van dit verslag zijn op een eerder moment besproken met de secretarisdirecteur en het hoofd financiën. Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden. Hoogachtend, Auren Audit & Assurance Amersfoort B.V.
drs. A. (Andries) van Pijkeren RA
Executive summary De jaarrekening 2021 is door RMN opgesteld en wij hebben daarop controlewerkzaamheden verricht. Bij de uitvoering van de controle hebben wij geconstateerd dat voor een aantal significante onderdelen van de jaarrekening toereikende controle-informatie ontbreekt. Eventueel niet-gedetecteerde afwijkingen zouden van materieel belang of diepgaande invloed kunnen zijn voor de jaarrekening. Derhalve onthouden wij ons van een oordeel ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening. Onze oordeelonthouding ziet eveneens toe op de rechtmatigheid van in de jaarrekening opgenomen lasten. In de sectie “De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot…” van de verklaring zijn onderdelen van de jaarrekening en aangelegenheden beschreven verband houdend met bovengenoemde situatie (zie verdere toelichting in deze rapportage). Uit de verklaring van oordeelonthouding kan niet worden afgeleid dát de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat. Ook ziet onze verklaring niet toe op inmiddels door RMN in gang gezette initiatieven en/of geïmplementeerde verbeterplannen. Het betekent wél dat voldoende en geschikte controle-informatie als basis voor een oordeel ontbreekt.
Op basis van gesprekken met sleutelfunctionarissen van RMN is ons duidelijk geworden dat er is gestreefd naar een passend evenwicht tussen enerzijds aandacht voor de afwikkeling van de controle 2021 en het implementeren van maatregelen voor het bereiken van structurele oplossingen anderzijds. Wij zijn voornemens om de effecten van genomen maatregelen - voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole - in de nabije toekomst te evalueren en u daarover te informeren.
www.auren.com
3
Agenda Executive summary
Bijlagen
Agenda
•
Bevindingen eindejaarscontrole
•
Kwaliteit van de interne beheersorganisatie
•
Actualiteiten
Uitgangspunten ▪
Scope en opdracht
▪
Controleprotocol en materialiteit
▪
Regelgevend kader
Specifieke aandachtspunten ▪
Recente ontwikkelingen en processen
▪
Algemene inrichting en afspraken RMN
▪
Onderbouwing van ons oordeel ▪
Algemeen
▪
Rechtmatigheid
▪
Getrouwheid ▪
Voorraad
▪
Voorzieningen
▪
Baten
▪
Materiële vaste activa
▪
Overige
www.auren.com
4
Uitgangspunten
www.auren.com
Algemeen scope en opdracht (1 van 2)
Doel Het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekening 2021 van RMN met de volgende doelstellingen: ▪ vaststellen dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties voor 2021 rechtmatig tot stand zijn gekomen (volgens relevante wet- en regelgeving en het vastgestelde normenkader); ▪ vaststellen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over het jaar 2021 alsmede van de activa en passiva (in overeenstemming met BBV).
Over beide genoemde doelen rapporteren wij afzonderlijk. Samenvatting van de controle -aanpak Onze controle-aanpak bestaat uit een combinatie van systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden en is afgestemd op geïdentificeerde en ingeschatte risico’s op een afwijking van materieel belang rekening houdend met de gehanteerde materialiteit. Gezien de aard en omvang van de organisatie en de daaraan gerelateerde interne beheersing hanteren wij met primair een gegevensgerichte controleaanpak. Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van RMN.
Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het bestuur heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.
www.auren.com
6
Algemeen scope en opdracht (2 van 2)
Rapportage In deze rapportage beschrijven wij de bevindingen voortkomend uit de jaarrekeningcontrole. Dit betreft zowel de bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole en die van de eindejaarscontrole.
