Bijlage 5 - Concept Accountantsverslag

Accountantsverslag 2023 Gemeente Zoetermeer

Openstaande punten: 1.

2. 3. 4.

Als gevolg van imperfecte regelgeving is onze beroepsgroep NBA bezig met het opstellen van een Audit alert en het vormgeven van een tekst voor de controleverklaring die recht doet aan de huidige situatie (BBV en BADO niet aangepast, gemeentewet wel). Tot nader order mogen wij geen controleverklaringen afgeven. Onderhanden: spendanalyse, eigen vermogen, voorzieningen, Wmo, Jeugdhulp, NUBBV, overlopende posten, SiSa Cijfers jaarrekening nog niet juist. Rechtmatigheidsverantwoording wordt nog aangepast op basis aanwijzingen van BZK.

Aan de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer Postbus 15 2700 AA ZOETERMEER Onderwerp Accountantsverslag 2023 Datum 5 april 2024 Kenmerk 312021003.24.207

Geachte leden van de gemeenteraad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Zoetermeer is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 8 april 2024 hebben wij de bevindingen in dit accountantsverslag afgestemd met uw concerncontroller, het afdelingshoofd F&C, een afvaardiging van de afdeling F&C en het directieteam. Wij hebben een concept van dit accountantsverslag besproken op 28 mei 2024 met de auditcommissie. Bij de jaarrekening 2023 hebben wij op DATUM 2023 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2023. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders.

Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ... 4

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

2. Financiële positie en resultaat ............................. 9

Wouter Kalkman 06 – 2127 2977 wkalkman@psa-ra.nl Ralf van Hattem 06 – 1234 5175

3. Bevindingen eindejaarscontrole ......................... 15 4. Interne beheersing ............................................ 29 5. Overige aangelegenheden ................................. 31 6. Verplichte tabel SiSa .......................................... 40

rvanhattem@psa-ra.nl

312021003.24.207 - 2

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312021003.24.207 - 3

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 27 september 2023 (kenmerk 312021003.23.343) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Zoetermeer. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de beleidsregels toepassing Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 23 oktober 2023 vastgestelde ”Controleprotocol 2023”, inclusief het normenkader. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). De bij onze controle van de jaarrekening 2022 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: CONCEPT jaarrekening 2023 02-04-2024 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 5.820.000

€ 17.460.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 100.000. De gemeenteraad heeft een besluit genomen op 14 december 2020 dat de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 1% van de lasten inclusief de dotatie aan de reserves bedraagt. De rapporteringsgrens voor de paragraaf bedrijfsvoering is gesteld op € 100.000 met een besluit van de gemeenteraad op 17 oktober 2022.

312021003.24.207 - 4

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2023 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Het inschatten als risico is inherent aan deze posten en is geen gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Risico’s voor de jaarrekening 2023  Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden).  De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen.  Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018. Hierin is opgenomen dat mutaties in bestemmingsreserves in principe één-op-één het raadsbesluit volgen.

 De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen.  Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb).  “Management override of controls”. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor de gemeente Zoetermeer.  De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.  Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna: WMO).  De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening.  De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid. Risico’s voor de komende jaarrekeningen  De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle.  De kwaliteit van de IT-beheersomgeving.

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s 312021003.24.207 - 5

moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar hoofdstuk 3. ‘bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in hoofdstuk 4. ‘Interne beheersing’.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Zoetermeer. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Zoetermeer zijn uiteengezet in de jaarstukken 2023 in onderdeel ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

De baten en lasten, alsmede balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen zijn rechtmatig

Op basis van uw controleprotocol en normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente met betrekking tot de specifieke uitkeringen gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Uw gemeente maakt gebruik van 36 specifieke uitkeringen, deze zijn verantwoord via de SiSa-bijlage in uw jaarrekening.

Uw rechtmatigheidsverantwoording

In de jaarrekening 2023 legt uw college van burgemeester en wethouders voor het eerst verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria die niet expliciet blijken uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2023.

312021003.24.207 - 6

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 5,8 miljoen. Er zijn geen afwijkingen geconstateerd boven dit grensbedrag.

Geïdentificeerde fouten in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren er ongecorrigeerde afwijkingen. De door ons gerapporteerde bevindingen zijn niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de (niet materiële) fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2023 van gemeente Zoetermeer een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2022 en het resultaat over 2022. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312021003.24.207 - 7

2.

Financiële positie en resultaat

312021003.24.207 - 8

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin af

In het Bbv, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd saldo van baten en lasten over 2023 bedraagt € 4,0 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 14,2 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2023 € 10,2 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000.000)

2023

2022

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

378,5

354,8

343,0

239,6

246,2

245,6

-/- 14,2

-/- 6,5

-/- 3,5

98,9

-/- 11,0

-/- 9,1

10,2

30,2

15,3

4,5

4,4

9,7

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

-/- 4,0

23,7

11,8

103,4

-/- 6,6

0,6

Eigen vermogen per 31 december

374,5

378,5

354,8

343,0

239,6

246,2

Tussentijdse resultaatbestemming Gerealiseerd resultaat

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 62% van het balanstotaal (op 1 januari 2023: 65% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2023. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

