1325643 Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025 bijlage 1 Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

gemeente Baarn September 2025

Voorwoord Voor u ligt de geactualiseerde Nota Regionale Samenwerking en Verbonden Partijen. Deze nota biedt kaders en richtlijnen voor regionale samenwerking en verbonden partijen. Voor de gemeente Baarn is veel te winnen in het zelfbewust samenwerken met omliggende gemeenten in onze regio. De leefwereld van onze inwoners houdt tenslotte niet op bij de gemeentegrens en dat geldt ook voor gemeentelijke opgaven, zoals wonen, verkeer, werkgelegenheid, jeugdzorg, klimaatadaptatie en verduurzaming. In de vorige nota hebben we afgesproken dat we de nota elke vier jaar herzien. Dat betekent concreet: wat gaat goed en willen we behouden. En welke onderdelen/ processen moeten we aanscherpen of aanpassen. Op 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen gewijzigd. Deze wijziging heeft als doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen en de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen in relatie tot gemeenschappelijke regelingen te versterken. Deze wijzigingen zijn in deze nota verwerkt. In september 2022 heeft de gemeenteraad besloten om voor alle gemeenschappelijke regelingen raadsrapporteurs in te stellen. Ook dit is in de nota verwerkt. Begin 2023 is het traject regionale positionering van Baarn gestart.

Het doel van het traject was om een visie, doelstellingen en uitgangspunten te formuleren op basis waarvan de gemeente Baarn zelfbewuste keuzes kan maken in regionale samenwerking. De gemeente kan daarmee haar geld en capaciteit gerichter inzetten bij de al bestaande samenwerkingen. En bewust en weloverwogen nieuwe samenwerkingen aangaan. Het verkennen van de regionale positionering is juist gestart in deze periode, omdat er geen noodzaak of urgentie is vanuit bijvoorbeeld herindelingen, maar ruimte om zelfstandig onze positie te bepalen. Dit traject kende een aantal stappen: 1) het bepalen van de doelstellingen; 2) het analyseren van relevante ontwikkelingen in de omgeving en het krachtenveld; 3) en een dialoog over keuzes en dilemma’s in de regionale samenwerking. Daarnaast is onderzocht hoe regionale partners naar Baarn kijken. In de RIB ‘Stand van zaken traject regionale samenwerking’ van december 2024 zijn de belangrijkste uitkomsten met de raad gedeeld. De visie, doelstellingen en uitgangspunten zijn verwerkt in de voorliggende Nota Regionale Samenwerking en Verbonden Partijen. De visie, doelstellingen en uitgangspunten zijn niet fundamenteel anders dan wat in de Nota van 2020 stond beschreven, maar vormen een aanvulling, aanscherping en concretisering.

In 2023 is tevens de organisatie uitgebreid met de functie van strategisch manager die een strategische adviserende rol heeft op het gebied van samenwerking. Sinds 2024 is de raad aangesloten bij de regionale raadsadviseur die de raad adviseert en faciliteert op het gebied van regionale samenwerking voor griffies en gemeenteraden in de provincie Utrecht. De regionale raadsadviseur adviseert de raden en griffies over het versterken van de positie van raden in regionale samenwerkingsverbanden. Gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie hebben ieder een eigen rol in het sturen en beheersen van verbonden partijen. Omdat het van iedereen inzet en tijd vraagt, gaan we werken met een prioritering van bestaande samenwerkingsverbanden. In deze nota is daar een afwegingskader voor opgenomen. Ook wordt beschreven hoe de instrumenten die de raad ter beschikking heeft kunnen worden ingezet. Deze nota biedt een leidraad voor de raad, het college en de ambtelijke organisatie voor het aangaan van en het sturing geven aan een regionaal samenwerkingsverband.

1 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................................... 4 Leeswijzer ............................................................................................................................................................... 5 1.

Visie op regionale samenwerking .................................................................................................................... 6

1.1 Visie en doelstellingen regionale samenwerking ............................................................................................. 6 1.2 Zelfstandige positie Baarn als belangrijke aanname ......................................................................................... 6 1.3 Zeven uitgangspunten op basis waarvan gemeente Baarn zelfbewuste en gerichte keuzes kan maken in regionaal samenwerken........................................................................................................................................... 6 1.4 Verschillen in regionale samenwerkingen per domein .................................................................................... 7 1.5 Afwegingskader voor nieuwe regionale samenwerkingen .............................................................................. 7 1.6 Succesfactoren ................................................................................................................................................ 8 2.

Soorten samenwerking.................................................................................................................................... 9

2.1 Verbonden partijen ....................................................................................................................................... 10 2.1.1 Wat is een verbonden partij ........................................................................................................................ 10 2.1.2 Niet verbonden partijen ............................................................................................................................... 11 2.2 Goed bestuur ................................................................................................................................................ 12 3.

Oprichtingskader ........................................................................................................................................... 13

3.1 Aangaan van een verbonden partij ................................................................................................................ 13 4.

Sturings- en beheerskader............................................................................................................................. 15

4.1 Governance-instrumentarium ....................................................................................................................... 15 4.1.1 Sturen ........................................................................................................................................................... 16 4.1.2 Beheersen..................................................................................................................................................... 16 4.1.3 Verantwoorden ............................................................................................................................................ 17 4.1.4 Toezicht houden .......................................................................................................................................... 18 4.2 Toetsingscriteria jaarstukken ......................................................................................................................... 18 4.2.1 Beleidsinhoudelijke toetsingscriteria ............................................................................................................ 18 4.2.2 Financiële toetsingscriteria ........................................................................................................................... 19 5.

Rollen bij verbonden partijen ........................................................................................................................ 20

5.1 Verschillende rollen: opdrachtgever, eigenaar en klant bij publiekrechtelijke verbonden partijen .............. 20 5.2 De rollen van de gemeenteraad .................................................................................................................... 22 5.2.1 Raadsrapporteurs ......................................................................................................................................... 23 5.3 De rollen van het college .............................................................................................................................. 24 5.4 De rollen van de ambtelijk organisatie .......................................................................................................... 25 5.4.1 Accounthouders ........................................................................................................................................... 25 5.4.2 Financieel adviseur........................................................................................................................................ 26 5.4.3 Coördinator verbonden partijen.................................................................................................................. 26 5.4.4 Strategisch manager ..................................................................................................................................... 27

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

2 / 54

6.

Prioritering samenwerkingsverbanden ......................................................................................................... 28

6.1 Waarom prioriteren ..................................................................................................................................... 28 6.2 Afwegingskader ............................................................................................................................................. 28 6.3 Positionering raad bij geprioriteerde samenwerkingsverbanden .................................................................. 29 6.4 Mogelijke instrumenten om raad in positie te brengen ................................................................................ 29 6.4.1 Informatie in gemeentelijke P&C cyclus ....................................................................................................... 29 6.4.2 Risicoprofiel/toezichtarrangement ............................................................................................................... 29 6.4.3 Vast agendapunt met vaste onderlegger ...................................................................................................... 29 6.4.4 Vergaderoverzicht ........................................................................................................................................ 30 6.4.5 Raadsrapporteurschap ..................................................................................................................................

