31. Raadsinformatiebrief 2025-083828 inzake Onderzoeksplan 2026 onderzoeksrapportages 2025 KCC en Interne tarieven.pdf

Eén van de onderzoeken die het college van gemeente Albrandswaard wenst uit te voeren, is het onderzoek naar de bestaande methodiek van interne uurtarieven. Dit rapport is daar de uitwerking van. Hoofdstuk 1 geeft de context weer, en hoofdstuk 2 de aanpak van het onderzoek. In hoofdstuk 3 wordt er dan nog kort wat theoretisch kader geboden, waarna in hoofdstuk 4 de analyse staat opgenomen en de onderzoeksvragen beantwoord worden. En uiteindelijk in hoofdstuk 5 een samenvatting met conclusies en aanbevelingen is opgenomen.

1.2 Traject nieuwe rekenmethode Parallel aan dit onderzoek is eind 2024 ten behoeve van de begroting 2026 aan het team Financieel Advies gevraagd om de huidige rekenmethode van interne uurtarieven uit de BAR-organisatie aan te passen naar de nieuwe situatie van gemeente Albrandswaard als zelfstandige organisatie voor de primaire taken met DBP voor de ondersteunende processen, of daar een nieuwe rekenmethode voor op te zetten. De afgelopen 2 jaar is namelijk het (ongewijzigde) interne uurtarief van 2023 gebruikt, waarbij de methodiek is gebaseerd op het complete samenwerkingsverband binnen de BAR-organisatie. Het is van belang een methode op te zetten die past bij de nieuwe situatie van de 4 organisaties (ABR en DBP), zodat er weer adequate en actuele interne uurtarieven komen. Uiteindelijk is voor begroting 2026 besloten om nog eenmaal de tarieven van de afgelopen jaren te hanteren.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 4 van 34

1.3 Doelstelling De centrale vraag is inzicht te krijgen in de wijze waarop de interne urentarieven worden bepaald en waarvoor deze tarieven gebruikt worden. De volgende onderzoeksvragen zijn daarbij van toepassing: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Welke soorten tarieven (differentiatie) zijn er? Zijn er wettelijke regels voor het bepalen en gebruik van tarieven? Is er vastgesteld beleid? Hoe worden de tarieven berekend? Waar worden de tarieven voor gebruikt? Op welke wijze worden de tarieven op dit moment aan college voorgelegd ter goedkeuring? Wat is er minimaal nodig?

1.4 Afbakening In dit onderzoek wordt alleen gekeken naar de (interne) uurtarieven, die gebruikt worden voor het verantwoorden van interne uren (dus uren van eigen medewerkers) op investeringen binnen de publiekrechtelijke taakuitoefening voor bijv. het vervangen van wegen, herinrichting van wegen, vervangen openbare verlichting etc.. En voor het in rekening brengen van kosten aan derde partijen, die op basis van privaatrechtelijke overeenkomsten of vanuit privaatrechtelijke grondslag worden ingezet. De tarieven voor producten en diensten als leges, heffingen, belastingen, dienstverleningskostprijzen aan de publiekrechtelijke kant liggen buiten de scope van dit onderzoek. De uitvoering van het project voor het opzetten van de nieuwe rekenmethode valt niet in de scope van dit onderzoek.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 5 van 34

2 Werkwijze 2.1 Onderzoeksaanpak Om tot beantwoording van de vragen te komen, zijn in ieder geval de volgende onderzoeksmethoden toegepast: -

-

Beleidsinventarisatie: onderzoek naar bestaande beleidsdocumenten binnen betrokken organisaties en evt. daarbuiten. Documentanalyse: analyse van beleidsdocumenten om inzicht te verkrijgen in beleid, strategie, aanpak en besluitvorming. Interviews met: o financieel adviseurs o concerncontrollers gemeente Albrandswaard en DBP o team- en clustermanagers o applicatiebeheerders TIM o medewerkers verzekeringen Analyse van het Excel bestand met de bestaande rekenmethode. Wetgevingsanalyse: onderzoek naar relevante wet- en regelgeving, om invloed en impact ervan op keuzes in aanbevelingen mee te nemen.

2.2 Betrokkenen De volgende collega’s zijn in het onderzoek betrokken: Functie Concerncontroller Strategisch financieel adviseur P&C/coördinator Teamleider Omgeving Projectondersteuner Ruimte Teamleider Buitenruimte Teamleider Financieel Advies Financieel advies Financieel adviseur Financieel adviseur Financieel adviseur Concerncontroller Medewerker Schadeverhaal Albrandswaard, Barendrecht en Ridderkerk Financieel administratief mdw. en mdw. P&C team Senior financiële administratie

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Organisatie-eenheid AW/Staffunctie AW/Bestuursadvies & -ondersteuning AW/Bestuursadvies & -ondersteuning AW/Ruimte AW/Ruimte/Beleid & Advies RO en Projectbureau AW/Ruimte DBP/I&A DBP/Financieel advies DBP/I&A/Financieel advies DBP/I&A/Financieel advies RK DBP/I&A/Financieel advies BD DBP/Financiën en Rechtmatigheid DBP/M&F/Financiële administratie DBP/M&F/Financiële administratie DBP/M&F/Financiële administratie

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 6 van 34

2.3 Hoor en wederhoor Alle betrokkenen zijn in de gelegenheid gesteld te reageren op het concept-rapport. De meeste teams en betrokkenen hebben een reactie ingediend. Alleen van de P&C coördinator is geen reactie ontvangen. Dit is op zich niet vreemd, omdat zijn betrokkenheid bij uitvoering en inhoud beperkt is. De ontvangen reacties zijn beoordeeld en waar relevant het rapport verwerkt of als afzonderlijke opmerkingen in bijlage 1 opgenomen. Tevens heeft er afzonderlijk ambtelijke afstemming met de concerncontroller Albrandswaard en Allround Adviseur Concerncontrol plaatsgevonden.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 7 van 34

3 Theoretisch kader 3.1 Relevante wet- en regelgeving Deze vraag wordt in het kader van 1 van de onderzoeksvragen beantwoord, en is om die reden hier nu niet uitgewerkt.

3.2

Begripsbepalingen

Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten of gestelde doelen van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Een gemeentelijk intern uurtarief is het rekenkundige bedrag per uur dat door een gemeentelijke organisatie wordt vastgesteld, met als belangrijkste mogelijke toepassingen: • • •

Interne kostentoerekening: het doorbelasten van kosten tussen afdelingen; Berekening tarieven producten en diensten: het vaststellen van tarieven voor gemeentelijke diensten (waarbij kostendekkendheid verplicht is); Projectadministratie: het berekenen van de kostprijs van/toerekenen van interne kosten aan projecten, vergunningen en andere activiteiten. En het doorbelasten van eigen loonkosten aan investeringsprojecten.

