RIB23.054 Toezicht Informatiebeheer 2022

In 2021 kreeg het gemeentearchief een prachtig archief van verzetsman Pieter Coumou geschonken. De archiefstukken waren echter in slechte materiële staat. Het archief is extern gereinigd en gerestaureerd en vervolgens door de collectiebeheerder geïnventariseerd en daarmee raadpleegbaar gemaakt voor onderzoekers.

Leegruimen en opheffen rollenstelling 57

Alle opgerolde archiefstukken die in stelling 57 zijn ondergebracht zijn nagelopen, (beter) geregistreerd en elders opgeborgen. Stelling 57 wordt op termijn verwijderd om ruimte te maken voor een andere stellingkast.



Leegruimen en verwijderen hangkasten stelling 55 en 56

In de archiefbewaarplaats stonden 4 hangkasten die als opslag voor schilderijen en lijsten werden gebruikt. Deze kasten zijn leeggeruimd en zijn begin 2023 door het team Facilitair uit de archiefbewaarplaats verwijderd. Zo komt ruimte vrij om andere stellingkasten te kunnen plaatsen.



Prioriteitenlijst

De schouw uit 2021 resulteerde in een overzicht van werkzaamheden aan de archieven en collecties in de archiefbewaarplaats en het verder op orde brengen van de ruimte zelf. Hier is een prioriteitenlijst van gemaakt waar de komende jaren mee gewerkt wordt.



Materiële verzorging toegang 1036

Het archief van het gemeentebestuur 1946-1975 (1932-1996, toegang 1036) is grotendeels materieel verzorgd (ompakken, etiketteren). De toegang heeft de afgelopen jaren meerdere aanvullingen gekegen, waardoor er van dit archiefblok nu 2 inventarissen zijn. Het plan is om in 2023 een externe inventarisator te vragen een integrale inventaris te maken en de laatste acties rondom materiële verzorging uit te voeren.



Reiniging, restauratie en inventarisatie Coumou-archief (toegang 2069)



AVG-check gemeentelijke archieven Aangetast archiefstuk Coumouarchief vóór restauratie: water- en ongedierteschade

Na een steekproef bleken niet alle overgebrachte gemeentelijke archieven AVGproof te zijn. Hoewel deze archieven door overbrenging in beginsel openbaar zijn,

voelden we ons genoodzaakt een AVG-check te doen. Het college van B&W (zorgdrager) is daarmee akkoord gegaan (zaaknummer 100893). De toegangen 1108 (PRO2), 1104 (Pro1), 1100 (ZEI) en 1040 (GEM) zijn in 2022 nagelopen, en zijn enkele inventarisnummers op beperkt openbaar gezet. In 2023 volgen de laatste toegangen: 1036 en 1024. Ook worden dan nog de openbaarheidsbeperkingen die in 2018 (AVG van kracht) te streng zijn toegepast herzien. Archiefbewaarplaats, archieven en collecties Eind 2022 staan in ons collectieregistratiesysteem MAIS-Flexis 2538 m1 archieven en collecties geregistreerd. De beschikbare ruimte in de archiefbewaarplaats is ongeveer 2871 m1, dus op dit moment is er nog circa 333 m1 beschikbaar. Er worden momenteel voorbereidingen getroffen om het aantal beschikbare meters uit te breiden, enerzijds door aanpassingen aan de ruimte, anderzijds door opruimwerkzaamheden. Eind 2022 staan er 269 archieven en collecties in ons collectieregistratiesysteem geregistreerd. 45 daarvan betreffen overheidsarchief, 170 daarvan particulier archief, 1 archief is gemengd en bij 53 archieven is het soort archief niet ingevuld. N.B.: de bovenstaande cijfers zijn nog niet volledig betrouwbaar. Bekend is dat nog niet alles goed geregistreerd staat, wat voor vertroebelingen en onjuistheden zorgt. De komende jaren worden de cijfers steeds nauwkeuriger.

Voor nu geven de cijfers desondanks een goede indicatie.

T2998

Dolderse Gids, deel 1 t/m 13 compleet (1956-1972)

T5017

Winkeliersvereniging Den Dolder (1977-1986)

T7025

Nieuwsbrief Pelita / Meander (2004-2016)

T7026

St. Welzijn Den Dolder / Dorpscentrum (1969-2007)

T7027

Collectie Uitgaven Altrecht (1996-2013)

T7541

Hazenboschschool (1906-2001)

T7561

Muziekvereniging Dr. Engelhard corps (1958-2005)

T8001

Schaakvereniging Den Dolder (1986-1998)

T8002

DOSC, sportvereniging afd. voetbal (1950-2002)

T8003

Stichting jeugdclub De Bunker (1977-1997)

T8006

Maria Christina Kerk, Den Dolder (1996 – 2017)

T2069

Pieter Coumou, verzetsstrijder WOII (1919-2007)

Acquisities 2022 Toegang Titel T7037 Stichting Abrona, voortgekomen uit een fusie van Stichting Sterrenberg (voorheen onderdeel van de Johannes Stichting) en de Dokter Willem de Jong Stichting (1920-2010) 9014 Collectie van 181 foto’s van alle Zeister rijksmonumenten 9014 Concept-ontwerp van de gemeentelijke begraafplaats 1915/1916 T7009 Nederlandse Christen Vrouwen Bond (NCVB) afdeling Zeist De Kroost/Noord (1993-2011)

