Bijlage 2 B 1787 1 Rapportage KokxDeVoogd – onderzoek toetreding Zuidplas tot de RBG A24.002702

Bedrijfsplan en impactrapportage Onderzoek naar de toetreding van de gemeente Zuidplas tot de Regionale Belasting Groep Versie 1.0 definitief

Maxim ter Hedde, Babs Broekema 16 mei 2024

0

Management samenvatting Eind 2023 hebben de gemeente Zuidplas en de gemeenschappelijke regeling De Regionale Belasting Groep (RBG) een intentieverklaring ondertekend waarin zij onderling overeenkomen om de mogelijkheid van toetreding van de gemeente Zuidplas tot de gemeenschappelijke regeling RBG nader te onderzoeken per 1 januari 2025. Beide partijen hebben bij aanvang van het onderzoek aangegeven dat de kwaliteit van de uitvoering van de belastingtaken zeer belangrijk te vinden. Uit het onderzoek blijkt, dat op de niet-kwalitatieve aspecten geen belemmeringen lijken te bestaan voor toetreding van de gemeente Zuidplas bij de RBG, omdat: a. De gemeente Zuidplas de beoogde toekomstbestendigheid en vermindering van de kwetsbaarheid kan realiseren. b. De RBG door toetreding van de gemeente Zuidplas schaalvoordelen kan behalen voor haar deelnemers, mede omdat de gemeente Zuidplas in het verzorgingsgebied ligt van één van de deelnemende waterschappen. c. De berekende toekomstige bijdrage van de gemeente Zuidplas aan de RBG plus de achterblijvende kosten ongeveer gelijk zijn aan de huidige situatie voor de uitvoering van de belastingtaken binnen de gemeente. d. Er goede afspraken kunnen worden gemaakt over de overgang van het personeel van de gemeente Zuidplas naar de RBG. e.

Er wel verschillen bestaan in de wijze van uitvoering tussen de gemeente Zuidplas en de RBG (bijvoorbeeld op de invorderingstermijnen), maar dat deze te harmoniseren zijn. f. De zeggenschapsverhoudingen in de RBG voor de gemeente Zuidplas en voor de huidige deelnemers helder zijn en de totstandkoming van deze verhoudingen conform de afspraken zijn die binnen de gemeenschappelijke regeling gelden. g. De toekomstige groeidoelstelling van de gemeente Zuidplas zal aan de zeggenschapsverhoudingen worden getoetst op een nader te bepalen moment. Beide partijen hebben voorts geconstateerd, dat het voor de RBG niet mogelijk is om bij toetreding van de gemeente Zuidplas per 1 januari 2025 de kwaliteit van de taakuitvoering voor al haar deelnemers op het huidige hoge niveau te behouden1. Om het huidige hoge niveau wel te kunnen behouden, is een kwalitatief goede overdracht van de data van de gemeente Zuidplas aan de RBG nodig op basis van het uitgangspunt ‘schoon door de poort’ ofwel een overdracht van kwalitatief goede data van de gemeente Zuidplas aan de RBG. Beide partijen hebben na transparante gegevensuitwisseling en intensieve en constructieve gesprekken

1

De RBG heeft de aflopen jaren veel werk gestoken in de kwaliteit van de data en processen. Dit is door de Waarderingskamer gewaardeerd met de maximale score van vijf sterren. Van de gemeentelijke aanslagen wordt 99% (tijdig) opgelegd in de eerste twee maanden van het jaar.

Pagina 1 van 34

geconstateerd, dat aan dit uitgangspunt op dit moment niet kan worden voldaan2. Hierdoor is toetreding van de gemeente Zuidplas tot de RBG per 1-1-2025 niet realiseerbaar. De gemeente Zuidplas verwacht op korte termijn de benodigde verbeteringen te kunnen realiseren en richt alle inspanningen erop om per 1 januari 2026 deze situatie in de loop van 2025 te kunnen bereiken. Wij achten het haalbaar de huidige geldende intentieovereenkomst te verlengen, met dien verstande dat: • •

•

de intentie gericht is op toetreding per 1 januari 2026 (in plaats van 1 januari 2025) dat de gemeente Zuidplas en de RBG op basis van de uitkomsten van dit onderzoek onder voorbehoud van het kwalitatieve uitgangspunt “schoon door de poort” geen belemmeringen zien om in de loop van 2025 een toetredingsverzoek in te dienen respectievelijk te accepteren. Dat beide partijen afspreken dat van ‘schoon door de poort’ sprake is als de Waarderingskamer de gemeente Zuidplas toestemming geeft om te beschikken (i.e. tot aanslagoplegging over te gaan) voor het belastingjaar 2025.

Voor het transitieproces geldt tenslotte, dat de RBG de gemeente Zuidplas heeft aangeboden om te ondersteunen bij het realiseren van de benodigde kwaliteitsslag. Hier zijn kosten aan verbonden. Het is aan de gemeente Zuidplas om te beslissen of en zo ja op welke wijze zij de capaciteit van de RBG hierbij wil inzetten. 

2 Parallel aan het toetredingsonderzoek heeft de Waarderingskamer eind maart een onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de belastingprocessen

van de gemeente Zuidplas. Verwacht wordt dat de Waarderingskamer haar oordeel gaat bijstellen van vier sterren (“Goed”) naar twee sterren (“Moet op onderdelen verbeterd worden”). Het college van de gemeente Zuidplas heeft zich ten doel gesteld om het verwachte oordeel van de Waarderingskamer in 2024 van “Moet op onderdelen verbeterd worden” naar “Voldoende” (drie sterren) te krijgen.

Pagina 2 van 34

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding .............................................................................................................................. 5 1.1 1.2 1.3

Aanleiding ..................................................................................................................................... 5 Bestuurlijke opdracht.................................................................................................................... 5 Leeswijzer...................................................................................................................................... 6

2. Beoogde voordelen van de samenwerking ........................................................................... 7 2.1 2.2 2.3

Achtergrond bij de intentie tot samenwerken ............................................................................. 7 Doelstelling van de beoogde samenwerking ................................................................................ 7 Voordelen van de beoogde samenwerking .................................................................................. 8

3. Scope van het onderzoek ..................................................................................................... 9 4. Beschrijving huidige taakuitvoering ................................................................................... 10 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Verschillenanalyse belastingprocessen en -soorten ................................................................... 10 Uitvoering belastingsoorten ....................................................................................................... 11 Personeel en personele kosten in de huidige situatie bij RBG en Zuidplas ................................ 12 Overige kosten in de huidige situatie bij RBG en Zuidplas ......................................................... 13 Kengetallen belastingen Zuidplas en de RBG.............................................................................. 14 Kwaliteit van de WOZ-administratie ........................................................................................... 14

5. Toekomstige situatie ......................................................................................................... 16 5.1 5.2 5.3 5.4

Missie en visie Regionale Belasting Groep.................................................................................. 16 Personeel en kosten in de nieuwe situatie bij RBG en Zuidplas ................................................. 17 Invulling eigenaars- en opdrachtgeversrol Zuidplas en de RBG ................................................. 20 Uittredingsbepalingen ................................................................................................................ 22

6. Transitieproces- en kosten ................................................................................................. 23 6.1 6.2 6.3 6.4

Overdracht van de taken ............................................................................................................ 23 Besluitvormingsproces ................................................................................................................ 24 Personele transitie ...................................................................................................................... 25 Incidentele transitiekosten ......................................................................................................... 25

7. Conclusies ......................................................................................................................... 27 Bijlage 1:

Verschillenanalyse belastingprocessen................................................................... 29

Bijlage 2:

Inventarisatie te harmoniseren onderwerpen uitvoeringsbeleid ............................ 31

Bijlage 3:

Taken en werkzaamheden accounthouder ............................................................. 34