Interne tarieven omvatten niet alleen het bruto salaris van de medewerker, maar ook bijkomende kosten, zoals werkgeverslasten (sociale premies, pensioenbijdragen) en overhead.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 8 van 34

4 Analyse huidige situatie 4.1 Welke soorten verschillende tarieven (differentiatie) zijn er? Er is tot nu toe een relatief eenvoudige systematiek gehanteerd, waarbij 2 tarieven worden berekend, te weten een algemeen basis uurtarief en een uurtarief voor Grex’en en projecten. Deze tarieven worden ten behoeve van en in de aanloop naar de begroting van het volgende jaar berekend. Het algemeen basis uurtarief wordt gebruikt voor het in rekening brengen van kosten bij derden en schadegevallen. Het uurtarief Grex’en en projecten is een tarief voor toerekening aan grondexploitatieplannen (Grex’en), investeringen (als aanleg wegen/inrichten buitenruimte) en afrekeningen (subsidie)projecten, op basis van tijdschrijven. Ter indicatie, een overzicht van de tarieven door de jaren heen: Jaar

Basis uurtarief

Uurtarief Grex’en en projecten € 90,00

2025

€ 75,00

€ 90,00

2024

€ 75,00

€ 90,00

2023

€ 64,00

€ 90,00

2022

€ 64,00

€ 96,00

2021

€ 67,00

€ 90,00

2020

€ 61,00

€ 84,00

2019

€ 61,00

€ 81,19

2018

€ 55,85

€ 80,00

2026

2017

€ 80,00

Privaatrechtelijk vs. publiekrechtelijk Een belangrijk aspect om te benoemen is dat deze tarieven (en de berekening ervan) privaatrechtelijk van aard zijn. Dat wil zeggen dat deze gebaseerd zijn op de principes van kostprijsberekening, en niet op een publiekrechtelijke heffingsgrondslag als bij belasting of retributie het geval is. De tarieven worden met name ingezet voor het in rekening brengen van kosten voor het leveren van een dienst of product, op basis van een privaatrechtelijke overeenkomst (zoals nota/factuur of contract). De juridische grondslag is niet de belastingwet, maar het privaatrecht. Het is in zoverre een belangrijk gegeven, omdat met name in de huidige lokale beleidsstukken, de nadruk op de publiekrechtelijke varianten (leges en heffingen) ligt, en het privaatrechtelijke deel vrij impliciet is opgenomen of zelfs buiten beschouwing wordt gelaten. De verdere toelichting op de berekening en toepassing van de tarieven wordt in de paragrafen 4.4 en 4.5 gegeven.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 9 van 34

4.2 Zijn er wettelijke regels voor het bepalen en gebruik van tarieven? 4.2.1 Gemeentewet De Gemeentewet vormt uiteraard op het hoogste niveau de basis voor alle wettelijke regels. Artikel 212 verplicht de gemeenteraad om een verordening vast te stellen die het financiële beleid en beheer regelt. Dit is het wettelijke fundament voor alle financiële handelingen van de gemeente, waarvan (interne) uurtarieven onderdeel uitmaken.

4.2.2 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) is een algemene maatregel van bestuur die de Gemeentewet nader uitwerkt. Het BBV stelt regels op voor de financiële administratie van gemeenten, waaronder de toerekening van kosten. Primair richt het BBV zich op de financiële verslaglegging van gemeenten en bevat het gedetailleerde regels over hoe gemeenten hun begroting en jaarrekening moeten opstellen en hoe ze de kosten voor publieke taken moeten verantwoorden. Privaatrechtelijke tarieven vallen hier strikt genomen niet onder. De invloed is echter toch groot, omdat regels daarbinnen indirect van toepassing zijn. De berekening en toepassing van interne uurtarieven vallen dus onder de regelgeving van het BBV. Het BBV schrijft bijvoorbeeld voor dat gemeenten de kosten van hun dienstverlening op basis van een integrale kostprijs moeten doorberekenen. Het dwingt gemeenten om alle overheadkosten in hun kostprijsberekeningen mee te nemen. Het BBV bevat specifieke voorschriften over hoe kosten aan producten en activiteiten moeten worden toegerekend. Dit is belangrijk bij het bepalen van interne uurtarieven, aangezien deze tarieven gebaseerd zijn op een correcte toerekening van directe en indirecte kosten. De relevante artikelen en principes hierbij zijn: 1.

2.

3.

4.

5.

Kostentoerekening: Gemeenten moeten alle relevante kosten meenemen bij het bepalen van de tarieven voor producten of diensten waarvoor kostendekkendheid geldt. Dit omvat niet alleen directe kosten (zoals salarissen), maar ook indirecte kosten (zoals overhead). Overheadkosten: Het BBV verplicht gemeenten om overheadkosten apart te specificeren in de begroting en jaarrekening. Overheadkosten moeten op een consistente en transparante manier worden doorberekend in interne uurtarieven. Kostendekkendheid (leges en tarieven): Gemeenten moeten kunnen aantonen dat tarieven voor rechten en heffingen maximaal kostendekkend zijn. Dit vereist een duidelijke en verifieerbare berekening van interne uurtarieven, waarin zowel directe kosten (zoals loonkosten) als een evenredig aandeel van de overhead zijn opgenomen. Transparantie en uniformiteit: Het BBV schrijft voor dat gemeenten transparant moeten zijn over de toerekening van interne tarieven. In de toelichting bij de begroting en jaarrekening moet duidelijk worden uitgelegd hoe de interne tarieven tot stand komen. Dit voorkomt willekeur en zorgt ervoor dat interne diensten niet kunstmatig goedkoop of duur worden gepresenteerd. Specifieke voorschriften voor interne verrekening: Interne tarieven kunnen worden gebruikt voor interne verrekenstelsels, bijvoorbeeld voor de inzet van personeel of het gebruik van materieel.

Het BBV geeft echter aan dat deze interne verrekeningen niet mogen leiden tot "winstneming" binnen de organisatie: interne diensten dienen kostendekkend te worden geleverd.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 10 van 34

4.2.3 Handreiking kostentoerekening leges en tarieven 2010 Deze handreiking is bedoeld om betalende partijen meer inzicht te bieden in de kostenopbouw van rechten, heffingen en tarieven geheven door de overheid en de daaraan gelieerde organisaties. Dit inzicht is niet alleen van belang voor de heffende instantie zelf, maar draagt ook bij aan een groter draagvlak voor de leges en tarieven. De handreiking is door Deloitte Belastingadviseurs BV ontwikkeld in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in 2010 opgesteld. En is naar aanleiding van onder meer wetswijzigingen (zoals de invoering van Wet markt en overheid) en jurisprudentie/rechtsspraak in 2014 en 2016 geactualiseerd. Alhoewel het in de handreiking strikt genomen om publiekrechtelijke heffingen zoals leges gaat, en het over richtlijnen en voorstellen gaat, vormt deze ook een belangrijke leidraad voor de gemeente om de meer privaatrechtelijke tarieven op een transparante en juridisch correcte wijze te berekenen. Het helpt de gemeente om de inzet van uren op Grex’en en projecten correct toe te rekenen, inclusief de overhead, zodat de kosten die in de overeenkomst worden opgenomen, verdedigbaar zijn.

In deze handreiking wordt ook verwezen naar de Handleiding Overheidstarieven, zie volgende paragraaf, die bestemd is ter ondersteuning bij het bepalen van kosten en tarieven voor werkzaamheden of diensten aan afnemers buiten de (Rijks)overheid. Een ander interessant aspect uit de handreiking is het verhaal over dat tarieven tot stand komen door de aandacht te richten op twee van elkaar onafhankelijke beslissingen, namelijk: •

•

de eerste beslissing die betrekking heeft op de keuze van uitgangspunten die als basis voor de tariefstelling gebruikt worden. Waarbij 4 benaderingen zijn te onderscheiden: tarieven baseren op integrale kosten van dienstverlening, op Activity Based Costs methode (ABC-methode), op wat andere aanbieders van soortgelijke diensten hanteren (marktgeoriënteerde benadering) of op draagkracht van de burgers; de tweede beslissing betreft de structuur van de tarieven, bijvoorbeeld 1 tarief hanteren of differentiatie toepassen afhankelijk van situatie (gebruik, moment, afnemer, etc.).