30 6.4.6 Overige instrumenten ter versterking van informatievoorziening .............................................................. 30 6.5 Sturingsinstrumenten .................................................................................................................................... 30 6.6 Contact met andere raden ............................................................................................................................ 31 7.

Financieel kader ............................................................................................................................................. 33

7.1 Oprichtingsfase .............................................................................................................................................. 33 7.1.1 Integrale aanpak met heldere definities en modellen ................................................................................... 33 7.1.2 Financiële uitwerking ambtelijke capaciteit (primair proces) ....................................................................... 33 7.1.3 Richtlijnen voor het bepalen van desintegratielasten ................................................................................... 34 7.1.4 Financieel kader ............................................................................................................................................ 34 7.1.5 Opbouw kosten overhead ........................................................................................................................... 35 7.1.6 Uitgangspunten ............................................................................................................................................. 37 7.2 Sturing ...........................................................................................................................................................

38 7.2.1 Verwerking P&C producten ......................................................................................................................... 38 7.2.2 Zienswijzen op voorstellen van verbonden partijen .................................................................................... 38 8.

Evaluatie verbonden partijen ......................................................................................................................... 39

8.1 Evaluatie- en heroverwegingskader ............................................................................................................... 39 8.2 Uitkomsten van de evaluatie ......................................................................................................................... 39 Bijlage 1

Wet- en regelgeving ........................................................................................................................... 40

Bijlage 2

Soorten samenwerkingsverbanden .................................................................................................... 43

Bijlage 3

Stuur- en beheersinstrumentarium toezichtarrangement ................................................................. 45

Bijlage 4

Format Financieel kader ..................................................................................................................... 47

Bijlage 5

Tijdlijn verbonden partijen ................................................................................................................. 48

Bijlage 6

Evaluatie- en heroverwegingskader .................................................................................................... 49

Bijlage 7

Overzicht samenwerkingsverbanden gemeente Baarn ...................................................................... 52

3 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

Inleiding Regionaal samenwerken is meer dan ooit relevant. Geen enkele organisatie, zowel privaat als publiek, kan haar doelen nog halen zonder slimme partnerschappen in de netwerksamenleving. De taken van de gemeenten nemen toe en daarom werken gemeenten steeds meer samen om de maatschappelijke opgaven te realiseren. In Baarn doen wij veel zaken zelfstandig, maar we werken op steeds meer gebieden zowel bestuurlijk als ambtelijk samen. Het belang van regionale samenwerking neemt toe: formeel en informeel. Het ontwikkelen, dan wel herijken van onze gemeenschappelijke visie hierop is een belangrijk vertrekpunt voor de verdere versterking van sturing en regie op onze bestaande verbonden partijen. Maar ook voor het aangaan van nieuwe vormen van samenwerking met andere/ nieuwe partners. Regionale samenwerking levert veel op zoals kennis, kwaliteit, continuïteit en het beheersen van risico's. Ook het anticiperen op maatschappelijke opgaven is een belangrijk element. Door als gemeente met andere gemeenten samen te werken, blijven we nu en in de toekomst lokaal en regionaal van belang. Inwoners hebben er baat bij als de gemeente taken effectiever en efficiënter uit kan voeren door samenwerking. De gemeente Baarn heeft immers niet altijd alle deskundigheid en capaciteit in eigen huis. Samen kun je sterker staan. Daarentegen vragen ook samenwerkingen capaciteit.

Bovendien blijkt uit de verkenning van het traject regionale samenwerking dat samenwerkingen sterk kunnen verschillen per domein. Samenwerken vraagt dus gerichte en bewuste keuzes. Een belangrijke vorm van regionale samenwerking is samenwerken in verbonden partijen. Verbonden partijen dienen een publiek, openbaar belang. De gemeente blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor het realiseren van de beoogde doelstellingen van de beleidsprogramma’s waaraan de verbonden partij een bijdrage levert. De gemeenteraad heeft een kaderstellende en controlerende taak en ziet erop toe dat de verbonden partijen bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen in de programma’s. Het is belangrijk om de sturing en de regie op regionale samenwerking en verbonden partijen verder te borgen binnen de organisatie. Hierbij is een belangrijk vraagstuk hoe we de regie op de verbonden partijen kunnen versterken. Met de actualisering van deze nota streven we enerzijds naar het creëren van een kader op basis waarvan we de organisatie kunnen inrichten om prioriteiten en keuzes te maken in (nieuwe vormen van) regionale samenwerking en anderzijds om de kwalitatieve aansturing op de verbonden partijen en regionale samenwerking verder te brengen voor zowel raad, college als ambtelijke organisatie.

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

4 / 54

Leeswijzer In hoofdstuk 1 gaan we in op onze visie op regionale samenwerking. In dit hoofdstuk gaan we in op de vraag ‘Wanneer gaat de gemeente een regionaal samenwerkingsverband aan?’ Hierbij beschrijven we de uitgangspunten en doelstellingen. In hoofdstuk 2 gaan we in op de verschillende soorten samenwerking en het begrip verbonden partijen. In het hoofdstuk wordt uitgelegd welke samenwerkingsvormen er zijn, wat een verbonden partij is en gaan we in op goed bestuur. In hoofdstuk 3 wordt het oprichtingskader van een verbonden partij besproken. De raad en het college hebben verschillende bevoegdheden en rollen bij het deelnemen aan een verbonden partij. In dit hoofdstuk staat het proces beschreven van de stappen die doorlopen moeten worden. In hoofdstuk 4 worden kaders geboden voor de sturing op verbonden partijen. Hier wordt eerst omschreven wat het doel is van sturing op verbonden partijen. Vervolgens staan de stuur- en beheersinstrumenten en toetsingscriteria opgenomen. In hoofdstuk 5 gaan we in op de rollen bij verbonden partijen. In dit hoofdstuk kijken wij naar de verschillende rollen van de gemeente. Ook worden de rollen van de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie weergegeven. In hoofdstuk 6 bespreken we hoe we bestaande samenwerkingsverbanden prioriteren, om keuzes te maken waar we op inzetten en hoe.

Ook wordt ingegaan hoe de raad in positie kan worden gebracht en welke instrumenten zij hierbij kunnen inzetten. In hoofdstuk 7 worden de financiële kaders beschreven. In dit hoofdstuk worden uitgangspunten en richtlijnen geschetst voor de verschillende kostenonderdelen die spelen bij het aangaan van een verbonden partij. In hoofdstuk 8 gaan we nader in op hoe we vormgeven aan het evalueren van gemeenschappelijke regelingen.

5 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

1.

Visie op regionale samenwerking

In dit hoofdstuk gaan we in op de op vraag ‘Wanneer gaat de gemeente een regionaal samenwerkingsverband aan?’

