1325643 Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025 bijlage 1 Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
Tekst van het document
5.
Controlerende rol: om deze rol in relatie tot verbonden partijen uit te voeren, maakt de gemeenteraad gebruik van de stuur- en beheersinstrumenten: ▪ De (financiële) jaarstukken van de verbonden partij. De jaarstukken worden jaarlijks aangeboden voor de raad van juni. De vaststelling van de jaarstukken zijn gebonden aan wettelijke termijnen. De afspraak is dat de raadsrapporteurs het concept-raadsvoorstel met onderliggende stukken ontvangen voor het collegebesluit. De raad hanteert bij het beoordelen van de jaarstukken de toetsingscriteria zoals beschreven in paragraaf 4.2. Het college bereidt de voorstellen als zodanig voor. ▪ Paragraaf Verbonden partijen. De gemeentelijke jaarrekening is voorzien van een paragraaf Verbonden partijen, waarin de beleidsmatige en financiële verantwoording ten aanzien van de verbonden partij is opgenomen. ▪ Actieve informatieplicht door college. Om een goede balans te vinden tussen de informatie die wordt verstrekt aan de raad, informeert het college niet alleen als zaken niet goed lopen, maar ook gemeld wordt wat goed gaat, zodat er voor de raad een compleet beeld ontstaat. Het college informeert in elk geval als er sprake is van overschrijding van de bestuurlijk
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
22 / 54
vastgestelde kaders. Bij de volgende ontwikkelingen moet terugkoppeling naar de gemeenteraad plaatsvinden: o wijziging van de doelstelling van een verbonden partij; o veranderingen in de wijze van vertegenwoordiging van de gemeente in een verbonden partij (ontslag en benoeming van commissarissen, leden van het algemeen bestuur of dagelijks bestuur namens de gemeente Baarn); o met betrekking tot het voortbestaan van een verbonden partij als gevolg van fusie of integratie; o (voornemens tot) het beëindigen van een relatie met een bestaande verbonden partij.
5.2.1 Raadsrapporteurs In september 2022 heeft de gemeenteraad besloten om voor alle gemeenschappelijke regelingen raadsrapporteurs in te stellen. Uitgangspunt is dat de raadsrapporteurs er zijn voor de gehele raad. Dat betekent dat zij zich onafhankelijk opstellen en a-politiek opereren. De raad heeft besloten het globale advies van de werkgroep invulling raadsrapporteurschap over te nemen en de volgende uitgangspunten te hanteren: 1. Voor iedere gemeenschappelijke regeling worden door de raad twee raadsrapporteurs benoemd/aangesteld. 2. De twee raadsrapporteurs per gemeenschappelijke regeling bestaan uit één raadslid/steunfractielid van de coalitie en één van de oppositie. 3. De raadsrapporteurs hebben een bepaalde affiniteit met het onderwerp en mogelijk enige aansluiting bij (vak)kennis of opgedane ervaring. 4. De raadsrapporteurs starten voor de uitoefening van hun functie met de Duisenberg methode en komen na enige tijd terug naar de raad met een eigen opdrachtformulering waarbij de vraagstukken en speerpunten worden benoemd. Dit doen ze in de vorm van een “raadsinformatiebrief” waarin ze zullen toelichten hoe de raadsrapporteurs hun opdracht zien en deze zullen invullen en waar ze zich specifiek op zullen richten. De werkgroep invulling raadsrapporteurschap heeft ook geadviseerd over de concrete invulling van het raadsrapporteurschap.
Het advies besteed aandacht aan hoe te komen tot een heldere opdrachtformulering, rolopvatting, (werk)afspraken, ondersteuning en evaluatie. Het raadsrapporteurschap in de praktijk Bij de (hernieuwde) start van het raadsrapporteurschap is per gemeenschappelijke regeling een oplegger opgesteld en is in het raadsinformatiesysteem de relevante informatie verzameld voor de raadsrapporteurs. De raadsrapporteurs bepalen zelf de focus op de gemeenschappelijke regeling. Er vindt overleg plaats tussen de raadsrapporteurs, portefeuillehouder en accounthouder over de belangrijke (P&C) documenten, voordat deze aan de raad worden voorgelegd. Vaak worden raadsvoorstellen voorzien van een memo opgesteld door de raadsrapporteurs. De invulling van het raadsrapporteurschap lijkt goed te verlopen. De factor tijd blijft een aandachtspunt.
23 / 54
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
5.3
De rollen van het college Het college zorgt voor een duidelijke uitvoering van de eigenaars- en opdrachtgeversrol bij verbonden partijen.
1. ▪ ▪ ▪ ▪
▪
De gemeente kiest ervoor om vertegenwoordigd te zijn in het bestuur van publiekrechtelijke en publiek private rechtspersonen waarin zij deelneemt. Het doel van vertegenwoordiging is het uitoefenen van voldoende invloed c.q. sturing en het adequaat kunnen invullen van democratische controle. In een privaatrechtelijke verbonden partij vertegenwoordigt de portefeuillehouder Financiën de gemeente Baarn in de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA). In een publiekrechtelijke verbonden partij vertegenwoordigt de inhoudelijk betrokken portefeuillehouder de gemeente in het algemeen bestuur (en eventueel het dagelijks bestuur). Bij majeure AB-voorstellen vindt afstemming plaats in het college. Met betrekking tot de overige voorstellen vindt vooraf geen afstemming in het college plaatst, wel geeft de verantwoordelijke portefeuillehouder terugkoppeling aan het college na afloop van de AB- vergadering. De verschillende verbonden partijen van de gemeente zijn verdeeld over de portefeuilles van de collegeleden. Hoewel de verbonden partijen over de portefeuilles zijn verdeeld, blijft het college als collectief verantwoordelijk voor alle samenwerkingsverbanden.
2.
Het college doet een voorstel voor een risicoprofiel in de programmabegroting. Het risicoprofiel per verbonden partij wordt in de paragraaf verbonden partijen opgenomen. Afhankelijk van het risicoprofiel heeft het college de beschikking over een aantal aanvullende instrumenten voor het uitvoeren van de eigenaars- en opdrachtgeversrol.
3.
Eigenaarsrol: het college heeft als eigenaar de taak om de continuïteit en de risico’s van de verbonden partij te bewaken en te beheersen en hier waar nodig op bij te sturen.
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
24 / 54
▪ ▪ o o o 4. ▪ ▪
5.4
In de eigenaarsrol beslist het college over de oprichting, de missie, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verbonden partij (beheersmatige aansturing); Om de eigenaarsrol in relatie tot een verbonden partij uit te voeren, maakt het college jaarlijks minstens gebruik van de stuur- en beheersinstrumenten: de begroting van de verbonden partij (artikel 35 WGR). tussentijdse rapportages van de verbonden partij. de jaarstukken van de verbonden partij. Opdrachtgever: het college heeft als opdrachtgever de taak zicht te houden op de uitvoering, prestaties, kosten en risico’s van de verbonden partij. In de opdrachtgeverrol streeft het college naar een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs (beleidsmatige aansturing); De rol van het college als opdrachtgever wordt ingevuld via de lijnverantwoordelijkheid van de portefeuillehouder. Deze vakwethouder maakt als vertegenwoordiger van de gemeente afspraken (contracten, concessies en/of subsidievoorwaarden) met de verbonden partij.
De rollen van de ambtelijk organisatie
Binnen de ambtelijke organisatie zijn er verschillende rollen te onderscheiden met betrekking tot de samenwerking met verbonden partijen: de accounthouder, de financiële adviseur en de coördinator. Gezamenlijk zorgen zij voor eenduidige ondersteuning en advisering over regionale samenwerking en verbonden partijen. De teammanagers zijn ambtelijk eindverantwoordelijk.