Key audit matters Wij besteden in onze controle-aanpak bijzondere aandacht aan: ▪ Europese aanbestedingen ▪ Wet Normering Topinkomens (WNT) ▪ kostenallocatie en wijze van afrekening ▪ nauwkeurigheid van de lasten en afrekeningen ▪ materiële vaste activa ▪ impact COVID-19 Key audit matters zijn onderwerpen die, op basis van professionele oordeelsvorming, als meest significant voor de jaarrekeningcontrole worden aangemerkt. Daaronder zijn begrepen jaarrekeningposten gebaseerd op schattingen en de opbrengstverantwoording (zowel nauwkeurigheid als volledigheid). De vermelding van de key audit matters zal mogelijk in de toekomst een verplicht onderdeel worden van onze controleverklaring. Daarnaast zijn er de afgelopen tijd door onze beroepsorganisatie (de NBA) verschillende pilots uitgevoerd inzake het rapporteren over de frauderisicofactoren en continuïteit in de controleverklaring voor de MKB-praktijk (niet OOB-segment). Naar aanleiding van de evaluatie van die pilots is besloten dat, vanaf het boekjaar 2022, voor alle wettelijke controles in de controleverklaring gerapporteerd moet worden over het onderwerp fraude en continuïteit. Dit zal derhalve ook voor uw organisatie van toepassing zijn. Meer informatie omtrent dit onderwerp is opgenomen in de rubriek actualiteiten met het onderwerp “Fraude en continuïteit”.
www.auren.com
7
Algemeen Controleprotocol en materialiteit
Controleprotocol en regelgevend kader Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het BADO. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. De aard van onze opdracht is nader uiteengezet in onze opdrachtbevestiging. De accountantscontrole en in bredere zin, het toezicht vanuit het Rijk en toezichthouders (zoals de Autoriteit Financiële Markten) laat in afgelopen jaren wijzigingen zien. Concreet betekent dit dat de rijksoverheid en de toezichthouder substantieel zwaardere eisen stellen aan diepgang van en focus in de accountantscontrole en hier bij reviews ook op toetsen. Er zijn tal van andere onderwerpen te noemen, bijvoorbeeld de eisen ten aanzien van beheersingsmaatregelen, prestatieverklaringen bij inkoop, verscherping regels ten aanzien van aanbestedingen middels de Aanbestedingswet en de eisen die gesteld worden aan de verbijzonderde interne controles waarop in onze controles steeds meer focus op komt te liggen. Materialiteit Op grond van de Bado (art. 4, lid 2) stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren.
Deze goedkeurings-toleranties betreffen kwantitatieve criteria. Voor de jaarrekening 2021 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten € 318.000 (1% van lasten) en € 954.000 voor onzekerheden (3% van lasten) waarbij een uitvoeringsmaterialiteit wordt gehanteerd van 50%. In overeenstemming met uw protocol (vergaderstuk V20-031) zullen wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 165.950, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve- of WNT-redenen relevant zijn, aan het algemeen bestuur rapporteren. Voor de bevindingen verwijzen wij naar de bijlage.
www.auren.com
8
Algemeen Regelgevend kader
Regelgevend kader RMN RMN is onderworpen aan een uitgebreid regelgevend kader welke door het algemeen bestuur is vastgesteld en is vastgelegd in een normenkader. Tegelijkertijd zien we dat er meer en/of hogere eisen worden gesteld aan de verbijzonderde (interne of externe) controle ter toetsing op compliance met wet- en regelgeving (zowel door RMN en haar accountant). Dit heeft gevolgen voor werkzaamheden zoals diepgang van onderbouwingen, documentatie en dossiervorming. Wij hebben geconstateerd dat het voor RMN een uitdaging betreft om, gelet op de (beperkte) omvang van de organisatie en de bezetting van de financiële afdeling, hierop adequaat in te spelen. De evaluatie van de bezetting van de financiële administratie is elders uitgezet. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u het volgende: ▪ het jaarlijks evalueren en zo nodig updaten van het normenkader ▪ het expliciet bijhouden (en gedocumenteerd onderbouwen) van wijzigingen daarin ▪ het analyseren en uitwerking van gevolgen (benodigde maatregelen) voor inbedding binnen RMN (uitwerking in richtlijnen en procedures). Daarbij kan worden gedacht aan een risico-analyse per wettelijk kader (zoals deze is opgenomen in de paragrafen), het benoemen van benodigde maatregelen, een toetsing om vast te stellen in welke mate de maatregelen zijn geïmplementeerd en een conclusie of er wordt voldaan aan het regelgevend kader (PDCA-cyclus).
Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u het jaarlijks updaten van het normenkader op de agenda heeft staan. Wij constateren dat het tweede en derde punt verder aandacht behoeft. Indien gewenst kunnen wij na afronding van de controle met u van gedachten wisselen over de wijze waarop dit concreet vorm gegeven kan worden.
www.auren.com
9
Specifieke aandachtspunten
www.auren.com
10
Algemeen Recente ontwikkelingen en processen
Wij constateren dat er veel ontwikkelingen hebben plaatsgevonden bij RMN in het boekjaar 2021 en daarna (in 2022). Zo is bijvoorbeeld het vertrek van de secretaris-directeur in 2021 en het hoofd financiën in het jaar 2022 een belangrijke gebeurtenis die impact heeft gehad voor de controle van de jaarrekening. Daarnaast constateren wij dat de organisatie op meerdere gebieden in ontwikkeling is. In dit verslag gaan wij in op enkele belangrijke ontwikkelingen, uiteraard voor zover relevant in het kader van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2021, en delen wij constateringen en aandachtspunten daaromtrent.