1.1

Visie en doelstellingen regionale samenwerking

De visie op onze regionale positie is: Baarn is een zelfbewuste en betrouwbare samenwerkingspartner in de regio. We zien samenwerken in de regio als dé manier om het beste voor Baarn te realiseren. Dit vanuit het besef dat het verschil in steeds meer brede maatschappelijke opgaven op regionale tafels wordt gemaakt. Ons vermogen om samen te werken bepaalt onze bestuurskracht. Samenwerken versterkt ook de uitvoeringskracht. Baarn kan alleen blijven ontwikkelen door zelfbewust samenwerken in de regio. We brengen expertise en capaciteit in op de thema’s waar wij waarde toe kunnen voegen voor Baarn en de regio. Met regionale samenwerking streven we drie doelen na: 1. Ontwikkelkracht vergroten: oplossingen en verbeteringen voor de inwoners op de opgaven 2. Uitvoeringskracht vergroten: kwaliteit en continuïteit van de uitvoering van taken borgen 3. Nabijheid waarborgen: bij samenwerking moeten inwoners (blijven) ervaren dat de uitvoering van taken aansluit op hun eigen leefwereld en persoonlijke situatie

1.2

Zelfstandige positie Baarn als belangrijke aanname

Het traject regionale positionering is uitgegaan van vier aannames: • Baarn wil op dit moment als gemeente zelfstandig blijven functioneren. • Vanuit de regio of het Rijk is er op dit moment geen aanleiding om vergaande vormen van samenwerking te realiseren zoals herindeling of ambtelijke fusie. • Regionale positionering bepalen is niet eenmalig: het vraagt regelmatige evaluatie en actualisatie. • Baarns visie en aanpak op de positie in de regio is van de raad, college en organisatie samen en heeft alleen waarde als vanuit één beeld en aanpak wordt opgetrokken in en naar de regio. Een belangrijk uitgangspunt is dat Baarn een zelfstandige positie heeft. Tegelijkertijd hebben we als gemeente Baarn niet de schaal om alles zelf en alleen te kunnen doen voor onze inwoners. Uit onderzoek van het Centrum voor onderzoek van de economie van de lagere overheden (Coelo) en Rijksuniversiteit Groningen (RUD) blijkt dat het andere uiterste, fuseren (ambtelijk en/of bestuurlijk), niet de beste manier is om dit wel te bewerkstelligen. Ook Niaounakis van de Universiteit Delft komt tot deze conclusie. Dit onderzoek laat juist zien dat er per opgave een andere optimale schaal is van samenwerking. Vanuit het perspectief van ‘voor iedere opgave een verschillende optimale schaal’ kijkt Baarn naar het optimaliseren van samenwerkingen.

Gericht en slim samenwerken vergroot de slagkracht en uitvoeringskracht. De bovenstaande aannames passen bij de huidige situatie en inzichten, maar ook dit kan in de toekomst veranderen. Dit betekent dat we met regelmaat deze aannames gaan evalueren.

1.3 Zeven uitgangspunten op basis waarvan gemeente Baarn zelfbewuste en gerichte keuzes kan maken in regionaal samenwerken Bij keuzes in regionaal samenwerken gaan we uit van de volgende uitgangspunten: 1. Proactief: we kiezen waar we op in willen zetten en nemen actief positie in met raad, bestuur en organisatie om dit te realiseren 2. Duidelijk: we zijn duidelijk over onze bedoelingen en inbreng naar onze inwoners en partners 3. Zelfbewust: we zijn realistisch in wat we kunnen brengen en halen. Eigen huis is op orde en als we kiezen voor brengen dan leveren we kwaliteit. 4. Nabij: we zetten ons in voor versterking van de democratische legitimering en besturing van regionale samenwerkingsvormen

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

6 / 54

5. 6. 7.

1.4

Constructief: we hebben oog voor regionale belangen en zetten ons actief in voor het realiseren hiervan Realistisch: we beseffen dat samenwerking soms betekent dat we lokale belangen anders wegen ten behoeve van overstijgende maatschappelijke belangen Verbinding: we zoeken de juiste vorm en schaal van samenwerking vanuit het besef dat met enkele partners intensief samenwerken meer brengt dan met veel partners een beetje doen

Verschillen in regionale samenwerkingen per domein

Uit analyse van de huidige samenwerkingsverbanden blijkt een veelheid aan samenwerkingen met wisselende samenwerkingspartners. De resultaten van deze analyse zijn samengevat en als volgt weergegeven:

We hebben geconstateerd dat domeinen verschillende kenmerken hebben op voornamelijk twee assen. De eerste is verschil in strijdigheid van belangen van deelnemers (van congruent tot strijdig). De tweede as is de diversiteit van tafels en netwerken (van overzichtelijk tot complex). Ook blijkt dat het per domein verschilt in hoeverre we keuze dan wel invloed hebben voor en in de samenwerking. Zo liggen de samenwerkingsverbanden op het fysiek domein vrij vast met een grote diversiteit aan belanghebbenden en vaak deels strijdige belangen. In het sociaal domein is er meer keuzevrijheid met wie, waarop en waartoe samen te werken en hoe daar invulling aan te geven. Samenwerken vraagt dus een verschillende aanpak per domein. Vanuit het kennen van een verschillend speelveld per domein kunnen we met zelfbewuste en gerichte keuzes meer realiseren voor Baarn.

1.5

Afwegingskader voor nieuwe regionale samenwerkingen

Voorafgaand aan iedere regionale samenwerking moeten de volgende vragen beantwoord worden: • Wat is de meerwaarde van (deze) samenwerking? • Wordt het publiek belang het beste behartigd door een bestaande activiteit buiten de gemeentelijke organisatie te plaatsen? • Wat is het doel van de(ze) samenwerking? • Is er sprake van activiteiten die gezamenlijk met andere publieke en/ of private partijen worden uitgevoerd ter behartiging van gemeentelijke publieke belangen? • Met wie kunnen we dat doel het beste bereiken? • Welke vorm kiezen we daarvoor?

7 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

Daarnaast dient vooraf een beleidsmatige toets plaats te vinden op: - Is sprake van een gemeentelijk belang? - Is sprake van een gezonde financiële basis? - Zijn de doelstellingen realistisch en haalbaar? - Zijn de risico’s aanvaardbaar (financieel, aansprakelijkheid, imago, belangenverstrengeling, vertraging in uitvoering)? - Is er voldoende draagvlak bij alle betrokkenen in de verbonden partij? - Zijn er naast het gezamenlijk belang ook belangen van de betrokkenen die tegenstrijdig kunnen zijn met het gezamenlijk belang? - Is het wenselijk voor een lange termijn een samenwerkingsverband aan te gaan? De antwoorden op bovenstaande vragen vormen het kader waarbinnen de samenwerking kan plaatsvinden.

