20250619 Aanbiedingsbrief rekenkamerrapport - beleid in uitvoering

​ Visie sport en bewegen 2020 In de visie op sport en bewegen 2020 staat vermeld dat de nieuwe visie de onderlegger vormt voor gemeentelijke initiatieven in het kader van sport en bewegen. De gemeente vindt het belangrijk dat hun partners in de stad weten op welke manier zij hierbij betrokken kunnen worden. De directe aanleiding voor het opstellen van de visie staat niet expliciet vermeld in het stuk. In het raadsvoorstel van de visie staat benoemd dat er met het verlopen van de kadernotitie Sportstimulering 2012-2016 een wens is ontstaan voor een nieuwe gemeentelijke visie op sport en bewegen. Voor het opstellen van de visie heeft er eerst een analyse plaatsgevonden van de lokale, regionale en landelijke kaders en van de demografische ontwikkelingen in Almelo en de bijbehorende informatie over sporten, bewegen en gezondheid. Ook is er gekeken naar ontwikkelingen en trends op dit gebied.

| 22 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

De gemeente heeft in het stuk een langetermijnvisie opgesteld met betrekking tot sport en bewegen, met als doel een vitale en sportieve samenleving voor alle inwoners. Sport en bewegen moeten centraal staan en bijdragen aan zowel de gezondheid als de maatschappelijke participatie. De gemeente onderscheidt hierbij twee stromingen: sport als doel en sport als middel. Vervolgens worden de ambities van de gemeente Almelo met betrekking tot sport en bewegen benoemd in tien punten. Hierbij gaat het onder andere om het stimuleren van sportverenigingen om zich breder te ontwikkelen, via activiteiten en investeringen in sport bijdragen aan een vitale en sportieve samenleving, en met het sportaanbod aansluiten bij de veranderende bevolkingssamenstelling. Deze ambities worden vervolgens gekoppeld aan zes thema’s, waaronder sportinfrastructuur, topsport en talentontwikkeling, en inclusief sporten en bewegen. Per thema beschrijft de gemeente vervolgens wat ze gaat doen. Deze activiteiten wisselen van concrete projecten tot het onderzoeken van mogelijkheden of het inzetten op samenwerking. Daarbij wordt niet vermeld op welke termijn deze activiteiten ondernomen gaan worden. De uitwerking hiervan ligt bij Sportbedrijf Almelo dat verantwoordelijk is voor de uitvoering.

Er wordt wel benoemd hoeveel geld er beschikbaar is voor het eerste jaar waar de visie betrekking op heeft, voor de opvolgende jaren moet de raad het budget vaststellen via de reguliere P&C-cyclus.

​ Beleidsplan schuldhulpverlening Almelo 2020-2023 In het beleidsplan schuldhulpverlening Almelo 2020-2023 staat beschreven dat de gemeente op basis van de Wgs (Wet Gemeentelijke Schuldhulpverlening) een wettelijke taak heeft om mensen met schulden te helpen. Daarnaast staat in het raadsvoorstel van het beleidsplan benoemd dat de gemeenteraad volgens de Wgs elke vier jaar een plan moet vaststellen dat richting geeft aan de integrale schuldhulpverlening van de gemeente. In het voorstel zelf worden ook de juridische kaders waarbinnen het beleidsplan valt geschetst. Er worden geen risico’s geschetst of vraagstukken beschreven. De missie die geformuleerd staat in het beleidsplan schuldhulpverlening richt zich op het bieden van perspectief aan inwoners door middel van schuldhulpverlening. Vervolgens formuleert de gemeente de visie om in 2023 minder inwoners te hebben met schulden. Aan de hand van zes doelstellingen zet de gemeente uiteen hoe zij deze visie wil bereiken. Het gaat hierbij onder andere om het leveren van maatwerk in het aanbod van schuldhulpverlening, het inzetten op meer vroegsignalering en preventie van de schuldenproblematiek, een vermindering van maatschappelijke problematiek en kosten en een vermindering van de instroom in bewindvoering en een vergroting van de uitstroom.

Bij twee van de zes doelstellingen wordt het beoogde effect met daarbij een tijdspad gespecificeerd. Door het inzetten van schuldenspecialisten verwacht de gemeente bijna ​ € 150.000 te besparen in een half jaar tijd. Daarnaast zet de gemeente in op een daling van 15% van het aantal mensen dat bijzondere bijstand voor bewindvoering krijgt in de periode tussen 2019 en 2023. Voor het behalen van de zes doelstellingen worden verschillende instrumenten benoemd en beknopt beschreven hoe deze eruit zien. Verder geeft de gemeente aan dat de effectiviteit van het gestelde beleid wordt bepaald door het verzamelen van gegevens over de uitvoering van het plan en de behaalde resultaten.

| 23 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

Er wordt een aantal indicatoren genoemd, waaronder het aantal aanmeldingen en intakes, het aantal crisisinterventies en het aantal recidivisten. Er wordt daarbij niet vermeld hoe deze indicatoren gemeten en gerapporteerd gaan worden en op welke termijn dit gaat gebeuren. Het is onduidelijk of de evaluatie die in 2020 twee keer dient plaats te vinden betrekking heeft op de genoemde indicatoren of dat de evaluaties anders worden vormgegeven. Het benodigde budget is opgenomen in het beleidsplan en er wordt aangegeven dat dit voorstel geen financiële gevolgen heeft omdat schuldhulpverlening binnen het huidige budget wordt uitgevoerd en de intensivering van het Schuldenlab gedekt wordt uit het programmabudget Economie en participatie.

3.3 Beleidsvaststelling aan de hand van BOB-model Inrichting van het algemene proces Het vaststellen van beleid is niet vastgelegd op papier. Uit de gevoerde gesprekken is gebleken dat het op twee manieren gebeurt in de gemeente Almelo. Indien het beleid is opgesteld naar aanleiding van een verordening, dan moet het beleid worden vastgesteld door de gemeenteraad. Andere beleidsstukken worden voorgelegd aan het college en kunnen worden vastgesteld via een collegebesluit. De gemeenteraad wordt geïnformeerd over dit collegebesluit via een raadsinformatiebrief. Vervolgens kan de raad besluiten om het beleidsstuk te agenderen. Betrokkenen geven aan dat het afhankelijk is van het onderwerp of dit gebeurt. Hierna kan het beleidsstuk in drie politieke beraden (het BOB-model) besproken worden met de gemeenteraad. Het gaat hierbij om een beeldvormend beraad, gevolgd door een oordeelsvormend beraad, met afsluitend een besluitvormend beraad. Niet elk beleidsstuk doorloopt het gehele BOB-model. Sommige stukken hebben geen beeldvormend of oordeelsvormend beraad voordat het besluitvormende beraad plaatsvindt. De werkvorm bij beeldvormende beraden is vrij. Er kunnen presentaties worden gegeven over de inhoud en de raad heeft de mogelijkheid om technische vragen te stellen.

Ook is hier ruimte voor experts, inwoners en andere betrokkenen om hun mening te geven over het onderwerp en met de raad in gesprek te gaan. Deze inrichting van de beeldvormende beraden heeft als doel om inwoners meer te betrekken bij de zaken die spelen in de gemeente, maar uit de gesprekken met betrokkenen van zowel de ambtelijke kant als de kant van de raad komt naar voren dat dit onvoldoende lukt. Tijdens de oordeelsvormende beraden gaat de gemeenteraad in gesprek met het college over het beleidsstuk, waarna er nog aanpassingen aan het stuk gedaan kunnen worden. Vervolgens gaat de gemeenteraad nogmaals met het college en met elkaar in gesprek over het stuk tijdens het besluitvormende beraad en wordt er gestemd over het stuk. Hiermee wordt het beleidsstuk al dan niet vastgesteld door de gemeenteraad.