Er is hiernaast in feite ook nog de methode van prijsinflatiecorrectie, het vaststellen van tarieven door jaarlijks de bestaande te corrigeren met de inflatiecorrectie. Het hanteren van een inflatiecorrectie dient met de nodige zorg te worden toegepast. Het hanteren van een inflatiecorrectie heeft immers tot gevolg dat de organisatie het verband tussen kosten en baten niet meer jaarlijks analyseert en dat de eis van maximaal kostendekkende gemakkelijker zou kunnen worden overschreden.

4.2.4 Handleiding Overheidstarieven (jaarlijks) De Handleiding Overheidstarieven (HOT) is een document opgesteld door de Rijksoverheid, dat elk jaar opnieuw wordt uitgegeven en dient als handreiking voor de gehele publieke sector. Het belangrijkste doel van de HOT is om kosten van een medewerker inzichtelijk te maken, en biedt onder meer voor elk van de ambtelijke salarisschalen een indicatief uurtarief. Dit is relevant wanneer een overheidsorganisatie kosten in rekening brengt voor diensten, werkzaamheden, detacheringen of overhevelingen. In plaats van dat elke organisatie zelf een complexe berekening moet maken, biedt de HOT een gestandaardiseerde methode. De HOT kan ook worden gebruikt ten behoeve van interne doorberekening, sturing en beheersing, benchmarking en subsidieverstrekking.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 11 van 34

Het is belangrijk om te realiseren dat niet per definitie alle soorten kosten bij alle overheidsonderdelen en marktpartijen gelijk zijn, en het om Rijksoverheid salarisschalen gaat, en dus voor gemeenten meer een richtlijn en benchmark vormt. Maar het biedt zeker interessante inzichten en cijfers, bijvoorbeeld het gemiddeld aantal productieve uren per fte.

4.3 Is er vastgesteld beleid? Er zijn binnen gemeente Albrandswaard een aantal vastgestelde verordeningen en beleidsdocumenten die hier betrekking op of raakvlakken mee hebben, te weten: • •

Financiële verordening Albrandswaard 2025 Nota activabeleid Gemeente Albrandswaard 2021

4.3.1 Financiële verordening De Financiële verordening Albrandswaard 2025 is de lokale uitwerking van de Gemeentewet en het BBV. De gemeente heeft op basis van de voorschriften uit het BBV in de eigen verordening, een aantal aspecten rondom interne uurtarieven en kostentoerekening vastgelegd. Het is beoogd om de nieuwe versie hiervan op 10 november door de raad te laten vaststellen. De volgende artikelen houden verband met de tarieven: Artikel 12 lid 1-3 Artikel 12 lid 4-5 Artikel 14 lid 1-3 Artikel 14 lid 2 Toelichting art. 12 + 14

Bepaling en toerekening van integrale kostprijs: basis voor beoordeling van efficiëntie en kostendekkendheid. Rentetoerekening: beïnvloedt volledigheid kostprijs, relevant voor toets op reële dekking. Bevoegdheden en besluitvorming: bepaalt of tarieven rechtmatig en zorgvuldig zijn vastgesteld. Nota grondprijsbeleid: beleidskader voor prijsstelling, toets of tarieven in lijn zijn met vastgestelde beleidsdoelen en marktwaarden. Verbinding tussen BBV, kostentoerekening en bestuurlijke verantwoordelijkheid, belangrijk voor consistentie en transparantie.

In de volgende paragrafen zijn de meest relevante artikelen uitgelicht en van een toelichting voorzien. 4.3.1.1 Artikel 12 Kostprijsberekening Dit artikel bevat een aantal belangrijke uitgangspunten: Extracomptabel stelsel Om reden dat overheadkosten niet integraal per taakveld in beeld zijn te brengen, zullen kostprijzen extracomptabel berekend en vastgelegd moeten worden. Oftewel de berekening van tarieven en toerekening van kosten verloopt niet direct via de financiële administratie, maar wordt via aparte systemen, modellen of overzichten afgevangen. Een extracomptabel stelsel wordt vaak toegepast om aanvullende inzichten in de kostenstructuur te verkrijgen, zonder de financiële administratie zelf te belasten.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 12 van 34

Kostprijsberekening Dit artikel verwijst naar Artikel 212 van de Gemeentewet en stelt dat de grondslag voor de berekening van prijzen en tarieven de opbouw van de kostprijs is. Dit betekent, zoals eerder genoemd in de paragraaf over het BBV en de Handreiking kostentoerekening leges en tarieven, dat de gemeente alle kosten (zowel directe als indirecte) moet meenemen om tot een realistisch en juridisch verdedigbaar tarief te komen. De integrale kostprijs bestaat bij gemeente Albrandswaard uit: • • • • •

Directe kosten (materiaal, arbeid, onderhoud) Overheadkosten (ondersteunende diensten, huisvesting, ICT) Rentekosten (voor inzet van vreemd vermogen, reserves, voorzieningen) Afschrijvingskosten en toevoegingen aan voorzieningen voor vervanging Compensabele btw en gederfde inkomsten door kwijtschelding (voor publieke heffingen)

Overheadkosten Het gaat hier om alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Artikel 12 stelt dat de overhead centraal wordt begroot en verantwoord, op het overzicht overhead via taakveld 0.4 Overhead. Overheadkosten worden dus in eerste aanleg niet doorberekend aan taakvelden, en het is daarmee niet mogelijk om de integrale kostprijzen in de administratie van baten en lasten op taakvelden van beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening in beeld te brengen. Verder wordt voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe personeelskosten. 4.3.1.2 Artikel 14 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen Dit artikel stelt dat het vaststellen van prijzen voor levering van gemeentelijke goederen, diensten of werken die niet onder artikel 229 Gemeentewet vallen, een privaatrechtelijk besluit is dat tot de bevoegdheid van het college behoort. Het college is bevoegd om binnen de financiële kaders van de raad, de prijzen jaarlijks vast te stellen. Aanbeveling 1: Het is aan te bevelen om de regels en beleid van de tarieven (basis en Grex’en), omwille van transparantie en consistentie, in een apart en toegankelijk beleidsdocument te formaliseren en (evt.

door de raad) vast te (laten) stellen. En in de Financiële verordening relevante artikelen waar nodig hierop aan te scherpen en uit te breiden. Daarin kan tevens iets explicieter opgenomen worden bij wie welke verantwoordelijkheden liggen, met name te zoeken in de rollen concerncontroller gemeente, strategisch financieel adviseur en financieel adviseur.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 13 van 34

4.3.2 Nota Activabeleid Verder is de Nota Activabeleid van gemeente Albrandswaard interessant voor wat betreft kostendoorberekening, maar minder van directe invloed op de berekening, spelregels en totstandkoming van tarieven. Ook het activabeleid is een afzonderlijke nota die de uitwerking vormt van de principes die in de Financiële verordening staan. Het beschrijft de regels over investeren, activeren, waarderen en afschrijven van de bezittingen van de gemeente (de 'activa'). De uren van ambtenaren die worden besteed aan investeringsprojecten (zoals aanleg wegen en gebouwen) worden ook gezien als een vorm van investering. De nota Activabeleid regelt specifiek hoe deze uren worden behandeld: 1.

2.

3.

