31. Raadsinformatiebrief 2025-083828 inzake Onderzoeksplan 2026 onderzoeksrapportages 2025 KCC en Interne tarieven.pdf

Aanbeveling 14: Het ligt voor hand de verantwoordelijkheid voor de tarieven en de berekening niet langer meer centraal bij team Financieel advies binnen DBP te beleggen, maar decentraal bij de financieel adviseurs en/of strategisch financieel adviseur van elke gemeente. Dit kan worden geformaliseerd aan de hand van de eerder aanbevolen beleidsnota, door aanpassingen in de financiële verordening, en/of door aanpassing van de DBP-dienstverleningsovereenkomst of producten en diensten catalogus.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 29 van 34

5.3.2 Beleid privaatrechtelijke tarieven Het is aan te bevelen om de regels en beleid van deze tarieven, omwille van transparantie en consistentie, in een apart en toegankelijk beleidsdocument te formaliseren en (evt. door de raad) vast te (laten) stellen. En in de Financiële verordening relevante artikelen waar nodig hierop aan te scherpen en uit te breiden. Daarin kan tevens iets explicieter opgenomen worden bij wie welke verantwoordelijkheden liggen, met name te zoeken in de rollen concerncontroller, strategisch financieel adviseur en financieel adviseur bij de gemeente. En wat de formele bestuurlijke route is die daarbij bewandeld moet worden. De volgende aanbevelingen sluiten daarop aan: •

•

Aanbeveling 1: Het is aan te bevelen om de regels en beleid van de tarieven (basis en Grex’en), omwille van transparantie en consistentie, in een apart en toegankelijk beleidsdocument te formaliseren en (evt. door de raad) vast te (laten) stellen. En in de Financiële verordening relevante artikelen waar nodig hierop aan te scherpen en uit te breiden. Daarin kan tevens iets explicieter opgenomen worden bij wie welke verantwoordelijkheden liggen, met name te zoeken in de rollen concerncontroller, strategisch financieel adviseur en financieel adviseur bij de gemeente. Aanbeveling 13: Neem in de eerder aanbevolen afzonderlijke beleidsnota voor privaatrechtelijke tarieven de spelregels op en draag daarbij zorg voor: o de formele jaarlijkse vaststelling van de tarieven door het college. o de periodieke vaststelling van de herziene/hernieuwde beleidsnota door raad. o en het informeren van de raad over jaarlijkse vastgestelde tarieven.

5.3.3 Herziening rekenmethode De huidige rekenmethode is om meerdere redenen niet langer meer adequaat en vraagt om herziening. Zie ook volgende paragraaf Kostendekkendheid. Met betrekking tot tarieven ten behoeve van het ruimtelijk domein is het in het kader van (met name) uniformiteit aan te raden (zoveel mogelijk) aansluiting met de Plankostenscan proberen te maken. Verder is het goed om zoveel mogelijk gebruik te maken van de (benchmark) data die onder meer vanuit de Handleiding overheidstarieven beschikbaar is. En is aan te bevelen om te (laten) onderzoeken in hoeverre software en applicaties in de markt een belangrijke rol in verdere automatisering van dit proces kunnen spelen.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 30 van 34

De volgende aanbevelingen sluiten daarop aan: •

•

•

•

Aanbeveling 2: Mocht de keuze gemaakt worden om de bestaande opzet van tarieven te continueren, inclusief de huisvesting, dan dient de berekening op een aantal vlakken geverifieerd en herzien te worden. Uiteraard zou het alleen nog om huisvestingskosten van de gemeente zelf gaan. En de werkwijze rondom kostenverhogende btw dient te worden bekeken, zie ook de opmerkingen van de medewerker van de financiële administratie hierover in bijlage 1. Aanbeveling 7: Ga weer een rekenmethode voor het tarief schadeverhaal gebruiken die verdedigbaar is, en ook een zo reëel en kostendekkendheid tarief tot stand brengt. Het is aan te bevelen om te proberen een eenduidig tarief of systematiek voor alle drie de gemeentes te hanteren, maar is zeker geen harde voorwaarde. Neem betrokkenen (teamleider van afdeling Buitenruimte en medewerkers Schadeverhaal) mee in de totstandkoming van de berekening. En stem jaarlijks ook het tarief af met betrokken teamleider. Aanbeveling 9: Het ligt voor de hand om in de toekomst in het kader van transparantie en uniformiteit toe te werken naar 1 afgestemde set van tarieven voor het ruimtelijke domein, voor zowel kostenverhaal als Grex’en.

