20250619 Aanbiedingsbrief rekenkamerrapport - beleid in uitvoering

‘Hoe verloopt in de gemeente Almelo het beleidsproces en welke instrumenten en bijstellingsmogelijkheden worden daarbij ingezet om de beoogde doelen te realiseren?’ Het onderzoek richtte zich op de volledige beleidscyclus: van agendering en voorbereiding tot vaststelling, uitvoering en evaluatie. Daarbij is gekeken naar de rol van de raad, het gebruik van ondersteunende methoden en de wijze van monitoring en bijsturing. Belangrijkste bevindingen

Geen gestandaardiseerd beleidsproces Er is geen uniforme werkwijze voor het agenderen, opstellen, uitvoeren en evalueren van beleid. Afdelingen werken verschillend, wat leidt tot versnippering en afhankelijkheid van individuele medewerkers. Dit belemmert samenhang en maakt het lastig voor de raad om grip te houden op het proces.

Onduidelijke rol van de gemeenteraad De rol van de raad is niet vastgelegd en verschilt per beleidsveld. De informatievoorziening is niet uniform en de informatiebehoefte binnen de raad is divers. Dit bemoeilijkt het volgen en bijsturen van beleid.

Monitoring en evaluatie onvoldoende ingebed Monitoring en evaluatie zijn geen standaardonderdelen van het beleidsproces. Evaluaties vinden vaak pas plaats bij problemen of op verzoek van de raad. Hierdoor is bijsturing op basis van resultaten beperkt mogelijk.

Beperkt gebruik van ondersteunende methoden en modellen Instrumenten, zoals het Beleidskompas, MKBA of Big 8-model worden nauwelijks toegepast. Beleidsmedewerkers staan hier wel voor open, maar missen ondersteuning om deze effectief in te zetten.

Onvoldoende concretisering van beoogde effecten Beleidsdocumenten zijn over het algemeen van goede kwaliteit, maar doelen, tijdspaden en prestatieindicatoren worden vaak onvoldoende concreet geformuleerd. Dit belemmert gerichte uitvoering en evaluatie. Conclusies De Rekenkamer concludeert dat de gemeente Almelo sterk is in het opstellen van plannen, maar dat uitvoering, monitoring en evaluatie structureel tekortschieten. De raad heeft onvoldoende grip op het proces door een gebrek aan uniforme informatievoorziening en een onduidelijke eigen rol. Zonder structurele verbeteringen bestaat het risico dat beleid niet effectief wordt uitgevoerd of bijgestuurd. Aanbevelingen Op basis van het onderzoek doet de Rekenkamer zeven aanbevelingen, waarmee zowel de raad zelf als het college aan de slag zouden moeten, om het beleidsproces te versterken.

DCS-2488850 - Pagina 3 van 5

Implementeer een gestandaardiseerd beleidsproces Ontwikkel een uniforme werkwijze voor alle fasen van de beleidscyclus, met ruimte voor maatwerk per beleidsveld.

Vraag het college om meer en vaker gebruik te maken van ondersteunende methoden en modellen Bevorder het gebruik van instrumenten zoals het Beleidskompas, MKBA en Big 8-model, en bied beleidsmedewerkers ondersteuning en training.

Draag het college op om zorg te dragen voor het inbouwen van systematische monitoring en evaluatie Maak monitoring en evaluatie vaste onderdelen van het beleidsproces, met duidelijke KPI’s, meetmomenten en procedures voor bijsturing.

Draag het college op om domeinoverstijgende intervisie en samenwerking te stimuleren Bevorder samenwerking tussen beleidsvelden en kennisdeling tussen beleidsmedewerkers om de kwaliteit en samenhang van beleid te vergroten.

Bepaal als gemeenteraad uw rol in het beleidsproces Leg in overleg met college en ambtelijke organisatie vast welke rol de raad speelt in elke fase van het beleidsproces.

Stel als gemeenteraad duidelijk de eigen informatiebehoefte binnen het beleidsproces vast Maak expliciet welke informatie de raad nodig heeft, op welk moment en in welke vorm, zodat het college hierop kan inspelen.

Zorg er als gemeenteraad voor dat u in staat bent om de evaluaties van beleid systematisch te volgen en draag het college op om met een voorstel ter zake te komen (college – raad) Leg vast hoe en wanneer de raad wordt geïnformeerd over uitvoering en evaluatie, afgestemd op de informatiebehoefte van de raad. Tot slot Het rapport laat zien dat de gemeente Almelo beschikt over betrokken medewerkers en goede intenties, maar dat het ontbreken van structuur en systematiek leidt tot knelpunten in uitvoering, monitoring en evaluatie. Door de aanbevelingen op te volgen, kan de gemeente toewerken naar een effectiever, transparanter en beter bestuurbaar beleidsproces. Dit versterkt niet alleen de democratische controle, maar ook de maatschappelijke impact van het gemeentelijk beleid.

Beoogd effect Het versterken van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleidsproces, en het verbeteren van de positie van de raad in haar controlerende rol.

Argumenten voor 2.1 Het versterken van het beleidsproces met een uniforme werkwijze, betere monitoring en evaluatie, en het gebruik van ondersteunende methoden en samenwerking, vergroot de effectiviteit, transparantie en sturingsmogelijkheden van beleid. Het rapport beschrijft dat het beleidsproces binnen de gemeente Almelo soms versnipperd is, monitoring en evaluatie ad hoc plaatsvinden en ondersteunende instrumenten beperkt worden gebruikt. Door deze onderdelen te versterken, ontstaat meer samenhang, betere bijsturing en een stevigere informatiebasis voor raad en college.