5.4.1 Accounthouders I. ▪ ▪ ▪
25 / 54
Elke verbonden partij van de gemeente Baarn heeft een verantwoordelijk accounthouder als eerste aanspreekpunt. De accounthouder is de verbindende schakel tussen gemeente en de verbonden partij. Zij voeren vanuit de gemeente de regie bij samenwerking met de verbonden partij. De accounthouder organiseert en borgt de informatievoorziening vanuit de gemeente aan de verbonden partij. De accounthouder is verantwoordelijk voor het in positie brengen en houden van de gemeente voor wat betreft besluitvorming met betrekking tot de verbonden partij;
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
▪ ▪
2. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
▪
3. ▪ ▪
De accounthouder trekt hierbij altijd gezamenlijk op met de aangewezen financieel adviseur voor de betreffende verbonden partij; De accounthouder ondersteunt het bestuur met informatieverstrekking, advisering en onderhoudt contact met de verbonden partij. De advisering op verbonden partijen door de accounthouders vindt plaats op een eenduidige manier. De accounthouder stelt het bestuur optimaal in staat om op verbonden partijen te sturen en fungeert als adviseur voor de verantwoordelijk portefeuillehouder. De accounthouder monitort de voortgang van de gestelde doelen. Toetst de informatieverstrekking en de producten uit de P&C-cyclus van de verbonden partijen. Levert input voor de inventarisatie van de risico’s. De accounthouder is verantwoordelijk voor de adviezen op bestuurlijke (vergader)stukken. In integrale adviezen verbindt hij het eigenarenbelang en het opdrachtgeversbelang. Daarnaast adviseert de accounthouder de bestuurder in relatie tot de informatieplicht. Om te komen tot kwalitatieve adviezen zoekt de accounthouder zo nodig contact met de verbonden partij, (sub)regionale en lokale collega’s. De accounthouder richt zich daarbij hoofdzakelijk op het belang van de gemeente. De accounthouders houden regelmatig ambtelijk overleg met de verbonden partij. Ambtelijk overleg met betrekking tot de eigenaarsrol.
Bestuurlijke afstemming tussen de ambtelijk adviseurs en de verbonden partij. Ambtelijk overleg met betrekking tot de opdrachtgeversrol. Afstemming over de beheersing over producten en diensten. De accounthouder komt in overleg tot gedetailleerde afspraken met de verbonden partij.
5.4.2 Financieel adviseur De financieel adviseurs werken zoals hierboven aangegeven nauw samen met de accounthouder. Ze hebben de volgende taken voor verbonden partijen: ▪ De financieel adviseur trekt samen op met de accounthouder en adviseert op financieel gebied. ▪ De financieel adviseur adviseert de portefeuillehouder op financieel gebied. ▪ De financieel adviseur ondersteunt de accounthouder bij de toetsing van de informatieverstrekking en de producten uit de P&C-cyclus van de verbonden partij. ▪ De financieel adviseur levert input voor de inventarisatie van de risico’s. ▪ De financieel adviseur adviseert op het gebied van risicomanagement.
5.4.3 Coördinator verbonden partijen De coördinator verbonden partijen heeft de regie op de implementatie en uitvoering van deze nota. De nota moet uitgevoerd worden binnen de kaders die gesteld zijn in deze Nota regionale samenwerking en verbonden partijen. Concreet betekent dit dat de coördinator: ▪ De ambtelijke regie heeft op het onderwerp verbonden partijen; ▪ De regie heeft op het doorlopen van het oprichtingskader (bij nieuwe verbonden partijen); ▪ De regie heeft op de uitvoering van het risicomanagement; ▪ De regie heeft op de aanlevering van gegevens voor de paragraaf verbonden partijen; ▪ De regie heeft op collectieve college- en raadsvoorstellen over verbonden partijen; ▪ Een coördinerende rol heeft bij het inrichten van accounthouderschappen; ▪ De regie heeft op de evaluatie en heroverweging van verbonden partijen.
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
26 / 54
5.4.4 Strategisch manager De strategisch manager is strategisch adviseur van het college en de ambtelijke organisatie op regionale samenwerking en is ambtelijk trekker van het versterken van of wijzigen van huidige samenwerkingsverbanden.
27 / 54
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
6.
Prioritering samenwerkingsverbanden
Gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie hebben ieder een eigen rol in het sturen en beheersen van verbonden partijen. Omdat het van iedereen inzet en tijd vraagt, werken we met een prioritering van samenwerkingsverbanden.
6.1
Waarom prioriteren
Het krijgen van grip op verbonden partijen is en blijft een uitdaging. Zowel ambtelijk, bestuurlijk als vanuit de gemeenteraad bezien, is het niet mogelijk om alle regionale samenwerkingsverbanden even intensief te volgen. Niet elk samenwerkingsverband vraagt ook evenveel tijd en aandacht. Daarom wordt periodiek in kaart gebracht welke samenwerkingsverbanden nadrukkelijk aandacht vragen van de raad, college en ambtelijke organisatie. Dit overzicht heeft geen plek in deze nota, maar wordt opgenomen in de paragraaf verbonden partijen in de begroting en jaarlijks geactualiseerd. Hierdoor kan de gemeente zelfbewust keuzes maken op welke samenwerkingsverbanden wordt ingezet en hoe.
6.2
Afwegingskader
Om de samenwerkingsverbanden te kunnen prioriteren is een afwegingskader opgesteld. De criteria op basis waarvan de prioritering plaatsvindt zijn maatschappelijk en financieel belang. Onder maatschappelijk belang verstaan we de mate waarin het werk van de samenwerking de Baarnse samenleving raakt. Bij financieel belang moet gedacht worden aan de omvang van de financiële bijdrage aan de samenwerking, het aandeel van de gemeente in de samenwerking en de (financiële) risico’s voor Baarn. Als aan de hand van de hiervoor genoemde 2 criteria de prioriteit van een samenwerkingsverband is bepaald, wordt gekeken welke mate van invloed de gemeente kan uitoefenen in dat samenwerkingsverband. Bij een verplicht samenwerkingsverband waar Baarn met nog 25 andere deelnemers inzit is er minder (formele) invloed dan bij een samenwerkingsverband met 2 andere gemeenten. Aan de hand van de mate van invloed wordt vervolgens gekeken welke (formele en informele) instrumenten het beste ingezet kunnen worden.
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
28 / 54
6.3
Positionering raad bij geprioriteerde samenwerkingsverbanden
Door een duidelijke positie van de raad bij geprioriteerde samenwerkingsverbanden af te spreken is het voor iedereen helder welke verwachtingen er zijn. Ook wordt het gemakkelijker om in praktijk hier gezamenlijk invulling aan te geven. Om de raad goed in positie te brengen is het van belang dat de raad is aangehaakt en invloed heeft op samenwerkingen. Een raad die goed is aangehaakt: • weet welke samenwerkingsverbanden prioriteit hebben en waarom • ontvangt de gewenste informatie • is in staat een oordeel hierover te vormen • is in staat de portefeuillehouder te sturen (kaderstellend & controlerend) • weet beschikbare raadsinstrumenten hiervoor in te zetten De raad heeft invloed als hij: • weet wanneer invloed uit te oefenen • realiseert dat invloed toeneemt door samen te werken met andere raden • in contact staat met raadsleden in andere raden • zienswijzen, moties en amendementen kan uitwisselen met andere raden
6.4
Mogelijke instrumenten om raad in positie te brengen
Er zijn veel instrumenten beschikbaar om de raad in bovengenoemde positie te brengen. De eerste 6 instrumenten die hieronder worden genoemd zijn gericht op informatievoorziening. Vervolgens worden sturingsinstrumenten uiteengezet. Tot slot wordt ingegaan op het regionaal contact tussen raden, waarmee de invloed van raden versterkt kan worden. Het advies is om een combinatie van instrumenten in te zetten. Daarnaast zal de inzet van instrumenten ook afhangen van de prioritering van de samenwerkingsverbanden. Of en welke instrumenten voor welk samenwerkingsverband worden ingezet wordt op een later moment bepaald.