Geïnventariseerde archieven Geïnventariseerde archieven 2021

Geacquireerde archieven Acquisities 2021 Toegang

Titel

Toegang

Titel

Omvang (m1)

1080

Algemene Armencommissie (1828-1949)

2,1

1108

Gemeentebestuur Zeist (PRO2) (2003-2009)

69,7

5012

Jan W. Kraal, boekhandelaar, uitgever en fotograaf (1890-1960)

1

2280* 2281*

Archieven en documentatie Zeister Hostorisch Genootschap Beeldcollectie Zeister Historisch Genootschap

24,1 31,7



*Sinds juni 2014 zijn de archieven en collecties van het Zeister Historisch Genootschap ondergebracht bij het gemeentearchief Zeist. Uiteindelijk zullen deze archieven conform het archiefbewerkingsproces van het gemeentearchief worden ontsloten. Om de archieven en collecties van het ZHG tot die tijd beter vindbaar te maken, zijn deze middels plaatsingslijsten verder ontsloten.

het gemeentearchief meer archieven op dergelijke manier digitaliseren, mogelijk via een service als scanning on demand. In 2021 zijn de oorlogsdagboeken van apotheker Van Zanten (toegang 2067), oud-burgemeester Van Tuyll van Serooskerken (toegang 2063) en oud-wethouder Beunke (toegang 2062) gedigitaliseerd. In het jubileumjaar 2025 wil het gemeentearchief deze dagboeken getranscribeerd aanbieden aan onderzoekers.

Geïnventariseerde archieven 2022* Toegang

Titel

2058

Woudenberg, Dr. J.P.M. (1947-2009)

Omva ng (m1) 0,35

5035

Stichting Familiearchief Ruijs (1917-2016)

66,7

7516

Openbare lagere school De Sleutel (1906-1978)

0,12

9028

0,23

8003

Stukken betreffende archeologische onderzoeken in de gemeente Zeist (1989-2009) Stichting jeugdclub De Bunker (1977-1997)

2069

Pieter Coumou, verzetsstrijder WOII (1919-2007)

0,48

7027

Collectie Uitgaven Altrecht

0,5

0,12

* de archieven in dit overzicht waren aan het einde van 2022 wel geïnventariseerd, maar nog niet al deze archieven waren op 31 december 2022 ontsloten op de website. Digitalisering  De glasnegatieven die in 2020 zijn gedigitaliseerd zijn in 2021 en 2022 beschreven, nagelopen in het kader van auteursrechten en privacy en geselecteerd. In 2023 worden de glasnegatieven zichtbaar in de beeldbank.  Bij wijze van proef is een aantal archiefstukken uit het archief van Piet van Dijck (toegang 2068) gefotografeerd en online ontsloten. De gedigitaliseerde archiefstukken zijn vindbaar bij de desbetreffende inventarisnummers in het archief en in de beeldbank. In de toekomst wil

WO2-schriftjes Zanten

apotheker

Van

1 van de dagboeken van oudburgemeester Van Tuyll van Serooskerken

3. Publiek en dienstverlening Bezoek, telefoon en e-mail De onderstaande cijfers over de dienstverlening zijn bij benadering. De verschillende vormen van dienstverlening zijn gedurende de twee verslagjaren niet altijd actief bijgehouden en zijn daarom deels op een later moment gereconstrueerd. De cijfers komen echter goed overeen met de werkelijkheid en geven daarom desalniettemin een beeld van de dienstverlening.

Opmerkelijk Is het aantal bezoekers in 2021. Door de corona-lockdown is de studiezaal in 2021 slechts 26 weken open geweest. Toch ontvingen we in dat jaar meer bezoekers in de studiezaal dan in 2022. Het aantal unieke bezoekers lag in 2022 wel weer hoger. We zien ook een stijging van de digitale dienstverlening. Het aantal vragen per email steeg aanzienlijk. Dit signaal pakt het gemeentearchief op: we kijken hoe we de komende jaren de dienstverlening meer digitaal kunnen aanbieden. Dienstverlening

2021

2022

Totaal aantal bezoekers

90

81

Waarvan uniek

50

70

Telefonische dienstverlening

20

16

E-mails (incl. via webformulier)

415

629

Website In 2021 en 2022 zijn er in het kader van diversie projecten verschillende nieuwe pagina's toegevoegd aan het platform www.geheugenvanzeist.nl. Dit betreft onder andere het project herdenkingssteentje Tweede Wereldoorlog, de rampjaarherdenking 1672 en verschillende exposities waaronder de permanente expositie Het verhaal van Slot Zeist.

Animatie rampjaar 1672 door Gemeentearchief Zeist

Een belangrijke verandering op de website is de beeldbank en de tekstbank. Deze waren tijdelijk niet zichtbaar op de website, door een migratie die achter de schermen werd uitgevoerd. In 2022 is de migratie afgerond en kwam eerst de tekstbank en vervolgens ook de beeldbank weer online. Te weten: Tekstbank Onderstaande collecties zijn gemigreerd en weer vindbaar op de website. De uitgaven van Seijst zijn beter ontsloten, deze zijn nu beter te doorzoeken op trefwoord.

