Onderzoek Overhead Eindrapport

Rekenkamercommissie gemeente Zundert Ontwikkeling Overhead Eindrapport

6

Chart Title 5 4 3 2 1 0 Categorie 1

Categorie 2

Reeks 1

Categorie 3

Reeks 2

Reeks 3

Categorie 4

Rekenkamercommissie Rekenkameronderzoek Ontwikkeling Overhead

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

Bladzijde 2

Bestuurlijke samenvatting

Bladzijde 3

Bestuurlijke reactie

Bladzijde 6

Nota van bevindingen

Bladzijde 9

Inleiding rekenkamercommissie

Bladzijde 38

Conclusies en aanbevelingen

Bladzijde 39

Aanbevelingen

Bladzijde 47

Rekenkamercommissie Gemeente Zundert Eindrapport Publicatiedatum: 27 oktober 2021

27 Oktober 2021

2

Rekenkamercommissie Rekenkameronderzoek Ontwikkeling Overhead

Bestuurlijke samenvatting In veel gemeenten zijn de overheadkosten, mede als gevolg van de decentralisaties in het sociaal domein, de afgelopen jaren toegenomen. Het lijkt erop dat de overheadkosten een steeds groter aandeel van de gemeentelijke begroting innemen. De overheadkosten in Zundert nemen in de periode 2017-2019 op basis van realisatiecijfers toe van 217 euro naar 252 euro per inwoner. Dit komt overeen met een stijging van 16%. Op basis van begrotingscijfers nemen de kosten toe tot 279 euro per inwoner in 2024. Dit komt neer op een aanvullende stijging van 11%. Cumulatief over de hele periode is dit 29%. De rekenkamercommissie Zundert heeft daarom Cebeon gevraagd om een onderzoek te verrichten naar de omvang van de overheadkosten van de gemeente. Centrale vragen in dit onderzoek: 1.

Hoe hebben de overheadkosten zich de afgelopen jaren in Zundert ontwikkeld?

2.

Hoe verhoudt dat zich tot vergelijkbare gemeenten?

3.

Wat is de oorzaak van de verschillen in overheadkosten en wat zijn mogelijkheden deze te beheersen en beïnvloeden?

Volgens de rekenkamercommissie is overhead noodzakelijk als ondersteuning van de primaire processen die publieke dienstverlening mogelijk maakt. Overhead gedraagt zich als smeerolie bij een machine. Gebruik er teveel van en de motor gaat roken, gebruik te weinig en de machine loopt vast. De juiste dosering vereist dat de gemeente de aard en omvang goed beheerst. De gemeente moet in staat zijn om niet alleen inzicht te bieden in kosten en kwaliteit van de door overhead geleverde diensten. Ze moet ook in staat zijn de gevolgen van verhogen of verlagen inzichtelijk te maken. De overheadkosten in Zundert hebben zich op vergelijkbare wijze ontwikkeld als bij referentiegemeenten. Daarbij doet de stijging zich in Zundert wel eerder voor, maar zijn de overheadkosten in 2021 iets lager dan bij referentiegemeenten. Opvallend is dat voor alle overheadtaken geldt dat er referentiegemeenten zijn met lagere kosten per inwoner. De precieze reden daarvan is binnen de beperkte scope van dit onderzoek niet vast te stellen. Mogelijk zijn er “beste van de klas”-voorbeelden of “beste praktijken” waarvan geleerd kan worden. De belangrijkste stijgingen worden veroorzaakt door: De rekenkamercommissie kan niet vast stellen of Zundert de ICT-kosten goed beheerst omdat een Service Level Agreement ontbreekt en omdat de achtergrond van het beperkte aantal accounts niet volledig inzichtelijk is.

Er is, blijkens de verkregen informatie, bewust gekozen voor een relatief hoog kwaliteit niveau. Daarmee heeft Zundert voorgesorteerd op toenemende eisen. Niet alleen worden er hogere eisen gesteld aan de externe en interne veiligheid, ook worden er eisen gesteld aan de beschikbaarheid van de ICT-dienstverlening. Equalit loopt op die onderwerpen, blijkens een ICT-benchmark, voorop. Of dat heeft geleid tot tevredenheid bij eindgebruikers en het publiek kan niet worden vastgesteld omdat de gemeente (nog) niet heeft deelgenomen aan een uitvraag over 27 Oktober 2021

3

Rekenkamercommissie Rekenkameronderzoek Ontwikkeling Overhead

tevredenheid van eindgebruikers. Ook is de dienstverlening door de gemeente niet geëvalueerd. De uitbreiding van de capaciteit van Financien kan worden gezien als een investering in zowel wettelijk vereiste en betere financiële beheersing als potentiële besparingen nadat het doel is bereikt. Dat de gemeente de potentiële besparingen nog niet heeft verwerkt in de begroting ligt voor de hand omdat deze zich pas na deze begrotingsperiode kunnen voordoen. De wens om de dienstverlening naar het publiek op een hoog niveau te brengen is wellicht de belangrijkste verklaring voor de gestegen kosten van Interne Zaken. Of de kostenstijging samenhangt met volume, het voornemen om hogere kwaliteit te leveren of de wens om voldoende capaciteit beschikbaar te hebben wordt vooralsnog niet duidelijk. Vanwege de budgettaire beperkingen is in dit onderzoek geen nadere verdieping gedaan naar de precieze oorzaken van de kostenstijging bij P&O. We zien wel dat deze kostenstijging zich bij alle referentiegemeenten voordoet. Voor de onderzochte onderwerpen komt het beeld naar voren dat Zundert relatief vroeg anticipeert op nieuwe eisen. Wel valt op dat een systematische analyse van kosten en dienstverlening in de paragraaf bedrijfsvoering van zowel de begroting als het jaarverslag ontbreekt.

Dat maakt het de leden van de gemeenteraad onvoldoende mogelijk om inzicht te krijgen in de ontwikkeling en de achterliggende redenen. Om overheadkosten te kunnen beïnvloeden moet er inzicht bestaan in de samenstelling en de factoren die de omvang bepalen. Dat is in Zundert in afdoende mate het geval, hoewel op onderdelen nog verbeteringen in de vorm van servicenormen en indicatoren zijn voorzien. Het onderzoek laat zien dat het aannemelijk is dat verlagen van overhead zonder nadere analyse risicovol is omdat de kans groot is dat er gevolgen zijn voor de kwaliteit van de dienstverlening en de beschikbaarheid van vitale functies. Om beter inzicht te krijgen is het wenselijk dat jaarlijks in begroting en jaarrekening systematisch wordt ingegaan op de ontwikkeling van de overhead, de servicenormen en de beschikbaarheid alsmede de eisen die op de gemeente afkomen en de wijze waarop de gemeente daarmee omgaat.

Aanbevelingen 1. Voer vanaf de jaarstukken 2021 en de begroting 2023 nader te bepalen prestatie-indicatoren in voor met name ICT, Archief en KCC. Zorg voor een doorontwikkeling van de service-normen van het KCC en stel vast welke beschikbaarheid minimaal vereist is om de publieke dienstverlening te waarborgen. 2. Voer bij Equalit in 2022 een Service Level Agreement in met systematische meting van het feitelijke dienstverleningsniveau en de tevredenheid van de gebruikers. 3. Maak in overleg met de gemeenteraad beleid met betrekking tot de keuzes inzake huisvesting en facilitair waarbij de keuzes centraal worden belegd in de ambtelijke organisatie. 4. Neem vanaf de jaarstukken 2021 en begroting 2023 een systematische analyse van de overhead en de beïnvloedbaarheid ervan op in de paragraaf bedrijfsvoering van begroting en jaarrekening. Baseer dat mede op gesprekken met vergelijkbare omliggende gemeenten.

