Document · PDF

b. Bijlage 2 -Jaarverslag2 020 gestempeld

Raadsvergadering 20 mei 2021, gemeente ZwartewaterlandBij agendapunt: Raadsvoorstel Jaarrekening 2020, begrotingswijzigingen 2021 en (ontwerp)begroting 2022-2025 SSC ONS13.957 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling

Jaarverslag 2020

Partnerschap Financiële samenvatting

Jaarrekening 2020

Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

9 april 2021

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei

Voorwoord

Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Terugkijken op het goede, maar je ogen niet sluiten voor de zaken die niet zo goed gingen. Dat is 2020 voor mij. We hebben veel mooie dingen gedaan terwijl we geconfronteerd werden met onverwachte omstandigheden, maar wat zijn we daar goed mee omgegaan! Een SSC betekent samenwerking en partnerschap. De kunst is om met elkaar op een open manier in gesprek te zijn, dat niets onder stoelen of banken wordt gestoken, maar dat wordt gezocht naar antwoorden en acties die ook bijdragen aan oplossingen. En dat is altijd lastiger als niet alles loopt zoals verwacht. Kijken naar ieders eigen rol en

bijdrage zonder dat gelijk te ervaren als ‘het wijzen met het vingertje’. Dat is niet gemakkelijk en we hebben het met elkaar meer moeten ‘oefenen’ dan ons lief was, doordat er ontevredenheid was over de ICTdienstverlening, waaronder Windows 10. Het blijft belangrijk om de dingen die beter gaan ook te zien en een volgende terugslag niet te ervaren als de bevestiging van een al vastgezet beeld. Ik vind dat we ondanks lastige situaties hierin slagen. We spreken elkaar aan op waar het echt over gaat. Ik snap ook dat dit van de partners veel vraagt, want onze gesprekspartners zoals demandmanagers, directeuren bedrijfsvoering en bestuursleden, moeten als iets niet lekker loopt dit ook in hun eigen organisatie uitleggen. Toch overheerst de trots op wat we allemaal wel hebben bereikt. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Natuurlijk, zoals bij iedereen had Corona op ons werk en privéleven een enorme impact. Juist daarom ben ik trots op alle collega’s die hun weg hebben weten te vinden in het thuiswerken, het combineren van werk en zorgtaken voor kinderen en naasten. Maar ook de razendsnelle aanpassing in nieuwe werkwijzen om het werk te blijven verrichten. Waar we begin 2020 er nog van overtuigd waren dat een aantal zaken toch echt op kantoor moesten plaatsvinden, vinden we het inmiddels heel gewoon dat we dit anders doen. Alle salarisbetalingen zijn op tijd geweest en grote aanbestedingstrajecten hebben tot mooie resultaten geleid. We weten elkaar te vinden door met elkaar te videobellen en onze digitale vaardigheden zijn snel gestegen.

“De trots op wat we allemaal hebben bereikt, overheerst!” Vincent Siegmund

2020 was het jaar dat de gemeenten Dalfsen en Westerveld toetraden en de dienstverlening definitief werd uitgerold. En dat loopt goed. We leren elkaar steeds beter kennen. Natuurlijk zijn er nog stappen te zetten, maar voor een eerste jaar, top! 2020 is ook het jaar waarin we met de gemeente Zwartewaterland de toetreding in 2021 hebben voorbereid en ondertussen al naar volle tevredenheid de eerste dienstverlening voor de HR én Inkoop & Contractmanagement hebben verricht. En we blijven groeien, er zijn al afspraken gemaakt met de gemeente Ommen om voor hen de komende jaren de HR en de Inkoop & Contractmanagement te verrichten. Kortom, het was in vele opzichten geen gemakkelijk jaar, maar we werken hard aan de zaken die nog niet goed gaan en we bouwen door op de vele zaken die wel goed gaan. 2021, kom maar op! Vincent Siegmund PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020

Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Inleiding

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

In ons jaarverslag reflecteren we op onze plannen en ambities voor 2020. Wat ging goed en wat kan beter? Dit doen we conform de pijlers van Ons, uitgewerkt in Onse ambitie 2020-2025. Wat hebben we gerealiseerd? Waar willen we naartoe? Dat lees je onder de tabbladen ‘Dienstverlening’, ‘Groei’, ‘Nieuwe partners’, ‘Organisatieontwikkeling’ en ‘Partnerschap’. Dit zijn de programma’s van Ons. Het jaarverslag is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft.

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding

Dienstverlening Groei

Dienstverlening

Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Ons ontzorgt de partners zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. We geven hier invulling aan door het leveren van drie diensten: ICT, HR en Inkoop & Contractmanagement.

ICT

De ICT dienstverlening van Ons bestaat uit diensten voor eindgebruikers, infrastructurele diensten, applicatie diensten en ondersteunende diensten. Hierbij valt te denken aan de servicedesk, werkplek, telefonie, server & opslag, netwerk, security, applicatiebeheer, beleid, architectuur en projectmanagement. In totaal wordt voor ruim 4500 gebruikers de complete ICT verzorgd.

2020 is voor ICT een bewogen jaar geweest. We hebben onder bijzondere omstandigheden veel gerealiseerd waarbij we nogal wat van onze medewerkers hebben gevraagd en zij veel energie, loyaliteit en motivatie voor ons hebben getoond. Aan de andere kant constateren we dat onze partners meer van ons hadden verwacht dan we geleverd hebben. Dat geldt zeker voor het project Windows 10.

Binnen no-time thuiswerken

Medio maart kwam er voor iedereen een grote omschakeling. Het thuiswerken werd de modus bij onze partners en natuurlijk bij onszelf. In korte tijd realiseerden we een thuiswerkplek voor al onze gebruikers. We hielpen gebruikers te werken met een laptop en een token en stonden op afstand klaar voor vragen en/of problemen. Al na een aantal weken normaliseerde de instroom van PricewaterhouseCoopers meldingen! Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding

Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Beschikbare capaciteit

Het insourcen van Dalfsen (februari) en Westerveld (september) in de ICT-omgeving zijn zware projecten geweest waarin we veel hebben geleerd voor de toekomst. De personele capaciteit die we hierop uiteindelijk hebben ingezet was groter dan voorzien. Ook Windows 10 heeft veel onvoorziene capaciteit gevraagd waardoor we, alles bij elkaar genomen, niet in staat zijn geweest om te realiseren wat we begin 2020 voor ogen hadden. Deze projecten kregen onze volledige aandacht wat resulteerde in het uitstellen van andere projecten.

Vanaf mei is er veel werk verzet onder de motorkap. Om de continuïteit van de systemen te waarborgen, hebben we het serverplatform vervangen. Ook de back-up omgeving is geheel vervangen en gemoderniseerd waardoor het risico op dataverlies aanzienlijk is verlaagd. Tenslotte zijn er tegen het einde van het jaar verschillende onderdelen in de mailsystemen voor Zwolle en Overijssel vervangen voor oplossingen van Microsoft. Hiermee is een bron van instabiliteit in deze omgeving weggenomen.

