RIB24.095 Toezicht Informatiebeheer 2023 (Bijlage)
Tekst van het document
Bijlagen Toezicht op het informatiebeheer bij de gemeente Zeist | 2023
Juni 2024 Behorend bij zaaknummer | 379105
2
Inhoudsopgave Bijlage 1: Voortgangsrapportage toezicht op het informatiebeheer over het jaar 2023…..3 Managementtoelichting Hoofdstuk 1: lokale regelingen Hoofdstuk 2: mensen en middelen Hoofdstuk 3: archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot 8 Hoofdstuk 4: interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdstuk 5: ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 13 Hoofdstuk 6: vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding 14 Hoofdstuk 7: overbrenging Gemeenschappelijke regelingen
4 5 6 12
17 18
Bijlage 2: Managementreactie op Voortgangsrapportage informatiebeheer over 2023…..20 Bijlage 3: Jaarverslag gemeentearchief over het jaar 2023…………………………………………..22 Algemeen
23
Ontwikkelingen Personeel
23 24
Beheer
25
Ontwikkelingen collectiebeheer Ontwikkelingen depotbeheer Inhoud archiefbewaarplaats Geacquireerde archieven Geïnventariseerde archieven Digitalisering
25 26 26 27 27 27
Publiek en dienstverlening
28
Bezoek, telefoon en e-mail Website Beeldbank Raadplegingen website Publieksactiviteiten
28 29 29 29 29
Bijlage 4: Adviezen en notities………………………………………………………………………………….30 Advies GA inz vervangingsbesluit OdrU gemeente Zeist Notitie GA bij Advisering beheerachterstanden PerfectView Adviesdocument Audit Kwaliteitszorg Informatiebeheer 2023
2
31 32 34
3
Bijlage 1
Voortgangsrapportage toezicht op het informatiebeheer over het jaar 2023 Opgesteld door Tatjana Mordasiewicz | Archiefinspecteur Gemeente Zeist
3
4
Managementtoelichting Evenals voorgaande jaren maakt dit toezichtrapport een tussenbalans op van de lopende implementatie van volledig digitale werkprocessen en het bijbehorende informatiebeheer. Hierbij wordt de mate van naleving van wetgeving met betrekking tot informatiebeheer besproken, evenals de vereisten voor een adequate kwaliteitsborging van digitale informatie. Het niet of deels voldoen aan de wettelijke vereisten voor informatiebeheer wordt door de provincie, in haar rol als interbestuurlijk toezichthouder, beschouwd als nalatigheid. Dit rapport betreft voornamelijk het informatiebeheer in de organisatie (de zogenoemde niet overgebrachte archieven) en op enkele punten het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie. Normaliter laat de gemeente Zeist haar inspectie op het informatiebeheer uitvoeren door een externe archiefinspecteur. Het toezicht over het jaar 2023 werd echter uitgevoerd door onze eigen archiefinspecteur mw. Mordasiewicz. De voornaamste reden voor deze (eenmalige) wijziging is het feit dat er in november 2023 ook al een uitgebreide toetsing heeft plaatsgevonden middels het kwaliteitssysteem. Hierdoor is de stand van het informatiebeheer goed in beeld, zowel binnen de organisatie als bij de toezichthouders.
Dit voortgangsrapport is daarom een follow-up op de rapportage van 2022, aangevuld met actuele onderwerpen die wij van belang achten. Tussenbalans begin 2024 Samengevat is de stand van zaken begin 2024 dat met name het digitale informatiebeheer op een aantal punten nog niet volledig aan de wet voldoet, en dat de kwaliteit van digitale informatie nog onvoldoende geborgd is. Met name op het gebied van digitale vernietiging en de vindbaarheid van informatie blijven uitdagingen bestaan. Wat betreft vindbaarheid gaat het vooral om het toegankelijk maken van informatie voor collega’s en het tot stand brengen van een organisatiebreed geordend overzicht van zowel papieren als digitale informatie. Dit initiatief is vorig jaar gestart en de nulmeting voor het in kaart brengen van digitale informatiestromen en -processen is eind 2023 afgerond. Gedurende het verslagjaar heeft de gemeente Zeist aangetoond voldoende stappen te nemen richting doelmatig en rechtmatig archiefbeheer, maar vanwege de complexiteit zijn sommige zaken doorgeschoven naar 2024 (en 2025). Het migratie- en conversieprotocol van de gemeente Zeist is vastgesteld. Een kanttekening hierbij is dat de gemeentearchivaris en de archiefinspecteur dit protocol niet hebben gelezen vóór de vaststelling. Daarom wordt deze versie door het toezicht beschouwd als een 0.9-versie.
Wat betreft de uitvoering van het informatiebeheer is in 2022 een formeel, organisatiebreed protocol voor de digitale vervanging van papieren informatie (door scannen) vastgesteld. Echter, in 2023 is er geen besluit tot vervanging genomen. Verder zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden, zoals digitale selectie en vernietiging. Gedurende het jaar 2023 heeft de gemeente Zeist weliswaar enkele zaken in kaart gebracht op dit gebied, maar dit heeft niet geleid tot een volledig plan van aanpak. Het is belangrijk om dit in 2024 verder op te pakken, in kaart te brengen, gevolgd door de opstelling van een archiefbewerkingsplan en uiteindelijk de vernietiging ervan. Om ervoor te zorgen dat er voor de toekomst voldoende en duidelijk inzicht is in de beschikbare middelen (applicaties, beheerinstrumenten etc.) voor het gehele archief- en informatiebeer, wordt aanbevolen een meerjarenplanning met de nodige verbeteringen op te stellen. Door recent personeelsverloop binnen het team Informatiemanagement (IM) op het gebied van informatiebeheer is het cruciaal om te investeren in een meerjarenplanning. Deze meerjarenplanning dient te inventariseren wat op korte, middellange en lange termijn nodig is voor de verbetering van het informatiebeheer. Het is van belang om bij het opstellen van de meerjarenplanning realistisch te blijven.
Toelichting op de rapportage over het jaar 2023 De hiernavolgende toezichtrapportage over het informatiebeheer in het jaar 2023 borduurt voort op het rapport van vorig jaar. De statussen uit het rapport over het jaar 2022 zijn overgenomen, de tekst niet. Het toezichtrapport 2022 is terug te vinden in zaaknummer 193954. De onderstaande rapportage geeft de stand van zaken voor het jaar 2023 aan, adviezen zijn daarbij cursief geschreven.
4
5
Hoofdstuk 1: Lokale regelingen Status begin 2023 🟩 De Archiefverordening en Beheerregeling van de gemeente Zeist zijn voldoende actueel. 🟩 Het SIDO is ingericht en operationeel. 🟩 Uw Archiefvisie is in 2022 herijkt. 🟩 De gemeente Zeist heeft nog niet met alle samenwerkingsverbanden beheerafspraken gemaakt ten aanzien van het informatiebeheer.
Voortgang begin 2024 🟩 De Informatieverordening 2019 en Besluit Informatiebeheer 2019 zijn voldoende actueel 🟩 Het SIDO is ingericht en operationeel. 🟩 Uw Archiefvisie is in 2022 herijkt. 🟩 De gemeente Zeist heeft nog niet met alle samenwerkingsverbanden beheerafspraken gemaakt ten aanzien van het informatiebeheer. Voer dit in 2024 verder uit. Toets deze afspraken periodiek via het kwaliteitssysteem.
