Bijlage 1 – concept inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle, versie 21 januari 2026

Als de gemeente Zwolle wensen heeft om voor afnemers lagere tarieven te hanteren dan Warmtebedrijf Zwolle kan waarmaken of waardoor het financiële rendement van het bedrijf onder druk komt te staan, dan is dit mogelijk, via aanvullende (gemeentelijke) bijdragen/subsidies voor Warmtebedrijf Zwolle of bewoners

In het streven naar zo laag mogelijke tarieven staat Warmtebedrijf Zwolle, binnen de kaders van haar publieke belangen en het redelijk rendement, open voor gelijke tarieven over de warmtekavels heen. De strategie hiertoe vraagt echter om beleidsvorming vanuit de gemeente en valt buiten de scope van Warmtebedrijf Zwolle. De kavelstrategie kan worden vastgesteld na inwerkingtreding Wcw en bekendmaking van de Bcw (Besluit collectieve warmte)

5.8

Inkoop

Bij de inkoop van diensten, werken en leveringen is Warmtebedrijf Zwolle gebonden aan aanbestedingsregels. Daarbij zijn twee zaken van belang. 1. De gemeente mag diensten, werken en leveringen aan Warmtebedrijf Zwolle uitbesteden, zonder dat deze activiteiten moeten worden aanbesteed. De reden daarvan is dat die activiteiten kwalificeren als “quasi-inbesteden” omdat Warmtebedrijf Zwolle een 100% dochter onderneming is van de gemeente Zwolle. 2. Warmtebedrijf Zwolle is een speciaal sectorbedrijf18, waarvoor andere aanbestedingsregels gelden dan bij een gemeente. In bijlage 5 staan de drempelbedragen die gelden bij de aanbesteding door speciale sector bedrijven en dus voor Warmtebedrijf Zwolle.

18 Een speciaal sectorbedrijf is een onderneming die onder andere actief is in de sectoren water- en

energievoorziening (waaronder warmtelevering). Voor speciale sectorbedrijven, en dus Warmtebedrijf Zwolle gelden hogere aanbestedingsdrempels zoals opgenomen in bijlage 5 bij dit Inrichtingsplan. Een andere verbonden partij van de gemeente die ook een speciaal sector bedrijf is, is Enexis. Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

31 /66

Warmtebedrijf Zwolle zal in beginsel dezelfde Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten 2022 (AIV 2022) hanteren, zoals ook toegepast door de gemeente Zwolle, provincie Overijssel en ONS.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

32 /66

6.

VERVOLGSTAPPEN

6.1

Van Inrichtingsplan naar Bedrijfsplan 2027

Zoals hiervoor in paragraaf 1.2 is omschreven beschrijft dit Inrichtingsplan enerzijds de relatie tussen gemeente Zwolle en Warmtebedrijf Zwolle en anderzijds de inrichting van Warmtebedrijf Zwolle. Binnen de principes van dit Inrichtingsplan kan Warmtebedrijf Zwolle verder worden geoperationaliseerd. Na vaststelling van dit Inrichtingsplan door het College zullen binnen Warmtebedrijf Zwolle de volgende stappen worden doorlopen: -

Vaststelling bestuursverslag19, inclusief de jaarrekening over 2024 en 2025, in Q2 2026.

-

Vaststelling Inrichtingsplan door Algemene Vergadering gecombineerd met de opdracht om te komen tot een Bedrijfsplan. Het Bedrijfsplan wordt eenmalig vastgesteld door de Algemene Vergadering – gepland tweede helft 2026. In het Bedrijfsplan kunnen de meest recente eisen van de Wcw, het Besluit collectieve warmte (Bcw) worden verwerkt zodat Warmtebedrijf Zwolle volledig Wcw-compliant is. Het Bedrijfsplan wordt opgesteld door de Kwartiermaker Warmtebedrijf Zwolle;

-

De vaststelling van het Bedrijfsplan en Meerjarenplan 2027 – 2031 (MJP) door de Algemene Vergadering. In het MJP zal de operationele uitvoering van de aan te nemen projecten kaderstellend worden omschreven. Op basis van het Meerjarenplan 2027 – 2031 zal ook jaarplan 2027 worden opgesteld. Beide documenten dienen uiterlijk 31 december 2026 door de Algemene Vergadering te worden vastgesteld.

-

In Q2 2027 wordt het tweede bestuursverslag geschreven als verantwoording van uitgevoerd handelen over het jaar 2026. Dit bestuursverslag zal voor zomerreces 2027 door de Algemene Vergadering worden vastgesteld en zo nodig als raadsmededeling door het College aan de Raad worden toegezonden.

6.2

Onderwerpen Bedrijfsplan

In het bedrijfsplan zullen op basis van het Inrichtingsplan de volgende onderwerpen worden uitgewerkt A | Algemeen • Naam, logo, website, briefpapier B | Besluitvormingsprocessen • Governance: mandaten, RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed), rollen • Standaard beslisdocumenten / formats C | Financiën • Meerjareninvesteringsprogramma (MIP) opnemen met prioriteringsmethodiek (bijv. NPV, maatschappelijke baten, CO₂-reductie) • Interne kostentoerekening volgens Wcw-norm professionele accounting-scheiding. Dit betekent dat de boekhouding van Warmtebedrijf Zwolle conform RAR warmte (Regulatorische accountingregels warmte) moet worden ingericht. • Volledige kostendekking 19 Bestuursverslag is de nieuwe wettelijke naam voor jaarverslag en bevat onder andere de jaarrekening.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

33 /66

• • • •

Uniforme templates voor businesscases en aanbestedingen Finance: formats, toetsingskaders voor zover nog niet uitgewerkt in inrichtingsplan, investeringsmodellen en businesscase. Format voor kwartaalrapportages, waarin de afwijkingen van de (kwartaal)begroting worden toegelicht. Managementrapportage: rapportage op niveau van de holding en separaat voor de (toekomstige) dochtervennootschappen ten behoeve van de monitoring en bijsturing van de uitvoering.

D | Risicobeheersing • Risk-matrix voor projecten, waarin verwerkt: - technische risico’s (leveringszekerheid, congestie) - juridische risico’s (Wcw, ACM-toezicht, staatssteun) - financiële risico’s (rente, inflatie, projectvertraging) E | Operationele ontwikkeling van warmtenetten • Expliciete procesketen: ontwerp → realisatie → beheer → onderhoud → klantprocessen → storingsdienst. Op hoofdlijnen is dit al beschreven in het inrichtingsplan. Nader te concretiseren per project. • Service Level Agreement (SLA’s) en Kritieke Prestatie-indicatoren (KPI’s) per proces • Werktempo- en escalatieregels • portfoliomanagement • Capaciteitsplanning (intern, extern, aannemers, beheerpartijen) F | Stakeholdermanagement • Uitwerken gestructureerd stakeholderoverleg door Warmtebedrijf Zwolle • Uitwerken afstemming stakeholderoverleg door Warmtebedrijf Zwolle met gemeente Zwolle. Het gaat immers veelal om dezelfde stakeholders • Samenwerking met publieke partners, dit is uitgewerkt in het Warmteprogramma, de bouwstenen samenwerking met de stad en in BIJLAGE 9 Stakeholders en samenwerkingbij dit Inrichtingsplan G | Participatie • Positionering van Warmtebedrijf Zwolle als samenwerkingspartner. Onder andere kijken naar geleerde lessen uit Denemarken met betrekking tot samenwerking, aansluitzekerheid en draagvlak (Deense model).

Daar zijn goede voorbeelden waarop ook gebruikers van warmtenetten blijvende betrokkenheid en invloed kunnen houden in de exploitatie van het warmtenet specifiek, dan wel het warmtebedrijf in het algemeen. H | Compliance • Processen om te borgen dat Warmtebedrijf Zwolle voldoet aan wetten en regels (o.a. Wcw, Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) • Compliance: procedures, registers. - Modellen realisatie, exploitatieovereenkomst aansluit- en leveringsovereenkomst en algemene leveringsvoorwaarden - Formulieren voor storingsregistratie en compensatievergoeding: dit is al voorbereid. - Het klopt dat we nog aansluitvoorwaarden moeten opstellen. • Techniek: standaardisatie-documenten. We sluiten zoveel mogelijk aan bij bestaande programma’s van eisen (pve), voor distributienetten zijn dat de pve’s van bijvoorbeeld het warmteservicebedrijf. Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

34 /66

6.3

Risicoparagraaf

In aanvulling op paragraaf 6.2 onder D wordt hierna verder ingegaan op de uit te werken risico’s en mitigerende maatregelen. Warmtenetten zijn een essentieel onderdeel van de Energietransitie. Het succesvol ontwikkelen van warmtenetten is echter een kwestie van lange adem en omgeven van onzekerheden. Eén van die onzekerheden is het vollooprisico. Dat risico neemt af door nieuwe wetgeving (Wcw en Wgiw), maar is niet gelijk aan nul. Daardoor is investeren in een publiek Warmtebedrijf Zwolle niet risicoloos. Een investering in een warmtenet dat wordt gerealiseerd wordt voorafgegaan door een grondige haalbaarheidsanalyse en -berekening. Dit deel van de investering zal zichzelf terugverdienen. Mocht Warmtebedrijf Zwolle niet succesvol blijken in het ontwikkelen van genoeg van dergelijke projecten, kán het betekenen dat (een deel van) de financiering van de organisatiekosten niet wordt terugverdiend. Dit risico zal door Warmtebedrijf Zwolle periodiek met de aandeelhouder worden besproken. Mocht het risico zich voordoen dan zal Warmtebedrijf Zwolle komen met voorstellen voor mitigerende maatregelen. Daarbij kan worden gedacht aan het aanpassen (verkleinen), het verkopen van reeds gerealiseerde projecten of de fusie met een ander warmtebedrijf.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

35 /66

BIJLAGE 1

Checklist inrichting B.V. als Verbonden Partij

I

WERKZAAMHEDEN NA FORMELE TOTSTANDKOMING B.V.

Opmerking:

Afgerond ja / nee?

1.

Aandeelhoudersregister door aandeelhouder ondertekend op:

moet nog

nee

2.

Aanmelding Loonbelasting bij belastingdienst

nog niet nodig

nvt

3.

Aanmelding omzetbelasting bij belastingdienst

ingediend

ja

aangemeld

ja

a. omzetbelasting, vennootschapsbelasting

ingericht

ja

b. loonadministratie?

nog niet nodig

nvt

c. arbeidscontracten/ inhuur/dienstverleningsovereenkomsten?

loopt

nee

d. bankrekening koppelen aan administratie

via gemeente

ja

e. voorbereiding administratie warmtelevering (via warmteservicebedrijf) f. aanstellen accountant van de vennootschap

loopt

nee

nog niet

nee

Directeur

AVA besluit

ja

kwartiermaker

inhuur

ja

na inrichting

nee

na inrichting

nee

samengesteld op: 17 juli 2024

Fiscaal nummer: 866796514 4.

Aanmelding vennootschapsbelasting bij belastingdienst ingediend op:

5.

6.

Aanpassen en inrichten administratie

Aandacht voor de volgende op te stellen contracten a. arbeidsovereenkomst(en) / inhuur overeenkomsten / DVO’s

b. huurcontract Via gemeente middels een dienstverleningsovereenkomst: Datum ondertekening: c. website bouwen en onderhouden Domeinnaam is vastgelegd: warmtebedrijfzwolle.nl 7.

pensioenvoorziening in eigen beheer?

ja/nee

8.

Bankrekening openen. Bij BNG: IBAN: NL92BNGH0285189271

9.

Externe relaties informeren over oprichting BV

ja nog niet nodig

nvt

geopend

ja

a. contractpartners (stakeholders)

ja

b. accountant gemeente

ja

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

36 /66

10.

Verzekeringen a. Bestuurders Aansprakelijkheidsverzekering (voor kwartiermaker, directeur is via gemeente verzekerd) b. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

11.

Opstellen Directiereglement (incl. vertegenwoordigingsbevoegdheid)

II.

DOORLOPENDE ACTIES NA INRICHTING VAN DE B.V.

1.

eindcontrole boekhouding / jaarrekening, verlengd eerste boekjaar

2.

verzorging aangifte vennootschapsbelasting

3.

Opstellen bestuursverslag

3.

Periodieke aangifte omzetbelasting

4.

organiseren algemene vergadering vanaandeelhouders met inachtneming van statuten op jaarvergadering informeren naar: Lijst waarvoor voorafgaande goedkeuring algemene vergadering vereist is of o.b.v. statuten. Resultaten in lijn met beleid van de gemeente Zwolle? Financiële situatie, risico’s? Kansen vanuit politiek perspectief? periodieke afstemming fiscalist over de mogelijkheden van fiscale reserveringen en andere faciliteiten en liquiditeitspostitie blijvende aandacht voor de ondernemersstructuur, holding, oprichting dochtervennootschappen dividenduitkering aan aandeelhouder? Zo ja, aangifte dividendbelasting Tijdig publiceren jaarrekening, informeren ACM, verantwoording gemeente (College)

5.

6. 7. 8. 9.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

loopt

nee

loopt

nee

ter vaststelling

nee

37 /66

Hierna volgen de kerngegevens van de opgerichte vennootschap. De volledige naam van de vennootschap:

Warmtebedrijf Holding Zwolle B.V.

Vestigingsplaats:

Zwolle

Rechtsvorm:

Besloten Vennootschap (B.V.)

Aandelen kapitaal:

100 aandelen van nominaal € 1,--

Aandelenpercentage:

100% (gemeente Zwolle is enig aandeelhouder)

Bestuurlijk vertegenwoordiger (namens: de gemeente als aandeelhouder)

Wethouder Financiën

Bestuurlijk opdrachtgever vanuit gemeente: Wethouder Duurzame Stadsontwikkeling Directeur van Warmtebedrijf Zwolle:

De heer M. Veeger.

Doelstelling van de vennootschap:

Het realiseren, in stand houden en (doen) exploiteren van een warmtebedrijf en daaraan gerelateerde diensten alsmede het ontwerpen, aanleggen, onderhouden, beheren en exploiteren van warmteproductie, warmtetransport, warmtedistributie, warmteopslag en warmteleveringssystemen, en de inkoop en levering van warmte;

Boekjaar:

in de statuten van de Vennootschap is bepaald dat het eerste jaar een verlengd boekjaar is en loopt tot en met 31 december 2025. De eerste jaarrekening dient daardoor in 2026 te worden gepubliceerd, tenzij van de belastingdienst uitstel kan worden verkregen voor het opstellen en publiceren van de jaarrekening.

Bestuurlijk belang:

Het leveren van een bijdrage aan het uitvoering geven aan het gemeentelijk beleid: Zwolle aardgasvrij in 2050.

Financieel belang:

Bij oprichting: het aandelen kapitaal van € 100,- en een lening van de gemeente ontvangen van € 5.000,voor het doen van kleine betalingen zoals bankkosten, kosten Kamer van Koophandel etc.

Deelnemer(s) aan de Vennootschap:

Alleen gemeente Zwolle

Dividenduitkering:

Uitkering van dividend is afhankelijk van het resultaat en de financiële verplichtingen en voorgenomen investeringsbeslissingen verplichtingen en voorgenomen investeringsbeslissingen.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

38 /66

Risico’s:

a. ontwikkelrisico, de kosten van een project kunnen hoger uitvallen (onrendabele top), die niet via de Bijdrage aansluitkosten vast en variabel tarief in rekening gebracht kunnen worden. b. bron risico, beschikbaarheid van bronnen c. vertraging van projecten, door vertraging van nieuwbouwprojecten d. het vereveningsfonds of waarborgfonds die de onder b genoemde risico’s moeten afdekken niet worden opgericht of voldoende gevuld door de rijksoverheid.

Beleidsvoornemen:

Uitvoering geven aan het door de Raad vastgestelde ontwikkelkader, het Warmteprogramma, de Wet gemeentelijke instrumenten warmtetransitie (“Wgiw”) en de Wet collectieve warmte waarin een belangrijke regierol voor gemeenten is beschreven.

Mogelijkheden van uittreding:

Uittreding is op dit moment niet beoogd, omdat de gemeente Zwolle enig aandeelhouder is.

Mogelijkheden beëindiging:

Een warmtebedrijf is gereguleerd in de wet (Warmtewet en de Wcw). Beëindiging van de activiteiten is daarom niet mogelijk zodra er daadwerkelijk warmtelevering plaatsvindt. Bij gewenste beëindiging van Warmtebedrijf Zwolle, zal het bedrijf verkocht moeten worden aan een ander (publiek) warmtebedrijf, zodat de warmtelevering aan de afnemers niet in gevaar komt. De Autoriteit Consument en Markt ACM (als toezichthouder) dient goedkeuring te geven aan de overname van Warmtebedrijf Zwolle.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

39 /66

BIJLAGE 2

Checklists Verbonden Partij

Checklist Sturing CHECKLIST STURING Vraag

Antwoord

1. Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de bijdrage van de Verbonden Partij aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen?

In het warmteprogramma van de gemeente staan de beleidsdoelstellingen van Warmtebedrijf Zwolle. De specifieke afspraken over het kwantificeren van de te realiseren doelen, zoals het ontwikkelen, realiseren en exploiteren van collectieve warmte- en koudevoorzieningen in Zwolle worden vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst tussen de gemeente en Warmtebedrijf Zwolle.

2. Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de beoogde effecten van de producten of dienstverlening?

Ja, deze worden vastgelegd in de Uitvoeringsovereenkomst.

3. Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd rond risico’s, risicoverdeling en de wijze waarop deze worden beheerst?

Ja, deze worden enerzijds contractueel vastgelegd in de overeenkomst tussen Warmtebedrijf Zwolle en de klanten. De risicobeheersing is ook uitgewerkt in artikel 5 van het Directiereglement.

4. Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de informatievoorziening aan het College en de Raad, zowel kwantitatief, kwalitatief, frequentie en de wijze van aanlevering van de informatie?

Ja, zie onder andere artikel 9 van het Directiereglement (Financiële verslaggeving; Jaarrekening en Bestuursverslag).

5. Zijn er naast financiële afspraken ook meetbare kwalitatieve afspraken gemaakt over te leveren prestaties?

Ja, deze worden vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst tussen de gemeente en Warmtebedrijf Zwolle.

6. Zijn er afspraken gemaakt over de bestuurlijke en financiële verantwoordelijkheid (incl. risico’s) als het mis gaat?

Ja, informatie via kwartaalrapportages, en bij spoedeisende tussentijdse ontwikkelingen wordt de financieel adviseur geïnformeerd. Directiereglement: artikel 9 en artikel 5 lid 3. Met de financieel adviseur wordt gedoeld op de adviseur die gekoppeld is aan Warmtebedrijf Zwolle als Verbonden Partij.

7. Welke financiële risico’s kunnen ontstaan voor het weerstandsvermogen? Hoeveel weerstandsvermogen dient Warmtebedrijf Zwolle aan te houden?

De gemeente Zwolle zal weerstandsvermogen aanhouden voor Warmtebedrijf Zwolle in lijn met het geïnvesteerde vermogen. Warmtebedrijf Zwolle houdt in haar businesscase ook een voorziening aan voor tegenvallers. Ja, dit is toegelicht in bijlage 8 van dit Inrichtingsplan.

8. Is er sprake van een functiescheiding bij de gemeente tussen de medewerkers die inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor de samenwerking met de verbonden partij en de medewerkers die verantwoordelijkheid dragen voor de beoordeling van rapportages etc. van de verbonden partij? Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

40 /66

9. Kan de gemeente sturen op basis van meerjarige doelstellingen en resultaatafspraken?

Ja, de directeur stelt het meerjarenbeleid op en dit wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering (“AV”), zie artikel 7.1 en 9.6 Directiereglement.

10. Kan de gemeente sturen op basis van een transparante meerjarenbegroting

Ja, de directeur stelt de meerjarenbegroting op en deze wordt vastgesteld door AV.

11. Zijn de statuten opgesteld en is daarin voldaan aan de uitgangspunten zoals bepaald in de Handreiking?

Ja, zie onder andere artikel 6, 7 en 9 van de Statuten.

12. Wat zijn op korte termijn de belangrijkste contracten die door de verbonden partij worden afgesloten?

- dienstverleningsovereenkomst met de gemeente en een warmteservice bedrijf. - uitvoeringsovereenkomst tussen de Gemeente en Warmtebedrijf Zwolle

13. Zijn of worden er op korte termijn subsidies aangevraagd door of ten behoeve van de Verbonden Partij?

Nee, deze zijn nog niet gepland.

14. Voldoet de Verbonden Partij aan de wettelijke criteria als bedoeld in Boek 2 BW (wettelijke eisen oprichting BV).

Ja, bij oprichting gecheckt door notaris.

15. Past de Verbonden Partij binnen de gemeentelijke kaders: Ontwikkelkader warmtebedrijf, Handreiking Verbonden Partijen, Transitievisie Warmte Zwolle (2020) en de wettelijke kaders: Wgiw en de Wcw?

Ja. De statuten zijn zodanig opgesteld zodat deze al voldoen aan de Wcw. Nadat de Wcw in werking is getreden heeft de gemeente (het College) ook de wettelijke verplichting om toezicht te houden op het aangewezen warmtebedrijf. Indien niet wordt voldaan aan wettelijke eisen kan het College op basis van de Wcw het aangewezen warmtebedrijf een aanwijzing geven of zelfs een bestuurlijke boete opleggen. Dit toezicht komt dus bovenop het toezicht zoals bedoeld in de Handreiking.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

41 /66

Checklist Beheersing CHECKLIST BEHEERSING Vraag

Antwoord

1. Ontvangt de gemeente periodiek tussenrapportages met betrekking tot de realisatie van de beleidsdoelstellingen, prestatieafspraken en de mate van realisatie versus budget?

Ja, via kwartaalrapportages, met daarin: Artikel 5.3 Directiereglement: interne risicobeheersings- en controlesystemen; Artikel 9.2: financiële update.

2. Zijn de taken van de Verbonden Partij ingebed in een afdeling of sector van de gemeente?

Ja, met betrekking tot beleidsuitvoering: afdeling warmtetransitie. Met betrekking tot financieel toezicht, afdeling concern control. Beleidsambtenaar (inhoud) en ambtenaar financiële zaken en juridische zaken.

3. Heeft de gemeente voldoende kennis in huis om adequaat te reageren wanneer zich calamiteiten voordoen bij de Verbonden Partij?

De onderhoudspartij voor de warmte-installaties heeft een storingsdienst die voor calamiteiten te allen tijde bereikbaar is.

4. Heeft de gemeente voldoende mogelijkheden om in te grijpen wanneer zich afwijkingen voordoen?

Ja, op basis van kwartaalrapportages kan worden ingegrepen. Zie Directiereglement artikel 10 (Omgang met de Externe accountant), 11 (Taakuitoefening en goedkeuring besluiten door AV) en 5.3 (Risicobeheersing).

5. Beschikt de Verbonden Partij over een interne risicomanagementmethode waarbij risico’s worden geïnventariseerd en geconsolideerd, inclusief de wijze waarop monitoring plaatsvindt?

Ja, ieder kwartaal worden door de Programma Beheerser risico inventarisatie bijeenkomsten gehouden. De uitkomsten daarvan worden opgenomen in de kwartaalrapportages. In artikel 5 Directiereglement staat de risicomanagementprocedure beschreven.

6. Heeft de gemeente voldoende kennis en expertise om tijdig dreigende ontsporingen bij de Verbonden Partij te onderkennen?

Ja, mede door de uitvoering van de onder hiervoor genoemde punt 5 genoemde risico inventarisatie.

7. Het College moet door een verbonden partij in staat worden gesteld om vast te kunnen stellen of uitvoering plaatsvindt conform de afspraken en de planning.

Dit vindt plaats door de kwartaalrapportages en het jaarverslag en de jaarrekening (o.a. artikel 4.1, 4.4 en 9.1 Directiereglement). Daarnaast één keer per kwartaal, afstemming tussen de portefeuillehouder Energie en Warmte en de Directeur (artikel 8.1 Directiereglement)

8. Inrichten van de processen van besluitvorming en verantwoording en de bijhorende werkprocessen.

Hier wordt uitvoering aan gegeven in de statuten (artikel 6 statuten) en in artikel 11, 12 en 13 van het Directiereglement.

9. Inregelen (op concernniveau) van de toetsing op de daadwerkelijke toepassing van het beheersregime.

Toetsen of en hoe de verbonden partij aan haar interne beheers- en risicomaatregelen uitvoering geeft.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

42 /66

Checklist verantwoording CHECKLIST VERANTWOORDING Vraag

Antwoord

1. Wordt verantwoording afgelegd over de resultaten van het beleid en de rechtmatige en doelmatige inzet van middelen?

Ja, dit is vastgelegd in het Directiereglement: art. 4.1, 4.4 (verantwoording door de directeur), daarnaast verantwoording hierover in het jaarverslag en jaarrekening en in artikel 5.3 en 9.2 in kwartaalrapportages en 9.1 ook verantwoording in half jaarcijfers.

2. Wordt de verbonden partij op basis van deze verantwoordingsinformatie geëvalueerd?

Ja, via kwartaalrapportages, en zonodig wordt actie ondernomen.

3. Heeft de gemeente voldoende zicht op effectiviteit en efficiëntie? (Maakt de gemeente gebruik van benchmarks, van externe audits zoals beleidsevaluatie en financiële doorlichting).

Ja, contact, afstemming en vergelijking met andere publieke warmtebedrijven. Door het aangaan van een strategische samenwerking met warmteservicebedrijf zullen veel processen besproken worden en waar nodig optimalisaties uitgevoerd.

4. In de verantwoording van de verbonden partij wordt informatie geboden over taakuitvoering, realisatie van resultaatafspraken, de begroting en de actuele situatie van de financiën. Daarbij komen onder meer de volgende aspecten aan de orde: het afleggen van verantwoording van gedelegeerde taken en bevoegdheden; het bieden van inzicht in de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de bestedingen en inspanningen; en afleggen van verantwoording door de gemeentelijke vertegenwoordiger over het gevoerde bestuur.

Deze zaken zijn geborgd in het Directiereglement, onder meer in artikel 4, 7 en 9.

5. In het jaarverslag wordt op geïntegreerde wijze en vanuit het perspectief van de stakeholders aandacht besteed aan de strategische doelstellingen, de governance en het risicomanagement van de instelling. De verantwoording bestaat uit ten minste de jaarrekening en het jaarverslag. Aan de verantwoording worden de eisen gesteld zoals vastgelegd in BW boek 2, titel 9.

Deze zaken zijn geborgd in het Directiereglement, onder meer in artikel 4.1, 5 en 9.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

43 /66

Checklist Toezicht TOEZICHT Vraag

Beoordeling

1. Is er bij de verbonden partij een onafhankelijke toezichthouder aanwezig? (b.v. vergadering aandeelhouders, Algemeen, Bestuur, Raad van Toezicht)

Ja, intern: door de Algemene Vergadering (AV) en via de uitvoeringsovereenkomst. Ambtelijk via kwartaalrapportages. Extern: toezicht door de ACM of Warmtebedrijf Zwolle zich aan de wetgeving houdt, en of Warmtebedrijf Zwolle organisatorisch, technisch en economisch in staat is en blijft om warmte te kunnen (blijven) leveren aan afnemers.

2. Hebben de toezichthouders ook de bevoegdheid in te grijpen door corrigerende maatregelen te nemen, sancties op te leggen, bestuurders te ontslaan en/of begrotingen en jaarrekeningen goed te keuren?

Ja, op basis van de statuten kan de AV de directeur ontslaan. In de statuten is bepaald dat de begroting en jaarrekening wordt goedgekeurd door de directeur, na voorafgaande goedkeuring door de algemene vergadering. Naast de politieke bevoegdheid om in te grijpen heeft het College onder de Wcw ook de wettelijke plicht om toezicht te houden op een aangewezen warmtebedrijf en kan vanuit die hoedanigheid aanwijzingen geven en een bestuurlijke boete opleggen aan een warmtebedrijf indien een warmtebedrijf zich niet aan haar wettelijke verplichtingen houdt. Ook de ACM kan en zal ingrijpen indien een warmtebedrijf zich niet aan de wettelijke eisen houdt en kan onder andere een bestuurlijke boete opleggen.

3. Wordt door de toezichthouders gerapporteerd en leggen zij verantwoording af?

Ja, de AV (vertegenwoordigd door de wethouder financiën) legt verantwoording af aan de Raad.

4. Vindt er naast politiek toezicht ook ander toezicht plaats?

Ja, ACM houdt toezicht op warmtebedrijven. Een warmtebedrijf dient aan de ACM periodiek verantwoording af te leggen over de organisatorische en technische bekwaamheid en of een warmtebedrijf een redelijk rendement haalt (met andere woorden of de continuïteit geborgd is). Indien ACM van mening is dat de organisatie, techniek, of financiën niet op orde is, zal ACM ingrijpen, om te voorkomen dat de belangen van de afnemers van warmte geschaad worden.

5. Is er door de gemeente een risicoprofiel van de verbonden partij opgesteld?

Ja, deze is opgesteld en komt tot uiting door de risico’s van Warmtebedrijf Zwolle op te nemen in het weerstandsvermogen van de gemeente Zwolle.

6. Hoe vindt de controle op begroting en jaarverslagen plaats?

Dit is op meerdere manieren geborgd: In artikel 5 Directiereglement (toesturen begroting en jaarverslag aan AV), artikel 10 (toetsing externe accountant), vaststelling begroting een

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

44 /66

jaarverslag door de AV (Directiereglement, bijlage 1 sub a). 7. Het toezicht kan aanleiding geven tot bijsturen door de gemeente door: - het geven van een of meerdere aanwijzingen; - het opleggen van correctieve maatregelen en sancties; - het ontslaan van bestuurders; - het verkrijgen van inlichtingen en inzage in de bevoegdheden; - het verwerven van controlerechten. - goedkeuring jaarrekeningen en begrotingen

Dit is geregeld in artikel 11 Directiereglement. De AV kan de directeur ontslaan en schorsen (artikel 6.2.1 Statuten). Goedkeuring jaarrekening en begroting door AV (bijlage 1 sub a Directiereglement).

Conclusie Uit voorgaande checklists blijkt dat de gemeente Zwolle kan sturen op Warmtebedrijf Zwolle als verbonden partij. Ook kan de gemeente hier toezicht op houden en controle uitoefenen. Daarnaast is geborgd dat Warmtebedrijf Zwolle verantwoording dient af te leggen aan de Gemeente.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

45 /66

BIJLAGE 3

Directiereglement

Het directiereglement van Warmtebedrijf Zwolle is hier te raadplegen

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

46 /66

BIJLAGE 4

Vastgestelde statuten Warmtebedrijf Zwolle

De vastgestelde statuten van Warmtebedrijf Holding Zwolle B.V. zijn hier te raadplegen.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

47 /66

BIJLAGE 5

Drempelbedragen aanbesteding speciale sector bedrijven

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

48 /66

BIJLAGE 6 1.

Huidige en toekomstige wetgeving

Inleiding wetgeving

Bij het opstellen van dit Inrichtingsplan is de Wet collectieve warmte (Wcw) nog niet in werking getreden. Hierdoor is ten aanzien van de levering van warmte aan afnemers met een aansluiting kleiner dan 100 kW de Warmtewet nog steeds van toepassing. Het gaat hierbij in de praktijk om huishoudens en in enkele gevallen ook MKB ondernemers, deze groep wordt ook aangeduid als “kleinverbruikers”. De levering van warmte aan kleinverbruikers is gereguleerd in de Warmtewet, met als doel de belangen van de kleinverbruikers voldoende te beschermen tegen te hoge tarieven van warmteleveranciers en het borgen van de leveringszekerheid. Binnen de Warmtewet wordt de leverancier van warmte aangeduid als “leverancier”. Bij de Wcw wordt de leverancier van warmte aangeduid als “warmtebedrijf”. 2.

Warmtewet / leveringsvergunning

Zolang de Wcw niet in werking getreden is, geldt de Warmtewet als basis voor de warmtelevering door een leverancier. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen een leverancier met een leveringsvergunning van de ACM en een leverancier zonder leveringsvergunning. Een leverancier van warmte heeft een vergunning nodig indien:  

aan meer dan 10 kleinverbruikers met een aansluiting van maximaal 100 kW warmte wordt geleverd; en meer dan 10.000 GJ per jaar aan warmte wordt geleverd.

Warmtebedrijf Zwolle heeft dus pas een leveringsvergunning nodig zodra meer dan 10.000 Gigajoules (GJ) aan warmte wordt geleverd. Uitgaande van een gemiddeld verbruik van 27 GJ per woning, is pas een vergunning nodig bij de aansluiting van circa 370 woningen op een warmtenet. Dat aantal woningen zal naar verwachting medio 2029 kunnen worden bereikt. Tot die tijd is een leveringsvergunning dus niet vereist. De Wcw is vastgesteld en treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. De eis voor het hebben van een vergunning komt in de Wcw te vervallen. Warmtebedrijf Zwolle zal alvast zoveel als mogelijk ‘in de geest van de Wcw werken’, mits dit (juridisch) mogelijk is. De toets bij de ACM om als warmtebedrijf te kunnen worden aangewezen komt daarvoor in de plaats, zie hierna in paragraaf 5. 3.

Wet collectieve warmte

De Wcw bevordert de ontwikkeling van duurzame, betrouwbare en betaalbare warmtesystemen, zoals warmtenetten, om de overgang van het aardgas naar een fossielvrij alternatief te versnellen. Om de overgang naar een aardgasvrije warmtelevering te bevorderen wordt dit via de volgende pijlers in de Wcw geregeld: 1. Bevorderen van duurzaamheid: Het stimuleren van de ontwikkeling van collectieve warmtesystemen die in 2050 geen broeikasgassen meer uitstoten. 2. Vergroten van publieke sturing: Gemeenten krijgen meer regie en bevoegdheden om de warmtetransitie te sturen en warmtebedrijven aan te wijzen. Het College krijgt de wettelijke taak om door middel van een warmtekavel (zie hierna in paragraaf 6 van deze bijlage van dit Inrichtingsplan) aan te geven door wie, waar en wanneer een collectieve warmtevoorziening wordt aangelegd. Een collectieve warmtevoorziening met meer dan 1.500 aansluitingen moet worden geëxploiteerd door een door het College aangewezen warmtebedrijf met een

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

49 /66

publiek meerderheidsbelang of door een door het College aangewezen warmtegemeenschap. 3. Beschermen van consumenten: De consumentenbescherming wordt aangescherpt en de leveringszekerheid wordt beter geborgd. 4. Zorgen voor betaalbaarheid: De tarieven voor consumenten worden transparanter en gebaseerd op de werkelijke kosten in plaats van op de gasprijs.  Op basis van bovengenoemde pijlers moet de warmtetransitie vereenvoudigd worden waardoor het minder complex wordt om nieuwe warmtenetten aan te leggen, zodat meer huizen en gebouwen kunnen worden aangesloten op een collectieve warmtevoorziening. 4.

Aanwijzing warmtebedrijf door het College

In de plaats van een leveringsvergunning zoals bij de Warmtewet komt de “aanwijzing” als warmtebedrijf (warmtebedrijf met een publiek meerderheidsbel of een warmtegemeenschap). Deze aanwijzing vindt plaats door het College en geldt voor een door de gemeente aan te wijzen warmtekavel voor een periode van maximaal 30 jaar. Voordat een warmtebedrijf kan worden aangewezen voor een warmtekavel, zal eerst door de Autoriteit consument en Markt (“ACM”) getoetst moeten worden of het aan te wijzen warmtebedrijf kan voldoen aan de eisen uit de Wcw en of het bedrijf organisatorisch, technisch en financieel in staat is om als aangewezen warmtebedrijf te kunnen optreden. Om door het College als warmtebedrijf te worden aangewezen moet Warmtebedrijf Zwolle een globaal kavelplan indienen. In dit globale kavelplan beschrijft Warmtebedrijf Zwolle op welke wijze zij duurzame warmte wil leveren binnen de warmtekavel en hoe de warmtelevering en de betaalbaarheid daarvan geborgd blijft. Nadat Warmtebedrijf Zwolle door het College is aangewezen als warmtebedrijf voor een warmtekavel, moet Warmtebedrijf Zwolle het globaal kavelplan aanvullen tot een uitgewerkt kavelplan, om te kunnen starten met de levering van warmte. 5.

ACM

Om te waarborgen dat een warmtebedrijf voldoet aan de uitgangspunten van de Wcw, kan een warmtebedrijf alleen als warmtebedrijf voor een warmtekavel worden aangewezen als deze door de ACM getoetst is op de organisatorische en technische bekwaamheid en of een warmtebedrijf ook financieel in staat is om de taken die aan een warmtebedrijf worden toegekend te kunnen uitvoeren. Ook houdt de ACM er toezicht op dat door een Warmtebedrijf een redelijk rendement wordt gemaakt. De ACM heeft in een publicatie aangegeven een rendement van 7% per jaar redelijk te vinden. Om dit toezicht te kunnen uitvoeren moet het aangewezen warmtebedrijf jaarlijks een rapportage bij de ACM indienen waaruit blijkt of een warmtebedrijf nog steeds aan de gestelde eisen voldoet, zodat de ACM, indien nodig, kan ingrijpen bij een warmtebedrijf. Dit ingrijpen kan inhouden: het opleggen van een bindende maatregel, het opleggen van een boete, het vervangen van het bestuur of in geval van een (dreigend) faillissement, een ander warmtebedrijf de warmtelevering laten overnemen (aanwijzing van een noodwarmtebedrijf). Iedere keer als een nieuw warmtenet wordt gerealiseerd moet deze worden aangemeld bij de ACM, zodat de ACM precies weet hoeveel warmtenetten een warmtebedrijf in exploitatie heeft.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

50 /66

6.

Wet gemeentelijke instrumenten warmtetransitie voor de gemeente

Deze paragraaf is een toelichting op de wettelijke systematiek van de Wet gemeentelijke instrumenten warmtetransitie (Wgiw) en ziet op de taken voor de gemeente en dus niet voor Warmtebedrijf Zwolle. De wijze waarop de gemeente die taken uitvoert is wel van belang voor Warmtebedrijf Zwolle en wordt hier daarom kort toegelicht. De Wet gemeentelijke instrumenten warmtetransitie (Wgiw) is al vastgesteld en treedt naar verwachting op 1 juli 2026 in werking. De Wgiw geeft gemeente de bevoegdheid om gebieden aan te wijzen die van het aardgas afgaan, de aanwijsbevoegdheid genoemd. Deze aanwijsbevoegdheid moet worden opgenomen in het warmteplan. Het warmteplan moet vervolgens weer worden opgenomen in het omgevingsplan. Het omgevingsplan wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Het warmteplan beschrijft welke wijken wanneer van het aardgas afgaan en welk warmtesysteem als alternatief voor aardgas beschikbaar is. Dit proces ziet er schematisch als volgt uit:

Figuur 8

In de Wgiw staan de volgende gemeentelijke instrumenten opgenomen, die de gemeenten moeten helpen bij het versnellen van de warmtetransitie: A.

Aanwijsbevoegdheid: De gemeente wijst gebieden aan die binnen een bepaalde termijn (richtlijn is 8 jaar) aardgasvrij moeten worden en overgaan op een duurzame warmtevoorziening. Indien een afnemer niet aangesloten wil worden op de collectieve warmtevoorziening, kan de afnemer ook kiezen voor een eigen aardgasvrij systeem (bijvoorbeeld een warmtepomp. Dit wordt de “optout” regeling genoemd.

B.

Warmteprogramma: Gemeenten moeten verplicht een warmteprogramma opstellen dat per wijk een planning bevat voor de overgang naar duurzame warmte. Dit programma vervangt de huidige transitievisie warmte en moet uiterlijk eind 2026 vastliggen, met een actualisatie elke vijf jaar.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

51 /66

7.

C.

Participatie en afstemming: Gemeenten moeten samen met bewoners, gebouweigenaren en andere belanghebbenden een zorgvuldig proces doorlopen om tot een plan te komen. Er is aandacht voor de betaalbaarheid, en er worden waarborgen gegeven voor rechtsbescherming.

D.

Aansluitplicht: Indien dit in het omgevingsplan is vastgelegd kunnen gemeenten een aansluitplicht opleggen, waarbij gebouweigenaren verplicht worden aan te sluiten op een duurzaam warmtenet, mits technisch en economisch haalbaar.

E.

Gebouwgebonden financiering: De wet maakt het mogelijk om gebouwgebonden financiering te bieden. Dit betekent dat bewoners een lening kunnen afsluiten voor verduurzamingskosten, die vervolgens via de energierekening wordt terugbetaald.

F.

Juridische grondslag: De Wgiw voegt instrumenten toe aan de Omgevingswet en Gaswet, waardoor gemeenten juridische mogelijkheden krijgen om lokale regels op te stellen voor de verduurzaming van gebouwen.

Wat is een warmtekavel en hoe wordt deze door de gemeente vastgesteld?

Deze paragraaf is een toelichting op een deel van de wettelijke systematiek van de Wcw dat ziet op de taken voor de gemeente en dus niet voor Warmtebedrijf Zwolle. De wijze waarop de gemeente die taken uitvoert is wel van belang voor Warmtebedrijf Zwolle en wordt hier daarom kort toegelicht. De Wcw verbiedt het leveren of transporteren van warmte zonder aanwijzing van een college van burgemeester en wethouders (B&W). Zo’n aanwijzing is gekoppeld aan een specifiek gebied: de warmtekavel. In de Wcw wordt onder een warmtekavel verstaan: “een aaneengesloten gebied binnen één gemeente of meerdere gemeenten waar de mogelijkheid bestaat om een robuust collectief warmtesysteem te realiseren.” Om te kijken voor welk gebied een warmtekavel moet worden vastgesteld wordt eerst een kavelstrategie uitgewerkt. De kavelstrategie beschrijft de keuzes en plannen van een gemeente om collectieve warmtesystemen te ontwikkelen. De strategie omvat de afbakening van gebieden (de warmtekavels) welke duurzame warmtebronnen beschikbaar zijn en wat de voorkeurs warmteoplossing voor een bepaald gebied is. Op basis van de kavelstrategie en de volgende uitgangspunten stelt een college van B&W een warmtekavel vast indien de omvang zodanig is dat: a. een warmtebedrijf binnen de warmtekavel een collectieve warmtevoorziening op een doelmatige wijze kan aanleggen en exploiteren; b.

de leveringszekerheid binnen de warmtekavel naar verwachting voldoende kan worden verzekerd; c. dit leidt tot een efficiënte warmtetransitie in een gemeente of meerdere gemeenten. De vaststelling van de warmtekavel wordt onder andere bekend gemaakt in de Staatscourant en eventueel via andere geschikte kanalen. De gemeente kan voor de warmtekavel een warmtebedrijf aanwijzen dat voor een periode tussen de 20 en 30 jaar het exclusieve recht heeft om daar warmte te transporteren en te leveren.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

52 /66

8.

Uitzonderingen op het verbod om warmte te leveren zonder aanwijzing door het College

Er zijn wel uitzonderingen op het verbod om warmte te leveren zonder aanwijzing van een college van B&W. Dat geldt voor kleine collectieve warmtesystemen met minder dan 1.500 aansluitingen. Het College kan een ontheffing verlenen van het verbod indien het klein collectief warmtesysteem gelegen is binnen een warmtekavel. Het College kan tevens een vrijstelling verlenen van het verbod voor kleine collectieve warmtesystemen die gelegen zijn buiten een warmtekavel.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

53 /66

BIJLAGE 7

WKO Noordereiland

Uit de opgestelde Energievisie Noorderkwartier van 3 mei 2024 en vervolgonderzoek is gebleken dat voor het verwarmen en koelen van woningen en andere gebouwen op het Noordereiland, een collectief WKO-systeem het enige duurzame warmtesysteem is. Bovendien biedt het de kans voor de gemeente om de grondwatervervuiling op deze plek in Zwolle aan te pakken en biedt het de mogelijkheid om de omgeving van het aardgas af te halen. Het gaat daarbij om circa 270 (nieuwe) woningen in het Noorderkwartier, met mogelijke uitbreiding voor de levering van warmte aan bestaande woningen in de Assiesstraat. Op 26 mei 2025 heeft de gemeenteraad ingestemd met fasebesluit Ruimtelijk Ontwikkelplan Noorderkwartier. Voorts is binnen de gemeente geconcludeerd dat de inzet van Warmtebedrijf Zwolle randvoorwaardelijk is voor het ontwikkelen van het WKO-systeem. Vanwege de complexiteit en verantwoordelijkheid met de grondwaterverontreiniging zullen private partijen op het Noordereiland niet snel zelf de regie willen nemen bij de aanleg en exploitatie van een collectief WKO-systeem. Voor het WKO-systeem is een Schetsontwerp met businesscase opgesteld (Rapportage Schetsontwerp Noordereiland, 10 juni 2025). Daaruit blijkt dat het project zowel ruimtelijk, technisch als financieel haalbaar is om dit te ontwikkelen.

Hoewel Warmtebedrijf Zwolle nog niet is ingericht, is vooruitlopend op de inrichting van Warmtebedrijf Zwolle al wel onderzocht worden of de exploitatie van het WKO-systeem door Warmtebedrijf Zwolle uitgevoerd kan worden. Deze ontwikkeling past binnen de bandbreedte van het vastgestelde Ontwikkelkader Warmtebedrijf en in het afwegingskader zoals beschreven in paragraaf 4.4 van dit Inrichtingsplan. Daarnaast kan optimaal afstemming plaatsvinden over de balans tussen de saneringsopgave en een betrouwbare warmtelevering en de daarmee gemoeide (extra) kosten. Op 28 oktober 2025 heeft het College besloten dat er een collectief WKO-systeem in het deelgebied Noordereiland wordt ontwikkeld met gemeentelijke regie. Warmtebedrijf Zwolle heeft de wens om het WKO-systeem in het Noorderkwartier te exploiteren. Het besluit of Warmtebedrijf Zwolle het collectieve WKO systeem op het Noordereiland zal gaan exploiteren zal pas aan het College worden voorgelegd, nadat het besluit tot inrichting van Warmtebedrijf Zwolle is genomen én alle overige randvoorwaarden (contractuele afspraken en definitief haalbare businesscase en de daadwerkelijke start van deelgebied Noordereiland) rond zijn. De planning voor de realisatie van het collectieve WKO systeem op het Noordereiland ziet er als volgt uit: Q1 2026: Q2 2026: NTB tijdstip: NTB + 6 maanden:

De gemeente schrijft aanbesteding uit voor de volgende ontwerpfasen, engineering en de aanleg van het WKO-systeem Op basis van aanbesteding: gunning aannemer voor het WKO systeem Start met de bouw van gebouw A (en B waarschijnlijk) Start aanleg WKO-systeem

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

54 /66

BIJLAGE 8

Beschrijving functies binnen Warmtebedrijf Zwolle

Hierna worden de inhoud en taken van de beschreven functies in de basisorganisaties beschreven. •

Directeur: Statutair bestuurder van Warmtebedrijf Zwolle en vertegenwoordigt de vennootschap naar buiten toe, binnen de kaders van de statuten en het directiereglement. De directeur is bij aanvang een persoon die in dienst is van de gemeente Zwolle en zal op een - nog te bepalen moment - als de organisatie staat, worden opgevolgd door een directeur van buiten de gemeente. • Kwartiermaker (tijdelijk): De kwartiermaker is een tijdelijke functie, vooruitlopend op de definitieve invulling van de directeursrol van buiten de gemeente en geeft: 1. invulling aan de organisatiestructuur met bijbehorende functieprofielen, werving en selectie van personeel; 2. verdere uitwerking aan de samenwerking tussen gemeente en Warmtebedrijf Zwolle binnen uitvoeringsprojecten; 3. invulling aan het zijn van een eerste aanspreekpunt voor stakeholders. De kwartiermaker helpt Warmtebedrijf Zwolle in te richten. De functie van kwartiermaker zal op een - nog te bepalen moment - als de organisatie staat, komen te vervallen, dan resteert alleen nog de functie van directeur. • Project ondersteuner: Draagt zorg voor de ondersteuning van de diverse medewerkers van Warmtebedrijf Zwolle. De basisorganisatie is de organisatie die je altijd nodig hebt, ook als er nog geen projecten in ontwikkeling zijn.

Deze basisorganisatie moet ervoor zorgen dat Warmtebedrijf Zwolle bestaat en dat de organisatie wordt uitgebreid in lijn met de bovengenoemde fases bij de ontwikkeling van projecten. Deze basisorganisatie bestaat uit een directeur / kwartiermaker en een project ondersteuner. De organisatie van Warmtebedrijf Zwolle wordt zo smal mogelijk gehouden. Dit houdt in dat Warmtebedrijf Zwolle haar activiteiten met een minimum aantal medewerkers wil uitvoeren, tegen zo beperkt mogelijke kosten. Vanwege de maximaal benodigde flexibiliteit, kostenoverwegingen en zo groot mogelijke betrokkenheid van de gemeente, worden de functies in de basisorganisatie binnen Warmtebedrijf Zwolle vanuit de holding vooralsnog ingevuld via de gemeente Zwolle op basis van een dienstverleningsovereenkomst (“DVO”). De DVO als bedoeld in dit Inrichtingsplan is gericht op directe technische en ondersteuningsfuncties. Bij het uitwerken van het Bedrijfsplan wordt bezien of er ook andere algemene, diensten via de gemeente kunnen worden ingehuurd, zoals bijvoorbeeld voor de afdeling HR. Functies die niet beschikbaar zijn via de gemeente (wegens gebrek aan kennis/ervaring of tijd) worden ingehuurd bij derden.

Op 10 september 2025 heeft de gemeente Zwolle een intentieovereenkomst gesloten met een publiek warmte servicebedrijf20 om nader te verkennen of zij werkzaamheden via een DVO voor Warmtebedrijf Zwolle kan uitvoeren. Schematisch ziet de basisorganisatie er als volgt uit:

20 Onder de diensten van een warmte servicebedrijf kunnen worden verstaan: het beheer van installaties,

onderhouds- en storingsdienst, facturatie, klantenservice. Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

55 /66

Figuur 9

Taken en verantwoordelijkheden per fase Initiatief- / definitiefase In deze fase wordt er door Warmtebedrijf Zwolle onderzoek gedaan naar de haalbaarheid (technisch financieel, beleidsmatig) van projectvoorstellen. Deze projectvoorstellen kunnen op verschillende manieren aan Warmtebedrijf Zwolle worden voorgelegd, zoals: 1. Via de gemeente in het kader van gebiedsontwikkeling; 2. Op verzoek van derden zoals woningcorporaties, projectontwikkelaars, Verenigingen van Eigenaren en bewonersinitiatieven; 3. Warmtebedrijf Zwolle kan zelf met een projectvoorstel komen. In deze fase wordt aan de organisatie een business developer, jurist/contractmanager, technische adviesdiensten en een technisch adviseur toegevoegd. Nieuw toegevoegde functies zijn rood omrand weergegeven.

Figuur 10

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

56 /66

In deze fasen van de ontwikkeling van een project is het voor Warmtebedrijf Zwolle belangrijk om goede kennis te hebben van benodigde vergunningen, verplichte procedures en ruimtelijke beperkingen in boven- en ondergrond die invloed hebben op een warmtenet. Daarom maakt Warmtebedrijf Zwolle gebruik van de binnen de gemeente aanwezige kennis, met name bij de afdeling Stadsingenieurs. In bovenstaand schema zijn dit de Technische adviesdiensten. Bij de start van Warmtebedrijf Zwolle is er sprake van een eerste gepland project, het Noordereiland. Omdat er sprake is van een project in de initiatief/definitiefase zullen de drie bovengenoemde functies ingevuld moeten worden. De kosten en dekking hiervoor worden in hoofdstuk 5 inzichtelijk gemaakt voor 2026 en 2027. Ontwerp- / Voorbereidingsfase Indien uit de Initiatief- / definitiefase blijkt dat een projectvoorstel technisch, financieel en beleidsmatig haalbaar lijkt en ook aan de overige uitgangspunten is voldaan zoals nader beschreven in paragraaf 3.4 (afwegingskader), zal Warmtebedrijf Zwolle een eerste investeringsvoorstel opstellen en een projectopdracht verstrekken. Voor uitvoering van het project wordt een plan van aanpak met resultaat en scopebeschrijving (voorzien van voorbereidingskosten en capaciteitsvraag met koppeling naar gesloten DVO’s of andere overeenkomsten).

De projectuitwerking van de ontwerp en/of voorbereidingsfase resulteert in een document/plan met definitieve investeringskosten en wordt de aanleg van het project aanbesteed aan een aannemer. In deze fase wordt aan de organisatie van Warmtebedrijf Zwolle toegevoegd: een communicatie-medewerker, een adviseur inkoop/ aanbesteding, fiscalist en verzekeringsadviseur en een projectmanager. Voor beschrijving van de functies zie bijlage 8 van dit Inrichtingsplan. Tegen het eind van de ontwerpfase zal de directeur (directeur fysiek domein van de gemeente) aftreden als directeur van Warmtebedrijf Zwolle en zal een externe directeur worden aangesteld. De eerste reden daarvan is dat het aangaan van de investeringsverplichting niet door de gemeentelijke directeur fysiek domein genomen moet worden vanuit een zuivere rolverdeling. Daarnaast geldt dat de inhoud van het werk van de directeur van Warmtebedrijf Zwolle steeds intensiever wordt en niet te combineren is met de functie van directeur fysiek domein van de gemeente Zwolle. In het overzicht hieronder worden de toegevoegde functies aan de organisatie, ten opzichte van de initiatief- / definitiefase, rood omrand weergegeven.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

57 /66

Figuur 11

Bij de start van de inrichting van Warmtebedrijf Zwolle is er sprake van een concreet project in het gebied Noordereiland. Voor dit specifieke project ligt het ontwerp grotendeels binnen de gebiedsontwikkeling van de gemeente. Voor een goede toekomstige inbedding in Warmtebedrijf Zwolle zal concreet bij de start van dit project (is later dan bij de inrichting van Warmtebedrijf Zwolle) capaciteit beschikbaar moeten komen voor een projectmanager. De kosten en dekking hiervoor worden in hoofdstuk 5 inzichtelijk gemaakt voor 2026 en 2027. De Ontwerp / voorbereidingsfase eindigt dus met het nemen van een investeringsbesluit door de AV en het verkrijgen van definitieve financiering voor het project. Vervolgens start de Realisatie- en exploitatiefase. Organisatie Realisatiefase Direct na financial close21 wordt de project BV onder Warmtebedrijf Zwolle opgericht (zie paragraaf 2.2 van dit Inrichtingsplan). Het project wordt dan ingebracht in de project BV. In de Realisatiefase worden de werkzaamheden of het aantal medewerkers binnen Warmtebedrijf Zwolle, indien noodzakelijk, opnieuw uitgebreid. Hierbij kan gedacht worden aan een extra projectmanager die verantwoordelijk is voor het aansturen van de realisatie van het project. De projectmanager blijft verantwoordelijk voor het project tot en met de oplevering van het project.

We voorzien op dit vlak, in lijn met de ontwerpfase, geen aanvullend benodigde capaciteit in 2026 en 2027, de projectmanager uit de vorige fase blijft hier ook noodzakelijk.

21 het verkrijgen van een onherroepelijk financieringsaanbod voor een project.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

58 /66

Exploitatie- en beheerfase In de Exploitatie- en beheerfase wordt het aantal medewerkers waar nodig uitgebreid. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende extra functies: exploitatie manager, salesmanager, onderhoudsmedewerkers, storingsdienst, klantenservice en klantenadministratie. Hieronder wordt een overzicht aangegeven van de toegevoegde functies aan de organisatie in de Exploitatiefase en worden rood omrand weergegeven.

Figuur 12

Concreet voorzien we hier voor het eerst behoefte aan capaciteit op het moment dat het eerste project in de exploitatiefase komt. Voor de komende 2 jaar verwachten we hier nog geen benodigde capaciteit. Hieronder staat de omschrijving van de taken van de functies die in de verschillende organisatie fasen van Warmtebedrijf Zwolle worden vervuld. Binnen de basisorganisatie van Warmtebedrijf Zwolle worden de volgende functies ingevuld: Basisorganisatie Warmtebedrijf Zwolle Functie

Omschrijving taken:

Directeur (na Statutair bestuurder van Warmtebedrijf Zwolle en besluit tot vertegenwoordigt de vennootschap naar buiten toe, inrichting binnen de kaders van de statuten en het uitgevoerd door P. directiereglement. De directeur is bij aanvang een van Hoof) totdat er persoon die in dienst is van de gemeente Zwolle en zal een definitieve op een - nog te bepalen moment - als de organisatie externe directeur staat, worden opgevolgd door een directeur van buiten aangesteld wordt. de gemeente.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

werkzaam via Via aandeelhoudersbesluit

59 /66

Kwartiermaker (tijdelijk)

Project ondersteuner

De kwartiermaker is een tijdelijke functie, vooruitlopend op de definitieve invulling van de directeursrol van buiten de gemeente en geeft: 1. invulling aan de organisatiestructuur met bijbehorende functieprofielen, werving en selectie van personeel 2. verdere uitwerking aan de samenwerking tussen gemeente en Warmtebedrijf binnen uitvoeringsprojecten, 3. invulling aan het zijn van een eerste aanspreekpunt voor stakeholders. De kwartiermaker helpt Warmtebedrijf Zwolle in te richten. De functie van kwartiermaker zal op een nog te bepalen moment - als de organisatie staat, komen te vervallen, dan resteert alleen nog de functie van directeur. Draagt zorg voor de ondersteuning van de diverse medewerkers van Warmtebedrijf Zwolle.

DVO gemeente Zwolle

DVO gemeente Zwolle

Hierna worden de inhoud en taken van de toegevoegde functies in de Initiatief- / definitiefase beschreven. Initiatief / Definitiefase Toegevoegde functies Business developer

Jurist / contract manager

Omschrijving taken:

werkzaam via

Is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van warmtenetten. Concreet betekent dit de uitwerking van projectvoorstel tot de businesscase en het ontwerp op basis waarvan besluitvorming kan plaatsvinden voor daadwerkelijke realisatie. Draagt zorg voor de juridische ondersteuning en contractvorming ten behoeve van Warmtebedrijf Zwolle

DVO gemeente Zwolle

DVO gemeente Zwolle (eerste jaren) inhuren Technisch Dit is een verzamelterm voor de verschillende afdelingen DVO met adviesdiensten van de gemeente die nodig zijn bij het ontwerp en realisatie gemeente (focus op van een warmtenet (zoals: een adviseur kabels en Zwolle ondergrond) leidingen, adviseur bodem, vergunning specialisten). Technisch adviseur Activiteiten rondom advies in de voorbereidings- en DVO met (focus op ontwerpfase en realisatiefase van projecten en bij de servicebedrijf bovengrond) technische keuze van de in- en uitpandige installaties.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

60 /66

Hierna worden de inhoud en taken van de toegevoegde functies in de Ontwerp- / Voorbereidingsfase beschreven. Ontwerp / voorbereidingsfase Toegevoegde functie

Werkzaam via

Projectmanager

Administratief medewerker

Communicatie medewerker

Fiscalist

Verzekeringsadviseur

Draagt zorgt voor het ontwerp, de voorbereiding, ontwikkeling en stuurt de realisatie van warmtenetten aan. Na oplevering wordt het warmtenet overgedragen naar de exploitatiemanager. Draagt zorg voor de verwerking van de financiële administratie van Warmtebedrijf Zwolle en het opstellen van de jaarrekening. Draagt zorg voor de communicatie uitingen van Warmtebedrijf Zwolle en ondersteunt en adviseert Warmtebedrijf Zwolle over effectieve communicatie waarbij de input van stakeholders wordt meegenomen. Draagt zorg voor de advisering op het gebied van belastingzaken en verzorgt de aangifte van de vennootschaps- en omzetbelasting. Adviseert over de benodigde verzekeringen die Warmtebedrijf Zwolle nodig heeft zoals, de bedrijfs- en de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering.

DVO met externe partij, later in dienst

Uitbesteden aan administratiekantoor DVO met gemeente

DVO met gemeente

DVO met gemeente

Hierna worden de inhoud en taken van de toegevoegde functie in de Exploitatiefase beschreven. In de realisatiefase zijn geen extra functies toegevoegd. Functie (extra)

Exploitatie- en beheersfase

Werkzaam via

Beheert de (onderhouds)contracten en is verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van het net en de installaties en voor de levering van warmte en klachtenafhandeling. Bij toename van de omvang van Warmtebedrijf Zwolle kan deze rol op enige moment gesplitst worden (bijvoorbeeld in een assetmanager en manager klant & service). Salesmanager Doelstelling om te zorgen dat er zoveel mogelijk klanten aansluiten op nieuwe en bestaande warmtenetten van Warmtebedrijf Zwolle en onderhoud klantcontact met de (zakelijke) gebouweigenaar. Onderhoud- en Onderhoud en beheer van technische installaties en storingsmedewerkers storingsdienst.

DVO met externe partij, later in dienst Warmtebedrijf

Exploitatiemanager

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

DVO met externe partij, later in dienst Warmtebedrijf

DVO met servicebedrijf 61 /66

Klantenservice

Het afhandelen van vragen en klachten met betrekking tot de warmtelevering.

DVO met servicebedrijf

Kantenadministratie

Klanten administratie voor facturatie, warmte bemetering, inhuizing/verhuizing.

DVO met servicebedrijf

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

62 /66

BIJLAGE 9

Stakeholders en samenwerking

Inleiding Warmtebedrijf Zwolle opereert in een complex stakeholderlandschap. Deze bijlage beschrijft de belangrijkste stakeholders, hun rollen en hoe Warmtebedrijf Zwolle deze relaties structureel en strategisch beheert. Methodiek van Stakeholderanalyse Voor een gestructureerde benadering is gekozen voor een belang-invloedmatrix. Deze matrix helpt om stakeholders te classificeren en passende strategieën te bepalen voor samenwerking en communicatie. • •

Belang: mate waarin de stakeholder geraakt wordt door Warmtebedrijf Zwolle. Invloed: mate waarin de stakeholder beslissingen of uitvoering kan beïnvloeden.

De matrix kent vier kwadranten:

Figuur 13

Om succesvol te opereren binnen dit stakeholderlandschap, hanteert Warmtebedrijf Zwolle een proactieve en transparante aanpak per doelgroep in de samenwerking met deze belanghebbenden. Dit wordt onder meer op de volgende manier vorm gegeven. Strategische Partners 1. Gemeente Zwolle Gemeente Zwolle is aandeelhouder van Warmtebedrijf Zwolle. Via de Algemene Vergadering wordt hier invulling aangegeven. Aanvullend hierop vindt de samenwerking met de gemeente Zwolle zich twee lagen: -

Voortgang uitvoeringsovereenkomst: Minimaal twee keer per jaar vindt overleg plaats op grond van de overeengekomen uitvoeringsovereenkomst. Directeur /

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Zwolle

63 /66

Kwartiermaker Warmtebedrijf Zwolle geeft hier verantwoording over de invulling van de uitvoeringsovereenkomst. -

Afstemming beleidsuitvoering: met de afdeling energietransitie wordt minimaal twee keer informatie en beelden uitgewisseld: Warmtebedrijf Zwolle geeft inzicht in projectvoortgang. Gemeente Zwolle deelt de laatste inzichten rondom beleidsuitvoering. Taken, rollen en verantwoordelijkheden van Warmtebedrijf Zwolle en Gemeente Zwolle blijven hier gescheiden. Het overleg functioneert als een afstemmingsoverleg waarin onderwerpen als kavelplan, warmteplan, omgevingsmanagement, vergunning verlening worden besproken.

2. Warmteservicebedrijf Voor uitvoering van de warmteservice activiteiten wordt op basis van een dienstverleningsovereenkomst gebruik gemaakt van de diensten van een warmte servicebedrijf. Op basis van de afspraken in deze DVO zal periodiek overleg worden ingepland. Hierbij wordt gestuurd op zaken als beheer installaties, storingsdienst, facturatie, klantenservice.

3. Ketenpartners warmtetransitie Met de relevante ketenpartners wordt op projectbasis overleg gepland. De volgende ketenpartners zijn daarbij relevant: •

Afnemers woningcorporaties, Verenigingen van Eigenaren, particuliere woningeigenaren, utiliteit en grootzakelijke aansluitingen. Afstemming vindt plaats over: o Betaalbare en transparante tarieven. o Betrouwbare levering en snelle storingsoplossing. o Duurzame warmtevoorziening. o Mogelijkheden voor inspraak en participatie.

•

Commerciële warmte-initiatieven: alternatieve aanbieders, lokale verduurzaming.

•

Netbeheerder: aansluiting op elektriciteitsnet, verkrijgen van netcapaciteit

4. Wetgevers en toezichthouders •

Tweede en Eerste Kamer: besluitvorming wetgeving warmtetransitie