27 Oktober 2021

4

Rekenkamercommissie Rekenkameronderzoek Ontwikkeling Overhead

Vraag norm stoplicht Vraag

Norm

Hoe hebben de overheadkosten zich ontwikkeld

de gemeente kan data aanreiken op basis waarvan de ontwikkeling van de overhead voor de jaren 2017-2021 op een consistente wijze kan worden vastgesteld

Stoplicht

de gemeente kan een splitsing aanreiken van de overhead in centrale overhead en taakgerelateerde overhead Hoe verhoudt de ontwikkeling van de overheadkosten in Zundert zich tot vergelijkbare gemeenten

laag/hoog in vergelijking met het gemeentefonds in euro’s per inwoner

laag/hoog in vergelijking met referentiegemeenten in euro’s per inwoner. Wat is de oorzaak van de verschillen in overheadkosten?

Zundert kan informatie (nota’s en besluiten) aanreiken over de achtergronden van het huidige kostenniveau.

Hoe zijn de overheadkosten desgewenst te beïnvloeden?

Zundert kan informatie aanreiken over contracten (structureel-incidenteel) en kwaliteitsniveaus (SLA) en mogelijke opties die zijn overwogen (en waar wel of niet voor is gekozen).

Wat zijn de gevolgen van het verhogen of verlagen van de overheadkosten?

Zundert (college en ambtelijke organisatie) heeft op basis van nota’s goed zicht op ingrepen voor voorzieningen en kwaliteit van de dienstverlening en organisatie

27 Oktober 2021

5

Rekenkamercommissie Rekenkameronderzoek Ontwikkeling Overhead

Bestuurlijke reactie Beste meneer Hindriks, Bij deze geven wij graag gevolg aan uw verzoek van 12 oktober jl. om bestuurlijk commentaar op uw Nota van bevindingen Ontwikkeling Overhead. Allereerst willen we uw rekenkamercommissie en uw uitvoerende onderzoekers complimenteren met het onderzoek en de genuanceerde duiding van de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Uw visie op de betekenis en de rol van het fenomeen overhead onderschrijven wij volledig. Overhead is noodzakelijk als ondersteuning van de primaire processen die de publieke dienstverlening mogelijk maakt. Aan die publieke dienstverlening én de verantwoording daarover worden inderdaad steeds uitgebreidere eisen gesteld. Zowel door onze inwoners als door nieuwe wet- en regelgeving. De rapportage geeft ons een goed inzicht in de ontwikkeling en uw aanbevelingen leveren ons concrete alternatieven op voor actie. Uw voorzichtige conclusie dat overheadkosten een steeds groter deel van de gemeentelijke begroting innemen als gevolg van de decentralisaties in het sociaal domein, wordt bevestigd door het huidige voornemen van het Rijk voor herschikking van middelen binnen het Gemeentefonds. Daarin wordt met een nieuwe berekeningsmethode voor de algemene uitkering de toekenning van budgetten overgeheveld van productie kosten sociaal domein naar overheadkosten.

Omdat voor de juistheid van de feiten en cijfers al ruimschoots aandacht is geweest bij de ambtelijke hoor en wederhoor mogelijkheid beperken we ons bij het bestuurlijk commentaar voornamelijk tot de conclusies en aanbevelingen. Vergelijkingen van de overheadkosten met referentiegemeenten gaan over slechts één deel van die vergelijking. Overheadkosten zijn in die vergelijking een gevolg van bestuurlijke en ambtelijke ambities en besluiten over de kwaliteit van interne- en externe dienstverlening. Daarbij gaat het om de mate van beheersing van de bedrijfsvoering, het tijdig, juist en volledig kunnen voldoen aan verantwoording en om de eisen van extern toezicht op de verschillende onderdelen van onze bedrijfsvoering In diezelfde vergelijking met bijbehorende conclusie worden de onderdelen controlling en financiën beide onder de noemer financiën bekeken. Hierdoor lijkt het dat er een uitbreiding van de capaciteit financiën heeft plaatsgevonden. Dat is zeker niet het geval, integendeel. Die capaciteit is de afgelopen jaren iets teruggebracht. De enige uitbreiding heeft bij controlling plaatsgevonden in de vorm van een businesscontroller. De reden daarvoor is al bij uw conclusies verwoord bij het onderdeel 3 en is het gevolg van een kwaliteitsafweging in relatie tot de grote opgaven waarvoor onze gemeente staat.

In uw bestuurlijke samenvatting ontbreekt die context, wat tot een misverstand kan leiden. De onderzoeksperiode 2017 – 2021 start in het jaar dat we in Zundert zijn gestart met een bestuurlijke en ambtelijke doorontwikkeling. Vanuit het provinciale rapporten over een veerkrachtig bestuur werd de conclusie getrokken dat Zundert haar bestaansrecht als een zelfstandige gemeente diende te bewijzen. In 2017 is daarom gestart met investeringen in bestuurskracht, veerkracht en verdere professionalisering van de ambtelijke organisatie. Alle daarvoor nodige ondersteuning werd naar een volgend niveau gebracht: organisatie structuur, besturingsfilosofie, ICT, huisvesting, (bestuurlijke) planning & control systemen. Kortom, de fundamenten voor bestuurskracht van een bestuurlijk zelfstandig Zundert. Deze ontwikkeling lijkt daarom logisch aan te sluiten bij uw bevindingen dat de overheadkosten in de eerste periode van uw onderzoek hoger zijn dan bij de referentiegemeente en in de latere jaren vergelijkbaar of lager. We zijn van mening dat deze context een waardevolle aanvulling is bij het duiden van de nota. Overigens is daarmee die doorontwikkeling niet afgerond. De dynamiek waarin het lokale bestuur en haar organisatie zich bewegen vragen om een continu ontwikkeling en innovatie.

Vooral om aan de verwachtingen van en de beloftes aan Zundert te kunnen blijven voldoen maar ook om steeds verdergaande decentralisatie van taken te kunnen uitvoeren. Zo is uw conclusie over het In Control Statement (ICS) juist. Er zijn nog weinig Nederlandse gemeenten die een dergelijk statement aan de gemeenteraad kunnen afgeven. Daarbij gaat het om het in control zijn voor juridische kwaliteit,

27 Oktober 2021

6

Rekenkamercommissie Rekenkameronderzoek Ontwikkeling Overhead

dienstverlening, bestuurlijke control, én financiële control. We voldoen natuurlijk wel aan de wettelijke vereisten van de rechtmatigheids verantwoording over 2022. Een In Control Statement is overigens geen eis uit wet- of regelgeving maar onze eigen ambitie voor 2024. Voor wat betreft uw conclusies sluiten we aan bij uw analyse dat overhead en het verlagen of verhogen ervan, altijd in relatie moeten worden beschouwd met het gewenste en voorgeschreven kwaliteitsniveau. Een debat over het verlagen van kosten (input) moet daarom gekoppeld zijn aan het al dan niet accepteren van de gevolgen daarvan in termen van dienstverlening, continuïteit, kwaliteit en bestuurskracht. In de conclusie dat we in Zundert, voor wat betreft overheadkosten, niet afwijken van de referentiegemeenten uit het onderzoek, in relatie tot de bestuurlijke ambities voor de kwaliteit van onze dienstverlening in brede zin, zien wij vooralsnog geen aanleiding wijzigingen in de omvang en structuur van die “overhead” door te voeren. Tot slot nemen we uw aanbevelingen serieus ter harte. Ze passen ook in de hernieuwde focus op de directe dienstverlening en het gesprek met de raad over de kwaliteit van die dienstverlening. Met onze partner Equalit zijn we in gesprek over de keuze mogelijkheden in de dienstverlening.