1.6

Succesfactoren

Voor succesvolle regionale samenwerking hanteren we de volgende voorwaarden: • • • • • •

Regionale samenwerking is blijvend en logisch onderdeel van het werk van raad, bestuur en college Organiseer regionale samenwerkingen vanuit en ten behoeve van maatschappelijke opgaven Het met regelmaat trainen en werken aan bewustwording van raad, bestuur en organisatie Investeer in regionale relaties, elkaar kennen en het delen en uitwisselen van belangen Organiseer de governance zo licht als mogelijk en volgend aan de maatschappelijke opgave Vertrouw op andere partners; inzet op enkele onderwerpen is effectiever dan op alles een beetje Bron: Eindverslag VNG verenigingsdialoog regionale samenwerking

Deze voorwaarden zijn van belang bij het aangaan van een samenwerking, maar ook moeten we bestaande samenwerkingsverbanden hier kritisch op blijven toetsen. Op deze manier kunnen wij beter sturing geven aan onze regionale samenwerkingsverbanden.

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

8 / 54

2.

Soorten samenwerking

Bij een keuze voor regionale samenwerking denken we na over de manier waarop we invulling willen geven aan de samenwerking. Bij samenwerking zijn verschillende vormen, typen en soorten mogelijk. • privaat- of publiekrechtelijk (rechtsvorm) • verbonden partijen (financiële en bestuurlijke betrokkenheid) • strategisch, tactisch, operationeel (thema) • beleidsarm of rijk; uitvoering of ontwikkeling (beleid) • gesloten beurzen, gem. bijdrage, inkoop, subsidie (financiën) • bestuurlijke tafel, ambtelijke samenwerking; raads- of collegeregelingen (of gemengd), publiek en privaat (of gemengd), met inwoners, maatschappelijke organisaties (naar deelnemer) • verplicht, vrijwillig (keuzevrijheid) • bovenlokaal, regionaal (schaal) • licht, zwaar, enkel- en meervoudig (complexiteit) • netwerk, modulair (gebondenheid) • kennisdeling, afstemming, netwerksamenwerking, opdracht of overdracht van taken (intensiteit, zwaarte) Bij de keuze voor de vorm staat de maatschappelijke opgave centraal. Dat betekent dat de gemeente de vorm van samenwerken kiest waarmee de beste resultaten worden bereikt.

Een veel voorkomende vorm voor een gemeente is de bestuurlijke samenwerking. Voor deze manier van samenwerken zijn verschillende mogelijkheden: 1. Afstemmingsorganisatie; 2. Netwerkconstructie; 3. Zelfstandige organisatie.

9 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

De samenwerkingsvorm die wordt gekozen heeft betrekking op de grip die bestaat op de samenwerking en heeft ook juridische gevolgen. De organisatorische indeling van de samenwerking staat los van de juridische constructie waarvoor wordt gekozen. Voor alle drie de vormen van samenwerking geldt dat deze op publiekrechtelijke als privaatrechtelijke leest kan worden geschoeid. Het enige onderscheid tussen publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtsvormen bij afstemmings- of netwerksamenwerking is de positie van de gemeenteraad bij de besluitvorming om tot een samenwerkingsverband te komen. Bij een zelfstandige organisatie zijn er meer gevolgen voor het verschil tussen publiekrecht en privaatrecht. Bij privaatrecht is de invloed van de raad minder groot dan bij publiekrecht. Dit heeft te maken met de positie van de gemeenteraad bij de besluitvorming om tot samenwerking te komen. De verschillende vormen maken het mogelijk de zwaarte van het organisatorisch verband af te stemmen op de aard van de gezamenlijk te behartigen taken/ belangen. In het volgende hoofdstuk gaan we verder in op verbonden partijen. Dit zijn zelfstandige organisaties met een publiekrechtelijk of privaatrechtelijk karakter (zie bovenstaande afbeelding).

2.1

Verbonden partijen

Het oprichten van een samenwerkingsverband gebeurt op verschillende manieren. Een veel gebruikte vorm is een verbonden partij. Dit is een zelfstandige organisatievorm met eigen rechtspersoonlijkheid. Omdat de wet specifieke eisen stelt aan samenwerking in verbonden partijen gaan we in dit hoofdstuk hier uitgebreider op in.

2.1.1 Wat is een verbonden partij Verbonden partijen voeren beleid uit dat de gemeente ook zelf kan (blijven) uitvoeren. De gemeente kiest er echter voor om de uitvoering van dat beleid over te laten aan de verbonden partij. De verbonden partij is hiermee een belangrijke partner in het realiseren van doelen, maar de gemeente blijft uiteindelijk wel verantwoordelijk voor het realiseren van de beoogde doelstellingen. Verbonden partijen zijn organisaties waaraan de gemeente zich bestuurlijk en financieel verbindt. Verbonden partijen bestaan uit deelnemingen door de gemeente in gemeenschappelijke regelingen, NV’s, BV’s, stichtingen, verenigingen, coöperaties en Publiek Private Samenwerking constructies.

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

10 / 54

Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) waarin algemene regels voor de verantwoording door gemeenten en provincies staan, geeft de volgende definitie.

Een verbonden partij [is] een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Van een financieel belang is sprake als de gemeente een bedrag ter beschikking heeft gesteld aan een verbonden partij en dit bedrag niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, ofwel het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Bestuurlijk belang is zeggenschap, ofwel via vertegenwoordiging in het bestuur ofwel via stemrecht. Er is sprake van bestuurlijk belang als een bestuurder of een ambtenaar van de gemeente namens de gemeente in het bestuur van de partij plaatsneemt, of namens de gemeente stemt. Bij alleen een benoemingsrecht of een voordrachtsrecht (de gemeente mag een bestuurder of commissaris in de organisatie benoemen of voordragen) is er geen sprake van een verbonden partij. Naast de BBV is het wettelijk kader voor samenwerking in verbonden partijen vastgelegd in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de Gemeentewet (bijlage 1). In de gemeenschappelijke regeling zelf van het samenwerkingsverband kunnen, binnen de Wgr passende, specifieke afspraken worden vastgelegd zoals de samenstelling van de besturen en de stemverhoudingen.

2.1.2 Niet verbonden partijen Er zijn ook relaties met partijen die niet onder het begrip “verbonden partijen” vallen. De volgende situaties zijn dan te onderscheiden: • er is wel sprake van een financiële betrokkenheid, maar niet van een financieel belang; • er is sprake van uitsluitend een financieel belang; • er is sprake van uitsluitend een bestuurlijk belang; • er is sprake van een financieel belang en van een bestuursfunctie op persoonlijke titel. Er is ook nog een tussenvorm, bijvoorbeeld wanneer een wethouder lid is van een bestuur en de gemeente verstrekt subsidie aan die organisatie. In de betekenis van de definitie is dat geen financieel belang, omdat de gemeente bij een faillissement niet aansprakelijk is voor de schulden van de organisatie. Het vorenstaande houdt in dat er een groot aantal gelieerde organisaties is, waarvan de zuivere verbonden partijen slechts een deel uitmaken. Voor een belangrijk deel kunnen de uitgangspunten van en aandacht voor de elementen sturing, verantwoording, toezicht en controle ook in de relatie naar niet verbonden partijen worden vastgehouden. Iets wat in de huidige bestuurspraktijk in meer of mindere mate al gebeurt.