Tekstbank Krantenbestanden

Aantal

De Zeister Courant 1910-1945 en 1949-1951

16.935

Nieuwe Zeister Courant 1951-1990

58.994

Weekbode 1864-1920

18.348

Zeister Nieuwsbode 1951-1964

8.974

Zeister Weekblad

22

Zeister Nieuwsblad 1945-1951

3.053

Adresboeken 18901974 Seijst 1971-2013

18.469

Krantenknipsels ZHG

96.228

43

Beeldbank In totaal werden 8800 beelden gemigreerd en 2000 afbeeldingen geïmporteerd. 3500 beelden waren eind 2022 beschreven, gecheckt op auteursrecht en privacy en verschenen begin januari 2023 online. Meer informatie over de beeldbank is te vinden onder het kopje ‘Ontwikkelingen’. Beeldbank Foto's Prentbriefkaarten Tekeningen Prenten Bouwtekeningen Onbekend Totaal

Aantal 5.258 495 503 469 519 1.571 8.815

Raadplegingen website We zien een daling in de raadpleging van de website. Wellicht is dit een gevolg van de mindere activiteit achter de schermen: in vergelijking met de voorgaande jaren verschenen er minder nieuwe verhalen en andere items op de website. De verwachting is dat we door de livegang van de beeldbank in 2023 weer een stijging zullen zien.

Website Aantal bezoekers Aantal bezochte pagina's

2021 51.818 184.705

2022 47.170 159.148

Publieksactiviteiten In samenwerking met het Geheugen van Zeist 2021 Herinrichting Marotzaal in Slot Zeist 2021

Expositie Historisch Informatiepunt: ‘Een steen gelicht'. Ralph Dundas Baron Tindal en de Oude Algemene Begraafplaats Zeist. In samenwerking met Stichting De Oude Begraafplaats2022 Expositie

Bijlagen 1. Managementreactie met voortgangsrapportage 2. Managementsamenvatting Adviesdocument 1-meting Kwaliteitssysteem

Historisch Informatiepunt: De schatten van het Zeister Historisch Genootschap. In samenwerking met het Zeister Historisch Genootschap 2022

Permanente expositie Het Verhaal van Slot Zeist in Slot Zeist

Gemeentearchief zelfstandig 2021 Rondleidingen: Open Monumentendag en op aanvraag 2022

Rondleidingen: Open Monumentendag en op aanvraag

2022

Maand van de Geschiedenis: animatie over het rampjaar 1672

3. Notitie migratie zaaksysteem PV – ZS.nl en livegang nieuw zaaksysteem

Bijlage 1 Managementreactie Toezichtsrapport Informatiebeheer en voortgangsrapportage Opgesteld door Ron Minken, manager Informatievoorziening, gericht aan het College van B en W. Horend bij Collegevoorstel Toezichtrapportage Informatiebeheer 2022 Op 20 maart jl. hebben we het jaarlijkse rapport van het toezicht over het informatiebeheer over het jaar 2022 ontvangen. Met deze managementrapportage bieden wij een reactie op het toezichtsrapport en een korte toelichting op de (geplande en lopende) activiteiten rondom informatiebeheer. Toezicht Ons digitale informatiebeheer is lange tijd onvoldoende op orde geweest. De provinciaal toezichthouder plaatste op 24 januari 2022 de gemeente Zeist onder verscherpt toezicht omdat het informatiebeheer in grote mate niet aan de vereisten van de Archiefwet voldoet. Het belangrijkste zorgpunt was het te langzaam oppakken van de omslag van analoog naar digitaal informatiebeheer en het onvoldoende geregeld hebben van de randvoorwaarden voor duurzaam digitaal informatiebeheer, terwijl onze organisatie al geruime tijd vrijwel geheel digitaal werkt. Na een intensief monitoringstraject gedurende het afgelopen jaar heeft de provincie geoordeeld dat, hoewel er nog steeds het nodige moet gebeuren, er vooruitgang is op de meeste verbeterpunten. Hierdoor is het verscherpt toezicht opgeheven op 7 dec 2022 (zaaknr 97933 documentnr. UTSP-1913279266-3450).

Het jaarlijkse toetsingsrapport Informatiebeheer over het jaar 2022 van de archiefinspectie bevestigd het oordeel van de provincie. Samengevat oordeelde de archiefinspectie dat met name het digitale informatiebeheer nog niet aan weten regelgeving voldoet. De kwaliteit van de digitale informatie is nog niet voldoende geborgd. Gedurende het verslagjaar zijn wel voldoende nodige stappen richting doelmatig en rechtmatig archiefbeheer gezet. Om de uitvoering te versnellen adviseert de archiefinspectie wederom een structurele investering

in kwaliteit en capaciteit Informatiemanagement.

te

bewerkstelligen

voor

het

team

Focus Wij herkennen ons in de bevindingen en conclusies van de archiefinspectie. Het beheren van alle gemeentelijke informatie is in het digitale tijdperk een enorme opgave. Enerzijds is er exponentieel veel informatie te beheren en anderzijds vraagt het om een cultuurverandering van de gehele gemeentelijke organisatie richting informatievolwassenheid. De archiefvisie 2022-2026 geeft ons richting in deze opgave en benoemt voor de komende jaren vier aandachtspunten, te weten: - Doorontwikkeling digitaal werken, digitaal archiveren - Analoge en digitale archieven op orde - Geheugen van Zeist - Naar een nieuwe (andere) organisatie van de archieffunctie van Zeist. Het brengen van het informatiebeheer van alle gemeentelijke processen naar de gewenste kwaliteitseisen is niet in één jaar geregeld. Het vergt een geleidelijke aanpak. We volgen de geprioriteerde benadering van de archiefvisie. De ketens waarin de grote ontwikkelingen plaats vinden zijn het eerst aan de beurt om het vereiste minimumniveau te bereiken. Denk hierbij aan de invoering van het Digitale Stelsel Omgevingswet en de ingebruikname van een nieuw zaaksysteem voor onze product- & dienstverlening bij Burgerzaken. Met andere woorden; waar we een doorstart maken, gaan we het vanaf nu ook goed doen. Tegelijkertijd moet er ruimte zijn in die ketens om achterstallige informatie op te ruimen.

