Document · PDF

3. Raadsinformatiebrief 2023 766829 toezending reactie AB op ingediende zienswijze vastgestelde begroting De Bedrijfsvoeringspartners - GR BAR organisatie 2024.pdf

Gemeenteraad AW 5 februari 2024, gemeente AlbrandswaardBij agendapunt: 8: Ingekomen stukken18.686 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

Omschrijving Salariskosten (incl. inhuurkosten) Overige bedrijfsvoerings lasten

Begroting 2024 Bestaand beleid 21.941.500 9.666.500

Noodzakelijke budgetwijzigingen 541.500 785.500

31.608.000

1.327.000

TOTAAL SALDO (excl. bijdragen gemeenten)

Begroting 2024 22.483.000 10.452.000 32.935.000

Voor een verdere specificatie van deze cijfers wordt verwezen naar het onderdeel Overzicht van baten en lasten 2024 in de financiële begroting op bladzijde 29. De Bedrijfsvoeringspartner heeft als belangrijkste inkomstenpost de bijdragen van de drie gemeenten. Er is geen apart bedrag voor onvoorzien geraamd. Eventuele tegenvallers worden of binnen de eigen begroting van De Bedrijfsvoeringspartner opgevangen of doorbelast aan de gemeenten, bijvoorbeeld als het nieuwe taken of meerwerk betreft.

1.5

Financiële en overige ontwikkelingen

Effecten van de ontvlechting en ontwikkeling De Bedrijfsvoeringspartner In de inleiding van deze begroting is beschreven dat De Bedrijfsvoeringspartner per 1 januari 2024 van start gaat met een basis formatieplan. Gebaseerd op het huidige takenpakket en bekostiging van de bedrijfsvoering. In het formatieplan zijn niet de potentiële effecten op het takenpakket van de bedrijfsvoering opgenomen als gevolg van de ontvlechting van beleid en uitvoering. We willen concreet in beeld hebben wat de mogelijke gevolgen zijn. Om daar dan vervolgens op basis van een voorstel met de gemeenten over te spreken en duidelijke afspraken te maken over het takenpakket van De Bedrijfsvoeringspartner, de gewenste dienstverlening, het niveau daarvan en de benodigde bekostiging. Conform het proces zoals beschreven in de inleiding. Waarbij een koppeling wordt aangebracht tussen de begroting en de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de gemeenten. In 2024 en 2025 zijn we nog aan het (op)bouwen binnen De Bedrijfsvoeringspartner zelf en ondersteunend aan de opbouw van de drie gemeentelijke organisaties. Wij verwachten dat we de

komende jaren volop in beweging zullen zijn en evalueren onze relatie met de gemeenten en onze prestaties op de opgaven regelmatig. En wij zijn in staat om onze interactie en dienstverlening te laten aansluiten bij de voortdurend veranderende omstandigheden. Geleidelijk groeien we toe naar de ideale organisatie die in de gehele keten aan onze drie gemeenten duurzaam goede bedrijfsvoering biedt tegen acceptabele kosten. Daarom willen we meerjarige afspraken maken met onze gemeentelijke opdrachtgevers. Cao gemeenten en Samenwerkende gemeentelijke organisaties Zodra de financiële consequenties van een nieuwe cao bekend zijn worden die verwerkt in de P&Cdocumenten van De Bedrijfsvoeringspartner. Dat is dan de eerstvolgende tussenrapportage of begroting na het verbindend worden van de cao. Afgesproken is dat hiervoor de gemeentelijke bijdragen mogen worden verhoogd. Voor de werknemers van De Bedrijfsvoeringspartner is de cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) van toepassing. De huidige cao SGO 2023 is op 5 april 2023 bekrachtigd en loopt van 2 januari 2023 tot en met 31 december 2023. De financiële gevolgen zijn structureel verwerkt in de 1e tussenrapportage 2023 van de huidige GR BAR. In de begroting van De Bedrijfsvoeringspartner wordt geen stelpost opgenomen voor nog af te sluiten cao’s. In dit geval de cao die voor 2024 zal worden afgesloten.

De gemeenten nemen op basis van eigen inschattingen hier wel een stelpost voor op in hun primitieve begroting. Dit gebeurt in samenhang met de accresontwikkeling (jaarlijkse toe- en afname) van de algemene uitkering. Prijsstijgingen De te hanteren prijsstijging voor de inflatiegevoelige posten in de begroting wordt ieder jaar gebaseerd op de prognose in het jaarlijks verschijnende Centraal Economisch Plan (CEP) van het Centraal Plan Bureau (CPB). In het CEP 2023 van 9 maart 2023 gaat het CPB uit van een inflatie voor 2024 van 3,2%. Dit gaat om een bedrag van € 261.300. Afgesproken is dat De Bedrijfsvoeringspartner (net als de huidige GR BAR) door de gemeenten wordt gecompenseerd voor de inflatie. In de praktijk zien we dat indexatie van lopende contracten regelmatig hoger is dan het gemiddelde wat door het CPB is bepaald. Voor de meerjarenraming van De Bedrijfsvoeringspartner (2025 - 2027) worden constante prijzen gehanteerd. Personeel gerelateerde budgetten Als gevolg van de ontvlechting zijn er ontwikkelingen op het gebied van personeel gerelateerde budgetten zoals verzuimbegeleiding, ARBO-voorzieningen et cetera. In juni is een voorstel voor verdeling van de budgetten tussen de vier organisaties besproken. De effecten van dit voorstel voor De Bedrijfsvoeringspartner zijn opgenomen in de begroting. Dit betreft geen nieuw beleid of extra ambities.

Maar gaat puur om het kunnen blijven continueren van de basis dienstverlening op het gebied van HRM. Informatievoorziening Voor de ontvlechting en opbouw van het totale ICT-landschap lopen de werkzaamheden ook in 2024 door. Hiervoor zijn incidentele middelen beschikbaar in de projectbegroting van het project Nieuwe Organisaties Samen Bouwen.

Ontwikkeling formatie Zoals eerder beschreven is de basis van deze begroting bestaand beleid. Dat betekent dat er geen nieuwe ambities zijn opgenomen. En op dat punt zijn er ook geen formatieclaims opgenomen. Wat wel in de begroting zit is een noodzakelijke formatieclaim op het gebied van applicatiebeheer. Door de ontvlechting van alle applicaties is het noodzakelijk om meer beheer capaciteit te organiseren. Dit is nodig om de basisondersteuning op applicatiebeheer te kunnen blijven garanderen. Ook op andere plekken in de organisatie zien we mogelijke effecten voor de formatie om de dienstverlening op het huidige niveau te kunnen houden. Bijvoorbeeld bij informatieveiligheid en privacy en financieel advies. In de inleiding van de begroting zijn we daar al op in gegaan: er is nu geen formatieclaim opgenomen. We gaan eerst het proces in van de gesprekken met de drie gemeenten over de dienstverleningsovereenkomsten en het gewenste niveau van dienstverlening.

2. Paragrafen 2.1

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De GR BAR is tot en met 31 december 2023 de uitvoeringsorganisatie namens de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Voor deze gemeenten voert de GR BAR actief beleid op de beheersing van de risico’s die gezamenlijk worden gelopen. Door inzicht in de actuele risico’s en de mogelijke maatregelen, worden organisatie en bestuur in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Alle risico’s worden tenminste twee keer per jaar herijkt en er wordt continu geanticipeerd op nieuwe risico’s. Alle geïdentificeerde onzekerheden of risico’s die niet in de begroting (kunnen) worden opgenomen, worden vanaf het moment dat zij kwantificeerbaar zijn opgenomen in het risicoprofiel. Dit risicoprofiel komt tot stand met behulp van het risicomanagementsoftware-programma NARIS. Per 1 januari 2024 is de GR BAR niet langer de uitvoeringsorganisatie voor de gemeenten waar het de uitvoering van taken op het gebied van beleid en uitvoering betreft. Hiermee verandert ook het risicoprofiel. De Bedrijfsvoeringspartner is dan verantwoordelijk voor de (ondersteunende) bedrijfsvoeringsfuncties. Omdat de ontvlechting in 2023 wordt voorbereid sluit het risicoprofiel niet in één keer aan op de nieuwe situatie. Het risicoprofiel zal mee-ontwikkelen met de veranderingen die stap voor stap worden doorgevoerd.