Pagina 3 van 34

Versiebeheer Versie 0.1

Besproken met Begeleidingsgroep

Datum bespreking 15 maart 2024

Wijzigingen na bespreking • •

Missie + visie toevoegen Relatiebeheer toevoegen

0.2

Begeleidingsgroep

30 maart 2024

• •

Kwaliteit van de dienstverlening Gevolgen personeel en kosten gewijzigd

0.3

Begeleidingsgroep

05 april 2024

•

Impactparagraaf Zuidplas gewijzigd. Bedragen indirecte kosten Zuidplas gewijzigd

0.4

Begeleidingsgroep

12 april 2024

•

• •

H5 Bestuurlijke diepgang toevoegen > H2 Bestuurlijke ratio toegevoegd H5 Toekomstige groeiopgave en herverdeeleffecten toevoegen > aankondiging in par 5.2 Wat is het voordeel hoog over van de samenwerking voor de burgers en bedrijven. Bv 1 balie 1 kanaal etc. > toegevoegd in par.2.3 Bij de aantallen ook de waterschappen meenemen > toegevoegd Ook risico’s en randvoorwaarden toevoegen. Governance, opdrachtgeverschap, grip. Overblijvende taken (regiefunctionaris) is uitgebreid. > 1,25 fte is inclusief de beleidsambtenaar belastingen. Incidentele taken voor 2023/2024 opnemen? In het laatste hoofdstuk. Centric moet ook nog worden onderhouden door inhuurcapaciteit. Bv waarover wel niet stemrecht is. Unanimiteit nodig voor bepaalde dingen zoals begroting en bijdrage deelnemers. > toegevoegd in par. 5.3 Begroting 2024 is voor ZP niet werkbaar. Kosten voor 2023 alleen ZP benoemen. > toegepast Harmonisatie naar de bijlage en samenvatting in H6. Teksten aanleiding aangepast iom KB

• •

• • • •

•

•

0.5 0.6

Begeleidingsgroep

29 april 2024 – 2 mei

• • •

Effect op stemverhoudingen controleren Check op laatste wijzigingen op de harmonisatie Check toegevoegde kosten

0.7

Begeleidingsgroep

3 mei 2024

• •

Bestuurlijke samenvatting toevoegen Tabellen naar bijlage

0.8

Stuurgroep

8 mei 2024

• • • • •

Management samenvatting aangepast Transitiebedragen verwijderd Missie en visie ingekort Taken accounthouder naar bijlage BTW verschillen benadrukt

1.0

Definitieve versie

16 mei

Pagina 4 van 34

1. Inleiding Eind 2023 hebben de gemeente Zuidplas en de gemeenschappelijke regeling De Regionale Belasting Groep (RBG) een intentieverklaring ondertekend waarin zij onderling overeenkomen om de mogelijkheid van toetreding van de gemeente Zuidplas tot de gemeenschappelijke regeling RBG nader te onderzoeken per 1 januari 2025. In deze rapportage wordt deze intentie nader onderzocht. Op basis van deze rapportage kunnen beide partijen een besluit nemen over de toetreding van de gemeente Zuidplas bij de RBG.

1.1 Aanleiding De gemeente Zuidplas heeft geconstateerd dat de uitvoering van haar belastingtaken, met een klein vast team en een relatief grote inhuurschil, kwetsbaarheid met zich meebrengt. Om deze kwetsbaarheid in het belastingproces te verminderen en daarmee de continuïteit van een van de kritieke processen van de gemeente te waarborgen, is de gemeente op zoek naar een duurzamere oplossing. De gemeente Zuidplas is een groeigemeente en beoogt door de toetreding tot de RBG deze duurzamere oplossing te vinden en ook om een kwaliteitsslag te maken in de dienstverlening. Voor de RBG kan een eventuele aansluiting van de gemeente Zuidplas leiden tot schaalvoordelen en daarmee tot een structureel financieel voordeel voor de huidige deelnemers.

1.2 Bestuurlijke opdracht De doelstelling van deze rapportage is om alle relevante informatie te verzamelen die nodig is om op ambtelijk en bestuurlijk niveau een weloverwogen en goed onderbouwd besluit te kunnen nemen over het zetten van verdere stappen naar toetreding van Zuidplas tot de gemeenschappelijke regeling RBG. Voor de projectgroep is de volgende opdracht geformuleerd: Maak een uitgewerkt document op basis waarvan definitieve bestuurlijke besluitvorming over toetreding van de Gemeente kan plaats vinden. Het onderzoek richt zich in eerste instantie op toetreding van de Gemeente bij De RBG per 1 januari 2025 en gaat onder andere in op: a. de financiële effecten voor de Gemeente en de RBG; b. de benodigde groei van de formatie bij de RBG – als gevolg van de overdracht van de taken – en de vacatures die daardoor ontstaan; c. de bestuurlijke deelname van de gemeente Zuidplas in de gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep, d. de Gemeente de zekerheid te geven dat zij bij een toekomstige uittreding van de gemeenschappelijke regeling alle van belang zijnde gegevens rondom de belastingheffing en -inning overgedragen krijgt door de RBG.

Pagina 5 van 34

1.3 Leeswijzer Om definitieve besluitvorming over toetreding van de gemeente mogelijk te maken is in deze rapportage de volgende informatie opgenomen: a. welke voordelen partijen met de samenwerking beogen en de doelstelling van de samenwerking b. welke belastingtaken de gemeente Zuidplas en de RBG uitvoeren (scope) en welke (kwaliteits-) kenmerken en bijzonderheden de huidige en toekomstige uitvoering van deze taken hebben (H3). c. Een beschrijving van de belastingtaken die de gemeente Zuidplas wil overdragen aan de RBG (H4). d. met welke middelen (personeel en geld) de toekomstige taakuitvoering gepaard gaat (H5). e. de incidentele werkzaamheden en middelen die met de implementatie gepaard gaan zowel aan de zijde van de toetredende partij als de ontvangende partij (H6).

Pagina 6 van 34

2. Beoogde voordelen van de samenwerking De Regionale Belasting Groep (RBG) is een samenwerkingsverband van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard, het hoogheemraadschap van Delfland en de gemeenten Delft, Schiedam en Vlaardingen, in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. De RBG is in eerste instantie in het leven geroepen voor de heffing en invordering van de waterschapsbelastingen en is sinds 1 januari 2010 operationeel.

2.1 Achtergrond bij de intentie tot samenwerken Vanaf de start van de RBG is ingezet op uitbreiding met gemeenten in het verzorgingsgebied, omdat dat mogelijkheden biedt voor het realiseren van verdergaande (schaal)voordelen in combinatie met een kwalitatief beter belastingproduct richting burgers en bedrijven (in de vorm van een gecombineerde aanslag). Per 1 januari 2013 is de gemeente Delft tot de gemeenschappelijke regeling toegetreden; op 1 januari 2014 trad de gemeente Vlaardingen toe en op 1 januari 2015 de gemeente Schiedam. De RBG streeft een gecontroleerde groei na met gemeenten die liggen in het beheersgebied van de beide waterschappen. De RBG zorgt ervoor dat deze groei niet ten koste gaat van de kwaliteit van dienstverlening aan de bestaande deelnemers. De gemeente Zuidplas ligt in het beheersgebied van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard en vormt voor de RBG een natuurlijke samenwerkingspartner. De gemeente zet in op een slagvaardige en compacte organisatie die haar taken adequaat uitvoert met een kwalitatief goede dienstverlening. Daarin hoort ook een geleidelijke en zorgvuldig begeleide outsourcing van de uitvoerende belastingprocessen. Op basis hiervan heeft de gemeente Zuidplas zich georiënteerd op de mogelijkheden om de uitvoerende belastingtaken uit te besteden.

Dit heeft ertoe geleid dat er gesprekken zijn gevoerd met de RBG om na te gaan of samenwerking in dat verband zinvol zou kunnen zijn. Daarop hebben de gemeente Zuidplas en de RBG in december 2023 een intentieverklaring ondertekend waarin is afgesproken om in juni 2024 - op basis van een daartoe strekkend voorstel - te besluiten of de toetredingsprocedure in werking zal worden gesteld.

2.2 Doelstelling van de beoogde samenwerking De doelstelling van de beoogde samenwerking is in de intentieverklaring als volgt verwoord: •

•

het vergroten van de efficiency, de effectiviteit, kwaliteit en continuïteit bij de uitvoering van de belastingprocessen alsmede het ontzorgen van de inwoners, bedrijven en deelnemende organisaties; door middel van het uitbesteden van belastingtaken er een structureel financieel voordeel ontstaat voor de huidige deelnemers van de RBG (of in ieder geval geen financieel nadeel).