11 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

2.2

Goed bestuur

Code Tabaksblat Op private verbonden partijen is de Code Tabaksblat (2003) van toepassing. De Code Tabaksblat bevat zowel principes als concrete bepalingen die de bij een vennootschap betrokken personen (onder andere bestuurders en commissarissen) en partijen (onder andere institutionele beleggers) tegenover elkaar in acht zouden moeten nemen. Indien er sprake is van vertegenwoordiging van de gemeente in een privaatrechtelijke rechtspersoon, dan beschouwt de gemeente de principes en de bepalingen van de Code Tabaksblat als belangrijke leidraad voor de governance. Good Governance bij gemeenschappelijke regelingen De Code-Tabaksblat geldt in principe niet voor publiekrechtelijke rechtspersonen. De vijf beginselen van goed bestuur zoals die zijn benoemd en beschreven door de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) kunnen worden gezien als de publieke tegenhanger van de Code Tabaksblat.

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

12 / 54

3.

Oprichtingskader

In hoofdstuk 1 is al ingegaan op de visie, doelstellingen en uitgangspunten van de gemeente Baarn voor regionale samenwerking. Wanneer de gemeente het voornemen heeft om deel te nemen in een verbonden partij moet er een proces doorlopen worden waarin zowel raad als college hun eigen bevoegdheden hebben.

3.1 Aangaan van een verbonden partij De beslissing tot deelname aan een verbonden partij en ook de aansturing van de verbonden partij behoort primair tot de bevoegdheid van het college. Een verbonden partij is immers een manier om een gemeentelijk doel te bereiken en daarmee is de beslissing tot deelname, inclusief de aansturing van de verbonden partij, een taak van het college. Een verbonden partij moet worden gezien als een collegeregeling. Deze primaire uitgangspunten zijn geregeld in artikel 160 van de Gemeentewet. De wet schrijft daarnaast voor dat de raad bepaalt wat bij de publieke taak hoort en hiertoe de kaders stelt. Daarom wordt de raad bij ieder voornemen tot deelname gevraagd een oordeel te vormen over de vraag of de activiteiten die de verbonden partij voor de gemeente gaat uitvoeren wel bij het publieke belang horen. Om dit vorm te geven beslist het college over deelname, nadat de raad zijn wensen en bedenkingen of zienswijze kenbaar heeft gemaakt en toestemming heeft verleend. Daarnaast stelt de raad kaders bij een concreet besluit tot deelname. Hierbij kan de raad aandacht besteden aan algemene uitgangspunten en aan de manier waarop de raad betrokken en geïnformeerd wil worden. Hierbij kan de raad bijvoorbeeld aanvullende eisen stellen aan de te leveren prestaties en de rapportage hierover.

Bij het aangaan van een deelname worden heldere en eenduidige afspraken gemaakt over de taken en bevoegdheden van alle betrokken partijen. De afspraken worden (verplicht) vastgelegd in gemeenschappelijke regelingen, statuten en/of samenwerkingscontracten. De rol van de bestuurlijke en ambtelijke functionarissen moeten duidelijk zijn en vrij van mogelijke (schijn van) belangenverstrengelingen in welke vorm dan ook. In Baarn hebben we alleen gemeenschappelijke regelingen die aangegaan zijn door het college (zgn. collegeregelingen). Dat betekent dat leden van het college vertegenwoordigd zijn in de besturen van de gemeenschappelijke regelingen. Raadsleden hebben hierin een kaderstellende en controlerende taak.

: kaders en toestemming 1.

2. 3.

4.

De gemeenteraad wordt betrokken bij het voornemen tot deelname aan een Verbonden partij. - Alleen deelname bij publiek belang. - Oordeel vormen over of activiteiten die de verbonden partij gaat uitvoeren passen binnen het publieke belang. De gemeenteraad is betrokken bij het afwegingsproces. De gemeenteraad stelt kaders bij een concreet besluit tot deelname. - Algemene uitgangspunten; - De manier waarop de gemeenteraad betrokken en geïnformeerd wil worden. - De gemeenteraad wordt eerst in de gelegenheid gesteld een zienswijze in te dienen op de ontwerpregeling. Daarna verleent de gemeenteraad toestemming voor deelname aan een Verbonden partij. Na toestemming van de gemeenteraad, beslist het college over deelname aan de verbonden partij.

13 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

College: voorstel deelname en afweging 1.

Het college maakt in voorstel tot deelname een goede afweging op onderstaande onderwerpen: - Doel en motivering om verbonden partij aan te gaan. - Rechtsvorm van de Verbonden partij. - Vertegenwoordiging vanuit de gemeente Baarn. - Financiële aspecten: zijn de financiële risico’s in kaart gebracht en voldoende onderbouwd? - Juridische aspecten: voldoet de verbonden partij aan wet- en regelgeving?

2.

In het afwegingsproces moet naar voren komen welke rechtsvorm de voorkeur geniet. • Bij de keuze voor de vorm staat de maatschappelijke opgave centraal. Dat betekent dat de gemeente de vorm van samenwerken kiest waarmee de beste resultaten worden bereikt. • De gemeente participeert uitsluitend in privaatrechtelijke rechtsvormen als de betreffende taak niet vanuit een publieke rechtsvorm kan worden uitgevoerd. Van belang is of de overheid een vergelijkbaar resultaat kan bereiken door de publiekrechtelijke regeling te gebruiken. De verschillende rechtsvormen zijn terug te vinden in bijlage 2. • Ten aanzien van de gekozen rechtsvorm zal bijzondere aandacht moeten zijn voor: o mogelijkheid tot democratische controle en beïnvloeding; o adequate controle en verantwoording en openbaarheid van bestuur; o effectieve en doelmatige verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen gemeente en de betreffende organisatie;

3.

Het college gaat de relatie met een verbonden partij aan: - Nadat de gemeenteraad in de gelegenheid is gesteld een zienswijze te geven en daarna toestemming heeft verleend. De goedkeuring door de gemeenteraad kan slechts onthouden worden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

14 / 54

4.

Sturings- en beheerskader

Als de gemeente deelneemt aan een verbonden partij zet zij zich in als goed bestuurder daarvan. Goed Bestuur houdt in dat er een hechte samenhang moet zijn tussen sturen, beheersen, toezicht houden en verantwoorden. Dit hoofdstuk gaat erover wat dat voor de gemeente inhoudt. Dit wordt uitgewerkt aan de hand van het veel gebruikte begrip governance.

