3. Rapport “Naar een krachtige samenwerking”
Tekst van het document
24
10. De gemeenten besluiten om actief gronden te gaan verwerven en deze over te dragen aan Port of Zwolle. Port of Zwolle wordt zelfstandig verantwoordelijk voor het uitvoeren van grondbeleid in de haven met betrekking tot de gronden die zij in bezit heeft. Advies Berenschot Wij adviseren om de aankomende drie jaar op het thema grond in ieder geval in te zetten op een initiërende organisatie: Port of Zwolle heeft een leidende rol in grondbeleid en -strategie maar geen gronden in bezit. Bij een verdere groei van de Port of Zwolle kan opnieuw overwogen worden om gronden in te brengen en het havenbedrijf in te richten als een zelfstandig uitvoerende organisatie op het gebied van grond. We adviseren op een termijn van 3 jaar opnieuw te evalueren of deze stap gewenst is. Toelichting Op dit moment bevindt Port of Zwolle samen met de gemeente zich in de fase van lerende organisatie. Om een stap te kunnen zetten naar een meer volwaardig havenbedrijf wordt voor de ontwikkeling geadviseerd in te zetten op initiërende organisatie. Deze organisatievariant biedt op relatief korte termijn de mogelijkheid om de meeste resultaten te behalen zonder verstrekkende gevolgen voor financiën en capaciteit. Daarnaast geeft het Port of Zwolle de mogelijkheid om een sturende rol te vervullen zonder de financiële en juridische risico’s van grootschalige grondverwerving.
Door grondbeleid als instrument te benutten, kan Port of Zwolle beleidsdoelen zoals versterking van de havengebonden economie en werkgelegenheid realiseren. Het inventariseren van strategische kavels en het bespreken van mogelijkheden en kansen binnen het havengebied versterkt deze rol en zorgt voor een toekomstgerichte, flexibele aanpak. Bij verdere groei en het mogelijk verwerven van havengebonden gronden kan een zelfstandig uitvoerende organisatie op het gebied van grondbeleid op termijn worden overwogen.
5.3
Besluiten over onderhoud en beheer
In de strategiefase hebben gemeenten besloten dat zij het gezamenlijke doel hebben om inspectie, beheer en onderhoud- en herstelwerkzaamheden samenhangend aan te sturen zodat kennis, planning en inkoopkracht optimaal gebundeld worden. Deze besluiten zien toe op de aansturing van onderhoud- en herstelwerkzaamheden als taak, niet als bevoegdheid. De bestuurders stonden toen achter het overbrengen van de taken inspectie, beheer en onderhoud- en herstelwerkzaamheden naar Port of Zwolle, mits er een duidelijke onderbouwing is voor het verbeteren van de dienstverlening. Aan deze onderbouwing is in de fase van het hoofdontwerp gewerkt. Daarom ligt nu een aangescherpte keuze voor. De gemeenten besluiten: 11. Gemeenten nemen het besluit om in hun aansturing van watergebonden inspectie, beheer en onderhoud- en herstelwerkzaamheden in de gehele gemeente intensiever te gaan samenwerken door kennis uit te wisselen in een nieuw op te richten beheertafel. 12. Gemeenten besluiten om bij watergebonden beheeractiviteiten in de gehele gemeente samen te gaan werken door kennisuitwisseling van hun aansturing van inspectie, beheer en onderhoud- en herstelwerkzaamheden en in te zetten op het uniformeren van onderhoudsstandaarden en het optimaliseren van de uitvoering.
25
13. Gemeenten nemen het besluit om aansturing van havengebonden inspectie, beheer en onderhoud- en herstelwerkzaamheden over te brengen naar Port of Zwolle. Advies Berenschot We vinden het noodzakelijk om tenminste beter samen te werken. Zonder kennisuitwisseling geen gezonde leercirkel of optimalisatie van verbetermogelijkheden. We vinden het verstandig om ook in te zetten op het uniformeren van standaarden en waar mogelijk het gezamenlijk uitvoeren en aanbesteden. We vinden het niet verstandig om het havengebonden beheer over te dragen. De meest vergaande variant van samenwerking raden we dus af. Toelichting •
Het aantal gespecialiseerde medewerkers met relevante technische kennis is (zeer) klein. Daarnaast is kennis vaak breder dan enkel havengebonden onderhoud, waardoor deze medewerkers van belang zijn bij meerdere onderhoudsvragen bij de gemeente. Het oprichten van een nieuwe beheerorganisatie en het afsplitsen van enkel haven-specifieke onderhoudstaken verhoogt personele kwetsbaarheid en vermindert het kennisniveau bij alle organisaties.
•
Omdat kennis en ervaring niet havengebonden is, raden daarom aan bij de samenwerking aan te sluiten bij de specialismen van het personeel dat betrokken is bij beheer en onderhoud in de gemeenten. Concreet betekent dat samenwerking in de breedte – op het thema watergebonden onderhoud.
•
Ervaring met de samenwerkingsverbanden van RIVUS en FLUVIUS leert dat kennisuitwisseling de noodzakelijke eerste stap is voor gezamenlijke uitvoering op het gebied van (water)beheer. Het geeft alle partijen beter zicht op de vraagstukken die voorliggen en de wijze waarop de organisaties elkaar kunnen versterken. Dit vermindert personele kwetsbaarheid op het gebied van kennis.
•
Het uniformeren van standaarden en het eventueel gezamenlijk uitvoeren en aanbesteden geeft de mogelijkheid om vanuit strategie te werken, om samenhang te zien en om kostenvoordelen te realiseren door schaal en coördinatie van aanbestedingen. Daarnaast geeft een uniforme onderhoudsstandaard meer visueel en technische samenhang in de haven, voor gebruikers en uitvoerders van het onderhoud.
5.4
Besluiten over havengelden
De uniformering van havengelden is in een eerdere fase door de gemeenten vastgesteld als een gewenst doel. Dit wordt beschouwd als een primair onderdeel van het functioneren als een gezamenlijk havenbedrijf en is daarmee onderdeel van alle varianten. De volgende stappen richten zich op het operationaliseren van dit proces en het nemen van aanvullende besluiten om de implementatie succesvol en efficiënt te laten verlopen. De gemeenten besluiten: 14. Om een projectgroep aan te stellen die binnen een jaar te onderzoeken of het uniformeren van havengelden verstandig is. Daarvoor staat in bijlage 8 een plan van aanpak.
26
Advies Berenschot Met betrekking tot het innen van de havengelden is het raadzaam om eerst de uniformering van de havengelden af te wachten. Daarna kan mogelijk een efficiëntieslag worden gerealiseerd door deze taak over te dragen aan de PoZ. Toelichting Het uniformeren van de havengelden is een essentieel element in de ontwikkeling van Port of Zwolle als een sterk en efficiënt gezamenlijk havenbedrijf. Het draagt bij aan transparantie, voorspelbaarheid en eenvoud voor gebruikers van de havens, wat van groot belang is voor het versterken van de positie van de havenregio. Bovendien vormt uniformering een fundamentele bouwsteen die past binnen de strategische uitgangspunten van alle uitgewerkte varianten voor de toekomst van het havenbedrijf. Het advies is om het proces voor uniformering zo snel mogelijk te starten en concreet vorm te geven, waarbij toegewerkt wordt naar de invoer van uniforme havengelden per 2026.