Pagina 7 van 34

Daarbij geldt te allen tijde behoud van autonomie op het gebied van het belastingbeleid (tariefstelling / verordeningen etc.). Ook blijft de herkenbaarheid als deelnemende gemeente na toetreding gewaarborgd. Hierbij wordt gestreefd het uitvoeringsbeleid (niet de tariefstelling) met de overige deelnemers van de RBG af te stemmen en waar mogelijk te uniformeren.

2.3 Voordelen van de beoogde samenwerking Samenwerking tussen waterschappen en gemeenten op het gebied van de belastingprocessen heeft naast de voordelen van schaalvergroting ook de voordelen van ‘het ontdubbelen van de klant’. Immers: de ingezetenen en de bedrijven van het waterschap zijn dezelfde als van de inliggende gemeenten. Waterschap en gemeente beschikken als zelfstandige decentrale overheden ieder voor zich over een eigen belastinggebied met eigen decentrale belastingen voor dezelfde burger en dezelfde bedrijven. Anders gezegd: waterschap en gemeente bedienen dezelfde brievenbus. Dit gegeven en het feit dat het waterschap en de gemeente veelal dezelfde belastingprocessen kennen en ook gebruikmaken van dezelfde gegevens en gegevensbronnen, maakt de belastingsamenwerking tussen waterschap en gemeente tot een ideale combinatie. Er is dus sprake van een grote overlap in werkzaamheden ten aanzien van belastingen die op de gecombineerde aanslag kunnen. Processen kunnen daarom worden geïntegreerd en bepaalde werkzaamheden behoeven slechts eenmaal te worden uitgevoerd (ontdubbelling). Voorbeelden van deze ontdubbelling zijn: • • • • • • •

beheer van dezelfde gegevens (onder andere muteren); kosten kadaster, porti- en drukkosten aanslagen, aanmaningen en dergelijke; afhandeling kwijtscheldingsverzoeken; minnelijke en wettelijke schuldhulpverlening afhandeling plichtbezwaarschriften en beroepszaken; (dwang)invorderingsacties; betalingsverwerking; klantencontacten, balie en kas.

Het is evident dat deze ontdubbelling in werkzaamheden (naast de schaalwinst) niet alleen een kostenbesparing oplevert, maar ook de dienstverlening naar de burger ten goede komt. De één loket gedachte komt hiermee heel praktisch een stap dichterbij: de burger heeft met één uitvoeringsinstantie te maken voor al zijn lokale belastingzaken. Voor de burger betekent dit heel concreet dat veel van zijn inspanningen die te maken hebben met de lokale belastingen ook ontdubbeld worden. Hij hoeft in de meeste gevallen: eenmaal te betalen, eenmaal kwijtschelding aan te vragen, eenmaal bezwaar te maken en eenmaal te bellen.

Pagina 8 van 34

3. Scope van het onderzoek Bij het vaststellen van de scope hebben we rekening met de onderdelen van het belastingproces (gegevensbeheer, waarderen, heffen en bezwaar en beroep) en de verschillende belastingsoorten. In onderstaande tabel vatten we de scope van deze rapportage samen. # Belastingsoort / processtap 1 OZB-eigendom 2 OZB-gebruik NW 3 Rioolrecht / rioolheffing 4 Afvalstoffenheffing 5 Forensenbelasting 6a Precariobelasting - structureel 6b Precariobelasting - incidenteel 7 Leges 8 Roerende zaakbelasting 9 Toeristenbelasting 10 Biz**

Gegevensbeheer ja ja ja ja ja ja nee nee ja ja deels

Waarderen ja ja n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Heffen / innen ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja

Bezw./ber. ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja

* In de gemeente Zuidplas wordt geen reinigingsrecht geheven omdat bedrijven verplicht zijn de afvalstoffenafvoer zelf te regelen, de gemeente levert deze dienst niet voor bedrijven.

** Voor de Biz verzorgt de RBG de aanlevering van de betreffende ondernemers aan de gemeente. De gemeente verzorgt de draagvlakmeting en de communicatie met de ondernemers. De RBG verzorgt vervolgens de heffing en inning van de Biz. -

In de scope van het onderzoek is daarnaast opgenomen: 11. Het aanpassen van de belastingverordeningen blijft een taak van de gemeenten zelf. Wel levert de RBG de advisering over het aanpassen van de belastingverordeningen. 12. Hetzelfde geldt voor het gemeentelijke belastingbeleid. De RBG formuleert geen beleid, maar adviseert de gemeente in de beleidsvoorbereiding. 13. De regie- en accounthoudersrol en -functie wordt in het onderzoek nader uitgewerkt. 14. Klantenbalie en klantcontact is onderdeel van de scope en wordt in het onderzoek nader uitgewerkt. Hierbij gaat het om de afwikkeling van klantvragen. 15. Hoe om wordt gegaan met de groeiopgave van de gemeente Zuidplas wordt in de scope opgenomen. 16. De taken in het kader van het meetwerk voor de BAG Het proces van de BAG blijft de gemeente zelf uitvoeren en valt buiten de scope. Het meetwerk voor de BAG (voor de WOZ-waarderingen) wordt echter wel door de RBG uitgevoerd en gratis terug geleverd aan de gemeente. Dit is een extra service die bij de gemeente ook de BAG-afdeling kan ontlasten en is daarom onderdeel van de verkenning. De beschreven scope hanteren we als leidraad voor de inhoud van de volgende hoofdstukken.

Pagina 9 van 34

4. Beschrijving huidige taakuitvoering In dit hoofdstuk worden de taken binnen de vastgestelde scope nader beschreven en wordt de huidige taakuitvoering en processen van de RBG naast de huidige taakuitvoering van de gemeente Zuidplas gezet, zoals volgt uit de gehouden bijeenkomsten, individuele gesprekken en beschikbare documenten. We beschrijven de taken en indien beschikbaar het kwaliteitsniveau per onderdeel van het belastingproces.

4.1 Verschillenanalyse belastingprocessen en -soorten De belastingheffing is een autonome gemeentelijke taak. De tarieventabellen blijven ten alle tijden verantwoordelijkheid van de gemeenten zelf. Wel is het ten behoeve van een efficiënte uitvoering van de belastingprocessen wenselijk om het uitvoeringsbeleid zoveel mogelijk te harmoniseren. Daarom zijn in het kader van dit onderzoek de verschillen in kaart gebracht in het uitvoeringsbeleid tussen de gemeente Zuidplas en de RBG. Een uitgebreide beschrijving van de overeenkomsten en verschillen is opgenomen in bijlage 1 en 2 van dit rapport. Samenvattend kent de huidige belastinguitvoering binnen de gemeente Zuidplas ten opzichte van de belastinguitvoering bij de RBG de volgende bijzonderheden: Onderwerp Afvalstoffenheffing Forensenbelasting

Toeristenbelasting

Roerende zaakbelasting

Zuidplas Vast tarief en gedifferentieerd tarief per lediging / per zak. Dit is nieuw voor de RBG. In de verordening van de gemeente Zuidplas is opgenomen dat een bestuurlijke boete kan worden opgelegd bij overtreding van de regels. Dit is niet van toepassing bij de RBG. In de verordening van de gemeente Zuidplas is opgenomen dat een bestuurlijke boete kan worden opgelegd bij overtreding van de regels. Dit is niet van toepassing bij de RBG Deze belasting heeft betrekking op de woonarken. Zuidplas kent deze belasting, Delft, Schiedam en Vlaardingen heffen deze niet. Afvalstoffenheffing voor deze objecten doet de gemeente Zuidplas zelf.

Met de genoemde bijzonderheden wordt door de RBG in de uitvoering van de taken rekening gehouden. Voorts kan op basis van een analyse van de belastingprocessen in beide organisaties worden geconcludeerd dat in de uitvoering van de belastingprocessen weinig verschillen zijn tussen de RBG en de gemeente Zuidplas. De belangrijkste verschillen betreffen het betalingsregime bij de invordering en het kwijtscheldingsbeleid. Dit vormt derhalve een aandachtspunt bij de harmonisatie.