4.1

Governance-instrumentarium

Governance omvat processen, gewoontes, beleid, wetten en regels die van betekenis zijn voor de manier waarop mensen een organisatie sturen, besturen, beheersen en controleren. Governance heeft ook betrekking op de relaties tussen de verschillende actoren (stakeholders) en de doelen van de organisatie. In deze tijd van toenemende complexiteit in de samenleving en de grotere schaal waarop veel organisaties werken is er een groeiende behoefte aan verantwoording en transparantie. “Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van een organisatie, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen, en het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden” Bron: ministerie van Financiën De gemeente wil dat partijen de besturing en beheersing van de taakuitvoering zodanig hebben ingericht of inrichten) dat: • op basis van met de gemeente (en met eventuele andere partners) gemaakte afspraken richting wordt gegeven aan realiseren van beleidsdoelen (sturen); • maatregelen en procedures worden ingevoerd en gehandhaafd zodat de bestuurders de zekerheid krijgen dat de organisatie blijvend de goede richting uitgaat (beheersen); • informatie wordt verschaft over de taakuitvoering (verantwoorden); • waardoor de gemeente (en eventuele andere partners) in staat

gesteld wordt om te toetsen dat de beleidsdoelen worden gerealiseerd en ook dat de taakuitvoering aan specifiek gestelde eisen voldoet (toezicht houden). De onderlinge samenhang tussen de deelprocessen wordt weergegeven in onderstaande figuur.

De vier deelprocessen van governance zijn te verdelen over twee oriëntatierichtingen: interne of externe organisatie, voor de korte of lange termijn. In elk kwadrant kan een deelproces worden geplaatst. Een dimensie die door dit schema heenloopt en alle vier deelprocessen van governance raakt, is die van risicomanagement.

15 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

4.1.1

Sturen

Het sturen bestaat uit alle activiteiten waarbij de gemeente richting geeft aan de verbonden partij. De kracht van sturing ligt in het op tijd maken en contractueel vastleggen van outputafspraken. Als heldere afspraken vooraf worden gemaakt en vastgelegd, kan de gemeente gedurende het begrotingsjaar bijsturen. De volgende aspecten zijn van belang bij het opstellen van een contract: - Aanwezigheid van duidelijke beleidskaders, meerjarenplannen (wat wil de gemeente?); - Werken met transparante meerjarige begrotingen van de verbonden partijen (wat biedt de verbonden partij?); - Werken met heldere outputafspraken en expliciete en liefst gekwantificeerde meerjarendoelstellingen (wat krijgt de gemeente?); - Benoemen en verdelen van de dienstverleningsrisico’s (financieel en bestuurlijk); - Het verwerken van voorwaarden en richtlijnen (wat zijn de afspraken?). In het contract komt de nadruk te liggen op de te realiseren resultaten. De sturing vindt met name plaats op de financiën en de kwalitatieve afspraken, waarbij de bedrijfsvoering randvoorwaardelijk is.

4.1.2

Beheersen

Beheersen bestaat uit een stelsel van maatregelen en procedures waardoor de gemeente meer in control komt. Het moet leiden tot borging van de beleidsdoelstellingen en de realisatie van in het contract vastgelegde afspraken. De verbonden partijen waarin Baarn participeert, lopen sterk uiteen in (financiële) omvang en vorm. Hierdoor variëren ook de gemeentelijke belangen en risico’s sterk. Het toezichtarrangement dient er binnen de organisatie toe om op basis van een risicoanalyse vorm en inhoud te geven aan de aansturing, het beheer en de control van de specifieke, financiële en bestuurlijke relatie. Het toezichtarrangement zorgt ervoor dat kansen en bedreigingen bij verbonden partijen tijdig worden gesignaleerd en dat hierop adequaat wordt gereageerd. De inschatting van het financieel risico is input voor het bepalen van het financieel belang bij de prioritering van de regionale samenwerkingsverbanden. Op basis van de risicoanalyse worden de verbonden partijen ingedeeld in verschillende pakketten. Hoe groter het bestuurlijk en/of financieel belang bij een verbonden partij, hoe intensiever de sturing op de partij en de informatievoorziening aan de gemeenteraad. Bij de analyse geldt net als bij het afwegingskader dat het geen digitaal instrument is dat onafwendbaar tot een bepaalde keuze moet leiden.

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

16 / 54

Om te komen tot sturing die recht doet aan de omvang en risico’s van de verbonden partij, werken wij met drie pakketten: (1) het Basispakket, (2) het Pluspakket en (3) het Aanvullend pluspakket. ▪

Basispakket. Het basispakket is op iedere verbonden partij van toepassing. Voor verbonden partijen waarbij wij weinig bestuurlijke en financiële risico’s lopen, blijft dit het enige pakket.

▪

Pluspakket. Verbonden partijen waarbij wij een gemiddeld/hoog risico lopen, worden ingedeeld in het plus pakket. Dit pakket is een aanvulling op het basispakket.

▪

Aanvullend pluspakket. Verbonden partijen waarbij wij een hoog bestuurlijk en financieel risico lopen worden ingedeeld in het aanvullende plus pakket. Dit pakket is een aanvulling op het basis- en pluspakket.

In bijlage 3 wordt een nadere omschrijving gegeven van de pakketten, de wijze waarop verbonden partijen worden ingedeeld en de sturing en beheersing hiervan. Het sturen op verbonden partijen door middel van vaststelling van het risicoprofiel leidt tot eenduidigheid in de aansturing van diezelfde verbonden partijen. Dat neemt niet weg dat er ook situaties kunnen voorkomen waarbij direct ad hoc maatregelen toegepast dienen te worden. Met andere woorden; bovenstaande werkwijze mag niet leiden tot een inflexibele werkwijze waarbij het na het vaststellen van het risicoprofiel tussentijds niet meer mogelijk is om aanvullende maatregelen direct in te zetten. Bepaalde situaties vragen om een directe actie. Tegelijkertijd betreft dit uitzonderingsgevallen en is bovengenoemde werkwijze erop gericht om niet alles over te laten aan de ‘waan van de dag’.

4.1.3 Verantwoorden De verbonden partijen zijn verplicht over alle gedelegeerde en gemandateerde taken en bevoegdheden informatie te verschaffen aan het college. Op basis hiervan controleren wij in hoeverre taken in overeenstemming met de afspraken zijn uitgevoerd en wat de financiële situatie is van de verbonden partij. Om invloed uit te kunnen oefenen op de begroting van de verbonden partijen is het belangrijk dat de planningen controlcyclus van de verbonden partij aansluit op die van de gemeente(n). Met oog hierop stuurt het college bij publiekrechtelijke participaties op aansluiting van deze cycli. Dit betekent bijvoorbeeld dat externe bestuursrapportages/jaarrekeningen van gemeenschappelijke regelingen op tijd beschikbaar moeten zijn voor behandeling in de gemeenteraad en het college en verwerking in de lokale p&c-producten. In bijlage 5 is een tijdslijn opgenomen ten aanzien van de p&c- producten van verbonden partijen. Net als de gemeentelijke programma’s moeten de verbonden partijen verantwoording afleggen. De verantwoording bestaat uit twee aspecten: de rechtmatigheid van de bestedingen en de effectiviteit en efficiëntie. In de jaarrekening en begroting wordt de relevante informatie (conform Besluit begroting en verantwoording) van de verbonden partijen opgenomen in de paragraaf verbonden partijen.

