RIB24.095 Toezicht Informatiebeheer 2023 (Bijlage)

Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) Samengevat is de balans per medio 2023 dat het – inmiddels goeddeels digitale – informatiebeheer deels niet voldoet aan de wet. De score, gemeten aan de hand van de archief-KPI's, bleef gelijkwaardig aan de vorige toezichtsrapportage. Een overzicht is te vinden in hoofdstuk 2. Door met name onderbemensing is de meerjarenplanning goeddeels niet uitgevoerd. Wel werd de migratie van informatie naar de nieuwe procesapplicatie (Rx.Mission) technisch voltooid, en werkt de organisatie nu - op de spreekwoordelijke uitzonderingen en losse eindjes na - volledig digitaal. Dat is een compliment waard, maar er blijft nog veel te doen. Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug Samengevat is de balans medio 2023 dat met name het digitale informatiebeheer op een aantal punten nog niet aan de wet voldoet, en de kwaliteit van digitale informatie onvoldoende geborgd is. Vooral als het gaat om digitale vernietiging, de digitale bewaarstrategie en om de vindbaarheid van informatie. Met betrekking tot vindbaarheid draait het voornamelijk om het tot stand brengen van een organisatiebreed geordend overzicht van zowel papieren als digitale informatie. Het nieuwe integraal verbeterplan biedt echter een goede basis voor het verwezenlijken van de vereiste verbeteringen.

De aanbevelingen worden adequaat opgepakt en de daaruit voortvloeiende plannen worden door de recordmanager op een duidelijke manier inzichtelijk gemaakt. Een aspect dat belangrijk blijft, is om realistisch te blijven binnen het kader van het integraal verbeterplan.

1

Het besluit is te vinden op: https://provincieutrecht.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/67d8e53e-5640-4851-beabddbe60d19417

18

19

19

20

Bijlage 2

Managementreactie op Voortgangsrapportage toezicht 2023 Opgesteld door Ron Minken | Teammanager IV + CIO

20

21

Managementreactie op Toezichtsrapport Informatiebeheer bij de gemeente Zeist 2023 Horend bij Collegevoorstel Toezichtrapportage Informatiebeheer 2023, zaaknummer 379105 Onlangs hebben we het jaarlijkse rapport van het toezicht op het informatiebeheer over het jaar 2023 ontvangen. Met dit document bieden wij een reactie op het toezichtrapport en een korte toelichting op de aanpak van de activiteiten rondom informatiebeheer. Toezicht Ons digitale informatiebeheer is lange tijd onvoldoende op orde geweest. De provinciaal toezichthouder plaatste ons in het jaar 2022 onder verscherpt toezicht omdat het informatiebeheer in grote mate niet aan de vereisten van de Archiefwet voldeed. Het belangrijkste zorgpunt was het te langzaam oppakken van de omslag van analoog naar digitaal informatiebeheer. Aan het einde van 2022 oordeelde de provincie na een intensief monitoringstraject dat, hoewel er nog steeds het nodige moet gebeuren, er vooruitgang is op de meeste verbeterpunten. Hierdoor is het verscherpte toezicht opgeheven (zaaknr 97933 documentnr. UTSP-1913279266-3450). In het toezichtrapport over het jaar 2023 wordt wederom geconstateerd dat er sprake is van vooruitgang. Samengevat oordeelde de archiefinspectie dat met name het digitale informatiebeheer nog niet aan wet- en regelgeving voldoet. De kwaliteit van de digitale informatie is nog niet voldoende geborgd.

Gedurende het verslagjaar zijn wel voldoende stappen richting doelmatig en rechtmatig archiefbeheer gezet. Om de uitvoering te versnellen adviseert de archiefinspectie wederom een structurele investering in kwaliteit en capaciteit te bewerkstelligen voor het team Informatiemanagement. Informatiebeheer Het toezichtrapport 2023 is het eerste toezichtrapport wat volledig intern is opgesteld als resultaat van de kwaliteitscyclus die we hebben ingericht en het invullen van de rol van de gemeentearchivaris als interne toezichthouder. Dit is een belangrijke stap in de verbetering van ons informatiebeheer. Er ligt een mooi toezichtverslag en we bedanken Mevr. Van Hofwegen als kandidaat-gemeentearchivaris dan ook voor het rapport. Wij herkennen ons in de bevindingen en conclusies van het rapport. Wij ervaren het afgelopen jaar als een jaar waarin substantiële stappen vooruit zijn gemaakt, onder andere met het opstellen van informatiebeheer-instrumenten, het wegwerken van achterstanden en het in kaart brengen van processen. Tegelijkertijd ervaren we de voortgang als weerbarstig. Het beheren van alle gemeentelijke informatie is in het digitale tijdperk een enorme complexe opgave. Enerzijds is er exponentieel veel informatie te beheren en anderzijds vraagt het om een cultuurverandering van de gehele gemeentelijke organisatie richting informatievolwassenheid en eigenaarschap van processen.