Pagina 10 van 34

4.2 Uitvoering belastingsoorten In deze paragraaf wordt de huidige uitvoering per belastingsoort samengevat voor de RBG-gemeenten en de gemeente Zuidplas. Onderdeel Gemeente OZB-eigendom OZB-gebruik NW Rioolrecht / rioolheffing Afvalstoffenheffing Reinigingsrecht Hondenbelasting Forensenbelasting Precariobelasting Grafrechten/ lijkbezorgingrechten Haven-, kade en opslaggelden Leges Roerende zaakbelasting Toeristenbelasting Reclamebelasting Woonwagenrecht Woonschepenrecht BIZ-bijdrage

RBG Schiedam ● ● ● ● ● ●

Vlaardingen ● ● ● ● ● ●

○

○

●

●

○

○ ○ ●

● ● ● ●

○

○

● ● ● ● ●

●

● ● ●

○ ○ ○

○ ○ ○

●

●

Delft ● ● ● ● ●

○ ○

● ●

○ ○ ●

○ ○ ○

Zuidplas Zuidplas ● ● ● ●

○ ○ ● ●

○ ○

In de tabel is te zien, dat de meeste belastingsoorten die de gemeente Zuidplas wil inbrengen, overeenkomen met de belastingtaken die de RBG in de huidige situatie al voor de gemeenten uitvoert. Bij toetreding van de gemeente Zuidplas voert de RBG twee nieuwe belastingsoorten uit, de forensenbelasting en de roerende zaakbelasting. De uitvoering van de belastingtaken door de RBG heeft betrekking op de belastingen die een fiscale grondslag hebben (en dus geen privaatrechtelijke) en bij aparte aanslag worden opgelegd en niet contant (bijvoorbeeld bij de publieksbalies) worden afgerekend. Een meer uitgebreide beschrijving (vooral voor wat betreft de uitzonderingen op de leges als vermeld in de tarieventabellen van de gemeentelijke legesverordeningen) is opgenomen in het takenregister van de RBG dat onderdeel uitmaakt van de gemeenschappelijke regeling.

Pagina 11 van 34

4.3 Personeel en personele kosten in de huidige situatie bij RBG en Zuidplas De kosten en personele bezetting van de RBG (begroting 2024) en de gemeente Zuidplas zijn in kaart gebracht met behulp van een vragenlijst die zij hebben ingevuld. Daarbij is uitgegaan van de jaarrekening 2023 van gemeente Zuidplas. In onderstaande tabel is de formatie voor de belastingtaken weergegeven op basis van de cijfers van 2023. Let op: vanwege de koppeling aan de Waterschapswet kan de RBG geen BTW verrekenen. De begroting en de geraamde bijdragen aan de deelnemers is derhalve inclusief BTW opgenomen. De gemeentelijke deelnemers kunnen via opgave doorschuif BTW de bijdrage deels compenseren. De bedrag van de gemeente Zuidplas zijn opgenomen exclusief BTW.

Onderdeel Belastingen

RBG

Zuidplas

formatie

bezetting

formatie

bezetting

112,7

105,5

5,77

5,58

1,25

1,25

7,02

6,83

Overig TOTAAL

3

112,70

105,5

De taken op het gebied van belastingen betreffen het beheer van de Basisregistratie WOZ, beheer subjecten en grondslagen voor alle belastingen, aanslagoplegging, heffen, innen, kwijtschelden, taxeren, behandelen bezwaar- en beroepschriften, opstellen belastingverordeningen, uitvoeren van de zelfevaluatie voor de waarderingskader, opstellen producten P&C cyclus, applicatiebeheer, kredietbeheer, klantcontact en ondersteuning en overig. Onder overig valt in de gemeente Zuidplas beleidsvoorbereiding (1 fte) en management (naar rato). Meer dan de helft van de bezetting bestaat uit inhuurkrachten, maar deze worden als min of meer structureel beschouwd en uit het personele budget bekostigd. De huidige personele kosten worden verkregen door de inschalingskosten te vermenigvuldigen met de daar bijbehorende formatie. De aldus verkregen personele kosten voor de taakuitvoering zijn in onderstaande tabel weergegeven. Onderdeel Belastingen Overig TOTAAL

RBG4 € € €

Zuidplas5 9.385.400 9.385.400

€ € €

400.860 112.500 513.360

3 In de begroting van 2024 is een formatie opgenomen van 112,7 f.t.e. per 1 januari 2024. Ten opzichte van 2022 is dit een reductie van 4,0 f.t.e. Dit

is het gevolg van efficiencyslagen die de afgelopen jaren bij de RBG zijn doorgevoerd. 4 Begroting RBG 2024. Bedragen inclusief BTW. 5 Begroting gemeente Zuidplas 2023. Bedragen exclusief BTW.

Pagina 12 van 34

De personele kosten (lonen en premies) voor de uitvoering van de taken bedragen voor de RBG in totaal € 9,4 miljoen en voor de gemeente Zuidplas in totaal € 0,5 miljoen. De personele kosten zijn het grootste deel van de totale kosten die toegerekend kunnen worden aan het uitvoeren van de belastingtaken.

4.4 Overige kosten in de huidige situatie bij RBG en Zuidplas Naast personele kosten zijn ook de inhuurkosten, materiële lasten, ICT kosten, en kapitaallasten opgevraagd. De resultaten hiervan zijn in onderstaande tabel toegevoegd aan de personele lasten. Kostensoort Personeelslasten inclusief opleiding Inhuurkosten Woz-kosten Materiële lasten ICT kosten Kapitaallasten Overige indirecte lasten SUBTOTAAL Saldo overige kosten en opbrengsten TOTAAL

€ € € € € € € € € €

RBG6 9.797.500 857.300 1.274.700 3.057.700 2.134.100 0 1.963.500 19.084.800 -2.660.200 16.424.600

€ €

Zuidplas7 513.360 175.000

€ € € € € € €

69.475 182.000 18.050 330.000 1.248.410 -15.000 1.272.885

Het budget voor inhuur is bij de RBG vooral bedoeld als flexibele schil. Inhuur is grotendeels seizoensafhankelijk. Er wordt bijvoorbeeld ingehuurd voor de permanente marktanalyses en herwaarderingen van woningen en niet-woningen, bezwaar- en beroep afhandeling en het innen van dwanginvorderingen (voor de RBG) en voor het klantcontactcentrum bij pieken in het telefoonaanbod. De WOZ-kosten betreffen de kosten voor Waterschappen voor het gebruikmaken van de WOZ-waarden voor de belasting Watersysteemheffing gebouwd. De materiële lasten betreffen o.a. accountantskosten, proceskostenvergoedingen, kosten voor MijnOverheid.nl, Kadaster, Cyclomedia, kantoorhuur, et cetera. Voor Zuidplas wordt vooral taxatiecapaciteit ingehuurd en capaciteit voor de afhandeling van bezwaar- en beroepszaken. De kosten voor dwanginvordering (via Cannock Chase) zijn opgenomen onder de materiële lasten. De ICT-kosten betreffen de kosten voor onderhoud, hosting en licentiekosten van het belastinginformatiesysteem en de kantoorautomatisering. De kapitaallasten voor Zuidplas hebben betrekking op K2Belastingen. De overige indirecte lasten bestaan binnen de beide organisaties uit de nietdirect toerekenbare kosten aan de belastingprocessen. Binnen de gemeente Zuidplas gaat het om een deel van de inzet van de klantenbalie maar ook om het proportionele deel van de staf en ondersteuning (overhead) van de gemeente.

6

Begroting RBG 2024. Bedragen inclusief BTW.

7 Jaarrekening gemeente Zuidplas 2023. Bedragen exclusief BTW

Pagina 13 van 34

4.5 Kengetallen belastingen Zuidplas en de RBG In deze paragraaf wordt ingegaan op de belangrijkste werklast- en kostenbepalende factoren voor de taakuitvoering op het gebied van belastingen zoals deze in 2023 gelden voor de gemeenten die samenwerken in de RBG. In de onderstaande tabel zijn de belangrijkste werklastbepalende factoren weergegeven. Proces

Kengetal Waterschappen

Alle processen WOZ Heffen Innen Klantinformatie

Inwoners WOZ objecten Aanslagregels Aanslagbiljetten Kwijtscheldingen Aanslagbiljetten

2.981.932 1.013.483 76.275 1.013.483

Delft 103.581 58.035 352.034 63.295 5.995 63.295

RBG Schiedam 79.279 41.875 217.136 47.301 3.414 47.301

Vlaardingen 73.924 40.546 199.926 45.010 3.397 45.010

Zuidplas Zuidplas 46.981 24.646 93.851 39.406 591 39.406

Bij deze aantallen moet worden aangemerkt, dat in het proces van heffen, innen en klantinformatie gewerkt wordt met gecombineerde aanslagen en aanslagbiljetten. Naast de in bovenstaande tabel opgenomen kengetallen zijn er mogelijk nog andere belangrijke werklastbepalende factoren te onderkennen, zoals het aantal verschillende belastingsoorten. Ten behoeve van de berekening van de toekomstige werklast en bijdrage van de gemeente Zuidplas (zie verder § 5.2) heeft de RBG de in de tabel weergegeven kengetallen gebruikt als grondslag, omdat deze kengetallen het meest betrouwbaar zijn en in het algemeen een goede grondslag vormen voor de structurele verdeling van werklast en kosten.