Activeren van uren: Het activabeleid bepaalt dat de uren van eigen personeel, die direct in verband met een investering worden gemaakt, geactiveerd moeten worden. Dat betekent dat de kosten van deze uren niet direct als last op de begroting worden geboekt, maar dat ze aan de investering worden toegerekend. Ze worden op de gemeentelijke balans opgenomen als een bezitting van de gemeente, vergelijkbaar met de kosten van een gebouw of een weg. Waardering: De nota Activabeleid regelt ook de waardering van deze uren. De kostprijs is gebaseerd op de integrale kostprijs, inclusief de directe loonkosten en de opslag voor overhead. Een uurtarief is bij uitstek het middel om de integrale personeelskosten aan de investering door te belasten. Afschrijven: De geactiveerde uren worden samen met de rest van de investering afgeschreven over de economische levensduur van het actief. Dit zorgt ervoor dat de kosten van de investering (inclusief de personeelsuren) over meerdere jaren worden gespreid.

De Financiële verordening stelt de kaders, en het Activabeleid bepaalt de precieze spelregels voor de doorberekening van de uren op investeringen.

4.4 Hoe worden de tarieven berekend? In de afgelopen jaren is er binnen de BAR-organisatie een systematiek gebruikt waarbij in Excel de 2 eerdergenoemde interne uurtarieven (basis uurtarief en uurtarief Grex’en en projecten) aan de hand van in de Excel ingevoerde data worden berekend. Deze Excel is in 2015 door de financiële administratie opgezet om initieel in de behoefte aan een uurtarief voor schadeverhaal te voorzien. Later is daar het tarief Grex’en en projecten aan toe gevoegd.

4.4.1 Huidige rekenmethode De huidige rekenmethode is in een aantal onderdelen/variabelen uit te splitsen: 1.

2.

3.

Overhead percentage Deze is van belang, omdat het BBV voorschrijft dat in de tarieven ook een opslag voor de kosten van overhead mogen worden meegenomen. En dit wordt op het tarief van Grex’en en Projecten dan ook als opslag toegepast. Tarief huisvesting per uur Hiernaast wordt in de berekening op basis van de huisvestingskosten van de 3 gemeentes een tarief huisvesting berekend. Met dit tarief huisvesting worden beide uurtarieven opgehoogd. Productieve uren Het gaat hier om het bepalen van de netto productieve uren per FTE, dat in de berekening van het basis uurtarief wordt gebruikt.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 14 van 34

De 2 uurtarieven zijn: 4. 5.

Algemeen basis uurtarief BAR personeel Uurtarief voor Grex’en en projecten

De variabelen worden in de volgende paragrafen verder toegelicht. 4.4.1.1 Ad. 1 Overhead percentage Het gaat bij overheadskosten echt om de kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan activiteiten die op de externe klant gericht zijn, behoren niet tot overhead. Het jaarlijkse percentage aan toerekenbare overhead wordt in de Excel berekend door de netto totale overheadkosten uit de BAR-begroting te delen door de totale netto lasten uit de BAR-begroting. Voor 2023 zag dat er als volgt uit: Totaal BAR begroting:

2023

lasten

€ 80.423.500,00

baten

€ -3.367.400,00 € 77.056.100,00

Overhead: lasten

€ 40.376.400,00

baten

€ -2.747.800,00 € 37.628.600,00

% overhead

48,83%

Een indicatie van de kosten(soorten) die binnen deze overhead van de BAR zijn meegenomen:

Overhead componenten gemeente niet meegenomen Er is een categorie overhead die op de gemeentebegroting staat opgenomen, waarvan een deel geen onderdeel van de berekening in de Excel uitmaakt. Volgens het BBV zijn dit over het algemeen allemaal kosten die tot overhead gerekend mogen worden. De huisvestingskosten worden deels in de uurtarieven opgenomen, zie volgende paragraaf. En de post Overhead vanuit de BAR wordt in de berekening meegenomen, maar de overige onderdelen niet. De reden hiervan is niet duidelijk.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 15 van 34

Gezien het feit dat de verhoudingen tussen de gemeente en de GR zijn veranderd, het zwaartepunt meer bij de gemeente is komen te liggen en de GR een ander meer ondersteunend karakter heeft gekregen, én de systematiek moet worden aangepast of vernieuwd, is het goed om hiervan bewust te zijn, maar speelt het vraagstuk in de huidige situatie waarschijnlijk niet meer. 4.4.1.2 Ad. 2 Tarief huisvesting per uur Dit is een tarief voor huisvesting waarmee het basisuurtarief en het tarief voor Grex’en en projecten worden opgehoogd, zodat in/met beide tarieven ook een deel van de huisvestingskosten wordt afgedekt. Totale huisvestingskosten Gemiddeld uurtarief huisvesting

Dit zijn de totaal begrote huisvestingskosten van de 3 gemeenten excl. btw. Dit is het tarief om huisvestingskosten (deels) te dekken,

Huisvestingskosten incl. btw = (totale huisvestingskosten + btw) Gemiddelde huisvestingskosten incl. btw = (huisvestingskosten incl. btw) / 3 Gemiddeld uurtarief huisvesting = gemiddelde huisvestingskosten incl. btw / aantal productieve uren per jaar Let op, in de berekening wordt dit tarief niet naar 2 decimalen afgerond. Pas bij de eindtarieven van het basistarief en tarief voor Grex’en en projecten wordt er aan afronding naar 2 decimalen gedaan. Het kostenverhogende btw-tarief is toentertijd in de berekening op 6% gezet. Sindsdien heeft daar geen update op het percentage of geen aanpassing op de rekenmethode meer op plaatsgevonden. Zie ook aanvullende opmerkingen uit hoor en wederhoor traject hierover in bijlage 1. Aanbeveling 2: Mocht de keuze gemaakt worden om de bestaande opzet van tarieven te continueren, inclusief de huisvesting, dan dient de berekening op een aantal vlakken geverifieerd en herzien te worden. Uiteraard zou het alleen nog om huisvestingskosten van de gemeente zelf gaan. En de werkwijze rondom kostenverhogende btw dient te worden bekeken, zie ook de opmerkingen van de medewerker van de financiële administratie hierover in bijlage 1.

4.4.1.3 Ad. 3 Productieve uren In de berekening van het basis uurtarief worden de totale lasten gedeeld door het geschatte aantal uren dat medewerkers in totaal met elkaar netto echt werken. Om dit totaal te berekenen wordt het aantal fte vermenigvuldigd met een geschat aantal netto uren per fte per jaar. Dit laatste is het gemiddeld aantal productieve uren per jaar per fte, en wordt onder meer vastgesteld aan de hand van werk- en feestdagen in het betreffende jaar, en door middel van een productiviteitspercentage om vakantie, ziekte, e.d. af te vangen. Het getal van 1450 productieve uren dat in de berekening van 2023 is gebruikt, wordt niet berekend in de Excel, maar lijkt een inschatting te zijn die in de jaren daarvoor is gedaan/steeds werd gebruikt.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 16 van 34

Handleiding Overheidstarieven De Handleiding Overheidstarieven wordt jaarlijks door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uitgegeven en is een handreiking voor alle onderdelen van de overheid. Daarin wordt onder meer voor elk jaar de geschatte productieve uren van een ambtenaar berekend. Om een indruk te geven hier onderstaand de berekening 2025:

De hoogte wordt sterk door een aantal variabelen als bijvoorbeeld feestdagen beïnvloed. In de afgelopen jaren hebben de volgende indicaties in de handreikingen gestaan: 2017 1.378

2018 1.378

2019 1.419

2020 1.415

2021 1.410

2022 1.409

2023 1.363

2024 1.364

2025 1.355

Het gehanteerde aantal uren van 1450 heeft dus structureel hoger dan het geschatte aantal uren uit de handleiding gelegen, en is relatief hoog geweest. Aanbeveling 3: Het gebruik van een relatief hoog aantal productieve uren heeft geresulteerd in relatief laag basis uurtarief, waardoor een verminderde kans op kostendekkendheid ontstaat. Het advies is om voor de berekening van tarieven de indicatie van productieve uren uit de handreiking te gaan gebruiken, of daar dichter bij in de buurt te gaan zitten.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 17 van 34

4.4.1.4 Ad. 4 Algemeen basis uurtarief BAR personeel Te hanteren bij/voor het in rekening brengen van kosten bij derden en schadegevallen. De berekening van het algemene basistarief ziet er als volgt uit: Aantal netto uren per fte Aantal fte Netto lasten

Zie vorige paragraaf Productieve uren Dit is het totaal aantal fte in de formatie van de BAR-organisatie volgens de begroting van het komende jaar. Dit is het totaal van netto lasten (saldo lasten en baten) van de BAR volgens de begroting van het lopende jaar.