Een nieuwe prijsmodel van Equalit maakt het niet alleen mogelijk keuzes te maken in de dienstverlening maar is tegelijkertijd een prikkel voor nieuwe kwaliteit afspraken in een Service Level Agreement. Uw aanbeveling voor de toekomst van de huisvesting volgen wij zeker op. Begin 2022 staan inhoudelijke keuzes op de raadsagenda voor de ontwikkelingen bij de Schroef. Daar hoort dan inderdaad een breder beleidskader bij waarlangs plannen en besluiten worden afgemeten. Als laatste zijn we van plan uw aanbeveling over te nemen voor een verdieping van de bedrijfsvoeringparagraaf in de Planning & Control instrumenten met analyses en actuele ontwikkelingen in de bedrijfsvoering en overhead ten behoeve van het inzicht van onze raad. Dank voor uw nota van bevindingen en de gelegenheid tot een bestuurlijk commentaar. Bij correspondentie verzoeken wij u vriendelijk ons zaaknummer Z21-000811 te vermelden.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Zundert,

drs. J.W.F. Compagne

J.G.P. Vermue

secretaris

burgemeester

27 Oktober 2021

7

Rekenkamercommissie Rekenkameronderzoek Ontwikkeling Overhead

Nota van bevindingen

Cebeon Centrum Beleidsadviserend Onderzoek BV

27 Oktober 2021

8

............................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................................................................................

Ontwikkeling overheadkosten Zundert ............................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................................................................................

een vergelijking van de overheadkosten met referentiegemeenten

20827 Nota van Bevindingen

11 oktober 2021

Inhoudsopgave 1 Inleiding ...............................................................................................................................................11 2 Uitgangspunten bij het onderzoek .....................................................................................................12 2.1 Afbakening overhead ....................................................................................................................12 2.2 Normenkader ................................................................................................................................13 2.3 Vergelijking met referentiegemeenten ..........................................................................................14 3 Beeld overheadkosten Zundert ..........................................................................................................16 3.1 Totaal overheadkosten Zundert .....................................................................................................16 3.2 Overheadtaken ..............................................................................................................................17 3.3 Kostensoorten ...............................................................................................................................20 4 Vergelijking referentiegemeenten

......................................................................................................21 4.1 Totaal overheadkosten ..................................................................................................................21 4.2 Overheadtaken ..............................................................................................................................22 4.3 Kostensoorten ...............................................................................................................................25 5 Verdiepingen overheadelementen ......................................................................................................26 5.1 ICT ................................................................................................................................................26 5.1.1 Organisatie ......................................................................................................................26 5.1.2 Kosten en accounts .........................................................................................................27 5.1.3 Dienstverlening ...............................................................................................................28 5.2 Archief ..........................................................................................................................................30

5.3 Huisvesting en facilitaire zaken ....................................................................................................31 5.3.1 Organisatie ......................................................................................................................31 5.3.2 Financieel beeld ..............................................................................................................32 5.3.3 Prestaties .........................................................................................................................34 5.4 KCC en receptie ............................................................................................................................34 6 Beantwoording normenkader.............................................................................................................36

11 Oktober 2021

10

1

Inleiding De rekenkamer Zundert heeft Cebeon gevraagd om een onderzoek te verrichten naar de omvang van de overheadkosten van de gemeente. In veel gemeenten zijn de overheadkosten, mede als gevolg van de decentralisaties in het sociaal domein, de afgelopen jaren toegenomen. Het lijkt erop dat de overheadkosten een steeds groter aandeel van de gemeentelijke begroting innemen. onderzoeksvragen

De vraag van de rekenkamer richt zich zowel op de ontwikkeling en het niveau van de overheadkosten als op mogelijkheden om deze te duiden.

De hoofdvragen die daarbij moeten worden beantwoord zijn: 1. 2. 3.

Hoe hebben de overheadkosten zich de afgelopen jaren in Zundert ontwikkeld? Hoe verhoudt dat zich tot vergelijkbare gemeenten? Wat is de oorzaak van de verschillen in overheadkosten en wat zijn mogelijkheden deze te verlagen?

Deze hoofdvragen worden beantwoord aan de hand van de volgende deelvragen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Hoe hebben de overheadkosten, met name de personeels- en ICT-kosten, zich afgelopen jaren in Zundert ontwikkeld? Wat zijn mogelijk andere grote kostenposten in de Zundertse overhead? Zijn de overheadkosten in Zundert de afgelopen jaren gestegen en wat is daarvan de oorzaak? Hoe verhoudt de ontwikkeling van de overheadkosten in Zundert zich tot vergelijkbare gemeenten? Wat is de oorzaak van de verschillen in overheadkosten? Hoe zijn de overheadkosten desgewenst te verlagen? Wat zijn de gevolgen van het verhogen of verlagen van de overheadkosten?

De drie hoofdvragen geven ook direct de drie fasen van het onderzoek aan. In de eerste fase is de omvang en ontwikkeling van overheadkosten van de gemeente Zundert in beeld gebracht. Vervolgens is in de tweede fase de overhead geanalyseerd bij vergelijkbare gemeenten die als referentie dienen voor de situatie in Zundert. Ten slotte is een aantal onderdelen binnen de totale overhead onderworpen aan een nadere verdieping. Het gaat hierbij om taken waarbij duidelijke verschillen tussen Zundert en referentiegemeenten zijn geconstateerd of waarbij veel dynamiek in de tijd plaatsvindt. leeswijzer rapportage

De rapportage is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 2 bespreken we de uitgangspunten bij de opzet van het onderzoek. Vervolgens schetsen we de ontwikkeling van de overheadkosten in Zundert (hoofdstuk 3) en de verschillen met referentiegemeenten (hoofdstuk 4). De verdiepingen van overheadelementen komen aan de orde in hoofdstuk 5. Ten slotte komt in het laatste hoofdstuk een korte beantwoording van het normenkader aan bod (hoofdstuk 6).

11 Oktober 2021

11

2

Uitgangspunten bij het onderzoek In dit hoofdstuk staan we stil bij de uitgangspunten van het onderzoek. Er zal worden ingegaan op de afbakening van de overhead (paragraaf 2.1), het vastgestelde normenkader en de gehanteerde onderzoeksopzet (paragraaf 2.2) en de selectie van referentiegemeenten (paragraaf 2.3).

2.1

Afbakening overhead In dit onderzoek is gebruik gemaakt van financiële grootboekoverzichten waarin de exploitatielasten en -baten van gemeente zijn gerubriceerd naar onderscheiden product-/kostenplaatsen en kostensoortindelingen. Gemeenten dienen volgens het BBV hun exploitaties in te richten naar de taakveldindeling voor inhoudelijke taken. De overheadlasten worden volgens de Informatievoorschriften (Iv3) verantwoord op taakveld 0.4. De op dit taakveld geboekte lasten zijn onder te verdelen in centrale overhead voor PIJOFACH1-taken en in taakgerelateerde overhead voor managementondersteuning in het primaire proces.2 De omvang van de taakgerelateerde overhead is afhankelijk van keuzes over de inrichting van de gemeentelijke organisatie en de taakuitvoering. Er zijn grote verschillen tussen gemeenten in de mate waarin gemeenten de taakgerelateerde overhead enerzijds tot de overheadkosten of anderzijds tot de kosten van primaire processen rekenen. Hoewel ook deze taakgerelateerde overhead een belangrijk aspect is binnen de overheadkosten, ook gezien de organisatorische wijziging die de gemeente heeft ondergaan, zijn deze kosten buiten het scope van het onderzoek gelaten. detaillering overhead Om de omvang en ontwikkelingen binnen de centrale overheadkosten goed te kunnen duiden vindt een onderverdeling plaats naar deeltaken.

De volgende indeling naar deeltaken is door de rekenkamer vastgesteld: • financiën voor de kosten van planning & control, financiële administratie, salarisadministratie en concernfinanciën. In Zundert zijn, in de politiek-bestuurlijke context van de bestedingshuishouding, bestuurlijke control, business control, bestuurlijke advisering en niet-financieel risicomanagement ook belangrijk onderdelen; • P&O (HRM) voor de kosten van werving en selectie, loonbaanbegeleiding, arbeidsvoorwaardenbeleid, arbodiensten; • ICT voor de kosten van concernbrede automatisering (hardware, werkplekken, netwerk/infrastructuur en software/licenties) en privacy- en gegevensbescherming. Binnen ICT is sprake van nieuwe wettelijke taken, inclusief de verantwoordingsplichten naar derden; • centrale huisvesting en facilitaire dienstverlening voor instandhouding en gebruik van ambtenarenhuisvesting (incl. schoonmaak, nutsvoorzieningen en catering); • communicatie voor de kosten van concernbrede communicatie en voorlichting, gemeentewebsite(s), gemeentepagina in lokale media; • interne zaken voor de kosten van post/repro, archief, documentaire informatievoorziening (DIV) en juridische zaken; • bestuursondersteuning: gemeentesecretaris, bestuurssecretariaat, directie.