Daarnaast zorgt de arbeidsmarkt voor een uitdaging in het aantrekken van genoeg gekwalificeerd personeel. Medewerkers die essentieel zijn om tot resultaten te komen. Dit vraagt creativiteit in het vinden van oplossingen. De eerste aanbeveling uit het jaarverslag heeft dan ook zeker onze aandacht en is ook voor ons een zorgpunt. Het brengen van het informatiebeheer van alle gemeentelijke processen naar de gewenste kwaliteitseisen is een proces wat meerdere jaren in beslag neemt. Het vergt een geleidelijke aanpak waarin we stap voor stap verder komen. Het rapport laat zien dat we de weg ophoog hebben ingezet. We volgen daarbij de geprioriteerde benadering van de archiefvisie. De ketens waarin de grote ontwikkelingen plaats vinden zijn het eerst aan de beurt om het vereiste minimumniveau te bereiken. Denk hierbij aan de invoering van de omgevingswet, het organiseren van een e-depot, het inrichten van het nieuwe raadsinformatiesysteem en de onboarding van de consulenten in het Sociaal Domein. Met andere woorden; waar we een doorstart maken, gaan we het ook goed doen. Tegelijkertijd moet er ruimte zijn om achterstallige informatie op te ruimen. Daarnaast vraagt de doorontwikkeling ook een cultuurverandering binnen de organisatie. Dit sluit aan op aanbeveling twee waarbij we zien dat de proceseigenaren steeds beter hun rol pakken met betrekking tot het informatiebeheer.

Tegelijkertijd zien we dat we hierin ook nog een lange weg hebben te gaan en dat aanpassing van houding en gedrag weerbarstig is en informatiebeheer vaak toch nog gezien wordt als iets wat erbij komt, naast al het andere wat we als organisatie te doen hebben. Aanbeveling drie staat nadrukkelijk op de planning voor het komend jaar. Met name het vergroten van kennis en het opstellen van organisatie brede richtlijnen is een belangrijke volgende stap in het verbeteren van het informatiebeheer. We onderschrijven daarmee ook deze aanbeveling.

21

22

Bijlage 3

Jaarverslag gemeentearchief Zeist over het jaar 2023 Opgesteld door Noortje van Hofwegen | Kandidaat-gemeentearchivaris Gemeente Zeist

22

23

Algemeen Ontwikkelingen Het gemeentearchief startte in 2023 op volle sterkte en met een gedragen actielijst, maar moest al gauw haar plannen afschalen. Onderbezetting en problemen aan de klimaatinstallatie raakten zowel de dienstverlening als het collectiebeheer en zorgden ervoor dat een aantal doelen voor 2023 niet gehaald is. Tegelijkertijd waren er ook mooie ontwikkelingen die het vermelden waard zijn. Hieronder worden de belangrijkste ontwikkelingen in het jaar 2023 verder uiteengezet. •

Uitval van de studiezaalmedewerker (zie kopje Personeel) had een groot effect op de dienstverlening. De openingstijden werden aangepast van dinsdag t/m donderdag van 8.00 tot 16.00 uur naar dinsdag t/m donderdag van 9.00 tot 12.00 uur (en incidenteel op afspraak op andere momenten).

•

De afwezigheid van de studiezaalmedewerker zorgde voor kennisverlies. Zij wist als enige van het team archiefstukken vaak uit haar hoofd te vinden en wist hoe bepaalde bronnen zich tot elkaar verhouden. De dienstverlening voortzetten zonder deze kennis was ingewikkeld en tijdrovend voor het resterende team, maar zij slaagde er wel in de dienstverlening op niveau te houden. Ook gaf de situatie meer inzicht in hoe het gemeentearchief ervoor staat qua archiefontsluiting. Hier zijn acties uit voortgekomen waarmee het team in 2024 e.v. aan de slag gaat.

•

Om de dienstverlening door te kunnen laten gaan, heeft de collectiebeheerder hier veel tijd aan besteed. Collectiebeheer kwam daarmee op een lager pitje. Dat dienstverlening prevaleert boven collectiebeheer is in lijn met de Archiefvisie: we willen ons beheer zo goed mogelijk uitvoeren, maar we zijn er uiteindelijk voor het publiek: de onderzoeker.

•

De publieksactiviteiten waren door de afwezigheid van een publieksarchivaris (zie Personeel) ook minder dan andere jaren. Wel werd in oktober 2023 – januari 2024 de expositie Burgemeesters in Beeld georganiseerd ter ere van de wisseling van het burgemeestersambt en het afscheid van burgemeester Koos Janssen.

•

In 2023 liet de gemeente Zeist een grootschalig onderzoek naar onteigend joods vastgoed in haar gemeente uitvoeren door een externe onderzoeker. Deze onderzoeker was in 2023 regelmatig in de studiezaal van het gemeentearchief te vinden. Er is voor dit onderzoek veel archiefmateriaal geraadpleegd, ook van nog niet (voldoende) ontsloten archieven en collecties. Het team heeft hier veel voorbereidend werk aan gehad, maar dit leverde vaak mooie resultaten op. Het onderzoek wordt in 2024 afgerond.

•

In 2023 heeft de gemeente Zeist geld beschikbaar gesteld voor een onderzoek naar sporen van het slavernijverleden in Zeist. Het onderzoek start in 2024, de publieksarchivaris zal hier een belangrijke bijdrage aan leveren.