Jaarrekening 2020

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Erik Zwaagman

Vervangen systemen

Verplichte paragrafen

Jaarrekening

“We staan voor een grote stap! Van een nieuwe werkplek tot het serverpark en de mogelijkheden in de Cloud. Een uitdagend traject dat naast alle andere overwegingen, zoals kwaliteit en kosten, om extra zorgvuldigheid vraagt.”

845

virtuele servers in beheer

350 TB

DATA in beheer

Verbetering dienstverlening

In gesprek met de partners blijkt dat klantgerichtheid en eigenaarschap twee belangrijke aandachtspunten zijn die we binnen ICT moeten verbeteren. Ook zien we dat de omvang van de klantvraag niet in balans is met de beschikbare capaciteit. Zo is de groei van het aantal verzoeken en wijzigingen, en het gebruik van server en opslag capaciteit harder gestegen dan verwacht. We hebben behoefte aan andere stuurinformatie en meer afstemming met de partners over vraag en prioritering. Dat is onze focus voor het eerste kwartaal van 2021. Ook zijn we aan het experimenteren met andere werkvormen waarin we samenwerking, klantgerichtheid en eigenaarschap stimuleren. Zo blijven we bijvoorbeeld het Security Kanban team inzetten, heeft een team van beheerders dagelijks focus op de 2e lijns dienstverlening en is er één vast inloopmoment per week voor projectleiders om met de experts zaken af te stemmen. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding

Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling

Change Drivers

Na de zomer zijn we het gesprek aangegaan met zowel onze medewerkers als de partners over de ‘Change Drivers’ die we op ons af zien komen. Outsourcing als strategie voor het leveren van een aantal diensten, de verSaaSing van het applicatielandschap van de partners, de transitie naar cloud omgevingen etc. Onze medewerkers en de partners zijn zich bewust van deze naderende verandering en we blijven met elkaar het gesprek hierover voeren.



1801 ICT

wijzigingen verwerkt

Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

36.000 ICT meldingen afgehandeld



Inkoop & Contractmanagement

Het team van inkopers, contractmanagers, juristen en ondersteuners zorgt voor het soepel verlopen van de aanbestedingen en contractmanagement vraagstukken van de partners. We zijn actief op alle domeinen en zijn bijvoorbeeld betrokken bij de aanleg van wegen, het regelen van huishoudelijke hulp, openbaar vervoer, de nieuwe inrichting van een gemeentehuis en nog veel meer zaken die zich binnen het domein van onze partners afspelen. 2020 was een intensief jaar. Door de toenemende vraag naar diensten zijn we gegroeid naar 26 medewerkers.

Inkoop

Met 188 gestarte aanbestedingen in 2020 was het ondanks corona drukker dan in 2019 (154) en 2018 (104). Onze partners ervaren onze toegevoegde waarde en betrokken de inkopers daarom steeds eerder bij projecten die mogelijk tot aanbestedingen leiden. Door de inhoudelijke kennis en specialisatie kunnen de adviseurs goed meedenken. We lopen voorop in het gebruik van nieuwe en innovatieve aanbestedingsmethoden. Hierdoor kunnen onze partners gebruikmaken van de laatste inzichten en producten uit de markt. Dit zien we terug in ruim 4000 meer adviesuren dan begroot en de hoge klantwaardering. Onze partners gaven Ons gemiddeld een 8,6 ten opzichte van de norm 7,5.

Klanten geven I&C een

8,6 

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding

Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

Contractmanagement

In 2020 maakten onze partners steeds bewuster gebruik van contractmanagement. Contractmanagement is het beheren van contracten, en daarbij de kansen en risico’s in kaart brengen. Dit resulteert in inzicht, financiële besparingen, maar ook uniformiteit tussen partners en verbeterde kwaliteit. We geven advies op het gebied van WMO, Jeugd, Facilitair, Infra en ICT.

Samen zochten we de afstemming en de juiste focus. Deze lag vanzelfsprekend op de klant: de eindgebruiker en de professionals van de partnerorganisaties. Daarnaast stonden we voor de klus om voor gemeente Zwartewaterland en gemeente Ommen de HR aan te sluiten. Twee omvangrijke projecten die onder druk van onder meer corona succesvol zijn afgerond. Dat is een prestatie van zowel HR als van onze nieuwe partners.

Het team van HR verzorgt voor circa 4000 medewerkers de complete salarisadministratie, servicedesk, benodigde systemen en waarborgt het HR-control-framework. Het is inmiddels al vaak aangehaald, maar is niet in het minst ook van toepassing op HR: corona heeft de dienstverlening in 2020 gedomineerd. Door de maatregelen stond wij vanaf maart voor de uitdaging om diverse interventies uit te voeren in de werkwijzen. Voor onze servicedesk betekende dit bijvoorbeeld telefoondienst vanuit huis. Voor de backoffice en de overige medewerkers betekende dit vooral op zoek naar nieuwe samenwerkingsvormen en alles op alles zetten om de salarisbetalingen van onze klanten niet in gevaar te laten komen. Alle zeilen werden bijgezet om de klanten juist en tijdig te blijven bedienen. En met succes! Alle salarisbetalingen zijn op tijd uitgevoerd. Daarnaast stonden we voor de uitdaging om als gevolg van pensionering en/of ontslag het personeelsverloop op te vangen. Dat betekende overdracht op afstand en overwegend inwerken vanaf de thuiswerkplek.

“Corona heeft in 2020 de HR in sneltreinvaart geleerd dat digitaal werken onomkeerbaar is. Voor de komende jaren voorzie ik belangrijke ontwikkelingen en mooie kansen in de wijze waarop wij onze administratie verder professionaliseren. Digitaliseren van processen en systemen zal hierdoor een blijvende en nog grotere rol gaan spelen in onze dienstverlening.” Herman Meijer

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding

Dienstverlening

13.492 HR calls verwerkt





3.910

jaaropgaves

Klanten geven HR een

7,5



Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Daarnaast is succesvol gewerkt aan diverse projecten voor de partners. Zonder compleet te zijn noemen we: Wet WIEG, WNRA, HR21 voor Zwolle en het nieuwe functiehuis voor Overijssel, naast vele vormen van nieuwe digitale dienstverlening in Youforce voor alle partners. Gelet op de klantwaarderingscijfers kijken we met tevredenheid terug naar resultaten; op alle meetvlakken scoren we boven de norm. Klanten gaven ons in 2020 gemiddeld een 7,5 op kwaliteit, 7,6 op snelheid en 7,7 op communicatie. Alles boven de norm van 7,0. Deze focus heeft helaas ook zijn keerzijde. Door het direct wegvallen van de gebaande wegen stond het team voor de uitdaging om met de beschikbare resources de juiste keuzes te maken. Dat heeft er toe geleid dat werkzaamheden in het HR-control-framework (dat toeziet op de certificering voor de ISAE-rapportage) onder druk kwamen. De effecten vertalen zich in de resultaten van de interne audit, als voorcheck van de beoordeling door de externe auditor voor ISAE 3401, type 2.

