221222 Stand van zaken RMN en Afvalinzameling (598584)

inlichtingen bij

Frank Donkers

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

doorkiesnummer uw kenmerk ons kenmerk

567103 / 598584

datum

22 december 2022

portefeuillehouder(s)

Wethouder Eijbaard

onderwerp

Stand van zaken RMN en afvalinzameling

Geachte leden van de raad en steunfractieleden,

Met deze brief informeren wij u over de voortgang rondom de afvalinzameling en de stand van zaken binnen Reinigingsbedrijf Midden Nederland (hierna: RMN). In volgorde komen de volgende onderwerpen aan bod: • Korte samenvatting op alle onderdelen • Stand van zaken verbeterplan RMN • Jaarrekening 2021 en accountantsverklaring RMN • Begrotingswijziging 2022.2 RMN • Ontwikkeling omgekeerd inzamelen en afvalbeleid Korte samenvatting Stand van zaken verbeterplan Dit jaar is RMN gestart met het verbeterplan. We zien dat RMN in 2022 een aantal goede stappen gezet heeft om ‘in control’ te komen en tegelijkertijd zien we ook dat er nog grote stappen gezet moeten worden. In 2022 is de bedrijfsvoering flink verbeterd. In 2023 wordt dit een stap verder gebracht en wordt een nieuwe secretaris-directeur aangesteld. Jaarrekening 2021 en accountantsverklaring Wij betreuren de wijze waarop de jaarrekening 2021 tot stand is gekomen. Ook het uitblijven van een oordeel van de accountant en de summiere uitleg op eerdere momenten heeft ons niet tevreden gesteld. Wij geloven echter wel dat zowel het verbeterplan als het accountantsverslag, wat bij de onthoudende controleverklaring zit, voldoende positieve elementen bevat om met vertrouwen richting de begroting 2024 en jaarrekening 2022 te werken. Begrotingswijziging 2022.2 De begroting 2022 moet voor 31 december 2022 vastgesteld zijn.

Hierdoor is het niet meer mogelijk om een zienswijzeprocedure toe te passen. In de begrotingswijziging 2022.2 zijn de kosten voor

1

Baarn met 86.000 euro toegenomen. De prognose van 2022 laat zien dat een meevaller in de verwerkingskosten dit nadelig resultaat voor een deel compenseert. Ontwikkeling omgekeerd inzamelen en afvalbeleid In 2023 gaan wij inzetten op het optimaliseren van onze bestaande infrastructuur om de inwoners van Baarn beter te bedienen met het scheiden van grondstofstromen. Hierbij kijken we kritisch naar ondergrondse containers die aan het einde van de technische levensduur zijn; voldoet de locatie nog? Kunnen we de service op grondstoffen verhogen? Naast de fysieke infrastructuur gebruiken we communicatie om goed scheidingsgedrag en afvalpreventie te stimuleren en kennis rondom afvalverwerking te verhogen. Binnen de RMN-gemeenten wordt op dit moment in Soest halfondergrondse GFT-containers voor de hoogbouw geplaatst. De resultaten van Soest zullen de basis worden voor een plan voor GFT-scheiding voor de hoogbouw in Baarn. Stand van zaken verbeterplan Inleiding In de jaarrekening 2020 werden de RMN-gemeenten, en dus ook de gemeente Baarn, geconfronteerd met een onverwacht tekort van € 675.000. Voor het algemeen bestuur vormde dit de aanleiding om een onderzoek te laten uitvoeren naar de financiële organisatie van RMN door een onafhankelijk bureau (VanBerkel Professionals).

Hieruit is gebleken dat de oorzaken van het tekort in 2020 een structureel karakter hebben en zich ook in 2021 hebben voorgedaan. In september 2021 heeft het algemeen bestuur van RMN een interim secretaris-directeur benoemd. Hij kreeg de opdracht om de organisatie terug ‘in control’ te brengen en een plan van aanpak hiervoor te schrijven. In februari 2022 heeft het algemeen bestuur van RMN het verbeterplan ‘Basis op orde, samen bouwen aan RMN’ vastgesteld. In het verbeterplan zijn de aanbevelingen van de afgelopen jaren meegenomen; rapport van VanBerkel Professionals, Rekenkameronderzoek 2019 en de opmerkingen van de accountants. In het verbeterplan staat hoe RMN een toekomstbestendige organisatie wil maken in de komende jaren. Het verbeterplan is opgebouwd uit 4 onderdelen: 1. Perspectief bieden 2. De bedrijfsvoering op orde brengen 3. De besturing en bemensing optimaliseren 4. De organisatie-inrichting verbeteren Per onderdeel lichten we kort de stand van zaken toe, wat er is gebeurd tot nu en waar de komende tijd de nadruk op ligt. 1.Perspectief bieden Met perspectief bieden gaat het over de cultuur binnen RMN. Dit traject heeft een langere doorlooptijd dan de andere onderdelen. In 2022 is er gestart met het formuleren van een missie, visie, kernwaarden en scope voor RMN.

Door middel van acties en trainingen is het doel dat alle medewerkers van RMN gaan handelen volgens dezelfde geformuleerde kaders. In juni 2022 vonden de eerste kick-off sessies plaats met alle medewerkers. Uit deze sessies is een routekaart geformuleerd en in de afgelopen maanden zijn

2

meerdaagse trainingen gestart voor het leiderschapsprogramma. Het cultuurtraject zoals hierboven beschreven wordt in 2023 en 2024 voortgezet. 2.De bedrijfsvoering op orde brengen Het op orde brengen van de bedrijfsvoering is, door het ontstane tekort, topprioriteit voor de korte termijn. De focus ligt op het verbeteren van de executiekracht; het vermogen op besluiten te nemen en deze ook daadwerkelijk te implementeren. In 2022 is de executiekracht van RMN flink verbeterd. Dit is onder andere gerealiseerd door het inrichten van nieuwe overlegstructuren en het periodiek houden van voortgangsgesprekken en afdelingsoverleggen, waarbij er aandacht is voor werkinstructies en arbeidsomstandigheden. Bij deze verschillende overleggen wordt veel aandacht besteed aan het verduidelijken van rollen en taken. Op deze manier is de interne afstemming en communicatie vergroot. Ook is RMN in 2022 begonnen met de eerste procesoptimalisaties en is een nieuwe organisatiestructuur in concept gereed. Vooruitlopend hierop zijn al enkele functies opnieuw geplaatst. Met de aanschaf en invoering van 21QUBZ, een administratief en operationeel softwaresysteem, zijn flinke stappen gezet om de basis op orde te krijgen.

Belangrijke bedrijfsvoeringsonderdelen als routeoptimalisatie, het inrichten van dashboards, containermanagement en het registreren van aanvullend2 opdrachten, zijn met behulp van 21QUBZ gerealiseerd of in gang gezet. Met de implementatie van 21QUBZ en het koppelen van operationele gegevens met financiële gegevens is een grote stap gezet richting de aanbevelingen in het rapport van VanBerkel Professionals uit 2021. In 2023 gaat RMN door op de ingeslagen weg om de sturing en beheersing te vergroten. Bij de definitieve vaststelling van de organisatiestructuur en het organogram worden de overlegstructuren waar nodig opnieuw ingericht. Daarnaast gaat RMN door met het uitvoeren van procesoptimalisaties. In 2023 wordt een voorstel tot een nieuw kostenallocatiemodel voorbereid ter besluitvorming. Het kostenallocatiemodel zorgt voor meer inzicht in de toerekening van de gemaakte kosten. Het doel hiervan is om meer grip te hebben op de kosten per individuele gemeente. 3.Besturing en bemensing optimaliseren Bij besturing en bemensing optimaliseren ligt de focus op de aansturing van de medewerkers, een goede invulling van alle rollen en het invullen van sleutelfuncties. In 2022 is een aantal sleutelfuncties binnen RMN vacant geweest, zoals teamleiders, hoofd financiën en kwartiermaker bedrijfsvoering. De invulling van deze functies is vertraagd, maar is inmiddels wel afgerond.