Rol van de raad bij beleidsvaststelling bemoeilijkt door o.a. grote hoeveelheid informatie en parallelle politieke beraden Uit gesprekken met een afvaardiging van de gemeenteraad blijkt dat raadsleden het lastig vinden om alle informatie met betrekking tot beleidsstukken tot zich te nemen. De hoeveelheid en de lengte van de stukken spelen hierbij een rol. Daarnaast kunnen de politieke beraden waarin de stukken besproken worden parallel aan elkaar plaatsvinden, en zeker voor eenmansfracties is het daardoor niet mogelijk om overal bij aanwezig te zijn. Het is voor raadsleden ook niet altijd duidelijk wie er wordt uitgenodigd voor beeldvormende

| 24 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

beraden. Het BOB-model is recentelijk aangepast en dit heeft de procedure volgens sommige raadsleden wat rommeliger gemaakt. Een suggestie die is gedaan om het de raad makkelijker te maken is bijvoorbeeld het eerder delen van presentaties van de beeldvormende of oordeelsvormende beraden, waardoor ze in staat worden gesteld zich beter voor te bereiden en ook binnen de fractie af te stemmen over het onderwerp. Ook de ambtelijk betrokkenen en het college zien dat de gemeenteraad veel informatie op verschillende momenten op zich af krijgt. Zij kunnen zich voorstellen dat het daardoor lastig is voor raadsleden om het overzicht te bewaren. De grote hoeveelheid fracties in de gemeenteraad wordt hierbij ook genoemd als een factor die daaraan bijdraagt. Daarnaast wordt benoemd dat de beleidsstukken over moeilijke en technische onderwerpen kunnen gaan en dat het voor raadsleden daarom lastig kan zijn om zich overal goed in te verdiepen. Beleidsadviseurs geven aan dat het hierbij zou kunnen helpen als raadsleden vaker meegaan of worden meegenomen op werkbezoek, zodat ze vooraf een beter beeld krijgen van het onderwerp en daarmee van de inhoud van de beleidsstukken. Of dat er, nog meer dan nu al gebeurt, wordt ingezet op het toevoegen van een goede raadsbrief waar duidelijk in staat wat van de raad gevraagd wordt of waar door de raad extra aandacht aan besteed moet worden.

Verder vinden sommige betrokkenen dat de beeldvormende en oordeelsvormende beraden beter benut zouden kunnen worden door de raad. Sommige technische vragen worden nu tijdens besluitvormende beraden gesteld, terwijl het de bedoeling is dat dit soort vragen worden behandeld tijdens een beeldvormend of oordeelsvormend beraad. Ook gaan de vragen te veel over de uitvoering volgens sommige geïnterviewden, terwijl de raad daar volgens hen niet over gaat of het heeft gedelegeerd naar het college.

​ Integraal Huisvestingsplan Onderwijs 2021-2024 De betrokken beleidsadviseurs geven aan dat het concept IHP eerst besproken is met de portefeuillehouder tijdens een portefeuillehoudersoverleg en vervolgens is voorgelegd aan het college. Na de vaststelling van het IHP door het college, wordt het IHP middels een raadsvoorstel voorgelegd aan de raad. Vervolgens is het IHP geagendeerd door de gemeenteraad. Het IHP is besproken tijdens een oordeelsvormend beraad op 6 oktober 2020. De portefeuillehouder heeft hier een presentatie gegeven over de inhoud en is vervolgens met raadsleden in gesprek gegaan over het IHP. De betrokken schoolbesturen hebben via ingezonden brieven hun reactie gegeven op het IHP. De feedback uit het oordeelsvormende beraad is meegenomen en heeft geleid tot het definitieve IHP. Dit IHP is vervolgens op ​ 15 december 2020 besproken en vastgesteld door de gemeenteraad. De betrokken beleidsadviseurs geven aan dat zij tussendoor een enkele keer contact hebben met individuele raadsleden, op verzoek van de individuele raadsleden, over vragen die er zijn met betrekking tot het IHP. Daarnaast ondersteunen de beleidsadviseurs de portefeuillehouder met het beantwoorden van vragen tijdens de politieke beraden. Zij benoemen dat zij dit een leuk proces vinden en dat ze korte lijntjes hebben met de portefeuillehouder.

Deze samenwerking wordt door hen als erg prettig ervaren. Tijdens het besluitvormende beraad is het IHP voorgedragen voor de Raadmeter: de prijs voor het beste raadsvoorstel van het jaar binnen de gemeente. Vanuit verschillende fracties van de gemeenteraad wordt aangegeven dat het proces rondom het vaststellen van het IHP als erg prettig werd ervaren. Factoren die daarbij genoemd worden zijn onder andere de

| 25 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

informatievoorziening aan de raad, het contact met de ambtenaren en de kwaliteit van het beleidsstuk. Verder vraagt de raad een toezegging aan de portefeuillehouder dat hij op de hoogte wordt gesteld zodra er meer bekend is over hoe de uitvoering van het IHP er precies uit gaat zien. De portefeuillehouder zegt toe dat dit zal gebeuren. In het raadsvoorstel zelf wordt beknopt weergegeven wat het voorliggende raadsbesluit is, waarom het IHP opgesteld moet worden, hoe dit is verlopen, wat het beoogde effect van het IHP is, wat de argumenten voor en de kanttekeningen bij het IHP zijn, wat de kosten opbrengsten en dekking zijn en wat het vervolg na het vaststellen van het IHP is. Er worden geen alternatieven voor het plan in het IHP besproken en ook de diverse vormen van risico’s komen niet expliciet aan de orde.

​ Visie sport en bewegen 2020 De eerste conceptversie van de visie sport en bewegen 2020 is op 29 oktober 2019 besproken tijdens een beeldvormend beraad. Hierbij is een presentatie gegeven door de portefeuillehouder over het stuk en het proces dat daaraan vooraf is gegaan. Vervolgens zijn er vragen gesteld door raadsleden. Er zijn ook een aantal insprekers van buitenaf, maar het beraad is grotendeels een debat tussen de portefeuillehouder en de raad. De opmerkingen vanuit de raad zijn waar mogelijk verwerkt en vervolgens is de visie nogmaals besproken tijdens een oordeelsvormend beraad op 25 februari 2020. Tijdens dit beraad heeft de portefeuillehouder wederom een presentatie gegeven, waarin onder andere de aandachtspunten die naar voren zijn gekomen uit het beeldvormende beraad werden benoemd. Daarna is de portefeuillehouder met de raad in gesprek gegaan over deze nieuwe versie van het visiestuk. De opmerkingen uit dit beraad zijn vervolgens weer verwerkt en het definitieve visiestuk is op 19 mei 2020 besproken en vastgesteld door de gemeenteraad in een besluitvormend beraad. Hierbij uiten bepaalde fracties hun zorgen over de invloed van de coronacrisis op het visiestuk. Daarnaast wordt er vanuit de raad gevraagd naar de kostprijsdekkendheid van het huren van de sportfaciliteiten. De portefeuillehouder verwijst hiervoor naar de P&C-stukken die jaarlijks verschijnen.

In het raadsvoorstel zelf wordt beknopt weergegeven wat het voorliggende raadsbesluit is, wat de argumentatie is voor het opstellen van een visie, welke argumenten er zijn voor het aannemen van deze visie en de kanttekeningen die er mogelijk zijn, wat de kosten opbrengsten en dekking zijn en wat het vervolg na het vaststellen van de visie is. Er worden geen alternatieven besproken voor de geschreven visie. Ook de diverse vormen van risico’s komen niet expliciet aan de orde. De enige kanttekening die gemaakt wordt, kan als risico bestempeld worden en heeft betrekking op het bewaren van het evenwicht tussen de visie, de ambities en de beschikbare in te zetten middelen. Over hoe de raad geïnformeerd wordt, lijken geen verdere afspraken gemaakt.

