221222 Stand van zaken RMN en Afvalinzameling (598584)
Tekst van het document
Met betrekking tot de (wijze) van afrekening hebben wij een aantal aanvullende aanbevelingen opgenomen zie sheets elders.
www.auren.com
21
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – getrouwheid Materiële vaste activa
De materiële vaste activa vormen een significante post in de jaarrekening van RMN. Wij hebben als onderdeel van onze werkzaamheden detailcontroles verricht met het oog op het beoordelen van het bestaan en de waardering van dit activum. Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat: ▪ er een aansluiting is tussen de mva-staat en de jaarrekening ▪ de mva-staat rekenkundig juist is ▪ de afschrijvingen consistent worden toegepast en de percentages als redelijk worden beoordeeld ▪ er geen (materiële) indicaties zijn voor een bijzondere waardevermindering ▪ de afrekeningen rekenkundig juist zijn ▪ de bedragen die afgerekend worden (op basis van de begroting) aansluiten met de bedragen in de betreffende begroting
Echter, wij hebben wij op verschillende (overige) onderdelen van de materiele vaste activa ten aanzien van (des)investeringen, mutaties en toelichtingen in de jaarrekening onvoldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen. Derhalve maakt de gehele post materiele vaste activa onderdeel van onze oordeelonthouding. Met betrekking tot de materiële vaste activa hebben wij een aantal aanvullende aanbevelingen opgenomen zie sheets elders.
www.auren.com
22
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - overige
Overige bevindingen in de controleverklaring Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het Financieel Jaarverslag andere informatie, die bestaat uit het jaarverslag. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf ‘'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking to t de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid’ zijn wij niet in staat geweest om in overeenstemm ing met de BBV te overwegen of de andere informatie al dan niet: ▪
met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat;
▪
alle informatie bevat die op grond van de BBV is vereist voor het jaarverslag en de overige gegevens.
Continuïteitsveronderstelling De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. RMN heeft een beperkt eigen vermogen, mede door d e negatieve resultaten in de afgelopen jaren maar ook gezien de aard van de activiteiten. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewe rkzaamheden zijn geen bijzonderheden vastgesteld waaruit blijkt dat RMN op korte termijn niet aan haar verplichtingen kan voldoen, rekeni ng houdend met onze oordeelonthouding bij de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening als geheel.
www.auren.com
23
Bijlagen
www.auren.com
24
Bevindingen Eindejaarscontrole
www.auren.com
25
Bevindingen eindejaarscontrole Onderbouwing van schattingen
Bij een aantal jaarrekeningposten is sprake van schatting(selement)en. Dit betreft in ieder geval: ▪ de waardering van materiële vaste activa inclusief de beoordeling van het wel/niet kunnen activeren van lasten ▪ de afrekeningen met verschillende contractanten (zoals Nedvang) ▪ de schattingen die betrekking hebben op bijvoorbeeld disputen met (oud) werknemers ▪ de afwikkeling van projecten (wel/niet voor rekening van RMN) Wij hebben gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden geconstateerd dat de hoogte van bedragen voor enkele posten ten tijde van de afronding van de controle nog niet helder zijn en dat hiervoor een schatting is opgenomen door het dagelijks bestuur. Wij hebben in de controle expliciet aandacht besteed aan schattingen. Dit staat los van onze verklaring van oordeelonthouding. Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening expliciet inzichtelijk te maken welke schattingen/subjectieve elementen er van toepassing zijn, de cijfermatige onderbouwing van schattingen te documenteren en dit adequaat in de jaarrekening toe te lichten ▪ wij adviseren u, indien van toepassing, algemene leidraden op te stellen m.b.t. algemene uitgangspunten en kaders voor het maken van schattingen/subjectieve elementen zoals dit is gedaan voor de projectfinanciering (V20-058).
www.auren.com
26
Bevindingen eindejaarscontrole Europese aanbestedingen
Een belangrijk onderdeel van onze controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving op het gebied van Europese aanbestedingen. Zoals in een eerdere sheet is uiteengezet hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen omtrent de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels. Hierdoor zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren ten aanzien van de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen lasten. Met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing zijn onze aanbevelingen opgenomen in de overige sheets. Aanvullend hebben wij de volgende aanbevelingen inzake aanbestedingen: Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om een owner/eindverantwoordelijke (met de vereiste kennis) aan te stellen binnen de organisatie die belast is met de inkoop- en aanbestedingsprocedures; ▪ wij adviseren u om, zo nodig met ondersteuning van externe partijen (bijv. IBNM), een plan van aanpak op te stellen teneinde de doelstelling van volledige compliance binnen afzienbare termijn te realiseren.