Als dit is afgerond pakken we de volgende ketens (groep van processen) op.

Voortgangsrapportage: Stand van Zaken Informatiebeheer April 2023 Hieronder treft u een overzicht van de stand van zaken per aandachtspunt, zoals die in de archiefvisie 2022-2026 zijn vastgesteld. We leggen kort uit wat we per aandachtspunt bedoelen en sommen vervolgens per aandachtspunt de geadviseerde verbeterpunten van de archiefinspectie op met onze resultaten of plannen tot nu toe. -

Doorontwikkeling Digitaal werken, digitaal archiveren

We blijven werken aan het definiëren van de basisuitgangspunten voor digitaal werken en digitaal archiveren. Onderdeel hiervan zijn het verder opzetten en uitrollen van recordmanagement, het kwaliteitssysteem en een e-depot. We willen gericht door ontwikkelen. Onze strategie is om het digitaal werken en digitaal archiveren meteen goed in te richten én te borgen (PDCA-cyclus) daar waar we met nieuwe ontwikkelingen in de informatievoorziening bezig zijn. Momenteel spelen nieuwe ontwikkelingen rondom het inrichten van de omgevingswet, het nieuwe raadsinformatiesysteem en het gebruik van Microsoft Teams. Daarnaast spelen een aantal migratie- en archiveringstrajecten voor vervangen applicaties zoals Corsa en Perfectview (naar zaaksysteem), Afas (P&O) en het opruimen van de netwerkschijven. Aandachtspunten vanuit archiefinspectie Actualiseer in 2023 het metadataschema volgens de landelijke richtlijn MDTO. Stel in 2023 de digitale bewaarstrategie vast. Stel in 2023 het herziene handboek vervanging opnieuw vast, laat een audit uitvoeren op het handboek en neem een besluit tot vervanging. Geef daarna uitvoer aan het handboek vervanging en voer het besluit vervanging uit. Stel de noodzakelijke verklaring van vervanging op.

Geef in 2023 uitvoering aan de zaken

Resultaat April 2023 Planning gereed Q2. Daarnaast leveren we ook een aantal wettelijke beheerinstrumenten op, te weten: migratieprotocol, geordend overzicht, eisen aan programmatuur, lijst toegestane bestandsformaten. Herziene handboek is gereed voor vastlegging. Methode is geïmplementeerd (medewerkers KCC en postkamer). Kwaliteit informatie in zaaksysteem systematisch gemonitord en verbeterd. Zodra de kwaliteit van informatievastlegging door vakafdelingen op niveau is, kan het vervangingsproces worden geactiveerd. Lopend project, waarbij de focus ligt

vanuit het project Omgevingswet (koppeling applicatie en zaaksysteem en migratie van Key2Vergunningen).

Voer in 2023 de migratie van informatie uit Corsa en PerfectView planmatig uit. Stel de benodigde verklaring van migratie op. Stem de aanschaf van decentrale applicaties met te bewaren informatie (waarbij geen koppeling met het zaaksysteem wordt gerealiseerd) altijd af met team Informatievoorziening.

Ontwikkel in 2023 richtlijnen en afspraken ten aanzien van het archiveren van smsen WhatsApp berichten. -

op: ten eerste zorgen dat archivering op orde komt voor lopende aanvragen en ten tweede wegwerken achterstanden uit verleden. Migratie is projectmatig opgepakt. Analyse is gereed en migratieplan wordt opgesteld. Team IM is momenteel aangehaakt bij het inrichten en verbeteren van:  Zaaksysteem (Dienstverlening),  Afas (P&O),  CLO (omgevingswet),  RIS (Griffie),  Jeugd Volg Systeem (leerplicht),  Microsoft Teams (IV), Dit sluit aan bij de ambitie om IM bij nieuwe ontwikkelingen aan de voorkant een rol te geven. (archiving by design) In de uitvoering van de rol roept dat echter nog wel uitdagingen op omdat ook andere belangen een rol spelen. Nog niet gepland.

Analoge en digitale archieven op orde

De werkzaamheden richten zich op het op orde brengen (conform Archiefwet) van de archieven (niet overgebracht en overgebracht) die al bij de gemeente Zeist aanwezig zijn en het inrichten van vervanging van analoge door digitale documenten. Om grip te krijgen op informatie maken we een overzicht vanuit de processen welke informatie zich waar bevind, hoe is opgeslagen en hoe wordt beheerd. Vervolgens worden de geprioriteerde informatiestromen eventueel te verbeterd d.m.v. een

jaarlijks terugkeren PDCA cyclus (vanuit het kwaliteitssysteem). Ook brengen we de analoge achterstanden in kaart en plannen het wegwerken ervan, alsmede eventuele mankementen aan de depotruimtes. Ten slotte werken we aan de volledige overgang naar digitaal werken en archiveren daar waar nog analoog gewerkt en gearchiveerd wordt. Aandachtspunten vanuit archiefinspectie Werk in 2023 planmatig verder aan het in kaart brengen van alle informatiestromen binnen de organisatie en breng deze onder deskundig beheer. Een betrokken rol van de proceseigenaren is hierbij van groot belang.

