1255022 - Bijlage 1 - Besturingsmodel gemeente Zutphen

Besturingsmodel gemeente Zutphen • © TwynstraGudde

Ruimte voor ontmoeting en informatiedeling (vervolg)

•

Raadsleden hebben recht op informatie om hun kaderstellende en controlerende rol goed te kunnen uitoefenen. Een heldere vragenregeling zorgt voor efficiënte informatievoorziening en respectvolle omgang met elkaars tijd. We maken onderscheid tussen technische vragen (feitelijke informatie, uitleg over processen) en politieke vragen (beleidsinhoudelijke keuzes, bestuurlijke

Duidelijke afspraken over informatiedeling, ontmoeting en onderlinge

standpunten).

communicatie dragen bij aan transparantie, wederzijds vertrouwen en een •

efficiënte besluitvorming. Deze afspraken helpen om rollen en

Technische vragen: mondelinge vraag individueel - beantwoording mondeling door dienstdoende ambtenaar; mondelinge vraag voor hele raad -

verantwoordelijkheden helder te houden, de betrokkenheid te vergroten

beantwoording schriftelijk door dienstdoende ambtenaar. Schriftelijke vraag:

en de kwaliteit van besluiten te verbeteren. Door structureel ruimte te

beantwoording schriftelijk via het college, antwoord wordt gedeeld met hele

creëren voor dialoog en samenwerking, versterken we niet alleen de

raad

interne verhoudingen, maar ook de dienstverlening aan onze inwoners. •

Politieke vragen: mondelinge vraag tijdens oordeelsvorming - beantwoording door college direct of schriftelijk achteraf; mondelinge vraag tijdens raadsvergadering (alleen actuele zaken) - beantwoording door college direct of schriftelijk achteraf via TMS-lijst. Schriftelijke vraag: beantwoording door college via TMS-lijst, antwoord wordt gedeeld met hele raad

•

Raadsleden geven bij hun vraag aan of deze alleen voor henzelf is of voor de hele raad bedoeld is.

•

Termijnen: technische vragen binnen 5 werkdagen, politieke vragen binnen 10 werkdagen. Bij complexe vragen informeert het college de raad over een realistische beantwoordingstermijn.

Afspraken •

Bestuurders en ambtenaren geven altijd antwoord op vragen, ook via e-mail. Antwoorden zijn concreet, niet-ontwijkend en komen op tijd.

•

Schriftelijke vragen zijn een kostbaar middel. We proberen eerst via mondeling contact of e-mail tot een antwoord te komen. Raadsleden vragen alleen informatie op die nodig is voor hun taakuitoefening. Dit voorkomt onnodige belasting van de organisatie.

•

Bij twijfel over wie een vraag moet beantwoorden (ambtenaar of bestuurder), overlegt de griffie met de gemeentesecretaris.

33

Besturingsmodel gemeente Zutphen • © TwynstraGudde

In de gemeente Zutphen hanteren we de volgende afspraken:

8. Vergaderdiscipline

In de voorbereiding van vergaderingen • We brengen in voorstellen goed het verband tussen ambities, middelen en capaciteit aan. • Als stukken niet op tijd gereed zijn voor de raad, worden ze niet behandeld. • We gaan het pas ergens over hebben als er voldoende en de goede informatie is, om ook de gewenste bespreking te houden of besluiten te nemen • We evalueren en herijken formats, met name raadsvoorstellen, met aandacht voor: samenvatting, beslispunten, ambities/middelen/capaciteit, resultaten en impact. • Amendementen en moties worden in de besluitvormende vergadering ingediend. In de oordeelsvormende vergadering kunnen raadsfracties hun voorgenomen amendementen en moties aankondigen en toelichten, zodat het college hierop kan reageren en adviseren. NB: Amendementen en moties gaan over de feitelijke besluitpunten en teksten die in de voorstellen staan.

Een goede vergaderdiscipline is cruciaal voor efficiënte en doelgerichte besluitvorming binnen de gemeente. Duidelijke afspraken over de manier van vergaderen zorgen voor structuur, respectvolle interactie en een effectieve benutting van tijd. Dit draagt bij aan een professionele bestuurscultuur waarin iedere deelnemer optimaal kan bijdragen aan het proces. Hoewel dit document geen vervanging is van het reglement van orde, is er in de loop van dit proces een nadrukkelijke behoefte geuit om de vergaderdiscipline in (raads)vergaderingen te vergroten.

Tijdens de vergaderingen • We gaan met elkaar (college, raad, ambtelijke organisatie) in woord en gebaar respectvol om. Daarbij hoeven we uiteraard niet te schromen voor goede inhoudelijke discussies. • We (raad) nemen enkel het woord bij vergaderingen als we nog iets nieuws kunnen toevoegen aan het gesprek of onderwerp. • We werken met tijdblokken in de agenda van de raad. • We gebruiken de instrumenten waar ze voor zijn bedoeld: meer debat, minder moties. Algemeen • Afspraak is afspraak! • We evalueren periodiek binnen en tussen raad, college en directie. • Genomen besluiten gelden voor alle raadsleden, omdat ze een reflectie zijn van het algemeen belang waar ieder raadslid voor staat. Dat betekent dat een eenmaal genomen besluit niet zomaar kan worden teruggedraaid in een volgende vergadering. De raad werkt gezamenlijk aan de uitvoering van genomen besluiten.