www.auren.com
27
Bevindingen eindejaarscontrole WNT
Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze Wet is van toepassing op RMN. In het kader van de accountantscontrole hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: ▪ wij hebben de juiste bepaling van de kring van topfunctionarissen beoordeeld ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting op de topfunctionarissen in de WNT-verantwoording gecontroleerd ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting inzake de overige werknemers in de WNT-verantwoording gecontroleerd ▪ wij hebben de juiste toepassing van wet- en regelgeving gecontroleerd ▪ wij hebben voor het jaar 2021 expliciet aandacht besteed aan de WNT verantwoording en afspraken omtrent het vertrek van de secretarisdirecteur; in dit kader hebben diverse afstemmingen plaatsgevonden met Stuiver & Weijling advocaten De hieruit voortvloeiende (tekstmatige) bevindingen zijn met u tijdens de controle afgestemd. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat deze bevindingen door u in voldoende mate zijn opgevolgd (verwerking in de jaarrekening). Wij toetsen de naleving van de anti-cumulatiewetgeving niet.
In onze controleverklaring 2021 nemen wij daartoe de volgende passage op: “In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNTplichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.”
www.auren.com
28
Bevindingen eindejaarscontrole DVO-Afrekeningen
RMN maakt gebruik van een kostenallocatiemodel. Gelet op de daarbij gehanteerde systematiek en wijze van opstellen van de afrekeningen (handmatig in Excel), is dit voor de controle als significant risico aangemerkt. Wij hebben ten aanzien van de opgestelde DVO afrekeningen meerdere type detailwerkzaamheden uitgevoerd, zie hiervoor de bevindingen opgenomen in overige sheets. Met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing zijn onze aanbevelingen weergegeven in een separate sheet (elders in dit verslag). Aanvullend hebben wij de volgende aanbevelingen inzake de DVO-afrekeningen: Aanbeveling voor RMN ▪ wij constateren dat niet alle DVO-overeenkomsten ondertekend en/of up-to-date zijn.
Wij adviseren u jaarlijks een nieuwe (getekende) DVO-overeenkomst overeen te verkrijgen of expliciet overeen te komen dat er geen nieuwe overeenkomst benodigd is; ▪ wij adviseren u een (overzichtelijk en aangesloten) digitaal dossier per afrekening op te maken waarin per onderdeel de achterliggende bescheiden zijn opgenomen waardoor op efficiënte wijze de aansluiting met de afrekening kan worden gemaakt; ▪ wij adviseren u (controletechnische) functiescheiding aan te brengen tussen het opstellen en de (interne) controle van afrekeningen teneinde de kans op onjuistheden te verkleinen; ▪ op dit moment worden de verwerkingskosten van de AVU afgerekend volgens de opgaven van de AVU. Wij adviseren u periodiek (maandelijks) uw milieuregistraties te vergelijken met die van de AVU en afwijkingen af te stemmen en zo nodig aan te passen. In dit kader adviseren wij u om de jaarlijkse eindafrekening van de AVU aan te sluiten op de milieuboekhouding van uw organisatie; ▪ wij hebben tijdens onze controle geconstateerd dat de systematiek van afrekening niet altijd expliciet blijkt uit het kostenallocatiemodel danwel expliciet anderzijds is overeengekomen. Wij adviseren u om de regels in de afrekening integraal door te nemen en vast te stellen of de afrekening plaats vindt volgens het kostenallocatiemodel of dat dit nog expliciet met de betreffende gemeenten dient te worden afgestemd.
www.auren.com
29
Bevindingen eindejaarscontrole Paragrafen jaarverslag (1 van 2)
De paragrafen zijn onderdeel van het jaarverslag van RMN. De paragrafen dienen te wordt opgenomen overeenkomstig de BBV. Dit betreffende de volgende onderdelen: ▪ lokale heffingen ▪ weerstandsvermogen en risicobeheersing ▪ onderhoud kapitaalgoederen ▪ financiering ▪ bedrijfsvoering ▪ verbonden partijen ▪ grondbeleid Wij hebben vastgesteld dat de lokale heffingen en het grondbeleid niet van toepassing zijn voor RMN. Daarnaast hebben wij gedurende de controle overleg gevoerd met hoofd financiën over de inhoud en toelichting teneinde te voldoen aan de bepalingen van de BBV. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf ‘'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid’ in onze controleverklaring zijn wij niet in staat geweest om in overeenstemming met de BBV te overwegen of de andere informatie al dan niet: ▪
met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat
▪
alle informatie bevat die op grond van de BBV is vereist voor het jaarverslag en de overige gegevens.