De risico’s die van toepassing zijn op het taakveld van De Bedrijfsvoeringspartner blijven onveranderd onderdeel uitmaken van de risicoprofielen van de gemeenten, waar ze van invloed zijn op de benodigde weerstandscapaciteit. Weerstandvermogen, weerstandscapaciteit en risico’s Het weerstandsvermogen is het saldo van de weerstandscapaciteit en de risico’s, oftewel: weerstandscapaciteit - risico’s = weerstandsvermogen. De weerstandscapaciteit kan bestaan uit de algemene reserve, de onbenutte belastingcapaciteit, het bedrag voor onvoorzien en stille reserves. Binnen De Bedrijfsvoeringspartner wordt een reserve gevormd van € 500.000 wat kan dienen als weerstandscapaciteit. De in deze paragraaf geïnventariseerde risico’s van De Bedrijfsvoeringspartner zijn als geconsolideerd risico ondergebracht in de gemeentelijke risicoprofielen. Top 10 belangrijkste risico’s De Bedrijfsvoeringspartner Deze verzameling van de belangrijkste risico’s vormen op dit moment het risicoprofiel van De Bedrijfsvoeringspartner. Deze inventarisatie is gericht op de situatie waar we risicobeheersing op moeten toepassen per 1 januari 2024. Onder bedrijfsvoering valt alles wat De Bedrijfsvoeringspartner inzet om burgers, bedrijven en instellingen van de deelnemende gemeenten goed te bedienen.

De bedrijfsvoering omvat tevens alle activiteiten die binnen de organisatie worden uitgevoerd, met uitzondering van het verlenen van diensten en het produceren van producten, het hierbij te voeren beleid, oftewel het primaire proces. Bedrijfsvoering betreft ook de inrichting, de organisatie en de ervaring en deskundigheid van het personeel.

De belangrijkste risico’s behorend bij het primaire proces staan in de risicoprofielen van de gemeentelijke bestuursrapportages omdat deze direct gerelateerd zijn aan gemeentespecifieke doelen en bijbehorend uitvoeringsbeleid. Het totaal aan risico’s van De Bedrijfsvoeringspartner, geïnventariseerd tot 31 mei 2023, bedraagt ongeveer € 2.800.000 en wordt in eerste instantie afgedekt door de reserve voor een bedrag van

€ 500.000. Het resterend risico wordt afgedekt door de deelnemende gemeenten. Deze top tien vertegenwoordigt bijna 93% van het totaal aan bedrijfsvoeringsrisico’s zoals deze worden ingeschat vanaf 1 januari 2024. Positie

Maximaal

Invloed

risico

(%)

Risicogebeurtenis

Gevolgen

Maatregelen / info

Cluster ICT risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatietechniek en informatiebeveiliging.

Financieel, imago, continuïteit gemeentelijke dienstverlening

Kwaliteitsontwikkeling, organisatieontwikkeling, Jaarlijkse IT audit, opzet en doorontwikkeling informatieveiligheid en privacy

€ 1.275.000

Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen / -structuur

Financieel, tijd- uitstel doelstelling, imago

Consolidatie- en rationalisatie, procesmanagement, organisatieontwikkeling, Good governance

€ 500.000

Moeilijke werving door schaarste op arbeidsmarkt. Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld / aanwezig zijn kost meer dan geraamd.

Financieel, kwaliteit dienstverlening, imago

Business Continuity management, HRM, begeleiding en ontwikkeling,

€ 400.000

Niet (kunnen) voldoen aan actuele wet- en regelgeving (Compliance)

Financieel, imago

Procesmanagement, organisatieontwikkeling, ontwikkelen Governance, Risk en Compliance competenties

Cluster risico’s Fraude en Integriteit

Financieel- extra kosten en boetes, imagoschade

Bedreiging business continuïteit door / tijdens crisissituatie(s)

Financieel- extra kosten en boetes, imagoschade

Business Continuïteit management Risicomanagement, beveiliging.

€ 200.000

Aansprakelijkheid door fouten / onwetendheid / niet handelen van personeel

Financieel, imago

HRM, begeleiding en ontwikkeling

€ 200.000

Brand- en gevolgschade + glasschade

Lagere verzekerings kosten door eigen risico

Acceptatie van deel van kosten door schade i.p.v. duurdere verzekeringen

€ 250.000

Onvoldoende inzicht in en kennis van contracten

Financieel, schade voor de gemeente

Contractbeheer / -management, procesmanagement, organisatieontwikkeling

€ 261.000

Onvoorziene kosten doorontwikkeling De Bedrijfsvoeringspartner

Financieel

Monitoring, organisatieontwikkeling, procesmanagement

€ 250.000

Nu / oud

Procesmanagement, organisatieontwikkeling, verbeteren compliance functie,

€ 525.000

€ 750.000

36,62

15,45

9,11

8,84

6,97

4,58

3,75

2,86

2,38

2,07

92,63 %

Ontwikkeling risicoprofiel tijdens ontvlechting Het actuele risicoprofiel wordt steeds meer beïnvloed door de ingezette ontvlechting tussen de gemeenten en De Bedrijfsvoeringspartner. In de opbouwfase waarin het project nieuwe organisaties 2024 zich momenteel bevindt komt steeds meer zicht op hoe de risico’s zich kunnen ontwikkelen. Voor verschillende onderwerpen worden scenario’s geschetst waarover in goed overleg keuzes en

afspraken (moeten) worden gemaakt. Op het gebied van bijvoorbeeld ICT / data, personeel, processen, producten en diensten wordt hard gewerkt aan de best mogelijke oplossingen waarmee de interne klanten en de burger op de juiste dienstverlening kunnen blijven rekenen. Bij de realisatie van dit omvangrijke project worden maatregelen doorgevoerd om de risico’s niet onnodig hoog op te laten lopen. Top 10 risico’s met korte toelichting en opsomming belangrijke trends en ontwikkelingen 1. Cluster ICT-risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatietechniek en informatiebeveiliging. Door de ontwikkeling van nieuwe technologieën en digitalisering is digitaal werken en het belang van veiligheid online fundamenteel. Stilstaan is achteruitgang, maar aanhaken vraagt veel van organisaties qua ontwikkeling en inzet van middelen. Er worden continu toenemende eisen gesteld aan een goedwerkende en veilige digitale werkomgeving. Zeker nu hybride werken als nieuwe norm geldt. De ontvlechting vraagt deels om een nieuwe opzet en inrichting. Om in de nieuwe situatie in 2024 dezelfde dienstverlening te kunnen waarborgen worden er naast de lopende bedrijfsvoering veel wijzigingen doorgevoerd om de gemeenten ook straks optimaal te kunnen ondersteunen.

Trends en ontwikkelingen:  continu aandacht voor het mentaal welbevinden: medewerkers die door stress, drukte en vermoeidheid minder scherp zijn bij het in acht nemen van de beveiligingsrichtlijnen.  door het hybride werken is er een grotere kans op problemen met of inbraak in de ICTsystemen, de veiligheid bij online samenwerken staat onder druk (verdere digitalisering samenleving en aantal diensten).  digitale transformatie van overheidsdienstverlening neemt verder toe in omvang en complexiteit.  er ontstaat een generatie collega’s die niet optimaal kan functioneren en taken niet / moeizamer kan uitvoeren door onvoldoende digitale vaardigheden.  niet of beperkt in (kunnen) vullen van de technische bedrijfsfuncties behorend bij de noodzakelijke technologie en het expertiseniveau.  cyberaanval / hackacties waardoor bedrijfsvoering (deels) stil komt te liggen. 2. Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen / -structuur De Bedrijfsvoeringspartner investeert doorlopend in het actualiseren en optimaliseren van de processen. Een gemeentelijke organisatie telt ruim 1.300 processen die actueel en werkend moeten worden gehouden. Denk hierbij onder andere aan goedwerkende en veilige geautomatiseerde ondersteuning, toepassing van actuele wet- en regelgeving, doorontwikkelen van competenties en het op juiste wijze beleggen van rollen, taken en verantwoordelijkheden.