Overall hebben wij tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van door de organisatie geïnitieerde verbetertrajecten en ondernomen stappen waaronder: ▪ het aanstellen van een nieuwe (interim) secretaris-directeur, hoofd financiën/controller en verdere (tijdelijke) versterking van de financiële afdeling; ▪ het implementeren van een nieuw ERP systeem; ▪ het implementeren van een nieuwe inkooptool (tbv aanbestedingen); ▪ het herzien van het begrotingsproces voor het jaar 2023; ▪ het intensiveren van het contact en communicatie tussen RMN en deelnemende gemeenten; ▪ het ontwikkelingen van nieuwe KPI’s en sturingsinformatie; ▪ het maken en verder implementeren van het “Meerjarenbeleidsplan RMN 2022-2025” en “Plan van aanpak Basis op orde 2022-2023 Samen bouwen aan RMN”. Wij hebben eveneens geconstateerd dat er tijd nodig is voor de volledige implementatie van verbetertrajecten alsmede ten aanzien van de monitoring er van (volgens de PDCA-methode). Wij zijn voornemens om een update inzake bovengenoemde ontwikkelingen te verkrijgen en u daarover te rapporteren naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2022.
www.auren.com
11
Algemeen Algemene inrichting en afspraken RMN
In de gemeenschappelijke regeling, het kostenallocatiemodel en overige nota’s, verordeningen en stukken zijn door de betrokken gemeenten afspraken gemaakt over de gewenste financiële inrichting en afrekening. RMN werkt met een kostenallocatiemodel waarbij het uitgangspunt is dat de basiskosten worden verdeeld op basis van de begroting en de verwerkingskosten op basis van de werkelijke lasten. Additionele taken die met gemeenten zijn afgesproken worden tegen de werkelijke kosten doorbelast. Het kostenallocatiemodel is een complexe en bewerkelijke berekening waarop de financiële organisatie in afdoende mate ingericht moet zijn. Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) de huidige inrichting en het bestaande afrekenmodel te evalueren en na te gaan of dit nog steeds het meest passende model is dan wel dat herziening en/of vereenvoudiging gewenst is. We hebben van de secretaris-directeur begrepen dat inmiddels enkele stappen zijn gezet (waaronder implementatie van een nieuw ERP systeem). Hierover verder te rapporteren naar aanleiding van de controle 2022.
www.auren.com
12
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - Algemeen
Op 2 november 2022 hebben wij een controleverklaring afgegeven met een oordeelonthouding voor wat betreft de getrouwheid en een oordeelonthouding wat betreft de rechtmatigheid (aanbestedingen). Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf 'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid’ in de controleverklaring zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren bij de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening als geheel en de rechtmatigheid van de opgenomen lasten in de jaarrekening. In de controleverklaring is de basis voor dit oordeel verder uiteengezet. In de volgende sheets geven wij een onderbouwing en/of toelichting met betrekking tot de verklaring van oordeelonthouding.
www.auren.com
13
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - rechtmatigheid
De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid Wij dienen een oordeel te geven over het feit of de lasten over 2021 rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader welke bij besluit is vastgesteld door het algemeen bestuur.
Als onderbouwing van onze oordeelonthouding hebben wij de volgende passage opgenomen in onze controleverklaring: “In de jaarrekening zijn lasten opgenomen die samenhangen met de uitvoering van de Europese aanbestedingsregels. Er hebben enkele significante wijzigingen plaatsgevonden ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing, samenhangend met het vertrek van enkele sleutelfunctionarissen in de financiële functie en welke relevant zijn voor het jaarrekeningproces en de aanlevering van controleinformatie. In verband hiermee zijn door het bestuur enkele stappen gezet en nieuwe sleutelfunctionarissen aangesteld. Echter, het bleek voor hen redelijkerwijs niet mogelijk om met de beschikbare middelen ons van de relevante controle-informatie te voorzien. Wij zijn derhalve gedurende de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2021 niet in staat gebleken om voldoende en geschikte controleinformatie te verkrijgen over de lasten in overeenstemming zijn met de Europese aanbestedingsregels en of daarmee de lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen.”
