Bijlage 1 Conceptbegroting 2025 en Jaarstukken 2023 SAMH F 745 E24.002070

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

25 van 53

Kengetallen: netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Verloop van de kengetallen Verslag 2022 -5,1% -5,1% 51,8% 1,5% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2023 -4,6% -4,6% 50,9% 0,2% n.v.t. n.v.t.

Verslag 2023 -7,0% -7,0% 47,2% -0,3% n.v.t. n.v.t.

Het kengetal netto schuldquote geeft het niveau weer van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het kengetal solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het streekarchief in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen wordt uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Door verbetering van de resultaten laat deze ratio een hogere waarde zien. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten (exclusief mutaties reserves) en uitgedrukt in een percentage. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.

3.2.3 Bedrijfsvoering Bestuur Er waren in 2023 geen wijzigingen in het Dagelijks en Algemeen Bestuur bij elkaar. Beide overleggen kwamen drie keer bij elkaar. In de maartvergadering kreeg het Algemeen Bestuur een rondleiding door het Gouwedepot. Klantenraad Gebruikers van het archief zijn via de klantenraad vertegenwoordigd en praten zo mee over de archiefontwikkelingen. De website en zoekmogelijkheden blijven de voortdurende belangstelling hebben van de klantenraad. Daarnaast werd de klantenraad meegenomen bij de voorbereidende stappen voor het regionaal e-depot en het werkprogramma. Vriendenstichting De Stichting kwam zes keer bij elkaar. Aan het einde van het jaar werd het jaarboekje De Scatkamer uitgegeven. HRM Met het ODMH is er een lopende DVO voor dienstverlening aan het streekarchief voor de personele administratie, salarisadministratie en advisering over personeel en organisatie. Het vormt onderdeel van een pakket waarin ook financiële en juridische ondersteuning zit. De ondersteuning verloopt naar volle tevredenheid en wordt regionaal gewaardeerd. Financiële bedrijfsvoering Het ODMH voert voor het grootste gedeelte de financiële bedrijfsvoering vanaf dit jaar ook de rechtmatigheidscontroles voor het streekarchief uit. De jaarlijkse financiële controle wordt gedaan door WeCountancy gevestigd te Oegstgeest.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

26 van 53

Huisvesting Gouwedepot In het Gouwedepot trad dit jaar kortsluiting op in een van de groepenkasten. Dit was aanleiding om de gehele elektriciteitsvoorziening door te lichten en verschillende aanpassingen door te voeren. Voor het functioneren van extra (flexibele) werkplekken werden meerdere wandcontactdozen extra aangelegd. Er wordt door de gemeente Gouda nog onderzoek gedaan naar het fors hogere verbruik van gas over de afgelopen jaren. Chocoladefabriek De geplande vervanging van de draaideur in 2023 werd verschoven naar 2024. De luchtbehandelingsinstallatie functioneerde over het algemeen dit jaar beter. Er zijn niet zulke hoge temperaturen gemeten als het afgelopen jaar toen de studiezaal zelfs een aantal keren gesloten moest worden ter bescherming van archiefstukken én medewerkers. Ook het aanbrengen van zonwering aan binnen- en buitenkant waren hier mede voor verantwoordelijk. Informatievoorziening en automatisering Voor specifieke scanprojecten werd een “foto/dia/negatief scanner” aangeschaft. Ten behoeve van een extra werkplek kwamen er op het Gouwedepot een thinclient met twee beeldschermen bij. Ook werden er twee laptops vervangen. Op de chocoladefabriek werd er voor het streekarchief een multifunctional kopieermachine geïnstalleerd. Ten behoeve van de ontwikkeling van het e-Depot zijn verschillende investeringen gedaan.

Om digitale archieven in ontvangst te nemen is een NAS-server aangeschaft met bijbehorende randapparatuur. Via deze route kunnen gemeenten op een veilige manier archieven aanleveren voor het e-depot. Voordat een archief in het e-depot wordt opgenomen kunnen ook enkele controles uitgevoerd worden. Aanlevering gaat via een aparte glasvezelverbinding. Om het overbrengen van digitaal archief naar het e-depot goed te laten verlopen is Bitstop aangeschaft. Deze sofware biedt verschillende mogelijkheden voor het pre-ingest proces, waaronder het samenstellen van de XML-sidecarstructuur, technische en inhoudelijke controles, het verrijken van metadata en geautomatiseerde upload naar Preservica. Communicatie Door middel van sociale media, digitale nieuwsbrief en persberichten stond het streekarchief regelmatig in de belangstelling. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van verslagjaar 2023 legt het dagelijks bestuur zelfstandig verantwoording af in de jaarrekening over de naleving van de financiële rechtmatigheid. Deze verantwoording is opgenomen in bijlage 1 bij de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

In navolging van het interne controleplan zijn verbijzonderde interne controles (VIC) uitgevoerd, waarbij we in nauwe samenspraak met de accountant de omvang van de steekproeven en de uit te

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

27 van 53

voeren controles bepaald hebben. Met onze interne controles hanteren we de goedkeurings- en rapporteringstoleranties, zoals vastgelegd in het Controleprotocol 2023. Rapporteringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onduidelijkheden in de controle (% lasten)

Verantwoordingsgrens 1% 3%

Voor het jaar 2023 is de verantwoordingsgrens op basis van de werkelijke lasten vastgesteld op € 19.028. Begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In 2023 zijn geen begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. In 2023 zijn controles uitgevoerd in het kader van de wet- en regelgeving voor de (Europese) aanbesteding en voor de WNT-verantwoording. Hierbij zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het derde criterium betreft misbruik en oneigenlijk gebruik. Veelal is M&O-beleid geïntegreerd binnen de processen.

Qua onderbouwing van de verantwoording op dit gebied kan daarom gebruik worden gemaakt van de procescontroles die worden uitgevoerd om vast te stellen of voldaan is aan het voorwaardencriterium. In 2023 zijn controles uitgevoerd op het gebied van treasury en de interne regelingen budgetverantwoording betalingsbevoegdheden. Bij de regeling betalingsbevoegdheden is een geringe fout geconstateerd. De regeling schrijft voor dat maximaal € 750,- in de kas gehouden mag worden. Omdat klein geld echter alleen in grote hoeveelheden afgenomen kan worden bij de banken, is gedurende een aantal weken van het jaar het kasgeld beperkt hoger geweest dan het gesteld maximum. De verwachting en het streven is om in 2024 weer te voldoen aan het maximum. De geconstateerde fout is gering van omvang en hoeft daarom niet meegenomen te worden in de verantwoording. Conclusie Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

28 van 53

Openbaarheid Op 1 mei 2023 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet verplicht bestuursorganen om op termijn verschillende categorieën documenten uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmakingsplicht). In de jaarlijkse verantwoording moet verslag worden gedaan van de uitvoering van de Woo. Het SAMH heeft in 2023 als volgt invulling gegeven aan de verplichtingen uit de Woo. Er is gestart met het openbaar maken van een aantal van de informatiecategorieën openbaar gemaakt moeten worden, te weten de agenda en vergaderstukken van het algemeen bestuur, een samenvatting van hetgeen is besloten in het dagelijks bestuur, Producten- en Dienstencatalogus, jaarrekening, werkprogramma en begroting. De tekst van de GR, verslagen van de adviescommissie, bereikbaarheidsgegevens en informatie over de organisatie waren al beschikbaar op de website en zijn aangepast aan de eisen van de Woo. Het SAMH bereidt zich voor op de openbaarmaking van de andere informatiecategorieën in 2024 en zal dan ook aangesloten worden op de Woo-index.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

29 van 53

4

Jaarrekening

Hierna wordt via de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2023 gerealiseerde beleid.

4.1

Balans

ACTIVA

Ultimo 2023

Ultimo 2022

Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut

266.310 266.310

Totaal vaste activa

308.274 308.274

266.310

308.274

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Kas- en banksaldi Overlopende activa - Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen - Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

168.014

145.106

46.728

2.748

95.052

123.198

26.234

19.160 177.886

177.886

110.713 110.713

25.138

6.132

2.322

0

22.816

6.132

Totaal vlottende activa

371.038

261.951

Totaal activa

637.349

570.226

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

30 van 53

PASSIVA

Ultimo 2023

Ultimo 2022

Vaste passiva Eigen vermogen - Egalisatiereserve - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat

91.952 183.699 25.421

301.072

Voorzieningen - Onderhoudsegalisatievoorzieningen

100.385

295.209 87.338 193.257 14.614

100.385

Totaal vaste passiva

91.960 91.960

401.456

387.169

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

103.617 103.617

26.827 26.827

132.275

132.275

156.230

156.230

Totaal vlottende passiva

235.892

183.057

Totaal passiva

637.349

570.226

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

31 van 53

4.2

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.

4.2.1 Informatie over de rechtspersoon Vestigingsadres en inschrijfnummer handelsregister Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden-Holland is feitelijk en statutair gevestigd op Klein Amerika 20, 2806 CA te Gouda en is ingeschreven bij het handelsregister onder nummer 58613064.

4.2.2 Algemene toelichting De belangrijkste activiteiten van de rechtspersoon De activiteiten van Streekarchief Midden-Holland bestaan voornamelijk uit: het uitvoeren van gemeenschappelijke taken in het kader van de Archiefwet.

4.2.3 Algemene grondslagen voor verslaggeving De standaarden op basis waarvan de jaarrekening is opgesteld De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bepalingen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Activa en verplichtingen worden in het algemeen gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs of de actuele waarde. Indien geen specifieke waarderingsgrondslag is vermeld vindt waardering plaats tegen de verkrijgingsprijs. In de balans en het overzicht van baten en lasten zijn referenties opgenomen. Met deze referenties wordt verwezen naar de toelichting.

4.2.4 Grondslagen Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden, tenzij anders aangegeven, gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren (op grond van de Financiële verordening SAMH 2005 ex artikel 212 gemeentewet): - 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen; - 30 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; - 20 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; - 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen en groot onderhoud bedrijfsgebouwen; - 5 jaar: automatiseringsapparatuur; Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. Vorderingen Vorderingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen de reële waarde van de tegenprestatie. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de boekwaarde van de vordering.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

32 van 53

Bestemmingsreserves De bestemmingsreserve is een reserve waaraan het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven. De bestemmingsreserves zijn gewaardeerd op nominale waarde. Voorzieningen De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De overige voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen af te wikkelen, tenzij anders vermeld. Voorziening voor groot onderhoud Voor uitgaven voor groot onderhoud en vervanging van de inrichting van het Gouwedepot wordt een voorziening gevormd om deze lasten gelijkmatig te verdelen over een aantal boekjaren. De toevoegingen aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het groot onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden voor groot onderhoud verloopt. Vaste schulden Vaste schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Vlottende passiva Vlottende passiva worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde.

Grondslagen voor de bepaling van het saldo van baten en lasten Het saldo van baten en lasten wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengstwaarde van de geleverde prestaties en de kosten en andere lasten over het jaar. De opbrengsten op transacties worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd. In het overzicht van baten en lasten zijn naast de cijfers over voorgaand boekjaar ook de cijfers van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting(en) opgenomen. Subsidiebaten Onder subsidie wordt verstaan de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen en/of diensten.

4.2.5 Waarderingsgrondslagen WNT Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi)publieke sector (WNT) heeft de instelling zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing WNT.

4.2.6 Grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet;

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

33 van 53

-

-

De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 29 november 2023 door het algemeen bestuur is vastgesteld; o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt, indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld; o Het derde criterium betreft misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid, zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening.

Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 1% (zijnde € 19.028) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; o Een rapporteringstolerantie van € 10.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

34 van 53

4.3

Toelichting op de balans

ACTIVA 4.3.1 Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit overige investeringen met een economisch nut. Deze investeringen kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde 31-12-2023

Boekwaarde 31-12-2022

266.310

308.274

266.310

308.274

Machines, apparaten en installaties

Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen weer: Investeringen

Boekwaarde 31-12-2022

Machines, apparaten en installaties

308.274

Totaal

308.274

Afwaardering

Bijdrage van derden

Afschrijvingen

Desinvesteringen

Investeringen

54.595 0

0

54.595

0

Boekwaarde 31-12-2023

12.630

266.310

12.630

266.310

Een deel van de kapitaallasten op de materiële vaste activa wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. Dit betreft de inrichting van het Gouwe Depot. Voor het verloop van deze reserves wordt verwezen naar hoofdstuk 4.3.4 Vaste Passiva. De totale investeringen in heel 2023 worden in het hierna volgende overzicht getoond. Beschikbaar gesteld krediet

Werkelijk besteed in 2023

Inventaris Automatisering

3.500 80.000

3.452 9.178

Totaal

83.500

12.630

Investeringsomschrijving

De investeringen in 2023 betreffen rackmounts, laptops en een A3-diascanner. Ook zijn beeldschermstoelen en tuinbanken aangeschaft voor het Gouwedepot. Voor het e-depot is alleen nog een investering gedaan voor de website. De overige investeringen daarvoor en voor de telefoonvoorziening worden doorgeschoven naar 2024.

4.3.2 Vlottende activa Onder deze paragraaf lichten we de volgende zaken toe: • uitzettingen korter dan één jaar; • liquide middelen; • overlopende activa.

Uitzettingen korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden:

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

35 van 53

Soort vordering

Saldo 31-12-2023

Voorziening voor oninbaarheid

Saldo 31-12-2022

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen

46.728

0

2.748

95.052 26.234

0 0

123.198 19.160

Totaal

168.014

0

145.106

De uitstaande vorderingen betreffen voor het merendeel vorderingen op openbare lichamen, waartoe ook de deelnemende gemeenten en provincie behoren. Het restant betreft vorderingen op marktpartijen. Het SAMH heeft geen voorziening voor oninbaarheid. In december 2013 is de Wet Schatkistbankieren ingevoerd. Op grond van deze wet is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. Sinds 1 juli 2021 bedraagt deze drempel 2% van het jaarlijks begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2023 buiten de schatkist is gehouden bedroeg:

1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal

656.708 732.819 375.396 245.241

Het streekarchief heeft voldaan aan de norm.

Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Boekwaarde 31-12-2023

Boekwaarde 31-12-2022

675 177.211

703 110.010

177.886

110.713

Kassaldi Banksaldi

De rekening-courantverhouding met het Rijk voor het schatkistbankieren is opgenomen onder de uitzettingen korter dan één jaar.

Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:

Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

Boekwaarde 31-12-2023

Boekwaarde 31-12-2022

2.322

0

22.816

6.132

25.138

6.132

36 van 53

In 2023 zijn al enkele bedragen betaald voor facturen met kosten van 2024.

PASSIVA 4.3.3 Vaste passiva Eigen Vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: Boekwaarde 31-12-2023

Boekwaarde 31-12-2022

91.952 183.699 25.421

87.338 193.257 14.614

301.072

295.209

Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

Het totale resultaat van het SAMH over het jaar 2023 bedraagt € 25.421 positief. In onderstaand overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de reserves. Hierin is nog geen rekening gehouden met de bestemming van het resultaat 2023.

Omschrijving

Saldo aan het Bestemming begin 2023 resultaat vorig jaar

Saldo begin 2023 na resultaatbestemming

Toevoegingen

Vrijval

Onttrekkingen Vermindering ter dekking van afschrijving

Saldo ultimo 2023

Algemene Reserve Algemene reserve

Totaal Algemene Reserve

87.338

14.614

101.952

87.338

14.614

101.952

10.000

0

0

10.000

91.952

0

91.952

Bestemmingsreserves 9.559

183.699

Totaal Bestemmingsreserves

BR Nieuwbouw depot

193.257 193.257

0

193.257 193.257

0

0

0

9.559

183.699

Totaal Reserves

280.595

14.614

295.209

0

0

10.000

9.559

275.651

Resultaat Resultaat

14.614

-14.614

0

0

Totaal Resultaat

14.614

-14.614

0

0

0

0

0

25.421 25.421

Totaal Eigen Vermogen

295.209

0

295.209

0

0

10.000

9.559

301.072

De onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot vindt plaats ter dekking van de afschrijvingslasten van de inrichting van het depot. Dit is een structurele onttrekking. Algemene reserve De algemene reserve is bedoeld voor het opvangen van schommelingen in het bedrijfsresultaat zodat deelnemende gemeenten niet ieder jaar worden geconfronteerd met een naverrekening, omdat de in de jaarrekening vastgestelde bijdrage afwijkt van de raming. Het saldo van de baten en lasten kan ten bate of ten laste van de algemene reserve gebracht worden zolang het in de gemeenschappelijke regeling streekarchief gestelde maximum van 10% van het begrotingstotaal (totaal bijdragen) niet is bereikt en/of zolang het fonds over voldoende middelen beschikt In 2023 is € 10.000 aan de algemene reserve onttrokken als gedeeltelijk dekkingsmiddel van het geraamde tekort van dat jaar.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

37 van 53

Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Deze reserve dient ter dekking van de afschrijvingslasten van de investeringen (o.a. aanschaf van stellingen en inventaris) voor het nieuwe depot en de overige verhuiskosten.

Voorzieningen Voorzieningen zijn in de volgende categorieën in te delen: 1 onderhoudsvoorzieningen; 2 bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 3 verplichtingen of verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 4 van derden verkregen middelen welke specifiek besteed moeten worden. Boekwaarde 31-12-2023

Boekwaarde 31-12-2022

100.385

91.960

100.385

91.960

Onderhoudsegalisatievoorzieningen

De voorziening gebruikersonderhoud wordt gevormd als egalisatievoorziening voor toekomstig periodiek onderhoud, reparatie en vervanging van het gebruikersdeel van de inrichting van het Gouwedepot. Deze voorziening behoort tot categorie 1. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op de meerjaren onderhoudsplannen huurdersdeel welke in 2013 zijn opgesteld. Deze meerjaren onderhoudsplannen voor de locatie Gouwedepot is opgesteld voor de periode 2014 tot en met 2053. Op grond van deze onderhoudsbegroting bedraagt de jaarlijks noodzakelijke dotatie voor het Gouwedepot € 8.425. Van de gevormde voorziening geldt als buffer € 20.000 (in 2014 als minimum ingesteld). In 2023 zou het meerjarenonderhoudsplan geactualiseerd worden, waarmee ook voor de dotatie ten behoeve van het huurdersdeel een nieuwe berekening gemaakt zou worden. Helaas is nog geen leverancier gevonden, die deze klus wil uitvoeren. In het hierna volgende overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de voorziening.

Voorzieningen

Saldo 31-12-2022

Voorziening gebruikersonderhoud

91.960

Totaal voorzieningen

75.110

Onttrekkingen

Toevoegingen

Vrijval

0 0

Vermindering ter dekking van afschrijving

Saldo 31-12-2023

8.425

0

100.385

8.425

0

100.385

4.3.4 Vlottende passiva Op basis van het BBV dienen niet-bestede middelen van uitkeringen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel als ‘vooruitontvangen middelen’ op de balans verantwoord te worden onder de overlopende passiva. Verder zijn onder de vlottende passiva ook kortlopende schulden opgenomen.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

38 van 53

Overige schulden < 1 jaar Overlopende passiva

Boekwaarde 31-12-2023

Boekwaarde 31-12-2022

103.617 132.275

26.827 156.230

235.892

183.057

Boekwaarde 31-12-2023

Boekwaarde 31-12-2022

103.617

26.827

103.617

26.827

Kortlopende schulden < 1 jaar De samenstelling van de kortlopende schulden is als volgt:

Crediteuren

Overlopende passiva De post overlopende passiva kan als volgt onderscheiden worden:

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

Boekwaarde 31-12-2023

Boekwaarde 31-12-2022

132.275

156.230

132.275

156.230

De verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen (met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume) zijn de volgende schulden:

Af te dragen premies en sociale verzekeringen Kortlopend deel lening BNG Overige nog te betalen bedragen

Boekwaarde 31-12-2023

Boekwaarde 31-12-2022

77.941 0 54.334

69.196 24.368 62.666

132.275

156.230

De overige nog te betalen bedragen zijn kosten van 2023, maar die pas in 2024 betaald worden. Veelal zijn dit facturen over de maand december, waarvan de facturering achteraf plaatsvindt. Ook de nog te betalen administratie- en accountantskosten voor het opstellen van de jaarrekening zijn hierin meegenomen.

4.3.5 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het SAMH is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen:

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

39 van 53

Huurverplichtingen Met de gemeente Gouda is een huurovereenkomst afgesloten voor de huur van de bedrijfsruimte (depot) gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, gemeente Zuidplas. De overeenkomst is ingegaan per 10 juni 2014 met een looptijd van 25 jaar. De basishuur exclusief servicekosten en exclusief BTW bedraagt op jaarbasis € 174.305. De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumenten- prijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Met de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda is een (onder)huurovereenkomst afgesloten voor de huur van kantoorruimte in het gebouw De Chocoladefabriek, Klein Amerika 20 te Gouda. Het gehuurde deel van de bedrijfsruimte is gelegen op de begane grond en de eerste verdieping en is groot ca. 488 m2 BVO. De overeenkomst is aangegaan voor de duur van 9 jaar en 11 maanden en eindigt per 1 april 2024. De aanvangshuurprijs bedraagt op jaarbasis exclusief BTW en exclusief servicekosten € 38.804. De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumentenprijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Leaseverplichtingen Met Multilease B.V. is een operational leaseovereenkomst afgesloten voor een Opel Combo. De overeenkomst is aangegaan op 22 juni 2020 en heeft een looptijd van 72 maanden.

De overeengekomen leaseprijs bedraagt ca € 3.499 per jaar exclusief brandstof. Beheerovereenkomst Met de medegebruikers van het depot gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, te weten het Gemeentearchief Alphen aan den Rijn en gemeente Gouda afdeling Archeologie, is een beheerovereenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat het Streekarchief Midden-Holland namens de participanten de coördinatie van het beheer van de gemeenschappelijke ruimten op zich neemt voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd. Met de hoofdhuurder van de Chocoladefabriek, de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda gelegen aan het adres Klein Amerika 20, is een beheerovereenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat de Bibliotheek Gouda zal optreden als coördinator beheer van de Chocoladefabriek voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd. Overige overeenkomsten Met Preservica Ltd. is een overeenkomst afgesloten voor een E-depotvoorziening voor de initiële looptijd van vier jaar, met als startdatum 01-05-2023 met de mogelijkheid voor het streekarchief de overeenkomst telkens stilzwijgend met één jaar te verlengen.

Verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden. Na vier jaar is jaarlijkse indexering toegestaan. Met Data Matters B.V. is een overeenkomst afgesloten voor applicatiehosting. De overeenkomst is ingegaan per 1 maart 2014 en verlengd in 2019 voor een looptijd van 5 jaar. De kosten worden geraamd op € 23.840 per jaar. In 2023 wordt een nieuwe leverancier gezocht. Met Gio Coffee B.V. is een overeenkomst afgesloten voor de huur van een koffieautomaat. De overeenkomst is ingegaan per 29 juli 2019 en heeft een looptijd van 60 maanden. De overeengekomen huurprijs bedraagt ca € 348 op jaarbasis.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

40 van 53

4.4

Overzicht van baten en lasten

Samen met de balans vormt het overzicht van baten en lasten de jaarrekening 2023. De jaarrekening geeft inzicht in het financiële eindresultaat 2023 met een analyse en toelichting op de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting.

NB In alle overzichten worden de baten weergegeven met een negatief bedrag en de lasten met een positief bedrag.

Overzicht van baten en lasten

Rekening 2022

Programmabegroting 2023

Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

15.334 512.738 335.233 182.321 498.950 3.187 0 1.547.764

-118.660 -508.077 -599.152 -298.547 -28.410 0 0 -1.552.845

-103.325 4.662 -263.919 -116.225 470.540 3.187 0 -5.081

15.190 729.581 343.533 178.731 566.086 566 0 1.833.686

-111.186 -791.283 -618.752 -310.629 0 0 0 -1.831.850

-95.996 -61.703 -275.220 -131.897 566.086 566 0 1.836

0 0

-9.533 -9.533

-9.533 -9.533

0 0

-9.559 -9.559

-9.559 -9.559

Resultaat

1.547.764

-1.562.378

-14.614

1.833.686

-1.841.409

-7.723

Overzicht van baten en lasten

Begroting 2023 ná wijziging

Rekening 2023

Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

27.534 838.326 341.110 240.238 510.366 700 0 1.958.275

-145.135 -924.622 -537.399 -323.120 0 -9.660 0 -1.939.935

-117.600 -86.295 -196.289 -82.882 510.366 -8.960 0 18.340

26.799 836.608 337.527 222.599 478.577 645 0 1.902.755

-128.380 -923.984 -537.255 -308.100 0 -10.898 0 -1.908.617

-101.581 -87.376 -199.728 -85.501 478.577 -10.253 0 -5.862

0 0

-19.559 -19.559

-19.559 -19.559

0 0

-19.559 -19.559

-19.559 -19.559

Resultaat

1.958.275

-1.959.494

-1.219

1.902.755

-1.928.176

-25.421

4.4.1 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2023 Het overzicht van baten en lasten 2023 beslaat de periode 1 januari tot en met 31 december 2023. In 2022 is de programmabegroting 2023 vastgesteld De baten van het streekarchief bestaan voor het overgrote deel uit de vaste bijdragen van de deelnemende gemeenten. De lasten van het streekarchief zijn grofweg in 2 categorieën op te delen, namelijk personeelskosten en apparaatskosten. De apparaatskosten maken onderdeel uit van de overheadkosten en bestaan voor een groot deel uit huisvestingslasten, automatiseringslasten en afschrijvingslasten.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

41 van 53

Het positieve resultaat is het resultaat van de vier inhoudelijke programma’s en van de overhead tezamen. De mutatie in de reserve betreft de reguliere onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van het Gouwedepot. Voor een nadere specificatie van de mutatie wordt verwezen naar de toelichting op de balans. Per 1 januari 2016 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht Overheidsondernemingen in werking getreden. Ondersteund door een fiscalist heeft het SAMH onderzocht welke gevolgen deze wet heeft voor de dienst. Geconcludeerd is dat het streekarchief vrijgesteld is van aangifte.

4.4.2 Verschillenanalyse overzicht baten en lasten In de volgende tabel worden de verschillen getoond tussen de begrote en de gerealiseerde baten en lasten. Verschillenanalyse

Begroting 2023 na wijziging

Jaarrekening 2023

Saldo

V/N

In bewaring nemen Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat In bewaring nemen

-145.135 27.534 -117.600 0 -117.600

-128.380 26.799 -101.581 0 -101.581

16.754 -735 16.019 0 16.019

N V N N

Bewaren en beheren Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Bewaren en beheren

-924.622 838.326 -86.295 0 -86.295

-923.984 836.608 -87.376 0 -87.376

638 -1.719 -1.081 0 -1.081

N V V V

Ontsluiten/beschikbaar stellen Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Ontsluiten/beschikbaar stellen

-537.399 341.110 -196.289 0 -196.289

-537.255 337.527 -199.728 0 -199.728

144 -3.584 -3.440 0 -3.440

N V V V

Educatie, advisering en toezicht Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Educatie, advisering en toezicht

-323.120 240.238 -82.882 0 -82.882

-308.100 222.599 -85.501 0 -85.501

15.020 -17.639 -2.619 0 -2.619

N V V V

Overhead Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Overhead

0 510.366 510.366 -19.559 490.807

0 478.577 478.577 -19.559 459.019

0 -31.789 -31.789 0 -31.788

V V N V

Treasury Baten Lasten Resultaat Treasury

-9.660 700 -8.960

-10.898 645 -10.253

-1.238 -55 -1.293

V V V

Resultaat

-1.219

-25.421

-24.202

V

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

42 van 53

De verschillenanalyse toont geringe verschillen in de baten en lasten. Ten opzichte van de begroting sluit het jaar met een positiever resultaat van € 24.202. De afwijkingen groter dan € 10.000 worden hierna toegelicht. De inkomsten van het programma In bewaring nemen zijn wat leger uitgevallen dan begroot was. Het aantal opdrachten hiervoor was minder dan verwacht. Binnen het programma Educatie zijn 2 projecten uitgevoerd voor de gemeente Gouda: Tijdmachine en Slavernijverleden. Deze projecten hebben voor extra inkomsten en uitgaven geleid. De lasten van de overhead zijn lager dan begroot was voor 2023. Dit voordeel komt deels uit ontvangen afrekeningen van voorgaande jaren, die voor een lastenverlaging zorgden. Het invullen van een vacature bleek daarnaast moeilijker dan gedacht . Ook dit leidde tot een onverwachte lastenverlaging.

4.4.3 Onvoorzien In de programmarekening dient inzicht gegeven te worden in het gebruik van een eventueel geraamd bedrag voor onvoorzien. In de begroting 2023 van het streekarchief was geen post onvoorzien geraamd. In geval van onvoorziene kosten die de exploitatie overstijgen wordt dekking gevonden in de algemene reserve, dan wel zijn de deelnemende gemeenten en aansprakelijk.

4.4.4 Structurele mutaties in de reserves De structurele mutaties in de reserves zien er als volgt uit:

Structurele mutaties in de reserves

Begroting 2023 na wijziging

Jaarrekening 2023

Structurele onttrekkingen Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot

9.559

9.559

Totaal structurele reservemutaties

9.559

9.559

De structurele onttrekking betreft de jaarlijkse onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot. Deze structurele onttrekking wordt ingezet ter dekking van de eveneens structurele afschrijvingslasten op de investeringen voor de inrichting van het Gouwedepot.

4.4.5 Incidentele baten en lasten Het hierna volgende overzicht toont de hiervoor genoemde incidentele baten en lasten. Dit zijn baten en lasten die zich maximaal 3 jaar achtereen voordoen. Incidentele baten en lasten

Begroting 2023 na wijziging

Jaarrekening 2023

Incidentele baten Projectbaten Onttrekking algemene reserve

-66.500 -10.000

-50.619 -10.000

Totaal incidentele baten

-76.500

-60.619

Incidentele lasten Projectlasten Nagekomen lasten vorige jaren

66.500 5.000

50.619 -11.748

Totaal incidentele lasten

71.500

38.871

Totaal

-5.000

-21.748

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

Programma

Educatie Overhead

Educatie Overhead

43 van 53

In 2023 is gestart met een tweetal tijdelijke projecten voor de gemeente Gouda. Deze brachten extra, incidentele inkomsten en uitgaven met zich mee. Ook incidenteel is de eenmalige onttrekking aan de algemene reserve als dekkingsmiddel van het verwachte tekort in 2023. De kostenposten uit afrekeningen van voorgaande jaren, bleken ook teruggaven te bevatten.

4.5

Structureel begrotingssaldo

Het structurele begrotingssaldo van het SAMH ziet er als volgt uit:

Presentatie van het structureel begrotingssaldo Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structrueel begrotingssaldo

Rekening Begroting Rekening 2022 2023 2023 -5.081 18.340 -5.862 -9.533 -19.559 -19.559 -14.614 -1.219 -25.421 8.129 -5.000 -21.748 -22.743 3.781 -3.673

Het totale rekeningsaldo van het SAMH is ruim € 25.000 positief. Als de incidentele baten en lasten hieruit gehaald worden, resteert een resultaat van ruim € 3.000 positief.

4.6

Wet Normering Topinkomens

Op grond van de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sectoren (WNT) moeten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de jaarstukken per individuele functionaris aangeven wat het belastbare loon en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn zijn, indien deze uitgaan boven de WNT-norm (in 2023: € 223.000). Voor elke topfunctionaris moeten deze gegevens sowieso vermeld worden. Ook als de WNT-norm niet overschreden wordt. In 2023 heeft binnen het SAMH geen overschrijding plaatsgevonden van het maximum salaris als bedoeld in de WNT. De functionarissen die bij het SAMH onder deze wet vallen zijn de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Met uitzondering van directeur zijn alle leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur onbezoldigd binnen het SAMH. Om deze reden wordt het belastbaar loon van deze leden niet benoemd. Het SAMH heeft geen beloningen aan de leden betaald. De specificatie van het belastbaar loon topfunctionarissen luidt als volgt:

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

44 van 53

Gegevens 2023 bedragen x € 1

C.A. Bakker - Wijbrans

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2023 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

Directeur 1/1 - 31/12 0,89 ja

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

198.222

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging

N.v.t. 94.161

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Gegevens 2022

N.v.t. N.v.t.

81.897 12.264 94.161

bedragen x € 1

C.A. Bakker - Wijbrans

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2022 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

Directeur 1/1 - 31/12 0,89 ja

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

192.000

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging

N.v.t. 82.772

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t. N.v.t.

4.7

70.521 12.251 82.772

Taakvelden

Met ingang van begrotingsjaar 2018 zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht om een overzicht op te nemen waarin de lasten en baten van de regeling verdeeld worden naar (hoofd)taakvelden. Deze (hoofd)taakvelden zijn door het Rijk vastgesteld. Via dit overzicht kunnen overheden makkelijker met elkaar vergeleken worden. De jaarrekening 2023 ingedeeld naar taakvelden ziet er als volgt uit:

TaakOmschrijving veld 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

Programmabegroting 2023 Lasten 1.267.035 566.086 566 0 7.723 1.841.409

Baten -1.831.850 0 0 -9.559 0 -1.841.409

Gewijzigde begroting 2023 Lasten 1.447.209 510.366 700 0 1.219 1.959.494

45 van 53

Baten -1.930.275 0 -9.660 -19.559 0 -1.959.494

TaakOmschrijving veld 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

Jaarrekening 2023 Lasten 1.423.533 478.577 645 0 25.421 1.928.176

Baten -1.897.719 0 -10.898 -19.559 0 -1.928.176

Verschil jaarrekening t.o.v. gewijzigde begroting Lasten Baten -23.676 32.556 -31.789 0 -55 -1.238 0 0 24.202 0 -31.318 31.318

46 van 53

5

Vaststelling jaarrekening 2023

Het Streekarchief Midden-Holland gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 6 maart 2024.

BESLUIT: De balans en de rekening van baten en lasten welke gecontroleerd zijn door de accountant voor het jaar 2023 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur d.d. 27 juni 2024.

De directeur,

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

De voorzitter,

47 van 53

Bijlage 1 Verantwoording rechtmatigheid Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruiken oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 29 november 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 1% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 19.028. Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: - geen In de paragraaf bedrijfsvoering 3.2.3 is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

48 van 53

Bijlage 2 Bijdragen 2023

Oprganisatie

Verdeelsleutels 1 2 PersoneelsInwoners Aantal m1 per 1-1-2022 per 1-1-2022 kosten (€)

Verdeelsleutel

Gouda Krimpen a/d IJssel Krimpenerwaard Waddinxveen Zuidplas ODMH RMH

Bijdragen 2023 Overige kosten (€)

1

2

Overige bijdragen (€)

Extra bijdragen (€)

Kosten e-depot

1 en 2

1 en 2

Totale bijdragen (€)

74.134 29.416 57.065 31.338 45.796 -

4.367 417 2.664 701 1.285 -

310.561 123.229 239.056 131.281 191.848

210.638 20.114 128.495 33.812 61.981

2.863 9.295 4.838 495 750 3.000

17.960 4.939 12.665 5.689 8.747

80.934 21.760 56.643 24.957 37.747 1.691

622.955 179.337 441.697 196.234 300.322 2.441 3.000

Totaal baten en lasten 237.749

9.434

995.974

455.039

21.241

50.000

223.733

1.745.986

De extra bijdragen voor het jaar 2023 betreffen additionele dienstverlening in de vorm van: - Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Gouda ad € 2.509; - Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpen aan den IJssel ad € 9.295; - Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 2.007; - Naamgevingscommissie voor de gemeente Waddinxveen ad € 495; - Naamgevingscommissie voor de gemeente Gouda ad € 354; - Historisch Ontmoetingspunten, uren werkgroep voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 2.831.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

49 van 53

Bijlage 3 Overzicht activiteiten Onderwijs en werkplaatsen over archiefonderzoek • Stamboomcafé in de Chocoladefabriek (maandelijks) • Stamboomcafé bij de Bibliotheek aan den IJssel (ongeveer tweemaandelijks) • Stamboomonderzoek voor beginners bij de Volksuniversiteit Gouda (drie lessen) • Workshopreeks Zoeken en Schrijven over je Surinaamse en Caribische roots (drie lessen) • Cursus Oud schrift voor gevorderden (10 lessen verspreid over 2023 en 2024) • Transcriptiecafé (tweewekelijks) • Vaste bezoekersbijeenkomst (twee maal per jaar) • Schoonhovologie, archiefintroductie • Schoonhovologie II: genealogie en huizenonderzoek (zes bijeenkomsten) • Goudolologie, archiefintroductie • Goudologie II, Gouda en de Oorlog • Gouda Tijdmachinecafé • Workshop ‘Vele Panden’, project van Gouds Tijdmachine Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd en jongvolwassenen Basisonderwijs • Goudazoekers (acht klassen) • Open Monumenten Klassendag Gouda (2 klassen) • Tijdjagers (drie klassen) • Uitlening leskoffer Oorlog in Midden-Holland • Haastrechtspeurders (twee klassen) • Fairtrade Cacao Wereldreis in de Chocoladefabriek (acht klassen) • Archiefles ‘Kijk op je wijk’ bij Wereldwijs in Oosterwei • We voorzagen de Julianaschool in Gouda van krantenartikelen en bouwtekeningen voor hun schooljubileum Voortgezet en Hoger onderwijs • Bezoek van de PABO Driestar voor bronnen- en

literatuuronderzoek voor het project Gouda en het Water (4 klassen) • Collegeplank Gouda en de Middeleeuwen voor de Goudse Waarden • Begeleiding van twee scholieren die voor de PreUniversity van de Universiteit Leiden historisch onderzoek doen naar pokkenepidemieën. • Digitale bronnen en lesmateriaal via de website Geschiedenislokaal Midden-Holland Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen • Lezing van historicus Maarten Prins over Heerlijkheden in de Chocoladefabriek • Lezing van auteur Jutta Chorus over vrouwengeschiedenis in de Chocoladefabriek • Presentatie Gouda in 3D voor de bewoners van woonzorglocatie Gouwestein • Diverse lezingen in de Historische OntmoetingsPunten, zie ‘HOP’ • Demonstratie Gouda Tijdmachine tijdens Open Monumentendag • Open Joodse Huizen – Huizen van Verzet editie Gouda, programma met besloten herdenkingen op locatie

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

50 van 53

Landelijke evenementen • Hackalod • World Press Photo Tentoonstellingen in de Chocoladefabriek • Inzendingen voor de Walvisprijs • Kaashandel Van Eijk • Groeten uit… • Heerlijkheden • Pijpennijverheid in Gouda en Schoonhoven (in samenwerking met archiefonderzoekers Ewout Korpershoek en Bert van der Lingen) • Persfoto’s uit de beeldcollecties van het streekarchief Rondleidingen Gouwedepot • Rondleiding Algemeen Bestuur van het streekarchief • Rondleiding aan diverse (div-)ambtenaren in het kader van het E-depot • Rondleiding vrijwilligers Gouda Tijdmachine • Rondleiding voor de cursisten van de Volksuniversiteit Gouda • Rondleiding sectie geschiedenis De Goudse Waarden • Twee maal rondleiding voor particuliere groepen (op aanvraag) Bijdragen aan Historische OntmoetingsPunten (HOP) Lezingen & activiteiten HOP Schoonhoven • Lezing door René Kappers over de geschiedenis van Belvédère en Korenmolen de Hoop • Lezing door Otto Ooms over de Schoonhovense verzetsman Johannes Holswilder • Auteurslezing door Suzanna Jansen van onder meer ‘Het Pauperparadijs’ en ‘De omwenteling of de eeuw van de vrouw’ • Lezing door René Kappers over de Schoonhovense stadsrechten, de ‘geboortepapieren van de stad’ • Historische filmochtenden HOP Bergambacht • Lezing ‘Bergambachtse soldaten in het leger van Napoleon’ door Christiaan van der Spek • Lezing ‘Speuren naar Bergambachtse voorouders’ door Cristel

Stolk • Lezing ‘Al jaren in de knoop’ door Nina Melching • Lezing ‘Kerst op historische tegels’ door Herbert van den Berge • Historische cafés om de maand op zaterdag, onder meer met het thema ‘meesters en juffen’ HOP Krimpen aan de Lek • Lezing over de brandweer in Krimpen aan de Lek door Jan de Vries • Filmvertoning met beelden die Daan Dijksman rond 1985 maakte van het dagelijkse leven in Krimpen aan de Lek. • Taxatiedag ‘Kunst of Kitsch’ door Peter Sluisman • Lezing ‘Soldaten in het leger van Napoleon’ door Christiaan van der Spek • Historisch café, elke eerste vrijdag van de maand

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

51 van 53

Tentoonstellingen HOP Schoonhoven • De geschiedenis van Belvédère en Korenmolen de Hoop • Verzet in Schoonhoven tijdens WOII • Expositie Walvisprijs HOP Bergambacht • Winter • In het leger van Napoleon • Al jaren in de knoop • Sinterkerst HOP Krimpen aan de Lek • Molenweide: van weiland naar woonwijk • Brandweer Krimpen aan de Lek • Krimpense veren en de Lekboot • Luchtfoto’s uit verleden en heden HOP Ouderkerk aan den IJssel • Winter • Archeologische vondsten uit de streek • Een keuze uit de fotocollectie van het streekarchief

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

52 van 53

Bijlage 4 Controleverklaring

Voorlopige Controleverklaring Wij hebben het voornemen om een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2023. Dit houdt in dat de jaarrekening is opgesteld volgens het normkader zoals beschreven in de controleverklaring. Dit betekent dat de bedragen in overeenstemming zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals vermeld in het normenkader en toetsingskader van de gemeenschappelijke regeling en de beleidsregels toepassing WNT, inclusief het controleprotocol WNT. Deze verklaring zal worden opgenomen in de jaarrekening. Zoals eerder aangegeven heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) uitstel aangekondigd voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023 van gemeenten en provincies, na bezwaren van de Algemene Rekenkamer tegen wijzigingen van de accountantsnormen. Wat dit voor gevolgen heeft voor de opdrachtverlening aan de accountant en de controleverklaring is nog onduidelijk. Door het ministerie van Binnenlandse Zaken zijn de volgende mogelijke opties gegeven: •

•

gemeenten en provincies worden opgeroepen worden om een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening, conform de aangepaste verordeningen en de afspraken die hierover door vertegenwoordigende organen met het bestuur zijn gemaakt. de accountantscontrole over het verslagjaar 2023 zal leiden tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties. De vorm van het oordeel is nog afhankelijk van verder overleg, namelijk of: o indirect via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording o of direct via een rechtmatigheidsoordeel zoals voorgaande jaren.

Zolang er onduidelijkheid is zullen we nog geen controleverklaring kunnen afgeven bij de jaarrekening. Het ministerie heeft kenbaar gemaakt via de IBI-nieuwsbrief de branche op de hoogte te houden over de vorm van het oordeel van de accountant en de uitkomsten van de gesprekken met de Algemene Rekenkamer. Wij zullen u op de hoogte houden van de ontwikkelingen hierin.

Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland

53 van 53