Trends en ontwikkelingen:  hogere werkdruk en stress door hoger verloop en verzuim, andere prioriteiten (invloed op welbevinden).  procesoptimalisatie wordt mogelijk vertraagd door de opbouw van de nieuwe organisatie.  uitval van personeel door ziekte speelt vooralsnog een belangrijke rol. 3. Moeilijke werving door schaarste op arbeidsmarkt. Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld / aanwezig zijn kost meer dan geraamd. De arbeidsmarkt wordt al een langere periode gekenmerkt door schaarste. Het werven van personeel met de juiste competenties is hierdoor moeilijk. De kans dat er op specifieke competenties moet worden ingehuurd neemt toe. Trends en ontwikkelingen:

  

het inwerken van en de binding van nieuwe medewerkers met de organisatie is momenteel problematisch met het oog op de reorganisatie. toename in eisen aan kennis, ervaring en specifieke vaardigheden (competenties). de reorganisatie veroorzaakt onzekerheid en de kans op een toename in het personeelsverloop.

4. Niet (kunnen) voldoen aan actuele wet- en regelgeving (Compliance) De verantwoordelijkheid voor het compliant zijn is verdeeld over verschillende rollen en staat onder druk door de invoering en wijzigingen van wetgeving en daarmee de uitbreiding van gemeentelijke taken en plichten. Compliance management en juridische control zijn sterk in ontwikkeling. Trends en ontwikkelingen:  beheersen van nieuwe en complexe regelgeving vereist continue doorontwikkeling.  uitvoering geven aan wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeveiliging en privacybescherming vereisen en leggen toenemend beslag op specifieke competenties.  veerkracht / weerbaarheid van lokale overheid staat onder druk door uitbreiding taken. 5. Cluster risico’s Fraude en Integriteit Om bestuur en management voldoende in positie te brengen om kritisch toezicht te kunnen houden op de uitvoering van het beleid is het nodig voldoende capaciteit toe te kennen aan een uitgebreide frauderisicoanalyse. Trends en ontwikkelingen:  risicoanalyse fraude en integriteit wordt geborgd in het geactualiseerde beleid.  verdere digitalisering van samenleving en aantal diensten.  eerder in aanraking komen met criminaliserende omstandigheden / factoren. 6.

Bedreiging business continuïteit door / tijdens crisissituatie(s) Op de belangrijkste / kritieke processen wordt Business continuïteit management gevoerd om bij een onverhoopte crisissituatie operationeel te kunnen blijven. Dit vereist onderhoud en actualisatie van maatregelen die alleen worden toegepast onder bijzondere omstandigheden. Trends en ontwikkelingen:  tijdens de opbouw van de organisatie is er mogelijk minder aandacht voor de continuïteit (kritieke processen) bij eventuele calamiteiten.  de crisisorganisatie op niveau en bemenst houden is een uitdaging gelet op het feit dat ook de crisisorganisaties zijn opgesplitst. 7. Aansprakelijkheid door fouten / onwetendheid / niet handelen van personeel De praktijk toont aan dat het personeel een veerkrachtig geheel vormt en onder moeilijke omstandigheden in staat is te schakelen en met beperkte mogelijkheden te blijven presteren. De kans dat er iets misgaat is onder de huidige omstandigheden wel hoger. De taken op lokaal niveau nemen toe en worden steeds ingewikkelder. De blijvende toename van het aantal taken en vereiste kennis door diverse nieuwe wetten of aanpassingen in wetten komen hier extra bij. Trends en ontwikkelingen:  afname mentaal welbevinden door stress, drukte, vermoeidheid.  hogere werkbelasting door toename belasting van lokale overheid en invoering van nieuwe regelgeving.

 nieuwe en gewijzigde wetten en regels vragen ook ontwikkeling van bijkomende competenties. Het niet of onvolledig invullen van competenties vormt een aanzienlijk risico.



uitval en vertrek personeel door ziekteverzuim en / of hoge werkdruk, hoger ziekteverzuim.

8. Brand- en gevolgschade + glasschade in / aan gebouwen in eigendom of beheer van de gemeenten Het is in bepaalde situaties beter om risico’s te accepteren en af te dekken vanuit de eigen middelen dan te kiezen voor vaak kostbare verzekeringen. Dit risico is hier opgenomen omdat het verzekeringsbeheer binnen De Bedrijfsvoeringspartner is ondergebracht. 9. Onvoldoende inzicht in en kennis van contracten De toenemende kwaliteit bij inkoop- en contractmanagement beperken dit risico. Het omgevingsbeeld waarbinnen wordt geacteerd verandert echter sterk en zorgt voor vele uitdagingen. De opbouw van de organisatie vraagt om gerichte aandacht voor het te voeren contractmanagement. Trends en ontwikkelingen:  proceseigenaarschap wordt verdeeld door de ontvlechting en vereist nieuwe borging.  verdere digitalisering van samenleving en aantal diensten.  toenemende eisen discipline en communicatie van alle verschillende verantwoordelijken in een keten- / netwerkorganisatie waarin de product- en dienstverlening plaatsvindt. 10. Onvoorziene kosten doorontwikkeling De Bedrijfsvoeringspartner Veel van de genoemde risico’s zijn van invloed op de doorontwikkeling. De ervaringen en inzichten leren om vooral realistisch om te gaan met de vele onzekerheden in het aan verandering onderhevige wereldbeeld.

Trends en ontwikkelingen:  de ontvlechting van beleid en uitvoering heeft ook potentiële gevolgen voor het takenpakket van De Bedrijfsvoeringspartner. Er ontstaat namelijk een situatie waarbij niet één maar drie gemeentelijke organisaties ondersteund moeten worden.  gemeentelijke bedrijfsfuncties kunnen niet altijd of niet volledig worden ingevuld.  veranderde omstandigheden vragen om nieuwe vaardigheden, middelen en aanpassingstijd.

2.2

Paragraaf Financiering

Kaders De wettelijke kaders voor de financieringsfunctie zijn vastgelegd in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Fido). Beheersing van de financiële risico’s speelt daarin een belangrijke rol. In het Treasurystatuut 2018 van onze huidige GR BAR zijn deze wettelijke kaders verder uitgewerkt. Dit statuut schetst de context waarbinnen het treasurybeleid van de GR BAR vorm is gegeven en beschrijft de bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de treasuryfunctie. Voor De Bedrijfsvoeringspartner zal een nieuw Treasurystatuut worden opgesteld. Afdekken reguliere exploitatiekosten en totaalfinanciering Om de treasuryfunctie adequaat te kunnen invullen is juiste, tijdige en volledige financiële informatie - zoals een betrouwbare liquiditeitsplanning - van essentieel belang. De periodieke bevoorschotting van de deelnemende gemeenten is zoveel mogelijk afgestemd op de financieringsbehoefte en dekken de uitgaande kasstroom van de reguliere exploitatie af. Hierdoor hoeft De Bedrijfsvoeringspartner over het algemeen geen geldleningen af te sluiten. Op grond van de Regeling Schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht om overtollige liquide middelen die boven een bepaald drempelbedrag uitkomen aan te houden in ’s Rijksschatkist. Overtollige middelen kunnen ook tijdelijk via deposito’s bij de schatkist worden aangehouden.

De hoogte van de rentevergoeding is gelijk aan de rente waartegen de Nederlandse Staat de eigen uitgaven financiert op de geld- en kapitaalmarkten: de zogenoemde ‘inleenrente’. De verwachting is dat er in 2024 geen sprake is van langdurige overliquiditeit en we daarom minimaal gebruik maken van deze mogelijkheid. Volgens het treasurystatuut kunnen, in het geval van tijdelijke liquiditeitstekorten en -overschotten, De Bedrijfsvoeringspartner en de drie gemeenten elkaar onderling kasgeldleningen verstrekken tegen een marktconforme rente. Renterisicobeheer In dit onderdeel wordt inzicht gegeven in de renterisico’s van De Bedrijfsvoeringspartner. Risicobeheersing vormt één van de pijlers van de Wet Fido. Voor de bepaling van de renterisico’s die verbonden zijn aan de uitvoering van de treasuryfunctie zijn twee normen verplicht gesteld:  de kasgeldlimiet, heeft betrekking op leningen met een looptijd tot maximaal één jaar,  de renterisiconorm, heeft betrekking op leningen met een looptijd vanaf één jaar. Deze twee normen hebben als doel de budgettaire risico’s als gevolg van rentestijgingen te beperken.  Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet heeft de wetgever een norm gesteld voor het maximumbedrag aan kortlopende middelen (looptijd tot maximaal een jaar) waarmee de decentrale overheid haar activiteiten mag financieren.

