a.3. OBP Bestemmingsplan Zevenhont Oost ter vaststelling def Toelichting Bijlage 3 Verkeersontsluiting

Vaststellen convenant Een convenant bevat heldere afspraken over de missie, de hoofdlijnen van de samenhangende acties, de financiering en de verantwoordelijkheden. Het convenant bevat zowel de publieke, private als de publiekprivate projecten. De publiekprivate projecten vergen de meeste afstemming en vragen de meeste aandacht en afstemming. De publieke en private projecten zijn vaak eenvoudiger uit te voeren. Ze zijn belangrijk in het convenant: partijen kunnen worden aangesproken op het niet nakomen van afspraken. In het convenant worden gebieden, thema’s en maatregelen zorgvuldig afgebakend. Alleen haalbare plannen worden opgenomen. Als bijlage bij het convenant wordt de projectenlijst opgenomen. Ondertekenen van het convenant kan eventueel als voorwaarde worden gesteld voor het verkrijgen van financiering. Het convenant wordt vastgesteld in een in te stellen stuurgroep.

Stap 4: Voorbereiden projecten: uitwerken en organisatie

Elk project wordt voorbereid door het concreet uit te werken in projectplannen. Als het samenhangt met andere projecten kan het onderdeel zijn van een groter geheel. Belangrijk is dat de projecten gebaseerd zijn op klantwensen en dat de communicatie hiervoor wordt opgezet. Tuig een organisatie op die het werk uitvoert en de voortgang bewaakt. Die organisatie kan variëren van een licht voortgangsoverleg tot een zwaar programmabureau. Sluit zo nodig per project een contract.

Stap 4.A.: Projecten in samenhang uitwerken

29 april 2021

VERKEERSONTSLUITING ZEVENHONT

BG4436TPRP190628

64

In deze stap vindt een kantelpunt plaats van proces- naar projectmanagement. Het doel is het opstellen van projectplannen om groen licht voor de uitvoering te krijgen. Een projectplan werkt toe naar contracten, concessies of duidelijke afspraken. Ook kijkt het projectplan verder dan alleen de uitvoering: hoe vindt het beheer plaats? Wat moet hiervoor worden geregeld? Uitvoering en beheer vallen onder de verantwoordelijkheid van de partij die de uitvoering gaat doen. In de concrete gedetailleerde projectplannen wordt ingegaan op: • aanleiding en specifiek doel; • project/maatregel; • verwacht effect; • financiën; • organisatie (rollen en taken van betrokken partijen); • planning (voorbereiding, uitvoering, oplevering, beheer); • samenhang met andere projecten; • communicatie; • uitwerking project in acties en deelprojecten; • beheer; • openstaande geschilpunten; • risico’s; • evaluatie (indicatoren en meetwijze). In de projecten dienen de klanten nadrukkelijk betrokken te worden in het planproces. Vraaggericht werken vraagt om duidelijkheid over de wensen van de klant. Daarom is contact hebben en contact houden met de klant van groot belang. Start projecten Met de vaststelling van de projectplannen door stuurgroep en contractpartijen starten de projecten.

Stap 4.B.: Oprichten projectorganisatie

Doel van de organisatie is afstemming van de samenhang tussen de projecten, bewaken van de voortgang en zorgen voor blijvende steun van bestuurders. Organisatieplan Een overkoepelende projectorganisatie wordt opgetuigd, deze zorgt ervoor dat de afspraken daadwerkelijk worden uitgevoerd. Ook bewaakt ze de samenhang tussen projecten, om te voorkomen dat het geheel verzandt in enkele losse projecten. De organisatie heeft de volgende taken: • (Gedelegeerd) eindverantwoordelijke voor de uitvoering. De bestuurders die het convenant hebben ondertekend, hebben de eindverantwoordelijkheid. • Aansturing en afstemming van de projecten. • Contacten met partijen, opdrachtgevers en bestuurders over de voortgang. • Verzorgen van kennisuitwisseling en bieden van nieuwe inspiratie. • ‘Loketfunctie’: verzamelen en bundelen van nieuwe knelpunten, wensen en kansen. Het organisatieplan gaat in op: • aansturing; • verantwoordingsstructuur; • bevoegdheden; • relatie tot andere organisaties; • structuur; • personeel; 29 april 2021

VERKEERSONTSLUITING ZEVENHONT

BG4436TPRP190628

65

• • • •

budget; communicatie naar betrokkenen; overkoepelende campagne; evaluatie.

Start projectorganisatie Met de vaststelling van de projectorganisatie door stuurgroep en eventuele contractpartijen start de projectorganisatie.