Helaas is een gedeelte van controle zaken niet positief beoordeeld. Dit betekent voor ons, maar ook voor de partners dat er over 2020 nog aanvullende controles moeten worden uitgevoerd om aan te tonen dat de voortbrenging van de dienstverlening niet in gevaar is geweest conform de compliance-eisen. We zien deze zaken in vertrouwen tegemoet, omdat bij het afwijken in de uitvoering van het HR-control-framework steeds de risicoafweging is gemaakt. HR staat in 2021 voor de uitdaging om de juiste balans te vinden tussen het verbeteren van dienstverlening aan de ene kant en het voldoen aan steeds scherpere wettelijke en andere kaders (compliance) aan de andere kant. De praktijk leert ons dat wanneer er moet worden gekozen, de prioriteit vaak wordt gelegd bij het tevredenstellen van de (eind)gebruiker. Om in de toekomst te kunnen blijven voldoen aan de compliance-eisen gaan we hier extra personeel op inzetten.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding

Groei

Dienstverlening

Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

Groei is geen doel op zich. Voorop staat dat we de kwaliteit van de huidige dienstverlening borgen en waar mogelijk verbeteren. Dat is ook groei en zoals eerder beschreven kunnen we, zeker op het gebied van ICT, daar nog wel verder in groeien. We zijn met elkaar in gesprek gebleven over werkzaamheden die in het verlengde liggen van onze huidige taken, en wij toegevoegde waarde

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

kunnen bieden.

Voor Inkoop & Contractmanagement betekent dit bijvoorbeeld meedenken in de beleidsprocessen bij onze partners, voordat besloten is hoe een aanbestedingsproces eruit moet zien. Zo kunnen wij onze kennis inbrengen en samen werken aan het realiseren van de doelstellingen. Tegelijkertijd zien we ook dat contractmanagement steeds belangrijker wordt. Het afgelopen jaar zijn op meer terreinen dan in 2019 contractmanagers van ons bij de partners ingezet. Juist als het contract afgesloten is, vraagt het bij complexe contracten en activiteiten des te meer overleg en bewaking van afspraken die gemaakt zijn. Of dat nu in het sociaal domein is, bij facilitaire zaken of ICT. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening

Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling

Corona bracht natuurlijk met zich mee dat er bij partners meer is nagedacht over facilitering van het thuis werken en hoe deze faciliteiten ook na Corona gecombineerd moeten worden met het werken op kantoor. Laptops liggen dan voor de hand, maar hoe worden die dan beheerd en hoe zorgen we voor beveiliging van alles dat op een laptop staat, zodat niet in het geval van verlies of diefstal alles letterlijk op straat ligt? De ontwikkelingen op het ICT vakgebied gaan razendsnel. We hebben een tweetal onderzoeken laten uitvoeren op het gebied van sourcingstrategie en architectuur gebaseerd op een multi cloud omgeving. De uitkomsten laten zien dat we aan de vooravond staan van grote verandering.

Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Wij verzorgen de ICT van

Uiteindelijk zal dit betekenen dat het ICT dienstportfolio zal wijzigen conform de gewijzigde behoefte van de partners. De gesprekken over deze verandering en wat dat betekent voor de ICT diensten starten begin 2021. In samenwerking met de gemeente Kampen zijn we gestart met het realiseren van een cloud platform waarmee zij in staat zijn een stap te zetten in datagedreven werken. We hebben het videovergaderen mogelijk gemaakt middels het beschikbaar stellen van onderdelen van Teams.

4.498 2020 3.826 2019 3.626 2018 3.292 2017

4.498 gebruikers

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei

Nieuwe partners Organisatieontwikkeling

Nieuwe partners

Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

Dit jaar zijn de gemeenten Dalfsen en Westerveld toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling. Voor het eerst sinds de oprichting zijn er nieuwe gemeenten toegetreden. Hier stonden we vanaf de start al voor open, maar in de eerste jaren lag de focus op de opbouw van het SSC. De toetreding is zorgvuldig en in goed overleg voorbereid, maar het is dan wel spannend hoe de daadwerkelijke

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

transitie van de dienstverlening van Dalfsen en Westerveld naar Ons gaat.

Voor Inkoop & Contractmanagement betekent dit gezamenlijk bepalen hoe de inkoopondersteuning moet plaatsvinden en de samenwerking met de organisatie vorm krijgt. Voor Dalfsen was de basis al gelegd in 2019 en daar is goed vervolg aan gegeven. Bij Westerveld hebben we 2020 gebruikt om te bespreken hoe we de dienstverlening inrichten en zijn we het laatste kwartaal daadwerkelijk met elkaar aan de slag gegaan. Voor HR betekent dit een goede inventarisatie van hoe HR is ingeregeld bij Dalfsen en Westerveld en hoe dat kan worden omgezet naar onze dienstverlening. En niet te vergeten de migratie van alle gegevens naar onze systemen. Dat is erg goed verlopen! PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei

Nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

Zo zijn de salarisbetalingen altijd tijdig en juist uitbetaald (en bottom line is dat toch waar het om gaat), maar we moeten ook aan elkaar wennen. Voor de medewerkers van Dalfsen en Westerveld is de HR letterlijk meer op afstand komen te staan. Hoe zorgen we dan toch voor nabijheid, maar wijken we niet af van standaarden die afgesproken zijn en die zorgen dat we als SSC ook efficiënt kunnen werken. Veel met elkaar contact zoeken en luisteren naar elkaar. Voor de ICT transitie is afgesproken meer tijd te nemen. Het is een veelomvattende klus. ICT heeft immers vele aspecten en raakt overal het dagelijks functioneren van een organisatie, dus dat mag niet misgaan. Het is niet meegevallen die transitie. Er is van veel mensen bij alle partijen veel inzet en creativiteit gevraagd, maar de transities zijn uiteindelijk succesvol afgerond en het draait naar wens. En natuurlijk zijn er gelijk weer de plannen en wensen voor de volgende stappen en verdere verbeteringen.

“Afgelopen jaar was een hoogtepunt met de migratie van zowel Dalfsen als Westerveld: de eerste keer na het ontstaan dat we nieuwe partners hebben aangesloten. We kijken terug op een geslaagd project, waarbij we de leerpunten direct kunnen toepassen in de samenwerking met Zwartewaterland!” Erwin Weertman

2020 stond ook in het teken van de gesprekken en besluitvorming met de gemeente Zwartewaterland om aan te sluiten. Voor Zwartewaterland waren zorg voor continuïteit en behoud van kwaliteit op termijn belangrijke redenen. Na het in kaart brengen van de consequenties en het delen van ervaringen volgde er een positief besluit! Vanaf 2021 verwelkomen wij Zwartewaterland als officiële partner.