Het doel van deze limiet is het risico te voorkomen dat fluctuaties van de korte rente direct grote impact hebben op de rentelasten tijdens het begrotingsjaar. Bij overschrijding van de kasgeldlimiet gedurende drie achtereenvolgende kwartalen dienen deze rapportages te worden toegezonden aan onze financiële toezichthouder de provincie, met daarbij een plan om weer te gaan voldoen aan de kasgeldlimiet. Hieronder volgt een prognose van de kasgeldlimiet over 2024. De financieringsbehoefte van de De Bedrijfsvoeringspartner is over het algemeen laag. Als op korte termijn liquiditeitsbehoefte ontstaat, wordt dit opgevangen door een tijdelijke ophoging van de wekelijkse bijdragen van de gemeenten. Dit wordt gecorrigeerd met lagere bijdragen later in het jaar, waardoor de bijdragen over het hele

jaar verspreid aansluiten bij de begroting. Wanneer het toch nodig is kortlopende leningen af te sluiten, wordt de kasgeldlimiet gehanteerd als grens. KASGELDLIMIET Kasgeldlimiet Omvang lasten begroting 2024 (x € 1.000) Kasgeldlimiet in procenten van de grondslag Kasgeldlimiet in bedrag

€ €

1e kwartaal A

33.594 (o.b.v. primitieve begroting) 8,20% 2.755 bedragen x 1.000 euro 2e kwartaal 3e kwartaal

4e kwartaal

Vlottende schuld maand 1 maand 2 maand 3 Gemiddelde per kwartaal

1.500 1.500 1.500 1.500

Vlottende middelen maand 1 maand 2 maand 3 Gemiddelde per kwartaal

2.000 2.000 2.000 2.000

Saldo schuld (+) of overschot (-) maand 1 maand 2 maand 3

-500 -500 -500

Gemiddeld saldo schuld (+) of overschot (-)

-500

Kasgeldlimiet

2.755

C-/-D

Ruimte onder kasgeldlimiet

3.255

A-/-B

 Renterisiconorm Volgens de renterisiconorm komt jaarlijks maximaal 20% van het begrotingstotaal in aanmerking voor herfinanciering en/of renteherziening. Het doel is de risico’s te beperken van een toekomstig stijgende kapitaalmarktrente bij herfinanciering en renteherzieningen op bestaande langlopende leningen. Door deze norm ontstaat een goede spreiding van de langlopende leningenpositie waardoor dit renterisico gelijkmatig over de jaren wordt verdeeld. Herfinanciering is het afsluiten van nieuwe leningen ter vervanging van bestaande financieringen en/of voor aflossingen op de bestaande leningen. Van renteherziening is sprake als in de leningsovereenkomst is bepaald dat de rente gedurende de looptijd in een bepaald jaar wordt aangepast.

Uit onderstaand overzicht blijkt dat De Bedrijfsvoeringspartner ruimschoots onder de renterisiconorm blijft. Dat komt omdat de leningen die de gemeenten In 2014 hadden verstrekt voor de financiering van de materiële vaste activa in 2023 zijn afgelost. RENTERISICONORM EN RENTERISICO'S VAN DE VASTE SCHULD

Renterisico op vaste schuld 1a. Renteherziening op vaste schuld o/g 1b. Renteherziening op vaste schuld u/g 1. Netto renteherziening op vaste schuld (1a - 1b) 2. Betaalde aflossingen 3. Renterisico op vaste schuld (1+ 2)

2024 0 0 0 0 0

Renterisiconorm 4a. Totaal lasten begroting 2024 4b. Het bij ministeriële regeling vastgestelde percentage 4. Renterisiconorm

33.594 20,0% 6.719

Toets Renterisiconorm 5a Ruimte onder renterisiconorm (4 - 3) 5b Overschrijding renterisiconorm (4 - 3)

6.719 n.v.t.

bedragen x € 1.000 2025 2026 2027

0 0

Financiering In het treasurystatuut is bepaald dat De Bedrijfsvoeringspartner financiering met externe middelen zoveel mogelijk beperkt door gebruik te maken van de beschikbare interne financieringsmiddelen. Hiermee worden de renterisico’s beperkt en het renteresultaat geoptimaliseerd. Omdat de reguliere exploitatiekosten gefinancierd worden door de bijdragen van de deelnemende gemeenten heeft De Bedrijfsvoeringspartner in principe geen geldleningen nodig anders dan voor de aanschaf of vervanging van bedrijfsmiddelen met een meerjarig nut (investeringen). In het geval dat een liquiditeitstekort niet intern kan worden opgevangen, wordt beoordeeld of het zinvol is om gebruik te maken van kortlopende of langlopende leningen waarbij de ontwikkelingen op de kapitaalmarkt worden betrokken. Langlopende leningen In 2014 is er per gemeente een lening verstrekt aan de huidige GR BAR voor de financiering van de materiële vaste activa welke bij de oprichting zijn overgedragen van de gemeenten aan de GR BAR. Eind 2023 zijn deze leningen afgelost.

Renteschema Om inzicht te geven in de rentelasten uit de externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening is onderstaand (verplicht voorgeschreven) schema opgenomen: Externe rentelasten over de lange financiering Externe rentelasten over de korte financiering Externe rentebaten Totaal aan de begroting toe te rekenen externe rente Werkelijk aan de begroting toegerekende rente (rente-omslag) Renteresultaat

memorie memorie memorie memorie memorie memorie

Alle bedragen staan op memorie. De langlopende geldleningen zijn in 2023 afgelost. Of er in 2024 kortlopende geldelingen moeten worden afgesloten is op dit moment niet bekend.

2.3

Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen

De eigen activa van De Bedrijfsvoeringspartner betreffen de bedrijfsvoering en bestaan uit investeringen voor Informatisering & Automatisering en Facilitair. In deze begroting zijn de benodigde vervangingsinvesteringen inzichtelijk gemaakt in een meerjarig investeringsplan (zie de Bijlage Investeringen). Normaal gesproken worden ook de investeringen voortvloeiende uit nieuw beleid opgenomen. Maar omdat deze begroting 2024 vanwege de ontvlechting van onze BAR-organisatie beleidsarm is, is dat deze keer niet gebeurd. Alleen de onvermijdelijke vervangingsinvesteringen zijn meegenomen. In de begroting 2024 is € 1.500.000 aan kapitaallasten opgenomen. Meerjarige dekking van de investeringen vindt in principe plaats binnen de vrijval van bestaande kapitaallasten. I&A investeringen Bij de software investeringen 2024 kan het volgende worden vermeld:  Wet & Regelgeving In toenemende mate komt er wet- en regelgeving op het gebied van digitalisering, zowel nationaal als Europees. Ook de Wet Open Overheid vereist investeringen in het kader van informatiehuishouding op orde. Het implementeren vereist nieuwe software en/of aanpassingen in bestaande applicaties.  eDepot In 2024 zullen stappen worden gezet richting een eDepot. Dit volgt uit de Archiefwet. In de 1e Tussenrapportage 2024 zal om het bijbehorende budget worden gevraagd.

 Digitalisering in brede zin Hoewel gezien de huidige reorganisatie het ambitieniveau beperkt zal moeten zijn, is verdergaande digitalisering niet tegen te houden. Naar verwachting zullen hieruit investeringen volgen.  Ontvlechting De ontvlechting van de BAR-organisatie zal eind 2023 niet zijn afgerond. Ook in 2024 zullen nog applicaties gescheiden en ontvlecht moeten worden, mogelijk leidend tot investeringen in nieuwe licenties.

