2. SSC ONS Jaarstukken 2021.pdf

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

Jaarstukken 2021

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

13 april 2022

⇥

Voorwoord Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners

Voorwoord

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

Het was een roerig jaar, een overgangsjaar waarin we organisatorisch veel stappen hebben gezet. Dat omschrijft voor mij het beste 2021. We komen in een volgende volwassenheidsfase. We hebben ontzettend veel en goed werk verricht, ondanks de bijzondere tijd waar we in leven. En, we blijven realistisch, er zijn verbeteringen mogelijk. Die zien we en daar gaan we mee aan de slag, samen.

We hebben intensiever samengewerkt met onze partners dan de jaren ervoor. En hard gewerkt aan oplossingen. We hebben met onze partners veel vaker het gesprek over vragen als ‘wat willen we nu eigenlijk bereiken?’ en ‘wat willen we met Ons én wat willen partners met elkaar?’. Dit vertaalt zich op alle terreinen. Zo is de dienstverlening van IT steeds beter op orde. Tegelijkertijd vragen de partners steeds meer van ons, wat hoort bij de veranderende tijd. Wij ontzorgen hier zoveel mogelijk in. En veranderende vragen leiden soms tot hogere kosten. Ook dat is de realiteit.

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

2

⇥

Voorwoord Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥

Allereerst een aantal personele veranderingen in het bestuur. Maarten Slingerland is toegetreden namens Zwartewaterland en de voorzittersrol is van Bort Koelewijn overgegaan naar Erica van Lente. Ik wil graag wat highlights benadrukken. In 2021 hebben we de veiligheid van onze informatie verbeterd en hebben wij ervoor gezorgd dat de medewerkers van onze partners met een laptop kunnen werken. Waar er voorgaand jaar nog ontevredenheid was over Windows 10, hebben we dat in 2021 succesvol afgerond. Extra trots zijn we op onze samenwerking met Zwartewaterland. Samen met Zwartewaterland en onze collega’s is hard gewerkt om een mega operatie soepel te laten verlopen. En dat is gelukt. De IT-dienstverlening aan Zwartewaterland is geregeld en er staat een duurzame omgeving die klaar is voor de toekomst. Dit naast de dienstverlening vanuit HR Services en Inkoop die we al vanaf 1 januari 2021 leverden. Dus hiermee is Zwartewaterland volledig aangesloten bij Ons en samen gaan we verder op de ingeslagen weg van constructieve samenwerking.

”We hebben ons staande gehouden, met oog voor elkaar. Het is mooi om te zien hoe we ondanks alle externe factoren blijven groeien.” Vincent Siegmund

2021 stond natuurlijk ook nog steeds in het teken van Corona en thuiswerken. Opnieuw wil ik benadrukken hoe trots ik ben op alle collega’s die hun weg hebben weten te vinden in het thuiswerken, het combineren van werk en zorgtaken voor kinderen en naasten. Toegegeven, dit was niet altijd makkelijk, maar we hebben ons staande gehouden, met oog voor elkaar. Het is mooi om te zien hoe we ondanks alle externe factoren blijven groeien. Hoe mooi is het dat we dat straks kunnen doen vanaf onze eigen gloednieuwe werkplek in het provinciehuis! Vincent Siegmund

TERUG ⇤

3

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021

Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling

Inleiding

Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥

In dit jaarverslag blikken we terug op 2021. Een jaar waarin we met elkaar en met onze partners een volgende volwassenheidsfase zijn ingegaan. Uniformiteit en standaardisering zijn hierin belangrijke thema’s die zich vertalen op alle terreinen. We nemen je in dit jaarverslag graag mee in onze terugblik en soms ook vooruitblik. Dit doen we aan de hand van onze 5 ambitiepijlers: dienstverlening, groei, nieuwe partners, organisatieontwikkeling en partnerschap.

Veel leesplezier!

TERUG ⇤

4

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding

Dienstverlening Groei & nieuwe partners

Dienstverlening

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

Als Shared Service Centrum leveren wij producten en diensten op drie gebieden: IT, HR en Inkoop & Contractmanagement. Elke dag zetten wij ons in om onzichtbaar kwaliteit te leveren. Ons uitgangspunt: het moet gewoon goed werken. Zo kunnen onze partners zich richten op hun kerntaken!

IT VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

5

Eén van de manieren om de dienstverlening voor onze klanten te verbeteren is het invoeren van een digitale omgeving waar onze klanten terecht kunnen als zij een vraag of probleem hebben. Dit noemen wij het Selfserviceportal. Het grote voordeel van het Selfserviceportal is dat medewerkers zelf al oplossingen

hier kunnen vinden voor mogelijke problemen. Is de oplossing niet beschikbaar in de kennisbank? Dan maak je een melding aan. Met deze melding geef je direct alle benodigde info voor de servicedesk-medewerker zodat die je snel kan helpen. Benieuwd naar de status van je melding? Ook dit kun je zien in het Selfserviceportal! Het Selfserviceportal is een instrument dat we breder in gaan zetten de komende tijd.

1.216  applicaties in beheer inclusief SaaS applicaties

41.209

Meldingen

4.797  Gebruikers

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding

Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling

Geactualiseerde product- en dienstencatalogus

Om duidelijkheid in de afspraken van de IT-dienstverlening te bieden, hebben we samen met onze partners de Product- en dienstencatalogus (hierna: PDC) geactualiseerd. Het was noodzakelijk om beter met elkaar te beschrijven welke producten en diensten we precies leveren, zodat duidelijk is wat we van elkaar mogen verwachten. Dit vanwege ontwikkelingen op het vakgebied de afgelopen jaren, vragen voor de komende jaren en toename van het aantal partners.

IT-middelen up-to-date, patchweekenden

Jaarrekening 2021

Leveranciers van software en hardware geven regelmatig informatie over gevonden zwakheden in hun systemen, met daarbij een aanwijzing hoe deze zwakheid te bestrijden. In overleg met de partners is in 2021 gekozen om maandelijks zogenaamde patchweekenden te introduceren, waarbij we alle IT-middelen langsgaan voor de benodigde updates. Zo verminderen we de risico’s als gevolg van technische kwetsbaarheden. De resultaten op de weekenden zijn zeer positief! De samenwerking verloopt goed, de weekenden hebben tot minimale verstoring gezorgd en onze IT-middelen zijn up-to-date.

Jaarrekening

Splitsing afdeling IT in IT Regie en IT Operations

Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Bijlage

VOORUIT ⇥

In 2021 hebben de nieuwe inrichtingsplannen geleid tot het splitsen van de afdeling IT naar twee teams: IT Regie en IT Operations. Deze wijziging helpt, samen met een aantal andere wijzigingen, bij het verbeteren van onze IT-dienstverlening naar onze partners voor nu en in de toekomst. Wij leveren met de nieuwe afdelingen betere dienstverlening doordat de inrichting beter past bij wat de afdeling te doen heeft en een betere aansluiting heeft bij onze partners. Ook is in beeld gebracht welke rollen noodzakelijk zijn bij onze klanten.

Op die manier zijn wij goed in staat te doen wat nodig is. Door op deze manier naar de afdelingen en de samenwerkingen te kijken, gaan we mogelijkheden benutten om de dienstverlening beter in te richten.

Toetreding Zwartewaterland

Zorg voor continuïteit en behoud van kwaliteit, twee belangrijke redenen voor Zwartewaterland om bij Ons aan te sluiten. Na een gedegen voorbereidingsperiode met ontwerpen, bouwen en testen, is Zwartewaterland in januari 2022 volledig overgezet naar onze IT-omgeving. In 2021 maakte Zwartewaterland al gebruik van de Servicedesk en is een deel van de applicaties al verhuisd naar de datacenters van Ons. Al met al een mega-operatie die grotendeels met eigen medewerkers is uitgevoerd en in goede samenwerking met de collega’s in Zwartewaterland. We zijn trots op het resultaat.

