Bijlage 1 - Evenementenbeleid 2023

De doelstelling om evenementen ook te organiseren in het groen, betekent niet alleen dat de bezoekers genieten van deze prachtige locaties in de stad. Evenementen kunnen ook verstorend werken op de natuurlijke omgeving en de soorten planten en dieren die zich daar bevinden.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

32

Het organiseren van evenementen in het groen vraagt dan ook om heldere richtlijnen. De criteria voor deze evenementen zijn veelal afhankelijk van de plaatselijke omstandigheden. In de groene gebieden moeten we bijvoorbeeld rekening houden met de broedseizoenen van gevogelte, maar ook met het feit dat water een behoorlijk effect kan hebben op geluidsbeleving. In sommige groene gebieden komen bijzondere dier- of plantensoorten voor waar we voorzichtig mee om moeten gaan. In het op te stellen overzicht evenementenlocaties verschaffen we zoveel mogelijk duidelijkheid over hoe evenementen georganiseerd kunnen worden met respect voor de natuur. Tot het moment dat het overzicht er is, zal dit als maatwerk per aanvraag worden beoordeeld. Dieren bij evenementen Bij het inzetten van dieren bij evenementen moeten organisatoren de wet Dieren in acht nemen. Hierin staan regels en voorschriften opgenomen die het dierenwelzijn waarborgen. De handhaving op deze regels is een taak van de Rijksoverheid, de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Waren Autoriteit) en geen gemeentelijke taak. Verschillende toezichthoudende instanties zijn aangewezen om op het naleven van deze regels toe te zien. Zij bepalen wanneer er sprake is van dierenleed en wanneer niet. Wanneer misstanden worden geconstateerd, dan kan dit bij de toezichthoudende instanties worden gemeld.

Wanneer dieren in welke hoedanigheid dan ook onderdeel uitmaken van een evenement, dient de organisator hiervan een melding te doen bij de NVWA. De gemeente Zoetermeer is geen voorstander van de inzet van dieren (anders dan gezelschapsdieren) tijdens een evenement en past daarom een ontmoedigingsbeleid toe. Er worden géén subsidies verstrekt voor evenementen waarbij dieren anders dan gezelschapsdieren worden ingezet of onderdeel uitmaken van het programma. Roofvogels bij evenementen De gemeente Zoetermeer is geen voorstander van het gebruik/de inzet van roofvogels bij evenementen. Op het moment van vaststellen van dit beleid, zijn er (nog) geen wettelijke gronden op het gebied van dierenwelzijn waarop een verbod van het gebruik van deze dieren bij evenementen kan worden ingesteld. Zodra de landelijke wetgeving op het gebied van dierenwelzijn dit mogelijk maakt, zal de gemeente Zoetermeer een dergelijk verbod instellen. Tot die tijd zal zoals altijd, bij aanvragen voor het inzetten van roofvogels worden bekeken welke impact deze dieren hebben op de omgeving. Zo kunnen broedende vogels in de omgeving worden verstoord in het broedproces wanneer roofvogels boven hun leefgebied zweven. Zij zijn immers de natuurlijke vijand van deze broedvogels. Duurzaamheid De gemeente hecht veel waarde aan het verduurzamen van de stad.

We zoeken naar mogelijkheden op het gebied van regelgeving en stimulerende maatregelen die daarvoor kunnen worden ingezet.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

