Bijlage 2 - Onderzoeksrapport ‘Grip op grote projecten’
Tekst van het document
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
21 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
Casus Entree Stationsgebied
BIJLAGE 1 ANALYSE ENTREE STATIONSGEBIED
Resumé
Politiek-bestuurlijke besluitvorming De samenhang tussen het structuurontwerp Stationsgebied en de deelprojecten en de relatie met de voortgang woningbouw Entree is moeilijk hanteerbaar. Het ontbreekt aan heldere fysieke en functionele demarcatie tussen deelprojecten. Samenwerking Er zijn veel verschillende stakeholders waarbij de gemeente geen tot nauwelijks doorzettingsmacht heeft. Het ontbreekt aan een bestuurlijk platform om slagvaardig besluiten te nemen en samenwerking met eigenaren van gebouwen/gronden verloopt moeizaam. Projectbeheersing Er is geen heldere en gedeelde projectopdracht. Onvoldoende borging en uitwisseling van informatie. Geen gedeelde informatiepositie stakeholders: informatie is asymmetrisch, waardoor een integrale afweging niet mogelijk is. Onvoldoende samenhang tussen de planning en fasering verschillende deelgebieden en -projecten. Zorgen over capaciteitsplannen projectteams. Onduidelijke financiële structuur: budgettering en uitgaven zijn onvoldoende gekoppeld aan deelopgaven en planning. niet helder zijn waardoor hierop geen aansluitend beheerssysteem is ingericht. Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Verklarende factoren voor een zwakkere grip: perspectief vanuit de ambtelijke organisatie Om verklarende factoren op te sporen voor het hebben van wel of geen grip, zijn in dit onderzoek drie processen bestudeerd. We hebben gekeken wat het perspectief is van de ambtelijke organisatie op deze processen en het perspectief van externe samenwerkingspartners. Hieronder behandelen we het perspectief van de ambtelijke organisatie, op de volgende bladzijde die van de samenwerkingspartners. Uit de oriënterende fase van dit onderzoek, een recente analyse van de ambtelijke organisatie en verdiepende gesprekken blijken er zorgen die verklaren dat er zwakkere grip is op het project. We vatten de belangrijkste bevindingen uit deze analyse hieronder samen. Daarbij merken we op dat met de komst van een nieuwe projectmanager dit jaar de onderstaande punten helder op tafel zijn gekomen en maatregelen zijn voorgesteld om deze ook aan te pakken.
Politiek-bestuurlijke besluitvorming Met vaststelling van de projectopdracht in november 2021 is besloten tot (a) een gefaseerd te realiseren structuurontwerp voor het stationsgebied en (b) daarnaast is besloten om de noordelijke entree van het station in samenhang met de gebiedsontwikkeling Entree direct al te realiseren (entreehal naar het station en randstadrailhalte, fietsenstalling en gelijkvloerse aansluiting voor fietsers en voetgangers op de Afrikaweg. De projectopdracht is voor het projectmanagement moeilijk hanteerbaar. Dit ten aanzien van: Sturing op de samenhang tussen verschillende deelprojecten: structuurontwerp Stationsgebied, deelprojecten gericht op realisatie en de relatie die wordt gelegd tussen de voortgang woningbouw Entree. Geen duidelijke fysieke en functionele demarcatie tussen deelprojecten. Samenwerking: raad-college-bestuurlijke partners en samenleving Hoewel sprake is van samenwerking met allerlei externe stakeholders is er nog geen bestuurlijk platform ingericht (voorbeeld rondom de buslocatie). Dat maakt dat stakeholders nog zonder verplichting of mandaat deelnemen. Daarbij merken we op dat er wel samen met stakeholders een handelingsperspectief is opgesteld en plannen van aanpak zijn afgestemd. Deze hebben wij ontvangen na ambtelijke verificatie van het conceptrapport van bevindingen.
Daarnaast is voor het plintgebouw al een uitwerking gemaakt, maar de samenwerking met de eigenaren van te betrekken gebouwen verloopt moeizaam. Projectbeheersing De projectopdracht is onvoldoende helder. Het is niet helder wat een structuurontwerp precies is en welke producten precies per deelopgave moeten worden opgeleverd. Het ontbreekt aan een relatie tussen de ontwikkeling van het Entreegebied en de planning en fasering van de deelopgave Stationsgebied. Daarnaast ontbreekt het aan een duidelijke mijlpalenplanning per deelopgave. Er zijn twee projectorganisaties, voor het project Stationsgebied en voor het project Entree. Er zijn zorgen hoe op samenhang wordt gestuurd en over de continuïteit van de bezetting van de teams (gekoppeld aan capaciteitsplanning). Onduidelijke financiële structuur van het project: projectbaten en -lasten zijn niet duidelijk aan verschillende deelopgaven gekoppeld. Het risicoregister laat een beperkte risicoanalyse zien. Zowel externe als interne stakeholders geven aan dat er onvoldoende uitwisseling en deling is van informatie.
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
22 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
Casus Entree Stationsgebied Verklarende factoren voor een zwakkere grip: perspectief vanuit de samenwerkingspartners Externe samenwerkingsspelers uiten zorgen die verklaren dat er zwakkere grip is op het project. We vatten de belangrijkste hieronder samen.
BIJLAGE 1 ANALYSE ENTREE STATIONSGEBIED
Resumé
Samenwerking met de samenleving en samenwerkingspartners Allereerst geven samenwerkingspartners aan dat de samenwerking met de gemeente open en constructief verloopt met veel ruimte voor eigen inbreng, maar:
Samenwerking met partners Samenwerkingspartners ervaren de samenwerking met de gemeente als open en constructief. Er is veel ruimte voor eigen inbreng. Wel staan zij kritisch tegenover de regievoering van de gemeente: Sturing op samenhang is onhelder: allerlei deelprojecten met weer andere dynamiek en andere stakeholders met eigen belangen. Opstapelende wensen van allerlei stakeholders. Onvoldoende continuïteit projectmanagement: veel wisselingen van projectmanagers, dat zorgt voor een grillig verloop en onvoorspelbaar tempo van het proces. De onheldere samenhang blijkt ook uit de recente analyse van het projectmanagement. Er wordt aangegeven dat er momenteel nog veel onzekerheden om de reeds vastgestelde visie op het stationsgebied te vertalen naar harde eisen voor de functionele- en fysieke inrichting van het OV-knooppunt. Verschillende vormen van openbaar vervoer en andere mobiliteiten moeten nog met elkaar verbonden gaan worden. Samen met alle primaire stakeholders moet nog een gedragen eindbeeld worden bepaald waarna een schetsontwerp kan worden gemaakt ter onderbouwing van verschillende subsidieaanvragen, waaronder het MIRT (Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport).
Er is weinig sturing vanuit de gemeente op procesniveau. Er wordt beperkt gewerkt met heldere mijlpalen, de aansluiting op de omgeving is niet helder en allerlei deelprojecten hebben weer een andere dynamiek met andere stakeholders met verschillende belangen. Dat allemaal inhoudelijk en op het juiste moment aan te laten sluiten is niet goed gelukt. Zo liep het voorlopige ontwerp (zie noot 1) op de troepen vooruit, terwijl er nog teveel onzekerheden waren ten aanzien van de aansluiting op de omgeving en wensen en belangen van allerlei stakeholders. Het voorlopige ontwerp is tot op heden ook nog niet vastgesteld. Wensen en behoeften van stakeholders stapelden zich gaandeweg op, door onvoldoende heldere gedeelde uitgangspunten en moeizame afstemming. Er is sprake van wisselingen van projectmanagers en beperkte capaciteit in de ambtelijke organisatie. Dat zorgt voor een grillig verloop en wisselend tempo van het proces. De klankbordgroep (zie noot 2) wordt betrokken in het geval een concreet plan in ontwikkeling is. De klankbordgroep is hier tevreden over, want dat past bij de rol en het karakter van de klankbordgroep. Het nadeel is dat er geen vaste overlegmomenten zijn waarbij de groep wordt bijgepraat over het geheel en ontwikkelingen die zich voordoen. Daardoor is het proces voor de klankbordgroep onvoorspelbaar.
Noot 1: Het gaat hier om het voorlopige ontwerp van het plintgebouw met een stationshal, fietsenstalling en fiets- en voetgangersbrug. Het was voorzien door de gemeente dat de uitwerking van het plintgebouw en de fietsbrug in een voorlopig ontwerp parallel zou gaan lopen aan de ontwikkeling van een integraal plan voor het gehele stationsgebied. In een plan van aanpak dat wij hebben ontvangen naar aanleiding van de ambtelijke verificatie wordt aangegeven dat vanuit een subsidiedeadline vaart gemaakt moest worden met het uitwerken van het plintgebouw en de fietsenstalling. Noot 2: De huidige klankbordgroep is een samenvoeging van voorheen twee aparte klankbordgroepen, namelijk de klankbordgroep voor Entree en de klankbordgroep voor het Station. De huidige klankbordgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de Fietsersbond, Toegankelijkheidsraad, ROVER Zoetermeer, Belangengemeenschap Driemanspolder, BADE (Bewoners Adviesteam De Entree), Bewonersplatform Entree Zoetermeer en enkele individuele personen.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
23 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
BIJLAGE 1 ANALYSE ENTREE STATIONSGEBIED
Casus Entree Stationsgebied: informatievoorziening aan de raad Deelvraag 7 Is de informatievoorziening naar de raad voldoende om de raad zijn kaderstellende en controlerende rol te laten vervullen? Wordt de raad naar behoren en volgens het informatiehandvest en de checklist grote projecten geïnformeerd? Is het college voldoende transparant geweest in het geval van ontwikkelingen met financiële gevolgen en/of gevolgen voor de planning?
Resumé De raad wordt naar behoren geïnformeerd, conform het informatiehandvest. Het college is voldoende transparant over ontwikkelingen die zich voordoen met gevolgen voor de planning en financiën. De raad wordt geïnformeerd met: Tweejaarlijkse formele voortgangsrapportages. Informele themabijeenkomsten. Terugkoppeling van specifieke evaluatie op onderdelen.
Informeren volgens de werkwijze grote projecten De raad ontvangt twee maal per jaar een formele voortgangsrapportage. Dat blijkt uit de voortgangsrapportages die de onderzoekers hebben ontvangen over de jaren 2021-2023. Deze bieden zicht op de voortgang van alle grote projecten binnen Zoetermeer, conform het informatiehandvest grote projecten. De voortgangsrapportages zijn volledig. Met deze rapportages heeft de raad zicht op: majeure ontwikkelingen die zich hebben voorgedaan, de communicatie met externe stakeholders, de risico's, financiele stand van zaken en gevolgen. Om meer zicht te krijgen op specifieke projecten wordt de raad ook geïnformeerd tijdens informele themabijeenkomsten en formele raadsvergaderingen. Voorbeelden zijn de themabijeenkomst van 27 juni 2023, de raadsvergadering van 3 juli 2023 en de themabijeenkomst van 24 oktober 2023. Tijdens al deze bijeenkomsten wordt de raad geïnformeerd over het stopzetten van de planlogische procedure rondom het bestemmingsplan Entree Midden. Als laatste ontvangt de raad ook bevindingen uit tussentijdse specifieke evaluaties, zoals dat rondom de Nelson Mandelabrug is gedaan.
Transparantie in het geval van ontwikkelingen met gevolgen voor financiën en planning Entree De raad is door het college meegenomen in de opstapelende ontwikkelingen die voor vertragingen hebben gezorgd rondom het project Entree Stationsgebied. In een gesprek met een afvaardiging van de raad blijkt ook dat de redenen voor de vertraging voor de raad begrijpelijk en navolgbaar zijn. Het college geeft deze ook weer in de halfjaarlijkse rapportages, bijvoorbeeld de voortgangsrapportage 2e helft 2023: ‘Aan het einde van het tweede kwartaal 2023 is geconstateerd dat het ontwerpbestemmingsplan voor Entree Midden, mede gelet op de ingediende zienswijzen en het wegvallen van de marktbehoefte onder een groot deel van het kantorenprogramma, op een aantal wezenlijke onderdelen gewijzigd en aangevuld moet worden. Het is niet mogelijk de wijzigingen door te voeren voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 1 januari 2024.’ De gevolgen van ontwikkelingen voor de financiële middelen is ook transparant. Het college geeft deze weer in de halfjaarlijkse rapportages, bijvoorbeeld de voortgangsrapportage 2e helft 2023. Hier wordt aangegeven dat de uitwerking van de nieuwe planologische procedure leidt tot extra ambtelijke kosten, onderzoekskosten en inhuur van externe expertise. Hiertoe zal een herziene (gebieds)businesscase aan de raad worden voorgelegd voor vaststelling.
Stationsgebied Uit de rapportages aan de raad in het 2e kwartaal 2023 blijkt ook dat het project op dat moment ook te maken heeft met grote risico's, niet stabiel is en de voorbereidingskosten boven budget gaan uitkomen: Er is onvoldoende integraliteit van de verschillende onderdelen en met de omgeving. Onderdelen sluiten niet op elkaar aan. De bouwkosten stijgen. Er is onvoldoende draagvlak bij stakeholder.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
24 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
BIJLAGE 1 ANALYSE ENTREE STATIONSGEBIED
Entree Stationsgebied: kaderstellende en controlerende rol raad Deelvragen 8 Heeft de raad haar kaderstellende en controlerende rol zelf ook voldoende opgepakt? Zijn de (aanpassing)voorstellen op een verantwoorde wijze tot stand gekomen en op een heldere wijze gecommuniceerd met de gemeenteraad? Is de raad daarmee in staat om weloverwogen besluiten te nemen?
Resumé De raad heeft haar kaderstellende rol opgepakt met besluitvorming over: Het gebied als geheel met een visie en het masterplan. De Stationsvisie: op basis van een gedegen haalbaarheidsanalyse kiest de raad voor de duurste variant van de buslocatie, maar met het hoogste maatschappelijk rendement. Deze variant is helder beschreven, waardoor de raad in een latere fase ook goed kan controleren of deze variant wordt gerealiseerd. Het college legt met het raadsvoorstel deze variant voor aan de raad als voorkeursvariant. Het raadsvoorstel bevat verder geen overzicht waarmee de raad in een oogopslag zicht heeft op per variant de verhouding tussen maatschappelijk rendement versus benodigde financiële middelen. Politieke afwegingen die de raad kan maken zijn daardoor minder zichtbaar.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Momenten van (her)overweging In de periode 2017-2021 zijn er drie besluiten door de raad genomen: in 2017 is de ‘Visie Entreegebied Zoetermeer’ vastgesteld, in februari 2019 het Masterplan Entree en in mei 2021 is de haalbaarheidsstudie vastgesteld dat tevens de Stationsvisie is. De Stationsvisie is een belangrijk moment van besluitvorming, omdat het de overgang markeert van de initiatie-/haalbaarheidsfase naar de daadwerkelijke start van het project. Het is het moment van overweging voor de raad om te besluiten een project te starten en daartoe financiële middelen toe te kennen. De Stationsvisie is gebaseerd op een uitgebreide haalbaarheidsanalyse van een extern bureau naar de locatie voor busstations en de samenhang met andere onderdelen in het stationsgebied. Het is daarmee op een verantwoorde wijze tot stand gekomen, het raadsvoorstel bevat: De uitgangspunten waarop de Stationsvisie is gebaseerd, te weten die uit het Masterplan Entree. De beoogde effecten: een aantrekkelijke en rechtstreekse verbinding voor langzaam verkeer, een aantrekkelijke openbare ruimte als onderdeel van de stationsomgeving en een herkenbaar en efficiënt en compact OV-knooppunt. Een onderbouwing hoe verschillende varianten/locaties van bijvoorbeeld het busstation zijn beoordeeld en wat op basis van deze beoordeling het voorkeursscenario is van het college.
Welke belangrijkste stakeholders betrokken moeten worden in een consultatieronde. De benodigde financiële middelen. Met het transparant opnemen van criteria waarmee verschillende varianten zijn beoordeeld heeft de raad zicht op verschillende keuzemogelijkheden die afgewogen worden. De verschillende criteria zijn geformuleerd in termen van maatschappelijk rendement, onder andere de bereikbaarheid door reizigers, kwaliteit openbare ruimte, sociale veiligheid en de ontwikkelpotentie voor de omgeving. Daarbij merken we op: De voorkeursvariant van het college in het raadsvoorstel heeft het grootste maatschappelijke rendement maar is wel het duurst. Het raadsvoorstel geeft geen (in een oogopslag) overzicht over alle varianten en hoe het maatschappelijk rendement zich verhoudt tot de investeringen en exploitatiekosten per variant. Het college zet hiermee de raad niet in positie om ook andere keuzes mogelijk te maken. Zo kan bijvoorbeeld een lager maatschappelijk rendement aanvaardbaar zijn om daarmee financiële middelen elders in te zetten voor de ontwikkeling van het gebied. Stakeholders worden wel benoemd, maar hun verschillende belangen niet. De raad is daarmee niet in staat om verschillende belangen tegen elkaar af te wegen.
Gebiedsontwikkeling: regievoering op programma's In de ambtelijke reactie op dit deel wordt aangegeven dat er binnen de ambtelijke organisatie stappen worden gezet in het opstellen van een werkwijze voor programmasturing. In de praktijk wordt er namelijk al op basis van een programmastructuur gewerkt. De gemeente clustert in het geval van gebiedsontwikkeling projecten in een programmastructuur. Ten aanzien van het Stationsgebied en de Entree is er ook sprake van gebiedsontwikkeling, waarbij allerlei deelgebieden en deelprojecten in samenhang moeten worden bezien. Er wordt binnen de ambtelijke organisatie in dat kader ook gesproken over een gebiedsprogramma, dat een samenstelling is van allerlei deelopgaven en -projecten. Zoals eerder is aangegeven ontbreekt het nog wel een werkwijze voor programmatische sturing. Uit een gesprek met een afvaardiging van de raad blijkt ook dat er tussen raadsleden nog geen gedeeld beeld is hoe te sturen op een programma en wat het verschil is van sturing op een project zoals vastgelegd in de Zoetermeerse werkwijze voor projecten. Wel is er het besef dat sturen op samenhang belangrijk is en dat dit complex is. Er zijn vaak vele stakeholders met verschillende wensen en belangen en het vraagt een grote inspanning om hier regie over te voeren. Deel 4 De Bevindingen uit casussen
25
Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
Analyse project Deelgebied 3 Binnenstad
BIJLAGE 2 ANALYSE DEELGEBIED 3 BINNENSTAD
In deze bijlage wordt het project aan de hand van de verschillende bouwstenen van het evaluatiemodel geanalyseerd. De bouwstenen worden als volgt in volgorde behandelt:
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
26 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
14
Casus Deelgebied 3 Binnenstad
BIJLAGE 2 ANALYSE DEELGEBIED 3 BINNENSTAD
Aan de hand van gesprekken met externe stakeholders, de ambtelijke organisatie en bestudering van documenten is dit project nader bestudeerd. Maatschappelijk rendement: de kernopgaven
Resumé
In 2012 stelde de raad de Visie Binnenstad 2030 vast en deze visie is op 21 september 2020 geactualiseerd met de Visie Binnenstad 2040. Een overkoepelende visie die het Woonhart, het Stadshart en het Dorpshart als één centrum beschouwd en de verschillende gebieden aan elkaar verbindt. De ambities van Zoetermeer zijn: Een levendige en aantrekkelijke verblijfs- en woonplek voor mensen met een stedelijke leefstijl. Hoogwaardig stedelijk woonmilieu met breed aanbod van maatschappelijke en culturele voorzieningen. Ruimte voor fietsers, voetgangers, water en groen en biodiversiteit. Toevoegen van 2.000 woningen in de Binnenstad.
Beoogd maatschappelijk rendement Een levendige en aantrekkelijke verblijfs- en woonplek voor mensen met een stedelijke leeftstijl. Hoogwaardig stedelijk woonmilieu met breed aanbod van maatschappelijke en culturele voorzieningen. Ruimte voor fietsers, voetgangers, water en groen en biodiversiteit. Toevoegen van 2.000 woningen in de Binnenstad waarvan 350 woningen met de ontwikkeling van deelgebied 3. De doelgroep waarop de gemeente inzet is verschillende huishoudens met een stedelijke leefstijl: jongeren, young urban professionals, empty nesters en doorstromende stedelijke gezinnen. Realisatie tot op heden Project 70 LUX: in Q1 2025 is het appartementencomplex gerealiseerd. Woontoren voormalige ABN AMRO: met de bouw is nog niet gestart. Woontoren voormalige V&D-locatie: met de bouw is nog niet gestart. Verbouwing Stadshart Plaza nagenoeg afgerond, eerste supermarkt opent binnenkort de deuren.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
De ontwikkellocaties zijn geclusterd in negen deelgebieden. Deelgebied drie bevat drie locaties: Luxemburglaan 2-10 (project 70 LUX). De Maese Woningen is eigenaar van deze locatie dat een voormalig kantoorpand was. Het doel is op de plek van het voormalige kantoorpand een modern appartementengebouw met 134 koop- en/of huurappartementen te realiseren. Het project bestaat uit alle 134 woningen, een inpandige parkeergarage met 97 parkeerplaatsen, externe bergingen en stallingsruimte voor fietsen en scooters. Op de begane grond komen drie commerciële ruimten geschikt voor retailers en eetgelegenheden, kantoor, zorg en andere kleinbedrijven. De actuele opleverprognose van het gehele project is Q1 2025. Luxemburglaan 1-15 (voormalige ABN AMRO kantoor). Janssen de Jong is projectontwikkelaar van de locatie van het voormalige ABN AMRO kantoor en wil daar een woontoren realiseren. Het gaat om circa 150 appartementen, waarvan minimaal 60 huurwoningen en de rest koopwoningen. Duitslandlaan (voormalige V&D-locatie) als onderdeel van het bouwblok Stadshartpassage. PingProperties is projectontwikkelaar van de voormalige V&D-locatie en wil daar een woontoren realiseren waarmee zo'n 240 tot 250 woningen kunnen worden toegevoegd aan het centrum van Zoetermeer. Dat moeten sociale- en middenhuur woningen worden.
PingProperties kocht ook het winkelcentrum Stadshartpassage in september 2022, met als doel de 13.000m2 overdekte winkelpassage van Stadshart Zoetermeer te transformeren tot een dagelijks boodschappencentrum onder de naam Stadshart Daily Plaza. De verbouwing is nu nagenoeg afgerond en onder andere supermarkt Dirk opent in januari 2025 haar deuren. Op 8 oktober 2018 stelt de raad de versnellingsagenda woningbouw vast. Deze agenda bevat onder andere locaties in deelgebied 3 om woningbouw versneld realiseren, alsmede enkele kaders voor die locaties: Luxemburglaan 1-15: een woontoren met maximale bouwhoogte tot 70 meter (conform hoogbouwvisie), parkeernorm 0,5-1,0 voor de doelgroepen: starters, young urban professionals, middeninkomens, tweeverdieners en empty nesters. Luxemburglaan 2-10: idem. Uit gesprekken in het kader van dit onderzoek blijkt dat met het aanwijzen van een versnellingslocatie een project niet sneller tot stand komt. De planologische procedures, de omgang met marktpartijen en het betrekken van inwoners veranderen tot op heden niet. Het geeft wel aan dat deze locaties bestuurlijke prioriteit hebben. Deze locaties kunnen dan ook rekenen op meer ambtelijke capaciteit.
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
27 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
Casus Deelgebied 3 Binnenstad
BIJLAGE 2 ANALYSE DEELGEBIED 3 BINNENSTAD
Resumé
Democratische besluitvorming is hier gericht op ‘trechteren’, waardoor in opeenvolgende fases zaken steeds concreter worden: een visie op de binnenstad wordt achtereenvolgens vertaald naar specifieke deelgebiedsvisies en uiteindelijk specifieke locaties voor ontwikkeling van woontorens. Gedurende het gehele traject van visie- tot locatieontwikkeling wordt ingezet op inwonersparticipatie. Inwoners hebben daarmee invloed op de besluitvorming in de raad. Dat wordt het meest concreet en zichtbaar in de vertaalslag naar de ontwikkeling van specifieke locaties. Omwonenden hebben dan ook daadwerkelijk invloed op de bouwhoogte en -vorm van een woontoren die in hun nabije woonomgeving moet worden gerealiseerd. Zoetermeer moet steeds meer binnenstedelijk ontwikkelen en de ruimte is dan schaars. Allerlei sectorale opgaven stapelen zich dan op in een klein gebied. Om op de samenhang van deze opgaven te kunnen sturen heeft de raad zeven principes voor ruimtelijke ontwikkeling vastgesteld waarmee deze opgaven ook tegen elkaar afgewogen kunnen worden.
Democratische besluitvorming en controle In de periode 2018-2024 zijn er belangrijke besluiten door de raad genomen: 8 oktober 2018: vaststelling versnellingsagenda woningbouw vast. Deze agenda bevat onder andere locaties in deelgebied 3 om woningbouw versneld realiseren. Bij de behandeling van de versnellingsagenda heeft de raad via een aangenomen motie het college de opdracht gegeven om de omgeving goed te betrekken (motie 1810-11). 21 september 2020: geactualiseerde visie op de binnenstad ‘ Visie Binnenstad 2040’. 12 juli 2021: initiatiefvoorstel stedenbouwkundige buurtvisie. 31 januari 2022: beschikbaar stellen budget voor de uitvoeringsstrategie programma Binnenstad 2022 en 2023. 17 mei 2022: startnotitie stedenbouwkundige buurtvisie, proef om belanghebbenden uit de buurt aan de voorkant te betrekken. 27 juni 2022: startnotities buurtvisies deelgebied 3 en deelgebied 5A. 3 juli 2023: vaststellen deelgebiedsvisie deelgebied 3, instemmen met eindverslag proef stedenbouwkundige buurtvisie. 14 oktober 2024: de raad stelt kaders vast voor de Ruimtelijke Strategie Zoetermeer 2040. Dit doet de raad door zeven Zoetermeers principes voor de ruimtelijke ontwikkeling vast te stellen. Deze principes gelden gemeentebreed dus niet enkel voor deelgebied 3. Twee raadsvoorstellen belichten we hieronder verder.
De eerste laat zien hoe de gemeente de representatieve en participatiedemocratie aan elkaar weet te verbinden. De tweede laat zien hoe de raad wil sturen op samenhang tussen steeds meer sectoraal opstapelende opgaven. Het raadsvoorstel van 3 juli 2023 is vanuit oogpunt van democratische besluitvorming belangrijk. Hierbij weegt de raad de inbreng van participanten (omwonenden) zichtbaar mee in de besluitvorming. Daaruit blijkt duidelijk dat participanten invloed hebben. Er wordt een amendement aangenomen met de strekking om wensen van de bewoners van het appartementencomplex het Noordwaarts in te willigen. Dit complex ligt namelijk nabij de nieuw te bouwen woontoren Luxemburglaan 1-15. Het besluit van de raad volgt het voorstel van de bewoners, waarmee hun vrije uitzicht zoveel als mogelijk wordt gewaarborgd. De hoogtecategorie, zoals eerder in de Visie Binnenstad 2040 en de versnellingsagenda is vastgesteld, wordt losgelaten. De gemeente zet in op participatie. Het college heeft deelgebied 3 (Luxemburglaan e.o. inclusief Stadshartpassage) aangewezen als proef voor de stedenbouwkundige buurtvisie, een initiatiefvoorstel van Zó! Zoetermeer over het aan de voorkant betrekken van belanghebbenden uit een buurt.
Met vaststelling van de zeven Zoetermeerse principes uit het raadsvoorstel van 14 oktober 2024 heeft de raad de ‘Visie Binnenstad 2040’ verder vertaald naar criteria waarmee gestuurd kan worden op samenhang tussen allerlei opgaven. De aanleiding is dat Zoetermeer steeds meer binnenstedelijk moet ontwikkelen waardoor het steeds duidelijker dat er sprake is van ‘sectorale stapeling’ van opgaven in de schaarse ruimte. Met de zeven principes in de hand brengt de raad en het college verschillende opgaven samen om deze voor een gebiedsontwikkeling tegen elkaar af te wegen.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
28 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
Casus Deelgebied 3 Binnenstad Lerend vermogen
BIJLAGE 2 ANALYSE DEELGEBIED 3 BINNENSTAD
Resumé
Lerend vermogen meten we in dit onderzoek af aan het vermogen van de gemeente om in te spelen op vooraf en niet vooraf bekende factoren. Factoren die van substantiële invloed zijn op het project, of die gaandeweg een project spelen. Hieronder bespreken we eerst de vooraf bekend factoren, daarna de niet vooraf bekende factoren.
De gemeente investeert in intensieve participatie van bewoners en leert van het participatietraject door een evaluatie. Het geleerde uit de evaluatie wordt breder ingezet in andere participatietrajecten. De raad neemt het geleerde ook serieus. Zij vraagt het college de aanbevelingen verder te borgen in een actualisatie van het Participatiebeleid en toekomstige procesvoorstellen voor participatie.
Vooraf bekende factoren waren: De raad heeft vooraf aangegeven dat participatie van omwonenden van cruciaal belang is. Het is dan ook evident, mits de belangen van participanten serieus worden genomen, dat dit van invloed zal zijn op besluiten van de gemeente. Hiertoe is een participatietraject ingericht (traject stedenbouwkundige buurtvisie). De gemeente zet hierbij ook in op een leerproces, want het traject is geëvalueerd. Het evaluatierapport van december 2023, dat met de raad is gedeeld, geeft aan dat een aantal succesvolle elementen uit het participatietraject buurtvisie nu al breder worden toegepast in reguliere participatietrajecten binnen de gemeente. Daarnaast worden in het evaluatierapport aanbevelingen gedaan, zoals: Kies locaties dichtbij de mensen waar het om gaat en benader belanghebbenden actief daar waar veel mensen komen; dit om zorg te dragen voor een betere afspiegeling van belanghebbenden. Kies een onafhankelijke voorzitter voor bijeenkomsten. Informeer belanghebbenden ook na afronding van participatie over de verdere besluitvorming en kom toezeggingen na. Dit punt is overigens eerder naar voren gekomen in een eerder rekenkameronderzoek naar inwonersparticipatie in het kader van de ontwikkeling van de Regionale Energie Strategie (RES). Het is steeds maatwerk.
Maar borg deze manier van werken via maatwerk ook als beleidsmatig uitgangspunt in het participatiebeleid. De raad neemt met het raadsbesluit op 12 december 2023 de conclusies en aanbevelingen uit de evaluatie serieus door het college op te dragen deze te betrekken bij een actualisatie van het Participatiebeleid en besluitvorming over procesvoorstellen voor participatie. Niet vooraf bekende factoren waren: Vanuit het programma Binnenstad worden op programmaniveau allerlei (haalbaarheids)onderzoeken verricht die relevant zijn voor de verschillende deelgebieden. Denk aan verkeerskundige analyses, onderzoeken naar boven- en ondergrond, maar ook het inrichten van participatieprocessen. Alle factoren die van invloed zijn komen systematisch in beeld. Er doen zich in dat licht geen niet vooraf bekende factoren voor. Wel kunnen toekomstige economische ontwikkelingen een rol spelen en eenmaal opgestelde gebiedsbusinesscases inhalen.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
29 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
Casus Deelgebied 3 Binnenstad Verklarende factoren voor een sterke grip: perspectief ambtelijke organisatie Om verklarende factoren op te sporen (voor het hebben van wel of geen grip) zijn in dit onderzoek drie processen bestudeerd. We hebben gekeken wat het perspectief is van de ambtelijke organisatie op deze processen en het perspectief van externe samenwerkingspartners. Hieronder behandelen we het perspectief van de ambtelijke organisatie, op de volgende bladzijde die van de samenwerkingspartners.
BIJLAGE 2 ANALYSE DEELGEBIED 3 BINNENSTAD
Resumé
Politiek-bestuurlijke besluitvorming De raad stelt zich actief op wat betreft inwonersparticipatie en is bereid daarin te investeren. Samenwerking De gemeente investeert flink in inwonersparticipatie en dat werpt zijn vruchten af. Inwoners voelen zich uitgenodigd om inbreng te leveren en gaandeweg ontstaat begrip voor afwegingen die de gemeente moet maken. Het aantal deelnemers van participatietrajecten valt tegen en mondige mensen zijn oververtegenwoordigd. Projectbeheersing Programmastructuur en -sturing helpt om de samenhang tussen ontwikkeling van deelgebieden en -projecten te waarborgen en planningen en capaciteit op elkaar af te stemmen. Het aanwijzen van versnellingslocaties helpt om ambtelijke capaciteit vrij te spelen, maar versnelt het proces verder niet.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Politiek-bestuurlijke besluitvorming Met vaststelling van een visie op de binnenstad als geheel, verschillende deelgebiedsvisies/-businesscases, kredietaanvragen voor verschillende fases en het participatietraject buurtvisie, heeft de raad op majeure besluitvormingsmomenten grip. De raad is ook bereid om bij te sturen op eenmaal genomen besluiten, bijvoorbeeld op basis van inbreng van bewoners uit participatietrajecten. Met betrekking tot inwonersparticipatie is de raad zeer actief en stelt kaders voor participatieprocessen. De raad geeft aan dat omwonenden moeten worden geïnformeerd over de ontwikkelrichting en dat een zorgvuldig samenspraaktraject dient te worden ingericht. Dit met als doel om te komen tot een gedragen invulling van de locaties. Het college heeft vervolgens deelgebied 3 (Luxemburglaan e.o. inclusief Stadshartpassage) specifiek aangewezen als proef voor een stedenbouwkundige buurtvisie, een initiatiefvoorstel van de raad, over het aan de voorkant betrekken van belanghebbenden uit een buurt. Samenwerking: raad-college-samenleving De proef stedenbouwkundige buurtvisie is geëvalueerd. Daaruit blijkt dat deelnemende inwoners veel waardering hebben voor de aanpak van participatie, vooral als het gaat om de gekozen werkvormen. Deelnemers geven aan zich uitgenodigd te voelen om mee te denken en inbreng te leveren.
Door meerdere bijeenkomsten en allerlei werkvormen kon dieper op zaken worden ingegaan en daardoor ontstond begrip voor de afwegingen die de gemeente maakt. Kritische kanttekeningen zijn er ook: het aantal deelnemers was lager dan gehoopt en mondige inwoners waren oververtegenwoordigd. Projectbeheersing Naast het toepassen van de Zoetermeerse werkwijze voor grote projecten is er sprake van een programmastructuur. Programmatisch sturen draagt zorg voor een samenhangende inhoudelijke ontwikkeling van de verschillende deelgebieden en afstemming van planningen en capaciteit tussen verschillende deelprojecten. Er is gekozen voor een intensief participatietraject, dat zorgde voor hoge kosten en hoge werkdruk van ambtelijke medewerkers. Met het aanwijzen van versnellingslocatie komt het project niet sneller tot stand. De planologische procedures, de omgang met marktpartijen en het betrekken van inwoners verandert tot op heden niet. Het geeft hoogstens aan dat deze locaties prioriteit moeten krijgen en kunnen rekenen op meer ambtelijke capaciteit en inzet.
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
30 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
Casus Deelgebied 3 Binnenstad Verklarende factoren voor een sterke of zwakkere grip: perspectief samenwerkingspartners Externe samenwerkingsspelers ervaren sterke grip maar op onderdelen hebben zij ook kritische kanttekeningen. We vatten de belangrijkste hieronder langs de drie kernprocessen uit het evaluatiemodel samen.
BIJLAGE 2 ANALYSE DEELGEBIED 3 BINNENSTAD
Resumé
Samenwerking met partners Samenwerkingspartners ervaren de samenwerking met de gemeente als open en constructief. Wel zijn er kritische kanttekeningen: Vakafdelingen werken nog verkokerd, waardoor eisen opstapelen tot onhaalbare plannen en er niet parallel en in samenhang wordt gewerkt. Dat vertraagd projecten. Er is onvoldoende continuïteit van projectbezetting: veel wisselingen van projectmanagers waardoor steeds weer informatieoverdracht nodig is. Dat werkt inefficiënt en informatie dreigt van tafel te vallen. Het aanwijzen van versnellingslocaties heeft verder geen doorwerking op de manier van werken, het versnelt de procedures niet. Samenwerking met bewoners Na zich overvallen te hebben gevoeld door de aanwijzing van versnellingslocaties, met name ten aanzien van de bouwhoogte, is een participatietraject ingericht waarmee bewoners invloed hebben kunnen uitoefenen. De gemeente stond open voor alternatieve oplossingen.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Samenwerking met samenleving en samenwerkingspartners Voor Deelgebied 3 werkt de gemeente samen met drie projectontwikkelaars. Zij geven aan dat de samenwerking met de gemeente open en constructief verloopt. Er is bereidheid om te werken aan oplossingen in het geval knelpunten zich voordoen, bijvoorbeeld rondom de parkeernorm en of hoe openbare fietsenstallingen te integreren in de nieuwbouw. De samenwerking met een ambtelijke woningbouwregisseur wordt op prijs gesteld, alsmede dat de gemeente minder zware parkeernormen stelt voor de hoogbouw rondom versnellingslocaties. Zij zien ook dat de gemeente investeert in buurtparticipatie. Dat doet het draagvlak voor plannen toenemen, aan de andere kant kosten de projecten wel meer tijd. Als laatste geven zij aan dat het splitsen van het gebied binnenstad in verschillende deelgebieden alles meer behapbaar maakt. Elk stukje van het gebied heeft namelijk zo zijn eigen dynamiek en door te compartimenteren ontstaat meer flexibiliteit en meer grip. Zo kiest de gemeente om per project vergunningen te verlenen en niet voor het gebied als geheel. Externe samenwerkingspartners zien wel ruimte voor verbetering: Betere en snellere afstemming binnen de verschillende vakafdelingen is nodig. Vakafdelingen werken niet parallel, eerste moet vakafdeling A er iets van vinden voordat vakafdeling B er naar gaat kijken.
Een project vertraagt hierdoor zomaar met een jaar. Er wordt nog teveel verkokerd vanuit de vakafdelingen gekeken naar de plannen, waarbij iedere vakafdeling op zichzelf een 10 wil scoren. Dat leidt tot opstapeling van eisen; alle eisen bij elkaar opgeteld zijn niet haalbaar. Het zou helpen als de projectleiding meer mandaat heeft om knopen tussen vakafdelingen door te hakken. De continuïteit in personele bezetting is onvoldoende. Door wisselingen van ambtelijk medewerkers, waaronder projectleiders, is steeds informatieoverdracht nodig. Dat werkt niet efficiënt en informatie dreigt van tafel te vallen. Het aanwijzen van locaties als versnellingslocatie heeft verder geen doorwerking op de manier van werken. Er is weliswaar meer toewijding vanuit de gemeente, maar het versnelt niet de procedures. Bewoners geven ook aan de samenwerking met de gemeente constructief te vinden. Zij hebben daadwerkelijk invloed op plannen. Wel voelden zij zich overvallen door de gemeente door de aanwijzing van versnellingslocaties, met name ten aanzien van de hoge bouwhoogte. Door meer inzet op participatie is dat ten goede gedraaid en stond de gemeente open voor alternatieve oplossingen.
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
31 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
BIJLAGE 2 ANALYSE DEELGEBIED 3 BINNENSTAD
Casus Deelgebied 3 Binnenstad: informatievoorziening aan de raad Deelvraag 7 Is de informatievoorziening naar de raad voldoende om de raad zijn kaderstellende en controlerende rol te laten vervullen? Wordt de raad naar behoren en volgens het informatiehandvest en de checklist grote projecten geïnformeerd? Is het college voldoende transparant geweest in het geval van ontwikkelingen met financiële gevolgen en/of gevolgen voor de planning?
Resumé De raad wordt naar behoren geïnformeerd conform het informatiehandvest en het college is voldoende transparant over ontwikkelingen die zich voordoen met gevolgen voor de planning en financiën. De raad wordt geïnformeerd met: Tweejaarlijkse formele voortgangsrapportages. Informele themabijeenkomsten. Terugkoppeling van specifieke evaluatie op onderdelen.
Informeren volgens de werkwijze grote projecten De raad ontvangt twee maal per jaar een formele voortgangsrapportage. Dat blijkt uit de voortgangsrapportages die de onderzoekers hebben ontvangen. Deze bieden zicht op de voortgang van alle grote projecten binnen Zoetermeer, conform het informatiehandvest grote projecten. De voortgangsrapportages zijn volledig. Met deze rapportages heeft de raad zicht op: majeure ontwikkelingen die zich hebben voorgedaan, de communicatie met externe stakeholders, de risico's, financiele stand van zaken en gevolgen. Om meer zicht te krijgen op specifieke projecten wordt de raad ook geïnformeerd tijdens informele themabijeenkomsten en formele raadsvergaderingen. Als laatste ontvangt de raad ook bevindingen uit tussentijdse specifieke evaluaties, zoals dat rondom de evaluatie van buurtparticipatie is gedaan.
Transparantie in het geval van ontwikkelingen met gevolgen voor financiën en planning De raad wordt met de voortgangsrapportages geïnformeerd over de planning en eventuele financiële tekorten. Zo blijkt uit de rapportage over de eerste helft van 2024 dat er meer budget nodig is om de haalbaarheidsfase af te ronden. De prognose is dat een budget nodig is van € 595.000,-, dat is € 155.310,boven het oorspronkelijke budget. De oorzaak van de overschrijding is niet helder omschreven in de voortgangsrapportage. In de risicoparagraaf wordt hoogstens op hoofdlijnen aangegeven dat een hoog ambitieniveau hogere investeringen vereist. Wat dat hogere ambitieniveau is, is niet helder beschreven in de voortgangsrapportage.
De oorzaak van financiële overschrijdingen is niet helder beschreven in de voortgangsrapportages.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
32 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
BIJLAGE 2 ANALYSE DEELGEBIED 3 BINNENSTAD
Casus deelgebied Binnenstad: kaderstellende en controlerende rol raad Deelvragen 8 Heeft de raad haar kaderstellende en controlerende rol zelf ook voldoende opgepakt? Zijn de (aanpassing)voorstellen op een verantwoorde wijze tot stand gekomen en op een heldere wijze gecommuniceerd met de gemeenteraad? Is de raad daarmee in staat om weloverwogen besluiten te nemen?
Resumé De raad heeft haar kaderstellende rol opgepakt met besluitvorming over: De binnenstad als geheel en deelgebiedsvisies. De inzet van buurtparticipatie. Zeven Zoetermeerse principes voor gebiedsontwikkeling. De raad is bereid tot heroverweging op basis van resultaten uit trajecten voor inwonersparticipatie. De resultaten uit deze trajecten zijn voor de raad helder en op basis van de informatie kan de raad weloverwogen besluiten nemen.
Momenten van (her)overweging In de periode 2018-2024 zijn er belangrijke besluiten door de raad genomen: 8 oktober 2018: de raad stelt de versnellingsagenda woningbouw vast. Deze agenda bevat onder andere locaties in deelgebied 3 om woningbouw versneld realiseren. Bij de behandeling van de versnellingsagenda heeft de raad via een aangenomen motie het college de opdracht gegeven om de omgeving goed te betrekken (motie 1810-11). 21 september 2020: geactualiseerde visie op de binnenstad ‘ Visie Binnenstad 2040’. 12 juli 2021: initiatiefvoorstel stedenbouwkundige buurtvisie. 31 januari 2022: beschikbaar stellen van budget voor de uitvoeringsstrategie programma Binnenstad 2022 en 2023. 17 mei 2022: startnotitie stedenbouwkundige buurtvisie, proef om belanghebbenden uit de buurt aan de voorkant te betrekken. 27 juni 2022: startnotities buurtvisies deelgebied 3 en deelgebied 5A. 3 juli 2023: vaststellen deelgebiedsvisie deelgebied 3, instemmen met eindverslag proef stedenbouwkundige buurtvisie. 14 oktober 2024: de raad stelt kaders vast voor de Ruimtelijke Strategie Zoetermeer 2040. Dit doet de raad door zeven Zoetermeers principes voor de ruimtelijke ontwikkeling vast te stellen.
Gebiedsontwikkeling; regievoering op programma's Zoals eerder is aangegeven ontbreekt nog wel een werkwijze voor programmatische sturing. Uit een gesprek met een afvaardiging van de raad blijkt ook dat er tussen raadsleden nog geen gedeeld beeld is hoe te sturen op een programma en wat het verschil maakt van sturing op een project zoals vastgelegd in de Zoetermeerse werkwijze voor projecten. Wel is er het besef dat sturen op samenhang belangrijk is. De eerste stappen worden hiertoe gezet met vaststelling van zeven Zoetermeerse principes voor ruimtelijke ontwikkeling. Met vaststelling van de zeven Zoetermeerse principes uit het raadsvoorstel van 14 oktober 2024 heeft de raad de ‘Visie Binnenstad 2040’ verder vertaald naar criteria waarmee gestuurd kan worden op samenhang tussen allerlei opgaven. De aanleiding is dat Zoetermeer steeds meer binnenstedelijk moet ontwikkelen waardoor het steeds duidelijker dat er sprake is van ‘sectorale stapeling’ van opgaven in de schaarse ruimte. Met de zeven principes in de hand brengt de raad en het college verschillende opgaven samen om deze voor een gebiedsontwikkeling tegen elkaar af te wegen.
De kaderstellende rol wordt verder versterkt door de zeven principes waarmee de raad verschillende opgaven per gebied in samenhang kan afwegen.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
33 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
BIJLAGE 3 DE ZOETERMEERSE WERKWIJZE
Wat is de werkwijze voor projecten? De basis van de Zoetermeerse werkwijze voor projectmatig werken is besluitvorming, fasering en beheersing. Deze werkwijze is van toepassing voor alle projecten, van klein tot groot. Voordat gestart kan worden met een project is er eerst een initiatiefase. In deze fase wordt onderzocht wat er precies aan de hand is en wat aan het einde van een project gerealiseerd moet zijn. Een project kan na de initiatiefase starten met het vaststellen van een projectopdracht door het managementteam en indien er een bestuurlijk opdrachtgever is ook door het college van B&W. In de projectopdracht worden de afspraken tussen de projectmanager en bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever vastgelegd. De projectopdracht bestaat uit twee delen: Deel A: vaste gegevens die in principe tijdens het project niet wijzigen zoals de scope van het project en de beoogde resultaten. Deel B: is een uitwerking voor een eerstvolgende fase en dus een deel dat gedurende het project veranderd. De bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever stellen dit deel voor elke fase vast. Informatievoorziening aan de raad bij grote projecten Als een project zowel groot als complex is gelden er ook ‘zwaardere’ spelregels voor de informatievoorziening: Tweemaal per jaar ontvangt de gemeenteraad uitgebreide voortgangsrapportages. De raad wordt geïnformeerd bij iedere faseovergang van het project.
Wanneer wijzigingen in vastgestelde kaders nodig zijn, wordt dit ter besluitvorming aan het college en de raad voorgelegd. Er worden informele momenten van reflectie ingebouwd waar de raad, het college samen met de ambtelijk opdrachtgever en projectmanager kunnen spreken over het project.
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
34 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
14
Respondenten De respondenten in de onderstaande lijst zijn betrokken in breed algemeen overleg in de oriënterende fase van het onderzoek en/of in individuele of groepsgesprekken in de verdiepende fase over de geselecteerde casussen. Naam
Functie
Organisatie
Functie
Mw. Y. Bink-Winterkamp
Raadslid fractie Zoetermeer Vooruit
Dhr. J.Boerboom
Fractievoorzitter GroenLinks
Dhr. G. Ekkelenkamp
Fractievoorzitter D66 Gemeente Zoetermeer
Dhr. J. Iedema
Portefeuillehouder
Mw. M. van der Meer
Portefeuillehouder
Dhr. R. Weerwag
Portefeuillehouder
Afvaardiging ambtelijke organisatie (geanonimiseerd
Mw. V. Frinking
Fractievoorzitter CDA (t/m 7 juli 2024)
Dhr. H. de Graaff
Commissielid fractie Zó! Zoetermeer
12
Projectmanagers
Mw. P. Mulholland
Commissielid fractie GroenLinks
2
Projectbeheersers
Dhr. R. van der Vlies
Fractievoorzitter Zó! Zoetermeer
2
Projectcontrollers
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Organisatie
Afvaardiging college
Afvaardiging gemeenteraad
BIJLAGE 4 BRONNEN
Naam
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
Gemeente Zoetermeer
35 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
14
Respondenten De respondenten in de onderstaande lijst zijn betrokken in breed algemeen overleg in de oriënterende fase van het onderzoek en/of in individuele of groepsgesprekken in de verdiepende fase over de geselecteerde casussen. Externe partijen
Organisatie
BIJLAGE 4 BRONNEN
Externe betrokken partijen (geanonimiseerd) 2 vertegenwoordigers
Klankbordgroep Stationsgebied
1 vertegenwoordiger
De Maese Woningen
1 vertegenwoordiger
Ping Properties
1 vertegenwoordiger
TeamV
2 vertegenwoordigers
VvE 't Noordwaarts
1 vertegenwoordiger
Janssen de Jong Projectontwikkeling
1 vertegenwoordiger
Movares
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
36 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
14
Schriftelijke stukken Nr.
Jaar
Maand Titelbeschrijving
BIJLAGE 4 BRONNEN
P&C stukken 1
2021
5
Gemeente Zoetermeer, Perspectiefnota 2021, 19 mei 2021
2
2022
-
Gemeente Zoetermeer, Jaarstukken 2021, datum onbekend
3
2022
-
Gemeente Zoetermeer, Programmabegroting 2022-2025, datum onbekend
4
2022
-
Gemeente Zoetermeer, Perspectiefnota 2022, datum onbekend
5
2023
-
Gemeente Zoetermeer, Jaarstukken 2022, datum onbekend
6
2023
-
Gemeente Zoetermeer, Perspectiefnota 2023, datum onbekend
7
2023
-
Gemeente Zoetermeer, Programmabegroting 2023-2026, datum onbekend
8
2024
-
Gemeente Zoetermeer, Jaarstukken 2023, datum onbekend
9
2024
-
Gemeente Zoetermeer, Perspectiefnota 2024, datum onbekend
10
2024
-
Gemeente Zoetermeer, Programmabegroting 2024-2026, datum onbekend
Beleid algemeen 11
2020
12
Gemeente Zoetermeer, Zoetermeerse werkwijze Projectmatig werken, 15 december 2020
12
2022
1
Gemeente Zoetermeer, Zoetermeer 2040, Een overkoepelende visie voor de sociale, economische en ruimtelijke ontwikkeling van de stad, januari 2022
13
2022
6
Gemeente Zoetermeer, Coalitieakkoord 2022-2026,Samen doen wat nodig is, juni 2022
14
2023
9
Gemeente Zoetermeer, Rapportage Ruimtelijk Fysiek eerste half jaar 2023, september 2023
15
2024
2
Gemeente Zoetermeer, Rapportage programma’s en Projecten tweede half jaar 2023, februari 2024
16
2024
9
Gemeente Zoetermeer, Rapportage programma’s en Projecten eerste helft 2024, 16 september 2024
College- en raadsstukken algemeen 17
2016
-
Gemeente Zoetermeer, Handvest Informatievoorziening Gemeente Zoetermeer, datum onbekend
18
2017
10
Gemeente Zoetermeer, Raadsbesluit, Procesevaluatie Holland Outlet Mall, vastgesteld door de raad 2 oktober 2017
19
2018
1
Gemeente Zoetermeer, Raadsvoorstel en -besluit, Procesevaluatie Holland Outlet Mall, vastgesteld door de raad 29 januari 2018 Inclusief drie raadsmemo's over de stand van zaken professionalisering projectmatig werken (29 mei 2019, 20 januari 2020 en 21 juni 2021).
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
37 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
14
Schriftelijke stukken Nr.
Jaar
Maand
Titelbeschrijving
BIJLAGE 4 BRONNEN
Deelgebied 3, Luxemburglaan e.o. 20
-
-
Gemeente Zoetermeer, Initiatief projectopdracht Deel AB, datum onbekend
21
2018
10
Gemeente Zoetermeer, Raadsbesluit, Versnellingsagenda woningbouw, vastgesteld door de raad 8 oktober 2018
22
2019
5
Gemeente Zoetermeer, Uitnodigingsbrief, Inloopbijeenkomst Luxemburglaan 2-10 op 18 juni 2019, 31 mei 2019
23
2019
5
Gemeente Zoetermeer, Uitnodigingsbrief, Inloopbijeenkomst woningbouw Luxemburglaan 2-10, 31 mei 2019
24
2020
-
Gemeente Zoetermeer, Bestemmingsplan 70LUX Luxemburglaan 2-10, datum onbekend
25
2020
12
Gemeente Zoetermeer, B&W voorstel, Voorontwerp bestemmingsplan Luxemburglaan 2 en coördinatiebesluit, 8 december 2020
26
2020
12
Gemeente Zoetermeer, B&W voorstel, Voorontwerp bestemmingsplan Luxemburglaan 2 en coördinatiebesluit, behandeld in B&W vergadering 8 december 2020
27
2022
1
Gemeente Zoetermeer, Gewijzigd raadsvoorstel, Beschikbaar stellen budget uitvoeringsstrategie programma Binnenstad 2022 en 2023, 31 januari 2022
28
2022
5
Gemeente Zoetermeer, Startnotitie gebiedsvisie Binnenstad deelgebied 3 Luxemburglaan e.o. inclusief Stadshartpassage, 6 mei 2022
29
2022
6
Gemeente Zoetermeer, Projectopdracht en projectplan Binnenstad deelgebied 3 Luxemburglaan e.o, 23 juni 2022
30
2022
6
Gemeente Zoetermeer, Projectopdracht (A en B), Binnenstad, Deelgebied 3, Luxemburglaan e.o., 23 juni 2022
31
2022
6
Gemeente Zoetermeer, Raadsbesluit, Startnotitie proef stedenbouwkundige buurtvisie, 27 juni 2022
32
2022
6
Gemeente Zoetermeer, Raadsbesluit, Startnotitie proef stedenbouwkundige buurtvisie, vastgesteld door de raad 27 juni 2022
33
2022
6
Gemeente Zoetermeer, Projectopdracht (A en B) Binnenstad Deelgebied 3, Luxemburglaan e.o., 23 juni 2022
34
2022
7
Gemeente Zoetermeer, Raadsvoorstel en -besluit, Startnotitie proef stedenbouwkundige buurtvisie, vastgesteld door de raad 27 juni 2022
35
2022
9
Gemeente Zoetermeer, Visie Binnenstad 2040, vastgesteld door de raad 21 september 2022
36
2022
9
Gemeente Zoetermeer, Presentatie, Startbijeenkomst Gebiedsvisie deelgebieden van de Binnenstad, 7 september 2022
37
2023
1
Gemeente Zoetermeer, Buurtvisie deelgebied 3; Luxemburglaan e.o., 17 januari 2023
38
2023
6
Gemeente Zoetermeer, Gebiedsvisie Binnenstad, evaluatie van de participatie over de Luxemburglaan, en Zuidflank Nederlandlaan, juni 2023
39
2023
7
Gemeente Zoetermeer, Raadsbesluit, geamendeerd, Deelgebiedsvisie Luxemburglaan e.o, vastgesteld door de raad 3 juli 2023
40
2023
7
Gemeente Zoetermeer, Besluitenlijst raadsvergadering, punt 7.d, Amendement 2307-A zó, Alternatief plan Luxemburglaan, 3 juli 2023
41
2023
8
Gemeente Zoetermeer, Deelgebiedsvisie 3, Luxemburglaan e.o.,kenmerk 2023-005242, 3 augustus 2023
42
2023
11
Gemeente Zoetermeer, Presentatie, Informatiebijeenkomst Luxemburglaan 1-15, 16 november 2023
43
2023
11
Gemeente Zoetermeer, Concept borden, variabelen, Deelgebiedsvisie, Ontwerprichtingen 1 en 2, 16 november 2023
44
2023
11
Gemeente Zoetermeer, Infographic, Planning tijdlijn Luxemburglaan 1-15, 16 november 2023
45
2023
11
Gemeente Zoetermeer, Sfeerverslag informatieavond Luxemburglaan 1-15, 16 november 2023
46
2023
12
Gemeente Zoetermeer, Evaluatie stedenbouwkundige buurtvisie, december 2023
48
2024
3
Gemeente Zoetermeer, Raadsmemo, Varianten deelgebiedsvisie Luxemburglaan e.o., 13 maart 2024
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
38 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
14
09
Schriftelijke stukken Nr.
Jaar
Maand Titelbeschrijving
Deelgebied 3, Luxemburglaan e.o. 49
2024
6
Gemeente Zoetermeer, Voortgangsrapportages aan de raad, Binnenstad Deelgebied 3, Luxemburglaan e.o., tien rapportages in de periode van eerste kwartaal 2022 tot en met tweede kwartaal 2024, laatste 28 juni 2024
50
2024
6
Gemeente Zoetermeer, Voortgangsrapportages Luxemburglaan 2-10, – aan AOG: zeven rapportages in periode 3 januari 2022 tot en met 28 juni 2024 - aan raad: zes rapportages in periode 3 januari 2022 tot en met 28 juni 2024
51
2024
10
Gemeente Zoetermeer, raadsvoorstel vaststellen zeven Zoetermeerse principes voor de Ruimtelijke Strategie Zoetermeer 2040
BIJLAGE 4 BRONNEN
Entree Stationsgebied 52
-
-
Plan van aanpak Knooppunt Zoetermeer, Uitwerkingsafspraak Move, status onbekend
53
2020
6
TEAM V Architectuur, Haalbaarheidsstudie Stationsgebied Zoetermeer, juni 2020
54
2020
11
Gemeente Zoetermeer, Raadsmemo, Station Zoetermeer, 25 november 2020
55
2021
-
Gemeente Zoetermeer, DIPD opzet financiën, datum onbekend
56
2021
3
OV-knooppunt, handelingsperspectief, 22 maart 2021
57
2021
3
Gemeente Zoetermeer, Raadsbesluit, Begrotingswijziging nr. 126, Begrotingsjaar 2021, 29 maart 2021
58
2021
5
Gemeente Zoetermeer, Raadsvoorstel, Vaststellen visie Stationsgebied Zoetermeer en realisatie Plintgebouw, besluitvorming gevraagd 17 mei 2021
59
2021
5
Gemeente Zoetermeer, Raadsvoorstel (gewijzigd) en -besluit, Vaststellen visie Stationsgebied en realisatie Plintgebouw, vastgesteld 17 mei 2021
60
2021
9
Gemeente Zoetermeer, Projectopdracht (A en B) Entree, Stationsgebouw, Plintgebouw, 12 september 2021
61
2021
9
Gemeente Zoetermeer, Projectopdracht (A en B) Entree, Stationsgebouw, Fietsbrug, 12 september 2021
62
2021
11
Gemeente Zoetermeer, B&W voorstel, Projectopdracht stationsomgeving Zoetermeer, behandeling in B&W vergadering 23 november 2021
63
2021
11
Gemeente Zoetermeer, Projectopdracht (A en B) Entree, Stationsgebied, 1 november 2021
64
2021
11
Gemeente Zoetermeer, Projectopdracht (A en B) Entree, Stationsgebouw, Structuurontwerp, 3 november 2021
65
2021
11
Gemeente Zoetermeer, Notulen B&W vergadering, 23 november 2021
66
2022
8
Gemeente Zoetermeer, Persbericht, Station Zoetermeer krijgt nieuw gezicht, 19 augustus 2022
67
2022
8
Gemeente Zoetermeer, Sfeerverslag bewonersavond Stationsgebied, 30 augustus 2022
68
2022
11
Gemeente Zoetermeer, Persbericht, Subsidie voor verbeteringen infrastructuur Binnenstad en Entree, 16 november 2022
69
2023
5
Gemeente Zoetermeer, Raadsmemo, Aanbestedingsprocedure inhuur projectmanagement openbaar gebied en stationsgebied Entree en Station Lansingerland-Zoetermeer, 2 mei 2023
70
2023
12
Necker, Eindrapport in opdracht van gemeente Zoetermeer, Een (on)verwachte ingreep? Evaluatie mogelijk onveilige situatie Nelson Mandelabrug, 7 december 2023
71
2023
2
Gemeente Zoetermeer, Raadsbesluit, Evaluatie Nelson Mandelabrug, vastgesteld door de raad 26 februari 2024
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
39 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
14
Schriftelijke stukken Nr.
Jaar
Maand Titelbeschrijving
BIJLAGE 4 BRONNEN
Programma Binnenstad Zoetermeer 72
2020
6
Gemeente Zoetermeer, Eindverslag, Samenspraak actualisatie Visie Binnenstad, juni 2020
73
2020
9
Gemeente Zoetermeer, Raadsbesluit, Visie Binnenstad 2040, 21 september 2020
74
2020
9
Gemeente Zoetermeer, Visie Binnenstad 2040, vastgesteld op 21 september 2020
75
2021
-
Gemeente Zoetermeer, Uitvoeringsstrategie programma Binnenstad 2022-2023, datum onbekend
76
2022
1
Gemeente Zoetermeer, Raadsbesluit, Beschikbaar stellen budget uitvoeringsstrategie programma Binnenstad voor de jaren 2022 en 2023, 31 januari 2022
77
2022
10
Stipo Sprinco, Eindrapport in opdracht van gemeente Zoetermeer, Binnenstad Zoetermeer, Programmering wonen, werken openbare ruimte en voorzieningen, 12 oktober 2022
78
2023
5
Gemeente Zoetermeer, Uitvoeringsstrategie programma Binnenstad 2024-2030, 23 mei 2023
79
2023
6
Gemeente Zoetermeer, Raadsvoorstel- en besluit, Voorstel budgetaanvraag uitvoeringsstrategie programma Binnenstad 2024-2030, instemmen met cofinanciering rijkssubsidies en vaststelling nota bovenwijkse kosten Binnenstad, 26 juni 2023
80
2023
6
Gemeente Zoetermeer, Nota bovenwijkse kosten Binnenstad, vastgesteld door de raad op 26 juni 2023
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen algemeen beeld
Deel 4 De Bevindingen uit casussen
40 Bijlage Casus Entree Stationsgebied
Bijlage Casus Deelgebied 3 Binnenstad
14
's-Gravendijckseweg 60, 2201CZ Noordwijk
071 7370167 / 06 14440746 www.partnersenpropper.nl www.opgavengestuurdwerken.nl