Controleplan 2020 gemeente Zwolle getekend.pdf

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak

Gemeente Zwolle Controleplan 2020

Overige onderwerpen Communicatie

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 6 oktober 2020

Interactief PDF rapport •

Bron: Royal Haskoning

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen

Introductie Gemeente Zwolle T.a.v. de raad Postbus 10007 8000 GA ZWOLLE 6 oktober 2020 Referentie: 4P6R4QMH7S3V-1262947295-26

Communicatie

Geachte leden van de raad, Hierbij presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2020. Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector.

De inhoud van ons controleplan hebben we besproken op 15 september met de ambtelijke organisatie en op 29 september met de auditcommissie. Met deze gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven over onder andere bijzonderheden, vertaald in praktisch uitvoerbare aanbevelingen afgestemd op uw gemeente.

Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke rol heeft de raad als opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening? Daarna komen uw en onze risicoanalyse, onze controleaanpak, belangrijke actuele ontwikkelingen en de wijze waarop we samenwerken aan bod.

Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit tevens aan op de bedrijfsvoering van de organisatie.

drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam, T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene 1 voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Controleplan Introductie Kernboodschappen Basisbeginselen Uw verwachtingen

Onze kernboodschappen 1.

Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2020 voor de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Van het jaarverslag stellen wij alleen vast of wij, op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, geen onjuistheden zien.

2.

Als raad bepaalt u door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt, net als veel andere gemeenten, gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten.

3.

Voor ons oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening heeft het college u nog niet het normenkader met alle te toetsen wet- en regelgeving ter kennisname voorgelegd. Het normenkader voor 2019 hebt u in januari 2020 vastgesteld.

4.

Uit onze risicoanalyse blijken de volgende belangrijke (inherente) risico’s: • Prestaties onder de Wmo en Jeugdwet zijn niet (volledig) geleverd. • Waardering van de grondcomplexen is onjuist. • Aanbestedingen zijn niet in overeenstemming met EU-aanbestedingsrichtlijnen. • Transacties van grond en gebouwen zijn niet gebaseerd op zakelijke transacties, ofwel gestelde kaders. • Gunning van (Europese) aanbestedingen aan bevriende partijen. • Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door de directie.

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie

5.

Bij de uitvoering van de controle geeft u ons specifieke speerpunten mee waarover u geïnformeerd wilt worden. U hebt ons als speerpunt integriteit in het aannameproces meegegeven.

6.

Als gevolg van externe en interne ontwikkelingen dient u de volgende acties te ondernemen: • Uw organisatie is momenteel bezig met het formaliseren van het plan van aanpak inzake de rechtmatigheidsverantwoording. • Daarnaast is uw Verbijzonderde Interne Controle (VIC) met input van het Covid-19-team van gemeente Zwolle en de organisatie een uitgebreide risicoanalyse aan het opstellen over de invloed van de Covid-19-maatregelen op gemeente Zwolle, de interne processen en de jaarrekening. Hieruit vloeit een controlframework met controles en aandachtsgebieden, waarop onder andere de VIC is aangehaakt. Hierover gaan wij in de komende fase met uw organisatie verder in gesprek.

7.

Voor het opstellen van de jaarrekening bent u afhankelijk van verantwoordingen van derden. Het college heeft met deze derden al afspraken gemaakt over tijdige aanlevering van verantwoordingen.

Belangrijke opmerking hierbij is dat frauderisico’s zijn gebaseerd op landelijke aandachtspunten en geen betrekking hebben op specifieke indicaties gericht op gemeente Zwolle. 2

Controleplan Introductie Kernboodschappen Basisbeginselen Uw verwachtingen

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie

De basisbeginselen van onze controle Onze bijdragen aan het vertrouwen in de maatschappij

Uw wensen en verwachtingen zijn verwerkt in het controleplan 2020

Hoewel de controle de afgelopen periode in veel opzichten is veranderd, zijn de basisbeginselen gelijk gebleven. Kwaliteit is een van de speerpunten van onze dienstverlening. Dit is ook in lijn met de publieke opinie zoals verwoord door de ACM en AFM. In deze paragraaf bespreken we hoe wij uw wensen en onze eigen waarden op elkaar afstemmen om u en uw stakeholders transparantie en vertrouwen te bieden. Het is ons doel om vertrouwen te creëren in de maatschappij en belangrijke problemen op te lossen.

Wij hebben naar uw wensen en verwachtingen geluisterd over onze prestaties tijdens de controles van afgelopen jaren. Mede op basis van uw wensen en de (veranderende) behoeften van de maatschappij hebben wij de belangrijkste aandachtsgebieden voor onze controle over dit jaar in dit controleplan samengevat.

Als uw accountant is het onze verantwoordelijkheid om een oordeel te vormen over de jaarrekening van gemeente Zwolle over het jaar eindigend op 31 december 2020. Wij zullen u de volgende informatie verstrekken: •

Een controleverklaring inzake de jaarrekening van gemeente Zwolle voor het jaar eindigend op 31 december 2020 (zie ook de reikwijdte van onze controle).

•

Een boardletter over de interne beheersing.

•

Samen met de controleverklaring ontvangt u ons accountantsverslag over de jaarrekening en onze controle.

•

Natuurlijk advies onder andere in onze rapportages en in gesprekken.

3

Controleplan Introductie Kernboodschappen Basisbeginselen Uw verwachtingen

Onze controleopdracht

Afstemmen van uw verwachtingen op onze waarden Als uitgangspunt van onze aanpak hebben wij zowel de wensen en verwachtingen van gemeente Zwolle en haar stakeholders alsmede de verwachtingen van de maatschappij met betrekking tot onze controle genomen. We hebben een gezamenlijke behoefte aan goede samenwerking. In de huidige tijd van Covid-19 is er sprake van een veranderende dynamiek op het gebied van samenwerking. Gezamenlijk kijken we hoe we de samenwerking aankomend jaar het beste vorm kunnen geven. In onderstaande figuur lichten wij toe hoe we de samenwerking vormgeven naar aanleiding van de wensen en verwachtingen van gemeente Zwolle en haar stakeholders.

Onze controleaanpak Onafhankelijk oordeel over de jaarrekening In onze controleverklaring bieden wij onafhankelijke zekerheid dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft en in overeenstemming is met de relevante verslaggevingsstandaarden en de algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving.