3.1 Het vastleggen van de rol en informatiebehoefte van de raad versterkt de kaderstellende en controlerende taak en bevordert een effectievere samenwerking met college en organisatie.

DCS-2488850 - Pagina 4 van 5

De Rekenkamer constateert dat de rol van de raad in het beleidsproces niet eenduidig is vastgelegd en dat de informatievoorziening versnipperd is. Door als raad expliciet te bepalen welke rol zij speelt en welke informatie zij wanneer nodig heeft, ontstaat meer grip op het beleidsproces en wordt gerichte sturing mogelijk.

4.1 Jaarlijkse rapportage over de opvolging van aanbevelingen sluit aan bij de Wet versterking decentrale rekenkamers.

Dit is een wettelijke verplichting en borgt structurele aandacht voor opvolging en verbetering.

Kanttekeningen 2.1 Het invoeren van een uniforme werkwijze en het gebruik van beleidsinstrumenten vraagt om

maatwerk en voldoende ondersteuning.

Een gestandaardiseerd proces kan als te rigide worden ervaren als er geen ruimte is voor beleidsveld-specifieke verschillen. Daarnaast vereist het effectief toepassen van modellen, zoals MKBA of het Beleidskompas voldoende kennis en capaciteit. Zonder passende ondersteuning bestaat het risico op ineffectief gebruik of weerstand binnen de organisatie.

3.1 De diversiteit binnen de raad kan het formuleren van een uniforme informatiebehoefte complex

maken (b).

Dit vraagt om zorgvuldige afstemming en mogelijk ondersteuning vanuit de griffie.

Kosten, opbrengsten en dekking Het onderzoek is gefinancierd uit het onderzoeksbudget van de rekenkamer Almelo.

Vervolg Het college dient over de opvolging van de aanbevelingen jaarlijks te rapporteren aan de gemeenteraad.

Bijlagen -

Rekenkamerrapport ‘Beleid in uitvoering in Almelo; De beleidscyclus en aangrijpingspunten voor controle en verandering in kaart gebracht [D/25/765384)] Bestuurlijke reactie van het college op de conclusies en aanbevelingen (UIT-volgt)

Rekenkamer Almelo, _______________ de secretaris, R.J. Schuttevaar

DCS-2488850 - Pagina 5 van 5

de voorzitter, J.J. Mastwijk

PERSBERICHT 'Nut en noodzaak bijsturen onvoldoende in beeld'

Meer aandacht evaluatie beleid nodig De gemeente Almelo doet er verstandig aan om zichzelf wat vaker de vraag te stellen: 'Okay, we zijn destijds vol goede moed met dit beleid begonnen, maar waar staan we nu en moeten we misschien de koers gaan wijzigen?' Deze, in huiselijke taal geformuleerde conclusie, is één van de conclusies die valt te trekken uit een onderzoek dat de Rekenkamer van Almelo de afgelopen maanden heeft uitgevoerd. Onderzocht werd hoe beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering in Almelo zijn georganiseerd, wat de rol van de gemeenteraad - het hoogste orgaan in de gemeente daarbij is en welke mogelijkheden er zijn om bij te sturen, als dat nodig is. Dit is allemaal nodig om te zorgen dat de vinger aan de pols wordt gehouden en dat gemeten kan worden of wat Almelo allemaal wil ook wordt bereikt. Als je het beleid voorziet van scherpe doelstellingen, meetbaar maakt door middel van indicatoren en opstelt op basis van gedegen methodieken en onderzoek, ligt er een stevige basis om tijdig in de gaten te kunnen hebben of dat wat je allemaal wilde nog wel het juiste is. Door dit periodiek te evalueren kun je tijdig bijsturen of besluiten ermee te stoppen. Er kan in Almelo nog wel wat verbeterd worden, zo concludeert de Rekenkamer. Het beleidsproces is niet gestandaardiseerd (de werkwijze verschilt nog wel eens) en de rol van de gemeenteraad is niet altijd duidelijk.

Het monitoren (vinger aan de pols) en evalueren moeten een vaste plaats krijgen waarbij goed duidelijk moet zijn wat Almelo met het beleid wil bereiken; dat betekent zo concreet mogelijk opschrijven wat 'de opbrengst' moet zijn. De rekenkamer adviseert ook wat vaker gebruik te maken van daarvoor beschikbare en bekende technieken en instrumenten; de gemeente Almelo hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Al deze conclusies en constateringen heeft de Rekenkamer uitgewerkt in zeven aanbevelingen waarmee de gemeenteraad en vervolgens het college van burgemeester en wethouders aan de slag zouden moeten. Daarbij is vooral de rol van de gemeenteraad belangrijk. De raad bepaalt op hoofdlijnen het beleid, het college voert uit. Daar hoort ook bij dat de raad regelmatig controleert hoe alles verloopt. 'Een gemeenteraad die zichzelf serieus neemt, zit er bovenop' zegt voorzitter Jan Mastwijk van de Rekenkamer Almelo. De gemeenteraad zal het rapport vermoedelijk in xxxxxx (maand noemen) behandelen. **************** Noot voor de redactie, niet voor publicatie: Meer informatie bij: J.J. (Jan) Mastwijk, voorzitter Rekenkamer Almelo 06 - 55 19 08 76