1 2

PIJOFACH: personeel, informatievoorziening (DIV), juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering, communicatie, huisvesting. Taakgerelateerde overhead: afdelingshoofden, secretariële ondersteuning, en dergelijke.

11 Oktober 2021

12

onderzoeksperiode Het onderzoek heeft zich gericht op de overhead vanaf 2017 tot en met de meerjarenbegroting 2021-2024. Voor de jaren 2017-2019 sluit de analyse aan bij de gerealiseerde kosten. Voor de jaren 2020-2024 is aangesloten bij de gewijzigde (meerjaren)begroting bij de start van het onderzoek (april 2021). Er is gekozen voor het jaar 2017 als start omdat in dat jaar de nieuwe regels voor het administreren van overhead binnen het BBV van kracht zijn gegaan. gedetailleerde grootboekanalyse In de grootboekanalyse is gekeken naar de afzonderlijke boekingen. Van deze boekingen heeft er steeds een beoordeling plaatsgevonden of deze kosten vallen binnen de afbakening van de (centrale) overhead of onderdeel zijn van de taakgerelateerde overhead. Daarnaast is steeds beoordeeld op welke categorie van de (centrale) overhead deze post betrekking heeft. Voor de toedeling van overheadlasten naar onderdelen is ook gebruik gemaakt van formatie-overzichten en is op enkele punten aanvullende informatie opgevraagd bij de controller van de gemeente. De uitkomsten van de grootboekanalyse is ter controle voorgelegd aan de controller(s) van de gemeente en daarbij heeft men aangegeven de omvang en toedeling te herkennen.

2.2

Normenkader De onderzoeksvragen zijn beantwoord aan de hand van het volgende normenkader. Dit normenkader is in afstemming met de rekenkamer vastgesteld. Uit dit normenkader volgen ook de onderzoekswerkzaamheden die zijn doorlopen: 1. Analyse van grootboekinformatie van Zundert en de documenten die daaraan ten grondslag liggen, zoals P&C-documenten (begroting, jaarstukken), formatie-overzichten en beleidsstukken (zoals de Financiële verordening); 2. Opvragen en analyse van de grootboekinformatie van referentiegemeenten; 3. Interviews afnemen en documentstudie van overheadelementen die zijn onderworpen aan nadere verdieping.

norm

11 Oktober 2021

toelichting

vraag

activiteit

13

norm

toelichting

vraag

activiteit

de gemeente Zundert beschikt in de financiële administratie over een eenduidige ontwikkeling van overheadkosten voor de periode 2017-2021

de gemeente kan - naast Iv3 en jaarrekeningen- data (grootboekgegevens) aanreiken op basis waarvan de ontwikkeling van de overhead voor de jaren 2017-2021 op een consistente wijze kan worden vastgesteld.

1,3

financiële trendanalyse en analyse van jaarstukken

de gemeente Zundert beschikt in de financiële administratie over nadere uitsplitsing van overhead kosten

de gemeente kan een splitsing (data) aanreiken van de overhead in centrale overhead (en daarbinnen: ICT, huisvesting, P&O, financien P&C en administratie, communicatie en overig intern) en taakgerelateerde overhead.

1,2

grootboekanalyse

het college en de raad beschikken over een actueel inzicht in achtergronden / oorzaken van het huidige kostenniveau en de ontwikkeling, het informatie (en besluitvormingsproces) is transparant en begrijpelijk

Zundert kan informatie (nota’s en besluiten) aanreiken over de achtergronden van het huidige kostenniveau.

5

documentenanalyse (aanvullende vragen bij referentiegemeenten)

het niveau van overheadkosten van de gemeente hoog/laag is afgemeten aan de uitkering van het gemeentefonds en referentiegemeenten

hiervoor worden twee normen gebruikt: - laag/hoog in vergelijking met het gemeentefonds in euro’s per inwoner - laag/hoog in vergelijking met het referentiegemeenten in euro’s per inwoner.

4

grootboekanalyse op onderdelen van Zundert en referentiegemeenten

gemeente Zundert heeft duidelijk inzicht in de relatie tussen de kosten en de kwaliteit en omvang van geleverde diensten.

Zundert kan informatie aanreiken over contracten (structureel-incidentieel) en kwaliteitsniveaus (SLA) en mogelijke opties die zijn overwogen (en waar wel of niet voor is gekozen).

6

documentanalyse benchmark (grootboekanalyse)

gemeente heeft grip op gevolgen verhogen/verlagen overheadkosten in relatie tot de dienstverlening en organisatie

Zundert (college en ambtelijke organistie) heeft op basis van nota’s goed zicht op ingrepen voor voorzieningen en kwaliteit van de dienstverlening en organisatie

7

documentenanalyse en aanvullende interviews

grootboekanalyse Referentiegemeenten kunnen informatie aanreiken over de achtergronden van het huidige kostenniveau.

informatie uit documentatie en interviews Daar waar informatie in deze rapportage haar basis vindt in documentatie is dit expliciet vermeld. Als dit niet als zodanig is verantwoord is de informatie naar voren gekomen in interviews. Van de interviews zijn verslagen gemaakt die ter goedkeuring zijn voorgelegd. Er zijn gesprekken gevoerd met de coördinator informatievoorziening, projectleider renovatie stadhuis en projectleider informatievoorziening, coördinator archieftaken programmacoördinator service.

2.3

Vergelijking met referentiegemeenten De overheadkosten van de gemeente Zundert worden vergeleken met die van referentiegemeenten om inzichtelijk te maken hoe het kostenniveau van de overhead kan worden geduid. Voor de selectie van deze referentiegemeenten is gebruik gemaakt van structuurkenmerken die van invloed zijn op de 11 Oktober 2021

14

kostenverschillen tussen gemeenten. Er is daarbij gekeken naar kenmerken op het gebied van omvang (aantal inwoners), mate waarin de gemeente een centrumfunctie vervult, de mate van verstedelijking (bebouwingsdichtheid, woonkernen), de demografische opbouw (jongeren, ouderen), woningvoorraad (inclusief gemiddelde WOZ-waarde) en sociaal-economische status (huishoudens met lage inkomens). Daarnaast is bij de selectie rekening gehouden met verschillende keuzes die zijn gemaakt bij de organisatie van overheadtaken, zoals gemeenten die veel samenwerken met andere gemeenten (bijvoorbeeld in een gemeenschappelijke regeling of via uitbesteding) en gemeenten die juist veel taken zelf uitvoeren.

Voor dit onderzoek is gekozen voor zeven referentiegemeenten3 die op basis van deze structuurkenmerken goed vergelijkbaar zijn met Zundert. Bij al deze zeven gemeenten is vrijwel hetzelfde proces doorlopen als bij de financiële analyse van Zundert. De gedetailleerde grootboekinformatie en formatie-overzichten zijn opgevraagd en geanalyseerd. Daarnaast was het nodig om aanvullende informatie op te vragen bij referentiegemeenten om de achtergronden van posten goed in beeld te krijgen.