www.auren.com
14
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - rechtmatigheid
Tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij op verschillende momenten overleg gevoerd met functionarissen van de organisatie over de aard van te verkrijgen controle-informatie inzake de toepassing van de (Europese) Aanbestedingsregels voor in het boekjaar 2021 verantwoorde lasten. Daaruit maken wij op dat het niet mogelijk is gebleken tijdig voldoende en geschikte controle-informatie aan te leveren, hetgeen verband houdt met de volgende feiten en/of omstandigheden: ▪ door het vertrek van het hoofd financiën begin 2022 is veel parate kennis over dit onderwerp niet langer onmiddellijk beschikbaar. Wij constateren dat er, omtrent dit onderwerp, geen overdrachtsdossier aanwezig is; ▪ er ten tijde van de controle geen specifieke functionaris binnen de organisatie aanwezig is voor de volledige analyse en toepassing van aanbestedingsregels met betrekking tot inkopen (een vacature is hiervoor uitgezet); ▪ verband houdend met voorgaande ontbreekt een interne analyse inzake de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels. Wij constateren dat een dergelijke analyse, redelijkerwijs (managementafweging kosten versus baten) niet eenvoudig reproduceerbaar is; ▪ de organisatie ten aanzien van dit onderwerp zich voornamelijk richt op het zetten van toekomstgerichte stappen (prospectieve maatregelen ingaande vanaf 2022/2023).
Aangezien wij geen voldoende en geschikte controle-informatie hebben kunnen verkrijgen omtrent de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels, zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren ten aanzien van de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen lasten.
www.auren.com
15
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - rechtmatigheid
In aanvulling op hetgeen vermeld in voorgaande sheet constateren wij echter dat: ▪ het onderwerp aanbestedingen standaard op de agenda van de MT vergaderingen staat vermeld; ▪ het onderwerp maakt onderdeel uit van het voortgangsoverleg (bijv. format voortgangsoverleg wagenbeheer). Daarbij wordt onder meer ingegaan op de stand van zaken, trend t.o.v. vorig overleg, mijlpaal en wordt eveneens een eigenaar vermeld; ▪ de organisatie een inkooptool heeft ontwikkeld en in gebruik genomen heeft; ▪ de door de organisatie ingeschakelde en betrokken externe partij aan ons bevestigd dat er in 2021 zeven nieuwe aanbestedingen succesvol zijn afgerond. We willen benadrukken dat bovenstaande bevindingen geen impact hebben op ons oordeel, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van de scope van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2021. Bovengenoemde omstandigheden zullen bij de controle vanaf het boekjaar 2022 worden betrokken. Voor onze aanbevelingen met betrekking tot de aanbestedingen zie overige sheets.
www.auren.com
16
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - getrouwheid
De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening Wij dienen een oordeel te geven over het feit of de jaarrekening 2021 een getrouw beeld geeft. Als onderbouwing van onze oordeelonthouding hebben wij de volgende passage opgenomen in onze controleverklaring: “Wij zijn gedurende de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2021 niet in staat gebleken om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de volgende jaarrekeningposten (en daarmee samenhangende processen): ▪ materiële vaste activa ▪ Voorraad ▪ voorzieningen • baten Er hebben enkele significante wijzigingen plaatsgevonden ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing, samenhangend met het vertrek van enkele sleutelfunctionarissen in de financiële functie en welke relevant zijn voor het jaarrekeningproces en de aanlevering van controleinformatie. In verband hiermee zijn door het bestuur enkele stappen gezet en nieuwe sleutelfunctionarissen aangesteld. Echter, het bleek voor hen redelijkerwijs niet mogelijk om met de beschikbare middelen ons van de relevante controle-informatie te voorzien.