Lokale regelingen - stand van zaken in voortgangsrapport begin 2024 Toezichtstaken Sinds begin 2023 zijn de toezichtstaken weer officieel bij de gemeente Zeist belegd. Dit is tot stand gekomen om vooruit te lopen op de nieuwe Archiefwet, waarin het aanwijzen van een gemeentearchivaris verplicht is. Informatieverordening 2019, Besluit Informatiebeheer 2019 en het Strategisch Informatie Overleg Het Strategisch Informatie- en Dataoverleg (SIDO) is nog steeds operationeel, de vorm zal echter gaan veranderen. Sinds eind 2023 vinden interne besprekingen plaats met betrekking tot de organisatie van een Strategisch Informatie Overleg (SIO) en de vorm daarvan. In 2024 worden de plannen verder uitgewerkt en zal de aanpassing in werking treden. Zorg dat er binnen de organisatie helderheid is binnen welke van de toekomstige gremia besluitvorming plaatsvindt. Zorg ook voor een actualisatie van het Besluit Informatiebeheer indien hierin verandering plaatsvindt. Samenwerkingsverbanden In 2022 is de gemeente Zeist begonnen met het uitvoeren van een bureauonderzoek waarbij alle bestaande beheerafspraken met samenwerkingsverbanden in kaart zijn gebracht. In 2023 zou er een beeld ontstaan van de uit te voeren activiteiten, waarna afspraken moeten worden gemaakt. Eind 2023 heeft de door Zeist ingehuurde archiefinspecteur dhr. Glaudemans een rapport opgeleverd over ketenarchivering.
Dit rapport benadrukt de focus op exclusief verbonden partijen, wat ertoe leidt dat archivering in ketens (door andere partijen voor de gemeente) voor belangrijke delen buiten beeld blijft. Met dit rapport over ketenarchivering en de daarin genoemde aanbevelingen kan de gemeente Zeist in 2024 verder aan de slag. Het is de verantwoordelijkheid van de proceseigenaren van Zeist om de beheerafspraken actief op te pakken met de desbetreffende organisatie. Bovendien moeten zij ervoor zorgen dat team DMA betrokken wordt bij dit proces voor het archief- en informatiebeheer. De organisatie die taken uitvoert voor de gemeente Zeist, dient eveneens afzonderlijke beheerafspraken te maken met de deelnemende partijen en deze af te stemmen op het gebied van archief- en informatiebeheer. Overweging wordt gegeven om gebruik te maken van het model-DAP om een goede ketensamenwerking te waarborgen. Het rapport over ketenarchivering en het model-DAP zijn op te vragen bij de informatiemanager van IV.
5
6
Hoofdstuk 2: Mensen en middelen Status begin 2023
Voortgang begin 2024
🟩 Er is nog niet voldoende inzicht bij de gemeente Zeist voor 🟩 Er is nog niet voldoende inzicht bij de gemeente Zeist voor de middellange termijn of de beschikbare middelen voor de de middellange termijn of de beschikbare middelen voor de gehele archief- en informatiefunctie voldoende zijn. gehele archief- en informatiefunctie voldoende zijn. Stel hiervoor een meerjarenplanning op. 🟩 Er zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. 🟩 Er zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden.
Mensen en middelen - stand van zaken in voortgangsrapport begin 2024 Sinds 2017 vormen het team Document Management en Archief (DMA) en het Gemeentelijk Archief Zeist (GAZ) gezamenlijk het team Informatiemanagement (IM). Vanwege het toenemende digitale archiefbeheer is het van belang om het team zowel kwalitatief als kwantitatief te versterken. Het vraagt immers andere kennis en vaardigheden dan bij analoog archiefbeheer, waar overigens ook nog steeds sprake van is. Het waarborgen van de juiste hoeveelheid gekwalificeerd personeel voor de uitvoering van uw plannen blijft ook in 2024 een specifiek aandachtspunt. Verdeling van mensen en middelen De verdeling van mensen en middelen (applicaties, beheerinstrumenten etc.) binnen de gemeente, met betrekking tot archief- en informatiebeheer, lijkt gezien het achterstallig beheer én de ambitie nog niet voldoende op niveau. Binnen het team DMA zijn achterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden en tegelijkertijd zijn er veel ontwikkelingen binnen de organisatie waar DMA een actieve rol moet pakken. In het jaar 2023 was er personeelsverloop binnen het team IM op het gebied van archief- en informatiebeheer. Bij team DMA zijn eind 2023 de tijdelijke inhuurkrachten gestopt en zijn twee vaste krachten aangenomen. Ook in Q1 van 2024 zullen tijdelijke inhuurkrachten stoppen.
Het inwerken van nieuwe medewerkers vergt tijd en zorgvuldigheid. Gelieve erop toe te zien dat het personeel de werkzaamheden vervult binnen de aangewezen rol, en dat DMA-medewerkers geen verantwoordelijkheden van een adviseur digitale informatie (ADI) op zich nemen. Op het moment van het opstellen van dit voortgangsrapport is tijdelijk iemand aangesteld voor de rol als strategisch adviseur, en staat er nog een vacature open voor een DMA-medewerker en de ADI-rol. In 2024 dient er gezocht te worden naar een vaste ADI met de juiste kennis en vaardigheden in huis, om te voorkomen dat de andere IM-medewerkers de adviseursrol moeten oppakken. De manager Informatievoorziening (IV) heeft per 1 januari 2024 ook de rol van Chief Information Officer (CIO) en sluit in die hoedanigheid frequent aan bij het Directie Team (DT). Daarmee heeft team IV een sterkere positie gekregen in het bepalen van de koers van de organisatie. Verder is binnen het managementteam van team IV per 1 maart 2024 een nieuwe rol ontstaan, namelijk die van informatiemanager. Met deze nieuwe functie is het archief- en informatiebeheer sterker vertegenwoordigd in het managementteam van team IV. Doordat de strategisch adviseur IV de stap heeft gemaakt naar informatiemanager, dient de rol van strategisch adviseur in 2024 opnieuw ingevuld te worden.
Het is van belang dat de nieuwe strategisch adviseur IV over de benodigde expertise over informatiebeheer en archivering beschikt. Ook bij het team GAZ zijn er nieuwe ontwikkelingen en verschuivingen. Intern is de publieksarchivaris begin 2023 naar een functie buiten GAZ gewisseld, waardoor later dat jaar een nieuwe publiekarchivaris is aangenomen. Verder is vanwege langdurige ziekte van de studiezaalmedewerker een collega vanuit DMA voor enkele uren per week naar GAZ overgeplaatst om dit gat te vullen. Het team GAZ was in 2023 onderbezet. Bij het opstellen van dit voortgangsrapport is de vacature voor een collectiespecialist ingevuld. Meer informatie over de bezetting van GAZ is te lezen in het GAZ-jaarverslag in dit rapport.
6
7 Budgetten en planning team IM In de budgetten van IV is voldoende reservering voor het uitvoeren van IM-projecten. Er is nog niet voldoende inzicht bij de gemeente Zeist voor de middellange termijn of de beschikbare budgetten voor de gehele archiefen informatiefunctie voldoende zijn. Om ervoor te zorgen dat er voor de toekomst voldoende en duidelijk inzicht is in de taken en beschikbare middelen voor het gehele archief- en informatiebeheer, wordt aanbevolen een meerjarenplanning met de nodige verbeteringen op te stellen voor het team DMA. Deze meerjarenplanning dient te inventariseren wat op korte, middellange en lange termijn nodig is voor de verbetering van het archiefen informatiebeheer. Het is van belang om bij het opstellen van de meerjarenplanning realistisch te blijven. Bij het team GAZ is er een actielijst waar gedurende het hele jaar aan gewerkt wordt, en daarnaast een lijst met potentiële nieuwe acties en projecten. Zodra team DMA een meerjarenplanning heeft opgesteld, kan team GAZ hierop aansluiten en haar eigen meerjarenplanning concretiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de toekomstige overbrenging van het analoge en digitale archief. Er zijn echter nog achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden, zoals digitale selectie en vernietiging.
Gedurende het verslagjaar 2023 heeft het team DMA wel enkele zaken op dit gebied in kaart gebracht, maar dit heeft niet geleid tot een volledig plan van aanpak. In 2024 dient hier verder aan gewerkt te worden door team DMA en dient er ook controle op achterstanden in reguliere papieren en digitale vernietiging plaats te vinden. Breng dit in kaart, gevolgd door de opstelling van een archiefbewerkingsplan en uiteindelijk de vernietiging ervan. Het is van belang dat de gemeente Zeist zich richt op het wegwerken van de wettelijk verplichte achterstanden door geschikt personeel in te huren of uit te besteden aan een erkend bedrijf, om dit proces sneller én wetmatig te laten verlopen. In het toezichtrapport van vorig jaar staat dat vanaf 2023 alle medewerkers van de gemeente Zeist zich bewust moeten zijn van de noodzaak om dossiers en zaken compleet te maken en te houden. De actuele stand van zaken op dit punt is dat door team DMA in 2024 wordt gewerkt aan het ontwikkelen van een training voor de gehele organisatie omtrent bewustwording van informatiebeheer. In het kader van deze training is het van cruciaal belang dat er duidelijke spelregels/handleidingen worden opgesteld voor alle medewerkers van de gemeente Zeist met betrekking tot dossiervorming en registratie.