TERUG ⇤

6

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding

Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥

Vernieuwingen

De ontwikkelingen gaan snel. Met veel vernieuwingen. Het project Windows 10 is afgerond. Dit betekent een volledige realisatie van een migratie naar Windows 10 op alle beschikbare platformen voor de provincie Overijssel en de gemeente Zwolle. Ook hebben we de wifi-omgeving bij alle partners vervangen. De oude omgeving was instabiel en voldeed niet meer aan de security eisen. Met deze vervanging zijn we voorbereid op de terugkeer van werken op kantoor. Met dat in het achterhoofd hebben we op redelijk korte termijn alle partners voorzien van supersnelle wifi. Daarbij hebben we beveiliging van het wifi-gebruik beschikbaar via Govroam. Govroam is een dienst waarmee medewerkers van overheidsdiensten veilig en draadloos gebruik kunnen maken van het internet.

Werkplek voor de toekomst

Een andere vernieuwing is de werkplek. Corona heeft de afgelopen jaren impact gehad op de traditionele manier van werken en de daarbijhorende werkplek. Plaats- en tijdonafhankelijk werken zijn de standaard en dit verlangt ook andere IT-middelen. We hebben voor de gebruikers bij onze partners laptops uitgerold waarmee we een werkplek aanbieden die klaar is voor de toekomst.

Telefonie

De bedrijfstelecommunicatie is flink veranderd, zowel aan de kant van gebruikers als die van de aanbieders. Door de invoering van Microsoft Office 365 willen we van dit platform gebruik maken om met elkaar te communiceren. In 2021 zijn we gestart met de voorbereidingen voor de realisatie van een vaste telefonieen klantcontactomgeving voor alle partners en onze eigen organisatie.

Dataplatform t.b.v. datagedreven werken

+1.400 Laptops

💻

toegevoegd aan dienstverlening

Datagedreven werken is een thema dat bij meerdere gemeenten leeft. Het verbeteren van de interne bedrijfsvoering en versterken van de externe dienstverlening op basis van feiten en data. Door een uitstekende samenwerking met de gemeente Kampen, is een omgeving neergezet die allereerst door Kampen gebruikt kan worden, maar ook hergebruikt kan worden voor andere partners.

TERUG ⇤

7

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding

Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

8

Inkoop & Contractmanagement

De inkoop- en contractmanagementspecialisten zijn een team van inkopers, contractmanagers, juristen en ondersteuners die zorgen dat het inkooptraject soepel verloopt. We denken mee over alternatieven, hoe we innovatief inkopen, hoe we duurzaamheid op kunnen pakken in het inkooptraject en zo kunnen we nog wel even doorgaan. We zijn actief op alle domeinen van onze partners. Zo werken we mee bij de aanleg van wegen, het regelen van huishoudelijke hulp, een concessie op het gebied van het openbaar vervoer, de nieuwe inrichting van een gemeentehuis en nog veel meer zaken waar onze partners behoefte aan hebben. 2021 was een dynamisch jaar waarin de vraag van onze partners naar ondersteuning en advisering bij inkoop en contractmanagement flink gestegen is. Daarom hebben we 6 nieuwe medewerkers morgen verwelkomen.

Kwaliteit dienstverlening

In 2021 zijn meer dan 200 nieuwe aanbestedingen gestart. Het was daarmee drukker dan ooit tevoren. We staan dicht bij de klant en weten welke zaken belangrijk voor ze zijn. Zo ervaren zij onze toegevoegde waarde en betrekken de adviseurs daarom steeds eerder bij projecten en aanbestedingen. Door onze inhoudelijke kennis en specialisatie denken we goed mee. We zijn koploper in Nederland met het inzetten van nieuwe en innovatieve aanbestedingsmethoden. Door leveranciers eerst mee te laten denken over mogelijke oplossingen voor een probleem, krijgen we inzicht in wat de markt kan bieden. Zo hebben we de inspectie van bruggen en viaducten opnieuw in de markt gezet.

Dit wordt nu gedaan met drones en de inspectie duurt nog maar enkele uren in plaats van dagen. Zo geven we de partners toegang tot de nieuwste producten uit de markt en laten we ze kennis maken met de laatste inzichten. En ja, soms kost zo’n inkooptraject dan wat meer tijd, maar onze ervaring is dat het structureel een besparing oplevert in tijd of geld of dat het een kwaliteitsimpuls geeft.

Klanten geven I&C een

 8,5

Sturen op contract en resultaten halen

We werken samen. Met partners, en ook met leveranciers om de doelen van onze partners te bereiken. Of het nu gaat om openbaar vervoer, onderhoud van parken, kinderen een veilig thuis bieden of het ophalen van afval. Je kunt het niet zonder goede leveranciers. Daar horen duidelijke afspraken over de dienstverlening en wie wat moet doen bij. Wij helpen de partners om de afspraken te maken, evalueren en bij te sturen, zodat de doelen ook echt gehaald worden. Onze partners zien de meerwaarde en maken steeds bewuster gebruik van contractmanagement als instrument voor het goed gebruiken van contracten en als tool om kansen en risico’s in kaart brengen. Wij bieden met de dienst contractmanagement inzicht in resultaten, financiële besparingen, meer kwaliteit, en ook uniformiteit tussen partners. We geven nu al advies op het gebied van WMO, Jeugd, Facilitair, Infra en IT. De trend van meer gericht sturen op resultaten van leveranciers en de eigen organisatie, is in 2021 sterk doorgezet.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding

Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

9

HR

Onze HR-specialisten ontzorgen onze partners als het gaat om hun personeels- en salarisadministratie. Dat is bij ons in goede handen. Elke dag werken we aan de missie van Ons: we bieden de beste HR-dienstverlening. Dat doen we door kennis, middelen en mensen met elkaar te verbinden. De dagelijkse praktijk laat zien dat het mogelijk is. Onze professionals leveren goede HR-dienstverlening, en weten waar in onze dienstverlening verbeteringen of besparingen haalbaar zijn. Een mooi voorbeeld hiervan is de besparing van in totaal € 1.200.000 door het afsluiten van een nieuw E-HRM contract. Dit voordeel hebben we aan onze partners kunnen geven.

Deze uitdaging werd dit jaar nog vergroot door twee factoren: • de enorme complexiteit die werd veroorzaakt door de reiskostenregelingen; • de (samenwerk)beperkingen door het coronavirus.  Youforce meldingen per jaar

 Topdesk meldingen per jaar

2019: 78.125

2019: 12.416

2020: 76.811

2020: 13.779

2021: 96.170

2021: 17.415

Groei in aantal meldingen en verzoeken

De belangrijkste basissystemen voor onze dienstverlening zijn Topdesk en Youforce/Beaufort. Beide systemen gebruiken we voor dienstverleningscontact en productieuitvoering. Naast de groei in 2021 door de aansluiting van Zwartwaterland en Ommen (8% op het totaal), zijn de werkzaamheden meer dan proportioneel gestegen. De werkzaamheden in zowel Topdesk als Youforce groeiden met 25%. Voor Youforce betekende dit een groei van bijna 20.000 workflows.

Meer werk en veel in- en uitstroom medewerkers In 2021 hebben we bij HR Services een stevige uitdaging gehad door de vele personeelswisselingen. Een groot aantal medewerkers is met pensioen gegaan of medewerkers hebben hun carrière elders voortgezet. Werving van nieuwe medewerkers op dit specialistische vlak bleek lastig en eenmaal binnen vergt het inwerken de nodige tijd en aandacht. Dit gekoppeld aan de steeds toenemende vraag naar verschillende soorten dienstverlening en strengere eisen rondom compliance maakte de uitdaging groot.