(structuur)kenmerken aantal gemeenten

Zundert

gemiddeld referentiegemeenten

1

7

algemene uitkering Gemeentefonds

1.332

1.391

lokale centrumfunctie

84%

89%

bebouwingsdichtheid

540

668

ouderen (%)

22%

23%

jongeren (%)

17%

19%

lage inkomens

27%

27%

kernen (minstens 500 adressen) WOZ-waarde woningen gemiddelde woningbezetting

2

3

273.000

241.000

2,3

2,3

De bereidheid bij referentiegemeenten tot deelname aan het onderzoek heeft ervoor gezorgd dat de overheadkosten in Zundert goed kunnen worden geduid, zowel in de ontwikkeling als in de omvang van de overhead.

3

Dit zijn de gemeenten Asten, Roerdalen, Brummen, Woensdrecht, Rucphen, Oldebroek en Wierden.

11 Oktober 2021

15

3

Beeld overheadkosten Zundert De overheadkosten kunnen op diverse manieren in beeld worden gebracht. In dit hoofdstuk wordt eerst het totaal van de overheadkosten in de periode 2017-2024 getoond (paragraaf 3.1). Vervolgens wordt het totaal van deze overheadkosten verbijzonderd naar onderscheiden taken binnen de overhead (paragraaf 3.2) en naar verschillende kostensoorten (paragraaf 3.3).

3.1

Totaal overheadkosten Zundert detailleerde grootboekanalyse In onderstaande tabel zijn de netto-overheadlasten van Zundert uitgedrukt in euro’s per inwoner.4 Tabel 3.1:

Omvang netto overheadlasten Zundert in euro’s per inwoner op basis van de realisatie 2017-2019 en begroting 2020-2024

overhead

2017

2018

2019

realisatie

217

234

252

begroting

2020

2021

2022

2023

2024

290

275

277

276

279

totaalbeeld overhead

De overheadkosten nemen in de periode 2017-2019 op basis van realisatiecijfers toe van 217 euro naar 252 euro per inwoner. Dit komt overeen met een stijging van 16%. Op basis van begrotingscijfers nemen de kosten toe tot 279 euro per inwoner in 2024. Dit komt neer op een aanvullende stijging van 11%. Cumulatief over de hele periode is dit 29%. In 2020 zijn de overheadkosten in de gekozen onderzoeksperiode op het hoogste niveau. In 2020 zijn de overheadkosten ongeveer 34% hoger dan in 2017. Dit blijkt ook uit de grafiek aan de rechterzijde (R=realisatie; B=begroting).

De afgelopen jaren zijn de netto lasten voor overhead fors gestegen. Hier spelen twee ontwikkelingen: •

4

taakmutaties en decentralisaties die een effect hebben op de netto lasten, bijvoorbeeld de decentralisaties in het sociaal domein en de landelijke opgaven op het gebied van de Omgevingswet en de energietransitie;

Aansluitend bij het inwonertal in 2019.

11 Oktober 2021

16

•

3.2

autonome ontwikkelingen door veranderingen in ICT, communicatie en dienstverlening aan de burger, waardoor de netto lasten zijn toegenomen.

Overheadtaken In deze paragraaf worden de overheadkosten naar verschillende taken in beeld gebracht. financiën De overheadlasten voor financiën (planning en control)5 en de financiële administratie zijn in de periode 20172019 stabiel. Deze bedragen in deze periode ruim 30 euro per inwoner. Vanaf 2020 is sprake van een toename met ruim 12 euro per inwoner. Dit hangt vooral samen met een uitbreiding van het aantal fte’s voor concerncontrol. Hier is het overzetten van een planeconoom naar businesscontrolling in opgenomen. In 2018 en 2019 zijn externe adviseurs ingezet op basis van onbezette formatie. In 2019 stond daar een incidentele meevaller tegenover voor het terughalen van dubbele betalingen en BTW. In de periode 2020-2024 neemt dit nog beperkt toe, vanwege het aantrekken van een salarisadministrateur. Over de hele periode 2017-2024 nemen de lasten voor financiën toe met ongeveer 17 euro per inwoner (circa 50%).

P&O De overheadlasten voor P&O/HRM stijgen in de periode 2017-2019. Deze stijging hangt vooral samenhangt met hogere kosten voor arbo-voorzieningen en premies. Vanaf 2020 zijn de lasten relatief stabiel. Cumulatief nemen de kosten hierdoor toe met ongeveer 7 euro per inwoner (bijna 40%).

communicatie Binnen de overheadlasten is communicatie een relatief beperkte taak. In 2017 bedragen de lasten voor (algemene) communicatie circa 8 euro per inwoner en dit neemt toe tot 11 euro per inwoner in 2024. Dit is een toename van ruim 30%.

5

Inclusief de kosten van de accountantscontrole.

11 Oktober 2021

17

ICT De overheadkosten voor ICT en informatiemanagement zijn de grootste post binnen de overhead. In de periode 2017-2019 nemen de kosten met ongeveer 12 euro per inwoner (circa 18%) toe. In de meerjarenbegroting (tot en met 2024) is nog een beperkte kostenstijging voorzien van 11%. Over de totale periode 2017-2024 komt dit neer op ruim 30% (circa 21 euro per inwoner). In deze kosten gaat het zowel om bijdragen aan Equalit voor licenties en ondersteuning, kosten voor hardware en andere randapparatuur en personeelskosten van personeel in eigen dienst (onder andere ICT-projectleiders). Naast de algemene ICT-kosten zijn ook taakgerelateerde ICT-kosten geïnventariseerd. Dit zijn de kosten voor leveringen en diensten voor specifieke taken, zoals burgerzaken, bouwen en wonen, ruimtelijke ordening en riolering. Deze kosten nemen toe van circa 13 euro per inwoner in 2017 tot 18 euro per inwoner in 2024. Ook bij deze taakgerelateerde ICT-kosten treedt de stijging vooral op in de periode 2017-2019.

huisvesting & facilitair De overheadkosten voor centrale huisvesting en facilitaire diensten neemt in de periode 2017-2019 toe, maar nemen in de meerjarenbegroting weer af tot ongeveer het niveau van 2017. In het jaar 2020 is sprake van een incidenteel effect door het afstoten van huisvesting met een eenmalige afwaardering van de boekwaarde. interne zaken De overheadlasten voor interne zaken nemen toe van ruim 41 euro per inwoner in 2017 tot meer dan 50 euro per inwoner in 2024. In de periode 2017-2019 is daarbij sprake van een stijging van de kosten van ruim 25%. Deze kostenstijging hangt vooral samen met hogere kosten voor juridische zaken en het inkoopbureau. In de periode 2020-2024 zijn de kosten voor interne zaken stabiel. Tussentijds is in 2020 wel sprake van hogere lasten voor het archief. Daarnaast nemen de kosten voor het KCC toe.

bestuursondersteuning

De overheadlasten voor bestuursondersteuning nemen in de periode 2017-2024 iets toe van circa 22 euro per inwoner in 2017 naar 24 euro in 2024. Achter deze cijfers gaan wel verschillende 11 Oktober 2021

18

ontwikkelingen schuil. Enerzijds nemen de kosten af voor de gemeentesecretaris, omdat tot en met 2019 sprake was van een inhuurconstructie. Anderzijds nemen de kosten voor het bestuurssecretariaat iets toe.

11 Oktober 2021

19

3.3

Kostensoorten Personele kosten maken meer dan de helft van de overheadkosten uit. Het gaat hierbij zowel om personeel in dienst van de gemeente als inhuurkrachten. Uitbestedingen en inkoop van goederen en diensten maken ongeveer een kwart van de overheadkosten uit en overdrachten aan (met name) gemeenschappelijke regelingen voor ICT6, archief en het inkoopbureau ongeveer 20%. De overige kosten hangen samen met kapitaal (rente en aflossing).

Bij de ontwikkeling van de kostensoorten binnen de overhead is globaal dezelfde ontwikkeling te herkennen als in het totaal van de overheadkosten. Op alle kostensoorten doet zich een stijgende kostenontwikkelingen voor. Er zijn dus in de onderzoeksperiode geen radicale organisatiekeuzes gemaakt in de organisatie die invloed hebben op de overheadkosten. De personele overheadkosten en overdrachten aan gemeenschappelijke regelingen nemen wel iets sterker toe dan kosten van uitbestedingen. Ook bij de kapitaallasten is sprake van een toename.