6.4.1 Informatie in gemeentelijke P&C cyclus Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) verplicht gemeenten om verantwoording af te leggen over verbonden partijen in de eigen P&C cyclus. Hiervoor wordt een paragraaf verbonden partijen aangemaakt in de begroting en de jaarrekening. In bijlage 1 staat beschreven welke informatie de paragraaf verbonden partijen moet bevatten.
6.4.2 Risicoprofiel/toezichtarrangement Voor het beheersen van risico’s werkt de gemeente Baarn met het zogenaamde toezichtarrangement. In hoofdstuk 4.1.2 en bijlage 3 van deze nota staat beschreven hoe dit toezichtarrangement gehanteerd wordt.
6.4.3 Vast agendapunt met vaste onderlegger Inzicht in regionale bestuursvergaderingen van gemeenschappelijke regelingen hoort bij de informatievoorziening die de raad nodig heeft om de kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen. Vandaar dat algemene bestuursvergaderingen openbaar zijn, net als de agenda en bijbehorende stukken. Om de toegang tot deze informatie laagdrempeliger te maken, kan een vast agendapunt bij de raadsvergadering worden opgenomen over regionale ontwikkelingen bij de top 3 van de geprioriteerde samenwerkingsverbanden. Bij dit agendapunt kan het college invulling geven aan de actieve informatieplicht. Ook kan hierbij gewerkt worden met een vaste onderlegger bij dit agendapunt: een raadsinformatiebrief of memo met de agenda van de regionale bestuursvergadering en de inbreng van de gemeente. Dit biedt de raad de gelegenheid om na te denken over vragen voorafgaand aan het agendapunt. Zodoende blijft de raad
29 / 54
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
gedurende het jaar op de hoogte van regionale ontwikkelingen en heeft de raad context voorafgaand aan besluitvorming over zienswijzen.
6.4.4 Vergaderoverzicht Om invloed uit te oefenen op een samenwerking is het van belang dat de gemeenteraad kan zien wanneer hier ruimte voor is. Een overzicht voor de raad van regionale bestuursvergaderingen kan daarbij helpen.
6.4.5 Raadsrapporteurschap De gemeente Baarn werkt sinds september 2022 met raadsrapporteurs. In hoofdstuk 5.2.1 en 5.2.2 van deze nota staat beschreven hoe deze rol wordt ingevuld.
6.4.6 Overige instrumenten ter versterking van informatievoorziening De volgende instrumenten zijn aanvullend beschikbaar voor het versterken van de informatievoorziening van de raad. A. Technische vragen (lokaal of regionaal) De raad kan altijd technische vragen stellen, ook aan een gemeenschappelijke regeling. B. Informatiebijeenkomsten (lokaal of regionaal) Er kunnen (technische) informatiebijeenkomsten worden belegd om de raad uitgebreider mee te nemen in relevante regionale ontwikkelingen. Dit kan lokaal en ook regionaal. Het initiatief hiertoe ligt vaak bij het college of bij de gemeenschappelijke regeling. De raad kan ook zelf het initiatief nemen. C. Rekenkameronderzoek De rekenkamer kan onderzoek uitvoeren naar een gemeenschappelijke regeling. D. Regionaal enquêterecht De nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen maakt het mogelijk voor de raad om een regionale onderzoekscommissie te starten. E. Periodieke evaluatie In de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat elke gemeenschappelijke regeling een bepaling moet bevatten over de evaluatie van de regeling. In de bestaande gemeenschappelijke regelingen is hier een bepaling over opgenomen, variërend van een vaste tijdspanne waarop evaluatie plaatsvindt (om de 4 of 6 jaar) of dat het besluit daartoe wordt overgelaten aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling.
Daarnaast heet de gemeente in de nota een evaluatie- en heroverwegingskader opgenomen (hoofdstuk 8). Evaluatie kan inzichtelijk maken in hoeverre de samenwerking bijdraagt aan de gemeentelijke beleidsdoelen zoals beoogd en afgesproken.
6.5
Sturingsinstrumenten
De informatie die de raad door middel van bovenstaande instrumenten kan ontvangen versterkt de mogelijkheid tot beeldvorming en oordeelsvorming, zodat de raad eventueel de volgende instrumenten kan gebruiken om het college kaderstellend en controlerend te sturen:
A. Zienswijzen Het belangrijkste sturingsinstrument van de raad is de zienswijze. Hiermee kan de raad zijn zienswijze delen met het college en met het dagelijks en algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling.
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
30 / 54
Gedurende het jaar ontvangt de raad de volgende P&C producten per gemeenschappelijke regeling: de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor de begroting (uiterlijk 30 april), de ontwerpbegroting (12 weken voordat de ontwerpbegroting wordt aangeboden aan het algemeen bestuur van de GR), de jaarrekening (uiterlijk 30 april, zodat de jaarrekening op 15 juli ingediend kan worden bij provincie/Rijk) en eventuele begrotingswijzigingen. De raad kan altijd een zienswijze indienen op de ontwerpbegroting. Voor de andere P&C producten staat opgenomen in de specifieke gemeenschappelijke regeling of een zienswijze ingediend kan worden. Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling ontvangt de zienswijzen, voorziet de zienswijzen van een reactie en deelt deze met het algemeen bestuur. Nadat het algemeen bestuur heeft besloten over het definitieve P&C product, wordt de reactie op de ingediende zienswijzen gedeeld met de raad. Het is daarnaast ook mogelijk om zienswijzen te delen op andere GR stukken: zoals een bestuursagenda, strategie of beleidsnota. Dit soort documenten vormen geen onderdeel van de regionale P&C cyclus. Of dergelijke documenten worden voorgelegd voor een zienswijze aan de raad staat ook vermeld in de specifieke gemeenschappelijke regeling.
B. Amendementen De zienswijze van de raad wordt voorbereid en aangeboden als raadsvoorstel door het college. Door middel van een amendement kan de raad de zienswijze aanpassen, indien gewenst.
C. Moties De raad kan altijd een opdracht meegeven aan het college. Hiervoor kan een motie gebruikt worden.
D. Politieke vragen De raad kan altijd politieke vragen stellen aan het college.
6.6
Contact met andere raden
Een boodschap meegegeven door meerdere raden heeft een grotere kans op een meerderheid in regionale bestuursvergaderingen. Dit betekent dat het zinvol is voor gemeenteraden om in contact te staan met alle gemeenteraden van de deelnemers in gemeenschappelijke regelingen. Dit kan op informele en formele wijze:
A. Regionaal raadsplatform In veel gemeenten in de provincie Utrecht zijn raadsrapporteurs actief, ook in de gemeente Baarn. Gezamenlijk kunnen ze op politiek-neutrale wijze informatie tussen raden uitwisselen. Om afspraken te maken over de informatie die gedurende het jaar wordt uitgewisseld, is het regionaal raadsplatform opgericht. Hier ontmoeten raadsrapporteurs én contactpersonen/’linking pins’ van gemeenteraden zonder raadsrapporteurs elkaar. De focus van de informatieuitwisseling tussen raden ligt op de P&C cyclus. Door vroeg in het lokale besluitvormingsproces concept-zienswijzen, moties en amendementen uit te wisselen, kan elke raad hier zijn voordeel mee doen. Het regionaal raadsplatform wordt mogelijk gemaakt door de griffies van de gemeenten in de provincie Utrecht. De secretaris van het platform is de gezamenlijke raadsadviseur regionale samenwerking.
