Bijlage 1 GEWIJZIGD Reglement van orde (geldig vanaf januari 2025) A24.002781

Pagina 18 van 48

De werkgroep vergadert in openbaarheid. De werkgroep kan om haar moverende redenen besluiten om in beslotenheid te vergaderen. Artikel 72. Zittingsduur en vacatures 1. De zittingsperiode van een lid van de werkgroep eindigt op het moment dat de werkgroep wordt opgeheven en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. 2. Een lid van de werkgroep houdt op lid te zijn van een werkgroep, indien hij geen raadslid dan wel fractieadviseur meer is. 3. De raad kan een lid van de werkgroep ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd. 4. Een lid van de werkgroep kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als de opvolger is benoemd. 5. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling. 6. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie lid is van de werkgroep. Paragraaf 8.4 Fractieadviseurs Artikel 73. Algemeen De raad kan fractieadviseurs benoemen. Artikel 74. Fractieadviseurs en onderzoek geloofsbrieven 1. Elke in de raad aanwezige fractie kan maximaal vijf fractieadviseurs voordragen.

Zij kunnen, namens die fractie, in de informatiebijeenkomsten, themabijeenkomsten, programmacommissies als bedoeld in Regeling programmacommissies van de gemeente Zuidplas en werkgroepen optreden en aan de beraadslagingen deelnemen. 2. Voor benoeming tot fractieadviseur komen in aanmerking: a. personen die bij de laatstgehouden verkiezingen voor de leden van de gemeenteraad Zuidplas als kandidaat op de kieslijst van de betreffende partij zijn vermeld b. personen die lid zijn van de partij en in een gezamenlijk schrijven van het afdelingsbestuur en de fractievoorzitter van de desbetreffende partij aan de raad ter aanwijzing als fractieadviseur worden voorgedragen. 3. Bij benoeming van fractieadviseurs stelt de raad overeenkomstig artikel 7 een commissie in, bestaande uit drie leden van de raad. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw te benoemen fractieadviseurs. De artikelen 10,11,12, 13 en 15, eerste lid van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een fractieadviseur. 4. De commissie brengt na haar onderzoek van de geloofsbrieven verslag uit aan de raad en doet daarbij een voorstel voor een besluit. In het verslag wordt ook melding gemaakt van een minderheidsstandpunt. 5.

Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de fractieadviseurs in de vergadering, in handen van de voorzitter, naar analogie van artikel 14 van de Gemeentewet de eed (verklaring en belofte) af. 6. De in artikel 15, derde lid Gemeentewet bedoelde gedragscode geldt eveneens de fractieadviseurs. 7. Het fractieadviseurschap eindigt: a. wanneer de fractieadviseur niet meer voldoet aan de vereisten zoals vermeld in het tweede en derde lid; b. bij opzegging door de fractieadviseur; c. bij opzegging door de voorzitter van de fractie die de fractieadviseur heeft voorgedragen;

Pagina 19 van 48

d. op de dag met ingang waarvan de leden van de raad in oude samenstelling aftreden. Paragraaf 8.5 Griffie Artikel 75. Ondersteuning door griffie Een secretaris ondersteunt iedere informatie- of themabijeenkomst en werkgroep.

HOOFDSTUK 9. TOEHOORDERS EN PERS Artikel 76. Toehoorders en pers 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. Artikel 77 Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens een openbare raadsvergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten. Artikel 78. Gebruik mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen toegestaan, mits deze geen inbreuk maken op de orde van de vergadering. De voorzitter kan met het oog op de vergaderorde regels stellen omtrent het gebruik van deze communicatiemiddelen.

HOOFDSTUK 10 SLOTBEPALINGEN Artikel 79 Uitleg reglement In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter. Artikel 80. Inwerkingtreding 1. Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente, vastgesteld bij raadsbesluit van 04 april 2023 wordt ingetrokken. 2. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking. Vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Zuidplas in de openbare vergadering van 22 januari 2025 M.L. Engelsman, griffier

J.F Weber, voorzitter

Pagina 20 van 48

TOELICHTING REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN DE RAAD ALGEMENE TOELICHTING

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1. Begripsomschrijvingen Onder 'aanhangig' wordt verstaan aan de orde/in behandeling zijnde. De omschrijving van de termen amendement en initiatiefvoorstel luiden hetzelfde als in de artikelen 147a en 147b van de Gemeentewet. Artikel 2. De voorzitter De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid Gemeentewet is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudst in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. Dat is door de gemeenteraad ook gebeurd door een waarnemend voorzitter te benoemen. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering. Artikel 3. De griffier De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikel 100 Gemeentewet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig.

De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging. Artikel 4. De secretaris De secretaris houdt zich voornamelijk bezig met de ondersteuning van het college en het leiden van de ambtelijke organisatie. In het kader van die twee taken kan het tevens wenselijk zijn dat de secretaris deelneemt aan de beraadslagingen van de raad. De secretaris wordt echter benoemd en ontslagen door het college. Dit houdt in dat de raad de secretaris niet kan dwingen om in de raad aanwezig te zijn. De raad zal het college moeten verzoeken of het college de secretaris opdraagt in de vergadering aanwezig te zijn om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op deze wijze kan de raad onder meer een beroep doen op kennis en informatie, die de secretaris bezit of kan de secretaris bijvoorbeeld deelnemen aan een discussie over het functioneren van de ambtelijke organisatie. Artikel 5. Het presidium Het presidium heeft in dit reglement voornamelijk een procedurele rol (vaststellen voorlopige agenda, uitnodigen externen, wijzigen vergadermomenten e.d.).

Het presidium bestaat uit de raadsvoorzitter en maximaal vijf raadsleden die de raad benoemt. Deze raadsleden kunnen tevens de raadsvoorzitter waarnemen tijdens de raadsvergaderingen, echter wordt de eerste plv. voorzitter apart benoemd. Het presidium voorziet ook in de voorzitterschappen van andere overlegorganen die door de gemeenteraad zijn ingesteld. Uit praktisch oogpunt is ervoor gekozen om de regie van enkele intern/organisatorische kwesties bij het presidium neer te leggen. In artikel 5 is als aanvullende taak opgenomen dat het presidium aanbevelingen doet aan de raad inzake de organisatie van de werkzaamheden van de raad, zijn commis-

Pagina 21 van 48

sies, werkgroepen en andere overlegorganen die door de gemeenteraad zijn ingesteld. Hieronder vallen taken als: het initiëren van een aanpassing van het reglement van orde en het doen van aanbevelingen aan de raad ter bevordering van het dualiseringsproces. Omdat het bij een informatie- of themabijeenkomst niet gaat om een commissie ex artikel 82 of 84 van de Gemeentewet, kan de voorzitter van de raad ook een informatie- of themabijeenkomst voorzitten. Het presidium bepaalt per vergadering en bijeenkomst wie de voorzittershamer hanteert. De griffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig, omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt. Hij moet weten hoe de agenda eruit komt te zien en welke punten besproken gaan worden. De aanwezigheid van de secretaris kan gewenst zijn, om bijvoorbeeld een toelichting te kunnen geven op bepaalde onderwerpen. Artikel 6. Het fractievoorzittersoverleg Dit artikel is aan het reglement toegevoegd om het fractievoorzittersoverleg een formele grondslag te geven. In dit overleg kunnen technische zaken en cultuuraspecten worden besproken. In artikel 8 is omschreven wat onder een fractie wordt verstaan.

HOOFDSTUK 2. TOELATING VAN NIEUWE LEDEN; BENOEMING WETHOUDERS; FRACTIES Artikel 7. Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging; benoeming wethouders Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V1 Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt (artikel V2 Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt, worden aan de raad stukken overgelegd waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de GBA met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum, en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, lid 2 Gemeentewet (artikel V3 Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven moet in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid Gemeentewet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie welke de geloofsbrieven onderzoekt, brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht, nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd. Het onderzoek van het proces-verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt alleen in de laatste samenkomst van de raad in oude samenstelling na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van de geloofsbrief strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten en van de lijstverbindingen. Ingevolge artikel V4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na een raadsverkiezing kunnen de raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden. De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet vastgelegd.

De mogelijkheid van beroep bij de Raad van State tegen de beslissing tot toelating als lid van de raad is vervallen door inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002. Het eerste lid van dit artikel is verduidelijkt. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (is deze juist vastge-

Pagina 22 van 48

steld?). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. De raad heeft dus de bevoegdheid om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad tot een dergelijk besluit over gaat. Het feit dat een fractie een klein aantal (bijv. 3) stemmen te weinig heeft om een extra zetel te behalen, is geen valide motivering om tot hertelling over te gaan. Een proces-verbaal waaruit blijkt dat kiezers bezwaar hebben gemaakt over de onzorgvuldige wijze waarop het stembureau na sluiting de stemmen heeft geteld, kan dit wel zijn. Het zesde tot en met het negende lid geven invulling aan een leemte in de Gemeentewet. Het modelreglement van de VNG kent alleen de bepaling dat een commissie onderzoek geloofsbrieven ook voor de wethouders wordt ingesteld. De gemeenteraad heeft in januari 2010 de uitgebreidere regeling overgenomen van één van de voormalige gemeenteraden, zoals deze verwoord is in lid zes tot en met negen.

Om welke leemte gaat het dan in de Gemeentewet? Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De Gemeentewet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder, maar niet op welk moment deze getoetst worden. De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadslidmaatschap (artikelen 36a, 36b, 41b en 41c van de Gemeentewet). Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek van de geloofsbrieven in te stellen. Vandaar dat lid zes tot en met negen aan dit artikel zijn toegevoegd. Dit artikel is overigens ook van toepassing als er geen wethouder van buiten, maar uit de raad wordt benoemd. De incomptabiliteiten en nevenfuncties dienen immers opnieuw beoordeeld te worden. Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder, mag raadslid blijven, totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de Gemeentewet). In het geval de coalitie in de raad een meerderheid heeft van één stem kan het verstandig zijn eerst als raadslid ontslag te nemen en een nieuw raadslid te benoemen. Het vooraf ontslag nemen als raadslid is een risico.

Het kan immers gebeuren dat deze persoon of niet tot wethouder wordt benoemd of dat de geloofsbrieven niet worden goedgekeurd. Integriteit staat bij de gemeente(raad) hoog in het vaandel. Het is belangrijk regels en afspraken te hebben met betrekking tot integriteit. Deze liggen onder meer vast in de gedragscodes als bedoeld in de artikelen 15, 41c en 69 van de Gemeentewet. In deze artikelen is voorgeschreven dat de gemeenteraad gedragscodes vaststelt respectievelijk voor de leden van de raad, de wethouders en de burgemeester. Regels zijn belangrijk, maar wat nog belangrijker is, is het bewustzijn van integer gedrag. Politieke ambtsdragers moeten alert zijn op integriteit en dilemma’s die zich hierbij voor kunnen doen. Met name dat laatste heeft ertoe geleid, dat in 2017 met de fractievoorzitters is afgesproken dat burgemeester en griffier een gesprek met alle kandidaat-wethouders hebben waarbij aan de hand van een vooraf ingevulde vragenlijst bij het onderwerp wordt stilgestaan. Het is belangrijk voorafgaand aan een benoeming van een politieke ambtsdrager te kijken naar de persoon van de politieke ambtsdrager en diens directe omgeving. Vandaar het bepaalde in het zevende lid. Uitgangspunt van deze vragenlijst is om vooral vooraf over mogelijke dilemma's en schendingen met elkaar te kunnen praten.

Waar liggen mogelijke valkuilen? Hoe houden we elkaar scherp? Hoe helpen wij elkaar daarbij? Zomaar een paar aspecten die tijdens het gesprek de revue kunnen passeren. Op deze wijze kan de burgemeester mede inhoud geven aan de opdracht die de wetgever de burgemeester gegeven heeft in artikel 170 van de Gemeentewet, waarvan het tweede lid bepaalt: “De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente.” Artikel 8. Fractie In een aantal gevallen blijkt behoefte te bestaan aan een regeling van wat onder een fractie moet worden verstaan. De Kieswet en de Gemeentewet kennen een dergelijk begrip niet. In de Gemeentewet

Pagina 23 van 48

in artikel 33, tweede lid, wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractieondersteuning). In veel gemeenten bestaan regelingen ten aanzien van vergoedingen aan fracties, faciliteiten voor fracties, fractieassistentie, etc. In deze nadere regelingen kan worden aangesloten bij het in dit reglement opgenomen fractiebegrip. Bij de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee. In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. Het beëindigen van de zitting in de raad kan verschillende oorzaken hebben. Raadsleden kunnen ongeneeslijk ziek zijn, een conflict met hun fractie hebben, te weinig tijd hebben voor het raadswerk en zo zijn er nog vele redenen denkbaar. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats.

Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt, maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd (dit laatste door de voorzitter van het stembureau). Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen, een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij, maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen.

Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie. Dit betekent ook dat: - kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn, vanwege strijd met de Gemeentewet en de Kieswet; - personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen; - als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren. In de praktijk levert een nieuwe naamvoering van een fractie soms problemen op, bijvoorbeeld doordat een naam wordt gekozen die sterk lijkt op de naam van een al bestaande fractie. Daarom is bepaald, dat de naam getoetst dient te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G3 van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde.

Indien de nieuwe fractie wil meedoen aan de eerstvolgende raadsverkiezingen zal dit ook gebeuren. Bij registratie als politieke groepering wordt getoetst aan hoofdstuk G van de Kieswet, waarin staat aangegeven in welke gevallen deze registratie geweigerd wordt. Fractieafplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kunnen diverse praktische gevolgen hebben, te denken valt aan: fractievergoedingen en –faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in commissies, werkgroepen en andere door de raad in het leven geroepen overlegorganen. Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P19 Kieswet).

Pagina 24 van 48

HOOFDSTUK 3. VERGADERINGEN Paragraaf 3.1 Tijd van vergaderen; voorbereidingen Artikel 9. Vergaderfrequentie Ingevolge artikel 17 van de Gemeentewet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. Het vijfde lid brengt tot uitdrukking dat de voorzitter in het bepalen van een andere dag en ander aanvangsuur overleg pleegt in het presidium. Op deze wijze houdt het presidium ook bij vergaderingen, die niet op het gebruikelijke tijdstip plaatsvinden, invloed op de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het wijzigen van het aanvangsuur is van gemeenschappelijk belang, omdat het merendeel van de raadsleden het raadslidmaatschap combineert met een andere (on)betaalde functie. De bepaling van vaste vergaderdagen en reservedagen is vastgelegd in de leden 1 en 2. Voor iedereen, zowel politici, bestuurders als burgers, is duidelijk dat de dinsdag de politieke avond is. In de even weken is de woensdag de vaste reservedatum. Ook wordt uitgegaan van een raadsvergadering eenmaal in de drie weken. Evaluatie kan uitwijzen dat de vergaderfrequentie gewijzigd moet worden naar eenmaal in de twee weken. Bij de recesweken kan gedacht worden aan de schoolvakanties voor het basis- en middelbaar onderwijs.

Dins- en woensdagen kunnen op feestdagen of andere bijzondere dagen vallen. Het presidium kan daarom bij het vaststellen van het vergaderschema van de vaste dagen van de maandag en woensdag afwijken. Denk aan feestdagen, verkiezingsavonden en andere dagen met een bijzonder karakter. De Gemeentewet bepaalt in artikel 17 dat de raad in extra vergadering bijeen kan komen, indien een vijfde deel van de raadsleden daarom gemotiveerd verzoekt. De Gemeentewet gaat boven het Reglement van orde. Het verdient echter aanbeveling de regeling een plaats te geven in het Reglement (vijfde lid), mede met het oog om duidelijkheid te verschaffen over de termijnen waarbinnen de raad vergadert, wanneer een dergelijk verzoek wordt gedaan. Artikel 10. De opiniërende en besluitvormende raadsvergadering De raadsvergadering bestaat uit een opiniërend en een besluitvormend deel. In het opiniërend deel vindt politieke bespreking plaats van raadsdocumenten of onderwerpen. De raadsleden stellen in dit deel van de vergadering geen verhelderende (technische) vragen meer. Deze vragen moeten de raadsleden voor de zesde werkdag voor de vergadering indienen. Deze vragen worden uiterlijk de tweede werkdag voor de raadsvergadering door het college beantwoord. De voorzitter heeft de rol om erop toe te zien dat alleen een politiek debat plaatsvindt.

Dan gaat het om de politieke keuzevraagstukken die om een debat en een besluit vragen. In het besluitvormende deel van de vergadering vindt geen debat meer plaats, maar alleen de besluitvorming over de amendementen, voorstellen, moties, e.d. In het derde lid is de bepaling opgenomen dat de onderwerpen van het opiniërend deel van de vergadering in de regel op de agenda komen van het besluitvormend deel van de volgende vergadering en niet op de agenda van het besluitvormend deel van dezelfde vergadering. Dit is opgenomen, om de fracties gelegenheid te geven nader overleg te voeren om hun standpunt te heroverwegen of juist nader te onderbouwen. Bovendien kunnen belanghebbenden ook nog reageren op eventueel in de raadsvergadering voorgestelde wijzigingen van voorgelegde voorstellen. Van deze regel kan alleen bij unanimiteit afgeweken worden of wanneer het onderwerp besproken is in een programmacommissie. Dan kan eveneens van deze regel afgeweken worden. Unanimiteit is in dat geval geen vereiste. Artikel 11. Oproep en verzending stukken In artikel 19, eerste lid van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering. Omdat deze bepaling zo in de Gemeentewet staat, is dit ook in het reglement van orde overgenomen. Het modelreglement van de VNG geeft aan, dat het mogelijk

Pagina 25 van 48

is, indien de raad dit wenst, de stukken en oproep niet per post maar per e-mail te versturen. Dit laatste is in Zuidplas usance. Het eerste lid maakt een onderscheid in de schriftelijke oproep voor het opiniërende en voor het besluitvormende deel van de vergadering. De Gemeentewet schrijft namelijk voor dat met de oproep de agenda en de daarbij behorende voorstellen tegelijkertijd met de oproeping verzonden moeten worden. Daarom is in het eerste en tweede lid van dit artikel een aparte regeling opgenomen voor de verzending van de agenda en de daar bijbehorende stukken voor het opiniërende en het besluitvormende deel. Voor het opiniërende deel van de vergadering is bepaald dat de voorzitter ten minste achttien dagen vóór een vergadering de leden een brief (de schriftelijke oproep) stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De brief, die digitaal verzonden wordt, vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Voor het besluitvormende deel is de termijn uiterlijk zes dagen voor de vergadering. De verklaring voor deze verschillende termijn is, dat na behandeling in het opiniërend deel van de raad een raadsvoorstel en –besluit mogelijk nog moet worden aangepast. Ook is het mogelijk dat de stukken na behandeling in een programmacommissie direct voor het besluitvormend deel van de vergadering geagendeerd worden.

Het college heeft dan voldoende tijd om de stukken eventueel aan te kunnen passen. Deze korte termijn hoeft voor de gemeenteraad geen probleem te zijn: de stukken zijn immers al bekend bij de gemeenteraad. De formulering ´ten minste’ in het eerste lid laat de mogelijkheid open dat de agenda van het besluitvormende deel eerder dan die zes dagen gepubliceerd wordt. Ook de geheime stukken worden naar de gemeenteraad verzonden. Uiteraard worden de geheime stukken niet gepubliceerd. Wanneer de voorzitter dan wel een vijfde deel van de raad van mening is dat de raad extra moet vergaderen, is er meestal van een bepaald spoedeisend belang sprake. De bepaling van een termijn van achttien dagen staat dan het spoedig vergaderen in de weg. De toevoeging van een vierde lid maakt het mogelijk dat de voorzitter van de termijn van achttien dagen kan afwijken. De voorzitter overlegt daartoe wel met het presidium. Het presidium heeft het verzoek om een extra vergadering echter wel te respecteren. De Gemeentewet bepaalt dat namelijk in artikel 17, tweede lid. De Gemeentewet gaat boven het bepaalde in een reglement van orde. Het stellen van technische vragen (conform artikel 10, tweede lid) zal niet altijd mogelijk zijn. Artikel 12. Agenda Het presidium bepaalt hoe de agenda eruit komt te zien.

Het tweede lid bepaalt onder meer dat (ruimtelijke) voorstellen die reeds eerder in de raad zijn behandeld en/of waarop geen zienswijzen zijn ingediend, eveneens door het presidium rechtstreeks voor het besluitvormende deel van de gemeenteraad geagendeerd kunnen worden. Het versturen van de agenda en stukken is geregeld in artikel 11. Dit is echter een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om een week voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de 'waan' van de dag. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering. De voorzitter doet dit wel in overleg met het presidium. Dit overleg kan bijvoorbeeld ook per mail. Het vierde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Individuele raadsleden kunnen onderwerpen voor de agenda voordragen. Daartoe kunnen zij bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Doorgaans worden deze onderwerpen voor de volgende raadsvergadering geagendeerd.

Raadsleden kunnen ook onderwerpen voor de raadsagenda vooraf aanmelden bij het presidium. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda. Het zesde lid vloeit voort uit de verplichting van het college om de raad van voldoende informatie te voorzien. Als de raad niet voldoende op de hoogte is van de inhoud en strekking van een onderwerp, is het niet gewenst dat de raad zich over dit onderwerp uitspreekt. In een dergelijk geval heeft de raad de mogelijkheid, het onderwerp naar een volgende vergadering (opiniërend deel) of naar een programmacommissie te verwijzen dan wel aan het college nadere inlichtingen of advies te vragen. Het

Pagina 26 van 48

laatste lid regelt dat de raad op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter de volgorde van behandeling van de agendapunten kan wijzigen. Voorstellen aan de raad kunnen van diverse actoren afkomstig zijn. In de eerste plaats zijn dit het college en de burgemeester. Daarnaast kunnen raadsleden initiatiefvoorstellen indienen. Het presidium kan voorstellen doen die te maken hebben met de organisatie en de werkzaamheden van de raad (zie artikel 5 van dit reglement van orde). Artikel 13. De wethouder Op 16 april 2009 is artikel 21 van de Gemeentewet gewijzigd. Voor deze datum bestond voor de raad de mogelijkheid om een wethouder uit te nodigen voor de vergaderingen van de raad. De raad had ook de mogelijkheid om de wethouder buiten de beraadslagingen te houden, bijvoorbeeld indien hij van gedachten wilde wisselen over het eigen functioneren of bij de voorbereiding van een besluit tot een onderzoek naar het door het college gevoerde bestuur. Aanwezigheid geschiedde op uitnodiging, niet-uitgenodigde wethouders konden slechts op de publieke tribune plaatsnemen en hadden niet het recht aan de beraadslagingen deel te nemen. De bepaling in het reglement van orde regelde dat op verzoek van de wethouder of op wens van het presidium een wethouder werd uitgenodigd om aan de beraadslagingen deel te nemen.

Door de wijziging en aanvulling van artikel 21 van de Gemeentewet heeft de wethouder toegang tot de raadsvergadering en kan hij aan de beraadslaging deelnemen. Bij de wijziging van de Gemeentewet is een derde lid aan artikel 21 toegevoegd: Een wethouder kan door de raad worden uitgenodigd om ter vergadering aanwezig te zijn. De gewijzigde bepaling in het reglement van orde geeft een nadere uitwerking van deze bepaling. Het derde lid bij artikel 21 van de Gemeentewet is toegevoegd, omdat het niet noodzakelijk is dat een wethouder elke raadsvergadering bijwoont. Het gebruik van het werkwoord ‘uitnodigen’ geeft aan dat een wethouder kan weigeren te verschijnen in de raad. In de praktijk zal dat echter niet waarschijnlijk zijn, omdat een dergelijke weigering door de raad kan worden uitgelegd als een weigering inlichtingen te verschaffen of verantwoording af te leggen; met alle mogelijke onaangename politieke gevolgen van dien voor de betrokken wethouder. Het is overigens nog steeds de raad zelf die de eigen agenda vaststelt. Met andere woorden: het recht van de wethouder om de raadsvergadering bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen, houdt uitdrukkelijk niet het recht in om de agenda mede te bepalen. De wethouder kan wel inspelen op onderwerpen die worden behandeld, maar hij speelt geen rol bij de onderwerpen die op de agenda worden geplaatst.

De aanpassing in de Gemeentewet heeft vooral betrekking op het samenspel tussen raad en college; de geforceerde scheiding tussen raad en college, die onder andere tot uitdrukking kwam in de spelregels omtrent de aanwezigheid van de wethouder in de raadsvergadering, vindt de wetgever ongewenst. Met artikel 13 van dit reglement van orde is een uitwerking gegeven van artikel 21 van de Gemeentewet. Artikel 14. Ter inzage leggen van stukken Onder de ‘stukken ter inzage’ wordt voor leden van de raad verstaan: geheime stukken en de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, en dergelijke). Voor derden worden geen geheime stukken ter inzage gelegd. Een agendapunt kan betrekking hebben op een grote hoeveelheid verschillende stukken, die bijvoorbeeld betrekking hebben op een groot bouwproject. Omdat raadsleden zich bezighouden met een groot aantal verschillende onderwerpen en voorstellen, is het niet wenselijk dat raadsleden alle onderliggende stukken krijgen toegezonden. Uiteraard dienen alle raadsleden en andere geïnteresseerden wel de mogelijkheid te hebben om alle stukken desgewenst in te zien. Hiervoor hebben ze voldoende tijd nodig. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden.

Naast de fysieke terinzagelegging op het raadhuis, worden alle relevante stukken behorende bij de agenda op het digitale raadsinformatiesysteem geplaatst en daarmee voor elk raadslid elektronisch ter

Pagina 27 van 48

inzage aangeboden. Ook worden stukken op een andere, elektronisch toegankelijke, wijze aan raadsleden ter beschikking gesteld. Aan leden van de raad is een tablet ter beschikking gesteld, waarop de stukken kunnen worden ingezien. Een stuk is een document in de zin van de Wet open overheid. Een document houdt in: alle informatie neergelegd in documenten en andere gegevensdragers, waaronder elektronisch opgeslagen informatie die bij een bestuursorgaan berusten en betrekking hebben op een bestuurlijke aangelegenheid. Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke documenten, waarop geheimhouding is opgelegd dient dit duidelijk op het document te zijn aangegeven. Er is overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. De raad heeft echter besloten dat deze geheime documenten schriftelijk op naam naar de leden van de raad worden verzonden, zolang de geheime documenten niet op andere voldoende veilige wijze aan de raad ter beschikking kunnen worden gesteld. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Het ligt dan ook in de rede dat stukken, die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage worden gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.

Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de mogelijkheid vervallen om individuele raadsleden te informeren. Indien een voldoende beveiliging van geheime stukken mogelijk is, kunnen geheime documenten digitaal aan raadsleden worden aangeboden. Daarop ziet in het derde lid van het artikel de zinsnede “zo mogelijk op elektronische wijze”. Artikel 15. Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht. Bij de herziening van het reglement is tevens de verplichting opgenomen de agenda en stukken ook op het internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit gewenst. Paragraaf 3.2 Orde der vergadering Artikel 16. Presentielijst De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen, dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet. De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom stelt hij samen met de voorzitter de presentielijst vast en ondertekent deze.

Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was. Artikel 17. Zitplaatsen De griffier is overeenkomstig artikel 3 in elke vergadering aanwezig en heeft daarom een eigen zitplaats. De voorzitter kan, na overleg in het presidium, de indeling herzien, indien daartoe aanleiding bestaat. Op grond van artikel 13 zijn wethouders in de regel in de vergadering aanwezig. Ook andere personen kunnen uitgenodigd worden om ter vergadering aanwezig te zijn. De voorzitter is dan de aangewezen persoon om voor een zitplaats voor hen te zorgen. Artikel 18. Opening vergadering; quorum De vergadering kan beginnen, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Artikel 20 van de Gemeentewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering, indien het vereiste aantal leden niet op komt dagen. Artikel 19. Inspreekrecht Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van de doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur. Daarom is in dit reglement een artikel over het spreekrecht van burgers opgenomen. Het artikel voorziet erin, dat

Pagina 28 van 48

tijdens het opiniërend deel van de vergadering wordt ingesproken; besluitvorming over het onderwerp waarop wordt ingesproken, zal niet tijdens diezelfde vergadering plaatsvinden. Met andere woorden: het opiniërend deel van de raadsvergadering is niet het sluitstuk van het besluitvormingsproces. Verder is ook de bedoeling opgenomen, dat op rechtstreeks geagendeerde onderwerpen voor het besluitvormend deel van de vergadering ingesproken kan worden. Op een deel van de onderwerpen die voor het besluitvormende deel van de vergadering zijn geagendeerd, geldt de restrictie van het vierde lid van het artikel. Betreft het bijvoorbeeld een kleine wijziging van een verordening (zie artikel 12, tweede lid, van dit reglement), dan zou een burger of instelling beperkt worden in zijn/haar recht in te spreken. Vandaar dat het inspreken op die onderwerpen die niet vallen onder de restrictie van het vierde lid, mogelijk is. Al naar gelang de strekking van de inspraakreactie kan de raad bij de vaststelling van de agenda beslissen of het betreffende onderwerp naar het opiniërende deel van de volgende vergadering gaat. Een inspraakreactie kan bijvoorbeeld ook ondersteunend zijn, dan zou het onderwerp gewoon geagendeerd kunnen blijven voor het besluitvormende deel van de vergadering.

Verschuift het onderwerp toch naar een volgende vergadering, dan kan de raad op grond van artikel 12, vijfde lid, van dit reglement beslissen het onderwerp tijdens diezelfde vergadering ook op de agenda voor het besluitvormende deel van de vergadering te plaatsen. In het artikel is (in het eerste lid) een maximale totale spreektijd opgenomen. Tevens is daarin aangegeven dat alleen over geagendeerde onderwerpen ingesproken kan worden. Dit betekent concreet dat er niet ingesproken kan worden op één van de ingekomen stukken die op de lijst van ingekomen stukken staat. Bij het agendapunt lijst van ingekomen stukken gaat het om vooral een procedurele kwestie: wijze van afdoening van ingekomen stukken. Het tweede lid beoogt te voorkomen dat een inspreker meerdere insprekers voor zich laat inspreken, om zo een maximale inspreektijd te organiseren. Het artikellid ziet er dus niet op, dat er op één onderwerp niet meerdere insprekers kunnen zijn. De regel geldt niet alleen de insprekers. De spelregel dat een inspreker niet meerdere insprekers voor zich laat inspreken heeft ook betrekking op een stichting, instelling of organisatie. De laatste volzin van het tweede lid ziet daarop. In het vierde lid zijn vier onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt.

Tegen besluiten van de raad, de burgemeester of het college die vatbaar zijn voor bezwaar en beroep bestaat niet de mogelijkheid in te spreken omdat tegen dergelijke besluiten een andere formele procedures aanhangig kan zijn. Het inspreekrecht zou een bezwaarschriftprocedure of een aanhangig gemaakt (hoger) beroep kunnen doorkruisen. Wat ongewenst is. Dit geldt overigens ook voor besluiten waartegen een zienswijze als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht kan worden ingediend. Het zou immers kunnen voorkomen dat na afloop de zienswijzentermijn burgers alsnog willen inspreken. Wordt inspreken dan toegestaan en dan wordt ten onrechte de zienswijzenprocedure omzeild. Met andere woorden inspreken is niet toegestaan met betrekking tot (ontwerp)besluiten waar een officiële procedure aanhangig gemaakt kan worden. Het bepaalde in het vierde lid, sub a, betekent voor het inspreken op bestemmingsplannen en op verklaringen van geen bedenkingen het volgende. Voor bestemmingsplannen en verklaringen van geen bedenkingen die niet in de programmacommissie Ruimtelijke Plannen worden behandeld, zou de basisregel betekenen dat er geen inspraak meer mogelijk is door mensen die een zienswijze hebben ingediend. Terwijl dit wel kan bij bestemmingsplannen en verklaringen van geen bedenkingen die wel in de programmacommissie Ruimtelijke Plannen worden behandeld alvorens ze worden vastgesteld.

Dit leidt tot rechtsongelijkheid en het is wenselijk deze op te heffen. Daarin voorziet het bepaalde in het vierde lid, sub a (wat staat na ‘Algemene wet bestuursrecht’): iemand die een zienswijze heeft ingediend, kan inspreken bij de Raad indien dit niet mogelijk is geweest in de programmacommissie Ruimtelijke Plannen. Juridisch gezien zijn daar geen bezwaren tegen. De gemeenteraad moet, voordat hij tot besluitvorming komt, alle (achtergronden van) zienswijzen mee kunnen wegen. De inwoners moeten daarom de gelegenheid krijgen zich uit te spreken richting de gemeenteraad. De voorgestelde regeling in het vijfde lid voorziet daarin, zij het met de bepaling dat het inspreken wel beperkt blijft tot de belanghebbenden die een zienswijze hebben ingediend. Het kan niet zo zijn, dat via de inspraak alsnog een zienswijze wordt ingediend, terwijl de formele termijnen al verstreken zijn.

Pagina 29 van 48

Als de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Dit zijn formele procedures die zien op de rechtsbescherming van de burger. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Vervolgens kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat vóór het spreekrecht van burgers. Is door een burger of door burgers op een onderwerp ingesproken en heeft dat geleid tot een wijziging van het betreffende onderwerp/raadsstuk in de door de inspreker(s) gewenste richting, dan kan evenmin meer ingesproken worden. De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een redelijke termijn voor de vergadering melden bij de griffier (zesde lid). De voorgestelde termijn van 12.00 uur op de dag van de vergadering is alleszins een redelijke termijn. Burgers kunnen éénmaal (in één termijn) het woord voeren; bovendien is een discussie tussen burgers en raadsleden niet toegestaan (zie lid 7 en 9).

De inspreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. Echter op voorstel van de voorzitter, die voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken (zie achtste lid). Er hoeft geen verslag meer te worden toegezonden naar de insprekers, omdat de audioverslagen op de website gepubliceerd worden. Artikel 20. Ingekomen stukken; mededelingen Omtrent de aan de raad gerichte ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld ter kennisneming, steunen, afwijzen, in behandeling nemen, doorsturen naar een programmacommissie, doorsturen naar het college etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. Daarom is de regeling in het derde lid van het artikel opgenomen. De schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, zoals informatienota’s komen in principe ook bij de raad binnen. De mededelingen zijn dan ook een ingekomen stuk. Daarnaast maken de schriftelijke vragen op grond van artikel 40 van dit reglement alsmede de antwoorden van het college daarop, eveneens deel uit van de ingekomen stukken.

De besluitenlijsten van de raad hebben ook een plaats op de lijst. Tot voor kort werden alle brieven van inwoners, organisaties, en dergelijke die aan de raad waren gericht, gepubliceerd op internet. Dit blijkt wettelijk niet toegestaan. In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) wordt gesproken over het verwerken van persoonsgegevens. Het op de website van de gemeente publiceren van persoonsgegevens, zoals gebeurt op de lijst van ingekomen stukken van de raad, valt onder het verwerken van persoonsgegevens in de zin van de Wbp. Daarom worden de brieven van inwoners niet meer gepubliceerd op internet. Deze zijn echter wel beschikbaar voor leden van de raad. (Zie ook: B 223 ‘Publicatie van persoonsgegevens op internet’; Z12.000926.) De raad stelt op voorstel van de griffier de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast. De lijst van ingekomen stukken komt niet aan de orde tijdens het opiniërend deel en wordt afgedaan, voordat het opiniërend deel begint. De afdoening van de lijst van ingekomen stukken vindt dus plaats bij de behandeling van het betreffende agendapunt. Vindt een lid van de raad dat een ingekomen stuk inhoudelijk besproken moet worden in het opinierend deel van een vergadering, dan richt het lid van de raad daartoe gemotiveerd en met reden omkleed een verzoek in aan het presidium.

Mogelijk dat een vast format raadsleden ondersteunt om het verzoek op een eenvoudige wijze in te dienen bij de griffie.

Pagina 30 van 48

Artikel 21. Besluitenlijst en audioverslag Dit artikel regelt de besluitenlijst door de griffier en diens zorg voor het audioverslag. Het maken van een (schriftelijk) verslag is niet verplicht. In artikel 23, vijfde lid van de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt (publicatie in een gemeentelijk huis-aan-huisblad) en wordt tevens geplaatst op de lijst van ingekomen stukken voor de volgende raadsvergadering. Aangezien wethouders (artikel 13 van dit Reglement), de burgemeester, de griffier en de secretaris aanwezig zijn in een vergadering, kunnen zij een voorstel tot verandering van de besluitenlijst doen, indien deze onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat er besloten is. Een voorstel tot verandering dient zo spoedig mogelijk na het openbaar maken bij de griffier te worden ingediend. De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de raad. Dat is de reden dat de griffier aangewezen is om voorstellen tot wijzigingen van de besluitenlijst in ontvangst te nemen, de besluitenlijst op te stellen en het audioverslag op de gemeentelijke website te publiceren. Het is aan de raad om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt.

De besluitenlijst wordt immers ter kennisneming op de lijst van ingekomen stukken opgenomen. Op de besluitenlijst worden niet alleen de genomen raadsbesluiten verwoord, maar ook de amendementen, moties en burgerinitiatieven. Met de inwerkingtreding van de Aanpassingswet dualisering gemeentebestuur is de openbaarmaking van een besluitenlijst van de raadsvergadering verplicht gesteld vanaf 19 februari 2003. Al eerder was in artikel 60 van de Gemeentewet de verplichting voor het college opgenomen. Door een ingediend amendement is dit nu ook voor de raad geregeld in artikel 23, vijfde lid van de Gemeentewet. Tijdens de behandeling van dit amendement in de Tweede Kamer is aangegeven dat de besluitenlijst op zo kort mogelijke termijn moet worden gepubliceerd. Dit kan, aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen. Dus niet alleen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen. Artikel 22. Aantal spreektermijnen Indien de raad van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit.

Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp, tenzij het een motie vreemd aan de orde betreft. Artikel 23. Spreektijd Het artikel voorziet in de regeling van een spreektijd, waarbij per fractie een totaal aantal spreekminuten per vergadering wordt vastgesteld. Elke fractie krijgt evenveel spreektijd. De spreektijd kan niet gespaard worden voor een volgende vergadering. Voor elke vergadering stelt het presidium de spreektijd opnieuw vast. Aanvankelijk betrof de spreektijd zowel de eerste als de tweede termijn. Naar aanleiding van het experiment van de raad om de spreektijd in de tweede termijn los te laten ter bevordering van de onderlinge discussie in de raad, is 16 september 2015 besloten deze mogelijkheid ook vast te leggen in het reglement.

Het eerste lid bepaalt dat er een spreektijdverdeling is; het derde lid geeft de mogelijkheid deze spreektijdverdeling hetzij toe te passen op beide termijnen, hetzij te beperken tot één termijn. De spreektijdverdeling komt terug in de artikelen 39 (vierde lid), 40 (zesde lid), 41 (negende lid), 42 (vierde lid) en 46 (vierde lid). Deze bepalingen geven aan dat de spreektijdbepaling in artikel 23 van toepassing is. De bepaling van artikel 23 houdt in dat 1. er een spreektijdverdeling is en 2. deze verdeling alleen de eerste termijn of beide termijnen kan betreffen. De wijziging van artikel 23 zal voor de

Pagina 31 van 48

spreektijdverdeling in de artikelen 39 t/m 42 en 46 niet ingrijpend zijn, omdat in deze artikelen het accent op de eerste termijn ligt. Met deze regeling van de spreektijd kunnen de fracties zelf bepalen waaraan de kostbare spreektijd besteed wordt. Aan een onderwerp dat voor een fractie politiek interessant is, kan een fractie verhoudingsgewijs meer aandacht te besteden. De keerzijde is ook, dat een lid van de raad, wanneer hij weet dat hij minder tijd heeft voor zijn agendapunt, zijn betoog puntiger zal toesnijden op het debat. Natuurlijk moet ook het college een bepaalde spreektijd krijgen toegemeten. Het college is eveneens aan de spreektijd gehouden, zij het dat de voorzitter bij het handhaven daarvan rekening moet houden met het feit dat het college wel alle antwoorden moet geven op de door de raad gestelde vragen. Daartegenover staat dat het debat met name tussen raadsleden moet plaatsvinden. De voorzitter heeft een grote rol bij het handhaven van de spreektijd. Het uitgangspunt is: “op =op”. (Zie ook artikel 24, eerste lid, sub c.) Is de spreektijd van een fractie verbruikt en verzoekt de voorzitter het raadslid zijn betoog af te ronden, dan volgt het raadslid dit verzoek terstond op. Zo nodig kan de voorzitter hem het woord ontnemen (zie artikel 24, tweede lid, van dit reglement). Artikel 24.

Handhaving orde; schorsing Het eerste lid verzekert dat raadsleden vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties toegestaan, voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van de raad zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten, is in artikel 22 van de Gemeentewet bepaald dat zij niet in rechte vervolgd kunnen worden, aan te spreken zijn of verplicht zijn getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Het tweede lid heeft naast de leden die het woord voeren, ook betrekking op de wethouders, de secretaris, de griffier of andere personen, die het woord voeren. De voorzitter kan hen tot de orde roepen. Indien zij hieraan geen gehoor geven, kan hen het woord worden ontzegd. In dit kader kan worden verwezen naar de casus waarbij een raadslid in een commissievergadering openlijk citeerde uit documenten, waarop geheimhouding rustte. Het raadslid was zich bewust van de schending van de geheimhoudingsplicht, maar constateerde dat hij vrijelijk kon citeren uit de bewuste documenten, omdat hij bescherming genoot conform het bepaalde in artikel 22 van de Gemeentewet. De VNG vindt dit een ongewenste situatie.

De geheimhoudingsplicht is formeel-wettelijk vastgelegd en het is daarom ongewenst dat commissieleden deze met een beroep op de onschendbaarheid omzeilen. De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid van de Gemeentewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Het artikel is slechts een aanvulling op de Gemeentewet. Een besluit van de voorzitter om iemand het woord te ontnemen is een op feitelijk handelen gerichte beslissing met een intern karakter. Dit is geen besluit in de zin van artikel 1:3 Awb. (JB 9,138 2002). Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 76 van dit reglement. Artikel 25. Beraadslaging in het opiniërende deel van de raad Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen.

Door de toevoeging 'of een lid van de raad' wordt ook raadsleden het recht toegekend om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Dit brengt tot uitdrukking dat de raad zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht is aan ieder individueel lid van de raad toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van de raad veronderstelt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.

Pagina 32 van 48

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 22). In het tweede lid wordt onder meer gesproken over het college dat de mogelijkheid krijgt tot nader beraad. Dit is uiteraard alleen het geval indien het college bij de bespreking van het betreffende onderwerp vertegenwoordigd is. Artikel 26. Deelname aan de beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt, dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. De raad kan op grond van artikel 3, 4 respectievelijk 13 bepalen dat de griffier, de secretaris en de wethouder(s) deelnemen aan de beraadslagingen. De burgemeester heeft het recht het woord te voeren en deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste lid van de Gemeentewet. De strekking van artikel 26 blijft alleen onveranderd, wanneer aan het eerste lid de griffier, de wethouder en de secretaris worden toegevoegd. Daarmee blijft het artikel uitdrukken, dat de raad kan beslissen dat anderen kunnen deelnemen aan de beraadslagingen.

In het tweede lid wordt het begrip 'beslissing' gebruikt. Het gaat hier namelijk niet om het besluitbegrip in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 27. Afronding opiniërende deel van de raad In het opiniërende deel van de raadsvergadering vindt het debat plaats. Na de beraadslagingen concludeert de voorzitter af of het onderwerp voor de volgende vergadering voor het besluitvormende deel geagendeerd kan worden of dat het opnieuw voor het opiniërend deel van de volgende vergadering moet worden geagendeerd. Artikel 28. Besluitvorming en stemverklaring De besluitvorming vindt plaats in het besluitvormende deel van de raad. De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is besproken en bediscussieerd, tenzij de raad anders beslist. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid van de Gemeentewet. In het besluitvormend deel vindt geen debat meer plaats. Er is alleen gelegenheid om een stemverklaring af te leggen. Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden, dat de stemming begint.