6

Het gaat hierbij onder andere of de bijdrage aan Equalit voor ICT-taken hoewel deze in de paragraaf verbonden partijen van de gemeente niet als een gemeenschappelijke regeling is verantwoord.

11 Oktober 2021

20

4

Vergelijking referentiegemeenten In dit hoofdstuk worden de overheadkosten van Zundert vergeleken met referentiegemeenten. Deze referentiegemeenten zijn zorgvuldig gekozen en zijn goed vergelijkbaar met Zundert qua structuurkenmerken en beschikbaarheid van algemene middelen uit het gemeentefonds. Net als in het vorige hoofdstuk wordt eerst de vergelijking gemaakt op het totaalniveau van de overheadkosten (paragraaf 4.1) en vervolgens naar verschillende taken (paragraaf 4.2) en naar kostensoorten (paragraaf 4.3).

4.1

Totaal overheadkosten De gegevens van referentiegemeenten zijn op vergelijkbare wijze in beeld gebracht. Dit betekent dat ook bij de referentiegemeenten financiële grootboekoverzichten en formatie-overzichten zijn opgevraagd. De gegevens van de referentiegemeenten zijn daarbij nog gecorrigeerd voor de resterende verschillen in de structuurkenmerken met Zundert. Dat betekent dat de overheadlasten op het niveau van de gemeente Zundert zijn gebracht; overgebleven verschillen zijn te duiden in verschillen tussen Zundert en de referentiegemeenten in taakuitvoering (efficiency, niveau van dienstverlening en organisatiekeuzes). totaalbeeld Uit de vergelijking op totaalniveau van de overhead komt een duidelijk beeld van toenemende lasten naar voren. In onderstaande figuur is een vergelijking gemaakt op drie peilmomenten; realisatie 2017 als startpunt van het onderzoek, realisatie 2019 (laatste jaar waarop realisatiecijfers beschikbaar zijn) en begroting 2021 (meest recente inzicht).

De overheadlasten van Zundert en referentiegemeenten maken een vergelijkbare ontwikkeling door: een stijging van ongeveer 25 à 30%. Daarbij manifesteert de stijging in Zundert zich wel eerder in de tijd dan bij referentiegemeenten. In Zundert is de stijging in de periode 2017-2019 sterker terwijl dit bij referentiegemeenten 11 Oktober 2021

21

sterker is in de periode 2019-2021. Zowel in 2017 als 2021 is de overhead in Zundert op totaalniveau lager dan in referentiegemeenten. In 2017 is dit verschil ongeveer 3% en in 2021 is dit 6%. Tussentijds is in de realisatie 2019 de overhead in Zundert echter 10% hoger dan bij referentiegemeenten. In bovenstaande grafiek is ook het minimumniveau7 van de referentiegemeenten opgenomen. Dit geeft een indruk van de bandbreedte van de overheadkosten waarbij het niveau van de dienstverlening buiten beschouwing blijft. Dit minimumniveau van de overheadkosten loopt in de tijd ook op. In die trend van oplopende overheadkosten neemt het verschil tussen het gemiddelde van de referentiegemeenten en dit minimumniveau iets af, zowel in relatieve als absolute zin.

4.2

Overheadtaken Hieronder wordt de vergelijking op de onderscheiden overheadtaken tussen Zundert en referentiegemeenten gemaakt. Deze vergelijking is op hoofdlijnen. In het volgende hoofdstuk wordt nader ingegaan op de meest in het oog springende verschillen.

financiën De overheadkosten aan financiën is in de periode 2017-2021 minder snel toegenomen in Zundert dan bij referentiegemeenten. In 2017 waren de overheadlasten in Zundert nog iets hoger dan referentiegemeenten, maar dit beeld is in 2021 juist omgekeerd. Niet alle referentiegemeenten hebben een vergelijkbare stijging doorgemaakt. Het verschil met het minimumniveau van de overheadlasten bij referentiegemeenten neemt toe. In het volgende hoofdstuk wordt nader ingegaan op de ontwikkeling van de kosten voor financiën in Zundert.

P&O De overheadkosten aan P&O laat met name in 2021 een minder snel stijgende trend zien in vergelijking met referentiegemeenten. In 2017 waren de kosten aan P&O nog hoger dan bij referentiegemeenten, maar dit beeld is in 2021 juist omgekeerd. Het minimumniveau aan P&O kosten bij referentiegemeenten ligt duidelijk nog lager dan de kosten in Zundert. In absolute termen blijft dit verschil in 2017-2021 ongeveer gelijk; voor het gemiddelde van de referentiegemeenten neemt dit verschil juist toe.

communicatie De overheadkosten aan communicatie zijn bij referentiegemeenten duidelijk hoger (30 à 40%). Bij zowel Zundert als de referenties is een lichte

7

In de grafieken waar dit minimumniveau bij referentiegemeenten is aangegeven kan het ook gaan om verschillende gemeenten per jaar.

11 Oktober 2021

22

kostenstijging te zien. Het kostenniveau van Zundert is vergelijkbaar met het minimumniveau bij deze referentiegemeenten.

11 Oktober 2021

23

ICT De overheadkosten aan ICT zijn in 2017-2019 in Zundert hoger dan bij referentiegemeenten, maar in 2021 is dit verschil vrijwel verdwenen. Het kostenniveau ligt in 2017-2019 ongeveer 10 à 15% hoger in Zundert. Dit lijkt te impliceren dat de verdere professionalisering van de ICT in Zundert eerder is ingezet. De kostenstijging is in Zundert tot en met 2021 ruim 30% terwijl die bij referentiegemeenten gemiddeld 45% is. Overigens speelt dit niet bij alle referentiegemeenten. Het minimumniveau bij referenties ligt nog duidelijk lager. In het volgende hoofdstuk wordt verder op deze kostenontwikkeling ingegaan.

huisvesting & facilitair De overheadkosten aan huisvesting en facilitaire zaken zijn duidelijk lager dan referentiegemeenten. Hoewel de kosten wat toenemen in Zundert ligt het kostenniveau bij referenties nog flink hoger (circa 25% hoger). Dit lijkt hiermee een structureel beeld te zijn. Het minimumniveau bij referenties wijkt niet veel af van het niveau in Zundert. In het volgende hoofdstuk wordt hier nader op ingegaan.

interne zaken De overheadkosten voor interne zaken zijn in Zundert hoger dan bij referentiegemeenten. De kostenontwikkeling in Zundert volgt een vergelijkbaar patroon als bij referentiegemeenten. In de periode 20172021 nemen de kosten met ruim 20% toe. In het volgende hoofdstuk wordt hier nader op ingegaan waarbij de aandacht dan vooral uitgaat naar het archief en het klantcontactcentrum (inclusief receptie).

bestuursondersteuning De overheadkosten voor bestuursondersteuning zijn in Zundert iets lager dan bij referentiegemeenten. In de periode 2017-2021 zijn de kosten stabiel en is een vergelijkbare ontwikkeling met referentiegemeenten te zien. Overigens ligt het minimumniveau bij referenties nog wel op een duidelijk lager niveau.

11 Oktober 2021

24

4.3

Kostensoorten In onderstaande figuur is een vergelijking gemaakt van de overheadlasten naar kostensoorten. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt naar personeelskosten (incl. inhuur), kapitaallasten, overdrachten (o.a. naar gemeenschappelijke regelingen) en uitbestedingen. In 2019 zijn de personeelslasten in Zundert ongeveer even hoog als in referentiegemeenten. De kapitaallasten en uitbestedingen aan overheadtaken zijn in Zundert lager, terwijl er juist meer overdrachten plaatsvinden. Bij de overdrachten gaat het onder andere om de bijdrage voor ICT-diensten aan Equalit die in de gemeentelijke boekhouding niet als gemeenschappelijke regeling is opgenomen.8

8

Equalit kan formeel worden aangemerkt als een ‘regeling zonder meer’ wat een lichte vorm van samenwerking is tussen gemeenten waarbij delegeren en mandateren niet aan de orde is.