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei

“Het laatste kwartaal is er hard gewerkt aan de inrichting voor Zwartewaterland en Ommen. Ondanks alle beperkingen zijn we in staat geweest om de aansluiting tot een goed einde te brengen. De eerste verloning zag er goed uit! Omdat we niet alle feestjes als mosterd na de maaltijd willen vieren, kreeg het projectteam een soeppakket thuisgestuurd: de mosterd-na-de-maaltijd-soep.” Arjan Kats

Nieuwe partners Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Tenslotte raakten we na de zomer met de gemeente Ommen in gesprek. Ommen zocht vanwege de ontvlechting met de gemeente Hardenberg op korte termijn een partij die voor hen de inkoopadvisering en de uitvoering van de HR kan uitvoeren. Samen gaan we in 2021 op verkenning of (op termijn) toetreding mogelijk is. In de tussentijd helpen we de gemeente Ommen door taken op het gebied van Inkoop & Contractmanagement en HR uit te voeren via een dienstverleningsovereenkomst.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

In 2020 stond organisatieontwikkeling hoog op de agenda. Zo hebben we ons organisatieverhaal onder de loep genomen, want waar komen we vandaan? En waar gaan we naartoe? In 2020 zijn we het gesprek met elkaar aangegaan om continu te verbeteren en gebruik te maken van elkaars kwaliteiten. We leren van elkaar en laten ons inspireren door anderen. Hierin kijken we ook naar de uitkomsten van het medewerkersonderzoek 2020. Dit stopt natuurlijk niet na 2020, we blijven hier de komende jaren invulling aan geven.

Een belangrijke stap in 2020 was een eigen ICT-omgeving, losgekoppeld van de gemeente Zwolle. Met deze stap hebben we een moderne ICT-omgeving gecreëerd voor onze medewerkers. Een omgeving die ons beter faciliteert in de wijze waarop we ons werk doen. Onderdeel van deze nieuwe ICT-omgeving is een eigen intranet. Een intranet waar onze medewerkers het laatste nieuws kunnen vinden, maar dat ook dient als kennisplatform en waar bijvoorbeeld ons nieuwste Personeelshandboek te vinden is. Een portaal waar iedereen zijn of haar werkdag mee start.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Parallel hieraan is ook onze huisstijl vernieuwd. Begin 2021 koppelen we ook onze website ssc-ons.nl los van de techniek van Zwolle en gaan we live met onze eigen website, natuurlijk in de nieuwe huisstijl. Zoals voor vele organisaties is het binding houden met elkaar en met de organisatie een uitdaging in een tijd waarin je veel thuis werkt en elkaar vooral digitaal ‘ontmoet’. Naast de digitale koffiemomenten, de updates op ons nieuwe intranet en het digitaal samenwerken ‘op kantoor’, zien we elkaar ook in een andere context tijdens de pubquiz. Zo houden we binding met elkaar! Om een beter passende werkomgeving te kunnen bieden, hebben we in goede samenwerking met Provincie Overijssel (verhuurder) en een groep medewerkers de eerste stappen gezet naar vernieuwing van onze huisvesting. In 2021 werken we dit verder uit, met de ambitie om aan het eind van het jaar de nieuwe werkomgeving in gebruik te nemen.

Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

  

Gemiddelde leeftijd 46 JAAR 🎈



120

interne medewerkers

65 inhuur

⚕ 3,45%

Ziekteverzuim

nieuwe medewerkers aangenomen in 2020 PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

In lijn met de visie op ondersteuning in 2020 zijn er verdere stappen gezet in het professionaliseren van de ondersteunende taken. We hebben de adviestaken op bijvoorbeeld HR, Communicatie en Control en de Functionaris Gegevensbescherming met eigen medewerkers ingevuld. Beheertaken blijven we inkopen bij bijvoorbeeld de gemeente Zwolle. Om de nieuwe medewerkers een warm welkom te geven, is er een nieuw inwerkprogramma ontwikkeld met onderdelen als security, privacy en de Ondernemingsraad.

“Het was even spannend om te starten in Corona tijd, maar doordat ik goed ben opgevangen door mijn collega’s, voelde ik mij al snel als een vis in het water” Noelle Schuurman

Samen met de Ondernemingsraad is er een goede en constructieve samenwerking opgezet. Zo hebben we bijvoorbeeld de regeling voor Plaats- en Tijdsonafhankelijk werken opgezet en werken we met elkaar aan de verkiezingen voor maart 2021.

Kortom; er is veel gedaan, er staat nog veel op stapel!

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Partnerschap

Organisatieontwikkeling

Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

Partnerschap is niet alleen diensten afnemen van een SSC. Partnerschap is ook eigenaar zijn van het SSC en met elkaar nadenken over de gewenste koers van het SSC. De ontwikkelingen op het gebied van ICT geven alle aanleiding om over de toekomst na te denken. Wat betekent het feit dat ‘alles’ naar de cloud gaat, of dat datagedreven werken steeds meer vorm krijgt?

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Dit kan consequenties hebben voor het SSC; hebben we nog wel eigen datacenters nodig? Maar het brengt ook nieuwe taken met zich mee en wie voert deze dan uit? Hoe houden we toegang en regie over onze eigen data en hoe wordt dit aan elkaar gekoppeld? Vraagstukken waar we samen voor staan. We zijn de discussie met elkaar gestart over wat het betekent en hoe we hier vorm en inhoud aan kunnen geven. Een discussie en uitwerking die de komende jaren veel tijd en aandacht zal vragen. Daarnaast betekent partnerschap ook iets ten opzichte van elkaar. Je bent immers ook elkaars partner in de samenwerking. Dus waarom niet kijken waar het partnerschap nog meer toe kan leiden dan alleen het afnemen van de dienstverlening.PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling

Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

Het Bedrijfsvoeringsberaad is in 2020 de discussie gestart om op een aantal terreinen onderzoek in gang te zetten naar meerwaarde van een gezamenlijke aanpak. Een voor de hand liggend onderwerp is: rationalisatie van software. Iedere partner gebruikt (veel) applicaties en in de praktijk blijkt dat in vergelijking met elkaar veelal verschillende applicaties voor dezelfde werkzaamheden worden gebruikt. Als partners dezelfde applicatie gaan gebruiken, dan kan dit in licenties en onderhoud aanmerkelijk verschil maken. Ervaringen elders geven aan dat dit behoorlijke besparingen op kan leveren. Op het gebied van verbindingen en ICT-contractmanagement zijn vergelijkbare verkenningen gestart. De intentie om gezamenlijk meer te standaardiseren is uitgesproken. Deze moeten in 2021 de eerste resultaten opleveren. Op deze manier heeft partnerschap andere voordelen.

ICT

ICT organisaties veranderen, sourcingstrategieën worden herijkt, het applicatielandschap bij de partners is aan het veranderen. Daarnaast zijn er nieuwe partners toegetreden die een andere omvang en mogelijk een andere behoefte hebben dan de bestaande partners. Kortom er verandert veel en dat vraagt om herijking van een aantal wezenlijke vraagstukken. We vinden het allemaal belangrijk om met elkaar nu het gesprek te starten over welke samenwerking nodig is in de toekomst, hoe we dit kunnen vormgeven en welke waarde wij hierin hebben.

In de BTO’s dienstverlening, architectuur en security worden de juiste stappen gezet om te groeien in eigenaarschap en professionaliteit. Het BTO Security heeft in 2020 vorm gekregen om de ICT Security vereisten op elkaar af te stemmen, en het BTO Portfolio neemt in 2021 haar positie in de governance in.

