639784 - Bijlage 1 - Rapport Sociale veiligheid gemeente Zutphen januari 2024
Tekst van het document
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen
Januari 2024 www.bezemer-schubad.nl
Over Bezemer & Schubad ___________________________________________________________ 3 Samenvatting ____________________________________________________________________ 4 1.
Inleiding _____________________________________________________________________ 5 Doel __________________________________________________________________________________ 5 Onderzoeksontwerp _____________________________________________________________________ 5 Onderzoekers___________________________________________________________________________ 6 Opdrachtgeverschap vanuit de Gemeente Zutphen ____________________________________________ 6 Werkwijze _____________________________________________________________________________ 6
2.
Sociale veiligheid ______________________________________________________________ 9
3.
Beperkingen en reikwijdte van het onderzoek & disclaimer ___________________________ 11
4.
Context waarin het onderzoek is uitgevoerd _______________________________________ 12
5.
Bevindingen _________________________________________________________________ 13 Inleiding ______________________________________________________________________________ 13 Deel 1: Sociale veiligheid in de ambtelijke organisatie _________________________________________ 15 Deel 2: Sociale veiligheid in het bestuur ____________________________________________________ 30 Deel 3: Interactie tussen de ambtelijke organisatie, bestuur en raad _____________________________ 41
6. Synthese, Conclusies, Aanbevelingen ______________________________________________ 46 Analyse _______________________________________________________________________________ 46 Conclusies ____________________________________________________________________________ 57 Aanbevelingen _________________________________________________________________________ 58
Bezemer & Schubad wijst erop dat dit onderzoek een intern onderzoek betreft van opdrachtgever. De rapportage op basis van het geschetste onderzoek mag uitsluitend worden aangewend ten dienste van de doelstellingen van de opdracht. Het is niet toegestaan deze rapportage — of delen daaruit — zonder toestemming aan te wenden voor andere doeleinden.
Email : info@bezemer-schubad.nl
Telefoon : 010 240 09 07
Over Bezemer & Schubad
Bureau Bezemer & Schubad is specialist en marktleider in de aanpak van ongewenste omgangsvormen en de zorg voor een sociaal veilig werkklimaat. U kunt bij ons terecht voor alle ondersteuning. Van onderzoek en advies tot implementatie van beleid, training en nazorg. Van bemiddeling tot een compleet traject voor beleid. Van een basiscursus tot een volledig in-company trainingsprogramma en nascholing.
Samenvatting §
§
§ §
§ § §
§
§
§
§
In de zomer van 2023 betrok de Gemeente Zutphen Bureau Bezemer & Schubad voor een onafhankelijk cultuuronderzoek naar sociale veiligheid en omgangsvormen binnen de gemeente. Directe aanleiding voor het onderzoek is motie 2022-M0033 (04-07-2022) van de gemeenteraad. Er is gekozen voor een kwantitatief onderzoeksdeel met behulp van een online vragenlijst aan alle medewerkers (response rate: 53%) en een kwalitatief deel in de vorm van 29 interviews. Een dergelijk cultuuronderzoek is niet gericht op waarheidsvinding, centraal staat de subjectief ervaren sociale en psychologische veiligheid. Op hoofdlijnen kan geconcludeerd worden dat de analyses uit de enquete en de analyse uit de 29 gehouden interviews elkaar bevestigen en versterken. Geconcludeerd mag worden dat de meerderheid van de geënqueteerde en geïnterviewde ambtenaren, raadsleden en wethouders de sociale veiligheid bij de Gemeente Zutphen een ruime voldoende geeft. Het onderzoek geeft geen aanleiding voor de constatering dat er ten tijde van het onderzoek sprake zou zijn van een organisatiebrede angstcultuur. De onderzoekers krijgen niet de indruk dat ervaringen van ongewenst gedrag een grotere stempel drukken op de organisatie dan bij andere organisaties – al is elke ervaring er een te veel.
Onverlet het overwegend positieve beeld zijn er wel degelijk aandachtspunten binnen de gemeente Zutphen op het terrein van sociale veiligheid. Een professionele aanspreek- en feedbackcultuur wordt node gemist, zo blijkt zowel uit de enquete als uit de interviews. Het ontbreken van een dergelijke cultuur verhoogt de drempel om ongewenst gedrag bespreekbaar te maken, met alle risico's van dien. Een substantieel deel van de ambtenaren ervaart stresserende werkdruk als gevolg van een niet koersvaste, soms als stuurloos beschreven organisatie met niet altijd adequaat management. Deze ervaring heeft voor een belangrijk deel betrekking op het verleden. Ambtenaren, raads- en forumleden en leden van het College voelen zich over het algemeen veilig in hun omgang met elkaar, maar wij hoorden in interviews en in antwoorden op open vragen ook signalen van onzekerheid over de onderlinge verhoudingen, over roldiffusie, over angst voor onterechte meldingen over ongewenst gedrag en over improductieve animositeit tussen deze actoren. Wij concluderen dat de negatieve dynamiek rond het vertrek van de wethouder en de burgemeester niet uitsluitend te kwalificeren valt als incident. In de organisatie is de aanspreekcultuur nog niet sterk genoeg om dergelijke escalaties consistent te detecteren en te voorkomen.
Wij bevelen een aantal interventies aan: 1) werk aan een professionele aanspreek- en feedbackcultuur, waarin zowel formele en ad-hoc feedbackgesprekken meer en beter moeten plaatsvinden; 2) ga door op de reeds ingeslagen weg om de stabiliteit, voorspelbaarheid en managerial kwaliteit van de organisatie te versterken; en 3) schep helderheid over taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge verhoudingen van de belangrijkste actoren in de gemeente: gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie.
1. Inleiding
In de zomer van 2023 betrok de Gemeente Zutphen in de rol van opdrachtgever Bureau Bezemer & Schubad voor een onafhankelijk onderzoek naar sociale veiligheid en omgangsvormen binnen de gemeente. De Gemeente wil als goed werkgever zorgdragen voor zowel het welzijn van haar medewerkers als hun arbeidssatisfactie. Daarnaast hecht de gemeente aan een sociaal veilig politiek en bestuurlijk klimaat.
Doel Doel van het onderzoek is het verwerven van inzicht in de mate waarin de medewerkers sociale veiligheid en ongewenst gedrag ervaren op het werk. Ook wil de opdrachtgever inzicht verkrijgen in de verhoudingen tussen de medewerkers, het College van Burgemeester en Wethouders en de forum- en raadsleden, zowel binnen als tussen deze categorieën. Dit om richting te geven aan mogelijk gewenste maatregelen om de sociale veiligheid te optimaliseren. Directe aanleiding voor het onderzoek is motie 2022-M0033 (04-07-2022) van de gemeenteraad: De raad roept het College op: I. Op korte termijn te onderzoeken in hoeverre op dit moment sprake is van een organisatie brede zwijg- en/of angstcultuur en daarbij tevens extern advies te vragen over al dan niet te nemen maatregelen; II. Dat de Burgemeester en gemeentesecretaris samen terugkijken en analyseren waar er mogelijk steken zijn gevallen in het beschermen van ambtenaren tegen ongewenst gedrag; III. De raad binnen drie maanden op de hoogte te stellen van het resultaat van het onderzoek en van het advies. De scope van het onderzoek waar de raad toe oproept is in een later stadium in overleg uitgebreid en gewijzigd naar de opdracht die aan dit rapport ten grondslag ligt.