De acties binnen het verbeterplan hebben vanwege de vertraging bij het invullen van sleutelfuncties ook vertraging opgelopen. Nu de vacatures vervuld zijn worden de vertraagde actiepunten alsnog opgepakt. In september en oktober 2022 hebben alle teamleiders en meewerkende voormannen deelgenomen aan het leiderschapsprogramma. Het leiderschapsprogramma heeft het doel om leiding te kunnen geven aan de gewenste organisatie- en cultuurontwikkeling. Daarnaast is er in het najaar gestart met de werving van een vaste secretarisdirecteur.

3

In 2023 start RMN een onderzoek naar het gewenste governancemodel. Naast een heldere taakverdeling is ook een heldere rolverdeling van belang. In 2023 wordt er zowel aan een duidelijke rolopvatting tussen de ambtelijk opdrachtgever en opdrachtnemer, als aan een duidelijke rolopvatting tussen het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de secretaris-directeur (verder) gewerkt. 4.De organisatie-inrichting verbeteren De organisatie-inrichting verbeteren richt zich op de positie van RMN in de circulaire keten en op welke wijze RMN hier zijn productgroepen en diensten moet organiseren. In 2022 lag de focus met name op het op orde brengen van de basis. In het meerjarenbeleidsplan zijn de productgroepen beschreven: communicatie & klantcontactcentrum; relatiebeheer, innovatie, advies & projecten; huis-aan-huisinzameling van grond- en afvalstoffen; inzameling van grond- en afvalstoffen via recyclestations; beheer openbare ruimte. In deze productgroepen is RMN een actieve speler in de gehele keten. In 2023 is naar verwachting de ontwikkelde organisatiestructuur en het organogram geïmplementeerd en wordt er gewerkt aan een innovatieagenda en een sterke rol van RMN in de keten. Met kennis en innovatie levert RMN een bijdrage als kennispartner aan de (duurzaamheids)doelstellingen en ambities van gemeenten. Conclusie De implementatie van het verbeterplan is een lang en complex proces.

We zien dat RMN in 2022 een aantal goede stappen gezet heeft om ‘in control’ te komen en tegelijkertijd zien we ook dat er nog grote stappen gezet moeten worden. Op dit moment worden een aantal functies nog op interimbasis ingevuld. Voor de continuïteit en de voortgang van het verbeterplan is de nadrukkelijke wens van het college dat de functies vast ingevuld worden. We zien nu wel een omslag dat er steeds vaker wel iemand gevonden wordt die op vaste basis de functie gaat invullen. Ondanks dat er nog grote stappen gezet moeten worden, is het goed om te zien dat de bedrijfsvoering RMN flink is verbeterd. Baarn heeft met een zienswijze op de begroting 2023 en de jaarrekening 2021 ook nadrukkelijk gevraagd om hier prioriteit aan te geven. Bijna alle aanbevelingen vanuit het rapport van VanBerkel Professionals zijn in 2022 geïmplementeerd en de nog openstaande punten zitten in de laatste fase. Op bestuurlijk niveau worden we via het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en 1-op-1 gesprekken actief betrokken bij de voortgang van het verbeterplan. Ook op ambtelijk niveau, via het afstemmingsoverleg, wordt actief informatie uitgewisseld omtrent de voortgang van het verbeterplan. Dit schept vertrouwen dat RMN op deze weg door kan gaan en een toekomstbestendige organisatie wordt.

4

Jaarrekening 2021 en accountantsverklaring Inleiding Op 9 november jongstleden ontving u de definitieve stukken van de jaarrekening 2021. Bij het definitieve jaarverslag is er sprake van twee wijzigingen ten opzichte van de conceptversie van afgelopen zomer: De tabellen ‘bezoldiging topfunctionarissen’ (p. 41-43) zijn uitgebreid; De tabel ‘schatkistbankieren’ (p.55) is aangepast. Hiernaast ontving u ook de controleverklaring en het accountantsverslag over 2021. In de controleverklaring is terug te lezen dat de accountant zich onthoudt van een oordeel met betrekking tot getrouwheid en zich ook onthoudt van een oordeel met betrekking tot rechtmatigheid. De accountant heeft niet voldoende en geschikte informatie verkregen om een controleoordeel te kunnen baseren op de jaarrekening als geheel. Bevindingen accountantsverslag In het accountantsverslag gaat de accountant dieper in op de bevindingen binnen de organisatie. Zo is te lezen in het verslag: “Uit de verklaring van oordeelonthouding kan niet worden afgeleid dát de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat. Ook ziet onze verklaring niet toe op inmiddels door RMN in gang gezette initiatieven en/of geïmplementeerde verbeterplannen.

Het betekent wél dat voldoende en geschikte controle informatie als basis voor een oordeel ontbreekt.” De accountant verwijst in zijn verslag naar de geïmplementeerde punten van het verbeterplan, echter, de accountant baseert zijn oordeel zuiver op de cijfers over 2021. De verbeteringen worden dan ook niet meegenomen in het oordeel. Hoewel wij uiteraard niet blij zijn met het uitblijven van een oordeel, geeft het ons wel vertrouwen dat de accountant specifiek de verbeterplannen benoemt in het verslag. Zo is te lezen op p.11 van het accountantsverslag: “Wij constateren dat er veel ontwikkelingen hebben plaatsgevonden bij RMN in het boekjaar 2021 en daarna (in 2022). Zo is bijvoorbeeld het vertrek van de secretaris directeur in 2021 en het hoofd financiën in het jaar 2022 een belangrijke gebeurtenis die impact heeft gehad voor de controle van de jaarrekening. Daarnaast constateren wij dat de organisatie op meerdere gebieden in ontwikkeling is. In dit verslag gaan wij in op enkele belangrijke ontwikkelingen, uiteraard voor zover relevant in het kader van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2021, en delen wij constateringen en aandachtspunten daaromtrent.

5

Overall hebben wij tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van door de organisatie geïnitieerde verbetertrajecten en ondernomen stappen waaronder: het aanstellen van een nieuwe (interim) secretaris directeur, hoofd financiën/controller en verdere (tijdelijke) versterking van de financiële afdeling; het implementeren van een nieuw ERP systeem; het implementeren van een nieuwe inkooptool ( tbv aanbestedingen); het herzien van het begrotingsproces voor het jaar 2023; het intensiveren van het contact en communicatie tussen RMN en deelnemende gemeenten; het ontwikkelingen van nieuwe KPI’s en sturingsinformatie; het maken en verder implementeren van het “Meerjarenbeleidsplan RMN 2022 2025” en “Plan van aanpak Basis op orde 2022-2023 Samen bouwen aan RMN”. Wij hebben eveneens geconstateerd dat er tijd nodig is voor de volledige implementatie van verbetertrajecten alsmede ten aanzien van de monitoring er van (volgens de PDCA methode). Wij zijn voornemens om een update inzake bovengenoemde ontwikkelingen te verkrijgen en u daarover te rapporteren naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2022.” In het accountantsverslag geeft de accountant meermaals aan dat de gerealiseerde verbeterplannen meegenomen worden bij de controle van het boekjaar 2022.

Daarnaast geeft het accountantsverslag heldere aanbevelingen die ook terugkomen in het verbeterplan van RMN. Naar aanleiding van het accountantsverslag heeft het dagelijks bestuur RMN verzocht om nauw contact met de provincie te houden in het kader van preventief toezicht. De provincie is op de hoogte van de situatie en van de voortgang hierop. De provincie geeft aan tevreden te zijn met de acties uit het verbeterplan. Conclusie Zoals wij ook in de zienswijze richting RMN hebben aangegeven betreuren wij nog steeds de wijze waarop de jaarrekening tot stand is gekomen. Ook het uitblijven van een oordeel van de accountant en de summiere uitleg op eerdere momenten heeft ons niet tevreden gesteld. Wij geloven echter wel dat zowel het verbeterplan als het accountantsverslag voldoende positieve elementen bevat om met vertrouwen richting de begroting 2024 en jaarrekening 2022 te werken. De acties van het verbeterplan zijn nog in volle gang, terwijl 2022 bijna voorbij is. Het is onrealistisch om voor 2022 een goedkeurende verklaring van de accountant te verwachten. Wel verwachten wij dat de accountantsverklaring van de jaarrekening 2022 een flinke stap in de goede richting gaat zijn.

