Bijlage 1 Conceptbegroting 2025 en Jaarstukken 2023 SAMH F 745 E24.002070
Tekst van het document
4.3
Toelichting op de balans ....................................................................................................... 35
ACTIVA .......................................................................................................................................... 35 4.3.1
Materiële vaste activa .................................................................................................... 35
4.3.2
Vlottende activa ............................................................................................................. 35
PASSIVA ....................................................................................................................................... 37 4.3.3
Vaste passiva ................................................................................................................ 37
4.3.4
Vlottende passiva .......................................................................................................... 38
4.3.5
Niet uit de balans blijkende verplichtingen .................................................................... 39
4.4
Overzicht van baten en lasten ............................................................................................... 41
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
2 van 53
5
4.4.1
Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2023 ................................................. 41
4.4.2
Verschillenanalyse overzicht baten en lasten ............................................................... 42
4.4.3
Onvoorzien .................................................................................................................... 43
4.4.4
Structurele mutaties in de reserves ............................................................................... 43
4.4.5
Incidentele baten en lasten ........................................................................................... 43
4.5
Structureel begrotingssaldo ................................................................................................... 44
4.6
Wet Normering Topinkomens ................................................................................................ 44
4.7
Taakvelden ............................................................................................................................ 45
Vaststelling jaarrekening 2023 ...................................................................................................... 47
Bijlage 1
Verantwoording rechtmatigheid ......................................................................................... 48
Bijlage 2
Bijdragen 2023 .................................................................................................................. 49
Bijlage 3
Overzicht activiteiten Onderwijs en werkplaatsen over archiefonderzoek ...................... 50
Bijlage 4
Controleverklaring ............................................................................................................. 53
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
3 van 53
1
Inleiding
Voor u liggen de Jaarstukken 2023. Vooruitlopend op de informatie, welke in de volgende hoofdstukken uitgebreid beschreven wordt, volgen hier alvast de belangrijkste financiële conclusies in deze rapportage: • Het positieve resultaat voor 2023 bedraagt € 25.421 positief; • Om het verwachte tekort voor 2023 te dekken, hebben de gemeenten € 50.000 extra aan bijdragen betaald en heeft het streekarchief zelf € 10.000 onttrokken aan de algemene reserve; • Het positieve resultaat van 2023 is voor een groot deel toe te rekenen aan meevallers uit voorgaande jaren, onder andere de afrekening van de servicekosten van het Gouwedepot. Daarnaast kon een vacature niet ingevuld worden voor de laatste twee maanden van het jaar; • Voor onder andere het opstarten, opleidingen, pilots en de aanbesteding van het e-depot zijn in 2023 ruim € 229.000 aan kosten gemaakt. De vijf gemeenten, de ODMH en het streekarchief zelf hebben hieraan ruim € 225.000 bijgedragen. Het geringe tekort wordt gedekt vanuit het positieve jaarrekeningresultaat; • In 2023 ontving het streekarchief incidentele bijdragen voor de projecten Tijdmachine en Slavernijverleden van de gemeente Gouda. Daar staan incidentele uitgaven voor diezelfde projecten tegenover; • Voorgesteld wordt om met het positieve saldo het weerstandsvermogen te verhogen door het saldo toe te voegen aan de algemene reserve.
De belangrijkste inhoudelijke ontwikkelingen in 2023 betreffen: E-depotvoorziening voor het streekarchief Het streekarchief heeft een overeenkomst afgesloten met Preservica voor een ‘e-depotvoorziening’: een digitaal depot voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van digitale archieven. In het oude stadhuis van Schoonhoven vierden medewerkers van het streekarchief, ambtenaren van de in het archief deelnemende gemeenten en bestuursleden dit hoogtepunt. Het project van aanbesteding werd begeleid vanuit het streekarchief en door middel van een werkgroep met ambtenaren van alle deelnemende gemeenten. Vanaf september kwamen de beleidsvoerders van de vijf aangesloten gemeenten en het streekarchief samen bij de ODMH (Omgevingsdienst Midden-Holland) voor de eerste beleidssessies rondom het e-depot. Het e-depot wordt in het leven geroepen om alle digitale documenten van de vijf gemeenten en de omgevingsdienst onder te brengen, zorgvuldig te bewaren en beschikbaar te stellen. Onder aanvoering van de adviseurs van organisatieadviesbureau Van Kaliber zullen de komende periode afspraken gemaakt worden om het e-depot zo goed en gestroomlijnd mogelijk in te kunnen richten. Daarnaast worden er een aantal pilots uitgevoerd die het streekarchief met de gemeenten en de ODMH gaat uitvoeren (videotulen en omgevingsvergunningen).
Dienstverleningsovereenkomst met Promen De gemeenschappelijke regeling Promen is een samenwerking aan gegaan met het streekarchief om het informatie- en archiefbeheer op orde te brengen én te houden. Afgelopen jaar werd gewerkt aan het verbeteren hiervan. Als overheidsorganisatie valt Promen onder de Archiefwet 1995 en moet zich houden aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan het informatie- en archiefbeheer. Het gaat hier niet meer alleen om papieren archieven. De overheidsinformatie is tegenwoordig opgeslagen in meerdere applicaties. Het streekarchief houdt hier namens de gemeenten toezicht op. Na Promen Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
4 van 53
wordt in de komende jaren ook contact gelegd met de andere Gemeenschappelijke Regelingen die het streekarchief als archiefbewaarplaats hebben aangewezen. Archief St. Barnabasparochie te Haastrecht naar het streekarchief Het archief van de Haastrechtse St. Barnabasparochie is sinds deze zomer ondergebracht in het Gouwedepot. Het archief gaat terug tot het einde van de 17e eeuw en loopt tot circa 1950. Het archief bevat naast het eigenlijke parochiearchief ook stukken over het St. Catharinagesticht en over de verschillende broederschappen die aan de parochie verbonden waren. Ook vermeldenswaard is een doop- en trouwregister over de jaren 1673-1704. Dit is een mooie aanvulling op de DTB-collectie van de voormalige gemeente Haastrecht. Hierin beginnen de boeken voor de Rooms-katholieke statie St. Barnabas namelijk pas in 1709. Kaashandel van Eijk Het afgelopen jaar werd zo’n zeven (!) meter aan archief van de Kaashandel Maatschappij “Gouda” die was gevestigd aan de Kattensingel in Gouda, geïnventariseerd. Het bedrijf verhandelde kaas in het binnen- en buitenland. Erbij werd een mini-tentoonstelling gemaakt in de Chocoladefabriek. De tentoonstelling liet aan de hand van archiefstukken verschillende aspecten zien van de onderneming, die in 1870 door Cornelis van Eijk in de Naaierstraat werd gestart en eindigde in 1972.
Het terrein aan de Kattensingel wordt momenteel herontwikkeld tot het woongebied 'De Blaauwe Haan', vernoemd naar het eerste kaaspakhuis op deze plek. Naar aanleiding van de tentoonstelling meldden zich familieleden uit heel Nederland met nog meer archief. Zij zijn ontvangen in de Chocoladefabriek voor een presentatie. Bijzondere tekeningen Schoonhovens kunstenaar Door bemiddeling van Wim Slappendel ontving het streekarchief twee mappen met prenten en tekeningen van de Schoonhovense kunstenaar Maarten Pauw (1912-1966). Pauw werd geboren in Doorn en was actief als kunstenaar, beeldhouwer en penningmaker in Parijs en Utrecht. In 1956 werd hij benoemd tot directeur van de Schoonhovense Vakschool voor goud- en zilversmeden en juweliers. Deze functie bekleedde hij tot zijn onverwachte overlijden in 1966. De schenking bestaat uit diverse prenten en tekeningen die digitaal te bekijken zijn in de studiezaal van het streekarchief. Open Joodse Huizen | Huizen van Verzet Schoonhoven en Gouda Onderzoeker Otto Ooms vertelde op 2 mei in het Historisch OntmoetingsPunt Schoonhoven het opmerkelijke levensverhaal van de Schoonhovense verzetsman Johannes Holswilder. De in 1902 geboren notarisklerk, makelaar, deurwaarder en raadsman stond bekend om zijn sociaal engagement. Voor de oorlog maakte hij evenwel fanatiek propaganda voor de NSB.
Hij organiseerde zelfs een bijeenkomst in de schouwburg van Gouda met partijleider Mussert. In de oorlog sloot hij zich echter aan bij de verzetsgroep Oranje Vrijbuiters, die onderduikers hielp en overvallen pleegde. Na verraad in 1943 werden de leden van de verzetsgroep gearresteerd en een jaar later gefusilleerd op de Waalsdorpervlakte. Op donderdag 4 mei organiseerde het streekarchief in samenwerking met het Gouds Metaheerhuis en met ondersteuning van het Nationaal Holocaust Museum voor de vijfde keer in Gouda het programma Programma Open Joodse Huizen | Huizen van Verzet. Vertellers, bezoekers en bewoners deelden verhalen in huizen waar Joden of verzetslieden woonden en werkten voor, tijdens en vlak na de Tweede Wereldoorlog.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
5 van 53
Adresboeken online bladerbaar en doorzoekbaar Op de website verschenen in 2023 ook de adresboeken van Gouda uit de periode 1867 – 1950. Er kan zowel gezocht als gebladerd worden in deze gegevensbronnen. Behalve namen en straten zijn er ook beroepen van de hoofdbewoners per adres te vinden. De adresboeken kwamen meestal jaarlijks uit en bestaan uit meerdere delen: een alfabetische stratenlijst met een overzicht van de bewoners, een alfabetische naamlijst en een overzicht van winkels, bedrijven, verenigingen en andere organisaties. Ook een klein aantal adresboeken uit een aantal andere gemeentes zijn raadpleegbaar. Nieuw project op Vele Handen: ‘De eerste kaart. De gezinskaarten van Midden Holland, 1920-1939’ Het streekarchief gaf op dinsdag 6 juni het startschot voor het nieuwe project 'De eerste kaart. De gezinskaarten van Midden-Holland, 1920-1939' op het platform Vele Handen. Van alle gezinnen die in de periode 1920-1939 in de regio Midden-Holland woonden zijn kaarten bijgehouden. Daarop staan de meest belangrijke gegevens van het gezinshoofd, de gezinsleden en andere inwoners zoals de naam, geboortedatum en -plaats, het kerkgenootschap, beroep en adres. Ook alle wijzigingen die optraden in het gezin werden bijgehouden. Hiermee geven de gezinskaarten een interessante inkijk in het leven van de burgers uit de eerste helft van de 20e eeuw.
Binnen twee maanden werden de 40.000 gezinskaarten van Midden-Holland ingevoerd door honderden vrijwilligers. De gegevens zijn begin 2024 te doorzoeken via de website. Vanwege privacywetgeving wel alleen binnen de muren van de Chocoladefabriek. Programma Historische OntmoetingsPunten In de diverse Historische OntmoetingsPunten was weer een divers programma te beleven, dat wordt georganiseerd door de verschillende bibliotheken in de Krimpenerwaard, historische verenigingen en het streekarchief. Zo was er een expositie over ‘De Krimpense veren en de Lekboot’ te zien in de HOP in de bibliotheek in het Cultuurhuis Krimpen aan de Lek, gaf René kappers een lezing over de stadsrechtoorkonden van Schoonhoven in het Historisch OntmoetingsPunt Schoonhoven en kon men in het Historisch OntmoetingsPunt Bergambacht leren over Ammerstolse, Berkenwoudse en Bergambachts dialecten.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
6 van 53
2
Financiële samenvatting
2.1
Resultaat 2023
De jaarrekening 2023, waarvoor op de volgende pagina’s een voorstel is geformuleerd, sluit met een positief exploitatieresultaat van € 25.421. Het exploitatieresultaat van 2023 per programma is als volgt opgebouwd, waarbij ter vergelijking de cijfers van de begroting 2023 (inclusief begrotingswijzigingen) en het exploitatieresultaat van het jaar 2023 zijn weergegeven. NB In alle overzichten worden de baten weergegeven met een negatief bedrag en de lasten met een positief bedrag.
Overzicht van baten en lasten
Rekening 2022
Programmabegroting 2023
Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
15.334 512.738 335.233 182.321 498.950 3.187 0 1.547.764
-118.660 -508.077 -599.152 -298.547 -28.410 0 0 -1.552.845
-103.325 4.662 -263.919 -116.225 470.540 3.187 0 -5.081
15.190 729.581 343.533 178.731 566.086 566 0 1.833.686
-111.186 -791.283 -618.752 -310.629 0 0 0 -1.831.850
-95.996 -61.703 -275.220 -131.897 566.086 566 0 1.836
0 0
-9.533 -9.533
-9.533 -9.533
0 0
-9.559 -9.559
-9.559 -9.559
Resultaat
1.547.764
-1.562.378
-14.614
1.833.686
-1.841.409
-7.723
Overzicht van baten en lasten
Begroting 2023 ná wijziging
Rekening 2023
Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
27.534 838.326 341.110 240.238 510.366 700 0 1.958.275
-145.135 -924.622 -537.399 -323.120 0 -9.660 0 -1.939.935
-117.600 -86.295 -196.289 -82.882 510.366 -8.960 0 18.340
26.799 836.608 337.527 222.599 478.577 645 0 1.902.755
-128.380 -923.984 -537.255 -308.100 0 -10.898 0 -1.908.617
-101.581 -87.376 -199.728 -85.501 478.577 -10.253 0 -5.862
0 0
-19.559 -19.559
-19.559 -19.559
0 0
-19.559 -19.559
-19.559 -19.559
Resultaat
1.958.275
-1.959.494
-1.219
1.902.755
-1.928.176
-25.421
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
7 van 53
Het positieve resultaat is het resultaat van de vier inhoudelijke programma’s en van de overhead tezamen. De mutatie in de reserve betreft de reguliere onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van het Gouwe Depot en de eenmalige onttrekking aan de algemene reserve van € 10.000 ter dekking van het verwachte tekort voor 2023. Voor een nadere specificatie van de mutatie wordt verwezen naar de toelichting op de balans. Voor een compleet overzicht van de lasten en baten verwijzen wij naar de recapitulatie van de baten en lasten met toelichting in hoofdstuk 4.4 Overzicht van baten en lasten.
2.2
Resultaatbestemming
Het totale resultaat van 2023 bedraagt € 25.421 positief. Resultaatbestemming Omschrijving
Stand 31-12-2023 voor bestemming
Stand 31-12-2023 na bestemming
Resultaat 2023
Algemene reserve Subtotaal algemene reserve
91.951 91.951
25.421 25.421
117.372 117.372
Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Subtotaal bestemmingsreserves Totaal reserves
0 91.951
0 25.421
0 0 117.372
Voorgesteld wordt om bij de resultaatbestemming het exploitatieresultaat ad € 25.421 toe te voegen aan de algemene reserve.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
8 van 53
3
Jaarverslag
3.1
Programmaverantwoording
3.1.1 In bewaring nemen Doelstellingen: • Bouwen aan het geheugen van de regio • Faciliteren van gemeenten bij archiefzorg Wat hebben we ervoor gedaan? • Verwerven van particuliere archieven en collecties • Verwerven overheidsarchieven en collecties • Faciliteren archiefbewerking door gemeenten • Opslag van niet overgebracht archief Verwerven overheidsarchieven en collecties De gemeente Krimpenerwaard heeft van al haar voormalige gemeenten de persoonskaarten overgebracht (9,5 meter) en de registers van de burgerlijke stand aangevuld (12 meter). Ook de gemeente Krimpen aan den IJssel kwam met een grote aanvulling op de registers van de burgerlijke stand (3,8 meter) en de collectie persoonskaarten (3,12 meter). De gemeente Zuidplas bracht ook nog enkele burgerlijke stand registers over. De aanvullingen op de burgerlijke stand zullen voor zover openbaar in 2024 worden gedigitaliseerd en nader ontsloten. We ontvingen aanvullingen op de hinderwetvergunningen van de gemeente Krimpen aan den IJssel (6,15 meter) en de voormalige gemeente Bergambacht (1,65 meter). Van de gemeente Gouda kon na bewerking het secretarie-archiefblok over de periode 1989-2004 worden overgebracht met een omvang van 89,75 meter.
Verwerven particuliere archieven en collecties Begin dit jaar is het archief van de Goudse voetbalclub ONA (Ontspanning Na Arbeid), dat drie jaar geleden z’n 100-jarig jubileum vierde, bij het streekarchief in bewaring gegeven. Het archief is rijkelijk voorzien van een grote hoeveelheid documentatie zoals clubbladen, plakboeken, foto’s, films en zelfs een collectie lidmaatschapskaarten vanaf de begin tijd. Door bemiddeling van Wim Slappendel ontving het streekarchief twee mappen met prenten en tekeningen van de Schoonhovense kunstenaar Maarten Pauw (1912-1966). Pauw was actief als kunstenaar, beeldhouwer en penningmaker in Parijs en Utrecht. In 1956 werd hij benoemd tot directeur van de Schoonhovense Vakschool voor goud- en zilversmeden en juweliers. Deze functie bekleedde hij tot zijn onverwachte overlijden in 1966. Deze zomer werd het archief van de Haastrechtse St. Barnabasparochie naar het Gouwedepot overgebracht. Het archief gaat terug tot het einde van de 17e eeuw en loopt tot circa 1950. Het archief bevat naast het eigenlijke parochiearchief ook stukken over het St. Catharinagesticht en over de verschillende broederschappen die aan de parochie verbonden waren. Ook vermeldenswaard is een doop- en trouwregister over de jaren 1673-1704. Dit is een mooie aanvulling op de DTB-collectie van
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
9 van 53
de voormalige gemeente Haastrecht. Hierin beginnen de boeken voor de Rooms-katholieke statie St. Barnabas namelijk pas in 1709. Via een particuliere verzamelaar werden twee bijzondere fotocollecties binnengehaald, waarvan één met steun van de Stichting Vrienden van Archief en Librije. De reeks snelfoto’s dateert uit de jaren ’10 en ’20 van de vorige eeuw en zijn voornamelijk in Gouda gemaakt. Tussen 1912 en 1925 was snelfotografie een rage in Nederland. De andere collectie betreft circa vijftig stereofoto’s, de 3-D plaatjes avant la lettre. Ze zijn gemaakt door een amateur-fotograaf in en om Gouda. Beide collecties worden gedigitaliseerd en ontsloten op de website. Faciliteren archiefbewerking door gemeenten Een medewerker van de gemeente Gouda heeft op het Gouwedepot het secretarie-archief van de gemeente over de periode 1989-2004 bewerkt voor overdracht. Vervolgens is een begin gemaakt met de bewerking van het blok 2005-2011. Ook is een deel van de bouwvergunningen uit de jaren 20102013, dat alleen nog digitaal beschikbaar was, uitgeprint en voor overbrenging bewerkt. Een medewerkster van een projectbureau heeft voor de gemeente Krimpen aan den IJssel het secretarie-archief over de periode 1990-2013 bewerkt. Op het etiketteren van dozen en omslagen na is deze bewerking afgerond.
Opslag van niet overgebracht archief Gemeente Gouda heeft na overbrenging van het archiefblok 1989-2004 nog 54 meter te bewerken archief op het Gouwedepot staan. Voor de gemeente Krimpen aan den IJssel gaat het om 426,75 meter nog te bewerken archief, waarvan een deel inmiddels vrijwel gereed is voor overbrenging. De gemeente Krimpenerwaard heeft 92 meter archief in “predepot” staan. Wat heeft het gekost? Het programma In bewaring nemen kent een positief saldo van € 101.581. Omschrijving In bewaring nemen Totaal baten en lasten
Gewijzigde begroting 2023 Lasten Baten Saldo 27.534 27.534
-145.135 -145.135
-117.600 -117.600
26.799 26.799
-128.380 -128.380
-101.581 -101.581
-
-
-
-
-
-
27.534
-145.135
-117.600
26.799
-128.380
-101.581
Totaal mutaties reserves Resultaat
Jaarstukken 2023 Lasten Baten Saldo
3.1.2 Bewaren en beheren Doelstellingen: • Het in stand houden en benutten van de archiefbewaarplaats • Professioneel beheer van de in de bewaarplaats opgeslagen archieven en collecties Wat hebben we ervoor gedaan? • Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026 • Materieel beheer archieven en collecties • Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties • Toegankelijk maken beheerde archieven en collecties • Nader toegankelijk maken archieven en collecties Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
10 van 53
•
Verhuur opslagruimte aan externe partijen
Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026 Voor het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk maken van digitale archieven was 2023 een bijzonder jaar voor het streekarchief. Tijdens een feestelijke bijeenkomst in het oude stadhuis te Schoonhoven is in bijzijn van het algemeen bestuur, ambtenaren, klantenraad en medewerkers van het streekarchief de opening van het e-depot gevierd. Met het ‘Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026’ werkt het streekarchief aan de ontwikkeling van een e-depotvoorziening voor de gemeenten en de ODMH. Inhoudelijk ziet het programma voor de periode 2023-2026 er – op hoofdlijnen - als volgt uit:
Actielijn 1A: Technische implementatie Doel: Het streekarchief implementeert een e-depot. Resultaat: Samen met de gemeenten en de ODMH heeft het streekarchief, onder begeleiding van een extern adviesbureau, ten behoeve van de Europese aanbesteding een programma van eisen opgesteld. In januari is de aanbesteding gepubliceerd op Tenderned. Na een zorgvuldige aanbestedingsprocedure is met ingang van mei 2023 met de Engelse leverancier Preservica een overeenkomst afgesloten voor een e-depotvoorziening. Actielijn 1B: Pilots Doel: alle deelnemende organisaties nemen tenminste één dataset op in het e-depot. Resultaat: Er is een gestart gemaakt met 2 pilots: • Met de gemeente Krimpenerwaard werkt het streekarchief aan een testoverbrenging van enkele ‘videotulen’ naar het e-depot. Het gaat hier om op de opnamen van raadsvergaderingen met vergaderstukken en bijbehorende metadata.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
11 van 53
•
Met de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) werkt het streekarchief aan een testoverbrenging van omgevingsvergunningen vanuit VTH-applicatie Rx.Mission naar het edepot. Bij deze pilot zijn ook de gemeenten Gouda en Waddinxveen betrokken.
Actielijn 2: Organisatie Doel: Het e-depot is opgenomen in de bestaande beheersomgeving van het streekarchief Resultaat: In 2023 is het streekarchief samen met de gemeenten en de ODMH gestart met het opstellen van aanlevervoorwaarden van digitaal archief voor de gemeenten. Het gaat hier om de juridische, technische en inhoudelijke voorwaarden waaraan voldaan moet worden wanneer een digitaal archief wordt overgebracht naar het e-depot. Actielijn 3: Financiën Doel: Het streekarchief heeft in 2026 inzicht in de financiële effecten van het e-depot voor de begroting Resultaat: Dit actiepunt is in 2023 nog niet aan bod gekomen. Actielijn 4: Educatie Doel: Periodiek werken aan kennisoverdracht en ontwikkeling van gebruikers en beheerders wat betreft het (functioneel) beheer en gebruik van het e-depot Resultaat: voor de medewerkers van het streekarchief die betrokken zijn bij het e-depot is door een externe partij een opleiding verzorgd over de werking van Preservica. Daarnaast hebben bijna alle medewerkers meegedaan met een cursus Leren Preserveren, over de basisprincipes van digitale archieven en archiveren.
Actielijn 5: Communicatie Doel: Periodiek bekendheid geven aan de doelstelling, ontwikkeling en gebruik van het e-depot aan bestuurders en gebruikers binnen het werkgebied van het streekarchief Resultaat: de in gebruik name van het e-depot in het oude stadhuis van Schoonhoven heeft regionale bekendheid opgeleverd. Lokale media hebben aandacht aan deze gebeurtenis gegeven. Daarnaast is in de nieuwsbrief periodiek aandacht gegeven aan het e-depot. Op de website verschijnen regelmatig updates. Actielijn 6: Monitor Digitale Informatie Doel: Jaarlijks een Monitor Digitale Informatie uitvoeren om vast te stellen welke digitale archieven in aanmerking komen voor (vervroegde) overbrenging naar het e-depot Resultaat: alle gemeenten hebben dit jaar deelgenomen aan de Monitor Digitale Informatie. De resultaten worden opgenomen in het Jaarverslag van de gemeentearchivaris. Buiten het Programma e-Depot Midden-Holland om wordt met de gemeente Krimpen aan den IJssel gewerkt aan het uitplaatsen van het zaaksysteem Corsa (2008-2018) in het pre-depot. Het pre-depot is een aparte omgeving binnen het e-depot voor archieven die nog niet hoeven te worden overgebracht naar het e-depot. De zorgdrager blijft verantwoordelijk voor en eigenaar is van archiefinformatie in een voorziening die hij niet zelf beheert. Dit archief wordt pas openbaar na overbrenging.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
12 van 53
Materieel beheer archieven en collecties Diverse archieven zijn materieel bewerkt, dat wil zeggen ontdaan van nietjes en paperclips en voorzien van nieuw verpakkingsmateriaal. Dit gebeurde veelal aansluitend met inventarisatiewerkzaamheden. Wat grotere ompakprojecten waren het secretarie-archief van Zevenhuizen (1930-1971), het familie-archief Van Eijk en het archief van de Barnabasparochie te Haastrecht. De collectie prenten en tekeningen van het streekarchief en het uitgebreide tekeningenarchief van de Dienst Openbare Werken van Gouda zijn gescand en nu digitaal beschikbaar. Ook zijn er 10.000 foto’s uit onze fotocollectie extern gedigitaliseerd. Er werden 33 archiefstukken gerestaureerd. Dit varieerde van charters en in perkament gebonden registers tot pamfletten en pakken correspondentie. Deze stukken waren vanwege hun kwetsbaarheid jarenlang niet meer ter inzage. Bijzondere projecten waren een weesboek uit Stolwijk (1661-1714) dat geheel moest worden aangevezeld en een register van transportakten (1681-1697) uit het oudrechterlijk archief van Bergambacht. Deze laatste moest ook deels worden aangevezeld maar ook moest het bindwerk en de perkamenten band worden hersteld.
Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties Alle gegevens met betrekking tot nieuw binnengekomen archieven en met betrekking tot aanvullingen en verplaatsingen van archiefblokken werden in ons archiefbeheersysteem Scope verwerkt. Toegankelijk maken beheerde archieven en collectie De inventarissen van de archieven of aanvullingen op archieven die door de gemeenten werden overgedragen werden in Scope geïmporteerd of ingevoerd. Er is een groot aantal kleinere archieven en aanvullingen op archieven geïnventariseerd. Grote inventarisatieprojecten waren het familie-archief Van Eijk, de archieven van de Distributiedienst, het Electriciteitsbedrijf en de Dienst Sociale Bijstand van de gemeente Bergambacht, een aanvulling op het archief van plateelbakkerij en pijpenfabriek Zenith van der Want, een aanvulling op het tekeningenarchief van de Dienst Openbare Werken Gouda en een aanvulling op het secretarie-archief van Zevenhuizen (1930-1971). Van de collectie “Foto’s en prentbriefkaarten” werden meer dan 8000 persfoto’s van een nieuwe beschrijving voorzien en werd een aanvulling op de prentbriefkaarten nagelopen en ontdubbeld. Nader toegankelijk maken archieven en collecties Klanten die onderzoek doen in de oude archieven in onze collectie worden gefaciliteerd door het plaatsen van Nadere Toegangen als doorzoekbare PDF op de website.
Onderzoekers kunnen zo vanuit huis deze indexen raadplegen. Onderzoeker Cees Doedeijns is al jarenlang een vast gezicht in de studiezaal van het streekarchief. Hij maakte onder meer de criminele vonnisboeken van Schoonhoven en Gouda digitaal toegankelijk. Onlangs voltooide hij een ander project: de transcripties van de schouwcedullen van Gouda van de periode 1681-1793. Het gaat om lijkschouwingen die na afloop van een misdrijf of ongeval gedaan werden en waarvan de schepenen de rapportage van de desbetreffende dokter vastlegden. Op de website zijn onder het kopje ‘Bronnen – Indexen’ diverse andere digitale indexen in PDF beschikbaar zijn.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
13 van 53
Wie onderzoek doet naar personen, huizen en bewoners, komt het dikwijls tegen: oude huisnummering die bestaat uit een wijkletter en volgnummer, zoals bijvoorbeeld B11 of A319. In de loop van de twintigste eeuw vervingen gemeentes dit systeem door het huidige straatnaamnummeringsysteem. Omdat de twee systemen een heel andere insteek hadden, is een omnummerlijst (“concordantie”) onontbeerlijk om de juiste vertaalslag te kunnen maken van het oude wijknummer naar het nieuwe huisnummer. Alle omnummerlijsten worden nu bewerkt tot doorzoekbare digitale documenten. Waar nodig wordt ook aanvullend onderzoek gedaan door middel van de woningkaarten Verhuur opslagruimte aan externe partijen Sinds 2015 verhuurt het Steekarchief een deel van haar depotruimte aan de gemeente Zoetermeer. Deze heeft het grootste deel van haar archief, in totaal twee kilometer, in het Gouwedepot geplaatst. Het streekarchief verzorgt ook de uitlening van dossiers uit de door Zoetermeer opgeslagen bestanden. Wat heeft het gekost? Het programma Bewaren en beheren kent een positief saldo van € 87.376. Omschrijving
Gewijzigde begroting 2023 Lasten Baten Saldo
Jaarstukken 2023 Lasten Baten Saldo
Bewaren en beheren Totaal baten en lasten
838.326 838.326
-924.622 -924.622
-86.295 -86.295
836.608 836.608
-923.984 -923.984
-87.376 -87.376
-
-
-
-
-
-
838.326
-924.622
-86.295
836.608
-923.984
-87.376
Totaal mutaties reserves Resultaat
3.1.3 Ontsluiten / Beschikbaar stellen Doelstellingen: • Het in stand houden en benutten van de publieksruimte van het streekarchief in de Chocoladefabriek • Archieven en toegangen zijn raadpleegbaar via de website en in de studiezaal • Registreren en afhandelen van (aan)vragen archieven door gemeenten en onderzoekers Wat hebben we ervoor gedaan? • Facilitair beheer studiezaal • Beschikbaar stellen bronnen studiezaal en Afhandelen klantvraag • Beschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie • Beschikbaarstelling bronnen website • Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH • Uitlening archieven externe partijen • Leveren van reproducties Facilitair beheer studiezaal In 2023 is de studiezaal weer volledig open voor bezoekers. Alle diensten, overdag en in de avond, kunnen worden gedraaid. Het reserveren van een plek voor de studiezaal via de website blijft gehandhaafd. Het reserveren past heel goed bij het werken met een extern depot. Klanten melden Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
14 van 53
zich namelijk toch al voor het inzien van stukken en doen dit nu in eenzelfde handeling. Bij het reserveren verschijnt een webformulier waarop de klant zijn aanvragen kan noteren en verzenden. Door dit systeem kan de archiefmedewerker in de ochtend de dienstverlening op de studiezaal nog beter voorbereiden. Hij weet namelijk welke klanten die dag zullen komen, stukken voor die klanten kunnen al uit het handdepot gehaald worden en het transport uit het Gouwedepot kan beter gecontroleerd worden. Beschikbaar stellen bronnen studiezaal en Afhandelen klantvraag De studiezaal van het streekarchief is in 2023 goed bezocht. De klanten komen vooral voor onderzoek in bouwdossiers. Er is wekelijks een vaste groep onderzoekers voor professioneel en voor eigen onderzoek in de oudere collecties. De Librije van Gouda, de oude stadsbibliotheek staat dit jaar meer in de belangstelling bij onderzoekers. Het genealogisch onderzoek via de indexen, registers en microfiches op de studiezaal is nog minimaal. De genealogische onderzoeker wordt steeds meer digitaal bediend. Het werk aan de toegankelijkheid van de bouw- en hinderwetarchieven is het afgelopen jaar voortgezet. In deze fase van het toegankelijk maken, moet voor ieder dossier onderzoek worden gedaan.
De tekeningen en perceelbeschrijvingen in het dossier worden vergeleken met beeld in Google Maps, de BAG en de Kadaster Archiefviewer, alvorens definitief kan worden vastgesteld aan welke locatie en huisadres de vergunning gekoppeld kan worden. Met een juist adresomschrijving wordt een dossier vindbaar en kunnen we de klanten steeds succesvoller bedienen. In het afgelopen jaar zijn hierdoor 2800 ‘nieuwe’ vergunningen te vinden via de website. Positief bijproduct is dat de kennis binnen het team over deze collectie bouw- en hinderwetvergunningen is enorm toegenomen. Buiten openingstijden van de balie kunnen klanten gebruik maken van de bronnen in de bibliotheek van het archief op de tijden dat de Chocoladefabriek geopend is. Tevens kan men digitale bronnen op onze website raadplegen, die alleen op de studiezaal in de Chocoladefabriek getoond worden vanwege auteursrechten of privacywetgeving. De digitale dienstverlening via het Gouwedepot is afgebouwd. De procedure blijft wel actief om bepaalde klantvragen te faciliteren, zoals het leveren van een scan van een persoonskaart aan gemeenten en notaris. Of tekeningen uit een bouwdossier aan bedrijven die ver buiten de regio gevestigd zijn. Beschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie In totaal werden er 15.651 archiefstukken aangevraagd ten behoeven van de klanten op de studiezaal en voor educatieve projecten.
In 2022 waren dit 13.564 archiefstukken Beschikbaarstelling bronnen website Het aantal digitale bronnen op de website is dit jaar enorm toegenomen. De gedigitaliseerde genealogische bronnen worden ontsloten via onze Vele Handenprojecten. Het project Match, de bronnen uit de Burgerlijke Stand, is afgerond. De invoer van 2022 is dit jaar gecontroleerd, de bijna 25.000 (!! correcties door vrijwilligers gecontroleerd en zo nodig aangepast en de bronnen staan nu allemaal online. Per 1 juni 2023 is een nieuw project gestart op Vele Handen; “De eerste kaart” het ontsluiten van de gezinskaarten van onze regio, het laatste stuk van het bevolkingsregister. De invoer is inmiddels klaar en momenteel vindt de correctie van die invoer plaats.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
15 van 53
De Beeldbank is uitgebreid met een de fotocollectie van fotograaf Rinus Lasschuyt van ruim 2000 foto’s. Deze collectie bevat veel hedendaagse foto’s van Gouda en van de viering van Gouda 750 jaar stadsrechten. Het gebruik van de gedigitaliseerde bronnen op onze website levert veel reacties en foutmeldingen op. Fouten die ooit in foto-omschrijvingen of oude indexen zijn gemaakt, zoals spelfouten in namen, worden door onderzoekers ontdekt en aan ons gemeld via de website. Het is heel mooi dat door deze participatie en digitaal onderzoek fouten hersteld kunnen worden. Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH Door de ODMH en de bij de gemeenschappelijke regeling aangesloten gemeenten werden 1.848 dossiers “teruggeleend”. In 2022 werden er nog 2.690 dossiers “terug geleend”. Uitlening archieven externe partijen Gemeente Zoetermeer, die al haar archieven in het Gouwedepot heeft ondergebracht, heeft in totaal 3.339 dossiers opgevraagd. Dit is iets meer dan 2022 toen er 3.105 dossiers werden opgevraagd. Leveren reproducties Er werden 3.237 scans van bouwtekeningen gemaakt en 1.869 scans van overige archiefstukken. Vorig jaar werden nog 6.637 scans van bouwtekeningen gemaakt en 1.043 scans van overige archiefstukken. Wat heeft het gekost? Het programma Ontsluiten / Beschikbaar stellen kent een positief saldo van € 199.728. Omschrijving
Gewijzigde begroting 2023 Lasten Baten Saldo
Jaarstukken 2023 Lasten Baten Saldo
Ontsluiten/beschikbaar stellen Totaal baten en lasten
341.110 341.110
-537.399 -537.399
-196.289 -196.289
337.527 337.527
-537.255 -537.255
-199.728 -199.728
-
-
-
-
-
-
341.110
-537.399
-196.289
337.527
-537.255
-199.728
Totaal mutaties reserves Resultaat
3.1.4 Educatie, advisering en toezicht Doelstellingen: • Sturen en adviseren van gemeenten bij duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding • Archief in het geschiedenisonderwijs, bewustwording van de eigen omgeving én kennis over praktische tools voor verenigingen, kerken enz. voor het beheer van het eigen archief • Het in stand houden en benutten van regionale Historische Ontmoetingspunten • streekarchief op de kaart zetten en laagdrempelig maken Wat hebben we ervoor gedaan? • Regionaal Kennis- en Innovatieplatform • Voorlichting informatiebeheer • Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten • Gevraagd advies Informatiebeheer • Toetsing van vernietigingslijsten • Inspectie (toezicht op archieven) Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
16 van 53
• • • • • • • • •
KPI-verslagen Strategisch Informatie Overleg (SIO) Commissie naamgeving openbare ruimte Onderwijs over archiefonderzoek Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen Workshops archiefbeheer voor particulieren Rondleidingen Gouwedepot Bijdragen aan Historische OntmoetingsPunten (HOP)
Regionaal Kennis-en Innovatieplatform In 2023 organiseerde het streekarchief samen met de gemeenten en de ODMH een Regionaal Informatie Overleg (RIO). Onderwerpen als het e-depot, e-mailarchivering, de hotspotmonitor en de Monitor Digitale Informatie kwamen hier te sprake. Voorlichting informatiebeheer Met bijna alle gemeenten heeft de coördinator Informatiebeheer & Toezicht periodiek overleg over onderwerpen op operationeel niveau. Enkele onderwerpen die aan bod komen: selectie & vernietiging, overbrenging, openbaarheid en archieftoezicht. Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten Archiefbewerkingsprojecten voor de gemeenten Gouda en Krimpen aan den IJssel die op het Gouwedepot plaatsvonden werden door het streekarchief begeleid. Gevraagd advies Informatiebeheer Door het jaar heen komen verschillende vragen over archief- en informatiebeheer binnen. Voor de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) is onder meer het handboek vervanging beoordeeld. Voor de gemeente Krimpenerwaard is een start gemaakt met de beoordeling van de archiefruimte in het nieuw te bouwen gemeentehuis. Museum Gouda, tot 2005 onderdeel van de gemeente Gouda, is geadviseerd over het overbrengen en opschonen van het museumarchief. Een aanvulling is overgebracht naar het Gouwedepot als aanvulling op het reeds aanwezige archief.
Periodieke hotspotmonitor Met de gemeenten Krimpenerwaard, Waddinxveen en de Omgevingsdienst Midden-Holland wordt onderzocht naar de mogelijkheden voor een regionale invulling van de hotspotmonitor. Overheden zijn verplicht een hotspotmonitor in te richten. Een hotspot is een ‘gebeurtenis waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken. Het gaat om gebeurtenissen die maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners en in de media veel aandacht hebben getrokken. Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om de archieven over hotspots veilig te stellen en te bewaren.’1 Uitkomsten worden verwacht medio 2024.
1 Archief2020. Handreiking Periodieke Hotspot-monitor decentrale overheden. (2020). Geraadpleegd op 3 januari
2024 van: https://vng.nl/sites/default/files/publicaties/2017/aido_handreiking_hotspot-monitor.05-10-2017.pdf Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
17 van 53
Toetsing vernietigingslijsten Jaarlijks sturen de gemeenten periodiek vernietigingslijsten naar het streekarchief ter beoordeling. Twee gemeenten hebben een achterstand met betrekking tot het vernietigen van archieven. Dit zal in 2024 onderdeel zijn van het archieftoezicht. Met de gemeente Gouda verloopt het proces voor het verlenen van een machtiging doorlopende vernietiging gestaag. Hierdoor is het mogelijk om voor specifieke processen informatie te vernietigen zonder vooraf goedkeuring aan het streekarchief te vragen. Inspectie (toezicht op archieven) De gesprekken in 2022 met de GR Promen over het verbeteren van het archief- en informatiebeheer resulteerde in 0-meting. Het eindrapport laat zien welke verbeteringen doorgevoerd moeten worden om te voldoen aan archiefwet- en regelgeving. In 2024 wordt hier door Promen in samenwerking met het streekarchief, hier invulling aan gegeven. KPI-verslagen Eind 2023 is gestart met een KPI-rapportage over het eigen informatiebeheer van het streekarchief. Het rapport wordt in 2024 opgeleverd. De KPI-verslagen met betrekking tot de gemeenten worden door de gemeenten zelf geschreven. Op verzoek leest de coördinator Informatiebeheer & Toezicht mee. Strategisch Informatie Overleg (SIO) In 2023 zijn aanzienlijk minder SIO’s door de deelnemende gemeenten georganiseerd dan vorig jaar.
Alleen bij de gemeente Waddinxveen heeft tweemaal een SIO plaatsgevonden. Bij de gemeente Gouda vindt jaarlijks een SIO plaats waar het bespreken van de KPI-rapportage centraal staat. Ook bij de gemeente Krimpen aan den IJssel heeft in 2023 een SIP plaatsgevonden. Commissie naamgeving openbare ruimte Vertegenwoordigers van het streekarchief zijn betrokken in de Commissies Naamgeving Openbare Ruimte in twee gemeenten: Gouda en Waddinxveen. Net als vorige jaren was de Goudse commissie met name actief voor de wijk Westergouwe. Voor de Waddinxveense commissie lag het zwaartepunt van haar activiteiten bij de wijk Triangel. Onderwijs over archiefonderzoek De nationale aandacht voor het slavernijverleden van Nederland sloeg ook onze regio niet over. De gemeente Gouda sloot aan bij het Herdenkingsjaar Slavernijverleden (1 juli 2023 - 1 juli 2024) en gaf het streekarchief de opdracht een verkennend onderzoek te laten uitvoeren naar het koloniaal en slavernijverleden van de stad. Dit resulteert in 2024 in een bundel. In het najaar organiseerde het streekarchief een volgeboekte workshopreeks ‘Zoeken en schrijven over je Surinaamse en Caribische roots’. Martine Zoeteman van het CBG-Centrum voor Familiegeschiedenis gaf hierbij de workshop over archiefonderzoek.
De twee schrijfworkshops stonden onder leiding van antropoloog en schrijver Roline Redmond, van het bekroonde boek De Doorsons: Op zoek naar een Afro-Amerikaanse slavenfamilie in het Caribisch gebied. Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor jeugd en volwassenen Onder het motto ”heerlijk naar het archief” organiseerden we als start van het culturele seizoen in september een lezing over heerlijkheden door historicus en onderzoeker Maarten Prins. Het streekarchief bewaart namelijk een aantal interessante heerlijkheidsarchieven uit de regio. Naar Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
18 van 53
aanleiding van de inventarisatie van de heerlijkheidsarchieven van Lekkerkerk en Nieuwerkerk aan den IJssel, zette het transcriptiecafé haar tanden in een flink aantal heerlijkheidsstukken. Dit smaakte naar nog meer onderzoek. Het resultaat was een palletexpositie, een artikel en de lezing door Maarten Prins, waarbij de leden van het transcriptiecafé extra stukken uit de collecties lieten zien. Ook werd het artikel door Wout Kok van het transcriptiecafé gepresenteerd, getiteld ‘Bonje over de belastingen: een zeventiende-eeuwse ruzie tussen Gouderak en Gouda en de koop van de ambachtsheerlijkheid Gouderak’. Dit is later gepubliceerd in de Schatkamer, het tijdschrift van de vriendenstichting. Aan het einde van het jaar streek de World Press Photo neer op de tweede verdieping van de Chocoladefabriek. Collectiespecialist Taffy van Doorn maakte voor onze palletexpositie op de eerste verdieping een selectie van de vele persfoto’s uit de regio Midden-Holland. Met regionale nieuwsfeiten, hard nieuws, portretten van bekende personen, openingen en onthullingen én de winst van de zilveren camera in 1976 door Joop Dorst. Ook de andere palletexposities konden rekenen op een aandachtig divers publiek van geïnteresseerden en voorbijgangers. Een heel ander nationaal evenement was de Hacaklod, de hackaton voor het erfgoedveld.