Uit deze informatie blijken de (verwachte) financiële resultaten en de ontwikkelingen in het afgelopen jaar c.q. het komende jaar. Wanneer de verbonden partij van mening is dat een hogere bijdrage van de gemeente noodzakelijk is, levert zij een verzoek hiertoe vroegtijdig in bij de gemeente zodat dit verzoek meegenomen kan worden bij de vaststelling van de Perspectiefnota. De rechtmatigheid kan worden getoetst op basis van het (financiële) jaarverslag, inclusief goedkeurende accountantsverklaring, en bij eindafrekening van het contract.

17 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

4.1.4 Toezicht houden Bij een deelneming in een verbonden partij is het de taak van het college om zicht te houden op uitvoering, prestaties, kosten en risicobeheersing. Voor alle partijen is het van belang dat de continuïteit van de verbonden partij wordt gewaarborgd. Het toezicht richt zich daarom niet alleen op marginale toetsing van kwaliteit en inhoudelijke risico’s, maar vooral ook op de balanspositie (onder andere solvabiliteit en liquiditeit) van de verbonden partij, dus op het financiële vlak. Het college verwerft zonodig informatie en benut mogelijkheden tot bijsturing van beleid op basis waarvan de samenwerking met de verbonden partij zo effectief en efficiënt mogelijk wordt ingevuld. De wijze waarop toezicht wordt gehouden op het effectief en efficiënt realiseren van de met de deelneming beoogde doelstellingen dient onderdeel te zijn van de motivering van het besluit tot deelname. Hierbij geldt als primair uitgangspunt dat de interne beheersing de verantwoordelijkheid is van de betreffende organisatie zelf en dat deze organisatie volgens vooraf vastgestelde richtlijnen verantwoording aflegt aan haar bestuur. Toezicht vanuit de gemeente onderscheidt zich in twee vormen: - Rechtstreeks toezicht door middel van deelname in een toezichthoudend orgaan, bv. Raad van Commissarissen/Raad van Toezicht e.d.

Het zitting nemen in de Raad van Commissarissen/Raad van Toezicht kan een doeltreffend middel zijn om toezicht te houden op bestuurlijke participaties of overige verbonden partijen. Het staat het college echter vrij om elke vorm van toezicht te kiezen onder de eerder vermelde voorwaarde van het vermijden van belangenverstrengeling in welke vorm dan ook. Er dient bij deze vorm van toezicht gewaarborgd te zijn dat er voldoende informatie-uitwisseling bestaat tussen de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. - Indirect toezicht door middel van de door de gemeente van toepassing geachte control instrumenten. Iedere bestuurlijke participatie en overige verbonden partij is, voor zover in rechte afdwingbaar, onderworpen aan de volgende binnen de gemeente gehanteerde control instrumenten: jaarlijks opstellen van een (meerjaren-) begroting. periodiek opstellen van rapportages ten behoeve van het gemeentebestuur; jaarlijks opstellen van een jaarverslag en jaarrekening. reguliere of ad hoc onderzoeken gericht op het vaststellen van de effecten van het gevoerde beleid. De raad controleert of het college dit toezicht binnen de gestelde kaders uitvoert. De gemeentelijke begroting en het jaarverslag vormen de basis voor deze controle.

4.2 Toetsingscriteria jaarstukken Om de kwaliteit en de onderlinge vergelijkbaarheid van de raadsvoorstellen te bevorderen zijn toetsingscriteria opgesteld. Bij het formuleren van de toetsingscriteria hebben we niet alleen gekeken naar de financiële situatie van de verbonden partij, maar ook naar de cijfers en de maatschappelijke effecten. Dit is van belang omdat op deze manier de verbonden partijen, als verlenging van het openbaar bestuur, bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente Baarn.

4.2.1 Beleidsinhoudelijke toetsingscriteria Om tot toetsingscriteria te komen voor beleid hebben we gekeken naar de verhouding van de beleidsvoornemens van de verbonden partij en of deze in overeenstemming en aanvullend is met het lokaal beleid. Ook is gekeken naar de oorspronkelijke opdracht waarmee de verbonden partij is opgericht en of de

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

18 / 54

werkzaamheden worden verricht in overeenstemming met de opdracht. Dit heeft geleid tot de volgende criteria:

1. 2.

Zijn de voorgestelde activiteiten en beleidsvoornemens van de verbonden partij conform de oorspronkelijke afspraken met de verbonden partij? Dragen de voorgestelde activiteiten en beleidsvoornemens van de verbonden partij bij aan het beleid van de gemeente Baarn?

4.2.2 Financiële toetsingscriteria We hanteren de volgende financiële toetsingscriteria:

1. Ontwikkeling/ overzicht van de bijdrage aan de verbonden partij ten opzichte van de gemeentelijke begroting. Deze ontwikkeling wordt inzichtelijk gemaakt door 3 jaar achteruit en 2 jaar vooruit te kijken; 2. Ontwikkeling van de balanspositie, met betrekking tot de liquiditeit, solvabiliteit en reservepositie, afgezet tegenover de afspraken hierover met de verbonden partij; 3. Stand van zaken van de exploitatie- en projectkosten ten opzichte van het nieuw/afgesproken beleid.

Deze toetsingscriteria worden opgenomen in de raadvoorstellen bij de jaarstukken verbonden partijen.

19 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

5.

Rollen bij verbonden partijen

De gemeente heeft, zodra de samenwerking is aangegaan, verschillende rollen in haar relatie met de verbonden partij. In dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij de verschillende aspecten van het onderhouden van een relatie met een verbonden partij door de gemeente. Er is aandacht voor de verschillende rollen die de gemeente, bestuurders en ambtenaren kunnen vervullen, de risico’s en wat de mogelijkheden voor sturen, beheersen, verantwoorden en het houden van toezicht zijn.

5.1 Verschillende rollen: opdrachtgever, eigenaar en klant bij publiekrechtelijke verbonden partijen Ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen vervult de gemeente verschillende rollen. De gemeente is eigenaar van de gemeenschappelijke regeling en tegelijkertijd fungeert de gemeente ook als opdrachtgever richting de opdracht nemende regionale organisatie. Ook kan de gemeente klant zijn. In de onderstaande afbeelding zijn de verschillende rollen van de gemeente weergegeven.