Aanvullend hebben wij ten aanzien van de paragrafen nog enkele aandachtspunten voor u geïdentificeerd, zie volgende sheet.
www.auren.com
30
Bevindingen eindejaarscontrole Paragrafen jaarverslag (2 van 2)
Vervolg op vorige sheet
Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om in het bijzonder het onderdeel risicobeheersing jaarlijks te evalueren – en zo nodig te herzien – naar aanleiding van actuele omstandigheden; ▪ wij hebben geconstateerd dat er nog niet (zichtbaar) proactief wordt gestuurd op de geïdentificeerde risico’s en de te nemen maatregelen. Wij adviseren dit expliciet zichtbaar te maken. Dit kan bijvoorbeeld door het agenderen ervan voor de bestuursvergaderingen en de vastlegging in notulen. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat dit op de agenda staat en blijvende aandacht heeft. proces is wat zal worden behandeld en verder worden uitgebouwd.
www.auren.com
31
Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheid en prestatielevering (1 van 3)
Rechtmatigheid is een kernbegrip in goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten er immers van op aan kunnen dat de overheid publiek geld rechtmatig verwerft en besteed. Daarom wordt rond het BBV veel aandacht besteed aan het begrip rechtmatigheid. In juli 2020 is door de BADO de notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” uitgebracht waarin uitgebreid is beschreven wat de verantwoordelijkheden voor de organisatie zelf en accountant zijn met betrekking tot het aantonen van de prestatielevering. Deze notitie hebben wij, met de daarbij horende algemene aandachtpunten, eerder met de financiële administratie gedeeld. In het kader van het aantonen van de prestatielevering merken wij wel op dat er momenteel geen beschrijving is van de controle van de prestatielevering. Dit brengt het risico met zich mee dat de prestatielevering ontoereikend wordt vastgesteld. Dit mede in het verlengde van de komende rechtmatigheidsverklaring zoals eerder is uiteengezet. Wij hebben in onze controle gegevensgerichte werkzaamheden verricht omtrent het aantonen van de prestatielevering en identificeren dat dit een moeizaam proces is geweest omdat tot op heden nog niet (overzichtelijk) wordt gedocumenteerd op basis waarvan de prestatielevering kan worden aangetoond.
Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u in de procesbeschrijving factuurverwerking op te opnemen hoe voor de verschillende stromen de prestatie dient te worden vastgesteld en op welke wijze dit gedocumenteerd moet worden zodat dit achteraf is vast te stellen.
www.auren.com
32
Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheid en prestatielevering (2 van 3)
De rechtmatige verwerving is in dit verslag behandeld bij de Europe aanbestedingen. Inzake de controle van de rechtmatigheid van de bestedingen hebben wij onder andere een statistische steekproef uitgevoerd op de lasten waarin wij hebben getoetst of de factuur: ▪ nauwkeurig is verwerkt ▪ juist is gealloceerd, gerubriceerd en juist is afgegrensd ▪ juist is geautoriseerd ▪ de prestatielevering van de betreffende factuur kan worden aangetoond Daarnaast hebben wij detailcontroles verricht op de directe betalingen via de bank, handmatige aanpassen en analyses op betalingen naar verbonden partijen. Buiten hetgeen reeds eerder is gemeld, hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd in het kader van rechtmatigheid.
www.auren.com
33
Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheid en prestatielevering (3 van 3)
Rechtmatigheidsbeheer Wij hebben bij de controle over 2021 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het controleprotocol van RMN. Voorwaardencriterium Wij hebben geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het voorwaardencriterium. Onder het voorwaardencriterium valt het naleven van de wet- en regelgeving en dan voornamelijk ten aanzien van de financiële beheershandelingen. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeenschappelijke regeling heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Niet-financiële beheershandelingen allen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole
Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voórwaarden zijn geschapen om risico's goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar lopende procedures waarbij de gemeenschappelijke regeling betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over risico's op dit vlak. Op grond daarvan hebben wij geen aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.
www.auren.com
34
Bevindingen eindejaarscontrole Materiële vaste activa
De materiële vaste activa is een significante post in de jaarrekening van RMN. In onze controle hebben wij verschillende detailcontroles verricht om het bestaan en de waardering van deze activa te kunnen vaststellen. Wij hebben verschillende type detailwerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de materiële vaste activa, zie hiervoor de bevindingen opgenomen op een separate sheet. Aanvullend hebben wij in dit proces nog een aantal aandachtspunten voor u geïdentificeerd: Aanbeveling voor RMN ▪ de mva module in AFAS kritisch te analyseren, op te schonen en aan te sluiten met verwerking in de jaarrekening (zonder excel) ▪ eerder is door de commissie BBV een nieuwe notitie uitgebracht over de materiële vaste activa waarin wordt geadviseerd om verschillende onderwerpen in de financiële verordening op te nemen.