Begrotingswijziging 2022.2 Inleiding Op 15 december 2021 heeft het algemeen bestuur van RMN de begrotingswijziging 2022.1 vastgesteld. Sindsdien heeft er geen wijziging van de begroting plaats gevonden, terwijl er door het algemeen bestuur wel enkele besluiten zijn genomen met financiële gevolgen. Daarnaast is er in

6

2022 een nieuwe CAO afgesloten met financiële effecten voor het jaar 2022. Deze effecten zijn nog niet in 2022.1 verwerkt. Doordat de begroting 2022 voor 31 december 2022 vastgesteld moet zijn, is het niet meer mogelijk om een zienswijzeprocedure toe te passen. Eerst gaan we in op de zienswijze procedure, vervolgens geven we de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van begroting 2022.1. Geen mogelijkheid tot zienswijze procedure Op 1 juli 2022 is de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen ingegaan. Eén van de wijzigingen in de wet is dat de procedure voor een zienswijze voor bij gemeenschappelijke regelingen aangesloten gemeenteraden wordt verlengd tot (minimaal) 12 weken. Gelet op gewijzigde wettelijke termijnen is het niet meer mogelijk om nog in 2022 zelf de reguliere begrotingsbehandeling inclusief zienswijzeprocedure toe te passen. Een besluit tot wijziging van de begroting dient conform artikel 192 van de Gemeentewet (ook van toepassing op gemeenschappelijke regelingen zoals RMN) uiterlijk het einde van het betreffende begrotingsjaar te worden genomen en kan daarmee niet over de jaarwisseling worden heen getild. Om deze reden heeft het algemeen bestuur van RMN op 7 december besloten de procedure van artikel 26 lid 3 van de gemeenschappelijke regeling van toepassing te verklaren.

In dit artikel staat dat het algemeen bestuur in buitengewone gevallen van dringende spoed kan besluiten tot het doen van uitgaven buiten de vastgestelde begroting om. De betrokken gemeenteraden en provincie worden middels een brief vanuit RMN geïnformeerd over de begrotingswijziging en prognose van het jaar 2022. Wijzigingen ten opzichte van 2022.1 In begroting 2022.2 zijn de volgende begrotingswijzigingen opgenomen: Verwerking van het op 16 februari 2022 vastgestelde Meerjarenbeleidsplan 2022-2025: €288.000. De financiële effecten van het meerjarenbeleidsplan zijn al wel opgenomen (inclusief toelichting) in de meerjarenbegroting 2023 van RMN maar waren nog niet verwerkt in een begrotingswijziging over het jaar 2022; Verwerking van de in 2022 afgesloten CAO: € 360.000; Eveneens op 16 februari 2022 heeft het algemeen bestuur besloten de overeenkomst met de interim secretaris-directeur (de heer J.D. Nijkamp) te verlengen tot 31 december 2022. Ook deze kosten waren niet eerder in een begrotingswijziging verwerkt. Financiële gevolgen: €65.000. Daarnaast zijn nu ook de eenmalige kosten voor een extern wervingsbureau opgenomen, bedoelt voor de werving en selectie van een secretaris-directeur vanaf 2023: €20.000; Onderdeel van het verbeterplan is een goede inrichting van de administratieve processen.

Met deze reden is RMN in 2022 begonnen met de gefaseerde implementatie van het programma 21South. Voor een goede planning en administratie is het wenselijk deze implementatie te versnellen en het onderdeel beheer openbare ruimte al in 2022 uit te rollen in plaats van in 2023. Het benodigde budget van € 35.000 zal daarom worden overgeheveld van 2023 naar 2022; Om medewerkers te compenseren voor de hoge inflatie worden momenteel tussen werkgevers en werknemers afspraken gemaakt over een eenmalige uitkering in december. Formeel is dit nog niet definitief, echter is het voorstel deze eenmalige uitkering (voor RMN geraamd op € 123.000

7

incidenteel) mee te nemen in deze begrotingswijziging over het jaar 2022. Dit betreft eenzelfde caoregeling zoals dat ook voor gemeentemedewerkers geregeld is; Met de gemeente IJsselstein is afgesproken 1,6 FTE aan groenbeheer (binnenfunctie) over te dragen. Tegelijkertijd vindt er vanwege een warme overdracht ten aanzien van de ontvlechting van additionele taken inhuur plaats. De gemeente krijgt hiervan de daadwerkelijke kosten doorberekend; De gemeente Zeist verzoekt RMN in de zienswijze op de begroting 2023 om de eenmalige kosten voor de implementatie van VANG-maatregelen, die zijn begroot voor 2023 maar in 2022 zijn gerealiseerd, door te berekenen in 2022 via een begrotingswijzing in 2022 in plaats van in de begroting 2023. Doordat de betreffende kosten voor 100% aan de gemeente Zeist worden doorbelast heeft dit voor de overige gemeenten in 2022 geen consequenties. Tabel 1 in de bijlagen laat het effect van de begrotingswijziging zien voor de individuele gemeenten. Prognose resultaat 2022 RMN In het verbeterplan streeft RMN o.a. naar een structurele verbetering van de managementinformatie, bedrijfsvoeringprocessen en de P&C cyclus. Door de eerste stappen in dit verbeterplan is het mogelijk voor 2022 een financiële prognose te geven, gebaseerd op de eerste 8 maanden van 2022. In onderstaande tabel wordt de prognose voor 2022 weergegeven.

De prognose houdt rekening met de begrotingswijzigingen in begroting 2022.2. Het resultaat van 2022 zal naar verwachting uitkomen op de €661.000. Dit bedrag bestaat uit €158.000 nadeel op de bedrijfsvoeringkosten en €819.000 voordeel bij de verwerkingskosten. De bedrijfsvoering kosten zijn de kosten gemaakt door RMN. De verwerkingskosten zijn de kosten voor de GR Afvalverwijdering Utrecht (AVU) die voor Baarn in de begroting van RMN verwerkt zit. Voor Baarn betekent dit dat een deel van de nadelige gevolgen van begrotingswijziging 2022.2, ca. €86.000 gecompenseerd zal worden door het voordelige resultaat van de verwerkingskosten. De meevaller in de verwerkingskosten is te danken aan een hoge prijs voor oud papier en karton in de eerste 9 maanden van 2022. Conclusie Voor een gezonde financiële organisatie en een goedkeurende accountantsverklaring is het van belang dat de begroting aansluit bij de jaarrekening. Vanuit dit oogpunt snappen wij heel goed dat een begrotingswijziging voor 2022 noodzakelijk is. Ondanks de noodzaak, betreuren wij dat deze begrotingswijziging niet volgens de zienswijzeprocedures van de gemeenteraden besloten is. Dit is wat ons betreft een van de speerpunten van het verbeterplan van RMN en moet in 2023 (en verder) echt anders. Door de beperkte tijd is het niet mogelijk om deze begrotingswijziging te verwerken in de gemeentebegroting 2022.

De begrotingswijziging wordt samen met het resultaat meegenomen in de jaarrekening 2022. Ontwikkeling omgekeerd inzamelen en afvalbeleid Inleiding In oktober 2015 heeft de gemeenteraad het Gemeentelijk Grondstoffenplan 2015-2025 (GGP) vastgesteld. De strategie die gekozen werd om tot minder restafval te komen, is de invoering van een serviceprikkel: omgekeerd inzamelen. Hierbij wordt de service op restafval verlaagd door deze op afstand te zetten en de service op grondstoffen verhoogd. Zo ontvingen huishoudens een papier- en

8

PMD-container waar dat mogelijk was. In 2021 is het omgekeerd inzamelen geëvalueerd en heeft de gemeenteraad besloten door te gaan met omgekeerd inzamelen, en te onderzoeken hoe het omgekeerd inzamelen verder geoptimaliseerd kan worden. Stand van zaken Figuur 1 in de bijlagen laat de ingezamelde hoeveelheden restafval, GFT, PMD en papier zien tussen 2017 en 2022. De jaarcijfers van 2022 zijn in dit geval nog prognoses, gebaseerd op de gerealiseerde hoeveelheden van de eerste 9 maanden van dit jaar. In de figuur kunnen we zien dat de hoeveelheden afval redelijk de trend volgen van de afgelopen jaren. Het GFT is iets toegenomen en het restafval is stabiel gedaald. Voor 2022 is de prognose dat de hoeveelheid restafval uitkomt op 126 kilogram per inwoner per jaar. Met de invoering van de PMDcontainer in 2020 zien we een grote toename in dat jaar en verder een stabiele lijn. Opvallend is dat de ingezamelde hoeveelheid papier minder is dan voorgaande jaren. Dit is niet iets wat alleen in Baarn speelt. Economische onzekerheid en verdere digitalisering laten een landelijke daling van hoeveelheid papier en karton zien. Vooruitblik optimalisatie omgekeerd inzamelen Omgekeerd inzamelen betekent een hoog serviceniveau voor grondstoffen en een laag serviceniveau voor restafval. Het serviceniveau voor grondstoffen zou in meerdere opzichten verder verhoogd kunnen worden.

