Bijlage 1 Nota Vastgoed 2015 A15.001351
Tekst van het document
Nota Vastgoedbeleid
Vastgoed vast goed!
Augustus 2015 Corsa nummer: A15.001351
2
Inhoud Inhoud................................................................................................................................. 3 Samenvatting ...................................................................................................................... 4 1
Inleiding ................................................................................................................... 5 1.1
2
Grond- en Vastgoedbedrijf gemeente Zuidplas .......................................................... 6 2.1 2.2 2.3
3
Kostprijsdekkende huren ............................................................................................................... 30 Overgangsperiode .......................................................................................................................... 32
Vastgoedbeleid: beheer en onderhoud ................................................................... 33 9.1 9.2 9.3
10
Invalshoeken huur/aankoop/ontwikkeling .................................................................................... 26 Huur van nieuw benodigd vastgoed .............................................................................................. 27 Aankoop van nieuw benodigd vastgoed ........................................................................................ 28 (Her)Ontwikkeling van nieuw vastgoed ......................................................................................... 28
Vastgoedbeleid: verhuur......................................................................................... 30 8.1 8.2
9
Verkoop.......................................................................................................................................... 22 Herontwikkeling van de (vastgoed)locatie .................................................................................... 24 Sloop .............................................................................................................................................. 25 Tijdelijke verhuur ........................................................................................................................... 25
Vastgoedbeleid: benodigd vastgoed........................................................................ 26 7.1 7.2 7.3 7.4
8
Typen vastgoed .............................................................................................................................. 19
Vastgoedbeleid: dispositie van vastgoed ................................................................. 22 6.1 6.2 6.3 6.4
7
Wettelijk kader .............................................................................................................................. 15 Relaties met ander beleid .............................................................................................................. 16
Vastgoedbeleid: algemeen ...................................................................................... 19 5.1
6
Doelstelling vastgoedbeleid Zuidplas............................................................................................. 13 Uitwerking portefeuillestrategie .................................................................................................... 13
Wettelijk kader en relaties met ander beleid........................................................... 15 4.1 4.2
5
Grond- en Vastgoedbedrijf als onderdeel van de afdeling Ruimte .................................................. 6 Groeimodel organisatie ................................................................................................................... 9 Rolverdeling sturing op vastgoed binnen gemeente ..................................................................... 11
Toewerken naar strategisch vastgoedbeheer .......................................................... 13 3.1 3.2
4
Leeswijzer ........................................................................................................................................ 5
Onderhoudsniveau ........................................................................................................................ 33 Onderhoudscategorieën ................................................................................................................ 35 Demarcatie onderhoud door huurder – verhuurder ..................................................................... 35
Financiën ................................................................................................................ 37 10.1 10.2 10.3 10.4
Financiële uitgangspunten ............................................................................................................. 37 ‘isi o s ........................................................................................................................................... 37 Reserve Vastgoedbedrijf ................................................................................................................ 38 Inzicht in resultaten ....................................................................................................................... 40
Bijlage 1: Vastgoedlijst augustus 2015 ................................................................................ 41
3
Samenvatting Uit onderzoek van de TU Delft blijkt dat de ongeveer 390 Nederlandse gemeenten jaarlijks 300 tot 400 miljoen euro verspillen, doordat niet efficiënt wordt omgaan met het gemeentelijk vastgoed. Ook voor de gemeente Zuidplas geldt dat er een flinke verbeterslag gemaakt kan worden, als het gaat om het professionaliseren van de vastgoedsturing. In deze Nota wordt aangegeven welke organisatorische en beleidsmatige wijzigingen doorgevoerd worden om de vastgoedportefeuille zakelijker in te gaan zetten. Kern van het verhaal is dat er met een nieuwe, centrale blik naar het vastgoed gekeken wordt. Hierbij wordt het vastgoed binnen de gemeentelijke organisatie gepositioneerd als middel in relatie tot te dienen beleidsdoelen. Doel van de gemeente is om de vastgoedportefeuille zakelijker in te gaan zetten, met een focus op efficiënt gebruik, een goede bezetting van de gebouwen (voorkomen van leegstand) en om te komen tot een portefeuillestrategie op basis waarvan toekomstige vraag en aanbod optimaal op elkaar worden afgestemd, met het gemeentelijk beleid als toetsingskader. De rol van de vastgoedportefeuille is faciliterend en ondersteunend aan het beleid door te voorzien in de huisvestingsbehoefte. Vastgoed wordt ingezet als middel om beleid te ondersteunen en maatschappelijke doelen te realiseren die niet op andere wijze, via de markt, tot stand kunnen komen.
Dit betekent dat het gemeentelijke vastgoedbezit (maatschappelijk) rendement genereert, maar dat het bezit geen doel op zich is. Het gaat om het verwezenlijken van de gemeentelijke beleidsdoelen. In deze lijn hanteert de gemeente de volgende beleidsuitgangspunten: De gemeente streeft er naar de vastgoedportefeuille zo klein mogelijk te maken en te houden (in relatie tot de te dienen beleidsdoelen). Het gaat hierbij niet alleen over eigendom van vastgoed maar ook over het gebruik in de vorm van huur, erfpacht en dergelijke. Uitgangspunt van het vastgoedbeleid is om organisaties zo adequaat mogelijk te huisvesten. De gemeente streeft ernaar om initiatief van vastgoedontwikkeling zoveel mogelijk aan de markt over te laten, waarbij de inzet van gemeentelijke middelen wordt beperkt. Om dit te bereiken is op eenduidige wijze inzicht in de samenstelling van de vastgoedportefeuille nodig, in de kwalitatieve staat van de verschillende gebouwen, in het daadwerkelijke gebruik en in de afspraken die hieraan ten grondslag liggen. De Nota biedt de handvatten om te groeien naar een duurzame vastgoedportefeuille die in omvang bepaald wordt door de te verwezenlijken beleidsdoelen. Door toepassing van moderne (ver)bouwtechnieken wordt het gemeentelijk vastgoed qua inrichting en gebruik multifunctioneler en flexibeler inzetbaar, zodat meer organisaties gebruik kunnen maken van het aanbod.
Hierdoor worden o je te eter e ut e leegsta dsrisi o s erlaagd. Door bundeling van activiteiten kunnen locaties die vervolgens geen beleidsdoel meer dienen worden herontwikkeld of afgestoten.
4
1
Inleiding De drie rechtsvoorgangers van Gemeente Zuidplas beschikten ieder over een portefeuille van vastgoedobjecten. Na mutaties in de jaren sinds de fusie bezit de gemeente daarvan nu nog circa 70 vastgoedobjecten. Binnen deze vastgoedportefeuille zijn zeer diverse functies te onderkennen. De samenstelling van de vastgoedportefeuille van de voormalige gemeenten tot een nieuwe portefeuille is niet vanzelfsprekend de meest optimale portefeuille die past bij de visie en beleidsdoelen van de gemeente Zuidplas. Daarnaast was er tot de vorming van het vastgoedbedrijf sprake van een verdeelde verantwoordelijkheid door de gemeentelijke organisatie. Dit heeft geleid tot minder sturing en het efficiënt omgaan met vastgoed. In deze nota wordt nader ingegaan op het gemeentelijk vastgoedbeleid. Door middel van deze nota wordt het vastgoedbeleid binnen de gemeente eenduidig vastgelegd. De gemeente wil daarbij op een eenduidige wijze inzicht krijgen in de samenstelling van de vastgoedportefeuille, op de kwalitatieve staat van de verschillende gebouwen, op het daadwerkelijke gebruik en de afspraken die hieraan ten grondslag liggen.
De vastgoedportefeuille wordt zakelijk ingezet, met een focus op efficiënt gebruik, een goede bezetting van de gebouwen (voorkomen van leegstand) en om te komen tot een portefeuillestrategie op basis waarvan toekomstige vraag en aanbod optimaal op elkaar worden afgestemd, met het gemeentelijk beleid als toetsingskader. Vastgoed is hiermee een middel om beleidsdoelen te realiseren. Deze Nota Vastgoedbeleid vormt het fundament voor het vastgoedbeleid en de ontwikkelingen binnen de vastgoedportefeuille en de organisatie rondom het vastgoed. De nota is een eerste stap op weg naar professionalisering van het vastgoedmanagement binnen de gemeente Zuidplas.