Wij adviseren u de huidige financiële verordening te herevalueren op de volgende onderwerpen met betrekking tot de materiële vaste activa: ▪ omvangscriterium bij vaste activa ▪ afschrijvingsbeleid vaste activa ▪ stelsel- en schattingswijzigingen ▪ instellen van onderhoudsvoorzieningen ▪ wij adviseren u periodiek de materiële vaste activastaat door te nemen op activa welke niet meer aanwezig zijn binnen RMN en deze uit de activastaat te verwijderen ▪ wij adviseren u bij investeringen in software expliciet te overwegen of deze voldoen aan de investeringscriteria ▪ wij adviseren u bij nieuwe type investeringen expliciet vast te stellen en vast te leggen of het eigendom berust bij RMN of de gemeenten (voorbeeld zijn de OC) ▪ wij adviseren met betrekking tot de activering van projecten de lasten expliciet te overwegen met de opgenomen in criteria in de “Leidraad projectfinanciering” (v20-058). ▪ jaarlijks zichtbaar (volgens een vaste policy) een analyse uit te voeren op bijzondere waardeverminderingen
www.auren.com
35
Bevindingen eindejaarscontrole Projecten
Wij hebben tijdens de controle geëvalueerd of de bedragen op de projecten betrekking hebben op 1 van de volgende categorieën: ▪ lasten gerelateerd aan investeringen in materiële vaste activa (in ontwikkeling) voor RMN (OC met name) ▪ voorgeschoten bedragen voor gemeenten (geen lasten voor RMN, voor 2021 (met name VANG project) ▪ lasten voor RMN maar nog separaat te verrekenen met de gemeenten Op basis van onze controlewerkzaamheden hebben wij geconcludeerd dat: ▪ een saldo van € 3.321.201 betrekking heeft op materiële vaste activa ▪ een saldo van € 74.062 betrekking heeft op lasten voor de staat van baten en lasten van RMN (en ook daarin zijn verwerkt) ▪ een saldo van € 156.792 betrekking heeft op voorgeschoten bedragen voor gemeenten en daarmee juist als overlopende activa zijn opgenomen Inzake de voorgeschoten bedragen is de term “Projecten” in de jaarrekening aangepast naar “Voorgeschoten bedragen voor gemeenten” met de volgende toelichting: “De voorgeschoten bedragen voor gemeenten betreffen bedragen die door RMN zijn betaald in opdracht van de gemeenten voor de uitvoering van separate projecten. Echter betreffen dit geen projecten waarbij RMN verantwoordelijk is voor de uitvoering en dus enkel voorgeschoten zijn voor de betreffende gemeenten.
Gezien de lasten niet toe te rekenen zijn aan RMN zijn deze bedragen niet verwerkt in de staat van baten en lasten maar verwerkt in de balans. Bij afronding van het project zal RMN dit separaat met de gemeenten afrekenen. Gedurende het jaar 2021 zijn voornamelijk bedragen betaald voor het VANG project.” Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om voor de uitgaven betreffende deze projecten blijvend expliciet vast te stellen op welk van de 3 genoemde categorieën dit betrekking heeft. Hiervoor zou gebruik kunnen worden gemaakt van de invultabellen die eerder zijn gecommuniceerd met de financiële afdeling.
www.auren.com
36
Bevindingen eindejaarscontrole Algemene reserve
In de jaarrekening is een algemene reserve opgenomen. Deze is ontstaan uit positieve exploitatieresultaten in het verleden. Destijds is besloten dit niet te verrekenen met de in rekening gebrachte voorschotten per gemeente. In de AB-vergadering van 14 december 2016 is een bestuursbesluit genomen waarbij is bepaald dat geen verdere opbouw van de algemene reserve plaatsvindt. Vanaf dat moment worden eventuele tekorten per gemeente via de resultaatbestemming in mindering gebracht op de algemene reserve, voor zover voor die gemeente nog een algemene reserve bestaat. Dit betekent dat de huidige algemene reserve niet van alle deelnemende gemeenten is. In de jaarrekening is de positie per gemeente toegelicht (toelichting bij algemene reserve). Tevens heeft u ons aangegeven dat deze systematiek bij alle deelnemende gemeenten bekend is. Aangezien op basis van de bestuursbesluiten geen sprake is van een terugbetalingsverplichting van deze reserves aan de deelnemende gemeenten, is deze post terecht niet als schuld verantwoord in de jaarrekening 2021.
www.auren.com
37
Bevindingen eindejaarscontrole Schatkistbankieren
Decentrale overheden zijn vanaf december 2013 verplicht om hun overtollige middelen aan te houden bij het Rijk. Dit heet schatkistbankieren (SKB), dit is ook van toepassing bij RMN.