4.6 Kwaliteit van de WOZ-administratie Belastingen vormen een belangrijk onderdeel van de begrotingen van de deelnemers en van de gemeente Zuidplas. Wanneer de heffing en/of de inning niet goed lopen, komt de financiering van de deelnemers min of meer onder druk te staan. De RBG moet dus op tijd de juiste prestaties (in termen van belastinginkomsten) leveren. Bovendien is het zeer schadelijk voor het aanzien van de deelnemers wanneer de aanslagen niet juist worden opgelegd. Betrouwbaarheid betreft de juistheid, volledigheid en controleerbaarheid van de uitvoering. Zaken die ook in het kader van ‘good public governance’ een belangrijke rol spelen. RBG De kwaliteit van de belastingprocessen en de data wordt binnen de organisatie gekenmerkt door bedrijfszekerheid en wordt bereikt door gebruik te maken van beproefde methoden en technieken, vooral op het vlak van ICT. Daarnaast wordt de bedrijfszekerheid vergroot door schaalvergroting waardoor kwetsbare posities zoveel mogelijk voorkomen worden. Een derde aspect hierin is een transparante en controleerbare procesgang waarbij het onderdeel interne controle volop aandacht krijgt.

Pagina 14 van 34

De RBG heeft de aflopen jaren veel werk gestoken in de kwaliteit van de data en processen. Dit is door de Waarderingskamer gewaardeerd met de maximale score van vijf sterren. Van de gemeentelijke aanslagen wordt 99% (tijdig) opgelegd in de eerste twee maanden van het jaar. Gemeente Zuidplas De gemeente Zuidplas heeft in geconstateerd dat de uitvoering van de Wet WOZ op onderdelen voor verbetering vatbaar is. De Waarderingskamer heeft eind maart een onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de belastingprocessen van de gemeente Zuidplas, op basis waarvan wordt verwacht dat de Waarderingskamer haar oordeel naar beneden gaat bijstellen. Om de benodigde kwaliteitsslag te kunnen maken is een gedetailleerd plan van aanpak opgesteld. Dit plan omvat diverse acties die zijn gericht op het (op korte termijn) verbeteren van de processen en de nauwkeurigheid van de waarderingen.

Pagina 15 van 34

5. Toekomstige situatie In de onderzochte toekomstige situatie voert de RBG de belastingtaken uit voor de gemeente Zuidplas. In dit hoofdstuk worden de kenmerken van de nieuwe situatie beschreven bij uitvoering door RBG.

5.1 Missie en visie Regionale Belasting Groep De missie van de RBG luidt als volgt: De RBG maakt het mogelijk om het heffen en innen van de lokale belastingen en waardering van objecten op een betrouwbare, doelmatige en klantgerichte wijze uit te voeren. De medewerkers van de RBG werken daarbij servicegericht en hebben oog voor vernieuwing. Het visiedocument “De RBG 2.0 onderscheidend in Belastingen” vormt voor de periode 2020-2025 de basis voor onze uitvoering van onze werkzaamheden. Als organisatie zijn we continu in ontwikkeling. We willen onderscheidend zijn op het gebied van heffen en invorderen van lokale belastingen. -

Wij sturen op kwaliteit en zijn klantgericht. Wij willen op een maatschappelijk verantwoorde, eigentijdse en pragmatische wijze onze taak uitvoeren. Wij hebben bevlogen en vakkundige medewerkers. Wij optimaliseren de schaalvoordelen van de organisatie door samenwerking met andere belastingsamenwerkingen en stimuleren groei vanuit maatschappelijk oogpunt.

Een goede kwaliteit van geleverde diensten is een voorwaarde voor een klantgerichte organisatie. Klanten en deelnemers moeten erop kunnen vertrouwen dat de RBG juiste, tijdige en betrouwbare aanslagen oplegt en dat de inning goed verloopt. We zullen onze klanten altijd centraal stellen. Als klanten vragen hebben, kunnen ze via diverse kanalen contact opnemen met de RBG en worden ze snel en deskundig geholpen. We willen dat klanten een positief gevoel hebben over de dienstverlening van de RBG. We maken gebruik van de mogelijkheden die ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, data en dienstverlening bieden. De mogelijkheden voor selfservice via digitale diensten worden verder uitgebouwd. We zijn op zoek naar beproefde (nieuwe) methoden en technieken die onze uitvoering kunnen verbeteren. Ook investeren we in vakkundige en bevlogen medewerkers, deze zijn voorwaardelijk om tevreden klanten en deelnemers te hebben. We willen een aantrekkelijke werkgever zijn die medewerkers een uitdagende werkomgeving biedt. Daarnaast blijft de intentie van de RBG om te groeien en is gericht op toetreding van inliggende gemeenten binnen de beheersgebieden van onze 2 waterschappen. Vanuit oogpunt van doelmatigheid is er financieel voordeel te behalen. Groei is vanuit de grootte van de organisatie en robuustheid geen must.

Uit maatschappelijk oogpunt is uitbreiding van de RBG met nieuwe gemeenten altijd een goede zaak. De totale uitvoeringskosten worden lager en het is voor de klant prettiger. De klant heeft dan immers met één Pagina 16 van 34

uitvoeringsorganisatie te maken voor zijn lokale belastingen. Hij hoeft dan maar eenmaal te bellen, te betalen, bezwaar te maken of kwijtschelding aan te vragen voor al zijn lokale belastingen. We werken samen met andere belastingorganisaties om ook kosten gezamenlijk te dragen. Zo kunnen wij profiteren van (elders) ontwikkelde best practices. Tevens werken wij samen met onze gemeentelijke deelnemers bij het bepalen van de oppervlakte van woningen. Dat betekent dat de gemeenten dit onderdeel van de BAG-werkzaamheden zelf niet meer uitvoeren. De levering van deze gegevens door de RBG aan de gemeenten gebeurt kosteloos. Met de deelnemende gemeenten zijn hiervoor werkafspraken opgesteld.

5.2 Personeel en kosten in de nieuwe situatie bij RBG en Zuidplas Wanneer de in de scope genoemde taken voor Zuidplas door de RBG worden uitgevoerd, wijzigt de benodigde personele capaciteit bij beide partijen als volgt: Onderdeel

RBG formatie

Belastingen

116,7 (+4,0)

Zuidplas bezetting

formatie

bezetting

105,5

0,0 (-5,77)

0,0 (-5,58)

1,25 (-0,00)

1,25 (-0,00)

1,25 (-5,77)

1,25 (-5,58)

Overig TOTAAL

116,70 (+4,0)

105,5

In de tabel is te zien, dat de formatie bij de RBG minder sterk groeit dan dat de formatie bij de gemeente Zuidplas daalt. Dit komt enerzijds door de ontstane schaalvoordelen (mede als gevolg van bulkprocessen) en anderzijds omdat het huidige personeel de relatief beperkte taakuitbreiding kan opvangen. De personele kosten vormen het merendeel van de aan de belastingtaak toe te wijzen kosten. Naast de personele kosten worden voor de uitvoering van de belastingtaken materiële lasten (vooral voor ICT), kapitaallasten en overige indirecte lasten gemaakt. Het financiële effect van de toetreding van de gemeente Zuidplas bij de RBG is als volgt (bedragen hebben betrekking op het primaire begrotingsjaar 2024, bedragen in miljoenen euro’s, inclusief BTW): Kostensoort Personeelslasten inclusief opleiding Inhuurkosten Woz-kosten Materiële lasten ICT kosten Kapitaallasten Overige indirecte lasten SUBTOTAAL Saldo overige kosten en opbrengsten TOTAAL