​ Beleidsplan schuldhulpverlening Almelo 2020-2023 Het beleidsplan schuldhulpverlening Almelo 2020-2023 is voor het eerst besproken met de gemeenteraad tijdens een beeldvormend beraad op 8 oktober 2019. Hierbij is een presentatie gegeven door de portefeuillehouder over het beleidsplan, het schuldenlab en een applicatie die samenwerkt met het schuldenlab. Vervolgens is de gemeenteraad in debat gegaan met de

| 26 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

portefeuillehouder, die daarbij werd aangevuld door de woordvoerder vanuit het schuldenlab. Er waren hierbij geen insprekers van buitenaf. De feedback vanuit de raad is meegenomen en verwerkt in het beleidsplan. Vervolgens is een bijgewerkte versie van het beleidsplan besproken en vastgesteld tijdens een besluitvormend beraad op 14 januari 2020. Tijdens het besluitvormende beraad zijn er vragen vanuit de raad gesteld over de verdere uitwerking van het plan. Een raadslid is erg kritisch en geeft aan dat het beleidsplan weinig doelstellingen heeft en dat er geen inzicht is in het rendement en het effect van de genoemde instrumenten en programma’s. De portefeuillehouder reageert hierop door aan te geven dat de raad periodiek geïnformeerd zal worden over de voortgang van het beleidsplan. Het raadsvoorstel zelf is erg beknopt, op (bijna) alle onderdelen die in het raadsvoorstel beschreven moeten worden. Het biedt de raad daardoor slechts beperkte houvast voor het bespreken, beoordelen en besluiten over dit raadsvoorstel.

| 27 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

H4 | Beleidsuitvoering In dit hoofdstuk gaan we in op het proces rondom de beleidsuitvoering in de gemeente Almelo. Daarbij wordt beschreven welke rol de raad heeft in dit proces. Dit gebeurt aan de hand van een algemeen beeld en de bevindingen uit de casestudie. Hiermee geven we antwoord op de volgende onderzoeksvragen: 5.​ Hoe ziet het proces van beleidsuitvoering in de gemeente Almelo eruit? a.​ Welke documenten gerelateerd aan de uitvoering (e.g. uitvoeringsplannen, verordeningen, beleidsregels, werkinstructies) worden door de gemeente opgesteld? b.​ Welke mechanismen/sensoren (uitvoerings- en/of handhavingstoets) zijn ingebouwd om te monitoren of de uitvoering van het beleid - ook in de zin van het wel of niet realiseren van de gewenste effecten - op koers ligt, ook in de tijd gezien? 6.​ Welke rol is op dit onderdeel weggelegd voor de raad? a.​ Hoe wordt deze rol vormgegeven, zowel vanuit het perspectief van de gemeentelijke organisatie als vanuit het perspectief van de raad? b.​ Op welke wijze is de informatievoorziening aan de raad ingericht? c.​ Zijn mogelijkheden ingebouwd - en wordt daarvan gebruikgemaakt door de gemeenteraad - om het beleid tussentijds bij te stellen indien er signalen zijn dat de gewenste effecten niet (tijdig) zullen worden gerealiseerd?

4.1 Kernbevindingen Er is geen standaard vastgesteld en gedocumenteerd proces voor het inrichten van de beleidsuitvoering in Almelo. Het is afhankelijk van het beleidsterrein of en welke uitvoeringsdocumenten worden opgesteld en door wie dat gedaan wordt. Monitoring wordt belangrijk gevonden, maar de manier van monitoren van de uitvoering verschilt per beleidsterrein en dat heeft invloed op de mogelijkheden om gedurende de looptijd van het beleid bij te sturen. Dit geldt zowel voor bijsturing vanuit de organisatie als voor bijsturing vanuit de raad. Men zet vanuit de organisatie actief in op het verbeteren van de beleidsuitvoering, onder andere door binnen het sociaal domein een adviseur beleidsuitvoering in te zetten en in hetzelfde domein in te zetten op het versterken van de link tussen de beleidsplannen, de uitvoeringsplannen en de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) (weergegeven in een doelenboom). De rol van de raad is beperkt en met name op het gebied van de informatiebehoefte van de raad rondom de beleidsuitvoering zijn verschillen terug te zien. Zowel de raad als de ambtelijke organisatie en het college zijn verdeeld over wat de goede balans is tussen te veel en te weinig informatie voor de raad.

De informatie die nu aan de raad verstrekt wordt komt vaak uit de P&C-cyclus en het verschilt per beleidsterrein welke informatie over de uitvoering nog meer gedeeld wordt.

| 28 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

4.2 Niet altijd voldoende aandacht voor inrichting beleidsuitvoering, maar eerste stappen naar verbetering zijn genomen Inrichting van het algemene proces Uit de gevoerde gesprekken komt naar voren dat het afhankelijk is van het beleidsterrein hoe het proces van beleidsuitvoering eruit ziet en dat er dus geen vastgestelde set aan documenten gerelateerd aan de uitvoering wordt opgesteld. Het kan zelfs zo zijn dat er geen uitvoeringsdocumenten worden opgesteld omdat het beleidsplan al voldoende is om met de uitvoering te beginnen of de gehele uitvoering te doen. Hieronder beschrijven we per casus hoe de uitvoering is ingericht en wat we weten over de bijbehorende documenten. Op het gebied van monitoring komt uit de gesprekken naar voren dat monitoring, onder andere ten behoeve van mogelijke bijsturing, wel belangrijk wordt gevonden maar dat ook de inrichting van de monitoringssystematiek wisselt per beleidsterrein en er dus ook niet altijd structureel gemonitord wordt. Men geeft aan dat het op het ene beleidsterrein ook veel makkelijker monitoren is dan op het andere beleidsterrein. Een van de geïnterviewden noemt als voorbeeld dat monitoren van de uitvoering bij subsidiepartners makkelijker is dan bij het armoedebeleid met een heel palet aan maatregelen. Voor het sociaal domein wordt nu gewerkt aan een beleidsmonitor voor de wethouder, maar dit staat nog in de kinderschoenen.

Dit blijkt ook uit de in 2024 uitgevoerde evaluatie van het brede sociaal domein. Het doel was om onder andere inzicht te krijgen in de doeltreffendheid en doelmatigheid van beleid en de beleidsuitvoering. In dit rapport wordt beschreven dat is gebleken dat er vaak mooie beleidsplannen worden geschreven, maar dat de rode draad ontbreekt, er onvoldoende aandacht is voor hoe deze beleidsplannen uitgevoerd moeten worden en de check en act uit de PDCA-cyclus onvoldoende worden uitgevoerd. Hierdoor is ook onvoldoende zicht op de resultaten van het beleid. Er komt wel uit de gesprekken naar voren dat men nu veel aandacht heeft voor domeinoverstijgende samenwerking en samenwerking tussen beleid en uitvoering. Er wordt actief ingezet op het verbeteren van de beleidsuitvoering. Dit gesprek wordt breed gevoerd en er wordt nagedacht over hoe deze verbeterslag gemaakt kan worden. Een van de manieren waarop dat nu al gedaan wordt, is dat binnen het sociaal domein sinds kort een adviseur beleidsuitvoering wordt ingezet. Ook wordt er binnen het sociaal domein aandacht besteed aan het versterken van de link tussen de beleidsplannen, de uitvoeringsplannen en de daarbij behorende kpi’s die in een doelenboom worden geplaatst.

​ Rol van de raad bij beleidsuitvoering - verschillende informatiebehoefte centraal Uit de gesprekken met zowel de afvaardiging van de raad als de ambtelijke organisatie komt naar voren dat de hoeveelheid en typen vragen die door de raadsleden gesteld worden over de uitvoering verschillen per beleidsterrein. De informatiebehoefte onder raadsleden is ook verschillend en kan op sommige punten ver uit elkaar liggen. Sommigen willen op detailniveau informatie, terwijl anderen informatie op hoofdlijnen voldoende vinden. Het is een complexe balans tussen te veel en te weinig informatie krijgen als raad en wanneer is het nou goed? Daar zijn de meningen over verdeeld, zowel binnen de raad als binnen de ambtelijke organisatie en het college. Het gegeven dat de Almelose raad uit zeventien fracties bestaat, bemoeilijkt het komen tot een gezamenlijk gedragen informatiebehoefte die ook past

| 29 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

bij waar de raad daadwerkelijk invloed op kan uitoefenen. Voor informatie wordt de raad regelmatig verwezen naar de reguliere P&C-cyclus en de informatie die daarin met de raad gedeeld wordt. De raad kan ook om raadszaken-bijeenkomsten vragen om informatie te verkrijgen, maar gezien de volle agenda’s is dit niet altijd makkelijk te plannen.