Hierbij kan zelfs de keuze gemaakt worden om de tarieven van de plankostenscan ook voor Grex’en te gebruiken, of een hybride model te ontwikkelen waarbij uit de plankostenscan afgeleide tarieven met eventuele toeslagen worden opgesteld. Aanbeveling 16: Alhoewel dit geschatte gemiddelde aantal euro’s overhead per FTE uit de Handleiding Overheidstarieven vanuit het ministerie een jaarlijkse geschatte indicatie is van de indirecte kosten voor de ondersteuning (PIOFACH functies) per fte, kan het voor de gemeente interessant zijn om ten behoeve van sturing, verantwoording/verslaglegging en het berekenen van uurtarieven, te kijken hoe de huidige overhead van de gemeente zich hiertoe verhoudt, door dit cijfer heel bewust voor de eigen situatie te berekenen. Dit zelfde geldt ook voor de normhuisvestingskosten per formatieplaats uit de handleiding, waar tegen goed het eigen berekende huisvestingstarief is af te zetten.

5.3.4 Maximaliseren kostendekkendheid De belangrijkste reden om in de structuur van 2 tarieven verdere differentiatie toe te passen zou kostendekkendheid zijn. Bij schadeverhaal worden de extra kosten voor werkzaamheden buiten de reguliere werktijden op geen enkele manier afgevangen. En binnen het ruimtelijk domein wordt onvoldoende rekening gehouden met de inzet van medewerkers binnen verschillende functieschalen, en met overhead bij externen.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 31 van 34

De volgende aanbevelingen sluiten daarop aan: •

•

•

•

•

Aanbeveling 3: Het gebruik van een relatief hoog aantal productieve uren heeft geresulteerd in relatief laag basis uurtarief, waardoor een verminderde kans op kostendekkendheid ontstaat. Het advies is om voor de berekening van tarieven de indicatie van productieve uren uit de handreiking te gaan gebruiken, of daar dichter bij in de buurt te gaan zitten. Aanbeveling 8: Breng in het basisuurtarief ten behoeve van schadeverhaal evt. differentiatie aan, door bijvoorbeeld een toeslag of een afzonderlijk tarief te hanteren voor uren in niet-reguliere werktijden. Praktisch levert dit niet heel veel extra administratie last op en kent weinig praktische implicaties, maar zorgt wel voor een grotere kostendekkendheid rondom inzet van mensen en middelen. Aanbeveling 10: Het is aan te bevelen om op basis van rollen van medewerkers (bijvoorbeeld administratieve medewerkers, projectleiders, etc.) meer differentiatie in het tarief Grex’en en projecten aan te brengen, zodat er een betere aansluiting op de daadwerkelijke kostprijs van medewerkers gemaakt kan worden. Hierbij aansluiting zoeken op de tarieven uit de Plankostenscan, maakt dat er meer uniformiteit komt. En zodat er op sommige werkzaamheden er een duidelijker verband ligt tussen ingeschatte/afgesproken kosten en gemaakte/gefactureerde kosten.

Dit heef gevolgen voor de registratie binnen TIM en voor het proces van facturatie, maar deze aanpak kent veel parallellen met het proces van de externe medewerkers dus daar worden bij de initiële eenmalige inrichting geen grote problemen verwacht. Maar vanzelfsprekend vraagt dit wel een zorgvuldige projectmatige aanpak. Mogelijk kan dit aansluiten op de memo ‘Uitbreiding TIM’ van de integraal planner/applicatiebeheerder TIM, waarin een aantal aanscherpingen rondom het tijdschrijven en TIM worden voorgesteld, en die aan het MT is aangeboden. Uiteraard brengt verdere differentiatie extra werk voor de applicatiebeheerders met zich mee, maar ook dat lijkt te overzien en wordt door betrokken applicatiebeheerders als behapbaar ingeschat. Als derde heeft het effect op het berekenen van de tarieven. Er zal eenmalig een nieuwe rekenmethode moeten worden uitgedacht en opgezet. En jaarlijks zal er niet 1, maar meerdere tarieven moeten worden berekend. Aanbeveling 11: Onderzoek via een vervolg-/verdiepingsonderzoek of maak een inschatting van welke overheadkosten er gemiddeld bij externe medewerkers die op Grex’en en projecten worden ingezet, van toepassing zijn, bijvoorbeeld rondom werving en selectie, aansturing en werkplek. En maak bewuster de keuze om die mee te nemen in facturering richting derde partijen of niet.