Stap 5: Uitvoeren projecten

De projectplannen vormen de basis voor de uitvoering. In deze fase worden de projecten uitgevoerd met de nodige flexibiliteit en de communicatie gestart. Indien nodig wordt in projecten een testfase ingebouwd, voordat ‘live’ gegaan wordt. In deze fase komen de ‘kinderziektes’ naar voren. Als in projecten metingen zijn afgesproken worden deze uitgevoerd: • een nulmeting om de beginsituatie vast te leggen; • tussenmetingen om bij te kunnen sturen; • een eindmeting op het effect te bepalen. De communicatie naar de beoogde klantgroepen wordt gestart. Deze communicatie is niet het sluitstuk van het project, maar een essentieel onderdeel van het geheel. Project- en procesmanagement zijn belangrijk, maar zonder expertise en ervaring gaat het alsnog mis. De kwaliteit en zorg voor mensen met kennis en ervaring in het project moet bewaakt worden. Een krachtige projectleider en gemotiveerde trekkers bij de partijen zijn een pre. Onverwachte knelpunten en hobbels moeten worden teruggekoppeld aan de projectleiders, die op hun beurt rapporteren aan het kernteam of de projectorganisatie. Of uiteindelijk bij de bestuurders. Waar normaal gesproken de uitvoering werd gestaakt, is er nu de mogelijkheid om terug te vallen op de ambities en de vastgestelde doelen en op gemaakte afspraken tussen bestuurders.

Bij onoverkomelijke problemen zal de projectorganisatie een stap terug moeten zetten en andere projecten moeten formuleren. Uitgevoerde projecten In de uitvoeringsfase worden de lang verwachte projecten neergezet en komt er echt resultaat. Dat resultaat kan variëren van een raamcontract met dienstverleners tot heel concreet het snoeien van de bosjes die een fietsroute een onveilige beleving geven.

Stap 6: Verankeren projectresultaten

Het project gaat van uitvoering naar beheer. Veranker de resultaten: het project moet in het vervolg z’n eigen broek ophouden. Het doel is te zorgen dat succesvolle initiatieven blijven draaien en goed worden beheerd. Het belang van beheer Beheer staat in feite voor het continu draaiend houden voor het project en het zorgen voor bijstelling als dat nodig is. Het is belangrijk dat projecten zelfstandig kunnen lopen. Een ideaalplaatje is wanneer projecten zich uiteindelijk zelf bedruipen. Zo niet, dan zullen er altijd financiën van derden nodig zijn. Het project is dan afhankelijk van de gratie van partijen die willen betalen.

29 april 2021

VERKEERSONTSLUITING ZEVENHONT

BG4436TPRP190628

66

Ondanks de wenselijkheid van projecten kan er toch van alles mis gaan, bijvoorbeeld personele wisselingen, bezuinigingen of financiële onenigheid. Discussies over de verantwoordelijkheid van diverse partijen zijn mogelijk te voorkomen door dit in een eerder stadium aan de orde te stellen. Opstellen beheersplan inclusief beheersorganisatie Dit plan legt lopende zaken vast en regelt de financiën voor het komende jaar of voor enkele jaren. Onderdeel van dit beheersplan kan een beheersorganisatie zijn die de uitvoering regelt en blijvend verantwoordelijk is voor de kennisuitwisseling en de evaluatie. De beheersorganisatie verzorgt ook het contact met de klanten wanneer de (vervoers)dienst operationeel is. Beheersplan laten vaststellen door de stuurgroep.

Stap 7: Evaluatie

Deze laatste stap is bedoeld om te bepalen of het doel is bereikt en de projecten goed verlopen: moeten doorgegaan worden op de ingeslagen weg of moeten worden bijgestuurd of gestopt? Evaluatie van mobiliteitsmanagementprojecten is niet eenvoudig, maar er een bijzondere reden om dit toch te doen: de effecten zijn vaak onzichtbaar. Reductie van autokilometers, een beter ondernemersklimaat, tevreden personeel, betere leefbaarheid: het is moeilijk te signaleren. Door te evalueren is het mogelijk om uitspraken te doen. Die kunnen hard nodig zijn om enthousiasme voor een vervolg te krijgen. Een positieve evaluatie maakt de kans op continuïteit dus groter. Een uitgebreide evaluatie is niet zinvol. Het kan voldoende zijn gebruikers van fiets, OV en parkeerterreinen te ondervragen naar hun ervaringen. De volgende onderdelen worden geëvalueerd: • proces; • projecten; • communicatie. Opstellen evaluatierapport De evaluatie geeft inzicht in de effectiviteit van de uitgevoerde maatregelen en van de samenwerking. De uitkomsten en aanbevelingen worden gebruikt om vooruit te blikken.

29 april 2021

VERKEERSONTSLUITING ZEVENHONT

BG4436TPRP190628

67