In het jaar 2021 is per Q3 het drempelbedrag veranderd. Decentrale overheden moeten hun overtollige liquiditeiten stallen in de schatkist van het rijk. Om te bepalen of een gemeenten overtollige liquiditeiten naast de gelden voor het normale betalingsverkeer aanhoudt, geldt een drempelbedrag dat is gebaseerd op het begrotingstotaal van de gemeente. Het bestaande drempelbedrag was erg laag en dus is besloten deze aan te passen om onnodige administratieve lasten voor decentrale overheden te verminderen. Het drempelbedrag, wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal kleiner dan of gelijk aan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan 2,0% van het begrotingstotaal, waarbij het drempelbedrag minimaal € 1 miljoen bedraagt. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal groter dan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan € 10 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. Voor RMN komt dit neer op een drempelbedrag van ongeveer € 1 miljoen. Tot op heden roomt de RMN nog steeds af op een grens van € 250,000 (dit mag dus worden aangepast). Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u te evalueren of het toegepaste drempelbedrag dient te worden aangepast (vrijwillig).
www.auren.com
38
Bevindingen eindejaarscontrole Claims en procedures
U heeft ons geïnformeerd over lopende claims en/of lopende procedures/zaken. Op basis daarvan komt naar voren dat: ▪ er een aantal procedures/zaken lopen welke tot op heden niet juridisch van aard zijn en dat deze naar verwachting geen (materiële) negatieve impact zal hebben voor RMN ▪ er een aantal procedures/zaken lopen tussen RMN en (oud) werknemers welke soms al juridisch van aard zijn en waarbij u een zo best mogelijke inschatting heeft gemaakt over de mogelijke impact wat in aard in de meeste gevallen nog onzeker is (afhankelijk van ontwikkelingen in de komende jaren) ▪ Voor de bovenstaande procedures de volgende aanvullende toelichting in de jaarrekening is opgenomen Geschillen en procedures RMN is betrokken bij verschillende disputen/procedures met betrekking tot (oud) werknemers waarbij de gesprekken per 31 december 2021 nog lopend zijn. Per balansdatum is er nog geen reële schatting te maken van de hoogte van de mogelijke financiële impact en is dit derhalve niet tot waardering gebracht in de jaarrekening 2021. De mogelijke financiële impact zal in het jaar 2022 worden verwerkt. Daarnaast heeft RMN met een aantal werknemers in het jaar 2021 overeenstemming bereikt over de afvloeiing van het dienstverband. Indien er sprake is van een financiële impact zal deze worden verwerkt in het jaar dat dit zich voordoet gezien de contractuele afspraken en voorwaarden.
Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat deze procedures/zaken, gezien de aard, omvang en status ervan, in voldoende mate is toegelicht in de jaarrekening. Wij kunnen ons verenigen met de door de directie ingenomen standpunten met betrekking tot bovengenoemde zaken.
www.auren.com
39
Algemeen Inrichting jaarverslag
Gedurende de controle hebben wij overleg gevoerd met de hoofd financiën over het format van het jaarverslag. Door RMN is besloten om de volgende documenten op te stellen: ▪ een Financieel Jaarverslag volgens de vereisten van de BBV ▪ een afzonderlijk Sociaal Verslag Het Financieel Jaarverslag betreft het object van onderzoek voor de controle, waarbij wij een controleverklaring afgeven. Wanneer u ervoor kiest om in het Sociaal Verslag een samenvatting op te nemen van de financiële resultaten en daarbij een verwijzing opneemt naar de gecontroleerde jaarrekening en/of onze controleverklaring, dan zullen wij eveneens een afzonderlijke verklaring moeten verstrekken bij de in het Sociaal Verslag opgenomen informatie alvorens deze mag worden gepubliceerd (rapporteren betreffende samengevatte financiële overzichten, Standaard 810 van de in Nederland geldende controlestandaarden).
www.auren.com
40
Algemeen Frauderisicofactoren (1 van 2)
Verantwoordelijkheid RMN De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en het naleven van wet- en regelgeving (hierna: onregelmatigheden) berust zowel bij degenen belast met governance als bij het management. Het is van belang dat het management sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude en onregelmatigheden, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude en onregelmatigheden kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude en onregelmatigheden te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat. Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.
Werkzaamheden Auren Gedurende de controle hebben wij initieel de volgende frauderisicofactoren geïdentificeerd: ▪ voldoen aan de verslaggevingsvereisten (BBV) ▪ rechtmatigheid van kosten (aanbesteding) ▪ betalingsproces en contante gelden ▪ voldoen aan overige wet- en regelgeving ▪ volledigheid van schulden en lasten (tendentie). Wij hebben onze controlewerkzaamheden zodanig ingericht teneinde bovengenoemde risicofactoren tot een voldoende laag niveau te kunnen mitigeren. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in het onderdeel “Onderbouwing van ons oordeel” zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel.