Onderzoeksontwerp Er is gekozen voor een tweeledig onderzoek: een kwantitatief deel met behulp van een online vragenlijst aan alle medewerkers, wethouders en raads- en forumleden en – ter verdieping, verrijking en ijking van de opbrengst van de enquête - een kwalitatief deel in de vorm van interviews. Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 5
De concept vragenlijst van de enquête werd opgesteld door bureau Bezemer & Schubad en aangepast op basis van de feedback van een kleine werkgroep van de Gemeente Zutphen. Voor het kwalitatieve deel van het onderzoek zijn de elf fractievoorzitters, de vier wethouders en – op basis van een steekproef -een zestiental ambtenaren uitgenodigd voor een persoonlijk en vertrouwelijk interview met een onderzoeker. Er zijn in totaal 29 interviews afgenomen. Twee fractievoorzitters zijn niet op de uitnodiging voor een interview ingegaan. De steekproef onder ambtenaren werd samengesteld door de onderzoekers op basis van verdeling over geslacht, functie en afdeling. Hierbij werden geen namen uitgewisseld. In het kwalitatieve onderzoek lag een belangrijk accent op de samenwerking tussen het college, de raad en de organisatie. Er is gekozen om een selectie te maken uit de kring van medewerkers en leidinggevenden die uit hoofde van hun functie (kunnen) adviseren aan college en raad. Dit waren de volgende groepen: beleidsontwikkelaars, intern adviseurs, projectleiders en programmamanagers. Daarnaast was een selectiecriterium dat de te interviewen personen minimaal een half jaar in dienst waren. De gegevens uit beide bronnen zijn geanonimiseerd en niet herleidbaar op persoonsniveau verwerkt in deze rapportage.
De interviews hebben qua thematische vraagstelling een andere opzet dan de enquête om zo een breder en scherper beeld vanuit verschillende invalshoeken te bereiken. De opbrengsten van de enquête en van de interviews worden samengebracht in het slothoofdstuk van dit rapport.
Onderzoekers De heer mr. drs. G.W. van der Brugge MA verrichtte het kwalitatieve onderzoek en fungeerde als hoofdonderzoeker. Mevrouw E. van den Akker, Ph.D. verrichtte het kwantitatieve onderzoek. De projectleiding berustte bij de heer mr. E.J. Schubad.
Opdrachtgeverschap vanuit de Gemeente Zutphen De burgemeester is de formele opdrachtgever van het onderzoek. Het onderzoek werd begeleid door een kleine projectgroep vanuit de Gemeente Zutphen. De projectgroep heeft hierbij de ondernemingsraad steeds geïnformeerd.
Werkwijze In augustus 2023 heeft de Gemeente Zutphen alle medewerkers en wethouders, raads- en forumleden via email en nieuwsberichten geïnformeerd over het komende onderzoek en hen uitgenodigd om de vragenlijst anoniem online in te vullen. De vragenlijst was beschikbaar in het Nederlands. Een klein aantal medewerkers is door een daarvoor getrainde medewerker begeleid bij het invullen van de vragenlijst. De vragenlijst over sociale veiligheid die wij aan de medewerkers, wethouders en raads- en forumleden voorlegden is opgebouwd op basis van meerdere bronnen. Een aantal vragen is ontleend aan de vragenlijst die TNO en CBS gebruiken in de jaarlijkse NEA (een vragenlijst over werkomstandigheden). Andere vragen zijn afkomstig van gerenommeerde wetenschappers op het terrein van sociale veiligheid en werkverhoudingen. Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 6
We werkten dus niet met een kant-en-klare vragenlijst, maar stelden een vragenlijst ‘op maat’ op, met ook input uit de projectgroep vanuit de Gemeente Zutphen. De vragenlijst die het resultaat is, is niet gevalideerd. Wij verrichtten geen wetenschappelijk onderzoek, maar een perceptie-onderzoek naar de sociale veiligheid zoals medewerkers, wethouders en raads- en forumleden die ervaren. De groep deelnemers is relatief klein. Dat betekent dat wij wel percentages noemen, maar de lezers oproepen om zich niet vast te bijten in de exacte cijfers. Het gaat om een momentopname van de omgangscultuur, waarbij vooral de grote lijnen van belang zijn. Aan 29 respondenten is een persoonlijk interview afgenomen. De inzichten uit deze gesprekken worden hieronder per sectie vergeleken met die uit de enquête. Dit met de nadrukkelijke kanttekening dat beide delen van het onderzoek qua representativiteit in het geheel niet en qua opzet slechts gedeeltelijk vergelijkbaar zijn. De interviews van elk een uur hebben in oktober op locatie in Zutphen plaatsgevonden in het oude Gemeentehuis, zodat enige mate van anonimiteit aanwezig was bij het komen en gaan naar de onderzoeker. Bij elk interview was een secretaris aanwezig die van elk gesprek een verslag heeft opgesteld als intern werkdocument voor de onderzoeker.
Deelnemers zijn steeds bij het begin van het interview op de hoogte gesteld van de manier waarop hun bijdrage zou worden geanonimiseerd en verwerkt. De interviews waren semigestructureerd van opzet. Gewerkt werd aan de hand van een vooraf vastgesteld raamwerk van thema’s met daarbij voldoende ruimte om daar per interview van af te wijken al naar gelang de inbreng van de geïnterviewde. Bij het opstellen van het raamwerk van per interview te bespreken thema’s is gericht gebruik gemaakt van een eerste analyse van de opbrengsten van de enquête. In de 29 semi-gestructureerde interviews is gewerkt met een lijst met 25 vragen waarin tien thema’s centraal worden gesteld. Deze 10:25 verhouding maakt duidelijk dat diverse thema’s vanuit verschillende invalshoeken zijn benaderd. De tien thema’s zijn: 1. Visie op de noodzaak van het onderzoek; 2. Ervaringen met en belevingen van sociale onveiligheid als resultaat van ongewenst gedrag in de zin van intimidatie, pesten, seksuele intimidatie, discriminatie en agressie; 3. Sociale onveiligheid als resultaat van werkdruk in de zin van kwantitatieve en kwalitatieve taakeisen, onduidelijke taakverwachtingen en miscommunicatie; 4. Ervaringen met en belevingen van psychologische veiligheid (als gedefinieerd door Amy Edmondson); 5. Inclusie, exclusie en diversiteit; 6. Ervaren arbeidssatisfactie en plezier in het werk; 7.
Visie op de ambtelijke en politieke cultuur in Zutphen in verhouding tot andere gemeenten met circa 50.000 inwoners; 8. Visie op de aanspreekcultuur; 9. Visie op noodzakelijk te nemen stappen ter verbetering van de sociale en psychologische veiligheid; 10. Eigen samenvatting van de geïnterviewde van het interview en antwoord op de vraag wat er in elk geval in het rapport moet komen.
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 7
Opzet van deze rapportage In Hoofdstuk 2 van deze rapportage wordt het begrip Sociale Veiligheid nader gedefinieerd. Hoofdstuk 3 bevat een belangrijke disclaimer en benoemt de beperkingen van het onderzoek. Hoofdstuk 4 beschrijft de context waarin het onderzoek is uitgevoerd. Het uitgebreide Hoofdstuk 5 bevat de opbrengsten van de anonieme enquête en van de gehouden 29 interviews. Hoofdstuk 5 is in drie delen verdeeld: 1) sociale veiligheid in de ambtelijke organisatie; 2) sociale veiligheid in het bestuur (wethouders, griffie en raad); 3) interactie tussen de ambtelijke organisatie, bestuur en raad. Het slothoofdstuk 6, bestaat uit een analyse en synthese van de onderzoeksopbrengsten, inclusief de slotconclusies en enkele aanbevelingen. In ons rapport heeft de term “geënquêteerden” steeds betrekking op het kwantitatief deel van het onderzoek op basis van de vragenlijst en de term “geïnterviewden” op het kwalitatief deel met de gesprekken.
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 8
2. Sociale veiligheid
De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) verplicht de werkgever (art. 3 lid 2) om binnen het algemeen arbeidsomstandighedenbeleid een beleid te voeren gericht op voorkoming en indien dat niet mogelijk is beperking van psychosociale arbeidsbelasting. Artikel 1 van de wet definieert het begrip psychosociale arbeidsbelasting: “de factoren direct of indirect onderscheid met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk, in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen.” De Arbocatalogus die voortkomt uit de cao Gemeenten en de cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties werkt de zorgplicht van de werkgever voor de veiligheid van de werknemers nader uit en deelt deze in in vier prioritaire risico’s: werkdruk, fysieke belasting, agressie en geweld en beeldschermwerk. Dit onderzoek richt zich op het al dan niet aanwezig zijn binnen de gemeente Zutphen van psychosociale onveiligheid in de vorm van (vormen van) pesten, intimidatie, seksuele intimidatie, verbale agressie en werkdruk. Werkdruk ziet daarbij – conform de Arbocatalogus Gemeenten – niet alleen op een onbalans tussen de hoeveelheid werk en de beschikbare tijd, maar op alle ‘werkdrukbronnen’ of ‘energievreters’, zoals de kwantitatieve en kwalitatieve taakeisen, onduidelijke taakverwachtingen en miscommunicatie.