Overige onderwerpen Communicatie

Jaarrekening Compleet gemeente leiderschap Zwolle

Mensen in ons team met inhoudelijke kennis Wij hebben een team gevormd met veel ervaring en kennis in de sector binnenlands bestuur. Hierdoor zitten we goed voorbereid bij u aan tafel en kunnen we snel besluiten nemen. Vast aanspreekpunt voor kwesties gedurende de controle In ons team is een vast aanspreekpunt opgenomen, hierdoor is voor uw organisatie duidelijk bij wie ze moeten zijn en kunnen kwesties snel worden opgelost. We maken hier verdere afspraken over in onze gezamenlijke startnotitie. Duidelijke communicatie en afspraken We leggen gezamenlijk in onze startnotitie afspraken vast, waaronder hoe onze communicatielijnen worden opgezet. Gezamenlijke planning We spreken gezamenlijk af wanneer we wat doen. Dit leggen we vast in onze startnotitie. Hierdoor is voor zowel gemeente Zwolle als PwC duidelijk wat de planning is, wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de verwachtingen zijn. 4

Controleplan Introductie Kernboodschappen

De reikwijdte van onze controle

Onze controleopdracht Normenkader 2020 Goedkeuringstolerantie

Onze controleaanpak

U hebt ons verzocht de jaarrekening 2020 van gemeente Zwolle te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.

Overige onderwerpen

Als raad kunt u daarnaast de accountant speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Als speerpunt hebt u integriteit in het aannameproces bij ons aangedragen.

Jaarstukken gemeente Zwolle

Communicatie

Financiën (Jaarrekening)

Jaarverslag

Grondslagen

Algemeen

Programma’s

Paragrafen

Balans + toelichting

Programmarekening + toelichting WNT-bijlage

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening.

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen. 5

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Het normenkader als meetlat voor de controle

Onze controleopdracht Normenkader 2020 Goedkeuringstolerantie

Onze controleaanpak Overige onderwerpen

In onze controleverklaring geven wij tevens een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening. De rechtmatigheid omvat drie aspecten: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?

Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat u als gemeente voor een deel zelf bepaalt welke wet- en regelgeving betrokken wordt in de controle. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader. Het college stelt dit normenkader vast en legt dit minimaal ter kennisname voor aan u als raad. Uw college legt het normenkader jaarlijks in januari van het volgende jaar aan u voor. Het normenkader voor 2020 moet daarom nog worden vastgesteld. Onderstaand is weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien wat wel en wat niet in het normenkader dient te worden opgenomen.

Communicatie Verplicht onderdeel van het normenkader • Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels • Enzovoort

• Aanbestedingswet

• Financiële verordening

• Wet maatschappelijke

• Controleverordening

ondersteuning (Wmo)

• Subsidieverordening

• Enzovoort

• Enzovoort

Optioneel onderdeel van het normenkader • Inkoopbeleid (in 2019 onderdeel van normenkader) • Overige besluiten • Enzovoort

EU-regelgeving

Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving

Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad

Collegebesluiten 6

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Omvangbepaling en materialiteit

Onze controleopdracht Normenkader 2020

Reikwijdte controle

Goedkeuringstolerantie

De reikwijdte van onze controle is zodanig bepaald dat er voldoende controleinformatie met betrekking tot uw jaarrekening wordt verkregen ter onderbouwing van een hoogwaardige controle.

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Materialiteit bedraagt €5.680.000 De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van materialiteit, hetgeen nader wordt toegelicht in de paragraaf rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van de jaarrekening. U bepaalt, binnen de wettelijke kaders, welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit hebt u niet gedaan. De voorlopige goedkeuringstolerantie voor de jaarrekeningcontrole van 2020 is bepaald op basis van de begroting. De werkelijke lasten van 2019 waren hoger dan de begrote lasten in uw begroting voor 2020. Hierdoor is de voorlopige goedkeuringstolerantie lager dan vorig jaar. Wij stellen de goedkeuringstolerantie bij aan de hand van de werkelijke lasten (jaarrekening 2020).

Fouten Onzekerheden

Goedkeurend

Soort tolerantie

*1.000

Goedkeuringstolerantie

€5.680 (vorig jaar: €6.549)

Uitvoeringstolerantie

€4.260 (vorig jaar: €4.912)

Rapporteringstolerantie

€568 (vorig jaar: €655)

Wet Normering Topinkomens (WNT) Single information, Single audit (SiSa)

Vanwege de hiervoor genoemde drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, hebben wij de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden kunnen vaststellen. 7

Controleplan

Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is de grens die u als raad bepaalt met een maximum van 1% van de totale lasten. Indien wij afwijkingen in de jaarrekening constateren boven deze grens, leidt dat ertoe dat wij geen goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven.

Uitvoeringstolerantie Omdat wij in de controle gebruikmaken van deelwaarnemingen en steekproeven ‘reserveren’ wij een deel van de goedkeuringstolerantie voor onontdekte fouten. Om die reden doen wij een afslag van 25% op de goedkeuringstolerantie om te komen tot de uitvoeringstolerantie.

Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij geconstateerde afwijkingen aan u rapporteren. Deze grens bepaalt u zelf en is afhankelijk van de mate van detail waarmee u geïnformeerd wilt worden. De hoogte van de rapporteringstolerantie heeft geen invloed op de nauwkeurigheid of diepgang waarmee wij controleren.

7i

Controleplan

Wet Normering Topinkomens Voor de controle op de bijlage Wet Normering Topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het Controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De betreffende toleranties variëren van 0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording.

Single information, Single audit (SiSa) Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie zijn gelijk aan die voor de jaarrekening. De rapporteringstolerantie wijkt af van de jaarrekening: • Voor regelingen < €125.000: € 12.500. • Voor regelingen > €125.000 en <€1.000.000: 10% van de omvang basis van de specifieke uitkering. • Voor regelingen > €1.000.000: €125.000.