www.auren.com
41
Algemeen Frauderisicofactoren (2 van 2)
Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) periodiek te blijven evalueren welke mogelijke frauderisicofactoren van toepassing zijn binnen uw organisatie. Wij adviseren u specifiek: ▪ om het onderwerp op de agenda van de AB en DB vergaderingen te maken ▪ een fraude-assessment te maken en periodiek te evalueren ▪ in deze assessment ook meenemen wat de verplichtingen en/of risico’s zijn vanuit het van toepassing zijnde normenkader van RMN Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u dit onderwerp op de jaarlijkse agenda zet van de bijeenkomst van de financiële beleidsambtenaren. Wij adviseren u aanvullend om dit onderwerp “breed” te analyseren en niet alleen te kijken naar de inrichting van de financiële administratie, maar ook naar alle onderdelen van het (vastgestelde) normenkader.
www.auren.com
42
Bijlagen
Lijst met gecorrigeerde en ongecorrigeerde verschillen
Als gevolg van de genoemde omstandigheden in het onderdeel “Onderbouwing van ons oordeel” hebben wij niet kunnen vaststellen of er eventuele correcties nodig zouden zijn met betrekking tot de bovengenoemde (en daaraan gerelateerde processen en) posten. Wij zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel. Gezien bovenstaande conclusie hebben wij ook niet de volledigheid van de lijst met controleverschillen kunnen vaststellen waardoor derhalve deze ook niet in dit verslag zijn opgenomen.
www.auren.com
43
Bijlagen
Onafhankelijkheid
De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. De regels inzake de onafhankelijkheid zijn opgenomen in het Nederlands recht, de Verordening inzake onafhankelijkheid (ViO). Een aantal belangrijke punten uit de ViO die wij onderkennen zijn: ▪ langdurige betrokkenheid ▪ samenloop van dienstverlening ▪ geschenken en giften Wij hebben alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Wij verklaren dat de heer A. (Andries) van Pijkeren RA, in zijn hoedanigheid van externe accountant, Auren en de kantoren in zijn netwerk en zijn partners, (senior) managers alsmede de overige teamleden die de controle uitvoeren, onafhankelijk zijn van RMN. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat ook ten aanzien van andere punten er geen sprake is van bedreigingen van onze onafhankelijkheid.
www.auren.com
44
Kwaliteit van de interne beheersorganisatie
www.auren.com
45
Algemeen leeswijzer
In aanvulling op onze bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2021 van RMN hebben wij in dit verslag een aantal aanbevelingen opgenomen inzake door ons geïdentificeerde aandachtspunten. De aanbevelingen zijn in dit verslag gekenmerkt als “Aanbeveling voor RMN”
Verschillende punten zijn al genoemd in ons accountantsverslag over het jaar 2020. U heeft ons geïnformeerde over het feit dat de opvolging van deze aanbevelingen continu bij u op de agenda staat. Wij hebben in ons verslag uw reactie op de verdere implementatie en voortgang opgenomen. Ter indicatie van de prioriteit van betreffende aanbevelingen maken wij gebruik van onderstaande representaties:
www.auren.com
46
Bevindingen AO/IB Algemene scope beoordeling AO/IB
Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2021 van RMN hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet en het bestaan van interne beheersmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. De beoordeling van de administratieve organisatie van RMN, met name de daarin besloten interne beheersing, heeft tot doel de omvang en de diepgang vast te stellen van de door ons uit te voeren controlewerkzaamheden als basis voor ons oordeel met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening.
Bij deze beoordeling is met name aandacht besteed aan: ▪ de organisatiestructuur van de gemeenschappelijke regeling en de toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden ▪ aanwezigheid van controletechnische functiescheidingen ▪ COVID-19 impact Bij de beoordeling van de opzet van de AO/IB is in het bijzonder aandacht besteed aan de volgende processen: ▪ aanbestedingsprocedures (rechtmatigheid) ▪ autorisatie van facturen (rechtmatigheid) ▪ betalingen (rechtmatigheid) ▪ proces inzake opstellen van de jaarafrekeningen Wij hebben gelet op de aard en omvang van (activiteiten van de) RMN een overwegend gegevensgerichte controleaanpak gehanteerd. Voor de controle over het boekjaar 2022 zullen wij specifiek aandacht besteden aan het verkrijgen van inzicht in relevante processen, richtlijnen en procedures en nagaan of en zo ja in welke mate wij voor de controle daarvan gebruik kunnen maken.
www.auren.com
47
Bevindingen AO/IB Algemene bevindingen beheersorganisatie
Interne vastleggingen van richtlijnen en procedures + verordeningen Tijdens het verkrijgen van inzicht in verschillende processen hebben wij geconstateerd dat veel processen, richtlijnen en procedures nog niet vast liggen binnen de organisatie en vaak nog “in de hoofden van mensen” zit. Het daaraan gerelateerde risico is het verlies van kennis binnen de organisatie indien de betreffende mensen de organisatie verlaten. Daarnaast heeft RMN in het verleden (veelal in het jaar 2005) verschillende verordeningen opgesteld welke mogelijk niet meer actueel zijn en/of niet meer volledig voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Aanbeveling voor RMN Om het risico inzake de vastleggingen van de AO/IB (gedeeltelijk) te kunnen mitigeren adviseren wij u de procedures en richtlijnen zoveel als mogelijk vast te leggen. Daarnaast adviseren wij u aan om periodiek de van toepassing zijnde verordeningen te herzien en mogelijk waar nodig up-te-daten. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u hier tot op heden nog onvoldoende tijd voor heeft gevonden en het op de planning staat.
