Bijlage 1 - Evenementenbeleid 2023

Samen genieten in een levendige, groene en actieve omgeving, Zoetermeer is de plek!

Evenementenbeleid 2023

Voorwoord Samen genieten in een levendige, groene en actieve stad. Dansen op de klanken van je favoriete band. Picknicken op een kleedje in het park waar foodtrucks staan en akoestische muziek wordt gespeeld. Gamen met studiegenoten alsof je leven ervan afhangt. Je grenzen verleggen tijdens een sportevenement. Zoetermeer is de plek waar dat allemaal kan! We blinken als stad uit met een goed, ruim en toonaangevend evenementenaanbod. Daar ben ik trots op! Dat komt mede door de vele actieve, Zoetermeerse evenementenorganisatoren die de stad rijk is. Ook daar ben ik trots op! Samen met hen en vele anderen is de afgelopen tijd hard gewerkt aan een nieuw evenementenbeleid. We richten ons op levendigheid in de wijken en beleving in het groen, op vernieuwing in de programmering en organisatie en op evenementen die toonaangevend zijn in de regio en zelfs het land. Dit bereiken we onder andere door intensiever samen te werken met partijen in de stad. We zullen ook de dienstverlening vanuit de gemeente verbeteren. Zo kunnen we efficiënter en slimmer gaan werken. Na de moeilijke periode van de afgelopen jaren is het nu weer tijd om met een frisse blik naar de toekomst te kijken en met een uniek evenementenaanbod de stad nog aantrekkelijker te maken om te wonen, werken en recreëren.

We doen dit samen met jou! Tot ziens op één van de mooie evenementen in Zoetermeer! Jan Iedema Wethouder Evenementen

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

2

3

Inhoudsopgave Samenvatting

6

Inleiding

9

Evenementen

9

Trends en ontwikkelingen

9

Begrip evenement

10

Begrip festival

10

Functies van evenementen

10

Hoofdstuk 1 De missie, de visie en doelstellingen van het evenementenbeleid

12

Visie Zoetermeer 2040

12

Coalitieakkoord

12

Het evenementenbeleid

13

De missie, de visie en doelstellingen van het evenementenbeleid

13

De missie (waar staan we voor)

13

De visie (wat willen we bereiken/waar gaan we voor)

13

De doelstellingen (waar zetten we op in)

13

Levendigheid in de stad

14

Evenementen als instrument

14

Cultuur

14

Sport

14

Wijken

15

Citymarketing

15

Hoofdstuk 2 Het evenementenaanbod

16

Evenementen maken de stad aantrekkelijk

16

Economische vitaliteit

17

Aanbod evenementen

17

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

3

4

Subsidies

17

Inkoop

18

Overleg en afstemming

19

Passend evenementenaanbod in de stad

19

Waardering door de bewoners

19

Onderscheidend aanbod

19

Welke evenementen maken het totaalaanbod compleet

20

Toonaangevende evenementen

21

Ambities voor het evenementen aanbod

22

Monitoring

23

Evaluatie

23

Passend Subsidiemechanisme

23

Promotie van evenementen

24

Bureau Citymarketing

24

Evenementenkalender totaalaanbod

24

Toekomstbestendigheid evenementen

24

Samenwerking

25

Hoofdstuk 3 De locaties, de omgeving en de randvoorwaarden

28

Ruimtelijke plannen

28

Locatiebehoefte evenementen

29

Behoud locaties

29

Placemaking en tijdelijke evenementenlocaties

29

Evenementen in het groen, parken en in, op of aan het water

30

Evenementen in buurten en wijken

30

Grote evenementen

30

Locatieoverzicht met duidelijke criteria

30

Leefbaarheid

31

Geluidshinder

31

Verwachtingenmanagement

31

Transparantie en communicatie

31

Handhaven bij overtredingen

32

Betrekken in communicatiestructuur

32

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

4

5

Natuur

32

Dieren bij evenementen

33

Roofvogels bij evenementen

33

Duurzaamheid

33

Wegwerpplastic

34

Stroom op locatie

34

Stromend water

34

Openbare toiletten

35

Duurzaam (eind-)vervoer

35

Zelf doen

35

Bereikbaarheid en parkeren

35

Toegankelijkheid

36

Veiligheid

36

Behandelscan (risicoscan)

37

Verlichting (fiets-)parkeerlocatie

37

Capaciteit inzet hulpverleningsdiensten

37

Onvoorziene omstandigheden

37

Beveiligingspost bij evenementen

38

Veiligheid in, op of aan het water

38

Hoofdstuk 4 Vergunningen, processen en dienstverlening

39

Evenementenvergunningen

39

Aanvraag/vergunningsplicht

39

Gemeentelijke dienstverlening

39

Verbeteracties

39

Loketfunctie gemeente

39

Overkoepelende monitoring

40

Professionaliteit aanvragen

40

Uitvoeringsregels evenementen

40

Automatisering

40

Hoe nu verder?

40

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

5

Samenvatting Dit evenementenbeleid is tot stand gekomen in samenwerking met de vele partijen in de stad die betrokken zijn bij evenementen. Het begon met een uitgebreide evaluatie van het oude evenementenbeleid dat sinds 2016 van kracht is. In een intensief participatietraject is vervolgens toegewerkt naar nieuw beleid; Een mix van stimulerende maatregelen en acties gaan ervoor zorgen dat we in Zoetermeer nog meer kunnen genieten van een toonaangevend en ruim evenementenaanbod. Een aanbod dat nóg beter aansluit op de wensen en ambities van de stad. Waarbij er bovendien een goede balans is tussen levendigheid en leefbaarheid. Ook worden de instrumenten benoemd die de gemeente kan gebruiken om die doelstellingen te bereiken. De doelstellingen waar we de komende periode aan werken: • Levendigheid in de wijken; • Evenementen in het groen (groenzones, water en parken); • Behoud van toonaangevende evenementen; • Vernieuwing in het evenementenaanbod en in het organisatieproces. In dit evenementenbeleid worden acties, aanbevelingen en onderzoeksvraagstukken per inhoudelijk thema benoemd. Deze zullen gedurende de looptijd van dit beleid worden opgepakt om de geformuleerde doelstellingen te realiseren. Hiervoor zal een uitvoeringsplan worden opgesteld. Daar waar mogelijk zijn de acties in dit beleid concreet uitgewerkt.

Op andere punten, zoals bij de onderzoeksvraagstukken of nog nader uit te werken processen, overzichten of beleidsregels, zal verdere concretisering bij de uitvoering ervan worden uitgewerkt. Het evenementenbeleid 2023 laat zich het beste samenvatten in onderstaande tabel. In de horizontale rijen staan de acties, aanbevelingen en onderzoeksvraagstukken benoemd. In de verticale kolommen staan de doelstellingen en verbeterpunten waaraan deze acties, aanbevelingen en onderzoeksvraagstukken bijdragen:

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

6

Veiligheid

Toegankelijkheid

Bereikbaarheid

Duurzaamheid

Leefbaarheid/beperken overlast

Behoud/voldoende evenementenlocaties

Samenwerking

Aantrekken bezoekers

Economische vitaliteit/ toekomstbestendig

Verbeteren dienstverlening

Behoud toonaangevende evenementen evenemententen

Vernieuwing in het aanbod en organisatie

Evenementen in het groen

Acties

Levendigheid in de wijken

Doelstellingen en Verbeterpunten

Analyse wenselijk aanbod Bepalen toonaangevend aanbod Evalueren gesubsidieerde evenementen Totaaloverzicht evenementen in de stad Herzien subsidieregelingen evenementen Behoud budgetten Brancheoverleg gemeente/organisatoren Geschikte ruimtelijke inrichting evenementenlocaties Placemaking Ontwikkelgebieden als tijdelijke evenementenlocatie Overzicht evenementenlocaties met criteria en specificaties Heldere criteria natuur en soorten Criteria bereikbaarheid/parkeren Genoeg capaciteit vergunningen en (veiligheids-)plannen Naleven doorlooptijden en deadlines procedures Ontmoedigen inzet dieren (m.u.v. Gezelschapsdieren) Samenwerken met lokale partijen indien mogelijk Verbeteren processen/procedures Handhavingsmethodiek bij overlast Sanctiebeleid bij overtredingen Bewoners betrekken in overlegstructuur Verbeteren digitale aanvraag evenementen

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

7

Veiligheid

Toegankelijkheid

Bereikbaarheid

Duurzaamheid

Leefbaarheid/beperken overlast

Behoud/voldoende evenementenlocaties

Samenwerking

Aantrekken bezoekers

Economische vitaliteit/ toekomstbestendig

Verbeteren dienstverlening

Behoud toonaangevende evenementen evenemententen

Vernieuwing in het aanbod en organisatie

Evenementen in het groen

Onderzoeksvraagstukken

Levendigheid in de wijken

Doelstellingen en Verbeterpunten

Gezamenlijke inzet duurzame drinkbekers Onderzoek duurzaam eindvervoer Openbare toiletten bij recreatiegebieden Stroomvoorziening evenementenlocaties Stromend water evenementenlocaties Platform economische partijen Pilot veiligheidspost

Aanbevelingen Criteria toegankelijkheid Verlichting fietsparkeerlocaties Veiligheid en inrichting terrein in, op of aan het water Stimuleren duurzame organisatie

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

8

Inleiding Evenementen Een evenement is een gelegenheid voor mensen om zich te ontspannen. Ze ontmoeten elkaar en genieten van de omgeving en activiteiten. Ideaal om even te ontsnappen aan het vaak hectische en drukke leven. Trends en ontwikkelingen Mensen trekken er steeds meer op uit om op een mooie dag in het voorjaar, samen op een kleedje in het park te genieten van een hapje en een drankje. Om te wandelen langs mooie historische gebouwen of juist moderne architectuur. Om te fietsen door de polder en te genieten van het landschap. Om lekker te sporten. Op een zomerdag te genieten van de zon in en langs het water. Op donkere winterdagen genieten van kaarslicht en ijspret. En steeds meer zie je dat mensen dit samen doen als georganiseerde activiteit. De evenementenbranche ontwikkelt mee met deze trend. Steeds vaker wordt hierbij een gecombineerd programma van optredens, activiteiten en eten en drinken aangeboden. Het decor waarin het evenement zich afspeelt wordt belangrijker. Het gaat om de totaalbeleving. Evenementen in een park of in een leegstaande fabriek, in een oud kantoorpand of juist op een hightech locatie. Ook zijn trends te zien op het gebied van natuureducatie en gezondheid, zowel qua leefstijl als op het gebied van eten en drinken.

Evenementen als kijken bij de boer naar de koeien die voor het eerst de wei in gaan, met een ecoloog het bos in, picknicken op een plein of in het park met akoestische optredens en foodtrucks met een gezond aanbod zijn niet meer uit het aanbod weg te denken. Ook het verhaal rond het evenement wordt belangrijker, vooral op social media. Duurzaam is de norm. Hightech beleving en snufjes worden populairder bij bezoekers van evenementen. Ervaringen worden gecreëerd door bijvoorbeeld chat-, voice- en Augmented Reality-functies (techniek waarbij de bestaande omgeving op bijvoorbeeld een smartphone of tablet wordt omgetoverd in een virtuele wereld). De bezoekers worden actief betrokken in het programma.

AUGMENTED REALITY GAME Z’MEER, TB EVENTS

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

9

Begrip evenement De evenementen die we in dit beleid behandelen, laten zich het beste omschrijven als: “Een gebeurtenis die verplaatsbaar is en waarbij muziek, kunst, cultuur, sport, religie, wetenschap of een combinatie van deze centraal staat. Een evenement is in de meeste gevallen publiek toegankelijk. Een evenement kan groot of klein zijn en terugkerend of eenmalig” (bron: Ensie). Om te bepalen of activiteiten een evenement zijn, wordt gekeken naar de begripsbepaling daarvan in de APV, art. 2:12. Begrip festival

Steeds vaker wordt de term evenementen in één adem genoemd met festivals. De omschrijving van een festival is: Een festival is een eendaags of meerdaags, vaak periodiek terugkerend evenement bedoeld voor groepen geïnteresseerden rond een bepaald onderwerp. Dit kan kunstzinnig zijn, zoals muziekfestivals in alle mogelijke genres, een filmfestival of theaterfestival (bron: Wikipedia). Op het programma staan meerdere activiteiten of optredens. Een festival is dus een specifiek evenement met meerdere optredens of activiteiten. In de rest van dit document zullen we alleen nog spreken over evenementen, festivals vallen daaronder.

Functies van evenementen Evenementen kunnen zowel commercieel van aard zijn als non-profit en ze kunnen verschillende functies vervullen. De belangrijkste functie is natuurlijk het bieden van vermaak en plezier. Mensen gaan naar een evenement om bijvoorbeeld naar hun favoriete muziek te luisteren, hun hobby uit te oefenen, of omdat ze geïnteresseerd zijn in het thema van het evenement. Daarnaast zorgen evenementen voor het versterken van ontmoeting en verbinding tussen mensen (de sociale cohesie). Mensen spreken af met geliefden, bekenden, vrienden of familie om samen een evenement te bezoeken. Ook ontmoeten mensen elkaar tijdens de evenementen. Evenementen kunnen activiteit, beweging en/of een gezonde leefstijl stimuleren. Grote topsportwedstrijden, sportevenementen waarbij deelnemers zich kunnen inschrijven, of evenementen waar mensen sporten kunnen uitproberen: allemaal stimuleren ze mensen om te gaan bewegen en/of sporten. Ook komen evenementen in het kader van gezonde voeding en/of levensstijl steeds vaker voor. Verder kunnen mensen tijdens evenementen genieten van of kennis maken met cultuur. Culturele activiteiten kunnen als zelfstandig evenement worden georganiseerd of als onderdeel van een programma. Sommige evenementen hebben ook een educatief gehalte. Het betreffende evenement is dan opgezet om mensen op een bepaald gebied van informatie te voorzien.

Evenementen kunnen het imago en/of de identiteit van de stad versterken of verbeteren. Vooral terugkerende evenementen met een bepaald thema die passen bij de identiteit van de stad, kunnen het imago versterken en verbeteren. Evenementen dienen tot slot soms een zakelijk doel. Bijvoorbeeld om handelsbetrekkingen te koppelen of om producten te lanceren of te verkopen.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

10

Eén evenement kan meer dan één functie hebben. Bijvoorbeeld: een groot sportevenement stimuleert beweging, versterkt het imago van een stad, verbindt mensen en kan ook nog een zakelijk doel dienen. Deze veelzijdigheid toont ook aan dat evenementen goed zijn voor een stad doordat ze de dynamiek daarbinnen op verschillende manieren vergroten.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

11

Hoofdstuk 1

De missie, de visie en doelstellingen van het evenementenbeleid Met dit evenementenbeleid geven wij voor de komende periode richting aan het evenementenaanbod in de stad. Om tot goed evenementenbeleid te komen, kijken we eerst naar de visie van onze stad. De Visie Zoetermeer 2040 is de langetermijnvisie op de sociale, economische en ruimtelijke ontwikkeling van Zoetermeer. Een stad om prettig in te wonen, werken én recreëren. Visie Zoetermeer 2040 De visie Zoetermeer 2040 geeft een doorkijk naar waar we als stad willen staan in 2040. Het is de stip aan de horizon waar de gemeente naartoe werkt. De gemeente Zoetermeer heeft flinke ambities als het gaat om evenementen in de stad. In de visie is het volgende opgenomen over evenementen: • Zoetermeer wil zelfstandig uitblinken op het gebied van evenementen en niet als regio-onderdeel. Dit is een van de kwaliteiten van de stad. Hier mogen andere omliggende steden van profiteren; • De gemeente juicht initiatieven van organisaties en inwoners in de hele stad toe, zolang die bijdragen aan een opwaartse beweging van Zoetermeer. Daarom bieden we ruimte aan evenementen waar mogelijk en nodig; • Focus op het verbeteren van de sociale cohesie in de stad. We verbreden en versterken de sociale basis met o.a. evenementen; • In het groen (groenzones, parken en water) vinden we diverse evenementen.

Coalitieakkoord We kijken ook naar het coalitieakkoord waarin het stadsbestuur voor de periode van 4 jaar beschrijft hoe we toewerken naar de stip aan de horizon uit de Visie Zoetermeer 2040. Het huidige stadsbestuur legt hierbij de focus op het buurt- en wijkgericht verbeteren van de stad. Iedereen doet mee en geniet van de kwaliteiten van de stad zoals het groen, de goede infrastructuur en de ontwikkelpotentie. Het bestuur werkt aan levendigheid in de stad en de sociale cohesie. Het Coalitieakkoord “Samen doen wat nodig is” is vastgesteld voor de periode 2022 - 2026. Voor evenementen ligt de nadruk op: • Behoud van toonaangevende evenementen; • Ondersteuning van evenementen met aandacht voor woonomgeving, religie en doelgroepen; • Beleving in het groen.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

12

Het evenementenbeleid We brengen de elementen uit deze stukken samen en combineren ze met de resultaten uit het participatietraject. Het evenementenbeleid richt zich op een periode van vijf jaar. We focussen in deze periode onder andere op de samenwerking met de stad. We willen met toonaangevende evenementen regionaal bezoekers trekken. Waar mogelijk geven we ze een “Zoetermeers tintje” door gebruik te maken van de kwaliteiten van de stad, zoals het groen, de innovatie en de dynamische cultuur. We willen de stad stimuleren om zelf actief evenementen te organiseren en faciliteren dit met een goede dienstverlening en heldere procedures. Maar vooral willen we de levendigheid in de stad vergroten met een ruim en gevarieerd evenementenaanbod. De missie, de visie en doelstellingen van het evenementenbeleid Deze elementen uit de lange termijnvisie en het coalitieakkoord zijn vertaald naar een strategie op evenementen voor een periode van vijf jaar:

De missie (waar staan we voor) “Samen genieten in een levendige, groene en actieve omgeving, Zoetermeer is de plek!” De visie (wat willen we bereiken/waar gaan we voor) “Een toonaangevend en ruim evenementenaanbod dat aansluit op de wensen van de bewoners en de levendige, groene en actieve omgeving, Zoetermeer is de plek!” De doelstellingen (waar zetten we op in) Zoetermeer is de plek waar we samen met de stad werken aan: • Levendigheid in de wijken • Evenementen in het groen (groenzones, water en parken) • Behoud van toonaangevende evenementen • Vernieuwing in het evenementenaanbod en in het organisatieproces

AVONDVIERDAAGSE ZOETERMEER

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

13

Levendigheid in de stad Evenementen zijn bij uitstek de plek voor inwoners en bezoekers om zich daar samen met hun vrienden, geliefden en kennissen te vermaken en plezier te beleven. Tijdens evenementen ontmoeten zij daarnaast ook nieuwe mensen. Evenementen brengen mensen dus samen. Ze verbinden en verbroederen. Mensen hebben lol, zijn actief, genieten van elkaar en worden vermaakt door het programma dat het evenement hen biedt. Bij grotere evenementen gaat het om duizenden mensen bij elkaar. Maar ook op kleinere schaal komen mensen samen in wijken en buurten bij evenementen. Dit verbetert de sociale cohesie en daarmee het woongenot van de bewoners. Dit is verreweg de belangrijkste functie van evenementen in de stad. Naast het bieden van vermaak en plezier dragen evenementen op meerdere manieren bij aan activiteiten in de stad op het gebied van cultuur, sport en wijken (sociaal maatschappelijk). Deze evenementen sporen mensen aan om kennis te maken met of te genieten van cultureel aanbod. Mensen worden samen in beweging gebracht of maken kennis met bepaalde takken van sport. En op sociaal maatschappelijk vlak kunnen evenementen worden georganiseerd voor bepaalde doelgroepen.

Evenementen als instrument Evenementen kunnen door de gemeente worden ingezet of gestimuleerd als instrument om bepaalde doelstellingen te bereiken op het gebied van de cultuur, sport, wijken en citymarketing. Hieronder staan de doelstellingen van deze beleidsvelden in Zoetermeer in relatie tot evenementen: Cultuur Evenementen kunnen bijdragen aan het versterken en verankeren van het culturele aanbod in de stad. De doelstellingen hierbij zijn: • Meer lokale en wijkgerichte culturele programmering; • Meer samenwerking met andere sectoren in de stad; • Culturele activiteiten binnen en buiten Zoetermeer op de kaart zetten; • Een passend aanbod bij de vraag van alle inwoners op het snijvlak tussen kunst, cultuur en erfgoed. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de gemeente Zoetermeer Cultuur | Gemeente Zoetermeer. Sport Evenementen kunnen activiteit en sportiviteit in de stad bevorderen. De doelstellingen hierbij zijn: • Stimuleren van beweging in de buitenlucht; • Bevorderen van bewegen, gezondheid en ontmoeting; • Promoten van sportaanbieders uit de stad; • Streven naar een passende programmering voor verschillende doelgroepen; • Stimuleren van sporten en bewegen door (nieuwe) sportactiviteiten en -evenementen; • Trots zijn op Zoetermeer: met de vele activiteiten en evenementen in de stad willen we dat de inwoners trots op hun stad worden, zijn en blijven.

Meer informatie hierover is te vinden op de website van de gemeente Zoetermeer Sport en bewegen | Gemeente Zoetermeer.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

14

Wijken Evenementen zijn bij uitstek geschikt om bij te dragen aan sociaal maatschappelijke doelstellingen op het gebied van: • Zorg voor elkaar • Inclusie • Sociale samenhang • Jeugdhulp • Meedoen in de samenleving Meer informatie hierover is te vinden op de website van de gemeente Zoetermeer Zorg en ondersteuning | Gemeente Zoetermeer. Citymarketing Evenementen kunnen het imago van de stad verbeteren en de identiteit van de stad versterken. Het gaat hierbij om de toonaangevende evenementen in de stad. Zoetermeer wil uitgroeien tot een aantrekkelijke stad in de regio voor wonen, werken, vrije tijd en studie. Zoetermeer is veelzijdig en heeft ontzettend veel te bieden. De plek van grote en kleine ambities en innovaties die de stad sterker, mooier en duurzamer maken. De plek waar je je welkom voelt, waar je kunt aarden en groeien. Het Citybrand is “Zoetermeer is de plek” met de kernwaarden: • Maakbaar; met ook ruimte voor de menselijke maat, met warmte en trots; • Actief; een uitnodiging om mee te doen, voor een actieve leefstijl; • Speels; door nieuwsgierigheid, inspiratie en creativiteit te prikkelen. Meer informatie hierover is te vinden op de website Citymarketing Zoetermeer Zoetermeer is de plek | Zoetermeer is de plek.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

15

Hoofdstuk 2

Het evenementenaanbod Evenementen maken de stad aantrekkelijk Evenementen zijn een aangename laagdrempelige vrijetijdsbesteding, en zorgen voor dynamiek, vermaak, saamhorigheid en levendigheid in de stad. Dit vergroot het woongenot voor de bewoners van de stad en regio. Evenementen bieden bezoekers van buiten Zoetermeer een positieve ervaring en verbeteren daarmee het imago van de stad. Tot slot kunnen bepaalde evenementen die passen bij de kwaliteiten van de stad de identiteit van de stad versterken. Door bijvoorbeeld in te zetten op topsportevenementen, associëren mensen (van buitenaf) de stad steeds vaker met sport. Door het spraakmakende, jaarlijks terugkerende Halloween festival, wordt Zoetermeer steeds vaker als Halloweenstad betiteld.

HALLOWEENSTAD ZOETERMEER

Een aantal cijfers over de waardering van evenementen: • Landelijk neemt circa 68% van de bevolking deel aan evenementen. Dit betekent dat evenementen een goede kans bieden om mensen te bereiken (bron Respons); • 61,4% van de inwoners van Zoetermeer vindt evenementen (zeer) belangrijk*; • In 2021 vond 86,2 % van de inwoners van Zoetermeer het tijdens de lockdown vervelend om geen culturele voorzieningen en evenementen te kunnen bezoeken*; • De kwaliteit van het aanbod van evenementen in Zoetermeer krijgt een 7.9*; • 78% van de jongeren miste evenementen tijdens de Coronacrisis (bron NPO3). *bron: stadspeiling 2019

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

16

Economische vitaliteit Bezoekers besteden geld aan een toegangskaartje, een souvenir of een hapje en een drankje tijdens het evenement, of later in de stad. Op verschillende manieren draagt het evenementenaanbod daarom bij aan de economie in de stad. Naast de omzet die de organisatoren genereren, zijn nog meer positieve effecten te benoemen. Zo biedt de sector Cultuur, Sport en Recreatie meer dan 1600 banen in Zoetermeer (bron: uitgerekend Zoetermeer). Evenementen hebben ook een positief effect op andere sectoren zoals de logiesbranche, horeca, detailhandel en culturele sector. Daarnaast zorgt een goed evenementenaanbod ervoor dat de stad aantrekkelijk wordt om te wonen, te werken en te vestigen. Uit een rapport van de Haagse Hogeschool uit 2017 blijkt dat de gemiddelde bestedingscijfers van Haagse evenementen als volgt zijn. Besteding per dag: Per internationale bezoeker € 28,76 Per nationale bezoeker € 22,45 Per Haagse bezoeker € 16,70 Besteding per overnachting (p.p.p.n.) € 42,50 Landelijke cijfers over bestedingen tijdens evenementen laten het volgende zien: Bestedingen van bezoekers aan evenementen (o.a. toegangskaartjes, eten & drinken) kwamen in 2019 landelijk uit op € 961 miljoen en braken dus bijna door de magische grens van 1 miljard euro.

De bruto recette (het totaal aan kaartverkoop, minus de vooraf gecommuniceerde servicekosten) steeg in 2019 naar een recordhoogte van € 300 miljoen en bijna 10 miljoen verkochte tickets.

Aanbod evenementen Het evenementenaanbod in Zoetermeer is goed. Dit blijkt onder andere uit het grote aantal van 300-400 evenementen dat per jaar wordt georganiseerd. Daarnaast wordt het evenementenaanbod door de Zoetermeerse inwoners beoordeeld met een 7,9. We willen de kwaliteit van het evenementenaanbod dan ook behouden en waar mogelijk te verbeteren. Zoetermeer mag zich gelukkig prijzen met een flink aantal betrokken en bekwame lokale evenementenorganisatoren. Zij zijn medeverantwoordelijk voor het goed gewaardeerde evenementenaanbod in de stad. Zij kennen de stad en spelen in op de wensen van de bewoners en bezoekers uit de regio en stemmen het programma van de evenementen daarop af. Soms ontbreken in het aanbod nog bepaalde typen evenementen, of is de organisatie van een evenement financieel niet haalbaar. Evenementen die bijdragen aan de realisatie van een van onze doelstellingen, kunnen door de gemeente worden gestimuleerd. Hiervoor heeft de gemeente een aantal instrumenten ter beschikking. Subsidies Subsidies zijn vanuit de gemeente het meest gebruikte instrument om de organisatie van evenementen die bijdragen aan een van gemeentelijke beleidsdoelstellingen te stimuleren. Het gaat dan om activiteiten die niet als gevolg van marktwerking tot stand

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

17

komen. Om de activiteit mogelijk te maken zetten we gemeenschapsgeld in. Deze subsidies zijn vraaggericht: de organisator moet zelf aankloppen bij de gemeente. De gemeente toetst dan op basis van een vastgestelde systematiek in hoeverre de activiteit bijdraagt aan gemeentelijke doelstellingen en stelt daarvoor een nader te bepalen bedrag aan subsidie beschikbaar. De initiatiefnemer dient daarvoor een goede onderbouwing aan te leveren met daarin de door de gemeente gevraagde specificaties van het evenement. De subsidiebudgetten binnen de gemeente staan in de begroting die de gemeenteraad jaarlijks per programma vaststelt. Hierbinnen stelt het college van burgemeester en wethouders subsidieregelingen vast met plafonds die het totaalbudget per regeling bepalen. In deze regelingen worden criteria vastgelegd waaraan de evenementen moeten voldoen om voor een subsidie in aanmerking te komen. Met deze criteria kan een gemeente dus in beperkte mate het aanbod van evenementen in een gewenste richting te stimuleren. Die eisen/criteria zijn op hun beurt weer afgestemd op de doelstellingen die de gemeente Zoetermeer de komende jaren voor ogen heeft. Zo zijn er binnen de gemeente Zoetermeer diverse subsidieregelingen vanuit het oogpunt van citymarketing, cultuur, sport en sociaal maatschappelijke wijkinitiatieven. Het zogenaamde “stapelen” van subsidies is onwenselijk.

Wanneer een evenement bijvoorbeeld bijdraagt aan zowel de doelstellingen op het gebied van cultuur als die van citymarketing, kan slechts uit één van de beschikbare budgetten een subsidie worden verstrekt. Organisatoren kunnen in overleg met de betreffende ambtenaren kijken welke subsidieregeling het beste bij het betreffende evenement past. Welke subsidieregelingen er zijn voor evenementen is te vinden via Subsidies | Gemeente Zoetermeer. Inkoop Als blijkt dat er behoefte is aan een bepaald type evenement in de stad waarvoor geen initiatief uit de markt komt, kan de gemeente zo’n evenement inkopen via een opdrachtverstrekking.

FOTO: GERARD VAN WARMERDAM, SINTERKLAAS 2022

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

18

Overleg en afstemming Tot slot is het belangrijk dat organisatoren, evenementenlocaties in de stad en de gemeente regelmatig met elkaar overleggen. Dan kan worden besproken welk type evenementen een bijdrage kunnen leveren aan de doelstellingen en de ontwikkeling van de stad. Zo kan een organisator gerichter werken en kunnen concepten van bestaande evenementen worden vernieuwd en aangepast aan de actualiteit. Passend evenementenaanbod in de stad Zoals hierboven beschreven, werkt de stad samen met de gemeente aan een passend evenementenaanbod. Maar wat is dat nu eigenlijk, ‘een passend aanbod’? Waardering door de bewoners Het belangrijkste is natuurlijk dat het evenementenaanbod aansluit bij de wensen van de bewoners en bezoekers van de stad. Dat maakt van Zoetermeer een fijne stad om te wonen, werken en recreëren. Bewoners waarderen het evenementenaanbod goed, zoals eerder vermeld. De deelnemers aan de evaluatie en participatie bij dit evenementenbeleid zijn trots op het evenementenaanbod in de stad. We doen het dus goed en willen waar mogelijk nog verbeteren. We willen als stad uitblinken met een toonaangevend en ruim evenementenaanbod. Dat betekent dat we naast het “normale” evenementenaanbod dat in de meeste middelgrote steden als basis wordt aangeboden, veel extra’s bieden.

We onderscheiden ons hierin ten opzichte van vergelijkbare steden door: • Het grote aantal evenementen waardoor er dynamiek, activiteit en levendigheid is in de stad; • De toonaangevende evenementen die uniek zijn in Zoetermeer. Onderscheidend aanbod Naast het basisaanbod van evenementen dat in de meeste vergelijkbare steden te vinden is, zoals Gluren bij de buren, Zoetermeer Culinair en Sinterklaas, heeft Zoetermeer ook aanbod waarin het zich onderscheidt van andere steden. Vaak richten deze evenementen zich op een thema of doelgroep. Mooie voorbeelden hiervan zijn Halloweenstad Zoetermeer, Rastaplas en De Nederlandse dag van de Teckel.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

19

Dit zijn evenementen die niet alleen inwoners uit de stad, maar ook mensen uit de regio en zelfs landelijk trekken. Ooit ontstonden deze initiatieven als klein evenement, om vervolgens uit te groeien tot een vaste unieke waarde in het evenementenaanbod. Het bevrijdingsfestival is bijvoorbeeld een grote publiekstrekker in de regio.

FOTO: ALINA KRASIEVA, BEVRIJDINGSFESTIVAL 2021

Welke evenementen maken het totaalaanbod compleet? Tijdens de evaluatie en de participatie is gevraagd wat men mist in het aanbod in Zoetermeer. Hieruit kwam naar voren dat Zoetermeer ruimte heeft voor meer evenementenaanbod voor jongeren, middelgrote wijkgerichte evenementen en sportevenementen. Deze eerste conclusie is gebaseerd op inzicht en waarneming van de deelnemers aan het evaluatie- en participatietraject. Bovendien was 2019 het laatste jaar waarin een volledig evenementenseizoen werd aangeboden. Daarom is het op dit moment niet mogelijk om een analyse te maken van het evenementenaanbod van 2020 en 2021. In het tweede kwartaal van 2023 brengen we het aanbod van 2022 in kaart en wordt dit uitgebreid geanalyseerd. Hierbij zijn onder andere thema, doelgroep, grootte, spreiding over de stad en kalender van belang. Om tot goede en eenduidige conclusie te komen in de analyse van het evenementenaanbod, maakt de gemeente daarvoor in samenwerking met organisatoren en evenementenlocaties een methodiek. Vervolgens kan aan de hand van onze ambities worden bepaald of er voldoende aanbod is om de doelstellingen te realiseren (het wenselijke aanbod). Waar nodig kunnen we de eerdergenoemde instrumenten gebruiken om het aanbod aan te vullen. Een voorbeeld daarvan: Op het Dutch Innovationpark zit een vestiging van de Haagse Hogeschool.

Bij de keuze van jongeren voor hun studentenstad is het horeca- en evenementenaanbod een belangrijke factor. Door samen met de stad in te zetten op een sterk evenementenaanbod voor jongeren maken we de stad voor hen aantrekkelijk en

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

20

ondersteunen we daarmee de doelstellingen van de stad op het gebeid van onderwijs. Een bijkomend voordeel daarvan is dat een goed evenementenaanbod jongeren aan de stad bindt, waardoor de kans groter wordt dat zij zich hier permanent vestigen. Bij het vaststellen van het gewenste aanbod hanteren we de volgende uitgangspunten: • Evenementen in groen • Levendigheid in de wijken • Behoud van toonaangevende evenementen • Vernieuwing in het evenementenaanbod en in het organisatieproces Toonaangevende evenementen In dit beleid noemen we een aantal keer de term “toonaangevende evenementen”. Dit is een meestal jaarlijks terugkerend evenement dat bijna niet weg te denken is uit het totaalaanbod. Het evenement steekt op een bepaalde manier uit boven de meeste andere evenementen. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om het (hoge) aantal bezoekers, omdat het qua programmering een uniek en vernieuwend evenement is in de stad, regio of het land of omdat het evenement landelijk of zelfs internationaal een bepaalde doelgroep aantrekt. Aansprekende voorbeelden van toonaangevende evenementen in Zoetermeer zijn: • Het bevrijdingsfestival: dit is “het bevrijdingsevenement van de regio” waarmee Zoetermeer in die regionale behoefte voorziet. Het festival trekt jaarlijks vele bezoekers; • Halloweenstad Zoetermeer: dit evenementen is uniek in Nederland.

Het past qua thema goed bij de stad omdat het jong, creatief, dynamisch en vernieuwend is. Het is voor vrijwel alle doelgroepen geschikt. Uniek bij dit evenement is dat de bezoekers zich vaak ook verkleden waardoor zij eigenlijk ook onderdeel uitmaken van het programma en decor. Iedereen doet dus actief mee; • Rastaplas: dit is een evenement waarbij een bepaalde doelgroep landelijk en zelfs beperkt internationaal wordt aangetrokken op basis van muziekstijl. Het evenement vindt plaats in de natuurlijke omgeving van het Noord-Aa. Het evenement is multicultureel en staat op de internationale agenda van reggaefestivals. Het evenement wordt al tientallen jaren in Zoetermeer georganiseerd.

RASTAPLAS 2022

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

21

Ambities voor het evenementen aanbod Het totale evenementenaanbod wordt op peil gehouden en waar mogelijk verbeterd. Dit geldt voor zowel de hoeveelheid evenementen als de kwaliteit van het totaalaanbod. Voor iedere doelgroep moeten er evenementen georganiseerd (kunnen) worden. De gemeente faciliteert daarom waar mogelijk de organisatie van evenementen in de stad. Zoals gezegd moet het basisaanbod evenementen op orde zijn. Op nationale feestdagen moeten er voldoende activiteiten in de stad zijn. We willen dat Zoetermeer voor de bewoners van de stad en regio dé plek is waar zij die feestdagen vieren. Het gaat hier bijvoorbeeld om Bevrijdingsdag, Sinterklaas, Koningsdag en de viering van Oud en Nieuw. Het is hierbij van belang dat deze evenementen gratis zijn en daardoor voor iedereen toegankelijk. Een belangrijk deel van het evenementenaanbod is het toonaangevende aanbod. Dit is namelijk hét aanbod waarmee de stad zich regionaal of zelfs landelijk kan profileren. We zetten erop in om evenementen zoveel mogelijk in een “Zoetermeers jasje” te steken. Door landelijke evenementenconcepten in Zoetermeer specifieke kenmerken mee te geven, kunnen deze zich onderscheiden van andere steden. Hierdoor zouden bezoekers wellicht kiezen om het betreffende evenement in Zoetermeer te bezoeken in plaats van in een andere stad.

Denk bijvoorbeeld aan de toevoeging van een hightech element aan het programma in samenwerking met de Hogeschool. Zo maken we een mooie verbinding met jongeren en één van de specialisaties in de stad. Daarnaast is een samenwerking met de Zoetermeerse cultuurorganisaties en/of winkeliers denkbaar. Voor jongeren werken we aan uitbreiding van het aanbod. Dat kan zijn op het gebied van sportevenementen, muziekevenementen, cultureel aanbod of ander soort evenementen. Het doel is om jongeren met evenementen aan de stad te binden, voor nu en de toekomst.

Ten aanzien van het verlevendigen van de wijken stimuleren we initiatieven tot het organiseren van buurt- of wijkgerichte evenementen en maken de aanvraag ervan laagdrempeliger. We stimuleren daarvoor de samenwerking tussen stadspartijen

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

22

en wijkregisseurs. Ook zorgen we voor een goede evenementenkalender waarop tevens wijk- en buurtgerichte evenementen staan. Evenementen in het groen maken we mogelijk waar dat kan. De kwaliteit van gesubsidieerde evenementen wordt verbeterd door intensievere monitoring en evaluatie. Tot slot wordt het totaalaanbod evenementen systematisch in kaart gebracht, gemonitord en waar nodig bijgestuurd. Dit gebeurde in het verleden niet of nauwelijks. Later in dit beleidsstuk gaan we hier verder op in. Monitoring Door de coronapandemie is geen compleet beeld te geven van het evenementenaanbod in Zoetermeer. Het bepalen van concrete doelstellingen in aantallen is daarom niet mogelijk. Vanaf 1 april 2022 vervielen de laatste maatregelen en kwam het evenementenaanbod weer op gang. In de zomer van 2022 was het mooie weer één van de grote succesfactoren die een bijdrage leverde aan een goed evenementenseizoen. Van het aanbod van 2022 maken we een totaaloverzicht. De evenementen worden gecategoriseerd naar type en doelgroep. Met deze nulmeting begint de monitoring van het evenementenaanbod. Vervolgens brengt de gemeente jaarlijks het aanbod in kaart, zodat in overleg met de organisatoren kan worden bijgestuurd als dat nodig is. Daarvoor kunnen we de beschikbare instrumenten, overleg met de branche, subsidiering of inkoop gebruiken. Evaluatie De kwaliteit van ons evenementenaanbod is hoog.

Toch leggen we de lat nog hoger en gaan we het huidige evenementenaanbod waar mogelijk verbeteren. Om dat te kunnen realiseren, evalueren we de gesubsidieerde evenementen. Hierbij kijken we in overleg met de organisator naar zowel de organisatie als de inhoud van het programma. Denk bijvoorbeeld aan de op- en afbouw, het afvalmanagement en de schoonmaak, de druktepatronen, de beveiliging, de EHBO, de voorzieningen, de toegankelijkheid, het inhoudelijke programma et cetera. Het aantal bezoekers van het evenement is uiteraard één van de belangrijkste criteria. Gekeken wordt of dat overeenkomt met de prognose in de vergunningaanvraag. Een periodiek terugkerend evenement heeft over het algemeen een aantal edities nodig om het gewenste aantal bezoekers te trekken. Soms zien we dat het bezoekersaantal nog wat achterblijft, maar dat de potentie van het evenement voldoende is. Bij tegenvallende resultaten kijken we of het programma of de opzet van het evenement aangepast moet worden om de potentie te verhogen. Tot slot kan de conclusie ook zijn dat we bij teleurstellende resultaten in het vervolg géén subsidie meer verstrekken voor het betreffende evenement.

Passend Subsidiemechanisme Om de organisatie van een passend evenementenaanbod in de stad zo goed mogelijk te faciliteren, moeten we de subsidiëring door de gemeente goed laten aansluiten op de vernieuwde doelstellingen die we in dit beleid formuleren. Na vaststelling van dit beleid maken we daarom een evaluatie van alle regelingen die wij gebruiken voor het subsidiëren van evenementen. Indien nodig worden deze aangepast.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

23

Promotie van evenementen Met een ruim en toonaangevend evenementenaanbod willen we zoveel mogelijk bezoekers naar onze stad trekken. Het promoten van dit aanbod is dan ook een belangrijk onderdeel van de voorbereiding van een evenement. Daarin heeft de organisator zelf natuurlijk de belangrijkste rol. Die zorgt ervoor dat de beoogde doelgroep weet van het evenement en wordt verleid om er naartoe te komen. Die promotie wordt dan ook gericht op de doelgroep ingezet. Bureau Citymarketing Bureau Citymarketing van de gemeente Zoetermeer ondersteunt bij de promotie van beeldbepalende evenementen die passen bij de identiteit van de stad (on brand). Het bekende beeldmerk daarbij is “Zoetermeer is de plek”.

Er is een evenementenkalender, de Uitagenda, waarop een overzicht staat van die activiteiten in de stad die “on brand” zijn. Citymarketing werkt aan het verbeteren van het imago van Zoetermeer en het versterken van de identiteit met de communicatie hierover via onder andere Zoetermeer is de plek. Evenementenkalender totaalaanbod We willen de levendigheid in de buurten vergroten en de beleving van evenementen in het groen faciliteren. Daarom is het belangrijk om naast de grote evenementen ook de kleinere vaak buurt-, wijk- of doelgroepgerichte evenementen op een goede manier te promoten en aan te kondigen. Deze wat kleinere evenementen hebben vaak minder budget en mogelijkheden om zelf uitgebreid over de evenementen te communiceren. Bewoners en bezoekers van de stad moeten bovendien zelf op een makkelijke manier kunnen kijken welke activiteiten, wanneer en op welke plek worden georganiseerd. Daarom maken we een overzicht waarop alle evenementen staan die in de stad worden georganiseerd. Dit overzicht moet digitaal makkelijk vindbaar zijn op een logische plek. Er moet een goede zoekfunctie in zitten en op wijkniveau moet naar evenementen gezocht kunnen worden. Toekomstbestendigheid evenementen De toekomstbestendigheid van het evenementenaanbod kan worden gewaarborgd met financiële zekerheid.

De evenementenbranche is misschien wel de meest getroffen branche geweest door de gevolgen van de coronapandemie. Evenementen werden als laatste weer toegestaan toen de maatregelen één voor één werden versoepeld. Dit heeft ertoe geleid dat de financiële reserves die organisatoren hadden opgebouwd om eventuele tegenvallende resultaten op te vangen, zijn opgebruikt. Voor de eerste lockdown waren de organisatoren nog verzekerd voor de geleden schade door corona. De verzekeraars hebben inmiddels pandemieën in de verzekeringen uitgesloten. Daarnaast zijn de bijdragen van Fonds1818 en het

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

24

Cultuurfonds voor evenementen verdwenen. Tot slot stijgen de kosten voor organisatoren steeds verder. Energie, beveiliging maar ook optredens worden steeds duurder. Tijdens de evaluatie en participatiebijeenkomsten is uitgebreid besproken hoe die financiële zekerheid kan worden gewaarborgd. Het perspectief van de branche is goed. Doordat evenementen uitermate populair zijn, maakt men zich over het bezoekersperspectief geen zorgen. Gelukkig was tijdens het evenementenseizoen van 2022 weer alles mogelijk qua organisatie en bezoekersaantallen. Dit werd versterkt door veelal fantastisch weer. Wel is het belangrijk dat er goede financiële vangnetten zijn waar organisatoren aanspraak op kunnen maken wanneer zich onvoorziene omstandigheden voordoen waarop zij zelf geen invloed hebben, zoals extreem weer of een pandemie. Dit is nodig om het aanbod kwantitatief op peil en gevarieerd te houden. Het budget dat de gemeente beschikbaar stelde voor het opvangen van onvoorziene tegenslagen blijft daarom beschikbaar. De komende periode bepalen we hoe dit wordt ingezet. Daarnaast is op een aantal andere manieren winst te halen binnen de branche. Ook hiermee kan de toekomstbestendigheid worden verbeterd. Als individuele organisator is het vaak lastiger om deze voordelen te zoeken en te behalen. In de besprekingen tijdens de participatie gaven alle organisatoren aan dat ze dit herkennen.

Samenwerking Door een goede samenwerking tussen Zoetermeerse partijen kan de stad nog meer profiteren van de evenementen die er zijn, en andersom. Zo kunnen winkeliers in de periode naar een groot evenement met hun aanbod en aankleding van de winkels en winkelstraat aandacht vestigen op het evenement. Bij voorstellingen in een bepaald genre kan verwezen worden naar een evenement in hetzelfde genre, omdat je weet dat de bezoekers hierin geïnteresseerd zijn. Dit kan kruisbestuiving genereren tussen bijvoorbeeld de bioscoop, het theater, evenementen en evenementenlocaties. Maar ook bij liefhebbers van bepaalde muziek, hobby’s of sport kan deze kruisbestuiving plaatsvinden. Door zowel de gemeente als de organisatoren wordt indien mogelijk gebruik gemaakt van Zoetermeerse partijen om mee samen te werken. Alleen wanneer bijvoorbeeld het aanbod er niet is of de gewenste kwaliteit niet lokaal kan worden geleverd, wordt in de regio of anders daarbuiten gekeken. Met een goede samenwerking van de partijen in de stad kan ook gestuurd worden op een combinatie bezoek. Dit betekent dat een bezoeker van een evenement wordt verleid om ook een andere activiteit te ondernemen in de stad. Zo kan een wandelaar tijdens of aan het eind van de wandeling gebruik maken van een terras.

Een bezoeker van een tentoonstelling kan worden verleid tot het bekijken van een film met voorafgaand daaraan een diner in de stad. In de restaurants kan kunst worden opgehangen van een lokale galerie of de aankondiging van lokale evenementen. De bezoekers van de open dag van de Hogeschool kunnen geïnformeerd worden over het evenementenaanbod dat de stad biedt. Zo zijn nog veel meer voorbeelden denkbaar. Evenementenorganisatoren hebben tijdens de participatiebijeenkomsten aangegeven dat behoefte is aan een betere samenwerkingsstructuur in de stad. Van daaruit wordt dan gezamenlijk gewerkt aan de economische vitaliteit in de stad. Hierin kunnen sectoren als cultuur, evenementen, sport, detailhandel en horeca hun krachten bundelen. In Zoetermeer is momenteel geen goede samenwerkingsstructuur

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

25

aanwezig. Initiatieven tot samenwerking in de stad hadden tot op heden geen duidelijk gezamenlijk doel, geen goed actieplan en geen goede rolverdeling onder de deelnemende partijen. Ook nam niemand het voortouw om de samenwerking en de financiering ervan structureel tot stand te brengen. In diverse steden in Nederland zijn goede voorbeelden van samenwerkingsvormen te vinden. De komende periode bekijken we in overleg met de branches of en hoe dit verder kan worden uitgewerkt.

OLDTIMERDAG DORPSSTRAAT

Een van de punten die naar voren kwam en waar volgens de organisatoren veel winst te behalen is, is het gebrek aan structurele samenwerking binnen de evenementenbranche in de stad. Daarnaast er behoefte aan een loket waar (startende) organisatoren advies kunnen krijgen over organisatorische vraagstukken, een adviesrol voor het doen organiseren van evenementen. Vooral de ervaren organisatoren gaven aan, deze rol graag te willen vervullen. De gemeente doet een oproep aan de organisatoren om bij de organisatie van evenementen veel aandacht te besteden aan sociaal maatschappelijke thema’s zoals alcohol- en drugsgebruik, het bepalen van doelgroepen en leeftijdscategorieën, duurzaamheid en toegankelijkheid en de communicatie daarover richting de bezoekers. Het is belangrijk om hierover met elkaar in gesprek te blijven en aan te geven waar we voor willen staan.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

26

Daarom zet de gemeente per direct een periodiek brancheoverleg op touw. Hiermee ontstaat een samenwerkingsplatform van waaruit de evenementenbranche wordt versterkt door aan de slag te gaan met onder andere: • De opbouw en ontwikkeling van het evenementenaanbod in de stad; • Het onderzoeken van mogelijkheden voor gezamenlijke inkoop van goederen, diensten en promotie. Door deze schaalvergroting kan de prijs omlaag; • Een solide vrijwilligerspool. Er is een chronisch tekort aan vrijwilligers bij evenementen. Vanuit dit samenwerkingsverband is het wellicht mogelijk om een goede pool op te starten. In de stad bestaan al initiatieven op sociaal maatschappelijk vlak. We kijken of we daarmee een samenwerking kunnen opstarten; • Overzichten met Zoetermeerse leveranciers, dienstverleners, locaties et cetera; • Reclame voor elkaars evenementen; • Acts of ander soort programmering van de ene organisator op het evenement van een andere organisator; • Sociaal maatschappelijke thema’s; • Het delen van expertise en het geven van advies op het gebied van evenementenorganisatie: jonge organisatoren en/of nieuwkomers kunnen hun frisse visie delen met de wat meer ervaren generatie. Deze ervaren generatie kan de nieuwkomers op hun beurt weer helpen met advies en het delen van kennis over bijvoorbeeld sponsorwerving, opbouw van het terrein en locatiekeuze; • Het zoeken naar “nieuw geld”.

Kijk gezamenlijk of nieuwe bronnen van financiering kunnen worden gevonden. Tijdens een participatiebijeenkomst in een andere stad werd bijvoorbeeld genoemd dat ontwikkelaars van ontwikkelgebieden daar financieel bijspringen bij de organisatie van evenementen die op hun beurt het ontwikkelgebied op een positieve manier onder de aandacht brengen; • Het delen van kennis over ontwikkelingen, beleid en trends binnen het vakgebied.

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

27

Hoofdstuk 3

De locaties, de omgeving en de randvoorwaarden

EETLAKE CITY SHOW

Ruimtelijke plannen Een belangrijk onderdeel van de organisatie van een evenement is het bepalen van de locatie. Zoetermeer heeft een aantal plekken in de stad bestemd als evenemententerrein. In de ruimtelijke plannen ligt vast over welk terrein het precies gaat, hoeveel personen maximaal tegelijk aanwezig kunnen zijn, hoeveel dagen een evenement maximaal mag duren en hoeveel keer per jaar een evenement maximaal op die plek mag worden gehouden. Alle informatie hierover is te vinden op Ruimtelijkeplannen.nl. Het gaat om de volgende locaties: • Rond het Van Tuyllpark/parkeerterrein Silverdome • Palensteinpark • Palenstein Rakkersveld; • Oosterheem/Oosterheemplein • Noordelijk plassengebied evenemententerrein 1 en 2 • Buytenpark, Markt/Dobbe e.o. • Stadshart en Dorpsstraat e.o,

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

28

Locatiebehoefte evenementen Bovengenoemde locaties zijn niet toereikend om alle evenementen en de doelstellingen die daarvoor zijn geformuleerd te realiseren. Zoals eerder aangegeven gaat de gemeente daarom ook op diverse andere plaatsen in de stad evenementen faciliteren en stimuleren. Het is onder meer de bedoeling dat rekening houdend met de omgeving, religie en natuur meer evenementen plaatsvinden in het groen van de stad, zoals groenstroken parken en water. Daarnaast is behoefte aan meer levendigheid in de wijken. Dit om de sociale cohesie in de buurten en wijken te vergroten. Ook willen we hiermee mensen die in een isolement leven, stimuleren om meer naar buiten te gaan om zo anderen te ontmoeten. De evenementenorganisatoren hebben aangegeven dat in Zoetermeer een evenementenlocatie ontbreekt waar echte grote evenementen kunnen worden georganiseerd. Tot slot wil men het initiatief tot het organiseren van evenementen op overige plekken in de stad zoveel mogelijk ondersteunen en zelfs stimuleren. In de volgende alinea’s geven we aan waar we specifiek mee aan de slag gaan om deze ontwikkelingen te faciliteren en stimuleren. Behoud locaties Een van de uitdagingen is om het aantal beschikbare evenementenlocaties op peil te houden. Daarom houden we bij de herinrichting van (bestemde) evenementenlocaties zoveel mogelijk rekening met de organisatie van evenementen.

De ondergrond, de vormgeving en de vaste obstakels dienen zo te worden toegepast, dat de locatie geschikt blijft voor het organiseren van evenementen. Naast de inrichting van de openbare ruimte op evenementenlocaties, wil de gemeente waar mogelijk meewerken aan het verlenen van evenementenvergunningen op tijdelijk te gebruiken locaties, zoals ontwikkellocaties. Placemaking en tijdelijke evenementenlocaties In Zoetermeer wordt voortdurend gewerkt aan nieuwe ontwikkelingen om een aantrekkelijke woon-, werk-, en leefomgeving te creëren. Placemaking biedt ondernemers, ontwikkelaars en toekomstige gebruikers van een locatie de mogelijkheid om vooruitlopend op die ontwikkeling de (ontwikkel)locatie in de spotlights te zetten. Zo kunnen ze mensen op een informele wijze informeren over of kennis laten maken met de toekomstige functies aldaar. Evenementen kunnen hierbij als instrument worden ingezet. Ook kunnen ontwikkelgebieden zeer geschikte tijdelijke evenementenlocaties zijn, omdat er bijvoorbeeld niet meer wordt gewerkt en/of gewoond. Een mooi voorbeeld hiervan is het gebied “Entree” van de stad. De eventuele overlast van een evenement is daar beperkt.

Deze manier van aankondiging van ontwikkelingen en tijdelijk gebruik van ontwikkellocaties als evenemententerrein is toegestaan onder de voorwaarde dat de benodigde omgevingsvergunning op basis van een toets op een goede ruimtelijke ordening is verleend. Het faciliteren van placemaking en tijdelijke evenementenlocaties biedt een aantal voordelen. Het werkt vernieuwend omdat de concepten van de evenementen worden afgestemd op de nieuw beschikbare locatie. Er komen dus andere of vernieuwde concepten bij. Ook helpt het bij het spreiden van de evenementen over de stad, zodat in wijken waar soms minder levendigheid is, dit met deze evenementen

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

29

kan worden gecreëerd. Daarnaast kan het andere evenementenlocaties ontlasten waardoor de bewoners daar minder overlast ervaren. In sommige gevallen willen ontwikkelaars ook bijdragen aan de kosten van de organisatie van een evenement omdat het positieve aandacht vestigt op de toekomstige ontwikkeling of zorgt voor sociale controle op de leegstaande ontwikkellocatie. Evenementen in het groen, parken en in, op of aan het water De gemeente wil waar mogelijk evenementen in het groen, parken en in, op of aan het water faciliteren. Hiermee stimuleert de gemeente dat bewoners en bezoekers van de stad optimaal gebruik maken en genieten van het vele groen in de stad. De gemeente Zoetermeer heeft daarom ten aanzien van de organisatie van evenementen op deze groene locaties een positieve grondhouding. Belangrijk is dat de aard van het evenement past bij de omgeving. Als de beoogde evenementen voldoen aan de toets op een goede ruimtelijke ordening met betrekking tot de betreffende locatie, zal een vergunning worden afgegeven. Evenementen in buurten en wijken Evenementen zijn een instrument om de levendigheid in de wijken te vergroten. Ook hier is van belang dat de impact op met name de woonomgeving beperkt blijft. Bij de beoordeling van aanvragen voor een evenementenvergunning in wijken letten we hier goed op.

Net als bij alle andere locaties in de stad geldt ook hier dat de benodigde vergunningen kunnen worden afgegeven wanneer het evenement voldoet aan een goede ruimtelijke ordening. Grote evenementen Organisatoren dromen ervan om grote spraakmakende evenementen te kunnen organiseren in Zoetermeer. Het ontbreekt vooralsnog aan een locatie voor dit soort grotere evenementen. Organisatoren geven aan dat wanneer een dergelijke locatie beschikbaar zou zijn, het evenementenaanbod van Zoetermeer daarmee beter op de landelijke kaart kan worden gezet. Ook zijn ze altijd op zoek naar geschikte binnen (inpandig) locaties. De komende periode zal vanuit het brancheoverleg steeds worden gezocht naar mogelijke locaties om evenementen te kunnen faciliteren. Locatieoverzicht met duidelijke criteria Bovengenoemde doelstellingen ten aanzien van evenementenlocaties zijn ambitieus. Omdat het ontbreekt aan één overzicht met gehanteerde criteria waaraan de gemeente een vergunningaanvraag voor evenementen toetst, is de afhandeling ervan steeds maatwerk en voor organisatoren maar ook omwonenden vaak niet helder. Tijdens het evaluatie- en participatieproces van het evenementenbeleid is gevraagd of de gemeente hierin helderheid kan scheppen. Daarom stellen we aansluitend op het vaststellen van dit evenementenbeleid, een locatieoverzicht op met daarbij behorende criteria en specificaties per locatie.

Dit geldt voor de evenementenlocaties die als evenementenlocatie zijn bestemd, maar ook voor andere locaties zoals de parken, groenstroken en wateren, ontwikkellocaties, buurten en wijken, pleinen et cetera. Ook hiervoor stellen we (waar mogelijk) heldere criteria op. Naast de criteria zoals die zijn opgenomen voor de evenementenlocaties in de ruimtelijke plannen, worden daarin ook nieuwe criteria opgenomen zoals geluid en natuurbelasting. Ook worden locatiespecifieke kenmerken opgenomen

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

30

zoals type ondergrond en aanwezigheid van voorzieningen. Op deze manier weten de organisatoren, bezoekers, omwonenden en eventuele andere instanties waar ze aan toe zijn. Het wordt hiermee ook makkelijker om bij een evenementenconcept een passende locatie te vinden. Bovendien vereenvoudigt een dergelijk overzicht de beoordeling van vele evenementenaanvragen. Het overzicht wordt online beschikbaar gesteld en is dynamisch. Indien technisch mogelijk zal aan dit overzicht ook een kalender worden gehangen waarin de beschikbaarheid per locatie zichtbaar is. Dit overzicht helpt ook bij het zorgen voor een goede spreiding van evenementen over het jaar en over de stad. Leefbaarheid De gemeente zorgt ervoor dat er een goede balans blijft tussen levendigheid en leefbaarheid. Het mag duidelijk zijn dat evenementen niet alleen positieve effecten hebben op de stad en de omgeving. Evenementen zorgen ook voor de nodige overlast. Deze overlast kan op diverse manieren ontstaan. Geluidshinder Vooral muziekevenementen veroorzaken de nodige ervaring van geluidsoverlast. Waar de organisator en de bezoeker genieten van de optredens bij de evenementen, is het voor omwonenden vaak te veel. Maar niet alleen muziek veroorzaakt geluidsoverlast. Ook komende en vertrekkende bezoekers zorgen voor het nodige aantal decibellen, vooral wanneer zij zich in een grote groep verplaatsen.

Het opbouwen en afbouwen van evenementenlocaties gaat vaak gepaard met veel lawaai. En tijdens evenementen zorgen stroomaggregaten vaak ook voor de nodige herrie (en uitstoot van milieubelastende stoffen). Tijdens de participatiebijeenkomsten is dit onderwerp uitgebreid aan de orde gekomen. Bewoners en organisatoren hebben besproken onder welke voorwaarden de leefbaarheid kan worden gewaarborgd naast een aantrekkelijk evenementenaanbod. Verwachtingenmanagement Bewoners geven aan dat het belangrijk is dat zij duidelijkheid hebben over wat zij kunnen verwachten op het gebied van het evenementenaanbod. Het locatieoverzicht gaat hen in ieder geval helderheid geven over het maximaal aantal evenementen dat jaarlijks op de evenementenlocaties gehouden kan worden, en het aantal werkelijk georganiseerde evenementen per locatie. Ten aanzien van de zondagsrust wordt de Zondagswet in acht genomen. Als een evenement op zondag plaatsvindt, wordt de vergunning op grond van de Zondagswet niet automatisch verleend. Er is altijd sprake van een zorgvuldige afweging waarbij we zoveel mogelijk recht doen aan de belangen van de Zondagswet. Dit houdt onder meer in dat evenementen met geluid pas op zondag na 13.00 uur kunnen plaatsvinden. Daarnaast houden we rekening met de extra diensten van kerken op religieuze feestdagen zoals Pasen en Kerst bij het toekennen van vergunningen voor evenementen.

Transparantie en communicatie Omwonenden willen inzicht in de vergunningen die we voor evenementen verlenen. Zij weten dan precies wat zij tijdens en rond het evenement kunnen verwachten. Ook willen zij contactgegevens van iemand die namens de organisator in aanloop naar,

Gemeente Zoetermeer Evenementenbeleid 2023

31

tijdens en na afloop van het evenement benaderbaar is voor vragen of klachten. Deze informatieplicht bestaat al voor organisatoren. Indien overlast wordt ervaren en/of door de bewoners wordt geconstateerd dat de voorwaarden in de vergunning niet worden nageleefd, kan contact worden gezocht met de betreffende contactpersoon. Die kan vervolgens informatie verstrekken, de overlast stoppen of zoveel mogelijk beperken. Mocht de organisator geen oplossing bieden, kan door de bewoner alsnog een melding of klacht indienen bij de gemeente. Handhaven bij overtredingen Bewoners geven aan dat zij serieus genomen willen worden en dat er gehandhaafd moet worden als bijvoorbeeld geluidsnormen of andere voorwaarden voor het evenement worden overschreden. Helaas is het niet haalbaar voor de gemeente om direct op iedere melding van een overtreding op te treden. De methodiek hiervoor moet effectief zijn. Dit betekent dat naast standaard controles ook onaangekondigde controles plaatsvinden. Deze laatste werken preventief en voorkomen dat organisatoren de criteria overschrijden. Ook moet helder worden welke sancties kunnen worden opgelegd bij overtredingen.

Betrekken in communicatiestructuur Om de overlast zoveel mogelijk te voorkomen, geven zowel de bewoners als de organisatoren tijdens de participatiebijeenkomsten aan dat het goed zou zijn als afgevaardigden van bewoners rond de evenementenlocaties voorafgaand aan evenementen afstemmen met organisatoren en de gemeente. Dan kunnen zij met elkaar bespreken op welke manier de buurten rond die locaties zo min mogelijk overlast ondervinden van de evenementen, en misschien zelfs kunnen meegenieten. Bij het optimaliseren van de processen en procedures kijken we op welke manier een dergelijke betrokkenheid in de communicatiestructuur tot stand kan komen. Natuur