Aanbeveling 15: In het kader van punt 1 is het voor te stellen dat toch wordt gekeken of uren van DBPmedewerkers (of de daaraan gerelateerde uren) niet op 1 of andere manier op de projecten te boeken zijn. Wederom met name vanuit het oogpunt van maximaliseren kostendekkendheid.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 32 van 34

5.3.5 Vaststelling en publicatie Op dit moment worden de jaarlijks nieuw berekende tarieven alleen ter informatie aan de verantwoordelijke wethouder gestuurd. Het is zaak om hier het formele bestuurlijke proces te gaan volgen. Hoewel het niet heel expliciet in de bestaande financiële verordening staat opgenomen, is het wel de bedoeling dat het college de tarieven vaststelt, de raad wordt geïnformeerd en er zoveel mogelijk transparantie wordt betracht door publicatie in de begrotingen. De volgende aanbevelingen sluiten daarop aan: •

•

•

Aanbeveling 1: Het is aan te bevelen om de regels en beleid van de tarieven (basis en Grex’en), omwille van transparantie en consistentie, in een apart en toegankelijk beleidsdocument te formaliseren en (evt. door de raad) vast te (laten) stellen. En in de Financiële verordening relevante artikelen waar nodig hierop aan te scherpen en uit te breiden. Daarin kan tevens iets explicieter opgenomen worden bij wie welke verantwoordelijkheden liggen, met name te zoeken in de rollen concerncontroller gemeente, strategisch financieel adviseur en financieel adviseur. Aanbeveling 5: Het is aan te bevelen in het kader van transparantie de indicator overhead% toe te voegen. Vanuit het BBV behoort deze ook tot de set van verplichte indicatoren. Zeker wanneer de berekening net zoals 2023 wordt opgenomen en daarin het overhead percentage een rol speelt, is het van belang de prestatie-indicator te publiceren. Aanbeveling 6: Het is aan te bevelen in het kader van transparantie de berekening van de tarieven consequent in de paragraaf Bedrijfsvoering van de begrotingen op te nemen.

5.3.6 Overig De volgende aanbevelingen staan verder op zichzelf en/of zijn zijdelings van belang: •

Aanbeveling 12: Onderzoek de mogelijkheden of er een werkbare manier is om de overheadkosten uit de opbrengsten van de afdeling te halen, en deze centraal op taakveld Overhead te boeken.

•

Aanbeveling 4: Leg bij DBP de opdracht neer om te verifiëren of de huidige indicator overhead% op de correcte manier volgens de BBV-voorschriften opgesteld wordt, en laat ze eventueel daar een aanscherping op doen.

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 33 van 34

Bijlage 1: Relevante reacties hoor en wederhoor (niet in rapport verwerkt) Huisvesting en btw Een medewerker van de financiële administratie heeft in het traject van hoor en wederhoor met betrekking tot het rapport van gemeente Ridderkerk de volgende terugkoppeling rondom huisvesting en btw gegeven, die relevant is om het in vervolgtraject mee te nemen: Ik heb het rapport van RK doorgenomen en m.b.t. huisvesting en btw heb ik een opmerking. In AW en BD speelt hetzelfde, alleen met andere percentages. Paragraaf

Pagina

Passage waarop jouw opmerking betrekking heeft

Opmerking/toelichting

Onderbouwing

4.4.1.2

18

Huisvestingskosten incl. btw = (totale huisvestingskosten + btw)

Zover ik weet zijn de huisvestingskosten excl. btw opgenomen, verhoogd met de btw die niet teruggevraagd kan worden a.g.v. handelen als niet overheid en niet ondernemer. Als stelpost was daar 6% voor opgenomen.

Voor RK in 2025: fiscus 43% - BCF 46% - KVH 11%

Idem gemiddelde huisvestingskosten

Voor RK in 2025: fiscus 43% - BCF 46% - KVH 11%

Aanbeveling 3

18 en 36

En de werkwijze rondom kostenverhogende btw is niet meer van deze tijd.

Een percentage KVH-btw is zeer actueel.

Voor RK in 2025: fiscus 43% - BCF 46% - KVH 11%

4.4.1.1

17

Kosten gemeentebestuur (raad, B&W en commissies

Een percentage KVH-btw is zeer actueel.

Voor RK in 2025: fiscus 1,07% - BCF 94,14% KVH 4,79%

Auteur Team Concerncontrol

Datum November 2025

Rapportnaam Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Interne Uurtarieven Gemeente Albrandswaard

Pagina 34 van 34