1. Onderzoeksrapport Public Profit “Er is meer strategische sturing en een grotere transparantie nodig”, november 2020

Een goede uitleg over deze informatie kan gecombineerd worden met het (blijvend) verstrekken van informatie met betrekking tot het gebruik van het systeem en de mogelijkheden daarbinnen: gebruik producten, doelenboom, zoekfunctie, aantekenfunctie etc. De leesbaarheid en bruikbaarheid van de onderdelen van de beleidscyclus kan daarmee verder vergroot worden. Public Profit adviseert om hierbij de combinatie te maken met het bestaande portal voor de beleidscyclus en tekent daarbij aan dat dit een aanbeveling is die een lange(re) adem vergt. Dit is niet iets wat van de spreekwoordelijke ene dag op de andere georganiseerd is, ook niet anno 2020. Een termijn van minimaal 2 jaar lijkt meer realistisch.

3.2.4 Heroverweeg de informatiestructuur en maak daarmee de exploitatie bestuurbaar

De huidige informatiestructuur maakt dat de raad is gepositioneerd om te sturen op nieuw beleid (via de PPN en begroting) en op de afwijkingen van het bestaande beleid (via de Beleidsrapportages). Zoals in de analyse

17

komt daarmee maar een klein deel van de ruim 600 miljoen euro in het vizier van de raad. Een belangrijke opgave is om ook het bestaande inzichtelijk te maken zodat het via de Beleidsrapportages bestuurbaar wordt. In de Beleidsrapportages kan ingebouwd worden dat er gewerkt gaat worden met een systematiek van periodieke preventieve doorlichting van de begrotingsprogramma’s, waarbij gedurende de bestuursperiode alle tien de programma’s worden doorgelicht op doelmatigheid en doelbereik. Een instrument als een begrotingswijziging kan dan actiever worden ingezet en daardoor ontstaat er derhalve meer adaptiviteit in de (meerjaren)begroting. Het wordt dan mogelijk om de hele begroting van de stad meer adaptief te maken en kan er gewerkt gaan worden met een ‘echte’ meerjarenbegroting die wendbaar is en ruimte geeft voor het kunnen herprioriteren binnen de bestaande kaders. Daarmee wordt de aanbevolen volgorde in de beleidscyclus gerealiseerd: doelen toetsen door middel van het checken van de indicatoren à doel bijstellen à activiteiten bepalen à capaciteitsvraagstuk uitwerken en dan pas indien nodig à nieuw beleid bepalen. Als nieuw beleid dan ook pas bij de begroting wordt afgewogen, dan dus ook niet besluiten van het MTZ/College al in de begroting verwerken.

Het geeft voor de raad een minder ‘dichtgetimmerd beeld’ als het een losstaande afweging is, dan als deze al in de begroting is verwerkt.

3.2.5 Versnel het proces om te komen tot organisatiebreed capaciteitsmanagement

De aangegeven volgorde van de beleidscyclus maakt dat er zicht en grip moet zijn op de capaciteit van de ambtelijke organisatie. Beleid dat niet uitgevoerd kan worden is niet gewenst en kan zelfs op termijn ondermijnend werken op het vertrouwen in de gemeentelijke organisatie. Naarmate dit zicht minder en daarmee niet volledig is, wordt een realistische sturing moeilijker. Zoals vermeld is momenteel voor 8 van de 23 afdelingen het capaciteitsmanagement goed op orde. Om tot een brede professionele besturing te komen, is het van belang om het proces om dit voor meerdere/alle afdelingen te realiseren en daarmee dit proces te versnellen. Dit wil niet zeggen dat als er geen capaciteit is, gewenst beleid niet uitgevoerd kan gaan worden, maar het geeft wel zicht op wat er nodig is en haalbaar is om beleid uit te voeren.

3.3

Tot slot

Met deze aanbevelingen wordt dit rapport afgerond. De kernboodschap is dat na een goede start de feitelijke implementatie en borging van de doelstelling van het VSVB-project in gedrag, rolvastheid en in de bedrijfsvoering van de gemeente Zwolle voor een belangrijk deel nog moet plaatsvinden: de organisatie moet er mee gaan sturen en zelf in positie komen via de geadviseerde kerngroep en de NT’s. Natuurlijk, op instrumenteel gebied moeten ook nog een aantal stappen worden gezet en die worden ook aanbevolen (zoals de informatiestructuur, capaciteitsmanagement). Maar de daadwerkelijke kracht zit in de gerichte aandacht die de beleidscyclus krijgt breed in de organisatie: er is meer strategische sturing en een grotere transparantie nodig. Wat aandacht krijgt groeit….. Met de implementatie van deze aanbevelingen wordt de gemeenteraad van Zwolle (steeds) beter gepositioneerd om te kunnen sturen en controleren via de beleidscyclus. Het einddoel komt dan in beeld: een gemeenteraad die stuurt en controleert via de beleidscyclus. ________________________________________ _________________

18