Document · PDF

B2. Aanbieding rekenkamerrapport onderzoek kostendekkendheid leges omgevingsvergunning AOGW (geanonimiseerd)

Gemeenteraad 27 januari 2026, gemeente AaltenBij agendapunt: Mededelingen van de voorzitter en advies van de agendacommissie over de ingekomen stukken21.535 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

website van het InformaƟepunt Leefomgeving. Wij hebben ons in het kader van dit onderzoek in beperkte mate laten informeren over de procesuitvoering. Uit de ontvangen informaƟe en het verkregen beeld van de procesuitvoering formuleren wij enkele bevindingen en aandachtspunten

Bevindingen 1.

Voor alle drie gemeenten geldt dat de conƟnuïteit van de primaire procesuitvoering na de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 1 januari 2024 het belangrijkst was en dat de prakƟjk moet uitwijzen hoe de processen het best ingericht en uitgevoerd kunnen worden. Ook kozen de gemeenten voor een zo beleidsneutrale overgang als mogelijk. De gemeenten hanteren verschillende zaaksystemen van verschillende leveranciers voor de digitale procesondersteuning van de registraƟe en behandeling van aanvragen. De gemeenten ervaren geen grote knelpunten in het gebruik van deze zaaksystemen. Procesbeschrijvingen zijn nog beperkt aanwezig zowel voor het opstellen van de verordeningen en de bijbehorende tarieven , voor de berekening van de kostendekkendheid en de primaire vergunningverleningsprocessen. Dat wil niet zeggen dat de verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn belegd of dat dit anderszins problemaƟsch is. Ons is uit de gevoerde gesprekken niet gebleken dat er onduidelijkheid bestaat over de vraag wie , welke rol en verantwoordelijkheid in het aanvraagproces en de ondersteunende processen heeŌ. Bovendien zijn de processen steeds vaker geïncorporeerd in

het zaakaĬandelingssysteem dat de gehele procesuitvoering ondersteunt met verplicht te doorlopen stappen en toegewezen taken aan funcƟonarissen. Alle drie gemeenten sturen op een voorafgaande bespreking en toets van concept aanvragen via het zogenaamde omgevingsoverleg of schetsplan. Het omgevingsoverleg is de fase die voorafgaat aan het formeel aanvragen van de omgevingsvergunning. In dit overleg komen (in een of meerdere sessies) de iniƟaƟefnemer en andere betrokkenen bij elkaar. Het iniƟaƟef wordt dan besproken vanuit de gedachte om de aanvraag mogelijk te maken. Dit levert de iniƟaƟefnemer een integraal advies op , waarmee hij de vergunningaanvraag kan opstellen en indienen. Dit voorafgaande overleg moet er aan bijdragen de vergunningaanvraag in acht weken kan worden afgehandeld. Alle drie gemeenten baseren de leges op de bouwsom. De opgegeven bouwkosten worden gecontroleerd aan de hand van de kengetallen van het Bouwkostenkompas (Aalten en Winterswijk) of nagerekend middels de basisbedragen gebouwleges Gelderland 2024 van Casadata (Oost Gelre). Casadata levert informaƟe voor de bouwsector en vastgoedbranche over techniek , kwaliteit en kosten van woningen en gebouwen. Voor 2025 geldt de basisbedragen bouwleges Gelderland 2025 - V2 van Casadata.

Het komt voor dat een aanvrager een lagere berekening van de bouwkosten heeŌ in vergelijking met de berekening volgens de basisbedragen voor de bouwkosten. Het verschil zit veelal in de berekening van de zelfwerkzaamheden. Indien het bouwen geheel of gedeeltelijk door zelfwerkzaamheid geschiedt , wordt in deze Ɵtel onder bouwkosten verstaan: de prijs die aan een derde in het economisch verkeer zou moeten worden betaald voor het tot stand brengen van het bouwwerk waarop de aanvraag betrekking heeŌ. In een enkel geval leidt dit tot een bezwaar van de zijde van de aanvrager.

In geen van de gemeenten wordt Ɵjd geschreven op de acƟviteiten in het kader van de uitvoering van de Omgevingswet.

Aandachtspunten Uit het verkregen beeld van de procesuitvoering volgen een drietal aandachtspunten: Meten en monitoren van behandelƟjd en doorloopƟjden van aanvragen In geen van de gemeenten is of wordt Ɵjd niet op het niveau van diensten en acƟviteiten Ɵjd geschreven. TijdregistraƟe is een manier om de feitelijke behandelkosten van aanvragen en acƟviteiten in het kader van de uitvoering van de Omgevingswet nauwkeurig in beeld te kunnen krijgen. Met inzicht in de werkelijke kosten voor de betreﬀende diensten of acƟviteiten kan veel nauwkeuriger kostendekkende tarieven per dienst of acƟviteit worden bepaald. Vanwege de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2024 zijn de werkprocessen ingrijpend gewijzigd. Het meten en monitoren van behandel- en doorloopƟjden belangrijke informaƟe kan opleveren voor procesopƟmalisaƟe. Zonder inzicht in de Ɵjdsbesteding , wachƫjden en doorloopƟjden is het lasƟg capaciteit plannen en bijsturen. Ad-hoc inschakelen van externe capaciteit is relaƟef duur. TijdregistraƟe biedt een goed aangrijpingspunt voor vergelijkend onderzoek op bestede Ɵjd aan diensten en acƟviteiten met andere (regio)gemeenten.

Evalueren en bijstellen in een cyclus van leren en verbeteren De gemeenten hebben aangegeven vooral aan de hand van prakƟjkervaring te willen evalueren , bijstellen en verbeteren.

Dat geldt voor de interne

procedures en zeker ook voor de geautomaƟseerde ondersteuning van de processen. We hebben begrepen dat de koppeling van het eigen zaaksystemen met het Digitaal Stelsel Omgevingswet nog voor verbetering vatbaar is , evenals de digitale uitwisseling van gegevens met de Omgevingsdienst Achterhoek (ODA). Het zaaksysteem , dat per gemeente verschilt , wordt , met uitzondering van de gemeenten Winterswijk en Aalten , vooral getypeerd als een registraƟesysteem en minder als een procesondersteunend systeem. Transparante kostentoerekening en verantwoording van externe advieskosten Ons is gebleken dan niet alƟjd helder is hoe de doorberekening van kosten van de Omgevingsdienst Achterhoek tot stand komt. De herleidbaarheid naar het door ODA uitgevoerde werk is nog beperkt aanwezig. Per 2025 stuurt de ODA per dossier een overzicht van de werkzaamheden en kosten welke zij hebben verricht en stuurt facturen voor verrichte werkzaamheden zodat deze makkelijker door

gefactureerd kunnen worden. ODA heeŌ een rol in het beoordelen van aanvragen voor omgevingsvergunningen om ervoor te zorgen ervoor dat deze voldoen aan de relevante milieuweƩen en -regels. Daarnaast adviseert deze omgevingsdienst de gemeenten over milieuvraagstukken en heeŌ zij een verantwoordelijkheid in het toezicht en de handhaving. Wij hebben begrepen dat er in samenwerking met ODA aan gewerkt wordt om in de doorbelasƟng van kosten aan gemeenten meer transparanƟe te krijgen en de verdeelsleutel van de kosten meer toe te spitsen op het voor de gemeenten verrichte werk. De opdrachtgever (gemeente) betaalt voor de daadwerkelijk afgenomen producten en dienstverlening tegen vooraf bepaalde prijzen.

Hoofdstuk 4. Financieel inzicht 4. 1

Inleiding

Dit hoofdstuk behandelt de door de drie gemeenten gehanteerde methode van kostprijsbepaling en toerekening van kosten aan de diensten en acƟviteiten in het kader van de Omgevingswet. Het hoofdstuk biedt inzicht in de wijze waarop de gemeenten de omvang van de kosten bepalen en hoe vanuit deze kosten tot een tarief wordt gekomen. In de volgende paragraaf starten we met de kaders en begrippen die voor de kostprijsbepaling en toerekening van belang zijn. Vervolgens beschrijven we de bevindingen per gemeente.