Naast het begrip psychosociale veiligheid is in het onderzoek ook gewerkt met het begrip psychologische veiligheid zoals dat gedefinieerd wordt door Prof. Amy C. Edmondson in haar boek The Fearless Organization. Kort gezegd stelt zij dat een organisatie psychologisch veilig is als medewerkers zichzelf durven zijn, anders durven zijn dan anderen, voor een van de meerderheid of van hun leidinggevende afwijkende mening durven uit te komen, zich veilig genoeg voelen om een gemaakte fout niet te verbergen, een zeker risico durven te nemen, anderen om hulp durven te vragen zonder dat dat als een zwaktebod wordt gezien en zich gewaardeerd en nuttig voelen. In haar boek beschrijft zij de gevaren van een psychologisch onveilige organisatie en de positieve effecten van psychologische veiligheid, de flow waarin zowel de organisatie als de medewerkers in komen te zitten als iedereen, populair gezegd, goed in zijn vel zit. De Arbowet en de daaruit voortvloeiende zorgplicht van de werkgever voor sociale veiligheid is van toepassing op werknemers. Wethouders en leden van een gemeenteraad, de tweede doelgroep van dit Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 9
onderzoek, zijn nadrukkelijk geen werknemers. Zij vallen niet onder enige CAO en de Arbowet en de Arbocatalogus zijn niet op hen van toepassing. Wel is evident dat er tot op zekere hoogte sprake moet zijn van een analoge toepassing van de Arbowet: ook wethouders en raadsleden functioneren beter in een sociaal en psychologisch veilige omgeving. In hoeverre zij daar ook een moreel en/of formeel recht op hebben is een open, deels politieke, vraag.
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 10
3. Beperkingen en reikwijdte van het onderzoek & disclaimer Voorliggend rapport is het resultaat van een cultuuronderzoek. Anders dan een gericht onderzoek naar meldingen of klachten over onveilig en/of ongewenst gedrag is een dergelijk onderzoek niet gericht op waarheidsvinding. Centraal staat de subjectief ervaren sociale en psychologische veiligheid van de geënquêteerde en geïnterviewde personen. Dat betekent niet dat de objectieve waarheid – voor zo ver deze bestaat – daarmee irrelevant is. Indien – bij wijze van voorbeeld, niet afkomstig uit Zutphen – een raadslid zegt zich gediscrimineerd te voelen omdat zij uitsluitend buiten het gemeentehuis een sigaret mag opsteken, zullen de onderzoekers dit weliswaar als haar beleving noteren, maar daarmee nog niet rangschikken als evidente manifestatie van discriminatie en sociale onveiligheid. Een enkele geïnterviewde gaf aan de opzet van het onderzoek te betreuren en meer belang te hechten aan een op waarheidsvinding gericht onderzoek naar de dynamiek rond het recente aftreden van een wethouder en het niet verlengen van de ambtstermijn van de vorige burgemeester. De onderzoekers zijn ook in deze gesprekken strikt trouw gebleven aan de opzet van een cultuuronderzoek. Zoals in Hoofdstuk 5 zal worden beschreven, mag het resultaat van de enquête met een respons van 53% representatief worden genoemd.
Voor het kwalitatieve deel, de interviews, ligt dat geheel anders. Van de circa 500 ambtenaren zijn er 16 geïnterviewd. Van enige representativiteit voor het totaal is hier dus geen sprake. In het vorige hoofdstuk is reeds gewezen op het ontbreken van een formeel normenkader voor de wijze waarop gemeenteraadsleden en wethouders sociaal en psychologisch veilig gedrag dienen vorm te geven. Het onderzoek is verricht in een organisatie waarin de politiek het primaat heeft. Het politieke karakter van de gemeentelijke organisatie manifesteerde zich – niet verrassend – het sterkst in de gesprekken met de fractievoorzitters en de wethouders en het minst bij de ambtenaren die op enige afstand van het College van B&W en van de gemeenteraad opereren. De onderzoekers hebben zich in dezen neutraal opgesteld, ook als dat voor een geïnterviewde onmogelijk bleek omdat deze zei zich sociaal onveilig te voelen vanwege ervaren politieke druk bij recent geëscaleerde spanningen in de gemeenteraad. Het onderzoek maakt geen keuzes in kwesties die in de afgelopen twee jaar tot verdeeldheid en spanningen hebben geleid, zoals het aftreden van een wethouder en het vertrek van de vorige burgemeester. Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 11
4. Context waarin het onderzoek is uitgevoerd Veel meer dan de onderzoekers zullen de lezers van deze rapportage op de hoogte zijn van de context waarin het onderzoek is uitgevoerd. Desondanks worden hierna enkele elementen van die context beschreven die de onderzoekers relevant achten voor hun duiding van de onderzoeksresultaten. •
•
• • •
•
Met 48.500 inwoners (2023) is Zutphen volgens de gebruikelijke definities een middelgrote gemeente. Zutphen is actief lid van de M50, het platform van middelgrote gemeenten die vaak een centrumfunctie in de regio vervullen, stedelijke problematiek kennen en een vergelijkbare schaal hebben (30.000-80.000 inwoners). Anders dan veel andere gemeenten van vergelijkbare omvang telt de gemeente Zutphen slechts twee kernen: de stad Zutphen en het dorp Warnsveld. Zutphen is onderdeel van de Stedendriehoek ApeldoornDeventer-Zutphen. De gemeenteraad telt 29 zetels, verdeeld over elf partijen. Het College van Burgemeester en Wethouders telt vier fulltime wethouders. De gemeente Zutphen is werkgever van circa 500 ambtenaren. De ambtelijke organisatie is opgebouwd in drie domeinen, elk met een directeur: Domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening, Domein Ruimte en Economie en Sociaal Domein. Een domein bestaat uit een aantal (5,9,11) teams waaraan leiding wordt gegeven door een teamleider. De griffie en concerncontrol staan los van de domeinenstructuur. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Het onderzoek is uitgevoerd tegen een achtergrond van politiek-bestuurlijke dynamiek die mede de aanleiding vormde voor de opdracht. In 2022 is wethouder Werger afgetreden nadat er over haar signalen waren geuit dat zij zich intimiderend zou hebben gedragen.
Naar deze signalen is een onderzoek ingesteld. In 2022 heeft ook de toenmalige burgemeester, mevrouw Vermeulen, besloten zich niet te kandideren voor een tweede termijn als burgemeester nadat haar bleek dat zij naar het oordeel van de gemeenteraad niet zou passen in het door de raad gewenste profiel. Beide gebeurtenissen hebben blijkens de interviews veel impact gehad op betrokkenen: in de raad, in het college en in de kring van ambtenaren rondom het college. Zutphen kent thans een waarnemend burgemeester. In het kader van volgens hen voor het onderzoek relevante contextuele dynamiek, noemen enkele geïnterviewden ook het snelle en plotselinge vertrek van de vorige gemeentesecretaris in 2018.
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 12
5. Bevindingen
Inleiding In dit hoofdstuk bespreken wij de resultaten van zowel het kwantitatieve als het kwalitatieve onderzoeksdeel. Dit doen wij in drie secties: 1) sociale veiligheid in de ambtelijke organisatie; 2) sociale veiligheid in het bestuur (College, griffie, raad en forum) en 3) interactie tussen de ambtelijke organisatie en bestuur. Daaraan vooraf gaan de volgende twee paragrafen waarin de respons op de vragenlijst wordt besproken en enkele algemene observaties over de persoonlijke interviews worden gemaakt. Respons vragenlijstonderzoek In totaal zijn er 394 responses ontvangen van 749 genodigden (53%). Tabel 1 toont de responspercentages per sectie van de medewerkerspopulatie. Tabel 1: Respons per sectie van de medewerker populatie Categorie Vrouw Man Zeg ik liever niet Anders College of Griffie Raad of forum Domein B&D Domein R&E Sociaal Domein Zeg ik liever niet) Langer dan 5 jaar 3-5 jaar 1-3 jaar 0-12 maanden Zeg ik liever niet Totaal
Uitgenodigd -
13 53 174 290 207 737
Respondenten 205 148 38 3 11 30 125 94 119 15 189 35 83 56 31 394
Respons % -% -%
85% 57% 72% 32% 57% -% -% -% -% 53%
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 13
De totale respons is 53%. Onder de ambtelijke organisatie is de respons 50%. De respons verschilt per domein. Bij het Domein B&D is deze 72%. Bij het Domein R&E duikt deze tot 32%. Wij concluderen dat de data representatief is voor de gehele populatie van ambtenaren, met uitzondering van het domein R&E.