33

Wegwerpplastic Op het gebied van plastic servies en verpakkingsmateriaal bij evenementen volgt de gemeente de Europese wetgeving. Hierin staat dat het gebruik van wegwerpplastic is verboden. Voor bekers geldt ander beleid. Dit is na te lezen via de volgende link: Nieuwe regels voor plastic wegwerpbekers en -bakjes | Ondernemersplein - KVK. • Sinds 3 juli 2021 geldt in de EU een verbod op plastic wegwerpartikelen zoals rietjes, bestek, borden, wattenstaafjes en ballonstokjes. Bekers zijn hierin uitgezonderd. Voor bekers geldt: • Vanaf 1 juli 2023: Klanten moeten gaan betalen voor plastic wegwerpbekers en -voedselverpakkingen als zij eten of drinken afhalen of laten bezorgen. En u moet een alternatief aanbieden dat opnieuw gebruikt kan worden. • Vanaf 1 januari 2024: Als uw klanten eten en drinken bij uw locatie mag u geen plastic wegwerpbekers en -voedselverpakkingen gebruiken. Onder voorwaarden kan hierop een uitzondering gemaakt worden via de Inspectie leefomgeving en transport. In andere steden zijn goede voorbeelden te vinden van gezamenlijke inkoop van herbruikbare drinkbekers. De komende periode bekijken we of dit gezamenlijk gebruik van deze duurzame drinkbekers ook in Zoetermeer kan worden ingevoerd. Tijdens de participatiebijeenkomsten zijn daarnaast diverse aspecten besproken die voor verduurzaming in aanmerking komen. Hier is wel een investering voor nodig.

Daarom wordt hieronder een overzicht gegeven van deze onderwerpen. De gemeente onderzoekt in samenwerking met de organisatoren of hiertussen haalbare opties zitten. De coördinatie hiervan vindt plaats vanuit het brancheoverleg evenementen dat door de gemeente wordt opgezet. Stroom op locatie Niet op alle evenementenlocaties is een stroomvoorziening aanwezig. Dat betekent dat de organisatoren hier zelf voor moeten zorgen. Vaak gebeurt dat met een aggregaat. Dit is meestal geen duurzame oplossing omdat ze worden aangedreven door dieselmotoren. Bovendien maken ze veel geluid. Er komen steeds meer soorten duurzame en stille aggregaten. Maar de kosten voor de huur van dergelijke aggregaten zijn vooralsnog zo hoog dat de inzet hiervan bij een evenement onhaalbaar is. Tijdens de participatiebijeenkomsten is besproken dat stroompunten op de locaties de meest duurzame vorm van stroomvoorziening zijn. Dit moet dan wel krachtstroom zijn. Dat is natuurlijk ook kostbaar en niet overal mogelijk. We gaan onderzoeken wat mogelijk en financieel haalbaar is op het gebied van verduurzaming en samenwerking wat betreft stroomgebruik bij evenementen op evenementenlocaties. Stromend water Voor een groot aantal evenementen zijn stromend water en afdoende waterafvoer essentieel. Niet alleen voor de hygiëne maar ook bij controle door de NVWA.

We gaan onderzoeken wat mogelijk en financieel haalbaar is op het gebied van de aanleg van stromend water op evenementenlocaties.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

34

Openbare toiletten Voor recreatiegebieden die eveneens als evenementenlocatie gebruikt kunnen worden lijkt het de organisatoren een goed idee om te kijken naar het plaatsen van vaste openbare toegankelijke toiletten. Dit scheelt het gebruik van huurtoiletten en daarmee in de organisatiekosten. Vaste toiletten zijn bovendien duurzamer dan de mobiele varianten. Zowel de toepassing van de mobiele toiletten als het transport van en naar de locatie is minder duurzaam. Bovendien bieden openbare toiletten meer comfort dan de mobiele varianten. Een bijkomend voordeel is dat ook mensen met een maagdarm- of blaas afwijking makkelijker een recreatiegebied kunnen bezoeken. Duurzaam (eind-)vervoer Vooral bij grote evenementen zetten we in op duurzaam eindvervoer vanaf stations of parkeerplaatsen naar de bestemming. Met de vervoersmaatschappijen kunnen we kijken naar de eventuele collectieve inkoop hiervan voor het gehele evenementenseizoen. Zo ontstaat prijsvoordeel en wordt de haalbaarheid van de inzet ervan bij meerdere evenementen vergroot. Zelf doen Organisatoren kunnen veel zelf doen om hun evenementen duurzamer te organiseren. Enkele voorbeelden hiervan worden genoemd tijdens de participatiebijeenkomsten: • Zo wordt door de organisatie van de avondvierdaagse samengewerkt met het drinkwaterbedrijf. Het bedrijf stelt het drinkwater gratis beschikbaar.

Hier worden geen bekers beschikbaar gesteld. Deelnemers moeten dus zelf hun herbruikbare bidon of drinkfles meenemen; • Verder kan bijvoorbeeld het gebruik van tie-wraps worden vervangen door klemmen of biologisch afbreekbaar en/of herbruikbaar bindmateriaal; • Gebruik van duurzame materialen bij de opbouw van het evenement; • Werken met duurzame partners en leveranciers; • Voorkomen van afval door bijvoorbeeld flyers te vervangen door banners en papieren of plastic tickets te vervangen door digitale versies. Bereikbaarheid en parkeren Bij het bepalen van een evenementenlocatie voor een evenement moet rekening worden gehouden met de bereikbaarheid ervan. Verschillende doelgroepen begeven zich op verschillende manieren naar een evenemententerrein. Dit betekent dat de routes naar de locatie voor, tijdens en/of na het evenement meer belast zijn dan normaal. Ook kan het zijn dat voor een evenement tijdelijk bepaalde wegen worden afgesloten. Tot slot moet ook gedacht worden aan de parkeerdruk van vervoermiddelen zoals fietsen, scooters en auto’s. Dit doet de organisator op basis van het verwachte aantal bezoekers. Bij het aanvragen van een evenementenvergunning voor grotere evenementen die impact hebben op de reguliere mobiliteit, dient de organisator een goed mobiliteitsplan te maken. We vragen extra aandacht voor fietsparkeerplaatsen.

Naast voldoende plekken voor fietsen van bezoekers van het evenement, moeten er ook voldoende fietsparkeerplaatsen blijven voor fietsen van buurtbewoners of bezoekers van andere functies in de omgeving. Bij het opstellen van het locatieoverzicht wordt ook hieraan aandacht besteed. Waar mogelijk wordt aangegeven hoeveel auto-, scooter- en fietsparkeerplaatsen er in de omgeving zijn en of tijdelijke plaatsen moeten worden gecreëerd ten behoeve van

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

35

een evenement. Bij gebrek aan ruimte in de omgeving kan de gemeente eisen dat het parkeervraagstuk op het evenemententerrein wordt opgelost. Meer over parkeereisen bij evenementen is te vinden in de nota parkeernormen en uitvoeringsregels Zoetermeer. Toegankelijkheid We willen dat evenementen voor iedereen toegankelijk zijn. Om dat te bereiken zoeken we naar mogelijkheden op het gebied van regelgeving en stimulerende maatregelen. Dit geldt voor zowel visueel gehandicapten als mensen die minder mobiel zijn. De Toegankelijkheidsraad Zoetermeer geeft ten aanzien van toegankelijkheid van evenementen de volgende adviezen: • De organisator moet zorgen voor volwaardige plekken voor mensen met een rollator en/of rolstoel. Deze moeten door de gehandicapten zelfstandig in te nemen zijn. • Gehandicapten moeten zoveel mogelijk mee kunnen doen met activiteiten van het evenement. Indien nodig moeten activiteiten ook in aangepaste vorm worden aangeboden zodat gehandicapten deel kunnen nemen. • Toiletten en vluchtwegen moeten voor gehandicapten goed bereikbaar en toegankelijk zijn. Indien mogelijk moeten vluchtwegen voor rolstoelen langs de randen van het evenemententerrein worden gemaakt, omdat mensen in een rolstoel midden in een staande mensenmenigte geen zicht om zich heen hebben.

Deze vluchtroute langs de rand van een terrein kan ook dienen voor mensen met een visuele handicap die via deze route bij calamiteiten de weg naar de uitgang goed kunnen vinden. Het is aan de organisatoren om hiervoor te zorgen. In het veiligheidsplan van de evenementenaanvraag moet hier aandacht aan worden besteed. Ook dit aspect wordt bij het opstellen van het locatieoverzicht evenementen meegenomen. Per locatie wordt daarin aangeven welke maatregelen nodig zijn om deze toegankelijk te maken voor gehandicapten. Meer tips/aanbevelingen voor het toegankelijk maken van een evenement staan op de site van de gemeente Zoetermeer: Toegankelijke evenementen | Gemeente Zoetermeer. Veiligheid Veiligheid is één van de belangrijkste criteria bij het aanvragen van een vergunning voor en het organiseren van een evenement. Hierbij komen veel aspecten kijken zoals: • Inrichting van het terrein • Route van en naar het terrein • Attracties en/of acts van het evenement • Doelgroep • Thema • Aantal bezoekers • De omgeving van het terrein Het beveiligen van een evenement is altijd de verantwoordelijkheid van de evenementenorganisator. Deze dient ervoor te zorgen dat op en rond het evenemententerrein voldoende veiligheidsmaatregelen worden getroffen.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

36

Behandelscan (risicoscan) De categorie waar een evenement in valt bepalen we aan de hand van een behandelscan. Waar nodig dient een organisator een veiligheidsplan in te dienen. Dit plan wordt beoordeeld door de gemeente. Hierbij vragen we advies aan de diverse adviserende diensten zoals politie, brandweer en GHOR (Geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio). Het is duidelijk dat alle aspecten van een dergelijk plan op orde moeten zijn. Op de website van de gemeente Zoetermeer is hierover meer informatie te vinden: Evenement organiseren | Gemeente Zoetermeer. Hier staan o.a. een format voor veiligheidsplannen voor grote en kleine evenementen en een behandelscan. Tijdens de participatiebijeenkomsten is door de deelnemers extra aandacht gevraagd voor: • Veiligheidsgevoel voor fietsers (met name bij het vertrek vanaf het evenemententerrein); • Voldoende capaciteit bij de diensten (zowel in het adviestraject als in de uitvoering); • Een herkenbare beveiligingspost op evenemententerreinen; • Veiligheid bij evenementen op en bij het water. Verlichting (fiets-)parkeerlocatie Het is met name in de avond, wanneer het donker is, belangrijk dat het fietsparkeerterrein voldoende verlicht is. Als dit niet al geregeld is door de gemeente, moet de organisator voor verlichting zorgen.

Daarnaast gaven de deelnemers aan dat langs het evenemententerrein zichtbaar beveiliging aanwezig moet zijn. Dit vergroot het veiligheidsgevoel van de vertrekkende bezoekers die lopend zijn of met de fiets. Ook dit is een verantwoordelijkheid voor de organisator. Capaciteit inzet hulpverleningsdiensten Nu het lijkt dat evenementen de komende jaren weer volop plaats kunnen vinden en de ambities op het gebied van het evenementenaanbod in de stad hoog zijn, zorgen de gemeente en de betrokken adviserende diensten voor voldoende capaciteit voor de beoordeling van de veiligheidsplannen. Bij de beoordeling van de beveiliging van een evenementen kijken we ook of bij de politie voldoende capaciteit is om in geval van calamiteiten op te kunnen treden. Dit hangt vaak af van andere activiteiten die plaatsvinden in de regio. Daarom is het soms niet mogelijk om de benodigde capaciteit te leveren op de gewenste datum. We overleggen dan bijvoorbeeld met de organisator of het mogelijk is om het evenement op een ander moment te organiseren. Het is dus van belang dat organisatoren hun evenementen in een zo vroeg mogelijk stadium aanmelden bij de gemeente. Onvoorziene omstandigheden Uiteraard houdt de gemeente te allen tijde het recht om in geval van calamiteiten een vergunning in te trekken of gedeeltelijk te weigeren.

Een voorbeeld hiervan is wanneer door onvoorziene omstandigheden veel meer dan de normale capaciteit van de politie of andere hulpdiensten elders moet worden ingezet. Of wanneer de organisator de in de vergunning aangekondigde veiligheidsmaatregelen niet kan leveren. Maar ook kan het zijn dat extreme weersomstandigheden maken dat het onverantwoord is om een evenement te laten plaatsvinden.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

37

Beveiligingspost bij evenementen Tijdens met name drukke evenementen waar veel bezoekers tegelijk aanwezig zijn, zou het volgens de deelnemers aan de participatiebijeenkomsten zeer wenselijk zijn wanneer op evenemententerreinen een heldere herkenbare beveiligingspost aanwezig is. Zoals een post voor EHBO. Op de terreinen lopen wel herkenbare beveiligers rond, maar men weet niet waar die zich bevinden op het moment dat zich iets voordoet, of wanneer men (preventief) iets wil melden. De aanwezigheid van een dergelijke beveiligingspost vergroot niet alleen het gevoel van veiligheid van de bezoeker, er gaat ook een preventieve werking vanuit omdat mensen hier sneller opvallende zaken zullen melden. Bovendien gaat er ook richting eventuele overtreders een signaal van de aanwezigheid van beveiliging. De gemeente Zoetermeer juicht dit idee toe. Komend evenementenseizoen (2023) start daarom een pilot om te kijken of een dergelijke beveiligingspost ook daadwerkelijk die positieve effecten heeft. Veiligheid in, op of aan het water Tijdens de participatie was ook de Zoetermeerse Reddingsbrigade aanwezig. Zij maakten aanbevelingen voor evenementen in, op of aan het water die specifieke risico’s met zich meebrengen. Het is belangrijk dat veiligheidsplannen voor deze evenementen ook op dit punt goed doordacht zijn.

Hierbij valt te denken aan maatregelen om te voorkomen dat mensen ongewenst te water raken, plannen voor wat te doen dat toch gebeurt, of voor als een persoon in of op het water in de problemen raakt (bijvoorbeeld opvarenden van boten en zwemmers). Ook moet er bij evenementen in, op of aan het water goed worden nagedacht over bereikbaarheid van het water voor hulpdiensten. De Zoetermeerse Reddingsbrigade kan hierin adviseren. Zij worden net als de andere veiligheidsdiensten in de regio betrokken bij de beoordeling van veiligheidsplannen van evenementen in, op of aan het water. Met name voor de Zoetermeerse Plas is tijdig contact met de Zoetermeerse Reddingsbrigade belangrijk. Bij de actie van het herzien van de processen en procedures werken we bovenstaande voornemens en afspraken rond veiligheid bij Evenementen verder uit.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

38

Hoofdstuk 4

Vergunningen, processen en dienstverlening Evenementenvergunningen Aanvraag/vergunningsplicht Voor alle evenementen die georganiseerd worden in de gemeente Zoetermeer, dient een vergunning te zijn afgegeven. Alleen voor kleinere evenementen die voldoen aan de criteria van de regels omtrent vergunningsvrije evenementen Zoetermeer volstaat het doen van een melding. Een en ander wordt geregeld in de APV van de gemeente Zoetermeer Algemene plaatselijke verordening Zoetermeer (overheid.nl). Het melden en aanvragen van een vergunning voor evenementen kan via de website van de gemeente Zoetermeer Evenementen | Gemeente Zoetermeer. Gemeentelijke dienstverlening Tijdens het evaluatie- en het participatieproces van het evenementenbeleid is aangegeven dat in het proces rond het aanvragen en organiseren van een evenement een aantal verbeteringen wenselijk is. Voor vergunningen gaat het met name over de doorlooptijden, het moment van vergunningverlening, duidelijkheid over beoordelingscriteria en de gebruikersvriendelijkheid van het digitale loket. Maar ook de interne communicatie tussen de verschillende teams kan beter. De organisatoren vinden het vaak lastig om met een vraag de juiste verantwoordelijke binnen de gemeente te vinden. Voor de vele processtukjes is steeds iemand anders verantwoordelijk.

Door de veelheid aan contactpersonen en de wisselingen in het personeel, komt het vaak voor dat informatie over de evenementen steeds opnieuw moet worden aangeleverd. Tot slot is niet altijd helder wie verantwoordelijk is voor zaken als afhekken, schoonmaak van het terrein, verkeersregelaars en beveiliging op en rond het terrein. Verbeteracties Bovenstaande signalen neemt de gemeente Zoetermeer serieus. Daarom voeren we in het verlengde van het vaststellen van dit evenementenbeleid een aantal verbeterpunten door op het gebied van dienstverlening. Loketfunctie gemeente De gemeente is een grote organisatie waar alle betrokken teams een eigen verantwoordelijkheid hebben in het proces rond evenementen. Het is dan ook niet altijd even helder bij wie evenementenorganisatoren moeten zijn met vragen die bijvoorbeeld teamoverschrijdend zijn of meer van algemene aard. Om dit probleem op te lossen richt de gemeente een evenementenloket in. Hierin zal een evenementencoördinator worden aangesteld die het algemene aanspreekpunt is voor organisatoren.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

39

Deze evenementencoördinator wordt de voorzitter van het brancheoverleg dat periodiek met de evenementenorganisatoren zal worden gehouden. In hoofdstuk 2 is hier onder het kopje “samenwerking” al melding van gemaakt. Zo blijven de communicatielijnen tussen de organisatoren en de gemeente open en actueel. Overkoepelende monitoring De evenementencoördinator richt zich op het verbeteren van het evenementenaanbod in de stad, de samenwerking met de partijen in de stad en het verbeteren van de dienstverlening vanuit de gemeente. Vanuit het evenementenloket wordt overkoepelend over het totale gemeentelijke proces rond evenementen gemonitord en worden waar nodig verbeterpunten gesignaleerd of opgepakt. Professionaliteit aanvragen Om de doorlooptijden van de afhandeling van de aanvragen van evenementenvergunningen te kunnen halen, dient het proces niet alleen bij de gemeente goed te lopen, maar ook bij de aanvrager. Van de organisatoren verwachten we professionaliteit bij het indienen van de vergunningaanvragen met bijbehorende veiligheidsplannen. De deadlines voor het tijdig aanleveren van de complete en juiste stukken moeten worden nageleefd zodat de gemeente en de diensten voldoende tijd hebben om de stukken te beoordelen. Uitvoeringsregels evenementen In het verlengde van dit evenementenbeleid stellen we een uitvoeringsregeling evenementen op.

Hierin komen heldere procesbeschrijvingen te staan, doorlooptijden en de rolverdeling tussen de diverse betrokken partijen en diensten. Het is belangrijk om heldere eisen te stellen ten aanzien van de aanvragen voor vergunningen en de doorlooptijden van de vergunningen, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Dit kan helpen om de afhandeling van vergunningaanvragen te verbeteren en te versnellen. De uitvoeringsregeling schept ook duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welke taken, zoals het afhekken, schoonmaken van het terrein en beveiliging. Automatisering Met slimme automatisering kunnen we de dienstverlening van de gemeente op diverse manieren verbeteren. De komende periode zetten we de volgende in: • Automatiseren de meldingen van kleine evenementen; • Verbeteren van het aanvragen van een evenementenvergunning; • Interne communicatie over aanvragen en/of verleende vergunningen. Hoe nu verder? De evenementencoördinator zal naar aanleiding van dit beleidsstuk een uitvoeringsagenda/actieplan opstellen. Hierin zullen de acties, onderzoeksvraagstukken en aanbevelingen uit het overzicht in de tabel in de samenvatting worden opgenomen en uitgewerkt. De acties zullen concreet een meetbaar worden gemaakt. De ene actie zal meer tijd in beslag nemen dan de andere.

Ook worden de verantwoordelijken qua uitvoering (de trekkers) benoemd en de betrokken partijen in kaart gebracht. Tot slot worden de prioriteit en de afhankelijkheden in kaart gebracht zodat een realistische planning kan worden gemaakt van de uitvoering. Waar mogelijk zullen

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

40

acties, zoals bijvoorbeeld het starten van de evenementencoördinator, het periodieke brancheoverleg en het in kaart brengen van het evenementenaanbod van 2022 direct opgestart worden.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

41