Maak praktische beheerafspraken met alle samenwerkingsverbanden en zorg ervoor dat dit voldoende prioriteit blijft houden binnen de organisatie. Toets deze afspraken periodiek via het kwaliteitssysteem. Werk in 2023 aan het opstellen van een projectplan voor het aanpakken van de

Resultaat April 2023 70% processen inmiddels in kaart gebracht waar deze zich bevinden. Planning gereed Q2. 40% van applicaties getoetst op kwaliteit van opslag en rechtmatig beheer. Planning gereed Q2. Vervolgens verbeterplan opstellen. Tegelijkertijd al bezig met de verbetering van de informatiebeheerprocessen van de processen uitgevoerd in de volgende applicaties:  Afas (P&O),  Zaaksysteem (Dienstverlening),  CLO (omgevingswet),  RIS (Griffie),  Jeugd Volg Systeem (leerplicht),  Microsoft Teams (IV), 2023 moet uitwijzen of we als organisatie die verbeterslag kunnen maken. Personeel ingehuurd om analyse uit te voeren. Vervolgens verbeterplan opstellen.

De netwerkschijven worden projectmatig geschoond en zoveel

achterstanden qua archivering op de netwerkschijven en koppel hier een reëel tijdpad aan.

Zorg in 2023 en 2024 voor het wegwerken van de bestaande achterstanden in de dossiervorming en de (digitale) vernietiging.

Herstel in 2023 de tekortkomingen, die in 2022 tijdens de inspectie van de archiefbewaarplaats en quarantaineruimte zijn geconstateerd. Breng het te bewaren archief uit kluis 5 in 2023 met voorrang over naar een goedgekeurde archiefruimte. Mocht u overwegen kluis 5 geschikt te willen maken als volwaardige archiefruimte, dan dient de ruimte na de verbouw opnieuw te worden geïnspecteerd. Zorg in 2023 voor een jaarlijkse actualisatie van het calamiteitenplan voor analoge archieven en oefen regelmatig. Voer na het uitvoeren van de migratie van informatie uit Corsa en PerfectView de vernietiging van de analoge dossiers en zaken uit 2021 en 2022 uit.

mogelijk “dichtgemaakt”. Dit is een meerjarenproject. Het opstellen van een projectplan voor de archivering volgt hierna, zodra de omvang van de achterstanden in kaart is gebracht. Daarnaast loopt een traject om nieuwe achterstanden te voorkomen op de netwerkschrijven. De workflow van het vernietigingsproces is uitgewerkt en gebouwd in het zaaksysteem. Vernietiging in 124 applicaties en op netwerkschijven is niet op de korte termijn geregeld. We kiezen ervoor om dit bij nieuwe ontwikkelingen uit te werken. Bij de lopende projecten Afas, CLO en RIS wordt het georganiseerd. Er zijn afspraken gemaakt over de uitvoering van eenvoudige aanpassingen en er is advies opgevraagd voor de complexere aanpassingen. Inhuur is georganiseerd voor opstellen van Archiefbewerkingsplan in 2023 (Q4). Bewerking en overbrengen volgt in 2024.

Is belegd bij de collectiebeheerder en wordt uitgevoerd. Onderdeel van migratieprojecten.

lopende

Herstel in 2023 de tekortkomingen die zijn geconstateerd tijdens de inspectie van kluis 5. Geeft uitvoering aan de verbeterpunten en laat na uitvoering de ruimte opnieuw inspecteren. Herstel in 2023 de tekortkomingen, die zijn geconstateerd aan de kluis van de afdeling Burgerzaken of breng de registers over naar de archiefbewaarplaats van het gemeentearchief. -

Gesprekken met gebouwbeheer lopen. Onzeker of dit jaar de oplossingen uitgevoerd worden.

Gesprekken met gebouwbeheer lopen. Onzeker of dit jaar de oplossingen uitgevoerd worden.

verantwoordelijkheid daarin. Speciale aandacht gaat uit naar proceseigenaren. Tegelijkertijd willen het team Informatiemanagement kwalitatief en kwantitatief structureel versterken. Dit is noodzakelijk om de versnelling te kunnen maken voor het digitale deel van de archiefketen. Het Strategisch Informatie en Data Overleg (SIDO) is een opgave overstijgend adviesorgaan. Daarmee gaan we nog meer sturen op één strategische lijn tussen de verschillende teams die met informatieopslag, beheer en ontsluiting bezig zijn. Aandachtspunten vanuit archiefinspectie Zorg voor voldoende mensen en middelen om de archiefvisie uit te voeren.

Geheugen van Zeist

De werkzaamheden richten zich op het versterken van de rol van het gemeentearchief van Zeist in het erfgoedveld, het verder ontwikkelen van de dienstverlening en het planmatig (door)ontwikkelen van de collectie van het gemeentearchief tot een collectie waarin naast het overheidsarchief ook de archieven van bedrijven, maatschappelijke organisaties, personen en families zijn opgenomen. Aandachtspunten vanuit archiefinspectie Geen aandachtspunten

-

Resultaat April 2023

Naar een nieuwe (andere) organisatie van de archieffunctie van Zeist.