Bij dit punt is het niet alleen aan team DMA om trainingen en spelregels/handleidingen te ontwikkelen, maar is het net zo van belang dat er van bovenaf in de organisatie duidelijk wordt gemaakt dat iedereen hierin een verantwoordelijkheid heeft. Het DT en het MT hebben hierin dus een essentiële rol, want zij kunnen de organisatie in beweging krijgen. Zolang er op dat niveau geen druk op de organisatie wordt gelegd, zal er waarschijnlijk geen gedragsverandering optreden.
7
8
Hoofdstuk 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Status begin 2023
Voortgang begin 2024
🟩 Uw archiefruimte (kluis 5) is in 2022 afgekeurd als 🟩 De archiefruimte (kluis 5) is in 2022 afgekeurd als archiefruimte. Het te bewaren archief (ook langdurig te archiefruimte. Het te bewaren archief (ook langdurig te bewaren) dient te worden verplaatst, c.q. de archiefruimte bewaren) dient te worden verplaatst, c.q. de archiefruimte (kluis 5) dient te worden aangepast. Aan beide scenario’s is (kluis 5) dient te worden aangepast. Aan beide scenario’s is nog geen gevolg gegeven. ook in 2023 geen gevolg gegeven. 🟩 Uw gemeente beschikt over een goedgekeurde 🟩 De gemeente beschikt over een goedgekeurde archiefbewaarplaats en quarantaineruimte. Een inspectie archiefbewaarplaats en quarantaineruimte. Een inspectie heeft in 2022 plaats gevonden. Er zijn daarbij aanbevelingen heeft in 2022 plaats gevonden. Er zijn daarbij aanbevelingen gedaan. gedaan en deze zijn deels uitgevoerd. 🟩 De gemeente Zeist schaftte in 2021 een technische e🟩 De gemeente Zeist heeft geen e-depotvoorziening meer, depot voorziening aan. Op moment van schrijven bevindt maar oriënteert zich hier opnieuw op. Wel is de RM-tool zich nog geen digitaal archief in het e-depot. aangeschaft om informatie te bewerken om plaatsing in een e-depotvoorziening mogelijk te maken.
🟩 U beschikt over een vastgesteld calamiteitenplan voor analoge archieven van het gemeentearchief in de 🟩 Zeist beschikt over een vastgesteld calamiteitenplan voor archiefbewaarplaats en de quarantaineruimte. analoge archieven van het gemeentearchief in de archiefbewaarplaats en de quarantaineruimte. 🟩 In 2022 ontstond beter inzicht in welke applicaties zich archiefbescheiden bevinden. Ook werd nagedacht over 🟩 In 2023 ontstond beter inzicht in welke applicaties zich archivering van informatie op de netwerkschijven en het archiefbescheiden bevinden. Ook werd nagedacht over beheer van e-mail. Besluitvorming moet echter nog archivering van informatie op de netwerkschijven en het plaatsvinden. beheer van e-mail. Besluitvorming moet echter nog plaatsvinden.
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot - stand van zaken in voortgangsrapport begin 2024 In 2022 heeft de archiefinspecteur een inspectie uitgevoerd op de archiefbewaarplaats, quarantaineruimte en archiefruimte kluis 5. Naar aanleiding van de inspectie zijn enkele aanbevelingen opgevolgd of zijn er maatregelen genomen ter verbetering. Archiefbewaarplaats In de archiefbewaarplaats zijn enkele maatregelen getroffen door het team Gebouwenbeheer, zoals het ophangen van brandblussers en het verstrekken van inzage in klimaatgegevens. In november 2023 raakte de klimaatregelinstallatie van de archiefbewaarplaats defect, waardoor het klimaat in dit depot langere tijd handmatig geregeld moest worden. Dit zorgde voor vertraging in het treffen van de overige maatregelen. Het defect wordt verder besproken in het jaarverslag van het gemeentearchief. Pak de openstaande acties voor de archiefbewaarplaats in 2024 (en 2025) verder op. Zodra de situatie met de klimaatregelinstallatie is opgelost, dient de ruimte getest te worden op schimmels. In 2022 werd een nieuw archiefbewerkingsproces opgesteld voor de overgebrachte archieven en collecties in de archiefbewaarplaats. Het zwaartepunt is toen verschoven van beheer naar beschikbaarstelling, conform de Archiefvisie van de gemeente Zeist. In 2022 startte men met werken volgens het nieuwe archiefbewerkingsproces.
Kleine archieven ontsluiten het gemeentearchief zelf, voor grote en/of complexe archieven huurt het gemeentearchief externe inventarisatoren in. De komende jaren zal het gemeentearchief op deze manier blijven werken. Quarantaineruimte Van de acties die in de quarantaineruimte uitgevoerd dienen te worden, is nog vrijwel niks opgepakt, er is enkel blusmateriaal geplaatst. Team Gebouwenbeheer is ervan op de hoogte wat hier dient te gebeuren. Pak de openstaande acties voor de quarantaineruimte in 2024 (en 2025) verder op.
8
9
Kluis 5 In kluis 5 werden zoveel tekortkomingen geconstateerd dat het raadzaam was om het te bewaren materiaal met spoed te verplaatsen naar een goedgekeurde archiefruimte en geen lang te bewaren archieven meer op te slaan in kluis 5. Desondanks is kluis 5 ook in 2023 nog in gebruik gebleven. In 2023 is een begin gemaakt met het opstellen van een archiefbewerkingsplan en het aanpakken van het achterstallige beheer in kluis 5. Dit project is echter nog niet afgerond; geef hier in 2024 verdere opvolging aan. Indien nodig kan het achterstallige beheer van kluis 5 door een erkend bedrijf worden uitgevoerd. Het bedrijf kan in kluis 5 onderzoeken welk archief er precies ligt, inclusief de datering (van en tot). Verder de dossiers bewerken, uitzoeken wat digitaal is ontstaan (digital born) en uiteindelijk waarderen en selecteren. Aangezien er voor deze taak een beperkt aantal DMAmedewerkers beschikbaar is, kan dit, indien niet uitbesteed, enkele jaren in beslag nemen. Semi-statisch archief in kluis 5
Kluis Burgerzaken De kluis van de afdeling Burgerzaken achter de balie wordt gebruikt voor de opslag van de niet overgebrachte boeken van de Burgerlijke Stand, maar deze ruimte is niet geschikt voor bewaring van dergelijke archiefstukken. De ruimte is te vol en niet voorzien van een klimaatinstallatie waardoor de registers van de Burgerlijke Stand in een niet-gemonitorde, warme ruimte worden bewaard. Het belang van een goede bewaring is essentieel omdat enkele jaargangen lijden aan inktvraat, waarbij pagina's na verloop van tijd onleesbaar kunnen worden bij verkeerde klimatologische omstandigheden. Dit probleem wordt al jaren aangekaart, maar is nog steeds niet opgelost. Tijdens de verslagperiode van dit rapport zijn de afdeling Burgerzaken, het team DMA en het team GAZ overeengekomen om dit punt vóór 1 augustus 2024 af te handelen. Het idee is om de registers te verplaatsen naar de archiefbewaarplaats en het werkproces van het team Burgerzaken daarop aan te passen. Zorg dat de verplaatsing van de register in 2024 daadwerkelijk plaatsvindt. Laat een gespecialiseerde externe partij advies geven over de schade van inktvraat. Indien berging in de archiefbewaarplaats onvoldoende is om de schade door inktvraat stil te leggen, laat de registers dan behandelen om verder verval tegen te gaan.