 Centric Per 1 januari 2022 is ons contract met Centric aangepast met als doel lagere jaarlijkse kosten. Dit heeft wel tot gevolg dat nieuwe versies van Centric-producten vanuit het investeringsbudget betaald moeten worden. Dit zal naar verwachting significant impact hebben op dit budget, in 2024 en ook de jaren daarna.  Cloud & SaaS In toenemende mate kopen we geen software meer die we zelf installeren op onze systemen, maar nemen we softwarediensten af uit de cloud of als SaaS (Software as a Service). Dit wordt ook afgedwongen door leveranciers die uitsluitend nog SaaS-oplossingen aanbieden. Naar verwachting zullen in 2024 de nodige applicaties worden verplaatst van in-huis naar SaaS-diensten.  Common Ground Common Ground is de belangrijkste ICT-gerelateerde ontwikkeling vanuit de VNG. Het doel is een open, transparante en digitaal veilige overheid die haar dienstverlening flexibeler kan inrichten en verbeteren. Ook onze organisatie zal hierin mee moeten.  Vervanging en aanbestedingen Van verschillende softwareproducten en -diensten loopt in 2024 het contract af. Onder andere voor de software voor informatie-architectuur en procesbeschrijvingen. Dit zal leiden tot vervanging en/of aanbestedingstrajecten.

2.4

Paragraaf Bedrijfsvoering

Dit is een verplicht voorgeschreven paragraaf (op grond van het BBV) waarin ten minste inzicht moet worden gegeven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Maar omdat De Bedrijfsvoeringspartner alleen bedrijfsvoering betreft is dit al opgenomen in het programmaplan van deze begroting en is een paragraaf Bedrijfsvoering niet nodig.

2.5

Openbaarheidsparagraaf

De Wet Open Overheid (Woo), ingangsdatum 1 mei 2022, legt aan bestuursorganen een aantal verplichtingen op. Eén van deze verplichtingen betreft het geven van een impuls aan openbaarheid door in de begroting aan te geven hoe rekening wordt gehouden met de bepalingen uit de Woo. Deze paragraaf geeft hier invulling aan voor de begroting 2024. De Wet Open Overheid kent, samengevat, een viertal belangrijke aspecten: 1. de verplichting voor ieder bestuursorgaan om een Woo-contactfunctionaris aan te wijzen, 2. verplichtingen gericht op passieve openbaarmaking, 3. verplichtingen gericht op actieve openbaarmaking en 4. het op orde brengen van de (digitale) informatiehuishouding. Het kabinet heeft in de meicirculaire gemeentefonds 2021 zowel incidenteel als structureel budget opgenomen voor de implementatie van de Woo. Ook voor 2024 is budget beschikbaar gesteld. Woo-contactfunctionaris en Passieve openbaarmaking Dit betreft lopende zaken waar in 2024 geen structurele veranderingen of investeringen te verwachten zijn. Actieve openbaarmaking De Woo stelt de verplichting om 11 benoemde informatiecategorieën actief te publiceren. Deze verplichting zal niet voor alle 11 categorieën tegelijk gelden. Over de ingangsdatum - deze wordt bij Koninklijke Besluiten per informatiecategorie genomen - is nog geen zekerheid tijdens het schrijven

van deze openbaarheidsparagraaf. De verwachting is dat een enkele van de informatiecategorieën in 2024 gepubliceerd zullen moeten worden. Dit zal investeringen vereisen in software en aanpassingen in werkwijzen en daarmee opleiding en training. Informatiehuishouding op orde De Woo verplicht dat de digitale informatiehuishouding binnen 8 jaar - vanaf mei 2022 - op orde wordt gebracht. In de Archiefregeling wordt uiteengezet wat een overheidsorgaan moet doen om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. De Woo gaat nog een stapje verder. In de Woo staat dat er een meerjarenplan moet worden opgesteld om de digitale informatiehuishouding op orde te brengen. De VNG heeft een meerjarenplan voor gemeenten opgeleverd. Dit meerjarenplan gaat in op de Woo, verplichtingen die vanuit wet- en regelgeving gelden voor gemeenten, de activiteiten van de VNG op het gebied van informatievoorziening op orde en informatie over financiering, planning en governance. Dit plan bevat onder andere een opsomming van eisen die van belang zijn om aan de wet te voldoen, maar geen actieplan. Een dergelijk actieplan hebben wij zelf opgesteld. De uitvoering van de acties in dit plan zal de komende jaren plaatsvinden volgens onderstaande fasering. De VNG heeft in december 2022 een document uitgebracht “Woo wat moeten we NU”. Daarin worden 7 aandachtspunten benoemd.

Wij hanteren deze punten als leidraad voor de prioritering in de komende jaren. 1. Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening. In 2024 is dit één van onze speerpunten. 2. Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd. Dit betreft het tijdig vernietigen van informatie. Op dit gebied zijn we ook nu al actief, in 2024 loopt dit door. 3. Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering. In 2024 gaan we ons verdiepen in de Capstone methodiek, een methode voor het archiveren van e-mails van ‘sleutelfiguren’. 4. Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten. In 2024 zullen we werken aan implementatie van beleid dat in 2023 wordt opgesteld. 5. Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal ingericht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat, hoe het beheer is geregeld). Een informatiebeheerplan is een levend document. Wij hebben een informatiebeheerplan en zullen dit ook in 2024 blijven uitvoeren en bijwerken. 6. Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling. We hebben een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer en zullen dit ook in 2024 blijven uitbreiden. 7.

Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld. Wij hebben het metagegevensschema vastgelegd en zullen dit in 2024 door blijven ontwikkelen om te voldoen aan dan geldende standaarden en ontwikkelingen.

Financiële begroting

3. Overzicht van baten en lasten en toelichting 3.1

Cijfers begroting

Normaal gesproken is de basis voor een nieuwe begroting de meerjarenraming van de begroting van het voorgaande jaar. Maar dat was deze keer niet mogelijk door het besluit om met ingang van 1 januari 2024 beleid en uitvoering terug te laten gaan naar de gemeenten en de BAR-organisatie verder te laten gaan in een nieuwe, afgeslankte vorm met daarin de bedrijfsvoeringstaken, met uitzondering van gemeentelijke communicatie.

Salariskosten (incl. inhuurkosten)

Begroting 2024 Noodzakelijke Bestaand beleid budgetwijzigingen 21.941.500 541.500

-Administratie sociaal domein (incidenteel)

100.000

-3 fte applicatiebeheer

241.500

-Voorziening verlofsparen en RVU

200.000

Omschrijving

Opleidingen Overige personeelslasten Huisvestingskosten ICT Wagenpark/ gereedschap/ machines Vennootschapsbelasting Overige bedrijfsvoering

355.200 1.253.200 0 3.487.200 0 3.500 4.567.400

0 0 0 0 0 0 785.500

-Inflatie

261.300

-extra ondersteuning opbouw gem. org.

500.000

-10% opslag overhead op vaste formatie

24.200

TOTAAL SALDO (excl. bijdragen gemeenten)

31.608.000

1.327.000

Begroting 2024 22.483.000

355.200 1.253.200 0 3.487.200 0 3.500 5.352.900

32.935.000

Bij het opstellen van deze begroting 2024 voor De Bedrijfsvoeringspartner is als volgt te werk gegaan.  Begrotingswijziging ontvlechten huidige GR BAR Als eerste is een begrotingswijziging opgesteld waarin per 1 januari 2024 alle budgetten 2024 van de huidige GR BAR worden afgeraamd naar 0 en de gemeenten hun gemeentelijke bijdragen volledig terugkrijgen. 

Ramen De Bedrijfsvoeringspartner Vervolgens is deze begroting 2024 De Bedrijfsvoeringspartner opgesteld. Net als bij de huidige GR BAR worden de gemeenten om een bijdrage gevraagd voor De Bedrijfsvoeringspartner. De gemeentelijke bijdragen voor De Bedrijfsvoeringspartner worden berekend op basis van inwoneraantallen.



Begroting bestaand beleid De begroting 2024 van De Bedrijfsvoeringspartner bestaat in eerste instantie uit de bedrijfsvoeringbudgetten zoals die waren opgenomen in de begroting van de huidige GR BAR. Concreet betreft dit de budgetten voor de afdelingen Control, Facilitair, Financiën met uitzondering van de Planning & Controltaken, HRM, Informatie & Automatisering, Inkoop, Juridische Zaken en de administratie van het Sociaal Domein. Dat is het startpunt voor De Bedrijfsvoeringspartner.