De werkzaamheden richten zich op het de organisatorische inbedding van het informatiebeheer. We werken we aan het bewust maken van collega ambtenaren en bestuurders van het belang van een goed archief en hun rol, taak en

Werk continue aan bewustwording bij medewerkers voor het compleet maken en houden van dossiers en zaken.

Resultaat April 2023 Kennis en capaciteit heeft onze aandacht en we constateren dat we last hebben van de krappe arbeidsmarkt. Momenteel hebben we binnen Informatievoorziening 9 vacatures gepubliceerd waarvan 6 (5,9 fte) een informatiebeheer component hebben. Er wordt daarom tijdelijke ingehuurd (team IM 3,4 Fte) Bij indiensttreding is uitleg over het zaaksysteem en archief een standaard onderdeel van het inwerkprogramma. We bieden via de Zeist Academie opleidingen aan voor veilig werken en MS Teams, waarbij informatiebeheer een duidelijke plek heeft.

Bijlage 2 Adviesdocument 1-meting Kwaliteitssysteem (versie 1.0 mei 2022) Tatjana Mordasiewicz (auditor kwaliteitszorg informatiebeheer) Eind 2021 is een kwaliteitssysteem binnen de gemeente Zeist gerealiseerd. Gemeenten hebben de plicht om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Om inzicht te krijgen in de kwaliteit van het informatiebeheer is eind 2021 een periodieke meting gehouden: de 1-meting. Om kennis en ervaring in de praktijk op te doen, is er voor gekozen om de scope van de 1-meting te beperken tot het team Informatievoorziening (IV). Bij de afdeling informatievoorziening, net als in de rest van de gemeentelijke organisatie, worden dagelijks vele (digitale) dossiers gevormd. Een dossier is een logisch geheel van alle documenten die betrekking hebben op dezelfde zaak, maar niet alles kan zaaksgewijs worden opgeslagen. De informatie in een dossier moet volledig, betrouwbaar, duurzaam toegankelijk en eenvoudig terug te vinden zijn. Het controleren of aan deze voorwaarden is voldaan, is een belangrijk onderdeel van de periodieke toetsing vanuit het kwaliteitssysteem. Tijdens de 1-meting zijn een aantal dossiers, die in het afgelopen jaar door het team IV zijn gevormd, in een steekproef gecontroleerd.

De controle op volledigheid, vindbaarheid en betrouwbaarheid van dossiers werd bemoeilijkt doordat dossiers op verschillende manieren zijn gevormd en opgeslagen. Er is geen uniformiteit tijdens dossiervorming: welke informatie sla je wel of niet op, naamgeving, versiebeheer, etc. De gemeente werkt inconsequent. Zo worden digitale bestanden bewaard in het zaaksysteem, op netwerkschijven, in MSTeams, vakapplicaties, clouddiensten, (individuele) Outlook-mailboxen, etc. De steekproef laat duidelijk zien dat de O-netwerkschijf een blinde vlek is die niet op volledigheid te controleren is. Hierdoor ontstaat een ernstig risico voor vindbaarheid, betrouwbaarheid en toegang tot informatie. Het eerste advies

luidt: organiseer een kennissessie. Bij het opzetten van een kennissessie, (interactieve) workshop of een soort “Week van de informatie” dient verbinding te worden gemaakt met de ontwikkelingen in de projecten: ‘Zo werkt Zeist’, ‘Data gedreven werken’, rondom de Wet open overheid (Woo) en de Wet Elektronische Publicaties (WEP). Op deze wijze wordt bewustzijn en kennis bij alle medewerkers verbeterd over hoe dossiers te vormen en waar deze op te slaan. Gedurende de 1-meting zijn het zaaksysteem (PerfectView) en ZorgNed specifieker onder de loep genomen omdat in beide vakapplicaties een archieffunctionaliteit geïntegreerd is. Met deze functionaliteit kunnen digitale dossiers automatisch vernietigd worden. Het vernietigen is een wettelijke verplichting, maar tijdens de 1-meting kwam duidelijk naar voren dat binnen ZorgNed geen digitale vernietiging heeft plaatsgevonden. De uitkomst van het zaaksysteem wordt niet meegenomen in dit adviesdocument omdat de Gemeente Zeist vanaf medio 2022 een nieuw zaaksysteem gaat gebruiken. Daarnaast is er rondom ongestructureerde informatie, dus alle informatie die op de netwerkschijven staat, maar ook in MS-Teams en (individuele) Outlookmailboxen, überhaupt geen overzicht van te krijgen. Onduidelijk is welke ongestructureerde informatie wel of niet vernietigd moet worden, laat staan of er vernietigd is.

Het tweede advies luidt: binnen de afdeling IV gaan de proces- en informatiebeheerders aan de slag met een architectuurplaat (informatiearchitectuur). Een informatiearchitectuur is een systematische beschrijving van onderdelen van de informatiehuishouding en hun onderlinge samenhang. Om aansluiting te zoeken bij de proces- en informatiebeheerders en gelijktijdig de zoekfunctionaliteiten, toegangsrechten en archief- en vernietigingsfunctionaliteiten binnen de vakapplicaties te onderzoeken, wordt gelijk een grote slag gemaakt. Als geen archieffunctionaliteit aanwezig is en vernietiging niet mogelijk is, moet naar een oplossing worden gezocht. Per applicatie met de daarin uitgevoerde processen moet worden gekeken of metadatering, ordening en bestandsformaten voldoen aan de eisen voor duurzame bewaring.