B. Gemeenschappelijke raadsadviescommissie De Wet gemeenschappelijke regelingen maakt het sinds 2022 mogelijk contact tussen raden te formaliseren door middel van een gemeenschappelijke raadsadviescommissie. Ook wel bekend als regionale raadsadviescommissie. Voor de oprichting van een raadsadviescommissie is een unaniem besluit
31 / 54
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
nodig van alle gemeenteraden van deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling: om het algemeen bestuur te verzoeken de raadsadviescommissie op te richten. Op basis van dit verzoek kan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling het contact tussen raden formeel erkennen en opnemen in de governance van de regeling. Een raadsadviescommissie brengt de mogelijkheid tot compensatie voor het commissiewerk met zich mee en erkenning van de inzet van raadsrapporteurs. De commissie is samengesteld uit raden van de aangesloten gemeenschappelijke regeling en kan de volgende taken krijgen: • Het algemeen bestuur gevraagd en ongevraagd van advies voorzien • De besluitvorming van de raden met betrekking tot de regeling voorbereiden • De raden van advies voorzien De adviescommissie is nadrukkelijk niet bedoeld om de rol van de gemeenteraden over te nemen of tot regionale besluitvorming over P&C producten te komen. Besluitvorming en sturing blijft bij de individuele raden liggen. De adviescommissie is alleen mogelijk bij openbare lichamen, dat wil zeggen gemeenschappelijke regelingen met een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur.
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
32 / 54
7.
Financieel kader
In dit hoofdstuk staat een aantal financiële uitgangspunten en technische spelregels die in acht genomen moeten worden bij verbonden partijen. Verder treft u hier de financiële uitwerking van de benodigde ambtelijke capaciteit zoals geschetst bij de rollen in de voorgaande hoofdstukken. Om daarop aan te sluiten is ook hier een onderscheid gemaakt tussen de oprichting- en sturingsfase.
7.1
Oprichtingsfase
7.1.1 Integrale aanpak met heldere definities en modellen Bij het aangaan van verbonden partijen ontstaan altijd vragen rondom financiën. 1 Ontstaan er frictiekosten2? Desintegratiekosten3? Hoe gaan we om met personeel, bedrijfsmiddelen en huisvesting? Hoe gaan we om met risico’s en financiële buffers? Deze vragen worden telkens per dossier individueel opgepakt. Ondanks dat elke samenwerking zijn eigen dynamiek kent, zou het helpen als er een algemeen financieel kader zou zijn met heldere definities en modellen. Op basis hiervan is het mogelijk om dezelfde spelregels te volgen in samenwerkingstrajecten. Dit voorkomt dat de besluitvormers zich steeds per dossier geconfronteerd zien met gewijzigde definities, analyses en discussies over financiële aspecten. Om de financiële afweging te kunnen maken tot het al dan niet onderbrengen van taken in een samenwerkingsorganisatie, voor zover dat op vrijwillige basis is, is inzicht nodig op alle kostenonderdelen voor samenwerkingsorganisatie en latende organisatie. Ook in gevallen van verplichte (wettelijk opgelegde) samenwerking is het noodzakelijk om de structurele en incidentele lasten te benoemen. Bij het kiezen voor samenwerking worden organisaties geconfronteerd met structurele kosten (van de nieuwe organisatie) en incidentele kosten (van de latende en de nieuwe organisatie).
De incidentele (tijdelijke) kosten zijn de transitiekosten (sociaal plan, projectkosten en personele frictiekosten). De structurele kosten zijn de exploitatie- of apparaatskosten van de samenwerkingsorganisatie die uit diverse onderdelen bestaan (loonkosten, materiële overhead en directe materiële kosten. In een schema ziet e.e.a. er als volgt uit:
7.1.2 Financiële uitwerking ambtelijke capaciteit (primair proces) Zoals in de voorgaande hoofdstukken is geschetst, heeft de gemeente verschillende rollen in haar relatie met de verbonden partij, waaronder opdrachtgever en soms mede-eigenaar. Om deze rollen goed te kunnen invullen, is ook na overdracht van taken ambtelijke capaciteit binnen de gemeente nodig.
1. Bron: Databank praktijkvoorbeelden van en voor gemeenten: financieel beleidskader bij samenwerking 2. De kosten die worden veroorzaakt door boventalligheid (niet of niet volledig kunnen plaatsen van alle medewerkers) als gevolg van het uitplaatsen van taken en formatie/medewerkers naar de nieuwe organisatie. Frictiekosten hebben een éénmalig/ tijdelijk karakter. 3. Desintegratiekosten zijn overheadkosten die achterblijven bij de gemeente nadat de taken zijn overgedragen; dit wordt ook wel ‘doorlopende overhead’ genoemd.
33 / 54
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
Het streven is daarom om niet het volledige personeelsbudget over te dragen aan de nieuw te vormen verbonden partij. Als richtlijn geldt: Bij beleidsbepalende verbonden partijen wordt 5% van het personeelsbudget gereserveerd voor coördinatie, beleidsvorming en bewaking van levering en continuïteit. Bij uitvoerende verbonden partijen is dit 2,5%, gericht op coördinatie en toezicht op uitvoering. Belangrijk voorbehoud: Deze percentages vormen een interne richtlijn van de gemeente Baarn. In de praktijk is de toepassing hiervan afhankelijk van de medewerking van samenwerkingspartners en de mate waarin hierover bestuurlijke en financiële afspraken kunnen worden gemaakt. Bij het ontbreken daarvan kan het niet in alle gevallen worden gerealiseerd. Bij verbonden partijen met een hoog risicoprofiel geldt dat een intensievere vorm van sturing, monitoring en informatievoorziening noodzakelijk is. In zulke gevallen moet expliciet worden beoordeeld of de aanwezige capaciteit en expertise toereikend is. Indien nodig zal aanvullende capaciteit worden ingehuurd.
7.1.3 Richtlijnen voor het bepalen van desintegratielasten Vanwege het financiële belang en de complexiteit gaan we onderstaand nog specifiek in op desintegratiekosten. Desintegratiekosten zijn overheadkosten die na de overdracht van taken achterblijven bij de gemeente. Ook ondersteunende samenwerking die opgaat in een nieuwe samenwerkingsorganisatie valt hieronder. De desintegratiekosten kunnen bestaan uit: Kosten van materiële overhead Bijvoorbeeld huisvesting (zoals leegstaande kantoorruimte), kantoormeubilair of ICT-licenties die niet meer nodig zijn. Het is van belang om deze potentiële kosten vroegtijdig in beeld te brengen. Aangezien deze kosten doorgaans niet automatisch worden erkend of gedeeld in nieuwe samenwerkingsconstructies (zoals een GR), is het essentieel hierover onderling tijdig afspraken te maken. Kosten van personele overhead Bijvoorbeeld ondersteunende diensten (zoals financiën, receptie, personeelszaken) waarvan de kosten niet direct afnemen terwijl het aantal formatieplaatsen daalt. Bij het aangaan van samenwerking is het cruciaal inzicht te hebben in de mate waarin desintegratiekosten kunnen optreden en hoe deze kosten worden gedragen of gecompenseerd. Indien desintegratiekosten niet (tijdig) kunnen worden afgebouwd of herverdeeld, blijven deze drukken op de gemeentelijke begroting.