​ Integraal Huisvestingsplan Onderwijs 2021-2024 Om uitvoering te geven aan het IHP wordt er elk jaar een huisvestingsprogramma (HVP) opgesteld. In het huisvestingsprogramma wordt aangegeven hoe er het komende jaar uitvoering wordt gegeven aan de activiteiten zoals opgenomen in het IHP. Ook is er in de HVP’s een doorkijkje naar de iets verdere toekomst (voorbij dat jaar) opgenomen. Daarnaast hebben de beleidsadviseurs zelf overzichtsdocumenten waarin ze bijhouden wat de status van alle projecten is en hebben ze inzichtelijk waar eventueel bijgestuurd moet worden of niet. Dat er jaarlijks een HVP opgesteld wordt geeft de mogelijkheid om in te spelen op het gegeven dat plannen soms ingehaald worden door de tijd en ze aangepast moeten worden aan de nieuwe situatie. Bij het opstellen van de huisvestingsplannen vindt er ook weer afstemming plaats met de betrokken stakeholders. De raad wordt niet standaard geïnformeerd over de uitvoering van de projecten. Als er vragen komen vanuit de raad dan worden deze beantwoord. In de praktijk worden niet veel vragen gesteld over dit onderwerp, geven de beleidsadviseurs aan. Er wordt aangegeven dat ze kansen zien voor het op een meer structurele manier updaten van de raad, bijvoorbeeld aan de hand van een raadsinformatiebrief maar ook het organiseren van een bijeenkomst zou een mogelijkheid zijn.

​ Visie sport en bewegen 2020 De visie sport en bewegen vormt de kapstok voor de jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s die worden opgesteld door Sportbedrijf Almelo waar elk jaar een overeenkomst mee gesloten wordt. In die uitvoeringsplannen geeft Sportbedrijf Almelo aan wat er ingezet gaat worden om aan de maatschappelijke vraag te voldoen en de strategische doelen te bereiken. Die overeenkomst wordt ambtelijk gesloten, daar is de raad niet bij betrokken. Per kwartaal rapporteert Sportbedrijf Almelo aan de gemeente en elk jaar wordt er een jaarverslag opgeleverd. Naar aanleiding van de kwartaalrapportages vindt er een gesprek plaats tussen Sportbedrijf Almelo en de ambtelijke organisatie. In die gesprekken stuurt de gemeente bij waar nodig. Tijdens die overleggen worden ook nieuwe of aangepaste afspraken gemaakt. Daarnaast verstuurt Sportbedrijf Almelo af en toe een nieuwsbrief aan de hand van bepaalde highlights. De taakverdeling tussen gemeente en Sportbedrijf Almelo is heel duidelijk. De gemeente stelt de visie op en Sportbedrijf Almelo het uitvoeringsplan. De vertaling van de visie van de gemeente naar de uitvoeringspraktijk wordt door het sportbedrijf gedaan. De betrokkenheid van de raad bij de uitvoering van de visie sport en bewegen is beperkt. Er zijn geen raadsvragen gesteld in de afgelopen periode.

Soms worden er vragen gesteld bij de begroting of de perspectiefnota maar die gaan niet over de prestaties van Sportbedrijf Almelo. De nieuwsbrieven, kwartaalrapportages en aanverwante documenten worden via de griffie proactief met de raad gedeeld. De uitkomsten van de gesprekken naar aanleiding van de kwartaalrapportages worden niet gedeeld. Raadsleden worden ook uitgenodigd voor belangrijke evenementen. Sommige raadsleden zijn naar aanleiding van de uitnodiging

| 30 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

aanwezig bij de evenementen. Informatie over de kaders op het gebied van financiën en tijd komt terug in de kwartaalrapportages.

Beleidsplan schuldhulpverlening Almelo 2020-2023 Voor het beleidsplan schuldhulpverlening is geen integraal uitvoeringsplan gemaakt. Voor deelonderdelen zoals het schuldenlab zijn wel eigen uitvoeringsplannen opgesteld, maar er is sprake van een wat versnipperde manier van beschrijven van de uitvoering. De voortgang van het beleidsplan is ook zeer beperkt gemonitord waardoor tussentijdse bijsturingsmogelijkheden op basis van monitoring ook nauwelijks konden plaatsvinden. ​ Er wordt nu sterk ingezet op de verbetering van de link tussen beleid en uitvoering en de bijbehorende monitoring zoals hierboven in het algemene deel al is beschreven. Over de betrokkenheid van de raad bij de uitvoering is weinig terug te vinden in gemeentelijke stukken die wij hebben ontvangen. Voor zover wij weten, is het enige moment waarop vragen zijn gesteld januari 2023. Toen heeft een van de raadsfracties schriftelijke vragen gesteld. Deze vragen hadden betrekking op maatschappelijke ontwikkelingen in relatie tot de Almelose schuldenaanpak. De antwoorden bevatten in sommige gevallen cijfermatige onderbouwing die inzicht geeft in de voortgang van de schuldenaanpak. Echter, de informatie mist regelmatig diepgang waardoor er beperkt inzicht is in het effect van de maatregelen waarover gesproken wordt.

| 31 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

H5 | Beleidsevaluatie In dit hoofdstuk beschrijven we hoe beleid in de gemeente Almelo geëvalueerd wordt. Hierbij beschrijven we welke afspraken gemaakt zijn over evaluatie en wat er gedaan wordt met de uitkomsten. Daarnaast gaan we in op de rol van de raad. We beschrijven zowel het algemene proces rondom beleidsevaluatie als de beleidsevaluatie binnen de drie casestudies. Hiermee geven we antwoord op de volgende onderzoeksvragen: 7.​ Hoe ziet het proces van beleidsevaluatie eruit in de gemeente Almelo? a.​ Welke afspraken zijn gemaakt over de vraag wanneer het ingezette beleid kan worden beëindigd omdat de gewenste effecten zijn gerealiseerd, het beleid onuitvoerbaar blijkt dan wel dat de gewenste effecten alleen kunnen worden gerealiseerd tegen (te) hoge maatschappelijke kosten? 8.​ Welke rol is op dit onderdeel weggelegd voor de raad? a.​ Hoe wordt deze rol vormgegeven, zowel vanuit het perspectief van de gemeentelijke organisatie als vanuit het perspectief van de raad?

5.1 Kernbevindingen Evaluatie staat niet hoog op de agenda binnen de gemeente, noch aan de ambtelijke kant, noch aan de kant van de raad. Er is geen standaard vastgelegd en gedocumenteerd proces voor het evalueren van beleid. Evaluatie ziet er ook per beleidsterrein weer anders uit. In beleidsstukken wordt evaluatie niet standaard genoemd, net zo min als in de bijbehorende raadsvoorstellen. Als het goed loopt, voelt men geen noodzaak tot het uitvoeren van een evaluatie, het heeft beperkte prioriteit. Onder andere beperkte personele capaciteit en onduidelijkheid over wat nou monitoren en wat nou evalueren is, hebben hier invloed op. ​ De raadsleden hebben wel behoefte aan informatie en vinden evaluatie belangrijk, maar ze volgen niet op als evaluatie ontbreekt of als evaluatieafspraken niet nagekomen worden. Doordat de raadsleden verdeeld zijn over de noodzaak om op te volgen, is het moeilijk hier een collectief punt van te maken.

5.2 Evaluatie niet voldoende ingebed in de gemeentelijke beleidscyclus Binnen de gemeente is geen standaard vastgelegd en geen gedocumenteerd proces voor het evalueren van beleid. Uit de verschillende gesprekken, zowel met de ambtelijke organisatie als met de raad, blijkt dat evaluatie niet altijd voldoende aandacht krijgt en dat als er geëvalueerd wordt dit vaak gebeurt aan de hand van het "piepsysteem". Daarmee wordt bedoeld dat er pas geëvalueerd wordt als er actief om gevraagd wordt of als zich een probleem voordoet. Het is niet standaard ingebed in de beleidscyclus. Als het goed loopt, voelt men geen noodzaak tot het uitvoeren van een evaluatie. Dit komt ook uit de eerder in hoofdstuk 4 genoemde evaluatie van het brede sociaal domein naar voren. Een deel van de respondenten geeft aan dat één van de factoren die invloed hebben op het al dan niet evalueren van beleid, de beschikbare personele capaciteit en beschikbare tijd is. Almelo heeft lange tijd te kampen gehad met onderbezetting, waardoor er voornamelijk gefocust is op het opstellen en vaststellen van beleid en minder op de uitvoering en evaluatie van beleid.