Optimaliseren bestaande infrastructuur Een aantal ondergrondse containers in Baarn bevindt zich aan het eind van de technische levensduur en zal vervangen moeten worden. Deze vervangingsronde grijpen we aan om de bestaande infrastructuur te evalueren en te optimaliseren. Per te vervangen locatie wordt gekeken naar de volgende punten: Voldoet de locatie? (veiligheid, capaciteit, beleid) Hoe zit het met de service op grondstoffen? (mogelijkheid tot verzamelcontainers voor papier en/of PMD?) In het komende jaar plaatsen we een aantal ondergrondse containers voor papier en PMD bij, op plekken waar de service op grondstofstromen nu laag is. Ook verplaatsen we een aantal restafvalcontainers vanwege de veiligheid bij het legen van de container. Deze wijzigingen worden altijd gedaan in samenspraak met omwonenden en tijdig gecommuniceerd. De continuïteit van de afvalinzameling gaat hier niet onder lijden, maar inwoners krijgen meer mogelijkheden tot het goed scheiden van hun grondstofstromen. Communicatie Communicatie kan, aanvullend op omgekeerd inzamelen, ingezet worden om gewenst gedrag te stimuleren. Zowel op gewenst scheidingsgedrag kan communicatie helpen, als op afvalpreventie en kennis rondom afvalverwerking. Samen met de gemeenschappelijke regeling Afval Verwijdering Utrecht (AVU) worden campagnes ontwikkeld op verschillende grondstofstromen.

Zo zijn er campagnes beschikbaar voor GFT, Textiel, Wasbare luiers en wordt er momenteel een ontwikkeld voor PMD. In het komende jaar gaan we ook in Baarn een campagne uitvoeren op een

9

grondstofstroom. Op dit moment zien we een landelijke toename van vervuiling in het ingezameld PMD, dus dit is een goede stroom om als eerste op te pakken. Hoogbouw Inwoners van hoogbouw hebben minder mogelijkheden om hun afval te scheiden. De meesten hebben geen gelegenheid om groente, fruit en etensresten (GFE) gescheiden aan te bieden. Het goed scheiden van GFE in de hoogbouw is een uitdaging voor de meeste gemeenten in Nederland. Wij, en ook de verwerkers van grondstofstromen, zijn van mening dat de focus van afvalscheiding op kwaliteit moet liggen. Vooral de GFT-stroom (groente, fruit en tuinafval) is erg gevoelig voor vervuiling, dit leidt snel tot afkeur op de overslaglocatie en dan wordt de betreffende vracht GFT verbrand in plaats van gecomposteerd. Dit zorgt voor extra kosten en draagt negatief bij aan de duurzaamheid. Binnen de RMN-gemeenten wordt op dit moment in Soest half-ondergrondse GFE-containers voor de hoogbouw geplaatst. Inwoners kunnen hier op vrijwillige basis aan deelnemen. De resultaten van Soest zullen de basis worden voor een plan voor GFE-scheiding voor de hoogbouw in Baarn. De focus ligt hier niet alleen op scheidingspercentage, maar ook op kwaliteit (afkeur), participatie (hoe veel mensen doen vrijwillig mee) en communicatie. Deze resultaten worden eind 2023 verwacht.

Conclusie In 2023 gaan wij inzetten op het optimaliseren van onze bestaande infrastructuur om de inwoners van Baarn beter te bedienen met het scheiden van grondstofstromen. Naast de fysieke infrastructuur gebruiken we communicatie om goed scheidingsgedrag en afvalpreventie te stimuleren en kennis rondom afvalverwerking te verhogen. Voor het faciliteren van GFE-scheiding in hoogbouw wachten we op de resultaten uit Soest, voordat we een plan voor Baarn ontwikkelen.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

10

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: 1. Voortgangsrapportage verbeterplan 2. Controleverklaring RMN accountant 2021 3. Accountantsverslag RMN 2021 4. Begrotingswijzigingen 2022.2 en prognose 2022 RMN 5. Tabel 1 6. Tabel 2 7. Figuur 1

11

Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan Basis op orde 2022 - 2023

Inzamelen van grondstoffen en restafval en zorgen voor een schone, hele en veilige buitenruimte is een vak, óns vak.

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................ 2 1. Perspectief bieden .......................................................................................................................... 4 2. De bedrijfsvoering op orde brengen ........................................................................................... 5 3. De besturing en bemensing optimaliseren .............................................................................. 10 4. De organisatie-inrichting verbeteren ....................................................................................... 14 5. Sturing en beheersing .................................................................................................................. 17 6. Wagenparkbeheer, inhuur externen en kapitaalslasten ...................................................... 20 7. Aanbevelingen onderzoek Vanberkel Professionals d.d. 11 mei 2021 .............................. 22 8. Aanbevelingen accountant 2020, d.d. 7 juli 2021 ................................................................... 24 9. Rekenkameronderzoek, mei 2019 ............................................................................................ 27 10.

Inkoop en aanbestedingen ........................................................................................................ 29

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

1

Inleiding In het Verbeterplan Basis op orde, samen bouwen aan RMN beschrijven we hoe we de komende twee jaar de organisatie toekomstbestendig willen maken. We besteden daarbij eerst aandacht aan de elementaire vraag wat RMN moet zijn. Ook doen we aanbevelingen voor de inrichting van de organisatie: hoe moeten we werken en welke bedrijfscultuur is nodig? De veranderingen zetten we in omdat RMN voor veel uitdagingen staat waarop de organisatie nog onvoldoende is toegerust. Dit bleek onder meer in maart 2021 toen aan het licht kwam dat RMN een tekort van € 650.000 had op de jaarrekening van 2020. Gezien dit voor de gemeenten onverwachte tekort, is het op orde brengen van de bedrijfsvoering met betrekking tot inzameling, het plannen van medewerkers en voertuigen, het wegen van de afval- en grondstofstromen en daarbij behorende vastlegging in de financiële administratie, topprioriteit. Op basis van een kritisch onderzoeksrapport door Van Berkel Professionals B.V. over de oorzaken concludeerde het algemeen bestuur van RMN dat voor de toekomstbestendigheid van RMN ook een andere aansturing nodig is. De complexiteit in de afvalverwerking neemt toe en gemeenten staan voor grote financiële uitdagingen. Deze ontwikkelingen vragen om een nieuwe aansturing.

Voor een periode van een jaar is een interim directeur benoemd die de dagelijkse leiding heeft maar ook sturing geeft aan het verbeterplan. Voor de financiële administratie is een interim hoofd financiën aangesteld. Hij heeft de taak de aanbevelingen voor de financiële administratie uit dit plan verder uit te werken en in te voeren. Dit uiteraard in goede samenwerking met de directeur. Samenvatting voortgang algemeen en basis op orde bijzonder De implementatie van het verbeterplan is complex omdat enerzijds de basis op orde wordt gebracht terwijl de operatie ongestoord doorgang moet blijven vinden en anderzijds doordat er gewerkt wordt met verschillende systemen die niet goed op elkaar aansluiten. Van Berkel professionals geeft in haar rapportage hierover aan: ‘Dat leidt tot het gebruik van Excel sheets waarin gegevens handmatig moeten worden overgenomen. Hierdoor is er veel handmatige arbeid met een relatief grote foutkans, een verlaagde efficiency en een relatief hoge werkdruk. Ons inziens is de interne organisatie v.w.b. de financiële administratie in personele omvang te klein in relatie tot de omvang van de taken.’ Het vertrek van een essentiële medewerker financiën in het voorjaar van 2022 heeft het voorliggende vraagstuk alleen maar complexer gemaakt. Mede gezien de samenloop met de accountcontrole 2021.