312021003.24.207 - 9

Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2023 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 66%. De solvabiliteit in de jaarrekening 2023 komt uit op 62% en is derhalve 4 procentpunten lager dan begroot. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2022 boven het gemiddelde van Nederland ligt. Ter vergelijking over 2022: Gemeente Nederland Zuid-Holland Gemeenten met 100.000 tot 300.000 inwoners Den Haag Leiden Delft Leidschendam-Voorburg Lansingerland Pijnacker-Nootdorp

Solvabiliteit 2022 40% 46% 35% 36% 31% 42% 61% 57% 60%

Bron: www.waarstaatjegemeente.nl

Resultaat 2023 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: De exploitatie over 2023 laat een nadelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 4 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 10 miljoen. Dit is een voordeel van € 6 miljoen. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 14 miljoen is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.

312021003.24.207 - 10

Exploitatieresultaat (in € 1.000.000) Totale baten

480

Totale lasten

4484

Gerealiseerde saldo van baten en lasten nadelig

4

Af: stortingen in reserves

98

Bij: onttrekkingen aan reserves

112

Saldo mutaties reserves, per saldo onttrekking

14

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

10

Het voordelige exploitatieresultaat 2023 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het college van burgemeester en wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als ruim voldoende om de onderkende risico’s af te kunnen dekken

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college bepaald op € 74,2 miljoen (incl. grondzaken). De inventarisatie van risico’s die in de paragraaf Weerstandsvermogen (in het jaarverslag) is opgenomen, geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een kans inschatting van het zich voordoen van het geïdentificeerde risico, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij wordt een doorlopend inzicht gegeven in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en wordt aangegeven welke risico’s zijn verdwenen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de grootste risico’s.

312021003.24.207 - 11

Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie door middel van een simulatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is bij het vastgestelde zekerheidspercentage. Hieruit volgt een bedrag aan gewenste weerstandscapaciteit van € 26,4 miljoen, inclusief de risico’s van grondzaken van € 7,0 miljoen. De weerstandscapaciteit bedraagt € 74,2 miljoen. Het weerstandsvermogen bedraagt 2,8 en voldoet daarmee ruim aan de norm. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312021003.24.207 - 12

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312021003.24.207 - 13

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was niet tijdig gereed en op onderdelen voor verbetering vatbaar

De controle van boekjaar 2023 is de derde controle van de jaarrekening door Publieke Sector Accountants. Bij de start van de controle op 4 maart 2024 waren de concept jaarstukken gereed, met uitzondering van de rechtmatigheidsverantwoording. De oplevering van de onderbouwende stukken was op 4 maart 2024 nog niet geheel volledig. De afgesproken stukken waren er vaak wel, echter voldeden deze nog niet altijd. Om deze redenen konden wij de controle van de jaarstukken niet op alle onderdelen conform planning en niet efficiënt uitvoeren. Desalniettemin hebben wij op 4 maart jl. een start kunnen maken met de jaarrekeningcontrole. Ook hebben wij op een aantal onderdelen vertraging opgelopen in de controlewerkzaamheden met betrekking tot de controle van de Europese aanbestedingen en de SiSa-bijlage. Wij hebben bij de controle van de jaarrekening de volledige en constructieve medewerking van uw organisatie gehad. Wij vragen voor de toekomst uw aandacht voor kwalitatieve en tijdige voorbereiding van een aantal onderdelen van het accountantsdossier. Wij bespreken dit graag met de ambtelijke organisatie in een evaluerend gesprek om de samenwerking verder te optimaliseren.

Grondexploitaties

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Zoetermeer betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de schattingscomponenten die samenhangen met de waardering van de grondexploitaties, besteden wij hier tijdens de controle bijzondere aandacht aan. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s:  

  

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn? Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch? U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV?

De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2023 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door uw college de verwachtingen bijgesteld. Daarbij is tevens beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste 312021003.24.207 - 15

wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen of winstnames moeten worden verwerkt. In exploitatie genomen gronden Uw gemeente heeft op peildatum 31 december 2023 18 in exploitatie genomen bouwgronden. Per jaareinde 2021 waren dat nog 19 projecten. In het boekjaar 2022 zijn er een tweetal projecten afgesloten en is er één nieuwe grondexploitatie vastgesteld door de gemeenteraad (Van Aalstlaan). Bij de jaarrekening 2023 worden nog een vijftal projecten afgesloten. De actieve bouwgronden in exploitatie zijn verantwoord onder de voorraden op de balans. De projecten verschillen sterk in omvang, complexiteit en risico’s die aan de waardering van de grondexploitaties zijn verbonden. De totale boekwaarde per 31 december 2023 bedraagt € 21,8 miljoen (2022: € 19,4 miljoen). Op deze boekwaarde zijn verliesvoorzieningen in mindering gebracht voor in totaal € 19,0 miljoen (2022: € 17,6 miljoen). De waarde in de hoofdbalans voor het ‘onderhanden werk, waaronder bouwgronden in exploitatie’ bedraagt daarom € 2,8 miljoen (2022: € 1,8 miljoen) en is het saldo van eerder genoemde bedragen. Verder schrijft het BBV voor dat eventuele verliezen waarvoor de boekwaarde van het project niet toereikend is als credit-voorziening op de balans moet worden gepresenteerd.