De overhead daalt dan niet evenredig met het aantal taken, wat kan leiden tot hogere kostprijzen voor de taken die de gemeente zelf blijft uitvoeren (zoals leges en retributies). Belangrijke kanttekening: desintegratiekosten maken niet altijd standaardonderdeel uit van de nota verbonden partijen van andere gemeenten. Dit maakt het extra belangrijk om hierover expliciete afspraken te maken bij het opstellen van samenwerkingsovereenkomsten.
7.1.4 Financieel kader Gemeente Baarn hanteert het principe dat de bekostiging van overhead, diensten en/of werkzaamheden als volgt wordt uitgesplitst:
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
34 / 54
1) Huisvesting, bij gebruik maken van de huisvesting locatie Baarn wordt een percentage van 6,5 % ingehouden op de begroting van de nieuwe organisatie; 2) Voor inzet beleidsbepalend personeel wordt een percentage van 5 % ingehouden op het beschikbare budget/begroting; 3) Voor ondersteunend personeel wordt een percentage van 2,5 % ingehouden op het beschikbare budget/begroting. 4) Bij het aangaan van een samenwerkingsverband geeft de beschikbare begroting de beschikbare financiële ruimte, na vermindering van overhead. Elke samenwerkingsovereenkomst is maatwerk en heeft de volgende uitgangspunten: • Verhogen van de kwaliteit van beleid, uitvoering en/of dienstverlening in relatie tot de ambitie. • Voorkomen van formatieve kwetsbaarheid zodanig dat kwaliteit, continuïteit en beschikbaarheid van onze dienstverlening is gegarandeerd. • Beheersen en/of besparen van kosten (onder andere door werkprocessen efficiënt te organiseren, doublures te voorkomen, ontwikkelkosten te delen, gezamenlijk in te kopen et cetera). • Door samenwerking worden resultaten bereikt die de gemeente zonder deze samenwerking niet zou bereiken. • Vergroten van bestuurlijke en organisatorische slagkracht: o kennisniveau o verhoging continuïteit en kwaliteit en/of bevorderen rechtsgelijkheid o eenduidige uitvoering of aanpak • Het spreiden van risico’s.
Toelichting: Deze verdeelsleutel geldt als intern uitgangspunt van de gemeente Baarn. De daadwerkelijke toepassing is afhankelijk van de bereidheid van samenwerkingspartners om deze uitgangspunten te volgen. In veel gevallen is overleg en maatwerk noodzakelijk, met name bij het vormen van een nieuwe rechtspersoon (zoals een GR), waarbij het budgettair kader gezamenlijk moet worden vastgesteld.
7.1.5 Opbouw kosten overhead Overhead wordt gesplitst in de categorieën directie & management, ondersteuning en huisvesting & werkplekondersteuning. 1.
Directie en management De gemeente Baarn bestaat uit een algemeen directeur, strategisch manager en zes teammanagers die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de totale bedrijfsvoering van de organisatie. Voor het bepalen van de desintegratiekosten wordt in eerste instantie ervan uitgegaan dat dit aantal gehandhaafd blijft. De achterblijvende overhead drukt op de gemeentelijke begroting.
2.
Huisvesting en werkplekinrichting Bij de berekening wordt ervan uitgegaan dat de vrijgekomen ruimte niet (direct) verhuurd kan worden. Uiteraard moet hier casusspecifiek naar gekeken worden. In het geval van een groter gedeelte of een vrijstaande deel, moet gekeken worden naar mogelijke huurders of andere bestemmingen. In eerste instantie drukt de achterblijvende overhead op de gemeentelijke begroting.
3.
Ondersteunende diensten De ondersteunende diensten die bijdragen aan het sturen of ondersteunen van de medewerkers in het primaire proces worden tot de overhead gerekend. Er is hierbij een belangrijk onderscheid te maken
35 / 54
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
tussen de capaciteit bij de adviserende teams, de administrerende/registrerende teams en teams die in direct verband staan met directie & management en huisvesting. Adviserende teams (Verandering van rol, niet van capaciteit) De adviserende teams spelen vaak een belangrijke rol bij verbonden partij. Vanuit de ambtelijke organisatie wordt het gemeentebestuur ondersteund en wordt kritisch gekeken naar het functioneren van de Verbonden partijen. Dit vergt een andere indeling van capaciteit, gewenste kennis en competenties. Om de kwaliteit te kunnen borgen is de verwachting dat de benodigde capaciteit niet (volledig) zal afnemen, maar dat dit slechts in een andere rol zal zijn. De achterblijvende overhead drukt op de gemeentelijke begroting. Administratieve/registrerende teams De administratieve/registrerende teams volgen de uitbesteding van taken en worden gefaseerd afgebouwd. Voor deze kosten geldt een afbouw tempo van vier jaar 100/66/33/0. Het gaat hier om de teams financieel beheer, informatiebeheer en secretariaat. Faciliterende teams De facilitaire teams hebben een direct verband met de huisvesting. De capaciteiten van deze teams dienen in de mutaties hiervan mee te bewegen. Op basis van bovenstaande ontstaan twee soorten desintegratielasten.
Desintegratiekosten (overhead) die gefaseerd afgebouwd worden; Desintegratiekosten (overhead) die niet worden afgebouwd en drukken op de begroting. De omvang van de desintegratiekosten die afgebouwd worden is (deels) stuurbaar door het maken van afspraken tussen de gemeenten. De volgende typen afspraken zijn van invloed: 1.
Plaatsing van personeel voor overheadfuncties De samenwerkingsorganisatie zal naast personeel voor het primaire proces ook personeel voor de overheadfuncties kunnen plaatsen. Een belangrijk uitgangspunt is dat de beschikbare overheadfuncties worden bezet door medewerkers van de gemeenten en dat pas extern wordt geworven als er onvoldoende geschikte kandidaten zijn. Een tweede afspraak kan zijn dat elke gemeente recht heeft op een ‘plaatsingsaandeel’ in de overheadfuncties.
2.
Keuze voor huisvesting De desintegratiekosten voor huisvesting kunnen (voor de gemeenten gezamenlijk) worden beperkt door te kiezen voor gemeentelijk vastgoed van één van de gemeenten. Op deze manier wordt voorkomen dat beschikbare ruimte niet wordt benut en dat de huisvestingsmiddelen wegvloeien naar een commerciële partij.
3.
Keuze voor ICT-applicaties Bij het onderwerp ICT spelen dezelfde overwegingen als bij huisvesting. De desintegratiekosten worden beperkt door te kiezen voor bestaande IT voorzieningen van gemeenten.
Er zijn verschillende manieren om met de desintegratiekosten die niet worden afgebouwd en blijven drukken op de begroting om te gaan: 1. Voordeelgemeente doet aantrekkelijk aanbod De gemeente die (relatief) de minste desintegratiekosten heeft (bijvoorbeeld doordat die gemeente de
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
36 / 54
huisvesting levert of bovenmatige inbreng in overheadfuncties heeft of ondersteunende dienstverlening verzorgt) doet een aantrekkelijk financieel aanbod. Bijvoorbeeld door gedurende een bepaalde periode korting te geven op de dienstverlening. Hiervan profiteren alle gemeenten. 2. Compensatie op andere dossiers (onderlinge afspraak) Het is mogelijk dat er in de projectorganisatie (niveau secretarissen/ bestuurders) een afspraak wordt gemaakt dat er niet per ‘samenwerkingsdossier’ wordt vereffend, maar dat dit wordt bezien vanuit het totaal van de (toekomstige) samenwerkingen. 3. Verrekening (bijvoorbeeld tijdelijke aanpassing verdeelsleutel) Er wordt een balans opgemaakt van de desintegratiekosten per gemeente en de (relatieve) verschillen worden financieel verrekend, bijvoorbeeld door tijdelijke aanpassing van de onderlinge verdeling van het kostenaandeel.