Voorwaardelijk voor een goede beheersing en een basis die op orde is, is betrouwbare informatie van de uitvoering van de verschillende activiteiten die up to date is. In 2022 zijn al veel stappen gezet voor implementatie van het Verbeterplan. In deze voortgangsrapportage wordt verantwoording afgelegd over de genomen en nog te nemen maatregelen. Een kleine greep uit processen die in 2021 en 20222 in gang zijn gezet: Organisatieontwikkeling: • Organisatieontwikkelingstraject: Bewegingsveroorzakers • Proceswandelingen • Verbeteren interne afstemming & communicatie • (Ver)plaatsen van functies met bijbehorende medewerkers • Invullen ontbrekende sleutelfuncties Sturing en beheersing: • Optimalisatie gebruik AFAS • ICT: 21QUBZ, WinCar, inkoop IBMN, check huidige contracten (reductie leveranciers, kosten etc) • Kaderbrief ipv kadernota • Opschonen data • Analyseren van historische data • Inrichten beheersmaatregelen • Vlootschouw per team • Onboardingsproces nieuwe medewerkers

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

2

Personeel & organisatie: • Actualisatie personeelshandboek • Actualisatie bedrijfsregels • Tijd en plaats onafhankelijk werken • Ambtsbelofte / -eed • Verzuimdashboard • Studiekostenregeling • Digitaliseren P-dossiers • Vervangingshandboek personeelsdossiers • HR-processen (her) inrichten AFAS

Leeswijzer In het voorjaar van 2022 is het Meerjarenbeleidsplan RMN 2022 – 2025 en het Verbeterplan Basis op orde Samen bouwen aan RMN 2022 – 2023 vastgesteld. Tweemaal per jaar zal RMN door middel van een voortgangsrapportage rapporteren over de voortgang van de verbeteracties. Deze voortgangsrapportage is de eerste. Hoofdstuk 1 tot en met 4 volgt de opbouw van het Verbeterplan Basis op orde Samen bouwen aan RMN 2022 – 2023, inclusief de gebruikte tabellen. Hoofdstuk 5 Sturing en Beheersing en hoofdstuk 6 Wagenparkbeheer, inhuur derden en kapitaallasten betreffen de bijlage van het Verbeterplan. Hoofdstuk 7 geeft een overzicht van de aanbevelingen die zijn benoemd in het onderzoek van Van Berkel Professionals. Hoofdstuk 8 geeft een overzicht van de aanbevelingen uit het Accountantsverslag 2020, Auren 21 juli 2021. Hoofdstuk 9 geeft een overzicht van de aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek van mei 2019. Tot slot is een overzicht van de actuele stand van zaken met betrekking tot inkoop en aanbestedingen en de inkoopagenda bijgevoegd. Tabel: betekenis status actiepunt Status

Actiepunt

Voltooid

conform planning

onderhanden

te doen

conform planning

onderhanden

te doen

afhankelijkheid van ander actiepunt

onderhanden

te doen

later dan gepland

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

3

1. Perspectief bieden In twee bijeenkomsten heeft het bestuur de strategische koers voor RMN verkend. In het document Meerjarenbeleidsplan RMN 2022 – 2025 doen we verslag van dit toekomstperspectief. Op basis hiervan hebben we een missie, visie, kernwaarden en scope voor RMN geformuleerd en acties benoemd om te zorgen dat alle medewerkers gaan handelen volgens deze kaders. Voortgang perspectief bieden Het is belangrijk dat de medewerkers zich de missie, visie en kernwaarden eigen maken. Om doelen en acties uit het verbeterplan in de praktijk te brengen, de medewerkers mee te nemen en ons te ondersteunen, is RMN op zoek gegaan naar een bureau die dit middels training en advies kan uitvoeren. De opdracht is verstrekt aan de BewegingVeroorzakers. In juni 2022 hebben er een drietal Kick-off sessies “Samen bouwen aan RMN“ met alle medewerkers plaatsgevonden, en eveneens in juni 2022 een sessie met alle leidinggevenden( hiërarchisch en functioneel). Voor de zomervakantie is er een routekaart gemaakt waarin we terugblikken op de input die we kregen vanuit de kick-off sessies en waarin we vooruitblikken op het vervolg. In juli en augustus zijn wij gestart met de voorbereidingen van het leiderschapsprogramma.

Het leiderschapsprogramma heeft tot doel om leiding te kunnen geven aan de gewenste organisatie- en cultuurontwikkeling waarbij de leidinggevenden zijn gegroeid in verbindend, coachend en resultaatgericht leiderschap. In september 2022 start het leiderschapsprogramma (4 dagen) voor de functioneel leidinggevende. In oktober 2022 start het leiderschapsprogramma (5 dagen) voor de hiërarchisch leidinggevenden. tabel: perspectief bieden

Perspectief bieden 2022 Nr. 1

toelichting

Missie, visie, scope en kernwaarden De medewerkers kennen de missie, visie, scope en kernwaarden

1.2

De medewerkers handelen in de geest van de missie, visie, scope en kernwaarden

1.4

Status

Q1 Q2 Q3 Q4

1.1

1.3

2023

De kernwaarden zijn vertaald naar concreet gedrag per relevante functie De kernwaarden zijn onderdeel van de gehele personele cyclus

X

Voltooid

X

X

X

X

Onderhanden

Onderhanden

X

X

In bijeenkomsten en de werkoverleggen is met de medewerkers gesproken over de missie, visie, scope en de kernwaarden Tijdens de kick off zomer 2022 is een eerste aanzet gemaakt om samen met de medewerkers de missie, visie, scope en kernwaarden te operationaliseren idem

Te doen

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

4

Vooruitblik perspectief bieden Het cultuurtraject zoals ingezet met bureau BewegingVeroorzakers wordt in 2022 en 2023 verder voortgezet, zodat alle medewerkers handelen vanuit de missie, visie, scope en kernwaarden. Ook maken we in 2023 de kernwaarden onderdeel van de personele cyclus.

2. De bedrijfsvoering op orde brengen De bedrijfsvoering op orde brengen heeft topprioriteit. Om dit te realiseren, dient de organisatie de executiekracht te verbeteren. Hiermee bedoelen we: het vermogen om besluiten te nemen en deze ook daadwerkelijk te implementeren. Een verbeterde structuur, logische inrichting van de organisatie, de juiste medewerker op de juiste plek en de juiste rolopvatting zijn hieraan ondersteunend. Het doel is kort gezegd om de dagelijkse routines te verbeteren en leiderschap te vestigen. Randvoorwaarde: softwareplatform Het verbeteren van de bedrijfsvoering met betrekking tot inzameling, het plannen van medewerkers en voertuigen, het wegen van de afval- en grondstofstromen en daarbij behorende vastlegging in de financiële administratie, vraagt om een helder inzicht, nauwkeurige administratie en een professionele logistieke planning. De invoering van een softwareplatform die het overbodig maakt te wisselen tussen meerdere applicaties is randvoorwaarde om de werkprocessen te vereenvoudigen en efficiënter te kunnen werken. Op 1 januari 2022 is RMN gestart met de implementatie van het softwareplatform 21QUBZ.