1.1 Leeswijzer Hoofdstuk 2 gaat nader in op de concentratie van vastgoed op één centrale plek in een vastgoedorganisatie binnen de gemeente Zuidplas. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de organisatie, taken en rollen van de verschillende afdelingen en op het groeimodel van de gemeente Zuidplas daar binnen. Vanuit deze centrale organisatie wordt het mogelijk om strategisch te gaan sturen op de vastgoedportefeuille, zodanig dat dit toegevoegde waarde gaat bieden voor de gemeente Zuidplas. Hoofdstuk 3 gaat nader in op het strategisch sturen op vastgoed. Hoofdstuk 4 geeft een overzicht van de wettelijke kaders en de relaties met ander beleid in de gemeente Zuidplas. Hoofdstuk 5 gaat in op het algemene vastgoedbeleid, waarbij het beleid per type vastgoed nader wordt behandeld. Dit algemene beleid wordt vervolgens nader uitgewerkt in beleid op het gebied van het afstoten van vastgoed (hoofdstuk 6) en het gebied van nieuw benodigd vastgoed (hoofdstuk 7). Hoofdstuk 8 gaat nader in op het verhuurbeleid en hoofdstuk 9 gaat in op het beheer en onderhoud van de vastgoedobjecten. In hoofdstuk 10 wordt nader ingegaan op de financiële kaders en rapportage van resultaten. Beleidsrichtlijnen Om de leesbaarheid te bevorderen worden beleidsrichtlijnen in de tekst voorafgegaan door het sy ool en vervat in een kader. 5
2
Grond- en Vastgoedbedrijf gemeente Zuidplas Uit onderzoek van de TU Delft blijkt dat de ongeveer 390 Nederlandse gemeenten jaarlijks 300 tot 400 miljoen euro verspillen, doordat niet efficiënt wordt omgaan met het gemeentelijk vastgoed. Ook voor de gemeente Zuidplas geldt dat er een flinke verbeterslag gemaakt kan worden, als het gaat om het professionaliseren van de vastgoedsturing. Om een verbeterslag te maken in de vastgoedsturing is in de recent doorlopen reorganisatie gekozen om binnen de gemeente Zuidplas een vastgoedbedrijf in te richten. Dit vastgoedbedrijf is samen met het grondbedrijf opgegaan in het Grond- en Vastgoedbedrijf als onderdeel van de afdeling Ruimte. Het gemeentelijk Grond- en Vastgoedbedrijf stuurt actief in de vastgoedportefeuille. Een vastgoedbedrijf heeft een aantal jaren nodig om tot volledige wasdom te komen. In deze nota wordt daarom ook ingegaan op de inrichting en het groeimodel voor het Grond- en Vastgoedbedrijf. Er zijn binnen de gemeente meerdere belanghebbende organisatie-eenheden betrokken bij het vastgoed (de afdelingen Bedrijfsvoering, Samenleving en Ruimte). Door het beheren (portefeuillemanagement) van het vastgoed centraal te laten geschieden kan gebruik gemaakt worden van gebundelde expertise en wordt er integraler gestuurd op de totale portefeuille.
2.1 Grond- en Vastgoedbedrijf als onderdeel van de afdeling Ruimte Het integrale portefeuillemanagement en daarmee de uitvoering van het vastgoedbeleid, inclusief de daarbij bevoegde middelen & organisatie (FTE), de vastgoedobjecten zelf, de bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden is ondergebracht in één gemeentelijke organisatie bij de afdeling Ruimte.
Er is gewerkt aan de herpositionering van de vastgoedfunctie binnen de gemeentelijke organisatie. Vanuit het verleden zijn veel vastgoedzaken opgepakt door de afdeling Samenleving. Dit hing nauw samen met het faciliteren van maatschappelijke instellingen en verenigingen. De vastgoedtaken zijn overgedragen aan het Grond- en Vastgoedbedrijf. De afdeling Samenleving blijft daarbij verantwoordelijk voor het waarborgen van maatschappelijke doelstellingen. Voor wat betreft de huisvesting van de gemeentelijke organisatie lagen voorheen de vastgoedtaken bij de afdeling Bedrijfsvoering. Ook hiervoor is het vastgoed gecentraliseerd binnen het Grond- en Vastgoedbedrijf. De afdeling Bedrijfsvoering blijft verantwoordelijk voor de facilitaire zaken. Meer over de rolverdeling van de verschillende betrokken partijen staat opgenomen in paragraaf 2.3.
2.1.1 Uitgangspunten vastgoedmanagement Algemeen uitgangspunt bij de vorming van het Grond- en Vastgoedbedrijf is dat alle expertise ten aanzien van het vastgoedmanagement gebundeld wordt binnen de organisatie. De expertise op het ge ied a de progra a s e het eleid en dus de wens en behoefte aan vastgoed wordt geleverd door de verantwoordelijke afdelingen. 6
Uitgangspunten bij de uitvoering van vastgoedmanagementactiviteiten zijn: • een bundeling van (expertise van) vastgoedfuncties; • een zakelijke en heldere relatie met in- en externe partners; • een bedrijfseconomische benadering, gericht op langdurende kostprijsdekkende exploitatie (levenscyclus benadering); • efficiënte processen; • financiële transparantie; • beheersing risi o s.
2.1.2 Kerntaken Grond- en Vastgoedbedrijf als vastgoedeigenaar
Het Grond- en Vastgoedbedrijf treedt binnen de gemeente Zuidplas op als vastgoedeigenaar en is verantwoordelijk voor het strategisch portefeuillemanagement binnen de gemeentelijke doelstellingen.
Het nieuwe Grond- en Vastgoedbedrijf heeft een aantal specifieke kerntaken. Deze worden hieronder per kerntaak nader toegelicht. Portefeuillemanagement Het (strategisch) portefeuillemanagement richt zich op het sturen op een efficiënte en effectieve vastgoedvoorraad binnen de gestelde gemeentelijke doelstellingen. Het Grond- en Vastgoedbedrijf doet dit door: • te sturen op realisatie van flexibele, courante en multifunctionele gebouwen; • efficiënt invullen van de vastgoedvraag vanuit de afdelingen; • zoeken naar dwarsverbanden tussen de diverse gebruikers; • te sturen op bezettingsgraad en het voorkomen van leegstand en overaanbod; • te zoeken naar optimalisaties, het op het juiste moment aankopen en afstoten van gebouwen, afwegen van huur, koop of ontwikkeling. • te sturen op restwaarde en verhouding kosten en kwaliteit. Het portefeuillemanagement vormt een belangrijke pijler voor het vastgoedbeleid van de gemeente Zuidplas. In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op de wijze waarop de gemeente wil toewerken naar strategisch beheer van de portefeuille. Propertymanagement Propertymanagement betreft het dagelijks operationeel vastgoedbeheer gericht op het efficiënt beheer en onderhoud van de gebouwen. Dit omvat alle activiteiten betreffende het planmatig en dagelijks onderhoud, schoonmaak, beveiliging, contractbeheer, facturatie etc.
Ook het vestigen van rechten (bijvoorbeeld het recht van opstal) valt hieronder. De planning van het meerjarig onderhoud zal worden uitgevoerd door het cluster Beleid & Beheer van de afdeling Ruimte, onder coördinatie van het Grond- en Vastgoedbedrijf.
7
2.1.3 Kerntaken Grond- en Vastgoedbedrijf als (interne) makelaar
Binnen de gemeente treedt het Grond- en Vastgoedbedrijf op als makelaar bij vastgoedtransacties en voorziet ze in de huisvesting van de gemeentelijke onderdelen.