Algemene observaties resultaten interviews Zoals eerder benoemd zijn de interviews afgenomen aan de hand van 10 thema’s. Los van de thema’s is het van belang om twee aan elkaar gerelateerde thema-overkoepelende aspecten te benoemen: • In elk interview konden alle vooraf voorbereide vragen worden gesteld. Dat is anders dan de praktijk in veel andere onderzoeken waarbij de eerste vraag (Wat vindt u van de noodzaak van dit onderzoek?) vaak al een zodanig uitgebreid relaas met bijbehorende heftige emoties oproept – variërend van totaal overbodig, slaat nergens op tot hoognodig, had jaren eerder moeten gebeuren – dat bezuinigd moet worden op de tijd voor de overige vragen. • De ervaring in zo goed als alle onderzoeken leert dat in vervolg op de eerste vraag, ook enkele volgende vragen aanleiding kunnen zijn voor soms heftige emoties bij de geïnterviewden. Dat was in Zutphen niet of nauwelijks het geval. De onderzoeker behoefde in geen van de gehouden interviews het gesprek op enig moment stil te leggen om de geïnterviewde de tijd te geven om weer tot zichzelf te komen, ook niet bij een peroonlijke vraag als Bent u zelf wel eens in een situatie geweest dat u zich sociaal onveilig voelde? Met deze twee observaties wil niet gezegd zijn dat de gesprekken niet intensief, vertrouwelijk of open waren.
Wel dat kennelijk alle geïnterviewden in staat waren om het gesprek op een rustige en beheerste toon te voeren, zij het dat bij een enkeling de emoties net wat meer aan de oppervlakte leken te liggen.
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 14
Deel 1: Sociale veiligheid in de ambtelijke organisatie Sectie 1: Algemeen welbevinden Wij presenteerden de ambtelijke geënquêteerden allereerst een aantal vragen over hun algemene welbevinden. Tabel 2 toont het algemene oordeel over omgang en gevoelens van veiligheid. Over het algemeen voelen respondenten zich redelijk prettig en veilig. We zien een klein verschil in welbevinden tussen mannen en vrouwen. Een verschil van deze grootte komt vaker voor bij andere organisaties waarbij wij deze vraag stellen. Het valt op dat respondenten uit het Sociale domein zich relatief minder veilig voelen. Wij zien geen duidelijk patroon in gevoelens van welbevinden in relatie tot de lengte van het dienstverband. Tabel 2: Gemiddeld rapportcijfer algemeen welbevinden – Domeinen (n=353)
Vrouw Man Zeg ik liever niet Anders Domein B&D Domein R&E Sociaal Domein Zeg ik liever niet Langer dan 5 jaar 3-5 jaar 1-3 jaar 0-12 maanden Zeg ik liever niet Totaal
Welk cijfer geef je de manier waarop collega’s met elkaar omgaan bij de gemeente Zutphen? 7,3 7,4 6,6 7,0 7,3 7,4 7,3 6,6 7,2 7,0 7,6 7,5 7,1 7,3
Ik voel me sociaal veilig tijdens mijn activiteiten voor de gemeente Zutphen 7,3 7,9 5,8 6,7 7,7 7,7 6,8 7,1 7,3 7,0 7,6 7,9 6,5 7,4
Vervolgens vroegen wij in hoeverre respondenten het eens waren met een zevental stellingen over hun welbevinden en de samenwerking met collega’s. De resultaten worden getoond in Figuur 1.
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 15
Algemeeen welbevinden op het werk (Domeinen; n=353) Men houdt zich hier aan 'afspraak is afspraak'
3% 24%
42%
26% 5%
Ik vind dat mijn leidinggevende het goede voorbeeld geeft wat betreft een respectvolle omgang met medewerkers
16%
50%
22% 10% 1%
De manier waarop mijn leidinggevende feedback geeft is constructief
9%
52%
27% 9% 2%
Ik vind dat leidinggevenden open staan voor feedback van medewerkers en elkaar
8%
51%
28% 12% 1%
14% 19%
29%
Er zijn informele netwerken waardoor ik mij onzeker voel over wat wel en niet bespreekbaar is
Ik durf op mijn werk fouten toe te geven
21%
Ik durf op mijn werk openlijk mijn mening te geven over wat er speelt binnen de gemeente Zutphen zonder angst voor negatieve gevolgen
12% 0%
Helemaal eens
Mee eens
68%
31% 7%
8% 3% 1%
48%
23% 14% 3%
10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Niet eens of oneens
Oneens
Helemaal oneens
Figuur 1: Algemeen welbevinden op het werk (Domeinen=353) Over het algemeen beoordelen respondenten uit de domeinen, de ambtenaren, hun welbevinden als redelijk. De stelling ‘Men houdt zich hier aan ‘afspraak is afspraak’ krijgt een relatief negatieve respons: 27% van respondenten is het eens of helemaal eens met deze stelling. Over de stelling ‘Er zijn informele netwerken waardoor ik mij onzeker voel over wat wel en niet bespreekbaar is’ zijn respondenten ambivalent: 33% is het hiermee eens, 38% is het hiermee oneens.
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 16
Aan de in het kwalitatief deel van het onderzoek geïnterviewde ambtenaren is gevraagd om hun visie op de noodzaak van het onderzoek te scoren op een schaal van 1 (volstrekt overbodig, zonde van het geld) tot 10 (hoognodig) en om deze score te motiveren. Slechts twee van de respondenten scoren een onvoldoende op deze vraag, waarvan één dat doet vanwege scepsis over het vervolg op het onderzoek. Onder de andere geïnterviewde ambtenaren zijn er velen die een voldoende scoren omdat het naar hun mening in het algemeen altijd en overal goed is om periodiek onderzoek te doen naar sociale veiligheid, niet per se vanwege wat er actueel in Zutphen speelt. Het dominante beeld uit de gesprekken met ambtenaren is dat men een onderzoek naar sociale veiligheid belangrijk vindt, maar dat daarbij anno oktober 2023 de absolute sense of urgency ontbreekt. Geen van de geïnterviewden stelt dat er op het moment dat het onderzoek werd gehouden sprake is van de angstcultuur waar in 2022 en eerder blijkens anonieme meldingen wel sprake van geweest zou kunnen zijn. Wel bleek in een enkel gesprek dat nog niet al het leed uit die tijd al volledig is verwerkt. De enkele respondent die een dergelijk signaal afgaf, verklaarde daarbij over zichzelf en/of over collega’s.
In diverse vragen zijn de geïnterviewde ambtenaren bevraagd op hun arbeidssatisfactie en plezier in het werk en op de vraag of daar structurele en/of periodieke pieken en dalen in zitten. Op één uitzondering na, verklaren alle respondenten uit de categorie ambtenaren met plezier naar het werk te gaan en de ervaring te hebben betekenisvol en belangrijk werk te verrichten. Daar worden hier en daar wel betekenisvolle nuances aan toegevoegd, maar de arbeidssatisfactie overheerst. Enkele ambtenaren zeggen wel eens minder plezier in het werk te ervaren bij de cumulatie van werkzaamheden als gevolg van deadlines op de gemeentelijke kalender, maar dit niet te relateren aan sociale of psychologische veiligheid. Diverse geïnterviewde ambenaren wijzen bij hun antwoord op de vraag naar arbeidssatisfactie naar de lengte van hun dienstverband: zonder plezier in m’n werk had ik hier echt geen 10-20-30-40 jaar gezeten. Aan de geïnterviewden is gevraagd of zijzelf ervaringen hebben met sociale onveiligheid als gevolg van werkdruk in de brede betekenis van het woord, dan wel dat bij anderen herkennen. De vragen op dit terrein riepen van alle vragen bij de ambtenaren de meeste herkenning op. Gesteld wordt dat een goede ambtenaar om moet kunnen gaan met de organisatorische dynamiek die inherent is aan de lokale democratie met – tenminste - elke vier jaar nieuwe bestuurders en nieuwe prioriteiten.