Aantal productieve uren per jaar = aantal fte x aantal netto uren per fte Basis uurtarief excl. huisvesting = netto lasten / aantal productieve uren per jaar Basis uurtarief incl. huisvesting = basis uurtarief excl. huisvesting + gemiddeld uurtarief huisvesting (afgerond op euro’s) Anders gezegd, het basistarief wordt berekend door alle kosten van personeel en deel van de kosten van huisvesting af te zetten tegen het totaal aantal productieve uren. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen directe kosten en overhead, omdat simpelweg alle kosten binnen de BAR-organisatie bij elkaar worden opgeteld en in berekening worden meegenomen. In de Begroting 2023 in paragraaf Bedrijfsvoering staat deze berekening als volgt uitgewerkt:

4.4.1.5 Ad. 5 Uurtarief voor Grex’en en projecten Te hanteren voor Grex’en en subsidie/investeringsprojecten waarvan kosten kunnen worden doorgerekend aan derden. De berekening van het tarief Grex’en en projecten ziet er als volgt uit: Netto lasten taakvelden Overheadkosten %

Geschreven uren

Auteur Team Concerncontrol

Dit zijn de lasten (minus baten) voor de BAR taakvelden 3.2 en 8.2, exclusief overhead. Dit is het percentage van overhead dat berekend is aan de hand van de totale netto lasten en totale netto overheadkosten. En wordt gebruikt om aan de Netto lasten taakvelden (naar rato) overheadkosten toe te rekenen. Dit is het totaal aantal geraamde uren op Grex’en en Marktinitiatieven (taakvelden 3.2 en 8.2), dat word berekend door de in TIM geschreven uren van eigen personeel van het lopende jaar in eerste kwartaal, te extrapoleren naar 4 kwartalen/12 maanden.

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 18 van 34

Toegerekende overheadkosten taakvelden = Netto lasten taakvelden * Overheadkosten % Netto lasten = Netto lasten taakvelden + Toegerekende overheadkosten taakvelden Uurtarief GREX en projecten excl. huisvesting = Netto lasten / Geschreven uren Uurtarief GREX en projecten incl. huisvesting = Uurtarief GREX en projecten excl. huisvesting + Gemiddeld uurtarief huisvesting (afgerond op euro’s) In de Begroting 2023 in paragraaf Bedrijfsvoering staat deze berekening met cijfers uitgewerkt:

4.4.2 Inconsistenties in begrotingen BAR en gemeenten In het onderzoek hoe de bestaande/2023 rekenmethode in elkaar steekt, vielen er rondom overhead en aanverwante zaken een aantal onduidelijkheden en inconsistenties in de begrotingen op. Hieronder staan deze opgesomd, met het eventuele idee dat hier in de toekomst indien van toepassing rekening mee gehouden kan worden: 4.4.2.1 Inconsistente prestatie-indicatoren overhead In 2023 zat een inconsistentie tussen het in de berekening gebruikte percentage (48,83%) en het percentage Overhead dat als prestatie-indicator in de Begroting BAR 2023 (46,8%) was opgenomen. Het lijkt bij de prestatie-indicator in de begroting van de BAR fout te zijn gegaan, daar zijn de netto overhead kosten gedeeld door de bruto totale lasten (in plaats van de netto lasten). Deze foutieve rekenwijze wordt ook in de begrotingen van DBP nog op die wijze toegepast. Het is op zich geen groot probleem, omdat er in de begrotingen veelal met indicatieve bedragen wordt gewerkt en baten niet hoog zijn, maar beter om een correcte werkwijze te hanteren en in het kader van begrijpelijkheid en transparantie cijfers zo goed en consistent mogelijk op elkaar te laten aansluiten.

Aanbeveling 4: Leg bij DBP de opdracht neer om te verifiëren of de huidige indicator overhead% op de correcte manier volgens de BBV-voorschriften opgesteld wordt, en laat ze eventueel daar een aanscherping op doen.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 19 van 34

4.4.2.2 Ontbreken van prestatie-indicator Overhead in begrotingen In de afgelopen begrotingen van gemeente Albrandswaard heeft geen prestatie-indicator rondom de overhead gestaan.

Aanbeveling 5: Het is aan te bevelen in het kader van transparantie de indicator overhead% toe te voegen. Vanuit het BBV behoort deze ook tot de set van verplichte indicatoren. Zeker wanneer de berekening net zoals 2023 wordt opgenomen en daarin het overhead percentage een rol speelt, is het van belang de prestatie-indicator te publiceren.

4.4.2.3 Onregelmatig publiceren van de berekening van de tarieven In de begroting van 2023 is de berekening ook daadwerkelijk in de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen. In de jaren ervoor en erna weer niet. Aanbeveling 6: Het is aan te bevelen in het kader van transparantie de berekening van de tarieven consequent in de paragraaf Bedrijfsvoering van de begrotingen op te nemen.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 20 van 34

4.5 Waar worden de tarieven voor gebruikt? 4.5.1 Basis uurtarief Dit tarief wordt in de basis op dit moment alleen gebruikt in het proces van kostenverhaal bij schade. Wanneer er door de gemeente bijvoorbeeld kosten voor het opruimen van olie op het wegdek gemaakt worden, dan wordt geprobeerd deze kosten op de eigenaar van het veroorzakend voertuig, of over het algemeen de verzekeraar daarvan, te verhalen. Hierbij worden eventuele gemaakte kosten door externe partijen, die daar een factuur voor aan de gemeente sturen, 1 op 1 als regel op de nota aan de verzekeraar opgenomen. Maar ook de uren die door interne medewerkers op dat dossier gemaakt zijn, worden op basis van het basis uurtarief als regel aan de nota toegevoegd. Ontvangen vergoedingen worden in de administratie geboekt op het grootboek waar ook de kosten voor het betreffende dossier worden geboekt. De facturen worden geboekt met een kostenplaats ‘kosten schade’, de ontvangsten worden op datzelfde grootboek geboekt met een kostenplaats ‘schadevergoeding’, zodat deze zoveel mogelijk tegenover elkaar wegvallen. In veel gevallen zijn kosten ook niet te verhalen, of lukt dat maar voor een deel. Breuk in trend De medewerkers Schadeverhaal binnen DBP dragen zorg voor het kostenverhaal bij schade, en doen dit voor de 3 gemeentes.