Vervolgens zijn de ramingen voor de loonkosten aangepast aan de door de colleges en het bestuur van de GR BAR vastgestelde “Organisatie & Formatieplan BAR nieuwe stijl”. Voor de bedragen is uitgegaan van: formatie x werkgeverslasten, maximum schaal x 98,5%. Tot en met 2023 werden de salarislasten begroot op werkelijke lasten. Omdat de plaatsing van de medewerkers nog niet afgerond is ten tijde van het opstellen van de begroting is dit nu niet mogelijk. Daarom is voor deze begroting aansluiting gezocht bij ervaringscijfers en zijn we uitgekomen op 98,5% van het maximum van de schaal. Hiermee zitten we gemiddeld tussen trede 10 en trede 11. Mocht na de plaatsing van de medewerkers blijken dat er een grote afwijking is ten opzichte van de werkelijke lasten dan kunnen we een wijziging doorvoeren in de 1e Tussenrapportage 2024. 

Noodzakelijke budgetwijzigingen 2024 Daarna zijn de volgende budgettaire aanpassingen gedaan: 1. Inflatie 2024 - € 261.300, structureel Voor de inflatie voor 2024 is uitgegaan van 3,2%. Het inflatiecijfer is zoals altijd gebaseerd op het (jaarlijks verschijnende) Centraal Economisch Plan (CEP) van het Centraal Plan Bureau (CPB) van 9 maart 2023. 2. Noodzakelijke extra formatie * Administratie Sociaal Domein - € 100.000, incidenteel Het team Administratie Zorg van het sociaal domein kampt met een aantal langdurig zieken. Om de continuïteit van de dienstverlening zoveel mogelijk op peil te houden worden mensen (1,5 fte) ingehuurd ter vervanging. Deze inhuur gebeurt nu boven formatief. Omdat de kans op herstel uitermate klein zo niet nihil is, dient deze vervanging tenminste voor de eerste helft van 2024 door te lopen ter voorkoming dat de dienstverlening onder druk komt te staan. In de begroting ramen we hiervoor € 100.000 (6 maanden 1,5 fte) omdat deze ruimte er in de begroting van De Bedrijfsvoeringspartner niet is. Na deze termijn verloopt de 2-jaar-ziekte-periode en kunnen we dit vanuit reguliere middelen oplossen. Zonder deze extra inhuur is in 2024 de dienstverlening vanuit de administratie sociaal domein niet te garanderen.

* Applicatiebeheer (3 fte) als gevolg van de ontvlechting - € 265.700, structureel (inclusief 10% opslag overhead) Adequaat applicatiebeheer is onontbeerlijk om als vier organisaties te kunnen blijven werken. Als gevolg van de ontvlechting komt het basisbeheer in de knel. De huidige formatie is niet toereikend om het beheer op een afdoende wijze te kunnen continueren. Het is noodzakelijk om 3 fte toe te voegen vanwege de extra werkzaamheden die ontstaan na de ontvlechting. Een deel van het technisch beheer moet per gemeentelijk platform worden uitgevoerd. Dat is een feitelijke taakverzwaring als gevolg van de ontvlechting. Deze investering in personeel is essentieel om de nieuwe situatie succesvol te kunnen beheren. En is ook noodzakelijk in het kader van informatieveiligheid. 3. Voorziening verlofsparen en voorziening Regeling Vervroegd Uittreden. - € 200.000, structureel Er is structureel € 200.000 opgenomen voor de voorziening verlofsparen en de voorziening Regeling Vervroegd Uittreden. De voorziening verlofsparen is gevormd voor de in de cao-gemeenten 2021-2022

geboden mogelijkheid aan de medewerkers om vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren te sparen. De voorziening Regeling Vervroegd Uittreden (RVU) is gevormd voor de per 1 januari 2021 in werking getreden wet “Bedrag ineens, RVU en verlofsparen”. Gedurende de jaren 2021 tot en met 2025 kan de werkgever aan werknemers, die zich onvoldoende hebben kunnen voorbereiden op de verhoging van de AOW-leeftijd en die niet in staat zijn gezond werkend de AOW-leeftijd te bereiken, de mogelijkheid bieden eerder te stoppen met werken. In het jaar 2022 is aan deze voorzieningen een bedrag van € 889.500 toegevoegd voor de gehele BAR-organisatie. De omvang van De Bedrijfsvoeringspartner is ongeveer 25% van het totaal. 4. Budget extra ondersteuning bij opbouw gemeentelijke organisaties - € 500.000, incidenteel De organisatie is nieuw en het ondersteunen van drie afzonderlijke gemeentelijke organisaties is nieuw. Waarbij de verwachting is dat zeker in 2024 en in 2025 de drie gemeentelijke organisaties extra zullen leunen op De Bedrijfsvoeringspartner om hen te ondersteunen bij de opbouw van de eigen gemeentelijke organisaties. Het kunnen bieden van deze extra ondersteuning in de eerste twee jaar vraagt om flexibiliteit en daadkracht.

Wij achten het daarom noodzakelijk om incidenteel een bedrag van € 500.000 beschikbaar te hebben waarmee we de komende 2 jaar snel kunnen schakelen op de extra ondersteuningsbehoefte van de drie gemeenten. Dit voorstel vermindert ook de bestuurlijke en administratieve drukte. Waarbij we ons zowel naar het DB als naar de gemeenten periodiek verantwoorden over de eventuele inzet van dit tijdelijke budget. Dit bedrag wordt beschikbaar gesteld door Barendrecht en Ridderkerk (beide 50%) en wordt gestort in een reserve. Indien dit budget niet volledig wordt benut dan zal dit worden teruggegeven aan de 2 gemeenten. Daarbij kan onder andere gedacht worden aan de volgende extra behoeften vanuit de gemeenten waarin in de basisformatie van De Bedrijfsvoeringspartner niet is voorzien. o

Veelheid aan vacatures De verwachting is dat de drie gemeentelijke organisaties te maken krijgen met tientallen vacatures. Voor de continuïteit van de bedrijfsvoering is het belangrijk snel en voortvarend de werving op te pakken. Dit vraagt veel extra inzet van De Bedrijfsvoeringspartner. Inzet op werving en selectie, inzet op het begeleiden van de procedures en inzet bij de onboarding van al die nieuwe medewerkers.

ICT vraagstukken Alles is erop gericht om de vier nieuwe organisaties in staat te stellen om op 1 januari 2024 te kunnen laten werken. Dat vraagt om forse aanpassingen in de ICT-infrastructuur en het applicatielandschap. Maar op 1 januari zijn we er nog niet. Ook in 2024 en 2025 is extra inzet nodig om knelpunten op te lossen en technische vraagstukken op te pakken. Het is daarbij belangrijk om snel te kunnen schakelen om de continuïteit van de dienstverlening van de gemeenten te kunnen blijven garanderen.

Datagedreven werken De - realistische - verwachting is dat er meer lokaalgebonden vragen komen om

dashboards en rapportages. Waar nu veelal sprake is van één integraal dashboard voor bepaalde thema’s, zullen dit er straks twee of drie worden. o

Overige thema’s Naast de bovengenoemde heel duidelijk te identificeren thema’s is de verwachting, dat er nog meer extra inzet nodig is op het gebied van inkopen en aanbesteden, op het gebied van contractbeheer, mogelijke facilitaire vraagstukken in de gemeentehuizen en behoefte aan tijdelijke extra ondersteuning op het gebied van financiën en control.

Om deze extra last op te vangen stellen we voor een tijdelijk budget op te nemen van € 500.000. Met dit budget kan De Bedrijfsvoeringspartner in de opbouwfase van de vier nieuwe organisaties, als het nodig is, snel schakelen om te voorzien in tijdelijke extra behoefte aan ondersteuning vanuit de drie gemeenten. Dat komt de uitvoering van de taken in de primaire processen en de dienstverlening van de gemeenten sterk ten goede. Deze 4 noodzakelijke budgetverhogingen tellen op tot € 1.327.000.