27
HOOFDSTUK 6
Vervolgstappen In dit hoofdstuk staat wat er moet gebeuren nadat de besturen hun principebesluiten hebben genomen.
6.1
De inhoud van de detailfase
We zitten in het volgende proces. Met de besluitvorming over het hoofdontwerp ronden we de tweede fase in het proces af. Hierna kunnen de besluiten uit het hoofdontwerp worden uitgewerkt in meer detail.
Aangezien het voor nu om een kleine toename in aantal FTE’s gaat is het wat ons betreft niet nodig een detailbegroting op te stellen. We stellen voor om in de detailfase de volgende onderwerpen uit te werken: •
•
Het detailontwerp van de organisatie: o
De detailstructuur en formatie van de PoZ
o
De structuur en formatie bij de latende gemeenten
o
Functieprofielen voor de toekomstige functies binnen Port of Zwolle
o
Weging van functies en inschaling
o
Doelomschrijving en scope beheertafel
o
Criteria voor grondstrategie
Een implementatieplan met een omschrijving van de te doorlopen stappen om tot daadwerkelijke implementatie van de besluiten te komen.
28
o
Voor Port of Zwolle: organisatiestructuur en processen
o
Voor de gemeenten: herverdeling taken
o
Voor Port of Zwolle en de gemeenten: afspraken over samenwerking en overlap
•
Een implementatieprocedure o
Plaatsingsprocedure
o
Sociaal plan (moet formeel)
Uiteraard moet na het detailontwerp de daadwerkelijke implementatie plaatsvinden Op de middellange termijn (circa 3 jaar) is het van belang het nieuwe organisatieontwerp te evalueren.
6.2
Het tijdpad voor het vervolgproces
Het tijdspad dat hierbij hoort is als volgt: •
Q1 2025: afstemming over hoofdontwerp o
7 januari 2025: stuurgroepbijeenkomst
o
29 januari 2025: opiniërende ALV
o
12 februari 2025: bijeenkomst Raad van Advies
o
5 maart 2025: informatiebijeenkomst gemeenteraden
o
26 maart 2025: besluitvorming hoofdontwerp door ALV
•
Q2-Q3 2025: uitwerking detailontwerp
•
Q4 2025: besluitvorming over detailontwerp door ALV
•
Q1 2026: per 1 januari implementatie nieuwe organisatiestructuur
29
Bijlage 1.
B.1.1
De reeds genomen principebesluiten
Besluiten over de te formaliseren taken en verantwoordelijkheden
Tijdens de ALV van 29 mei 2024 hebben de bestuurders de volgende principebesluiten genomen. •
Gemeenten besluiten dat Port of Zwolle de regie neemt in het relatiebeheer met andere internationale knooppunten.
•
Gemeenten besluiten dat Port of Zwolle de lead neemt in de afstemming met andere overheidslagen over lobby voor de benodigde infrastructuur rond de haven. De formele verantwoordelijkheid voor relatiebeheer met andere overheidslagen ligt bij Regio Zwolle.
•
Gemeenten besluiten dat Port of Zwolle de regie neemt bij het in kaart brengen van de benodigde energiemodaliteiten in het havengebied en ontwikkelingen daaromtrent.
•
Gemeenten besluiten dat Port of Zwolle formeel verantwoordelijk is voor de marketing en voor het aantrekken van de gewenste bedrijvigheid passend in de strategie en ambities van Port of Zwolle.
•
Gemeenten besluiten dat Port of Zwolle formeel verantwoordelijk is voor relatiebeheer met huidige en potentiële nieuwe bedrijven.
•
Gemeenten besluiten dat Port of Zwolle bevoegd is voor het uitvoeren van nautische taken voor een vlotte en veilige afhandeling van de scheepvaart, zoals het begeleiden van scheepvaart en het maken van havengeld-regelingen.
•
Gemeenten besluiten hun publiekrechtelijk instrumentarium te harmoniseren en in te zetten voor het voeren van gezamenlijk grondbeleid.
B.1.2
Besluiten over de koers van Port of Zwolle
Tijdens de ALV van 29 mei 2024 hebben de bestuurders de volgende principebesluiten genomen. •
De gemeenten bekrachtigen nogmaals de ambities geformuleerd in het ambitiedocument en het geschetste toekomstbeeld in het havenplan.
•
De gemeenten besluiten dat de ruimte in Port of Zwolle optimaal wordt benut voor havengebonden activiteiten.
•
De gemeenten vinden het cruciaal dat er een goed vestigingsklimaat is en erkennen daarin het belang van energiezekerheid voor bedrijven. Dit vereist in onzekere tijden en technologische innovatie dat Port of Zwolle scenario’s ontwikkelt om hierin te kunnen blijven voorzien.
•
De gemeenten besluiten dat Port of Zwolle zich bij het aantrekken van bedrijven naar de regio vooral richt op bedrijven die passen binnen de economische profielen zoals geformuleerd in het havenplan.
30
•
De gemeenten vragen aan Port of Zwolle om hun ruimtebehoefte te articuleren. Een eventueel besluit om die ruimte ook te maken ligt bij de gemeenten.
B.1.3
Besluiten over onderwerpen waar nog discussie over was
Tijdens de ALV van 29 mei 2024 hebben de bestuurders de volgende principebesluiten genomen. •
Het voeren van samenhangend grondbeleid. o
De bestuurders staan in principe achter het in beheer brengen van grondposities bij Port of Zwolle (optie 3), mits dit financieel haalbaar is en wenselijk vanuit strategie
•
Het samenhangend aansturen van inspectie, beheer, en onderhoud- en herstelwerkzaamheden. o
De bestuurders staan achter het overbrengen van de taken inspectie, beheer en onderhoud- en herstelwerkzaamheden naar Port of Zwolle (optie 2), mits er een duidelijke onderbouwing is voor het verbeteren van de dienstverlening.
•
Het samenhangend aansturen van personeel. o
De bestuurders staan achter het besluit om personeel in dienst te nemen bij Port of Zwolle (optie 3), mits er een duidelijke onderbouwing komt voor het verbeteren van de dienstverlening.
B.1.4
De geest waarin deze besluiten zijn genomen
De bestuurders hebben aangegeven dat ze deze beweging als een eerste stap zien naar een sterke haven. De komende jaren wordt bezien wat er nog meer nodig is. Ook is de afspraak dat een principebesluit een principe is. Daar kan je op terugkomen in latere fases van dit traject als de uitwerking niet bevalt.
31
Bijlage 2.
Effecten op kwaliteit en kwetsbaarheid
In onderstaande tabellen zijn de positieve en negatieve effecten op kwaliteit en kwetsbaarheid uitgewerkt voor de verschillende taken. Hierbij geldt dat de omschreven positieve en negatieve effecten in grotere mate zullen optreden, naarmate gekozen wordt voor een verdergaande organisatievariant. De effecten op kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid zijn dus niet opgesplitst per organisatievariant. Eerst zijn de algemene effecten uitgewerkt, daarna de effecten per taak.
B.2.1
Algemene effecten +
Kwaliteit
Kwetsbaarheid
32
•
De output en outcome wordt effectiever als we de krachten bundelen. De daadkracht en slagkracht wordt groter als de gezamenlijke capaciteit vanuit een centrale organisatie wordt ingezet. Nu zijn we een aanzienlijk deel van onze tijd kwijt met over en weer afstemmen, elkaar informeren en het met elkaar onderling eens worden. Die capaciteit, energie en kennis kan, bij een meer verzelfstandigd Port of Zwolle, meer worden ingezet om op de haventerreinen verschil te maken.
•
Gezamenlijk betere voorzieningen en dienstverlening voor onze bedrijven.
•
Port of Zwolle is beter in het betrekken van ondernemers bij hun en de gemeentelijke ambities.
•
Betere positionering van Port of Zwolle in de regionale economie en public affairs.
•
Draagt bij aan het versterken van de samenwerking in de Regio Zwolle.
•
Door deze stappen te nemen werken we aan betere continuïteit van het havenbedrijf als zelfstandige organisatie. In de huidige situatie bestaat Port of Zwolle overwegend uit een aantal “inhuurkrachten”, als die om wat voor redenen dan ook zouden vertrekken kun je min of meer opnieuw beginnen. Hoe volwassener het havenbedrijf als zelfstandige organisatie, hoe meer je geborgd hebt wat is opgebouwd.
•
Bundeling en uitwisseling van kennis rond havens, bedrijventerreinen, logistiek, etc.
•
•
•
De “eigen weg” van Port of Zwolle kan (of moet) botsen met wat we lokaal gewend zijn. Behaalt Port of Zwolle de lokale kennis die er nu is of blijft het meer generiek?
Hoewel gefragmenteerd is in de huidige situatie het werk wel ingebed in het reguliere werk van de gemeenten. Port of Zwolle is en blijft relatief klein en daarmee kwetsbaar.
B.2.2
Beheertaken +
Kwaliteit
•
Opbouw en uitwisseling van specifieke nautische kennis. Deze ontbreekt nu veelal.
Kwetsbaarheid
•
Gezamenlijk aanbesteden van beheertaken, onderzoeken etc.
B.2.3
-
Haventaken +
Kwaliteit
•
Havenmeesters worden eenduidig aangestuurd, de service richting scheepvaart wordt eenduidiger en het kennisniveau van havenmeesters stijgt doordat ze van elkaar kunnen leren. Daarbij wordt havenmeester voor de beroepsvaart een fulltime baan.
Kwetsbaarheid
•
De dienstverlening in de havens is minder kwetsbaar door mogelijkheid tot flexibel inzetten van havenmeesters in verschillende havens. Door gezamenlijk havenmeesters aan te stellen, staan we sterker op de krappe arbeidsmarkt.
•
B.2.4
-
•
•
Commerciële taken +
Kwaliteit
•
•
Kwetsbaarheid
33
Door het overplaatsen van haventaken naar Port of Zwolle wordt de afstemming met gemeenten op sommige punten kwetsbaarder en moet daardoor goed worden ingericht (bijv. openbare orde, marktmeesters, pleziervaart, toezicht op de Vecht). Port of Zwolle blijft een kleine organisatie waarbij de haventaken beperkt zijn in omvang.
De kracht en meerwaarde van Port of Zwolle wordt ingezet door het sterk benutten van het netwerk voor commerciële taken. Naarmate u kiest voor een verdergaande organisatievariant komt groeit de capaciteit en aandacht voor zaken als energie en netcongestie, en inzet op regio-uitbereiding en internationalisering.
De afstand tussen commerciele activiteiten (en de vraag naar ruimte) binnen PoZ en de vastgoed- en ruimtelijkeordeningsactiviyeiten bij de gemeenten(waar het aanbod beheerd en ontwikkeld wordt) wordt groter
• •
Is afstemming met de gemeenten voldoende geborgd? Hoe gaan we om met conflicterende belangen tussen Port of Zwolle en gemeenten?
Bijlage 3.
B.3.1
Financiële impact
Inleiding
De financiële impact van de gestelde ambities en de genomen principebesluiten is inzichtelijk gemaakt om tot goede besluitvorming te komen. Op basis van de verdeling van taken en de bijbehorende afspraken over de inrichting en omvang van de organisatie zijn de financiële consequenties in kaart gebracht. Hierbij wordt per variant een begroting op hoofdlijnen geschetst die een beeld geeft van de omvang en herkomst van inkomsten en uitgaven. Dit wordt gedaan door middel van een vergelijkend overzicht van de huidige situatie met de toekomstige de toekomstige situatie(s) (de business case).
B.3.2
Methode en uitgangspunten
Scope De inventarisatie van de taken en bijbehorende formatie in zowel de huidige situatie als de varianten is als uitgangspunt genomen voor de berekeningen in de business case. De realisatie van 2024 van PoZ is als uitgangspunt genomen voor de begroting en business case. Voor de gemeente is naast personeelskosten de jaarlijks vastgestelde bijdrage van €203.000 aan de PoZ meegenomen. De gemeenten maken daarnaast ook kosten voor beheer en onderhoud van het havengebied. Deze kosten worden (deels) gedekt vanuit de havengelden en zijn voor de business case dus buiten beschouwing gelaten. De berekening van overhead wordt in de businesscase buiten beschouwing gelaten, maar de visie op de aanpak hiervan is wel toegelicht. De huidige materiele kosten van de PoZ zijn geïnventariseerd, maar worden buiten beschouwing gelaten in de business case, omdat het slechts een klein onderdeel van de totale kosten binnen Port of Zwolle betreft en daarmee marginaal is. Financieringsstructuur Binnen de varianten is uitgegaan van een ongewijzigde financieringsstructuur, waarbij de gemeenten een afdracht doen richting de PoZ. Bij de overdracht van taken van de gemeenten naar de PoZ wordt aangenomen dat de bijbehorende kosten evenredig verschuiven. Hierdoor stijgt de afdracht van de gemeenten aan de PoZ, terwijl de personeelslasten van de gemeenten afnemen.
Berekening en uitgangspunten personele kosten Er is op hoofdlijnen een kostenberekening gemaakt voor de taken in huidige situatie en de verschillende varianten. Dit is gedaan op basis van de verwachte loonkosten per FTE die aan de taken zijn gekoppeld. Voor de gemeenten zijn de loonkosten berekend op basis van de hoogste trede in de salarisschaal die bij de taak past. De salarisschaal is gebaseerd op een inschatting van de functiezwaarte en niet op de daadwerkelijke salarisschalen van de personen die de taken momenteel uitvoeren. Daarbij moet opgemerkt worden dat er mogelijk verschillen zijn tussen de
34
gemeenten in de schaal waarin een functie valt. Voor deze business case is uitgegaan van de meest aannemelijke salarisschaal. Binnen Port of Zwolle zijn op dit moment geen medewerkers in dienstverband en wordt alleen gewerkt met inhuur. Op basis van de realisatie van 2024 zijn de loonkosten overgenomen. Fte’s zijn gekoppeld aan taken, grof genomen en staan los van de loonschalen die aan de gemeenten gekoppeld zitten. FTE’s en personele kosten die direct verbonden zijn aan subsidie inkomsten zijn voor deze analyse buiten beschouwing gelaten, omdat deze los staan van de financiële bijdrage vanuit de gemeenten. Voor de doorrekening van de varianten worden de loonkosten per FTE gehanteerd, gebaseerd op de huidige loonkosten (incl. laatste CAO wijziging oktober 2024). Er wordt daarnaast vanuit gegaan dat medewerkers die nu gemeentelijke taken uitvoeren, in dienst komen bij Port of Zwolle en vergelijkbare arbeidsvoorwaarden behouden (conform 36 uur per week). De loonkosten voor taken die momenteel via inhuur door Port of Zwolle worden uitgevoerd, blijven gelijk in de business case. Er wordt dus vanuit gegaan dat hier geen wijzigingen in plaats zullen vinden. Overhead Binnen de havenorganisatie wordt overhead weergegeven volgens het PIOFACH-model. PIOFACH is een verzamelterm voor activiteiten die een organisatie moet verrichten die geen onderdeel van het primaire proces zijn.
PIOFACH staat voor personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting. PIOFACH kan ook wel overhead genoemd worden en bestaat uit zowel personele als materiele lasten. In principe bewegen PIOFACH taken mee met de totale grootte van de organisatie (primaire taken). Voor de nieuwe organisatie is maatwerk noodzakelijk, waarbij PIOFACH taken ingekocht zullen worden bij de gemeenten. Berekening van overhead blijft in dit hoofdontwerp buiten beschouwing. Maar is in het uiteindelijke detailontwerp wel van belang om uit te werken. Toerekening overhead binnen gemeenten Binnen gemeenten wordt per FTE in het primaire proces een bedrag aan overhead toegerekend. Deze overhead wordt ook (extracomptabel) meegenomen in o.a. de tarieven voor de havens. De toerekening van overhead verschilt per gemeente. Voor 2025 zijn de volgende bedragen per gemeente vastgesteld: Zwolle: € 66.000 overhead per FTE Meppel: € 66.202 overhead per FTE Kampen: € 58.500 overhead per FTE Deze systematiek van toerekening van overhead is conform de notitie Overhead, welke specifiek op gemeenten van toepassing is. De berekening is echter niet geschikt om te worden gebruikt voor het bepalen van de overheadkosten ten behoeve van de verschillende varianten van Port of Zwolle.
De berekening van overhead voor de (te bepalen) fte’s van de Port of Zwolle zal mede afhankelijk zijn van nog te maken keuzes zoals bijv. huisvesting of personeel (in dienst/inleen). Daarnaast is, in vergelijk, door de huidige organisatie van de Port of Zwolle nauwelijks sprake van overheadkosten. De verschillen in overhead tussen de 4 partijen is te groot en biedt daarom geen goede indicatie van de verwachte overheadkosten voor een (ver)nieuwde organisatie
35
B.3.3
Resultaten
Situatie as is: 0-meting Onderstaande tabel geeft een overzicht van de personele kosten ten aanzien van de primaire taken die uitgevoerd worden voor Port of Zwolle. De kosten van de formatie van Port of Zwolle is niet gespecifieerd weergegeven aangezien dit daadwerkelijk loonkosten zijn die direct herleidbaar zijn tot personen. Zwolle SalarisLoonschaal kosten gemeente per FTE
Taak Primaire taken Organisatie en strategie: visie en strategie Organisatie en strategie: onderzoek en subsidies
11
€ 109.988
10
€
96.881
Organisatie en strategie: financien
8
€
77.774
Beheertaken
9
€
Haventaken
7
€
Ruimtelijke, milieukundige, veiligheids- en economische taken
10
C ommerciële taken Public affairs Totaal
Formati e (FTE)
0,5
Kampen
Loonkoste n
Meppel
Formatie Formatie Loonkoste Loonkosten (FTE) (FTE) n
PoZ
Totaal
Formatie Loonkosten (FTE) *
Formatie Loonkosten (FTE)
€
54.994
€
-
0,15
€
11.666
87.454
0,3
€
26.236
0,5
€
43.727
0,5
€
43.727
0
69.011
0,6
€
41.407
1,2
€
82.813
0,5
€
34.505
0,4
€
96.881
0,2
€
19.376
0,2
€
19.376
0,2
€
19.376
10
€
96.881
0,1
€
9.688
0,1
€
9.688
0,1
€
9.688
0,6
11
€ 109.988
0,1 1,95
€ €
10.999 174.366
178.789
0,1 3
0,6
€
65.993
0,65
€
71.492
1,7
€
433.200
3,45
0,2
2,6
€
221.597
1,95
€
€
433.200
€
-
€
11.666
1,3
€
113.690
2,7
€
158.725
0,6
€
58.129
0,9
€
29.064
8,95
€ €
10.999 1.007.952
In de huidige situatie zien de uitgaven en inkomsten van de Port of Zwolle er als volgt uit: Inkomsten/ uitgaven
Type inkomsten / uitgaven
Toelichting
Bedrag (x €1000)
Uitgaven
Personeel - structureel
Vaste personele kosten (directie en communicatieadviseur)
€ 236
Personeel - incidenteel
Personele kosten activiteiten doorontwikkeling18
€ 197
Materieel - structureel
Vaste materiele kosten, zoals accountant en abonnementen
€ 105
Overig - incidenteel
Rest budget doorontwikkeling PoZ18
€ 71
Subsidie gerelateerd incidenteel
Kosten die samenhangen met subsidie inkomsten
Pm19
Totale uitgaven Inkomsten
€ 609
Bijdrage gemeenten structureel
Vaste bijdrage van de gemeente Zwolle, Meppel en Kampen.
€ 609
Subsidies - incidenteel
Inkomsten uit subsidies
Pm19
Totale inkomsten
€ 609
De inkomsten zijn voornamelijk afkomstig vanuit de bijdragen van de gemeenten. Deze zijn structureel toegekend.
De doorontwikkeling van PoZ is ingezet in 2023, waarvoor vanaf 2024 structureel geld wordt bijgedragen door de gemeente. In 2024 zijn hier incidentele activiteiten aan gekoppeld. Vanaf 2025 komt dit geld door afronding van de incidentele activiteiten beschikbaar voor structurele doorontwikkeling. 19 De inkomsten uit subsidies zijn incidenteel en variëren sterk per jaar (bijvoorbeeld €500.000 in 2022 en €300.000 in 2023). Hiertegenover staan incidentele uitgaven die direct gekoppeld zijn aan de verleende subsidies. Bij een af- of toename van subsidiegelden worden de uitgaven hierop evenredig aangepast. 18
36
625.679
€
Situatie to be: varianten Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verwachte personele kosten van de primaire taken binnen de verschillende varianten.
PoZ Zwolle Kampen Meppel Totaal
Huidige situatie Totaal
Variant 1
€ 433.200 € 174.366 € 221.597 € 178.789 €1.007.952
€ 591.925 € 988.127 € 132.959 € 85.561 € 138.784 € 83.844 € 144.283 € 85.572 €1.007.952 €1.243.104
Totaal
Variant 2 Totaal
Variant 3
excl. extra taken
Totaal
excl. extra taken
€ 752.975 € 1.280.664 € 85.561 € 68.277 € 83.844 € 63.103 € 85.572 € 63.574 €1.007.952 €1.475.619
€ 812.997 € 68.277 € 63.103 € 63.574 €1.007.952
De gevolgen hiervan ten aanzien van de inkomsten en uitgaven van PoZ en de uitgaven van de gemeenten is in beeld gebracht: Organisatie Inkomsten/ Type inkomsten / uitgaven uitgaven PoZ Uitgaven Personeel - structureel
Huidige Variant 1 Variant 2 Variant 3 situatie 236 395 791 1084
Personeel - incidenteel
197
197
Materieel - structureel
105
105
105
71
71
33
pm
pm
pm
pm
609
768
929
1189
Bijdrage gemeenten – structureel
609
768
929
989
Subsidies – incidenteel
pm
pm
pm
pm
Totale inkomsten
Overig - incidenteel Subsidie gerelateerd – incidenteel Totale uitgaven Inkomsten
20
Gemeenten
Uitgaven
20
609
768
929
989
Resultaat
0
0
0
-200
Personeel
575
416
255
195
Bijdrage PoZ
609
768
929
989
1184
1184
1184
1184
159
320
380
235
468
Totale uitgaven Mutatie personeel gemeente naar PoZ t.o.v. huidige situatie Extra taken PoZ
Toelichting per variant: Variant 1: Overhevelen van havenmeesters binnen de gemeente naar PoZ. Dit is kosten neutraal: de personeelskosten van de gemeenten worden lager en de bijdrage aan PoZ hoger. In de detailfase moet gekeken worden op welke wijze dit invloed heeft op de toerekening overhead voor dekking havengelden. Variant 2: Variant 1 + gedeeltelijk overhevelen van organisatie en strategie en commerciële taken + uitbreiding van commerciële taken en public affaires en haventaken. Taken die overgeheveld worden zijn kostenneutraal. De uitbreiding van taken kan worden bekostigd uit middelen die momenteel incidenteel worden ingezet, maar structureel beschikbaar zijn voor de
Tegenover de subsidie inkomsten staan incidentele uitgaven die direct gekoppeld zijn aan de verleende subsidies. Bij een af- of toename van subsidiegelden worden de uitgaven hierop evenredig aangepast. 20
37
105
doorontwikkeling. Zodra de initiële plannen voor de doorontwikkeling zijn afgerond (verwachting 2025), kunnen deze middelen structureel worden toegewezen aan variant 2. Variant 3: Variant 2 + volledig overhevelen van organisatie en strategie taken + uitbreiding van commerciële taken en public affaires. De uitbreiding van taken kan gedeeltelijk worden bekostigd uit middelen die momenteel incidenteel worden ingezet, maar structureel beschikbaar zijn voor de doorontwikkeling. Dit vereist extra financiële middelen (€200.000). Deze middelen kunnen (deels) door de gemeenten worden ingebracht of worden gefinancierd uit subsidies. Er wordt verwacht dat er binnen deze variant meer slagkracht is ten aanzien van subsidies.
B.3.4
Aandachtspunten voor de detailuitwerking
Governancestructuur: De gekozen governancestructuur heeft een grote impact op de personeelskosten; inhuur is namelijk twee keer zo duur als eigen medewerkers. In deze berekeningen is uitgegaan van eigen medewerkers, met als uitzondering het behoud van de huidige inhuur bij PoZ. Rekening houden met daadwerkelijke loonkosten: Er zijn verschillen in loonschalen tussen de gemeenten. Het is belangrijk om te bepalen hoe hiermee wordt omgegaan bij de schaalbepaling binnen PoZ. Daarnaast moet in de detailfase worden uitgewerkt welke daadwerkelijke loonkosten per gemeente worden gemaakt op basis van de huidige formatie en rekening houdend met de onregelmatigheidstoeslagen en andere aanvullende arbeidsvoorwaarden van de havenmeesters. Nu is dit gebaseerd op een schatting van de loonkosten, berekend op basis van het maximum in een salarisschaal. Daarnaast moet gekeken worden in hoeverre de schaalgrootte dwingt tot inhuur waardoor de personeelskosten zullen stijgen ten opzichte van de huidige situatie. Uitwerking van de benodigde overhead: De benodigde overhead moet verder worden uitgewerkt op basis van de daadwerkelijke behoeften van PoZ. Dit is sterk afhankelijk van de organisatie- en governancestructuur en vereist een meer gedetailleerde uitwerking dan binnen dit hoofdontwerp mogelijk is. Uitwerken van de evt.
benodigde overdracht van middelen: De benodigde middelen (huisvesting, havengebouw, ICT auto, boot etc) moeten worden uitgewerkt op basis van de gekozen variant.
38
Bijlage 4.
Instrumenten grondbeleid
Onderstaand zijn per organisatievariant (zoals beschreven in paragraaf 4.2) de instrumenten beschreven die kunnen worden ingezet om grip te krijgen op bestaande en nieuwe gronden. Daarnaast zijn per instrument de effecten op kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid schematisch weergegeven. Lerende organisatie 1. Port of Zwolle aanwijzen als voorzitter van een accountmanagersoverleg met gemeentelijke makelaars en accounthouders. Dit heeft als doel het bundelen van kennis en het snel kunnen schakelen wanneer er percelen beschikbaar komen. 2. Onder leiding van de Port of Zwolle wordt een regionaal netwerk opgezet, waardoor ook de ruimtebehoefte en ontwikkeling in de bredere regio inzichtelijk wordt gemaakt. 3. Gemeente delen kennis om haven-specifieke functies (voorheen bestemmingen) op te nemen in nieuwe/herziene omgevingsplannen. 4. Bij nieuwe gronduitgiften in bestaande gebieden beginnen de gemeentes zo snel mogelijk, maar in ieder geval voor eind 2025 met het opnemen van een ketting- of derdenbeding die ervoor zorgt dat enkel goedgekeurde, haven-gebonden activiteiten op de locatie kunnen worden ontplooid. 5. Bij nieuwe gebieden gelden bovenstaande uitgangspunten met betrekking tot governance: Port of Zwolle is voorzitter van het accountmanagersoverleg. Initiërende organisatie 1. De instrumenten zoals genoemd onder de ‘Lerende organisatie’. 2.
Gemeenten en Port of Zwolle gaan aan de slag met het opstellen van een lijst met percelen of gebieden die van strategisch belang zijn voor de ontwikkeling van de haven. 3. Accounthouders van de gemeenten en/of Port of Zwolle starten met het actief benaderen van bedrijven, makelaars en marktpartijen en gaan meer actief gebruik maken van informele netwerken. Het doel is om meer zicht te krijgen op percelen die mogelijk zullen worden verkocht en/of inventariseren welke bereidheid er is bij bedrijven om te verplaatsen. 4. Gemeenten nemen een selectiecriterium op in hun grondbeleid. Dit betekent dat, wanneer een bedrijf zich verplaatst binnen de gemeente en of het gebied van de Port of Zwolle en dat bedrijf de achterlatende locatie ‘beschikbaar’ stelt voor gewenste beleidsontwikkeling, er op de nieuwe locatie 1-op-1 gegund kan worden. 5. Voor nieuwe locaties worden specifieke functies in omgevingsplannen opgenomen, die aansluiten bij de functies van de huidige havengebieden. Zelfstandig uitvoerende organisatie 1. De instrumenten zoals genoemd onder de ‘Lerende organisatie’ en ‘Initiërende organisatie’. 2. Gemeenten kopen in gezamenlijk overleg percelen aan die beschikbaar komen en die van strategisch belang zijn voor de haven.
39
3. Bij gronduitgiften in de huidige gebieden wordt waar mogelijk gewerkt met uitgifte middels erfpacht. 4. Gemeenten stellen gezamenlijke aankoopcriteria op voor een actief grondbeleid voor de haven en onder regie van Port of Zwolle wordt gestart met het aankopen van strategische kavels. 5. Er wordt een voorkeursrecht gevestigd op locaties die zijn geïdentificeerd als noodzakelijk voor een duurzame ontwikkeling van het havengebied. 6. Bij gronduitgiften in de nieuwe gebieden wordt bij voorkeur gewerkt met uitgifte middels erfpacht. 7. Bij gronduitgiften nemen gemeenten een ketting- of derdenbeding op die ervoor zorgt dat enkel goedgekeurde, haven-gebonden activiteiten op de locatie kunnen worden ontplooid.
Soort
Kosten
Kwaliteit
Kwetsbaarheid
Samenwerking accountmanagers
+
+
-
Kan plaatsvinden binnen bestaande functies en de aanvullende kosten zijn hierdoor minimaal.
Kan op korte termijn al zorgen voor meer kennisuitwisseling en bijdrage aan het maken van strategische keuzes voor de haven
Zonder mandaten, het beschikbaar stellen van fondsen of gezamenlijke bestemmingsplannen, is de slagkracht van dit overleg erg beperkt
Regionaal netwerk
+
+
-
Kan plaatsvinden binnen bestaande functies en de aanvullende kosten zijn hierdoor minimaal.
Kan op korte termijn al zorgen voor meer kennisuitwisseling en bijdrage aan het maken van strategische keuzes voor de haven
Zonder mandaten, het beschikbaar stellen van fondsen of gezamenlijke bestemmingsplannen, is de slagkracht van dit overleg erg beperkt
Opkopen strategische gronden wanneer deze beschikbaar komen
-
+
+/-
In de huidige marktsituatie is het opkopen van gronden een kostbare aangelegenheid.
Op korte termijn geeft het aankopen van strategische gronden wanneer ze beschikbaar komen, de beste mogelijkheid om grip te krijgen op nieuwe ontwikkelingen in de haven.
Grote inzet van publieke middelen, dit maakt een verantwoording van de aankoopwaarde belangrijk. Dit zou ondervangen kunnen worden door beleidsafspraken te maken over de waarde waartegen objecten kunnen worden aangekocht.
Vanwege economische waarde van de kades is het eventueel noodzakelijk om voor hogere waarde dan enkel kavelprijs per m² aan te kopen. Een succesvol actief grondbeleid kan daardoor hoge kosten met zich meebrengen.
Door de gronden aan te kopen, kan een gemeente en/of de Port of Zwolle tijd en ruimte creëren om ontwikkelingen op de ruimtebehoefte adequaat te kunnen ondervangen. Deze stap is een opmaat voor het opnieuw uitgeven van gronden. Door bij de nieuwe uitgifte gebruik te maken van instrumenten zoals erfpacht of privaatrechtelijke afspraken, kan duurzaam grip op de havengronden meer worden gegarandeerd.
40
De aankoopbudgetten dienen per gemeente georganiseerd en op basis van bijvoorbeeld verdeelsleutel bepaald te worden. Er is geen garantie dat aangekochte kavels tegen de gewenste opbrengsten kunnen worden verkocht.
Soort
Kosten
Kwaliteit
Kwetsbaarheid
Actief grondbeleid
-
+
+/-
In de huidige marktsituatie is het opkopen van gronden een kostbare aangelegenheid. Gelet op de schaarsheid van grond, is een mandaat voor een aankoop boven taxatiewaarde (bijv. 10%) van belang, wat kosten hoger maakt.
Dit geeft de beste mogelijkheid om in het algemeen grip te krijgen op grondposities in de haven.
Grote inzet van publieke middelen, dit maakt een verantwoording van de aankoopwaarde belangrijk. Dit zou ondervangen kunnen worden door beleidsafspraken te maken over de waarde waartegen objecten kunnen worden aangekocht.
Door de gronden aan te kopen, kan een gemeente en/of de Port of Zwolle tijd en ruimte creëren om ontwikkelingen op de ruimtebehoefte adequaat te kunnen ondervangen. Deze stap is een opmaat voor het opnieuw uitgeven van gronden. Door bij de nieuwe uitgifte gebruik te maken van instrumenten zoals erfpacht of privaatrechtelijke afspraken, kan duurzaam grip op de havengronden meer worden gegarandeerd.
Functies omgevingsplanne n wijzigen (voorheen bestemming in bestemmingsplan nen)
De aankoopbudgetten dienen per gemeente georganiseerd en op basis van bijvoorbeeld verdeelsleutel bepaald te worden. Er is geen garantie dat aangekochte kavels tegen de gewenste opbrengsten kunnen worden verkocht.
-
+
+
Bij het aanpassen van bestemming/functies kan er sprake zijn van planschade
Er wordt publiekrechtelijke grip gecreëerd op de havengebieden. Dit betekent dat colleges & raden maximale betrokkenheid hebben.
Op grond van de nieuwe Omgevingswet, moeten alle bestaande bestemmingsplannen worden omgezet in omgevingsplannen voor 2032. Door aan te sluiten bij bestaande procedures, kunnen aanpassingen ten behoeve van de haven relatief eenvoudig worden meegenomen omdat er geen separate procedure voor nodig is. Omgevingsplannen kunnen lange tijd duren om vastgesteld te worden.
41
Soort
Kosten
Kwaliteit
Kwetsbaarheid
Voorkeursrecht
-
+/-
+/-
Aan het vestigen van een voorkeursrechten zijn procedurekosten verbonden.
Het vestigen van een voorkeursrecht is een politieke afweging. Dit betekent dat er maximale inspraak is vanuit colleges & raden.
Op het moment dat er verkocht wordt, moeten er middelen beschikbaar zijn om de aangeboden percelen daadwerkelijk aan te schaffen. Om dit instrument effectief te laten werken, moeten hiervoor afspraken zijn gemaakt of fondsen zijn vrijgemaakt. Voorkeursrecht is passief instrument. Eigenaar is niet verplicht te verkopen. Vestigen voorkeursrecht is specialistisch werk. Vanwege de Omgevingswet zijn procedures recent aangepast.
Erfpacht
Rekenmethodiek erfpachtcanon (uniform) opnemen binnen PoZ Heeft invloed op je traditionele manier van werken / andere methodiek voor grondexploitaties
+
-
Gemeente/Poz houdt grip op de toekomstige bestemming en gebruik van de grond. Erfpacht is een passende vorm van uitgifte bij gronden die voor de gemeente van strategisch belang zijn.
Voor ondernemers grotere uitdaging om financiering rond te krijgen.
+
Selectiecriterium
Deze methode is erg geschikt om nietwatergebonden bedrijven te verleiden om te verplaatsen naar andere bedrijventerreinen. Kettingbeding
42
-
+
-
Het opnemen van een kettingbeding in nieuwe overeenkomsten heeft minimale kosten.
Het biedt als instrument meer grip op toekomstige verkopen, terwijl het opnemen in een verkoopovereenkomst relatief weinig moeite kost.
Op het moment dat er verkocht wordt, moeten er wel middelen beschikbaar zijn om de aangeboden percelen daadwerkelijk aan te schaffen. Om dit instrument effectief te laten werken, moeten hiervoor afspraken zijn gemaakt of fondsen zijn vrijgemaakt.
Bijlage 5.
Overzicht beheertaken en inhuur
Taak
Formatie Zwolle
Formatie Kampen
Formatie Meppel
Beheer civiele kunstwerken
0,3
0.5
0,5
Beheer bodem van de haven
0,1
0,5
0.1
Bruggen
Aannemer
Aannemer
Aannemer
Steigers/ afmeervoorzieningen
Aannemer
Aannemer
Aannemer
Kademuren
Aannemer
Aannemer
Aannemer
Dieptepeilingen
Aannemer
Aannemer
Aannemer
Baggeren
Aannemer
Aannemer
Aannemer
Inspectie
Adviesbureau
Aannemer
Adviesbureau
Verontreiniging
n.v.t.
0,25
n.v.t.
Afvalwatervoorziening
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Walstroom
n.v.t.
n.v.t.
Aannemer
0,25
n.v.t.
0,25
Onderhoud & realisatie
Overig Beleid onderhoud & beheer
Overzicht externe inhuur met betrekking tot beheer: Kampen
Meppel
Zwolle
Tebezo,
Spie
Tebezo
Beens
BWO
RPS
Van Spijker
Gebr. Van Werven
Tottens
Spie
MFE
BWO Antea
43
Bijlage 6.
Beschrijvingen van de taakvelden
1. Management & organisatie •
Dit taakveld omvat de volgende overleggen.
•
Overleg managementteam Port of Zwolle Wekelijks overleg. Met de directeur, directiesecretaris en teammanagers Port of Zwolle.
2. Havenoperatie en -beheer •
Ten behoeve van de kwaliteitsbewaking van de inzet van havenvoorzieningen: tweemaandelijks overleg over de stand van zaken en het bestaand/toekomstig beheer van havenvoorzieningen (incl. onderhoud gerelateerde assets/programma’s). Met experts op het gebied van assets en de directiesecretaris.
•
Ten behoeve van de operationele zaken wordt het Havenmeesteroverleg gepland: tweemaandelijks wordt gesproken over de operationele zaken in de havens. Bij dit overleg zijn de havenmeesters, de juridisch adviseur en de directiesecretaris betrokken.
3. Beleid en strategie •
Onder deze taakgroep vallen overlegthema’s als veiligheid, economie, ruimte en milieu.
•
Met een frequentie van 1x per kwartaal wordt over het thema Veiligheid/Ondermijning overleg gevoerd met o.a. gemeentelijke vertegenwoordigers Toezicht/Handhaving & Politie, Havenmeesters en Port of Zwolle (i.c. jurist en directiesecretaris).
•
Op het gebied van economie/beleid/ruimte wordt met experts vanuit de gemeente vergaderd. De frequentie hiervan wordt bepaald door de actualiteit van thema’s.
4. Commerciële taken •
Deze taakgroep is gericht op de marketing- en communicatieactiviteiten en acquisitie van Port of Zwolle.
•
Overleg public affairs: tweemaandelijks overleg met vertegenwoordigers van de gemeenten & regio. In aanwezigheid van directie, strategie en communicatie.
•
Overleg vestigingsklimaat: tweemaandelijks overleg met ondernemersverenigingen en gemeentelijke accountmanagers bedrijven
44
Bijlage 7.
Havengelden
Op basis van de principebesluiten is besloten dat Port of Zwolle bevoegd is om nautische taken uit te voeren, waaronder het opstellen van havengeldregelingen. Het doel hiervan is om de havengelden te uniformeren, zodat voor het gebruik van de haveninfrastructuur in de drie havengebieden hetzelfde tarief geldt. Havengelden zijn een vergoeding voor diensten als onderhoud en herstel aan het havengebied. De havengelden mogen kostendekkend zijn, maar geen winstoogmerk hebben. Vanuit dat oogpunt worden ook de haven(geld)verordeningen opgesteld en door de gemeenteraad vastgesteld, waarbij een politieke keuze gemaakt wordt in de mate van kostendekkendheid van de havengelden. Het vraagt een nadere uitwerking hoe de bevoegdheid van Port of Zwolle om nautische taken uit te voeren zich vertaalt naar de tarieven en het innen van de havengelden. Er zijn hiervoor twee vragen beantwoord: 1) Is het juridisch mogelijk om de verordening havengelden te laten vaststellen door de Port of Zwolle? Volgens de Gemeentewet is het vaststellen van belastingverordeningen, zoals die voor havengelden, een exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad. Dit betekent dat de gemeenteraad verantwoordelijk is voor het vaststellen van dergelijke verordeningen en deze bevoegdheid niet kan delegeren aan Port of Zwolle.
Echter, gemeenten kunnen wel samenwerken 2) Is het juridisch mogelijk om Port of Zwolle zelf het havengeld te laten innen? Het is juridisch mogelijk om de inning van havengelden door Port of Zwolle uit te laten uitvoeren. Hoewel de vaststelling van havengelden een exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad is en niet kan worden overgedragen, kunnen gemeenten wel samenwerken in de uitvoering van deze verordeningen. Door dergelijke samenwerking kunnen gemeenten de efficiëntie en uniformiteit in de inning van havengelden verbeteren, wat zowel voor de havenbeheerders als voor de gebruikers voordelen oplevert. Het vermindert administratieve lasten en zorgt voor betere informatievoorziening. Zelfstandige havenbedrijven, zoals het Havenbedrijf Rotterdam, zijn verantwoordelijk voor zowel het vaststellen als het innen van havengelden binnen hun beheersgebied. Deze organisaties opereren vaak als zelfstandige entiteiten met een eigen bestuursstructuur en financiële autonomie, waardoor ze in staat zijn om eigen tarieven en inningprocedures te bepalen. Deze havenbedrijven zijn tevens verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van hun infrastructuur, waaronder kades, terminals en vaarwegen. Daarnaast bezitten deze havenbedrijven vaak de gronden binnen hun beheersgebied.