Tot en met 2023 is hier het basis uurtarief voor gebruikt, dat in 2022 op € 67,- en in 2023 op € 64,- lag. Om onbekende/onduidelijke reden is in 2024 het tarief naar € 90,- gezet. Het lijkt erop dat in de hectiek van de ontvlechting het tarief van Grex’en en projecten ook hiervoor is ingezet. Los van de plotselinge hoge stijging vinden de medewerkers Schadeverhaal het een erg hoog tarief om te gebruiken bij het verhalen van schade. Het meeste werk wordt door medewerkers in de buitendienst uitgevoerd en derde partijen hanteren voor soortgelijke werkzaamheden duidelijk lagere tarieven. Naar aanleiding van de stijging heeft teamleider Buitenruimte van Albrandswaard ook het besluit genomen om voor gemeente Albrandswaard het tarief naar € 75,- te verlagen, voor gemeente Barendrecht en gemeente Ridderkerk is het op € 90,- blijven staan. Marktconformiteit Verzekeraars willen nog weleens, zeker bij grotere bedragen, vraagtekens zetten bij niet-conforme marktprijzen, en zelfs weigeren de declaratie daarvan te vergoeden. Mocht bijvoorbeeld in het geval van de olievlek de externe partij die dit heeft opgeruimd een hoog (niet-marktconform) bedrag voor het schoonmaakmiddel factureren aan de gemeente, dan gebeurt het dat de verzekeraar het 1 op 1 gedeclareerde bedrag hiervan niet vergoedt, en de kosten daarmee voor rekening van de gemeente komen.

In het verlengde hierop, is er in het verleden ook door een verzekeraar weleens de vraag gesteld hoe het tarief van de gemeenten tot stand komt. Het antwoord door de medewerkers Schadeverhaal is toen min of meer de berekening van het basis uurtarief op basis van personeelslasten geweest, dat geen verdere vragen heeft opgeroepen. Mocht een verzekeraar dezelfde vraag nu opnieuw stellen, dan is het antwoord minder goed te onderbouwen, omdat er geen berekening achter ligt. Het feit dat er nu geen uniform tarief voor de 3 gemeentes wordt gehanteerd, helpt daarbij ook niet. Iets dat op zich kan, maar het roept wel eerder vragen op, zeker als het behoorlijk uit elkaar ligt. Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 21 van 34

De gemeente loopt dus een groter risico dat in bepaalde gevallen ook de eigen kosten niet worden vergoed. Principe kostendekkendheid Naast het bovengenoemde argument is de huidige aanpak om € 75,- te hanteren zonder dat daar een duidelijke en juridisch verdedigbare berekening achter ligt, niet handig vanwege het principe van kostendekkendheid uit het BBV. Wettelijk moeten tarieven op kostendekkendheid gebaseerd zijn, en dat uitgangspunt lijkt nu niet van toepassing, en/of is moeilijker aan te tonen en te verdedigen. Aanbeveling 7: Ga weer een rekenmethode voor het tarief schadeverhaal gebruiken die verdedigbaar is, en ook een zo reëel en kostendekkendheid tarief tot stand brengt. Het is aan te bevelen om te proberen een eenduidig tarief of systematiek voor alle drie de gemeentes te hanteren, maar is zeker geen harde voorwaarde. Neem betrokkenen (teamleider van afdeling Buitenruimte en medewerkers Schadeverhaal) mee in de totstandkoming van de berekening. En stem jaarlijks ook het tarief af met betrokken teamleider.

Tarief vs. Kosten De huidige systematiek voorziet dus in 1 tarief voor alle soorten werkzaamheden die met betrekking tot schades worden uitgevoerd. Met of bij dat ene tarief wordt dus verder geen onderscheid gemaakt tussen wie de werkzaamheden (personeelskosten medewerker) uitvoert, wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd (in reguliere werktijden, of daarbuiten met een extra toeslag) en of daar evt. nog middelen (voertuigen of gereedschappen) bij worden ingezet. Ondanks dat onderzoekwerkzaamheden door technische specialisten bij een gebroken watertank een gemeente meer kosten, dan het laten regelen van het verkeer bij een calamiteit, worden de uren van beide tegen hetzelfde tarief gedeclareerd. En ook het laten regelen van het verkeer doordeweeks of in het weekend wordt ondanks dat het de gemeente in het weekend meer kost, tegen een zelfde tarief gefactureerd. Aanbeveling 8: Breng in het basisuurtarief ten behoeve van schadeverhaal evt. differentiatie aan, door bijvoorbeeld een toeslag of een afzonderlijk tarief te hanteren voor uren in niet-reguliere werktijden. Praktisch levert dit niet heel veel extra administratie last op en kent weinig praktische implicaties, maar zorgt wel voor een grotere kostendekkendheid rondom inzet van mensen en middelen.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 22 van 34

4.5.2 Uurtarief voor Grex’en en projecten Het tarief Grex’en en projecten wordt toegepast in kostenverhaal van gronduitgifte (Grex’en), projectontwikkeling/marktinitiatieven, investeringen en subsidieaanvragen. Medewerkers die werkzaamheden voor 1 van de projecten uitvoeren, boeken hun uren in TIM op het betreffende project. Elk kwartaal worden deze boekingen in een bestand afgezet tegen de door de applicatiebeheerder ingegeven tarieven en dit bestand wordt voor verdere afhandeling naar de financiële administratie doorgezet. Zij boeken de kosten (aantal uren per medewerker x tarief) ten gunste van de betreffende FCL in Key2Financien. Het is uiteindelijk aan de afdeling om in Key2Financien een aanvraag voor het factureren in te dienen. De afdeling kijkt daarbij naar wat er met de derde partij in de privaatrechtelijke overeenkomst is afgesproken. Plankostenscan De kosten die de gemeente op een project denkt te gaan maken, worden via de plankostenscan berekend. Deze plankostenscan is een rekenmodel dat in de Omgevingsregeling is vastgelegd voor het gestandaardiseerd berekenen van plankosten in publiekrechtelijk kostenverhaal (exploitatieplannen). De tarieven in de plankostenscan zijn gebaseerd op cao-tarieven voor gemeenteambtenaren, hebben ook overhead in zich en worden periodiek geïndexeerd.

In de praktijk vormt de plankostenscan over het algemeen ook het uitgangspunt voor de privaatrechtelijke Anterieure overeenkomsten, om zodoende ook tot eerlijke en onderbouwde afspraken te komen. De gemeente heeft binnen de Anterieure overeenkomsten nog wel de ruimte om er van de tarieven of geschatte kosten af te wijken, maar gebruikt de plankostenscan wel als basis. Aanbeveling 9: Het ligt voor de hand om in de toekomst in het kader van transparantie en uniformiteit toe te werken naar 1 afgestemde set van tarieven voor het ruimtelijke domein, voor zowel kostenverhaal als Grex’en. Hierbij kan zelfs de keuze gemaakt worden om de tarieven van de plankostenscan ook voor Grex’en te gebruiken, of een hybride model te ontwikkelen waarbij uit de plankostenscan afgeleide tarieven met eventuele toeslagen worden opgesteld.