Als gevolg van de hiervoor genoemde omstandigheden hebben wij niet kunnen vaststellen of er eventuele correcties nodig zouden zijn met betrekking tot de bovengenoemde (en daaraan gerelateerde processen en) jaarrekeningposten.”
www.auren.com
17
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - getrouwheid
Tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij op verschillende momenten overleg gevoerd met functionarissen van de organisatie over de aard van te verkrijgen controle-informatie inzake de jaarrekeningposten en daarmee samenhangende processen (zie vorige sheet). Daaruit maken wij op dat het niet mogelijk is gebleken tijdig voldoende en geschikte controle-informatie aan te leveren, hetgeen verband houdt met de volgende feiten en/of omstandigheden: ▪ ▪ ▪
door het vertrek van het hoofd financiën begin 2022 is veel parate kennis over dit onderwerp niet langer onmiddellijk beschikbaar. Wij constateren dat er, omtrent dit onderwerp, geen overdrachtsdossier aanwezig is; verband houdend met voorgaande ontbreekt een interne analyse inzake de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels. Wij constateren dat een dergelijke analyse, redelijkerwijs (managementafweging kosten versus baten) niet eenvoudig reproduceerbaar is; de organisatie ten aanzien van dit onderwerp zich voornamelijk richt op het zetten van toekomstgerichte stappen (prospectieve maatregelen ingaande vanaf 2022/2023)
Aangezien wij geen voldoende en geschikte controle-informatie hebben kunnen verkrijgen omtrent deze jaarrekeningposten (en daarmee samenhangende processen), zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening. In de volgende sheets geven wij een nadere toelichting per onderdeel van onze oordeelonthouding.
www.auren.com
18
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – getrouwheid Voorraad
Wij hebben tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden geconstateerd dat: ▪ er geen sprake is van een voorraadregistratie in de financiële administratie per 31 december 2021; ▪ er geen sprake is van een voorraadinventarisatie per 31 december 2021 (wij hebben wel een aantal tellijsten inzake tellingen, welke gedurende het boekjaar zijn uitgevoerd, ontvangen) Derhalve hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen over de post voorraden waardoor dit onderdeel is van onze oordeelonthouding. Aanbeveling voor RMN ▪ het waarborgen van een dynamische voorraadregistratie in de financiële administratie ▪ het implementeren van een (voor de controle adequate) voorraadinventarisatiesystematiek (in het bijzonder met betrekking tot het bestaan en de waardering van de voorraad per jaareinde) ▪ het (periodiek) toetsen van de waarde van kostprijs voorraad aan de gehanteerde waarderingssystematiek ▪ het implementeren van een beleidskader voor de evaluatie van afwaarderingen van voorraden
www.auren.com
19
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – getrouwheid Voorzieningen
Wij hebben tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden geconstateerd dat: ▪ een onderhoudsplan aanwezig is ▪ deze echter nog niet is geactualiseerd (op basis van de huidige ontwikkelingen) ▪ de onderneming vooralsnog niet (zichtbaar) de voortgang en bestedingen evalueert ten opzichte van het plan Derhalve hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen over de post voorzieningen waardoor dit onderdeel is van onze oordeelonthouding. Aanbeveling voor RMN ▪ het jaarlijks actualiseren van het onderhoudsplan ▪ het jaarlijks monitoren van de voortgang inzake het plan en het zo nodig bijstellen ervan ▪ het jaarlijks evalueren van de bestedingen in het betreffende boekjaar ten opzichte van het plan voor het betreffende boekjaar ▪ (expliciet)vaststellen dat dat de opbouw van de voorziening geen vervangingskosten en kosten voor klein onderhoud bevatten
www.auren.com
20
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – getrouwheid Baten
Wij hebben als onderdeel van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van het kostenallocatiemodel dat de organisatie hanteert. Daarbij maakt de organisatie gebruik van Excel-bestanden waarin afrekeningen (handmatig) worden opgesteld. Wij hebben verschillen controlewerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de door de organisatie opgestelde DVO-afrekeningen. Dit betreffen onder meer de volgende werkzaamheden: ▪ het controleren van de rekenkundige juistheid ▪ het aansluiten van de afrekening met het verbijzonderde grootboek ▪ het aansluiten van af te rekenen bedragen (op basis van de begroting) met de bedragen in de betreffende begroting ▪ het aansluiten van verwerkingskosten inzake de AVU met de verwerkingskosten in de jaarrekening van de AVU ▪ het aansluiten van bedragen die afgerekend worden op basis van verrekening met achterliggende bescheiden ▪ detailcontroles op de toerekening van uren ▪ detailcontroles op de gehanteerde uurtarieven Daarbij hebben wij geconstateerd dat: ▪ de afrekeningen rekenkundig juist zijn ▪ de bedragen die afgerekend worden op de begroting ook aansluiten met de betreffende begroting Echter, wij hebben op verschillende (overige) onderdelen van de afrekeningen en ten aanzien van de gehanteerde formules onvoldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen. Derhalve maakt de gehele post baten onderdeel van onze oordeelonthouding.