7.1.6 Uitgangspunten Voor het bepalen van de kostenonderdelen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: ▪ De huidige wijze van bepaling van kosten en verdelingssystematiek is bepalend voor de omvang van de desintegratiekosten. ▪
Als peildatum wordt 1 januari gehanteerd.
▪
Bij de berekeningen wordt onderscheid gemaakt tussen: - structurele kosten (3 jaar of langer) en incidentele (eenmalige) kosten; - beïnvloedbare (bv. als contracten opgezegd kunnen worden) en niet beïnvloedbare kosten (bv. meerjarige contracten).
▪
Voor de normering van de afbouw van personeelslasten geldt: - direct productief personeel wordt zoveel als mogelijk ingebracht in de nieuwe Verbonden partij (uitgaande bijhorende formatie); - bij de maximale berekening wordt uitgegaan dat ondersteunend personeel niet wordt ingebracht in de nieuwe Verbonden partij; - vacatureruimte wordt in mindering gebracht van de desintegratiekosten; - er wordt uitgegaan van de werkelijke inschaling.
▪
De loonkosten van direct personeel gaan op basis van “mens volgt werk” over naar de verbonden partij. - Bij beleidsbepalende verbonden partijen blijft 5% van het personeelsbudget bij de latende organisatie voor coördinatie, formuleren van beleid en bewaking van de levering en continuïteit; - Bij uitvoerende verbonden partijen blijft 2,5% van het personeelsbudget bij de latende organisatie.
▪
Overhead wordt gesplitst in de categorieën directie & management, ondersteuning en huisvesting & werkplekondersteuning. Hiervoor geldt: - Adviserende functies veranderen van rol, niet van capaciteit; - Administratieve/registrerende functies volgen de uitbesteding van taken en worden in vier jaar afgebouwd; - Faciliterende functies staan in direct verband met huisvesting en veranderen niet van capaciteit bij het uitbesteden van taken.
37 / 54
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
▪ Voor de boekwaarde wordt bij de maximale desintegratiekosten ervan uitgegaan dat de verbonden partij geen activa overneemt. Dit kan dus betekenen dat een deel van de activa vervroegd en eenmalig wordt afgeschreven. ▪ Een specifiek punt van aandacht gaat over de waardering van deelnemingen. In artikel 65 van het Besluit Begroting en Verantwoording is aangegeven dat deelnemingen worden gewaardeerd op basis van de verkrijgingprijs. Als er aanleiding toe is kan het voorkomen dat een afwaardering plaatsvindt tegen de dan geldende lagere actuele waarde (marktwaarde).
7.2
Sturing
7.2.1 Verwerking P&C producten De begrotingen of tussentijdse rapportages van de verbonden partijen worden pas in de gemeentelijke begroting verwerkt als deze definitief zijn vastgesteld door het algemeen bestuur van de verbonden partij. Een batig saldo kan worden toegevoegd aan de algemene reserve van de verbonden partij tot het afgesproken percentage van de exploitatiebegroting of terugvloeien naar de deelnemers. Het is aan het algemeen bestuur hierover een besluit te nemen. Mocht enig jaar een nadelig saldo opleveren, dan zal de verbonden partij in overleg een plan moeten opstellen dat gericht is op afbouwen van de schuld of dekken van het nadelig saldo.
7.2.2 Zienswijzen op voorstellen van verbonden partijen De gemeenteraad heeft het recht om bij gemeenschappelijke regelingen over de ontwerpbegroting en begrotingswijziging zienswijzen bij het dagelijks bestuur in te dienen. Ook alle andere gemeenteraden hebben de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen. In de gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald dat ook op andere besluiten van de GR (bijvoorbeeld de kadernota) de gemeenteraad een zienswijze kan indienen. Het Algemeen bestuur besluit wat zij met deze zienswijzen doen. Vanuit het Algemeen Bestuur komt een reactie aan de gemeenten of de zienswijze uitvoerbaar is en of de zienswijze wordt overgenomen. Als een zienswijze het opleggen van een taakstelling bevat moet het Algemeen Bestuur van de partij besluiten of en hoe deze opgelegde taakstelling daadwerkelijk wordt ingevuld. Alle in de begroting opgenomen bezuinigingsmaatregelen van verbonden partijen moeten op hardheid en haalbaarheid worden beoordeeld. Hiermee krijgt de gemeente duidelijkheid over de realiteit van de ramingen en daarmee ook de realiteit van de gepresenteerde begrotingssaldi.
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
38 / 54
8.
Evaluatie verbonden partijen
Over het algemeen geldt dat Baarn een financiële en bestuurlijke relatie aangaat voor onbepaalde tijd. Dit betekent echter niet dat deze relatie zonder meer en/of stilzwijgend tot het einde der tijden wordt voortgezet. In de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regeling is bepaald dat elke gemeenschappelijke regeling een bepaling moet bevatten over de evaluatie van de regeling. In de bestaande gemeenschappelijke regelingen is hier een bepaling over opgenomen, variërend van een vaste tijdspanne waarop evaluatie plaatsvindt (om de 4 of 6 jaar) of dat het besluit daartoe wordt overgelaten aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast kan het nuttig zijn om als gemeente zelf een verbonden partij te evalueren. In dit hoofdstuk gaan we nader in op hoe we vorm gaan geven aan het evalueren van de gemeenschappelijke regelingen.
8.1
Evaluatie- en heroverwegingskader
De gemeente neemt deel in een groot aantal verbonden partijen op diverse beleidsvelden. Er kunnen omstandigheden zijn die om een meer fundamentele evaluatie of het heroverwegen van de verbonden partij vragen. Er kan een concrete aanleiding zijn, bijvoorbeeld als overheidsingrijpen niet meer nodig is, er geen publiek belang meer is of bij het structureel disfunctioneren van de verbonden partij. Ook kan het zijn dat de motieven voor samenwerking zijn veranderd. Maar ook zonder een directe aanleiding is het nuttig om regelmatig de relatie met de verbonden partij te evalueren. Vragen in dit verband zijn onder meer: • Welke invloed heeft de gemeente daadwerkelijk op de samenwerkingsrelatie? •
Is zij effectief en doelmatig in het uitoefenen van invloed gericht op het behalen van de gemeentelijke doelstellingen en het borgen van de gemeentelijke belangen?
•
Is de verbonden partij zelf voldoende in control?
•
Kan deelname worden beëindigd in verband met gewijzigde omstandigheden?
8.2
Uitkomsten van de evaluatie
Het college maakt een evaluatie op basis van het evaluatie- en heroverwegingskader (bijlage 6) en rapporteert hierover aan de raad. De evaluatie van de samenwerking met een verbonden partij kan verschillende uitkomsten opleveren. 1. De gemeenschappelijk regeling functioneert goed en er geen aanleiding is om de samenwerkingsrelatie te wijzigen. 2. De evaluatie leidt tot een formulering van nieuwe aanwijzingen en opdrachten in de richting van de gemeenschappelijke regeling. 3. In het uiterste geval kan de evaluatie zelfs leiden tot het voornemen om de samenwerking te beëindigen. Als de uitkomst van de evaluatie leidt tot een voornemen tot beëindiging of fundamentele wijziging van de relatie legt het college dit in een raadsvoorstel aan de raad voor. Als er geen publiek belang is kunnen er andere zwaarwegende redenen zijn de deelname te continueren zoals grote financiële en maatschappelijke effecten. Het college beëindigt de deelname aan een gemeenschappelijke regeling niet eerder dan nadat de gemeenteraad toestemming heeft verleend. Het college beëindigt de relatie met een private verbonden partij niet eerder dan nadat de gemeenteraad zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt. Niet alleen de fase van oprichting en beheer moet dus goed voorbereid worden, ook het voornemen om te beëindigen moet zorgvuldig gebeuren.