Met de groei met het aantal partners, ontstond in 2020 ook de uitdaging om samenwerking op de agenda te houden bij de partners. De drang voor eigen oplossingen ligt steeds op de loer. Het HR-concept is gestoeld op standaardisatie; dat vraagt om de juiste mindset bij de deelnemers. Rond het thema Arbeidsmarktcapaciteit is door de partners de samenwerking gestaakt op initiatief van Overijssel. Rond het thema Leren en ontwikkelen is door Overijssel en Zwolle de samenwerking gezocht voor een IT-oplossing en dienstverlening door Ons.

650 applicaties in beheer



VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Financiële samenvatting

Organisatieontwikkeling Partnerschap

Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

In dit hoofdstuk volgt een beknopte samenvatting

Totale lasten 2020

van het financiële resultaat. In de jaarrekening is

€*1

dit verder uitgewerkt en toegelicht.

Maatwerk Projecten / incidenteel

1.947.486

De totale lasten in de jaarrekening van Ons zijn € 19,8m, dit is € 158k meer dan begroot. Deze afwijking zit in de standaard dienstverlening (nadeel: € 260k), maatwerk dienstverlening (voordeel: € 204k) en overig (geen impact partners: € 102k). Overig heeft met name betrekking op werkzaamheden voor Zwartewaterland en Ommen. Deze kosten zijn doorbelast en hebben dus geen impact op de bestaande partners.

Totaal impact partners

19.654.920

19.710.972

56.052

102.098

19.813.070

158.150

Standaard (incl. resultaat JR)

Begroot

Werkelijk

11.580.307

11.840.023

259.716

6.127.127

5.923.463

-203.664

Overig Totale lasten jaarrekening

19.654.920

Delta

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020

Toelichting standaard •

Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

•

Organisatieontwikkeling Partnerschap

Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

•

Personele effecten (€ 130k) Allereerst ging 25% van de medewerkers bij de afdeling HR Services met pensioen. De transitie en benodigde overlap heeft geresulteerd in hogere inhuurkosten. Ten tweede is, in afwachting van het sourcing onderzoek op specifieke ICT componenten, vacatureruimte ingevuld met externe inhuur om frictiekosten in de toekomst te voorkomen. Als laatste is er extra geïnvesteerd in kwaliteitsverbetering van de ICT dienstverlening door externe inhuur. Corona (€ 50k) De direct aan corona relateerbare kosten bedroegen € 50k. Deze zijn met name gerelateerd aan hogere inhuur en overwerktoeslagen door versnelde implementatie Teams voor thuiswerken. Latere ingangsdatum Westerveld (€ 80k) De ICT transitie van de gemeente Westerveld was een paar maanden later gereed dan begroot. Dit resulteerde in een lagere bijdrage van de gemeente Westerveld dan begroot voor zowel vaste als variabele componenten. De variabele componenten zijn gedekt, doordat Ons hier nog geen verplichtingen voor was aangegaan. Voor de vaste componenten is voor € 80k geen dekking gevonden.

Toelichting maatwerk

Er zijn maatwerkvoordelen voor alle partners behalve Kampen. De voordelen komen met name door lagere kosten bij Security door het niet uitvoeren van alle plannen in 2020. Het nadeel bij Kampen komt door de hogere kosten op kantoorapparatuur dan begroot.

Resultaat partners

Conform het bijdragebesluit zijn de bijdragen van de partners bepaald. Dit betekent dat maatwerk op basis van werkelijke afname wordt afgerekend met de desbetreffende partner(s). De werkelijke kosten op projecten vallen binnen het beschikbare projectbudget, dit is conform afspraak in rekening gebracht. Meerwerk is op basis van afzonderlijke opdrachtverlening in rekening gebracht. Dan blijft er een nog te verrekenen nadelig resultaat op de standaard dienstverlening over van € 260k. Het bestuur heeft op 26 maart 2021 besloten om dit resultaat naar rato van begrote FTE per partner in rekening te brengen. Dit resulteert in de volgende afrekening over 2020. Afrekening resultaat 2020 €*1 Gemeente Kampen

Standaard

Maatwerk

Totaal

-41.080

-33.315

-74.395 -10.351

Provincie Overijssel

-78.167

67.816

Gemeente Zwolle

-93.085

85.315

-7.770

OD Ijsselland

-10.086

4.178

-5.908

Gemeente Dalfsen

-21.013

39.716

18.703

Gemeente Westerveld

-16.285

39.954

23.669

Totale afrekening

-259.716

203.664

-56.052

De afrekening van het resultaat wordt in het boekjaar 2021 verwerkt.

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening

Verplichte paragrafen

Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Verplichte paragrafen Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Beleidsindicatoren

EMU Saldo

Beleidsindicatoren

EMU-SALDO

Naam indicator

Eenheid

Waarde

Formatie

Fte 2020

110,4

Bezetting

Fte bezetting 2020

103,5

Apparaatskosten Externe inhuur

Overhead

Totale lasten

17.740.485

Kosten externe inhuur als % van totale loonsom+totale kosten externe inhuur

42%

% van totale lasten

Het hoge percentage externe inhuur wordt met name veroorzaakt door meerwerk en projecten. Het percentage inhuur op alleen de standaard en maatwerk dienstverlening is 21%.

-3.105.149 Financiële vaste activa Activa Vlottende activa

Mutaties (1 januari tot 31 december) Passiva

Vaste Passiva Vlottende passiva

Kapitaalverstrekkingen en leningen

Uitzettingen

3.933.309

Liquide middelen

643.953

Overlopende activa

4.198.950

Vaste schuld -3.260.000 Vlottende schuld

-1.218.664

Overlopende passiva

-7.402.698

Het negatieve EMU-Saldo wordt met name veroorzaakt door de groei van Ons en aanschaf van activa. Dit is geen zorgpunt. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Verplichte paragrafen Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

Deze paragraaf bevat de inventarisatie van de weerstandscapaciteit, evenals van de risico’s die Ons loopt. Op basis van beide inventarisaties wordt aan het eind van deze risicoparagraaf het weerstandsvermogen beoordeeld. Ook wordt ingegaan op de verplichte opname van vier financiële kengetallen, die hier voor Ons ook worden gepresenteerd. Deze risicoparagraaf gaat niet in detail in op het gevoerde risicomanagement (voorkomen, minimaliseren, beheersen van risico’s). De beleidskaders voor het risicomanagement van Ons zijn vastgelegd in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement. Conform deze beleidskaders, heeft een kwantificering plaatsgevonden van de geïnventariseerde risico’s. De gegevens in deze paragraaf gaan uit van de meest recente update van de risico’s.

Weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit is het totaal aan middelen waarover Ons beschikt om niet begrote financiële tegenvallers, incidenteel of structureel, op te vangen. De algemene reserve bedraagt € 200.000,- op 31 december 2019, en € 223.000,- op 31 december 2020. In de afgelopen jaren heeft het bestuur van Ons ingestemd met het verrekenen van nadelige resultaten en dus niet ten laste te brengen van de algemene reserve. Hiermee blijft het weerstandsvermogen op peil en worden de nieuwe partners niet met een tekort uit een voorgaand jaar geconfronteerd.