Specifiek zijn bij het uurtarief Grex’en en projecten de volgende zaken nog van belang: Interne medewerkers Voor alle interne medewerkers wordt dus één en hetzelfde uurtarief gehanteerd. Het probleem daarbij is dat de daadwerkelijke loonkosten van de medewerkers, dus de kosten die het echt met zich meebrengt, variëren. De ene medewerker zit in een hogere salarisschaal dan de andere. Bij externe medewerkers wordt het daadwerkelijke uurtarief van diegene in TIM gezet, en dient dat als uitgangspunt voor de facturatie. Voor de interne medewerkers wordt er dus maar 1 tarief gebruikt. Dit brengt risico’s mee voor de kostendekkendheid, want als in een jaar veel projecten lopen waarbinnen veel inzet van dure specialistische kennis benodigd is, dan pakt dat onder aan de streep slecht uit voor de gemeente. En andersom.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 23 van 34

Aanbeveling 10: Het is aan te bevelen om op basis van rollen van medewerkers (bijvoorbeeld administratieve medewerkers, projectleiders, etc.) meer differentiatie in het tarief Grex’en en projecten aan te brengen, zodat er een betere aansluiting op de daadwerkelijke kostprijs van medewerkers gemaakt kan worden. Hierbij aansluiting zoeken op de tarieven uit de Plankostenscan, maakt dat er meer uniformiteit komt, zodat er op sommige werkzaamheden er een duidelijker verband ligt tussen ingeschatte/afgesproken kosten en gemaakte/gefactureerde kosten. Dit heef gevolgen voor de registratie binnen TIM en voor het proces van facturatie, maar deze aanpak kent veel parallellen met het proces van de externe medewerkers dus daar worden bij de initiële eenmalige inrichting geen grote problemen verwacht. Maar vanzelfsprekend vraagt dit wel een zorgvuldige projectmatige aanpak. Mogelijk kan dit aansluiten op de memo ‘Uitbreiding TIM’ van de integraal planner/applicatiebeheerder TIM, waarin een aantal aanscherpingen rondom het tijdschrijven en TIM worden voorgesteld, en die aan het MT is aangeboden. Uiteraard brengt verdere differentiatie extra werk voor de applicatiebeheerders met zich mee, maar ook dat lijkt te overzien en wordt door betrokken applicatiebeheerders als behapbaar ingeschat. Als derde heeft meer differentiatie effect op het berekenen van de tarieven.

Er zal eenmalig een nieuwe rekenmethode moeten worden uitgedacht en opgezet. En jaarlijks zal er niet 1, maar meerdere tarieven moeten worden berekend.

Externe medewerkers De gemeente belast ook de uren van de door de gemeente extern ingehuurde arbeidskrachten door. Hierbij wordt niet het eigen interne uurtarief gehanteerd, maar het uurtarief dat de externe zelf richting gemeente hanteert. De directe personeelskosten van externen worden op deze manier 1 op 1 doorgezet. Er wordt echter op deze manier geen rekening gehouden met de overhead kosten die in meer of mindere mate ook altijd voor externe (extra) worden gemaakt! Aanbeveling 11: Onderzoek via een vervolg-/verdiepingsonderzoek of maak een inschatting van welke overheadkosten er gemiddeld bij externe medewerkers die op Grex’en en projecten worden ingezet, van toepassing zijn, bijvoorbeeld rondom werving en selectie, aansturing en werkplek. En maak bewuster de keuze om die mee te nemen in facturering richting derde partijen of niet.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 24 van 34

Terugboeking op de afdeling Binnen de 3 gemeenten wordt er op verschillende manieren met de opbrengsten/de ontvangen bedragen van de betaalde nota’s omgegaan. Bij de ene gemeente komt dit ten goede aan de afdeling en worden opbrengsten op het budget van de afdeling of betreffend team teruggeboekt. Bij gemeente Albrandswaard worden deze opbrengsten naar de afdelingen teruggeboekt. Dit is het geheel van de opbrengsten op basis van het uurtarief Grex’en en projecten, dus ook inclusief het overhead deel. De kosten van overhead zitten echter niet in de FCL van de afdeling, maar staan centraler binnen de boekhouding. Aanbeveling 12: Onderzoek de mogelijkheden of er een werkbare manier is om de overheadkosten uit de opbrengsten van de afdeling te halen, en deze centraal op taakveld Overhead te boeken.

4.6 Op welke wijze worden de tarieven op dit moment aan college voorgelegd ter goedkeuring? Zoals in paragraaf 4.3.1 beschreven staat, kan/mag het college op basis van de financiële verordening, binnen de kaders die de gemeenteraad heeft gesteld, de tarieven voor diensten vaststellen en wijzigen. Dit geldt ook voor de uurtarieven die de gemeente in rekening brengt bij private partijen voor projecten zoals bij grondexploitatie. Aanbeveling 13: Neem in de eerder aanbevolen afzonderlijke beleidsnota voor privaatrechtelijke tarieven de spelregels op en draag daarbij zorg voor: •

de formele jaarlijkse vaststelling van de tarieven in de begroting.

•

de periodieke vaststelling van de herziene/hernieuwde beleidsnota door raad.

•

en het informeren van de raad over jaarlijkse vastgestelde tarieven.

4.7 Wat is er minimaal nodig? Het zwaartepunt is sinds de ontvlechting van 1 tariefstelsel voor de BAR-organisatie in 2023 naar 3 afzonderlijke tariefstelsels (voor elke gemeente eentje) verschoven. In eerste instantie draaide het om de BARorganisatie en vormde die de belangrijkste component in de berekening van de tarieven. Nu is DBP echt ondersteunend geworden, en zitten de medewerkers en werkzaamheden voornamelijk in de gemeenteorganisaties en dus gemeentebegrotingen. Het is om die reden aan te bevelen om met een aantal aspecten explicieter rekening te houden: Verantwoordelijkheid beleggen De verantwoordelijkheid voor de berekening van privaatrechtelijke tarieven ligt sinds 2020 centraal bij team Financieel advies. In het kader van de ontvlechting van de gemeenten per 1 januari 2024 en specifiek van team Financieel advies (de financieel adviseurs) per 1 januari 2026 is het belangrijk om verantwoordelijkheden te herzien en opnieuw binnen de organisaties helder te maken. Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 25 van 34

Aanbeveling 14: Het ligt voor hand de verantwoordelijkheid voor de tarieven en de berekening niet langer meer centraal bij team Financieel advies binnen DBP te beleggen, maar decentraal bij de financieel adviseurs en/of strategisch financieel adviseur van elke gemeente. Dit kan worden geformaliseerd aan de hand van de eerder aanbevolen beleidsnota, door aanpassingen in de financiële verordening, en/of door aanpassing van de DBPdienstverleningsovereenkomst of producten en diensten catalogus.

Inzet vanuit DBP Op dit moment worden in TIM alleen uren op Grex’en en projecten geschreven door medewerkers uit de gemeente. In de eerder genoemde memo ‘Uitbreidingen TIM’ van de integraal planner en applicatiebeheerder TIM worden DBP-medewerkers ook expliciet uitgesloten van schrijven. Grotendeels vinden de werkzaamheden plaats in het kader van de primaire processen die bij de gemeente belegd zijn. Echter het komt in bepaalde gevallen voor dat er ook inzet van DBP-medewerkers op projecten nodig is of wordt verlangd. Mede ook omdat de scheidslijn tussen primaire processen en rollen, en ondersteunende rollen niet altijd helemaal strak is te trekken of de lijn van het NORA Bedrijfsfunctiemodel niet helemaal is gevolgd, en er dus ook primaire taken binnen DBP zijn gepositioneerd. Zo heeft de risicomanager van team Control deelgenomen in een project (marktinitiatief voor gebiedsontwikkeling), omdat daar zijn expertise op het gebied van risicomanagement nodig was. Hier zijn geen uren voor op het project geschreven, met als belangrijkste argument dat dit tot de standaard dienstverlening van DBP aan de gemeente behoort. De gemeente betaalt hier al voor is de uitspraak.

Bij dit uitgangspunt zijn een aantal vraagtekens te zetten: hoe worden deze kosten die via bijdrage DBP worden betaald, dan op het project geboekt? Want in feite zijn het wel uren die de gemeente inzet en betaalt, en eigenlijk ook niet tot overhead te rekenen zijn, en anders ten laste van de burgers of anderen komen. En hoe reëel is dat dit tot de standaard dienstverlening van DBP hoort? Wat als er ineens substantieel veel projecten zijn waarop de inzet verlangd wordt, ook in verhouding tot de andere deelnemende gemeenten? In feite worden hier 2 aspecten ter discussie gesteld: 1. 2.