34

Besturingsmodel gemeente Zutphen • © TwynstraGudde

9. Afstemming en overleg

Binnen de gemeente Zutphen kennen we de volgende bestuurlijke vergaderingen en overleggen: Zie volgende pagina

Een duidelijke vergader- en overlegstructuur is essentieel voor een effectieve samenwerking binnen de gehele gemeente. Het biedt houvast, zorgt voor efficiënte besluitvorming en draagt bij aan een cultuur van vertrouwen en professionaliteit. Omdat er wettelijk weinig is vastgelegd over vergaderingen en onderlinge afstemming – met uitzondering van raads- en collegevergaderingen – hebben de raad en het college de ruimte om hier zelf invulling aan te geven. In Zutphen zijn hierover afspraken vastgelegd in het reglement van orde van de raad en de ‘werkinstructie BOB’. Deze structuur helpt om rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken en zorgt voor een goed georganiseerde afstemming tussen alle betrokkenen.

35

Besturingsmodel gemeente Zutphen • © TwynstraGudde

Afstemming en overleg Vergadering / overleg

Deelnemers

Toelichting

Raadsvergadering

Raadsleden

Formele bijeenkomst waarin de gemeenteraad besluiten neemt over gemeentelijk beleid, regelgeving en begroting

Commissies

Raadsleden

Voorbereidend beraad voor de raadsvergadering waarin raadsleden zich informeren en oriënteren op onderwerpen uit de raad

Presidium

Vertegenwoordiging fractievoorzitters, griffier en adviesrol gm/bg

Overleg dat gaat over de planning en werkwijze van de raad, fungeert als dagelijks bestuur van de gemeenteraad

Fractievoorzitters-overleg

Fractievoorzitters, griffier en burgemeester

Overleg over actuele bestuurlijke zaken, afstemming tussen fracties en voorbereidende gesprekken

Seniorenconvent

Fractievoorzitters, griffier en burgemeester

Informeel overleg over bestuurlijk gevoelige onderwerpen en strategische afstemming tussen college en raad

Collegevergadering

Burgemeester en wethouders en gemeentesecretaris

Wekelijks overleg waarin het college formele besluiten neemt over het dagelijks bestuur van de gemeente

Driehoek

Burgemeester, griffier, gemeentesecretaris

Coördinatieoverleg tussen bestuurlijke, politieke en ambtelijke top voor integrale afstemming.

Directieoverleg

Gemeentesecretaris en directeuren

Strategisch overleg over organisatie brede thema's, bedrijfsvoering en personeelsbeleid binnen de ambtelijke organisatie

Auditcommissie

3 tot 5 Raadsleden

De Auditcommissie is belast met het aansturen en het toezicht houden op de accountant

Portefeuillehouders overleg

Burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie

Uiteenlopende overleggen waarbij MT leden meestal de secretaris zijn.

Rekenkamercommisie

Drie externe leden

Taak is het onderzoeken van de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beleid

36

Besturingsmodel gemeente Zutphen • © TwynstraGudde

10. Participatie en inspraak

Binnen de gemeente Zutphen kennen we de volgende bestuurlijke vergaderingen en overleggen: Inspraak Inspraak biedt inwoners de mogelijkheid zich voor of tegen een besluit uit te spreken en hun argumenten te geven. Dit gebeurt nadat de raad of het college een voornemen heeft geformuleerd. Inspraak is een formeel recht en dient ter informatie van raadsleden, zodat zij de gevoelens van inwoners kunnen meewegen in hun besluitvorming.

Participatie is een essentieel onderdeel van goed bestuur. Door inwoners en organisaties actief te betrekken bij beleidsvorming en uitvoering, versterken we de democratische legitimiteit van besluiten en vergroten we het draagvlak. Participatie draagt bij aan beter beleid, omdat het lokale kennis en ervaringen benut en zorgt dat beleid aansluit bij de behoeften van de

Participatie Participatie gaat verder dan inspraak. Het gaat over het "hoe" van besluitvorming: hoe wordt een besluit geïmplementeerd, uitgevoerd of gerealiseerd. Participatie vindt plaats in verschillende intensiteiten, van informeren tot samen beslissen.

samenleving. In de gemeente Zutphen maken we onderscheid tussen inspraak en participatie. Beide hebben hun eigen doel en plaats in het

De rol van de raad bij participatie: De raad bepaalt in de kaderstellende fase: Welke onderdelen van het beleid participatie vereisen Op welke trede van de participatieladder per onderdeel wordt geparticipeerd Wanneer participatie plaatsvindt (tussen kaderstelling en beleid, of tijdens uitvoering) Het participatieplan wordt opgenomen in de startnotitie en door de raad vastgesteld als onderdeel van de kaderstelling.

besluitvormingsproces.