Toelichting op de weerstandscapaciteit

In de Nota Reserves en Voorziening is opgenomen dat Ons kan beschikken over een algemene reserve voor de verrekening van het positieve of

negatieve jaarrekeningresultaat en als buffer voor het afdekken van risico’s. De partners hebben in de Gemeenschappelijke Regeling opgenomen dat Ons beschikt over weerstandscapaciteit (artikel 17, lid 3). Deze is gemaximeerd op 5% van de totale jaaromzet Ons (ca. 1 miljoen op basis van de meerjarenbegroting), tenzij de gekwalificeerde risico’s groter zijn. De beschikbare algemene weerstandscapaciteit is gerealiseerd in de algemene reserve van Ons. Voor de projecten is weerstandscapaciteit in principe geregeld in de projectplannen, door middel van een passende post onvoorzien.

Risico’s

In deze paragraaf zijn de risico’s weergegeven die voorvloeien uit de halfjaarlijkse update. Niet alle risico’s opgenomen in het risicoregister zijn relevant voor het weerstandsvermogen. Er zijn risico’s die wanneer ze zich voordoen niet direct financiële gevolgen hebben, maar wel bijvoorbeeld imagoschade tot gevolg hebben. In deze risicoparagraaf gaat het om risico’s met een kans op financieel verlies: • die vooraf niet of niet goed meetbaar zijn; • waarvoor beheermaatregelen niet afdoende zijn om de effecten van de risico’s volledig te voorkomen; • waarvoor geen verzekering kan worden afgesloten of waarvoor dit bedrijfseconomisch niet wenselijk is; • of waarvoor anderszins geen voorziening kan worden getroffen. Er is voor een aantal van de geïnventariseerde risico’s onvoldoende inzicht om een concreet risicobedrag in het risicoregister op te kunnen nemen (dit zijn nu pro memorie posten). Waar dat wel mogelijk is, is in het risicoregister zo onderbouwd mogelijk een kwantificering van de financiële PricewaterhouseCoopers effecten gepresenteerd. Het risicoregister ⇥ Accountants N.V. Uitsluitend voor

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

In de volgende tabel zijn korte samenvattingen van de risico’s weergegeven. Risico’s per afdeling € * 1000

Korte samenvatting

Organisatiebreed

Uit- en toetreden meerdere partners tegelijkertijd, schaarste op de arbeidsmarkt, uitval van personeel en prijsrisico’s.

102

Inkoop

Onvoldoende capaciteit door werkaanbod en -druk, onvoldoende ontwikkeling in kwaliteit dienstverlening, ontbreken van vervangende capaciteit bij uitval van medewerkers en risico’s van het niet voldoen aan wet- en regelgeving.

Verstoringen en uitval van ICT dienstverlening, cybercrime, dataverlies, onvoldoende ontwikkeling in kwaliteit dienstverlening door snelheid ontwikkelingen en beschikbare capaciteit en deskundigheid medewerkers, licenties niet op orde en projecten die uitlopen in de tijd.

179

Niet goed inregelen van systemen aan het begin van het jaar n.a.v. wijzigingen: in cao, lokale regelingen, fiscale regelgeving en workflow; fouten in operationele processen, fraude, uitval van het systeem, privacyschendingen en uitval van personeel.

104

Organisatieontwikkeling ICT

Partnerschap Financiële samenvatting HR

Verplichte paragrafen Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Beoordeling weerstandsvermogen

zal continu worden geactualiseerd en waar mogelijk worden aangescherpt.

Resterende risico’s

Totaal resterende risico’s ONS (peildatum november 2020)

Een deel van de risico’s is via verzekeringen afgedekt. De kantoorruimte wordt gehuurd inclusief verzekering. Hetzelfde geldt ook voor de twee datacentra. Alle aanwezige hardware is verzekerd.

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De verhouding tussen deze twee wordt ook wel aangeduid als de weerstandsratio. De volgende tabel toont de ontwikkeling van risico’s en het weerstandsvermogen. Weerstandsratio per peilmaand € * 1000

415

Risicobedrag

Weerstands ratio

nov-18

400

apr-19

417

48%

nov-19

420

48%

apr-20

420

53%

nov-20

415

54%

Conform de kaders uit de nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement is het benodigde eigen vermogen ter afdekking van het risicobedrag bepaald op minimaal 50% van de berekende restrisico’s. De weerstandsratio en daarmee het weerstandsvermogen is dus toereikend in relatie tot de actuele risico’s. Als voorbereiding op de verplichte rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2021 is het afgelopen jaar door het bestuur Ons het ambitieniveau bepaald. Tevens is ervoor gekozen om richting het bestuur Ons al over 2020 proef te draaien met de verantwoording. Voor wat betreft de ISAE3402 verklaring voor de HR processen zijn in 2020 met een audit door een onafhankelijke auditor en een aantal aanpassingen in de HR organisatie in 2021, de benodigde stappen gezet die moeten leiden tot een ISAE3402 verklaring over de HR-processen over 2021. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020

Financiële kengetallen BBV € * 1000

Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Verplichte paragrafen Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Paragraaf bedrijfsvoering

Financiële kengetallen Rekening 2019

Begroting 2020

Rekening 2020

1a. Netto schuldquote

28%

21%

1b. Netto schuldquoate gecorrigeerd voor verstrekte leningen

28%

21%

2. Solvabiliteitsratio

3. Structurele exploitatieruimte

€0

Netto schuldquote Het kengetal netto schuldquote geeft aan of ONS investeringsruimte heeft. Ook zegt dit kengetal wat over de flexibiliteit van de begroting. Hoe hoger de schuld van ONS hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote van ONS is met 21% als meer dan voldoende te bestempelen. De VNG adviseert om 130% als maximum norm te hanteren en daarboven de schuld af te bouwen. Het verschil t.o.v. 2019 wordt veroorzaakt door een in 2020 afgesloten lening. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft de mate aan waarmee de bezittingen zijn betaald met eigen middelen. ONS heeft geen eigen middelen en alle bezittingen worden met vreemd vermogen betaald. Deze ratio kan dan ook niet berekend worden. De solvabiliteitsratio is voor 2020 lager t.o.v. 2019 door afname van het eigen vermogen. Dit wordt veroorzaakt door het negatieve jaarrekeningresultaat 2020.

2020 was een jaar waarin we wellicht nog meer dan voorheen aandacht hebben gehad voor onze medewerkers. Aan de ene kant omdat aan zij aan de frontlinie stonden om de dienstverlening te leveren die in deze Corona tijd gevraagd werd, en aan de andere kant om ervoor te zorgen dat we met hen in gesprek bleven over hun zorgen, uitdagingen en obstakels in deze voor iedereen bijzondere tijd. Van onze medewerkers is dan ook veel gevraagd, met name in de eerste corona periode (medio maart). Veel van de medewerkers van onze partners moesten in sneltreinvaart gefaciliteerd worden in het digitaal en vanuit huis werken. In een periode waarin ook onze medewerkers vanuit het huis hun werk moesten doen. Deze megaklus is door onze medewerkers goed afgerond, wat een prestatie van formaat is. Daarnaast zijn in razend tempo processen die voorheen analoog gingen gedigitaliseerd. Bijvoorbeeld het proces om maandelijks de salarissen uit te betalen. En we zien ook dat sommige medewerkers zorgen en uitdagingen hebben bij het thuis werken. Het op afstand werken, gemis van collega’s, soms in een omgeving waarin een rustige werkplek niet te vinden is, of het combineren van thuiswerken met het lesgeven aan jonge kinderen die in verband met corona niet naar school kunnen, zijn een aantal van de zorgen en uitdagingen waar ook onze medewerkers voor staan.