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Onze controleaanpak

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Fraude en wet- en regelgeving Auditrisico's IT Cybersecurity Inzet data-analyse

Overige onderwerpen

Deze paragraaf geeft u een duidelijk inzicht in de manier waarop wij de controle van de jaarrekening van gemeente Zwolle zullen uitvoeren met de input van de vorige paragrafen. Op basis van onze kennis van uw organisatie en de ontwikkelingen in de omgeving hebben wij in dit hoofdstuk de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. De onderstaande onderwerpen komen in meer detail aan bod: • Fraude, omkoping en corruptie en naleving van wet- en regelgeving • Auditrisico's • IT-risico’s en IT General Controls • Cybersecurity • Controlestrategie per proces

Communicatie

8

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Onze controlefilosofie

Onze controleopdracht

Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het 3 lijnen model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. De verschillende lijnen staan voor de volgende plaats in de interne beheersing:

Onze controleaanpak Controlefilosofie Fraude en wet- en regelgeving

1e

Auditrisico's IT Cybersecurity

Overige onderwerpen

PwC

Communicatie

Gemeente

Inzet data-analyse

lijn

2e

•

de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar.

•

de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren.

•

de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.

lijn

3e

lijn

Lijnmanagement

Ondersteuning

Verbijzonderde Interne Controle

Afdelingen

Bedrijfsvoering

VIC-functie

•Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen

•Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen

•Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten

•De administratie voert bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn

•De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieelkritische processen

•Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces

•Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT

•Adviseert/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak

•Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen

•Geeft adviezen om effectiviteit controlewerkzaamheden te vergroten

•Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC

•Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn

Wij rapporteren via het push-left principe Het push-left principe is erop gericht de interne beheersing in de 1e en 2e lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de 1e en 2e lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de 3e lijn met verbijzonderde interne controle ondervangen worden.

9

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Fraude, omkoping en corruptie en naleving van wet- en regelgeving

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Fraude en wet- en regelgeving Auditrisico's IT Cybersecurity Inzet data-analyse

Overige onderwerpen

Uw risicobeoordelings- en beheersingsproces Wij willen inzicht krijgen in uw risicobeoordeling en uw proces om de risico's vast te stellen, te beheersen en te communiceren op het gebied van fraude, omkoping, corruptie en niet-naleving van wet- en regelgeving. In dit verband willen wij een dialoog voeren met de auditcommissie, het college en uw organisatie. Het is belangrijk om zelfstandig als gemeente frauderisicoanalyses op te stellen. Wij hebben hier in voorgaande jaren ook over gesproken met het management. We merken dat uw organisatie bewuster wordt van risico’s ten aanzien van fraude, zelfstandige frauderisicoanalyses hebben nog niet de prioriteit gekregen gezien de huidige ontwikkelingen.

Ons ‘thought leadership’ inzake recente ontwikkelingen in fraude en naleving Met onze Global Economic Crime and Fraud Survey 2020 en onze Netherlands Economic Crime Survey 2019 kunt u meer inzicht krijgen in het huidige fraudelandschap en de fraudedynamiek – klik op onderstaande publicaties voor nadere informatie.

Voor een overzicht van de verantwoordelijkheden van het management, het college van burgemeester en wethouders en de raad en de accountant in dit verband, klik hier. In dit kader zullen we het onderzoek door de organisatie en/of opvolging van gemelde (vermoeden van) fraude-incidenten opvolgen.

Communicatie

10

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht

Significante en overige verhoogde risico’s

Controlefilosofie

Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures op te zetten waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van de verhoogde risico’s. De frauderisico’s zijn inherente en landelijke risico’s. Wat deze risico’s betreft hebben we geen indicatie dat deze bij gemeente Zwolle spelen, maar deze risico’s zijn wel een belangrijk onderdeel in onze risicoanalyse. Samenvattend is onze inschatting dat het reguliere controlerisico verbonden aan gemeente Zwolle gelijk is gebleven ten opzichte van het jaar 2019. Wat betreft Covid-19 zijn er wel aandachtspunten die tot verhoogde risico’s kunnen leiden; hier leest u daar meer over.

Fraude en wet- en regelgeving

Inherente risico

Onze controleaanpak

Auditrisico's IT

Fout/fraude/schatting

Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management

Fraude

Rechtmatigheid aanbestedingen inhuur

Fouten

Omkoping en corruptie

Fraude

Waardering grondexploitatie

Schatting

Prestatielevering sociaal domein

Fouten

Frauderisico in de omzetverantwoording (grondverkopen)

Fraude

Risiconiveau lopend jaar

Risiconiveau vorig jaar

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Cybersecurity Inzet data-analyse

Overige onderwerpen Communicatie

11

Controleplan

Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management Achtergrond

Geplande controlerespons

Hoewel het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico niettemin bij alle entiteiten aanwezig (in overeenstemming met ISA 240).

Belangrijke factoren bij deze observatie

Wij zullen gegevensgerichte werkzaamheden uitvoeren op journaalposten en boekingen die voldoen aan de risicocriteria die wij identificeren vanuit onze fraudeanalyse. Hierbij nemen wij een zekere mate van onvoorspelbaarheid op bij het bepalen van de aard, timing en hoeveelheid van controlewerkzaamheden.

Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management wordt beïnvloed door:

Daarnaast voegen wij een element van onvoorspelbaarheid toe aan de controle en controleren wij schattingen op afwijkingen.

•

schattingen zoals voorzieningen en bijzondere waardeverminderingen;

•

handmatige journaalposten;

•

verschuivingen tussen budgetten of projecten.

Controleplan

Rechtmatigheid aanbestedingen inhuur Achtergrond

Geplande controlerespons

(Europese) aanbestedingen betreft complexe regelgeving. Voor de jaarrekeningcontrole merken wij inhuur derden aan als significant risico.

We voeren een gegevensgerichte controle uit op de aanbestedingen waarbij we vaststellen dat de juiste aanbestedingsvorm is gekozen. In het bijzonder voeren we aanvullende analyses en controles uit op inhuur derden. Daarbij toetsen we ook de naleving van het inkoopbeleid van gemeente Zwolle.

Belangrijke factoren bij deze observatie De kans op een fout is hoog aangezien de regelgeving complex is. Specifiek hebben wij het risico op een fout bij inhuur derden vastgesteld als een significant risico. Dit vanwege de complexiteit, bevindingen in het verleden die doorlopen in het huidige begrotingsjaar en de grote omvang van inhuur derden bij gemeente Zwolle. Het risico bij overige aanbestedingsonderdelen hebben wij vastgesteld als verhoogd, maar niet significant. Afgelopen jaren is er namelijk beperkt sprake geweest van fouten in deze onderdelen. Tegelijkertijd betreft het complexe regelgeving waardoor er inherent sprake is van verhoogde risico’s.