RBG € € € € € € € € € €

9.797.500 857.300 1.274.700 3.057.700 2.134.100 0 1.963.500 19.084.800 -2.660.200 16.424.600

€ € € € € € € € € €

RBG inclusief Zuidplas 10.150.500 857.300 1.274.700 3.147.700 2.195.100 0 1.995.500 19.620.800 -2.700.200 16.920.600

Pagina 17 van 34

Bijdrage voor belastingtaken RBG De bijdrage van de afzonderlijke deelnemers van de RBG in de begroting is gebaseerd op een kostenverdeelsleutel, waarin elke deelnemer wordt belast met het aandeel van de werkzaamheden die de RBG voor die deelnemer verricht in de vijf hoofdprocessen. De verdeelsleutel is gebaseerd op: Kosten WOZ: Kosten Heffen: Kosten Innen: Kosten Kwijtschelding: Kosten Klanteninformatie:

Aantal WOZ-objecten Aantal aanslagregels Aantal aanslagbiljetten Aantal kwijtscheldingsverzoeken Aantal aanslagbiljetten

Verder is ten behoeve van de kostenverdeling het uitgangspunt dat de kosten voor klanteninformatie volledig worden toegerekend aan de waterschappen en de gemeenten Vlaardingen en Schiedam, omdat Delft gebruik maakt van het eigen KCC. Daarnaast zullen de kosten voor de WOZ worden toegerekend aan de gemeenten, behalve de kosten die de waterschappen dienen te betalen voor het gebruik van de WOZ-waarde voor hun watersysteemheffing gebouwd. Deze kosten worden alleen aan de waterschappen toegerekend. De bijdrage van de gemeente Zuidplas in de begroting van de RBG wordt geraamd op € 846.300 (dit is een bedrag inclusief btw). Kostensoort (x 1 mln.) RBG (bedrag incl. BTW) Gemeente Zuidplas (excl. BTW)

€ €

Waarvan eigen kosten (excl. BTW) Waarvan bijdrage aan RBG (incl. BTW)

€ €

Huidig 16,425 € 1,27 € 1,27 0,00

Nieuw

€ €

Verschil 16,921 € 1,27 €

0,50 0,00

0,42 0,85

- 0,85 + 0,85

€ €

In het bedrag van € 846.300 is niet betrokken het bedrag dat de gemeente aan door te schuiven btw kan compenseren bij het BTW-compensatiefonds. Op basis van de begroting 2024 van de RBG is de raming dat een bedrag van € 55.300 door gemeente Zuidplas kan worden gecompenseerd, waardoor de geraamde netto bijdrage voor de deelname in de RBG € 791.000 bedraagt. Wanneer de gemeente Zuidplas de deelnemersbijdrage aan de RBG in de doorschuif-BTW verrekent, is de bijdrage in de RBG voor de gemeente dus € 0,79 miljoen in plaats van € 0,85 miljoen. Dit leidt tot het volgende overzicht: Kostensoort (x 1 mln.) RBG (bedrag incl. BTW) Gemeente Zuidplas (excl. BTW)

€ €

Waarvan eigen kosten (excl. BTW) Waarvan bijdrage aan RBG (incl. BTW)

€ €

Huidig 16,425 € 1,27 € 1,27 0,00

€ €

Nieuw

Verschil 16,921 € 1,21 €

0,50 - 0,06

0,42 0,79

- 0,85 + 0,79

€ €

In de tabel is te zien, dat de kosten voor de uitvoering van de belastingtaken inclusief de uitvoering voor de gemeente Zuidplas bij de RBG zullen stijgen met € 0,5 miljoen, en dat de kosten voor de uitvoering van de belastingtaken bij de gemeente Zuidplas licht dalen (met € 60.000). In de nieuwe situatie is de opbouw van Pagina 18 van 34

de kosten voor Zuidplas uiteraard wezenlijk anders; het grootste deel van de kosten bestaan in de nieuwe situatie grotendeels uit de bijdrage aan de GR RBG. De bijdrage zal - bij een gelijkblijvend takenpakket - in meerjarig perspectief normaliter alleen stijgen op basis van de loon- en prijsindex. Voor de gemeente Zuidplas geldt een majeure groeiopgave van 8.000 woningen in de Zuidplaspolder. Over de effecten hiervan op de kosten van deze en de kostenverdeelsleutel zullen in de implementatiefase nadere afspraken worden gemaakt. Overblijvende personele capaciteit bij de gemeente Zuidplas In de mogelijk toekomstige situatie waarbij de gemeente Zuidplas de taken heeft overgedragen aan de RBG, zal er binnen de gemeente Zuidplas zowel beleidscapaciteit nodig blijven (de beleidsmatige bevoegdheden blijven het domein van de bestuursorganen van de deelnemers) als een aanspreekpunt voor de RBG nodig zijn. Dit aanspreekpunt wordt meestal ingevuld door een accounthouder, een regiefunctionaris of een adviseur verbonden partijen. Hiervoor wordt binnen de gemeente Zuidplas een capaciteit van 1,00 f.t.e. geraamd. Welke taken en werkzaamheden met deze rol gepaard gaan, is in een bijlage opgenomen. Naast de beleidsfunctie en de regiefunctionaris of de adviseur verbonden partijen zal versnipperd in de organisatie (management)capaciteit betrokken blijven bij de belastingtaken.

Hiervoor wordt 0,25 f.t.e. geraamd, waardoor het totaal van de belasting-gerelateerde personele capaciteit bij de gemeente Zuidplas in de nieuwe situatie op 1,25 f.t.e. komt.

Pagina 19 van 34

5.3 Invulling eigenaars- en opdrachtgeversrol Zuidplas en de RBG In deze paragraaf gaan we in op de invulling van de eigenaars- en opdrachtgeversrol van de deelnemers in de RBG. Rechtsvorm De RBG heeft de juridische vorm van een gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). In een openbaar lichaam zijn onder andere de bevoegdheidsverdeling, de besluitvormingsstructuur, het toezicht, de begroting en jaarrekening, toetreding en uittreding en openbaarheid goed gewaarborgd; zeker voor een publiekrechtelijke taak als belastingheffing en –inning en de uitvoering van de Wet WOZ. Kenmerkend voor het openbaar lichaam is dat het een rechtspersoon is en dat het daardoor zelfstandig kan deelnemen aan het rechtsverkeer en zelfstandig personeel kan aannemen. De gezagsverhouding en aansturing is geregeld in een algemeen bestuur (AB), dat bestaat uit leden van de colleges van de deelnemende organisaties. Het AB kiest uit haar midden een dagelijks bestuur (DB) en een voorzitter. De deelnemers dragen alle bevoegdheden, die samenhangen met de uitvoering van het heffen en innen van de lokale belastingen en de uitvoering van de Wet WOZ, over aan het samenwerkingsverband. Het betreft uitdrukkelijk de uitvoerende bevoegdheden, omdat de beleidsmatige bevoegdheden het domein blijven van de respectievelijke bestuursorganen van de deelnemers.

Zij blijven autonoom verantwoordelijk voor de vaststelling van hun eigen belastingverordeningen en tariefstelling. Stemverhouding Zeggenschap in het kader van de deelname aan de gemeenschappelijke regeling heeft betrekking op de invloed die de deelnemers binnen de bestuursorganen kunnen uitoefenen op de besluitvorming. Daarbij is de invloed binnen het hoogste bestuursorgaan, zijnde het algemeen bestuur, het meest relevant. Bij het bepalen van de stemverhouding is de kostenverdeelsleutel voor de begroting uitgangspunt en tevens de afspraak dat de beide waterschappen evenveel zeggenschap hebben. Op deze wijze wordt tegemoet gekomen aan het belang van ieder van de deelnemers in de RBG, uitgedrukt in hun bijdrage aan de begroting. Na toetreding van de gemeente Zuidplas zijn de aandelen van de deelnemers als volgt: Deelnemer

Huidig aandeel in mln. € (B2024) na actualisatie kentallen

Huidig aandeel %(B2024) na actualisatie kentallen

Gemeente Delft

€

2,18

13,6%

€

2,16

13,0%

Gemeente Schiedam

€

1,51

9,0%

€

1,49

9,0%

Gemeente Vlaardingen

€

1,47

9,4%

€

1,45

8,6%

€

0,85

5,1%

Gemeente Zuidplas

Aandeel in mln. € met Zuidplas (B2024)

Aandeel % met Zuidplas (B2024)

Waterschappen

€

11,26

68,0%

€

10,97

64,3%

TOTAAL

€

16,42

100%

€

16,92

100% Pagina 20 van 34

Voor de bepaling van de zeggenschap - tot uitdrukking gebracht in het aantal stemmen dat een vertegenwoordiger namens zijn college heeft - zijn de percentages van de kostenaandelen afgerond. Daarmee krijgen we de volgende verdeling van de stemmen over de leden van het AB: • • • • •

Het lid namens het dagelijks bestuur van het waterschap heeft 16,5 stemmen (samen hebben de waterschappen 66 stemmen, elk waterschap heeft 33 stemmen) Het lid namens het college van B&W van de gemeente Delft heeft 12 stemmen Het lid namens het college van B&W van de gemeente Vlaardingen heeft 9 stemmen Het lid namens het college van B&W van de gemeente Schiedam heeft 9 stemmen Het lid namens het college van B&W van de gemeente Zuidplas heeft 5 stemmen.