Onderzoeksvragen: 8. Hoe en op welke wijze berekenen de gemeenten de kosten van haar producten en diensten door in de leges? Hoe is de kostenopbouw? 9. Welke kosten worden wel of niet meegerekend in de tarieven? Op welke wijze worden deze kosten bijgehouden en toegerekend? 10. Op welke wijze wordt het volume en omvang van de vergunningaanvragen (meerjarig) geraamd? 11. Zijn voor de (door)berekening van kosten eenduidige interne richtlijnen opgesteld , zoals de wijze van budgeƩering , boekings- en rapportagevoorschriŌen voor bijvoorbeeld de kosten van urentoerekening. Wordt er overeenkomsƟg deze richtlijnen ook gehandeld en waaruit blijkt dat? 12. Worden er voor- en nacalculaƟes gemaakt van de kosten voor de leges en op welke wijze en methode wordt er gecalculeerd en begroot? Wordt hierover gerapporteerd en aan wie?

4. 2

Kaders voor kostentoerekening

Voor de bepaling en toerekening van de kosten aan de acƟviteiten en diensten in het kader van de Omgevingswet gelden de volgende basisregels en principes.

Maximaal kostendekkend Voor de kostprijsbepaling gelden landelijke regels. Zo bepaalt de Gemeentewet arƟkel 229b lid 1 dat de tarieven zodanig vastgesteld worden dat de geraamde baten van de rechten niet uitgaan boven de geraamde lasten , dat wil zeggen dat deze rechten (waaronder de leges bouwvergunning ook vallen) in de begroƟng maximaal kostendekkend mogen zijn. Kruissubsidiëring toegestaan De eis van maximale kostendekkendheid geldt niet per dienst of acƟviteit maar voor het geheel van Hoofdstuk 2 van de legesverordening. Dit hoofdstuk bevat de tarieven voor de dienstverlening en besluiten in het kader van de Omgevingswet. Zolang het maximum van 100% voor het geheel niet overschreven wordt mag dit per arƟkel (dienst of acƟviteit) wel gelden. Door kruissubsidiëring is het mogelijk om de ‘winst’ van bepaalde diensten te gebruiken om het ‘verlies’ op andere diensten te dekken. Hiermee wordt dus de opbrengst van de ene dienst of acƟviteit gebruikt om de kosten van een andere dienst of acƟviteit te dekken. Principes voor borging van de kwaliteit

Afgezien van de weƩelijke bepalingen over kostprijsbepaling en kostentoerekening kunnen ook andere beginselen of principes van toepassing zijn op kostenbepaling en -toerekening. Denk bijvoorbeeld aan

betrouwbaarheid van de ramingen , transparanƟe , eenduidigheid , proporƟonaliteit , toerekenbaarheid van de kosten aan acƟviteiten en diensten en de controleerbaarheid. Ook deze beginselen hebben wij , waar relevant , in onze oordeelsvorming betrokken. Uniforme richtlijnen voor deﬁniƟes en kostentoerekening Het is van belang dat gemeenten dezelfde deﬁniƟes hanteren voor de kostenbepaling en -doorberekening omdat dat bijdraagt aan rechtszekerheid , transparanƟe en een éénduidige toepassing van de Omgevingswet. De begrippen staan met name vermeld in de stelselcatalogus Omgevingswet en het Besluit BegroƟng en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV is het weƩelijk kader voor gemeenten met voorschriŌen over ﬁnanciën , de vastlegging daarvan en verantwoording daarover. Uit de weƩelijke voorschriŌen en jurisprudenƟe blijkt dat de gemeente uitsluitend kostencomponenten kan verhalen als er sprake is van een directe relaƟe met de dienstverlening: • • • • • •

personeelskosten (directe loonkosten) huisvesƟngskosten speciﬁeke automaƟseringskosten kapitaallasten materiële kosten , waaronder externe advieskosten direct toerekenbare overhead.

Voor het ramen van kostendekkende heﬃngen moet de gemeente dus eerst het aandeel van de kosten bepalen dat direct samenhangt met de betreﬀende dienst. Het gaat dan bijvoorbeeld om de Ɵjd die het vergt om een vergunningaanvraag te behandelen. Daarnaast gaat het ook om kosten met betrekking tot handhaving , toezicht en controle mits het hier de eerste controle op het nakomen van vergunningsverlening betreŌ of speciﬁek samenhangt met de verleende dienst zoals de milieucontrole. Ook kosten voor het opstellen en publiceren van de vergunning en de kosten van externe adviseurs zoals van de Omgevingsdienst Achterhoek (ODA) , Gelders Genootschap zijn direct toerekenbaar. Daarnaast mogen overheadkosten toegerekend en verhaald worden. Dit zijn de kosten die weliswaar niet rechtstreeks samenhangen met de verleende dienst , maar wel in enig verband hiermee staan. In het BBV is bepaald welke kosten tot de overhead behoren. De commissie BBV , verantwoordelijk voor nadere duiding en interpretaƟe van de voorschriŌen in het BBV , heeŌ een precisering van de overheadkosten gegeven , zie onderstaand kader. Het BBV bevat geen voorschriŌen over de wijze waarop de overhead aan de legestarieven moet worden toegerekend. De gemeenteraad bepaalt welke methode wordt toegepast en legt dit vast in de gemeentelijke ﬁnanciële verordening.

Hierdoor kunnen er verschillen ontstaan in de kostentoerekening aan leges.

Daarbij komt dat de omvang en de samenstelling van de overhead mede wordt beïnvloed door de keuze die het college van B en W maakt over de omvang en inrichƟng van de organisaƟe. Vergelijking van de omvang van de overhead tussen gemeenten op basis van het overzicht overhead is dan ook lasƟg. De commissie BBV is van mening dat in dit geval de lokale autonomie belangrijker is dan uniformering. In de paragraaf lokale heﬃngen moet de gemeente aangeven hoe ze de overheadkosten toerekent. Daarnaast zijn er niet toe te rekenen kosten. Dit zijn kosten die niet toe te rekenen zijn aan het individueel belang of dienst. Deze kosten kan de gemeente niet verhalen via leges. Voorbeelden hiervan zijn

beleidsvoorbereiding , handhaving en algemene inspraak.

Het begrip overheadkosten Onder overheadkosten verstaan we alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces (arƟkel 1 BBV). Door de commissie BBV in de noƟƟe overhead 2023 geduid als: het geheel van funcƟes gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die

deze funcƟes ondersteunen. De commissie BBV heeŌ over overhead enkele zogenaamde “stellige uitspraken” gedaan waarvan verwacht wordt dat gemeenten die overnemen: 1. Voor de berekening van de tarieven voor lokale heﬃngen moet de methodiek voor de toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de ﬁnanciële verordening. 2. De methodiek voor het toerekenen van overhead , zoals opgenomen in het overzicht overhead , aan lokale heﬃngen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan overige taakvelden van de begroƟng. Inhoudelijk gaat het bij overhead om de volgende kosten: loonlasten van funcƟes in het zogenaamde PIOFACH domein (personeel , informaƟsering en automaƟsering , organisaƟe , ﬁnanciën , archivering , communicaƟe en huisvesƟng); ICT lasten van de PIOFACH-systemen (gemeentebrede toepassingen als personeels- en ﬁnancieel systeem , zaaksysteem; facilitaire zaken en huisvesƟng; rentelasten die niet zijn rechtstreeks toe te delen aan het primaire proces. 4. 3

Bevindingen kostprijsbepaling en kostentoerekening

Deze paragraaf beschrijŌ per gemeente de methode van kostprijsbepaling van de diensten en acƟviteiten in het kader van de Omgevingswet en de wijze waarop de kosten worden toegerekend aan deze acƟviteiten om tot een tarief te komen voor de vergunningaanvragen en de overige belastbare acƟviteiten. 4. 3. 1 Algemene bevindingen

Verschillende systemen voor kostprijsbepaling De systemen die de gemeenten hanteren staan hierna getypeerd en nader omschreven in de bevindingen per gemeente in de volgende paragraaf. Gemeente

Aalten

Systeem voor kostprijsbepaling -

Oost Gelre

Winterswijk

Globale raming op basis van historische cijfers. Geen speciﬁeke kostenraming op het niveau van acƟviteiten en diensten binnen Hoofdstuk 2 van de tarieventabel Jaarlijkse verhoging van de tarieven met inﬂaƟepercentage. Percentage kostendekkendheid is de uitkomst van de (gescheiden) processen van kosten- en opbrengstenraming. Speciﬁeke raming van uren en kosten met behulp van Excel. Speciﬁeke kostenraming op het niveau van acƟviteiten en diensten binnen Hoofdstuk 2 van de tarieventabel. Jaarlijkse verhoging van de tarieven met inﬂaƟepercentage Streven is 100% kostendekkendheid Tot en met 2024 is voor het bepalen van de kosten de Excel-toepassing van adviesbureau ANG gehanteerd. Dit model geeŌ inzicht in de kosten , baten ,

aantallen en kostendekkendheid op arƟkelniveau. Het systeem had geen geautomaƟseerde koppelingen met het ﬁnancieel systeem of administraƟe. Over 2024 zijn geen ervaringscijfers opgebouwd over behandelƟjden en kosten van diensten en acƟviteiten. Met ingang van 2025 (jaarrekening 2024) wordt gebruik gemaakt van de van de webapplicaƟe kostendekkendheid. nl. Deze toepassing werkt volgens de AcƟvity Based CosƟng (ABC)-methode waarmee per dienst/acƟviteit de kostprijs kan worden berekend. Geen jaarlijkse indexaƟe van de tarieven (percentages) vanwege aanname dat deze in hoogte van de bouwkosten is verwerkt. Vaste tarieven (bedragen) zijn wel geïndexeerd. Streven is 100% kostendekkendheid.

