RIB24.113 Bijlage 1 Uitvoeringsprogramma 2024 en jaarverslag 2023 Zeist

Uitvoering en Handhaving gemeente Zeist Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsprogramma 2024

Gemeente Zeist

Inhoudsopgave

1

INLEIDING

1.1

Aanleiding

In aansluiting op ons nieuwe Uitvoerings- en Handhavingsbeleid 2024 - 2028 (U&H-strategie) presenteren wij hierbij ons Jaarverslag 2023 en ons Uitvoeringsplan voor 2024 In dit document doen wij verslag over de uitvoering van onze Uitvoerings- en Handhavingstaken (voorheen ook wel Vergunningen-, Toezicht- en Handhavingstaken (VTH-taken) genoemd). Daarnaast beschrijven wij in dit document hoe wij onze U&H-taken plannen voor 2024 Dit document is een weergave van hoe wij aan onze U&H-strategie (ons beleid) uitvoering hebben gegeven en willen gaan geven om zo samen met onze inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners te werken aan een veilige, gezonde, duurzame en kwalitatief hoogwaardige fysieke leefomgeving in de gemeente Zeist (Doel). Big-8 beleids- en uitvoeringscyclus De U&H-strategie, het U&H-jaarverslag en -uitvoeringsplan en het U&H-bijlagenboek zijn documenten/instrumenten die wij gebruiken om invulling te geven aan de wettelijk verplichte beleids- en uitvoeringscyclus, de zogenoemde Big-8 beleids- en uitvoeringscyclus (zie afbeelding, figuur 1 hiernaast met verwijzing naar de betreffende wetsartikelen uit het Omgevingsbesluit, per 1-1-2024).

De wettelijke verplichte invulling van deze beleids- en uitvoeringscyclus is onder andere bedoeld om transparant te zijn over wat wij bij het uitvoeren van onze U&H-taken als gemeente Zeist hebben gedaan, wat wij doen, waarom we dit doen, welke keuzes we hierbij maken en hoe we dit hebben georganiseerd.

Figuur 1. De Big-8 beleidsen uitvoeringscyclus

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

2/51

Ook willen we met deze werkwijze onze U&H-taken zo optimaal en professioneel mogelijk uitvoeren. Bij de uitvoering van onze U&H-taken maken we, conform de U&H-strategie, keuzes. Deze keuzes maken we risicogericht. Op deze manier zetten we onze uitvoeringsorganisatie zo efficiënt en effectief mogelijk in. Het cyclisch werken conform de BIG-8 helpt ons hierbij.

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

3/51

1.2

Leeswijzer

In dit document doen wij verslag over de uitvoering van onze uitvoerings- en handhavingstaken (U&H-taken, voorheen ook wel Vergunningen, Toezicht en Handhavingstaken genoemd) in 2023. Daarnaast beschrijven wij in dit document hoe wij onze U&H-taken plannen voor 2024. In Hoofdstuk 2 wordt in het algemeen per onderwerp/thema beschreven wat wij hebben gedaan in 2023. Daarnaast wordt, voor zover van toepassing, aangegeven of en in hoeverre dit thema/onderwerp nog doorwerkt in het Uitvoeringsplan voor 2024. In dat geval wordt dit in het groen expliciet aangegeven. Hoofdstuk 3 beschrijft het ‘specifieke’ programma voor 2024 aan de hand van de uitvoeringsorganisatie (paragraaf 3.1), de doelen (paragraaf 3.2), de prioriteiten (paragraaf 3.3), het communicatieplan (paragraaf 3.4) en de activiteitenkaarten (paragraaf 3.5). Activiteitenkaarten De activiteitenkaarten zijn bedoeld om in 1 overzichtelijke tabel de gehele beleids- en uitvoeringscyclus (zie figuur 1.) voor de betreffende activiteit weer te geven en daarmee de directe verbinding te maken met de U&H-strategie als het gaat om de programmering en uitvoering van de meest belangrijke U&H-taken. In deze activiteitenkaarten wordt zo concreet mogelijk onze geprogrammeerde capaciteit voor de betreffende activiteit weergegeven.

Door de gemaakte prioritering (zie pagina 22 van de U&H-strategie) af te zetten tegen de beschikbare capaciteit ontstaat onderstaande matrix: Handhavingsverzoek Meldingen en eigen constatering

Prioriteit Hoog Pakken we altijd op Pakken we altijd op

Prioriteit Midden Pakken we altijd op Pakken we op bij beschikbare capaciteit

Prioriteit Laag Pakken we altijd op Pakken we in beginsel niet op

Omdat er vanuit de jurisprudentie een beginselplicht om handhaving geldt, worden verzoeken altijd opgepakt. Deze mogen niet worden afgewezen met als motivering dat er sprake is van een gebrek aan beschikbare capaciteit of het feit dat er aan de overtreding een lage prioritering is toegekend. Deze matrix geeft weer welke zaken in een regulier jaar kunnen worden opgepakt zonder dat hiervoor extra capaciteit beschikbaar wordt gesteld. Kort gezegd is de capaciteit nu toereikend genoeg om in ieder geval de handhavingsverzoeken op te pakken en meldingen aangaande onderwerpen die hoog zijn geprioriteerd. Deze activiteiten vallen binnen onze reguliere werkzaamheden. Alle U&H-meldingen met een Gemiddelde en Lage prioriteit voeren wij in het kader van dit uitvoeringsplan uit wanneer er capaciteit beschikbaar is binnen de capaciteit voor reguliere werkzaamheden. In het uitvoeringsplan wordt hiervoor niet specifiek tijd gereserveerd. Er kunnen zich altijd situaties voordoen dat deze U&H-taken toch (met voorrang) worden opgepakt, bijvoorbeeld in noodgevallen, bij inspectiesignalen (zoals bijvoorbeeld in het verleden bij breedplaatvloeren of gevelbekleding) of andere bijzondere omstandigheden waarvoor we alsdan ervoor kiezen deze taken toch op te pakken.

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

4/51

Hieronder staat toegelicht hoe u de activiteitenkaarten kunt lezen/interpreteren. NAAM ACTIVITEIT Omschrijving activiteit Wat doen we? Relatie U&H-strategie/collegeprogramma Wat vinden we belangrijk? Doelstellingen Welk(e) doel(en) willen we bereiken? Monitoringsindicatoren – Hoe meten we dit? Uitvoerder Wie voert/voeren deze activiteit uit? Strategie Hoe gaan we dit doen? Jaarverslag 2023 Wat hebben we afgelopen jaar gedaan? Evaluatie en bijsturing Hoe is dit gegaan en moeten we bijsturen? Uitvoeringsplan 2024 Wat gaan we het komende jaar programmeren?

Algemene activiteit-/taakbeschrijving. Wat houdt de activiteit/taak in? Koppeling met en beschrijving van de relatie tussen de (deel-)activiteit/taak, de hieronder beschreven doelstellingen en de U&H-strategie en/of het collegeprogramma. Welke prioriteit heeft deze (deel-)activiteit/taak volgens de U&H-strategie en/of het collegeprogramma? Koppeling met de (meetbare) doelen uit de U&H-strategie, eventueel aangevuld met concrete doelstellingen in relatie met de betreffende activiteit/taak. Tussen haakjes staat aangegeven op welke Hoofddoelstelling uit het U&H-beleid de doelstelling betrekking heeft. Weergave van de indicatoren (kwantitatief en/of kwalitatief) waarmee we kunnen monitoren/meten of en in hoeverre we de doelstellingen (kunnen) bereiken. Beschrijving van degene die de activiteit/taak uitvoeren, bijv. Afdeling(en)/Team(s) van de gemeente Zeist al dan niet in samenwerking met 1 of meerdere samenwerkingspartner(s). Koppeling van de activiteit aan de beschreven strategieën uit de U&Hstrategie waarmee wordt aangegeven welke strategie(ën) wordt/worden toegepast op deze taak. Verslaglegging van hoe we in het voorgaande jaar/de voorgaande jaren deze activiteit/taak hebben uitgevoerd? Bijv. of en in hoeverre we de doelstellingen uit het Uitvoeringsplan van het betreffende jaar hebben behaald.

Beschrijving van of en in hoeverre de uitvoering van de activiteit/taak leidt tot eventuele bijsturing in de uitvoering en/of het beleid op onderdelen als prioriteit, doelstellingen, strategie, capaciteit etc. Beschrijving van de te programmeren capaciteit voor de uitvoering van deze activiteit in het komende jaar.

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

5/51

1.3

Wettelijke kader

Dit U&H-Jaarverslag en -Uitvoeringsplan gaat over de U&H-taken die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving. Het betreft de U&H-taken die voortvloeien uit de Omgevingswet. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de reikwijdte van dit document zich beperkt tot de U&H-taken waarvoor de gemeente Zeist het bevoegde gezag is en waarbij de uitvoering van deze U&H-taken ook bij de gemeente is belegd. Bepaalde U&H-taken zijn belegd bij externe samenwerkingspartners. De uitvoering van de milieutaken is bijvoorbeeld ondergebracht bij de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) en de Brandveiligheids-taken zijn belegd bij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). De U&H-taken die de ODRU voor de gemeente Zeist uitvoert vallen niet binnen de reikwijdte van de U&H-strategie. Vanuit de wettelijke verplichting om het beleid voor de taken die door de omgevingsdienst worden uitgevoerd te uniformeren (zodat er voor de omgevingsdienst een gelijk speelveld ontstaat), is voor deze milieutaken regionaal een uniforme U&H-strategie opgesteld en vastgesteld. Op basis hiervan worden ook afzonderlijk van dit document een uniform jaarverslag en uitvoeringsplan (en een Dienstverleningsovereenkomst DVO) door de ODRU opgesteld. Deze documenten zijn als bijlagen bij dit document gevoegd. De VTH-taken die door de VRU worden uitgevoerd vallen wel binnen het kader van de VTH-strategie.

Jaarlijks worden met de VRU de prioriteiten besproken. Deze worden vastgelegd in een jaarplan op risicobeheersingstaken (brandveiligheid). Deze is als bijlage bij dit document gevoegd

1.4

Interbestuurlijk toezicht provincie Utrecht

Het interbestuurlijk toezicht van de provincie Utrecht (IBT) houdt toezicht op de uitvoering van (onder andere) de taken op het gebied van het omgevingsrecht. Hiervoor dienen wij elk jaar aan het IBT documentatie aan te leveren, waaronder een uitvoeringsprogramma en een jaarverslag. Op basis van deze aangeleverde stukken ontvangen wij ieder jaar van het IBT een beoordeling. Deze beoordeling kan bestaan uit het oordeel, ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. De afgelopen jaren hebben wij de beoordeling ‘voldoet deels’ gekregen. Op basis van de laatste beoordeling van het IBT zijn aan de gemeente Zeist de volgende verbeterpunten meegegeven: Rapportage en evaluatie 1. Voer een periodieke beleidsevaluatie uit. Stel deze vast en stuur deze ter informatie aan de gemeenteraad. Toelichting: De laatste tussentijdse beleidsevaluatie is zeer summier uitgevoerd in 2018/2019. Een wettelijk vereiste is dat periodiek gerapporteerd wordt over het al dan niet bereiken van de in het VTH-beleid gestelde doelen. Daarnaast dient gerapporteerd te worden over de uitvoering van de activiteiten in verhouding tot de prioriteitstelling. Ten slotte dient gerapporteerd te worden over de uitvoering van de afspraken met andere bestuursorganen en organen die belast zijn met de strafrechtelijke handhaving. Reactie: Per dit jaar hebben wij een nieuwe U&H-strategie geformuleerd.

Een evaluatie op het oude beleid hebben we per raadsinformatiebrief van 23 april 2024 toegezonden aan de gemeenteraad. Evaluatie op het nieuwe beleid zal naar alle waarschijnlijkheid medio Q4 2024 – Q1 2025 plaatsvinden. 2. Bezie of de probleem- en risicoanalyse voor uitvoering (vergunningverlening en aanverwante taken) en handhaving (toezicht en handhaving) nog actueel is en pas deze zo nodig aan. Toelichting: u heeft het VTH-beleid 2019-2022 met een jaar verlengd zonder na te gaan of de probleem- en risicoanalyse nog actueel is. Daardoor is niet duidelijk of het verlengde beleid actueel is. Reactie: Eind 2023 is de risicoanalyse geactualiseerd. Op basis hiervan hebben we de nieuwe U&H-strategie opgesteld welke in maart 2024 vastgesteld is. 3. Stel het jaarverslag tijdig vast. Toelichting: Een tijdige vaststelling is voor een goede taakuitvoering en doorlopen van de BIG-8 cyclus essentieel. Reactie: In 2023 is ons jaarverslag pas in augustus vastgesteld. Dit jaar heeft dit medio juni plaatsgevonden. Hiermee hebben we een verbeterslag gemaakt ten opzichte van vorig jaar. Ons streven is om in 2025 hier wederom een verbeterslag op te maken door in Q1 2025 het jaarverslag en uitvoeringsprogramma vast te stellen. Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

6/51

Strategisch beleid 4. Actualiseer het beleid voor de Uitvoering (vergunningverlening en aanverwante taken) en Handhaving (toezicht en handhaving) voor de thuistaken. Toelichting: Het VTH-beleid 2019-2022 is met een jaar verlengd. Actualiseer dit beleid aan de hand van een volledige beleidsevaluatie en een actuele probleem- en risicoanalyse. Reactie: Wij hebben voor de periode 2024-2028 een nieuwe U&H-strategie vastgesteld. Hiermee is ons beleid geactualiseerd. 5. Formuleer in het beleid heldere en meetbare doelen die gekoppeld zijn aan gestelde prioriteiten, zoals beschreven onder punt 2. Stel het geactualiseerde beleid vast en stuur dit ter informatie aan de gemeenteraad. Toelichting: Om goed te kunnen monitoren en te evalueren is het van belang dat de doelen voldoende concreet (als meetbare prestaties) geformuleerd zijn. Reactie: In dit uitvoeringsprogramma koppelen we de concrete doelstellingen aan de doelstellingen uit de U&H strategie. De cyclische benadering helpt ons om hier jaarlijks een verbeterslag in te maken 6. Geef in het beleid inzicht in de afspraken die u heeft gemaakt met de andere betrokken bestuursorganen over de samenwerking bij en de afstemming van de werkzaamheden. Toelichting: in het beleid wordt hier en daar wel vermeld dát er afspraken zijn gemaakt, maar wat die afspraken inhouden, wordt niet vermeld.

Reactie: Voor zover mogelijk hebben wij vermeld op welke wijze onze afspraken met andere bestuursorganen zijn vastgelegd. 7. Geef in het beleid inzicht in de afspraken die u heeft gemaakt met de organen die belast zijn met de strafrechtelijke handhaving. Toelichting: in het beleid wordt hier en daar wel vermeld dát er afspraken zijn gemaakt, maar wat die afspraken inhouden, wordt niet vermeld. Reactie: Hiervoor verwijzen wij naar ons antwoord onder punt 7. 8. Maak in het beleid inzichtelijk gemaakt welke capaciteit of middelen benodigd zijn om de doelen te bereiken en op welke wijze dit berekend is. Reactie: Wij werken aan het betere inzichtelijke maken van de benodigde capaciteit. Dit is een proces dat meerdere jaren in beslag neemt. In het kader van de Omgevingswet zijn de processen en het procesmanagement opnieuw ingericht. Dit helpt ons om een beter beeld te krijgen van de benodigde capaciteit en middelen. In dit jaarverslag/ uitvoeringsprogramma hebben we ons gebaseerd op de beschikbare informatie. Operationeel beleid 9. Vermeld in het beleid voor zowel de basistaken als thuistaken welke sancties (waaronder in ieder geval dwangsombedragen) en begunstigingstermijnen worden gehanteerd en hoe deze worden afgestemd op strafrechtelijke handhaving (ook door OM). Reactie: Deze zijn als bijlage opgenomen bij de U&H-strategie. 10.

Vermeld in het beleid hoe wordt omgegaan met overtredingen begaan door de eigen organisatie en andere overheidsorganen. Toelichting: uit het VTH-beleid blijkt niet hoe u omgaat met overtredingen begaan door de eigen organisatie en andere overheidsorganen. Reactie: Dit staat vermeld in de U&H-strategie. 11. Maak de personele en financiële middelen die benodigd én beschikbaar zijn voor het bereiken van de in het beleid geformuleerde doelen inzichtelijk en waarborg deze in de begroting. Toelichting: De beschikbare capaciteit is voldoende geborgd in de begroting. Echter, het alleen opnemen van de beschikbare capaciteit is onvoldoende. Het is nodig om vanuit de doelen een inschatting te maken van de benodigde capaciteit om die doelen te bereiken en het is die benodigde capaciteit die moet worden geborgd in de begroting. Reactie: Hiervoor verwijzen wij naar ons antwoord op vraag 8. Ook op dit punt helpt de nieuwe procesinrichting en procesmanagement ons om het inzicht verder te ontwikkelen 12. Maak de wijze van berekening van de benodigde personele en financiële middelen inzichtelijk voor de uit te voeren activiteiten. Reactie: Wij verwijzen hiervoor naar ons antwoord op vraag 8. Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

7/51

Programma en organisatie 13. Stel het uitvoeringsprogramma voortaan tijdig vast zodat bij aanvang van het nieuwe jaar de uitvoering kan plaatsvinden volgens een actueel programma. Van belang is dat bij het schrijven van het jaarlijkse uitvoeringsprogramma rekening kan worden gehouden met de conclusies en aanbevelingen uit het jaarverslag. Reactie: Door de beleidscyclus en de processen opnieuw in te richten, zijn we de komende jaren beter in staat om dit jaarlijks tijdig te doen. Verder verwijzen we hierbij naar het antwoord op vraag 3.. 14. Stem het uitvoeringsprogramma af met andere betrokkenen bestuursorganen en de organen die belast zijn met strafrechtelijke handhaving. Toelichting: uit het uitvoeringsprogramma blijkt niet dat het uitvoeringsprogramma met andere publiekrechtelijke organen is afgestemd. Reactie: de input van de VrU en de OdrU zijn verwerkt in het uitvoeringsprogramma. Het gehele jaarverslag hebben wij ter informatie aan hen toegezonden. Voorbereiding, monitoring en uitvoering 15. Draag zorg voor voldoende financiële en personele middelen om de in het uitvoeringsprogramma voorgenomen activiteiten uit te kunnen voeren en vul zo nodig deze middelen aan of pas het uitvoeringsprogramma zo nodig aan. Reactie: Hiervoor verwijzen wij naar ons antwoord op vraag 8. 16.

Verantwoord jaarlijks aan de gemeenteraad in hoeverre de kwaliteitscriteria worden nageleefd door de eigen organisatie én de omgevingsdienst. Voor zover de kwaliteitscriteria niet zijn of konden worden nageleefd, dient hiervan gemotiveerd opgave te worden gedaan. Reactie: Deze verantwoording is geen onderdeel van dit jaarverslag. De nieuwe U&H-strategie vormt de basis om deze verantwoording concreet vorm te geven. Dit is meegenomen in de nieuwe beleidscyclus.

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

8/51

2

2.1

Algemeen

Welke taken voeren we uit?

De taken die wij uitvoeren op het gebied van VTH vloeien voort uit de Omgevingswet. Daarnaast voeren wij ook taken uit op het gebied van de Apv en bijzondere wetten, zoals de Alcoholwet. Dit uitvoeringsprogramma en jaarverslag richt zich op de taken die voortvloeien uit de Omgevingswet. Op basis van de verbeterpunten van het IBT kiezen we er voor om de beleidscyclus eerst voor deze taken te verbeteren. Zodra we hier een goede standaard voor hebben kunnen we de taken voor de Apv en bijzondere wetten toevoegen aan het uitvoeringsprogramma en het jaarverslag. Voor zover de taken vallen binnen de reikwijdte van dit jaarverslag en uitvoeringsprogramma, wordt de concrete invulling hiervan weergegeven in de productbladen in hoofdstuk 5.

2.2

Wie voeren deze taken uit?

De taken op het gebied van U&H worden binnen de gemeente Zeist uitgevoerd binnen het team Ruimtelijke Ontwikkeling. In dit team zijn zowel de toezichthouders, de casemanagers als de juristen ondergebracht. De gemeente Zeist voert niet al haar taken op het gebied van VTH zelf uit. Hiervoor wordt er samengewerkt met onze samenwerkingspartners, waaronder de Vru en de Odru. Dit geldt voor de wettelijke basistaken op het gebied van milieu, asbest en brandveiligheid. Zij stellen zelf een jaarverslag en uitvoeringsprogramma op. Het uitvoeringsprogramma wat door ons wordt opgesteld voor de thuistaken, delen wij met onze partners. Beschikbare capaciteit en financiële borging 2024 De beschikbare capaciteit bij de juristen wordt voor 1,89 fte ingezet op handhaving, inclusief bezwaar en beroep. Daarnaast wordt 2,5 fte ingezet voor bezwaar en beroep tegen verleende omgevingsvergunningen. Tot slot wordt 0,83 fte van de juridische capaciteit gebruikt ten behoeve van de coördinator rol van de juristen en de toezichthouders. De resterende tijd naast deze coördinerende rol wordt gebruikt ten behoeve van bezwaar en beroep omgevingsvergunningen. In 2023 werd deze 0,83 fte nog volledig ingezet voor de behandeling van bezwaar en beroep omgevingsvergunningen. Bij de casemanagers wordt 3,89 fte ingezet voor de behandeling van complexe aanvragen.

Daarnaast is er nog 3,50 fte beschikbaar voor de overige aanvragen. De inhuurde capaciteit (2,33 fte) wordt gebruikt voor met name de complexere aanvragen. Daarnaast is binnen 1 fte van de inhuur ook de coördinatorenrol van de casemanagers belegd. Deze verdeling van de capaciteit is gelijk aan de inzet in 2023. Bij de toezichthouders is de capaciteit van origine zo verdeeld dat er voor zowel toezicht op verleende vergunning als toezicht op het gebied van handhaving, beide 2fte beschikbaar is. Echter, door vertrek en uitval van personeel worden deze werkzaamheden momenteel opgevangen door 2fte aan vast personeel en 1,67 inhuurkrachten. Doordat de formatie nu dus niet op sterkte is en ook niet wordt bemand door vast personeel, worden de werkzaamheden onderling verdeeld. Er is dus moeilijk een inschatting te maken hoeveel fte er momenteel aan toezicht dan wel handhaving wordt besteed. NB: voor ieder van de clusters (juristen, casemanagers en toezichthouders) wordt er momenteel capaciteit ingehuurd. Voor de casemanagers betreft dit 84 uur (2,33 fte), voor de juristen bedraagt dit 30 uur (0,83 fte) en voor de toezichthouders betreft dit 42 uur (1,2 fte). Voor de toezichthouders is de inhuur van 1,2 fte gebruikt ter vervanging van 2fte welke wegens ziekte zijn uitgevallen. De financiële borging van deze formatie is geborgd in de begroting van de gemeente Zeist.

De uren van de OdrU en de Vru zijn opgenomen in een dienstverleningsovereenkomst. Kwaliteitscriteria 2.3 Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

9/51

Om te borgen dat deze taken op een kwalitatief voldoende niveau worden uitgevoerd, zijn de kwaliteitscriteria 2.3 ontwikkeld. Deze zijn ontstaan uit de actualisatie en doorontwikkeling van de eerder opgestelde kwaliteitscriteria. Deze kwaliteitscriteria geven aan welke competenties en ervaringen een medewerker minimaal moet hebben om zijn of haar taak naar behoren uit te voeren. Op grond van de Omgevingswet zijn gemeenten verplicht om een verordening vast te stellen die de kwaliteit waarborgt van de uitoefening van de uitvoerings- en handhavingstaak in opdracht van het college van B&W. De gemeente Zeist heeft hier uitvoering aan gegeven door het vaststellen van de ‘Verordening uitvoering en handhaving omgevingsrecht gemeente Zeist 2024’, die op 1 januari 2024 in werking is getreden. Deze verordening is de opvolger van de ‘Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht 2018 gemeente Zeist’. Toetsing en verantwoording over deze kwaliteitscriteria wordt komend jaar verder opgepakt.

2.3

2.3.1

Ontwikkelingen Landelijk

Per 1 januari 2024 is de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen in werking getreden. Beide wetswijzingen zijn, net zoals in elke gemeente, van (grote) invloed op onze werkzaamheden en de inrichting van onze processen. In aanloop naar de inwerkingtreding van deze wetten is er veel tijd besteed aan de inrichting van de interne processen, het vormgeven van het vooroverleg en het opleiden van de betrokken medewerkers. Inmiddels zijn de eerste ervaringen met werken onder de Omgevingswet opgedaan. Het komend jaar zal dan ook grotendeels in het teken staan van ervaring opdoen en leren werken met de Omgevingswet. De eerste aanvraag onder de WKB is inmiddels ingediend, dus ook op dit punt kunnen we nu de eerste ervaring op gaan doen.

2.3.2

Regionaal

De gemeente Zeist heeft, net als alle andere Utrechtse regiogemeenten, in 2022 de Uniforme Uitvoering en handhavingsstrategie 2022-2023 vastgesteld. De geldigheid van deze strategie is in 2023 verlengd tot en met 31 december 2025. In de periode vanaf heden tot eind 2025 zal deze U&H-strategie worden doorontwikkeld. De Gemeente Zeist levert in dit regionaal verband haar input voor deze ontwikkeling.

2.3.3

Intern

Inrichting systemen Dit jaar zetten we in op het verbeteren en door ontwikkelen van onze systemen, met name op het vlak van datavergaring. We merkten de afgelopen jaren, ook na terechte opmerkingen vanuit het IBT, dan onze systemen onvoldoende bruikbare inzichten gaven in de werkzaamheden die in de afgelopen jaren zijn verricht. Dit staat een goede monitoring en evaluatie in de weg. De inrichting van ons zaaksysteem (Centric Leefomgeving) wordt op basis van praktische ervaring met de nieuwe wetgeving en processen geoptimaliseerd. In deze ontwikkeling nemen we de behoefte aan data over de processen mee zodat we steeds beter in staat zijn om te verantwoorden welke werkzaamheden wij hebben uitgevoerd en of wij hiermee de gestelde doelen hebben behaald. Ook helpt dit om meer inzicht te krijgen in de benodigde capaciteit en financiële middelen. Beleid In 2023 hebben we een nieuwe U&H-strategie opgesteld. Net als bij de processen van de uitvoering hebben we hier een continu verbetercyclus op ingericht. De nieuwe U&H-strategie en deze verbetercyclus vormen de basis waarop we de komende jaren willen groeien naar een situatie waarin we voldoen aan alle huidige en toekomstige eisen die gesteld worden aan het beleid. Hierbij maken we gebruik van de BIG-8 cyclus. De aanbevelingen van het IBT nemen we mee in deze cyclus.

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

10/51

3

3.1

Wat vinden we belangrijk? Missie en visie

In de U&H-strategie 2024-2028 van de gemeente Zeist is verwoord vanuit welke visie wij onze taken op het gebied van VTH-taken uitvoeren. Als gemeentelijke organisatie is het onze missie om de beste bijdrage te leveren aan een goed leven in Zeist. Wij doen dit vanuit de visie om samen het goede te doen en te streven naar een mooie, levendige, groene en inclusieve gemeente. Hier werken wij voortdurend aan vanuit de kernwaarden ‘kracht, nabijheid en vertrouwen’. Deze missie en visie vormt de basis voor de wijze waarop wij onze taken uitvoeren op het gebied van vergunningen, toezicht en handhaving. Dat doen wij aan de hand van de volgende algemene uitgangspunten:  We passen regels consequent toe en leveren maatwerk waar nodig.  We beoordelen en behandelen gelijke gevallen op gelijke wijze.  We kennen onze omgeving (inwoners, ondernemers, buurten, wijken, gebieden, gebouwen etc.) zo goed mogelijk.  We communiceren open, duidelijk en transparant over ons gevoerde beleid en we zijn duidelijk over de rol van de inwoner/ondernemer. (Wanneer wordt wat verwacht met welk resultaat?).  De mate waarin inwoners/ondernemers zich aan de afspraken/regels houden, is van invloed op de snelheid waarmee aanvragen/verzoeken e.d. worden afgehandeld.  We blijven op een constructieve manier (persoonlijk) in contact met inwoners/ondernemers.

3.2

Prioritering

Om onze beschikbare U&H-capaciteit zo goed mogelijk te benutten, is er een prioritering aangebracht in het soort overtredingen. Deze prioriteiring is ook opgenomen in de U&H-strategie gemeente Zeist 2024-2028 en ziet er als volgt uit:

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

11/51

Door deze prioritering af te zetten tegen de beschikbare capaciteit, bestaat onderstaande matrix:

Handhavingsverzoek Meldingen en eigen constatering

Prioriteit Hoog Pakken we altijd op Pakken we altijd op

Prioriteit Midden Pakken we altijd op Pakken we op bij beschikbare capaciteit

Prioriteit Laag Pakken we altijd op Pakken we in beginsel niet op

1.

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

12/51

4

4.1

Wat hebben we in 2023 gedaan? Algemeen

Voorbereiding op Omgevingswet (Ow) en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) Vooruitlopend op de Ow en de Wkb hebben we in 2023 input geleverd aan diverse projecten van de Omgevingswet. Ook zijn we verdergegaan met het ontwerpen en bouwen van de werkprocessen in Centric Leefomgeving (CLO). Daarbij hebben we op basis van de kennis van dat moment in beeld gebracht welke impact de Wkb gaat hebben op het werk van onze toezichthouders. Daarnaast is inzichtelijk gemaakt welke financiële gevolgen de inwerkingtreding van bovengenoemde wetten is, met name aan de kant van de leges. Ook hebben we gewerkt aan een nieuwe U&Hstrategie voor de periode 2024-2028, die de WKB en Omgevingswet als uitgangspunt kent. Inrichting CLO De belangrijkste werkprocessen die benodigd zijn voor het werken onder de Omgevingswet en Wkb (vergunningverlening, toezicht en handhaving) zijn ingevuld in 2023. Deze werkprocessen vragen in 2024 om een nadere uitwerking aan de hand van de opgedane ervaringen in het lopende jaar. Regionale U&H-samenwerking Binnen de Provincie Utrecht is sinds 2018 een regionale samenwerking op het gebied van U&H tot stand gekomen. De deelnemers werken met en/of voor elkaar aan een verbetering van de invulling van de beleids- en uitvoeringscyclus. Onder andere door het maken van uniforme documenten.

Ook de gemeente Zeist heeft in deze samenwerking een rol en levert hier een inhoudelijke bijdrage aan.

4.2

Algemene terugblik

Het afgelopen jaar heeft de gemeente Zeist, naast de werkzaamheden die voortvloeiden aan de inwerkingtreding van de Omgevingswet en Wkb, gewerkt aan haar reguliere taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. In deze paragraaf geven wij een algemene terugblik per cluster op onze werkzaamheden. Een specifiekere terugblik hiervan wordt weergegeven in de activiteitenkaarten. Binnen het team RO zijn er in 2023 geen specifieke projecten opgepakt op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. De beschikbare capaciteit is in 2023 volledig besteed aan de reguliere taken en het voorbereiden van de invoering van de Omgevingswet en Wkb. Bij de voorbereiding van de Omgevingswet en Wkb en de doorontwikkeling van deze processen wordt ook aandacht besteed aan het opbouwen van data die nodig is om een juiste inschatting te maken van de benodigde middelen en capaciteit. Op basis hiervan kunnen we de komende jaren een inschatting maken van de benodigde middelen en capaciteit voor het jaarverslag en uitvoeringsprogramma.

4.3

Waarin gaan we bijsturen?

Zoals hierboven in paragraaf 4.2 is aangegeven, gaan we met name bijsturen op het gebied van data verzameling. Dit houdt in dat we voor 2024 in gaat zetten op het door ontwikkelen van CLO, waardoor wij aan het einde van het jaar beter inzicht krijgen op de capaciteitsbehoefte voor het uitvoeren van onze activiteiten op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Daarbij is ook naar voren gekomen dat het verkrijgen van deze data voor een groot deel afhankelijk is van de wijze waarop wij ons werk registeren. Bij de doorontwikkeling van onze processen en systeeminrichting heeft dit de nodige aandacht. Dit moet leiden tot een meer gespecifieerd overzicht van onze activiteiten. Paralellel hieraan streven wij ernaar om dit jaar meer inzicht te krijgen in de benodigde uren en de daaraan gekoppelde financiële middelen voor het uitvoeren van onze activiteiten. Het afgelopen jaar is namelijk, meer dan ooit, Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

13/51

gebleken hoe kwetsbaar onze formatie is, met name op het gebied van toezicht en juridische handhaving. Mede door uitval van collega’s is de capaciteit zeer beperkt gebleken. Dit heeft als gevolg dat er in 2023 geen capaciteit beschikbaar is geweest om ambtshalve constateringen te doen, maar dat er met name is geacteerd op ingediende meldingen, verleende vergunningen en verzoeken om handhaving. De signalen over de steeds meer toenemende werkdruk in combinatie met de beperkte beschikbare capaciteit zijn inmiddels ook aangekaart bij het management en het college. Om dit op te vangen is er in 2023 externe capaciteit ingehuurd.

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

14/51

5

Wat gaan we doen in 2024?

5.1

Algemeen

De lessen die we hebben geleerd in 2023, nemen we als vanzelfsprekend mee in 2024. Dit geldt ook voor de aanbevelingen die het IBT heeft gedaan voor ons jaarverslag, uitvoeringsprogramma en de U&H-strategie. Hieronder geven wij in algemene zin aan wat we in 2024 gaan uitvoeren. Op de activiteitenkaarten wordt hier nog specifieker op ingegaan.

5.2

Beschikbare capaciteit U&H-taken 2024

In 2024 beschikken we binnen het team Ruimtelijke Ontwikkeling voor de uitvoering van VTH-taken over 16,06 fte aan vaste medewerkers. Binnen het cluster vergunningen is 7,39 fte vast personeel beschikbaar.Daarnaast wordt er voor dit cluster voor 36 uur een coördinator vergunningen ingehuurd, en 2 part-time casemanagers. Binnen het Juridisch, toezicht en handhaving is er 4,67 fte aan vast personeel voor wat betreft juridische capaciteit beschikbaar. Hiervan is 1,89 fte beschikbaar voor de juridische handhaving. De overige capaciteit is beschikbaar voor de behandeling van bezwaar en beroep tegen verleende omgevingsvergunningen. Ook wordt er nog 30 uur capaciteit bij de juristen ingehuurd, onder andere voor de rol van cluster coördinator. Bij de toezichthouders is 4 fte aan vaste formatie beschikbaar, waar de taken op het gebied van toezicht op verleende omgevingsvergunning en handhaving onder worden verdeeld. Hiervan is 2 fte wegens ziekte uitgevallen en 1 fte onlangs met pensioen is gegaan, maar blijft nog 8 uur voor U&H-taken beschikbaar. Om dit op te vangen is er 42 uur ingehuurd . De vaste formatie is geborgd in de begroting van de gemeente Zeist. De uren van de Odru en de Vru zijn opgenomen in een dienstverleningsovereenkomst.

Functie Formatie Uren Juristen 4,67 fte 6.165 Casemanagers 7,39 fte 14.982 Toezichthouders 4 fte 4.412 Totaal 16,23 fte 25.559 totaal Functie FTE Uren 1. Onvoorzien 2. Werkzaamheden regulier 3. Overig Vergunningverlening 7,39 14.982 2.247,3 10.487,4 2.247,3 Juristen handhaving 1,89 2.778 416 1945 416 Juristen bezwaar en beroep 2,78 3.387 508,05 2371 508,05 Toezichthouders 4 4.412 661,8 3089 661,8 Totaal 16,23 25.559 3.578 17.892 3.578 Wij gaan er vanuit dat 1 fte overeenkomt met 1470 productieve uren. Dit komt er op neer dat wij in 2024 25.559 uur beschikbaar hebben, inclusief inhuur uren. Van deze beschikbare uren reserveren wij 15% voor onvoorziene werkzaamheden. 70% van de uren worden gereserveerd voor taken die vallen binnen de reguliere werkzaamheden, dan wel voortvloeien uit het collegeprogramma of projecten. De overige 15% reserveren wij voor werkzaamheden zoals beleid, administratieve werkzaamheden, procesbeheer, screenteamplannen enzovoorts.

1. Onvoorzien

15%

2. Werkzaamheden regulier / geprogrammeerd 70% 3. Overige werkzaamheden 15%

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

15/51

5.3

Vergunningverlening

Onder vergunningverlening valt het integraal beoordelen en toetsen van aanvragen omgevingsvergunnignen. Hierbij vragen wij adviezen op bij onze samenwerkingspartners, zoals de Vru en de Odru. Wij vinden het belangrijk dat vergunningen van kwalitatief hoog niveau zijn en binnen de wettelijke termijnen worden verleend. Per aanvraag wordt beoordeeld op welke wijze er getoetst gaat worden. Hierbij hanteren wij de verschillende toetsniveau’s die wij uiteen hebben gezet in de U&H-strategie. Hierbij gaat het om risicogerichte toetsing. Om te voorkomen dat een aanvraag onnodig veel vertraging oploopt door bijvoorbeeld het onbreken van stukken waardoor er niet volledig getoetst kan worden, sturen wij bij initiatieven die afwijken van het omgevingsplan of bij complexere aanvragen altijd aan op een vooroverleg. Tijdens een vooroverleg kan namelijk al goed worden geïnventariseerd of enerzijds een plan uberhaupt kans van slagen heeft, en anderszijds welke onderzoeken en documentatie benodigd is. Ook kan hierbij de inschatting worden gemaakt welke mate van participatie vereist is. Hiermee proberen we onnodige handhavingszaken achteraf te voorkomen. Gedurende het gehele proces staan wij in nauw en goed contact met de initatiefnemer.

Wij hebben dienstverlening hoog in het vaandel staan en vinden het daarbij belangrijk dat initatiefnemers tijdig en frequent over de voortgang van een aanvraag worden geinformeerd. Het aantal vergunningen dat wordt behandeld in 2024 is afhankelijk van het aantal aanvragen en daarmee aanbodgestuurd. Hier zijn wij in de activiteitenkaarten dan ook vanuit gegaan. Bovendien laat de uitwerking van de Omgevingswet en de Wkb op het aantal aanvragen zich nog moeilijk voorspellen.

5.4

Toezicht en handhaving Ow

Bij toezicht vinden wij het belangrijk om zo veel mogelijk integraal en preventief toezicht te houden. Hiermee voorkomen wij dat er gebouwd wordt zonder vergunning, of dat er gevaarlijke situaties ontstaan. Dit voorkomt ook handhavingszaken achteraf. Daarnaast onderhouden wij tijdens de bouw en in de periode voorafgaand goed contact met initiatiefnemers en aanemers cq. uitvoerders. De mate van toezicht die wordt gehouden is afhankelijk van de complexiteit en de omvang van een bouwinitatief. Dit wordt beoordeeld aan de hand van de in onze U&H-strategie geformuleerde toezichtsniveau’s. Toezicht kennen wij in twee varianten: toezicht op verleende omgevingsvergunningen en toezicht naar aanleiding van klachten, meldingen en handhavingsverzoeken. Toezicht op basis van klachten, meldingen en handhavingsverzoeken vindt veelal onaangekondigd plaats. Toezicht op verleende omgevingsvergunning volgt natuurlijk het verloop van het bouwproces. Mochten de uitkomsten van toezicht er aanleiding voor geven, dan wordt er naar aanleiding van de constateringen van de toezichthouder overgegaan tot een handhavingstraject. Wij treden handhavend op in lijn met de LSHO. Het doel van handhavend optreden is het ongedaan maken van de overtreding. Hiermee leveren wij een bijdrage aan een veilige en gezonde leefomgeving.

De hoeveelheid toezicht en handhaving die in een jaar plaatsvindt, hangt met name af van het aantal verleende omgevingsvergunningen en het aantal ingediende klachten, meldingen en handhavingsverzoeken. Dit onderdeel is dan ook in grote mate aanbodgestuurd. Daarnaast geven recente maatschappelijke ontwikkelingen aanleiding om extra toezicht te houden op parkeergarages (naar aanleiding van het incident in Nieuwegein), op de waterbuffering op eigen terrein bij nieuwbouw (naar aanleiding van de nieuwe verordening Hemelwaterafvoer). Deze controles worden naast de reguliere toezichtactiviteiten uitgevoerd. Ook is de verwachting dat er extra toezicht benodigd is bij een aantal grootschalige woningbouwprojecten. Hierbij valt te denken aan de herontwikkeling van de V&D aan de Hoge Weg, de realisatie van 100 woningen aan de Cornelis Schellingerlaan, de realisatie van extra appartementen aan de Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

16/51

Dreef en het realiseren van woningen achter Eikenstein. Deze verwachte hoeveelheid werk, in combinatie met het feit dat de formatie door uitval en pensionering niet optimaal is, maakt het lastig om concreet te duiden hoeveel uren er beschikbaar is in 2024. Dit heeft ook zijn doorwerking op de activiteitenkaarten. Het benodigd aantal uren per project baseren we op het landelijk toezichtprotocol.

5.5

Toezicht en handhaving milieu

5.6

Toezicht en handhaving bij monumenten

Toezicht en handhaving op het gebied van milieuovertredingen wordt namens de gemeente Zeist uitgevoerd door de OdrU. De OdrU programeert haar werkzaamheden in een uitvoeringsprogramma en maakt hierover werkafspraken met de gemeente Zeist. De OdrU geeft aan het eind van het jaar verantwoording over de door haar uitgevoerde werkzaamheden door middel van een jaarverslag. Dit jaarverslag (activiteitenkaarten) is als bijlage opgenomen bij dit jaarverslag/uitvoeringsprogramma in hoofdstuk 6. De OdrU voert toezicht en handhaving uit op basis van de Regionale U&H-strategie regio Utrecht, welke ook door het college van de gemeente Zeist is vastgesteld.

Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet, hebben gemeenten meer handvatten gekregen op het gebied van toezicht en handhaving bij monumenten. Zo is het nu gemakkelijker geworden om ook in de nabije omgeving van een monument handhavend op te treden. Daarnaast is er een specifieke zorgplicht met betrekking tot rijksmonumenten in de Omgevingswet opgenomen. Deze zorgplicht verplicht initiatiefnemers om maatregelen te nemen om het beschadigen of vernielen van (voorbeschermde) rijksmonumenten te voorkomen. Daarnaast is in 2022 het project Duurzame monumenten Zeist (DuMo) van start gegaan. Het DuMo project heeft zich ingezet op het verduurzamen van monumenten binnen de gemeente Zeist en het geven van voorlichting hierover. Dit project is, gelet op de ervaringen van de afgelopen 2 jaar, een succes gebleken. Er zijn gedurende de looptijd van dit project veel aanvragen tot het verduurzamen van monumenten bij de gemeente Zeist ingediend, wat tot gevolg heeft dat er ook meer werk voor de toezicht en handhaving hieruit voortvloeit. In 2024 verwachten we eveneens veel aanvragen voor het verduurzamen van monumenten binnen de gemeente Zeist. Hierop zullen we ook vanuit toezicht en handhaving extra tijd aan besteden.

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

17/51

5.7

Activiteitenkaarten 2024

Wij hanteren voor het Uitvoeringsplan van 2024 de volgende activiteitenkaarten:

Nr.

TITEL ACTIVITEITENKAART

1.

VERGUNNINGVERLENING: vooroverleg

2.

VERGUNNINGVERLENING: behandelen omgevingsvergunningen

3.

VERGUNNINGVERLENING: splitsing- en onttrekkingsvergunningen

4.

TOEZICHT: toezicht op omgevingsvergunningen en meldingen

5

TOEZICHT: toezicht en handhaving brandveilig gebruik

6.

HANDHAVING: Juridische handhaving en advisering

7.

Bezwaar, beroep en hoger beroep

8.

Beleidsmatige, organisatorische en ondersteunende taken

De groengekleurde activiteitenkaarten hebben betrekking op de uitvoeringstaak Vergunningverlening (cluster Vergunningverlening). De geelgekleurde activiteitenkaarten hebben betrekking op de uitvoeringstaak Toezicht (cluster Toezicht & Handhaving). De roodgekleurde activiteitenkaarten gaan over de handhavingstaken (cluster Toezicht & Handhaving).

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

18/51

1. VERGUNNINGVERLENING: Vooroverleg Omschrijving activiteit Wat doen we?

De gemeente Zeist biedt initiatiefnemers mogelijkheden tot vooroverleg. In het vooroverleg wordt inzicht gegeven in de (on)mogelijkheden van een voorgenomen project of omgevingsplanactiviteit. De gemeente Zeist biedt de volgende twee mogelijkheden tot vooroverleg: Ruimtelijke verkenning Tijdens een ruimtelijke verkenning wordt een eerste globale beoordeling gemaakt en de haalbaarheid van het initiatief ingeschat door de relevant geachte disciplines. Uit deze beoordeling volgt een ambtelijk advies. Dit advies wordt verwoord in een brief met de uitkomst van de ruimtelijke verkenning. De doorlooptijd van een ruimtelijke verkenning is ongeveer 8 weken.

Conceptaanvraag Een conceptaanvraag is bedoeld voor een uitgebreider (bouw)plan of ruimtelijk initiatief dat al voor een groot deel is uitgewerkt. Een conceptaanvraag wordt door alle relevante disciplines beoordeeld. De uitkomst van deze beoordeling is een principebesluit. Dit besluit kan in mandaat worden genomen door de manager van team Ruimtelijke Ontwikkeling of door het college van B&W. Dit is afhankelijk van de complexiteit, gevoeligheid en concreetheid van het (bouw)plan of ruimtelijk initiatief. Het is mogelijk voor de afhandeling van een conceptaanvraag een intentieovereenkomst met de gemeente te sluiten, waarbij de initiatiefnemer en de gemeente afspraken maken over de samenwerking om te komen tot een voldragen plan. De doorlooptijd van de conceptaanvraag is circa 26 weken. Relatie Vooroverleg wordt gevoerd conform de vergunningenstrategie zoals vastgelegd in paragraaf U&H-strategie/collegeprogram 2.5.1 van het Uitvoerings- en handhavingsstrategie 2024-2028. ma Wat vinden we belangrijk? Initiatiefnemers met bouwplannen welke strijdig zijn met het omgevingsplan worden gewezen op het indienen van een vooroverleg. Bij Bopa’s wordt hier nadrukkelijk op gestuurd. Onze (voor-)overleggen gebruiken wij om duidelijkheid te geven over hoe wij invulling en uitvoering geven aan ons beleid.

Afhankelijk van het type vooroverleg wordt de aanvraag integraal voorgelegd aan de betrokken adviseurs. Het vooroverleg moet leiden tot een volledige en juiste aanvraag. Een volledige en juiste aanvraag (omgevings)vergunning kan sneller worden afgehandeld. Doelstellingen *Behandelen 100% van de verzoeken tot ruimtelijke verkenning Welk(e) doel(en) willen we *Behandelen 100% van de verzoeken tot conceptaanvraag bereiken? Monitoringsindicatoren – * Aantal ingediende verzoeken tot vooroverleg per categorie. Hoe meten we dit? *Aantal afgeronde verzoeken tot vooroverleg per categorie. Uitvoerder In beginsel wordt een vooroverleg (en de screenteamfase) behandeld door een casemanager Wie voert/voeren deze activiteit vergunningen van de gemeente Zeist, Cluster Vergunningen. uit? Strategie Vooroverleg wordt gevoerd conform de vergunningenstrategie zoals vastgelegd in hoofdstuk Hoe gaan we dit doen? 2.5.1 van het Uitvoerings- en handhavingsstrategie 2024-2028 Voorafgaand aan de inhoudelijke beoordeling (ruimtelijke verkenning/conceptaanvraag) is het screenteam geïntroduceerd. In deze fase wordt het initiatief beoordeeld en wordt een advies gegeven aan de initiatiefnemer welk product het beste past bij de status van het initiatief. Als dit een ruimtelijke verkenning is adviseert het screenteam ook welke disciplines relevant zijn.

De initiatiefnemer beslist welke disciplines er betrokken worden in de ruimtelijke verkenning. Om tot een integrale afweging te komen is het adviesoverleg RO geïntroduceerd. Dit is een twee wekelijks overleg waarin de betrokken adviseurs de knelpunten in het initiatief bespreken om tot een integraal advies te komen. Belangrijke uitgangspunt is dat na het integrale advies het proces stopt. Wil de initiatiefnemer Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

19/51

een eventueel aangepast advies opnieuw laten beoordelen dan zal hij opnieuw het proces doorlopen. Hiervoor zijn de ook de leges opnieuw verschuldigd. Jaarverslag 2023 Wat hebben we de afgelopen jaren gedaan?

Op 1 januari 2023 is het nieuwe proces vooroverleg zoals hierboven beschreven in gebruik genomen. De gemeente had 3 doelstellingen:  Kortere doorlooptijd t.o.v. het vorige proces.  Betere kostendekking.  Verhoging van de integraliteit en kwaliteit. Om deze doelstellingen te bereiken is het oorspronkelijke proces aangepast. Ingezet is op een compacter proces en met minder herkansingsmogelijkheden om doorlooptijden te verkorten en de integraliteit in advisering te verhogen. Als oplossing hiervoor is naast de oorspronkelijke conceptaanvraag een nieuw product toegevoegd: de ruimtelijke verkenning. Met dit product zijn we in staat om in een korte doorlooptijd de initiatiefnemer een integraal advies te geven waaruit duidelijk wordt in hoeverre een initiatief kans van slagen heeft en welke aanpassingen hiervoor nodig zijn.

Vanaf het begin is de nieuwe werkwijze, in het kader van continu verbeteren, kort cyclisch geëvalueerd door de directe collega’s die in het screenteam actief zijn. Gedurende het jaar zijn er aanpassingen doorgevoerd om tot een lopend proces te komen. In tegenstelling tot 2022 heeft de gemeente Zeist in 2023 alle aanvragen tot vooroverleg in behandeling genomen. Hierbij zijn in 2023 ook de resterende aanvragen tot vooroverleg uit 2022 in behandeling genomen. Evaluatie en bijsturing Daadwerkelijk aantal 2023: Hoe is dit gegaan en moeten we Ruimtelijke verkenning: 128 bijsturen? Conceptaanvraag: 0 Uitvoeringsplan 2024 Onderhavige taak is een aanbod gestuurde activiteit. De omvang van de taak wordt uiteindelijk Wat gaan we het komende jaar bepaald door het feitelijk ingediende verzoeken tot vooroverleg. programmeren? Prognose aantal 2024: Ruimtelijke verkenning 125 Conceptaanvraag 9 Urenraming 2024: Bij een ruimtelijke verkenning staat er voor de basis 7 uur geraamd en per extra discipline staat er 3 uur geraamd voor de behandeling van het initiatief.

Voor het cluster vergunningen gaan we uit van de volgende urenraming: 875 uur casemanager vergunning (uitgaande van basis ruimtelijke verkenning) 759 uur casemanager vergunningen (conceptaanvraag) *Disclaimer: uit de praktijk blijkt dat complexe of uitgewerkte vooroverleggen vooral worden binnen geboekt als ruimtelijke verkenning in plaats van een conceptaanvraag waardoor ruimtelijke verkenningen meer tijd in beslag nemen dan de beoogde 7 uur voor een casemanager vergunningen.

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

20/51

2. VERGUNNINGVERLENING: behandelen omgevingsvergunningen Omschrijving activiteit Wat doen we?

Het behandelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning. De taak vangt aan met de ontvangst van de aanvraag (na verwerking door bedrijfsvoeringondersteuning) en wordt afgerond door: - het verlenen van de omgevingsvergunning; - het weigeren van de omgevingsvergunning; - het buiten behandeling laten van de aanvraag; - het intrekken van de aanvraag op verzoek van de aanvrager; het opstellen van een besluit vergunningsvrij. Relatie Het behandelen van aanvragen omgevingsvergunningen wordt uitgevoerd U&H-strategie/collegeprogra conform de vergunningenstrategie zoals vastgelegd in hoofdstuk 2 van het mma Uitvoerings- en handhavingsstrategie 2024-2028. Wat vinden we belangrijk? Doelstellingen * Behandelen 100% van de aanvragen omgevingsvergunningen, waarbij risico’s Welk(e) doel(en) willen we die de veiligheid, duurzaamheid, leefbaarheid, aantrekkelijkheid en gezondheid bereiken? van de leefomgeving in de gemeente bedreigen, zoveel mogelijk worden uitgesloten door toepassing van o.a. vaste toetsingskaders en risicogericht toetsen.

* Streven naar een zo efficiënt mogelijke dienstverlening waarbij zoveel mogelijk aanvragen met de reguliere voorbereidingsprocedure binnen de termijn van 8 weken worden verleend * In 95%-100% van de gevallen voldoet de vergunning aan de inhoudelijke en juridische kwaliteit (4-ogen-principe) Monitoringsindicatoren – * Aantal omgevingsvergunningaanvragen. Hoe meten we dit? * Aantal verlengingsbesluiten (na 8 weken blijven we aanhouden onder de Omgevingswet). * Vastleggen doorlooptijd omgevingsvergunningen (datum aanvraag tot datum besluit). * Aantal afgeronde collegiale toetsen. Uitvoerder Het behandelen van aanvragen omgevingsvergunningen wordt gedaan door de Wie voert/voeren deze casemanagers vergunningen van de gemeente. activiteit uit? Toezicht op het uitvoeren van de collegiale toets (4 ogen principe) wordt gedaan door de productbeheerder leges. De rapportages van de collegiale toets (4 ogen principe) worden maandelijks besproken met de manager. Afgesproken is dat in ieder geval gebeurt voor zaken waarbij de leges hoger zijn dan € 1.000,Strategie Vergunningenstrategie (algemeen) Hoe gaan we dit doen? * Risicogericht toetsen – De diepgang van de toetsing van aanvragen is afhankelijk van de risico’s van de gevraagde activiteit. Hierin onderscheiden we 4 toetsniveaus.

* Vaste toetsingskaders – Voor het behandelen en beoordelen van aanvragen hanteren wij vaste toetsingskaders (Besluit bouwwerken leefomgeving, Welstand, Ruimtelijke regels etc.). * De inhoudelijke toetsing op constructieve veiligheid wordt uitgevoerd door een externe constructeur (Ingenieursbureau Boorsma). De inhoudelijke toetsing op brandveiligheid wordt uitgevoerd door de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). De inhoudelijke toetsing op de aspecten bodem, milieu en flora & fauna worden uitgevoerd door de Omgevingsdienst regio Utrecht (OdrU). * Wat betreft de activiteiten RO, aanleg en monument worden aanvragen op alle onderdelen van het toepasselijke toetsingskader (Omgevingswet/omgevingsplan/ bomenverordening / welstandsbeleid/ monumentenbeleid) getoetst. Bij deze toetsing wordt daarnaast beoordeeld of er binnen het plangebied bomen aanwezig zijn die bij de uitvoering van het plan bescherming behoeven. Als dit het geval is worden voorschriften hieromtrent opgenomen in de omgevingsvergunning en wordt bij de vergunning een informatiefolder gevoegd met uitleg over adequate beschermingsmaatregelen. Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

21/51

Preventiestrategie halen 8 weken termijn * (Voor-)overleg – Initiatiefnemers met bouwplannen welke strijdig zijn met het omgevingsplan worden gewezen op het indienen van een vooroverleg. Bij Bopa’s wordt gestuurd op het indienen van een vooroverleg. Onze (voor-) overleggen gebruiken wij om duidelijkheid te geven over hoe wij invulling en uitvoering geven aan ons beleid. Afhankelijk van het type vooroverleg wordt de aanvraag integraal voorgelegd aan de betrokken adviseurs. Het vooroverleg moet in de meeste gevallen leiden tot een volledige en juiste aanvraag. Een volledige en juiste aanvraag (omgevings)vergunning kan sneller worden afgehandeld. * Werken volgens de nieuwe samenwerkingsafspraken met de ketenpartners. In 2023 is voor de Regio Utrecht de intentieovereenkomst “Regionale samenwerkingsafspraken Omgevingswet” vastgesteld, waarin is afgesproken hoe partijen met elkaar willen samenwerken onder de Omgevingswet. Onderdeel van de samenwerkingsafspraken zijn de nieuwe adviestermijnen. Voor het halen van de 8 weken termijn is het belangrijk dat de adviestermijnen gedurende een aanvraag gehaald worden. Wanneer de adviestermijn door een ketenpartner herhaaldelijk niet wordt gehaald dan moet er tijdig geëscaleerd worden bij en door de coördinator van het cluster vergunningen.

Het cluster is gezamenlijk verantwoordelijk voor het bijhouden van een bestand waarin maandelijks de verstreken adviestermijnen worden gemonitord. *Naast de externe ketenpartners zijn er ook de interne adviseurs. De afgesproken adviestermijnen met de ketenpartners worden ook binnen de eigen organisatie doorgevoerd. Het is belangrijk dat de interne adviseurs op de hoogte zijn van de adviestermijnen. Dit is de verantwoordelijkheid van de casemanager en de procesbeheerder. De casemanager is verantwoordelijk voor het uitzetten van adviezen en het doorgeven van adviestermijnen. Bij het herhaaldelijk niet halen van de adviestermijnen wordt er tijdig geëscaleerd bij de procesbeheerder. Het cluster is gezamenlijk verantwoordelijk voor het bijhouden van een bestand waarin maandelijks de verstreken adviestermijnen worden gemonitord. Met dit bestand kan er verder geëscaleerd worden bij de teammanagers van de betrokken afdelingen en/of bij de manager van RO. De coördinator van het cluster vergunningen is verantwoordelijk dat de teammanagers op de hoogte zijn van de afgesproken adviestermijnen. * Een digitaal systeem (CLO) dat optimale ondersteuning biedt aan de te doorlopen processen om uiteindelijk tot een besluit te komen. Om tot een optimaal systeem te komen moet de samenwerking tussen IV (functioneel en P&I beheer) en het Ruimtelijk domein (Omgevingswet) goed georganiseerd zijn.

Een nieuwe rol binnen het ruimtelijk domein is de Key-user. Deze rol wordt ingevuld door 2 casemanagers vergunningen die in het vergunningsproces werken en die goed weten hoe de applicatie werkt. Zij kunnen de functioneel beheerders voeden en ondersteunen bij het inrichten van CLO. In CLO zijn de processtappen, checklists, leges, termijnbewaking en standaardbrieven vastgelegd. Inhoudelijke en juridische kwaliteit *Ontwikkelen van een digitale databank Omgevingswet in Teams. Dagelijks worden de casemanagers vergunningen geïnformeerd over nieuwe processen onder de Omgevingswet, nieuw beleid, nieuwe samenwerkingsafspraken (enz.). De informatie komt voor het merendeel via de e-mail binnen. Om overzicht in de hoeveelheid nieuwe informatie te krijgen, wordt er een nieuwe databank opgericht waarbij onderliggende afspraken en documenten op één plek overzichtelijk terug te vinden zijn. De casemanagers vergunningen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de inrichting van de databank. Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

22/51

Jaarverslag 2023 Wat hebben we het afgelopen jaar gedaan?

*Bij nieuw beleid (denk aan nieuw parkeerbeleid of participatiebeleid) worden de verantwoordelijke adviseurs/beleidsmedewerker door de coördinator vergunningen actief uitgenodigd voor een toelichting aan de casemanagers. *Inloop hulplijn Omgevingswet gedurende de eerste maanden van 2024 (dagelijks inloopsprekuur om casussen onder de Omgevingswet met elkaar te kunnen bespreken en gezamenlijk te leren). *In het digitaal systeem CLO is een taak ingebouwd die de collegiale toets op een besluit en de leges waarborgt. *Omgevingsvergunningaanvragen die in strijd zijn met de geldende wet- en regelgeving worden geagendeerd voor het bouwplanoverleg. Bij het bouwplanoverleg is een jurist aangesloten die toeziet op de juridische kwaliteit van de aanvraag. Er is in het uitvoeringsprogramma voor 2023 geen prognose gemaakt voor de aantallen van 2023.

Evaluatie en bijsturing Daadwerkelijk 2023: Hoe is dit gegaan en moeten WABO regulier 467 we bijsturen? WABO uitgebreid 12 Totaal WABO 479 Waarvan; Bouw 354 Strijdig RO 125 Monumenten 68 Aanleg 22 Uitrit 12 Uitvoeringsplan 2024 Onderhavige taak is een aanbodgestuurde activiteit. De omvang van de taak Wat gaan we het komende wordt uiteindelijk bepaald door het feitelijk ingediende aanvragen tot jaar programmeren? omgevingsvergunning. Daarbij is met ingang van 2024 de Omgevingswet in werking getreden. Prognose aantal 2024: Bouwactiviteit (bouwtechnische deel) Omgevingsplanactiviteit (ruimtelijk deel) Bopa Omgevingsplanactiviteiten monumenten Aanleg Maatwerkvoorschrift Wijzigen omgevingsplan Besluit vergunningsvrij

113 442 256 100 16 8 6 12

Urenraming cluster vergunningen: Bouwactiviteit (bouwtechnische deel) Omgevingsplanactiviteit (ruimtelijk deel) Bopa Besluit vergunningsvrij

1160 uren 7274 uren 5684 uren 12 uren

Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist

23/51

3. VERGUNNINGVERLENING: splitsing- en omzettingsvergunningen Omschrijving activiteit Wat doen we?

Het behandelen van een aanvraag voor een splitsing of omzettingsvergunning. De taak vangt aan met de ontvangst van de aanvraag en wordt afgerond door: - het verlenen van de splitsing of omzettingsvergunning; - het weigeren van de splitsing of omzettingsvergunning; - het buiten behandeling laten van de aanvraag; - het intrekken van de aanvraag op verzoek van de aanvrager; Relatie Onderhavige activiteit is niet concreet benoemd in het Uitvoerings- en U&H-strategie/collegeprogra handhavingsstrategie 2024-2028. mma Wat vinden we belangrijk? Van toepassing op de procedure is de regionale huisvestingsverordening (1 juli 2023), hoofdstuk 3, art. 49 t/m art. 61. Voor woningsplitsing/-vorming/-omzetting zijn de Beleidsregels woningomzetting en woningsplitsing Zeist 2023 van toepassing. Voor woningonttrekking en -samenvoeging wordt in beginsel geen medewerking verleend. Doelstellingen * Behandelen 100% van de aanvragen splitsingsvergunning Welk(e) doel(en) willen we * Behandelen 100% van de aanvragen tot omzettingsvergunning bereiken? Monitoringsindicatoren – *Aantal ingediende aanvragen per categorie. Hoe meten we dit? *Aantal afgeronde aanvragen per categorie.

Uitvoerder Het behandelen van aanvragen splitsing- en omzettingsvergunningen wordt Wie voert/voeren deze gedaan door de casemanagers van team Ruimtelijke Ontwikkeling van de activiteit uit? gemeente Zeist Strategie Bij het verlenen van een splitsing- en of omzettingsvergunning wordt een Hoe gaan we dit doen? afweging gemaakt tussen het belang van het behoud van de samenstelling van de woonruimtevoorraad en het belang van de aanvrager. Onder het belang van het behoud van de samenstelling van de woonruimtevoorraad valt het belang van het tegengaan en verder voorkomen van schaarste en het belang van een geordend woon- en leefmilieu in de omgeving van het desbetreffende pand oftewel de leefbaarheid. Het omzetten of splitsen van woningen kan leiden tot een verhoogde druk op een wijk of buurt. Bij het verlenen van een vergunning daartoe wordt daarom een leefbaarheidstoets uitgevoerd. Die toets bestaat uit twee delen en zijn cumulatief: Het eerste deel van de toets bestaat uit een aantal algemene en specifieke regels gericht op de fysieke leefbaarheid. Dat zijn eisen die worden gesteld aan de om te zetten en te splitsen woning en waaraan moet worden voldaan. Als aan deze regels wordt voldaan, wordt het tweede deel van de leefbaarheidstoets uitgevoerd. Het tweede deel van de toets is de algemene leefbaarheidstoets.

In dit deel van de toets worden alle aspecten van een wijk, buurt of straat met het oog op de leefbaarheid gewogen. Als wordt voldaan aan de leefbaarheidstoets, wordt de vergunning afgegeven. De gemeente wil bij de leefbaarheidstoets maatwerk blijven leveren. Op die manier kan bij elke aanvraag de lokale situatie zorgvuldig in ogenschouw worden genomen en kan worden gecontroleerd of bijvoorbeeld de omzetting op deze plek zo min mogelijk risico’s en overlast voor de directe woonomgeving met zich brengt. Daarbij speelt ook mee in hoeverre er al eerder vergunningen voor het omzetten of splitsen van woningen zijn verleend. Een opeenstapeling van woningen die zijn omgezet of gesplitst kan afbreuk doen aan de leefbaarheid. Of het splitsen of omzetten van een woning in aanmerking komt voor een Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsplan 2024 gemeente Zeist