De gemeente kan eigenaar zijn van de verbonden partij. Vanuit dit belang is de gemeente gebaat bij een partij die geen problemen heeft met de continuïteit. Gezien het eigendom heeft de gemeente baat bij zeggenschap. Dit betekent dat de gemeente bij de verbonden partij kan ingrijpen wanneer realisatie van de beoogde maatschappelijke effecten in gevaar komt. Deze mogelijkheid is beperkt als de organisatie niet helemaal in handen is van de gemeente. De gemeente wil een aantal effecten bewerkstelligen. Aan deze effecten liggen de gemeentelijke doelstellingen ten grondslag. Daarvoor is nodig dat een aantal producten en/ of diensten wordt geleverd. Indien dit wordt weggelegd bij een verbonden partij treedt de gemeente op als opdrachtgever. Als de gemeente producten of diensten afneemt van een verbonden partij treedt de gemeente op als klant.

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

20 / 54

In onderstaand overzicht volgt een korte toelichting per rol. Eigenaar In de rol van eigenaar: - stelt de gemeente kaders vast voor de verbonden partij en houdt toezicht op de naleving ervan; - bewaakt de continuïteit van de verbonden partij; - bewaakt het financiële belang in de verbonden partij en de daarmee samenhangende risico’s. Opdrachtgever In de rol van opdrachtgever: - formuleert de gemeente de te leveren prestaties, producten of diensten; - gaat de gemeente contracten aan en maakt zij afspraken over levering; - bewaakt de gemeente de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde producten of diensten; - bewaakt de gemeente de prijsstelling door de verbonden partij; - evalueert de gemeente periodiek het functioneren van de verbonden partij. Klant De gemeente is klant wanneer zij een product of dienst afneemt zoals bijvoorbeeld het inwinnen van advies, het volgen van scholing of het inhuren van deskundigheid in een projectteam.

Verschillende rollen wethouder/burgemeester in college en in GR-bestuur De burgemeester en wethouders hebben verschillende rollen als zij lid zijn van een bestuur van een samenwerkingsverband op basis van een gemeenschappelijke regeling. Enerzijds staan zij voor het gemeentelijk belang, maar anderzijds dienen zij als bestuurder (AB-lid, DB-lid) van een samenwerkingsverband primair de belangen van het samenwerkingsverband. Het collegelid behartigt met de andere bestuurders de belangen van het samenwerkingsverband (als eigenaren van het samenwerkingsverband), maar dat kan botsen wanneer die belangen conflicteren met de belangen van de eigen gemeente. Het collegelid kan ook zitting nemen in het dagelijks bestuur van een verbonden partij. Het dagelijks bestuur van een verbonden partij is opdrachtnemer van de besluiten die zijn genomen in het algemeen bestuur. In die situatie heeft het collegelid drie rollen tegelijkertijd: eigenaar, opdrachtgever én opdrachtnemer. De rol van opdrachtnemer ligt echter formeel bij de verbonden partij, niet bij het college van B&W. Als DB-lid kan je invloed uitoefenen door bijvoorbeeld bepaalde onderwerpen te agenderen. Als een collegelid DB-lid is heeft de accounthouder van de verbonden partij hierin ook een adviserende rol.

Bij de meeste verbonden partijen is de eigenaarsrol en opdrachtgeversrol door dezelfde portefeuillehouder ingevuld, de verantwoordelijke portefeuillehouder. Een mogelijke werkwijze is het scheiden van de toezichthoudende rol (eigenaarsrol) en het opdrachtgeverschap. In Baarn kiezen we daar niet voor, onder meer vanwege de specifieke deskundigheid en bestaande contacten van de verantwoordelijk portefeuillehouder. Daarom vindt het college het van belang om de financiële en beleidsinhoudelijke interactie tussen gemeente en verbonden partij inzichtelijk te maken. De rekenkamercommissie heeft in haar rapport de aanbeveling gedaan om alle vergaderstukken van het Algemeen Bestuur van alle gemeenschappelijke regelingen te behandelen in het college. Het college heeft in haar bestuurlijke reactie aangegeven dat besluiten, voorstellen en adviezen over majeure onderwerpen tijdig gedeeld worden in de collegevergadering. Daarnaast kan het college afspraken maken over mogelijke integriteitsvraagstukken. Bijvoorbeeld door het oordeel over een besluit aan het college te laten. Het kunnen verantwoorden van keuzes vanuit de dubbele verantwoordelijkheid is een belangrijke opgave voor de bestuurder.

21 / 54

Nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2025

5.2

De rollen van de gemeenteraad

Het college faciliteert de gemeenteraad in het uitoefenen van de kaderstellende en controlerende rol bij verbonden partijen. Daarnaast heeft de gemeenteraad zelf ook mogelijkheden om effectiever invulling te geven aan haar rollen. 1.

De gemeenteraad stelt vierjaarlijks de nota Regionale samenwerking en verbonden partijen vast. In de nota staat omschreven hoe de gemeente omgaat met regionale samenwerking en verbonden partijen.

2.

Op verzoek van de gemeenteraad kan er een overleg plaatsvinden om de sturing en beheersing op de verbonden partijen te evalueren. Het gaat om het evalueren van de interne werkwijze rondom risicoanalyse, risicoprofielen en bijbehorende stuur- en beheersinstrumentarium. Dit overleg kan eventueel gecombineerd worden met het overleg over de zienswijzen bij de kadernota’s en begrotingen van de verbonden partijen.

3.

De gemeenteraad stelt jaarlijks het risicoprofiel per verbonden partij opnieuw vast. Het risicoprofiel wordt opgenomen in de paragraaf Verbonden partijen in de programmabegroting en de gemeenteraad stelt het risicoprofiel vast bij het goedkeuren van de programmabegroting. Afhankelijk van het risicoprofiel heeft de gemeenteraad beschikking over een aantal aanvullende kaderstellende en controlerende instrumenten die een meer intensieve sturing mogelijk maken (bijlage 3).

4.

Kaderstellende rol: om deze rol in relatie tot een verbonden partij uit te voeren, maakt de gemeenteraad gebruik van de stuur- en beheersinstrumenten: ▪ Zienswijze bij de kadernota van de verbonden partij. De kadernota’s moeten voor 31 januari bij de gemeenten binnen zijn. Het college heeft de taak om hierop aan te dringen bij de verbonden partijen. De gemeenteraad heeft dan voldoende tijd om een zienswijze in te dienen bij het algemeen bestuur van de verbonden partij. Het is hierbij overigens aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling wat zij met deze zienswijzen doet; ▪ Zienswijze bij overige in de gemeenschappelijke regeling opgenomen besluiten. ▪ Zienswijze bij de begroting van de verbonden partij. Het college biedt de conceptbegrotingen van de verbonden partijen jaarlijks aan voor behandeling uiterlijk in de raad van juni. De conceptbegrotingen moeten voor 15 september bij de provincie liggen. ▪ Paragraaf Verbonden partijen. De gemeente is wettelijk verplicht om in de programmabegroting een paragraaf Verbonden partijen op te nemen met daarin doelstellingen en de bijdragen voor de verbonden partij voor het komende jaar.