Calamiteitenplannen De gemeente Zeist heeft sinds eind 2021 een calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats en de quarantaineruimte. Beide zijn onderdeel van het Collectiehulpverleningsplan van het gemeentearchief, vastgesteld door het college op 12 februari 2019 (zaaknummer 0305581). Er is een rol voor externe expertise door Van Waarde. Het is noodzakelijk het plan jaarlijks te actualiseren en te blijven oefenen, dit is belegd bij de collectiebeheer van GAZ. Voor de niet-overgebrachte archieven in de organisatie zijn er geen calamiteitenplannen. Realiseer dit in 2024, er zijn hier sinds 2019 formats voor beschikbaar. E-depotvoorziening In het toezichtsrapport van 2023 werd geconstateerd dat de gemeente Zeist inmiddels de beschikking heeft over een e-depotvoorziening van DiVault. Het contract met DiVault liep in 2023 af en werd niet verlengd. Uit de evaluatie is gebleken dat er een recordmanagementtool (RM-tool) moet komen. Met de RM-tool kan informatie bewerkt worden zodat het vanuit daar kan worden vernietigd c.q. kan worden overgebracht naar een toekomstig e-depot. Eind 2023 zijn stappen ondernomen om de RM-tool aan te schaffen. Gedurende de verslagperiode van dit voortgangsrapport is de RM-tool van VHIC aangeschaft en dienen de medewerkers van het team DMA ingewerkt te worden om het achterstallig werk weg te werken. In de loop van 2024 begint de
9
10 gemeente Zeist met het maken van keuzes op het gebied van duurzame digitale opslag, zoals een edepotvoorziening. In dit traject dient de conceptversie van de digitale bewaarstrategie als leidraad. Zaaksysteem In 2021 heeft de gemeente Zeist Zaaksysteem.nl aangeschaft met als doel enerzijds een optimale dienstverlening en anderzijds langdurige archivering. Er bevonden zich nog archiefbescheiden in de oude DMSsysteem Corsa en het oude zaaksysteem PerfectView. Over de migratie van het oude DMS-systemen Corsa en PerfectView straks meer in hoofdstuk zes. Op 18 juli 2022 is Zeist live gegaan met het nieuwe zaaksysteem. Ongeveer 150 standaardprocessen zijn toen gemigreerd naar het nieuwe zaaksysteem, waardoor duidelijk is waar deze informatie zich bevindt. Ook in 2023 zijn kwaliteitscontroles uitgevoerd om de juiste kwaliteit van archivering te waarborgen. Aanbevolen wordt om deze kwaliteitscontroles uit te breiden naar andere zaaktypen om de volledigheid van zaakdossiers en de registratie hiervan te controleren. De eerste vernietiging in Zaaksysteem.nl moet nog plaatsvinden; geef hier in 2024 gevolg aan. Zorg er ook voor dat oude afgeronde zaken uit het oude zaaksysteem PerfectView weer inzichtelijk worden voor medewerkers. Toegang tot oude zaken kan sinds juli 2022 enkel via opvraging bij team DMA.
Dit is een onwenselijke situatie, zowel voor medewerkers van de gemeente die willen zoeken tussen oude zaken, als voor de DMA-medewerkers die hier tijd aan kwijt zijn. Zaaktypencatalogus (ZTC) en i-Navigator Op grond van artikel 13 en 14 van de Archiefwet dient een overheid informatie die permanent bewaard moet worden, na 20 jaar openbaar te maken. In de nieuwe Archiefwet zal deze termijn verkort worden naar 10 jaar. Op basis van artikel 15 van de Archiefwet kunnen beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld, waarbij onder andere rekening wordt gehouden met privacy (AVG). De zaaktypencatalogus (ZTC) is nog niet gekoppeld aan het verwerkingsregister ingevolge de AVG en het volledige overzicht van waar de gevoelige informatie zit ontbreekt nog. Breng de samenhang in kaart van enerzijds de te gebruiken zaaktypencatalogus voor het informatiebeheer en anderzijds het verwerkingenregister ingevolge de AVG resp. de ingevolge de Wet open overheid (Woo) openbaar te stellen categorieën, zodat de noodzakelijke informatiebeheeractiviteiten in overzichtelijk beeld komen die voortvloeien uit de AVG, de Woo en daarop gebaseerde wet- en regelgeving. De gemeente Zeist beschouwt de i-Navigator als ZTC. De i-Navigator is gebaseerd op het model Documentair Structuur Plan (DSP) en biedt een overzicht van alle processen/zaaktypen die binnen de organisatie worden uitgevoerd.
Koppel het verwerkingsregister, de Woo-categorieën aan de ZTC en houd het actueel. Stel op strategisch niveau organisatiebreed beleid vast op dit vlak. Informatiestromen en nulmeting Het verkrijgen van grip op alle informatiestromen, zowel analoog als digitaal, binnen de gemeente Zeist is essentieel voor het duurzaam beheren van informatie. Informatie bevindt zich zowel in vakapplicaties als op netwerkschijven, in oude documentmanagementsystemen, WhatsApp en sms, websites en in e-mailboxen van medewerkers en bestuurders. In 2022 heeft Zeist belangrijke stappen gezet om de informatiestromen en processen in kaart te brengen. De gemeente Zeist richtte zich daarbij met name op de digitale kant van de informatie en is gestart met een nulmeting, waarbij een aantal applicaties werd beoordeeld op rechtmatig beheer. Zeist heeft daarbij de nodige prioriteiten gesteld voor de inhoud van applicaties die mogelijk in 2023 vervangen zouden worden. Een strategische rol op dat gebied is weggelegd voor het SIDO, dan wel het toekomstig SIO. In september 2023 is de nulmeting met betrekking tot het in kaart brengen van de digitale informatiestromen en -processen afgerond. Eind 2023 zijn stappen ondernomen om de opgehaalde informatie uit de nulmeting te importeren naar de i-Navigator en vanuit daar te beheren.
Gedurende de verslagperiode van dit voortgangsrapport worden de metadata van de nulmeting naar de i-Navigator geïmporteerd. In 2024 zal het testverslag van de import worden opgesteld en zal het beheer ingaan. Zorg ervoor dat duidelijk is wat dit beheer behelst en dat het goed belegd is binnen het team DMA. Beheer van de i-Navigator Voor het beheer van de i-Navigator is voldoende kennis en capaciteit vereist. Het team DMA is verantwoordelijk voor het beheer van de i-Navigator, zodat een digitaal geordend overzicht ontstaat en deze actueel blijft met de juiste informatie. Advies: geef de verantwoordelijke DMA-medewerker een grotendeels uitvoerende taak: hij vult de i-Navigator met de juiste informatie, draait exports, et cetera. Daarnaast is het ook noodzakelijk dat er gesprekken gevoerd worden met proceseigenaren over hun processen in de i-Navigator. Leg
10
11 deze verantwoordelijkheid niet bij deze DMA-medewerker, maar laat dit opgepakt te worden door de ADI, de informatiemanager of een strategisch adviseur. Zo worden de gesprekken op het juiste niveau gevoerd en sluiten ze aan bij audits die intern al worden uitgevoerd. Hiermee moet worden voorkomen dat proceseigenaren vanuit alle hoeken worden benaderd. De DMA-medewerker verwerkt vervolgens de uitkomst van die gesprekken en zo houden beide personen de i-Navigator up to date. Omgevingswet en personeelsdossiers Binnen twee lopende projecten heeft de gemeente Zeist in 2022 afspraken gemaakt om te zorgen voor een correcte oplevering, waarbij het informatiebeheer goed op orde is bij de livegang. Deze twee projecten gaan over de Omgevingswet en over de personeelsdossiers. Voor het project Omgevingswet heeft de gemeente in 2023 onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om een koppeling te realiseren tussen Centric Leefomgeving (CLO) en het zaaksysteem. CLO biedt (nog) geen mogelijkheid om doelmatig en rechtmatig archiefbeheer uit te voeren, noch om archiefbescheiden tijdig te vernietigen. Door middel van de koppeling met het zaaksysteem diende dit opgelost te worden. De status is dat de test-koppeling niet is gerealiseerd, de projectleider is inmiddels niet meer werkzaam in Zeist.