•

In 2014 is de gemeente een samenwerking aangegaan met het Zeister Historisch Genootschap (ZHG). De archieven en collecties zijn onder beheer van het gemeentearchief gekomen, het ZHG huurt diverse ruimten in het gebouw en heeft toegang tot de archiefbewaarplaats. In 2023 zijn er gesprekken gevoerd met het ZHG om de samenwerking te evalueren. Daarbij werd ook gekeken naar hoe de afspraken uit

23

24 2014 passen in bijvoorbeeld de huidige visie op informatieveiligheid. Ook werd overeengekomen de oude overeenkomst te splitsen in een bewaargeving voor de archiefcollectie en een huurovereenkomst voor de ruimten en faciliteiten. Naar verwachting worden de gesprekken in 2024 afgerond en de herijkte overeenkomsten getekend. •

De gemeente rondde de tweejarige pilot met het e-depot af. De pilot heeft voor meer kennis binnen de organisatie gezorgd – ook bij het gemeentearchief. In 2024 wordt gekeken hoe de gemeente verder wil gaan in de ontwikkeling van een e-depotvoorziening.

•

In november ging de klimaatinstallatie van de archiefbewaarplaats kapot. Reparatie bleek niet mogelijk, in december zou een nieuwe installatie worden geplaatst. In de tussentijd werd het klimaat actief gemonitord en handmatig zo constant mogelijk gehouden. De archiefbewaarplaats kon gedurende die periode niet betreden worden, wat een groot nadelig effect had op de dienstverlening en het collectiebeheer. Helaas bleek het nieuwe systeem na plaatsing de oppervlakte van de ruimte niet aan te kunnen waardoor deze situatie onvoldoende verbeterde. Een nieuw traject werd gestart en in april 2024 zal er een nieuwe klimaatinstallatie met back-upinstallatie worden geplaatst. Op het moment van schrijven is de archiefbewaarplaats wel weer toegankelijk, maar zo min mogelijk en enkel als de waarden van temperatuur en luchtvochtigheid dit toelaten.

•

Eind 2023 is besloten dat er een nieuwe website komt. Deze vernieuwing is onder andere in het kader van het landelijke ‘Besluit digitale toegankelijkheid overheid’ noodzakelijk. Dit besluit heeft als doel mensen met een functiebeperking betere toegang te geven tot digitale dienstverlening van de overheid. De huidige website, www.geheugenvanzeist.nl, voldoet hier niet aan (zie ook kopje Website).

Personeel • In februari 2023 ging de publieksarchivaris weg bij het gemeentearchief. De nieuwe publieksarchivaris startte 1 juli. Van 1 september tot medio december was zij echter afwezig wegens een al geplande sabbatical. Er is gekozen om de functie van publieksarchivaris niet hetzelfde in te vullen: de functie werd verkleind van 1 Fte naar 0,67 Fte. De adviserende rol richting de organisatie is afgevallen: de rol van publieksarchivaris ligt sec nog op de publiekswerking van het gemeentearchief. •

De studiezaalmedewerker viel in het voorjaar 2023 uit en keerde gedurende het gehele jaar niet meer terug.

•

Per mei startte een nieuwe studiezaalmedewerker om de dienstverlening door te kunnen laten gaan. Deze medewerker komt van het team DMA en kreeg 9 uur ruimte om bij GAZ de studiezaal te kunnen bemannen.

•

De functioneel beheerder van MAIS-Flexis heeft intern een andere functie gekregen en stoot het functioneel beheer van de applicatie af. In het najaar is er bij het team DMA een nieuwe collega gestart die het beheer geleidelijk van haar overneemt. Medio 2024 zal de nieuwe collega het beheer volledig van haar hebben overgenomen.

•

Door de aanvullende toezichttaak per 2023 had de kandidaat-gemeentearchivaris minder uur beschikbaar voor het gemeentearchief. Omdat het wenselijk is om meer uren beschikbaar te zijn voor de aansturing van het team en het uitvoeren van acties, is de invulling van de functie in het najaar van 2023 herzien. Per 2024 heeft zij meer uren beschikbaar voor het gemeentearchief.

•

In december 2023 is een werving gestart voor collectiespecialist. Deze nieuwe collega is in maart 2024 begonnen en zal zich gaan inzitten voor een optimale en toekomstgerichte dienstverlening.