Controleplan

Omkoping en corruptie Achtergrond

Geplande controlerespons

De gemeentesector is aangemerkt als een sector met een verhoogde kans op corruptie/omkoping (al dan niet in combinatie met aanbestedingen). De reden hiervoor is dat er bij gemeenten transacties van relatief grote omvang zijn die veelal tot stand komen met tussenkomst van derden.

Tijdens de controle van de aanbestedingen beoordelen we naast de rechtmatigheid tevens het proces waarin de aanbesteding tot stand is gekomen. Hierbij nemen wij onder andere functiescheidingen en totstandkoming in overeenstemming met het inkoopbeleid in overweging.

Belangrijke factoren bij deze observatie

Wat betreft grondtransacties beoordelen wij of de transactie in overeenstemming met de mandaatregeling wordt uitgevoerd en of de verkoopprijzen conform de nota grondprijzen zijn.

Kans op fouten door corruptie/omkoping is aanwezig, maar zien wij niet als hoog voor de gehele organisatie. Met name de transacties ten aanzien van aanbestedingen en de verkoop van grondposities zien wij als transacties met een verhoogde kans. Deze transacties zijn veelal omvangrijk, daardoor is een mogelijke fout als gevolg van corruptie/omkoping groot.

Controleplan

Waardering grondexploitatie Achtergrond

Geplande controlerespons

De grondexploitaties zijn een significant onderdeel van de jaarrekening van gemeente Zwolle. Daarbij wordt de waardering van de grondexploitaties beïnvloed door een groot aantal schattingselementen.

De uitgangspunten bespreken we met de organisatie en het management. Daarnaast stellen we vast in hoeverre de verwachtingen van vorig jaar in het huidige jaar gerealiseerd zijn. Tevens sluiten we de uitgangspunten waar mogelijk aan met onderzoeken van externe partijen.

Belangrijke factoren bij deze observatie De parameters die worden gehanteerd hebben significante invloed op de waardering van de grondexploitaties. Wij zullen deze in lijn met voorgaande jaren in detail controleren. Een andere belangrijke factor voor de waardering van de grondexploitaties zijn de toekomstige verwachtingen. Wij zullen de door u gemaakte verwachtingen toetsen aan huidige marktcondities en aan inzichten die wij krijgen van vergelijkbare gemeenten. Daarnaast zijn in het verleden bevindingen geconstateerd ten aanzien van de winstneming en de berekeningssystematiek daarvan. Voorgaand jaar hebben wij vastgesteld dat de winstnemingen conform het BBV zijn berekend.

Voor dit begrotingsjaar geldt dat er een herziening heeft plaatsgevonden in de regelgeving omtrent het onderbouwen en controleren van schattingen, waaronder de voorziening van de grondexploitaties. Hier leest u daar meer over.

Controleplan

Prestatielevering sociaal domein Achtergrond Voor het vaststellen van de prestatielevering is de gemeente deels afhankelijk van derde partijen. Daarnaast voert de gemeente zelf een steekproef uit ten aanzien van de prestatielevering van PGB-lasten. Het vaststellen van de prestatielevering is lastig en de gemeente blijft daarin afhankelijk van zorgaanbieders en hun accountants in de aanlevering van de productieverantwoordingen.

Belangrijke factoren bij deze observatie De kans op onzekerheden vanuit de prestatielevering is hoog vanwege de afhankelijkheid van derde partijen. De verwachte omvang van de fouten en onzekerheden past binnen de goedkeuringstolerantie, maar heeft daarmee wel invloed op de beschikbare ruimte voor andere fouten en onzekerheden. Daarom is het risico als een verhoogd risico ingeschat voor de controle van 2020. Belangrijk is dat de gemeente blijft waarborgen dat verantwoordingen van zorgaanbieders tijdig worden ontvangen.

Voor 2020 zal vooral ook de continuïteitsbijdrage (Covid-19-maatregel) voor zorgaanbieders en gemeenten een aandachtspunt zijn voor de controle. Hoe wordt verantwoording afgelegd over de prestatielevering en wat betekent dit voor de huidige contractafspraken?

Geplande controlerespons Voor de PGB’s (beschermd wonen) geldt dat de gemeente een steekproef uitvoert onder cliënten om de prestatielevering vast te stellen. Wij zijn vanuit onze controle bij dit proces betrokken en nemen de uitkomsten mee. Voor de Zorg In Natura sluiten we de verantwoorde zorg aan met de productieverantwoordingen van de zorgaanbieders.

Controleplan

Risico van fraude in de omzetverantwoording Achtergrond Bij het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden als gevolg van fraude is het risico van fraude in de omzetverantwoording een verondersteld significant risico (in overeenstemming met verslaggevingsstandaard ISA 240).

Belangrijke factoren bij deze observatie Binnen de gemeente is sprake van een aantal grote opbrengststromen. De grondopbrengsten hebben we als significant aangemerkt met betrekking tot de juistheid.

Geplande controlerespons We voeren gegevensgerichte werkzaamheden uit op de grondverkopen waarbij we onder meer vaststellen dat marktconforme prijzen zijn berekend en of meerdere functionarissen met verschillende belangen betrokken zijn.

Controleplan Introductie Kernboodschappen

IT-risico’s en IT General Controls

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Fraude en wet- en regelgeving

Afgelopen periode hebben wij de IT General Controls (‘ITGC') van gemeente Zwolle beoordeeld. De ITGC zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de IT-activiteiten te beheren, en het proces van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde accountingprocedures die afhankelijk zijn van computerprocessen te garanderen.

We evalueren onder andere ITGC’s omdat bepaalde handmatige beheersmaatregelen en rapporten afhankelijk zijn van systeem gegenereerde informatie. In onze controle noemen we dit IT-afhankelijkheden. In de figuur zijn alle IT-risico’s opgenomen die de controle raken. Wij rapporteren over de belangrijke aanbevelingen in onze rapportage interim-bevindingen, aan u als raad verstrekken we de belangrijkste punten in de boardletter.

Auditrisico's

Omvangsbepaling IT

IT

Wij hebben applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur (database, besturingssysteem en netwerk) die bij de desbetreffende bedrijfsprocessen betrokken zijn vanaf het allereerste begin van een transactie tot de vastlegging ervan in het grootboek beoordeeld. Die transacties leiden uiteindelijk tot verslaglegging in de jaarrekening. Derhalve kunnen deze systemen en de IT-infrastructuur (of een deel daarvan) van belang zijn voor de controle. De systemen die wij beoordelen ten behoeve van de jaarrekeningcontrole betreffen: • Enterprise OneWorld (JD Edwards) t.b.v. de financiële administratie. • Suite4SD (GWS4all) t.b.v. Wmo-hulpmiddelen. • Gidso Regie en Gidso Financieel t.b.v. Jeugdzorg en Wmo overig. • Youforce en Beaufort t.b.v. de salarisadministratie. • BNG-bankapplicatie t.b.v. het betaalproces.