Fase 1 is nagenoeg afgerond, het systeem is volledig operationeel en de benodigde koppelingen met AFAS (ondersteuning van onder andere personeelsadministratie en salariëring), WinCar (ondersteuning werkplaats/ garage) en het container management systeem (beheersysteem containers) zijn gemaakt. Met behulp van het data-analyse platform Qlik Sense kunnen er flexibele en interactieve datavisualisaties worden gemaakt, zogenaamde dashboards. In overleg met de ambtelijk opdrachtgevers zijn er vier dashboards ontwikkeld. Voortgang de bedrijfsvoering op orde brengen In 2022 is de executiekracht van RMN flink verbeterd. Dit is onder andere gerealiseerd door het inrichten van nieuwe overlegstructuren zoals het leidinggevende overleg en het organisatieontwikkelingsoverleg en het periodiek houden van voortgangsgesprekken en afdelingsoverleggen waarbij aandacht is voor werkinstructies en arbeidsomstandigheden zogenaamde toolboxmeetings. Bij deze verschillende overleggen wordt veel aandacht besteed aan het verduidelijken van rollen en taken. Op deze manier is de interne afstemming en communicatie vergroot. Deze structuur wordt door medewerkers als zinvol en prettig ervaren. Ook is RMN in 2022 begonnen met de eerste proceswandelingen en is een nieuwe organisatiestructuur in concept gereed. Vooruitlopend hierop zijn al enkele functies opnieuw geplaatst.

Samen met betrokken medewerkers zijn de meest urgente problemen opgepakt. Met de aanschaf en invoering van 21QUBZ zijn flinke stappen gezet om de basis op orde te krijgen. Belangrijke bedrijfsvoeringsonderdelen als routeoptimalisatie, het inrichten van dashboards, containermanagement en het registreren van aanvullend opdrachten, zijn met behulp van 21QUBZ gerealiseerd of in gang gezet. Bij het opstellen van de begroting 2023 stonden betrouwbaarheid en transparantie voorop. Ook zijn er stappen gezet op het gebied van verduurzaming. Zo rijden alle voertuigen van RMN op HVO100 en zijn alle nieuw aangeschafte kleinere bedrijfsmiddelen zoals bosmaaiers en bladblazers elektrisch.

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

5

Tabel: de bedrijfsvoering op orde brengen

De bedrijfsvoering op orde brengen

20 23

2022 Nr. 1

De medewerkers kennen de basisprincipes

1.2

De medewerkers handelen in de geest van de basisprincipes

2 2.1

Toelichting

Q Q Q2 Q4 1 3 Veranderstrategie: de basisprincipes

1.1

1.3

Status

X

X

X

X

X

X

In bijeenkomsten en de werkoverleggen en 1 op 1 gesprekken is met onderhanden de medewerkers gesproken over de basisprincipes Medewerkers worden in hun dagelijkse werk X onderhanden gecoacht en waar nodig aangesproken

De basisprincipes zijn onderdeel van de X gehele personele cyclus Veranderstrategie: direct oppakken Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden (incl. budgetten) en rol juist beleggen door middel van proceswandelingen

2.1.1

Administratieve processen

X

X

X X

2.1.2

Inkoop

X

X

X

X

2.1.3

Voorraadbeheer

X

X

X

X

2.1.4

Tractie

X

X

X X

2.1.5

Werkvoorbereiding & planning (incl. werkorders)

X

X

X

X

Te doen 2023

De kwartiermaker Bedrijfsvoering krijgt de opdracht de onderhanden administratieve processen in kaart te brengen en waar nodig te verbeteren Is onderdeel van de nieuwe opzet van de afdelingen onderhanden bedrijfsvoering en relatiebeheer, innovatie, advies en projecten (RIAP) Is onderdeel van de nieuwe opzet van de onderhanden afdelingen bedrijfsvoering/ RIAP Is onderdeel van de nieuwe opzet van de onderhanden afdelingen bedrijfsvoering/ RIAP onderhanden Is onderdeel van de nieuwe opzet van het

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

6

2.1.6

Beheer gebouwen & terreinen

2.1.7

Evalueren (en leren) proceswandelingen

2.1.8 2.1.9 2.2

2.2.1

2.2.2

2.3 2.3.1 2.3.2

Formaliseren (formele) functies en organisatiestructuur

2.3.4

Instellen werkoverleg (incl. toolbox)

2.3.5

Voortgangsoverleg met leidinggevenden

2.3.6

Interne informatievoorziening via tv-schermen

2.4.1 2.4.2

X

X

X

X

X

Verbeteren interne afstemming & communicatie Instellen X X X leidinggevende overleg Instellen organisatieontwikkeling X X X soverleg Instellen overleg functioneel leidinggevenden

2.4

X

Vervolg proceswandelingen; X X nieuwe processen Evalueren (en leren) X proceswandelingen (Ver)plaatsen van functies met bijbehorende medewerkers en formaliseren (Ver)plaatsen van functies met bijbehorende X X X X medewerkers binnen de organisatie(structuur)

2.3.3

2.3.7

X

bedrijfsbureau van de afdeling Uitvoering Is onderdeel van de nieuwe opzet van de onderhanden afdelingen bedrijfsvoering/ RIAP Afhankelijkheid met de voortgang van de Te doen actiepunten 2.1.1 tot en met 2.1.6

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Te doen Idem Te doen

Idem

Enkele medewerkers zijn vooruitlopend op totale wijziging van de onderhanden organisatiestructuur tijdelijk qua functie verplaatst Concept organisatiestructuur met bijbehorend onderhanden concept organogram is gereed met bijbehorende functies

Woensdagochtenden vindt dit plaats Eens in de veertien Voltooid dagen op donderdagmiddag Overleggen hebben plaatsgevonden. onderhanden Frequentie moet nog worden bepaald Afdelingen en teams Voltooid hebben op structurele basis werkoverleggen Eens per maand vinden Voltooid deze plaats Alle locaties zijn voorzien van tvVoltooid schermen met daarop actuele informatie Voltooid

Dagplanning medewerkers via tvX X X X onderhanden schermen Onderdeel sturing & beheersing financiën Interne en externe X X X X X onderhanden rapportages en AO/IB Bevindingen X X X X X onderhanden accountant 2020

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

Koppeling met 21QUBZ is in voorbereiding Eerste vier dashboards zijn in concept gereed Zie hoofdstuk 8.

7

2.4.3

Actualisatie kostenallocatiemodel

X

X X

X

2.4.4

Bijdrage aan uitvoering Verbeterplan

X

X X

X

2.4.5

Overdracht aan staande organisatie

X X

X

2.5

2.5.1

2.5.2

2.5.3

2.5.4 3 3.1

Voorwaardelijk is een transparante en X Te doen herkenbare begroting 2023. Toedeling van actiepunten vindt plaats X onderhanden in het organisatieontwikkelingsoverleg Overdracht aan staande organisatie vindt plaats door X onderhanden toedeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Onderdeel wagenparkbeheer, aanvullende opdrachten, inhuur externen en kapitaallasten. Wagenparkbeheer: onderdeel huur X X X X X voertuigen derden, onderhoud en garage Aanvullende opdrachten: controle op X wijze van vastlegging en volledigheid

X X

X

Inhuur externen buitendienst incl. relatie flexibele schil, X X X X arbeidsomstandighede n en ontwikkeling tarief Kapitaallasten: analyse huidige en toekomstige X X X X lasten Lopende projecten bedrijfsvoering Bedrijfssoftware: 21QUBZ en 21ROUTE (21south)

3.1.1

Opschonen data

X

3.1.2

TVB’s (RASCI-model) juist beleggen

X X

X

3.1.3

Dashboard samenstellen

X X

X

3.1.4

Planning beheer openbare ruimte invoeren

X

X

onderhanden

X

voltooid

X

onderhanden

Zie hoofdstuk 6. Door de invoering van 21QUBZ worden aanvullende opdrachten vooraf vastgelegd.

Zie hoofdstuk 7. X onderhanden

X

Zie hoofdstuk 6.

De data in 21QUBZ is opgeschoond De taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden met bijbehorende rollen onderhanden worden belegd nadat de organisatiestructuur en het organogram zijn vastgesteld. In samenwerking met de ambtelijk onderhanden opdrachtgevers zijn er 4 dashboards samengesteld. De planning wordt in 21QUBZ ingevoerd. Momenteel is een Plan onderhanden van Aanpak in voorbereiding om tot een betere en eenvoudigere wijze van Voltooid

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

8

3.1.5

Routeoptimalisatie

3.2

Bedrijfssoftware: WinCar (ondersteuning garage)

3.2.1

implementeren

3.3

Archivering

3.3.1

Uitvoeren Verbeterplan archief

3.4

Algemene verordening gegevensbescherming

3.4.1

Uitvoeren plan van aanpak AVG

3.5

Stalling inzamelvoertuigen Zeist

3.5.1

3.6 3.6.1

3.6.2

X

X

X

X

X

X

Onderzoek naar het stallen van inzamelvoertuigen in of nabij Zeist

Assets Verduurzamen kleinere bedrijfsmiddelen zoals X bosmaaiers, bladblazers (elektrisch) Verduurzamen grotere bedrijfsmiddelen zoals X inzamelvoertuigen,

planning en verantwoording te komen. Alle routes zijn in 21QUBZ ingevoerd onderhanden hierdoor is continue monitoring en bijsturing mogelijk.

voltooid

X X

X X

WinCar is volledig geïmplementeerd en koppeling met 21QUBZ is gerealiseerd.