Moet niet alle inzet van medewerkers uit gemeente en bijbehorende GR worden geschreven? Passen deze werkzaamheden inderdaad in de standaard dienstverlening van DBP aan de gemeente?

Aanbeveling 15: In het kader van punt 1 is het voor te stellen dat toch wordt gekeken of uren van DBP-medewerkers (of de daaraan gerelateerde uren) niet op 1 of andere manier op de projecten te boeken zijn. Wederom met name vanuit het oogpunt van maximaliseren kostendekkendheid.

Ook voor rioleringswerkzaamheden worden voor de gegevensbeheerder die in DBP zit, geen kosten meer in de prognose meegenomen. Vanwege het meer reguliere en minder projectmatige karakter is hier ook meer voor te zeggen. Het argument daarbij is ook dat deze kosten al via de overhead worden doorberekend.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 26 van 34

Benchmark In de Handleiding Overheidstarieven 2023 dat jaarlijks door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt uitgegeven, is de overhead binnen de overheid geschat op gemiddeld €25.300 per fte. En in de handleiding van 2025 is die geschat op €26.000. Aanbeveling 16: Alhoewel dit geschatte gemiddelde aantal euro’s overhead per FTE vanuit het ministerie een jaarlijkse geschatte indicatie is van de indirecte kosten voor de ondersteuning (PIOFACH functies) per fte, kan het voor de gemeente interessant zijn om ten behoeve van sturing, verantwoording/verslaglegging en het berekenen van uurtarieven, te kijken hoe de huidige overhead van de gemeente zich hiertoe verhoudt, door dit cijfer heel bewust voor de eigen situatie te berekenen. Dit zelfde geldt ook voor de normhuisvestingskosten per formatieplaats uit de handleiding, waar tegen goed het eigen berekende huisvestingstarief is af te zetten.

Kostendekkendheid.nl Er zijn in de markt ook (web)applicaties die ondersteuning en automatisering bieden op het vlak van het berekenen van leges en tarieven, op basis van legesverordening en met doel maximale kostendekkendheid. Afhankelijk van de keuzes die rond de privaatrechtelijke tarieven gemaakt worden, zouden ook de berekeningen van deze tarieven daarop kunnen aansluiten. Kostendekkendheid.nl is daar een voorbeeld van. Enkele jaren is deze applicatie door de organisatie gebruikt voor het berekenen van de publiekrechtelijke tarieven, per 31 december 2025 is het contract hiervan opgezegd. De baten wegen niet op tegen de kosten van de applicatie, de toegevoegde waarde blijkt onvoldoende. Met name de berekening van de kosten van de legesverordeningen leverde problemen op. Er is weer teruggeschakeld naar een berekening van de kostendekkendheid van de leges in Excel.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 27 van 34

5 Samenvatting, conclusie en aanbevelingen 5.1 Samenvatting Aan de hand van onderstaande vragen is een analyse gemaakt van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de huidige methodiek: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Welke soorten tarieven (differentiatie) zijn er? Zijn er wettelijke regels voor het bepalen en gebruik van tarieven? Is er vastgesteld beleid? Hoe worden de tarieven berekend? Waar worden de tarieven voor gebruikt? Op welke wijze worden de tarieven op dit moment aan college voorgelegd ter goedkeuring? Wat is er minimaal nodig?

Er is tot 2023 binnen de BAR-organisatie een relatief eenvoudige systematiek gehanteerd, waarbij in de aanloop van de begroting van het volgende jaar 2 tarieven worden berekend, te weten een algemeen basis uurtarief en een uurtarief voor Grex’en en projecten. Voor de begrotingen 2024, 2025 en 2026 heeft er geen berekening plaatsgevonden en is het uurtarief voor Grex’en en projecten van 2023 voor beide toepassingen gebruikt. Deze tarieven worden ten behoeve van en in de aanloop naar de begroting van het volgende jaar berekend. Het algemeen basis uurtarief wordt gebruikt voor het in rekening brengen van kosten bij derden en schadegevallen. En wordt berekend door alle netto lasten binnen de BAR-organisatie te delen door alle productieve uren van de formatie, en daar nog een toeslag voor huisvestingskosten op te doen. Het uurtarief Grex’en en projecten is een tarief voor toerekening aan grondexploitatieplannen (Grex’en), investeringen en afrekeningen (subsidie)projecten, op basis van tijdschrijven. Dit tarief wordt berekend door de begrote netto lasten voor taakvelden Fysieke bedrijfsinfrastructuur en Ruimtelijke ontwikkeling inclusief overhead te delen door een geschat verwacht aantal uren (o.b.v. geschreven van het eerste kwartaal op de betreffende taakvelden) en daar nog een huisvestingstoeslag op te doen.

Het gaat hier om de zogenaamde privaatrechtelijke tarieven die op basis van privaatrechtelijke grondslag of overeenkomsten in facturatie gebruikt worden. Regels en voorschriften uit de wet volgen in feite de lijn die voor leges, heffingen en belastingen (publiekrechtelijk) ook gelden. Gemeente moeten ook indirecte kosten daarin meenemen, het uitgangspunt is kostendekkendheid en er moet transparantie en uniformiteit betracht worden. Het vaststellen van deze privaatrechtelijke tarieven is een bevoegdheid van het college en is in de Financiële verordening geregeld. Daarbinnen staan ook op hoofdlijnen de kaders en voorwaarden waaraan de totstandkoming en de tarieven moeten voldoen.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 28 van 34

5.2 Conclusies Er zijn naar aanleiding van het onderzoek een aantal conclusies te trekken: 1.

2. 3.

4.

5.

De huidige rekenmethode is sinds de ontvlechting niet 1 op 1 voor gemeente Albrandswaard te gebruiken. Tevens zijn bij een aantal componenten van de berekening vraagtekens te zetten. Het is hard nodig dat er een herziening op plaatsvindt of dat er een nieuwe methode komt. Er zijn an sich niet heel veel redenen naar voren gekomen om van de structuur van 2 tarieven af te stappen, buiten reden van meer kostendekkendheid en uniformiteit. Het basisuurtarief is sinds 2024 komen te vervallen, en voor kostenverhaal bij schade is sinds dat moment ook het uurtarief Grex’en projecten gehanteerd. Dit is om 2 redenen niet wenselijk: het ontbreekt aan onderbouwing, en het tarief is relatief hoog ten opzichte van marktprijzen en vanuit oogpunt kostendekkendheid. Het zwaartepunt is van de GR naar elke gemeente specifiek verschoven en ook team Financieel Advies is gedecentraliseerd, dus centrale aansturing en verantwoordelijkheid binnen DBP ligt niet meer voor de hand. De huidige verordeningen en beleidsstukken dekken alleen op hoofdlijnen het deel van de privaatrechtelijke tarieven af.

5.3 Aanbevelingen Binnen de analyse zijn binnen de diverse onderwerpen aanbevelingen opgenomen. Deze zijn naar een aantal hoofdaanbevelingen terug te brengen en daaronder samen te brengen:

5.3.1 Verantwoordelijkheid decentraal beleggen Naar aanleiding van de ontvlechting op 1 januari 2024 en de verdere ontvlechting van team Financieel advies is het logisch om de verantwoordelijkheid voor de tarieven en de berekening niet langer meer centraal bij team Financieel advies binnen DBP te beleggen, maar decentraal bij de financieel adviseurs en/of strategisch financieel adviseur van elke gemeente. De volgende aanbevelingen sluiten daarop aan: •