Cybersecurity Inzet data-analyse

Overige onderwerpen Communicatie

Eerste observaties Net als voorgaande jaren kent onder andere het change managementproces nog tekortkomingen. Uw organisatie is momenteel verbeteringen aan het opzetten. In de aankomende periode zullen we de opzet van deze verbeteringen beoordelen waarover we u verder informeren in onze boardletter.

12

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Fraude en wet- en regelgeving Auditrisico's IT Cybersecurity Inzet data-analyse

Overige onderwerpen Communicatie

Onze aanpak van cyberveiligheid Digitale informatie is de levensader geworden voor het hedendaagse onderling verbonden ecosysteem van het bedrijfsleven en wordt steeds waardevoller voor organisaties en voor handige bedreigingsfactoren. Dit is voor uw organisatie niet anders. Door digitalisering wordt u blootgesteld aan nieuwe digitale kwetsbaarheden, waardoor effectieve interne beheersingsmaatregelen rond cyberveiligheid en privacy belangrijker worden dan ooit. Als onderdeel van onze controle bekijken we de gevolgen die cyberveiligheidsrisico’s kunnen hebben voor de jaarrekening en bedenken we een passende reactie om die risico's waar nodig aan te pakken. Onze aanpak van cyberveiligheid is gebaseerd op onze beoordeling van het inherente risico. Deze beoordeling begint met het vaststellen van cyberveiligheidsrisicofactoren, zoals de toepasselijkheid van specifieke wetgeving op het gebied van cyberveiligheid, het bestaan van contractuele verplichtingen inzake cyberveiligheid jegens klanten of het feit dat u zeer gevoelige persoonsgegevens verwerkt (AVG). Ook de huidige Covid-19-crisis heeft gevolgen voor het cybersecurityrisico. Doordat mensen thuiswerken vinden snelle implementaties van nieuwe technologie plaats. Dit zorgt voor nieuwe cyberrisico’s en de impact van cyberincidenten neemt toe. Organisaties reageren op verschillende manieren op Covid-19.

Vanzelfsprekend gaat de eerste zorg uit naar de liquiditeit en de continuïteit van de operatie, waarbij het risico bestaat dat niet in alle gevallen voldoende aandacht wordt gegeven aan de veiligheid van systemen en data. Wij zien dat kwaadwillenden gebruikmaken van de onzekerheid en de unieke situatie, waar organisaties veelal niet op voorbereid zijn. Op basis van de aard, waarschijnlijkheid en omvang van deze factoren bepalen wij of de risicofactoren leiden tot een cybersecurityrisico dat materiële gevolgen zou kunnen hebben voor de jaarrekening. Daarbij houden wij ook rekening met het frauderisico in relatie tot cybersecurity.

Relevante cyberrisicofactoren

Minimale cyberveiligheidbeheersingsmaatregelen

Cyberveiligheid als controlerisico

Wij wegen uw reactie af tegen de te verwachten minimale beheersingsmaatregelen.

Wij beoordelen of een cyberincident zou kunnen leiden tot materiële onjuistheden in de jaarrekening.

13

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Fraude en wet- en regelgeving Auditrisico's IT Cybersecurity Inzet data-analyse

Overige onderwerpen Communicatie

Onze beoordeling van de relevante cyberveiligheidsrisicofactoren en onze controlerespons Strategisch informatiebeveilingsbeleid Het huidige informatiebeveiligingsbeleid is vastgesteld in 2018 en tot dusver ongewijzigd. Speerpunt in dit beleid is dat de gemeente een transitie wil maken van verantwoordingsmanagement naar risicomanagement. De gemeente is momenteel een risicoanalyse aan het uitvoeren met betrekking tot cybersecurity. Alle processen, systemen en kwetsbaarheden worden hierbij in beeld gebracht. Tevens wordt er gewerkt aan het implementeren van de BiO (Baseline informatiebeveiliging Overheid). Ook is er aandacht voor het verbeteren van de governance rondom informatiebeveiliging en het verder verhogen van de volwassenheid van de geïmplementeerde beheersingsmaatregelen.

Controle opvolging Er is binnen een gemeente vooral sprake van gevoelige persoonsgegevens, een belangrijk object maar geen specifieke impact op de controle. Wij constateren dat gemeente Zwolle actief aandacht besteedt aan informatiebeveiliging, waaronder controle door functionarissen gegevensbescherming. Wij zullen in besprekingen inzake de IT-omgeving en -processen mogelijke risico’s aan u terugkoppelen. Daarnaast zullen we aan de hand van geregistreerde datalekken vaststellen of er grote security-incidenten hebben plaatsgevonden en wat de mogelijke impact is op de controle.

13i

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Inzet data-analyse in de controle

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Inzet data-analyse Controlestrategie

We weten dat het belangrijk is om gelijke trend te houden met onze klanten. We passen onze aanpak aan, aan de situatie om te komen tot een digitale controle – oftewel meer gebruik te maken van onze technologie die naast die van u werkt. Het optimaal benutten van uw investering en verbetering zal tegelijkertijd leiden tot grotere voordelen voor de digitale controle van PwC zoals HR-inzichten. Voor gemeente Zwolle maken wij gebruik van de onderstaande tool:

Overige onderwerpen Communicatie

Data-analyse tool

Inzet in de controle

HR4Insights

HR4Insights richt zich op de controle van de salariskosten. Door het geautomatiseerd uitvoeren van een aantal controlestappen (zoals een integrale bruto-nettocontrole en het vaststellen van de juistheid van de sociale premies) kan snel worden geconcludeerd of de salarisadministratie op orde is.

14

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Connect - uw portaal naar de controle

Onze controleopdracht

Delen van informatie door samenwerking nu eenvoudiger

Onze controleaanpak Inzet data-analyse Controlestrategie

We zullen bij onze samenwerking gebruikmaken van Connect, onze mondiale coördinatietool, en uw portaal naar de controle. Met de tool wordt realtime communicatie in de werkstroom tussen uw teams en die van ons 24/7 gestroomlijnd, gestandaardiseerd en geautomatiseerd, ongeacht waar u zich bevindt.