11 Oktober 2021

25

5

Verdiepingen overheadelementen De vergelijking van de overheadkosten van Zundert met referentiegemeenten in hoofdstuk 4 geeft aanleiding om op een aantal taken nader in te zoomen. Het kan zijn dat de overheadkosten hoger liggen of juist lager of dat er een afwijkende ontwikkeling in tijd zichtbaar is. Het doel van deze verdiepingen is om de achtergronden van deze kostenbeelden bloot te leggen zodat mogelijkheden voor kostenbeheersing, maar ook succesfactoren voor efficiënt beleid kunnen worden benoemd. Eerst wordt ingegaan op de ICT-kosten (paragraaf 5.1), vervolgens op het archief (paragraaf 5.2), huisvesting en facilitaire zaken (paragraaf 5.3) en ten slotte het KCC en de receptie (paragraaf 5.4).

5.1

ICT

5.1.1

Organisatie gemeenschappelijke regeling Equalit De ICT-diensten worden verzorgd in de gemeenschappelijke regeling Equalit. Deze gemeenschappelijke regeling komt in feite neer op een overeenkomst tussen Zundert en Oosterhout. De andere deelnemers 9 binnen Equalit hebben hun eigen regeling met Oosterhout waar Equalit uit voortkomt. 10 De diensten die de deelnemende gemeenten kunnen afnemen zijn opgenomen in een producten- en dienstencatalogus. Wijzigingen worden jaarlijks vastgelegd in de deelnemersraad met alle gemeenten gezamenlijk. De basis is de accountprijs en licenties voor de software die gelijk is voor alle deelnemende gemeenten op basis van een vaste prijslijst die door de deelnemersraad wordt vastgesteld. Daarnaast kunnen extra voorzieningen en diensten worden afgenomen, bijvoorbeeld het Verbindend Fundament waarbij in Zundert diensten niet volledig worden afgenomen. Er is geen afzonderlijk document waarin de afgenomen diensten van Equalit zijn opgenomen. software en hardware De meeste software wordt in Equalit-verband aangeschaft, maar de gemeente wordt eigenaar van de licenties. Daarnaast wordt er ook door de gemeente zelf (zoals Pauw) of gezamenlijk met meerdere gemeenten (systeem voor burgerzaken) software aangekocht. Waar mogelijk wordt er met andere gemeenten opgetrokken om zo kostenvoordeel bij de aanschaf en onderhoud te kunnen realiseren.

Vanwege privacyredenen kunnen niet alle ICT-omgevingen via Equalit lopen. Als dat het geval is worden door Equalit wel de koppelingen en het beheer verzorgt. Hardware wordt door de gemeente aangeschaft en deze komt daarmee direct op de begroting van de gemeente. Medewerkers hebben de beschikking over een mobiele telefoon en een Chromebook.

9

10

De gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen, Goirle, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Oisterwijk, Oosterhout, Steenbergen en Woensdrecht en de omgevingsdienst Midden- en West-Brabant. Er loopt een discussie over het onderbrengen in één regeling. Bij een gemeenschappelijke regeling komt het risico bij de deelnemers vormt dit wellicht een blokkade om over te stappen naar een andere vorm van samenwerken.

11 Oktober 2021

26

personeel De gemeente beschikt ook over eigen personeel. Er is een coördinator die ook zitting heeft in de deelnemersraad (strategisch) en een informatie adviseur is lid van het tactisch overleg (uitvoerend). . In het programma informatievoorziening zit ook een projectleider die over de programma's heen betrokken is bij grote projecten waarbij ook ICT een rol speelt. Verder zijn binnen het programma de rollen privacy-officer, SICO, dataanalisten, databeheerders, functioneel beheerders en DIV medewerkers aanwezig

5.1.2

Kosten en accounts aantal accounts De gemeente Zundert beschikt over ruim 160 ICT-accounts waarvoor een vaste bijdrage wordt betaald aan Equalit voor onderhoud/service en softwarelicenties. Dit aantal accounts is in de periode 2017-2021 stabiel. Deze gegevens zijn ook bij referentiegemeenten verzameld. Daaruit blijkt dat, gecorrigeerd voor het aantal inwoners, Zundert over relatief weinig ICT-accounts beschikt. Zundert beschikt over minder dan 8 ICTaccounts per 1.000 inwoners tegen gemiddeld 11 bij referentiegemeenten. Dit verschil wordt verklaard doordat Zundert relatief veel taken buiten de eigen organisatie heeft georganiseerd, met name in de vorm van uitbestedingen (o.a. in het sociaal domein en in de buitenruimte), en daardoor zelf minder personeel tot haar beschikking heeft. Dit past ook in de filosofie van de gemeente om een netwerkgemeente te willen zijn. Circa 55% van de gemeentelijke lasten bestaat in Zundert uit uitbestedingen terwijl dit bij referentiegemeenten ruim 40% is. De personeelslasten maken een kleiner deel van de gemeentelijke exploitatie uit. ICT-kosten naar onderdelen De centrale ICT-kosten kunnen nader worden verbijzonderd naar onderdelen. Deze indeling kan worden gemaakt op basis van de afrekeningen van Equalit en nadere detailleringen uit het financiële grootboek.

Hieruit komt naar voren dat de kosten voor de accounts (ondersteuning) en software (licenties) een groot deel van de kosten bepalen en in de periode 2017-2021 toenemen. Ook de personeelskosten nemen iets toe. De kosten voor hardware en mobiele devices maken een relatief klein deel van de kosten uit, maar nemen vanaf 2020 wel duidelijk toe. Deze kosten laten niet het hele beeld zien, want ook in de kapitaallasten zijn investeringen in hardware opgenomen. In de overige ICT-kosten zijn kosten opgenomen voor informatiebeveiliging, datacommunicatie, verbindend fundament en algemeen beheer. Deze kosten nemen in de afgelopen jaren duidelijk toe.

11 Oktober 2021

27

kosten per account Wanneer de exploitatielasten die direct verbonden kunnen worden aan ICT-beheer (hardware, software, accounts en kapitaallaten) worden gekoppeld aan het aantal accounts dan bedroegen deze kosten in 2017 circa 6.000 euro per account. Deze kosten zijn in de jaren erna toegenomen tot circa 7.300 euro per account. Dit is een toename van ongeveer 20%. Deze kosten per account liggen duidelijk hoger dan het referentieniveau bij andere gemeenten. In 2019 liggen deze kosten per account ongeveer 40% hoger dan gemiddeld bij referenties. Onder deze referentiegemeenten hebben gemeenten die de ICT in eigen beheer organiseren een hoger kostenniveau per account dan gemeenten die het hebben uitbesteed. investeringen Investeringen in hardware en software worden afgeschreven in een periode waarna de investeringen geen economische waarde meer vervullen. Hardware wordt in Zundert in 3 jaar 11 afgeschreven en software in 5 jaar. Referentiegemeenten hanteren bij de hardware een langere termijn (minstens 5 jaar), terwijl dit bij software meestal gelijk is. Zundert hanteert daarbij een (omslag)rente van 1%. Referentiegemeenten hebben veelal een lagere rente, gemiddeld is dit 0,5%. Een kortere afschrijvingstermijn en een hogere rente zorgen voor hogere kapitaallasten.

Daar staat wel tegenover dat investeringen in Zundert vanaf 25.000 euro worden geactiveerd op de balans terwijl deze grens bij referentiegemeenten lager ligt (10.000 à 12.500 euro).

5.1.3

Dienstverlening De gemeente hanteert zelf geen prestatie-indicatoren op het gebied van de ICT-dienstverlening. Om houvast te krijgen bij het niveau van dienstverlening wordt op een aantal aspecten ingegaan.

11

Dit is in de afgelopen jaren aangepast. Dit was eerder 5 jaar.