In de praktijk wordt in alle situaties gestreefd naar unanimiteit in de besluitvorming. Samenstelling bestuursorganen Algemeen bestuur Omdat wettelijk is bepaald dat het dagelijks bestuur moet bestaan uit minimaal drie leden (inclusief de voorzitter) is er voor gekozen om het algemeen bestuur in ieder geval te laten bestaan uit meer dan zes leden, om te voorkomen dat het dagelijks bestuur ‘de meerderheid’ heeft in het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur bestaat daarom uit 8 leden; te weten: • • • • • •

2 leden namens het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap van Delfland 2 leden namens het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard 1 lid namens het college van B&W van de gemeente Delft 1 lid namens het college van B&W van de gemeente Vlaardingen 1 lid namens het college van B&W van de gemeente Schiedam 1 lid namens het college van B&W van de gemeente Zuidplas

De bestuurssamenstelling en stemverhouding binnen het algemeen bestuur is opgenomen in artikel 7 respectievelijk artikel 11 van de aangepaste gemeenschappelijke regeling. Als in de toekomst de kostenverdeling substantieel wijzigt bijvoorbeeld door toetreding van een nieuwe gemeente, dan zal de stemverhouding daarop worden aangepast en de gemeenschappelijke regeling op dit punt worden gewijzigd. Dagelijks bestuur Het wettelijke minimum voor het aantal leden van het dagelijks bestuur is bepaald op 3 leden inclusief de voorzitter. Een groter aantal bestuurszetels is gezien de omvang van het algemeen bestuur ook niet noodzakelijk. De leden van het dagelijks bestuur en de voorzitter worden gekozen door en uit het midden van het algemeen bestuur.

Pagina 21 van 34

Het aantal leden van het dagelijks bestuur blijft gehandhaafd op 3 leden, waarbij 2 leden gekozen worden uit het midden van de beide waterschappen en 1 lid uit het midden van de gemeenten. Het is aan het algemeen bestuur om de leden van het dagelijks bestuur aan te wijzen. Besluitvorming op basis van unanimiteit Er is een aantal onderwerpen waarbij bestuurlijke belangen een rol van betekenis spelen: • • • •

Vaststelling van de begroting, de financiële bijdrage van de deelnemers en de jaarrekening Toetreding van nieuwe deelnemers tot de gemeenschappelijke regeling Wijziging van de gemeenschappelijke regeling Opheffing van de gemeenschappelijke regeling

Gezien het bestuurlijk belang van deze onderwerpen worden besluiten daarover genomen op basis van unanimiteit. De zeggenschapsverdeling zoals die tot uitdrukking komt in de hierboven beschreven stemverhouding moet in samenhang gezien worden met de besluitvorming op basis van unanimiteit bij genoemde bestuurlijk relevante onderwerpen.

5.4 Uittredingsbepalingen In de (nieuwe, Wgr-proof) tekst van de gemeenschappelijke regeling RBG zijn de artikelen 41 tot en met 45 gewijd aan de procedure die wordt gevolgd in geval van uittreding van een deelnemer. Samengevat geldt bij uittreding dat partijen in goed overleg met elkaar de uittreding organiseren, waarbij: • • •

Het verzoek tot uittreding twee jaar van tevoren moet zijn ontvangen door de RBG Er een uittredingsplan wordt opgesteld waarin de gevolgen van de uittreding worden geregeld. Het uittredingsplan wordt door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld. Als onderdeel van het uittredingsplan een berekening van de uittreedsom wordt gemaakt. De RBG brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten in rekening inclusief een risico-opslag van 10% onder aftrek van eventuele baten en de waarde van de formatie die de uittredende gemeente overneemt.

De overige bepalingen over de uittreding zijn voornamelijk procedureel van aard.

Pagina 22 van 34

6. Transitieproces- en kosten In dit hoofstuk komen de uit- en invlechtingsaspecten aan de orde die samenhangen met de overdracht van de taken, het personeel, de zeggenschap en de data. Ook komt de inrichting van de projectorganisatie voor de implementatie en de stappen en volgordelijkheid aan de orde. Tenslotte wordt een inzet- en kostenbegroting opgesteld voor de transitieperiode.

6.1 Overdracht van de taken Omdat de RBG in de gemeente Zuidplas reeds de waterschapsbelasting oplegt en int, zijn enkele bronbestanden reeds beschikbaar bij de RBG. Voor de WOZ-administratie is de gemeente Zuidplas verantwoordelijk voor wat betreft de aanlevering van complete en juiste object- en subjectgegevens. Bij de overdracht van de taken is het uitgangspunt ‘schoon door de poort’. Dit betekent in de praktijk dat de WOZen BAG-data bij de RBG compleet en juist beschikbaar moet zijn, voordat de overige toetredingsvoorbereidingen van start kunnen gaan. Hiermee zijn er twee transitieprocessen te onderscheiden, te weten: a) De activiteiten en werkzaamheden die samenhangen met het bewerkstelligen van het breed gewenste kwaliteitsniveau zoals door beide partijen is afgesproken ten behoeve van het uitgangspunt ‘schoon door de poort’ zoals in een plan van aanpak is vastgelegd. b) De activiteiten en werkzaamheden die samenhangen met het overnemen van de taken van de gemeente Zuidplas door de RBG per toetredingsdatum. Ad a)

Transitieproces a) bestaat uit een korte termijntraject (2024) en een langere termijntraject (2025). Het korte termijn traject is erop gericht om de data ten behoeve van de aanslagoplegging voor het belastingjaar 2025 op kwalitatief voldoende peil te brengen en van de Waarderingskamer toestemming te verkrijgen om te beschikken8. Daarbij ligt het zwaartepunt op de objectgegevens van de niet-woningen. Het langere termijntraject is erop gericht de belastingprocessen en -data in de volle breedte op zodanig niveau te brengen dat een soepele overgang van de WOZ-data naar de RBG kan worden gerealiseerd ten behoeve van de aanslagpoplegging voor belastingjaar 2026.

Ad b)

Transitieproces b) kan pas in werking treden als transitieproces a is afgerond, omdat pas na transitieproces a kan worden voldaan aan het uitgangspunt ‘schoon door de poort’. Wanneer de Waarderingskamer toestemming geeft om te beschikken (medio januari 2025) is het benodigde kwaliteitsniveau bereikt. De gemeente Zuidplas zal niet eerder een toetredingsverzoek indienen dan wanneer dit niveau is bereikt.

Ten behoeve van transitieproces a) werkt de gemeente Zuidplas intensief samen met de RBG om de objectadministratie op het niveau te brengen waarop de RBG zelf de aanslagopleggingen baseert.

8

Wanneer de gemeente Zuidplas ervoor kiest om de intentieverklaring op basis van dit onderzoek te verlengen, is het raadzaam de herwaardering ten behoeve van de aanslagoplegging 2025 uit te voeren gelijk de wijze waarop dit bij de RBG gebeurt.