Op vrijdagavond 3 november sloten zeven teams bestaande uit programmeurs, historici, designers en dataspecialisten zich op in de trouwzaal van het oude stadhuis in Gouda om een hele nacht te werken innovatieve toepassingen met linked erfgoeddata. De daaropvolgende dag presenteerden de teams in de Chocoladefabriek hun eindresultaten aan het publiek. De prijs van de vakjury ging naar het team ‘Utrecht Time Machine’, die met kunstmatige intelligentie en crowdsourced gegevens van Wikidata een 3D-wereld maakte waar als je als bezoek in kon stappen. De publieksprijs ging naar het Goudse team Per LOD ad Astra. Dit team maakte de erfgoedtool de Koppelaar, waarmee je objecten kunt zoeken in twee verschillende bronnen. Workshops archiefbeheer voor particulieren In november werd de workshop ‘Archiveren kunt u leren: papieren archieven’ aangeboden. Deelnemers leerden onder meer welke stukken er bewaard moeten worden en wat er weggegooid mag worden. Maar ook hoe een archiefstuk beschreven en een inventaris gemaakt wordt. Archieven kunnen daarna eventueel overgedragen worden aan het streekarchief. Onder de deelnemers waren historische verenigingen uit de regio, een voetbalvereniging, beheerders van een voormalig bedrijfsarchief en een muziekvereniging. Rondleidingen Gouwedepot Zie het overzicht in de bijlage 3.
Bijdragen aan Historische OntmoetingsPunten (HOP) Een andere mooie combinatie tussen collectie, onderzoek en publiek was de lezing door dr. Christiaan van der Spek van het Nederlands Instituut voor Militaire Geschiedenis in het HOP Bergambacht over Bergambachtse militairen in dienst van Napoleon. De kern vormde een vijftal brieven van militairen naar hun familie in Bergambacht. De brieven zijn, omdat waarschijnlijk de portokosten niet voldaan werden, niet bezorgd bij de geadresseerden. Zo zijn ze in het gemeentearchief van Bergambacht en vervolgens bij het streekarchief beland. Het transcriptiecafé had deze brieven eerder getranscribeerd. In een afgeladen bibliotheek plaatste de heer van der Spek de brieven in de bredere context van de oorlogen en de soldatenlevens in de Franse tijd. Na de geslaagde avond werd hij meteen benaderd
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
19 van 53
door een aantal historische verenigingen voor een reprise van de lezing. Voor een volledig overzicht, zie de opsomming in de bijlage. Wat heeft het gekost? Het programma Educatie, advisering en toezicht kent een positief saldo van € 85.501. Omschrijving
Gewijzigde begroting 2023 Lasten Baten Saldo
Jaarstukken 2023 Lasten Baten Saldo
Educatie, advisering en toezicht Totaal baten en lasten
240.238 240.238
-323.120 -323.120
-82.882 -82.882
222.599 222.599
-308.100 -308.100
-85.501 -85.501
-
-
-
-
-
-
240.238
-323.120
-82.882
222.599
-308.100
-85.501
Totaal mutaties reserves Resultaat
3.1.5 Algemene dekkingsmiddelen In de programmaverantwoording moet ook het overzicht Algemene dekkingsmiddelen worden gegeven. Voor onze gemeenschappelijke regeling interpreteren wij dit als de bijdragen, die de deelnemende gemeenten betalen aan het streekarchief (hoewel dit volgens het BBV niet als zodanig kwalificeert). De algemene bijdragen worden conform de tijdsbesteding van de medewerkers aan de programma’s en aan de overhead toegerekend. Overhead In het vernieuwde BBV wordt overhead gedefinieerd als 'alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces'. Kort samengevat omvat de overhead: • Leidinggevenden • Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie; • Human Resource; • Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement); • Interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie (KCC); • Juridische zaken, voor zover het bedrijfsvoering betreft; • Bestuursondersteuning; • Informatievoorziening en automatisering (ICT) • Facilitaire zaken en Huisvesting; • Managementondersteuning Financieringsfunctie Het streekarchief is, net als andere lagere overheden, verplicht overtollige middelen weg te zetten bij het rijk door middel van Schatkistbankieren. De rentevergoeding hiervoor was tot nog niet zo lang geleden nihil. Sinds eind 2022 loopt de rente weer langzaam op.
Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht Overheidsondernemingen in werking getreden. Ondersteund door een fiscalist van Zirkzee accountants heeft het SAMH onderzocht welke gevolgen deze wet heeft voor de dienst. Geconcludeerd is dat het SAMH vrijgesteld is van aangifte. Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
20 van 53
Onvoorzien Het streekarchief houdt in de begroting geen rekening met een post onvoorzien. Wat heeft het gekost? Over het gehele jaar bedraagt het negatieve resultaat van de algemene dekkingsmiddelen € 448.765. Omschrijving Baten en lasten Overhead Totaal baten en lasten
Gewijzigde begroting 2023 Lasten Baten Saldo
Jaarstukken 2023 Lasten Baten Saldo
511.066 511.066
-9.660 -9.660
501.406 501.406
479.222 479.222
-10.898 -10.898
468.324 468.324
-
-19.559 -19.559
-19.559 -19.559
-
-19.559 -19.559
-19.559 -19.559
511.066
-29.219
481.847
479.222
-30.457
448.765
Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat
3.2
Paragrafen
Artikel 26 van het BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. Voor het streekarchief zijn de volgende paragrafen van toepassing: • Weerstandsvermogen • Financiering • Bedrijfsvoering Niet van toepassing zijn de volgende paragrafen: • Lokale heffingen • Onderhoud • Bestuurlijke participaties • Grondbeleid
3.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen is gedefinieerd als het vermogen van het SAMH om niet-structurele financiële risico’s op te kunnen vangen ten einde zijn taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen weerstandscapaciteit en de risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen. Reserves en voorzieningen Voor de herijking van het weerstandsvermogen is een nota reserves en voorzieningen opgesteld. In de vergadering van 28 november 2019 is de nota reserves en voorzieningen 2020-2023 door het algemeen bestuur vastgesteld. Herijking is een vierjaarlijkse wettelijke verplichting. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit. dat wil zeggen de middelen die SAMH beschikbaar heeft of kan maken om de financiële gevolgen van niet-begrote lasten (zoals risico’s) op te kunnen vangen.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
21 van 53
Bij de weerstandscapaciteit wordt een onderverdeling gemaakt naar: 1. Stille reserves: Materiële en financiële vaste activa In de materiële en financiële vaste activa van de SAMH komen geen stille reserves voor. 1. Vrije deel passiva: Reserves en voorzieningen Bij het bepalen van het vrije deel van de reserves en voorzieningen moet voorzichtigheid betracht worden. Criterium is of het algemeen bestuur de betreffende reserve in geval van een calamiteit kan vrijmaken zonder dat hierdoor een exploitatietekort ontstaat. Van de reserves is alleen de algemene reserve aan te merken als beschikbare weerstandscapaciteit. 2. Overige componenten In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat de deelnemende gemeenten en provincie als achtervang dienen. Zij dienen derhalve in hun risicoparagrafen, naar rato van hun aandeel in de gemeenschappelijke regeling, rekening te houden met de weerstandscapaciteit van het SAMH. Op grond van voorgaande kan gesteld worden dat de weerstandscapaciteit van het SAMH slechts gevormd wordt door de algemene reserve. Risico’s De risico’s die verzekerd kunnen worden zijn verzekerd. Bij brand is reconstructie niet mogelijk. Eventuele uitkeringen aan medewerkers bij gedwongen ontslag zijn niet voorzien en komen in voorkomend geval ten laste van de exploitatie in het jaar waarin de gebeurtenis zich zal voordoen.
Beleid weerstandcapaciteit en risico’s Het beleid is erop gericht met de bestaande subsidies minimaal te voorzien in de reguliere exploitatielasten van het SAMH. De weerstandscapaciteit zijn de middelen waarover het SAMH kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Bij SAMH is dit de algemene reserve. De bestemmingsreserve nieuwbouw depot en de voorziening onderhoud zijn afgestemd op de te verwachten toekomstige kosten voor dekking van de afschrijvingslasten (nieuwbouw depot) en voor periodiek onderhoud en vervanging ten laste van de huurder van het depot. Voor een toelichting op de gevormde reserves en voorziening en het doel waarvoor deze zijn gevormd verwijzen wij naar de toelichting op de balans onder hoofdstuk 4.3.4 van de jaarrekening. Risicoanalyse De bestaande risico’s zijn opgenomen in de nota reserves en voorziening. Deze ontstaan uit wettelijk vraagstukken zoals het Auteursrecht, personele calamiteiten zoals ziekteverzuim en uitstroom, diefstal en schade aan documenten, organisatorische veranderingen b.v. het uittreden van een gemeente en ICT impact door digitale veranderingen en leveranciersknelpunten. De risico’s liggen bij het SAMH. Het SAMH neemt voldoende beheersmaatregelen om de risico’s te minimaliseren. Nooit uitgesloten kan worden dat incidenten zich toch voordoen waardoor, met als voorbeeld het Auteursrecht, boetes kunnen worden opgelegd.
Door de in die wet vastgestelde hoogte van zo’n boete zal dit naar verwachting de begrotingsomvang van het SAMH al snel overschrijden. Deze risico’s kunnen jaarlijks variëren, reden waarom die worden gemonitord om daarop een advies te onderbouwen voor de opbouw van het weerstandsvermogen. De monitoring geeft geen aanleiding om de opbouw van het weerstandsvermogen aan te passen.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
22 van 53
De risico-inventarisatie levert een totaal aan gekwantificeerde risico's op van € 200.000. Uitgaande van het door het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR) geadviseerde zekerheidspercentage van 90% wordt het gewenste weerstandvermogen op basis van deze risicoinventarisatie vastgesteld op € 180.000. Het streefsaldo van het weerstandsvermogen bedraagt dus € 180.000. De aanwezige weerstandscapaciteit bedroeg op 31 december 2023 € 91.951. Dit is 51,1% van het weerstandsvermogen. Als het positieve resultaat van 2023 aan de algemene reserve toegevoegd wordt, stijgt de weerstandscapaciteit naar € 117.372. In percentage stijgt deze dan naar 65,2%.
3.2.2 Financiering In deze paragraaf dient de realisatie van de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille te worden opgenomen. In de vergadering van het algemeen bestuur van 14 maart 2019 is het Treasurystatuut van het SAMH geactualiseerd vastgesteld. In dit statuut wordt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het statuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Jaarlijks wordt zowel in de begroting als in de jaarrekening een treasuryparagraaf opgenomen. In deze paragraaf worden de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van de treasury vastgelegd. In het kort wordt de huidige situatie weergegeven met betrekking tot een aantal aandachtspunten: Financieringspositie De financieringspositie wordt als volgt weergegeven (bedragen x € 1.000): Ultimo 2023 266 0 0 266
Ultimo 2022 308 0 0 308
Langlopende schulden Eigen vermogen Voorzieningen Totaal financiering
0 301 100 401
0 295 92 387
Financieringsoverschot
135
79
Toename financieringsoverschot
56
Materiële vaste activa Financiële vaste actvia Overige verbonden partijen Totaal vaste activa Deze boekwaarde wordt gefinancierd met:
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting ad € 1.833.686 (zie hoofdstuk 4.4) ofwel € 150.362.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
23 van 53
Volgens de jaarrekening 2023 bedraagt het overschot aan vlottende middelen (bedragen x € 1.000): Totaal vlottende activa Totaal vlottende passiva Overschot middelen
371 236 135
De confrontatie van de kasgeldlimiet aan de netto vlottende schuld heeft periodiek plaatsgevonden. Renterisicobeheer Bij het aantrekken van langlopende financiering stelt de wet Fido een norm waaraan het renterisico van de langlopende opgenomen leningen als geheel moet voldoen. Deze norm wordt aangeduid als de renterisiconorm en bedraagt 20% van het begrotingstotaal. De aflossingen en renteherzieningen van de bestaande leningenportefeuille mogen jaarlijks deze norm niet overschrijden. De renterisiconorm bedraagt 20% van het (primitieve) begrotingstotaal van € 1.833.686 ofwel € 366.737. Het streekarchief heeft voor de langlopende geldlening bij de BNG eind mei 2023 de laatste aflossing betaald. De lening is daarmee beëindigd. Toetsing op renterisico’s is dus niet van toepassing. Schatkistbankieren In december 2013 is de Wet Schatkistbankieren ingevoerd. Op grond van deze wet is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. Sinds 1 juli 2021 bedraagt deze drempel 2% van het jaarlijks begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000.
Berekening drempel schatkistbankieren Primitieve begroting 2023: Percentage: Toegestane drempel:
1.833.686 2,00% 36.674
De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor het SAMH het minimumbedrag van € 1.000.000 van toepassing is. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2023 buiten de schatkist is gehouden bedroeg:
1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal
656.708 732.819 375.396 245.241
EMU-saldo De begroting en jaarrekening van het SAMH is opgesteld conform ene (gemodificeerd) stelsel van baten en lasten. Het EMU-saldo gaat niet uit van baten en lasten, maar gaat uit van ontvangsten en uitgaven van de overheidsorganisatie, berekend op transactiebasis en overeenkomst de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie.
Jaarstukken 2023, Streekarchief Midden-Holland
24 van 53
(bedragen x € 1.000)
1 2 3 4
5
6
7 8 9
10
11
Omschrijving Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) (een nadelig saldo wordt negatief weergegeven) Afschrijvingen ten laste van de exploitatie + Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie minus de vrijval van de voorzieningen ten + bate van de exploitatie Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn + verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4
Raming 2023
Rekening 2023
-
8
6
53
55
55
8
8
8
9
84
13
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
+
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
+
52
-13
56
Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa:Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen + verkoopprijs), voor zover niet op exploitatie verantwoord Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan) Baten bouwgrondexploitatie:Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten Boekwinst bij verkoop effecten Berekend EMU-saldo
Rekening 2022
Als gevolg van Europese regelgeving mogen EU-lidstaten een begrotingstekort (EMU-saldo) hebben van maximaal 3% van het bruto binnenlands product (BBP). Aan dit maximale tekort van 3% hebben, naast de Rijksoverheid, ook de decentrale overheden een aandeel. Zoals eerder aangegeven werkt de EMU-systematiek op een andere manier dan het (gemodificeerde) baten- en lastenstelsel dat de gemeentelijke organisaties hanteren. Investeringen tellen bijvoorbeeld niet mee in het stelsel van baten en lasten, daarbij wordt uitgegaan van de afschrijvingslasten van de investeringen. Investeringen in een jaar tellen echter wel volledig mee in het EMU-saldo. Bij een sluitende begroting kan een gemeente daardoor toch een negatief EMU-saldo hebben. Het EMU-saldo van het SAMH voor het jaar 2023 komt uit op € 56.000. Het betekent dat in EMU-termen de inkomsten € 56.000 hoger zijn dan de uitgaven. Financiële kengetallen Het opnemen van financiële kengetallen in de begroting past in het streven naar meer transparantie. Ook geven de kengetallen meer inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie en de baten en lasten van SAMH. Kengetallen moeten daarbij in samenhang en in onderlinge verhouding beoordeeld worden.