www.auren.com
48
Bevindingen AO/IB Bezetting van de financiële afdeling (1 van 2)
Tijdens de controle over het jaar 2021 identificeren wij een kwetsbaarheid in de bezetting van de financiële administratie. Door de omvang van de organisatie komt het voor dat meerdere taken door één en dezelfde persoon uitgevoerd kunnen worden en constateren wij dat er beperkt sprake is van scheiding tussen controlerende- en uitvoerende functies (nu met name uitvoerend). Daarnaast constateren wij dat de bezetting op de financiële administratie op dit moment niet adequaat voor uitvoering van alle (verwachte) taken waaronder: ▪ het volledig en tijdig aanleveren van (kwalitatief toereikende) controle-informatie ▪ het opstellen en analyseren van tussentijdse rapportages ▪ het inbouwen en uitvoeren van interne controles en afstemming op financiële rapportages Deze kwetsbaarheid is ook naar voren gekomen bij het vertrek van het hoofd financiën eind maart 2022, middenin het voorbereidingsproces voor de jaarrekeningcontrole 2021. Daarop heeft de organisatie wel verschillen stappen ondernomen en is op dit moment de financiële afdeling verstrekt. We constateren wel dat deze afdeling nog steeds erg onder druk staat en een verdere uitbreiding nodig is om de (verbeter)plannen te kunnen implementeren en te monitoren. Wij constateren dat de uitvoering van de jaarrekeningcontrole een intensief traject is geweest voor zowel de organisatie als het controleteam.
Door de overgang van functionarissen en de (gebrek aan) interne vastleggingen zijn wij niet in staat bleken om voor het jaar 2021 op alle onderdelen voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen. Gezien de korte gewenste tijdspanne voor opstellen en vaststellen van de jaarrekening is het van belang om voldoende capaciteit beschikbaar te hebben om alle gewenste gegevens ten behoeve van de controle tijdig en kwalitatief goed aan te leveren. Daarnaast merken wij op dat veel specificaties en achterliggende bescheiden (handmatig) worden opgesteld in “losse Excels”. Inherent aan het gebruik daarvan is dat deze foutgevoelig zijn en wij derhalve in voor onze controle aansluiting zoeken met achterliggende bronbestanden om de betrouwbaarheid van deze overzichten te kunnen vaststellen, dit vergt extra tijd. Tot slot merken wij dat de kennis inzake de BBV-regelgeving nog in beperkte is ingebed binnen de organisatie.
www.auren.com
49
Bevindingen AO/IB Bezetting van de financiële afdeling (2 van 2)
Aanbeveling voor RMN Wij constateren dat de uitvoering van de jaarrekeningcontrole een intensief traject is geweest voor zowel de organisatie als het controleteam. Naar aanleiding onze controle onderkennen wij een aantal verbetermogelijkheden ter voorbereiding op de interim- en eindejaarscontrole: ▪ te evalueren wat de gewenste bezetting is op de financiële afdeling, op basis van het takenpakket en mogelijke wijzigingen/aanvullingen hierop ▪ de interne kennis met betrekking tot de BBV, rechtmatigheid (prestatielevering) en aanbestedingen te vergroten ▪ kritisch te kijken naar de timing van het opstellen van de jaarrekening en start van de eindejaarscontrole (alle informatie dient gereed te zijn bij aanvang van de controle) ▪ te evalueren wat de interne informatiebehoefte is op financieel gebied en welke rapportages hiervoor nodig zijn ▪ ervoor zorgdragen dat alle benodigde controle-informatie bij aanvang van de accountantscontrole aanwezig is en vaststellen dat deze volledig en kwalitatief toereikend is ▪ vanwege de relatief beperkte omvang van de organisatie komt het voor dat meerdere taken door één en dezelfde persoon kunnen worden uitgevoerd (functievermenging).