En dat een goede ambtenaar zijn/haar weg weet te vinden in de soms onvoorspelbare en steeds wisselende regelgeving vanuit Den Haag. Dat een goede ambtenaar niet in de stress raakt van de deadlines van de gemeentelijke kalender met de periodieke deadlines van Raads- en Collegevergaderingen, begrotingen en jaarstukkken. Maar dat gezegd zijnde meent een betekenisvol deel van de geïnterviewde ambtenaren dat de gemeente Zutphen kwalitatief, organisatorisch en strategisch onrustiger en daarmee stresserender en uiteindelijk ook onveiliger is dan nodig. Voorbeelden worden genoemd van incompetent leiderschap, van de transitie van het nooit doorgevoerde – en volgens enkelen tot mislukken gedoemde - concept van de zelfstandige professional en het zelfsturend team naar een ander maar nooit expliciet benoemd concept, van raadsvragen die Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 17
structureel te laat komen, van onheldere en overlappende functiebeschrijvingen. De werkdrukverhogende en energievretende factoren liggen voor de ambtenaren zowel op operationeel, tactisch als strategisch niveau. Benoemd moet worden dat geïnterviewde ambtenaren constateren dat de gemeente bezig is met een verbeterslag op dit terrein waarvan de eerste resultaten al zichtbaar worden, onder andere met de komst van veel nieuwe leidinggevenden. Aan de geïnterviewden is gevraagd naar hun beleving van de eigen psychologische veiligheid (als gedefinieerd door Amy Edmondson) aan de hand van vragen als: Kunt u zichzelf zijn op uw werk? Durft u om hulp te vragen? Is het voor u veilig om uit te komen voor een gemaakte fout? Voelt het voor u veilig om aan uw eigen mening vast te houden, ook als u daar alleen in staat? Ambtenaren verklaren in grote meerderheid– ook aan de hand van de gerichte voorbeeldvragen - zich psychologisch veilig te voelen, soms ronduit, soms met een enkele nuance. Enkele ambtenaren verklaren zich aan het begin van hun loopbaan en/of onder het vorige college niet altijd vrij te hebben gevoeld om zich onbevangen te uiten, maar daar thans geen of minder last van te hebben.
Sectie 2: Frequentie van feedbackgesprekken Een belangrijke indicator van een veilige werkcultuur is de aanwezigheid van frequente, laagdrempelige feedback. Wij vroegen in de enquête hoe vaak respondenten verschillende soorten feedbackgesprekken hadden. In figuur 2 zijn de resultaten zichtbaar. Wij zien onder respondenten uit de domeinen vooral een tendens weinig feedback uit te wisselen met de leidinggevende, onder collega’s gaat dit beter.
Frequentie van feedback (Domeinen; n=353)) Ik heb (positieve of negatieve) feedback ontvangen van mijn collega’s op gedrag, houding of communicatie
18%
Ik heb (positieve of negatieve) feedback ontvangen van mijn leidinggevende op gedrag, houding of communicatie
26%
Ik heb (positieve of negatieve) feedback gegeven aan mijn collega’s op gedrag, houding of communicatie
14%
Ik heb (positieve of negatieve) feedback gegeven aan mijn leidinggevende op gedrag, houding of communicatie
1 keer
2 tot 5 keer
47% 29%
17% 33%
0% Nooit
20%
20%
15% 40%
48% 28% 40%
60%
6% 21%
35%
5%
80%
100%
6 keer of vaker
Figuur 2: Frequentie van feedbackgesprekken (Domeinen; n=353) Aan de geïnterviewde ambtenaren is in de gesprekken aan de hand van diverse voorbeelden gevraagd wat zij zelf zouden doen ingeval zij worden geconfronteerd met een collega die zich niet aan afspraken of regels houdt. En wat in Zutphen in het algemeen de cultuur is ten aanzien van het elkaar aanspreken op onprofessioneel, ongepast en/of ongewenst gedrag. Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 18
Op twee vragen is door ambtenaren met meer herkenning gereageerd dan op de andere vragen. Naast de vraag naar ervaren stresserende werkdruk en onveiligheid als gevolg van een niet altijd stabiele en/of kwalitatief onvoldoende op orde zijnde organisatie, geldt dat voor de vraag naar de professionele aanspreekcultuur. Op een zeldzame positieve uitzondering na zijn bij de ambtenaren de meest positieve reacties op de vraag naar de aanspreekcutuur van het zuinige type: het wordt wel wat beter. Veel reacties bevinden zich op een spectrum dat loopt van: totaal afwezig, die is er niet in Zutphen tot: daar is nog wel ruimte voor verbetering. Diverse geïnterviewden verklaren dat zij zelf anderen aanspreken op onprofessioneel gedrag. Het zijn volgens hen juist de anderen die dat niet doen. Sectie 3: Bekendheid van vertrouwenspersoon en reglement Met het oog op mogelijke oplossingen en/of maatregelen is het nuttig te weten in hoeverre medewerkers bekend zijn met de aanwezige interne hulpstructuren (‘loketten’) voor medewerkers die last hebben van ongewenst gedrag. Figuur 3 en 4 tonen de bekendheid van de vertrouwenspersoon en van het reglement rond ongewenst gedrag voor zo ver deze blijkt uit de enquête.
Bekendheid vertrouwenspersoon (domeinen, n=353) Zeg ik liever niet
13%
80%
Sociaal Domein
56%
39%
Domein Ruimte en Economie
55%
40%
Domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening
34%
59%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja, ik weet dat deze bestaat maar niet hoe deze te bereiken is Ja, ik weet hoe deze te bereiken is Nee, ik wist niet dat deze bestaat
Figuur 3: Bekendheid met vertrouwenspersoon (domeinen, n=353)
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 19
Bekendheid beleid ongewenst gedrag (domeinen, n=353) Zeg ik liever niet
60%
Sociaal Domein
27%
21%
68%
Domein Ruimte en Economie
34%
48%
Domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening
34%
51%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja, ik weet dat dit bestaat en ben bekend met de inhoud Ja, ik weet dat dit bestaat maar ken de inhoud niet Nee, ik wist niet dat dit bestond
Figuur 4: Bekendheid met beleid ongewenst gedrag (domeinen=353) We zien dat de meerderheid van de respondenten in de domeinen bekend is met het bestaan van de vertrouwenspersoon en ook overwegend weet hoe deze is te bereiken. Het reglement rond ongewenst gedrag is ook redelijk goed bekend. Sectie 4: Eigen ervaringen met ongewenst gedrag Wij vroegen de ambtelijke medewerkers of zij gevallen van ongewenst gedrag hadden meegemaakt, gericht op henzelf. Figuur 5 toont het voorkomen van dit gedrag.
Doelwit ongewenst gedrag (domeinen, n=353) Zeg ik liever niet
60%
Sociaal Domein
53%
Domein Ruimte en Economie
44%
Domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening
44% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
Figuur 5: Doelwit van ongewenst gedrag (domeinen, n=353)
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 20
60%
70%
Wij merken op dat er een ogenschijnlijke inconsistentie is tussen de gevoelens van veiligheid die wij rapporteren in Tabel 2 (een ruime voldoende voor de door de ambtenaren ervaren sociale veiligheid) en het zelf als doelwit hebben ervaren van ongewenst gedrag. Wij zullen in de analyse in het slothoofdstuk dieper ingaan op het samengaan van deze op het eerste gezicht tegengestelde bevindingen. Daarop vooruitlopend: vragen over de algemene veiligheidsbeleving leveren andere scores op dan vragen specifiek gericht op bepaalde vormen van sociale onveiligheid. En niet elke vorm van ongewenst gedrag valt onmiddellijk te kwalificeren als oorzaak van sociale onveiligheid. Niet serieus genomen worden is zeker een vorm van ongewenst gedrag, maar is van een andere orde dan sociaal onveilig gedrag in de zin van evidente overschrijdingen van de normen van de Arbowet. In Figuren 6 en 7 tonen wij het % van respondenten in de domeinen dat verschillende soorten ongewenst gedrag of discriminatie heeft ervaren.