Tarieven en kostendekkendheid De opbrengsten uit de leges mogen maximaal kostendekkend zijn: de in de begroƟng geraamde opbrengsten mogen niet hoger zijn dan de geraamde kosten. De opbrengsten mogen wel lager zijn dan de begrote kosten; dat is een jaarlijks besluit van de gemeenteraad dat zij neemt bij de behandeling van de legesverordening. Als een gemeente besluit om de kostendekkendheid van de leges te verhogen of te verlagen dan heeŌ dit vrijwel zeker gevolgen voor de tarieven. Een hogere kostendekkendheid betekent hogere tarieven en omgekeerd. Het zal verder duidelijk zijn dat als de geraamde opbrengsten lager zijn dan de geraamde kosten het deel van de kosten dat niet kan worden gedekt uit de opbrengsten gedekt wordt uit de algemene middelen van de gemeente. In hoofdstuk 2 zijn we ingegaan op de tarieven die de gemeenten hanteren.

Uiteenlopende toelichƟngen op de toerekening van overheadkosten De tarieven zijn veelal jaren historisch bepaald en worden vervolgens telkens percentueel verhoogd met de inﬂaƟecorrecƟe. Hierdoor kan er geleidelijk een zekere mismatch ontstaan met de werkelijke overheadkosten. Verdere digitalisering en automaƟsering kan de overhead substanƟeel beïnvloeden. Aalten: uit de ﬁnanciële verordening , de paragraaf bedrijfsvoering (uniform uurtarief) en de aanvullend verkregen informaƟe blijkt – generiek - dat overhead volledig wordt doorberekend aan de producƟe en diensten. Of -speciﬁek- de juiste toerekening aan de acƟviteiten en diensten in het kader van de Omgevingswet geschiedt is niet waarschijnlijk omdat geen actuele speciﬁeke kostprijzen zijn bepaald , maar dat dit op basis van historische ramingen geschiedt. Oost Gelre: deze gemeente geeŌ in de paragraaf lokale heﬃngen van de begroƟng 2025 de volgende overheadkosten aan: automaƟsering , huisvesƟng , overige personeelskosten , ﬁnanciën en archief. Zoals uit de vorige paragraaf blijkt is de opsomming niet volledig. De inﬂaƟecorrecƟe zit vooral op het direct toe te rekenen deel. Er wordt namelijk rekening gehouden met de werkelijke personele kosten en daarbij ook de werkelijke ingeschaƩe overheadkosten (en dus niet de overheadkosten van het jaar ervoor + inﬂaƟe).

Winterswijk: De toelichƟng op de toerekening van overheadkosten is summier. Uit de opgevraagde informaƟe is gebleken dat de overheadkosten vrijwel volledig worden doorberekend. In de paragraaf lokale heﬃngen wordt volstaan met het benoemend van de deﬁniƟe uit het BBV: “kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces”. Kostentoerekening is een beleidsmaƟge keus Gemeenten hebben enige vrijheid hoe en welke kosten zij toerekenen aan de acƟviteiten in het kader van de Omgevingswet. Ze kunnen ervoor kiezen om bepaalde acƟviteiten die wel of toch een relaƟe hebben met leges buiten het kostenverhaal te houden. De geraamde kosten zijn dan dus lager. Als gemeenten dus

spreken over volledige kostendekkendheid is het van belang te beoordelen welke kosten doorberekend worden. Twee gemeenten met volledige kostendekkendheid kunnen dus verschillende kosten dekken. Een gemeente die heeŌ besloten om bepaalde kosten niet te verhalen via de leges kan dat beleid later aanpassen.

De legestarieven zijn gerelateerd aan de omvang van de bouwsom. Aalten hanteert een bedrag aĬankelijk van de hoogte van de bouwsom. De overige gemeenten hanteren een percentage van de bouwkosten volgens een gestaﬀeld tarief als heﬃngsmaatstaf. Dit geldt uiteraard alleen voor de omgevingsplanacƟviteiten met bouwacƟviteit. In onderstaande tabel zijn de tarieven opgenomen die de gemeenten hanteren voor het bepalen van de door te berekenen kosten van diensten acƟviteiten. Gemeente

Tarief voor doorberekening 2025

Aalten Oost Gelre

waarvan

€ 8600 , Divers: aĬankelijk van loonkosten betreﬀende

overhead € 3100 , € 3900 ,

medewerkers € 11195 € 5285 Winterswijk , , Zoals hiervoor aangeven zijn de aanzienlijke verschillen waarschijnlijk terug te voeren op gemeentelijke keuzes over omvang en inrichƟng van de organisaƟe en wijze van bepaling en toerekening van overhead. Uit de tabel kan niet de conclusie worden getrokken dat de ene gemeente doelmaƟger funcƟoneert dan de andere. Om tot een meer speciﬁeke verschillenverklaring te komen is nader onderzoek nodig. Wijze van raming van aantallen vergunningaanvragen opbrengsten De gemeenten hanteren de volgende werkwijze voor het ramen van aantallen aanvragen en het bepalen van de opbrengsten:

Wijze van ramen van aantallen en opbrengsten

Gemeente

Aalten

Oost Gelre

Winterswijk

Geen raming van aantallen diensten en acƟviteiten. In plaats daarvan worden opbrengsten geraamd op basis van historische cijfers

(realisaƟe afgelopen jaren). Indien er grote afwijkingen worden verwacht ten opzichte van de afgelopen jaren (bijv. grote projecten) dan wordt bijgeraamd. Bijstellingen van opbrengstenraming via de tussenƟjdse rapportage aan de raad over de begroƟngsuitvoering (voorjaarsnota of najaarsnota) Geen raming van aantallen diensten en acƟviteiten. Aantallen bij (ingekomen en verleende vergunningen) worden bijgehouden en aan de hand hiervan wordt een schaƫng gemaakt voor volgend jaar gemaakt. De geraamde opbrengsten 2024 zijn geraamd op ongeveer 1/3 van de opbrengsten in 2022 en 2023. TussenƟjds bleken de leges echter hoger , doordat er eind 2023 nog veel vergunningen zijn aangevraagd. Voor 2025 zijn de opbrengsten wederom op 1/3 van de opbrengsten in 2022 en 2023 (en op ½ van 2024) geraamd. In de bestuursrapportage (peildatum 1 juli jaar t) worden de opbrengstramingen zonodig bijgesteld. Raming van aantallen per arƟkel van Hoofdstuk 2 tarieventabel als input voor de webapplicaƟe kostendekkendheid. nl. Door de vakafdeling wordt een inschaƫng gemaakt van het volume en de omvang van de vergunningaanvragen op basis van historische cijfers , mutaƟes t. g. v. veranderende wetgeving en de jaarlijkse in B&W vastgestelde

4. 3. 2

planningslijst woningbouw. Ook wordt gebruik gemaakt van aantallen milieuacƟviteiten aangeleverd door de ODA. Eventuele bijstelling van opbrengstenraming via de bestuursrapportage (peildatum 1 april) of 2 e voortgangsrapportage (peildatum 1 oktober).

Bevindingen per gemeente

4. 3. 2. 1 Aalten Interne regelgeving De ﬁnanciële verordening van de gemeente Aalten (arƟkel 17 , lid 1) stelt dat voor het bepalen van de kostprijs een apart systeem van kostentoerekening wordt gehanteerd. Dit betreŌ ondermeer de rechten en heﬃngen waarmee kosten in rekening worden gebracht. Bij deze kostentoerekening worden de directe kosten , de overheadkosten en de rente betrokken. Lid 5 van arƟkel 17 van de verordening bepaalt dat voor de toerekening van de overheadkosten uitgegaan wordt van het uurtarief zoals weergegeven in de paragraaf Bedrijfsvoering. Dit tarief is gebaseerd op de totale loon- en overheadkosten en wordt gedeeld door de op begroƟngsbasis geschaƩe ureninzet

personeel. In de paragraaf Bedrijfsvoering van de begroƟng 2025 is opgenomen: Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een uurtarief voor 2025 van € 86 , waarvan € 31 per uur voor overhead. In 2024 was het uurtarief € 82. Paragraaf lokale heﬃngen: geen relevante bepalingen. 1.

De gemeente Aalten heeŌ een geraamde kostendekkendheid van 42% in de paragraaf lokale heﬃngen van de begroƟng 2025 opgenomen. Dit percentage is de uitkomst van het saldo van lasten (direct toe te rekenen en overhead) en baten. De jaarrekening 2024 meldt een gerealiseerde kostendekkendheid van 82%.

De tarieven voor de acƟviteiten en diensten in Hoofdstuk 2 zijn historisch bepaald en worden jaarlijks verhoogd met het inﬂaƟepercentage. Er wordt geen speciﬁeke raming gemaakt of op basis van

Ɵjdschrijven. Aalten raamt de gemiddelde behandelƟjd per vergunning. Deze uren worden vermenigvuldigd met het uniform tarief van € 86. Gemeente Aalten geeŌ aan dat de urenraming vaak te rooskleurig is , dat de behandeling van aanvragen meer Ɵjd kost dan geraamd. Externe inhuur is structureel nodig. Deze (hogere) kosten zijn echter niet verdisconteerd in het uurtarief. Ook dit maakt dat de werkelijke kosten hoger zijn van vooraf geraamd. Voor ramingen van aantallen wordt vooral teruggeblikt naar de afgelopen jaren. De aantallen aanvragen zijn redelijk constant (2025 nagenoeg gelijk aan 2024). Als er bijzondere projecten zijn raamt de gemeente bij. Aalten kent geen speciﬁcaƟe van directe ureninzet naar de acƟviteiten en diensten binnen de omgevingsvergunning. De kosten- en batenraming geschiedt op het niveau van Hoofdstuk 2.

4. 3. 2. 2 Oost Gelre Interne regelgeving

Financiële verordening , arƟkel 17. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heﬃngen waarmee kosten in rekening worden gebracht en van goederen , werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden , wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten , de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen , reserves en voorzieningen voor de ﬁnanciering van de in gebruik zijnde acƟva betrokken. 5. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heﬃngen waarmee kosten in rekening worden gebracht en van goederen , werken , diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden , voor zover dat niet acƟviteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreﬀen , wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten. Dit ter grooƩe van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1. 1 Salarissen en sociale lasten en 3. 5. 1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreﬀende goederen , werken , diensten en heﬃngen , gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1. 1 Salarissen en sociale lasten en 3. 5. 1 Ingeleend personeel. Paragraaf Bedrijfsvoering begroƟng 2025: geen relevante bepalingen.

Paragraaf lokale heﬃngen begroƟng 2025: De overheadkosten rekenen we naar rato van de bestede formaƟe wat betrekking heeŌ op het taakveld. We hanteren de volgende overheadkosten: automaƟsering , huisvesƟng , overige personeelskosten , ﬁnanciën en archief. 1.

Deze gemeente hanteert een Excel- rekenmodel “kostentoerekening van leges” om voor de arƟkelen 2. 5 (bouwacƟviteiten , bouwtechnisch deel) en 2. 6 (bouwacƟviteiten , ruimtelijk deel) uit de legesverordening de directe kosten te bepalen. In dit model wordt gerekend met een uurloon

aĬankelijk van de schaal van de betrokken medewerker en er wordt een inschaƫng van de benodigde uren en onderzoeken gemaakt. De berekeningsmethode in het rekenmodel is als volgt: A) GeschaƩe bestede Ɵjd voor een vergunning * B) Welke funcƟonaris met de bijbehorende salarisschaal is betrokken + C) Overige kosten welke gemaakt moeten worden om de vergunning te verlenen (m. n. publicaƟekosten , externe adviezen , kapitaallasten , druk- en bindwerk of afdrachten rijksleges zijn) + A*D) De indirecte kosten zijn voor het jaar 2024 bepaald op € 3650 , per uur en voor 2025 € 3900. , Voor het wijzigen van het omgevingsplan voor buitenplanse omgevingsplanacƟviteiten (Bopa) wordt ook een urenraming met een standaard sjabloon in Excel gemaakt. Deze raming is aĬankelijk van de omvang en complexiteit van de wijziging. De geraamde uren worden vermenigvuldigd met het uurtarief (€ 82) en hierop wordt een opslag van 20% voor onvoorzien toegepast. De inschaƫng van de benodigde uren en onderzoeken wordt op voorhand met de iniƟaƟefnemer gedeeld. Voor een buitenplanse omgevingsplanacƟviteit met bouwacƟviteit worden de leges speciﬁek begroot. Deze begroƟng wordt door het college van B en W vastgesteld en voorafgaand aan het in behandeling nemen van de aanvraag om een omgevingsvergunning aan de aanvrager verstrekt.

Voor 2025 zijn de opbrengsten op 1/3 van de opbrengsten in 2022 en 2023 (en op ½ van 2024) geraamd. De begroƟngsraming 2024 is bij bestuursrapportage (peildatum 1 juli begroƟngsjaar) bijgeraamd van € 334. 000 naar € 592. 544. Dit duidt mogelijk op een te behoedzame raming van de opbrengsten in de begroƟng. TegelijkerƟjd kan één grote aanvraag met een hoge bouwsom veel invloed op de baten hebben. Daarbij komt dat de ramingen voor het volgende begroƟngsjaar al in juni worden opgesteld. Op dat moment is er nog veel onzeker over de daadwerkelijke aanvragen voor het volgende jaar.

De kosten per aanvraag worden voorcalculatorisch bepaald. Er wordt niet Ɵjdgeschreven. Er is een correcƟemogelijkheid op de begrote kosten als producten niet of in mindere mate worden

afgenomen. Er wordt gerekend met een overhead bedrag van € 3650 , per uur. Dit is gebaseerd op loonkosten en overheadkosten volgens de begroƟng. Hierbij wordt rekening gehouden met kosten die wel volledig toegerekend kunnen worden aan de leges (kosten ﬁnanciën en automaƟsering) en kosten die deels worden toegerekend (zoals loonkosten van het management). In de paragraaf lokale heﬃngen staat: De overheadkosten rekenen we naar rato van de bestede formaƟe wat betrekking heeŌ op het taakveld. We hanteren de volgende overheadkosten: automaƟsering , huisvesƟng , overige personeelskosten , ﬁnanciën en archief. Volgens de begripsomschrijving in de vorige paragraaf vallen meer kostensoorten onder de overhead. De gemeente heeŌ in de gesprekken aangegeven dat ook deze kostensoorten worden doorberekend. In arƟkel 2. 50 van de legesverordening (modaliteiten) zijn advieskosten opgenomen voor een advies van de welstandscommissie Gelders Genootschap (Commissie Ruimtelijke Kwaliteit). Het legestarief wordt verhoogd met het bedrag zoals bepaald in de welstandstariefregeling van het Gelders Genootschap. De tarievenregeling Gelders Genootschap is als bijlage bij de tarieventabel van de legesverordening opgenomen , zie bijlage 2 van de verordening. Dit geldt ook voor de twee andere

gemeenten 10. De gemeente streeŌ naar een kostendekkendheid van 100%. De paragraaf lokale heﬃngen in het jaarverslag 2024 meldt een gerealiseerde kostendekkendheid van 86%. Op Hoofdstuk 2 Omgevingsvergunning is € 1. 032 000 aan lasten verantwoord en € 887. 000 aan baten. 4. 3. 3. 3 Winterswijk Interne regelgeving

Financiële verordening , arƟkel 16: 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heﬃngen waarmee kosten in rekening worden gebracht , en van goederen , werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden , wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten , de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen , voor de ﬁnanciering van de in gebruik zijnde acƟva betrokken. 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onƩrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken acƟva en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde acƟva. Voor de rechten en heﬃngen waarmee kosten in rekening worden gebracht , worden daarbij ook de compensabele belasƟng over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken. Paragraaf Bedrijfsvoering begroƟng 2025: We rekenen de overhead toe aan grondexploitaƟes , investeringen en andere (subsidie)projecten. In de prakƟjk doen we dit door in het taakveld overhead (onderdeel van beleidsveld 4. 1) onder de lasten een negaƟef bedrag op te nemen , en dit bedrag in het betreﬀende taakveld (beleidsveld) weer als last te verantwoorden. Paragraaf lokale heﬃngen begroƟng 2025: Beleid: Bij de leges streven we naar 100% kostendekking.

Onder maximaal kostendekkend verstaan we dat de geraamde baten de geraamde kosten niet mogen overschrijden. Verder houden we rekening met de overhead , waarbij deze omschreven zijn als: ‘die kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces’.

Tot en met 2024 hanteerde de gemeente Winterwijk , net zoals Oost Gelre nu nog doet , een rekenmodel in Excel voor het bepalen van de kosten voor de omgevingsplanacƟviteiten. Dit rekenmodel was aŅomsƟg van adviesbureau ANG. Er zijn met behulp van het model inschaƫngen gemaakt van de aantallen aanvragen per belastbaar feit en de gemiddelde Ɵjdsbesteding per aanvraag om zo tot een kostprijs per belastbaar feit te komen. Het rekenmodel bevat een aantal tabbladen (zie ter illustraƟe onderstaande aĩeelding). Op basis van de urenraming per aanvraag / arƟkel uit Hfdst. 2 van de verordening en uurtarieven van medewerkers (intern en omgevingsdienst ODA) zijn de directe personeelskosten bepaald (uren * tarief). Daarnaast zijn de overige lasten van de uitvoeringsdienst ODA en overige lasten (materieel + inhuur) vanuit de begroƟng meegenomen bij de kostenbepaling. Het format legt een relaƟe met de kosten en baten in de begroƟng en bevat een raming van de aantallen aanvragen per arƟkel.

Van een klein deel van de belastbare feiten waren geen realisaƟeaantallen beschikbaar omdat deze nieuw waren. Voor deze categorie zijn door de vakafdelingen aantallen en Ɵjdsbestedingen ingeschat. Van sommige van deze belastbare feiten was het echter niet zeker of de ingeschaƩe Ɵjdsbestedingen realisƟsch zijn en hierover was afgesproken dat de werkelijke Ɵjdsbestedingen gemonitord zouden worden , zodat zonodig de tariefstelling kon worden aangepast. Met behulp van de interne inzet per aanvraag , het uurtarief van de betreﬀende medewerker(s) , een opslag voor overhead , de externe inzet en de eventuele toegerekende speciﬁeke kosten vanuit de begroƟng (met name ICT , externe advieskosten , leasekosten voertuigen) is een kostprijs per dienst

berekend. Vervolgens zijn , met behulp van een raming van het volume en de omvang van de vergunningaanvragen op basis van historische cijfers , de totale kosten van alle diensten in Hoofdstuk 2 van de tarieventabel bepaald. De volgende stap was het bepalen van tarieven: Legesonderdelen die in beginsel niet wijzigden bij de inwerkintreding van de Omgevingswet kregen bij de eerste doorrekening het tarief zoals dat in de tarieventabel 2023 onder de Wabo was opgenomen. AĬankelijk van de verhouding van dit tarief tot de berekende kostprijs is het Wabo-tarief gehandhaafd , of handmaƟg bijgesteld. De tarieven voor de bouwtechnische bouwvergunning en de ruimtelijke bouwvergunning zijn handmaƟg opnieuw bepaald. Voor nieuwe legesonderdelen is in beginsel een tarief bepaald op 100% van de berekende kostprijs. Na de eerste doorrekening is soms in samenspraak met de vakafdeling een ander tarief voorgesteld.

Vanaf 2025 1. Bovenstaande methode vond de gemeente zeer bewerkelijk en men was te aĬankelijk van de input van een groot aantal mensen. Door de arbeidsintensieve methode van het ophalen van de input , de vele mutaƟes in personeel en de grote werkdruk is besloten gebruik te gaan maken van de dienstverlening van adviesbureau kostendekkendheid. nl. Ook in het kader van uniformiteit (m. b. t. de kostendekkendheid van de overige heﬃngen) en toegankelijkheid is voor deze webapplicaƟe gekozen. De voor-en nacalculaƟe vindt vanaf begroƟng 2025 plaats door inschakeling van genoemd bureau. 2. NacalculaƟe van de kosten over 2024 is niet mogelijk omdat de monitoring van arbeidsinzet om diverse redenen (vele personeelswisselingen , wijzigingen in leidinggevenden , besluit om over te gaan naar inschakeling van kostendekkendheid. nl) niet heeŌ plaatsgevonden. Er is en wordt niet Ɵjdgeschreven en er zijn dus geen ervaringscijfers opgebouwd over behandelƟjd en kosten van de verschillende diensten binnen de Omgevingswet. 3. In het standaard gemeentelijk uurtarief (2025: € 11195) is een overheadtarief van € 5285 , , inbegrepen. Externe advieskosten worden rechtstreeks geboekt. Vanwege personeelstekorten zijn deze van materiële omvang. De verdeling van de overhead per taakveld is bepaald in overleg met de teammanagers en nog gebaseerd op de begroƟng 2023. In 2026 wordt de uitvraag opnieuw gedaan.

4. De van de gemeente ontvangen speciﬁcaƟe van de toegerekende overheadkosten (raming overheadkosten 2025 volgens paragraaf Lokale heﬃngen: € 666. 617) en de methode voor bepaling van de overhead geeŌ aan dat vrijwel alle kostensoorten worden doorberekend. PublicaƟekosten van vergunningen / kosten van de website worden niet doorberekend. 5. De gemeente heeŌ in de nota Lokale Heﬃngen aan de raad uit 2017 de belangrijkste beleidsmaƟge keuzes voorgelegd over de legesheﬃng. Deze nota is niet meer actueel , onder meer door verwijzing naar het coaliƟeprogramma 2014-2018 en gewijzigde landelijke regelgeving (o. a. Omgevingswet). 6. De gemeente streeŌ naar een kostendekkendheid van 100%. De paragraaf lokale heﬃngen in het jaarverslag 2024 meldt een gerealiseerde kostendekkendheid van 128%. De toelichƟng op deze overdekking in het jaarverslag geeŌ aan dat voor een groot woningbouwproject zijn in 2024 in één keer ca. 487. 000 euro aan leges in rekening gebracht terwijl een deel van de kosten later wordt gemaakt. Verder zijn eind 2023 zijn i. v. m. de aanstaande inwerkingtreding van de Omgevingswet veel aanvragen ingediend om nog onder de Wabo te vallen. Deze zijn veelal pas in 2024 aangevuld en behandeld. Hiermee zijn meer leges opgehaald dan verwacht.

Tot slot zijn de leges voor de ruimtelijke bouwacƟviteiten zijn in 2024 verhoogd vanwege de verwachte terugloop van leges door inwerkingtreding van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. 7. Medio 2023 zijn bij de voorbereiding van de begroƟng de leges in het kader van de toenmalige bezuinigingsopdracht per 1 januari 2024 met 25% verhoogd.

Hoofdstuk 5. Rol gemeenteraden Hoofdstuk 5 gaat over de rol van de gemeenteraad. In paragraaf 5. 1 zijn de verschillende sturings- en controlemogelijkheden van de gemeenteraad beschreven. Paragraaf 5. 2 gaat in op de informaƟeverstrekking aan de gemeenteraad. Onderzoeksvragen: 13. Welke sturings- en controlemogelijkheden hebben de drie gemeenteraden op de hoogte van de legestarieven? 14. Worden de gemeenteraden geïnformeerd over de tarieĩerekeningen , kosten en opbrengsten en kostendekkendheid van de tarieven en zo ja , hoe? 5. 1 Sturings- en controlemogelijkheden van de gemeenteraad De vaststelling van de belasƟngverordeningen (lees legesverordeningen) is de exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad. Binnen de grenzen van de wet heeŌ de gemeenteraad enkele vrijheden bij de invulling van de verordening. Deze vrijheid komt het meest naar voren in: • de keuze om een belasƟng wel of niet te heﬀen; • de heﬃngsmaatstaven , op basis waarvan de belasƟngen/leges berekend zijn; • •

het tarief; eventuele vrijstellingen.

De gemeenteraad stelt niet alleen de tarieven vast , maar bepaalt ook de kaders waarop deze tarieven zijn

gebaseerd (de heﬃngsmaatstaf). Zolang de norm van 100%-kostendekkendheid van de totale leges van de Omgevingswet niet wordt overschreden , kan de gemeenteraad per tarief besluiten of en met hoeveel procent het tarief verhoogd wordt. In de aanloop naar de invoering van de Omgevingswet zijn de raden van de drie gemeenten daar volop in meegenomen. Door middel van raadsmededelingen , informaƟebijeenkomsten en raadswerkgroepen zijn de raden geïnformeerd over - en betrokken geweest bij - de invoering van de Omgevingswet. De invoering van de Omgevingswet heeŌ een langdurig/langjarig traject doorlopen en gezien de complexiteit van de wet kent het een veelheid aan onderdelen. De leges , laat staan de kostendekkendheid ervan , zijn veelal in de laatste fase van de invoering summier aan de orde gekomen. De wet is lokaal met ingang van 1-1-2024 ingevoerd en de te nemen raadsbesluiten zijn in het vierde kwartaal van 2023 aan bod gekomen. De leges zijn beleidsneutraal ingebracht , dat wil zeggen een voortzeƫng van de tarievenstructuur en -opbouw , voor zover deze past binnen de Omgevingswet.

We zien dat veel afwegingen en te maken keuzes , zoals over welke belastbare feiten leges worden geheven , de tarievenstructuur en de daarbij horende grondslagen , de bouwkostenranges waarover leges worden geheven , en ook de kostendekkendheid , in ambtelijke werksessies en met afgevaardigden van de diverse betrokken vakafdelingen via meerdere sessies met elkaar zijn afgestemd en voorbereid. We zien ook dat bij de behandeling en vaststelling van de belasƟngverordening en de daarbij horende tarieventabel legesverordening gemaakte keuzes niet tot weinig aan de raden zijn voorgelegd. De gemeente Aalten maakt in het raadsvoorstel wel gewag van een aantal keuzes ten aanzien van het vooroverleg/omgevingsoverleg , milieuleges , de BOPA en impact en verschil tussen technische bouwacƟviteit en ruimtelijke bouwacƟviteit. Er zijn op ambtelijk niveau memo’s opgesteld die meer duiding geven over wijzigingen en gemaakte keuzes ten aanzien van de legestarieven. Een samenvaƫng

van deze

memo’s zou als bijlage bij de legesverordeningen wel meer inzicht voor raadsleden hebben kunnen bieden. Er zijn geen debaƩen gevoerd over de kaders van de tarieven en de mate van kostendekkendheid. Dit zijn belangrijke sturingsmogelijkheden van de raad. De meeste belasƟngverordeningen zijn hamerstukken. De raden gaan logischer wijze uit van de deskundigheid van de ambtenaren. Het is wel verstandig om keuzes in de belasƟngheﬃng vast te leggen in een separate beslisnota of oplegger bij de verordening. Bij de gemeenten zijn alleen de resultaten van de verplichte keuzes vastgelegd in belasƟngverordeningen.

5. 2 InformaƟeverstrekking aan de gemeenteraad De informaƟe over kostendekkendheid die de colleges verstrekken , is te beperkt. De raadsleden krijgen informaƟe over de tarieĩerekeningen via de gegevens in de programmabegroƟng , zie de paragraaf lokale heﬃngen. Zoals al eerder vermeld in hoofdstuk 2 wordt van gemeenten verwacht dat zij de ontwikkeling van de lokale heﬃngen (waaronder de tarieven van de (bouw)leges) toelichten in de paragraaf lokale heﬃngen van de begroƟng. Dit doen zij vooral wanneer er sprake is van een relaƟef grote mutaƟe. Gemeenten moeten in de betreﬀende paragraaf echter ook inzicht geven in de kostendekkendheid van de legesverordening. De paragraaf lokale heﬃngen in de begroƟng is daarmee dé plek om toe te lichten waarom tarieven dalen of sterk sƟjgen. De BBV bevat de weƩelijke eisen voor de opzet en inhoud van de begroƟng en de jaarrekening. ArƟkel 10 van dit besluit vermeldt dat de paragraaf over de lokale heﬃngen ten minste bevat: a) De geraamde inkomsten. b) Het beleid ten aanzien van de lokale heﬃngen.

c) Een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heﬃngen , waarin inzichtelijk wordt gemaakt hoe bij de berekening van tarieven van heﬃngen , die hoogstens kostendekkend mogen zijn , wordt bewerkstelligd dat de geraamde baten de ter zake geraamde lasten niet overschrijden , wat de beleidsuitgangspunten zijn die ten grondslag liggen aan deze berekeningen en hoe deze uitgangspunten bij de tariefstelling worden gehanteerd. d) Een aanduiding van de lokale lastendruk. e) Een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid. De gemeenten Aalten en Winterswijk voldoen grotendeels aan bovenstaande eisen en uitgangspunten. Aangegeven wordt wat de toe te rekenen kosten/lasten , de kosten van overhead , de baten en de dekking zijn. Zo komt bij Aalten in de programmabegroƟng 2025 bij Titel 2 Dienstverlening vallend onder fysieke leefomgeving de dekking uit op 42%. Voor Winterswijk is dat 84%. In de programmabegroƟng 2025 van de gemeente Oost Gelre komen slechts de opbrengstcijfers voor van de jaarrekening 2023 en van de begroƟngen 2024 en 2025. De gemeente Winterswijk heeŌ voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet bij de behandeling van de programmabegroƟng 2024 de tarieven voor de leges omgevingsvergunning vanuit de doelstelling van een beter toekomsƟg ﬁnancieel perspecƟef met 25% verhoogd en daarmee de kostendekkendheid gebracht naar 70%.

Bij deze aanpassing van de leges is gekeken naar de hoogte van de leges van de omliggende gemeenten. Ons is meegedeeld dat de verhoging van de tarieven passend zijn in vergelijking met die van de gemeente Berkelland. De drie gemeenten vermelden wel dat het steven bij leges 100% kostendekkendheid is en dat de tarieven van de lokale heﬃngen/leges jaarlijks worden aangepast met het inﬂaƟepercentage. 100% kostendekkendheid is Dienstverlening vallend onder fysieke leefomgeving/omgevingsvergunning De colleges informeren de raadsleden beperkt tot niet over de wijze waarop tarieven en kostendekking tot stand komen. De eindresultaten worden in de regel wel gedeeld en de raad stelt deze vast.

De gemeente Winterswijk werkt vanaf het begroƟngsjaar 2025 volgens de methode kostendekkendheid. nl. Jaarlijks ontvangt de gemeente een rapportage (Onderzoek kostendekkendheid leges begroƟng 2025) waarmee inzicht wordt gegeven in de mate van de kostendekkendheid van de leges. Dit document bevat bruikbare bouwstenen voor de kostenonderbouwing van leges en of de gemeente voldoet aan de weƩelijke eisen van het BBV en geeŌ aanbevelingen betreﬀende de bedrijfsvoering. De rapportage wordt gebruikt als input voor de paragraaf lokale heﬃngen bij de programmabegroƟng. De conclusie uit het rapport is dat de gemeente Winterswijk voldoet aan de weƩelijk gestelde eisen. Het rapport bevat nuƫge informaƟe voor de raad om een beter inzicht te krijgen in de kostendekkendheid van leges.

De opbrengsten uit de leges omgevingsvergunningen worden bij de programmabegroƟngen behoedzaam en voorzichƟg geraamd. Dat betekent dat het geraamde dekkingspercentage de 100% niet te boven komt en aanzienlijk lager is dan de 100%. Zoals al eerder vermeld worden lopende het jaar de opbrengsten en de kosten (inhuur) bijgesteld. De raden worden hierover geïnformeerd gedurende het jaar bij de verschillende bestuurlijke rapportages (bestuursrapportages , voorjaars- en najaarsnota’s) en tensloƩe ook

bij de jaarrekeningen.

5. 3 Bevindingen per gemeente De paragraaf lokale heffingen is zoals vermeld een voorgeschreven paragraaf op grond het BBV. We hebben de paragrafen uit de programmabegrotingen van de drie gemeenten beoordeeld en komen tot de

volgende bevindingen. Gemeente Aalten 1. Aalten heeŌ de geraamde opbrengst bouwleges van € 103. 000 niet gespeciﬁceerd naar de verschillende paragrafen / arƟkelen binnen Hoofdstuk 2 Dienstverlening Omgevingswet. 2. In het overzicht over de kostendekkendheid zijn de baten omgevingsvergunning geraamd op € 127. 000. De overige baten ad € 24. 000 bestaan grotendeels uit de leges Welstand ad € 18. 000. 3. De paragraaf geeŌ aan dat maximale kostendekkendheid van 100% is toegestaan en geeŌ inzicht in het percentage kostendekkendheid. 4. Aalten presenteert een percentage kostendekkendheid van 42% op het niveau van Hoofdstuk 2. Dit is niet het streefpercentage maar de uitkomst van het ramingsproces van kosten en baten. In 2024 , het eerste werkingsjaar van de Omgevingswet , was het dekkingspercentage 82%. Een meer gedetailleerde raming op het niveau van paragrafen of arƟkelen is niet aanwezig. 5. De paragraaf bevat geen toelichƟng op de methodiek van kostentoerekening en op toe te rekenen overheadkosten. Daarvoor is het nodig om de paragraaf bedrijfsvoering te raadplegen , waarin is opgenomen: Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2025 van € 86. In 2024 was het uurtarief € 82.

Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven. In de ﬁnanciële verordening (arƟkel 17) 6. 7.

staan de bepalingen over berekening van overhead en kostendoorberekening. De aandacht voor beleid en beleidskeuzes is gering. De indeling van de tabel is nog niet aangepast aan de nieuwe indeling van de tarieventabel in de modelverordening. Deze indeling is gewijzigd met ingang van de inwerkingtreding van de Omgevingswet:

Voor 2024

Vanaf 2024

Titel Hoofdstuk

Hoofdstuk Paragraaf

Onderdeel , subonderdeel of subsubonderdeel

Artikel

Oost Gelre 1. De paragraaf voldoet aan de vereisten van het BBV met uitzondering van de geraamde mate van kostendekkendheid. De baten bouwleges zijn geraamd , maar niet de lasten , waarmee de begroƟng geen inzicht geeŌ in de geraamde mate van kostendekkendheid. 2. De raming van de baten is op het niveau van “bouwleges” benoemd. Een relaƟe naar de indeling van de legesverordening wordt niet gelegd. Een meer gedetailleerde raming op het niveau van paragrafen of arƟkelen is niet aanwezig. 3. In de paragraaf lokale heﬃngen van de programmabegroƟng 2025 is in de tabel met de opbrengsten uit heﬃngen in de kolom begroƟng 2024 geen juist beeld van de opbrengstraming weergegeven. Deze raming is bij de tussenƟjdse Bestuursrapportage bijgesteld naar € 592.544 , een sƟjging van 77%. De gemeente heeŌ aangegeven dat de reguliere werkwijze is om bij de Bestuursrapportage de actuele raming op te nemen en de actuele raming ook op te nemen in de kolom van het boekjaar. 4. De paragraaf meldt een maximale kostendekkendheid van 100%. Dit percentage is het streefpercentage. In 2024 is het dekkingspercentage uitgekomen op 86%. 5. De aandacht voor beleid en beleidskeuzes is gering. 6. De daling van de opbrengst in 2025 t. o. v. 2023 is niet toegelicht.

Is de daling een gevolg van nieuwe regelgeving (Omgevingswet , Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (Wkb) , aantallen of beleidsmaƟge aanpassingen? Ambtelijk is aangegeven dat vragen zoals deze worden behandeld op thema-avond (en) over de begroƟng met de raad en de Bestuursrapportage (peildatum 1 juli , behandeling in gemeenteraad september) een toelichƟng bevat.

Winterswijk 1. De paragraaf meldt een maximale kostendekkendheid van 100% en geeŌ inzicht in het geraamde percentage kostendekkendheid (84%). In 2024 was het dekkingspercentage 128%. De toelichƟng op deze overdekking is opgenomen in het vorige hoofdstuk. 2. De paragraaf bevat geen toelichƟng op de methodiek van kostentoerekening en op toe te rekenen overheadkosten. 3. De tabel kostendekkendheid leges geeŌ op het niveau van de Omgevingswet (Hoofdstuk 2) inzicht in de raming van lasten , baten en het percentage overhead. Een meer gedetailleerde raming op het niveau van paragrafen of arƟkelen is niet aanwezig. 4. De aandacht voor beleid en beleidskeuzes is gering. 5. De indeling van de tabel is nog niet aangepast aan de nieuwe indeling van de tarieventabel in de modelverordening. Deze indeling is gewijzigd met ingang van de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 2024.

Hoofdstuk 6. Conclusies aanbevelingen en aansporingen ,

6. 1 Conclusies Op basis van de bevindingen uit de voorgaande hoofdstukken trekt de rekenkamer een aantal conclusies.

Algemeen Op grond van het gedane onderzoek concludeert de rekenkamer dat bij de drie onderzochte gemeenten de kostprijsbepaling , de kostentoerekening en de mate van kostendekkendheid van de leges voor een omgevingsvergunning sterk verschilt. Dat heeŌ te maken met de wijze van kostenbepaling (welke kosten reken je mee) , en op welke wijze reken je kosten toe , op historische grondslag of een dynamisch berekeningsmodel). Gemeenten hebben beleidsvrijheid om zelf keuzes te maken over de kostentoerekening , de hoogte van de tarieven en de kostendekkendheid. De hoogte van kostendekkendheid wordt niet echt als een direct sturingsinstrument toegepast. Daarvoor bepalen andere factoren (aantal aanvragen , woningbouwproducƟe enz. ) het beleid in deze. De hoofdconclusie is dat de wijze waarop de drie gemeenten de leges en daarmee de kostendekkendheid bepalen niet als goed of fout getypeerd kan worden. Ondanks het feit dat het juridisch kader vrijwel idenƟek is (Omgevingswet , Wkb) en de VNG-modelverordening vrijwel geheel in alle drie de gemeenten wordt toegepast , hanteren de gemeenten verschillende methoden voor kostenbepaling , kostentoerekening en hebben de gemeenten uiteenlopende keuzes gemaakt over de vertaling van kosten naar leges.

Toch levert het onderzoek een aantal conclusies en aanbevelingen op die zowel de methode als de werkwijze rondom leges en kostendekkendheid alsmede de informaƟevoorziening aan de gemeenteraden kunnen verbeteren. Onderstaand wordt dit zowel bij de conclusies als bij de aanbevelingen aangevuld met enkele aansporingen dit helder gemaakt. Opgemerkt dient nog wel dat bij zowel de huidige uitvoering als bij het toepassen van verbeteringen de personele beschikbaarheid en Ɵjd en kwetsbaarheid van kennisoverdracht een rol kan spelen. Met de ambtelijke organisaƟes van de drie gemeenten is op een intensieve manier het onderzoek tot stand gekomen. Met dank voor de hartelijke en goede samenwerking en inbreng van beide kanten. Door deze vorm van samenwerking is veel informaƟe Ɵjdens het onderzoek met elkaar gedeeld en zijn nieuwe inzichten ontstaan. Gemeenten staan aan het begin De Omgevingswet is pas recent , per 1 januari 2024 , ingevoerd. De invoering betrof een complexe operaƟe en de gemeenten staan nog aan het begin van het werken met de Omgevingswet , het nieuwe digitale stelsel en het ervaring opdoen met de omgevingsvergunning. De komende 2 tot 3 jaar gaat het om het doorlopen van het proces van leren en aanpassen om de interne methode en werkwijze van kostentoerekening en tariefstelling te verbeteren en opƟmaliseren. Denk bijvoorbeeld aan het op basis -

van ervaringscijfers verder bijstellen en speciﬁceren van de kosten- en opbrengstenramingen per