Enkele voordelen •

Doordat aangeleverde documenten en opvolging hiervan zich allemaal op één plek bevinden, worden vertragingen of kwesties meteen gesignaleerd.

•

Betere informatie-uitwisseling en documentenbeheer door middel van een veilige webtool.

Overige onderwerpen Communicatie

Klik op deze link voor een voorbeeldfilmpje over Connect

14i

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak

Onze controlestrategie per materiële proces Het college is verantwoordelijk voor het inrichten van een goede interne controleomgeving. Dit is noodzakelijk voor het opstellen van een jaarrekening die geen materiële onjuistheden bevat als gevolg van fraude of fouten. Voor het ontwikkelen van de controlestrategie hebben we de interne beheersmaatregelen die voor de controle van toepassing zijn bijgewerkt. We hebben de opzet van de beheersmaatregelen geëvalueerd en vastgesteld of ze zijn geïmplementeerd. Op basis van het resultaat van onze evaluatie en de inherente risico-inschatting van de processen zijn wij voornemens de volgende controlestrategie uit te voeren:

Inzet data-analyse Controlestrategie

Overige onderwerpen Communicatie

Verwachte ITGC-zekerheid

Verwachting steunen op beheersmaatregelen

Geplande gegevensgerichte werkzaamheden

Inkopen en betalingen

N

Gedeeltelijk

Normaal

Aanbestedingen

N

Geen

Hoog**

Salarissen

N

Gedeeltelijk

Normaal

Inkomende subsidies

N

Geen

Normaal

Grondexploitaties

N

Geen

Hoog**

Sociaal domein en Sociale Zaken

N

Gedeeltelijk*

Gemiddeld**

Overige opbrengsten (parkeren, omgevingsvergunningen, huren en pachten en overig)

N

Geen

Normaal

Verstrekte subsidies

N

Geen

Normaal

Processen

* We verwachten bij deze processen te steunen op de beheersingsmaatregelen rondom de betaling ** De geplande gegevensgerichte werkzaamheden zijn hier hoger dan normaal vanwege verhoogde risico’s, deze risico’s leest u hier.

15

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Overige onderwerpen

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Afhankelijkheid van derden

Afhankelijkheid van derden In deze paragraaf besteden wij aandacht aan de afhankelijkheid van derden in het controleproces.

Externe ontwikkelingen Een aantal externe ontwikkelingen en schattingen (waaronder Covid-19 en Standaard 540) worden behandeld.

Externe ontwikkelingen Schattingen

Communicatie

16

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Het college en wij zijn afhankelijk van derden

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen

Een deel van uw gemeentelijke taken hebt u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten u afhankelijk bent van verantwoordingen (vaak inclusief controleverklaringen) van derden voor het opstellen van uw jaarrekening.

Onderwerp

Onderstaand hebben wij de met de organisatie uitgevoerde inventarisatie van deze afhankelijkheden weergegeven, inclusief de impact hiervan op onze werkzaamheden.

Partij waaraan is uitbesteed

Afhankelijkheid van derden

Heeft college reeds afspraken gemaakt over tijdige aanlevering ja

Externe ontwikkelingen

1

Pgb Jeugd en Wmo

SVB

Schattingen

2

Eigen bijdrage Wmo

CAK

3

Gemeentelijke belastingen

GBLT

4

Salarisverwerking

Raet/ONS

Communicatie

nee

17

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Afhankelijkheid van derden Externe ontwikkelingen Schattingen

Communicatie

Ontwikkelingen die u als raad raken Covid-19 De Covid-19-uitbraak heeft zich in 2020 razendsnel ontwikkeld, met een aanzienlijk aantal besmettingen en grote economische gevolgen. Maatregelen die zijn genomen om het virus in te dammen hebben gevolgen voor de economische activiteiten van onder andere uw gemeente, wat vervolgens leidt tot implicaties voor de financiële verslaggeving.

Risicobeoordeling gevolgen van Covid-19 voor de prestaties van gemeente Zwolle In de huidige situatie heeft Covid-19 tot dusver grote gevolgen voor de financiële positie en de financiële resultaten van de verschillende beleidsterreinen van gemeente Zwolle. Covid-19 heeft gevolgen voor risico's, onzekerheden en verwachtingen die relevante informatie kunnen vormen voor stakeholders bij het beoordelen van de financiële positie en vooruitzichten van de gemeente. Het college heeft in mei de eerste verwachtingen in een informatienota over Covid-19 voorgelegd aan de raad. Uw MTZ heeft onlangs een rapportage met de actuele situatie voor gemeente Zwolle (inclusief geactualiseerde risicobeoordeling en een update van de financiële effecten) beoordeeld. Het college zal de raad verder informeren in beleidsrapportage 2020-2, die op de agenda staat voor de raadsvergadering in november. Op dit moment is uw VIC, met de hulp van het Covid-19-team en de afdelingen, een uitgebreide risicoanalyse aan het opstellen. Hierin staan onder andere de landelijke en uw eigen Covid-19-maatregelen en de invloed daarvan op de interne processen, de financiële effecten en de jaarrekening centraal. Hieruit vloeit een controlframework met controles en aandachtsgebieden die de aandacht hebben van onder andere uw VIC.

In de aankomende periode gaan we hierover in gesprek met de VIC en bepalen we onze gezamenlijke controleaanpak ten aanzien van de onderdelen van de jaarrekening die geraakt worden door Covid-19.