Pagina 23 van 34

Uitgangspunt ten aanzien van transitieproces b) is voorts dat de gemeente Zuidplas zelf alle lopende zaken (opleggingen tot en met het laatst zelf opgelegde belastingjaar) tot een afronding brengt (ook de bezwaaren beroepsprocedures). Ten behoeve van transitieproces b) geldt verder, dat in het kader van dit onderzoek de volgende aandachtspunten zijn in de uitvoering van de belastingprocessen: a. De gemeente Zuidplas en de RBG maken grotendeels gebruik van dezelfde systemen voor de uitvoering van de belastingtaken b. De RBG heeft reeds de beschikking over de toegekende oppervlakten binnen de gemeente Zuidplas. Bij de overdracht van de WOZ-data zijn alleen de waarderingsgegevens nog een aandachtspunt. Daarbij gaat het vooral om de coderingen. c. Ten behoeve van een efficiënte uitvoering van de belastingprocessen na toetreding is het wenselijk om het uitvoeringsbeleid zoveel mogelijk te harmoniseren. De gemeente Zuidplas en de RBG zullen gezamenlijk optrekken om over de verschillen in het uitvoeringsbeleid (zoals opgenomen in bijlage 1 en 2) harmonisatievoorstellen te doen. Met deze aandachtspunten wordt tijdens de implementatie rekening gehouden.

6.2 Besluitvormingsproces Op basis van dit onderzoek beslist het college van de gemeente Zuidplas in overleg met de RBG of zij een verzoek tot toetreding indient bij het bestuur van de RBG en zo ja wanneer deze toetreding, gelet op de uitkomsten van dit onderzoek, het beste kan plaatsvinden. Globaal ziet de planning van de besluitvorming er als volgt uit:

Gelet op de beoordeling van de kwaliteit van de WOZ-administratie van de gemeente Zuidplas concluderen beide partijen dat nu nog niet kan worden voldaan aan het uitgangspunt ‘schoon door de poort’. De gemeente Zuidplas wil de komende periode benutten om de kwaliteit op het benodigde niveau te brengen en moet beslissen of zij hierbij gebruik wil maken van het aanbod van de RBG om hierbij ondersteuning te leveren. Pagina 24 van 34

6.3 Personele transitie Met de uitbreiding van de taken heeft de RBG extra personele capaciteit nodig. Het betreft vooral extra capaciteit op het gebied van de WOZ-administratie (met name waarderingscapaciteit). Partijen hanteren de volgende uitgangspunten voor de personele transitie: 1. Partijen hebben uitgesproken dat in de transitie van de taken geen gedwongen ontslagen aan de orde zijn. 2. Het huidige personeel in dienstverband dat meer dan 50% van hun tijd werkzaam is voor de belastingtaken bij de gemeente Zuidplas zal worden gematcht met de taakuitbreiding bij de RBG. Het betreft in de gemeente Zuidplas de medewerkers met de functies Adviseur B, Administratief Medewerker B en Applicatiebeheerder. 3. Over de procedure van de matching zullen partijen nadere afspraken maken, welke zullen worden vastgelegd in een protocol van overgang. Hierbij zal rekening worden gehouden met geldende sociale statuten. 4. De RBG spant zich in om de medewerkers van de gemeente Zuidplas die niet 1 op 1 kunnen worden overgenomen op andere beschikbare vacatures als voorkeurskandidaat te laten solliciteren. 5. Voor de medewerkers die werkzaamheden uitvoeren binnen de scope van de taakoverdracht die niet door de RBG overgenomen willen of kunnen worden zal de gemeente Zuidplas een intern traject van werk naar werk doorlopen. 6.

Medewerkers gaan er bij de overgang van de gemeente Zuidplas naar de RBG rechtspositioneel niet op achteruit. Hiertoe zal een arbeidsvoorwaardenvergelijking worden opgesteld. 7. Na overgang van de medewerkers zal de RBG het verschil tussen betaling en eigen inschaling afzonderlijk bij de gemeente Zuidplas in rekening brengen. 8. In de aanloop naar de datum van toetreding stemmen partijen onderling de nieuw ontstane vacatures af. Op het moment dat de gemeente Zuidplas een toetredingsverzoek aan de RBG heeft gedaan wordt een vacaturestop ingesteld voor deze taken bij beide partijen. 9. De werkgevers zorgen ervoor, dat het personeel uiterlijk drie maanden voorafgaand aan de beoogde toetredingsdatum duidelijkheid heeft over de rechtspositie. Dit betekent dat de medewerkers vóór die datum een passend aanbod / een voorlopige plaatsingsbrief hebben ontvangen.

6.4 Incidentele transitiekosten Voor ieder van de genoemde transitieprocessen zullen kosten worden gemaakt. a. Aan de hand van de bevindingen van de Waarderingskamer (27/3/2024) heeft de gemeente Zuidplas separaat ten behoeve van transitieproces a) een plan van aanpak opgesteld. De met dit plan van aanpak samenhangende incidentele inzet en kosten worden door de gemeente Zuidplas afzonderlijk in beeld gebracht. Voor het bewerkstelligen van het breed gewenste kwaliteitsniveau start de gemeente Zuidplas een kwaliteitsverbeteringsproject op, waarbij indien gewenst de RBG ondersteuning levert. Dit project start zo snel mogelijk en loopt door tot het beoogde resultaat is bereikt.

Pagina 25 van 34

b. De activiteiten en werkzaamheden die samenhangen met het overnemen van de taken van de gemeente Zuidplas door de RBG per toetredingsdatum worden gevormd door de eventuele in te schakelen projectleiderscapaciteit voor de uitvlechting van de taken, data en bevoegdheden bij de gemeente Zuidplas en voor de invlechting van de taken, data en bevoegdheden bij de RBG. De RBG heeft de gemeente Zuidplas aangeboden om te ondersteunen bij het realiseren van de benodigde kwaliteitsslag. Hier zijn kosten aan verbonden. Het is aan de gemeente Zuidplas om te beslissen of en zo ja op welke wijze zij de capaciteit van de RBG hierbij wil inzetten.

Pagina 26 van 34

7. Conclusies Uit dit onderzoek blijkt, dat op de niet-kwalitatieve aspecten geen belemmeringen lijken te bestaan voor toetreding van de gemeente Zuidplas bij de RBG, omdat: a. De gemeente Zuidplas de beoogde toekomstbestendigheid en vermindering van de kwetsbaarheid kan realiseren. b. De RBG door toetreding van de gemeente Zuidplas schaalvoordelen kan behalen voor haar deelnemers, mede omdat de gemeente Zuidplas in het verzorgingsgebied ligt van één van de deelnemende waterschappen. c. De berekende toekomstige bijdrage van de gemeente Zuidplas aan de RBG plus de achterblijvende kosten ongeveer gelijk zijn aan de huidige situatie voor de uitvoering van de belastingtaken binnen de gemeente. d. Er goede afspraken kunnen worden gemaakt over de overgang van het personeel van de gemeente Zuidplas naar de RBG. e. Er wel verschillen bestaan in de wijze van uitvoering tussen de gemeente Zuidplas en de RBG (bijvoorbeeld op de invorderingstermijnen), maar dat deze te harmoniseren zijn. f. De zeggenschapsverhoudingen in de RBG voor de gemeente Zuidplas en voor de huidige deelnemers helder zijn en de totstandkoming van deze verhoudingen conform de afspraken zijn die binnen de gemeenschappelijke regeling gelden. g. De toekomstige groeidoelstelling van de gemeente Zuidplas zal aan de zeggenschapsverhoudingen worden getoetst op een nader te bepalen moment.

Beide partijen hebben voorts geconstateerd, dat het voor de RBG niet mogelijk is om bij toetreding van de gemeente Zuidplas per 1 januari 2025 de kwaliteit van de taakuitvoering voor al haar deelnemers op het huidige hoge niveau te behouden9. Om het huidige hoge niveau wel te kunnen behouden, is een kwalitatief goede overdracht van de data van de gemeente Zuidplas aan de RBG nodig op basis van het uitgangspunt ‘schoon door de poort’ ofwel een overdracht van kwalitatief goede data van de gemeente Zuidplas aan de RBG. Beide partijen hebben na transparante gegevensuitwisseling en intensieve en constructieve gesprekken geconstateerd, dat aan dit uitgangspunt op dit moment niet kan worden voldaan10. Hierdoor is toetreding van de gemeente Zuidplas tot de RBG per 1-1-2025 niet realiseerbaar.