Om vaststelling en inning van havengelden verder te verzelfstandigen vraagt dus om een zelfstandig havenbedrijf die ook verantwoordelijk is voor grond, onderhoud en beheer.
45
Bijlage 8.
B.8.1
Plan van aanpak uniformeren havengelden
Scope
Een haven(geld)verordening bestaat grofweg uit drie onderdelen die bepalend zijn voor de hoogte van het havengeld, namelijk 1) grondslagen, 2) tarieven en 3) vrijstellingen. Daarbinnen kan onderscheid gemaakt worden tussen beroepsvaart, pleziervaart en specials (bv. charterschepen en historische schepen) In eerste instantie worden uitsluitend de havengelden voor de beroepsvaart geüniformeerd, aangezien deze het meest relevant zijn voor de economische activiteiten van Port of Zwolle. Voor de specifieke uitzonderingen ("specials") moet worden beoordeeld welke relevant zijn voor de beroepsvaart en daarom wel of niet in het uniformeringsproces moeten worden meegenomen.
B.8.2
Proces
Voor een succesvolle realisatie van uniforme havengelden is het raadzaam een centrale projectgroep in te stellen met vertegenwoordigers van de drie gemeenten. Deze projectgroep zal verantwoordelijk zijn voor de coördinatie, communicatie en bewaking van de voortgang. De projectgroep ontvangt instemming en een duidelijke opdracht van de drie colleges om het uniformeringsproces te starten. Het project wordt opgedeeld in de volgende fasen: Fase 1: Voorbereiding (2 maanden) •
Inventarisatie: In kaart brengen van de huidige grondslagen, tarieven en vrijstellingen in de drie gemeenten.
•
Analyse: Identificeren van verschillen en overeenkomsten.
•
Scope definitie: Vastleggen van wat binnen en buiten de uniformering valt (bijvoorbeeld vrijstellingen of uitzonderingen).
Fase 2: Ontwerp (3 maanden) •
Conceptleidraad: Opstellen van een conceptleidraad voor uniforme grondslagen, tarieven en vrijstellingen.
•
Consultatie: Betrekken van belanghebbenden, zoals beleidsmedewerkers en eventueel havenmeesters.
•
Analyse financiële gevolgen: Een 1) analyse van de huidige opbrengsten van de havengelden en 2) een doorrekening van de verwachte opbrengsten op basis van de voorstelde uniformering van de grondslagen, zowel inclusief als exclusief de uniformering van tarieven. Daarnaast wordt de financiële impact van eventuele vrijstellingen bij uniformering geanalyseerd.
46
•
Kosten van het havengebied moeten gedekt worden vanuit havengelden. De aanpassingen in grondslagen en tarieven zijn dus van invloed op deze kostendekkendheid. Er wordt onderzocht in welke mate de uniformering gevolgen heeft voor de kostendekkendheid
•
Juridische toetsing: Zekerstellen dat het ontwerp voldoet aan relevante wet- en regelgeving.
•
Aanpassing verordening (concept): Op basis van de opgestelde leidraad wordt de verordening in elke gemeente aangepast en voorbereid voor goedkeuring door de gemeenteraad.
Fase 3: Besluitvorming (2 maanden) •
Voorstellen: Presenteren van de aangepaste verordeningen aan de colleges en gemeenteraden.
•
Goedkeuring: Vaststelling van de uniforme verordeningen door de drie gemeenteraden.
Fase 4: Implementatie en opvolging (3 maanden) •
Communicatie: Informeren van gebruikers en stakeholders over de nieuwe uniforme havengelden.
•
Training en systemen: Opleiden van betrokken medewerkers en, indien nodig, aanpassen van administratieve systemen.
•
Opvolging: Stel een proces vast voor het handhaven van de uniforme tarieven, inclusief werkafspraken en periodieke indexeringen.
B.8.3
Planning
De jaarlijkse havengeldverordeningen voor het daaropvolgende jaar worden traditioneel vastgesteld in november. Dit betekent dat de wijzigingen in de verordeningen, met name de grondslagen, al in juni moeten worden opgenomen in de perspectiefnota (PPN). De tarieven moeten uiterlijk in augustus gereed zijn om de doorrekening naar de begrotingen mogelijk te maken. Als de uniformering in 2026 van kracht moet worden, is het essentieel dat de aangepaste uniformering uiterlijk in juni 2025 wordt gepresenteerd. Dit tijdpad biedt voldoende ruimte voor besluitvorming en implementatie in de verordeningen. Om uiterlijk juni 2025 een aangepaste verordening gereed te hebben, is het van belang om direct te starten met fase 1: voorbereiding. Dankzij de informatie uit eerder gestarte trajecten is al veel relevante data beschikbaar, wat kan bijdragen aan een versnelde uitvoering van zowel fase 1 als fase 2. Het advies is daarom om te richten op de invoering van uniforme havengelden per 2026
B.8.4
Aandachtspunten
De volgende punten verdienen aandacht bij de totstandkoming van uniforme havengelden: Relatie met andere verordeningen: •
Zorg voor een goede afstemming met andere verordeningen, zoals de kadegeldverordening in Kampen en de verordeningen voor woonschepen en historische schepen in Meppel. Begripsbepalingen en omschrijvingen moeten op elkaar aansluiten, en verwijzingen naar andere verordeningen dienen consistent en accuraat te zijn. De uniformering richt zich op de
47
tarieven voor beroepsvaart. De gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor het waarborgen van een aansluiting met aanvullende verordeningen. •
In Meppel en Kampen zijn beroepsvaart en recreatievaart opgenomen in één verordening.
Kostendekkendheid van havengelden: •
De kostendekkendheid verschilt mogelijk tussen recreatie- en beroepsvaart. Het kan voorkomen dat de inkomsten uit één categorie (bijvoorbeeld beroepsvaart) de andere (recreatievaart) subsidiëren. Niet alle gemeenten hebben hier volledig inzicht in.
•
Op dit moment zijn de havengelden in geen van de drie gemeenten volledig kostendekkend.
Havenmeesters en hun rol: Betrek havenmeesters actief in het proces. Hun praktische kennis is essentieel om de effecten en gevolgen van de uniforme havengelden op de dagelijkse operatie goed in kaart te brengen. De kosten van de havenmeesters kunnen worden toegerekend aan de havengelden en daarmee worden meegenomen in de berekening van de kostendekkendheid. Indien de havenmeesters in de toekomst niet langer in dienst zijn van de gemeente, maar bijvoorbeeld overgaan naar Port of Zwolle (PoZ), zal zorgvuldig moeten worden bepaald op welke wijze deze kosten worden verwerkt en hoe dit invloed heeft op de kostendekking van de havengelden.
48