Dit project rondom de test-koppeling is intern overgedragen aan de Proces- en Informatieanalist Ruimtelijke Ordening en Duurzame Energie, evenals aan de nieuwe applicatiebeheerder CLO. Zij gaan zich in 2024 hierin verdiepen en uitzoeken of de koppeling nog nodig is en of de applicatie CLO is veranderd, waardoor vernietiging mogelijk wordt volgens de geldende wettelijke eisen. Tevens is er in 2023 onderzoek verricht naar een mogelijke migratie van de oude aanvragen uit Key2Vergunningen (K2V) naar het zaaksysteem. Dit onderdeel wordt verder toegelicht in hoofdstuk zes. Met betrekking tot de personeelsdossiers zijn diverse zaken in kaart gebracht, waardoor er in 2023 en ook in 2024 verder gewerkt kan worden aan het veiligstellen van informatie. Van daaruit pakt Zeist de archivering op, waardoor ook aan die achterstand gewerkt kan worden. Zorg in 2024 voor een adequate uitfasering van het oude personeelssysteem en de omgeving waarop het draait. Informatie op de juiste plaats Op dit moment vindt opslag regelmatig plaats op netwerkschijven. Hierbij gaat het om zowel vernietigbare informatie als informatie die bewaard moet worden. Het project ‘uitfaseren netwerkschijven’, om de netwerkschijven en daarmee de achterstanden op orde te krijgen, werd gestart in 2022 door de gemeente Zeist met drie afdelingen.
In 2023 heeft Zeist verder gewerkt aan dit project, waarbij ook overwogen werd hoe het project projectmatig uitgevoerd kon worden en er een planning voor de komende jaren werd opgesteld. Gedurende de verslagperiode van dit voortgangsrapport is de naam van het project gewijzigd naar ‘Informatie op de juiste plaats’ en zal ook in 2024 verder gewerkt worden aan dit project. In het jaar 2022 nam de gemeente Zeist het besluit om niet-standaard processen grotendeels onder te brengen in MS Teams. De huidige inrichting van Teams biedt nog te weinig functionaliteiten voor rechtmatig en doelmatig archiefbeheer. Voor een betere inrichting van Teams werd in 2022 een project opgestart. In 2023 is hier geen vervolg aan gegeven vanwege tekort aan deskundig personeel. In 2024 wordt het project uit 2022 en de recente ontwikkelingen rondom MS Teams meegenomen in een nieuw vooronderzoek. Dit vooronderzoek gaat uiteindelijk over in het programma ‘Informatie op de juiste plaats’, waar verschillende projecten onder komen te hangen. In 2022 werd intern aan een beleidsnotitie gewerkt omtrent het archiveren van e-mail. Een conceptversie van deze beleidsnotitie werd opgesteld. Door personeelstekorten is dit aspect van e-mailarchivering in 2023 niet verder opgepakt.
Gedurende de verslagperiode van dit rapport is een vooronderzoek gestart betreffende emailarchivering, waarbij de conceptversie uit 2022 als basis dient en een oplossing voor e-mailarchivering wordt onderzocht. Dit vooronderzoek wordt gelijktijdig uitgevoerd met de archivering van sms- en WhatsAppberichten. Over het archiveren van sms- en Whatsappberichten is meer te lezen in hoofdstuk vijf. Totdat er vastgesteld beleid is in 2024, heeft team IV de mondelinge afspraak dat de mailboxen van sleutelfiguren sowieso niet worden verwijderd. Neem in het vooronderzoek ook mee wat er gebeurd is met de mailbox-, sms- en WhatsApp-berichten van de voormalige burgemeester. Raadsinformatiesysteem In 2023 is de aanbesteding gestart voor een nieuw raadsinformatiesysteem (RIS). Diverse collega’s van team IM dachten mee in het programma van eisen en wensen. Eind 2023 is de keuze gevallen op de leverancier Notubiz. Tijdens de verslagperiode van dit voortgangsrapport is Notubiz live gegaan. Op het gebied van records
11
12 management moet nog het een en ander in 2024 gebeuren, namelijk: het vastleggen van werkafspraken voor de digitale archivering van de vergaderingen, het bepalen van selectielijsten en het controleren of de metadatering op de juiste manier is ingericht. Ook moet worden vastgelegd welke soorten informatie in aanmerking komen voor beperking van openbaarheid, op welke gronden en voor welke termijn. Tot slot dient ook de informatie uit het oude RIS en de werkwijze van de Griffie te worden doorgenomen. Het digitale archief van de Griffie loopt vanaf 2006 en er is bekend dat er een schaduwarchief aanwezig is op de Sschijf. Zorg er in 2024 voor dat de S-schijf niet meer wordt gebruikt. Onderzoek de bewerkingsstatus van deze archieven. Overweeg om de informatie van de Griffie bijvoorbeeld in het nieuwe RIS of in het zaaksysteem te plaatsen, aangezien de Griffie toegang heeft tot het zaaksysteem. De Griffie gebruikt het zaaksysteem nu ook voor alle antwoorden op raadsvragen, raadsinformatiebrieven en post van derden. Een andere optie is om de informatie van de S-schijf naar de archiefzolder van team DMA te verplaatsen en daar verder uit te zoeken. De archiefzolder is een afgeschermde netwerkschijf die alleen toegankelijk is voor het team DMA. Meer informatie over de archiefzolder is te vinden in hoofdstuk zes.
Hoofdstuk 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht Status begin 2023
Voortgang begin 2024
🟩 De gemeente Zeist heeft sinds 2021 een kwaliteitszorgsysteem, en pakt vanaf 2022 de noodzakelijke kwaliteitscontroles in het zaaksysteem planmatig op. 🟩 Sinds 2022 is mevrouw Van Hofwegen kandidaatgemeentearchivaris. Formeel blijft de gemeentesecretaris die verantwoordelijkheid dragen. Met de komst van de nieuwe Archiefwet is het aanwijzen van een gemeentearchivaris verplicht.
🟩 De gemeente Zeist heeft sinds 2021 een kwaliteitszorgsysteem en heeft ook in 2023 de noodzakelijke kwaliteitscontroles in het zaaksysteem planmatig uitgevoerd. 🟩 De situatie van kandidaat-gemeentearchivaris is ongewijzigd. Formeel is de gemeentesecretaris nog steeds verantwoordelijk. Met de komst van de nieuwe Archiefwet is het aanwijzen van een gemeentearchivaris verplicht.
Interne kwaliteitszorg en toezicht - stand van zaken in voortgangsrapport begin 2024 Kwaliteitszorg Het handboek kwaliteitssysteem, informatiemodel en procesmodel werden eind 2021 opgeleverd. Samen vormen zij de basis van het kwaliteitssysteem, gebaseerd op de handreiking KIDO-Light van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). In 2022 is een 1-meting uitgevoerd bij het team Informatievoorziening. Om nog meer grip te krijgen op hoe de gemeente Zeist haar informatiebeheer uitvoert, wordt er vanaf 2023 jaarlijks een interne audit op het informatiebeheer gehouden. 2 De focus hiervoor zal worden bepaald door het toezichtsverslag van de gemeentearchivaris en het jaarplan van de aanvoerder DMA. Eind 2023 werd het Adviesdocument Audit Kwaliteitszorg Informatiebeheer 2023 opgeleverd met aanbevelingen uit de jaarlijkse interne audit. Verder is het handboek kwaliteitssysteem, informatiemodel en procesmodel herzien. De eerste versie van het handboek kwaliteitssysteem dateert uit 2021. Sindsdien is de visie op het kwaliteitssysteem uitgebreid en veranderd door de opgedane kennis en ervaring. Deze geactualiseerde versie is aangepast om beter aan te sluiten op de interne kwaliteitscontroles en beheerinstrumenten.