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 21
Ervaringen van ongewenst gedrag (domeinen, n=353) Persoonlijke aanval door een collega in (sociale) media of openbare vergadering
3%
Bewust niet delen van informatie
13%
Tegenwerking vanwege mijn kritische houding
12%
Een ander ging met de eer van mijn werk strijken
11%
Grof taalgebruik of onbeschoft gedrag
5%
‘Rotklusjes’ toegewezen krijgen
3%
Niet serieus genomen worden
20%
Negeren of buitensluiten
8%
Vernederingen, minachting, belediging
6%
Roddelen
19%
Agressie of geweld (niet seksueel)
4%
Pesten
4%
Intimidatie (niet seksueel)
13%
Andere vormen van seksuele intimidatie
0%
Seksueel getinte grapjes, opmerkingen of toespelingen
5% 0%
5%
10%
15%
Figuur 6: Ervaringen van ongewenst gedrag (domeinen, n=353)
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 22
20%
25%
Ervaringen van discriminatie (domeinen, n=353) Discriminatie vanwege mijn beperking of chronische ziekte
2%
Discriminatie vanwege mijn seksuele oriëntatie
0%
Discriminatie vanwege mijn gender
1%
Discriminatie vanwege mijn geloof
0%
Discriminatie vanwege mijn nationaliteit of culturele achtergrond
0%
Discriminatie vanwege mijn huidskleur
0%
Discriminatie vanwege mijn leeftijd
2% 0%
5%
10%
15%
20%
25%
Figuur 7: Ervaringen van discriminatie (domeinen, n=353) Het valt op dat discriminatie bijzonder weinig voorkomt. Wat betreft ervaringen van ongewenst gedrag zien wij dat vooral niet serieus genomen worden en roddelen het meest worden ervaren. Wij zien een opvallend klein verschil tussen de genders. Respondenten die hun gender liever niet kenbaar maakten, hebben meer ongewenst gedrag ervaren. Dit is volgens verwachting: respondenten die slechte ervaringen hebben, hebben helaas vaak minder vertrouwen in de anonimiteit van op ongewenst gedrag gerichte onderzoeken. Ook aan de geïnterviewde ambtenaren is in de persoonlijke gesprekken gevraagd of zij zichzelf in het recente verleden wel eens sociaal onveilig hebben gevoeld en of zij uit eigen ervaring dan wel uit de tweede hand geconfronteerd zijn met de hierboven genoemde manifestaties van ongewenst gedrag. Nagenoeg alle geïnterviewde ambtenaren verklaren zich nooit sociaal onveilig te hebben gevoeld. Gerichte vragen naar ervaringen met manifestaties van discriminatie, intimidatie, seksuele intimidatie, pesten en verbale agressie leveren op een enkele uitzondering na uitsluitend ontkenningen op.
Verbale agressie wordt door ambtenaren een enkele maal genoemd als manifestatie van ongewenst gedrag, waarbij het dan echter niet gaat om de interne ambtelijke, politieke of bestuurlijke verhoudingen maar om negatieve ervaringen in de contacten met burgers, bijvoorbeeld tijdens inspraakavonden over heikele
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 23
thema’s. Geciteerde ervaringen met sociaal onveilig gedrag zijn vaak uit de tweede hand of dateren van enige tijd geleden. Als in alle andere onderzoeken spraken de onderzoekers tijdens interviews ook in Zutphen uitsluitend personen die zelf nooit roddelen, maar wel ervaren dat anderen dat doen. Over de aard van de roddels lopen de ervaringen uiteen: waar de één spreekt over onschuldig human interest, verklaart de ander over venijn en kwaadaardigheid. Aan de geïnterviewde ambtenaren is gevraagd naar hun visie op de thema’s inclusie & exclusie en diversiteit binnen de gemeente Zutphen en of deze thema’s relevant zijn voor een onderzoek naar sociale (on)veiligheid. Ambtenaren beschrijven het ambtenarencorps en de lokale politici en bestuurders als erg wit, niet als gevolg van een bewuste keuze maar omdat dat historisch zo gegroeid is. Benoemd wordt dat er groeiende diversiteit bestaat ten aanzien van collega’s uit de lhbti++ gemeenschap. En dat de eerste stappen zichtbaar zijn op het terrein van diversiteit op basis van etnische achtergrond. Geen van de geïnterviewden ziet de thema’s inclusie, exclusie en diversiteit als relevant voor een onderzoek naar sociale en psychologische veiligheid bij de gemeente Zutphen.
Enkelen voegen daar aan toe makkelijk praten te hebben of zelfs geen recht van spreken te hebben gezien de eigen achtergrond van witte, heteroseksuele en hoogopgeleide geboren Nederlander van de zoveelste generatie. De volgende kwantitatieve resultaten betreffen de subgroep van respondenten in de domeinen die aangaven zelf ongewenst gedrag te hebben meegemaakt en die ervoor kozen de betreffende vragen te beantwoorden (128 respondenten). Wij vroegen van wie het ervaren ongewenste gedrag afkomstig was. Overwegend ervoeren respondenten in de ambtelijke domeinen dit gedrag vanuit collega’s uit het eigen of een ander team. In mindere mate werd dit vanuit leidinggevenden en externen ervaren. Zie Figuur 8.
Bronnen van ongewenst gedrag, als % van aantal melders (domeinen; n=128) Een extern contact
19%
Een raadslid of forumlid
2%
Een lid van het het college van B&W
9%
Een medewerker van de griffie
1%
Een andere leidinggevende
16%
Mijn direct leidinggevende
15%
Collega(‘s) buiten mijn eigen team of afdeling
34%
Collega(‘s) uit mijn eigen team of afdeling
41% 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Figuur 8: Bronnen van ongewenst gedrag, op mijzelf gericht (domeinen; n=128)
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 24
45%
Van alle respondenten in de domeinen die ongewenst gedrag hebben ervaren sprak de meerderheid de bron aan: 36% deed dit, 34% deed dit soms wel en soms niet, 31% deed dit niet. Wij onderzochten ook de gevolgen van het aanspreken van de bron van het ongewenst gedrag. Zie Figuur 9.
Wat was het gevolg van het aanspreken van de bron? (domeinen, n=76) 100% 37%
80% 60%
25%
40% 20%
36%
0%
3% Het ongewenste gedrag stopte Het ongewenste gedrag werd minder erg en / of kwam minder vaak voor Het ongewenste gedrag bleef hetzelfde Het ongewenste gedrag werd erger en / of kwam vaker voor
Figuur 9: Gevolg van het aanspreken van bron van ongewenst gedrag (domeinen, n=76) Een derde van de subgroep van respondenten uit de ambtelijke organisatie die besloot de bron van ongewenst gedrag niet aan te spreken (39 respondenten), liet dit na omdat men bang was voor negatieve gevolgen op langere termijn of een negatieve reactie op dat moment. Zie Figuur 10.
Andere reden
18%
Zo erg vind ik het nu ook weer niet
18%
Ik vind dat ik dit soort zaken zelf moet kunnen oplossen
8%
Ik bang was voor negatieve gevolgen op de langere termijn
33%
Ik bang was voor een negatieve reactie op dat moment
31%
Deze persoon / personen laat / laten zich nooit aanspreken
23%
Ik dat eerder heb gedaan, en dit geen effect heeft gehad
23% 0%
10%
20%
30%
40%
Figuur 10: Redenen voor het niet aanspreken van bron van ongewenst gedrag (Domeinen; n=39)
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 25
Van alle respondenten uit de ambtelijke domeinen die ongewenst gedrag hebben ervaren heeft 34% dit gedrag besproken met de leidinggevende of opdrachtgever. 18% deed dit soms wel, soms niet. Nog eens 48% liet dit na. De meerderheid van respondenten die besloot dit niet met de leidinggevende te bespreken, liet dit na omdat men vond dat het gedrag nu ook weer niet zo erg was, of omdat men dit soort zaken zelf moest kunnen oplossen. Zie Figuur 11.