Het antwoord op de vraag om al dan niet een verbonden partij te beëindigen is altijd een politieke uitspraak.
39 / 54
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
Bijlage 1
Wet- en regelgeving
Bij verbonden partijen dient rekening te worden gehouden met een juridisch kader. Het wettelijke kader bestaat uit de Gemeentewet, de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Daarnaast is het Burgerlijk Wetboek op onderdelen van toepassing en dienen de staatssteunregels in acht genomen te worden. De verplichte samenwerkingsverbanden kennen hun eigen specifieke wetgeving: Wet veiligheidsregio’s, Wet publieke gezondheid, Omgevingswet.
Gemeentewet De verbonden partijen zijn primair een aangelegenheid voor het college. De juridische basis hiervoor zijn de artikelen 160 en 169 uit de Gemeentewet. Hiermee is de relatie tussen gemeenteraad en verbonden partijen dezelfde als die tussen gemeenteraad en college. Dit betekent dat de gemeenteraad een kaderstellende en controlerende rol uitoefent ten opzichte van verbonden partijen. Voor de besluitvorming over oprichting en deelname aan verbonden partijen met uitzondering van gemeenschappelijke regelingen (zie hierna) passen we artikel 160 lid 2 Gemeentewet toe: Het college besluit slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Het aansturen van een verbonden partij en het dragen van verantwoordelijkheid voor de uitvoering is de rol van het college. Het college dient hierover verantwoording aan de gemeenteraad af te leggen. De gemeenteraad controleert of het college deze rol goed vervult.
De Gemeentewet geeft als belangrijkste criterium dat de privaatrechtelijke weg slechts is toegestaan als er sprake is van het behartigen van het daarmee te dienen openbaar belang. Het begrip publiek belang wordt in de wet niet nader gedefinieerd. Gemeenten bepalen zelf wat onder het begrip ‘publiek belang’ wordt begrepen.
Wet gemeenteschappelijke regelingen (Wgr) Een belangrijk juridisch kader voor samenwerking tussen gemeenten is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De Wgr richt zich op een specifiek type samenwerking en wel die tussen decentrale overheden (gemeenten, provincies en waterschappen) onderling. Gemeenten kunnen met elkaar samenwerken in de vorm van een gemeenschappelijke regeling (GR). Bij gemeenschappelijke regelingen gaat het vaak om primaire gemeentelijke taken met een uitvoerend karakter. Intergemeentelijke samenwerking op basis van de Wgr is een vorm van verlengd lokaal bestuur, waarbij de vrijwilligheid van de samenwerking voorop staat. Voor de besluitvorming over oprichting en deelname aan een gemeenschappelijke regeling passen we artikel 1 leden 2 tot en met 4 van de Wgr toe:
1. De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters zenden het ontwerp van de
2.
regeling toe aan de raden van de deelnemende gemeenten, met uitzondering van het ontwerp van een regeling die getroffen of mede getroffen wordt door de raden. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van hun gemeente binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp hun zienswijze over het ontwerp van de regeling naar voren brengen. Indien de raden geen zienswijze naar voren wensen te brengen stellen zij de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte.
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
40 / 54
3.
De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters gaan niet over tot het treffen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.
Volgens artikel 26 Wgr moeten GR-en opgenomen worden in het landelijke elektronische GR-register. In dit register wordt in ieder geval gemeld: - De deelnemers en datum van toetreding; - De wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; - De bevoegdheden die bij de regeling of krachtens de regeling zijn overgedragen; - Het adres en de plaats van vestiging; - Of een openbaar lichaam, een bedrijfsorganisatie, een gemeenschappelijk orgaan of een centrumregeling is ingesteld. - Een verwijzing naar de geconsolideerde tekst van de regeling; - Een overzicht van de wijzigingen van de regeling en een verwijzing naar de bijbehorende geconsolideerde versies van de regeling. Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen De gewijzigde Wgr is per 1 juli 2022 in werking getreden. Een deel van de wijzigingen is per 1 juli 2022 direct ingegaan. Binnen 2 jaar na inwerkingtreding van de wet, uiterlijk 1 juli 2024, moesten de resterende onderdelen geïmplementeerd zijn. Daarvoor is een wijziging van de GR nodig.
Belangrijkste wijzigingen zijn: - Wijziging van de begrotingscyclus; - Zienswijzemogelijkheid raad bij treffen, wijzigen, uittreden of beëindigen van een regeling - Gezamenlijk enquêterecht en adviescommissie - Actieve informatieplicht bestuur GR - Afspraken in GR opnemen over uittreding, inwonerparticipatie, evaluatie en zienswijzemogelijkheden op andere besluiten dan de begroting
Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) In het BBV is in artikel 9, lid 2 sub f bepaald dat in de begroting in een afzonderlijke paragraaf de beleidslijnen worden vastgelegd met betrekking tot verbonden partijen. Volgens artikel 15 van het BBV bevat de paragraaf tenminste: 1. De paragraaf over de verbonden partijen bevat ten minste: a. de visie op en de beleidsvoornemens over verbonden partijen; b. de lijst van verbonden partijen, die wordt onderverdeeld in: 1. gemeenschappelijke regelingen; 2. vennootschappen en coöperaties; 3. stichtingen en verenigingen, en, 4. overige verbonden partijen. 2. In de lijst van verbonden partijen wordt ten minste de volgende informatie opgenomen: a. de wijze waarop de provincie onderscheidenlijk de gemeente een belang heeft in de verbonden partij en het openbaar belang dat ermee gediend wordt; b. het belang dat de provincie onderscheidenlijk de gemeente in de verbonden partij heeft aan het begin en de verwachte omvang aan het einde van het begrotingsjaar; c. de verwachte omvang van het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar; d. de verwachte omvang van het financiële resultaat van de verbonden partij in het begrotingsjaar;
41 / 54
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
e.
de eventuele risico’s, als bedoeld in artikel 11, eerste lid, onderdeel b, van de verbonden partij voor de financiële positie van de provincie onderscheidenlijk gemeente.
Burgerlijk Wetboek Bij privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals het sluiten van overeenkomsten (artikelen 6:217-225 Burgerlijk Wetboek) of het oprichten van een rechtspersoon (stichting, BV, NV, artikel 2:3 BW), is het Burgerlijk Wetboek van toepassing.
Staatssteun Aan een samenwerkingsverband wordt niet deelgenomen als de samenwerking onrechtmatige staatssteun oplevert. Ieder samenwerkingsverband dient daarom expliciet getoetst te worden aan de Europese regelgeving voor staatssteun. De staatssteunregels zien op ieder niet marktconform voordeel voor ondernemingen en instellingen of op een bepaalde productie uit overheidsmiddelen, waardoor de mededinging wordt vervalst en de handel wordt beïnvloed. De financiering van rechtspersonen en andere samenwerkingsverbanden vindt dan ook plaats tegen marktconforme voorwaarden en tarieven. Het uitgangspunt hierbij is dat staatssteun slechts wordt verleend als deze past binnen de daarvoor geldende Europese kaders. Dit is anders als er sprake is van een subsidieverlening. Wanneer in een nieuwe of bestaande rechtspersoon wordt deelgenomen kan op basis van andere vergelijkbare private participaties worden beoordeeld of de gemeente marktconform meedoet of opricht.