Bovendien is de naam van "Handboek kwaliteitssysteem informatiebeheer" gewijzigd naar "Handboek kwaliteitszorg informatiebeheer" om het doel van het document beter te benadrukken. Daarnaast zijn het proces- en informatiemodel samengevoegd met dit handboek. In 2024 moet het herziene Handboek kwaliteitssysteem informatiebeheer nog worden vastgesteld. Aanwijzen gemeentearchivaris Zoals te lezen is in het vorige toezichtsverslag, is mevrouw Van Hofwegen aangewezen als kandidaatgemeentearchivaris. Formeel blijft echter de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor het toezicht, aangezien de huidige Archiefwet en -regelgeving een diplomavereiste stellen. Mevrouw Van Hofwegen bezit niet het
12
13 vereiste diploma Archivistiek, maar heeft wel relevante certificeringen. Met de officiële aanwijzing wacht de gemeente Zeist tot de nieuwe Archiefwet van kracht wordt. Een andere medewerker vervult de rol van auditor kwaliteitszorg informatiebeheer en archiefinspecteur, dit is mevrouw Mordasiewicz.
Hoofdstuk 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Status begin 2023
Voortgang begin 2024
🟩 Uw gemeente beschikt niet over een compleet, actueel en 🟩 De gemeente Zeist beschikt deels over een compleet, logisch samenhangend overzicht van analoge en digitale nog actueel en logisch samenhangend overzicht van analoge en niet overgebrachte archiefbescheiden. digitale van niet overgebrachte archiefbescheiden. Completeer dit overzicht en neem het applicatielandschap 🟩 Uw gemeente beschikt over een compleet, actueel en verder hierin mee. logisch samenhangend overzicht van analoge en digitale overgebrachte archiefbescheiden. 🟩 Zeist beschikt over een compleet, actueel en logisch 🟩 De gemeente Zeist beschikt over een metadataschema op samenhangend overzicht van analoge en digitale overgebrachte archiefbescheiden. basis van TMLO. 🟩 De gemeente Zeist beschikt over een metadataschema op 🟩Uw gemeente beschikt nog niet over een vastgestelde basis van MDTO. digitale bewaarstrategie. 🟩 Voor het bewaren van de websites van de gemeente Zeist 🟩 De gemeente beschikt over een conceptversie van de digitale bewaarstrategie. Stel deze in 2024 vast. wordt gebruik gemaakt van Pagefreezer. 🟩 Voor het bewaren van de websites van de gemeente Zeist 🟩Voor het archiveren van sociale media (Facebook en wordt gebruik gemaakt van Pagefreezer. Twitter) maakt u gebruik van Pagefreezer.
🟩 Voor het archiveren van sms en Whatsapp berichten heeft 🟩Voor het archiveren van sociale media (Facebook en X) maakt u gebruik van Pagefreezer. uw gemeente nog geen richtlijnen/beleid ontwikkeld. Mogelijk kunt u gebruik maken van landelijke standaarden. 🟩 Voor het archiveren van sms- en Whatsappberichten heeft de gemeente Zeist nog geen richtlijnen/beleid ontwikkeld. Mogelijk kunt u gebruik maken van landelijke standaarden.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid - stand van zaken begin 2024 Geordend overzicht De gemeente Zeist beschikt deels over een overzicht van (te bewaren) analoge en digitale archiefbescheiden voor de nog niet overgebrachte archieven. De gemeente heeft inmiddels een hybride archief omdat er zowel analoge als digitale archiefbescheiden zijn gevormd in de periode 2010 tot heden. De archiefwetgeving vereist een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden, ongeacht hun vorm. Zoals reeds vermeld in hoofdstuk drie, beschikt de gemeente Zeist over de i-Navigator. Deze is gebaseerd op het model DSP en biedt een overzicht van alle processen/zaaktypen die binnen de organisatie worden uitgevoerd. Completeer ook in 2024 (en 2025) het organisatiebrede geordende overzicht voor nog niet overgebrachte archiefbescheiden in de i-Navigator, van zowel papieren als digitale informatie. Vul aan welke archiefbescheiden de gemeente per proces aanmaakt, zowel op papier als digitaal. Zoals eerder vermeld, maak inzichtelijk waar de gevoelige informatie zich bevindt en neem dit op in de i-Navigator. Neem het applicatielandschap verder hierin mee, aangezien de nulmeting snel verouderde informatie kan bevatten.
Voor de reeds overgebrachte informatie heeft de gemeente een dergelijk overzicht beschikbaar binnen het collectieregistratiesysteem MAIS-Flexis. Metadataschema De gemeente Zeist beschikte over een metadataschema op basis van TMLO (Toepassingsmodel Lokale Overheden). In de verslagperiode van dit voortgangsrapport is het nieuwe metadataschema op basis van MDTO (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) opgeleverd. Daarnaast is er eind 2023 een conceptversie van de digitale bewaarstrategie opgeleverd. In 2024 dient de digitale bewaarstrategie vastgesteld te worden. De conceptversie van de digitale bewaarstrategie kent ook een migratie- en conversieprotocol, hierover meer in hoofdstuk zes.
13
14
Vormen van informatie Ook dacht gemeente Zeist na over het veiligstellen van Whatsapp- en sms-berichten op telefoons van bestuurders. In 2023 pakte Zeist het beleid hieromtrent niet op. In 2024 wordt dit weer opgepakt met een vooronderzoek samen met het archiveren van e-mail, zoals eerder in hoofdstuk drie benoemd. Breng daarnaast noodzakelijke informatiebeheeractiviteiten overzichtelijk in beeld van rap opkomende, minder traditionele vormen van te archiveren informatie (dossier + document). Hieronder een aantal suggesties: • • • • • • • •
Alle websites, vgl. Richtlijn archiveren overheidswebsites | Nationaal Archief; Video- en/of audiotulen, vgl. Videoverslaglegging duurzaam toegankelijk | VNG; Sensor-data; bijvoorbeeld camerabeelden bij de balie; Besluitvormende algoritmes, vgl. Handreiking voor archiveren van algoritmes | VNG; Databases; Mailboxen van belangrijke functionarissen, bijvoorbeeld volgens de Capstone-methodiek; Als formeel kanaal fungerende social media, vgl. Sociale Media Archivering | Projecten | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding; Tekstberichten zoals WhatsApp, SMS, Telegram, etc., vgl. Archivering tekstberichten | VNG.
Hoofdstuk 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Status begin 2023 Voortgang begin 2024 🟩 Er is nog geen besluit vervanging genomen door het 🟩 Er is nog geen besluit vervanging genomen door het college. Hierdoor blijft de hybride werkwijze bestaan. Eén college. Hierdoor blijft de hybride werkwijze bestaan. Eén van de randvoorwaarden voor digitaal werken is het van de randvoorwaarden voor digitaal werken is het vervangingsbesluit. Tot en met heden is er hybride archief vervangingsbesluit. Tot en met heden is er hybride archief aanwezig. aanwezig. 🟩 De gemeente Zeist heeft nog geen formeel vastgesteld 🟩 De gemeente Zeist heeft een protocol voor migratie en beleid voor conversie en migratie. conversie. 🟩 De gemeente Zeist heeft over de jaren 2021 en 2022 geen 🟩 De gemeente Zeist heeft de vernietiging uitgevoerd over archiefvernietiging uitgevoerd van analoog archief. de jaren 2021 en 2022 van het analoge archief (Corsa en 🟩 Digitale vernietiging in uw (oude) DMS, in applicaties, e- PerfectView). mailboxen en schijven vindt niet plaats volgens de eisen uit 🟩 Digitale vernietiging in applicaties, e-mailboxen en Archiefwet- en regelgeving. netwerkschijven vindt niet plaats volgens de eisen uit de Archiefwet- en regelgeving. 🟩 Het proces-verbaal van vernietiging n.a.v. de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 is mogelijk niet 🟩 De vernietiging n.a.v.
de gemeenteraadsverkiezingen 2022 opgesteld. De vernietiging is overigens wel uitgevoerd. is uitgevoerd. Proces-verbaal is nog niet opgesteld. 🟩 De gemeente Zeist heeft nog geen hotspotmonitor 🟩 De vernietiging n.a.v. de Tweede Kamerverkiezingen 2023 vastgesteld. is uitgevoerd. Proces-verbaal is nog niet opgesteld. 🟩 De gemeente Zeist heeft nog geen hotspotmonitor vastgesteld.