Gevolgen van Covid-19 leiden tot aandachtspunten in onze controleaanpak De gevolgen van Covid-19 voor onze risicobeoordelingen leiden tot dusver tot de volgende verhoogde risico’s: • Onrechtmatige of onjuiste verstrekkingen uit hoofde van de Tozo-regeling of van de reguliere bijstandsregelingen. • Waardering van de vorderingen sociale zaken. • Waardering van overige vorderingen. • Waardering van verhuurd vastgoed. • Waardering van verstrekte leningen. • Transacties met verbonden partijen, bijvoorbeeld het risico op staatsteun. • Waardering van de grondexploitaties. • Waardering van grote projecten. • Volledige en juiste toelichting omtrent garantstellingen, waaronder het risico om aangesproken te worden voor deze garantstellingen. Naast bovenstaande risico’s heeft Covid-19 impact op onze risico-inschatting van het doorbreken van de interne beheersing. Dit is altijd een verhoogd risico in onze controle in verband met frauderisico’s. Als gevolg van onder andere de Covid-19-maatregelen leidt dit tot nieuwe frauderisicofactoren. Naar aanleiding van de geactualiseerde risicobeoordeling van gemeente Zwolle en het plan van de VIC zullen wij onze risicobeoordeling actualiseren en onze controleaanpak hierop aanpassen. N.B. Deze lijst van aandachtspunten is niet limitatief; naar aanleiding van uw actualisatie en onze risicobeoordeling kunnen nieuwe risico’s volgen. 17i

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Ontwikkelingen die u als raad raken

Onze controleopdracht Nieuwe datum invoering Omgevingswet

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Afhankelijkheid van derden Externe ontwikkelingen Schattingen

Communicatie

Waarschijnlijk is de nieuwe Omgevingswet vanaf 1 januari 2022 van kracht. Door de ingangsdatum met één jaar uit te stellen, krijgen onder andere gemeenten meer tijd en ruimte om de wet goed uit te voeren. Het voorstel van de nieuwe inwerktredingsdatum wordt in het najaar voorgehangen in de Eerste en Tweede Kamer. Wij verwachten dat de nieuwe startdatum van 1 januari 2022 aangenomen wordt en derhalve adviseren wij u ook om actief verder te gaan met de voorbereidingen van de nieuwe wet.

Eindsprint naar de inrichting van de organisatie voor de rechtmatigheidsverantwoording Het college zal over boekjaar 2021 zelf een rechtmatigheidsverantwoording moeten afleggen, die deel uitmaakt van de jaarrekening. Op 20 maart 2020 is de ‘Notitie Rechtmatigheidsverantwoording’ van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) gepubliceerd, waarin nadere invulling wordt gegeven aan de opbouw, rollen en verantwoordelijkheden en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. Het is van groot belang dat alle voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2020 worden getroffen, zodat direct per 1 januari 2021 de informatie wordt verzameld die hiervoor nodig is. Wij zullen gedurende de controle hieraan aandacht besteden en u verder informeren in onze boardletter.

18

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Herziene richtlijn voor onderbouwing en controle van schattingen

Onze controleopdracht De herziening heeft belangrijke implicaties voor het college dat verantwoordelijk is voor het opstellen van de jaarrekening.

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Afhankelijkheid van derden Externe ontwikkelingen Schattingen

Communicatie

De standaard voor de controle van schattingen en toelichtingen daarop, ISA 540, is herzien. Deze herziening gaat in vanaf begrotingsjaar 2020. Deze herzieningen in ISA 540 kunnen belangrijke implicaties hebben voor het college dat verantwoordelijk is voor het opstellen van de jaarrekening en voor medewerkers die rechtstreeks betrokken zijn bij de bepaling of schattingen nodig zijn. Schattingen zijn geldbedragen die een essentieel onderdeel van de jaarrekening uitmaken. Zodra de noodzaak van een schatting erkend wordt, geldt de waardering van deze geldbedragen onder voorbehoud van schattingsonzekerheid als gevolg van inherente beperkingen in kennis of gegevens. Als gevolg daarvan kunnen de resultaten van de waarderingen sterk uiteenlopen. Uw proces en beheersingsmaatregelen voor het afleiden van de geldbedragen van schattingen brengen met zich mee dat er methodes (met inbegrip van modellen) moeten worden gekozen en toegepast waarbij gebruik wordt gemaakt van aannames en gegevens. Hiervoor is het nodig dat u een beroep moet doen op uw eigen beoordelingsvermogen, hetgeen kan leiden tot complexiteit en subjectiviteit (met inbegrip van mogelijke vertekening) in uw waarderingen.

Door deze factoren kunnen uw schattingen gevoelig zijn voor materiële onjuistheden. Wij onderkennen de volgende schattingen in uw jaarrekening, die gevolgen zouden kunnen ondervinden: • • • •

Waardering materiële vaste activa met een economische functie. Waardering van de grondexploitaties. Waardering van de vorderingen sociale zaken. APPA-voorziening.

In veel gevallen zullen er wijzigingen zijn in de aard en de omvang van informatie. Wij, als uw accountant, verzoeken u informatie te verstrekken inzake uw proces en beheersingsmaatregelen voor: •

•

het vaststellen van de noodzaak van schattingen, bijvoorbeeld de transacties, voorwaarden of gebeurtenissen die aanleiding geven tot die schattingen; het afleiden van de geldbedragen voor schattingen en daarmee samenhangende toelichtingen.

Door afwezigheid van deze processen en beheersingsmaatregelen kan uw jaarrekening gevoeliger worden voor materiële onjuistheden.

19

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Communicatie

Onze controleopdracht

In deze paragraaf beschrijven we onze samenwerking en de grondslag voor ons honorarium.

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Ons team (centraal) Planning van de controle Onze samenwerking Interne Auditfunctie Aandachtspunten van de controle

20

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Ons team

Onze controleopdracht

Versterking in aansturing

Onze controleaanpak

Ons team streeft ernaar wanneer nodig voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vindt u een overzicht van de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam en hun functies en contactgegevens, zodat u hen op elk moment kunt bereiken. Ten opzichte van vorig jaar is het volgende gewijzigd:

Overige onderwerpen

De kern van het team is gelijk gebleven. Voor de rol van opdrachtmanager is Winnie Kort aan het team toegevoegd. Winnie heeft veel kennis en ervaring in de BB-sector. Vanuit deze rol brengt zij kennis met zich mee en weet zij welke behoeften er zijn vanuit het controleteam maar ook zeker vanuit het management van de gemeente.

Communicatie

Daarnaast zetten wij specialisten in bij onze controle (bijvoorbeeld voor btw).

Ons team (centraal) Planning van de controle Onze samenwerking Interne Auditfunctie Aandachtspunten van de controle

Martine Koedijk Partner +31 6 1830 4541 martine.koedijk@ pwc.com

Wouter Weusthof IT-controle +31 6 5346 6 22 wouter.weusthof@ pwc.com

Winnie Kort Senior manager +31 6 3049 2597 winnie.kort@ pwc.com

Een speciaal team

Ariëlla van Weerd Manager +31 6 5387 9781 ariella.ellenkamp @pwc.com

Remko Hagedoorn Tax +31 6 2025 8712 remko.hagedoorn@ pwc.com

21

Controleplan Introductie

Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak

Onze planning van de controle 2020 De afgelopen periode hebben wij met de organisatie en de griffie de planning voor onze controle afgestemd. Het resultaat daarvan is onderstaand op hoofdlijnen weergegeven. Hierbij hebben wij aangegeven tot welk product dit leidt en aan welk gremium dit product gericht is.