| 32 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

Daarnaast is het niet altijd duidelijk wat nu wordt verstaan onder monitoring van het beleid en evaluatie van het beleid. Dat heeft ook invloed op de inrichting van beide onderdelen. In de gesprekken met de ambtelijke organisatie komt wel naar voren dat men het belangrijk vindt om te evalueren, maar dat het niet de hoogste prioriteit heeft en in de praktijk er nu meer wordt gestuurd op de kwaliteit van het beleid dan op het evalueren en meten van effect van beleid. Ook is in de gesprekken onderstreept dat beleidsterreinen dusdanig van elkaar verschillen dat het beleidsterreinafhankelijk is hoe een evaluatie eruit kan zien. Bovendien is een evaluatie van het ene beleidsstuk makkelijker dan van het andere beleidsstuk en zit er ook een verschil tussen meten van output (activiteiten die je inzet voor het bereiken van je doelen) en outcome (het resultaat van de activiteiten voor de betrokkenen) en het bepalen wanneer de uitkomst van de evaluatie een “voldoende” laat zien. Het goed kunnen duiden van data en bevindingen is minstens net zo belangrijk als het ophalen van de informatie. In de beleidsstukken worden soms afspraken gemaakt over (de manier van) evalueren en terugkoppelen aan de raad, maar dit is geen vast onderdeel. Ook in de raadsvoorstellen wordt niet altijd melding gemaakt van of en zo ja hoe er gemonitord en geëvalueerd wordt.

​ Evaluatie ook niet scherp op het netvlies van de gehele raad Uit gesprekken met een afvaardiging van de raad is gebleken dat er wel behoefte is aan informatie over hoe de gemeente haar doelen wil bereiken en men vindt evaluatie belangrijk. Maar, wanneer er geen evaluatie plaatsvindt volgt de raad dat niet op. Dit heeft onder andere te maken met de hoge werkdruk, geven sommige raadsleden aan. Wanneer er wel vragen komen vanuit de raad over evaluatie van beleidsstukken, dan wordt door het college verwezen naar de P&C-cyclus. Dat antwoord voldoet niet (altijd), geeft een deel van de gesproken raadsleden aan, mede omdat sommige raadsleden vinden dat deze informatie in de P&C-documenten niet makkelijk te vinden is. Ook is er aangegeven dat toen de bestuursrapportages in 2019 werden afgeschaft, deze vervangen zouden worden door beleidsrapportages, maar deze zijn nooit gekomen. Binnen de raad is het moeilijk om de neuzen dezelfde kant op te krijgen en een collectief punt te maken van ontbrekende evaluaties. Hierdoor wordt beleid tussentijds ook nauwelijks bijgesteld, aldus de gesproken raadsleden. De organisatie herkent een deel van het beeld wat door de raadsleden wordt geschetst, met name over de vraag hoe verantwoordingsinformatie moet worden aangeboden.

Dit gaat weer over de balans in hoeveelheid informatie en ook op welke manier deze gedeeld wordt (via P&C-cyclus of op een andere manier) met de raad. De eerder gebruikte analogie van het “piepsysteem” doortrekkend, men hoort wel eens een “piep” uit de raad met betrekking tot evaluatie, maar dat is meestal niet de eerste “piep” die de organisatie hoort. En, niet iedere “piep” krijgt een raadsmeerderheid, waardoor de organisatie niet altijd hoeft te acteren op het onderwerp.

​ Integraal Huisvestingsplan Onderwijs 2021-2024 De manier van werken binnen het IHP is dat wanneer er een nieuw IHP wordt opgesteld, eerst gereflecteerd wordt op het oude IHP. Dit gebeurt zowel intern als extern met de schoolbesturen. Dit wordt gedaan binnen de bestaande bilaterale sessies die er met de

| 33 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

schoolbesturen standaard zijn. Dit gebeurt ook bij de onderwijstafels die georganiseerd worden. In het nieuwe IHP, wat het oude IHP opvolgt, wordt zeer beknopt beschreven wat er in het oude IHP is uitgevoerd en wat doorgeschoven is naar het nieuwe IHP. Dit zijn enkele regels of een paar alinea’s die opgenomen zijn in de lopende tekst. ​ Er is geen standaard manier van informeren van raadsleden over de voortgang. Op 24 november 2021 is er een raadsbrief verstuurd met daarin een update over de stand van zaken rond de uitvoering van het IHP. Daarna zijn geen raadsbrieven meer verstuurd. De raad vraagt ook niet zelfstandig om evaluatie van dit beleid.

Visie sport en bewegen 2020 De visie sport en bewegen is tot op heden nog niet geëvalueerd, anders dan de driemaandelijkse rapportages die dienen voor de monitoring van wat Sportbedrijf Almelo doet op het gebied van de uitvoering. De beleidsadviseurs geven wel aan dat er intern gesprekken zijn gevoerd over of er herziening of actualisatie van de visie nodig is. Hier zijn nog geen besluiten over genomen. In een ideale situatie zou er een nulmeting zijn die herhaald kan worden om aan de hand daarvan te bepalen wat er met de visie moet gebeuren, geven de beleidsadviseurs aan. Maar een evaluatie is niet per se noodzakelijk. Een nieuwe visie kan ook opgesteld worden omdat men ziet dat het “nodig” is. Er loopt op dit moment wel een evaluatie van Sportbedrijf Almelo om te kijken of de samenwerking in de vorm van een verbonden partij nog een bijdrage levert aan de beoogde gemeentelijke doelstelling die zijn opgesteld voor het instellen van deze verbonden partij. Hier hebben we nog geen resultaten van ontvangen. Uit de gesprekken volgt ook dat evaluatie van de visie sport en bewegen niet hoog op de agenda van raadsleden staat. Uit gesprekken met de beleidsadviseurs blijkt dat het veel meer gaat om beleid maken, bijvoorbeeld over nieuwe sportvelden. De indruk leeft dat hoe het beleid uitgevoerd wordt, de raad niet zoveel uitmaakt.

Het evalueren wordt vaak vergeten en dus ook overgeslagen. De raad kan wel vragen stellen over de visie sport en bewegen en de prestaties ervan. Maar dat gebeurt in de praktijk niet tot nauwelijks.

​ Beleidsplan schuldhulpverlening Almelo 2020-2023 De evaluaties die binnen het beleidsplan schuldhulpverlening hebben plaatsgevonden, zijn zeer beperkt. De toegezegde evaluaties in 2020 hebben niet plaatsgevonden, de armoedemonitor die tot 2019 eens per twee jaar werd uitgegeven is gestopt en er wordt beperkt overige data verzameld. De indicatoren die in het beleidsplan genoemd zijn, zijn niet gemonitord en het is niet of beperkt mogelijk dit achteraf op een betrouwbare manier te herstellen. Dat maakt het lastig om te evalueren. Eveneens heeft het personeelstekort binnen de gemeente, wat al eerder benoemd is, invloed gehad op de mogelijkheden om te evalueren. Vanuit de raad komen weinig vragen over de evaluatie van het beleidsplan. Er zijn geen vragen geweest waarom de beloofde evaluaties niet hebben plaatsgevonden en er wordt ook niet opgevolgd op de ontbrekende periodieke updates die wel vanuit het college beloofd zijn.

| 34 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

H6 | Normenkader en beantwoording hoofdvraag 6.1 Beoordeling aan de hand van het normenkader Op basis van de bevindingen, zoals beschreven in de bovenliggende hoofdstukken, kunnen we de normen van een beoordeling voorzien. In onderstaande tabel zijn de normen per onderdeel van dit onderzoek weergegeven, inclusief een beoordeling waarbij groen staat voor (grotendeels) voldaan aan de norm, oranje voor deels voldaan aan de norm en rood voor (grotendeels) niet voldaan aan de norm. Normen

Oordeel

Agendering en beleidsvoorbereiding Er is een heldere probleemanalyse en het is duidelijk welk (toekomstig) maatschappelijk probleem de gemeente oplost met het beleid.

Er wordt helder beschreven waarom het beleidsstuk wordt opgesteld en wat het denkt bij te dragen aan het vooruitkomen binnen het specifieke beleidsveld.

Er is een strategisch doel geformuleerd en dit is vertaald naar operationele doelstellingen met bijpassende instrumenten.

Er worden doelen geformuleerd bij de visie die in de beleidsstukken is opgenomen. Zowel voor het IHP als de sportvisie worden de operationele doelstellingen niet (in detail) in het beleidsstuk uitgewerkt maar in het jaarlijks op te stellen HVP en de afspraken die met het sportbedrijf worden gemaakt. In het beleidsplan schuldhulpverlening worden de doelen wel meteen aan bijpassende instrumenten gekoppeld.

Er is inzicht in de organisatie van de uitvoering, de benodigde budgetten en bijbehorende prestatiedoelen.

Voor alle drie de casussen is duidelijk wat er op hoofdlijnen gedaan gaat worden om de strategische doelen te bereiken. Ook is inzichtelijk welke financiële middelen nodig zijn voor het gehele beleid. In de sportvisie is aangegeven dat er elk jaar door de raad in de reguliere P&C-cyclus opnieuw budget bepaald moet worden voor de inzet gerelateerd aan de sportvisie. Het verschilt wel per beleidsstuk of en hoe concreet de prestatiedoelen beschreven zijn en of deze gekoppeld zijn aan budgetten of dat de budgetten algemener van aard zijn. Zoals hierboven genoemd worden prestatiedoelen ook wel in uitvoeringsplannen opgenomen in plaats van in de beleidsstukken.

Het is voldoende helder wat de consequenties voor (de samenwerking met) aanpalende beleidsterreinen zijn.

Er wordt rekening gehouden met aanpalend beleid en dit wordt verwerkt in het op te stellen beleid zodat de samenhang tussen beleidsterreinen geborgd wordt.

| 35 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

Normen Verschillende belanghebbenden hebben hun inbreng kunnen leveren.

Oordeel Dit is een belangrijk onderdeel voor zowel de beleidsadviseur als de raad en hier wordt veel aandacht aan besteed.

Beleidsvaststelling Er wordt in het beleid aangegeven: ●​ Waarom dit zal werken. ●​ Wat de (maatschappelijke) kosten en baten zijn. ●​ Er is vooraf een analyse uitgevoerd van de mogelijke financiële, juridische en politiek-bestuurlijke risico’s, de risico’s zijn afgewogen en worden weergegeven bij het besluit.

Het verschilt in hoeverre er duidelijk wordt aangegeven waarom beleid zal werken, wat de (maatschappelijke) kosten en baten zijn en welke analyses er vooraf worden uitgevoerd. In het ene beleidsstuk komt dit duidelijker naar voren dan in het andere beleidsstuk. Het IHP en de visie sport en bewegen scoren hier redelijk tot goed, terwijl het beleidsplan schuldhulpverlening hier minder goed op scoort. Dat laatste plan is in zijn geheel vrij summier en mist daardoor ook een aantal onderdelen, zoals een risicoafweging op verschillende vlakken.

Het is voldoende helder: ●​ wat wel en niet onder het beleid valt; ●​ wat de belangen en wensen van de beoogde doelgroep(en) zijn; ●​ hoe belanghebbenden zijn betrokken. ●​ De doelen van het beleid zijn helder en meetbaar geformuleerd. ●​ Het is duidelijk wat de beoogde prestaties, resultaten en effecten zijn.

Ook hier verschilt het per beleidsstuk in hoeverre de genoemde onderdelen helder naar voren komen. Belangen en wensen van de beoogde doelgroep en het betrekken van belanghebbenden gaat in twee van de drie gevallen goed. De meetbaarheid van de doelen is sterk afhankelijk van het beleidsveld en van de manier waarop ze geformuleerd zijn. Ook hier zijn verschillen tussen de beleidsstukken aanwezig. Evenals wanneer het gaat over beoogde prestaties, resultaten en effecten. Dit heeft deels ook te maken met het gegeven dat het IHP en de sportvisie nader uitgewerkt worden in respectievelijk het HVP en de plannen van het sportbedrijf.

De gemeenteraad heeft duidelijke (financiële en inhoudelijke) kaders gesteld op hoofdlijnen.

De mate waarin kaders meegegeven worden door de raad verschilt, dit geldt ook voor hoeverre ze op hoofdlijnen zijn of niet. Een voorbeeld hiervan is dat de raad voor de visie sport en bewegen expliciet heeft gevraagd om het toevoegen van een financiële paragraaf aan het beleid, maar dat deze paragraaf uiteindelijk de begroting voor slechts één jaar besloeg en er verder naar de reguliere P&C cyclus werd verwezen voor het vaststellen van de budgetten. Daarnaast is het inherent aan de manier waarop bijvoorbeeld het IHP en de visie sport en bewegen zijn opgesteld dat dit voornamelijk op hoofdlijnen is, de uitwerking vindt plaats in de HVP’s en de uitvoeringsplannen die het sportbedrijf opstelt.

| 36 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

Normen

Oordeel

Het is duidelijk hoe en wanneer de gemeenteraad wordt geïnformeerd.

Vaak zijn er in enige vorm afspraken gemaakt over hoe en wanneer de gemeenteraad wordt geïnformeerd, maar dit is niet altijd het geval en de afspraken zijn ook niet altijd even concreet.

Beleidsuitvoering De inrichting van de gemeentelijke organisatie (bestuurlijk, ambtelijk) is helder, met eenduidig opdrachtgeverschap en adequate bemensing (benodigde expertise, omvang). Daarbij zijn rollen, taken en verantwoordelijkheden op voorhand duidelijk.

De organisatie voert op dit moment een verbeterslag door om de beleidsuitvoering op het gewenste kwaliteitsniveau te krijgen. Aangezien men relatief recent begonnen is met het doorvoeren van verbeteringen zal er nog enige tijd overheen gaan voordat de uitkomsten daarvan te zien zullen zijn.

Het beleidskader is uitgewerkt in een uitvoeringsplan met daarin onder meer de te ondernemen activiteiten, de benodigde inzet van capaciteit en middelen, een beschrijving van de wijze waarop monitoring plaatsvindt en een planning.

Het is afhankelijk van het beleidsterrein hoe het proces van beleidsuitvoering eruit ziet. Bij het IHP wordt er altijd gebruikgemaakt van HVP’s bijvoorbeeld en voor de sportvisie worden de uitvoeringsplannen gemaakt door het sportbedrijf. Welke onderdelen zijn opgenomen in de plannen en hoe specifiek deze zijn ingericht is ook afhankelijk van het beleidsterrein.

Tijdens de uitvoering van het beleid vindt er monitoring plaats.

Of er gemonitord wordt, is afhankelijk van het beleidsterrein. Voor de sportvisie wordt er elk kwartaal gerapporteerd door het sportbedrijf over de uitvoering en vindt er overleg plaats tussen het sportbedrijf en de beleidsadviseur van de gemeente. Voor het beleidsplan schuldhulpverlening wordt slechts zeer beperkt tot niet gemonitord.

Beleidsevaluatie De raad is duidelijk over zijn informatiebehoefte.

De raad is niet eenduidig over zijn informatiebehoefte en is niet in staat om collectief een punt te maken van ontbrekende evaluaties. Bij het ontbreken van wel toegezegde evaluaties volgt de raad niet op.

Raad en college hebben afspraken gemaakt over de informatievoorziening aan de raad, o.a. over de frequentie, mate van detail en doelrealisatie.

Er is geen vastgestelde manier voor het maken van afspraken over deze vorm van informatievoorziening. Soms komt het terug in de beleidsstukken of raadsvoorstellen, maar dit is niet standaard. Als er wel afspraken worden gemaakt zijn deze soms ook weinig concreet of worden niet opgevolgd.

| 37 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

Normen

Oordeel

De gemeenteraad kan op basis van de ontvangen informatie zijn kaderstellende en controlerende taak uitvoeren.

Wegens het regelmatig ontbreken van evaluaties kan de raad op dat vlak zijn rol niet volledig vervullen. Er wordt vaak verwezen naar de P&C-cyclus, maar sommige raadsleden ervaren die stukken als te complex.

Er wordt tussentijds verantwoording afgelegd over het beleid volgens de gemaakte afspraken met aandacht voor betrokkenheid van belanghebbenden, financiën, risico’s, planning en doelrealisatie.

De afspraken zijn onvoldoende concreet, worden niet altijd nagekomen en de raad volgt niet op als de afspraken niet worden nagekomen.