Wij hebben hier in het afgelopen jaar goed aandacht aan besteed (en blijven dat ook zolang doen als nodig is). Allerlei initiatieven zijn gestart om met elkaar in gesprek en in verbinding te blijven en te zoeken naar oplossingen die werken. Het ziekteverzuimpercentage blijft gelukkig laag. In 2020 hebben we een regeling tijden plaatsonafhankelijk werken opgesteld om ervoor te zorgen dat medewerkers in staat zijn om hun werkplek thuis goed in te richten. Ook hebben we ervoor gezorgd PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Verplichte paragrafen Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

dat onze medewerkers zich blijven ontwikkelen en hebben we ons opleidingsbudget hiervoor ingezet. In 2020 is ook de ontvlechting uit de ICT infrastructuur van de gemeente Zwolle (als voormalige gastheer van het SSC Ons) vorm gegeven. Dit zodat we nu beschikken over een modern samenwerkingsplatform, een eigen intranet en een ICT werkomgeving die ons werken op een goede wijze faciliteert. Op het gebied van de ondersteuning hebben we vacatures bij communicatie, hr en business control ingevuld zodat we hiermee invulling geven aan hetgeen beschreven is in ons ambitiedocument. In 2020 is daarnaast gestart met het, samen met de Provincie Overijssel (als verhuurder van het pand), in beeld te brengen wat nodig is om onze huisvesting beter te laten aansluiten bij onze manier van werken. In 2021 zal dit leiden tot een nieuw huisvestingsconcept.

Paragraaf financiering

In deze paragraaf wordt verantwoording afgelegd over in de begroting opgenomen beleidsitems m.b.t. de financiering en het risicobeheer van de leningenportefeuille. De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), de Regeling Uitzettingen en Derivaten Decentrale Overheden (RUDDO) en het Treasurystatuut 2018 zijn van toepassing.

Algemeen

Begin 2018 is het Treasurystatuut 2018 vastgesteld door het bestuur van de BVO Ons. Hiermee zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van de treasuryfunctie geregeld. De treasuryfunctie beweegt zich bij Ons op de achtergrond en wordt door de treasurer van de gemeente Zwolle uitgevoerd. Dit als onderdeel van de dienstverlening die tussen de BVO en de gemeente Zwolle op financieel gebied is afgesproken.

Renteontwikkelingen 2020 Algemeen: Door het wereldwijd uitbreken van de covid-19 pandemie, welke zowel een ongekende humanitaire als een economische crisis tot gevolg had en nog steeds heeft, verloren alle voorspellingen voor 2020 bij voorbaat hun waarde. Korte rente: De korte depositorente is in 2020 door de Europese Centrale Bank niet aangepast. In verband met de economische gevolgen van de maatregelen ter bestrijding van covid-19 pandemie zijn er door centrale banken en overheden ongekende opkoopprogramma’s van leningen en anderszins middelen ter beschikking gesteld om de economie te stutten. Het gevolg hiervan was dat de 3-maands Euribor rente fors daalde en op 31 december 2020 uit kwam op -0,541%. De huidige marktverwachting is dat de 3-maands Euribor rente weinig zal veranderen in 2021, eerder nog enige daling dan een stijging, omdat de economische gevolgen van de covid-19 pandemie nog steeds voortduren. Lange rente: De lange rente (basis is 10-jaars swaprente) heeft uiteindelijk een behoorlijke daling laten zien, van begin van het jaar op +0,21% om op 9 maart een negatieve stand van ruim -/-0,3% te noteren. Bij het ook in West Europa uitbreken van de covid-19 pandemie liep de rente snel op naar weer positief, vanwege de enorme onzekerheid.

Met alle genomen maatregelen door centrale banken en overheden om de economie te stutten zakte de rente weer naar negatief, waarbij die uitkwam op -/- 0,26% per 31 december. De voorspellingen voor 2021 zijn erg lastig te maken, omdat alles afhankelijk is van hoe snel de vaccins PricewaterhouseCoopers aanslaan en de huidige beperkingen kunnen worden Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Verplichte paragrafen Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

losgelaten en de economische groei weer op gang komt. De voorlopig inschatting voor 2021 is een bandbreedte van -/- 0,30 tot +0,2% van de lange rente.

Kasgeldlimiet

Met betrekking tot het beheer van de renterisico’s zijn er wettelijke voorschriften. Zo wordt de maximale gemiddelde omvang, waarvoor kortlopende leningen (looptijd korter dan 1 jaar) en schulden in rekening courant mogen worden aangegaan, bepaald door de kasgeldlimiet. Dit betreft een gemiddelde per maand primo over een kwartaal. Deze kasgeldlimiet wordt volgens de Wet FIDO berekend op basis van een vast percentage (8,2%) van het begrotingstotaal. Voor 2020 betekent dit een kasgeldlimiet van € 1.282.000. In onderstaande tabel is het verloop in 2020 weergegeven. Kasgeldlimiet € * 1000 Gemiddelde vlottende schuld minus gemiddelde vlottende middelen

1ste 2de 3de 4de kwartaal kwartaal kwartaal kwartaal -967

-753

-1.657

-979

Kasgeldlimiet

1.282

Ruimte onder de kasgeldlimiet

2.249

2.035

2.939

2.261

Begrotingstotaal

15.640

Percentage regeling

8,20%

Kasgeldlimiet

1.282

Berekening kasgeldlimiet:

Er heeft derhalve geen overschrijding van de kasgeldlimiet plaatsgevonden in 2020.

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Renterisiconorm

De renterisico’s op de langlopende financieringsmiddelen worden ingekaderd door de renterisiconorm. De renterisiconorm is gebaseerd op 20% van de totale begroting. Dat wil zeggen dat Ons maximaal € 3.126.800 aan renteherziening dan wel herfinanciering in één jaar mag hebben. In 2020 werd er voor € 740.000 afgelost en dat past uitstekend binnen de toegestane norm. Zie het onderstaande schema voor het meerjaren beeld. Renterisico € * 1000 1a Renteherziening op vaste schuld o/g 1b Renteherziening op vaste schuld u/g