Om dit risico te beperken zijn aanvullende beheersingsmaatregelen nodig dan wel aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden ▪ wij geven u ter overweging mee om, bij gelijkblijvende capaciteit van de financiële afdeling, externe ondersteuning in te zetten voor het proces van jaarafsluiting, opstellen van de jaarrekening en het faciliteren van de accountantscontrole Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u op dit moment intensief bezig bent om hieraan opvolging te geven. We zijn bereid separaat met u hierover van gedachten te wisselen.
www.auren.com
50
Bevindingen AO/IB Begrotingsproces
Proces De begroting is voor RMN taakstellend en het proces van het op- en vaststellen is van groot belang. Wij hebben gedurende de controle kennisgenomen van het proces en hebben vastgesteld dat: ▪ er een proces bestaat met betrekking tot het (gedetailleerd) tot stand komen van de begroting ▪ de primaire begroting is vastgesteld door het algemeen bestuur ▪ de aangepaste begroting (2x) aanvullend is vastgesteld ▪ de beiden begrotingen nauwkeurig zijn verwerkt in de jaarrekening volgens de BBV alsmede de toelichting van de aanpassingen in de aangepaste begroting ▪ de begroting nog niet volledig voldoet aan de indeling zoals deze is opgenomen in de BBV Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om de format en inhoud van de begroting expliciet tegen de bepalingen van de BBV te houden en waar noodzakelijk aanpassingen door te voeren. U heeft aangegeven dit te zullen gaan toepassen voor de begroting 2023. Verder hebben wij kennisgenomen van het feit dat de organisatie het begrotingsproces voor het jaar 2023 grondig aan het herzien is om zo tot een nog accuratere begroting te kunnen komen. Autorisatie van overschrijdingen Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het bestuur is gerespecteerd.
Deze overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten zijn door het bestuur in de toelichting op de staat van baten en lasten toereikend toegelicht. U bent in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2021 in staat eventuele overschrijdingen te autoriseren. Bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid zijn wij uitgegaan van de ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening 2021.
www.auren.com
51
Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (1 van 4)
Europese aanbestedingen Een belangrijk onderdeel van onze controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving inzake de Europese aanbestedingen. Wij hebben geconstateerd dat de interne procedures voor de toepassing van deze wet- en regelgeving gedurende het jaar 2021 nog niet waren geïmplementeerd, wat resulteert in oordeelonthouding omtrent de rechtmatigheid. Voor de bevindingen hieromtrent wordt verwezen naar overige sheets. Wij hebben kennisgenomen van het feit dat RMN aan IBMN (Inkoopbureau Midden Nederland) opdracht gegeven heeft om een inkoopbeleid en -tool te ontwikkelen en te implementeren en te zorgen dat RMN compliant wordt. Wij hebben voor de controle van de jaarrekening 2021 kennisgenomen van de opzet van de tool maar nog geen inhoudelijke controle op de tool gezien verdere constateringen omtrent dit proces. In onze interimcontrole voor het jaar 2022 zullen wij expliciet aandacht besteden aan de verdere opzet, bestaan (en mogelijk werking) van deze tool.
Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om: ▪ de verdere implementatie en inbedding binnen de organisatie op de agenda te houden ▪ het waarborgen dat voor (nieuwe) inkopen altijd gebruik moet worden gemaakt van deze tool ▪ een analyse te maken van alle (huidige en nieuwe) crediteuren in de financiële administratie en zichtbaar te maken wat de status is van de implementatie in de inkooptool en de evaluatie van de mogelijke verdere benodigde aanbesteding ▪ zorg te dragen dat de analyse per 31-12-2022 volledig is afgerond waardoor mogelijk voor het jaar 2023 kan worden toegewerkt naar het volledig compliant zijn op het gebied van aanbestedingen ▪ een proces van verdere monitoring te ontwikkelingen zodat tijdig een afloop van een aanbesteding herkent wordt waardoor deze tijdig opnieuw kan worden aanbesteed
www.auren.com
52
Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (2 van 4)
Opvolging door RMN U heeft ons verder geïnformeerd over het feit dat dit proces een hoge interne prioriteit heeft en er ook veel nieuwe aanbestedingen zijn afgerond (zie ook eerdere sheet in dit verslag).
www.auren.com
53
Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (3 van 4)
Autorisatie van facturen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er een autorisatieproces bestaat voor de autorisatie van facturen binnen AFAS. Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen, wel hebben wij nog een aantal aanbevelingen. Aanbeveling voor RMN ▪ wij hebben geconstateerd dat in sommige situaties de secretaris-directeur zowel de functies budget-, primaathouder en directie heeft waardoor de factuur door 1 persoon wordt geautoriseerd. In het kader van het risico met betrekking tot ‘management override’ adviseren wij u de adressering van dit risico expliciet te heroverwegen ▪ wij adviseren u te onderzoeken of het mogelijk is om de totale workflow van de facturen (van moment van inboeken tot en met de laatste autorisatie) vanuit AFAS te exporteren naar Excel. Dit kan bijdragen aan efficiëntie van de controle ▪ daarnaast adviseren wij u om te onderzoeken of dit type export ook mogelijk is voor de vastgelegde en geautoriseerde uren in het nieuwe ERP systeem
www.auren.com
54