Informatie over belangrijke afwijkingen van het beleid wordt juist en tijdig verstrekt met aandacht voor betrokkenheid van belanghebbenden, financiën, risico’s, planning en doelrealisatie.

Dit is afhankelijk van het beleidsveld - bijvoorbeeld door de structuur van het IHP met jaarlijkse HVP’s wordt er op een gestructureerde wijze informatie aangeboden over de jaarlijkse plannen en daarin worden ook wijzigingen ten opzichte van de initiële ideeën opgenomen. Dit geldt echter niet voor elk beleidsveld.

Het is duidelijk hoe kan worden bijgestuurd.

Door het gebrek aan evaluatie en voortgangsinformatie is niet duidelijk hoe en op basis waarvan bijgestuurd kan worden door de raad. Bijsturing gebeurt daarom ook nauwelijks.

6.2 Beantwoording van de hoofdvraag Hoe verloopt in de gemeente Almelo het beleidsproces en welke instrumenten en bijstellingsmogelijkheden worden daarbij ingezet om de beoogde doelen te realiseren? Het beleidsproces in de gemeente Almelo is niet standaard vastgesteld en gedocumenteerd. Op basis van de gevoerde gesprekken kunnen we wel de contouren van het beleidsproces schetsen, maar hierbij moet de kanttekening gemaakt worden dat er aanzienlijke verschillen kunnen zijn tussen de verschillende beleidsterreinen. Stap 0 en 1: Agendering en beleidsvoorbereiding - Agendering komt tot stand aan de hand van een bestuursopdracht of door een initiatiefvoorstel van de raad. Wanneer besloten is dat beleid opgesteld of aangepast moet worden, wordt er een opdracht gegeven door het college aan de directeur die vervolgens via een eenheidshoofd bij een teammanager en uiteindelijk bij een beleidsadviseur belandt. Er is geen vast format hoe een beleidsstuk eruit moet zien of opgesteld moet worden. Stakeholders en de raad worden op verschillende manieren betrokken, afhankelijk van het beleidsterrein. Afstemming tussen beleidsvelden staat helder op het netvlies. Stap 2: Beleidsvaststelling - De documenten die als basis dienen voor de besluitvorming worden over het algemeen als helder ervaren, met een aantal kanttekeningen erbij,

| 38 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

waaronder op het gebied van duidelijkheid over de beoogde effecten, het tijdspad van het beleid maar ook de momenten waarop de raad weer informatie ontvangt. De raadsvoorstellen die de beleidsdocumenten vergezellen verschillen meer in kwaliteit en bieden niet altijd de informatie die je in het raadsvoorstel zou verwachten. Voor het bespreken en vaststellen van het beleid wordt het BOB-model gebruikt. De grootste knelpunten hierbij zijn de niet altijd optimale inrichting van het BOB-model en de grote hoeveelheid informatie die de raad te verwerken heeft. Stap 3: Beleidsuitvoering - Het is afhankelijk van het beleidsterrein of en welke uitvoeringsdocumenten worden opgesteld en ook de manier van monitoren van de uitvoering verschilt per beleidsterrein. Dit heeft invloed op de bijsturingsmogelijkheden van zowel de organisatie als de raad. Zowel de raad als de ambtelijke organisatie en het college zijn verdeeld over wat de goede balans is in het verstrekken van informatie aan de raad over de uitvoering. Stap 4: Beleidsevaluatie - Evaluatie staat niet hoog op de agenda binnen de gemeente, zowel aan de ambtelijke kant als aan de kant van de raad. Evaluatie ziet er per beleidsterrein anders uit en het verschilt per beleidsterrein hoeveel en hoevaak er geëvalueerd wordt.

Instrumenten en bijstellingsmogelijkheden - Er wordt door de gemeente geen vaste set aan instrumenten en bijstellingsmogelijkheden ingezet om doelen te realiseren. Bij de beleidsvoorbereiding worden geen ondersteunende modellen of methoden gebruikt zoals beschreven in de inleiding. Men denkt na over de implementatie van het Big-8 model, maar dit proces bevindt zich nog in de beginfase. Door het in sommige gevallen beperkt monitoren en in de meeste gevallen niet of beperkt evalueren wordt de kans gemist om tussentijds bij te stellen. Ook vanuit de raad worden bijstellingsmogelijkheden en instrumenten beperkt ingezet, onder andere door het niet opvolgen van ontbrekende evaluaties en het ontbreken van een uniforme informatiebehoefte die passend ingevuld kan worden door het college.

| 39 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

Bijlage 1 | Bestudeerde documenten Algemeen ●​ ●​ ●​ ●​

Begroting 2022, 2023, 2024. Jaarverantwoording 2020, 2021, 2022, 2023. Lange Termijn Agenda, 9 oktober 2024. Voorjaarsrapportage 2020.

​ Integraal Huisvestingsplan Onderwijs 2021-2024 ●​ Beleidsregel bekostiging lokalen bewegingsonderwijs 2015, 3 november 2015. ●​ Collegevoorstel, Concept Duurzaam Integraal Huisvestingsplan Onderwijs, 25 juni 2020. ●​ Collegevoorstel, Duurzaam Integraal Huisvestingsplan 2021 - 2024, 2 november 2020. ●​ Collegevoorstel, Huisvestingsprogramma 2022, 15 november 2021. ●​ Collegevoorstel, Huisvestingsprogramma 2023, 22 juni 2022. ●​ Collegevoorstel, Huisvestingsprogramma 2024, 15 juni 2023. ●​ Collegevoorstel, Stand van zaken uitvoering Integraal Huisvestingsplan onderwijs 2021 - 2024, 24 november 2021. ●​ De Zegge, Brief aan de gemeenteraad van Almelo bij de gemeenteraadsvergadering van 15 december 2020 over het Integraal Huisvestingsplan, z.d. ●​ M3V, Integraal huisvestingsplan onderwijs 2021-2024, oktober 2020. ●​ M3V, Integraal huisvestingsplan onderwijs 2025-2028, maart 2024. ●​ Presentatie politiek beraad, 6 oktober 2020. ●​ Raadsbesluit, Integraal huisvestingsplan onderwijs 2021-2024, 15 december 2020. ●​ Raadsbesluit, Integraal Huisvesting Plan Onderwijs 2025 - 2028, 18 juni 2024. ●​ ReTrain, Op weg naar passende onderwijshuisvesting in Almelo tussen nu en 2035, ​ 16 december 2021. ●​ Stichting primair onderwijs Viadere, Instemming en tevredenheid onderwijspartners voorliggende IHP, 25 april 2024. ●​ Stuurgroep Het jonge kind, Visie Kindcentrum, 6 juli 2023.

●​ Verordening OHV gemeente Almelo 2016, z.d. ●​ Verslag onderwijstafel, 8 oktober 2020, 7 oktober 2021, 18 mei 2022, 13 oktober 2022, 11 mei 2023, 20 maart 2024.

​ Visie sport en bewegen 2020 ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​

Aantekeningen politiek beraad, 25 februari 2020. Collegevoorstel, Visie op sport en bewegen 2020 in Almelo, 24 maart 2020. Presentatie politiek beraad, 25 februari 2020. Presentatie politiek beraad, 29 oktober 2019. Raadsbesluit, Visie op sport en bewegen 2020 in Almelo, 19 mei 2020. Raadsvoorstel, Visie op sport en bewegen 2020 in Almelo, 24 maart 2020. Sportbedrijf Almelo, Highlights 2023, z.d. Sportbedrijf Almelo, Jaarverslag 2023, z.d. Sportbedrijf Almelo, Kwartaalrapportage Q1 2024, z.d. Sportbedrijf Almelo, Kwartaalrapportage Q2 2024, z.d. Sportbedrijf Almelo, Kwartaalrapportage Q3 2024, z.d.

| 40 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

●​ Visie op sport en bewegen 2020, z.d. ●​ Visie op sport en bewegen 2020 samengevat, z.d.