Wij zijn er trots op dat we in 2021 kwalitatief gezien een goede dienstverlening hebben geleverd en dat we veel veranderingen hebben doorgevoerd. In 2021 waren er de volgende personeelswisselingen ten opzichte van eind 2020:

door ⇢ Uitstroom uitdiensttreding - 31% naar ↺ Doorstroom nieuwe functie - 5% nieuwe ⇤ Instroom medewerkers - 36% ⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap

Tevreden klanten, klanttevredenheid 7,6

Wij verzorgden in 2021 voor maar liefst 4.133 medewerkers van de partners en verbonden partijen de complete personeels- en salarisadministratie. Dit betekende: 1. bemensen van de HR Servicedesk; 2. beschikbaar maken en ontwikkelen van HR-systemen; 3. leveren van rapportages; 4. ondersteunen van Leren en Ontwikkelen trajecten. Onze klanten juist en tijdig bedienen heeft in ons werk prioriteit. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn: altijd op tijd salarissen betalen en vragen goed en snel beantwoorden. Gelet op de klantwaarderingscijfers hebben we met onze dienstverlening in 2021 het niveau van 2020 weten vast te houden op alle meetvlakken.

Financiële samenvatting Paragrafen

Vernieuwingen

Daarnaast hebben we afgelopen jaar gewerkt aan vernieuwingen of verbeteringen. Een sprekend voorbeeld hiervan is het onderzoek naar Identity- and Access Management (IAM), waar we met onze partners over in gesprek zijn. Bij in-, door- & uitstroom van een medewerker is er altijd een effect op de verstrekte middelen, de autorisaties op systemen en toegang van de medewerker tot gebouwen of specifieke ruimtes. In de huidige situatie worden hiervoor verschillende formulieren ingediend: voor toegang tot gebouwen, autorisaties op het netwerk en uitgifte/inname van faciliteiten. Onze ambitie met Identity and Access Management (IAM) is dat we ervoor zorgen dat één proces volstaat om alles in één keer te regelen. Dat is overzichtelijker voor de manager en beheersbaarder voor Ons. IAM stelt ons en onze partners in staat om compliant te zijn aan privacy- en securityrichtlijnen. Bovendien kan IAM een flinke kostenbesparing opleveren. We zijn samen met onze partners bezig met de voorbereiding en besluitvorming.

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

7,5



De afgesproken norm op de meetonderdelen is 7,0. Klanten gaven ons in 2021 gemiddeld een

voor kwaliteit

7,6



voor snelheid

7,7



voor communicatie

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

10

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021

Compliance

Wij werken met persoonsgegevens en wij betalen salarissen. In ons DNA zit daarom dat we verantwoord omgaan met persoonsgegevens en dat we voldoen aan wet- en regelgeving. Zo maken we het vertrouwen van onze partners waar. Wij doen dit op verschillende manieren. Zo hebben we sinds 2021 de eis dat de salarisadministrateurs gecertificeerd zijn en dat ze dit jaarlijks onderhouden. Daarnaast werken we met een control-framework waarin staat beschreven welke risico’s we zien in onze processen en hoe we deze risico’s beheersen. Onze externe auditor toetst jaarlijks of wij onze processen en werkwijzen uitvoeren volgens de richtlijnen. Uit de audit blijkt dat de kwaliteit van de dienstverlening goed is en we de belangrijkste risico’s goed beheersen. Ook blijkt uit de audit dat op een aantal processen nog verbeteringen mogelijk zijn, met name als het gaat om de vastlegging van onze eigen controles. Met deze verbeteringen zijn we intussen aan de slag. Voor de fiscale toetsing maken we gebruik van externe fiscaal juristen die ons bij vraagstukken voorzien van advies. Voor onze HRmedewerkers hebben we jaarlijks een verplichte training over veranderde wet- en regelgeving in ons vakgebied.

Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

11

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening

Groei & nieuwe partners

Groei & nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

12

Na de toetreding van de gemeenten Dalfsen en Westerveld in 2020 is per 1 januari van dit jaar de gemeente Zwartewaterland toegetreden. De dienstverlening voor HR en Inkoop & Contractmanagement is 1 januari 2021 gestart. Voor de overgang van de IT was meer tijd nodig. We hebben afgelopen jaar benut om stap voor stap een geleidelijke overgang te maken en deze is eind januari 2022 afgerond.

Daarnaast hebben we dit jaar onze dienstverlening uitgevoerd voor de gemeente Ommen op het terrein van HR en Inkoop en Contractmanagement. Dit op basis van een dienstverleningsovereenkomst. In 2022 onderzoeken we samen of de gemeente Ommen de komende jaren zal aansluiten als partner van Ons. In 2021 zijn er geen initiatieven geweest met potentiële partners over verkenning of toetreding.

Lessons learned, nieuwe standaardwerkwijze

Bij de toetreding van de gemeente Zwartewaterland hebben we goed gebruik gemaakt van de ervaringen die we hebben opgedaan met de toetreding van de gemeenten Dalfsen en Westerveld.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening

Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

Dit kwam bijvoorbeeld tot uiting in de voorbereiding. Wij waren daarom beter in staat om aan Zwartewaterland aan te geven waar we samen rekening mee moesten houden. Ook de communicatie voor en na het moment van overgang was goed afgestemd. De ervaring met de IT-transitie bij Dalfsen en Westerveld heeft geleid tot een andere aanpak. We pakten dit keer niet eerst de omgeving van de gemeente op en brachten het over naar Ons om het vervolgens om te bouwen naar onze standaard. Nee, dit keer pasten we stap voor stap de omgeving aan in Zwartewaterland. Pas als die voldeed aan de standaard brachten we de gestandaardiseerde omgeving over naar Ons omgeving. Wel konden we ondertussen voor Zwartewaterland al een aantal diensten uitvoeren, zoals de Servicedesk en wifi.

Nieuwe dynamiek door groei in partners

Met de aansluiting in 2020 en 2021 van de gemeenten Dalfsen, Westerveld en Zwartewaterland is het aantal partners verdubbeld. Dit heeft consequenties in de sturing en uitvoering en betekent dat de partners in de samenwerking (bestuur, bedrijfsvoeringsberaad en demandmanagement overleggen) met elkaar moeten zoeken naar nieuwe werkwijzen. Met het bestuur, bedrijfsvoeringsberaad en demandmanagers hebben we hier gedurende 2021 met elkaar over gesproken en we blijven dit doen in 2022. Zo werken we aan een gezamenlijke visie op de toekomstige wensen van de partners. De rol van Ons wordt daarin duidelijk. Of het toetreden van nieuwe partners onderdeel zijn van deze gezamenlijke visie, dat zal de toekomst uitwijzen.

Gemeente Ommen tevreden

De gemeente Ommen is zeer tevreden over de dienstverlening op het gebied van HR en Inkoop & Contractmanagement. Wij hebben de dienstverlening goed kunnen inpassen in de bestaande processen. Bij HR en Inkoop & Contractmanagement zijn de standaard processen goed geborgd. Hierdoor is het gemakkelijker om de werkzaamheden voor nog een gemeente uit te voeren. De IT-dienstverlening voeren wij op dit moment niet uit, daarvoor heeft de gemeente Ommen nog een overeenkomst met de gemeente Hardenberg.