Uit de 1-meting blijkt verder dat er formeel geen procesbeschrijving is vastgesteld voor overbrenging en vernietiging. Informeel loopt het proces voor fysieke overbrenging van archiefbescheiden wel goed, ondanks het ontbreken van een procesomschrijving. Digitale overbrenging heeft nog nooit plaatsgevonden. Daarnaast moet in het nieuwe zaaksysteem ook een proces voor vernietiging worden vormgegeven. Zoals eerder benoemd is het vernietigen een wettelijke verplichting, maar omdat in ZorgNed nog geen digitale vernietiging heeft plaatsgevonden, moet hier actie worden ondernomen. Het derde advies luidt dan ook: het is noodzakelijk de procesbeschrijving voor overbrenging en vernietiging op te stellen. Naast dat wat al genoemd is tijdens de 1-meting, zijn een geordend overzicht/classificatieschema en een lijst met informatiebeheerregimes twee beheerinstrumenten die als een middel dienen voor de kwaliteitscontroles. Beide beheerinstrumenten zijn nog niet opgesteld door de gemeente. Een classificatieschema is een overzicht van alle informatie, geordend per werkproces en de toegepaste informatiesystemen. Het is een overzicht van alle informatiesystemen waarmee informatieobjecten worden ontvangen, gecreëerd en beheerd. De gemeente Zeist zou de processen kunnen beoordelen of classificeren op basis van een risicoklasse.

Aan de hand van de risicoklasse wordt een regime voor het beheren van de informatie vastgesteld. Volgens de planning in het uitvoeringsplan behorende bij de Archiefvisie 2022-2026, worden in 2022 geprioriteerde processen onder de loep genomen. Het vierde advies is om met het opstellen van een classificatieschema hierop aan te haken. Op basis van een geordend overzicht van informatiestromen en uitgaande van de normen, wordt voorgesteld om per werkproces een risicoklasse vast te stellen. Bijvoorbeeld drie risicoklassen (laag – middel – hoog) op basis van bewaartermijnen. In de komende kwaliteitsmeting worden aanwezigheid en gebruik van het classificatieschema en de beheerregimes vastgesteld en beoordeeld.

Tot slot. Eind 2021 heeft de gemeente een E-depotvoorziening aangeschaft en deze wordt begin 2022 als een pilotfase gebruikt. In deze periode kan kennis worden opgedaan met het digitaal archiveren en het werken met een E-depot. Zo luidt het laatste advies dat er afspraken gemaakt moeten worden over duurzaam beheer, preservatiebeleid, vernietigingsprocedures en de ontsluiting. Dit kan leiden tot een aanscherping van de toekomstige eisen en wensen. Eind 2022 of begin 2023 wordt het proces tot de aanbesteding van een nieuwe Edepotvoorziening in gang gezet.

Bijlage 3 Notitie migratie zaaksysteem PV – ZS.nl en livegang nieuw zaaksysteem 21 juli 2022, Noortje van Hofwegen (gemeentearchivaris)

Dag Ron, Ebru en Jozef Jan, Op dit moment speelt de livegang van het nieuwe zaaksysteem (Zaaksysteem.nl) en de migratie van data uit het oude zaaksysteem (Perfectview) naar het nieuwe zaaksysteem. Mooi dat er nu afscheid wordt genomen van het oude zaaksysteem, met al zijn mankementen, en dat onze organisatie nu kan starten met een schone lei. Een goed momentum ook om het beheer van digitale informatie op niveau te krijgen. Complimenten voor het projectteam, want het is een complexe en grootschalige opgave. Vanuit informatiebeheer heb ik echter wel wat aandachtspunten. Migreren van (meta)data is altijd een risicovolle activiteit: dataverlies is een zeer reëel gevaar. Zeker als het gaat om grote hoeveelheden blijvend te bewaren informatie – wat bij deze migratie het geval is. Een migratieplan, met o.a. een draaiboek//stappenplan, data-mapping, beschrijving van de wijze van migratie en een testplan is daarom altijd noodzakelijk, net als het doen van representatieve steekproeven en het delen van de resultaten. Pas dan kan er beoordeeld worden of (meta)data intact blijven en dus of een migratie doorgang kan vinden. Vanaf de start van een dergelijk project dient er daarom een informatiespecialist betrokken te zijn. Dit was destijds de adviseur digitale informatie. Deze adviseur is per maart 2022 vertrokken.

Ook de aanvoerder DMA is vanaf het begin aangehaakt en dat is logisch, aangezien deze aanvoerder de beheerder is van de data in het zaaksysteem. En hoewel wij dit (nog) niet in onze Informatieverordening en Besluit Informatiebeheer hebben opgenomen, is het bij conversie en migratie ook van belang dat de gemeentesecretaris c.q. -archivaris tijdig wordt ingelicht, gedurende het traject op de hoogte wordt gehouden en de mogelijkheid krijgt om een oordeel te vormen en een advies te formuleren.

Pas laat in het gehele traject (mei 2022) bleek dat er geen migratieplan is opgesteld. Dat wil niet zeggen dat er niet goed over een foutloos verloop van de migratie is nagedacht! Het maakt het echter wel lastig om te bepalen of alle aspecten van een goede migratie in beeld zijn en worden uitgevoerd. Het migratieplan met het testplan zijn daarna alsnog geschreven en besproken, maar bevinden zich op dit moment nog in een conceptfase. Een overzicht van de datamapping en de resultaten van de gehele steekproef ontbreken (bij mij). Het is mij onbekend of er conform het migratieplan is gewerkt. Inmiddels zijn we zo ver dat het nieuwe zaaksysteem al live is en de migratie van de lopende zaken al heeft plaatsgevonden. De migratie van afgesloten zaken volgt nog. Gezien de fase waarin de migratie en de livegang zich nu bevinden en het feit dat ik geen zicht heb op het geheel van acties en resultaten, kan ik mijn adviserende rol als gemeentearchivaris niet meer pakken. Wel kan ik een aantal aanbevelingen doen voor het vervolg van dit traject: 

Mochten de migraties onverhoopt niet (voldoende) geslaagd zijn, overweeg dan om alle data uit PerfectView over te zetten naar een applicatie zoals My Lex Legacy. De (meta)data blijven intact, integer en vindbaar en kunnen vanuit daar opgeschoond en vernietigd worden en het resterende deel dat blijvend te bewaren is overgebracht worden naar het e-depot.



Ga bij alle teams binnen de organisatie langs om de voor hen relevante zaaktypen door te nemen. Welk zaaktype gebruik je in welk proces, kloppen alle velden en resultaattypen, ontbreekt er nog iets of kan er juist iets weg, is er een ander zaaktype nodig, etc? Als medewerkers aan de voorkant weten welk zaaktype ze in welk proces moeten gebruiken, hoeft er achteraf ook minder gecontroleerd en hersteld te worden door DMA. Deze actie had dus idealiter plaats moeten vinden vóór de livegang, zodat de kans op fouten kleiner is. Het risico op vergissingen is nu groter. Team DMA zal in deze beginfase dus extra alert moeten zijn op het juist kiezen en invullen van zaaktypen en er zullen mogelijk maatwerkoplossingen moeten plaatsvinden.



Regel het informatiebeheer op alle 5703 lopende zaken die naar de productieomgeving van Zaaksysteem.nl zijn gemigreerd. Klopt het gekozen zaaktype (+ bewaartermijn) en is de zaak goed en volledig gemigreerd (= data, metadata en bijlagen volledig), etc? Gezien de relatief geringe omvang van het aantal lopende zaken, kan deze actie vermoedelijk door DMA zelf uitgevoerd worden, binnen een korte tijdsspanne.



Regel het informatiebeheer voor de ca. 300.000 afgesloten zaken die gemigreerd zijn/worden naar de archiefomgeving van Zaaksysteem.nl, oftewel: check, schoon op, vernietig c.q. breng over naar het e-depot. Dit is een zeer omvangrijke klus, maar zal desondanks toch uitgevoerd moeten worden omdat we dat verplicht zijn. 2 Het is het resultaat van jarenlang onvoldoende uitvoeren van informatiebeheer in het oude zaaksysteem. Gezien de omvang is deze actie niet door DMA zelf uit te voeren. Schakel een extern bureau in.



Zorg zo snel mogelijk voor informatiebeheerders op het nieuwe zaaksysteem. Deze informatiebeheerders checken alle zaken die vanaf nu worden aangemaakt, o.a. is het zaaktype (en daarmee bewaartermijn) juist gekozen, kloppen de invulvelden en het resultaattype, zitten alle bestanden erbij, is er nog opschoning nodig? Zorg ook voor vernietiging en overbrenging zodra dat gaat spelen. Informatiebeheerder hebben óók een pro-actieve rol: bij het signaleren van fouten stappen ze direct de organisatie in zodat medewerkers worden gewezen op de juiste manier van invoer. Indien er geen (of te weinig) informatiebeheerders komen voor het zaaksysteem lopen we grote kans dat we over een paar jaar wederom met een grote hoeveelheid ‘rommel’ zitten.

3

De huidige situatie is in strijd met de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Neem de organisatie meer mee in wat er van hen verwacht wordt op het gebied van informatiebeheer en -archivering. Wanneer gebruik je het zaaksysteem en wanneer niet? Wat ís een zaak, wat houdt zaakgericht werken in? Dit zit nog lang niet bij iedereen goed tussen de oren en veel teams hebben nog nauwelijks afspraken gemaakt over het hoe-wat-waar van opslaan van informatie. 3 Wijs ze op de eigen verantwoordelijkheid: alle medewerkers/alle teams zijn zélf verantwoordelijk voor juiste archivering. De livegang van het nieuwe zaaksysteem is een belangrijk momentum om kennis omtrent informatiebeheer te vergroten en gedrag te veranderen. Neem dit mee in de nazorgfase van het project en/of koppel het aan het project uitfasering netwerkschijven.



Tot slot: laten we als team IV kijken hoe we IM eerder en beter aangehaakt krijgen in toekomstige migratie- of conversietrajecten.4 En laten we een leidraad opstellen hoe dergelijke trajecten van kop tot staart doorlopen dienen te worden, en wie daarbij welke rol heeft. 5 Een migratieplan dient altijd gemaakt te worden en er dient conform dit plan gewerkt te worden. In het TIO dient elk migratie- of conversieplan besproken te worden.

Zie het Adviesdocument 1-meting Kwaliteitssysteem punt 2.1 Tijdens het SIDO en het projectportfolio-overleg van 25 juli 2022 werd duidelijk dat hieraan gewerkt wordt. 5 Tip: kijk ook eens naar de heldere leidraad van het Westfries Archief: https://www.westfriesarchief.nl/images/pdf/Over-ons/vakhoek/Leidraad_migrati e.pdf 4

2