​ Beleidsplan schuldhulpverlening Almelo 2020-2023 ●​ Beantwoording schriftelijke vragen m.b.t. schuldhulp, 11 april 2023. ●​ Berenschot, Onderzoek naar de capaciteit en organisatie-inrichting in het sociaal domein, 1 juli 2021. ●​ Bureau HHM, Rapportage Evaluatie Sociaal Domein Gemeente Almelo, 9 april 2024. ●​ Businesscase, Doorbraakmethode Schuldenlab Almelo, 27 oktober 2021. ●​ Collegebesluit, Beleidsplan schuldhulpverlening Almelo 2019-2023, 16 mei 2019. ●​ Collegevoorstel, Beleidsplan Schuldhulpverlening, 18 oktober 2019. ●​ Presentatie politiek beraad, 9 oktober 2019. ●​ Projectplan bewindvoering Schuldenlab Almelo, 18 november 2019. ●​ Raadsbesluit, Beleidsplan schuldhulpverlening Almelo 2020-2023, 14 januari 2020. ●​ Reactie van college op advies van KRA, 9 september 2019. ●​ Schuldenlab Almelo, Koersdocument, z.d. ●​ Schuldenlab Almelo, Werkplan 2019/2020, 6 september 2019. ●​ Stemming Verslag, Beleidsplan schuldhulpverlening, 14 januari 2020. ●​ VNG, Visitatiecommissie financiële beheersbaarheid sociaal domein Gemeente Almelo, juni 2021. ●​ Beleidsplan schuldhulpverlening Almelo 2020-2023, z.d.

| 41 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

Bijlage 2 | Respondenten ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​ ●​

Portefeuillehouder sociale zaken, o.a. IHP en armoedebeleid Portefeuillehouder visie sport en bewegen Gemeentesecretaris Concern controller Griffier Manager adviespool Projectleider schuldenlab Beleidsadviseur schuldhulpverlening Teammanager kwaliteit (sociaal domein) Beleidsadviseurs onderwijshuisvesting Adviseur vastgoed en buitensportaccommodaties Senior adviseur sport & cultuur Programmamanager zorg Adviseur stedelijke ontwikkeling Strategisch gesprekspartner control Adviseur control & audit Vertegenwoordiging van de gemeenteraad ○​ Bijeenkomst 1: 9 raadsleden/raadsvolgers van 6 verschillende partijen ○​ Bijeenkomst 2: 4 raadsleden van 4 verschillende partijen

| 42 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

BMC ​ Databankweg 26D 3821 AL Amersfoort Postbus 490 3800 AL Amersfoort (033) 496 52 00 info@bmc.nl www.bmc.nl KvK BMC Advies 32078667 IBAN NL91 ABNA 0504035754 BTW NL80.86.63.598 B.01

​ Colofon 16 juni 2025 Classificatie

:

Intern gebruik

Namen adviseurs

:

●​ Hanneke Vervoort MSc ●​ dr. Marsha de Vries CPC ●​ dr. Arjuna Snoep-Delleman

Kenmerknummer

:

PO046361-2719

| 43 | “Beleid in uitvoering in Almelo” - Rekenkamer Almelo

Raadsvergadering: Registratienummer: D/25/764931

De Raad van de Gemeente Almelo: Gezien het voorstel van de rekenkamer Almelo;

Besluit: 1. De conclusies van de rekenkamer over het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering in Almelo; De beleidscyclus en aangrijpingspunten voor controle en verandering in kaart gebracht’ over te nemen. 2. De aanbevelingen van de Rekenkamer Almelo aan het college, zoals opgenomen en uitgewerkt in het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering’, vast te stellen en het college op te dragen deze ten uitvoer te brengen, zijnde: a. implementeer een gestandaardiseerd beleidsproces (aanbeveling 1); b. vraag het college om meer en vaker gebruik te maken van ondersteunende methoden en modellen (aanbeveling 2); c. draag het college op om zorg te dragen voor het inbouwen van systematische monitoring en evaluatie (aanbeveling 3); d. draag het college op om domeinoverstijgende intervisie en samenwerking te stimuleren (aanbeveling 4); 3. De aanbevelingen van de Rekenkamer Almelo aan de raad, zoals opgenomen en uitgewerkt in het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering’, vast te stellen en als raad de uitvoering daarvan ter hand te nemen, zijnde: a. bepaal als gemeenteraad uw rol in het beleidsproces en draag het college op om ter zake met een voorstel te komen (aanbeveling 5); b. stel als gemeenteraad duidelijk de eigen informatiebehoefte binnen het beleidsproces vast (aanbeveling 6). c.

zorg er als gemeenteraad voor dat u in staat bent om de evaluaties van beleid systematisch te volgen en draag het college op om met een voorstel ter zake te komen (aanbeveling 7). 4. Het college te verzoeken jaarlijks te rapporteren over de opvolging van de aanbevelingen, conform de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers.

Gedaan in de openbare vergadering van de griffier,

de burgemeester,

drs. J.W. Scherpenzeel

R.T.A. Korteland

Pagina 1 van 5

Raadsvergadering: Registratienummer: D/25/764931

Datum: 30 september 2025 Team/teamonderdeel:

Voorstel aan de raad Onderwerp Portefeuillehouder

Rekenkameronderzoek Beleid in uitvoering Rekenkamer Almelo

Samenvatting raadsvoorstel De gemeenteraad van Almelo wil weten hoe de gemeente haar beleidsplannen maakt, uitvoert en controleert. Daarom heeft de Rekenkamer Almelo dit laten onderzoeken. Het onderzoek keek naar de volledige beleidscyclus. De gemeente is goed in het maken van plannen, maar de uitvoering en controle schieten tekort. Eenheden hanteren hun eigen werkwijze, wat leidt tot onduidelijkheid en inefficiëntie. De raad ontvangt vaak te veel of onduidelijke informatie. Evaluaties worden zelden structureel uitgevoerd. Er is behoefte aan een vaste, gezamenlijke werkwijze voor de hele beleidscyclus. Dit helpt ambtenaren, het college en de gemeenteraad om beter te sturen, te controleren en te leren van resultaten.

Voorgesteld raadsbesluit 1. De conclusies van de rekenkamer over het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering in Almelo; De beleidscyclus en aangrijpingspunten voor controle en verandering in kaart gebracht’ over te nemen. 2. De aanbevelingen van de Rekenkamer Almelo aan het college, zoals opgenomen en uitgewerkt in het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering’, vast te stellen en het college op te dragen deze ten uitvoer te brengen, zijnde: a. implementeer een gestandaardiseerd beleidsproces (aanbeveling 1); b. vraag het college om meer en vaker gebruik te maken van ondersteunende methoden en modellen (aanbeveling 2); c. draag het college op om zorg te dragen voor het inbouwen van systematische monitoring en evaluatie (aanbeveling 3); d. draag het college op om domeinoverstijgende intervisie en samenwerking te stimuleren (aanbeveling 4); 3. De aanbevelingen van de Rekenkamer Almelo aan de raad, zoals opgenomen en uitgewerkt in het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering’, vast te stellen en als raad de uitvoering daarvan ter hand te nemen, zijnde: a. bepaal als gemeenteraad uw rol in het beleidsproces en draag het college op om ter zake met een voorstel te komen (aanbeveling 5); b. stel als gemeenteraad duidelijk de eigen informatiebehoefte binnen het beleidsproces vast (aanbeveling 6). c.

zorg er als gemeenteraad voor dat u in staat bent om de evaluaties van beleid systematisch te volgen en draag het college op om met een voorstel ter zake te komen (aanbeveling 7). 4. Het college te verzoeken jaarlijks te rapporteren over de opvolging van de aanbevelingen, conform de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers.

Inleiding De gemeenteraad van Almelo heeft het initiatief genomen om de effectiviteit van de uitvoering van gemeentelijk beleid te laten onderzoeken. Aanleiding hiervoor is de behoefte om beter inzicht te

DCS-2488850 - Pagina 2 van 5

krijgen in de vraag hoe beleid, eenmaal vastgesteld, daadwerkelijk leidt tot de gewenste maatschappelijke effecten. Eerder is hierover met de raad gesproken, waarbij onder meer is gevraagd of en hoe instrumenten, zoals bijvoorbeeld het Beleidskompas worden toegepast, en hoe de raad kan bijsturen als resultaten uitblijven. Hoofdvraag van het onderzoek De gemeenteraad van Almelo heeft de Rekenkamer Almelo gevraagd te onderzoeken hoe de gemeente borgt dat vastgesteld beleid daadwerkelijk leidt tot de gewenste maatschappelijke effecten. De centrale onderzoeksvraag luidde: