Accountantsverslag 2020 - gemeente Zwolle.pdf
Tekst van het document
Fysiek domein Bedrijfsvoering Rechtmatigheid
Informatiewaarde
Interne beheersing
Bijlagen
Impact Covid-19 op de jaarrekening van gemeente Zwolle (2/2) Prestatielevering bij reguliere inkoop
Sociaal domein
Bij bepaalde ‘typen’ inkopen kunnen prestaties niet of in mindere mate geleverd worden ten opzichte van de contractuele afspraken. Voorbeelden zijn beveiliging, catering en schoonmaak. Gemeente Zwolle heeft contracten van deze inkoop van dienstverlening beoordeeld en geconcludeerd dat dit contracten zijn met vaste aanneemsommen. Hierdoor levert dit geen bevinding op voor de getrouwheid en rechtmatigheid en leidt dit daarom niet tot een een bevinding wat betreft de jaarrekeningcontrole. Mogelijk leiden vaste aanneemsommen echter wel tot een nadelig saldo voor gemeente Zwolle onder deze omstandigheden. Anderzijds zijn er ook (landelijk) voorbeelden van dienstverlening, zoals schoonmaak, waarbij de lasten zijn gestegen als gevolg van Covid-19. Hierbij is voornoemd risico in mindere mate aanwezig. We hebben begrepen dat dit bij gemeente Zwolle wat betreft dienstverlening omtrent schoonmaak het geval is.
De impact van Covid-19 op het sociaal domein in de jaarrekening van gemeente Zwolle is op deze pagina toegelicht.
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (ToZo) Tijdens onze rapportage interim-bevindingen meldden wij op basis van gesprekken met gemeente Zwolle dat de organisatie erg wendbaar is gebleken, dat tijdig stappen zijn gezet en de juiste procedures zijn ingericht. Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij onder andere een steekproef op verstrekte ToZo-dossiers verricht. Hierbij hebben wij enkel de bevinding dat, net als bij veel andere gemeenten, ToZo-verstrekkingen aan de hand van DigiD zijn gedaan. Dit leidt tot een ‘formele bevinding’ omdat gedurende de uitvoering wettelijk is vastgelegd dat verstrekkingen op basis van een paspoort of ID-bewijzen (ID-kaart) moeten plaatsvinden. Een formele bevinding wordt niet meegenomen in onze oordeelsoverweging, maar melden wij wel in ons accountantsverslag. Deze formele bevinding komt terug in de bijlage SiSa van dit accountantsverslag. Deze formele fout heeft een omvang van €16,5 miljoen. Uit onze besprekingen met de organisatie is gebleken dat voor de ToZo-aanvragen van 2021 het proces is aangepast en er alleen verstrekkingen plaatsvinden op basis van een ID-bewijs.
Waardering van vorderingen en verstrekte leningen Wanneer er vorderingen of verstrekte leningen zijn aan partijen die vanwege Covid-19 in betalingsproblemen zijn gekomen, loopt gemeente Zwolle het risico om deze vorderingen en leningen niet (volledig) geïnd te krijgen. Het is daarom van belang om een goede analyse van het debiteurenbestand, de openstaande overige vorderingen en verstrekte geldleningen uit te voeren. Gemeente Zwolle heeft bij het opstellen van de jaarrekening risicogericht de inbaarheid van deze vorderingen beoordeeld. We zien dat er extra aandacht is besteed aan de waardering van vorderingen en verstrekte leningen naar aanleiding van Covid-19 door risicogericht per lening en vordering overwegingen te documenteren omtrent Covid-19. Hieruit volgen geen bijzonderheden of extra getroffen voorzieningen boven de rapportagetolerantie. Wij kunnen hiermee instemmen.
9II
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Sprake van geringe onrechtmatigheden uit hoofde van het begrotingscriterium
Uitkomsten controle Jaarstukken Financiële positie Sociaal domein
Een onderdeel van onze rechtmatigheidscontrole betreft de naleving van het budgetrecht van de raad. In overeenstemming met de financiële verordening van gemeente Zwolle dient de raad overschrijdingen op programmaniveau en per investeringskrediet goed te keuren. Dit leidt tot de vraag of op programma- of kredietniveau niet meer besteed wordt dan waar u als raad toe besloten heeft. Overschrijdingen zijn in sommige gevallen onrechtmatig.
Onderstaand hebben wij de overschrijdingen opgenomen en weergegeven of deze wel of niet meewegen in ons oordeel bij de jaarrekening. Programma/krediet
Fysiek domein
Lasten werkelijk (x €1.000)
Bedrijfsvoering Rechtmatigheid
Overschrijding ten opzichte van begroting (na wijziging)/ krediet (x €1.000))
Telt overschrijding mee voor het oordeel?
Toelichting
Programma 2 Inwonersondersteuning
108.273
1.141
N
De overschrijding heeft betrekking op diverse posten die voldoende zijn toegelicht in de jaarrekening en niet voorzien hadden kunnen worden. Op basis van de Kadernota rechtmatigheid is hierdoor geen sprake van een onrechtmatigheid.
Programma 4 Inkomen
88.028
638
N
Het gaat om diverse kleinere overschrijdingen die deels zijn toegelicht in de jaarrekening. Gezien de omvang blijft dit onder onze rapporteringsgrens en betreft dit geen materiële overschrijding.
Investeringskrediet: Statenzaalcomplex - Diezerstraat 80
111
111
J
Het totale beoogde investeringskrediet van Stratenzaalcomplex Diezerstraat 80 bedraagt €5 miljoen en is onterecht niet in de Berap opgenomen. In het najaar is €111.000 aan kosten gemaakt waardoor deze lasten onrechtmatig zijn.
Investeringskrediet: De Basis - Luttekestraat 35
117
117
J
Het totale beoogde investeringskrediet van De Basis Luttekestraat 35 bedraagt €1,8 miljoen en is onterecht niet in de Berap opgenomen. In het najaar is €117.000 aan kosten gemaakt waardoor deze lasten onrechtmatig zijn.
Informatiewaarde
Interne beheersing
9III
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle
De kwaliteit van uw jaarverslag is voldoende Informatiewaarde is voldoende
Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar
Jaarstukken Financiële positie Sociaal domein
Fysiek domein Bedrijfsvoering
Ons oordeel is gebaseerd op de leesbaarheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses. Dit alles vanuit raadsperspectief. Klik hier voor een nadere toelichting voor de informatiewaarde van het jaarverslag.
Wij zijn verplicht vast te stellen of wij op grond van de informatie verkregen in onze controle onjuistheden hebben geconstateerd die gebruikers van de jaarrekening zouden kunnen beïnvloeden. Dit is niet het geval.
Rechtmatigheid
Informatiewaarde
Interne beheersing
Kwaliteit paragrafen is voldoende, uw aandacht voor lokale heffingen
Wij hebben vastgesteld of alle verplichte informatie in de paragrafen is opgenomen. Daarnaast hebben wij de informatiewaarde van de paragrafen beoordeeld. Klik hier voor een nadere toelichting.
Jaarverslag voldoet aan eisen BBV
In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan het BBV. De aanbeveling inzake incidentele baten en lasten is opgevolgd in 2020. 10 10
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle Jaarstukken Financiële positie Sociaal domein
Fysiek domein Bedrijfsvoering Rechtmatigheid
Informatiewaarde
Interne beheersing
Informatiewaarde jaarverslag De kwaliteitsaspecten van het jaarverslag liggen in lijn met voorgaande jaren. Het verslag is voldoende leesbaar en concreet. We hebben vorig jaar opgemerkt dat de doelstellingen in het jaarverslag veelal als een beschrijving van activiteiten zijn weergegeven en minder in effecten en prestaties. Het ‘smart’ formuleren van indicatoren is een grote opgave waarbij, indien voor u gewenst, de raad/het college samen tot een nieuw kader moeten besluiten. Hiervoor bestaan op dit moment geen concrete plannen. Voor de realisatie van de doelen is een separate duidelijke toelichting opgenomen. Een ‘quick win’ voor het komende begrotingsjaar betreft het opnemen van een toelichting welke (vervolg)acties nodig zijn.
Gemeente Zwolle is een pionier op het gebied van digitale verslaggeving
Hier komt nog een foto van de website Zwolle van digitale jaarstukken en digitale verklaring.
Gemeente Zwolle maakt sinds 2017 al gebruik van digitale jaarstukken. Dit verslag is qua lay-out mooi vormgegeven. De controleverklaring (de ‘zekerheid’ bij de jaarstukken) werd tot 2020 nog steeds verstrekt bij een papieren boekwerk, bestaande uit een uitdraai van de digitale jaarstukken. Vanaf 2020 is het in samenwerking tussen gemeente Zwolle, Inergy B.V. (webapplicatiebeheerder) en PwC mogelijk gemaakt om als een van de eerste gemeenten een digitale controleverklaring te verkrijgen bij de digitale jaarstukken. Voor 2020 is wel nog steeds een totale uitdraai van de digitale jaarstukken met onze verklaring beschikbaar, maar er is geen sprake meer van papieren jaarstukken en een papieren controleverklaring. Een unieke stap die gemeente Zwolle als pionier op de kaart van digitalisering plaatst in de lokale overheden.
10I
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle Jaarstukken Financiële positie Sociaal domein
Fysiek domein Bedrijfsvoering Rechtmatigheid
Informatiewaarde
Interne beheersing
Kwaliteit van de paragrafen De opgenomen paragrafen in de jaarrekening geven veel relevante informatie. Inzake de aanbevelingen om de informatiewaarde te vergroten willen we het volgende met u delen: Een positieve ontwikkeling is dat voor de paragraaf bedrijfsvoering vanaf dit jaar niet langer wordt verwezen naar het programma bedrijfsvoering. Deze paragraaf hebben we beoordeeld als ‘voldoende’ omdat het een kort en bondige samenvatting geeft van alle verwachte meer algemene elementen (projecten en personeel) maar ook van de belangrijkste specifieke projecten bedrijfsvoering van gemeente Zwolle (bijvoorbeeld prestatielevering inkopen). Ook is de stand van zaken opgenomen omtrent de rechtmatigheidsverantwoording. De informatiewaarde kan verder toenemen door verdere verdieping toe te voegen op bijvoorbeeld het gebied van IT (digitalisering, cybersecurity) en personeel (verzuim, inhuur, integriteitsmeldingen). De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing geeft een duidelijke toelichting bij de risico’s en het risicobeleid. Suggesties voor het nog verder verbeteren van de goede informatiewaarde zijn het toevoegen van de overwegingen voor de kansinschatting en het toelichten van belangrijke wijzigingen ten opzichte van de begroting en/of voorgaand jaar. De paragraaf verbonden partijen is overzichtelijk ingericht.
Sterk is dat bij de risico’s het risico concreet wordt verwoord (er wordt niet alleen ingegaan op het financieel belang). Een aanbeveling om de informatiewaarde verder te verhogen bestaat uit een aanvullende toelichting voor verbonden partijen met een hoog risicoprofiel en/of verhoogde risico gedurende 2020.
In de paragraaf lokale heffingen is summiere informatie opgenomen. Op onderdelen wordt nog niet volledig aan de eisen van het BBV voldaan. We bevelen aan om specifiek de maatregelen ten behoeve van het realiseren van kostendekkendheid weer te geven. Dit is nu niet weergegeven. Voor tariefstelling wordt naar externe bronnen verwezen. We bevelen aan om een belangrijke samenvatting in de jaarstukken op te nemen.
Oordeel per paragraaf Paragraaf
Oordeel
Oordeel
2020
2019
Voldoende
Voldoende
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Goed
Goed
Financiering
Goed
Goed
Grondbeleid
Voldoende
Voldoende
Goed
Goed
Verbonden partijen
Voldoende
Voldoende
Bedrijfsvoering
Voldoende
Matig
Lokale heffingen
Onderhoud kapitaalgoederen
10II
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Kwaliteit van uw interne beheersing
Uitkomsten controle Jaarstukken
Wij hebben geen nieuwe significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd
Interne beheersing
In onze rapportage interim-bevindingen 2020 hebben wij ons beeld gegeven van de interne beheersing van uw gemeente. Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole hebben wij geen nieuwe belangrijke aandachtspunten in de interne beheersing geconstateerd.
Fraude en wet- en regelgeving Speerpunt auditcommissie Rechtmatigheidsverantwoording
Samenwerking
Verder zijn er ten opzichte van het controleplan geen nieuwe en/of gewijzigde verhoogde risico’s van toepassing. Voor zover wij bevindingen hebben in de controle met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking, melden wij die. Wij hebben er geen specifiek onderzoek naar gedaan. Bij onze controle is in dit opzicht niets naar voren gekomen.
11
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving Speerpunt auditcommissie Rechtmatigheidsverantwoording
Samenwerking
Fraude, omkoping en corruptie en naleving van wet- en regelgeving Verantwoordelijkheden met betrekking tot frauderisico’s De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving berust bij het college en het management. Onze verantwoordelijkheid met betrekking tot de interne beheersing betreffende fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving vindt u hier. Tijdens de controle van de jaarrekening 2020 zijn geen gevallen van niet-naleving van wet- en regelgeving onder onze aandacht gekomen.
Uitgevoerde controlewerkzaamheden in het kader van fraude Op basis van onze frauderisicobeoordeling hebben wij de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd: • Het uitvoeren van een risicoanalyse per proces. Frauderisico’s zijn hierbij besproken met onder meer de auditcommissie, controller en VIC-functie. • We hebben beoordeeld of nevenfuncties van het college aanleiding gaven tot een verhoogd risico. • We hebben beoordeeld of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties. • Wij hebben ongebruikelijke boekingen (boekingen buiten het normale proces om) in uw administratie gecontroleerd. • Inzake het risico op een niet-zakelijke transactie bij grondverkopen is een uitgebreide steekproef verricht op onder meer de verwachte versus werkelijke grondprijzen, functiescheiding, naleving normenkader en mandaat en totstandkoming grondprijzen. We hebben hierbij geen bijzonderheden geïdentificeerd. • In het kader van onvoorspelbaarheid in de controle hebben wij specifieke werkzaamheden verricht. We hebben de declaraties van directieleden, college en MTZ beoordeeld. Geen bijzonderheden geïdentificeerd. • Daarnaast hebben wij de aanbestedingen met een waarde groter dan €1 miljoen nader getoetst op de aanwezigheid van functiescheiding. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bijzonderheden voortgekomen.
Bijlagen
Twee aanwijzingen voor incidenten zijn door gemeente Zwolle opgevolgd Ten tijde van de interim-controle zijn wij geïnformeerd over een tweetal incidenten met betrekking tot twee verschillende auditcommissieleden (een onjuiste en onvolledige belastingaangifte en een ongeautoriseerde en ongewenste betaling uit de fractiekas). Gemeente Zwolle heeft direct opvolging gegeven door onder andere nader onderzoek en het instellen van kortetermijnverbeteracties. De impact op onze accountantscontrole is op grond van de controleregels tweeledig: •
Wij dienen een oordeel te hebben of het college adequaat op de fraudesignalen gereageerd heeft. Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden hebben we de herstelmaatregelen beoordeeld van gemeente Zwolle naar aanleiding van de vastgestelde incidenten. De opvolging heeft adequaat plaatsgevonden.
•
Wij moeten vaststellen of de gesignaleerde tekortkomingen zich ook in 2020 voorgedaan (kunnen) hebben en of dit een materieel risico (zowel kwantitatief als kwalitatief) voor de controle/jaarrekening vormt. We hebben vastgesteld dat bij beide incidenten er geen sprake is van een materieel risico voor de jaarrekening en interne beheersing omtrent 2020.
Voor 2020 zijn wij door de raad gevraagd om de integriteit bij het aannameproces te onderzoeken als speerpunt voor de controle. Zie voor de resultaten de volgende pagina’s. Ook is aan ons de separate opdracht verstrekt om werkzaamheden te verrichten op de fractieverantwoordingen.
12
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving Speerpunt auditcommissie Rechtmatigheidsverantwoording
Samenwerking
Speerpunt van de auditcommissie (1/2) De auditcommissie heeft ons bij de jaarrekeningcontrole de integriteit in het aannameproces als speerpunt meegegeven voor zowel raadsleden als het bestuur (college, management). Middels gesprekken met diverse functionarissen werkzaam binnen gemeente Zwolle hebben we het proces in kaart gebracht. Zie onderstaand voor de resultaten.
Aannameprocedures zijn adequaat maar verbeteringen zijn mogelijk Bij het aannameproces zijn HR-adviseurs, afdelingshoofden en de toekomstige kandidaat betrokken. Om de integriteit van de kandidaat te identificeren, worden verschillende acties ondernomen: • identificatiecheck (wettelijk identiteitsbewijs); • nabellen referenties; • VOG-verklaring (voor bepaalde functies is dit vereist). Een belangrijke maatregel en vorm voor het verkrijgen van externe informatie betreft het opvragen van een VOG-verklaring. Wij constateren dat de aanvraag van een VOG-verklaring per vacaturehouder verschillend is. Bij een wettelijke verplichting van de VOG-verklaring (vanuit bijvoorbeeld Stichting Kwaliteitsregister Jeugd) wordt dit opgevraagd. Er is op dit moment nog geen eenduidige standaard. Gezien het maatschappelijke belang adviseren wij gemeente Zwolle om uit te werken voor welke functies een VOG-verklaring uitgevraagd dient te worden. Daarnaast kan het voor bepaalde functies raadzaam zijn om na verloop van jaren opnieuw een VOG-verklaring op te vragen of een zwaardere procedure in te stellen (bijvoorbeeld bestuurlijke functies, betaalfuncties). In voorkomende gevallen zullen voor bepaalde functies diploma’s en of certificaten vereist zijn. Gemeente Zwolle heeft in haar huidige aannameproces niet opgenomen dat deze geverifieerd dienen te worden.
Wij adviseren gemeente Zwolle om dit in haar beleid op te nemen en vast te stellen of de toekomstige kandidaat beschikt over de vereiste diploma’s en de echtheid hiervan te screenen.
Bijlagen
Introductieprogramma integriteit onderdeel van het aannameproces Wanneer een kandidaat is aangenomen dient deze een introductieprogramma te doorlopen van acht modules, waaronder integriteit en het afleggen van de ambtseed. De integriteitsmodule wordt gegeven door de integriteitscoördinator binnen gemeente Zwolle. In de integriteitsmodule wordt een presentatie gegeven waar de gemeente voor staat en welke cultuur en gedrag gewenst is en er worden stellingen besproken. Uiteindelijk ontvangen de deelnemers hiervan een certificaat van deelname. Uitgangspunt is dat de modules in de eerste drie maanden van het dienstverband worden gevolgd. Uit gesprekken blijkt dat dit niet altijd wordt gehaald en dat in voorkomende gevallen dit ook weleens maanden later plaatsvindt. Wij adviseren gemeente Zwolle om de tijdigheid van het volgen van deze modules te waarborgen. De samenleving verandert en mogelijk de gewenste cultuur en het gewenste gedrag van gemeente Zwolle ook. Wij zien daarom ook mogelijkheden om de module integriteit beschikbaar te stellen voor ambtenaren die reeds jaren werkzaam zijn voor gemeente Zwolle.
13
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Speerpunt van de auditcommissie (2/2)
Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving Speerpunt auditcommissie Rechtmatigheidsverantwoording
Samenwerking
Registratie van nevenfuncties Het bespreken van nevenfuncties is onderdeel van het arbeidsvoorwaardengesprek. Daarnaast is dit tevens een onderdeel van de module integriteit van het introductieprogramma. Medewerkers hebben een zogenoemde ‘tegel’ in het salarispakket Youforce waar zij de nevenfuncties dienen te registreren. Wanneer een medewerker een nevenfunctie opgeeft, dan krijgt de directe leidinggevende hiervan een melding en moet deze de nevenfunctie goedkeuren. De verantwoordelijkheid voor het up-to-date houden van de nevenfuncties is dan ook primair belegd bij de medewerkers zelf.
Een positieve ontwikkeling is dat gemeente Zwolle voornemens is om een brief te verzenden naar een medewerker wanneer nevenfuncties van een medewerker mogelijk gerelateerd zijn aan een belangenverstrengeling. Daarnaast worden de nevenfuncties van het topmanagement van gemeente Zwolle transparant weergegeven op de website van gemeente Zwolle.
Het zal voorkomen dat medewerkers niet altijd erop bedacht zijn om nieuwe of gewijzigde nevenfuncties te melden. Om dit onder de aandacht te brengen adviseren wij gemeente Zwolle om jaarlijks af te dwingen middels een systeemmelding dat medewerkers hun nevenfuncties dienen te updaten of te bevestigen dat er geen wijzigingen hebben plaatsgevonden. Daarnaast is het raadzaam om hierbij expliciet te vragen om alle nevenfuncties (of een nevenfunctie al dan niet relevant is, kan dan door gemeente Zwolle worden gecheckt). Voor nevenfuncties van bijvoorbeeld bestuurlijke functies (college) adviseren we te overwegen om de opgave van de medewerker ook inhoudelijk te toetsen op juistheid en volledigheid (bijvoorbeeld via interne controlewerkzaamheden). Voor de nevenfuncties van raadsleden zijn de HR-adviseurs niet betrokken en vindt er geen registratie in het salarispakket plaats. Hier zijn de rol en verantwoordelijkheid van de partij van belang. Partijen kunnen eveneens de nevenfuncties openbaar op de website publiceren. 13I
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Rechtmatigheidsverantwoording als kans
Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving Speerpunt auditcommissie Rechtmatigheidsverantwoording
Samenwerking
Rechtmatigheidsverantwoording heeft voldoende aandacht
Ambitieniveau
Hoewel de wettelijke kaders nog niet definitief zijn, moet het college over 2021 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven, als onderdeel van de jaarstukken. In onze eerdere rapportage hebben wij u geadviseerd verdere voorbereidingen te treffen en formele invulling te geven aan de openstaande zaken in het plan van aanpak.
Ook hebben wij het ambitieniveau besproken met de organisatie. Momenteel wordt wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording ingezet op variant 2, namelijk verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en een aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen. Dit zit momenteel ook het dichtst bij de huidige invulling van het ‘3 lijnen-model’ van gemeente Zwolle en de controleaanpak van de VIC. We hebben begrepen dat er op dit moment niet de ambitie bestaat om op termijn door te groeien naar variant 3, een in-control statement waarbij er verantwoording gericht op de brede zin van bedrijfsvoering wordt afgegeven.
Ondertussen zien wij dat gemeente Zwolle goede stappen heeft gezet sinds het plan van aanpak dat wij in het najaar hebben ontvangen. De meeste openstaande zaken zijn opgevolgd door bijvoorbeeld een analyse te verrichten van de inpassing van de rechtmatigheidsverantwoording in het huidige normenkader en is er door de organisatie een voorstel gedaan voor het vaststellen van de verantwoordingsgrens. Het is goed om hier tijdig een besluit over te nemen. De verantwoordingsgrens heeft namelijk invloed op de reikwijdte van controles door de VIC en te verantwoorden bevindingen. Verder is de scope van processen in kaart gebracht en is de intentie om een waardevolle uitbreiding plaats te laten vinden op het gebied van IT en fiscaliteit. Er dient nog wel formeel vastgelegd te worden hoe besprekingen van rechtmatigheidsbevindingen met het college en de raad plaats gaan vinden en wie de rechtmatigheidsverantwoording gaat vaststellen. Verder is het positief dat in de paragraaf bedrijfsvoering al een eerste stap is gezet ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit is niet overeenkomstig het model rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BBV maar het is een goede ontwikkeling om in het jaarverslag van 2020 inzicht te verstrekken over rechtmatigheid.
Een kans om de beheersing van de organisatie te verbeteren De VIC voert onafhankelijk haar controles uit ten aanzien van procesinrichting en gegevensgerichte controles. Vervolgens rapporteert de VIC, op dit moment, bevindingen aan het MTZ en geeft de VIC hierbij een beeld van de (on)rechtmatigheden over de betreffende periode zoals geconstateerd bij de eigen interne controle. Dit is een goede basis om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen. Dit betekent wel dat gemeente Zwolle hiervoor grotendeels steunt op haar derde lijn en voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording in grote mate afhankelijk is van de VIC. In onze visie is de invoering ook een kans om de beheersing controleerbaar in de primaire processen (eerste lijn) en tweede lijn (control) verder te ontwikkelen. Naarmate de interne beheersing verder richting de eerste lijn zit, verschuift immers de beheersing van detectief (fouten herstellen) naar preventief (fouten voorkomen). Dit kan nog verder worden versterkt door digitalisering van beheersingsmaatregelen in applicaties, de basis van de IT-beheersing op orde te brengen 14 en door inzet van tools voor continue monitoring.
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Onze samenwerking tijdens de controle
Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving Speerpunt auditcommissie Rechtmatigheidsverantwoording
Samenwerking
Goede samenwerking in het jaarrekeningproces In de afgelopen periode hebben we intensief samengewerkt met gemeente Zwolle. We hebben hierbij wederom een constructieve samenwerking ervaren. Ondanks het op afstand werken als gevolg van de coronapandemie, zijn de communicatielijnen redelijk kort. We hebben op verschillende niveaus binnen Zwolle contacten gehad, die positief en prettig zijn verlopen. We danken de gemeente en haar medewerkers voor het vertrouwen dat in ons is gesteld. Wij kijken met trots terug op de afgelopen jaren en de stappen die zijn gerealiseerd in de interne beheersing en in de informatiewaarde van de jaarstukken.
200 200
200
200
200
200
200
200
200
600
600
600
Organisatie is kwetsbaar, er wordt veel gesteund op de derde lijn Naast onze controlewerkzaamheden ten aanzien van de jaarrekening en de interne beheersing hieromtrent, kijken we ook naar wat ons opvalt. In het kader van ‘zeg wat je ziet’ delen we actief onze observaties met als doel de organisatie te versterken. In onze rapportage interim-bevindingen hebben we aangegeven dat vooral de VIC-functie de drijvende kracht is bij bepaalde grote externe ontwikkelingen (zoals rechtmatigheidsverantwoording en impact van Covid-19), maar ook bij het verbeteren (soms ook repareren) van de kwaliteit van de interne beheersing in de eerste en tweede lijn (bijvoorbeeld bij aanbestedingen). Deze opmerking uit de rapportage interimbevindingen is ook van toepassing op het jaarrekeningcontroleproces. Voor onze aanbeveling om de capaciteit van de derde lijn te versterken (door inhuur, maar ook door eigenaarschap in de eerste/tweede lijn) zie deze pagina.
15
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Bijlagen
Uitkomsten controle Jaarstukken
In de bijlagen hebben wij informatie opgenomen die wij vanuit de controlestandaarden aan u moet melden.
Interne beheersing
Bijlagen SiSa WNT Materialiteit Communicatie
Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
16
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing
Reikwijdte van onze controle De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het controleplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het controleplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen. Jaarstukken gemeente Zwolle
Financiën (jaarrekening)
Jaarverslag
Grondslagen
Bijlagen
Algemeen
Programmaverantwoording
Paragrafen
SiSa WNT Materialiteit
Balans + toelichting
Programmarekening + toelichting WNT-bijlage
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen
Communicatie
Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
16I
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Bevindingen in de SiSa-bijlage
Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing
Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2020.
Verder is er sprake van een formele bevinding inzake de ToZo-regeling. Op deze pagina is hier meer over toegelicht.
Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘BADO’) zwaardere rapporteringstoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening.
De onzekerheid in H4 - Specifieke uitkering Sport heeft betrekking op de verwerking van de btw van het sportbedrijf. Deze betaalde btw kan mogelijkerwijs niet via de H4-regeling teruggevorderd worden zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Gemeente Zwolle heeft een schriftelijke uitleg voorgelegd aan de Belastingdienst waaruit blijkt dat deze btw wel via de SiSa kan worden verantwoord. Hierop is nog geen uitspraak van de Belastingdienst teruggekomen; voor 2020 wordt nog een onzekerheid verantwoord.
De rapporteringstolerantie is per specifieke uitkering: • €12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan €125.000; • 10% indien de omvangsbasis groter dan €125.000 en kleiner dan of gelijk is aan €1.000.000; • €125.000 indien de omvangsbasis groter is dan €1.000.000.
Onzekerheid in Specifieke uitkering Sport ook voor 2020
De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. In de volgende tabel hebben wij onze bevindingen per regeling opgenomen conform de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2020.
Bijlagen SiSa
WNT Materialiteit Communicatie Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
M&O-beleid bij ToZo-regeling Door de wijze van invoering is er met name bij ToZo 1 sprake geweest van beperkte controle bij de aanvraag. Voor de ToZo heeft gemeente Zwolle een plan van aanpak geschreven in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit bestaat uit diverse werkzaamheden, zoals het uitvoeren van lijncontroles, opvolgen van signalen vanuit het landelijk inlichtingenbureau en het uitvoeren van dieptecontroles. Wij hebben vastgesteld dat de procedures in opzet adequaat zijn. Bovenstaande controle is ten tijde van de jaarafsluiting nog niet afgerond. Bij eventuele terugvorderingen uit hoofde van misbruik en oneigenlijk gebruik zal dit in de verantwoording van 2021 worden betrokken.
17
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle Nr
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
B1
Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
C1
Regeling specifieke uitkering Reductie Energiegebruik
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
C31
Regeling vaststelling regels verstrekken eenmalige specifieke uitkering aan gemeenten huisvesting kwetsbare doelgroepen
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
D1
Regionale meld- en coördinatiecentra voortijdig schoolverlaten
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
D1A
Regionale maatregelen voortijdig schoolverlaten 2016-2021
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
D8
Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
D10
Volwasseneducatie
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
D11
Regeling specifieke uitkering extra financiële middelen RMC-functie
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
D12
Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten 2020-2024
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
D12A
Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten 2020-2024
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
Jaarstukken Interne beheersing
Bijlagen SiSa WNT Materialiteit Communicatie
Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
17I
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle Nr
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
E3
Subsidieregeling sanering verkeerslawaai
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
E20
Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 2020-2021
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
E27B
Brede doeluitkering verkeer en vervoer (SiSa tussen medeoverheden)
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
E38
Tijdelijke stimuleringsregeling veilig, doelmatig en duurzaam gebruik verkeersinfrastructuur
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
F1
Regeling aankoop woningen onder een hoogspanningsverbinding
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
E13
Slimme laadpleinen
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2020
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_gemeentedeel 2020
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
H4
Regeling specifieke uitkering stimulering sport
Onzekerheid
461.098
De onzekerheid heeft betrekking op de verwerking van de btw van het sportbedrijf. Deze betaalde btw kan mogelijkerwijs niet via de H4-regeling teruggevorderd worden.
Jaarstukken Interne beheersing
Bijlagen SiSa WNT Materialiteit Communicatie
Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
17II
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle
Nr
Naam specifieke uitkering
Jaarstukken
G4
ToZo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
Interne beheersing
G4
ToZo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
G4
ToZo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
G4
ToZo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)
G4
ToZo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
G4
ToZo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
G4
ToZo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
G4
ToZo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
G4
ToZo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
SiSa
G4
ToZo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
WNT
G4
Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) ToZo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op ToZo-aanvragen levensonderhoud die zijn ingediend vóór 22 april 2020)
Bijlagen
Materialiteit
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
Formele 11.117.355 onrechtmatigheid
Formele 3.559.280 onrechtmatigheid
Formele 1.794.373 onrechtmatigheid
Communicatie
Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
17III
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle Nr
Naam specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
H7
Regeling specifieke uitkering aanpak huiselijk geweld en kindermishandeling
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
H8
Regeling Sportakkoord 2020-2022
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
C30
Specifieke uitkeringen proeftuinen aardgasvrije wijken
N.v.t.
N.v.t.
Niet van toepassing
Jaarstukken Interne beheersing
Bijlagen SiSa WNT
De strekking van de verklaring bij de jaarrekening (inclusief de SiSa-bijlage) is goedkeurend inzake de getrouwheid en rechtmatigheid.
Materialiteit Communicatie
Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
17IV
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
De bezoldiging van uw topfunctionarissen is juist verantwoord in de WNT-bijlage
Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing
Controlebevindingen WNT-verantwoording 2020
WNT wijzigt in 2021 nauwelijks
Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet normering topinkomens (WNT) gecontroleerd. Uit onze controle blijken geen bevindingen. Op grond van de wet zijn de griffier en de gemeentesecretaris aangewezen als topfunctionaris. Hun bezoldiging is juist verantwoord in de bijlage WNT in uw jaarstukken.
In 2021 verandert er voor de WNT nagenoeg niets ten opzichte van 2020. De bedragen worden geïndexeerd op basis van de loonontwikkeling in de sector overheid. De wettelijke maximale bezoldiging voor topfunctionarissen is aangepast van €201.000 in 2020 naar €209.000 in 2021.
Wilt u meer weten over de WNT? Kijkt u dan op: https://www.topinkomens.nl
In de verantwoording van ‘Overige functionarissen (op functie) vervalt met ingang van 2021 de verplichte vermelding van de omvang van het dienstverband (van ‘datum’ tot ‘datum’). Belangrijk aandachtspunt voor gemeente Zwolle is dat in 2021 een wijziging plaatsvindt in beide topfuncties (griffier en gemeentesecretaris).
Bijlage Wet normering topinkomens (WNT) U hebt twee topfunctionarissen verantwoord in de jaarrekening 2020.
Bijlagen
SiSa WNT
Alle topfunctionarissen zijn in loondienst. Gedurende het jaar hebben er geen wijzigingen in topfunctionarissen plaatsgevonden.
Materialiteit Communicatie Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
U hebt in 2020 geen ontslagvergoedingen boven de WNT-grens uitgekeerd.
De controleverklaring bevat een paragraaf inzake overige aangelegenheden over de anticumulatiebepaling WNT Sinds 2018 gelden specifieke WNT-regels voor de samenloop van uitvoerende topfuncties bij verschillende WNT-instellingen (‘anticumulatieregeling’). Deze regeling bepaalt dat het totaal van de bezoldigingen van meerdere uitvoerende topfuncties bij meerdere WNT-rechtspersonen of WNT-instellingen, niet hoger mag zijn dan het van toepassing zijnde algemene wettelijke bezoldigingsmaximum (2020: €201.000). In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij geen controle uitgevoerd op de naleving van deze anticumulatiebepalingen. Dit hebben wij in onze controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Zwolle in een paragraaf inzake overige aangelegenheden tot uitdrukking gebracht. 18
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
De materialiteit is gedurende de controle toegenomen
Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing
De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door het toepassen van materialiteit. Het begrip ‘materieel’ wordt toegelicht in de paragraaf ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’ in onze controleverklaring. Afwijkingen worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn de goedkeuringstoleranties bepaald die de accountant ten behoeve van de oordeelsvorming over de jaarrekening van de gemeente hanteert. De grondslag voor het bepalen van deze toleranties betreft de totale werkelijke kosten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de bestemmingsreserves. De materialiteit bepaalt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en het effect van vastgestelde afwijkingen op onze verklaring.
Bijlagen
SiSa WNT Materialiteit
In ons controleplan hebben wij een materialiteit vastgesteld van €5.680.000. De materialiteit wordt echter geactualiseerd op basis van de feitelijke financiële gegevens en wijzigingen in uw organisatie en omgeving gedurende het hele jaar. Aangezien de werkelijke lasten, inclusief dotaties aan de bestemmingsreserves, hoger zijn dan in de tussenrapportage op basis waarvan wij onze initiële materialiteit hebben berekend, heeft er op basis van de wettelijke uitgangspunten een verhoging plaatsgevonden naar €7.300.000. De stijging van de materialiteit wordt vooral veroorzaakt door de toename van de lasten als gevolg van Covid-19.
Goedkeuringstolerantie (x €1.000) 25.000
20.000
15.000
10.000
5.000
0 Controleplan Jaarrekening
Fouten 5.680 7.300
Onzekerheden 17.040 21.900
Communicatie Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
19
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing
Update over onze communicatie met u Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle hebben gerapporteerd. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel. Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden
Controleplan
Rapportage interimbevindingen
Accountantsverslag
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
SiSa
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
WNT
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Materialiteit
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de entiteit
Communicatie
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s
Bijlagen
Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
20
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd
Uitkomsten controle Jaarstukken Interne beheersing
Wij hebben geen opdrachten uitgevoerd die onze onafhankelijkheid bedreigen Wij hebben onze naleving van externe normen, ons wereldwijde onafhankelijkheidsbeleid en het onafhankelijkheidsbeleid van gemeente Zwolle met betrekking tot onze dienstverlening in 2020 bewaakt en bevestigen dat wij aan deze onafhankelijkheidsvereisten hebben voldaan en voldoen. Gedurende het jaar hebben wij de volgende extra opdrachten verricht op verzoek van gemeente Zwolle:
Bijlagen
SiSa WNT
•
Specifiek overeengekomen werkzaamheden inzake de fractieverantwoordingen 1 april 2019 - 31 maart 2020.
•
Een subsidiecontrole voor een subsidieverantwoording (niet via SiSa-bijlage).
Overzicht van de bestede uren door het controleteam Zoals uiteengezet in ons controleplan valt het bewaken en beoordelen van de controle-uren en -kosten naar onze mening onder onze gezamenlijke verantwoordelijkheid. Voor onze controle van het boekjaar 2020 hebben wij de volgende uren besteed, inclusief uren voor planning en tussentijdse activiteiten: Functieniveau
Totaal aantal uren
%
Gepland (controleplan)
Werkelijk
Partner
115
95
4%
(Senior) manager
350
450
20%
Overige medewerkers
1.550
1.705
76%
Totaal
2.015
2.250
100%
Het verschil tussen de geplande uren en werkelijke uren wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de aanvullende werkzaamheden van wege Covid-19, de ToZo-regeling en de aanvullende SiSa-regelingen. Hiervoor is een separate budgetbrief met de ambtelijke organisatie besproken.
Materialiteit Communicatie Onafhankelijkheid
Verantwoordelijkheden
21
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Uitkomsten controle Jaarstukken
Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening
Interne beheersing
Het college is verantwoordelijk voor: • het opstellen en getrouw weergeven van de financiële positie in de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV); • rechtmatige totstandkoming van baten en lasten en balansmutaties; en voor • interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen en een rechtmatige totstandkoming van transacties mogelijk te maken, zonder afwijkingen van materieel belang door fraude of fouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen voor de onderbouwing van ons oordeel. Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen.
Bijlagen
De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.
SiSa WNT Materialiteit Communicatie Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
22
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Uitkomsten controle
Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving
Jaarstukken
De verantwoordelijkheden van het management en het college bestaan uit:
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met toezicht (de raad) bestaan uit:
Interne beheersing
•
•
•
• • •
•
Bijlagen
het identificeren en monitoren van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de gemeente en zorgen voor volledigheid ervan; het uitvoeren van een risicobeoordeling die expliciet het risico op fraude omvat, door een analyse van prikkels en druk, kansen, en gedrag en rationalisatie, en het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; het opstellen en uitvoeren van programma’s en beheersingsmaatregelen ter preventie, ontmoediging en opsporing van fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving; het waarborgen dat de cultuur en de omgeving van de gemeente integer zijn en ethisch gedrag bevorderen; ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, inclusief het voldoen aan de weten regelgeving waarin de vaststelling van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van het management wordt gebracht.
•
•
• •
het versterken van een cultuur van integriteit en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; het beoordelen van de vaststelling van frauderisico’s door het management en niet-naleving van wet- en regelgeving, het nemen van passende maatregelen en het zorgen voor een juiste tone at the top; het waarborgen dat het seniormanagement en het college passende maatregelen nemen om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te ontmoedigen en te voorkomen, voor een betere bescherming van medewerkers en andere belanghebbenden; het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van de raad wordt gebracht; het aannemen van een kritische houding ten opzichte van het college op het gebied van niet-gebruikelijke transacties met verbonden partijen.
SiSa WNT Materialiteit Communicatie
Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
22I
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen
Onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving
Uitkomsten controle Jaarstukken
Verantwoordelijkheden van het college en de raad Het college is verantwoordelijk voor:
Interne beheersing
• • •
het opstellen en getrouw weergeven van de financiële positie in de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV); de rechtmatige totstandkoming van baten en lasten en balansmutaties; en voor interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen en een rechtmatige totstandkoming van transacties mogelijk te maken, zonder afwijkingen van materieel belang door fraude of fouten.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.
Bijlagen SiSa WNT Materialiteit Communicatie
Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt. Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken.
Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring.
Verder zijn wij verantwoordelijk voor: • •
•
het plannen en uitvoeren van de controle om een redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat, hetzij door fraude of door fouten; het beoordelen of de programma’s en de interne beheersingsmaatregelen van de entiteit, waarmee geïdentificeerde risico’s van materiële fouten als gevolg van fraude en van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt, op de juiste wijze zijn opgezet en worden uitgevoerd; het evalueren van het proces dat het management en het college hanteren voor het beoordelen van de doeltreffendheid van de programma’s en interne beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
22II