paragraaf en arƟkel binnen Hoofdstuk 2 van de tarieventabel en het verbeteren van de ﬁnanciële ramingen in de begroƟng. Hopelijk biedt onder andere dit rapport daar aanknopingspunten voor. Geen goed of fout systeem van kostprijsbepaling De gemeente Aalten heeŌ tot op heden de tarieven van voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet -

als vertrekpunt genomen. Doordat een speciﬁeke calculaƟe van kosten voor de verschillende (gewijzigde) en diensten en acƟviteiten nog ontbreekt loopt deze gemeente het risico dat de tarieven niet direct

gebaseerd zijn op de daadwerkelijke kosten en de tarieven dus geen goede afspiegeling vormen van de kosten. Oost Gelre is van de drie gemeenten de gemeente die de meest speciﬁeke en gespeciﬁceerde methode van kostentoerekening hanteert voor de bepaling van de directe kosten van de acƟviteiten in het kader van de Omgevingswet. Zij hanteert daarvoor een zelf ontworpen Excel-model waarin uren en uurkosten per acƟviteit overzichtelijk zijn opgenomen. Wij stellen vast dat Oost Gelre hiermee een geschikt , uitlegbaar en transparant middel in handen heeŌ voor het ramen van de kosten van diensten en acƟviteiten in het kader van de Omgevingswet.

Hierbij past de kanƩekening dat aan het gebruik van Excel berekeningsmodellen risico’s kleven: de foutgevoeligheid is hoger dan bij professionele standaardapplicaƟes en de transparanƟe , toegankelijkheid en betrouwbaarheid (geen ingebouwde controles) zijn over het algemeen minder goed geborgd dan in speciﬁek voor het doel ontwikkelde standaard applicaƟes die een grote groep (gemeentelijk) gebruikers bedient. Ook kent een moderne applicaƟe vaak een ingebouwde workﬂow met overzichtelijke invoerschermen die de gebruiker door de applicaƟe leidt. Vanaf 2025 maakt Winterswijk gebruik van de webapplicaƟe van kostendekkendheid. nl. De methode met een uitgebreid rekenmodel in Excel die in 2024 is gehanteerd bleek te Ɵjdrovend en complex. De webapplicaƟe vermijdt de standaard risico’s die verbonden zijn met het werken met Excel: foute formules of verkeerde verwijzingen , beperkte toegankelijkheid en overdraagbaarheid. De methode van kostendekkendheid. nl borgt een eenduidige werkwijze voor verschillende leges en heﬃngen die de gemeente in rekening brengt. Daarnaast voorkomt toepassing mogelijk discussies over de te hanteren methode. De toepassing biedt overzichten die voldoen aan de eisen van het BBV en wordt door een groot aantal gemeenten gebruikt.

Er moet nog ervaring en kennis met de nieuwe systemaƟek worden opgedaan om na te gaan of deze webapplicaƟe voldoet aan alle wensen en eisen. -

Meten is weten

Uit het verkregen beeld van de procesuitvoering valt de rekenkamer op dat het proces van gegevensverzameling , monitoren , evalueren en bijstellen in een cyclus van leren en verbeteren nog onvoldoende is ontwikkeld. Gegevensverzameling om te monitoren en te verbeteren geschiedt nog niet voldoende. Dit is echter noodzakelijk om tot een beter inzicht te komen van de toe te rekenen kosten en opbrengsten. Bovendien past dit bij het uitgangspunt dat de gemeenten bij de invoering van de Omgevingswet zelf hanteerden: zoveel mogelijk 1:1 over om de conƟnuïteit van de taakuitvoering te borgen en aan de hand van prakƟjkervaring te willen evalueren , bijstellen en verbeteren. Ook geldt dat de interne procedures en zeker ook voor de geautomaƟseerde ondersteuning van de processen , zoals de koppeling van het eigen zaaksystemen met het Digitaal Stelsel Omgevingswet nog

verbetering behoeŌ. Om een beter inzicht te krijgen in de behandelƟjd en doorloopƟjden van aanvragen en daarmee in de feitelijke behandelkosten van aanvragen en acƟviteiten kan het registreren van Ɵjd een uitkomst bieden. Zonder inzicht in de Ɵjdsbesteding , wachƫjden en doorloopƟjden is het ook lasƟg capaciteit plannen en bijsturen. Tijdschrijven kan conƟnu , maar ook periodiek om te toetsen of bepaalde uitgangspunten (zoals de behandelƟjd per dienst of acƟviteit) nog actueel en juist zijn. Opvallend is dat geen van de gemeenten Ɵjd is of wordt geschreven op de acƟviteiten en diensten binnen de omgevingsvergunning.

Procesbeschrijvingen zijn nog beperkt aanwezig Procesbeschrijvingen zijn nog beperkt aanwezig zowel voor het opstellen van de verordeningen en de bijbehorende tarieven , voor de berekening van de kostendekkendheid en de primaire -

vergunningverleningsprocessen. De primaire processen zijn steeds meer geïncorporeerd in het zaakaĬandelingssysteem dat de gehele procesuitvoering ondersteunt met verplicht te doorlopen stappen en toegewezen taken aan funcƟonarissen. Het zaaksysteem , dat per gemeente verschilt , wordt vooral getypeerd als een registraƟesysteem en minder als een procesondersteunend systeem. Wij verwachten dat de zaaksystemen zich de komende jaren zullen doorontwikkelen. Tariefverschillen uitgelicht: waarom verschillen de tarieven tussen de gemeenten?

De tarieŌabellen en de vergelijking van de casussen tussen de gemeenten (bijlage 3) laten aanzienlijke tariefverschillen zien. De oorzaak hiervan zal veelal bestaan uit een combinaƟe van de volgende

factoren: -

Omvang personele (formaƟe , funcƟewaardering) en materiële kosten Omvang indirecte (overhead)kosten. Kostentoerekening: welke kosten(soorten) worden meegenomen in de tarieven , in welke mate

worden bijv. de indirecte kosten toegerekend en welke methode van kostentoerekening. Meer of minder precieze toerekening van behandelkosten binnen “Hoofdstuk 2 Dienstverlening in het kader van de Omgevingswet). Kruissubsidiëring binnen dit hoofdstuk is toegestaan. Soms zijn tarieven jaren geleden bepaald en worden deze jaarlijks met een percentage voor kostensƟjgingen verhoogd. BeleidsmaƟge keuzen: o tarief als middel om te kunnen sturen; o gewenste mate van kostendekkendheid en de sturing hierop; o ambiƟe inzake lokale lastendruk; o de mogelijkheid van kruissubsidiëring binnen Hoofdstuk 2 (Leges Omgevingswet); o mate van behoedzaamheid van de ramingen (bijv. om niet meer dan kostendekkend uit te komen). De lokale taxaƟe van redelijkheid , evenwichƟgheid en billijkheid , denk bijvoorbeeld aan vermindering of teruggaaf in situaƟes dat achteraf geen vergunning nodig blijkt of de aanvraag wordt ingetrokken. Invloed van lokale context (bijv. relaƟef veel complexe projecten) lokale regelgeving maar ook algehele ﬁnanciële gezondheid. DoelmaƟgheid van het proces behandeling aanvragen , bijv. de ondersteuning door een eﬃciënt zaaksysteem , maar ook interne controles , diepgang van toetsing in het aanvraagproces.

In het kader van dit onderzoek hebben wij geen analyse uitgevoerd op de (combinaƟe van) factoren die voor de verschillen tussen Aalten , Oost Gelre en Winterswijk van toepassing zijn. Dat zou een veel diepgaandere analyse vergen. De in beeld gebrachte tariefverschillen hebben een signalerende funcƟe voor de betrokken gemeenten en kunnen aanleiding vormen om zelf een nadere analyse op te stellen om de kostenraming en de tarieĩepaling naar de toekomst toe te wijzigen. Daarnaast wordt uit de opsomming van factoren helder dat lagere leges in de ene gemeente ten opzichte van de andere , dat niet wil zeggen dat de ene gemeente doelmaƟger of beter werkt dan de andere. Ook het jaarlijks onderling vergelijken en bespreken van tarieven en werkwijze tussen de gemeenten op ambtelijk niveau (intervisie) kan bijdragen aan het opƟmaliseren van de kwaliteit van

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Aalten&id=70722b90-195e-4f01-a9fb-d62ffbeb3e96