Agendabundel

Raadsvoorstel Onderwerp Zaaknummer Documentnummer Portefeuillehouder Portefeuille Behandelend ambtenaar /afdeling Telefoon E-mail

Participatieleidraad Zevenaar voor een goede omgevingsdialoog Z/19/342350 INT/22/1109651 A. van Orden RO/ Omgevingswet Jacqueline van der Leij 0316 595 513 j.vanderleij@zevenaar.nl

1. Samenvatting Net als onder de huidige wetgeving is het gewenst dat de raad op basis van de Omgevingswet een aantal besluiten neemt over de gewenste rolverdeling tussen raad en college. De Omgevingswet maakt dat de raad een aantal besluiten moet nemen die deze accentverschillen in rolverdeling formeel vastleggen. Het gaat dan om de delegatie van een aantal taken aan het college, onderwerpen waarover de raad bindend advies wenst te geven en over de uitvoering van de participatie. Het is noodzakelijk dat voor de invoering van de Omgevingswet deze besluiten genomen zijn. In de raad van september 2022 worden deze onderdelen in de vorm van drie voorstellen aan uw raad voorgelegd: de participatieleidraad, het delegatiebesluit en het adviesrecht in combinatie met verplichte participatie. Als onderdeel van de implementatie van de Omgevingswet in onze gemeente is een Participatieleidraad opgesteld voor participatie bij bouwplannen/ projecten. Reden hiervoor is dat met de komst van de Omgevingswet participatie bij vergunningverlening en bij wijziging van het omgevingsplan straks uitgangspunt is. Concreet betekent dit dat initiatiefnemers bij het aanvragen van een vergunning of planwijziging moeten aangeven of inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding van de aanvraag zijn betrokken.

De wettelijke noodzaak is niet de enige reden om een handreiking op te stellen. Als gemeente werken we voor onze inwoners en participatie speelt daarin een belangrijk rol. Het betrekken van onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners bij het maken van beleid dan wel bij het uitvoeren van projecten vanuit de gemeenten en op initiatief van derden, vindt de laatste jaren steeds vaker plaats. De leidraad die nu voor uw raad ter vaststelling voorligt, is een concrete uitwerking van onze gemeentelijke ambities op het gebied van participatie. In deze leidraad is een stappenplan opgenomen voor gemeentelijke initiatieven en voor initiatieven van derden met een bouwplan om deze op weg te helpen een zorgvuldig participatieproces te organiseren. De leidraad is tot stand gekomen na een proces van een jaar waarin adviseurs, woningbouwcorporaties in de vorm van interviews, de dorpsraden via een bijeenkomst, inwoners middels een enquête en u als raad op een raadsinformatieavond begin dit jaar zijn betrokken. Er is waardevolle informatie opgehaald en de input uit de gesprekken, bijeenkomsten en uitkomst van de enquête is verwerkt in de leidraad. Voorliggende participatieleidraad is in het kader van de Omgevingswet voorbereid. Participatie breed vormt een rode draad in het coalitieakkoord en collegeprogramma en staat als onderwerp op de raadsagenda.

Het bredere thema participatie (voor alle beleidsterreinen) zal nog op een later moment aan

de orde komen. Deze leidraad zal hiervoor als basis dienen, daar waar het de Omgevingswet en aanpalende beleidsterreinen gaat. In de informatieve bijeenkomst van 7 september zal, in aanloop naar formele besluitvorming, de participatieleidraad zoals die nu is voorbereid voor de Omgevingswet worden toegelicht. Raadsvoorstel Wij stellen uw raad voor om: 1. de Participatieleidraad Zevenaar voor een goede omgevingsdialoog vast te stellen. 2. Waarom naar de raad De raad is bevoegd om over dit voorstel een besluit te nemen op grond van ‘Algemene’ bevoegdheid tot regeling en bestuur inzake de huishouding van de gemeente (artikel 108 van de Gemeentewet). 3. Doelstelling en beoogd resultaat De participatieleidraad heeft als doel om initiatiefnemers met (bouw)plannen te helpen om in de voorbereiding op een omgevingsvergunning of planwijziging zo veel mogelijk kennis, ervaringen, perspectieven, belangen en creativiteit van inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners te betrekken. Dit leidt tot betere plannen, zorgvuldigere besluitvorming en tot meer draagvlak onder inwoners en alle andere betrokkenen. 4.

Argumenten en alternatieven Argumenten 1.1 Deze leidraad geeft duidelijkheid aan initiatiefnemers en betrokkenen Als er plannen worden gemaakt voor een ruimtelijke ontwikkeling, of die nu groot of klein is, vinden de mensen die daar iets van gaan merken (betrokkenen) het over het algemeen prettig als de initiatiefnemer hen zelf informeert over het plan en hen vraagt hoe het voor hen is. In de leidraad staat een heldere en praktische lijn die initiatiefnemers op weg helpt bij het betrekken van betrokkenen bij een bouwplan. Door de verschillende adviseurs die zijn geïnterviewd is ook aangegeven dat zij behoefte hebben aan een duidelijke leidraad. 1.2 Deze leidraad draagt bij aan betere plannen en zorgvuldigere besluiten Door belangen, kansen en zorgen in beeld te brengen en gebruik te maken van ideeën en kennis van betrokkenen, kunnen plannen worden verbeterd en kan er meer draagvlak ontstaan. We verwachten dat goed overleg voorafgaande aan de vergunningsprocedure ook formele bezwaren (zienswijzen en beroep) kan voorkomen. Door belangen helder in beeld te hebben en te laten zien welke afwegingen worden gemaakt stellen we raad en college in staat om besluiten zorgvuldiger te nemen. Participatie is op die manier een volwaardig onderdeel van de totale belangenafweging rondom een ruimtelijke ontwikkeling.