Het Grond- en Vastgoedbedrijf is binnen de gemeente de interne makelaar en ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij vastgoedtransacties. Zij voorziet in de huisvestingsbehoefte van de gemeentelijke onderdelen door de volgende alternatieven te beoordelen en aan te bieden: het verhuren van beschikbare ruimte binnen de eigen vastgoedportefeuille; ruimte huren bij derden; (ver)kopen van vastgoed. Het Grond- en Vastgoedbedrijf zorgt ervoor dat in samenspraak met alle belanghebbenden te allen tijde de voor de gemeente meest rendabele oplossing wordt gevonden.
2.1.4 Kerntaken Grond- en Vastgoedbedrijf als ontwikkelaar
Bij de ontwikkeling van nieuwe vastgoedobjecten treedt het Grond- en Vastgoedbedrijf op als ontwikkelaar in opdracht van de betrokken afdelingen.
In verschillende situaties is het mogelijk dat er nieuw vastgoed ontwikkeld moet worden. Het Gronden Vastgoedbedrijf zorgt in deze gevallen voor de ontwikkeling van deze vastgoedobjecten. Dit doet zij vrijwel uitsluitend in opdracht van de vraag van afdelingen. Het Grond- en Vastgoedbedrijf adviseert en ondersteunt de afdelingen direct vanaf de initiatieffase. Uitgangspunten bij de ontwikkeling van nieuw vastgoed zijn: het Grond- en Vastgoedbedrijf begeleidt de realisatie van nieuw vastgoed. De betrokken afdeling levert de ruimtelijke behoefte en functionele eisen en wensen aan het nieuw te bouwen object; het Grond- en Vastgoedbedrijf adviseert over de locatiekeuze; het Grond- en Vastgoedbedrijf berekent op basis van het Programma van Eisen, de stichtingskosten en de kostprijsdekkende huur en sluit dit kort met de afdeling; het Grond- en Vastgoedbedrijf beoordeelt de totale eigendomskosten (investeringskosten en exploitatiekosten over de gehele levensduur bij elkaar opgeteld) en adviseert hierover aan de afdelingen; Het Grond- en Vastgoedbedrijf legt verantwoording af aan de bestuurlijk opdrachtgever over de besteding van ter beschikking gestelde nieuwbouwkredieten. Het is bij nieuwbouwopgaven van belang dat het Grond- en Vastgoedbedrijf al vanaf het begin van de ontwikkeling wordt betrokken, zodat zij haar eigenaarbelang en exploitatiedeskundigheid in kan brengen.
Dit kan zijn dat vanuit de bestaande portefeuille oplossingen worden aangedragen voor het huisvestingsvraagstuk, maar het kan ook zijn dat het Grond- en Vastgoedbedrijf al in een vroeg stadium aangeeft wat de consequenties zijn van ontwerpbeslissingen voor de exploitatie en de restwaarde van het gebouw. Het Grond- en Vastgoedbedrijf kan transparant maken welke consequenties dit heeft voor de huurvoorwaarden. Op 8
basis hiervan kan de gemeente een bewuste afweging maken of de maatschappelijke doelen deze consequentie rechtvaardigen. Dit betekent niet dat altijd moet worden gekozen voor de goedkoopste optie, maar het Grond- en Vastgoedbedrijf maakt de overweging in ieder geval transparant.
2.2 Groeimodel organisatie Met het centraliseren van het vastgoed en het sturen op vastgoed wordt een start gemaakt met de ontwikkeling van een vastgoedorganisatie die zorgt voor efficiency en doorgroeit naar een organisatie die structureel zorgt voor toegevoegde waarde voor de gemeente.
De professionalisering van het portefeuillemanagement van vastgoed binnen de gemeente Zuidplas staat nog aan de start van de ontwikkeling. Momenteel wordt er hard gewerkt aan het ontwikkelen van zicht op de inhoud en staat van de vastgoedportefeuille. In de ontwikkeling van de organisatie van het Grond- en Vastgoedbedrijf is een duidelijk groeimodel te herkennen, welke hieronder nader is gevisualiseerd.1 Dit groeimodel gaat uit van de transformatie van een vastgoedorganisatie vanuit de technische rol naar een bedrijfsonderdeel dat (strategische) toegevoegde waarde levert. De transformatie kan worden verdeeld in vijf fasen. De fase waarin de vastgoedorganisatie zich bevindt is een indicator van de toegevoegde waarde die deze organisatie levert aan de gemeente. De fasen worden hierna kort toegelicht.
1
Vertaling van schema Five stages of Corporate Real Estate Development, Joroff 1993, Deloitte 2012 en PWC 2010
9
2.2.1 Fase 1: de beheerder De eerste fase heeft een technische focus. In deze fase is het Grond- en Vastgoedbedrijf met name gericht op het organiseren van de dagelijkse huisvestingsbehoefte van bedrijfsonderdelen en maatschappelijke organisaties, door het bieden van geschikte huisvesting en het kwalitatief in stand houden. De beheerder is aanbod gestuurd, operationeel gericht, technisch van aard en reactief in het handelen. Er is nauwelijks sprake van kostenaansprakelijkheid en de toegevoegde waarde voor de gemeente is nihil.
2.2.2 Fase 2: de controller Vastgoedorganisaties die zich in deze fase bevinden zijn (nog steeds) gericht op het dagelijks invullen van de huisvestingsbehoefte door het bieden van geschikte huisvesting en het kwalitatief in stand houden daarvan. Het verschil met de beheerder is dat dit bij de controller plaats vindt met een belangrijke focus op de minimalisatie van huisvestingslasten. De vastgoedorganisatie analyseert en biedt sturende informatie met het oog op het beheersen van de kosten. Tevens worden de huisvestingslasten in rekening gebracht bij de eindgebruikers. De controller is aanbod gestuurd, operationeel gericht, technisch en financieel van aard en nog steeds reactief in het handelen. De waardetoevoeging voor de gemeente is gericht op het verlagen van de kosten.
2.2.3 Fase 3: de handelaar Vastgoedorganisaties in deze fase zijn met name gericht op het bieden van optimale huisvesting (organisatorisch, financieel en functioneel) door het op een goede manier verbinden van vraag en aanbod. Het doel is om een toegevoegde waarde te kunnen realiseren voor de eindgebruiker. De handelaar is dan ook vooral vraaggericht, adviserend en proactief in het handelen. De waardetoevoeging voor de gemeente is gericht op het verlagen van de kosten, onder andere door standaardisatie. Daarnaast is de waardetoevoeging gericht op het behalen van een (mogelijk beperkt) financieel rendement.
2.2.4 Fase 4: de ondernemer Vastgoedorganisaties die zich in deze fase bevinden benaderen het huisvestingsvraagstuk (organisatorisch, financieel en functioneel) niet meer primair op individueel objectniveau, maar juist vanuit het perspectief van de totale vastgoedportefeuille. Het doel is om toegevoegde waarde / waardecreatie te realiseren voor de gemeente als geheel. De vastgoedorganisatie is meestal een apart bedrijfsonderdeel en is verantwoordelijk voor de eigen kosten en opbrengsten. De organisatie werkt marktconform en berekent aan de eindgebruikers minimaal kostprijsdekkende huren en waar mogelijk marktconforme huren. De ondernemer is vraaggestuurd, adviserend en proactief in haar handelen. De strategie van de organisatie is voor de ondernemer een gegeven. De waardetoevoeging voor de gemeente is gericht op het behalen van een (mogelijk beperkt) financieel rendement.
10
2.2.5 Fase 5: de strateeg De strateeg anticipeert met het huisvestingsbeleid op het ondernemingsbeleid en draagt zo positief bij aan het bedrijfsresultaat, onderscheidend vermogen en de concurrentiepositie van de gemeente. De beslissingen zijn strategisch van aard en houden rekening met trends en (maatschappelijke) ontwikkelingen. De strateeg is vraag-gestuurd, leidend richting bedrijfsonderdelen, proactief in het handelen, draagt bij aan de algehele strategievorming van de organisatie en is eindverantwoordelijk op het gebied van huisvestingsgebruik (organisatorisch, financieel en functioneel). De strateeg kan invloed uitoefenen op de formulering van de ondernemingsstrategie.
2.2.6 Groeiperspectief gemeente Zuidplas Op dit moment bevindt de gemeente Zuidplas zich eigenlijk nog aan de start van dit groeimodel. Met de vorming van een Grond- en Vastgoedbedrijf en de grondige inventarisatie van de vastgoedportefeuille is een belangrijke eerste stap gezet op weg naar een professionele vastgoedbeheerorganisatie. Het Grond- en Vastgoedbedrijf positioneert zich binnen de gemeente duidelijk in de eigenaarsrol. Het Grond- en Vastgoedbedrijf van de gemeente Zuidplas is geen commerciële belegger, maar moet wel kunnen verantwoorden dat het vastgoed op een economisch verantwoorde manier wordt ingezet.
2.3 Rolverdeling sturing op vastgoed binnen gemeente Er zijn binnen de gemeente meerdere belanghebbende organisatie-eenheden bij het vastgoedbestand (de afdelingen Bedrijfsvoering, Samenleving en Ruimte). Het integraal beheren (portefeuillemanagement) van het vastgoedbestand geschiedt centraal. Daarbij zijn er voor de betrokken organisatie-eenheden verschillende rollen te definiëren.
2.3.1 Beleidsvelden en Facilitaire Zaken De beleidssectoren zoals Samenleving en Bedrijfsvoering vervullen op het gebied van vastgoed de rollen van beleidsmaker, strategisch opdrachtgever en subsidieverstrekker. Indien vanuit een gebruiker een huisvestingsbehoefte naar voren komt, formuleren de afdelingen de ruimtelijke vraag vanuit hun werkveld en treden – namens het gemeentebestuur – op als strategisch opdrachtgever. Zij zijn hierbij verantwoordelijk voor het beleidsoverleg met de gebruikers, de prognoses, inhoudelijke programmering en de structurele (financiële) dekking van de nieuwe voorziening. Het Grond- en Vastgoedbedrijf wordt vanaf het initiatief bij de programmering van nieuwe vastgoedvoorzieningen betrokken en is als opdrachtnemer verantwoordelijk voor de vastgoedoplossing. De afdelingen verstrekken eventueel subsidie aan huurders wanneer deze niet (geheel of gedeeltelijk) in staat zijn de kostprijsdekkende huur op te brengen.
2.3.2 Grond- en Vastgoedbedrijf Het Grond- en Vastgoedbedrijf is de centrale vastgoedorganisatie binnen de gemeente en treedt namens de gemeente op als eigenaar van al het gemeentelijk vastgoed. Het Grond- en Vastgoedbedrijf 11
vervult de rol van portefeuillemanager, propertymanager en vastgoedontwikkelaar. Daarnaast treedt het Grond- en Vastgoedbedrijf op als gemeentelijk vastgoedmakelaar.
2.3.3 Huur In het geval van verhuur van gemeentelijk vastgoed wordt gehuurd van het Grond- en Vastgoedbedrijf. Voor het verhuren van vastgoedobjecten worden de modelhuurovereenkomsten van de Raad voor Onroerende Zaken (zie www.roz.nl ) toegepast. Daar waar het model onvoldoende voorziet in de behoefte van de gemeente Zuidplas wordt het model hierop aangepast dan wel een eigen model gebruikt. Een huurovereenkomst tussen de gemeente en de gebruiker is een privaatrechtelijke overeenkomst. Het kan zijn dat de huurder subsidie krijgt voor ondersteuning in zijn werkzaamheden. Deze subsidie is dan afkomstig van de beleidsafdeling en dient ter dekking van de huurkosten, de gebouwgebonden kosten die de huurder zelf heeft, vervanging losse inrichting en inventaris en/of andere zaken. Met het verstrekken van subsidie opereert de gemeente als publiekrechtelijk orgaan. In bepaalde gevallen hoeft de huurder niet de eindgebruiker te zijn. Er zijn situaties waarin een overkoepelende stichting of exploitatiebedrijf vastgoed huurt, maar die op hun beurt het vastgoed weer in gebruik geven of onderverhuren aan de eindgebruikers.
2.3.4 Beheer Het Grond- en Vastgoedbedrijf is als opdrachtgever verantwoordelijk voor de initiële conditiemeting en voor de periodieke actualisatie ervan. Op deze wijze ontstaat er zicht op de kwalitatieve staat van de vastgoedportefeuille. De uitvoering van de conditiemetingen, het opstellen van Meerjarenonderhoudsplannen en beheerplannen wordt aangestuurd door het Grond- en Vastgoedbedrijf. Uitvoering hiervan valt onder de verantwoordelijkheid van het cluster Beleid en Beheer van de afdeling Ruimte. De wijze van de uitvoering van de beheerplannen zal nader worden bepaald; dit kan afhankelijk van de vereiste inzet worden uitgevoerd door de eigen organisatie of extern worden belegd of een mengvorm van voorgaande.
12
3
Toewerken naar strategisch vastgoedbeheer In de circa 70 objecten van de vastgoedportefeuille zijn diverse functies te onderkennen. Hoofdgroepen zijn bijvoorbeeld: woningen, kantoorgebouwen, afvalbrengstations, scholen, rouwcentra, sporthallen en multifunctionele accommodaties (MFA s). In de vastgoedportefeuille zijn diverse vastgoedobjecten die momenteel geen bijdrage leveren aan de beleidsdoelstellingen van de gemeente.
3.1 Doelstelling vastgoedbeleid Zuidplas De samenstelling van de vastgoedportefeuille van de voormalige gemeenten tot een nieuwe portefeuille is niet de meest optimale portefeuille die op een goede manier aansluit bij de visie en beleidsdoelen van de gemeente Zuidplas. De vastgoedportefeuille dient hiertoe consistent te worden geïnventariseerd, geordend en beheerd. De gemeente heeft op eenduidige wijze inzicht in de samenstelling van de vastgoedportefeuille, op de kwalitatieve staat van de verschillende gebouwen, op het daadwerkelijke gebruik en de afspraken die hieraan ten grondslag liggen. Doel van de gemeente is om de vastgoedportefeuille zakelijker in te gaan zetten, met een focus op efficiënt gebruik, een goede bezetting van de gebouwen (voorkomen van leegstand) en om te komen tot een portefeuillestrategie op basis waarvan toekomstige vraag en aanbod optimaal op elkaar worden afgestemd, met het gemeentelijk beleid als toetsingskader.
3.2 Uitwerking portefeuillestrategie Om op een goede manier te komen tot strategisch vastgoedbeheer voor de gemeente Zuidplas is gekozen voor een fasering. Deze fasering kent 3 fasen, waarbij eerst zicht wordt ontwikkeld op de samenstelling en kwalitatieve staat van de portefeuille. Vervolgens wordt de kern van de portefeuille bepaald en ten slotte wordt de portefeuillestrategie ontwikkeld en geïmplementeerd. De fasering om te komen tot het strategisch sturen op vastgoed wordt in onderstaande figuur nader uitgewerkt en toegelicht.
13
•
•
•
Fase 1: Zicht op de portefeuille (september 2015): Voor het optimaal managen van de vastgoedportefeuille is een grondige inventarisatie van het huidige bezit als belangrijkste eerste stap essentieel. In deze fase wordt het bestaande bezit van de gemeente uitgebreid in kaart gebracht, inclusief informatie over het gebruik, de bezetting en de kwaliteit van de gebouwen. Het eindresultaat van deze fase is een compleet overzicht van het vastgoedbezit inclusief alle relevante informatie. Fase 2: Analyse kern van de portefeuille (oplevering eerste MPV begin 2016): Als opmaat naar de ontwikkeling en implementatie van de portefeuillestrategie wordt in fase 2 analyse gemaakt van de huidige portefeuille om te komen tot de kern van de portefeuille. Hiertoe wordt een beleidskader ontwikkeld dat voor de analyse als toetsingsinstrument wordt gebruikt. In het beleidskader worden alle relevante randvoorwaarden vanuit de verschillende beleidsdocumenten verzameld in één overzicht. Met behulp van dit beleidskader en het overzicht van het bezit wordt een analyse gemaakt van de kern van de portefeuille van de gemeente Zuidplas. Door middel van een classificering wordt in de bestaande portefeuille aangeduid welke vastgoedobjecten wel en niet tot de kern van het bezit behoren.
Fase 3: Ontwikkeling & implementatie portefeuillestrategie (uitwerking MPV): In fase 3 wordt per type maatschappelijk vastgoed (cultuur, sport, welzijn, etc) en de gemeentelijke huisvesting op basis van het huidige beleid een strategie voor de toekomst ontwikkeld. Deze strategie vormt samen met het beleidskader de basis waarmee de gemeente strategisch stuurt op vastgoed en waarbij op basis van de confrontatie tussen vraag en aanbod per casus kan worden afgewogen of overgegaan moet worden tot afstoot, investering in onderhoud / verbouwing of dat er mogelijk nieuw vastgoed benodigd is via koop/huur/eigen ontwikkeling. 14
4
Wettelijk kader en relaties met ander beleid
4.1 Wettelijk kader 4.1.1 Wet Markt en Overheid De Wet Markt en Overheid (Wet M en O) bevat gedragsregels voor overheden indien zij ervoor kiezen om goederen of diensten op de markt aan te bieden. Voorbeelden hiervan zijn de verhuur van sportzalen, het verzorgen van groenvoorziening bij particulieren en het aanbieden van reclamediensten. Omdat overheden bij het verrichten van dergelijke economische activiteiten oneigenlijk gebruik kunnen maken van publieke middelen, kan dit leiden tot concurrentievervalsing met bedrijven. De Wet M en O bevat vier gedragsregels die het gelijke speelveld tussen overheden en ondernemingen beogen te creëren: Integrale kostendoorberekening Bevoordelingverbod Gegevensgebruik Functiescheiding Voor het gemeentelijk vastgoed is de integrale kostendoorberekening het belangrijkst. Dit betekent dat alle relevante kosten die samenhangen met een economische activiteit, moeten worden toegerekend en tot uitdrukking moeten komen in tarieven. Het begrip kostprijsdekkende huur wordt hiermee de norm. De Wet M en O kent een aantal uitzonderingen, bijvoorbeeld voor economische activiteiten die plaatsvinden in het algemeen belang. In dat geval is het niet nodig om de integrale kostendoorrekening door te belasten in de tarieven. Op 21 april 2015 is door de gemeenteraad een algemeen belangvaststelling geschied waarin de uitzonderingen goed gemotiveerd zijn.
4.1.2 Vennootschapsbelasting (Vpb) Met de invoering van de vennootschapsbelastingplicht voor overheidsondernemingen vanaf 1 januari 2016 krijgen onder meer gemeenten te maken met het feit dat ze voor een deel van hun activiteiten onder de vennootschapsbelastingplicht gaan vallen. Het uitgangspunt hierbij is het creëren van een gelijk speelveld voor private ondernemingen en daarmee concurrerende overheidsondernemingen. In Vpb-termen is sprake van onderneming als met een duurzame organisatie van kapitaal en arbeid wordt deelgenomen aan het economische verkeer, met het oogmerk om winst te behalen. Wanneer in concurrentie wordt getreden met private aanbieders, kan ook sprake zijn van een onderneming. Bij de exploitatie van vastgoed is niet per definitie sprake van een onderneming. Het criterium hierbij is of met de factor arbeid meer rendement wordt nagestreefd dan de gemiddelde belegger. Indien dit namelijk niet het geval is, is er sprake van normaal vermogensbeheer en is de betreffende activiteit 15
niet Vpb-plichtig. Het lijkt een duidelijke regel, maar betreft in de praktijk een vage norm. Het draait om het antwoord op de vraag of de gemeente de intentie heeft om meerwaarde te creëren, bijvoorbeeld door zelf het onderhoud uit te voeren of de gebruikers van een pand te voorzien van gas, water en licht.
4.1.3 Wetten Primair en Voortgezet Onderwijs (WPO/WVO) Aparte aandacht is nodig voor de rolverdeling bij onderwijshuisvesting. De wederzijdse rechten en plichten tussen gemeente en schoolbesturen zijn vastgelegd in de Verordening Onderwijshuisvesting. De gemeente heeft als taak te zorgen voor huisvesting. Dit kan zij doen door het realiseren van permanente gebouwen, maar kan ook vormgegeven worden door middel van tijdelijke onderwijshuisvesting of huur van ruimte (bijvoorbeeld schoolwoningen). Schoolbesturen zijn normaliter juridisch eigenaar van de permanente schoolgebouwen. De gemeente heeft - vanuit de wetgeving - het zogenaamde economisch claimrecht. Dit houdt in dat elk schoolgebouw, zodra dit permanent geen onderwijsbestemming meer heeft, terugvalt aan de gemeente.
4.2 Relaties met ander beleid 4.2.1 Nota Duurzaamheidsbeleid 2015-2018
Duurzaamheid is een belangrijk speerpunt voor de gemeente. Er ligt een accent op het verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering, waaronder de ontwikkeling, de exploitatie en het beheer en onderhoud van het gemeentelijk vastgoed. Hierbij wordt tevens gekeken naar de voorbeeldfunctie die de gemeente heeft naar haar inwoners en de lokale ondernemers. Eén van de randvoorwaarden is dat duurzame alternatieven in elk geval worden toegepast als dat binnen de gehele exploitatie kostenneutraal mogelijk is. De gemeentelijke ambities ten aanzien van duurzaamheid zijn vastgelegd in de nota Duurzaamheidsbeleid 2015-2018 – Zuidplas: Gewoon Duurzaam. Hieraan is ten aanzien van het gemeentelijk vastgoed verder invulling gegeven in de hoofdstukken 7 en 9 van deze Nota Vastgoed eleid. I de jaarlijkse uit oeri gsprogra a s die orde opgesteld aar aa leidi g a het duurzaamheidsbeleid zal (indien van toepassing) ingegaan worden op de ontwikkelingen die voortvloeien uit het vastgoedbeleid. Speerpunt van het duurzaamheidsbeleid in relatie tot vastgoed is dat in geval van oprichting van gemeentelijk vastgoed de toekomstwaarde wordt verhoogd door specifieke focus op multifunctionaliteit en flexibiliteit van ruimten in de op te richten accommodatie. Op de zoveel mogelijk daken van het gemeentelijk vastgoed zullen zonnepanelen worden geplaatst.
4.2.2 Maatschappelijke doelstellingen
De gemeente Zuidplas moet bestaan uit levendige, vitale dorpen. Vitale dorpen hebben een kwalitatief goed en toegankelijk aanbod van verenigingen, accommodaties en sport- en culturele activiteiten, aansluitend bij de wensen en behoeften van de inwoners. De gemeente stimuleert 16
multifunctioneel gebruik van (sport)accommodaties waarmee een bijdrage wordt geleverd aan het ontstaan van aantrekkelijke ontmoetingsplekken, waar altijd iets te doen is. De gemeente wil dat deze maatschappelijke activiteiten in dorpen morgelijk zijn. De gemeente wil de multifunctionaliteit van het aanbod vergroten door vooral de huidige voorzieningen intensiever te laten gebruiken door meerdere doelgroepen. Daar waar sprake is van overcapaciteit van accommodaties die eigendom zijn van de gemeente, maakt de gemeente afspraken met de verenigingen om het gebruik te optimaliseren. De gemeente is eigenaar van de grond en de accommodaties en verhuurt deze aan de beheerstichtingen of verenigingen. De verenigingen zijn eigenaar van de kantines (in de accommodaties) en zijn primair verantwoordelijk voor onderhoud en renovatie van de kantines.
4.2.3 Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs WPO en WVO schrijven voor dat de gemeente in een verordening regelt hoe de verantwoordelijkheid voor de onderwijshuisvesting geregeld is. De gemeenteraad stelde op 26 mei 2015 deze Verordening vast (R14.000125; A14.002692) die gebaseerd is op een model van de VNG.
Twee onderwerpen in het verlengde van deze verordening zijn verdaagd tot een later moment:Aanpassing/renovatie van schoolgebouwen: deze taak en het budget ervoor is formeel ook aan de besturen toebedeeld. Als aanpassing/renovatie in plaats komt voor vervangende nieuwbouw kan er een taak voor de gemeente aan de orde zijn. Dit onderwerp komt aan de orde bij een bredere bespreking van het Onderwijsbeleid in de gemeenteraad (september/oktober 2015) en kan een neerslag vinden in de Verordening Materiële Financiële Gelijkstelling (dec. 2015) Huurbeleid: hierover gelden nog de afspraken tussen gemeente en schoolbesturen (OOGO), die gemaakt zijn in 2010. Daarin is vastgelegd onder welke voorwaarden onderwijsruimten door derden gebruikt kunnen worden. De rechtmatigheid van deze afspraken wordt betwijfeld in het licht van uitspraken van de Raad van State. In het najaar van 2015 zullen schoolbesturen en gemeente het onderwerp verder bespreken. Zie ook Z15.000611 en de daaraan gekoppelde documenten.
4.2.4 Nota Grondbeleid 2015 In het kader van gebiedsontwikkelingen kan vastgoed strategisch worden aangekocht. De baten en lasten behorende bij het vastgoedobject zijn dan onderdeel van de grondexploitatie. De kaders hiervoor liggen vast in de Nota Grondbeleid 2015. De baten en lasten van het vastgoed dat strategisch is aangekocht blijven onderdeel van de grondexploitatie indien: 1. beoogd wordt het vastgoed binnen de exploitatieperiode van de gebiedsontwikkeling te verkopen; 2. beoogd wordt het vastgoed binnen de exploitatieperiode van de gebiedsontwikkeling tot herontwikkeling te brengen. Indien het vastgoed duurzaam gebruikt zal worden voor andere doeleinden dan de ontwikkeling van het gebied zal het vastgoed onderdeel worden van de vastgoedportefeuille, inclusief de baten en
17
lasten. In alle gevallen zal het (tijdelijk) beheer en onderhoud worden uitgevoerd binnen de vastgoedportefeuille. Zoals vermeld in hoofdstuk 6 van deze nota komt het ook voor dat vastgoed vanuit de vastgoedportefeuille onderdeel wordt van de grondportefeuille. Vastgoed wordt onderdeel van de grondportefeuille nadat het besluit is genomen tot herontwikkeling van de locatie, of tot sloop van het vastgoedobject met het oog op verkoop van de grond. De onderlinge transacties tussen de grondportefeuille en de vastgoedportefeuille vinden plaats op basis van boekwaarde, of de eventueel lagere marktwaarde (op basis van taxatie). Dit betekent dat eventuele boekverliezen door een lagere marktwaarde onderdeel zijn en blijven van de oorspronkelijke portefeuille.
18
5
Vastgoedbeleid: algemeen De rol van de vastgoedportefeuille is faciliterend en ondersteunend aan het beleid door te voorzien in de huisvestingsbehoefte. Vastgoed wordt ingezet als middel om beleid te ondersteunen en maatschappelijke doelen te realiseren die niet op andere wijze, via de markt, tot stand kunnen komen. Dit betekent dat het gemeentelijke vastgoedbezit opbrengst genereert, maar dat het bezit geen doel op zich is. Het gaat om het verwezenlijken van de gemeentelijke beleidsdoelen. In deze lijn hanteert de gemeente de volgende beleidsuitgangspunten: De gemeente streeft er naar de vastgoedportefeuille zo klein mogelijk te maken en te houden. Het gaat hierbij niet alleen over eigendom van vastgoed maar ook over het gebruik in de vorm van huur, erfpacht en dergelijke. Uitgangspunt van het vastgoedbeleid is om organisaties zo adequaat mogelijk te huisvesten. De gemeente streeft ernaar om initiatief van vastgoedontwikkeling zoveel mogelijk aan de markt over te laten, waarbij de inzet van gemeentelijke middelen wordt beperkt.
Beide beleidsuitgangspunten maken dat het risicoprofiel met betrekking tot het vastgoedeigendom van de gemeente Zuidplas wordt gereduceerd. In dit hoofdstuk wordt het algemene beleid van de gemeente Zuidplas voor de verschillende typen vastgoed nader uitgewerkt.
5.1 Typen vastgoed In de kern wordt binnen de gemeente Zuidplas onderscheid gemaakt naar vier typen vastgoed: Maatschappelijk vastgoed Gemeentelijk vastgoed Bijzonder vastgoed Strategisch vastgoed De drie typen worden hieronder nader uitgewerkt.
5.1.1 Maatschappelijk vastgoed / publiek vastgoed Maatschappelijk vastgoed is vastgoed dat is toegewezen aan een maatschappelijke activiteit en waarbij de exploitatie in veel gevallen (gedeeltelijk) door publieke middelen mogelijk wordt gemaakt. Gemeenten hebben de afgelopen jaren al het nodige geïnvesteerd in maatschappelijke voorzieningen. Dit vanuit de gedachte dat leven in de een gemeente meer is dan wonen alleen en dat de kwaliteit van wonen samenhangt met de kwaliteit van het voorzieningenniveau. Maatschappelijk vastgoed levert hierin een belangrijke bijdrage. Kenmerkend voor de portefeuille is het geringe verloop, dat wil zeggen dat de portefeuille vaak over langere tijd stabiel blijft, omdat het voor één of meerdere zeer specifieke functies is ingericht.
19
Maatschappelijk vastgoed gemeente Zuidplas Het in kaart brengen van de langjarige vastgoedbehoefte voor het realiseren van maatschappelijke functies is een stap in de keten om gezondheidszorg, kinderopvang, kunst en cultuur, onderwijs, sociale binding, sport en welzijn voor langere termijn in de gemeente Zuidplas te faciliteren. De gemeente is hierbij verantwoordelijk voor het bieden van de gelegenheid om deze activiteiten uit te oefenen, waarbij het bieden van huisvesting een mogelijkheid is. Bezettingsgraad De bezettingsgraad is de verhouding tussen het aantal uren per periode (bijv. kalenderjaar) dat een maatschappelijke accommodatie beschikbaar is ten opzichte van het aantal uren per periode dat de accommodatie daadwerkelijk gebruikt (verhuurd) wordt. De bezettingsgraad wordt meestal uitgedrukt als percentage van het totaal aantal openingsuren van de accommodatie in een jaar. Bij de verhuur van vastgoed streeft de gemeente Zuidplas in alle gevallen een zo hoog mogelijke bezettingsgraad na. De bezettingsgraad geeft inzicht in het gebruik van het vastgoed, maar geeft geen (direct) inzicht in de financiën van het betreffende vastgoed. Voor bestaande accommodaties geldt een minimum gemiddelde bezettingsgraad van 30%. Voor nieuw te ontwikkelen accommodaties wordt een minimale bezettingsgraad van 50% gehanteerd.
Een duurzame vastgoedportefeuille Combinatie van functies bieden voor maatschappelijke organisaties en de gemeente Zuidplas een belangrijke kans. Hierbij wordt enerzijds gestreefd naar intensief ruimtegebruik en een goede bezettingsgraad. Anderzijds biedt het de maatschappelijke organisaties kansen op kruisbestuivingen tussen de organisatie en uiteindelijk een betere dienstverlening aan de inwoners. Daarom wordt bij vastgoedobjecten het multifunctioneel gebruik door verschillende organisaties gestimuleerd. Bij een gebruik van een object door verschillende functies spreken we van een Multifunctionele Accommodatie (MFA). Om het ruimtegebruik te intensiveren en zo met minder stenen meer organisaties te kunnen huisvesten wordt in de vastgoedportefeuille gestreefd naar flexibele gebruiksmogelijkheden. Dit leidt tot structureel hogere bezettingsgraden, hogere inkomsten voor de huurder en lagere lasten voor de eindgebruiker.
De rol van het Grond- en Vastgoedbedrijf is daarbij cruciaal. Vanuit de positie van het Grond- en Vastgoedbedrijf wordt het namelijk mogelijk om de dwarsverbanden in de gemeentelijke huisvestingsvragen te herkennen en te combineren. De gemeentelijke gebouwen kunnen hierdoor intensiever worden gebruikt en breder worden benut.
5.1.2 Gemeentelijke huisvesting Onder de gemeentelijke huisvesting vallen alle vastgoedobjecten die de gemeente nodig heeft voor het uitoefenen van haar taken. Het gaat hier vooral om kantoren en bedrijfsgebouwen, met ten dele een publieke functie. (balie-functie, raadszaal, etc.) Het gaat dus niet alleen om de gemeentehuizen, 20
maar bijvoorbeeld ook over de loodsen op de gemeentewerf en onderhoudsgebouwen op sportvelden en begraafplaatsen.
5.1.3 Bijzonder vastgoed Bijzonder vastgoed betreft vastgoedobjecten die zeer specifiek zijn, zoals kerktoren, steenoven of een gemaal. Vaak betreffen het niet courante vastgoedobjecten met een hele specifieke functie. Het aantal bijzonder objecten binnen de gemeente is laag. Per geval zal specifiek geanalyseerd moeten worden of het object past binnen de kern van het vastgoed van de gemeente Zuidplas.
5.1.4 Strategisch vastgoed Er kan binnen de gemeente Zuidplas ook sprake zijn van vastgoedobjecten die strategisch worden aangekocht, bijvoorbeeld om een ruimtelijke ontwikkeling in een bepaald gebied mogelijk te maken. De kaders voor strategische aankopen zijn opgenomen in de Nota Grondbeleid. Deze categorie vastgoed wordt binnen deze nota buiten beschouwing gelaten. Per object zal nader bekeken moeten worden in hoeverre er kwalitatieve ingrepen gedaan moeten worden om het gebouw in goede conditie te houden en of er mogelijk sprake is van (tijdelijke) verhuur. Hoe er met het vastgoed omgegaan wordt is afhankelijk van de strategische ontwikkeling die geleid heeft tot de aankoop van het object.
21
6
Vastgoedbeleid: dispositie van vastgoed Wanneer een vastgoedobject leeg komt te staan, er vanuit maatschappelijk belang geen aanleiding is om het pand aan te houden en het ook strategisch niet interessant is om het vastgoed aan te houden, dan wordt door het Grond- en Vastgoedbedrijf gewerkt aan de dispositie van het vastgoed in de vorm van verkoop, herontwikkeling, of sloop. Belangrijke uitgangspunten bij de dispositie van vastgoed zijn het terugdringen van het risicoprofiel voor de gemeente Zuidplas en maximalisatie van de (maatschappelijke) opbrengst voor de gemeente.
Vastgoed kan op dit moment leeg staan of leeg komen te staan door vertrek van de huurder, of omdat het gebruik vervalt als gevolg van maatschappelijke ontwikkelingen. Het Grond- en Vastgoedbedrijf overlegt dan met de verschillende gemeentelijke afdelingen of er vanuit een maatschappelijk belang of het gemeentelijk beleid nog aanleiding bestaat voor het aanhouden van het betreffende pand. Met andere woorden; ondersteunt het betreffende pand nog het huidig beleidsdoel of is er mogelijk sprake van herbestemming van het pand? Op basis van de algemene doelstellingen van het vastgoedbeleid komen panden in de categorieën woningen en bedrijfsmatig vastgoed, vanwege het ontbreken van een directe bijdrage aan de doelstellingen van de gemeente, als eerste in aanmerking voor afstoting. Bij het beoordelen welke objecten voor dispositie in aanmerking komen wordt een onderscheid gemaakt tussen de korte en de langere termijn. In alle gevallen wordt per object een inhoudelijke en financiële analyse gemaakt. Als er geen beleidsdoel meer is kan toch worden besloten om het vastgoed aan te houden. Redenen hiervoor kunnen zijn de strategische ligging of de reële verwachting dat de vraag naar een dergelijke accommodatie in de toekomst weer zal toenemen. Herbestemming van vastgoed in bezit van gemeente is een taak van het Grond- en Vastgoedbedrijf.
Is herbestemming van het vastgoed niet meer aan de orde, dan komen de volgende alternatieven in beeld: • verkoop; • herontwikkeling van de locatie; • sloop.
6.1 Verkoop Het verkoopbeleid is, gezien de algemene doelstelling van het vastgoed, gericht op het verkleinen van de vastgoedportefeuille met die objecten die geen directe bijdrage leveren aan de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente Zuidplas of aan de eigen huisvesting van de gemeente. Indien er daarbij ook geen sprake meer is van strategische (toekomstige) belangen zal primair de mogelijkheid tot verkoop worden onderzocht.
22
Vastgoed dat geen beleidsdoel dient en waarvan de afdelingen hebben aangegeven er geen bestemming meer voor te hebben, wordt – indien de marktomstandigheden dat toelaten – verkocht. Verkoop van vastgoed aan derden geschiedt tegen marktwaarde. Om dit te bewaken wordt er bij ieder te verkopen object door een onafhankelijke en gecertificeerde taxateur een taxatie verricht om de marktwaarde van het object te bepalen.
6.1.1 Doelstelling verkoop Doelstelling van het afstoten van het gemeentelijke vastgoed is het op een effectieve en efficiënte wijze verminderen van de vastgoedportefeuille met objecten die geen (directe) bijdrage leveren aan maatschappelijke doelen of de eigen huisvesting, zodanig dat het risicoprofiel wordt beperkt. Met de verkoop wordt enerzijds de totale beheerskosten van de vastgoedportefeuille verlaagd en aan de andere kant worden (incidentele) opbrengsten gerealiseerd. De incidentele verkoopopbrengsten dienen hoger te zijn dan de netto contante waarde van het doorexploiteren van het betreffende object. Bij het verkopen van objecten wordt gestreefd naar opbrengstmaximalisatie door verkoop tegen een zo laag mogelijk risicoprofiel en zo gunstig mogelijke voorwaarden.
6.1.2 Verkoop op korte termijn Objecten die op korte termijn verkocht kunnen worden, voldoen aan de volgende voorwaarden:
Het object is niet nodig voor gemeentelijke huisvesting of voor maatschappelijke doeleinden of (toekomstige) planuitvoering (strategisch bezit).
Een financiële raming moet uitwijzen dat het afstoten financieel rendabel is.
Van bovenstaande beleidsregels kan incidenteel afgeweken worden op redenen van welstand, planologische redenen, sociale indicatoren, maatschappelijk rendement en/of andere strategische overwegingen die in het belang zijn van de gemeente. Dit dient per geval specifiek beoordeeld te worden. Op dit moment heeft de gemeente Zuidplas geen verkoopprogramma voor de korte termijn. Op basis van de bovenstaande criteria zal het Grond- en Vastgoedbedrijf in het Meerjarenperspectief Vastgoed een strategie uitwerken en daarop een verkoopprogramma bepalen.
6.1.3 Verkoop op lange termijn Voor objecten die op langere termijn afgestoten kunnen worden, geldt over het algemeen dat er meer tijd nodig is. Redenen voor meer tijd zijn onder meer: 23
meer tijd voor het aanpassen van planologische voorwaarden om het afstoten mogelijk te maken;
en/of meer tijd voor het genereren van een hogere opbrengst;
en/of meer tijd omdat er sprake is van langer lopende verplichtingen ten opzichte van de zittende bewoner/gebruiker.
Bij deze objecten gelden in aanvulling op de voorwaarden die hiervoor zijn genoemd de volgende aandachtspunten:
De planologische voorwaarden voor de locatie zijn flexibel opgesteld binnen de randvoorwaarden van een goede ruimtelijke ordening, zodat de opbrengst optimaal is. De gebruiker krijgt tijd voor verhuizing naar een geschikte alternatieve huisvesting. Hoewel dit mogelijke verkoop kan vertragen kan er een significant verschil zijn tussen de opbrengst in gehuurde of ontruimde staat;
Begroot dient te worden of in geval van een bedrijfsmatige huurder er voordeel te behalen valt bij opzegging van de huurovereenkomst. Afhankelijk van het type huurovereenkomst dient rekening gehouden te worden met een vergoeding op grond van bedrijfsverplaatsing.
Na het vaststellen van verkoopprogramma voor de korte termijn, zal het Grond- en Vastgoedbedrijf een verkoopstrategie voor de langere termijn opstellen.
6.1.4 Besluitvorming verkoop Voor de verkoop van vastgoedobjecten zal een verkoopprogramma ter vaststelling aan het college worden voorgelegd, waarin de financiële analyse met betrekking tot de verwachte totale opbrengst van de verkoop in relatie tot doorexploiteren wordt opgenomen. Tevens wordt een planning opgenomen van de verkoopprocedure. De raad zal worden geïnformeerd over het door het college vastgestelde verkoopprogramma en de uiteindelijke resultaten daarvan. Incidentele verkopen kunnen op basis van separate besluitvorming plaatsvinden.
6.2 Herontwikkeling van de (vastgoed)locatie Het kan zijn dat een herontwikkeling van een (vastgoed)locatie gewenst is, waarbij de huidige opstal van de locatie geen toegevoegde waarde biedt voor de herontwikkeling. In deze situaties kan gekozen worden voor sloop van de opstal en herontwikkeling van de grondpositie. Ook hier is het wel van belang dat de kosten en baten van een dergelijke keuze op een heldere manier inzichtelijk worden gemaakt. De ontwikkeling van grond vindt plaats binnen de kaders zoals gesteld in de Nota Grondbeleid 2015. Na een besluit tot herontwikkeling van gemeentelijk vastgoed, zal de ontwikkeling van de hierdoor ontstane grondpositie plaatsvinden binnen de kaders van de Nota Grondbeleid 2015.
24
6.3 Sloop Wanneer een vastgoedobject leeg komt te staan en niet meer in de portefeuille past kan het zijn dat het beter is om het object te slopen. Dit gebeurt vooral in situaties, waarbij het object nauwelijks meer verkoopbaar is en/of in situaties waarbij sloop meerwaarde kan opleveren voor toekomstige plannen binnen de gemeente. Voor sommige objecten kan het zijn dat verkoop een minder interessante optie is dan sloop. Door sloop van het betreffende object kan bijvoorbeeld een bijdrage worden geleverd aan herontwikkeling van de betreffende locatie. Hier kan mogelijk een sociaal-maatschappelijk rendement behaald worden. De mogelijkheden om het bestaande object te slopen en eventueel het kavel onder ruimtelijke randvoorwaarden te verkopen dient per object specifiek nader onderzocht te worden. Voor de sloop van vastgoedobjecten zal voor aanvang van de sloop (en evt. verkoop van de kavel(s)) in een concreet programma ter vaststelling aan het college worden voorgelegd. Hierin wordt voorzien in een financiële en inhoudelijke analyse van de gevolgen van de sloop. Tevens wordt een planning opgenomen van de vervolgprocedure. De gemeenteraad zal worden geïnformeerd over de te slopen objecten en de uiteindelijke resultaten daarvan.
6.4 Tijdelijke verhuur Het kan zijn dat er, in afwachting van dispositie van het vastgoed, voor wordt gekozen om een vastgoedobject tijdelijk te verhuren, om te wachten op een periode waarin het economisch aantrekkelijker is om een object te verkopen of te herontwikkelen. Het kan voorkomen dat vastgoed dat is aangemerkt voor verkoop leeg komt te staan. Indien verkoop, herontwikkeling of sloop op korte termijn niet aannemelijk is, kan het wenselijk zijn om over te gaan tot tijdelijke verhuur. Door het plaatsen van tijdelijke bewoners of ondernemers wordt het vastgoed behoed voor leegstandsrisico's als brand, kraak, vandalisme, illegale feesten, onopgemerkte lekkages, enzovoort. In de markt zijn verschillende organisaties actief die zich bezig houden met het faciliteren van huurders voor leegstaande panden. Deze mogelijkheid dient per object specifiek beoordeeld te worden. Daarbij is met name belangrijk wat de voorwaarden zijn en welke bescherming huurders al dan niet genieten bij het opzeggen van het contract.
25
7
Vastgoedbeleid: benodigd vastgoed Op het moment dat vanuit de organisatie een vastgoedgerelateerde behoefte kenbaar wordt gemaakt, wordt allereerst bezien of de vraag binnen de huidige portefeuille kan worden opgelost. Bijvoorbeeld door indeling van objecten aan te passen of de verdeling van ruimte tussen organisatieonderdelen te optimaliseren. Wanneer binnen de bestaande portefeuille geen functionele of financieel haalbare oplossing kan worden gevonden, komt nieuw benodigd vastgoed in beeld. Nieuw benodigd vastgoed kan op de volgende drie strategis he a iere orde er or e : 1. Huur 2. Aankoop 3. Ontwikkeling
Het benodigde vastgoed betreft de resultante van de vraag naar vastgoed minus het beschikbare aanbod aan vastgoed. De vraag naar huisvesting door de afdelingen is de aanleiding om over te gaan op het aanbieden van bestaande ruimte, het huren van, het kopen of het bouwen van huisvesting. Bij een ruimtevraag handelt het Grond- en Vastgoedbedrijf als volgt: In overleg met de afdelingen beoordelen of de ruimtevraag voldoet aan de gemeentelijke doelstellingen en beleidskader; Beoordelen of er geschikte ruimte beschikbaar is in bestaande panden; Is geen bestaande ruimte geschikt en/of voorradig dan wordt een afweging tot huur, aankoop of ontwikkeling gemaakt. De keuze voor huur, aankoop of ontwikkeling wordt gebaseerd op bedrijfseconomische gronden en risico-inschatting. Hieronder worden de verschillende invalshoeken die daarbij een rol kunnen spelen nader uitgewerkt.
7.1 Invalshoeken huur/aankoop/ontwikkeling Mogelijke toekomstige ruimtebehoefte die niet in het huidige eigen bezit kan worden opgevangen, zal zoveel mogelijk door middel van (tijdelijke) aanhuur worden gefaciliteerd. Alleen indien er geen andere mogelijkheden zijn, of indien het een permanente vraag betreft waarbij de verwachting is dat aanhuur kostentechnisch op de lange termijn niet gunstig is, zal pas de optie van (strategische) aankoop of ontwikkeling worden overwogen.
Wanneer de optie van aankoop of ontwikkeling wordt overwogen zijn er een aantal invalshoeken van belang. Deze worden hieronder nader toegelicht.
26
7.1.1 Gebruikshorizon Wanneer de vastgoedbehoefte voor de langere termijn vaststaat en behoorlijk consistent, kan een koop- of ontwikkelingstraject worden overwogen. Indien de vastgoedbehoefte kort/middellang is (bijvoorbeeld 5-10 jaar), is huren namelijk veelal minder risicovol dan het kopen of het zelf ontwikkelen van vastgoed. De risico s bij verhuur liggen dan bij de eigenaar van het vastgoed. De risi o s ij aankoop of ontwikkeling liggen bij de gemeente. Ook wanneer de vastgoedbehoefte dringend is kan een (kortlopend) huurcontract snel uitkomst bieden. Aankoop of ontwikkeling zijn vaak trajecten die langer duren. Bij een verwachte gebruikshorizon korter dan 5 jaar worden accommodaties aangehuurd. Bij een verwachte gebruikshorizon langer dan 15 jaar worden accommodaties aangekocht of ontwikkeld. In geval van eeen verwachte gebruikshorizon tussen de 5 en 15 jaar zal een afweging tussen beide verwervingsmethoden worden gemaakt.