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding - stand van zaken in begin 2024 Handboek vervanging Op 11 mei 2022 heeft het college het Handboek vervanging vastgesteld. Echter, destijds is er geen besluit tot vervanging genomen. In 2022 is men begonnen met het herschrijven van het vastgestelde Handboek vervanging. Het plan van de gemeente Zeist was om in 2023 het herziene handboek ambtelijk vast te stellen en vervolgens een besluit tot vervanging te laten nemen door het college. Dit is echter niet afgerond in 2023 en er is geen besluit tot vervanging genomen. Een besluit tot vervanging is absoluut noodzakelijk om een einde te maken aan het hybride werken. Rond de herziening van het handboek vervanging af in 2024 en combineer de vaststelling van het nieuwe handboek met een besluit tot vervanging, en laat dit in één keer vaststellen door het
14
15 college. Het besluit dient na vaststelling gepubliceerd te worden. Postproces vervanging en vernietiging dagdozen PerfectView In 2023 is gestart met de daadwerkelijke implementatie van het vervangingsproces op ingekomen post (het postproces) in Zaaksysteem.nl. Kwaliteitsprocedures werden deels beschreven voor dit doel, wekelijkse kwaliteitscontroles werden uitgevoerd bij de afdeling KCC (Klant Contact Centrum), er werden rapportages over de controles geschreven en het personeel van het KCC werd opgeleid. Omdat er nog geen besluit tot vervanging is genomen door het college, stagneerde de uitvoering van dit proces in de loop van 2023. De gescande poststukken worden in kluis 3, 4 en 5 (dagdozen) in een numerieke serie bewaard. Zorg ervoor dat het herziene handboek vervanging ook zal gelden met terugwerkende kracht om de gescande postdozen (dagdozen) weg te werken. Let op: het betreft hier enkel nog de poststukken die sinds de livegang van Zaaksysteem.nl zijn bewaard, op 18 juli 2022. De poststukken van vóór die tijd, vanaf de ingebruikname van het oude zaaksysteem PerfectView (periode 2013-2022) zijn reeds vervangen en vernietigd middels een collegebesluit (zaaknummer 234318). De vernietiging is ten tijde van het opstellen van dit rapport uitgevoerd. Er is nog geen verklaring van vervanging, stel deze in 2024 op.
Overige vervangingsprocessen Archiefdozen in afwachting op vernietiging Uit de nulmeting met betrekking tot applicaties zal moeten blijken of het beheer binnen die applicaties op orde is. Pas dan worden ze als proces toegevoegd aan het herziene Handboek vervanging. Tijdens de verslagperiode van dit voortgangsrapport is de nulmeting afgerond en wordt gelijktijdig gekeken naar welke processen kunnen worden toegevoegd. Stel in 2024 de herziene versie vast en neem de processen die op orde zijn uit de nulmeting mee in de herziene versie van het Handboek vervanging. Retrospectieve vervanging constructietekeningen Vanaf 2018 heeft de gemeente al plannen voor retrospectieve vervanging van constructietekeningen bij bouwen omgevingsvergunningen. Deze zijn in slechte staat en liggen op dit moment niet goed opgeslagen in kluis 5. Hierbij zijn over het verslagjaar 2023 geen ontwikkelingen te melden. Laat de constructietekeningen digitaliseren, neem hierover een vervangingsbesluit en breng ze over naar het gemeentearchief. Beleid voor conversie en migratie De gemeente Zeist had tot op heden nog geen formeel vastgesteld beleid voor conversie en migratie. Dit zal onderdeel moeten worden van de nog vast te stellen digitale bewaarstrategie. Het proces rondom migratie werd in 2022 uitgeschreven. Tevens was er een stappenplan voor conversie en migratie in concept gereed.
Tijdens de verslagperiode van dit rapport is het migratie- en conversieprotocol van de gemeente Zeist ambtelijk vastgesteld. Een kanttekening hierbij is dat de gemeentearchivaris en de archiefinspecteur dit protocol niet hebben gelezen vóór de vaststelling. Daarom wordt deze versie vanuit het toezicht beschouwd als een 0.9versie. Het vastgestelde protocol bevat spelfouten en moet in de praktijk nog worden getest. Het is duidelijk een protocol en nog geen formeel beleid, zorg daarom in 2024/2025 voor concreet beleid. Waarom dit nog geen formeel beleid is, komt doordat het toezicht niet heeft gespecificeerd hoe streng we inzetten bij conversie en migratie. Wanneer en waar moeten we vanuit het toezicht geïnformeerd worden, en wanneer verwachten we een testplan, migratieplan en migratieverklaring met verslag te ontvangen? Op welk moment moeten we akkoord geven, en bij welke soorten conversie en migratie, zoals: Cloud, server, metadata, bestanden en andere informatie. Om een bijdrage te leveren aan dit aspect, wordt vanuit het toezicht in 2024 een ongevraagd adviesrapport opgesteld. De archiefinspecteur van de gemeente Zeist zal in het derde of vierde kwartaal van 2024 een
15
16 adviesrapport opstellen over migratie en conversie, waarin wordt beschreven wanneer het toezicht betrokken moet zijn en welke verwachtingen het toezicht heeft, enzovoort. Dit rapport zal worden afgestemd met de gemeentearchivaris. Tevens zal er een overzicht worden verstrekt van migraties en conversies binnen Zeist. Dit adviesrapport dient nadien door het strategisch niveau te worden opgepakt. Corsa, PerfectView en Archiefzolder De archiefbescheiden uit het voormalige DMS-systeem Corsa zijn in 2023 gemigreerd naar de archiefzolder, een afgeschermde netwerkschijf die enkel toegankelijk is voor het team DMA. Er is geen testplan, migratieplan of migratieverklaring opgesteld van deze migratie. Het is van belang om in 2024 een migratieverklaring met verslag van Corsa naar de archiefzolder op te stellen, om de gang van zaken tijdens de migratie te documenteren. De gesloten zaken van het voorgaande zaaksysteem, PerfectView, worden naar verwachting in het tweede kwartaal van 2024 gemigreerd naar de afgeschermde archiefzolder. Ten tijde van het opstellen van dit voortgangsrapport is er nog geen testplan opgesteld voor deze toekomstige migratie; het is van belang dat dit wel wordt uitgevoerd en goedgekeurd door de gemeentearchivaris. Daarna komt pas het migratieplan en achteraf de migratieverklaring met verslag.
Momenteel wordt intern onderzocht hoe de archiefzolder in de toekomst zal worden ontsloten. Er bestaat binnen de organisatie al een behoefte onder medewerkers om toegang te krijgen tot oude zaken, zodat zij op de hoogte zijn van eerdere beslissingen. Anders lopen we het risico op informatieverlies of nemen we beslissingen op basis van incomplete informatie. Pak dit in 2024 op om aan de behoefte van de organisatie te voldoen en maak de informatie toegankelijk. Zoals bekend en eerder vermeld in het voorgaande toezichtsrapport, zijn de archiefbescheiden in het uitgefaseerde systeem Corsa en PerfectView slecht geordend en zijn er achterstanden bij waardering en selectie. Het is van belang om in 2024 (en 2025) de archiefbescheiden met behulp van de nieuwe RM-tool in een goede, geordende en toegankelijke staat te brengen. Deze achterstallige beheerstaken dienen aangepakt te worden, en indien noodzakelijk kan dit worden uitbesteed aan een erkend bedrijf, aangezien het met de beschikbare personele middelen het enkele jaren in beslag kan nemen. In 2022 heeft de gemeente Zeist in het kader van het project Omgevingswet de migratie van de oude aanvragen (gesloten zaken) uit Key2Vergunningen (K2V) naar het zaaksysteem onderzocht.