Redenen voor het niet bespreken met leidinggevende (domeinen; n=71) Andere reden
10%
Zo erg vind ik het nu ook weer niet
41%
Ik vind dat ik dit soort zaken zelf moet kunnen oplossen
21%
Ik bang was voor negatieve gevolgen op de langere termijn
17%
Ik bang was voor een negatieve reactie op dat moment
10%
Deze leidinggevende hier volgens mij niet voor open staat
8%
Ik dat eerder heb gedaan, en dit geen effect heeft gehad
11% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
Figuur 11: Redenen voor het niet bespreken van ongewenst gedrag met leidinggevende (Domeinen; n=71) De uitkomsten van het bespreken van dit gedrag met de leidinggevende worden getoond in Figuur 12. In de gevallen waarbij de leidinggevende de betreffende bron van het ongewenste gedrag aansprak, had dit de volgende uitkomst: in 30% van de gevallen stopte dit gedrag, in 50% werd het gedrag minder erg en in 20% van de gevallen bleef het gedrag hetzelfde.
Uitkomst gesprek leidinggevende (domeinen; n=69) Andere uitkomst
35%
Deze leidinggevende verwees mij naar de vertrouwenspersoon
1%
Deze leidinggevende verwees mij naar de afdeling P&O of de directie
3%
Deze leidinggevende sprak de betreffende persoon aan
20%
Deze leidinggevende moedigde mij aan om de betreffende persoon zelf aan te spreken
30%
Deze leidinggevende liet me weten niets te kunnen doen
10% 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Figuur 12: Uitkomst van het gesprek met leidinggevende over ongewenst gedrag (Domeinen; n=69)
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 26
In Figuur 13 tonen wij de effecten die ambtelijke respondenten noemen van het meemaken van ongewenst gedrag. Een merendeel van de respondenten (54%) ervaart geen noemenswaardige gevolgen van dit gedrag. Toch heeft een minderheid wel te kampen met serieuze effecten, zoals het ontlopen van collega’s en onverschilligheid. Opvallend is dat bijna 10% van respondenten die ongewenst gedrag meemaakten, uitkijken naar een andere baan vanwege dit gedrag.
Gevolgen van het meemaken van ongewenst gedrag (domeinen; n=128)
Geen gevolgen voor mij
54%
Ik probeer(de) (bepaalde) collega’s te ontlopen
27%
Ik ben onverschilliger over mijn werk
20%
Ander gevolg
11%
Ik functioneer(de) langer dan 4 weken minder goed
10%
Ik ben op zoek naar een andere baan
9%
Ik functioneer(de) korter dan 4 weken minder goed
5%
Ik heb op eigen verzoek een andere functie gekregen
2%
Ik heb mij ziek gemeld
2%
Ik ben overgeplaatst op initiatief van de gemeente Zutphen
0% 0%
20%
40%
Figuur 13: Gevolgen van het meemaken van ongewenst gedrag (domeinen, n=128)
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 27
60%
Sectie 5: Opmerkingen In de enquête vroegen wij de ambtelijke medewerkers ten slotte wat de Gemeente Zutphen zou kunnen doen om de omgangscultuur op het werk te optimaliseren. Wij lazen deze responses stuk voor stuk en lichten in Tabel 3 de terugkerende thema’s uit, waarbij wij enkel de responses tonen voor de domeinen.
Totaal
Domeim B&D
Domein R&E
Sociaal domein
Zeg ik liever niet
Tabel 3: Wat zou de Gemeente Zutphen kunnen doen om de omgangscultuur te verbeteren? (domeinen, n=233)
Beter, transparanter communiceren Duidelijke afspraken maken en nakomen Taakonduidelijkheid verkleinen Ons kent ons', handelen naar beelden ipv feiten doorbreken Toegankelijkheid leidinggevenden vergroten Minder interim leidinggevenden, wisselingen in leiderschap Training op people skills Aanspreekcultuur verbeteren Investeren in, vertrouwen in, waardering van medewerkers Niet roddelen Achterkamertjes doorbreken Het gaat al goed Transparantie over meldingen en opvolging daarvan Mail etiquette onderling verbeteren Anders Onderlinge samenhang, samenwerking tussen teams vergroten Voorbeeldgedrag leidinggevenden verbeteren Open staan, luisteren Beter inwerken Verbeteren werkplek, facilitatie / verduidelijking afspraken flexwerken Hierarchie verkleinen Consistent handelen volgens beleid
18%
18%
13%
22%
13%
16%
18%
18%
15%
0%
12%
15%
9%
12%
13%
11%
11%
16%
8%
0%
11%
11%
9%
12%
13%
11%
9%
3%
21%
0%
8%
5%
15%
4%
25%
7%
11%
6%
5%
0%
6%
9%
7%
3%
0%
5%
6%
6%
4%
0%
5%
5%
6%
5%
0%
5%
5%
3%
5%
13%
5%
3%
3%
9%
0%
4%
1%
1%
10%
0%
3%
1%
6%
1%
25%
2%
4%
1%
1%
0%
2%
3%
1%
1%
0%
2%
3%
3%
0%
0%
2%
0%
3%
1%
13%
2%
1%
1%
1%
13%
1%
1%
0%
1%
13%
0%
0%
1%
0%
0%
Totaal aantal opmerkingen
233
79
68
78
8
Type opmerking
Ook vroegen we respondenten of ze nog iets anders wilden toevoegen aan hun bijdrage. De opmerkingen in dit veld zijn veelal een herhaling van wat al is gezegd. Inhoudelijke en relevante bijdragen verwerken wij in de analyse. Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 28
Aan de geïnterviewden is de vraag voorgelegd wat zij als eerste zouden doen om de sociale en psychologische veiligheid te verbeteren indien zij als hoogste ambtenaar de leiding zouden krijgen over het ambtelijk apparaat. Werken op basis van vertrouwen, zichtbaarheid, toegankelijkheid, dialoog, transparantie en voorbeeldwerking van leidinggevenden worden frequent genoemd als belangrijke stappen om de sociale en psychologische veiligheid (nog meer) te verbeteren. Structuurveranderingen worden niet genoemd. Aan de geïnterviewden is gevraagd om zelf de kern van hun bijdrage aan het onderzoek samen te vatten. Als bij vorige vragen worden ook hier zichtbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie van leidinggevenden als ook rolvastheid van de diverse actoren frequent genoemd.
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 29
Deel 2: Sociale veiligheid in het bestuur Sectie 1: Algemeen welbevinden Wij presenteerden de bestuurlijke geënquêteerden (wethouders, raadsleden en de sterk aan het bestuur gerelateerde leden van de griffie) allereerst een aantal vragen over hun algemeen welbevinden. Tabel 4 toont het algemene oordeel over omgang en gevoelens van veiligheid. Over het algemeen voelen respondenten zich voldoende prettig en veilig. We zien een klein verschil in welbevinden tussen mannen en vrouwen. Een verschil van deze grootte komt vaker voor bij andere organisaties waarbij wij deze vraag stellen. Het valt op dat respondenten uit de raad of het forum zich minder veilig voelen. Wij zien geen duidelijk patroon in gevoelens van welbevinden in relatie tot de lengte van de politiek-bestuurlijke relatie met de gemeente Zutphen. Tabel 4: Gemiddeld rapportcijfer algemeen welbevinden – Bestuur (n=41)
Vrouw Man Zeg ik liever niet Anders College van B&W / Griffie Gemeenteraad of forum Langer dan 5 jaar 3-5 jaar 1-3 jaar 0-12 maanden Zeg ik liever niet Totaal
Welk cijfer geef je de manier waarop collega’s met elkaar omgaan bij de gemeente Zutphen? 6,5 6,2 6,6 7,3 6,0 6,0 7,2 6,2 8,5 5,7 6,3
Ik voel me sociaal veilig tijdens mijn activiteiten voor de gemeente Zutphen 7,2 6,8 6,8 7,5 6,7 7,5 8,0 6,3 8,0 5,7 6,9
Vervolgens vroegen wij in hoeverre respondenten uit de bestuurlijke gremia het eens waren met een zevental stellingen over hun welbevinden en de samenwerking met collega’s. De resultaten worden getoond in Figuur 14.
Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 30
Algemeeen welbevinden op het werk (College, griffie en raad; n=41) Men houdt zich hier aan 'afspraak is afspraak'
2% 20%
29%
Ik vind dat fractievoorzitters en het college van B&W het goede voorbeeld geven wat betreft een respectvolle omgang met elkaar en andere medewerkers
0% 27%
34%
De manier waarop fractievoorzitters en het college van B&W feedback geven is constructief
41%
22% 5%
Er zijn informele netwerken waardoor ik mij onzeker voel over wat wel en niet bespreekbaar is
17%
27%
63%
29% 0%
Helemaal eens
Mee eens
10%
Niet eens of oneens
20%
30%
Oneens
7%
24%
29%
Ik durf op mijn werk openlijk mijn mening te geven over wat er speelt binnen de gemeente Zutphen zonder angst voor negatieve gevolgen
32%
49%
2%
24%
17%
7% 15%
Ik vind dat raadsleden en het college van B&W open staan voor feedback
Ik durf binnen mijn werkkring bij de gemeente Zutphen fouten toe te geven
32%
29%
5%
10% 17%
7% 0% 5%
34% 40%
24% 50%
10%2%
60%
70%
80%
90%
100%
Helemaal oneens
Figuur 14: Algemeen welbevinden op het werk (College, griffie en raad, n =41) Als bij de ambtenaren krijgt ook onder respondenten uit het College, de griffie en/of de gemeenteraad/forum de stelling ‘afspraak is afspraak’ een relatief negatieve respons: slechts 22% van respondenten is het eens of helemaal eens met deze stelling. Een minderheid (27%) vindt dat fractievoorzitters en college het goede voorbeeld geven. Over de stelling ‘Er zijn informele netwerken waardoor ik mij onzeker voel over wat wel en niet bespreekbaar is’ zijn respondenten niet gunstig gestemd: 44% is het hiermee eens, slechts 27% is het hiermee oneens. Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 31
Aan de geïnterviewden uit de categorie bestuurders is in de één op één gesprekken gevraagd om hun visie op de noodzaak van het onderzoek te scoren op een schaal van 1 (volstrekt overbodig, zonde van het geld) tot 10 (hoognodig) en om deze score te motiveren. Het overgrote merendeel van de geïnterviewden scoort een voldoende op deze vraag. De motivering daarvoor, met name bij personen uit de categorie fractievoorzitters-wethouders, is in de meeste gevallen (de nog steeds gevoelde) nasleep van de ingrijpende gebeurtenissen uit het recente verleden. Velen wijzen daarbij niet zozeer op de eigen ervaringen maar op de zorg die zij hebben voor anderen. En velen vragen zich daarbij af of de noodzaak voor een onderzoek er nu nog is of dat er überhaupt opdracht tot dit onderzoek zou zijn gegeven als er geen wethouder en een burgemeester vertrokken zouden zijn. Maar er zijn ook geluiden gehoord vanuit de categorie fractievoorzitters-wethouders die duiden op een hoge score (tot een 9) voor de noodzaak van een onderzoek op basis van eigen negatieve ervaringen met sociale veiligheid. Wij herhalen de eerder in dit rapport getrokken conclusie dat het dominante beeld uit al de gesprekken is dat men een onderzoek naar sociale veiligheid belangrijk vindt, maar dat daarbij anno oktober 2023 de absolute sense of urgency ontbreekt.
Echter, evenals bij de ambtenaren bleek ook bij deze categorie geïnterviewden in een enkel gesprek dat nog niet al het leed uit die tijd al volledig is verwerkt. Opvallend is daarbij dat wie door de ene geïnterviewde als slachtoffer van dat leed wordt gezien, door een ander als dader wordt benoemd.
Aan de geïnterviewden is gevraagd of zijzelf ervaringen hebben met sociale onveiligheid als gevolg van werkdruk in de brede betekenis van het woord, dan wel dat bij anderen herkennen. De fractievoorzitters en wethouders zeggen in meerderheid zich goed voor te kunnen stellen dat het ambtelijk apparaat lijdt onder deze vorm van stresserende werkdruk en onzekerheid, die in een enkel geval ook leiden tot gevoelens van onveiligheid. Over de eigen werkdruk verklaren fractievoorzitter en wethouders dat deze stevig is, maar ook gezien wordt als een onvermijdelijk part of the job. Als stresserende factor wordt door deze categorie geïnterviewden met name benoemd dat men in een gemeente met de omvang van Zutphen 24 x 7 x 365 uur politicus en/of bestuurder is: je wordt overal herkend en kunt overal op je functie aangesproken worden waarbij het onderscheid tussen werk en privé niet altijd wordt gezien of gerespecteerd.
Aan de geïnterviewden is gevraagd naar hun beleving van de eigen psychologische veiligheid (als gedefinieerd door Amy Edmondson) aan de hand van vragen als: Kunt u zichzelf zijn op uw werk? Durft u om hulp te vragen? Is het voor u veilig om uit te komen voor een gemaakte fout? Voelt het voor u veilig om aan uw eigen mening vast te houden, ook als u daar alleen in staat? Fractievoorzitters en wethouders verklaren in grote meerderheid zich psychologisch veilig te voelen, soms ronduit, soms met een enkele nuance. Fractievoorzitters en wethouders voegen daar vaak aan toe dat je niet in de politiek moet gaan als je niet stevig voor je mening durft uit te komen. In diverse vragen zijn de geïnterviewden bevraagd op hun arbeidssatisfactie en plezier in het werk en op de vraag of daar structurele en/of periodieke pieken en dalen in zitten. Sociale Veiligheid bij de Gemeente Zutphen | Pagina 32
Een substantieel deel van de respondenten uit de categorie fractievoorzitters en wethouders laat zich aanzienlijk negatiever uit over hun werkplezier dan de ambtenaren. Ik doe dit vanuit mijn gevoel van verantwoordelijkheid, niet vanwege het plezier. Ik heb geregeld overwogen om te stoppen. Diverse respondenten benoemen dat hun werkplezier nog steeds negatieve impact ervaart van de recente ingrijpende ontwikkelingen rond het vertrek van een wethouder en de vorige burgemeester. Gevraagd is ook naar het voorkomen van periodieke pieken of dalen in het werkplezier, bijvoorbeeld de dinsdagmorgen van de wekelijkse Collegevergaderingen of de maandelijkse vergadering van de gemeenteraad. Beide voorbeelden worden door de niet ambtelijke-respondenten genoemd, zowel als hoogte- als dieptepunten. Onverlet bovenstaande negatief getoonzette opmerkingen, ervaren ook de fractievoorzitters en wethouders grosso modo voor hun gevoel een door hen als voldoende ervaren mate van werkplezier en arbeidssatisfactie. Sectie 2: Frequentie van feedbackgesprekken Wij vroegen ook respondenten in het college, de griffie en de raad hoe vaak zij verschillende soorten feedbackgesprekken hadden. In figuur 15 zijn de resultaten zichtbaar. Onder respondenten zien we dat men de indruk heeft minder feedback te ontvangen dan te geven.
Opgemerkt moet worden dat er voor raadsleden en wethouders anders dan voor ambtenaren geen op een CAO of vergelijkbare regelgeving gebaseerde feedback- of beoordelingscyclus bestaat.
Frequentie van feedback (College, griffie en Raad; n=41) Ik heb (positieve of negatieve) feedback ontvangen van griffie, raadsleden of collegeleden op gedrag, houding of communicatie
27%
Ik heb (positieve of negatieve) feedback gegeven aan griffie, raadsleden of collegeleden op gedrag, houding of communicatie
12% 10%
Nooit
1 keer
0% 2 tot 5 keer
15%
49%
49%
20% 40% 6 keer of vaker
10%
29% 60%
80%
100%
Figuur 15: Frequentie van feedbackgesprekken (College, griffie en raad; n=41) Aan de geïnterviewden is aan de hand van diverse voorbeelden gevraagd wat zij zelf zouden doen ingeval zij worden geconfronteerd met een collega die zich niet aan afspraken of regels houdt. En wat in Zutphen in het algemeen de cultuur is ten aanzien van het elkaar aanspreken op onprofessioneel, ongepast en/of ongewenst gedrag. Ook bij de fractievoorzitters en wethouders zijn de meest positieve reacties op de vraag naar de aanspreekcutuur van het zuinige type: het wordt wel wat beter. Veel reacties bevinden zich – evenals bij de ambtenaren - op een spectrum dat loopt van: totaal afwezig, die is er niet in Zutphen tot: daar is nog wel ruimte voor verbetering.