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

13

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners

Organisatieontwikkeling

Organisatieontwikkeling

Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

Werken aan Ons. Dat is de titel van ons in 2021 gestarte organisatie-ontwikkeltraject. Want naast het werken in de winkel om de dienstverlening aan onze klanten te leveren, werken we ook hard aan de winkel. In dit deel van het jaarverslag lees je daar alles over. Onze medewerkers maken het verschil

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

14

Onze medewerkers maken Ons. Dat is ook de reden waarom we in 2021 veel aandacht besteed hebben aan het welzijn van onze medewerkers en de verbinding met elkaar en met Ons als organisatie. Door het vele thuiswerken is het belangrijk dat de werkplek thuis goed ingericht is. De plek aan de keukentafel voldoet niet

meer. Onze medewerkers kunnen gebruik maken van een regeling waarmee ze thuis een goede werkplek kunnen inrichten. Een vergoeding voor een bureau, beeldscherm en een goede bureaustoel maken dat je ook thuis een volwaardige thuiswerkplek kunt creëren. Nu we meer thuiswerken vinden we het belangrijk om de verbinding met elkaar en met Ons als organisatie te houden. Daarom experimenteren we op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door het organiseren van een digitale pubquiz, borrels, koffiemomenten en kerstpakketten die door de managers thuisbezorgd zijn. We hebben ons het afgelopen jaar ook voorbereid op de toekomst. Fit for the Future noemen we dat. Hoe zorgen wij als organisatie en jij als medewerker ervoor dat je

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

een leuke baan hebt die bij je past? Niet alleen nu, maar ook in een wereld die snel verandert? Begin 2022 gaan we hierover in gesprek met alle medewerkers. Spannend, maar vooral leuk. Als laatste vinden we dat medewerkers recht hebben op een functiebeschrijving en functiewaardering die een goed beeld geeft van de werkzaamheden die zij bij Ons doen. Onze oude functiebeschrijvingen en ons functiewaarderingssysteem konden wel een opfrisbeurt gebruiken. We hebben daarom alle functies opnieuw beschreven, met de medewerkers besproken en een nieuw functiewaarderingsysteem aangeschaft. Begin 2022 ronden we dit af en dan hebben we voor al onze medewerkers een nieuwe functiebeschrijving en passende waardering.

Werkplek voor de toekomst

Onze werkomgeving in het provinciehuis kon wel een update gebruiken. Daar zijn we in 2021 mee gestart. Samen met onze medewerkers en architect hebben we geschetst hoe onze nieuwe werkomgeving eruit moest zien. Natuurlijk komt er veel kijken bij een dergelijke grote verbouwing. Zo hebben we prettig samengewerkt met onze verhuurder (de provincie Overijssel), een aannemer gevonden en nog veel meer dingen die horen bij een dergelijke grote verbouwing. Tijdens de verbouwing moesten we wel verhuizen. Op 16 oktober waren alle dozen ingepakt. We zijn toen verhuisd naar onze tijdelijke huisvesting in het provinciehuis en de aannemer startte met het slopen. Het idee was dat we begin januari

konden terugkeren, maar corona gooide roet in het eten: materialen waren moeilijker te verkrijgen en vakmensen zijn schaars. We hebben onze planning aangepast en gaan nu half maart 2022 naar onze nieuwe werkomgeving, maar het wachten is de moeite waard. We krijgen een prachtige werkplek. Een werkplek waar we elkaar kunnen ontmoeten. Waar we verschillende ruimtes hebben waar je kunt overleggen, even kunt zitten op weg naar je volgende gesprek, of in stilte kunt werken aan een document. Kortom: een fantastische plek waar je graag wilt zijn.

Voor iedereen toegankelijk

1 april 2021 is onze nieuwe website live gegaan en dat meteen in de nieuwe huisstijl. Nu staat er een frisse en uitnodigende website die gezien het aantal bezoekers goed in de smaak valt. Ons visitekaartje. We vinden het belangrijk dat onze website voor iedereen, ook mensen met een beperking, toegankelijk is. We hebben een keuring laten uitvoeren voor de Wet Digitale Toegankelijkheid. Dat resulteerde in een volle 100% score en daarmee zijn we met vlag en wimpel geslaagd. Ons intranet, Onder Ons, is steeds meer een plek waar we nieuwtjes delen en waar informatie gebracht en gehaald wordt. In Coronatijd, waarin veel mensen thuiswerken, is het een belangrijk middel om binding met de organisatie te houden en zo te weten wat er leeft. De redactieraad van Onder Ons zorgt ervoor dat nieuws snel gedeeld wordt. Zo blijf je ook thuis goed op de hoogte.

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

15

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling

Partnerschap

Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

16

Vanaf de start van Ons is er een vaste structuur waarin de partners met Ons overleggen.Het zijn overleggen met Ons, maar meestal onvoldoende als partners met elkaar. Dit terwijl de gezamenlijke partners zowel eigenaar en opdrachtgever zijn van Ons. Hierdoor is onduidelijk wat de partners verwachten, collectief maar ook individueel, en het maakt ook niet scherp wat van Ons verwacht wordt. Samen met het bestuur en het bedrijfsvoeringsberaad (directieleden van de partners) hebben we hier het afgelopen jaar over gesproken. Hieruit blijkt dat de samenwerking tussen de partners en de uitvoering door Ons toe is aan de volgende stap in volwassenheid.

Partners hebben zich via Ons aan elkaar verbonden, om samen meer kritische massa te hebben op de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen (IT, HR Services en Inkoop & Contractmanagement). Om samen de groeiende druk op kwaliteit en continuïteit op deze domeinen te kunnen bedwingen, tegen acceptabele kosten. Urgente voorbeelden zijn informatieveiligheid (cybercrisisbestendigheid), moderne (digitale) werkplekken, efficiënt beheer van medewerkersrechten, datagedreven werken en innovatiegerichte inkoop. Voor de uitvoering van de taken door een SSC als Ons is standaardisatie en harmonisatie essentieel. Door te vaak te kiezen voor de specifieke partner voorkeuren, wordt afgeweken van de standaard. Maatwerk zal altijd nodig blijven. Dat kan, als naast het maatwerk er een grote

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling

Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

mate van gestandaardiseerde producten en dienstverlening vanuit Ons is. Wat Ons doet is te zien als verlengde uitvoering van de eigen taken binnen de partnerorganisaties. Iedere organisatie werkt samen met Ons, zo vormen we een keten in de bedrijfsvoering. Een goede aansluiting van die ketens vraagt verbetering van elke schakel in de keten en dus van ons allemaal. Samen willen partners de sturing op het gemeenschappelijke versterken, zodat het samenwerkingsverband echt waarde toe kan voegen. Daarvoor is besturing, kwaliteit van de governance, stuurinformatie en standaardisatie en harmonisatie van belang. Het bestuur heeft het bedrijfsvoeringsberaad gevraagd dit uit te werken en deze uitwerking bespreken we begin maart 2022. Tijdens de uitwerking is al wel duidelijk geworden dat er veel overeenstemming en enthousiasme is over de gezamenlijke koers voor de komende 3 jaar. Iedere partner is bereid om te sturen op gezamenlijkheid en bereid om soms concessies te doen ten behoeve van het gezamenlijke resultaat. Betrokken directeuren en (demand)managers gaan elkaar veel meer ‘zakelijk & gezamenlijk’ met elkaar in gesprek en gaan investeren in de netwerksamenwerking. De concretisering én de eerste resultaten staan in het volgende jaarverslag!

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

17

⇥

Voorwoord

Financiële samenvatting

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap

Financiële samenvatting Paragrafen

Het totaal gerealiseerde resultaat over 2021 is € 257.225. Door een verplichte administratieve wijziging is er een verschil van € 2.400.000 ontstaan tussen standaard en maatwerk. Voor de bijdragen heeft dit geen gevolgen. Tabel 1: Totale baten 2021 €*1

Begroot

Werkelijk

Delta

16.561.809

13.997.062

-2.564.747

259.716

259.716

Maatwerk

4.411.736

7.179.228

2.767.492

Meerwerk

-

2.457.273

2.457.273

Standaard Standaard (resultaat 2020)

Jaarrekening 2021 Jaarrekening

Projecten / incidenteel

761.635

761.635

-

Totaal impact partners

21.735.180

24.654.914

2.919.734

162.100

319.752

157.652

21.735.180

24.974.666

3.077.386

Overig

Bijlage

Totale baten jaarrekening Totaal lasten jaarrekening

VOORUIT ⇥

24.442.725

Gerealiseerd totaal saldo baten en lasten 2021

531.941

Storting in de reserve (resultaat 2020 + bijdrage Zwartewaterland)

-274.716

Gerealiseerd resultaat 2021

257.225

Standaard

Binnen de standaard dienstverlening is een positief resultaat ontstaan van € 76.000. Dit komt met name door een eenmalig voordeel binnen security van € 285.000. In de begroting hebben we rekening gehouden met een aantal kosten, maar die bleken in 2021 nog niet beschikbaar en/of waren in VNG-verband nog niet zover. Daardoor zijn een aantal onderwerp in 2021 nog niet opgepakt en doorgeschoven naar 2022. Naast deze meevaller hadden we een aantal kleinere kostenoverschrijdingen. Daarnaast hebben we in de formatie € 2.100.000 minder besteed dan begroot. Dit komt met name door niet opgevulde vacature ruimte. Als gevolg van deze vacatures hebben we om onze dienstverlening te kunnen leveren capaciteit ingehuurd (€ 2.300.000) Verder zijn de kapitaallasten € 166.000 hoger uitgevallen dan begroot. Dit komt door de overname van ICT infrastructuur (€ 76.000) en versnelde afschrijving van IT servers (€ 90.000).

TERUG ⇤

18

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap

Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥

Maatwerk

Binnen het maatwerk zit, naast de verschuiving tussen standaard en maatwerk van € 2.400.000, een overschrijding van € 389.000. Dit heeft met een aantal factoren te maken. Microsoft licenties In 2021 zijn de Microsoftlicenties omgezet naar zogenoemde E5 licenties. Dat betekent dat alle partners standaard uitgebreidere licenties hebben en er niet meer allemaal losse licenties bijgekocht hoeven worden. Op de langere termijn leveren deze licenties een besparing op. Doordat de licenties duurder zijn dan de voorgaande licenties, is er daardoor wel een overschrijding op de begroting van 2021. Daarnaast zijn bij een aantal partners ook de aantallen licenties gestegen. Laptops Doordat er meer laptops zijn aangeschaft voor de partners dan vooraf begroot, is hier een overschrijding van €76.000. We brengen bij de partners de laptops per maand in rekening vanaf moment van ingebruikname, de kosten hiervan komen door de toegepaste afschrijvingsmethodiek pas op een later moment, daarom is hier in 2021 een resultaat op ontstaan van € 115.000. In het voorstel resultaatbestemming is voorgesteld dit op te nemen in de egalisatiereserve. Aanschaf kleine hardwarecomponenten Binnen de begroting is € 256.250 beschikbaar voor aanschaf kleine hardwarecomponenten. Het gaat hier om beeldschermen, mobiele telefoons, accessoires laptops, etc.

In het geheel is, mede door aanschaf van laptopaccessoires, hier een overschrijding van € 214.000.

Resultaatbestemming partners

Het voorstel is het voordelig resultaat van € 257.225 te verdelen op onderstaande wijze: • Ten behoeve van de laptop dienstverlening: toevoeging van € 114.813 aan de egalisatiereserve • Ten behoeve van aanvullen weerstandsvermogen: € 116.000. Voor verdere toelichting hierop zie de paragraaf ‘Risicobeheersing en weerstandsvermogen’ • Het restant van € 26.412 verdelen over de partners op basis van FTE. Dit betekent de volgende teruggave per partner: Tabel 2a: Afrekening resultaat 2021 €*1

Totaal

Gemeente Kampen

4.005

Provincie Overijssel

7.311

Gemeente Zwolle

9.900

Gemeente Dalfsen

1.974

Gemeente Westerveld

1.638

Gemeente Zwartewaterland

1.584

Totale afrekening

26.412

Het resultaat maatwerk per partner rekenen we afzonderlijk per partner af op basis van werkelijke afname en komt uit op voorlopig onderstaande afrekening: Tabel 2b: Afrekening resultaat 2021 €*1

Maatwerk

Gemeente Kampen

-25.678

Provincie Overijssel

-228.936

Gemeente Zwolle

-223.087

Gemeente Dalfsen Gemeente Westerveld Gemeente Zwartewaterland Totale afrekening

-5.115 -20.054 113.531 -389.340

TERUG ⇤

19

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling

Paragrafen

Partnerschap Financiële samenvatting

Paragrafen Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

20

Risicobeheersing en weerstandsvermogen

Weerstandscapaciteit

De beleidskaders voor het risicomanagement van Ons zijn vastgelegd in de nota Weerstandsvermogen en risicomanagement. Conform deze beleidskaders, heeft een kwantificering plaatsgevonden van de geïnventariseerde risico’s. De gegevens in deze paragraaf gaan uit van de meest recente update van de risico’s.

Toelichting op de weerstandscapaciteit

Deze paragraaf bevat de inventarisatie van de weerstandscapaciteit, evenals van de risico’s die Ons loopt. Op basis van beide inventarisaties wordt aan het eind van deze risicoparagraaf het weerstandsvermogen beoordeeld. Deze risicoparagraaf gaat niet in detail in op het gevoerde risicomanagement (voorkomen, minimaliseren, beheersen van risico’s).

De weerstandscapaciteit is het totaal aan middelen waarover Ons beschikt om niet begrote financiële tegenvallers, incidenteel of structureel, op te vangen. De algemene reserve van Ons was € 238.000 op 31 december 2021. In de afgelopen jaren heeft het bestuur van Ons ingestemd met het verrekenen van nadelige resultaten en dus niet ten laste te brengen van de algemene reserve. Hiermee blijft de weerstandscapaciteit op peil en worden de nieuwe partners niet met een tekort uit een voorgaand jaar geconfronteerd.

In de nota Reserves en Voorziening is opgenomen dat Ons kan beschikken over een algemene

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Paragrafen Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

21

reserve voor de verrekening van het positieve of negatieve jaarrekeningresultaat en als buffer voor het afdekken van risico’s. De partners hebben in de Gemeenschappelijke Regeling opgenomen dat Ons beschikt over weerstandscapaciteit (artikel 17, lid 3). Deze is gemaximeerd op 5% van de totale jaaromzet Ons (ca. 1 miljoen op basis van de meerjarenbegroting), tenzij de gekwalificeerde risico’s groter zijn. De beschikbare algemene weerstandscapaciteit is gerealiseerd in de algemene reserve van Ons. Voor de projecten is weerstandscapaciteit in principe geregeld in de projectplannen, door middel van een passende post onvoorzien.

Risico’s

In deze paragraaf zijn de risico’s weergegeven die voortvloeien uit de halfjaarlijkse update. Niet alle risico’s opgenomen in het risicoregister zijn relevant voor het weerstandsvermogen. Een deel van de risico’s is via verzekeringen afgedekt. De kantoorruimte wordt gehuurd inclusief verzekering. Hetzelfde geldt ook voor de twee datacentra. Alle aanwezige hardware is verzekerd door de verhuurders en Ons draagt bij aan de premie. Er zijn risico’s die wanneer ze zich voordoen niet direct financiële gevolgen hebben, maar wel bijvoorbeeld imagoschade tot gevolg hebben. In deze risicoparagraaf gaat het om risico’s met een kans op financieel verlies: • die vooraf niet of niet goed meetbaar zijn; • waarvoor beheersmaatregelen niet afdoende zijn om de effecten van de risico’s volledig te voorkomen; • waarvoor geen verzekering kan worden afgesloten of waarvoor dit bedrijfseconomisch niet wenselijk is; • of waarvoor anderszins geen voorziening kan worden getroffen. Er is voor een aantal van de geïnventariseerde risico’s onvoldoende inzicht om een concreet risicobedrag in het

risicoregister op te kunnen nemen (dit zijn nu pro memorie posten). Waar dat wel mogelijk is, is in het risicoregister zo onderbouwd mogelijk een kwantificering van de financiële effecten gepresenteerd. Het risicoregister zal continu worden geactualiseerd en waar mogelijk worden aangescherpt. Het totaal van de geïnventariseerde risico’s is € 707.300. In de volgende tabel is de top 5 weergeven. Tabel 3: Top 5 risico’s Gebeurtenis

Risicobedrag *€ 1.000

Cybercrime (a.g.v. hackaanval, malware, phising mail, ect).

375

Vasthouden en aantrekken van medewerkers met kennis en ervaring die schaars is.

50

ICT projecten worden niet conform planning en binnen budget afgerond.

40

Disfunctioneren van vaste medewerkers van Ons.

32

PSA niet voldoen en/of niet tijdig inspelen op veranderende (fiscale) wet- en regelgeving.

25

Beoordeling weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De verhouding tussen deze twee wordt ook wel aangeduid als de weerstandsratio. De volgende tabel toont de ontwikkeling van risico’s en het weerstandsvermogen. Conform de kaders uit de nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement is het benodigde eigen vermogen ter afdekking van het risicobedrag bepaald op minimaal 50% van de berekende restrisico’s. De weerstandsratio en daarmee het weerstandsvermogen is dus niet meer toereikend in relatie tot de actuele risico’s. In de besluitvorming rond de jaarrekening zal aan het bestuur voorgelegd worden hoe hiermee om te gaan. Om weer op 50% te komen dient het eigen vermogen te worden opgehoogd met € 116.000 naar € 354.000.

⇥

Voorwoord

Peilmaand

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling

Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft de mate aan waarmee de bezittingen zijn betaald met eigen middelen. Ons heeft geen eigen middelen en alle bezittingen worden met vreemd vermogen betaald. Deze ratio kan dan ook niet berekend worden. De solvabiliteitsratio is voor 2021 lager t.o.v. 2020 door een toename van het eigen vermogen. Dit wordt veroorzaakt door het positieve jaarrekeningresultaat 2021 en het instellen van een egalisatiereserve. voor de bijdragen voor het gebruik van laptops.

Tabel 4: Weerstandsratio ontwikkeling Risicobedrag *€ 1.000

Weerstandsratio

nov-18

400

0%

apr-19

417

48%

nov-19

420

48%

apr-20

42

53%

nov-20

415

54% 35%

apr-21

681

nov-21

809

29%

dec-21

707

34%

Financiële kengetallen

Financiering en EMU-saldo

Tabel 5: Weerstandsratio ontwikkeling

Partnerschap Financiële samenvatting

Paragrafen Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

22

Financiële kengetallen BBV

Rekening 2020

Begroting 2021

Rekening 2021

1a. Netto schuldquote

21%

17%

23%

1b. Netto schuldquoate gecorrigeerd voor verstrekte leningen

21%

17%

23%

2. Solvabiliteitsratio

0%

3%

4%

3. Structurele exploitatieruimte

€0

€0

€0

Netto schuldquote Het kengetal netto schuldquote geeft aan of ONS investeringsruimte heeft. Ook zegt dit kengetal wat over de flexibiliteit van de begroting. Hoe hoger de schuld van ONS hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote van ONS is met 26% als meer dan voldoende te bestempelen. De VNG adviseert om 130% als maximum norm te hanteren en daarboven de schuld af te bouwen. Het verschil t.o.v. 2020 wordt veroorzaakt door een in 2021 afgesloten lening.

In deze paragraaf wordt verantwoording afgelegd over in de begroting opgenomen beleidsitems m.b.t. de financiering en het risicobeheer van de leningenportefeuille. De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), de Regeling Uitzettingen en Derivaten Decentrale Overheden (RUDDO) en het Treasurystatuut 2018 zijn van toepassing.

Algemeen

Begin 2018 is het Treasurystatuut 2018 vastgesteld door het bestuur van de BVO Ons. Hiermee zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van de treasuryfunctie geregeld. De treasuryfunctie beweegt zich bij Ons op de achtergrond en wordt door de treasurer van de gemeente Zwolle uitgevoerd. Dit als onderdeel van de dienstverlening die tussen de BVO en de gemeente Zwolle op financieel gebied is afgesproken.

Renteontwikkelingen 2021

Net als in 2020 is ook in 2021 de rente het gehele jaar laag geweest. Dit gold zowel voor lange als korte tarieven. De covid-19 pandemie heeft het gehele jaar 2021 geheerst.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Paragrafen Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥

Korte rente De korte rente is in 2021, evenals in 2020, door de Europese Centrale Bank niet aangepast. De 3-maands Euribor rente, die representatief is voor het aantrekken van kasgelden door gemeenten en semioverheid, schommelde rond de -/- 0,50%. Dat betekent dat, wanneer kort geld werd aangetrokken, dit rente opleverde in plaats van dat rente verschuldigd werd aan de geldgever. De opkoopprogramma’s, waarbij de centrale banken obligaties opkopen, zijn nog steeds van kracht. Zolang deze programma’s van kracht blijven, zullen de centrale banken de rente niet verhogen.

Kasgeldlimiet

Lange rente De 10-jaars swaprente is de basis voor het tarief waartegen semioverheid 10-jaars leningen kan opnemen. Aan het begin van 2021 was deze rente negatief (rond de -/- 0,30%). In de rest van het jaar zijn de tarieven schoksgewijs omhoog gegaan. Zagen we in het derde kwartaal nog even een terugval, met tarieven die weer even negatief waren, aan het eind van 2021 stonden er tarieven van ruim 0,30% positief op de schermen, een stijging van zo’n 0,60% ten opzichte van januari. Verwachting was dat de rente gedurende 2021 vrijwel gelijk zou blijven. We kunnen stellen dat de rente hoger is geëindigd dan aan het begin van het jaar werd verwacht. Voorspellen van de rente is lastig en er zijn situaties denkbaar die de rente sterk beïnvloeden, zoals toenemende onrust rondom de Oekraïne, maar ook onzekerheid waardoor het aanhouden van aandelen als groot risico wordt gezien. De vraag naar obligaties zou dan kunnen toenemen, met hogere koersen (dus lagere tarieven) tot gevolg. Veel voorspellingen van analisten komen erop uit dat de rente het komende jaar weer wat zal terugzakken en zich rond of net boven 0% zal bewegen.

Tabel 6: Kasgeldlimiet

Met betrekking tot het beheer van de renterisico’s zijn er wettelijke voorschriften. Zo wordt de maximale gemiddelde omvang, waarvoor kortlopende leningen (looptijd korter dan 1 jaar) en schulden in rekening courant mogen worden aangegaan, bepaald door de kasgeldlimiet. Dit betreft een gemiddelde per maand primo over een kwartaal. Deze kasgeldlimiet wordt volgens de Wet FIDO berekend op basis van een vast percentage (8,2%) van het begrotingstotaal. Voor 2021 betekent dit een kasgeldlimiet van € 1.593.000. In onderstaande tabel is het verloop in 2021 weergegeven.

€ * 1000 Gemiddelde vlottende schuld minus gemiddelde vlottende middelen

1ste 2de 3de 4de kwartaal kwartaal kwartaal kwartaal -44

-453

-1.341

-931

Kasgeldlimiet

1.593

1.593

1.593

1.593

Ruimte onder de kasgeldlimiet

1.637

2.046

2.934

2.524

Begrotingstotaal

19.432

19.432

19.432

19.432

Percentage regeling

8,20%

8,20%

8,20%

8,20%

Kasgeldlimiet

1.593

1.593

1.593

1.593

Berekening kasgeldlimiet:

Er heeft derhalve geen overschrijding van de kasgeldlimiet plaatsgevonden in 2021.

TERUG ⇤

23

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Renterisiconorm

De renterisico’s op de langlopende financieringsmiddelen wordt ingekaderd door de renterisiconorm. De renterisiconorm is gebaseerd op 20% van de totale begroting. Dat wil voor 2021 zeggen dat Ons maximaal € 3.886.000 aan renteherzieningen dan wel herfinanciering mocht hebben. Er werd in totaal voor € 1.540.000 afgelost en dat past uitstekend binnen de toegestane norm. Verwacht werd dat er in 2021 geen leningen zouden worden aangetrokken en in 2022 voor een bedrag van € 4 miljoen. Echter is in 2021 een 4-jarige lening aangetrokken van € 2.000.000, wat een jaarlijks aflossing in de komende jaren (vanaf 2022) van € 500.000 tot gevolg heeft. In het meerjarenbeeld in onderstaand schema zijn de aflossingen gebaseerd op de laatste, werkelijke stand van de leningen. Tabel 7: Renterisico € * 1000

Werkelijk 2021

Begroot 2022

Begroot 2023

Begroot 2024

1a Renteherziening op vaste schuld o/g

-

-

-

-

Jaarrekening 2021

1b Renteherziening op vaste schuld u/g

-

-

-

-

Jaarrekening

2 Saldo renteherziening op vaste schuld

1a – 1b

-

-

-

-

1.540

2.040

2.040

1.800

2+3

1.540

2.040

2.040

1.800

5 Begrotingstotaal

19.432

22.935

22.935

22.935

6 % renterisiconorm volgens regeling

20%

20%

20%

20%

Paragrafen

3 Aflossingen

Bijlage

4 Renterisico op vaste schuld Renterisiconorm

7 Renterisiconorm

5*6

3.886

4.587

4.587

4.587

VOORUIT ⇥

8 Ruimte onder renterisiconorm

7-4

2.346

2.547

2.547

2.787

Ofwel renterisico in % begroting

4/5

7,93%

8,89%

8,89%

7,85%

TERUG ⇤

24

Financiering

Sinds 2018 beschikt Ons over een rekening-courant krediet van € 1.000.000 miljoen bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG Bank) om tijdelijke liquiditeitstekorten op te kunnen vangen. In de begroting 2021 was geen rekening gehouden met het aantrekken van langlopende geldleningen. Er is echter wel een lening aangetrokken van € 2.000.000. Deze lening is tegen een negatieve rente van -/-0,22% afgesloten, heeft een looptijd van 4 jaar en wordt in gelijke termijnen van € 500.000 lineair afgelost. Het verloop van de lange leningenportefeuille was als volgt: Tabel 8: Verloop leningenportefeuille € * 1000

Rekening 2021 Bedrag

Gemiddeld percentage

Stand per 1 januari 2021

6.720

-0,28%

Nieuwe opgenomen leningen

2.000

-0,22%

Reguliere aflossingen

-1.540

-0,19%

Stand per 31 december 2021

7.180

-0,27%

Rentetoerekening

In het BBV is vanaf 2017 voorgeschreven hoe wij de doorberekening van de rente dienen te verantwoorden. Het renteomslagpercentage dient op een éénduidige wijze berekend te worden door alle gemeenten, GR-en en aanverwante partijen, zodat onderlinge vergelijkbaarheid toeneemt en beter aansluit bij de werkelijke rentekosten. Vanwege de negatieve rentelast van de afgesloten leningen is er ook in 2021 geen omslagrente toegerekend aan de integraal gefinancierde activa. Het renteschema is daarmee overbodig.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Paragrafen

Bijlage

In 2021 is een verdere stap gezet op een groot aantal aspecten van de bedrijfsvoering van Ons. Ten eerste op het gebied van onze medewerkers. Samen met hen hebben we alle functies opnieuw tegen het licht gehouden en geactualiseerd. Dit zodat we een actuele beschrijving hebben van de hoofdtaken en werkzaamheden. We hebben na onderzoek gekozen voor het functiewaarderingssysteem HR21 om de nieuwe beschreven functies van een passende waardering te voorzien. Dit traject wordt in 2022 afgerond, zodat onze medewerkers vanaf dan een actuele beschrijving van hun werkzaamheden hebben die op een juiste wijze gewaardeerd is.

Ons heeft een rekening courant bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). Ook de werkrekening voor het schatkistbankieren wordt bij de BNG-bank aangehouden. Daarnaast is voor Ons een schatkistrekening bij het Agentschap (Ministerie van Financiën) ingeregeld, welke via internet geraadpleegd kan worden.

Administratieve organisatie liquiditeitsfunctie

De administratie inclusief betalingsverkeer en treasury is uitbesteed aan de gemeente Zwolle (met eigen procedures). Er wordt voorzien in functiescheiding door Zwolle.

Informatievoorziening

De toezichthouder wordt jaarlijks geïnformeerd over de renterisiconorm en de stand betreffende de kasgeldlimiet via de begroting en de jaarrekening. Tabel 9: EMU-SALDO

-5.022.257 Financiële vaste activa

Jaarrekening 2021 Jaarrekening

Bedrijfsvoering en beleidsindicatoren

Kredietrisicobeheer, relatiebeheer en liquiditeitenbeheer

Activa Vlottende activa

Mutaties (1 januari tot 31 december) Passiva

Kapitaalverstrekkingen en leningen

-

Uitzettingen

-

Uitzettingen

-2.889.780

Liquide middelen

-427.203

Overlopende activa

-6.369.513

Vaste schuld

-460.000

Vlottende Vlottende schuld passiva Overlopende passiva

754.726

Vaste Passiva

-2.000.000 6.369.513

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

25

De veiligheid van onze informatie is een punt dat continu onze aandacht heeft. Dit doen we bijvoorbeeld door microleanings. Elke week ontvangen onze medewerkers per mail een vraag met een aantal mogelijke antwoorden over een aspect van informatieveiligheid. Dit om de awareness van onze medewerkers te vergroten en hun kennis te verbreden. Daarnaast komen onze Privacy Officer en CISO in de werkoverleggen om daar de specifieke aandachtspunten voor de desbetreffende afdeling te bespreken. Ook hebben we in 2021 een fraude audit uitgevoerd. Niet omdat een fraudegeval daar de directe aanleiding voor was gelukkig. Wel om te zien waar we als organisatie hier een risico denken te lopen, welke beheersmaatregelen in place zijn en waar een verscherping mogelijk is. De uitkomst van deze audit is dat de beheersing adequaat is voor het risico dat we lopen en dat er een paar punten op de i gezet zijn intussen. De rechtmatigheidsverantwoording (de schriftelijke verklaring die het bestuur van Ons afgeeft bij de jaarrekening) heeft bij Ons en het

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Paragrafen Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

26

bestuur intussen de nodige aandacht. Samen met het bestuur Ons hebben we het ambitieniveau bepaald en hebben we met de verantwoording over 2020 voor het eerst ervaring opgedaan met een proefversie van de rechtmatigheidsverklaring. Ook over de verantwoording 2021 gaan we weer een (proef)rechtmatigheidsverklaring opstellen, zodat we zodra het verplicht (verantwoording over 2022) goed voorbereid zijn. Daarnaast hebben we in 2021 onze externe en interne communicatie verbeterd. We hebben onze website vernieuwd zodat deze een visitekaartje voor Ons is en hebben het beheer van onze website belegd bij een externe partij (in plaats van bij de gemeente Zwolle). Ook ons intranet (Onder Ons) heeft de nodige aandacht gehad. De redactieraad is actief in het verzamelen van informatie en het schrijven van content. Op deze wijze houden we de verbinding tussen onze medewerkers en Ons organisatie in stand. Door corona en het thuiswerken is het belangrijk om te blijven horen waar je collega’s mee bezig zijn of welke organisatie ontwikkelingen spelen. Ook hebben alle medewerkers van Ons een opfristraining ‘Goed spellen’ gehad. Dit zodat we weer even goed weten hoe het ook alweer zat en onze mails, adviezen en overige correspondentie goed geschreven worden. Voorspelbaarheid is een belangrijk issue binnen Ons.

Voorspelbaarheid in onze dienstverlening en kosten zodat onze partners weten wat ze van ons mogen verwachten. Binnen Ons maken we hiervoor gebruik van business intelligence (BI). In 2021 zijn door de werkgroep BI verschillende dashboards ontwikkeld die management en overige gebruikers in staat stellen om op basis van actuele info over HR, Inkoop, Financien, productiegegevens en klantwaardering inzicht te krijgen en van daaruit de juiste interventies te formuleren (en de effecten van deze interventies te kunnen monitoren). Ook de periodieke

controlgesprekken tussen de directeur, managers en control hebben we in 2021 gecontinueerd om de sturing en voorspelbaarheid te verbeteren. Als laatste stond 2021 in het licht van de voorbereiding en uitvoering van de verbouwing van onze werkomgeving. Samen met de provincie Overijssel (onze verhuurder) en onze medewerkers hebben we een werkconcept (Activity Based Working) ontworpen. In oktober hebben we onze spullen gepakt, zijn naar onze tijdelijke huisvesting in het Provinciehuis gegaan en startte de sloop van onze verdiepingen. Door Corona en materiaalschaarste hebben we onze planning moeten aanpassen. 17 maart 2022 staat de opening gepland en kunnen we beschikken over een moderne werkomgeving.

Beleidsindicatoren Tabel 10: beleidsindicatoren Naam indicator

Eenheid

2020

2021

Formatie

Fte

110,4

114,7

Bezetting

Fte bezetting

103,5

114,7

Apparaatskosten

Totale lasten

Externe inhuur

Overhead

17.740.485 20.974.267

Kosten externe inhuur als % van totale loonsom+totale kosten externe inhuur

42%

36%

% van totale lasten

9%

8%

Het percentage voor de externe inhuur is relatief gezien hoog. Dit komt omdat er veel incidenteel meerwerk is waarvoor incidenteel ingehuurd wordt. Daarnaast wordt ingehuurd voor projecten. Het gecorrigeerde percentage inhuur zonder meerwerk is 14%.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Paragrafen Jaarrekening 2021 Jaarrekening Bijlage

Privacy

Deze paragraaf is de jaarrapportage van de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze verantwoording is ingestoken vanuit de AVG QuickScan van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD). De scan kijkt naar 7 hoofdthema’s. Beleid, processen, organisatorische inbedding, rechten van betrokkenen, samenwerking, beveiliging en tenslotte verantwoording. De uitkomsten van de scan zijn gebaseerd op onder andere vijf audits die door de FG in 2021 zijn uitgevoerd, de monitoring van de voortgang van verbeteradviezen. Dit aangevuld met diverse gesprekken (PO, CISO, HR, PSA). Zo levert de scan eind 2021 het volgende beeld op voor wat betreft het voldoen aan deze AVG QuickScan. Uitkomsten AVG Quickscan Nee

Totaal

Beleid

Onderwerp

Ja Deels 1

1

0

2

Processen

4

1

3

8 4

Organisatorische inbedding

2

2

0

Rechten van betrokkenen

6

0

0

6

Samenwerking

1

1

0

2

Beveiliging

1

2

0

3

Verantwoording

3

1

0

4

Voor wat betreft het onderdeel processen zijn er drie items waar nog niet voldaan wordt. Dit betreft: Werkprocessen (voor hoge risicoverwerkingen) waarin persoonsgegevens worden verwerkt zijn vastgesteld. Persoonsgegevens die niet meer nodig zijn worden tijdig verwijderd of geanonimiseerd. Doorgiftes van persoonsgegevens die plaatsvinden buiten Europa zijn bekend. Deze drie items zijn in de loop van 2021 in het verbeterregister opgenomen en dat geldt ook voor de meeste items waar Ons ‘deels’ aan voldoet. Ook brengt het programma Verhogen Digitale Weerbaarheid de komende 2 jaar de informatiebeveiliging naar een hoger niveau. In de loop van 2021 zijn ook de acties (15) uit DPIA’s* opgenomen in het verbeterregister en op deze manier krijgen deze acties de nodige managementaandacht. Het adequaat oppakken van verbeteracties door onze actiehouders/management is in de kern dé sleutel naar een nog betere borging van de AVG. Door de FG is in 2021 tweemaal geëscaleerd naar de directeur Ons, die daar vervolgens adequaat op heeft gereageerd. * Een DPIA is een risicobeoordeling die wordt gedaan voor een specifieke gegevenswerking.

Te zien is dat op de thema’s ‘beleid, ‘’rechten van betrokkenen’ en ‘verantwoording’ in 2021 mooie stappen voorwaarts zijn gezet. Deze thema’s scoren dan ook inmiddels voldoende/goed.

VOORUIT ⇥ TERUG ⇤

27

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling

Jaarrekening

Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021

Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥

Grondslagen waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft. Het bestuur heeft op 3 januari 2018 het bijdragebesluit vastgesteld. In het bijdragebesluit is opgenomen hoe de door de partners te betalen bijdragen bepaald worden. De dienstverlening van Ons is te verdelen in vier onderdelen nl: standaarddienstverlening, maatwerkdienstverlening, projecten en meerwerk. In het bijdragebesluit is dit verder uitgewerkt.

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening

Activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Tenzij bij de desbetreffende balanspost anders is vermeld, worden passiva opgenomen tegen nominale waarde. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden in acht genomen, indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

TERUG ⇤

28

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2021 Inleiding Dienstverlening Groei & nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Paragrafen

Jaarrekening 2021

Jaarrekening Bijlage

Balans Materiële vaste activa In artikel 63 BBV is de hoofdregel opgenomen dat vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsof vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kan voorts een redelijk deel van de indirecte kosten (bv urentoerekening) opgenomen worden. Bij vaste activa is er enkel sprake van herwaardering bij verandering van bestemming of duurzame waardevermindering. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De ontvangen bijdragen van derden worden in één keer in mindering gebracht op de kostprijs. Verkregen inruilwaarden worden in eerste instantie aangewend voor het afboeken van de eventuele restant-boekwaarde. Bij geen restant-boekwaarde is het niet toegestaan om de inruilwaarde in mindering te brengen op de nieuwe investering, maar moet dit als bate in de jaarrekening worden verantwoord. Investeringen in standaarddienstverlening worden geactiveerd op de balans van Ons. De kapitaallasten van deze investeringen komen terug in de exploitatie van Ons. Investeringen in de maatwerkdienstverlening worden door de partner rechtstreeks betaald.