De handreiking daagt initiatiefnemers uit om betrokkenen uit te nodigen een actieve bijdrage te leveren aan een ontwikkeling en bij plannen met een grotere impact verder te gaan dan louter informeren. 1.3 Participatie moet je doen We willen dat initiatiefnemers zo snel mogelijk met de leidraad aan de slag kunnen gaan. Vooral door te doen kunnen we leren en de leidraad eventueel bijstellen. We gaan de participatietrajecten die gebaseerd zijn op de leidraad ook volgen en evalueren zodat we nieuwe inzichten mee kunnen nemen bij een volgende versie.

zaaknummer Z/19/342350

pagina 2 van 5

1.4 Constructieve samenwerking tussen betrokkenen is een voorwaarde voor het slagen van participatie De leidraad geeft aan hoe participatietrajecten vorm te geven om dit te bereiken. Het uitgangspunt daarbij is om opgaven zoveel mogelijk met elkaar te realiseren. Onder andere door open en constructieve interactie, adequate en tijdige communicatie en goed verwachtingsmanagement over en weer. De leidraad biedt handvatten om deze uitgangspunten in de praktijk te brengen in de vorm van een stappenplan. Alternatieven Een participatieleidraad is wettelijk vereist, maar ook gewenst, dus een alternatief is niet aan de orde. Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? Met deze leidraad hebben de raad, het college, de ambtelijke organisatie en belanghebbenden heldere richtlijnen voor participatie in Zevenaar en weten we welke afwegingen we maken voor het inrichten van een participatieproces. Daarmee zijn verwachtingen voor alle betrokkenen duidelijker. Hiermee hebben we een stevige basis, waar we samen verder op voort kunnen bouwen. We beschouwen dit kader als versie 1.0. Participatie is nooit ‘af’. De samenleving verandert. De samenstelling en de rol van de raad veranderen. En de kijk op participatie verandert. Daarom is het belangrijk om te blijven monitoren en evalueren. Samen moeten we werken aan hoe we dit kader in de praktijk brengen. Wat we daarbij leren, nemen we mee.

Wat kunnen we van elkaar leren en hoe doen we dit steeds een stapje beter? De evaluatie zal een jaar na het vaststellen van de leidraad aan de raad worden voorgelegd. Dus in de raad van oktober 2023. 5. Klimaat en duurzaamheid Niet van toepassing. 6. Communicatie De leidraad treedt formeel na vaststelling door de raad gelijktijdig in werking met de Omgevingswet. Echter, er is een wens om al zo snel mogelijk deze leidraad onder de aandacht te brengen bij initiatiefnemers om de voorgestelde uitgangspunten en werkwijzen wel al zo goed mogelijk toe te passen. Vooruitlopende op de Omgevingswet gaan we dus al met de leidraad aan de slag. We verspreiden de leidraad met de nodige context en helpen initiatiefnemers op weg en toetsen na inwerkingtreding van de Omgevingswet de aanvragen aan de participatievereisten. Participatie is vanaf dan (naast een toetsing aan de wettelijke regels en ons omgevingsbeleid) één van de beoordelingsregels. Bij deze toetsing staan de volgende vragen centraal: Wie zijn betrokken? Wat hebben participanten ingebracht? Wat is ermee gedaan? De leidraad is ook uitgangspunt bij vergunningsaanvragen en planwijzigingen waarbij de gemeente de initiatiefnemer is. 7. Kosten, baten en dekking De kosten voor de ontwikkeling en evaluatie van de handreiking zijn gedekt uit het budget voor de Omgevingswet.

De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van de participatie. Als gemeente zijn we belast met het verder op weg helpen van initiatiefnemers en de toetsing of er voldoende aan participatie gedaan is. Voor participatie is vanuit het coalitieakkoord een voorstel opgenomen om separaat voor participatie budget ter beschikking te stellen. In dit voorstel wordt hierover dan ook niet iets specifieks opgenomen. Omdat we verwachten dat door de leidraad er meer bewustzijn komt en de participatie beter wordt vormgegeven verwachten we dat onze gemeente op den duur minder kosten maakt tijdens de procedure.

8. Bijlagen De volgende bijlagen horen bij dit voorstel: Volgorde 1.

Documentnummer INT/22/ 1109609:

Naam Participatieleidraad Zevenaar voor een goede omgevingsdialoog

Burgemeester en wethouders van Zevenaar De secretaris Danielle Jansen

zaaknummer Z/19/342350

De burgemeester Lucien van Riswijk

pagina 4 van 5

Raadsbesluit Onderwerp Zaaknummer Documentnummer

Participatieleidraad Zevenaar voor een goede omgevingsdialoog Z/19/342350 INT/22/1109651

De raad van de gemeente Zevenaar; overwegende dat het vaststellen van voorliggend besluit een voorwaarde is voor invoering van de Omgevingswet; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Zevenaar: Gelet op artikel 108 van de Gemeentewet ; besluit: 1. in te stemmen met de Participatieleidraad Zevenaar voor een goede omgevingsdialoog. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zevenaar, gehouden op 21 september 2022.

De griffier I.M. van Dijk

De burgemeester L.J.E.M. van Riswijk

1 1109609 bijlage 1 Participatieleidraad Zevenaar voor een goede omgevingsdialoog

Vaststelling raad: 21 september 2022

Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Inleiding Participatie in Zevenaar Hoe participeren wij in de gemeente Zevenaar Participatie bij gemeentelijke initiatieven Participatie bij initiatieven vanuit onze samenleving Beoordeling participatieproces

3 4 6 9 11 14

Bijlagen: 1. Stappenplan Zevenaar voor gemeentelijke initiatieven 2. Stappenplan Zevenaar voor initiatieven vanuit onze samenleving 3. Wat hebben we opgehaald bij onze inwoners en belanghebbenden bij participatie?

15 17 21

2

1. Inleiding De verhouding tussen overheid en samenleving verandert. Waar de overheid voorheen vooral inwoners informeerde over het gevoerde beleid, wordt nu vaker de dialoog gezocht met de inwoner. Steeds meer inwoners, ondernemers en organisaties willen invloed hebben op en een bijdrage leveren aan de kwaliteit van hun fysieke of sociale leefomgeving. Ook willen zij verantwoordelijkheid nemen bij de grote vraagstukken van vandaag, zoals de energietransitie, klimaatverandering of maatschappelijke ontwikkelingen in het sociaal domein. De Omgevingswet speelt hierop in en stimuleert vroegtijdige participatie om tijdig belangen, meningen en creativiteit op tafel te krijgen.

Doel van de participatiehandreiking: een goede omgevingsdialoog!

In deze handreiking wordt aangegeven op welke manier we in Zevenaar graag zien dat uitvoering wordt gegeven aan participatie: de omgevingsdialoog. In de praktijk geven we al invulling aan de participatie en deze ervaringen hebben we meegenomen in voorliggende handreiking. We merken dat de participatie in de praktijk niet altijd loopt zoals we dat zouden willen en zoals we het aan de voorkant hebben bedacht. Er zijn goede voorbeelden, maar ook zeker minder goede voorbeelden. Met deze handreiking willen we meer duidelijkheid bieden in de wijze waarop een participatieproces doorlopen kan of moet worden en welke stappen binnen dat proces van belang zijn. Totstandkoming handreiking Ter voorbereiding op de handreiking hebben we de al uitgevoerde participatieprocessen intern geëvalueerd en hebben er op ambtelijk en bestuurlijk niveau gesprekken plaatsgevonden met adviseurs van aanvragers, ontwikkelaars en de woningbouwcorporaties. We hebben de dorpsraden geraadpleegd en onder de inwoners van Zevenaar een enquête uitgezet. Ook heeft op 16 februari 2022 een raadsinformatieavond plaatsgevonden over het onderwerp participatie. In de gesprekken, de bijeenkomsten en de enquête hebben een aantal vragen centraal gestaan. 1. Wat is volgens u participatie? 2. Hoe ziet u het proces van participatie? 3. Wat is uw rol in het participatieproces? 4.

Wat is de rol van de gemeente in het participatieproces? 5. Wanneer is participatie volgens u geslaagd? De verslagen van deze overleggen en bijeenkomsten en de beantwoording van de vragen zijn in deze handreiking verwerkt en/ of als bijlage toegevoegd.

Leeswijzer

In deze participatiehandreiking gaan we eerst nader in op het begrip participatie. Vervolgens geven we in deze handreiking voornamelijk invulling aan de ‘hoe-vraag’. Hoe willen wij in Zevenaar dat er geparticipeerd wordt? Welke stappen zouden moeten worden doorlopen om te komen tot een goed participatieproces? Dat wordt weergegeven in de hoofdstukken 3 tot en met 5. In hoofdstuk 3 wordt de participatietrap geïntroduceerd en hoe we in Zevenaar participatie zien in brede zin en welke treden daarbij mogelijk zijn. Vervolgens maken we in de hoofdstukken 4 en 5 onderscheid tussen participatie bij gemeentelijke initiatieven (hoofdstuk 4) en participatie bij initiatieven vanuit de samenleving (hoofdstuk 5).

3

2. Participatie in Zevenaar Wat is participatie?

De gemeente Zevenaar hecht veel waarde aan het onderwerp participatie. In het ‘coalitieakkoord 2022-2026: Het moet anders en het gaat anders, samen!’ staat hierover het volgende opgenomen: ‘Wij willen in gesprek met inwoners die ideeën hebben over waar wij mee bezig zijn. Ook willen we met de inwoners praten over wat wij doen en waarom. Wij moeten ons verhaal duidelijker overbrengen, het gesprek vaker aangaan, beter laten zien dat er iets te kiezen valt en dat de meningen en ideeën van onze inwoners serieus worden genomen. Onze inwoners hebben veel kennis en ervaring, die voor ons van waarde is. Door inwoners, ondernemers en instellingen actief te betrekken bij het maken van ons beleid en de uitvoering, verhogen we de kwaliteit van de plannen. Door ieders belang mee te nemen, kunnen we betere besluiten nemen waar meer mensen zich in kunnen vinden.’

Participatie vanuit het coalitieakkoord ziet dus niet alleen op beleidsvorming, maar daarnaast ook op projecten en plannen die in de fysieke omgeving worden uitgevoerd, door de gemeente, dan wel door een derde partij. Participatie speelt juist bij deze projecten en plannen een grote rol. Denk aan woningbouwprojecten, de aanleg van zonnevelden, ingrepen in de openbare ruimte. Wat is participatie bij deze projecten of plannen? Als je aan honderd mensen vraagt wat participatie is, zul je 100 verschillende antwoorden krijgen, omdat iedereen een andere interpretatie geeft aan participatie. Wij hebben er voor nu voor gekozen om aansluiting te zoeken bij de definitie die de nieuwe Omgevingswet geeft aan participatie: ‘Het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit’. Vroegtijdig samenwerken vergroot de kwaliteit van oplossingen en zorgt ervoor dat verschillende perspectieven, kennis en creativiteit direct op tafel komen.’ Hoe ziet de gemeente Zevenaar participatie? Wij zien participatie als een middel om vroeg in het proces van planvorming de omgeving en overige belanghebbenden mee te nemen in het plan om zo samen met elkaar een beter plan te maken.

Door het betrekken van de omgeving zorg je ervoor dat alle belangen, meningen, kennis en creativiteit direct op tafel komen, die vervolgens kunnen worden meegewogen in de besluitvorming. Door bezwaren, maar ook juist goede ideeën met elkaar te bespreken, kun je het initiatief beter maken en is er meer kans op draagvlak voor je plan. Het hebben van draagvlak is geen vereiste, immers er kunnen altijd belanghebbenden zijn die het niet eens zijn met de inhoud van het plan. Wel zien wij dat participeren vroeg in het proces ervoor zorgt dat een plan meer als een samenwerking met de omgeving wordt gezien vanuit de initiatiefnemer en dat de belanghebbenden meer inzicht krijgen in de totstandkoming van een plan. Dit leidt minimaal tot een constructieve communicatie wat kan leiden tot wederzijds begrip en maximaal zelfs tot een plan waarin de omgeving optimaal haar invloed heeft kunnen uitoefenen.

Informatieavond ‘toets- en afwegingskader grootschalige duurzame energie’ – oktober 2019

4

Relatie met de formele procedures

In de huidige regelgeving is participatie opgenomen in de vorm van een formele inspraakmogelijkheid (zienswijze) gedurende de procedure. Wanneer de formele inspraakprocedure start, liggen er vaak al uitgekristalliseerde plannen voor bij het bestuur. De initiatiefnemer heeft dan al kosten gemaakt in de planvoorbereiding en is daardoor minder bereid om grote aanpassingen te doen aan zijn/haar plan. De initiatiefnemer is dit wel sneller geneigd te doen als er slechts sprake is van een idee en nog geen uitgekristalliseerd plan. Vroegtijdige participatie (voorafgaand aan vergunningverlening/ of indienen omgevingsplan) zorgt er voor dat plannen relatief makkelijk kunnen worden afgestemd op zowel de wensen van de initiatiefnemer, als de wensen van belanghebbenden en op de wensen van de gemeente, omdat de plannen minder ver zijn uitgewerkt. Hieronder wordt dit nader toegelicht:

Van belang is hierbij om nog aan te geven dat een niet goed uitgevoerd participatietraject wel negatieve gevolgen kan hebben voor de formele procedure, zoals inspraak, bezwaar/zienswijze en mogelijk beroep. Dit kan immers leiden tot een gevoel van ‘niet goed meegenomen te zijn’ en daardoor meer weerstand in het verdere proces. De formele procedures (inspraak, bezwaar/zienswijze en beroep) worden niet vervangen door participatie. Deze zouden elkaar moeten versterken en aanvullen.

5

3. Hoe participeren wij in de gemeente Zevenaar? Onze Zevenaarse samenleving wordt er beter van wanneer we er samen aan bouwen en verantwoordelijkheid nemen. We vinden het belangrijk dat inwoners en (maatschappelijke) ondernemers invloed hebben op dat wat voor hen belangrijk is en hun leefomgeving mede vormgeven. Daarbij ondersteunen we waar het nodig is en reiken we kaders aan als het moet. We borduren voort op de weg die we al in 2018 zijn ingeslagen. Participatie is niet nieuw, maar we merken dat het belangrijk is om samen met elkaar de uitgangspunten en spelregels beter vast te leggen. Daarbij moeten we ook bedacht zijn op het feit dat participatie maatwerk is. Niet alles wat er in onze gemeente gebeurt, leent zich voor participatie. Maar als er participatie plaatsvindt, dan doen we dat zorgvuldig en met respect voor elkaars belangen en rollen.

Algemene uitgangspunten participatie

We kiezen in Zevenaar bewust voor een aantal algemene uitgangspunten bij elk participatietraject, ongeacht of het initiatief vanuit de samenleving of vanuit de gemeente komt. Deze uitgangspunten, ook wel basisprincipes genoemd, zijn de volgende:  Vroegtijdig in gesprek gaan Wanneer een initiatiefnemer voornemens is om een initiatief in te dienen, is het van belang dat de initiatiefnemer zo vroeg mogelijk in het proces in gesprek gaat met de belanghebbenden, zodat alle belangen zo vroeg mogelijk op tafel komen. De initiatiefnemer organiseert participatie in ieder geval voordat definitieve besluiten worden genomen, zodat de opbrengst van het participatietraject kan worden meegewogen in de eindafweging. Hier worden alle belangen nauwkeurig gewogen.  Echt contact maken Initiatiefnemers kiezen voor een vorm van participatie die dichtbij de belanghebbenden staat en waarbij het goede gesprek / het echte contact volop de ruimte krijgt. Dat betekent ook dat je je als initiatiefnemer verdiept in de (omgeving van) de ander.  Maximaal open zijn Bij gewenste ontwikkelingen maken initiatiefnemers inzichtelijk aan de voorkant welke maximale ruimte er is voor belanghebbenden. Dit vergt maatwerk per onderwerp. Belanghebbenden informeren we minimaal bij nieuwe initiatieven en we streven naar meedenken.

 Duidelijk zijn Wat kunnen we van wie verwachten en wat niet? Initiatiefnemers communiceren helder over wat wel en niet mogelijk is. De kaders waarbinnen initiatiefnemers opereren worden vooraf helder aangegeven. Dit kunnen bijvoorbeeld wettelijke- of financiële kaders zijn Initiatiefnemers durven ‘nee’ te zeggen, maar denken ook mee over alternatieven. Initiatiefnemers laten bij acties en plannen goed zien wat het oplevert en voor wie.  Ruimte laten voor maatwerk Loslaten en vrijheid geven betekent ook dat er verschillen ontstaan. Dit mag en kan, zolang het geen willekeur is. Initiatiefnemers leggen uit waarom ze doen wat ze doen en vertrouwen daarbij op hun eigen professionele kwaliteit.  In contact blijven Initiatiefnemers, inwoners en professionals trekken samen op en werken samen aan de kwaliteit van leven in onze gemeente. Door in gesprek te blijven, worden botsende belangen omgezet in ‘samen leven, samen leren’. Steeds opnieuw zoeken we elkaar op voor een open gesprek. Contact houden is daarbij erg belangrijk.

6



‘Ja, en’ cultuur Initiatiefnemers denken in mogelijkheden en niet in problemen. Ze steken hun nek uit, durven de grenzen van wet- en regelgeving op te zoeken.

Vroegtijdig in gesprek

‘Ja, en’ cultuur

Echt contact

Initiatief vanuit de gemeente In contact blijven

Initiatief vanuit inwoners/ organisaties

Ruimte voor maatwerk

Maximaal open

Duidelijk zijn

De bovenstaande basisprincipes zijn geformuleerd vanuit de initiatiefnemer, maar de meeste basisprincipes gelden voor alle deelnemers aan het participatieproces. Om te komen tot een goede omgevingsdialoog is een constructieve houding van alle deelnemers wenselijk (maximaal open, duidelijk zijn, in contact zijn en blijven met elkaar).

Hoe gaan we de participatie invullen?

We maken gebruik van de ‘Participatietrap’ om per project of plan de juiste participatieaanpak te bepalen. In deze trap zijn verschillende opties, ook wel de gespreksdoelen, van participatie weergegeven: 1) informeren, 2) inventariseren, 3) verdiepen en 4) samen doen. Elk gespreksdoel vormt een trede van de Participatietrap en kent een aantal instrumenten (online/offline) die ingezet kunnen worden om de participatie uit te voeren. Dit noemen we de gespreksvormen. De Participatietrap wordt toegepast bij zowel ‘participatie bij gemeentelijke initiatieven’ als bij ‘participatie bij initiatieven vanuit de samenleving’. De vier gespreksdoelen zijn in beide situaties hetzelfde; de uitvoering kan verschillen. In hoofdstuk 4 en 5 wordt dit nader uiteengezet.

7

Hieronder wordt de participatietrap nader gevisualiseerd.

Gespreksdoelen Participatietrap 1) Informeren (= het minimale) Feitelijk gezien is dit geen participatie. Belanghebbenden krijgen informatie over een project, beleid of initiatief, maar kunnen niet meedenken of -doen. Zij zijn toehoorder en hebben verder geen inbreng. 2) Inventariseren Belanghebbenden wordt gevraagd om hun mening en advies in te brengen. De stem van belanghebbenden wordt meegenomen in het plan of besluit. Niet alle meningen en adviezen worden gebruikt. De rol van de participant is geconsulteerde. 3) Verdiepen Belanghebbenden kunnen problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. De initiatiefnemer* verbindt zich aan de resultaten, maar er kan uiteindelijk nog beargumenteerd afgeweken worden. De rol van de participant is adviseur. De betrokken partijen kunnen ook zelf met een voorstel komen. Dit hoeft niet aan te sluiten op een plan van de initiatiefnemer. 4) Samen doen (= het maximale) Initiatiefnemer* en belanghebbenden maken samen plannen, beleid of gezamenlijke financiering van een project. De rol van de participant is samenwerkingspartner. De belanghebbenden zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven (en mee te bepalen). *= de gemeente of een particuliere initiatiefnemer uit de samenleving

8

4. Participatie bij gemeentelijke initiatieven Samen maken we Zevenaar. Daarom vragen we inwoners, ondernemers en organisaties om te participeren. Dat betekent meedenken en meewerken aan plannen en besluiten voor de gemeente Zevenaar. Soms gaat het om de realisatie van een speeltuin, woningen of een weg. Een andere keer over duurzaamheid of wonen zonder aardgas. Als gemeente willen we graag samenwerken, zodat iedereen die dat wil, kan meepraten. Ook kunnen we plannen beter maken met de kennis, de kunde en ervaring van inwoners, ondernemers en organisaties. We weten dan beter wat er leeft in onze samenleving en kunnen daarop inspelen. Het gespreksdoel Meedenkende inwoners of organisaties moeten keuzes kunnen maken. Als er geen mogelijkheden zijn voor verschillende reële beleidsalternatieven, dan is er geen sprake van ‘echte’ participatie. De minimale vorm is dan ‘informeren’ (= eenzijdige communicatie). Maar wanneer is er sprake van ‘inventariseren’, ‘verdiepen of ‘samen doen’? Om te bepalen welk gespreksdoel precies van toepassing is, maken we als gemeente gebruik van het ‘Stappenplan participatie’ voor participatie. Met behulp van dit format is het mogelijk om per situatie te bepalen op welke manier participatie vorm kan krijgen.

In acht stappen wordt antwoord gegeven op strategische vragen zoals: 1) 2) 3) 4) 5)

Waarom gaan we in gesprek? Met wie gaan we in gesprek? Als wie gaan we in gesprek? Waarover gaan we in gesprek? Hoe gaan we in gesprek?

Maar ook uitvoeringszaken komen aan bod: 6) Wie doet wat? 7) Hoe gaan we de belanghebbenden uitnodigen? 8) Hoe gaan we terugkoppelen? Door de vragen te beantwoorden kan bepaald worden wat het gespreksdoel is: ‘informeren’, ‘inventariseren’, ‘verdiepen’ of ‘samen doen’. Participeren kan op allerlei manieren en er kan tegenwoordig een heel scala aan middelen worden ingezet. Offline, maar ook online. De inzet van etools biedt voordelen. Een inwoner of ondernemer kan vanuit de eigen locatie meedoen wanneer het hem of haar uitkomt en via een communicatiemiddel dat hij of zij zelf verkiest (zoals telefoon, tablet of computer). Als overheidsorganisatie is het mogelijk om andere groepen te bereiken (en te betrekken) dan met de meer traditionele communicatiemiddelen. Tegelijkertijd is het risico dat een deel van de inwoners hierdoor juist uitgesloten raakt, omdat zij geen toegang tot of kennis hebben van deze digitale middelen. In de ideale situatie is het dus niet offline of online participatie, maar een combinatie van offline en online (waarbij het één het ander versterkt). 9

Arrangementen participatie | gemeentelijk initiatief Gespreksdoel

Doel Mogelijke gespreksvormen offline

Informeren Meeweten

Inventariseren Meedenken

Verdiepen Meewerken

Samen doen Meebepalen

-Informatiebericht in Zevenaar Post

- Oproep in Zevenaar Post -Bewonersbrief met uitnodiging voor bewonersavond & verwijzing naar digitale meedenk-mogelijkheid (op eparticipatieplatform) - Bewonersavond - Interviews/ enquêtes

- Oproep in Zevenaar Post

-Oproep in Zevenaar Post om belanghebbenden mee te nemen/ hen de mogelijkheid te geven iets van de plannen te vinden

- Informatiebrief/ flyer/ nieuwsbrief (print) - Informatieavond

- Brief aan bewoners/ experts/belanghebbenden met oproep om mee te werken - Ateliers / werksessies / bijeenkomsten

- Brief aan direct belanghebbenden om samen plan(nen) te maken - Ateliers/ werksessies/ bijeenkomsten met afgebakende groep - Bewonersbrieven

Mogelijke gespreksvormen online

-Nieuwsbericht op zevenaar.nl & inzet social media - Nieuwsbrief/ mailings bewoners - Digitale informatieavond of webinar

- Nieuwsbericht op zevenaar.nl & inzet social media (met verwijzing naar eparticipatieplatform) -Projectpagina op eparticipatieplatform met bijvoorbeeld enquête of poll -Digitale bewonersavond -Inwonerspanel

- Nieuwsbericht op zevenaar.nl en social media (met verwijzing naar eparticipatieplatform) - Projectpagina op eparticipatieplatform met mogelijkheid om met ideeën te komen - Digitale bijeenkomsten/ werksessies/ ateliers

- Nieuwsbericht op zevenaar.nl en social media (met verwijzing naar eparticipatieplatform) - Projectpagina op eparticipatieplatform (besloten/ openbaar) waar meebepalen mogelijk is - Digitale bijeenkomsten werksessies/ ateliers

Per gespreksvorm is het goed om te bepalen of en hoe de gemeenteraad zo goed mogelijk bij de participatie betrokken kan worden. Ook kan de pers actief worden geïnformeerd over het project, initiatief of beleidsstuk.

10

5. Participatie bij initiatieven vanuit de samenleving Er komen jaarlijks vele particuliere initiatieven binnen bij de gemeente Zevenaar. De gemeente hecht ook waarde aan participatie bij initiatieven vanuit onze samenleving. De Omgevingswet gaat er vanuit dat een initiatiefnemer daarbij zelf verantwoordelijk is voor goede participatie. Zoals beschreven in hoofdstuk 3 vragen we ook bij initiatieven vanuit de samenleving om gebruik te maken van de ‘Participatietrap’ om de participatieaanpak per initiatief te bepalen.

Bepaal de participatietrede

De initiatieven vanuit de samenleving die binnenkomen bij de gemeente zijn veelal ruimtelijk van aard. De aard en omgang van de vraag verschilt. Men kan verzoeken om een nieuw tuinhuis of om een zonnepark te mogen realiseren. Bij al deze ontwikkelingen is het belangrijk dat initiatiefnemers vroegtijdig in gesprek gaan met de belanghebbenden. Vanwege het verschil in omvang en complexiteit van de ontwikkelingen, hanteert de gemeente een driedeling in ruimtelijke ontwikkelingen. Elk van deze ontwikkelingen heeft een andere aanbevolen participatietrede die men kan hanteren. Door vooraf initiatiefnemers heldere kaders te geven met betrekking tot participatie, voorkomen wij eventuele problemen in de voortgang van het participatieproces. 1. Kleine initiatieven: hieronder worden in ieder geval bedoeld de afwijkingen binnen het bestemmingsplan (onder de Omgevingswet omgevingsplan) en overige ruimtelijke ontwikkelingen die weinig impact hebben op de omgeving. Dit zijn veelal de plannen die qua aard en omgang klein zijn. Denk hierbij aan het plaatsen van een tuinhuis of overkapping. Wijze van participeren: Informeer de belanghebbenden (bijvoorbeeld de direct aanwonenden). Voeg bij het indienen van de aanvraag een samenvatting van hoe en op welke manier de verschillende belanghebbenden zijn geïnformeerd. 2.

Grote initiatieven die complex zijn: Dit zijn ruimtelijke ontwikkelingen die veel impact hebben op de omgeving door bijvoorbeeld de omvang of de aard van de activiteit, politieke gevoeligheid, te verwachten bezwaren of zienswijzen. Het zijn ontwikkelingen waarbij meerderere (tegengestelde) belangen spelen. Op basis van de invloed van het initiatief op de omgeving bepaalt de initiatiefnemer welke participatietrede er wordt gekozen. Een grote invloed van het initiatief vraagt om een hoge participatietrede. Wijze van participeren: Bij complexe initiatieven dient de initiatiefnemer minimaal te kiezen voor de trede ‘inventariseren’: vraag en antwoord. Voor initiatiefnemer betekent dit het plan toelichten, vragen beantwoorden, het ophalen van meningen en input vanuit belanghebbenden en vastleggen wat hiermee is gedaan. Wij vragen initiatiefnemer om hierbij gebruik te maken van het participatie stappenplan van Zevenaar. 3. Initiatieven waarbij sprake is van verplichte participatie1: De raad kan een lijst vaststellen met gevallen waarbij participatie verplicht wordt. Bij deze gevallen kan de gemeente de aanvraag buiten behandeling laten als er geen of onvoldoende participatie heeft plaatsgevonden. Wijze van participeren: Bij deze initiatieven waar participatie verplicht is, dient de initiatiefnemer minimaal te kiezen voor ‘verdiepen’: de dialoog aangaan.

Initiatiefnemer moet het gehele participatie stappenplan Zevenaar doorlopen zoals hieronder aangegeven en dient uitgebreid in te gaan op de verschillende stappen en zal dit goed moeten vastleggen.

1

Voor deze lijst met verplichte participatie, wordt verwezen naar het betreffende raadsbesluit met kenmerk INT/22/1109205.

11

Participatie stappenplan Zevenaar

Zodra er een participatietrede is gekozen (hoger dan informeren) vragen wij de initiatiefnemer het ‘Participatie stappenplan Zevenaar’ in te vullen (zie bijlage 2), al dan niet in overleg met de gemeente. Afhankelijk van initiatiefnemer, kan de gemeente hierbij een grote of kleine rol hebben. Dit zal met elkaar worden afgestemd. Doel vanuit de gemeente daarbij zal zijn om zo goed mogelijk het participatieproces te ondersteunen zodat de betrokken partijen met elkaar in gesprek gaan en met elkaar in gesprek blijven. Bij initiatieven vanuit de samenleving zal het niet gebruikelijk zijn om de hoogste trede ‘Samen doen’ in te zetten. Dit heeft te maken met de belangen die er financieel, bedrijfsmatig of persoonlijk zijn voor de initiatiefnemer. We zullen voor deze plannen en projecten dan ook maximaal inzetten op de derde trede: Verdiepen.

Eisen aan de uitvoering Het Participatie stappenplan Zevenaar, eventueel aangevuld met toevoegingen vanuit de gemeente Zevenaar, voert de initiatiefnemer uit. De initiatiefnemer is hiervoor zelf verantwoordelijk. Om te zorgen voor een goed participatietraject is het belangrijk dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft en zich aan dezelfde regels houdt. Omdat participatie maatwerk is kunnen de regels per traject verschillen. In hoofdstuk 3 hebben we de algemene uitgangspunten voor participatie geformuleerd. Initiatiefnemer dient deze in acht te nemen bij het invullen/ doorlopen van het stappenplan. Daarbij vragen we nog extra aandacht voor de volgende uitvoeringseisen.  Maak heldere afspraken en leg alles vast: De initiatiefnemer legt de resultaten van het participatietraject goed vast. Daarnaast dient te worden aangegeven, hoe én waarom de input van belanghebbenden wel of niet is verwerkt in het initiatief. Dit wordt ingediend met de vergunningaanvraag en is van belang voor de beoordeling van de aanvraag.  Zorg ervoor dat alle belangen op tafel liggen: De initiatiefnemer spant zich in om alle belangen, standpunten en waarden op tafel te krijgen, zodat de gemeente een afgewogen besluit kan nemen. De initiatiefnemer streeft ernaar een representatieve en diverse groep belanghebbenden te betrekken.

Van belang hierbij is om op te merken dat wij als gemeente de rol van de initiatiefnemer niet overnemen. De initiatiefnemer blijft uiteindelijk voor zijn initiatief verantwoordelijk en daarmee ook voor het te doorlopen participatieproces. De gemeente kan dus een actieve rol spelen in het participatieproces bij initiatieven vanuit de samenleving, maar is daarmee niet verantwoordelijk voor het resultaat. De initiatiefnemer maakt uiteindelijk de keuzes binnen het participatieproces om een plan al dan niet aan te passen. Doel van participatie is dat het proces inzichtelijk is en dat belanghebbenden zijn/ worden gehoord. Ze moeten zichzelf/ hun inbreng terug kunnen vinden in de stappen van het participatieproces.

12

Om als initiatiefnemer (niet gemeente) te kunnen bepalen welke communicatiemiddelen en welke communicatiekanalen gebruikt kunnen worden, wordt hieronder een aantal suggesties gedaan per gespreksdoel (arrangementen). Arrangementen initiatief vanuit de samenleving Informeren

Inventariseren

Verdiepen

Samen doen

Doel

Meeweten

Meedenken

Meewerken

Meebepalen

Mogelijke gespreksvormen offline

-Brief in de brievenbus van de belanghebbenden

-Een afspraak maken met de belanghebbenden om langs te gaan (Keukentafelgesprek)

-Een afspraak maken met de belanghebbenden om langs te gaan (Keukentafelgesprek)

-Brief aan belanghebbenden om samen plan(nen) te maken

-Bijeenkomst organiseren voor belanghebbenden

-Bijeenkomst organiseren voor belanghebbenden

-Informatiebrief versturen

-Informatiebrief versturen

- Een afspraak maken met de belanghebbenden om langs te gaan (Keukentafelgesprek)

-Nieuwsbericht in de lokale krant

-Nieuwsbericht in de lokale krant

- Bijeenkomst organiseren voor belanghebbenden -Informatiebrief versturen

Mogelijke gespreksvormen online

-een berichtje sturen (mail of whatsapp naar de belanghebbenden -de belanghebbenden telefonisch contacten

-Social mediapagina aanmaken voor het initiatief

-Social mediapagina aanmaken voor het initiatief

-Projectpagina realiseren

-Projectpagina realiseren

-Digitale enquête of poll

-Digitale enquête of poll

-Digitale bewonersavond

-Digitale bewonersavond

-Nieuwsbericht in de lokale krant -Social mediapagina aanmaken voor het initiatief -Projectpagina realiseren -Digitale enquête of poll -Digitale bewonersavond

Per gespreksvorm is het goed om te bepalen of en hoe de gemeenteraad zo goed mogelijk bij de participatie betrokken kan worden.

13

6.

Beoordeling omgevingsdialoog/ participatie

De omgevingsdialoog is een belangrijk onderdeel voor de totstandkoming van een plan/ initiatief. Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag kijkt de gemeente of deze omgevingsdialoog goed is gevoerd. Om dit te beoordelen, maken we gebruik van de volgende vragen: 1. Heeft de initiatiefnemer geprobeerd om een goede afspiegeling van alle belanghebbenden bij de omgevingsdialoog te betrekken? 2. Hoe hebben de deelnemers hun inbreng geleverd? 3. Was voor de deelnemers het doel van de participatie duidelijk? 4. Hoe is er geluisterd naar elkaar? 5. Wat heeft de initiatiefnemer met de wensen en ideeën van de deelnemers gedaan en waarom? 6. Hoe is omgegaan met afwijkende standpunten en zorgen van de deelnemers? 7. Hoe zijn de verschillende belangen afgewogen? 8. Is het voor alle deelnemers duidelijk waarop zij wel en geen invloed hebben en waarom? 9. Zijn alle deelnemers tijdig en duidelijk geïnformeerd? 10. Hoe waarderen de deelnemers de uitkomst en het proces van de dialoog?

Tot slot Alhoewel deze leidraad handvatten biedt voor een goed participatietraject, is het succes van participatie afhankelijk van veel meer factoren. Primair is het voor de gemeente van belang dat de participatie de verschillende belangen, standpunten en waarden inzichtelijk maakt. Wanneer dit lukt is de participatie in principe succesvol. Participatie blijft echter ook maatwerk: het lukt de initiatiefnemer niet altijd om alle belangen op tafel te krijgen, bijvoorbeeld omdat niet alle belanghebbenden mee willen doen. Daarom kijkt de gemeente naast de opbrengst van een participatietraject ook naar hoe het proces is verlopen. Daarbij wordt gekeken of dit voldoet aan de door de gemeente gestelde eisen in het stappenplan. Uit een onderzoek naar lokale participatieprocessen blijkt dat deelnemers aan een participatieproces onderscheid maken tussen de inhoudelijke uitkomsten en een eerlijk verloop van het participatieproces, en dat ze een rechtvaardig proces belangrijker achten dan de uitkomsten. De resultaten laten zien dat met name een goede toelichting van een project of plan een belangrijke rol speelt in de beoordeling van een participatieproces.

Het gaat dan om het belang dat de deelnemers hechten aan begrijpelijke informatie over het participatieproces, verantwoording over de inhoudelijke keuzes die de gemeente of initiatiefnemer heeft gemaakt en hoe de uitkomsten van het participatieproces hierin terugkomen. Ongeacht de uitkomst hechten deelnemers er waarde aan dat zij serieus genomen worden.

14

Bijlage 1: Stappenplan bij gemeentelijke initiatieven

15

16

Bijlage 2: Stappenplan Zevenaar voor initiatieven vanuit onze samenleving. Communicatieformat: in 8 stappen naar een goed participatietraject. 1. Bepaal het doel Wat is het participatiedoel? Wat wilt u bereiken met het participatietraject?

2. Bepaal het publiek Voor wie gaat uw initiatief iets veranderen/betekenen? Bepaal de betrokkenen van het participatietraject.

Wat kunnen de gevolgen van uw initiatief zijn voor uw omgeving? Beschrijf de gevolgen van uw initiatief.

3. Bepaal wie het participatietraject vertegenwoordigd Wie is de planeigenaar/initiatiefnemer van het participatietraject? In welke hoedanigheid en in welke rol start u het participatietraject? (Bijvoorbeeld als grondeigenaar, als ontwikkelaar, of wordt u ingehuurd voor het participatietraject?)

17

4. Bepaal waarover u in gesprek gaat Wat is de bedoeling van uw plan? Beschrijf wat u precies wilt gaan doen.

Waarover kunnen de betrokkenen meedenken? Bepaal vooraf waarover u in gesprek wilt met de betrokkenen.

5. Bepaal de gespreksvorm Hoe worden de betrokkenen benaderd? Op welke manier wilt u gaan participeren met de betrokkenen?

Hoe zorgt u ervoor dat iedereen de informatie heeft die hij/zij nodig heeft? Hoe gaat u voorafgaand aan het participatieproces de informatie ontsluiten?

Welke participatietrede wordt gehanteerd? Geef aan welke participatietrede u hanteert van de participatieladder.

18

6. Het proces en verslaglegging Welke afspraken worden gemaakt met de betrokkenen over het proces? Formuleer heldere afspraken in samenspraak met de betrokkenen over het proces.

Hoe komt het participatieproces eruit te zien? Geef een beschrijving van het beoogde participatieproces.

Op welke manier wordt de inbreng van betrokkenen verwerkt? Wat er gebeurt met de inbreng van de belanghebbenden en de argumentatie waarom er wel of niet gekozen wordt om de inbreng te verwerken in het beoogde plan?

Hoe worden de reacties aan de verschillende mensen teruggekoppeld? Geef een beschrijving hoe u de reacties aan de verschillende betrokkenen gaat terugkoppelen.

7. Kies een communicatiemiddel Van welke communicatiemiddelen en kanalen wordt gebruik gemaakt? Geef een overzicht van welke communicatiemiddelen en kanalen u gebruik maakt.

19

8. Evalueer het proces Hoe kijkt u terug op het participatieproces? Evalueer uw eigen participatietraject.

Hoe kijken de betrokkenen terug op het participatieproces? Laat de betrokkenen het participatietraject evalueren.

20

Bijlage 3: Wat hebben we opgehaald bij onze inwoners en belanghebbenden bij participatie? Hieronder een overzicht van de inhoud van de gesprekken die zijn gevoerd met de adviseurs van initiatiefnemers, projectontwikkelaars en de woningbouwcorporaties.                    

Enige kaders op voorhand zijn gewenst, niet blanco starten aan participatie Afstemming met gemeente. Heeft de gemeente een positieve grondhouding? Verwachtingsmanagement: waarover heeft deelnemer aan het proces wat te zeggen Relatie gemeente/ initiatiefnemer: wie is waarvoor verantwoordelijk? Waar ligt de regie? Goede verslaglegging Proactief betrekken van mensen bij een proces: wederzijdse beweging Duidelijkheid over rollen en het proces Blijven communiceren in een bepaalde frequentie Participatie terug laten komen in de prestatieafspraken De handreiking moet initiatiefnemer enthousiasmeren In een vroeg stadium toelichten waarom een ontwikkeling wenselijk is vanuit de gemeente Proactief samenwerken, dialoog aangaan, gelijkwaardigheid, meedoen, gehoord worden Neem de tijd Vroegtijdig in het proces moet worden gestart met participatie De initiatiefnemer dient transparant te zijn over de inhoud en het proces. Er gebruik dient te worden gemaakt van de plan-do-check-act cyclus, ook tussentijds gedurende het proces De omgeving moet gehoord zijn.

Met een goede onderbouwing/ goede argumenten dient te worden aangegeven waarom wel of niet iets is gedaan met de geleverde input In het proces vroegtijdig betrokken zijn en ook in het verdere proces Het proces elke keer evalueren en de lessen vanuit de afgeronde processen ook toepassen op nieuwe participatieprocessen Geen vooringenomenheid meer vanuit initiatiefnemers

De reacties op enquête van de inwoners worden op de volgende pagina weergegeven.

21

22