Dit bedrag ziet u terug onder de voorzieningen als ‘voorziening nadelige complexen grondbedrijf’ voor in totaal € 5,6 miljoen (2022: € 5,6 miljoen). Deze voorziening betreft voornamelijk een deel van het verlies op het project ‘Palenstein herstructurering’ ad. € 4,8 miljoen). In 2023 is er € 3,1 miljoen resultaat genomen (2022: € 7,4 miljoen) op basis van de ‘percentage of completion methode’. De winsten over 2023 komen hoofdzakelijk voort uit het project Oosterheem (€ 1,7 miljoen). In 2023 zijn bij een aantal projecten de verwachte resultaten op de projecten veranderd ten opzichte van 2022. Hierdoor zijn bij een aantal projecten de verliesvoorzieningen gemuteerd. De totale verliesvoorzienig op de grondexploitaties is in 2023 € 24,6 miljoen (2022: 23,1 miljoen). Dit verschil wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de toename van de verliesvoorziening op het project Palenstein van € 1,5 miljoen. De onzekerheden die met de resultaten van grondexploitaties samenhangen, ontstaan doordat de waardering (en daarmee de te nemen winsten en verliezen) gebaseerd zijn op schattingen. De omvang van de in de toekomst nog te realiseren opbrengsten en kosten is hier een belangrijk factor in.

In de huidige portefeuille van bouwgronden in exploitatie verwacht uw gemeente de komende jaren nog € 43,6 miljoen aan investeringen te doen (2022: € 46,9 miljoen) en moet er nog € 59,7 miljoen aan opbrengsten worden gerealiseerd (2022: € 66,5 miljoen). De meeste kosten zijn nog te realiseren bij de projecten Dwarstocht (€ 5,5 miljoen), Oosterheem (€ 10,2 miljoen), Palenstein (€ 4,9 miljoen) en Edisonpark (€ 12,1 miljoen). De meeste opbrengsten zijn nog te realiseren bij de projecten Oosterheem (€ 12,7 miljoen), Edisonpark (€ 21,8 miljoen) en Markt 10 (€ 7,8 miljoen). Risicoanalyse en controleaanpak Wij controleren de waardering van de grondexploitaties aan de hand van een risicoanalyse. In deze analyse betrekken wij de omvang van de nog te realiseren kosten en opbrengsten, de looptijd van de projecten, afwijkingen van het MPG ten opzichte van eerdere jaren, het effect van de parameters, programmering, winstnemingen en verliesvoorzieningen. Op basis van deze risicoanalyse zijn wij van mening dat de risico’s op de projecten afnemen, zeker in relatie tot de jaarrekening 2022. Op basis van onze initiële inschatting kwalificeerden wij de volgende onderdelen het meest risicovol: 312021003.24.207 - 16





Op termijn is het project Edisonpark het meest risicovol. De reden hiervan is dat dit project veruit de langste looptijd heeft (10 jaar) en dat binnen dit project sprake is van een hoge prognose van kosten en opbrengsten. Bij deze toekomstige baten en lasten is sprake van een hoge schattingsonzekerheid. Op dit project wordt een positief resultaat verwacht van € 5,3 miljoen (2022: € 4,6 miljoen). Het risico voor de jaarrekening 2023 is hierdoor beperkt. Bij het project Markt 10 is er door mislukte aanbesteding onduidelijkheid over concrete invulling van dit project. In potentie is dit project daarom meer risicovol. Ook bij dit project geldt dat er sprake is van een positieve eindwaarde van € 1,8 miljoen (2022: € 1,2 miljoen). Het risico voor de jaarrekening 2023 is daarom beperkt.

Voor het project Palenstein geldt dat dit project binnen 3 jaar moet worden afgerond en er alleen nog investeringen gedaan moeten worden. Ondanks de effecten van de inflatie en toenemende bouwkosten zijn de risico’s bij dit project inmiddels te overzien. Bij het project Oosterheem geldt dat de opbrengsten vooral bestaan uit de woningprojecten Sara Lydiahoeve en Oosterheem Businesspark. Deze opbrengsten zijn voor een deel onderbouwd met reeds gesloten overeenkomsten, referentietransacties en taxaties. Parameters De parameters die uw gemeente hanteert voor de kosten- en opbrengstenstijgingen binnen de grondexploitaties zijn vastgelegd in de parameterbrief. Voor de stijging van de kosten (GWW) wordt een parameter gehanteerd van 2,5% in 2024 en verder. Voor plankosten 6% in 2024 en 2,5% vanaf 2025. Voor de opbrengsten wordt bij sociale woningbouw een parameter gehanteerd van 0% voor 2024 en 2% voor 2025 en verder. Voor bedrijventerrein wordt een opbrengstenstijging van 0% gehanteerd in 2024 en 2% voor 2025 en verder. Voor wonen in de vrije sector wordt een opbrengstenstijging gehanteerd van 1,5% in 2024 en 2,5% voor 2025 en verder. Wij hebben deze parameters als passend aangemerkt. De berekening van de renteparameter (0,21%) en de doorrekening naar de grondexploitaties is in overeenstemming met het BBV.

Risico’s bij tussentijdse winstneming In 2019 heeft de commissie BBV de ‘notitie grondexploitaties’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat voor tussentijdse winstneming de ‘percentage of completion methode’ moet worden toegepast. Hierbij geldt dat, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, er winst moet worden genomen. Voor toepassing van de POC-methode is het van belang dat het resultaat betrouwbaar kan worden geschat. Bovendien moet sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten. Uw gemeente heeft de POC-methode op een juiste manier toegepast. Bij de berekening van de winstname is het toegestaan om het resultaat van het project te verlagen voor project specifieke risico’s. Hierdoor wordt de uiteindelijke winstname lager en blijven er binnen het project middelen gereserveerd om deze risico’s op te vangen wanneer deze zich voordoen. Wij constateren dat er bij een aantal projecten correcties voor risico’s worden toegepast op de winstnameberekeningen, dit geldt met name bij de projecten Dwarstocht, Lansinghage en Oosterheem. Bij Dwarstocht wordt een correctie toegepast op de winstnameberekening van € 254.000. Eén van deze risico’s heeft betrekking op prijsstijgingen, deze risico’s zijn naar onze mening niet project specifiek. Wij adviseren u waarborgen te treffen dat de risico’s die uw gemeente corrigeert op de tussentijdse 312021003.24.207 - 17

winstneming voldoende project specifiek worden gedefinieerd. Uw gemeente heeft dit niet aangepast ten opzichte van vorig jaar. Vooralsnog is het effect hiervan onder het door ons gehanteerde drempelbedrag. Advies: wij adviseren de macro-economische risico’s bij het berekenen van de winstname te elimineren. Afwijkingen boekwaarde MPG en jaarrekening Bij de controle is vastgesteld dat er bij aantal projecten sprake is van afwijkingen tussen de boekwaarden in het MPG (grexmanager) en de jaarrekening (financiële administratie in K2F). Dit houdt in dat bepaalde gerealiseerde kosten en opbrengsten op het betreffende project wel zijn geregistreerd in de financiële administratie en niet in Grexmanager of vice versa of dat er afwijking zit in de peildatum. Bij het project Oosterheem is deze afwijking € 112.000 en daarmee groter dan de rapporteringstolerantie die wij met de gemeenteraad hebben afgesproken. Wij hierover navraag gedaan bij de ambtelijke organisatie, hierbij is aangegeven dat het onduidelijk is hoe dit verschil verklaard kan worden. Ook bij andere projecten is sprake van kleinere verschillen die in totaal optellen tot een bedrag van € 226.000. U vindt dit bedrag als onzekerheid terug in de foutenevaluatie. Advies: wij adviseren aansluitverschillen groter dan € 100.000 voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening uit te zoeken en op te lossen.

Looptijd van projecten Op basis van onze controlewerkzaamheden stellen wij vast dat de looptijd van projecten regelmatig wordt verlengd. Bij de actualisatie van het MPG 2024 stellen wij vast dat bij tien van de twaalf lopende projecten de looptijd met 1 jaar (of meer) is verlengd. Voorts hebben vastgesteld dat de geraamde opbrengsten en investeringen voor de jaarschijf 2023 volgens het MPG 2023 voor een groot deel niet gerealiseerd zijn. De afwijkingen op de opbrengsten in de jaarschijf 2023 is bij de projecten Lansinghage, Gasfabriek Delftsewallen, Van Leeuwenhoeklaan en Voorweg Noord groter dan € 500.000. De afwijkingen op de investeringen is bij de projecten Dwarstocht, Oosterheem, Van Leeuwenhoeklaan, Palenstein en Edisonpark groter dan € 500.000. Over het algemeen zullen deze investeringen en opbrengsten worden doorgeschoven naar een latere jaarschijf met een verlenging van de looptijd tot gevolg. Het risico van het verlengen van de looptijd is de toerekening van rente (met name bij een hogere rentestand) en extra plankosten. De resultaten op de projecten kunnen hierdoor minder gunstig uitvallen dan verwacht. Wij vragen u aandacht voor een realistische planning van de projecten met bijbehorende ramingen. Advies: wij adviseren u bij het actualiseren van de grondexploitaties rekening te houden met de haalbaarheid van de planning.

Kostenprognose Palenstein Het kenmerk van een grondexploitatie is dat op het moment dat de gemeenteraad een grondexploitatie vaststelt dat er een reële prognose is van het geraamde resultaat. Dit resultaat is gebaseerd op de kosten (aankoop grond, bouw- en woonrijpmaken, plankosten etc.), de opbrengsten (grondverkopen, subsidies en overige bijdragen etc.), financieringskosten en eventuele toekomstige effecten (indexatie, inflatie, schaarste etc.). Op grond van deze initiële grondexploitatie kan de gemeenteraad een afgewogen besluit nemen om dit project door het college te laten uitvoeren. Bij het project Palenstein valt op dat de voorziening op het project jaarlijks fors blijft toenemen. Hieronder presenteren wij de ontwikkeling van de voorziening op dit project:

312021003.24.207 - 18

Bij de actualisatie van het MPG 2024 is er € 1,5 miljoen aan de voorziening toegevoegd. Dit zijn extra kosten die eerder in het project (bij MPG 2023) niet waren voorzien. De resterende nog te maken kosten per 31.12.2023 zijn € 4,9 miljoen. Gezien de ervaringen uit het verleden en de complexiteit van dit project is het van belang om alert te zijn op het realiteitsgehalte van dit bedrag en de uitputting hiervan. Advies: wij adviseren u bij het actualiseren van de grondexploitaties rekening te houden met mogelijke onvoorziene tegenvallers binnen het project Palenstein (voor zover toelaatbaar onder de vigerende verslaggevingsregels).

Voorzieningen middelen derden afval en riool

Voor de activiteiten riolering en afval heeft uw gemeente voorzieningen ingesteld in het kader van artikel 44 lid 2 van het BBV, de zogenoemde voorzieningen middelen derden. Om het inzicht in de toereikendheid van de door uw gemeenteraad vastgestelde tarieven te kunnen beoordelen, is het van belang om van de activiteiten riool en afval het jaarresultaat te analyseren en vast te stellen of dit resultaat moet worden toegevoegd aan de voorziening of moet worden onttrokken aan de voorziening. Dit om te waarborgen dat de heffingen van de burgers beschikbaar blijven voor het doel waarvoor zij geheven zijn. Wij merken daarbij tevens op dat uw gemeente in de paragraaf Lokale heffingen de kostendekkendheid van riolering en afval niet heeft opgenomen. Dat is in strijd met het BBV en wij adviseren u, net als bij in ons accountantsverslag van vorig jaar, om deze in het

312021003.24.207 - 19

vervolg in de jaarstukken op te nemen. Advies: wij adviseren de passage over de kostendekkendheid van tarieven op te nemen in de jaarrekening.

Voorzieningen voor groot onderhoud

Gemeenten kunnen voor het groot onderhoud een voorziening ex artikel 44 lid 1 sub c instellen (kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren). Uw gemeente heeft een voorziening voor groot onderhoud voor de volgende objecten:    

Schoolgebouwen gemeente Overige accommodaties Riolering Verzamelcontainers

In het kader van een goed financieel inzicht is het noodzakelijk dat uw gemeente beschikt over actuele beheerplannen voor het groot onderhoud. In 2023 zijn de beheerplannen door uw gemeenteraad vastgesteld. Aan de hand van deze beheerplannen hebben wij de toereikendheid van de onderhoudsvoorzieningen vastgesteld. Voor de komende jaren is het van belang dat bij het opmaken van de jaarrekening het saldo van de voorziening wordt aangesloten op het beheerplan. Verschillen dient u te analyseren en moet u vaststellen wat de gevolgen van eventuele afwijkingen voor het beheerplan en voor de stand van de voorziening is. In 2023 hebben wij diverse gesprekken gevoerd over de voorzieningen groot onderhoud, met als doel de verwachtingen ten aanzien van de jaarrekening 2023 en de daarbij behorende oplevering scherp te maken. In onze managementletter 2023 hebben wij ook aandacht besteed aan dit onderwerp. Bij de aanvang van de controle is deze informatie niet aangeleverd. Wij doelen hierbij onder andere op de analyse van de geraamde onderhoudslasten in 2023 ten opzichte van de realisatie. Advies: wij adviseren u de realisatie van de onderhoudsplannen minimaal jaarlijks te analyseren en vragen uw aandacht voor de kwaliteit van het balansdossier. STATUS IS ONBEKEND

312021003.24.207 - 20

Voorzieningen wethouderspensioenen

Op grond van de Wet Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa) is een voorziening getroffen voor de pensioenverplichtingen aan wethouders. Jaarlijks worden de verplichtingen op basis van nieuwe actuariële berekeningen herijkt. Voor het bepalen van de hoogte van deze voorziening wordt de door het ministere van BZK voorgeschreven wettelijke overdrachtsrente gehanteerd. Eind 2023 is deze rente gestegen van 2,472% naar 3,16% en is rekening gehouden met de indexatie van de pensioenen. De berekeningen die u maakt voor de groep wethouders, die reeds pensioen krijgen, zijn gebaseerd op eigen ontwikkelde Excelberekeningen. Wij zien een risico dat in deze berekeningen niet alle parameters juist zijn opgenomen. Om deze reden adviseren wij u om periodiek deze berekening extern te laten toetsen door een actuaris, zoals een aantal andere gemeenten ook doet. Het college heeft aangegeven het risico op onjuistheden als beperkt in te schatten. Advies: wij adviseren de voorziening wethouderspensioenen te laten opstellen door een gespecialiseerd actuaris.

Europese aanbestedingen CONTROLE IS NOG NIET AFGEROND

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Wij hebben aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde spendanalyse (analyse van alle uitgaven over de afgelopen 4 jaar per crediteur) over het gehele jaar 2022 een steekproef getrokken vanuit de te controleren uitgaven 2022. Uw VIC-medewerkers hebben de geselecteerde uitgaven vervolgens gecontroleerd en de benodigde documenten verzameld. Wij hebben vervolgens de door uw VICmedewerkers uitgevoerde werkzaamheden gecontroleerd en daarbij vastgesteld of de Europese aanbestedingswetgeving is nageleefd. Vanuit de controle is het volgende gebleken:

Rechtmatigheidsfouten ingevolge het niet naleven van EU-aanbestedingsregels

Omvang in €

Onrechtmatige uitgaven in 2022

888.000

Onrechtmatige uitgaven in 2022 met doorloop naar 2023

325.000

Onrechtmatige uitgaven in 2021 met doorloop naar 2022 (financiële beheershandeling 2021)

88.000

Totaal

1.301.000

De VIC-medewerkers hebben duidelijk een verbetering doorgevoerd in de vastlegging van de uitgevoerde werkzaamheden en de aanlevering van de bijbehorende documentatie over 2022 ten opzichte van voorgaand jaar.

312021003.24.207 - 21

Naast de geconstateerde afwijkingen is er één casus die wij rapporteren als complexe rechtmatigheidscasus, omdat niet is vastgesteld in welke mate deze opdracht aanbestedingsplichtig is. Dit gaat om de praktijkondersteuning jeugd bij de huisartsen in Zoetermeer en betreft een bedrag van € 588.000 in 2022. Voor 2023 heeft gemeente Zoetermeer een aanbesteding aangekondigd via het daartoe gebruikelijke aanbestedingsplatform.

Effecten Overeenkomst gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp STUKKEN VAN DE EXTERNE AANBIEDER ZIJN NOG NIET BESCHIKBAAR; IS NOG TEKST 2022

Op 1 mei 2021 is de ‘Overeenkomst gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp’ (hierna: Overeenkomst) met een externe organisatie ondertekend en ingegaan. Dit betreft een overeenkomst met een nieuwe organisatie die in Zoetermeer optreedt als aanbieder voor welzijn, dagbesteding, begeleiding en preventieve jeugdhulp. Op grond van deze overeenkomst voert de organisatie in opdracht van de gemeente Zoetermeer diensten uit in het kader van de Wmo 2015 en de Jeugdwet. Het budget van de organisatie is gericht op een taakgerichte uitvoeringsvariant. Dit wil zeggen dat de variant bekostiging van zorg en verantwoording over de geleverde zorg niet op cliëntniveau plaatsvindt, maar dat er een taak wordt toegekend voor een vast budget, gericht op een specifieke (deel)populatie of opdracht, waarbij de gecontracteerde aanbieder(s) de ruimte krijgt/krijgen om de taak samen met de cliënt in te vullen. Initieel is afgesproken dat het college de dienstverlening zou beoordelen op basis van het sturings- en monitoringsmodel dat onderdeel is van de opdracht. Daarnaast was afgesproken dat er een gecontroleerde verantwoording zou worden overgelegd op basis van een overeengekomen controleprotocol. Vanwege ontbrekende controle informatie is het budget gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp bij de jaarrekeningcontrole 2021 door ons als onzeker aangemerkt.

In 2022 zijn er ontwikkelingen die meer zekerheid geven over de door de externe aanbieder geleverde prestaties. Om voldoende inzicht te verkrijgen over de geleverde prestaties van deze aanbieder zijn er nog 2 elementen van belang: 1.

2.

Bij het vaststellen van de prestaties is er door de gemeente Zoetermeer afgeweken van de initiële afspraken die met de externe aanbieder zijn gemaakt via de ‘Overeenkomst gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp’. Dit betreffen afwijkingen van het ’verantwoordings- en accountantsprotocol’ en de onderliggende toetsingscriteria. Wij hebben een bevestiging ontvangen van het college van de gemeente Zoetermeer, waarin is ingestemd met de aanpassingen op de overeenkomst met de externe aanbieder. Er is door de accountant van de externe aanbieder zekerheid verstrekt bij de financiële verantwoording van de externe aanbieder. De gecontroleerde jaarrekening is eind mei 2023 bij de gemeente aangeleverd. Deze zekerheid was nodig om in het kader van de afronding van de controle van de jaarrekening van gemeente Zoetermeer de door de externe aanbieder geleverde prestaties te kunnen vaststellen.

Het aan de externe aanbieder ter beschikking gestelde budget ad € 12,4 miljoen over 2022 is als naar aanleiding van onze controle om die reden niet meer als onzekerheid aangemerkt in ons oordeel over de jaarrekening 2022 van uw gemeente. 312021003.24.207 - 22

Kwaliteit van de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording VOOR NU GELDT DAT DE RECHTMATIGHEIDSAFAFWIJKING KLEINER ZIJN DAN DE RAPPORTERINGSGRENS EN DUS NIET IN DE VERANTWOORDING HOEFT