11 Oktober 2021

28

service-level In de producten- en dienstencatalogus van Equalit zijn twee aanknopingspunten aanwezig over het niveau van dienstverlening (‘service-level’)12: 1. Normen voor incidentmanagement (servicedesk). 2. Benoemen van bedrijf kritische en bedrijf essentiële applicaties. ad. 1 Normen voor incidentmanagement De norm bestaat eruit dat 80% van de meldingen binnen de normtijden dient te worden afgehandeld: • critical (uitval volledige hoofdlocatie, uitval bedrijf kritische applicaties): 4 uur na melden; • major (uitval nevenlocaties, uitval bedrijf essentiële applicaties): 16 uur na melden incident tijdens kantoortijden; • minor (beperkt tot één of enkele gebruikers): 27 uur na melden incident tijdens kantoortijden. In de praktijk blijken deze normen ruimschoots te worden gehaald. In (vrijwel) 100% van de incidenten en storingen wordt deze binnen de normtijden opgelost. Bij referentiegemeenten worden deze normen in veel mindere mate gehanteerd, of alleen voor volledige uitval van bedrijf kritische applicaties (‘critical’). Dit geldt ook voor de gemeenten die de ICT in eigen beheer hebben georganiseerd. ad.

2 Bedrijf kritische en bedrijf essentiële applicaties De volgende applicaties zijn door Equalit benoemd als bedrijf kritisch of bedrijf essentieel: • bedrijf kritische applicaties: website, DMS, burgerzaken, broker, DDS/gegevensmakelaar, elektronische formulieren, zaaksysteem, antwoordportaal (klantcontactcentrum), gegevensmagazijn, telefonie, vergunningensysteem, sociale domein, klantgeleidingssysteem, kassa’s en weegsystemen; • bedrijf essentiële applicaties: financiën, belastingsysteem, HRM systeem, salarissen, BAG, BGT, WKPB, WION, meldingen openbare ruimten, jongerenmonitor. Het is voor gemeenten binnen Equalit niet verplicht om deze applicaties allemaal af te nemen. Voor Zundert ligt niet in een document vast welke applicaties worden afgenomen. Uit navraag bij referentiegemeenten blijkt dat deze applicaties ook bij referentiegemeenten in gebruik zijn, hoewel soms iets minder uitgebreid, bijvoorbeeld omdat bepaalde taken soms bij gemeenschappelijke regelingen zijn neergelegd (zoals bijvoorbeeld het belastingsysteem). Een zuivere vergelijking met andere gemeenten is daarbij niet goed te maken, omdat er voor deze applicaties meerdere mogelijkheden op de markt beschikbaar zijn waarbij de functionaliteiten kunnen verschillen. Buiten deze applicaties zijn er door Zundert ook enkele softwarepakketten zelf aangekocht.

Voor het financiële systeem is ook geprobeerd om dit regionaal, maar buiten Equalit om, aan te besteden. Deze aanbestedingen kwam niet van de grond, omdat gemeenten te maken hebben met hun eigen systemen en wensen. De aanbesteding heeft toen alsnog via Equalit plaatsgevonden en dit bleek toen ook financieel voordeliger uit te pakken. ICT-benchmark Equalit heeft in 2020 deelgenomen aan een ICT-benchmark waarbij een vergelijking is gemaakt met andere gemeenten en shared service centers.13 Daarin is de dienstverlening van Equalit in beeld gebracht op een groot aantal aspecten, de ICT volwassenheid (effectiviteit). De dienstverlening van Equalit wordt daarbij duidelijk beter beoordeeld dan andere deelnemers in de benchmark. De score van Equalit komt uit op een 2,3 (op een schaal van 4) tegen gemiddeld 1,6 bij andere deelnemers in de benchmark. Ook het ambitieniveau ligt hoger bij Equalit. Equalit scoort op vrijwel alle onderdelen hoger dan de andere deelnemers in de benchmark. De 12 13

Equalit, Product- en dienstencatalogus 2019. M&I partners, ICT-benchmark gemeenten 2020.

11 Oktober 2021

29

maximale score wordt behaald op beveiliging, hulp voor eindgebruikers (helpdesk) en professionalisering ICT werkprocedures. Ook scoort Equalit duidelijk bovengemiddeld op de beheersbaarheid van werkzaamheden en capaciteitsplanning, beschikbaarheid van ICT, compliance, ICT management en planvorming en het veiligheidsbeheer en risicobeperking. Op enkele aspecten zoals op identificatie en allocatie van kosten, gebruik van service levels naar eindgebruikers en training van eindgebruikers zijn nog verbeteringen mogelijk. In onderstaande figuur is de score van Equalit (blauwe balk) afgezet tegen dat van de andere deelnemers aan de benchmark (groene bolletjes). Het ambitieniveau van Equalit is weergegeven met de gele balk en het ambitieniveau van andere gemeenten met een rood bolletje.

Bron: M&I partners, ICT-benchmark gemeenten 2020.

Uit de benchmark komt ook naar voren dat het ingezette personeel van Equalit duurder is en daardoor mogelijk hoger gekwalificeerd. Het gaat met name om personeel voor systeembeheer en technisch applicatiebeheer. tevredenheid De dienstverlening van Equalit is door de gemeente nog niet geëvalueerd. Aan een uitvraag over de tevredenheid van eindgebruikers van Equalit is door de gemeente niet deelgenomen. Signalen uit de organisatie over de dienstverlening worden wel opgepikt en uitgewisseld, bijvoorbeeld als er aanmerkingen zijn over de servicedesk (wachttijd).

5.2

Archief gemeenschappelijke regeling WBA De archieftaken zijn door de gemeente ondergebracht bij het West-Brabants Archief (WBA). Hierin nemen ook de gemeenten Bergen op Zoom, Roosendaal, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Rucphen, Steenbergen en Woensdrecht deel. De keuze voor aansluiting bij het WBA is gemaakt omdat de gemeente geen eigen archivaris in dienst had en de archiefbewaarplaats niet aan de normen voldeed. Door het WBA zijn zowel analoge archiefbewaarplaatsen als digitale E-depots in beheer. Indien de gemeente inzicht wil in documenten die door het WBA worden beheerd kunnen deze worden opgevraagd waarvoor een uitleenprotocol is opgesteld.

11 Oktober 2021

30

achterstand Door onderbezetting bij de gemeente was er een achterstand opgelopen bij de archivering van zaken. Hiervoor heeft er een eenmalige opschoning plaatsgevonden waarvoor eenmalig extra kosten zijn gemaakt. Deze kosten zijn in 2020 gemaakt en bedroegen ruim 140.000 euro. Vanaf 2021 is deze achterstand ingelopen en zijn de kosten weer op een vergelijkbaar niveau als vóór 2020. gemeentelijke bijdrage De bijdrage van de gemeente aan het WBA wordt bepaald op basis van het aantal strekkende meters aangeboden archiefbescheiden. Omdat papieren archief sterk afneemt wordt het kostenmodel onder de loep genomen in een evaluatieronde. Deze discussie wordt nu gevoerd en naar verwachting zal per 2023 een nieuw prijsmodel ingevoerd. Er wordt ook gedacht aan de omvang van het digitale archief. Overigens hangen de kosten momenteel samen met ontwikkeling van ICT-kosten (E-depots).

dienstverlening Tweejaarlijks vindt er een onderzoek plaats naar kritieke prestatie indicatoren waarbij aansluiting wordt gezocht bij de indicatoren die in de VNG-handreiking zijn genoemd.14 Op deze meer procesmatige indicatoren zijn enkele aanbevelingen gedaan ter verbetering15: • lokale regelingen zijn verouderd; • ordening authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden: inventariseren acties en procesafspraken op basis van kwaliteitscontroles; • specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden: vulling van metadatavelden; • overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats: afronding archiefbescheiden van vóór 2015; • archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots: betrokkenheid van functioneel beheerders bij het Edepot.