Organisatieontwikkeling

2 Saldo renteherziening op vaste schuld

Partnerschap

Begroot 2021

Begroot 2022

Begroot 2023

Begroot 2024

540

740

1.540

1.300

2+3

540

740

1.540

1.300

15.640

19.432

20%

3.127

3.886

Renterisiconorm 5 Begrotingstotaal 6 % renterisiconorm volgens regeling

Financiële samenvatting

Werkelijk 2020

1a – 1b

3 Aflossingen 4 Renterisico op vaste schuld

Begroot 2020

7 Renterisiconorm 8 Ruimte onder renterisiconorm Ofwel renterisico in % begroting

5*6 7-4

2.587

2.387

2.346

2.586

4/5

3,45%

4,73%

7,93%

6,69%

Verplichte paragrafen Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting

Financiering

Sinds 2018 beschikt Ons over een rekening-courant krediet van € 1.000.000 bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG Bank) om tijdelijke liquiditeitstekorten op te kunnen vangen. In de begroting 2020 was rekening gehouden een langlopende geldlening van € 2,8 miljoen vanwege de aanschaf van ICT middelen. In werkelijkheid is er echter een langlopende geldlening van € 4,0 miljoen aangetrokken vanwege hogere investeringen in de ICT middelen. Het extra bedrag was vooral benodigd om de aanschaf van de extra laptops te kunnen financieren, waarmee het thuiswerken kon worden gefaciliteerd, wegens het uitbreken van de covid-19 pandemie. Deze lening is tegen een negatieve rente van -/-0,33% afgesloten met een looptijd van 5 jaar en wordt lineair afgelost. Het verloop van de lange leningenportefeuille was als volgt: Leningenportefeulle

Verplichte paragrafen Jaarrekening 2020 Jaarrekening

Bijlage

Verloop leningenportefeuille €*1

Begroting 2020

Rekening 2020

Bedrag

Gem. rente percentage

Bedrag

Gem. rente percentage

Stand per 1 januari 2020

2.460

0,50%

3.460

0,21%

Nieuwe opgenomen leningen

2.800

1,00%

4.000

-0,33%

Reguliere aflossingen

-540

0,40%

-740

-0,18%

Stand per 31 december 2020

4.720

0,85%

6.720

-0,28%

Rentetoerekening

In het BBV is vanaf 2017 voorgeschreven hoe wij de doorberekening van de rente dienen te verantwoorden. Het renteomslagpercentage dient op een éénduidige wijze berekend te worden door alle gemeenten, GR-en en aanverwante partijen, zodat onderlinge vergelijkbaarheid toeneemt en beter aansluit bij de werkelijke rentekosten. Vanwege de negatieve rentelast van de afgesloten leningen is er ook in 2020 geen omslagrente toegerekend aan de integraal gefinancierde activa. Het renteschema is daarmee overbodig.

Kredietrisicobeheer, relatiebeheer en liquiditeitenbeheer

Ons heeft een rekening courant bij de BNG Bank. Ook de werkrekening voor het schatkistbankieren wordt bij de BNG-bank aangehouden. Daarnaast is voor Ons een schatkistrekening bij het Agentschap (Ministerie van Financiën) ingeregeld, welke via internet geraadpleegd kan worden. Administratieve organisatie liquiditeitsfunctie: De administratie inclusief betalingsverkeer en treasury is uitbesteed aan de gemeente Zwolle (met eigen procedures). Er wordt voorzien in functiescheiding door Zwolle.

Informatievoorziening

De toezichthouder wordt jaarlijks geïnformeerd over de renterisiconorm en de stand betreffende de kasgeldlimiet via de begroting en de jaarrekening.

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Jaarrekening

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020

Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Grondslagen waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft. Het bestuur heeft op 3 januari 2018 het bijdragebesluit vastgesteld. In het bijdragebesluit is opgenomen hoe de verrekensystematiek van Ons is bepaald en geeft inzicht waarop de door de partners te betalen bijdragen bepaald worden. De dienstverlening van Ons is te verdelen in drie onderdelen namelijk: standaard dienstverlening, maatwerk dienstverlening en meewerk. In het bijdragebesluit is dit verder uitgewerkt.

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening

De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende onderdeel anders vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden in acht genomen, indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020

Jaarrekening Bijlage

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Balans Materiële vaste activa In artikel 63 BBV is de hoofdregel opgenomen dat vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsof vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kan voorts opgenomen worden een redelijk deel van de indirecte kosten (bv urentoerekening). Bij vaste activa is er enkel sprake van herwaardering bij verandering van bestemming of duurzame waardevermindering. De ontvangen bijdragen van derden worden in één keer in mindering gebracht op de kostprijs. Verkregen inruilwaarden moeten in eerste instantie aangewend worden voor het afboeken van de eventuele restwaarde. Bij geen restwaarde is het niet toegestaan om de inruilwaarde in mindering te brengen op de nieuwe investering, maar dient dit als bate in de jaarrekening te worden verantwoord. Investeringen in standaarddienstverlening worden geactiveerd op de balans van Ons. De kapitaallasten van deze investeringen komen terug in de exploitatie van ONS. Investeringen in de maatwerkdienstverlening worden door de partner rechtstreeks betaald. Aangezien de partner de investering betaalt en activeert zijn er geen rente- en afschrijvingslasten in de financiële administratie van Ons.

Ons start met afschrijvingen in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het nieuwe kapitaalgoed gereed komt/ verworven wordt. Ons heeft gekozen voor een annuïtaire afschrijvingsmethode, zodat het kapitaallastenniveau meerjarig constant blijft.

Afschrijvingstermijnen Op vaste activa mag worden afgeschreven volgens een stelsel dat is gebaseerd op de verwachte gebruiksduur. Die gebruiksduur kan zijn de technische gebruiksduur of de economische gebruiksduur. In de praktijk worden de afschrijvingstermijnen gesteld op de economische gebruiksduur, omdat deze vrijwel altijd de kortste is. Alle huidige activa van Ons, op de laptops na, hebben een afschrijvingstermijn van 5 jaar. Voor alle laptops geldt een afschrijvingstermijn van 4 jaar. Deze afschrijvingstermijnen zijn in overeenstemming met de nota afschrijvingen BVO SSC ONS zoals vastgesteld door het bestuur. Vorderingen De vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van de vorderingen verrekend en worden op de balans op de debetzijde verantwoord (hoogte van de voorziening wordt in mindering gebracht op de post vorderingen). Vaste en vlottende schulden Langlopende schulden en kortlopende schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Liquide middelen Liquide middelen zijn tegen nominale waarde opgenomen. Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2020 Inleiding Dienstverlening Groei Nieuwe partners

Organisatieontwikkeling Partnerschap Financiële samenvatting Verplichte paragrafen

Jaarrekening 2020

Waarderingsgrondslag baten ONS

Het bestuur heeft op 3 januari 2018 het bijdragebesluit vastgesteld. In het bijdragebesluit is opgenomen hoe de verrekensystematiek van ONS is bepaald en geeft inzicht waarop de door de partners te betalen bijdragen bepaald worden. De dienstverlening van ONS is te verdelen verschillende onderdelen namelijk: Standaard dienstverlening Dit betreft alle werkzaamheden, alle dienstverlening en alle producten die vanuit het perspectief van ONS regulier aan alle partners wordt geleverd conform de afspraken met de demandmanagers van de partners (collectief opdrachtgeverschap). Deze lasten worden via een vooraf vastgestelde verdeelsleutel in rekening gebracht bij alle partners. Maatwerk dienstverlening Maatwerk betekent dat niet alle partnerorganisaties het product/dienst van ONS afnemen. Een product/dienst wordt maatwerk wanneer één of meer partnerorganisaties het afneemt/afnemen en alle partnerorganisaties ermee instemmen dat ONS het product/dienst levert aan één of meer partnerorganisaties. De werkelijke kosten worden met de desbetreffende partner(s) afgerekend.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10108307/1