24

25

Beheer De collectiebeheerder draagt de zorg over de fysieke archieven en collecties en voor de depots waarin deze zijn ondergebracht. Dit zijn de belangrijkste activiteiten die op het gebied van collectie- en depotbeheer plaatsvonden:

Ontwikkelingen collectiebeheer • Focus op bouwarchieven Elk jaar bepaalt het gemeentearchief een focus. Voor 2023 was dat een betere ontsluiting van de bouw(gerelateerde) archieven. Door het toevoegen van metadata, zoals adressen, moeten deze archieven beter doorzoekbaar worden. Materiële bewerking is ook onderdeel van de focus, evenals het ontsluiten van nadere toegangen (indexen). De ingebonden bouwdossiers (toegang 1023) en de sloopvergunningen (toegang 1025) zijn doorlopen (de sloopvergunningen zijn in 2024 klaar). Helaas zijn andere toegangen (1026, 1027, 1028, 1029, 1044) niet of nauwelijks aan de orde gekomen c.q. afgerond in 2023. Dit had te maken met de beperkte bezetting in het team. Er was meer inzet in de dienstverlening nodig, waardoor andere werkzaamheden stil kwamen te liggen. De resterende (nadere) toegangen staan op de actielijst 2024. • Grote ompakdag 1044 Het archief Gemeentewerken/Dienst Openbare Werken (toegang 1044) telt ongeveer 90 m1 en is slechts beperkt toegankelijk en grotendeels niet materieel bewerkt. Er is bij het gemeentearchief onvoldoende kennis van de inhoud van dit archief en dat is jammer, aangezien steekproeven naar aanleiding van vragen van onderzoekers meerdere malen interessante archiefstukken hebben opgeleverd. Er wordt momenteel gewerkt aan een uitgebreide dossierinventaris, waarbij het archief ook op adres wordt ontsloten.

Tegelijkertijd loopt de materiële bewerking door. In het voorjaar organiseerde het gemeentearchief de ‘grote ompakdag 1044’ waarbij enkele collega’s van de gemeente hielpen bij het ontnieten en ompakken in zuurvrije dossiermappen. Er werd ruim 7 meter archief bewerkt. Door de beperkte bezetting bij het gemeentearchief zijn de werkzaamheden aan 1044 daarna stil komen te liggen. In 2024 worden de werkzaamheden hervat, zowel het beschrijven als de materiële bewerking. Als de toegang beter toegankelijk is geworden, zal bekeken worden welke werkzaamheden er nog meer nodig zijn voor een optimale ontsluiting.

Ontnieten tijdens de Grote ompakdag 1044

• Herinventarisatie toegang 1036 Het archief van het gemeentebestuur 1946-1975 (toegang 1036) bestond in feite uit twee archiefblokken: de periode 1946-1965 en 1966-1975. Er was geen integratie van de twee periodes en gedurende eerdere jaren was de ordening hier en daar aangepast. Om de toegang toegankelijker te maken, heeft een externe professional de toegang herzien. Dit zorgde voor een splitsing in 2 toegangen: 1036 Gemeentebestuur Zeist 1946-1965 en toegang 1037 Gemeentebestuur Zeist 1966-1975. Ook werd de ordening verbeterd, alsmede de beschrijvingen. Op dit moment worden de laatste werkzaamheden aan de inventaris gedaan, in de loop van 2024 verschijnen de toegangen op de website, inclusief een concordans.

25

26

• AVG-check gemeentelijke archieven Na een steekproef bleken niet alle overgebrachte gemeentelijke archieven AVG-proof te zijn. Hoewel deze archieven door overbrenging in beginsel openbaar zijn, voelde het gemeentearchief zich genoodzaakt een AVGcheck te doen. Het college van B&W (zorgdrager) is daarmee akkoord gegaan (zaaknummer 100893). De toegangen 1108 (PRO2), 1104 (PRO1), 1100 (ZEI) en 1040 (GEM) zijn in 2022 nagelopen. In 2023 zijn ook de toegangen 1036 en 1024 gecontroleerd. Ook is er gekeken of openbaarheidsbeperkingen die in 2018 (AVG van kracht) te streng zijn toegepast en herzien moe(s)ten worden. Deze laatste actie loopt door in 2024.

Ontwikkelingen depotbeheer • Verwijderen hangkasten stelling 55 en 56 In de archiefbewaarplaats zijn bij oplevering van de ruimte twee hangkasten geplaatst voor grote luchtfoto’s en andere zaken. De maatvoering bleek echter niet goed waardoor de kasten nooit zijn gebruikt voor dit doel. In de loop der jaren werden de kasten gebruikt voor opslag van diverse archivalia en kunstwerken. In 2022 zijn de kasten uitgeruimd en is het opgeslagen materiaal elders ondergebracht. De hangkasten zijn in 2023 uit de archiefbewaarplaats verwijderd en bieden daarmee ruimte om op termijn extra stellingkasten te plaatsen. • Brandblussers geplaatst in archiefbewaarplaats en quarantaineruimte In 2022 zijn de archiefbewaarplaats en quarantaineruimte getoetst door archiefinspectie. De aanbevelingen zijn omgezet naar actiepunten. Zo zijn er zowel in de archiefbewaarplaats als in de quarantaineruimte brandblussers geplaatst. • Klimaatmeetapparatuur archiefbewaarplaats geplaatst Een ander actiepunt vanuit de archiefinspectie was het plaatsen van klimaatapparatuur in de archiefbewaarplaats zodat de collectiebeheerder inzicht heeft in temperatuur en luchtvochtigheid. Enig nadeel is dat de klimaatapparatuur niet aangesloten is op het klimaatsysteem dat het klimaat regelt. Uit de praktijk blijkt dat de metingen afwijken, hoewel de tendensen wel hetzelfde zijn.