X

In mei 2022 heeft het MT de Visie op de informatievoorziening en informatiebeveiliging vastgesteld. onderhanden Er wordt gewerkt aan de implementatie hiervan, in nauw overleg met de archivaris van Archief Eemland.

X

In mei 2022 heeft het MT de visie op de informatievoorziening onderhanden en informatiebeveiliging vastgesteld. Er wordt gewerkt aan de implementatie hiervan.

X X

Verkenning Recyclingstation Zeist als mogelijke locatie is afgerond. Uit deze verkenning blijkt dat er onderhanden onvoldoende ruimte beschikbaar is. Momenteel wordt er gekeken naar andere beschikbare locaties.

X X

X

X

onderhanden

Nieuwe aanschaf van kleinere bedrijfsmiddelen is elektrisch

X X

X

X

gereed

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

Alle dieselvoertuigen rijden op HVO 100

9

veegmachines (HVO 100) 3.6.3 3.7

3.7.1

Verbeteren containermanagement X (identificeerbaar maken van containers) Garage / werkplaats Onderzoek positionering werkplaats

X

X X

X X

X

Is onderdeel van de implementatie van onderhanden 21QUBZ. Koppeling is onlangs gereed.

X

Onderzoek is in concept gereed en wordt betrokken bij de onderhanden positionering werkplaats in de organisatie.

Vooruitblik de bedrijfsvoering op orde brengen In 2022 en 2023 gaat RMN door op de ingeslagen weg om de sturing en beheersing te vergroten door een verdere implementatie van 21QUBZ. Bij de definitieve vaststelling van de organisatiestructuur en het organogram worden de overlegstructuren waar nodig opnieuw ingericht. Daarnaast gaat RMN door met het uitvoeren van proceswandelingen. Op deze manier werkt RMN aan het verduidelijken van rollen en taken, het verbeteren van de interne afstemming en communicatie en het verder verbeteren van de sturing en beheersing. In 2023 wordt een voorstel tot een nieuw kostenallocatiemodel voorbereid ter besluitvorming.

3. De besturing en bemensing optimaliseren Medewerkers zijn de organisatie, medewerkers maken de organisatie. Voor alle medewerkers dienen de organisatiefilosofie en de ordeningsprincipes duidelijk en herkenbaar te zijn. Hierdoor ontstaat op eenduidige wijze een organisatie waarin het voor iedere medewerker duidelijk is wat van hem of haar wordt verwacht. Om gezamenlijke ambities vorm te geven zijn wendbaarheid, transparantie, stabiliteit en slagvaardigheid van belang. Om deze reden streeft RMN naar verbetering van de opdrachtgeveropdrachtnemer-relatie, onder andere door heldere dienstverleningsovereenkomsten, reële begrotingen en periodieke voortgangsrapportages. In 2023 onderzoeken we welk governancemodel het beste past bij de RMN.

Sturings- en ordeningsprincipes Voortgang besturing en bemensing optimaliseren Eind 2022 zijn alle teamleiders (hiërarchisch leidinggevenden) en assistent teamleiders en meewerkende voormannen (functioneel leidinggevenden) getraind door de BewegingVeroorzakers. Het leiderschapsprogramma heeft tot doel om leiding te kunnen geven aan de gewenste organisatieen cultuurontwikkeling waarbij de leidinggevenden zijn gegroeid in verbindend, coachend en resultaatgericht leiderschap. Daarna zijn de leidinggevenden met de desbetreffende teams aan zet onder begeleiding van BewegingVeroorzakers voor een verdere implementatie van de kernwaarden op de werkvloer.

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

10

Tabel: besturing en bemensing optimaliseren De aansturing en bemensing optimaliseren 2022 Nr. 1

Q1

20 Status 23

Toelichting

Q2 Q3 Q 4

Sturingsprincipes X

X

X

X

onderhanden

1.1. De sturingsprinicpes zijn onderdeel 4 van de personele cyclus 1.2 INK-model en Deming Cirkel

X

Te doen

In bijeenkomsten en de werkoverleggen is met de medewerkers gesproken over de sturingsprincipes In de werkoverleggen en 1 op 1 gesprekken met de medewerkers is gesproken over de sturingsprincipes De vertaling van de kernwaarden zal plaatsvinden nadat de organisatiestructuur en het organogram zijn vastgesteld. 2023

X

X

onderhanden

1.2. 1

X

Te doen

2023

X

onderhanden

Dashboard is opgesteld 2023

1.1. De medewerkers kennen de 1 sturingsprincipes

1.1. De medewerkers handelen in de 2 geest van de sturingsprincipes

X

X

Te doen

1.1. De kernwaarden zijn vertaald naar 3 concreet gedrag per relevante functie

1.2. 2 1.3

Invoeren INK-model en Deming Cirkel, zie voor meer informatie het Verbeterplan pagina 11 en 12. Volledige PDCA-cyclus doorlopen

X

X

Benchmark

1.3. 1 1.4

RMN doet actief mee met de Landelijke benchmark NVRD Waardering inwoners en opdrachtgevers

X

onderhanden

1.4. 1

Inwoners- en opdrachtgeverstevredenheidsonderzo ek Ordeningsprincipes

X

onderhanden 2023

X

X

onderhanden

X

X

onderhanden

2 2.1

De medewerkers kennen de ordeningsprincipes

2.2

De medewerkers handelen in de geest van de ordeningsprincipes

X

X

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

In bijeenkomsten en de werkoverleggen is met de medewerkers gesproken over de ordeningsprincipes. In de werkoverleggen en 1 op 1 gesprekken met de medewerkers is

11

gesproken over de ordeningsprincipes 2.3 2.4

De ordeningsprincipes zijn onderdeel van de personele cyclus Taken met bijbehorende medewerkers worden conform de ordeningsprincipes geclusterd (heeft een relatie met 2.2. veranderstrategie: direct oppakken)

3

Rollen

3.1

De medewerkers kennen de verschillende rollen en handelen ernaar

3.2

De verschillende rollen zijn onderdeel van de personele cyclus Er is een duidelijk rolopvatting tussen de ambtelijk opdrachtgever en opdrachtnemer

3.3

4

Governance

4.1

Er is een duidelijk rolopvatting tussen het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de secretaris-directeur

4.2

Onderzoek naar het gewenste governancemodel Bemensing

5 5.1

Kwantitatieve analyse functies, formatie en bezetting

5.2

Kwalitatieve analyse functies en functionarissen

5.3

Invullen ontbrekende sleutelfuncties Inkoop & contractmanager

5.3. 1

X

X

Te doen

X

X

X

onderhanden

De clustering zal plaatsvinden nadat de organisatiestructuur en het organogram zijn vastgesteld.

X

X

X

onderhanden

In bijeenkomsten en de werkoverleggen is met de medewerkers gesproken over de rollen. 2023

onderhanden

De DVO en het

X X

X

X

X

communicatie- en escalatieprotocol vormen hiervoor de basis. X

X

Te doen

X

X

X

Te doen

X

X

X

onderhanden

X

X

X

onderhanden

X

X

X

X

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

onderhanden

Vanwege de gemeenteraadsverki ezingen en de vernieuwde samenstelling DB en AB zal in Q4 hiermee worden aangevangen 2023

Analyse gemaakt, deze dient te worden gespiegeld aan de nog vast te stellen organisatiestructuur en het organogram De zogenaamde vlootschouwen hebben plaatsgevonden en zijn deels besproken in het voortgangsoverleg met de desbetreffende leidinggevende

Inkoopproces loopt via IBMN.