Apr - Sep

Sep - Nov

Dec - Jan

Uiteraard vindt bij alle rapportages hoor- en wederhoor plaats om de feitelijkheid af te stemmen.

Mrt - Mei

Mei - Jun

Overige onderwerpen Communicatie Ons team (centraal) Planning van de controle Onze samenwerking Interne Auditfunctie Aandachtspunten van de controle

Planningsfase Controle opzet processen • Opzet algemene IT• Bespreken opzet financiële beheersing beoordelen • processen • Kennisnemen • Vaststellen of processen ontwikkelingen gemeente in de praktijk ook werken zoals ze beschreven zijn • Opzetten en bespreken • risicoanalyse • Gegevensgerichte controles op de processen • Controleplanning opstellen tot en met 30 september • Afspraken met organisatie waaronder onder andere: maken over planning en • aanbestedingen oplevering • inkopen • Bespreken controleplan • verstrekte subsidies • sociaal domein (incl. pw) • grondaan- en -verkopen • begrotingswijzigingen Opdrachtbevestiging raad Controleplan raad

Controle werking Jaarrekeningcontrole Jaarrekeningcontrole processen • Uitvoeren jaarrekening• Bespreken uitkomsten Bespreken risicovolle controle controle dossiers met organisatie/ • Controle van derden • Controle aanpassingen in directie ter voorbereiding ontvangen definitieve jaarrekening op jaarrekeningcontrole verantwoordingen • Bespreking accountantsBespreken oplevering • Gegevensgerichte controle verslag met organisatie, jaarrekeningcontrole op de processen tot en college en raad met 31 december (auditcommissie) waaronder onder andere: • Evaluatie • aanbestedingen • inkopen • verstrekte subsidies • sociaal domein (incl. pw) • grondaan- en -verkopen • begrotingswijzigingen

Managementletter college

Accountantsverslag raad Boardletter raad

Controleverklaring raad

22

Controleplan Introductie

Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak

Onze samenwerking tijdens de controle De controle van de jaarrekening van gemeente Zwolle vereist voldoende tijd en aandacht van teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport ‘In het publiek belang’, geven wij hieronder een samenvatting van het aantal uren dat wij verwachten te besteden aan de controle over 2020.

Geen bedreigingen inzake onze onafhankelijkheid geïdentificeerd

Overige onderwerpen Communicatie Ons team (centraal) Planning van de controle Onze samenwerking Interne Auditfunctie Aandachtspunten van de controle

Het Nederlands recht en ons interne beleid verplichten ons onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer - vooraf - dat elk controleverzoek en verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving en hetgeen hierover met u is afgesproken. Wij voeren conform afspraak geen andere opdrachten uit voor gemeente Zwolle. Hierdoor is er geen sprake van een bedreiging voor onze onafhankelijkheid als accountant van uw gemeente. Tevens hebben alle teamleden betrokken bij de controle van de gemeente verklaard persoonlijk onafhankelijk te zijn van de gemeente.

Geplande uren voor de controle Bij onze controlehonoraria gaan wij ervan uit dat de reikwijdte van onze controle niet verder wordt gewijzigd en dat het college de vereiste informatie zal verstrekken en ons toegang verleent tot alle relevante informatie en medewerkers in overeenstemming met onze verwachtingen en tijdschema’s. Onze geplande uren zijn gebaseerd op levering op basis van in één keer goed (‘first-time-right’) en tijdige aanlevering van de verzochte documenten. Alle werkzaamheden met betrekking tot speciale of specifieke projecten zullen afzonderlijk en in overleg in rekening worden gebracht. Wij zullen gebruikmaken van een webportaal (Connect) voor het aanvragen en ontvangen van te verlenen diensten. Totaal aantal geplande uren

%

Partner

115

6%

(Senior) manager

350

17%

Overige medewerkers

1.550

77%

Totaal

2.015

23

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Onze samenwerking met de Verbijzonderde Interne Controle

Onze controleopdracht

We ervaren een goede samenwerking

Onze controleaanpak Overige onderwerpen

Bij onze controle werken wij samen met uw Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Wij blijven echter zelf verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening. Daarom hebben wij afspraken met uw VIC omtrent de uitvoering van de controlewerkzaamheden waar wij gebruik van maken voor onze controle. De samenwerking met de VIC is als volgt gestructureerd: •

De VIC verzorgt de documentatie en rapportage van de door haar uitgevoerde werkzaamheden.

•

Wij voeren controlewerkzaamheden uit op de dossiers die reeds door de VIC zijn gecontroleerd, zodat de belasting voor uw organisatie zo laag mogelijk is.

•

Wij voeren naar eigen inzichten alle procedures uit die we nodig vinden om de verantwoordelijkheid voor de controle op ons te kunnen nemen. Dit doen wij in overleg met uw VIC.

Communicatie Ons team (centraal) Planning van de controle Onze samenwerking Interne Auditfunctie

Wij hebben met de VIC besproken in hoeverre wij gebruikmaken van de door haar uitgevoerde procedures, en hebben de omvang van ons controlewerk daarop afgestemd.

Aandachtspunten van de controle

24

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Onze communicatie over de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle

Onze controleopdracht

Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel.

Onze controleaanpak

Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden

Overige onderwerpen

Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant

Communicatie

Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle

Aandachtspunten van de controle Verantwoordelijkheden

Controleplan

Rapportage interimbevindingen/ boardletter

Accountantsverslag

Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC

Eventuele ontdekte of vermoede fraude Niet-naleven van wet- en regelgeving Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces Niet-gecorrigeerde afwijkingen Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de entiteit Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s 25

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening

Onze controleopdracht

Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Aandachtspunten van de controle Verantwoordelijkheden

Het college is verantwoordelijk voor: •

het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het bepaalde bij en krachtens de Wet normering topinkomens (‘WNT’);

•

de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; en voor

•

interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt. Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen.

Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen.

Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring.

De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.

Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.

26

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak

Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving De verantwoordelijkheden van het college bestaan uit: •

het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de entiteit en zorgen voor volledigheid ervan;

•

•

het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving;

het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht;

•

het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen;