c. Bijlage 3 - Rapport werkgroep Lokale Rekenkamers

Anderzijds heeft de werkgroep ook gesproken met een

In bijlage 2 is een aantal good practices voor het monitoren van

en andere beroeps- en belangenverenigingen als de VNG,

naar richtlijnen op het gebied van kwaliteit, budget en aantal

aantal (zeer) kleine gemeenten die veel waarde hechten

de doorwerking van aanbevelingen opgenomen.

de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, de VVG en het

onderzoeken. Dit kan de basis vormen voor het gesprek over de

Nederlands Genootschap van Burgemeesters. Zij kunnen

onderlinge verwachtingen van raad en rekenkamer. De werkgroep raadt aan om, in overleg met de NVRR, een handreiking

aan de rekenkamer, juist vanuit de argumentatie dat met de wens om als gemeente onafhankelijk te zijn ook de plicht

8. Verdere professionalisering is noodzakelijk, in elk geval op

in hun opleidingsprogramma’s, publicaties etc. regelmatig

komt om als raad te investeren in de eigen professionaliteit.

de door de gemeenten genoemde vraagstukken: de relatie

aandacht besteden aan het instrument lokale rekenkamer,

Deze gemeenten hebben hun rekenkamer aangepast naar

tussen rekenkamer en raad, de relatie tussen rekenkamer

het belang van een professionele relatie en de rol van de

de lokale context; ze werken samen met buurgemeenten

en college/ambtelijke organisatie, kwaliteit, doorwerking

betreffende beroepsgroep daarin.

9)

Dat wil zeggen, met vertegenwoordigers van burgemeesters, griffiers en rekenkamers en mogelijk ook raadsleden.

Werkgroep Lokale rekenkamers

30

met deze richtlijnen te (laten) ontwikkelen. De projectgroep

Formeel is het instellen of activeren van een lokale rekenkamer

Kwaliteitsimpuls lokale rekenkamers kan hier mogelijk een rol in

aan de raad zelf, maar de burgemeester is, als voorzitter van de

spelen. De richtlijnen hebben betrekking op:

raad, de aangewezen persoon om het onderwerp te (blijven)

Rapportage

Vraagstuk

Aanbevelingen

Versterken relatie raad – rekenkamer

• Rekenkamer: Organiseer regelmatig overleg met de raad, bijvoorbeeld via een rondje langs de fracties of een inloopspreekuur. Dit kan worden gebruikt om onderzoeksonderwerpen op te halen, zodat deze goed aansluiten bij de belevingswereld van de raad. • Raad: Organiseer betrokkenheid bij de rekenkamer, bijvoorbeeld door het inrichten van een klankbordgroep. • Raad: Stel capaciteit van de griffie ter beschikking om de raad en rekenkamer samen van dienst te kunnen zijn en zo een ‘linking pin’-functie te vervullen. • Burgemeester/(voorzitter van) de rekenkamer: Organiseer regelmatig onderling overleg. De burgemeester kan een verbindende rol spelen tussen rekenkamer en raad door de (voorzitter van de) rekenkamer van context en duiding te voorzien van de ontwikkelingen in de gemeente(raad).

Versterken relatie college/ambtelijke organisatie – rekenkamer

• Rekenkamer: Hanteer een helder onderzoeksprotocol waarin duidelijk is wat wanneer wordt verwacht van de ambtelijke organisatie. • Rekenkamer: Houd bij de timing van onderzoek rekening met lopende processen in de ambtelijke organisatie. • Rekenkamer: Stem voor het bestuurlijk wederhoor af met de portefeuillehouder, zodat de bestuurlijk reactie aansluit bij de aanbevelingen van het onderzoek. • Burgemeester/(voorzitter van) de rekenkamer: Organiseer regelmatig onderling overleg. De burgemeester kan een verbindende rol spelen tussen rekenkamer en college door collegeleden aan te sporen om rekenkameronderzoek te gebruiken om van te leren en te verbeteren. • Gemeentesecretaris/(voorzitter van) de rekenkamer: Organiseer regelmatig onderling overleg. Door als rekenkamer vooraf helderheid te bieden over de onderzoeksopzet en de gewenste bijdrage van de ambtelijke organisatie, en door bij de timing van het onderzoek rekening te houden met in de organisatie lopende processen, kan de angst voor een afrekenkamer worden weggenomen.

Verbeteren kwaliteit van het instrument

• Rekenkamer: Stel een helder onderzoeksprotocol op en deel dit voorafgaand aan het onderzoek met de betrokkenen. • Rekenkamer: Zorg dat de onderzoeksrapporten qua abstractieniveau en omvang toegankelijk zijn voor raadsleden. • Rekenkamer: Investeer in kwaliteit van de leden, bijvoorbeeld door het volgen van opleidingen of het organiseren van intervisie met rekenkamers van buurgemeenten om van elkaar te leren. • Raad: Besteed bij vacatures in de rekenkamer veel aandacht aan het opstellen van het profiel en het sollicitatieproces. • Raad met een rekenkamer bestaande uit raadsleden: Bouw externe betrokkenheid in die de rekenkamercommissie zelf een spiegel kan voorhouden door het toevoegen van externe leden.

Aansprekend onderzoek

• Raad: Voer onderling het gesprek over de wensen en verwachtingen van de rekenkamer en wees hier helder over, bijvoorbeeld door de belangrijkste keuzes vast te leggen in de verordening. • Rekenkamer: Sluit zoveel mogelijk aan bij de wensen van de raad (waarbij de onafhankelijke positie uiteraard niet ter discussie staat). • Raad/rekenkamer met startende rekenkamer (activerend na periode slapen): Kies voor het eerste onderzoek een onderwerp dat politiek niet zo gevoelig ligt.

Doorwerking van onderzoek

• Raad: Monitor de doorwerking van opvolging, bijvoorbeeld door deze op te nemen op de lijst van toezeggingen en hier met regelmaat op terug te komen. • Rekenkamer: Voer na zekere tijd een quick scan uit naar hoe de aanbevelingen zijn opgepakt.

Passend budget en aantal onderzoeken

• Raad: (zeer) Kleine gemeenten hebben logischerwijs een kleiner budget om te besteden aan rekenkameronderzoek. Dit hoeft niet erg te zijn: ook kleinere onderzoeken en/of innovatieve methoden (quick scans, rondetafelgesprekken met burgers) kunnen nuttig zijn. • Raad: Overweeg om voor een langere periode dan één jaar budget toe te kennen aan de rekenkamer. Dit versterkt de onafhankelijke positie van de rekenkamer. Tevens ontstaat de mogelijkheid om bijvoorbeeld één groot onderzoek te doen of juist meerdere kleine. Ook zou de rekenkamer een reserve kunnen opbouwen, die kan worden aangesproken wanneer een onderzoek extra inspanning vraagt. • Raad/rekenkamer: Maak duidelijke afspraken over de verantwoording van de bestedingen.

Samenwerking

• Raad: Elke Nederlandse gemeente werkt samen in verbonden partijen. Veel raden hebben het gevoel hier onvoldoende grip op te hebben. De rekenkamer kan hier goed onderzoek naar doen. • Raad/rekenkamer met gezamenlijke rekenkamer: Investeer – meer nog dan bij een ‘eigen’ rekenkamer – in de onderlinge relatie om ervoor te zorgen dat voldoende wordt aangesloten bij de lokale context en waar nodig maatwerk wordt geboden. • Raad die gezamenlijke rekenkamer overweegt: Besteed bij de keuze van partnergemeente(n) nadrukkelijk aandacht aan overeenkomsten wat betreft maatschappelijke opgaven, (bestuurs) cultuur, oriëntatie in regionale samenwerking, etc. Hoe meer overeenkomsten, hoe groter de kans dat de samenwerking meerwaarde kan bieden in termen van efficiency en effectiviteit. • Griffier: Overleg periodiek met collega-griffiers over zaken die spelen rondom de rekenkamer.

Leren

• Raad/rekenkamer: Organiseer een jaarlijks gesprek over hoe het gaat, welke knelpunten er zijn en hoe deze opgelost kunnen worden. • Raad/rekenkamer: Nodig eens een onafhankelijke derde uit om te reflecteren op de praktijk van de gemeente, bijvoorbeeld een wetenschapper of iemand vanuit de NVRR. • Rekenkamer: Laat regelmatig een evaluatieonderzoek uitvoeren naar het eigen functioneren en de doorwerking van de aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten.

agenderen. Het is dan wel zaak dat burgemeesters hier ook in a. Een kwaliteitstoets voor rekenkameronderzoek. Deze toets

worden ondersteund, bijvoorbeeld door het onderwerp lokale

heeft zowel betrekking op de kwaliteit van het onderzoek

rekenkamer op te nemen in het NGB-opleidingsprogramma.

zelf (onderwerpkeuze, methodiek, werkwijze en rapportage) als de wijze waarop de raad het onderzoek han-

Aanbeveling 5: Zorg voor adequate ondersteuning voor

teert. Onderdeel van deze toets is tevens het proces van

lokale rekenkamers van (zeer) kleine gemeenten

kwaliteitstoetsing.

Bij (zeer) kleine gemeenten zijn de randvoorwaarden om als lokale rekenkamer te functioneren vaak niet optimaal. Zij

•• Een richtlijn met betrekking tot het budget van de reken­

zijn daarom op zoek naar een vorm en werkwijze die past bij

kamer en het aantal uitgevoerde onderzoeken. De informele

de lokale context. Een gezamenlijke rekenkamer kan in deze

norm voor het budget van € 1 (of € 1,24) per inwoner, die

gevallen uitkomst bieden, mits de eerder benoemde kritieke

in 2004 zonder veel onderbouwing is geponeerd, geeft naar

succesfactoren (de samenwerkende gemeenten delen voldoende

het oordeel van de werkgroep niet de gewenste richting aan

qua maatschappelijke opgaven, cultuur etc. en investeren,

de discussie over het budget. Aspecten die tevens zouden

meer nog dan gemeenten met een ‘eigen’ rekenkamer, in de

moeten worden meegewogen, zijn de omvang van de

relatie raad-rekenkamer) hierbij in acht worden genomen.

gemeentebegroting en de wensen van de raad ten aanzien

Uitgangspunt is dat er ruimte moet zijn voor lokaal maatwerk,

van het aantal onderzoeken en het type onderzoeken

maar dat wel wordt gehandeld in de geest van de Gemeentewet:

(ex ante beleidsevaluaties, quick scans ten behoeve van

lokaal maatwerk kan dus niet betekenen dat er zonder reken-

kaderstelling, een toets op de doorwerking van aanbevelin-

kamer wordt gewerkt. Via de NVRR en/of de projectgroep

gen, etc.). Tevens is het wenselijk om onderscheid te maken

Kwaliteitsimpuls lokale rekenkamers (zie aanbeveling 1) kan

tussen een vaste voet en het daadwerkelijke onderzoeksbud-

hierbij ondersteuning worden geboden.

get. De hoogte van de vaste voet is medebepalend voor de kwaliteit die de rekenkamer kan leveren. Is er sprake van

Aanbeveling 6: Geef de projectgroep Kwaliteitsimpuls

een redelijke vergoeding voor rekenkamerleden, is er ruimte

lokale rekenkamers de mogelijkheid om gemeenteraden

voor professionele ontwikkeling (bijv. een cursus) en/of

tijdelijk ervaren rekenkameronderzoekers aan te bieden.

secretariële ondersteuning? De hoogte van het onderzoeks-

Deze onderzoekers, bijvoorbeeld afkomstig uit een pool binnen

budget is bepalend voor het aantal onderzoeken dat kan

de NVRR, kunnen worden ‘ingevlogen’ in gemeenten die in een

worden uitgevoerd. Ook geeft het richting aan de keuze

traject van activering zitten om eenmalig onderzoek te doen

voor het onderzoeksbureau. Overigens zijn hier al allerlei

bij wijze van inspiratie en goed voorbeeld. Deze onderzoekers

onderzoeken naar gedaan; een synthese van de opbrengsten

besteden nadrukkelijk aandacht aan de lokale context: zij gaan

en op basis daarvan een nadere uitwerking van een richtlijn

in gesprek met de raad en andere betrokkenen (burgemeester,

voor het budget is wenselijk.

griffier, gemeentesecretaris) en werkt indien mogelijk nauw samen met de bestaande slapende of nieuw opgerichte reken­

Activeren slapende rekenkamers

kamer om ervoor te zorgen dat de opgedane kennis en ervaring is geborgd.

Aanbeveling 4: Vergroot de druk bij notoir slapende rekenkamers om ‘wakker te worden’ via de burgemeesters

De gemeenten hebben elk een gespreksverslag ontvangen met

Bij sommige gemeenten zal enkel een aanpak van stimuleren en

daarin een handelingsperspectief ter versterking en professiona-

ondersteuning niet leiden tot activering, omdat de weerstand

lisering van het instrument rekenkamer. Op hoofdlijnen zijn de

jegens het instrument rekenkamer voortkomt uit overtuigingen

volgende aanbevelingen gedaan:

en/of ervaringen die doorgaans hardnekkig blijven hangen. Om

31

deze reden zal, onzes inziens, ook nadrukkelijk wijzen door het ministerie op de verplichtingen uit de Gemeentewet niet het gewenste effect hebben. De werkgroep adviseert om de burge-

Voorts is een groot aantal gemeenten het aanbod gedaan om op voor hen relevante

meester, in samenspel met de griffier, een verantwoordelijkheid

onderwerpen verder te verdiepen met de NVRR. Dit aanbod werd van harte

te geven in het instellen of activeren van een rekenkamer.

aangenomen en hier zal de komende tijd invulling aan worden gegeven.

Werkgroep Lokale rekenkamers

32

Rapportage

33

Bijlage 1: Cijfers over de bezochte gemeenten De door de werkgroep bezochte gemeenten zijn naar inwoneraantal verdeeld in vier categorieën:

Inwoneraantal

(a) Bemensing

(b) Aantal onderzoeken (periode 2014-2018)

•• Zeer klein tot klein: 0 tot 25.000 inwoners •• Klein tot gemiddeld: 25.001 tot 50.000 inwoners •• Gemiddeld tot groot: 50.001 tot 10.000 inwoners

0-25.000

•• Zeer groot: 100.000+ inwoners In onderstaande tabel zijn cijfers opgenomen voor alle gemeenten afzonderlijk met betrekking tot:

a. De bemensing van de rekenkamer

(c) Budget per jaar

(d) Gemiddeld aantal onderzoeken per jaar

(e) Gemiddeld budget per onderzoek

Interne leden

0

€-

0,0

€-

Combi intern/extern

3

€ 7.500

0,6

€ 12.500

Interne leden

0

€-

0,0

€-

Combi intern/extern

4

€ 6.400

0,8

€ 8.000

Externe leden

2

€ 30.000

1,0

€ 30.000

Externe leden

4

€ 13.000

0,8

€ 16.250

Interne leden

1

€ 16.000

0,2

€ 16.000

b.

Het aantal uitgevoerde onderzoeken in de periode 2014-2018

c.

Het jaarbudget van de rekenkamer

Interne leden

0

€-

0,0

€-

d.

Het gemiddelde aantal onderzoeken per jaar (op basis van cijfers uit kolom b)

Interne leden

0

€-

0,0

€-

e.

Het gemiddelde budget per onderzoek (op basis van cijfers uit kolommen c en d)

Externe leden

9

€ 15.000

1,8

€ 8.333

Interne leden

0

€ 20.000

0,0

€-

Combi intern/extern

3

€ 5.000

0,6

€ 8.333

Externe leden

8

€ 20.000

1,6

€ 12.500

Interne leden

0

per onderzoek

0,0

€-

Externe leden

3

€ 12.000

0,6

€ 20.000

Interne leden

1

per onderzoek

0,2

onbekend

Externe leden

3

€ 13.000

0,6

€ 21.667

25.000-50.000

50.000-100.000

100.000+

Tabel 1

Interne leden

3

€ 6.500

0,6

€ 10.833

Combi intern/extern

0

€ 20.000

0,0

€-

Combi intern/extern

0

€ 10.000

0,0

€-

-

0

€-

0,0

€-

Combi intern/extern

6

€ 15.000

1,2

€ 12.500

Interne leden

2

€ 3.000

0,4

€ 7.500

Externe leden (NB: tijdelijk ingesteld tbv 1 onderzoek)

1

per onderzoek

0,2

onbekend

Externe leden

7

€ 33.000

1,4

€ 23.571

Externe leden

0

-

0,0

€-

Combi intern/extern

10

€ 47.178

2,0

€ 23.589

Interne leden

9

€ 15.000

1,8

€ 8.333

Interne leden

5

€ 35.000

1,0

€ 35.000

Externe leden

7

€ 20.000

1,4

€ 14.286

Externe leden

10

€ 62.000

2,0

€ 31.000

Combi intern/extern

10

€ 66.100

2,0

€ 33.050

Combi intern/extern

10

€ 118.500

2,0

€ 59.250

Combi intern/extern

5

€ 30.000

1,0

€ 30.000

Externe leden

13

€ 125.133

2,6

€ 48.128

Externe leden

15

€ 124.200

3,0

€ 41.400

Externe leden

25

€ 1.500.000

5,0

€ 300.000

cijfers per gemeente

Werkgroep Lokale rekenkamers

34

In tabel 2 is per categorie gemeenten het gemiddelde jaarbudget van de rekenkamer weergegeven. Dit budget omvat zowel de vaste kosten als de onderzoekskosten van de rekenkamer; het is niet mogelijk om hier voor alle gemeenten een uitsplitsing van te maken. In de tweede kolom is het gemiddelde jaarbudget weergegeven van alle bezochte gemeenten, inclusief de gemeenten die geen budget hebben voor hun rekenkamer. In de derde kolom is het gemiddelde jaarbudget weergegeven van de bezochte gemeenten waar het budget hoger is dan 0 euro. De gemeenten die geen budget hebben, worden hier niet meegerekend. Omdat de werkgroep maar twee gemeenten in de categorie 100.000+ bezocht, zijn voor deze twee gemeenten de cijfers apart opgenomen. Inwoneraantal

Jaarlijks budget alle gemeenten in deze categorie

gemeenten met budget in deze categorie

0-25.000

€ 9.133

€ 13.700

25.000-50.000

€ 16.189

€ 22.272

50.000-100.000 100.000+ Tabel 2

€ 70.289

€ 70.289

€ 124.200 / € 1.500.000

€ 124.200 / €1.500.000

gemiddeld budget per onderzoek per categorie

In tabel 3 is per categorie gemeenten het gemiddelde budget per inwoner per jaar weergegeven. In de tweede kolom is het gemiddelde weergegeven van alle bezochte gemeenten. In de derde kolom is het gemiddelde weergegeven van de bezochte gemeenten waar het budget hoger is dan 0 euro. Inwoneraantal

Budget per jaar per inwoner alle gemeenten in deze categorie

gemeenten met budget in deze categorie

0-25.000

€ 0,60

€ 0,90

25.000-50.000

€ 0,40

€ 0,54

50.000-100.000 100.000+ Gemiddeld alle gemeenten Tabel 3

€ 0,99

€ 0,99

€ 1,09 / € 2,41

€ 1,09 / € 2,41

€ 0,67

€ 0,88

gemiddeld budget per jaar per inwoner per categorie

In tabel 4 is per categorie gemeenten weergegeven hoeveel onderzoeken er gemiddeld per jaar worden uitgevoerd. Dit gemiddelde is berekend uit het totaal aantal onderzoeken per gemeente in de afgelopen vier jaar (2014-2018), waarbij is gecorrigeerd voor de gemeenten die in de afgelopen vier jaar geen onderzoeken hebben uitgevoerd. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen type onderzoeken (bijvoorbeeld uitgebreide beleidsevaluaties of quick scans). In de derde kolom is per categorie gemeenten het gemiddelde budget per onderzoek opgenomen. Hierbij dient te worden aangetekend dat in het jaarbudget geen uitsplitsing is gemaakt tussen vaste kosten en onderzoekskosten. Inwoneraantal

Gem. aantal onderzoeken p.j.

Gem. budget per onderzoek

0-25.000

0,8

€ 14.947

25.000-50.000

1,1

€ 18.416

50.000-100.000

1,8

€ 35.952

100.000+

3/5

€ 41.400 / € 300.000

Tabel 4

gemiddeld aantal onderzoeken per jaar per categorie

Rapportage

35

Werkgroep Lokale rekenkamers

36

Rapportage

37

Bijlage 2: Good practices De werkgroep heeft in haar gesprekken met gemeenten een schat aan good practices opgehaald op de verschillende aspecten van het referentiebeeld en de vraagstukken die spelen in de gemeenten. Vraagstuk

Good practice

Vraagstuk

Good practice

Relatie raad – rekenkamer

• De rekenkamer is zichtbaar voor de raad, bijv. door: - - Betrekken van de raad bij het opstellen van het onderzoeksprogramma - - Betrekken van de raad bij het onderzoek, bijv. door een startbijeenkomst te organiseren (tevens voor organisatie en portefeuillehouder) - - Maandelijks inloopspreekuur - - Gezamenlijk eten op ‘politieke dagen’ • De rekenkamer is onderdeel van het inwerkprogramma van de raad. • De rekenkamer stelt zich te allen tijde a-politiek op. • Er is een klankbordgroep van raadsleden waar de rekenkamer regelmatig overleg mee voert. • De rekenkamer werkt met ‘raadswisselspelers’: een deskundig/betrokken raadslid dat aanhaakt aan bij een rekenkameronderzoek. Op deze manier kunnen raadsleden kennismaken met het rekenkamerwerk, wat leidt tot meer draagvlak. • Actieve betrokkenheid van de griffier en de auditcommissie. De griffier heeft overzicht over wat er in de raad speelt en kan hierover adviseren, bijvoorbeeld met betrekking tot de timing van een onderzoek. Hetzelfde geldt voor de auditcommissie.

Aansprekend onderzoek

Relatie college/ ambtelijke organisatie – rekenkamer

• Tactiek 1: Strikte functiescheiding tussen college en rekenkamer: om de onafhankelijkheid van de rekenkamer te borgen heeft de burgemeester bewust geen bilateraal contact met de rekenkamer, krijgt het college de ambtelijke reactie niet te zien, tornt het college nooit aan de conclusies en gaat het college nooit in discussie met de rekenkamer. • Tactiek 2: Rekenkamer, college (burgemeester) en gemeentesecretaris investeren in de onderlinge relatie door regelmatig met elkaar te overleggen. Als er een goede relatie is, komen partijen er ook samen uit wanneer er botsende belangen zijn. • Met het college en de gemeentesecretaris wordt de timing van een nieuw onderzoek besproken. Wanneer een nieuw onderzoek start, worden zij op de hoogte gebracht. • Actieve betrokkenheid van concerncontrol. De rekenkamer kan concerncontrol inschakelen als tijdens een onderzoek het contact met de ambtelijke organisatie stroperig loopt: concerncontrol fungeert dan als oliemannetje.

• Bewoners kunnen mogelijke onderzoeksonderwerpen aandragen. • De rekenkamer werkt met een ‘burgerwisselspeler’: een deskundige/ betrokken burger die aanhaakt bij een rekenkameronderzoek. Dit verbreedt het blikveld van het onderzoek en maakt het onderzoek representatiever. • Rekenkamer en raad maken afspraken over het type onderzoeken, bijvoorbeeld: - - Alleen ex ante-beleidsonderzoek. - - Tevens quick scans. - - Tevens rekenkamerbrieven, waarin de rekenkamer bijvoorbeeld een eerder onderzoek in herinnering brengt wanneer dat onderwerp weer op de raadsagenda staat, of een beschouwing geeft van opvallende zaken uit de begroting. • Rekenkamer en raad maken afspraken over het type onderzoeksonderwerpen, bijvoorbeeld: - - De neiging is vaak om te kiezen voor onderwerpen op het gebied van bedrijfsvoering, terwijl juist de effecten van beleid interessant zijn om te onderzoeken. De rekenkamer focust op de ‘outcome’ van gemeentelijk beleid en het effect op de inwoners. - - De rekenkamer kiest onderwerpen die in de belangstelling liggen, maar niet politiek gevoelig zijn; bijvoorbeeld een onderzoek naar dienstverlening in de huishoudelijke hulp. - - De rekenkamer kiest onderwerpen die een ‘black box’ zijn voor raadsleden, bijvoorbeeld verbonden partijen of subsidies. • Bewoners en ondernemers worden (indien relevant) betrokken bij het onderzoek.

• De rekenkamer maakt gebruik van innovatieve onderzoeksmethoden, zoals werksessies waarin ambtenaren en externe betrokkenen in dialoog met elkaar succes-en faalfactoren benoemen. • De rekenkamer staat open voor gezamenlijk onderzoek indien het onderwerp zich hiervoor leent. • Onderzoeksrapporten zijn toegankelijk voor de raad, zowel qua abstractieniveau als qua omvang (richtlijn van 25 pagina’s). • Creatieve presentatievormen, bijvoorbeeld met een infographic of een filmpje, helpen om de uitkomsten van het onderzoek te laten beklijven.

Kwaliteit van het instrument

• Zorg voor een scherp profiel voor rekenkamerleden om te sturen op kwaliteit en complementariteit van het team. Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en ervaring met onderzoek(smethoden) zijn minimale vereisten. • De rekenkamer heeft een professionele werkwijze: -- Terugleggen van het onderzoeksprogramma bij de raad en de ambtelijke organisatie, met een onderbouwing aan de hand van vooraf opgestelde selectiecriteria waarom voor deze onderwerpen is gekozen -- Delen van het onderzoeksplan met de ambtelijke organisatie, zodat zij weet wat er gaat komen -- Organiseren van een startbijeenkomst -- Goede begeleiding van externe onderzoekers. Hiervoor is het nodig dat de rekenkamer voldoende, gekwalificeerde leden heeft -- Hoor- en wederhoor: interviewverslagen terugleggen bij de gesprekspartners, nota van bevindingen terugleggen bij ambtelijke organisatie -- Deze hele routing is transparant • Een professionele werkwijze komt de acceptatie en kwaliteit van het rekenkameronderzoek ten goede: de rekenkamer bouwt zo gezag op. • De rekenkamer zorgt ervoor dat het onderzoek nooit over het functioneren van individuen gaat. • De raad heeft een professionele werkwijze: de onderzoeken worden altijd besproken en er wordt een goed raadsvoorstel geschreven dat ter besluitvorming wordt gebracht.

• Ambtelijk en bestuurlijk wederhoor kan op verschillende wijzen worden vormgegeven: schriftelijk of mondeling; ambtelijk en bestuurlijk apart of gezamenlijk. Wat een good practice is, hangt af van de lokale context en of het onderzoek politiek gevoelig is. het is hoe dan ook van belang om vooraf een vorm te kiezen en hierover transparant te zijn. • Er wordt veel aandacht besteed aan de selectie van het onderzoeksbureau, bijvoorbeeld door referentierapporten op te vragen. • De rekenkamer heeft een goede secretaris die ruimte heeft om een paar uur per week aan de rekenkamer te besteden. De secretaris kan zijn gekoppeld aan de griffie. • De rekenkamer heeft een onderzoeksbureau geselecteerd dat fungeert als ‘huisbureau’. Dit bureau kent de lokale context goed en kan daardoor snel schakelen op actuele zaken.

Doorwerking van onderzoek

• Aanbevelingen zijn concreet, gericht en relatief eenvoudig uit te voeren: alleen dan kan er sprake zijn van doorwerking. • Opvolging van de doorwerking van onderzoek is geformaliseerd. Voorbeelden om dit te doen: - - Doorwerking van de aanbeveling wordt gemonitord door concerncontrol. Hiervan wordt verslag gedaan in de paragraaf Bedrijfsvoering van de Programmabegroting en -rekening - - Griffier houdt de aanbevelingen gericht aan de raad in de gaten op de lijst van toezeggingen en moties; deze lijst komt aan de orde in de commissievergadering of de griffier rapporteert hier tweemaal per jaar over aan de raad - - De rekenkamer monitort of onderzoekt zelf de doorwerking, bijvoorbeeld door het doen van vervolgonderzoek • De rekenkamer kan helpen bij het implementeren van aanbevelingen, bijvoorbeeld door het organiseren van workshops voor raadsleden.

Passend budget en aantal onderzoeken

• De rekenkamer heeft een meerjarig budget; dit komt de onafhankelijkheid ten goede. • Bij de toekenning van het budget wordt rekening gehouden met het takenpakket van de gemeente. Dit is de laatste jaren toegenomen; het ligt dus voor de hand dat het budget van de rekenkamer ook groeit zodat een diepgaand onderzoek mogelijk is. • Voor gemeenten met een klein budget kunnen quick scans vaak snel een goed beeld geven op hoofdlijnen. Eventueel kan daarna een diepgaander vervolgonderzoek worden ingesteld.

Leren

• De rekenkamer heeft een open houding, ook ná de onderwerpkeuze, door input van de betrokkenen te vragen op het plan van aanpak. De rekenkamer neemt goede ideeën mee, maar behoudt wel de onafhankelijkheid om eigen keuzes te maken. • De rekenkamer bespreekt het eigen functioneren met de raad, burgemeester en gemeentesecretaris. • De rekenkamer voert regelmatig een (zelf)evaluatie uit. • De rekenkamer is aangesloten bij een regiokring, waar informatie kan worden uitgewisseld over onderzoeksonderwerpen, goede onderzoeksbureaus, etc.

Werkgroep Lokale rekenkamers

38

Rapportage

39

Bijlage 3: Handreiking met richtlijnen De werkgroep stelt in aanbeveling 3 voor om een handreiking met richtlijnen te ontwikkelen die gemeenten kunnen gebruiken voor het (verder) professionaliseren van de (omgang met de) lokale rekenkamer. De aspecten van het referentiebeeld dat we in dit rapport (3.2) hebben beschreven, kunnen daarbij dienen als houvast.

B.1.1 De eerste twee aspecten van het referentiebeeld

B.1.2 Het derde aspect van het referentiebeeld

B.1.3 Het vierde aspect van het referentiebeeld

1. Kwaliteit gebruik raad: de wijze waarop de raad de rekenkamer gebruikt voor kaderstelling en

3. Kwaliteit interactie: de wijze waarop raad en rekenkamer

4. Kwaliteit van borging: de wijze waarop het systeem wordt

controle.

hun interactie vormgeven.

onderhouden en ontwikkeld.

2. Kwaliteit rekenkamer: de wijze waarop de rekenkamer haar werk vorm geeft. Daarbij dienen de volgende onderwerpen verder te worden

Daarbij dienen de volgende onderwerpen verder te worden

Deze aspecten raken aan de gehele onderzoekscyclus van input, throughput, output en outcome.

uitgewerkt:

uitgewerkt:

In onderstaande figuur is aangegeven op welke onderwerpen de eerste twee aspecten van het

•• Raad en rekenkamer expliciteren een

•• Raad en rekenkamer creëren ruimte

referentiebeeld verder uitgewerkt zouden moeten worden.

gezamenlijke waardenbasis •• Raad en rekenkamer begrijpen elkaars positie

Raad

• Overeenstemming over belang • Heldere wensen en verwachtingen • Eigen input: ideeën en budget Input

• Aandacht voor de uitvoering

• Wijze van behandelen

• Aandacht voor doorwerking van aanbevelingen

•• Raad en rekenkamer reguleren hun professionele contacten •• Raad en rekenkamer investeren in hun relatie •• Raad en rekenkamer betrekken college en ambtelijke organisatie in hun interactieafspraken

voor ontwikkelen en bijsturen •• Debat en besluitvorming over vormgeving en budget rekenkamer gebeurt zorgvuldig •• Raad en rekenkamer hebben apart en in interactie aandacht voor: -- Wensen en verwachtingen -- Functioneren raad, rekenkamer en interactie

Throuhgput

Output

• Onderzoeksmethodiek • Uitvoering van het onderzoek

• Resultaten: kwantiteit en kwaliteit

Outcome

-- Innovatie van werkwijze -- Innovatie van systeem

Rekenkamer

• Samenstelling rekenkamer • Onderwerpkeuze • Keuze onderzoeksbureau (indien van toepassing)

• Verder brengen • Monitoren

•• College en ambtelijke organisatie worden betrokken bij innovatie systeem •• Er zijn afspraken over escalatie wanneer relatie tussen rekenkamer en raad hapert