Verantwoordelijkheden: • Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van participatie conform het door de raad vastgestelde participatieplan • De raad bewaakt dat participatie plaatsvindt zoals afgesproken en beoordeelt de uitkomsten • De ambtelijke organisatie organiseert en faciliteert participatietrajecten professioneel en onafhankelijk

37

Besturingsmodel gemeente Zutphen • © TwynstraGudde

Bijlagen 1. Overzicht taken en verantwoordelijkheden 2. Thema’s en rode draden vanuit de gezamenlijke bijeenkomst

38

Besturingsmodel gemeente Zutphen

1. Overzicht taken en verantwoordelijkheden Rol Gemeenteraad

College van BenW

Burgemeester

Wethouders

Gemeentesecretaris

Ambtelijke organisatie

Griffier

Taken en verantwoordelijkheden • Wetgevend orgaan van de gemeente; bepaalt het beleid en stelt gemeentelijke verordeningen vast. • Controleert het college van burgemeester en wethouders. • Vertegenwoordigt de inwoners van de gemeente. • Beslist over de begroting en controleert de financiën van de gemeente. • Dagelijks bestuur van de gemeente. • Verantwoordelijk voor voorbereiding en uitvoering door de gemeenteraad vastgesteld beleid en opdrachten. • Uitvoeren door raad gemandateerde taken. • Vertegenwoordigen gemeente in bv gemeenschappelijke regelingen. • Voorzitter van het college én van de gemeenteraad (zonder stemrecht in de raad). • Verantwoordelijk voor openbare orde en veiligheid. • Vertegenwoordigt de gemeente naar buiten toe, zoals bij ceremoniële aangelegenheden. • Kan bij dringende situaties noodbevoegdheden uitoefenen (bijvoorbeeld noodverordeningen en noodbevelen). • Lid van het college. • Verantwoordelijk voor specifieke beleidsportefeuilles, zoals financiën, ruimtelijke ordening, sociaal beleid, duurzaamheid. • Verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. • Vormen samen met de burgemeester het college van burgemeester en wethouders, het dagelijks bestuur van de gemeente. • Hoofd van de ambtelijke organisatie. • Verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie - eerste adviseur van het college van burgemeester en wethouders.

• Verbindende schakel tussen college en de ambtelijke organisatie. • Verantwoordelijk voor voorbereiding en uitvoering van beleidsvoorstellen en besluiten van het college. • Zorgt voor de voorbereiding en uitvoering van beleidsvoorstellen en besluiten van de gemeenteraad en het college. • Verantwoordelijk voor de uitvoering van gemeentelijke diensten. • Verantwoordelijk voor het verlenen van diensten aan inwoners. • • • •

Adviseur en ondersteuner van de gemeenteraad. Verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van de gemeenteraad. Zorgt voor de voorbereiding en nazorg van raadsvergaderingen. Ondersteunt de raadsleden bij hun werk, bijvoorbeeld door het opstellen van stukken, geven van adviezen en organiseren van bijeenkomsten.

39

Besturingsmodel gemeente Zutphen • © TwynstraGudde

2. Thema’s en rode draden Tijdens de ‘ronde tafelgesprekken’ met raad, college en directie is over de volgende thema’s gesproken: •

Kaderstelling’.

•

Ambities vs. Capaciteit.

•

Leren, ontwikkelen en reflecteren.

•

Sturen op resultaat of impact.

•

Samenwerken aan ambities en opgaven.

•

Informatie uitwisseling tussen ambtelijke organisatie en raad.

•

Rolvastheid.

•

Sturen op correct verloop vergaderingen.

•

Competenties/verantwoordelijkheden raadsleden.

Uit de opbrengsten van de gesprekken zijn een aantal rode draden te destilleren: •

Er is een grote behoefte aan meer ‘ontmoeting’ en informatie-uitwisseling tussen raad en met name ambtelijke organisatie, zowel informeel als formeel.

•

Er is een grote behoefte om met elkaar meer vergaderdiscipline aan de dag te leggen.

•

Er is ook een grote behoefte om periodiek te reflecteren, zowel binnen de verschillende gremia als tussen de verschillende gremia.

•

Deelnemers zijn van mening zij elkaar moeten kunnen aanspreken op ‘afspraak is afspraak’

•

Deelnemers van mening dat het goed zou zijn om een aantal meer praktische of logistieke zaken te evalueren en herijken: format raadsvoorstel, verloop van vergaderingen, enz.

40

Besturingsmodel gemeente Zutphen

Werken met TwynstraGudde betekent samen maatschappelijke transities werkend krijgen. Met advies, management en opleidingen helpen we mensen en organisaties bij duurzame veranderingen. Denk aan energie en klimaat, wonen, veiligheid, landbouw, mobiliteit, zorg en onderwijs. Onze kracht ligt in daadkracht. In het creëren van oplossingen die werkbaar zijn én werkbaar blijven. Samen met onze opdrachtgevers - en alle belanghebbenden daaromheen - werken we aan een samenleving die schoon, veilig, gezond en weerbaar is. Zo maken we blijvend impact op morgen. Elisabeth Canisius-Pennekamp

Sharon Blair-Zuijderhof

ecn@tg.nl

sbr@tg.nl

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze presentatie berusten bij

TwynstraGudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van TwynstraGudde.