Financiële verordening Op grond van artikel 26 van de Financiële verordening van de gemeente Baarn biedt het college eens in de vier jaar de raad een nota Verbonden partijen’ aan met de kaders voor het beleid voor verbonden partijen; 1. In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 BBV het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval van elke verbonden partij op: a. De visie op en beleidsvoornemens omtrent de verbonden partij. b. De naam en vestigingsplaats; 2. Van de verbonden partij wordt ten minste de volgende informatie opgenomen. a. De wijze waarop de gemeente in de verbonden partij een belang heeft en het openbaar belang dat ermee gediend wordt. b. Het belang van de gemeente aan het begin en de verwachte omvang aan het einde van het begrotingsjaar; c. de verwachte omvang van het eigen vermogen en vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar; d. de verwachte omvang van het financiële resultaat van de verbonden partij in het begrotingsjaar; e. de eventuele risico’s van de verbonden partij voor de financiële positie van de gemeente.
Daarnaast wordt in de begroting en de jaarstukken in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen.
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
42 / 54
Bijlage 2
Soorten samenwerkingsverbanden
Er zijn verschillende soorten samenwerkingsverbanden. De soort samenwerking hangt in de eerste plaats af van de samenwerkingsvorm. Deze soorten kunnen onderverdeeld worden in drie hoofdvormen van samenwerking: publiekrechtelijke, privaatrechtelijke en publiek private samenwerking. Binnen deze samenwerkingsvormen kunnen verschillende soorten verbonden partijen worden onderscheiden.
1. Publiekrechtelijke samenwerking(svormen) De samenwerking tussen decentrale overheden is publiekrechtelijk vooral geformaliseerd in gemeenschappelijke regelingen op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Dit maakt samenwerking mogelijk tussen overheden op een publiekrechtelijke grondslag waardoor (onder andere) een openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid ingesteld kan worden. Het openbaar lichaam bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Bij de regeling worden onder meer het bestuur, de taken en de financiën vastgelegd en worden bevoegdheden aan het bestuur overgedragen om de belangen te behartigen waarvoor de regeling is aangegaan. De uitgaven van een gemeenschappelijke regeling (volgens de goedgekeurde begroting en de in de regeling vastgelegde financiële verdeelsleutel) zijn door het deelnemen aan zo’n regeling voor de gemeente verplichte uitgaven. Het betreft dus geen subsidierelatie. We kennen vijf soorten publiekrechtelijke samenwerkingsvormen: -
openbaar lichaam met een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter;
-
gemeenschappelijk orgaan zonder rechtspersoonlijkheid;
-
laten uitvoeren van de gemeenschappelijke taken door een centrumgemeente;
-
regeling zonder organisatorisch verband (bestuursovereenkomst);
-
bedrijfsvoeringsorganisatie
Omdat het gaat om taken en overgedragen bevoegdheden van de betreffende overheden zelf, dienen de bestuursfuncties in de regeling ook door die deelnemende overheden zelf vervuld te worden. De bestuursfuncties kunnen niet op afstand worden gezet zoals dat bij privaatrechtelijke rechtspersonen wel mogelijk is. De verantwoordelijke portefeuillehouder is daarmee tegelijkertijd gegeven. De portefeuillehouder wordt bij de uitoefening van de bestuurstaken in de gemeenschappelijke regeling ambtelijk ondersteund.
2. Privaatrechtelijke samenwerking(svormen) Bij uitvoering van taken door privaatrechtelijke rechtspersonen gaat het in bijna alle gevallen om vennootschappen of stichtingen. De aansturing van deze relaties wordt vastgesteld bij het aangaan ervan, op basis van de noodzakelijke of wenselijke invloed en manier waarop dat het beste gerealiseerd kan worden binnen het gekozen verband. Onze invloed is gewoonlijk niet direct, bijvoorbeeld via de samenstelling van het bestuur van die rechtspersoon, geregeld. Wij zijn zeer terughoudend bij het vervullen van bestuursfuncties in vennootschappen en stichtingen. Normaal gesproken worden geen bestuursfuncties bekleed in vennootschappen of stichtingen die door ons direct of indirect worden gesubsidieerd. Ook bij vervulling van bestuursfuncties door collegeleden op persoonlijke titel wordt terughoudendheid betracht en
43 / 54
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
wordt per geval bezien of zich gemakkelijk een situatie kan voordoen met mogelijk tegenstrijdige belangen of de schijn daarvan. We kennen de volgende soorten privaatrechtelijke samenwerkingsvormen: ▪
Gesubsidieerde instellingen
Gesubsidieerde instellingen (veelal stichtingen en verenigingen) staan op afstand van de gemeente. In principe doen zij een taak voor de gemeente waarvoor ze worden betaald. De gemeente heeft geen invloed op de organisaties, anders dan de inkooprelatie/subsidierelatie. Bij niet functioneren kan de subsidie worden verminderd of gestopt (conform de algemene subsidieverordening). ▪
BV’s of NV’s
Een BV of NV behoort tot de verbonden partijen als de gemeente aandeelhouder is. De daadwerkelijke zeggenschap van de gemeente over de BV of NV is afhankelijk van het percentage aandelen. Een BV of NV functioneert zelfstandig en volgt het Burgerlijk Wetboek. ▪
Overige samenwerkingen
Samenwerking vindt ook plaats op basis van overeenkomsten, zoals samenwerkingsovereenkomsten, bestuursovereenkomsten en convenanten.
3. Publiek private samenwerkingen Publiek-private samenwerking (PPS) is een samenwerkingsverband waarbij overheid en bedrijfsleven, met behoud van eigen identiteit en verantwoordelijkheid, gezamenlijk een project realiseren op basis van een heldere taak- en risicoverdeling. Het resultaat van de samenwerking is meerwaarde, een kwalitatief beter eindproduct voor hetzelfde geld, of dezelfde kwaliteit voor minder geld. Er ontstaat voordeel voor beide partijen. PPS kent meerdere verschijningsvormen.
Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025
44 / 54
Bijlage 3
Stuur- en beheersinstrumentarium toezichtarrangement
Gemeenteraadkaderstellende rol
Basispakket (1)
Pluspakket (2)
Aanvullend pluspakket (3)
-
-
Stellen van aanvullende eisen aan paragraaf Verbonden partijen (programmabegroting gemeente)
-
Jaarlijks vaststellen aanvullende kaders (breed regionaal draagvlak vereist)
-
Stellen van aanvullende eisen aan paragraaf Verbonden partijen (programmabegroting gemeente) Verzoek aanvullende tussentijdse rapportages/informatie op maat (raadsinformatiebrieven) Mogelijkheid tot het uitvoeren van onderzoeken Hogere frequentie tussentijdse rapportages Hogere frequentie overleg portefeuillehouders
-
Mogelijkheid tot rekenkameronderzoek Mogelijkheid tot onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Verbonden partij (artikel 213a GW)
-
Gemeenteraadcontrolerende rol
-
-
Zienswijze bij de kadernota en begroting van de verbonden partij (GR) (artikel 35 Wgr) Paragraaf verbonden partijen (programmabegroting gemeente) (artikel 15 BBV) De jaarstukken van de verbonden partij Paragraaf verbonden partijen (programmarekening gemeente) (artikel 15 BBV) Actieve informatieplicht door college (artikel 169 en 180 GW)