Overzicht van baten en lasten Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) worden in dit overzicht de baten en lasten per programma weergegeven. De Bedrijfsvoeringspartner heeft echter maar één programma: Bedrijfsvoering. Wel zijn de baten en de lasten gerubriceerd naar enkele kostensoorten. Lasten Salariskosten (incl. inhuurkosten) Opleidingen Overige personeelslasten Huisvestingskosten ICT Wagenpark inkl.gereedschap/machines Vennootschapsbelasting Overige bedrijfsvoering Totaal lasten

Jaarrekening Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 2022 78.597.200 22.884.700 22.261.300 22.261.300 22.261.300 745.800 355.200 355.200 355.200 355.200 1.785.800 1.253.200 1.253.200 1.253.200 1.253.200 15.700 3.658.100 3.560.700 3.548.100 3.547.900 3.547.900 1.261.800 900 3.500 3.500 3.500 3.500 7.655.600 5.432.800 4.977.500 4.938.500 5.121.900 93.720.900 33.490.100 32.398.800 32.359.600 32.543.000

Baten Salariskosten (incl. inhuurkosten) Opleidingen Overige personeelslasten Huisvestingskosten ICT Wagenpark inkl.gereedschap/machines Vennootschapsbelasting Overige bedrijfsvoering

-1.450.300 -108.000 -2.436.100

-401.700 -73.500 -79.900

Bijdragen deelnemende gemeenten: Rekeningcijfers incl. corona bijdrage - Barendrecht - Albrandswaard - Ridderkerk Totaal baten Totaal saldo van baten en lasten GEREALISEERD RESULTAAT

-34.466.200 -18.425.300 -36.835.000 -93.720.900 -

-13.399.900 -6.884.400 -12.650.700 -33.490.100 -

-12.673.700 -6.843.300 -12.326.700 -32.398.800 -

-12.658.100 -6.834.900 -12.311.500 -32.359.600 -

-12.731.100 -6.874.300 -12.382.500 -32.543.000 -

Saldo Salariskosten (incl. inhuurkosten) Opleidingen Overige personeelslasten Huisvestingskosten

Jaarrekening Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 2022 77.146.900 22.483.000 21.859.600 21.859.600 21.859.600 745.800 355.200 355.200 355.200 355.200 1.785.800 1.253.200 1.253.200 1.253.200 1.253.200 15.700 -

ICT

3.550.100

3.487.200

3.474.600

3.474.400

Wagenpark inkl.gereedschap/machines

1.261.800

900

3.500

Vennootschapsbelasting Overige bedrijfsvoering Gesaldeerde bedragen (excl. bijdragen

3.474.400

5.219.500

5.352.900

4.897.600

4.858.600

5.042.000

89.726.500

32.935.000

31.843.700

31.804.500

31.987.900

Rekeningcijfers incl. corona bijdrage - Barendrecht

-34.466.200

-13.399.900

-12.673.700

-12.658.100

-12.731.100

- Albrandswaard

-18.425.300

-6.884.400

-6.843.300

-6.834.900

-6.874.300

- Ridderkerk TOTAAL BIJDRAGEN Totaal saldo van baten en lasten Reservemutaties - Stortingen - Onttrekkingen - Saldo GEREALISEERD RESULTAAT

-36.835.000 -89.726.500

-12.650.700 -32.935.000

-12.326.700 -31.843.700

-12.311.500 -31.804.500

-12.382.500 -31.987.900

500.000 -500.000 -

gemeenten)

Bijdragen deelnemende gemeenten:

memorie memorie

memorie memorie -

Gemeentelijke bijdragen De gemeenten Barendrecht en Ridderkerk storten beide een bedrag van € 250.000 in de reserve, dit is bestemd voor het op bladzijde 27 genoemde budget voor “extra ondersteuning bij opbouw gemeentelijke organisaties”. De overige lasten van de begroting van De Bedrijfsvoeringspartner worden over de gemeenten verdeeld naar rato van inwoneraantallen.

3.2

Gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd

Net als vorige jaren hebben de volgende kaders gegolden als uitgangspunt voor het opstellen van de begroting: Ontwikkeling personele kosten De afgesloten cao’s worden gevolgd. De Bedrijfsvoeringspartner wordt door de gemeenten gecompenseerd voor de cao, gestegen werkgeverspremies, gestegen kosten dienstreizen en gestegen opleidingskosten. Ontwikkeling overige kosten bedrijfsvoering * Voor het te hanteren inflatiepercentage voor 2024 wordt gebruik gemaakt van prognoses van het Centraal Planbureau. De Bedrijfsvoeringspartner wordt door de gemeenten gecompenseerd voor de inflatie. * Voor de meerjarenraming (2025-2027) worden constante prijzen gehanteerd. Risico's De risico’s van De Bedrijfsvoeringspartner worden, na aftrek van het saldo van de reserve van De Bedrijfsvoeringspartner opgenomen in de individuele risicoprofielen van de gemeenten. Verrekenen * Bij de jaarrekening:  het standaardpakket wordt volgens de afgesproken procentuele verdeelsleutel naar rato van inwoneraantallen in rekening gebracht.  de door de individuele gemeente ingebrachte budgetten worden separaat met de betreffende gemeente afgerekend. * Bij aanvullende diensten: De Bedrijfsvoeringspartner bespreekt dit vooraf met het desbetreffende college.

Wettelijke nieuwe taken Het uitgangspunt is dat De Bedrijfsvoeringspartner financieel wordt gecompenseerd door de gemeenten voor nieuwe taken die volgen uit nieuwe en gewijzigde wetgeving. Investeringen bedrijfsvoering * In de begroting wordt jaarlijks een meerjarig investeringsschema opgenomen. * De meerjarige dekking van de nieuwe kapitaallasten vindt in principe plaats binnen de vrijval van de bestaande kapitaallasten. 10% opslag voor overhead bij formatie-uitbreiding Bij een uitbreiding van de formatie wordt een gemiddeld percentage van 10% voor overhead in rekening gebracht bij de gemeenten. (dit percentage wordt in de volgende begroting opnieuw bezien) - Opleidingskosten Het jaarlijkse opleidingsbudget is gefixeerd op 1,5% van de begrote loonkosten. Autorisatieniveau Het autorisatieniveau van de begroting van De Bedrijfsvoeringspartner ligt op het niveau van de totaalbedragen van de baten en lasten. Financieel toezicht door Provincie Uitgangspunt is repressief toezicht.

Verrekensystematiek In de Notitie Bekostiging BAR-organisatie Nieuwe Stijl 2023 zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop de gemeenten de totale kosten van De Bedrijfsvoeringspartner met elkaar verrekenen. In de verrekensystematiek wordt onderscheid gemaakt tussen standaard en maatwerk diensten. De standaard diensten worden voor alle gemeenten gelijk uitgevoerd waardoor de uitvoering efficiënt kan worden ingericht en gemeenten dus besparen op hun uitvoeringskosten. Daarnaast is er de mogelijkheid voor maatwerk. Hierbij wordt de dienst volledig naar wens van de betreffende gemeente ingericht en kan een gemeente maximaal invulling geven aan haar specifieke behoefte (‘couleur locale’). Omdat dit ten koste gaat van een efficiënte uitvoering wordt deze maatwerkdienstverlening apart met de betreffende gemeente ‘afgerekend’ zodat andere gemeenten niet meebetalen aan de extra kosten van lokaal maatwerk. Het standaardpakket wordt volgens de verdeelsleutel naar rato van inwoneraantal verrekend. Voor de manier van werken van het toerekenen van maatwerk zullen nog nadere afspraken worden gemaakt. De percentages van de verdeelsleutel voor het standaard pakket worden jaarlijks geactualiseerd op basis van de actuele inwoneraantallen per gemeente zoals gerapporteerd door het CBS. - Barendrecht: - Albrandswaard: - Ridderkerk:

39,80% 21,49% 38,71%

Overeengekomen is onderstaande uitgangspunten te hanteren voor de bekostiging van De Bedrijfsvoeringspartner. Uitgangspunten bekostiging De Bedrijfsvoeringspartner: 1. De gemeenten garanderen dat zij gedurende 5 jaar (minimaal tot eind 2028) de taken zoals die bij de ontvlechting zijn overeengekomen zullen afnemen van De Bedrijfsvoeringspartner. Deze afspraak wordt uiteindelijk opgenomen in de nog te wijzigen tekst van de gemeenschappelijke regeling. 2. Gevolgen van cao-wijzigingen worden bij de gemeenten in rekening gebracht. 3. Indexatie van de budgetten vindt plaats op basis van het Centraal Economisch Plan van het Centraal Planbureau. 4. Voor opleidingen wordt 1,5% van de loonsom begroot. 5. Uitbreiding van de formatie van de gemeente of langdurige inhuur op projecten leidt tot een verhoging van de bijdrage aan De Bedrijfsvoeringspartner. Deze bijdrage ziet niet alleen op de kosten voor de faciliteiten van de extra medewerker(s) maar ook op de indirecte kosten. Er wordt uitgegaan van een percentage van 10%. Bij de volgende begroting wordt dit percentage herijkt. 6. Bij uitbreiding van de (wettelijke) taken van de gemeente(n) hoort een uitbreiding van de formatie van de bedrijfsvoering. In voorkomende gevallen worden hierover nadere afspraken

gemaakt. 7. Als gevolg van de verwachte toename van maatwerk kan een grote administratieve druk ontstaan door jaarlijks af te rekenen op basis van de boekhoudkundige jaargrens (kalenderjaar) in plaats van op het moment van het einde van het project. Deze administratieve druk is ongewenst; zowel aan de zijde van de gemeente als aan de kant van De Bedrijfsvoeringspartner. Maatwerkopdrachten kunnen daarom jaaroverschrijdend zijn. De verantwoording van deze jaaroverschrijdende posten vindt volledig plaats bij De Bedrijfsvoeringspartner. 8. In de komende periode zullen prestatieafspraken worden opgesteld. Voor de financiën zal de reeds bestaande indicator “een meerjarig sluitende exploitatie” opnieuw worden opgenomen. Dit betekent dat de budgetafwijking in de rekening van De Bedrijfsvoeringspartner ten opzichte van de begroting niet meer dan 1% mag zijn. 9. Ons bekostigingsmodel streeft ernaar bestuurlijke drukte te minimaliseren. Ook willen we onnodige administratieve lasten vermijden. Dus niet voor elke kleine vraag terug naar colleges en raden. Dit is eenvoudig op te lossen door de afspraak dat De Bedrijfsvoeringspartner een reserve mag aanhouden. Daarmee wordt De Bedrijfsvoeringspartner tevens intrinsiek gemotiveerd om efficiënt en zuinig te werken om zo financiële ruimte te houden en makkelijker in te kunnen spelen op incidentele risico’s en vragen vanuit de gemeenten.

Het voorstel is om deze reserve 2% van de begroting van De Bedrijfsvoeringspartner te laten zijn. In deze begroting 2024 vindt een eerste storting plaats van € 500.000 wat is bestemd voor het op bladzijde 27 genoemde budget voor “extra ondersteuning bij opbouw gemeentelijke organisaties”. De Bedrijfsvoeringspartner kan zelf deze reserve aanvullen uit eventuele voordelige jaarresultaten. Een inzet van de reserve wordt verantwoord in de jaarrekening. Wij zijn ons er van bewust dat er bestuurlijke uitspraken liggen dat de huidige BARorganisatie geen reserve mag hebben. Wij constateren echter dat in de nieuwe werkelijkheid de situatie anders is. De omvang van de begroting is fiks kleiner. Alle inhoudelijke formatie zit bij de gemeenten. Met een kleinere omvang van de begroting is het complexer om risico’s op te vangen of snel in te kunnen spelen op acute gemeentelijke wensen. Die mogelijkheid ontstaat wel met een beperkte reservepositie. Waarbij we niet voor elke kleine vraag terug hoeven naar de gemeenten. En we snel en flexibel de drie gemeenten kunnen bedienen. 10. De gemeenten zijn continu in ontwikkeling en er zijn veel externe ontwikkelingen. Het is noodzakelijk dat de bedrijfsvoering mee kan ontwikkelen en innoveren. Daar zijn middelen voor nodig. Ook zijn middelen nodig om op basis van businesscases maatregelen in de bedrijfsvoering door te voeren.

Zodat op termijn besparingen kunnen worden gerealiseerd of voldaan kan (blijven) worden aan de eisen van modern werkgeverschap. We willen werken met een strategische agenda waarbij ontwikkelingen in de bedrijfsvoering kunnen komen vanuit De Bedrijfsvoeringspartner en/of de gemeenten. Hiertoe wordt jaarlijks een budgetaanvraag ingediend bij de begroting. Na afstemming daarover met de individuele gemeenten. Dit kunnen maatwerkafspraken zijn passend bij de behoefte van de individuele gemeente. 11. Als blijkt dat de capaciteit onvoldoende is, dan wel de werkdruk te hoog, zullen we het gesprek met de gemeenten voeren om de dienstverleningsovereenkomst (DVO) aan te

passen naar beschikbare werkcapaciteit of uitbreiding van de formatie (met bijbehorend extra budget). 12. “Kolom-4”. Medewerkers die (ten tijde van de ontvlechting per 1 januari 2024) niet geplaatst worden, blijven/komen in dienst van De Bedrijfsvoeringspartner. Deze medewerkers worden ondergebracht in een tijdelijke 4e kolom in de organisatie. Begeleiding naar (ander) werk wordt voor hen geregeld. De kosten die hiermee verband houden kunnen niet worden begroot, maar zullen wel in rekening worden gebracht bij de gemeenten Barendrecht en Ridderkerk. De gemeente Albrandswaard neemt wel deel in de rekening voor de langdurig zieke medewerkers die eveneens in De Bedrijfsvoeringspartner worden geplaatst.

3.3

Overzicht incidentele baten en lasten

Structurele lasten dienen gedekt te worden door structurele baten wil er in de begroting sprake zijn van een structureel evenwicht. Om vast te kunnen stellen dat er sprake is van een structureel evenwicht is inzicht nodig in welke baten en lasten incidenteel zijn en welke structureel. Daarom is voorgeschreven dat in de begroting een overzicht van de incidentele baten en lasten wordt opgenomen. Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) geeft geen scherpe definitie voor wat incidenteel en structureel is. In de Notitie structurele en incidentele baten en lasten van de commissie BBV staat dat bij het beoordelen of baten en lasten incidenteel of structureel zijn gekeken moet worden naar de aard van de begrotingspost, ofwel naar de soort of de eigenschap van de post. - Structurele baten en lasten zijn periodiek opgenomen in de jaarlijkse begroting, voor onbepaalde tijd en er is (nog) geen einddatum bekend. - Bij incidentele baten en lasten gaat het om eenmalige zaken, (meerjarige) projecten en subsidies die een tijdelijk karakter, c.q. een eindig doel hebben. In de Toelichting op het BBV is incidenteel omschreven als: baten en lasten die zich gedurende maximaal drie jaar of minder voordoen. Dit kan als hulpmiddel worden gebruikt. Maar het hierboven geschetste criterium van soort of eigenschap van een begrotingspost gaat boven dit hulpmiddel.

In deze begroting zijn de volgende incidentele lasten opgenomen: 1. € 100.000: extra formatie administratie Sociaal Domein 2. € 500.000: extra ondersteuning bij opbouw gemeentelijke organisaties 3. € 400.000: ontvlechting BAR-organisatie De budgetten 1 en 2 zijn toegelicht op respectievelijk de bladzijden 26 en 27. Budget 3 betreft een budget van in totaal € 3.500.000 dat in de 1e Tussenrapportage 2023 beschikbaar is gesteld door de gemeenten Barendrecht en Ridderkerk voor de verwachte kosten van de ontvlechting van de BAR-organisatie. Hiervan werd € 3.100.000 geraamd in 2023 en € 400.000 in 2024. Tegenover deze incidentele lasten staan incidentele baten in de vorm van hogere gemeentelijke bijdragen.

3.4

Beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves

De Bedrijfsvoeringspartner mag een reserve aanhouden. Hiermee wordt efficiënt en zuinig werken gepromoot om zo financiële ruimte te houden. In de begroting vindt een eerste storting van € 500.000 plaats. De reserve mag maximaal 2% van de begroting van De Bedrijfsvoeringspartner zijn.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.albrandswaard.nl/api/v1/meetings/3628/documents/31092