Dit onderdeel werd in 2023 nog niet afgerond omdat werd geconstateerd dat de migratie van K2V naar CLO geen raadzame optie was, gezien de onvolledigheid van de dossiers in K2V. In 2024 wordt er gezocht naar een oplossing voor de dossiers uit K2V. Een mogelijke optie is om de archiefzolder te gebruiken, waarbij de dossiers uit K2V worden beheerd en verrijkt met de nodige metagegevens met behulp van de RM-tool. Stel hiervoor eerst een testplan op en laat dit goedkeuren door de gemeentearchivaris, stel vervolgens een migratieplan op en tot slot de migratieverklaring met verslag. Vernietigingen Jaarlijks stelt de gemeente vernietigingsvoorstellen samen op basis van de VNG-selectielijst, die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeentearchivaris. De vernietiging van analoge dossiers en zaken uit de jaren 2021 en 2022 was nog niet uitgevoerd omdat de migratie van Corsa nog niet was afgerond. Zoals eerder vermeld, is de migratie van Corsa naar de archiefzolder inmiddels afgerond, en zijn de vernietigingslijsten van de jaren 2021 en 2022 (Corsa en PerfectView) via het nieuwe archiefvernietigingsproces in het zaaksysteem voorgelegd aan de gemeentearchivaris en de proceseigenaar, die deze reeds hebben goedgekeurd.
Op het moment van schrijven van dit voortgangsrapport heeft team DMA de archiefvernietiging afgerond en is een vernietigingsbewijs van vernietigingsbedrijf Renewi ontvangen. Op 16 maart 2022 vonden de verkiezingen voor de gemeenteraad plaats. Een aantal archiefbescheiden is hierbij na 3 maanden te vernietigen (conform de Kieswet art. O5, o.a. stembiljetten en processen-verbaal van de stembureaus). Hiervoor is het verplicht een proces-verbaal van vernietiging op te stellen. De gemeente Zeist geeft aan dat de bescheiden wel vernietigd zijn. Zorg dat dit proces-verbaal in 2024 wordt opgesteld, het team DMA handelt dit af met afdeling Burgerzaken. Daarnaast vonden op 22 november 2023 de Tweede Kamerverkiezingen plaats. Voor deze verkiezingen is het verplicht om een proces-verbaal van vernietiging op te stellen. De gemeente Zeist heeft de archiefbescheiden nog niet vernietigd. Plan de vernietiging van de archiefbescheiden in voor 2024 en stel een proces-verbaal op. Het team DMA handelt dit af met afdeling Burgerzaken.
16
17
Hotspotmonitor Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het zijn zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken en die bewaard dienen te worden. De gemeente Zeist heeft geen hotspotmonitor vastgesteld die hotspots bepaalt. Wel heeft het college van de gemeente Zeist corona als hotspot aangewezen. In 2023 is geen hotspotmonitor vastgesteld. Richt in 2024 een hotspotmonitor in en stel (retrospectief) hotspots vast.
Hoofdstuk 7: Overbrenging Status begin 2023
Voortgang begin 2024
🟩De gemeente heeft haar archief tot en met 2009 overgebracht naar de archiefbewaarplaats (bouwvergunningen tot en met 2010). De archieven zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats. De verklaring van overbrenging met de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid is daarbij opgemaakt.
🟩De gemeente heeft haar archief tot en met 2009 overgebracht naar de archiefbewaarplaats (bouwvergunningen tot en met 2010). De archieven zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats. De verklaring van overbrenging met de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid is daarbij opgemaakt.
Overbrenging - stand van zaken in voortgangsrapport begin 2024 Overbrenging De gemeentelijke archiefbescheiden uit de periode 1811-2009 (bouwvergunningen tot en met 2010) zijn opgenomen in uw archiefbewaarplaats. Daarbij is ook de formele archiefwettelijke overbrenging uitgevoerd. In 2023 is een start gemaakt met interne werkafspraken ten aanzien van het proces van overbrenging. Dit proces zal worden ingericht in het zaaksysteem. Dit dient in 2024 verder opgepakt te worden, ook de inrichting van het zaaksysteem rondom dit proces. Vergeet de verklaring van overbrenging niet op te stellen. Team DMA dient de informatie die in de toekomst moet worden overgebracht in kaart brengen en de benodigde werkzaamheden identificeren. Neem deze op in de meerjarenplanning, zoals eerder aangegeven in hoofdstuk twee, en stel een meerjarenplanning op met de nodige verbeteringen. Met deze inzichten kan team GAZ ruimte vrijmaken voor de archieven die in de toekomst moeten worden overgebracht. Toegankelijkheidsverklaring Een zogenoemde toegankelijkheidsverklaring op de website (www.geheugenvanzeist.nl) van het gemeentearchief is nog niet gerealiseerd. Wel zijn er in 2023 gesprekken gevoerd, zowel intern als met het bestuur van de vereniging Geheugen van Zeist. Eind 2023 is besloten dat de website onder volledige verantwoordelijkheid komt van de gemeente.
Er komt een nieuwe website die zal voldoen aan de digitale toegankelijkheidseisen. In het voorjaar van 2024 start de projectgroep die de nieuwe website gaat realiseren. Auteursrechtelijke situatie Bij de inwerkingtreding van de AVG in 2018 heeft het team van het GAZ aanpassingen gedaan aan de openbaarheidstermijnen van overheidsarchiefstukken. Omdat er destijds nog veel onduidelijkheid was over hoe de Archiefwet en de AVG zich tot elkaar verhouden en het team geen risico’s wilde nemen, is er gekozen voor behoorlijk ingrijpende maatregelen. Er zijn te strenge openbaarheidstermijnen gehanteerd en privacygevoelige informatie is in sommige gevallen offline gehaald. Begin 2023 is er een beleidsstuk over de AVG in relatie tot beheer en dienstverlening bij het gemeentearchief vastgesteld, met daarin een verbeterplan. De overheidsarchieven zijn in 2023 afgerond, de particuliere archieven worden in 2024 (en 2025) projectmatig aangepakt. Bouwvergunningen De bouwvergunningen zijn in analoge vorm overgebracht tot en met 2010. Inzage geschiedt echter middels de niet overgebrachte digitale kopie daarvan door medewerkers van het Bouwloket (inclusief anonimiseren). Dat is uit praktisch oogpunt verdedigbaar, maar archiefwettelijk niet juist. Als archief is overgebracht, en openbaar, zou de inzage en dienstverlening (met slechts marginale kosten voor verstrekken van kopieën) moeten
17
18 verlopen via het gemeentearchief. In 2023 is binnen het zaaksysteem het zaaktype 'Bouwdossier inzien' gerealiseerd. Burgers kunnen via een webformulier de aanvraag nu indienen. Bij team GAZ staat op de planning om het proces van inzage in bouwdossiers in 2024 onder de loep te nemen. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie openbaar tenzij er in goed overleg beperkingen ten aanzien van de openbaarheid zijn gesteld. Tijdens de openingstijden van de studiezaal zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door onderzoekers op de studiezaal. Veel geraadpleegde bronnen zoals bijvoorbeeld de Doop-, Trouw- en Begraafboeken (DTB), krantencollecties en beeldmateriaal zijn gratis te raadplegen via de website www.geheugenvanzeist.nl. Voor niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing op het inzageverbod aan te vragen.
Gemeenschappelijk regelingen De gemeente Zeist houdt als centrumgemeente toezicht op de onderstaande gemeenschappelijke regelingen (GR). In dit rapport vindt u een korte toelichting per GR. De volledige toezichtrapporten op het informatiebeheer van de Omgevingsdienst regio Utrecht en Regionaal Sociale Dienst zijn op te vragen bij archiefinspecteur T. Mordasiewicz. Gasdistributie Zeist en Omstreken (GZO) In 2023 is de Gemeenschappelijke regeling GZO opgeheven. Het algemeen bestuur van de GZO heeft in november 2022 het principebesluit tot opheffing genomen en een liquidatieplan opgesteld. Vervolgens hebben deelnemende organisaties - Gemeente Zeist, Bunnik, De Bilt en Utrechtse Heuvelrug - akkoord gegeven. Tot slot lag het verzoek bij de provincie, waarop de Gedeputeerde Staten dit plan hebben goedgekeurd op 26 september 2023.1 Het archief van de GZO zal bewaard blijven in de aangewezen archiefbewaarplaats van het Gemeentearchief Zeist. Team DMA van de gemeente Zeist dient het archief van de GZO met de aangewezen secretaris van de GZO in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen. Dit zal worden gedaan aan de hand van een archiefbewerkingsplan. Nadat het archief is geordend, zal het worden overgebracht naar het Gemeentearchief Zeist. Vergeet achteraf de verklaring van overbrenging niet op te stellen.