Vanaf 2023 moet het college in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Alhoewel sprake is van imperfecte regelgeving, heeft het ministerie van BZK er voor gekozen om deze vernieuwing toch door te voeren in 2023. Met de imperfecte regelgeving bedoelen wij dat de Gemeentewet wel is aangepast, maar het verslaggevingstelsel (BBV) nog niet. In dit onderdeel van het accountantsverslag evalueren wij deze eerste rechtmatigheidsverantwoording in 2023. Verantwoording Op basis van de jaarstukken 2023 zijn er geen bevindingen groter dan de verantwoordingsgrens (1%). Er zijn dan ook geen bevindingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In de paragraaf bedrijfsvoering heeft college een toelichting opgenomen rondom de interne controlewerkzaamheden inzake rechtmatigheid en haar bevindingen hierbij. De gemeenteraad heeft de rapporteringsgrens vastgesteld waarboven rechtmatigheidsafwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden toegelicht. Deze rapporteringsgrens is € 100.000. Evaluatie aanpak Het college heeft voorafgaand goed nagedacht over haar plan van aanpak om voldoende waarborgen te treffen om een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen opnemen in de jaarrekening die geen materiële afwijkingen bevat. Hiertoe is onder andere een risicoanalyse uitgevoerd, processen geactualiseerd en een intern controleplan opgesteld.

Daarnaast heeft het college zorggedragen voor het tijdig actualiseren van verordeningen en het in kaart brengen van de risico’s en maatregelen rondom misbruik & oneigenlijk gebruik. Evaluatie uitvoering Wij hebben de uitgevoerde interne controleprogramma’s beoordeeld. Op basis van onze werkzaamheden komen wij niet tot een andere conclusie dan de verbijzonderde interne controle. Bij aanvang van de controle waren nog niet alle interne controleprogramma’s gereed en waren de teksten rondom de rechtmatigheidsverantwoording nog niet beschikbaar. Wij vragen voor 2024 uw specifieke aandacht voor de tijdige uitvoering van de geplande werkzaamheden. Wij doelen hierbij onder andere op de analyse van de begrotingsrechtmatigheid. Begrotingscriterium Het totaal aan begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 2.933.000. Hiervan heeft het college een bedrag van € 2.704.000 als acceptabele begrotingsonrechtmatigheden aangemerkt. Het acceptabel zijn van begrotingsonrechtmatigheden vindt zijn oorsprong in de afspraken tussen uw gemeenteraad en het college in bijvoorbeeld de financiële verordening. Het saldo aan onacceptabele begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 229.000. Het college heeft hier een analyse op uitgevoerd en toegelicht wat de aard van deze begrotingsonrechtmatigheden is. 312021003.24.207 - 23

Europese aanbestedingen Het college heeft door middel van een zogenoemde spendanalyse inzicht gekregen in de wijze waarop inkopen rechtmatig hebben plaatsgevonden. Deze analyse was goed bruikbaar voor onze controle van de rechtmatigheidsverantwoording 2023. Uit deze analyse blijkt dat voor een bedrag van € 2.583.000 inkopen ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Het betreft xx dossiers. Hiervan is reeds aan uw gemeenteraad gemeld via een Raadsinformatiebrief een bedrag van € x.xxx.000 (xx dossiers).

Vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Het college heeft voor 2023 een vennootschapsbelastingverplichting ingerekend van € 0,1 miljoen. Deze VPB-last wordt met name gevoed door resultaten op de grondexploitaties. Advies: Overigens adviseren wij u om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of het grondbedrijf nog steeds door de ondernemerspoort gaat.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 223.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2023 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2023 stelden wij vast dat er sprake was van een zichtbaar gemaakte interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij hebben vastgesteld dat er ondanks de interne controle sprake was van een aantal afwijkingen in de concept WNT-verantwoording.

Advies: wij vragen daarom uw aandacht voor de kwaliteit van de inhoudelijke controle op de WNT-verantwoording en adviseren u dit verder te versterken. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2024 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2023 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de

312021003.24.207 - 24

verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Fouten en onzekerheden Wmo Zorg in natura (ZIN) en Jeugd

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo Zorg in natura (ZIN) en Jeugdhulp (ZIN) zijn geleverd kan worden vastgesteld via de verantwoording van de zorginstelling. Bij deze verantwoordingen is op basis van het controleprotocol Wmo en Jeugd boven een bepaald grensbedrag een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling vereist. De accountant stelt onder andere vast dat de zorg is geleverd. Door het ontbreken van (goedkeurende) controleverklaringen bij geleverde zorg resteert een bepaalde massa waarbij geen zekerheid kan worden verkregen over de geleverde prestaties. Hierdoor resteren er onzekerheden in het kader van de uitvoering van de WMO en Jeugdwet. De onzekerheden bij WMO kunnen als onderstaand worden weergegeven (PEILDATUM 5 APRIL 2024):

De totale onzekerheid over 2023 bij de WMO bedraagt derhalve € 6,78 miljoen (STAND PER 5 april 2023). De totale onzekerheid bij jeugdzorg bedraagt € 2.055.000. Wij nemen deze onzekerheden mee in onze fouten- en onzekerhedenevaluatie.

Geen fouten en onzekerheden en geen

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2022 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja 312021003.24.207 - 25

rechtmatigheidsafwijkingen met betrekking tot de SiSaregelingen CONTROLE LOOPT NOG

welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in hoofdstuk 6 ‘verplichte tabel SiSa’ opgenomen. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de nota verwachtingen accountantscontrole (en het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol).

Overlopende posten

De overlopende posten bestaan uit diverse categorieën op basis van BBV artikel 40a (overlopende activa) en artikel 49 (overlopende passiva). Voor de categorie (welke voor zowel de overlopende activa als de overlopende passiva is opgenomen) de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel geldt dat wij de mutaties en de eindstand als onderdeel meenemen in onze controle. Tijdens de controle hebben wij vastgesteld dat de administratie rondom deze ontvangen uitkeringen niet uniform plaatsvindt. Dit betekent dat er per subsidie op een andere wijze een administratie wordt bijgehouden, soms in Excel, soms in de financiële administratie, maar allemaal free-format. Dit maakt het controleren, maar ook het beheersen ervan inefficiënt. Advies: wij adviseren om dit proces op een uniforme wijze te gaan administreren. Bovenstaande bevinding heeft ervoor gezorgd dat het controleproces van de overlopende posten vertraging heeft opgelopen.

Verschil administratie Sociaal Domein (bedrijf 40)

De financiële administratie van het sociaal domein wordt nog van oudsher geregistreerd in een apart onderdeel (bedrijf) in de financiële administratie. Dit zorgt ervoor dat er als het ware een consolidatie plaatsvindt per jaareinde van de gehele financiële administratie van de gemeente Zoetermeer en dit “bedrijf”. Bij de controle van posten waarin het sociaal domein terugkomt (lasten, baten en balansposten) heeft dit tot gevolg dat wij minder efficiënt kunnen controleren. Daarnaast merken wij op dat specificaties en onderbouwingen voor balansposten vanuit dit “bedrijf 40” vaak langer op zich laten wachten, wat zorgt voor een vertraging in de controle. Onze conclusie is dan ook dat dit het samenstellen van de jaarstukken ook in nadelige zin beïnvloedt. Tevens is bij onze control is gebleken dat er een aansluitverschil bestaat tussen de Bedrijf 40 en de applicatie Suite voor het sociaal domein. Het betreft een aansluitverschil op de bijstandsdebiteuren voor een bedrag van circa € 843.000. Wij hebben begrepen dat in overleg met de leverancier wordt uitgezocht hoe dit verschil is ontstaan. Bij het afronden van onze controle was de aard van het verschil nog niet duidelijk.

Advies: wij adviseren u het gebruik van een apart bedrijf in de financiële administratie te heroverwegen, waarbij wij voorstellen om zo snel mogelijk over te gaan tot het incorporeren van bedrijf 40 in de financiële administratie van de gehele gemeente. Tevens adviseren wij het genoemde aansluitverschil uit te zoeken. Wij hebben begrepen dat dit project inmiddels enige tijd loopt en per 1 januari 2025 moet zijn afgerond. 312021003.24.207 - 26

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Er is vastgesteld dat een aantal posten onder de ‘niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen’ niet voldoende kunnen worden onderbouwd. Het is uw gemeente niet gelukt om dit in alle gevallen correct te actualiseren voor de jaarrekening 2023. Uw gemeente heeft dit in de jaarrekening toegelicht. Wij vragen uw aandacht voor de juistheid van de openstaande verplichtingen naar de stand per einde boekjaar. Deze opmerking hebben wij ook gemaakt bij uw jaarrekening 2021 en 2022. Advies: wij adviseren om maatregelen te treffen waarmee de volledigheid en juistheid van de niet uit de balans blijkende belangrijke financiële verplichtingen structureel geborgd wordt.

312021003.24.207 - 27

4.

Interne beheersing

312021003.24.207 - 28

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim-controle

Op 22 november 2023 hebben wij de managementletter 2023 aan u verstrekt. Deze managementletter is besproken met de directie, de wethouder Financiën en de Auditcommissie. Hieronder treft u de managementsamenvatting aan.

312021003.24.207 - 29

5.

Overige aangelegenheden

312021003.24.207 - 30

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen d.d. DATUM 2024.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van met name EU-aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam, met het college, met het MT F&C en concerncontrole en de auditcommissie, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. 312021003.24.207 - 31

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2023 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Tot slot merken wij op dat het college nog niet beschikt over een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse. Wel hebben wij inmiddels een conceptversie ontvangen. Wij adviseren deze frauderisicoanalyse verder in procedure te brengen.

Inzicht in onze tijdsbesteding

In het rapport “In het publieke belang” van de NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountant, zijn maatregelen opgenomen die de kwaliteit en onafhankelijkheid van de controlerend accountant moeten waarborgen of verbeteren. Op basis van één van de maatregelen rapporteren wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u. Hieronder treft u de opgave van onze tijdsbesteding aan., inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole (waaronder het voeren van besprekingen en het archiveren van ons dossier.

Uren geraamd

Uren besteed tot en met 31 maart 2024

Tekenend accountant

207

145

Overige teamleden

1.173

1.316

Het hogere aantal bestede uren wordt voor een belangrijk deel verklaard doordat het aantal SiSa-regelingen, waarover u met de jaarrekening 2023 verantwoording moet afleggen, significant is gestegen. Met onze brief van 14 februari 2024 hebben wij u daarover geïnformeerd. In de “geraamde tijdsbesteding” zijn hiervoor geen uren geraamd.

312021003.24.207 - 32

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van gemeente Zoetermeer in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.