• Risicoanalyse laten uitvoeren in archiefbewaarplaats In 2023 heeft het bedrijf Helicon Conservation Support BV een risicoanalyse voor het gemeentearchief gedaan. Het rapport, dat begin 2024 is opgeleverd, geeft een overzicht van de aanwezige risico’s – zowel op organisatorisch gebied als in de omgeving van de (archief)collectie. Het rapport zal door de collectiebeheerder onder andere worden gebruikt om het collectiehulpverleningsplan en het calamiteitenplan te actualiseren. Maar het rapport dient bijvoorbeeld ook als basis voor het aanscherpen van het studiezaalreglement.

Inhoud archiefbewaarplaats Eind 2023 staan in het collectieregistratiesysteem MAIS-Flexis 2548 m1 archieven en collecties geregistreerd. Op dit moment is er nog circa 325 m1 vrije ruimte. Er worden momenteel voorbereidingen getroffen om het aantal beschikbare meters uit te breiden, enerzijds door aanpassingen aan de ruimte, anderzijds door opruimwerkzaamheden. Eind 2023 staan er 268 archieven en collecties in ons collectieregistratiesysteem geregistreerd: 46 betreffen overheidsarchief, 173 betreffen particulier archief, 1 archief is gemengd en bij 48 archieven is het soort archief niet nader omschreven. N.B.: de bovenstaande cijfers zijn niet volledig betrouwbaar. Niet alles staat juist en/of volledig geregistreerd in het collectieregistratiesysteem MAIS-Flexis, wat voor vertroebelingen en onjuistheden zorgt. De komende jaren worden de cijfers steeds nauwkeuriger. Voor nu geven de cijfers desondanks een goede indicatie.

Geacquireerde archieven

26

27 Acquisities 2023 Toegang

Titel

n.t.b. (7520)

Zeister Industrie- en Huishoudschool

n.v.t.

Film stamboom familie Wiss

T8005

Gemengd koor Cantiamo-Austerlitz/Ons Genoegen

T7501

Zeister Schoolvereeniging

n.t.b. (9014)

Films Vollenhoven + extra materiaal

Toegevoegd aan 1128

Boek huwelijksovereenkomsten 1966

Onder 9014

4 ansichtkaarten over Zeist

Onder 9014

Prentbriefkaarten Kamp Zeist

n.t.b (1104 en 1108)

Planbegeleidingsgroep De Clomp

T8532

Gereformeerde kerk van Zeist – De Bilt

Ordenen op locatie van het archief van de Zeister Schoolvereeniging

Geïnventariseerde archieven Geïnventariseerde archieven 2023* Toegang

Titel

Omvang (m1)

7564

Toonkunstkoor Zeist

0,84

2066

Sijke Pool, gemeenteambtenaar en verzetsstrijder WOII

0,24

1036

Gemeentebestuur Zeist 1945-1965

103,3

1037

Gemeentebestuur Zeist 1966-1975

143,4

* de archieven in dit overzicht waren aan het einde van 2023 wel geïnventariseerd, maar nog niet al deze archieven waren op 31 december 2023 ontsloten via de website. Digitalisering • In 2023 zijn de charters in de toegangen 2156, 2160, 2164, 2172, 2176, 2180, 2196, 2212 en 9040 gedigitaliseerd. Een charter is een perkamenten oorkonde, vaak voorzien van een of meer zegels. Het betreft 123 charters, waarvan de oudste uit het jaar 1403 komt. In 2024 worden de charters getranscribeerd en vervolgens online beschikbaar gesteld. •

Er zijn twee oorlogsagenda’s (toegang 2010) gedigitaliseerd. Deze agenda’s zijn geschreven door een jongen uit Austerlitz en bevatten aantekeningen over school en anderzijds, maar bevatten ook opmerkingen over het dagelijks leven ten tijde van de Tweede Wereldoorlog. In 2024 worden de agenda’s getranscribeerd.

27

28

Transcriptie maken van oorlogsdagboek Van Zanten

Publiek en dienstverlening Bezoek, telefoon en e-mail De onderstaande cijfers over de dienstverlening zijn bij benadering. De verschillende vormen van dienstverlening zijn gedurende het verslagjaar niet altijd actief bijgehouden en zijn daarom deels op een later moment gereconstrueerd. De cijfers komen echter goed overeen met de werkelijkheid en geven daarom desalniettemin een beeld van de dienstverlening. In 2023 ontving het gemeentearchief 118 geregistreerde bezoeken, dat is hoger dan de twee jaren ervoor. Onder andere het onderzoek naar joods vastgoed zorgde voor een stijging. Spontane bezoekers (zonder afspraak) zijn niet bijgehouden, maar worden op minstens zoveel geschat. Er is ook nog steeds een stijging te zien in de dienstverlening via e-mail. De telefoon werd minder gebruikt.

Dienstverlening

2021

2022

2023

Totaal aantal geregistreerde bezoekers

90

81

118

Waarvan uniek

50

70

52

Telefonische dienstverlening

20

16

10

E-mails (incl. via webformulier)

415

629

697

Website

28

29 In 2023 is er weinig vernieuwd aan de website www.geheugenvanzeist.nl. Het ‘vullen’ van de website is een gezamenlijke inspanning van alle deelnemende erfgoedpartners, in de praktijk wordt er echter door enkelen en slechts af en toe iets aangeleverd. De gemeente is het gesprek aangegaan met het bestuur van het Geheugen van Zeist en eind 2023 is er afgesproken dat het beheer en de eindverantwoordelijkheid van de website geheel bij de gemeente komt te liggen, waarbij de erfgoedpartners van het Geheugen van Zeist kunnen deelnemen. In 2024 vindt er een vernieuwing van de website plaats. Deze vernieuwing is ook in het kader van het landelijke ‘Besluit digitale toegankelijkheid overheid’ noodzakelijk. Dit besluit heeft als doel mensen met een functiebeperking betere toegang te geven tot digitale dienstverlening van de overheid. De huidige website voldoet niet aan de gestelde eisen. Beeldbank Eind 2023 zijn er 3902 afbeeldingen in de beeldbank gepubliceerd. 3576 beelden daarvan zijn ontsloten door het gemeentearchief. De andere 326 afbeeldingen zijn online geplaatst door Stichting Lokaal Austerlitz. De andere twee deelnemers aan de beeldbank, te weten Historische Vereniging Den Dolder en Zeister Historisch Genootschap, hebben nog geen beeldmateriaal online gepubliceerd.

Raadplegingen website Per 1 juli 2023 was er geen analysetool meer beschikbaar voor de raadplegingscijfers van de website. Een goede vergelijking met de afgelopen jaren is daarom niet te maken. Wel is het opvallend dat, ondanks de livegang van de beeldbank – een publiekstrekker – de cijfers voor het eerste halfjaar gemiddeld lager lijken te liggen dan voorgaande jaren. Er is niet bekend hoe vaak de beeldbank is geraadpleegd. Besloten is om pas bij de vernieuwing van de website ook te kijken naar een nieuwe analysetool. Website Aantal bezoekers Aantal bezochte pagina's

2021 51.818 184.70

2022 47.170 159.14

2023 t/m Q2 22.432 87.785

Publieksactiviteiten Tentoonstellingen in samenwerking met het Geheugen van Zeist 11 januari – 31 maart 2023 Den Dolder zo gek nog niet, door Historische Vereniging Den Dolder 17 april – 22 september 100 jaar Sola, door Stichting de ZilverKamer Zeist Gemeentearchief zelfstandig 13 okt. 2023 – 31 jan. 2024

Burgemeesters in Beeld, t.a.v. afscheid burgemeester Koos Janssen

Opening tentoonstelling Burgemeesters in Beeld met burgemeesters Janssen en Boekhoven

29

30

Bijlage 4

Adviezen en notities 2023 Opgesteld door Noortje van Hofwegen | Kandidaat-gemeentearchivaris Tatjana Mordasiewicz | Archiefinspecteur

30

31

31

32

32

33

33

34

Adviesdocument Audit Kwaliteitszorg Informatiebeheer 2023 (versie 1.0 november 2023) Tatjana Mordasiewicz (auditor kwaliteitszorg informatiebeheer) Managementsamenvatting Sinds 2021 werkt de gemeente Zeist met een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer. Het doel daarvan is het waarborgen van het beheer van archiefbescheiden conform wetgevingen. Jaarlijks voert de auditor kwaliteitszorg informatiebeheer aan de hand van dit kwaliteitssysteem audits uit en verwerkt de resultaten ervan in een adviesdocument. Dit adviesdocument is bedoeld voor de manager Informatievoorziening (IV) en ook breder voor het MT/DT. Het document bevat twee onderdelen: • de follow-up van de adviezen van 2022. • vier bevindingen uit de kwaliteitsmeting van 2023. Na een zorgvuldige audit van lopende zaken zijn de volgende bevindingen naar voren gekomen, waarbij aanbevelingen worden gedaan ter verbetering. Binnen de afdeling IV worden positieve stappen gezet richting doelmatig en rechtmatig informatiebeheer. De borging van de digitale informatie blijft niet voldoende gewaarborgd, maar er worden mooie stappen gezet om dit aan te pakken. Denk hierbij aan de 0-meting bij subteam Document Management en Archief (DMA) en het jaarplan van DMA. Projecten blijven te lang liggen, mede vanwege beperkte bezetting.

Het is van essentieel belang dat DMA voldoende deskundig personeel in dienst heeft om al het werk adequaat op te kunnen pakken. De Gemeentearchivaris heeft eerder in de toezichtsrapportage informatiebeheer bij de gemeente Zeist, zaaknummer 193954, aangegeven dat DMA structureel dient te investeren in zowel de kwaliteit als kwantiteit van het subteam Informatiemanagement (IM). Follow-up 2022 •

Bewustzijn digitale dossiervorming. Er is gebrek aan uniformiteit in dossiervorming en –registratie. Er werd geadviseerd om algemene regels voor dossiervorming en -registratie op te stellen. In 2023 heeft de gemeente een onboardingsweek geïntroduceerd voor nieuwe medewerkers, waar subteam IM aan deelneemt. Subteam IM merkt op dat er interesse is in correcte dossiervorming, maar er zijn nog geen regels voor dossiervorming opgesteld. Het wordt aanbevolen om deze algemene regels op korte termijn op te stellen en deze aan te bieden tijdens de introductieweek. Ontwikkel daarnaast één uniforme cursus voor alle medewerkers, om een consistente werkwijze van het informatiebeheer en dossiervorming te bevorderen.

•

Toegangsrechten, zoek- en archieffunctionaliteiten. Binnen de getoetste applicaties en op de Onetwerkschijf hebben we te maken met ongestructureerde en onbeheerde informatie waar nog geen vernietiging op heeft plaatsgevonden. Binnen de afdeling IV werd gewerkt aan een informatiearchitectuur door de proces- en informatiebeheerders. Het advies was om te onderzoeken hoe zoekfunctionaliteiten, toegangsrechten en archief- en vernietigingsfunctionaliteiten in vakapplicaties kunnen worden verbeterd.

•

Het project met betrekking tot de informatiearchitectuur kent een geleidelijke en stapsgewijze aanpak, te beginnen met de GEMMA softwarecatalogus. Momenteel zijn de proces- en informatiebeheerders (P&I’ers) bezig met het invullen van de GEMMA softwarecatalogus, die een overzicht biedt van alle gebruikte software en de geschiedenis ervan bijhoudt. Het is belangrijk om binnen dit project DMA te betrekken. DMA heeft in 2023 namelijk een nulmeting uitgevoerd op de processen vanuit de i-Navigator. Tijdens de nulmeting zijn onder andere de archief- en vernietigingsfunctionaliteiten in vakapplicaties meegenomen. De samenwerking tussen de GEMMA softwarecatalogus en de i-Navigator is cruciaal, met aandacht voor regelmatige evaluatie, uniforme terminologie en training voor medewerkers. Toegangsrechten, met name voor persoonsgegevens en bedrijfskritische informatie, blijven een aandachtspunt en dienen te worden herzien in onder andere de context van de autorisatietabellen (beheerinstrumenten).

•

Proces overbrenging en proces vernietiging. Het advies was om voor het proces van overbrenging en vernietiging een procesbeschrijving op te stellen. Het vernietigingsproces is in 2023 binnen

34

35 Zaaksysteem.nl efficiënt ingericht en operationeel. Plannen voor het overbrengingsproces ontbreken nog, maar het vernietigingsproces en het concept proces digitale overbrenging E-depot bieden hiervoor een leidraad. •

Geordend overzicht/classificatieschema en lijst informatiebeheerregimes. Conform het vastgestelde uitvoeringsplan dat onderdeel is van de Archiefvisie 2022-2026, stond voor het jaar 2022 de geprioriteerde processen op de agenda. In lijn met dit plan werd aanbevolen om met het opstellen van een classificatieschema hierop aan te haken. Het voorstel was om op basis van een geordend overzicht en het classificatieschema per werkproces specifieke informatiebeheerregimes vast te stellen. Deze regimes kunnen worden ingedeeld in verschillende risicoklassen op basis van bewaartermijnen (bijvoorbeeld laag, middel en hoog). In 2023 heeft de gemeente Zeist de lijst met beheerregimes afgerond en opgenomen in hun digitale bewaarstrategie, die nog moet worden vastgesteld. Deze regimes zijn ingedeeld op bewaartermijn en beheerniveau. Een geordend overzicht/classificatieschema is nog niet compleet aanwezig. De gemeente Zeist heeft besloten om te verwijzen naar de i-Navigator, een applicatie van de VHIC. De i-Navigator biedt een overzicht van alle processen/zaaktypen die binnen de organisatie worden uitgevoerd. De kwaliteitsmeting volgend jaar zal beoordelen of de beheerinstrumenten, inclusief het geordend overzicht/classificatieschema, correct worden toegepast binnen de gemeente Zeist, in het kader van de actualisering van het handboek kwaliteitszorg.

•

E-depot. In 2022 liep een tweejarige pilot met een E-depotvoorziening. Binnen deze periode werd ervaring opgedaan met digitaal archief en het gebruik van een E-depot, o.a. rondom duurzaam beheer, preserveringsbeleid, vernietiging, overbrenging en de toegankelijkheid. Subteam IM heeft een leidende rol en verzamelt kennis over het werken met een E-depot. Begin 2023 liep het contract af en werd het contract niet verlengd. Uit de evaluatie is gebleken dat een recordmanagementtool (RMtool), als een voorbereidend depot (pre-depot), dient te komen. De opdrachtgever heeft op basis daarvan een projectbrief en contract laten opstellen. De projectbrief beperkt zich tot de uitfasering van Corsa, oftewel de facturen en BAG-brondocumenten uit Corsa en de uitfasering van het voormalige zaaksysteem PerfectView. In 2024/2025 start een nieuw E-depottraject met aangescherpte eisen. In dit traject dient de digitale bewaarstrategie van de gemeente Zeist als leidraad.

Bevindingen 2023 •

Jaarplan Document Management en Archief (DMA). Gemeenten dienen bij de uitvoering van hun informatiebeheer te voldoen aan de Archiefwet. De gemeentearchivaris en de auditor kwaliteitszorg informatiebeheer toetsen dit sinds 2023 jaarlijks in twee toetsingscycli: een formele toezichtsrapportage en een interne audit op het informatiebeheer. Met deze constructie tracht de gemeente Zeist meer inzicht te krijgen in de kwaliteit van het informatiebeheer en meer grip te krijgen op een juiste uitvoering ervan. Bij de audit wordt het integraal jaarplan van DMA getoetst. In dit jaarplan geeft DMA aan op welke werkzaamheden het komende jaar de nadruk komt te liggen. Dit plan is eind 2022 niet formeel voorgelegd waardoor de auditor niet kon toetsen. Advies aan de aanvoerder DMA is om met een compacter jaarplan met heldere focus en planning te komen. Daarnaast is het advies om de aanvang van het interne audit proces met één maand te vervroegen. Dit geldt ook voor het controleplan, dat door de auditor en manager IV wordt opgesteld.

•

Beheerinstrumenten. Voor een goede uitvoering en toetsing van het informatiebeheer dient een aantal beheerinstrumenten aanwezig te zijn. Enkele benodigde beheerinstrumenten waren nog niet aanwezig en worden geactualiseerd of ontwikkeld. De voortgang hiervan wordt regelmatig besproken en beheerd door de auditor en wordt meegenomen in de audit van 2024.

•

Kwaliteitscontroles Zaaksysteem.nl. Begin 2023 is een plan van aanpak opgesteld om de kwaliteitsborging van afgesloten zaken binnen het zaaksysteem van de gemeente Zeist te versterken. De kwaliteitsborging richt zich op het waarborgen van de volledigheid, correctheid en vindbaarheid van afgesloten zaken. Om deze reden is besloten om kwaliteitscontroles uit te voeren, de controle dient voor het sturen op herstelacties zodat fouten binnen het zaaksysteem verminderd worden. Na een periode van zes maanden waarin de kwaliteitscontroles zijn uitgevoerd op het post-proces, kan

35

36 worden vastgesteld dat de aanvankelijke kwaliteitsverbetering merkbaar was. Echter, na verloop van tijd bleef de kwaliteit stagneren en was er geen voortdurende verbetering meer waar te nemen. Door kwaliteitscontroles binnen één team te verrichten (KCC), hebben we inzichten verkregen die representatief zijn voor de hele organisatie. Er wordt geadviseerd om zaaktypen één voor één met alle afdelingen te bespreken, zoals reeds eerder geadviseerd door de gemeentearchivaris in 2022. Verder wordt aanbevolen om de rechten van collega's binnen het zaaksysteem zorgvuldig te controleren. Dit advies is gebaseerd op de recente kwaliteitscontroles, waarbij werd vastgesteld dat interne collega’s op eigen initiatief de vernietigingsdatum hadden aangepast. Daarnaast is het aan te raden om de reikwijdte van de kwaliteitscontroles uit te breiden naar andere zaaktypen. Voeg bijvoorbeeld controles toe die gericht zijn op de volledigheid en metadatering van zaken die vanwege bewaartermijnen langdurig bewaard moeten worden. Verder komt de eerste vernietiging binnen zaaksysteem.nl aan bod en verdient binnenkort de benodigde aandacht. Tot slot wordt geadviseerd om een RODIN-toets (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) door een externe partij te laten uitvoeren. RODIN is een instrument voor de inrichting, het gebruik en beoordeling van digitale beheeromgevingen. •

Nulmeting Werkprocessen + applicaties. De Archiefregeling schrijft voor dat er te allen tijde een actueel, logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden en hun verblijfplaats beschikbaar moet zijn. Daarom is eind 2022 een nulmeting van werkprocessen gestart, die dient als vertrekpunt voor vervolgstappen richting een doelmatig en rechtmatig informatiebeheer. Tijdens deze nulmeting werd uitgegaan van de zaaktypecatalogus in de applicatie i-Navigator. Nu de nulmeting voltooid is (september 2023), is de volgende stap om de i-Navigator per zaaktype te vullen. Het doel is om alle velden te voorzien van data uit de nulmeting, zodat we binnen de gemeente Zeist een geordend overzicht krijgen. Uiteindelijk zal een uitgebreide evaluatie van het gehele proces worden uitgevoerd. Het advies is om een parttime- of fulltime applicatiebeheerder voor de i-Navigator aan te stellen. Verder dient voor elk proces/zaaktype de risicoklasse bepaald te worden en onderzoek de opties voor de integratie van het verwerkingsregister in de i-Navigator. Het is ongewenst om verouderde informatie in een applicatie te hebben. Zorg daarom voor een regelmatige evaluatie en bijwerking van de i-Navigator. Eventuele risicovolle tekortkomingen in het informatiebeheer zullen worden omgezet in concrete verbeterplannen.

De auditor kwaliteitszorg informatiebeheer zal in gesprek gaan met de proceseigenaren en bijhouden of de verbeteringen in gang worden gezet.

36