12

5.3. 2

Controller

X

X

X

X

X

Onderhanden

5.3. 3

Werkvoorbereider & planner

X

X

X

X

X

Onderhanden

5.3. 4

Manager bedrijfsvoering

X

X

X

X

X

Onderhanden

5.3. 5 5.4

Informatiemanager

X

X

X

X

X

onderhanden

X

X

5.5

Vitaliteitsbeleid opstellen

5.6

Opleidingsplan opstellen

X

X

X

5.7

Trainingsprogramma leidinggevenden

X

X

X

X

5.8

Trainingsprogramma medewerkers

X

X

X

Onderzoek naar de benodigde omvang van de flexibele schil

Functiewaarderingssysteem HR21 heroverwegen 5.10 Samenwerking met ROC’s, praktijkscholen etc. versterken 5.11 Inwoners uit het doelgroepenregister kansen bieden

onderhanden

X

5.9

onderhanden

X

X

Te doen

Vacaturetekst inkoop & contractmanager is nog in bewerking Vacature, functie op interim basis vervuld en gesprekken met een vaste controller zijn gepland Opzet en implementatie bedrijfsbureau is mede onderdeel van de opdracht van de kwartiermaker bedrijfsvoering Kwartiermaker afdeling bedrijfsvoering is gestart Vacature, functie op interim basis vervuld Er is een analyse en concept voorstel m.b.t. RS & Transport gereed. Vanwege vacatures en afwezigheid teamleiders IBOR en Inzameling vertraging opgelopen 2023

Zal in Q4 gereed zijn onderhanden Verloopt conform planning onderhanden Verloopt conform planning Te doen 2023

X

X

Te doen

2023

X

X

Te doen

Waar zich mogelijkheden voordoen worden deze benut

Vooruitblik besturing en bemensing optimaliseren Voor een goed functioneren van de organisatie zorgen we ook voor een goede bemensing: de juiste medewerkers op de juiste plek. Door verschillende vacatures de afgelopen periode (teamleiders, kwartiermaker bedrijfsvoering) is op sommige onderdelen vertraging ontstaan. Nu deze vacatures vervuld zijn zal de vertraagde actiepunten alsnog worden opgepakt. Na de definitieve vaststelling van de organisatiestructuur en het organogram zijn de taken met bijbehorende medewerkers conform de ordeningsprincipes geclusterd. Daarbij hoort ook een kwantitatieve analyse van functies, formatie en bezetting en een onderzoek naar de benodigde flexibele schil. In 2023 start RMN een onderzoek naar het gewenste governancemodel. Naast een heldere taakverdeling is ook een heldere rolverdeling van belang. In 2023 wordt er zowel aan een

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

13

duidelijk rolopvatting tussen de ambtelijk opdrachtgever en opdrachtnemer als aan een duidelijk rolopvatting tussen het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de secretaris-directeur (verder) gewerkt.

4. De organisatie-inrichting verbeteren Om RMN toekomstbestendig te maken, is het noodzakelijk de organisatie-inrichting te verbeteren. De inrichting van de organisatie volgt logisch uit de sturings- en ordeningsprincipes die we in hoofdstuk 3 bespraken. De inrichting moet bijdragen aan efficiëntie, transparantie en wendbaarheid van de organisatie. Het uitgangspunt voor de organisatie-inrichting is om ons werk zo effectief en efficiënt mogelijk uit te voeren vanuit het perspectief van de inwoners, opdrachtgevers en eigenaren. Dit betekent onder meer dat ‘relatiebeheer, innovatie, advies en projectmanagement’ verantwoordelijk is voor: • • • •

het binnenhalen van de omzet, zoals vastgelegd in zogenaamde dienstverleningsovereenkomsten (DVO); het ontwikkelen en implementeren van nieuwe producten en diensten; het implementeren van eventuele nieuwe deelnemers; het adviseren van deelnemers en het samenbrengen van kennis en innovatie.

De medewerkers in het primaire proces zijn verantwoordelijk voor het realiseren van de producten en diensten, zoals vastgesteld in de dienstverleningsovereenkomsten. De ambities en de verschillende rollen hebben een vertaling gekregen in de inrichting van de organisatie. Als uitgangspunt hebben we gekozen voor vijf productgroepen. Deze stellen de medewerker zo goed mogelijk in staat de producten en diensten aan de inwoners en de gemeenten te leveren. De ondersteunende middelen en taken worden geclusterd ondergebracht in één organisatieonderdeel.

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

14

Voortgang organisatie-inrichting verbeteren In 2022 ligt de focus met name op het op orde brengen van de basis. Met de training door de BewegingVeroorzakers kennen medewerkers de productgroepen zoals beschreven in het meerjarenbeleidsplan (te weten: communicatie & klantcontactcentrum; relatiebeheer, innovatie, advies & projecten; huis-aan-huisinzameling van grond- en afvalstoffen; inzameling van grond- en afvalstoffen via recyclestations; beheer openbare ruimte) en handelen ernaar. De organisatiestructuur en het organogram zijn in concept gereed. Tabel: organisatie-inrichting verbeteren De organisatie-inrichting verbeteren 2022

Nr. 1

Q1

Q2

Q3

2023 Q4

Inrichting van de organisatie: hoofdstructuur

1.1

Medewerkers kennen de hoofdstructuur en handelen ernaar

X

X

X

X

1.2

Medewerkers kennen de vijf productgroepen en handelen ernaar

X

X

X

X

1.3

Formele structuur inrichten en vaststellen

X

X

X

2 2.1 3 3.1 3.2

3.3

4

Toelichting

Status

In bijeenkomsten en de werkoverleggen is onderhanden met de medewerkers gesproken over de hoofdstructuur. In bijeenkomsten en de werkoverleggen is onderhanden met de medewerkers gesproken over de vijf productgroepen. Concept organisatiestructuur onderhanden en het organogram gereed

Innovatie Innovatieagenda opstellen Onderzoeken rol RMN in de keten Circulair ambachtscentrum Grondstoffen- & afvalinzameling KWD Grondstoffen- & afvalinzameling maatschappelijke instellingen

AVU

X

X

X

Te doen

2023

X

Te doen

2023

X

Te doen

2023

X

Te doen

2023

X

Door een duidelijk onderscheid te maken tussen de begroting RMN en AVU is een onderhanden eerste stap gezet tot het creëren van transparantie en duidelijkheid.

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

15

Voortuitblik organisatie-inrichting verbeteren In 2023 is de organisatiestructuur en het organogram geïmplementeerd en wordt gewerkt aan een innovatieagenda en een sterke rol van RMN in de keten. Met deze kennis en innovatie levert RMN een bijdrage als vanzelfsprekende kennispartner aan de (duurzaamheids)doelstellingen van gemeenten.

Definitief Voortgangsrapportage oktober 2022 Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2023

16

5. Sturing en beheersing Voortgang sturing en beheersing Het management had in het verleden onvoldoende managementinformatie tot haar beschikking. In 2021 en 2022 is volop ingezet om sturing en beheersing van de voortgang van werkzaamheden, afgesproken financiële kaders (begroting, DVO) en risico’s en kansen op basis van beschikbare informatie te realiseren. Hiertoe is een plan van aanpak opgesteld waarbij naast de eigen bevindingen van het bestuur en het management van RMN ook de bevindingen en aanbevelingen van zowel de accountant als Van Berkel Professionals B.V. zijn verwerkt. Tabel: sturing en beheersing Sturing en beheersing Nr.

Status

Toelichting

voltooid

Is tevens onderwerp van gesprek tijdens het voortgangsgesprek

voltooid

Accountant is aanwezig geweest. Zie hoofdstuk 8.

Activiteiten 1

Gesprekronde management en stafmedewerkers met als doel inventariseren van verbeteringen.

2

Gesprek accountant, DB en AB.

3 4

5

Structureren aanpak nog (deels) openstaande onderhanden punten bevindingen accountant 2020 voltooid Bespreken plan van aanpak Basis op orde met de Directeur-secretaris, portefeuillehouder DB, accountant en financieel adviseurs van de leden voltooid Uitwerken format voortgangsrapportages op teamniveau. voltooid