RIB23.054 Toezicht Informatiebeheer 2022

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twitter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

Aan de gemeenteraad

Datum

16 mei 2023

Ontv. Griffie 16-05-2023/RIB23.054

Ons kenmerk

193954

Uw kenmerk Bijlage(n)

1

Behandeld door

Mores, Emmanuele

Onderwerp

Toezicht Informatiebeheer 2022

Portefeuillehouder

Wethouder Van Dijk

Geachte leden van de raad, In lijn met de Informatieverordening 2019, sturen wij u met deze raadsinformatiebrief het jaarlijkse toezichtrapport over het informatiebeheer toe. Gemeenten dienen hun informatie – zowel op papier als digitaal - op een goede manier te beheren en te bewaren. Dit is van belang voor de eigen bedrijfsvoering, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Het toezichtrapport maakt een tussenbalans op van de mate waarin de gemeente Zeist voldoet aan de Archiefwet. Dit rapport gaat gepaard met een collegevoorstel. Voorgeschiedenis Gemeente Zeist streeft ernaar betrouwbaar, open en transparent te zijn en daarvoor is het essentieel om de informatiehuishouding op orde te hebben. De provinciaal toezichthouder oordeelde in haar brief van 24 januari 2022 echter dat de gemeente Zeist dit nog onvoldoende op de rit heeft en in grote mate niet aan de vereisten aan de Archiefwet voldoet. De belangrijkste conclusie was dat de omslag van analoog naar digitaal informatiebeheer en de randvoorwaarden die daarvoor nodig zijn, te langzaam werden opgepakt. De gemeente Zeist loopt daarmee het risico op incomplete dossiers, met hiaten, met overlappingen, met versieproblemen en zonder samenhang. Anders gezegd: door zo door te gaan neemt de gemeente Zeist een hap uit haar eigen geschiedenis.

Het actieve toezicht zorgde voor een impuls in mankracht en kennis bij het team Informatiemanagement. Het verbetertraject werd gestart en de voortgang werd gerapporteerd. Eind 2022 concludeerde de provincie dat er, hoewel er nog steeds veel moet gebeuren, vooruitgang zichtbaar was. Het actieve toezicht werd afgeschaald naar regulier toezicht. U bent hierover geïnformeerd via een briefafschrift direct vanuit de toezichthouder (documentnummer UTSP-1913279266-3450 dd. 7 december 2022). Toezichtrapport In het voorjaar van 2023 heeft een nieuwe inspectie op het informatiebeheer plaatsgevonden, waarbij is teruggekeken naar het jaar 2022. Middels deze brief informeren wij u over het daaruit voortvloeiende toezichtrapport. De strekking van dit rapport bevestigt het oordeel van de provincie. Samengevat oordeelde de archiefinspectie dat met name het digitale informatiebeheer nog niet aan wet- en regelgeving voldoet. De kwaliteit van de digitale informatie is nog niet voldoende geborgd. Gedurende het verslagjaar zijn wel voldoende nodige Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist

stappen richting doelmatig en rechtmatig archiefbeheer gezet. Om de uitvoering te versnellen adviseert de archiefinspectie wederom een structurele investering in kwaliteit en capaciteit voor het team Informatiemanagement. Ook adviseert de archiefinspectie om het management, oftewel de primaire verantwoordelijken van processen, meer in beweging te krijgen om de informatie op orde te krijgen en te houden. Wij herkennen ons in de bevindingen en conclusies van de archiefinspectie. Het beheren van alle gemeentelijke informatie is in het digitale tijdperk een enorme opgave. Het afgelopen jaar hebben we grote stappen voorwaarts gezet. Het informatiebeheer kan niet in één jaar worden rechtgetrokken, maar we zijn goed op weg en hebben door het afschalen van het toezichtsniveau het vertrouwen terug van de provincie. De focus voor de komende jaren ligt, naast het verder op orde brengen van het informatiebeheer, in de doorontwikkeling van de organisatie op dit punt. Dit vergt een omslag in denken en vraagt de komende jaren de aandacht. Wij vragen u kennis te nemen van het inspectierapport en wijzen u ook op de voortgang van de verbeterpunten. Mochten er vragen zijn met betrekking tot de aanpak op het gebied van informatiebeheer, dan lichten we dat graag toe in een bijeenkomst met de raad. We vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

dr. H.S. Grotens

drs. J.J.L.M. Janssen

Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist

Intern toezicht op het informatie- en archiefbeheer Periode 2022 (en 2021) Geschiedenis schrijven: in feite doen we dat bij de gemeente Zeist dag in, dag uit. Beleidsnotities, inwonersbijeenkomsten, projecten, social media, de gemeentewebsite: alles wat we doen, dienen we te bewaren – al dan niet voor de eeuwigheid. Dat willen we omdat diverse wetten dat voorschrijven, maar dat willen we ook (en vooral!) omdat we daar zelf grote waarde aan hechten. Zeist werkt vanuit de principes vertrouwen, nabijheid en kracht en om daarnaar te kunnen handelen is het belangrijk om als overheid open en transparant te zijn. Maar willen is niet hetzelfde als doen. Om open en transparant te kunnen zijn is het essentieel om de informatiehuishouding op orde te hebben. Simpel gezegd betekent dit: weten welke informatie waar staat en daar grip op hebben. Dit heeft de gemeente Zeist nog onvoldoende op de rit en was voor de provinciaal toezichthouder reden om de gemeente in 2022 onder actief toezicht te stellen. De belangrijkste conclusie was dat de omslag van analoog naar digitaal informatiebeheer en de randvoorwaarden die daarvoor nodig zijn, te langzaam werden opgepakt. De gemeente Zeist loopt daarmee het risico op incomplete dossiers, met hiaten, met overlappingen, met versieproblemen en zonder samenhang.

Het is goed om hierbij te benadrukken dat dit oordeel van de provincie enkel de nog niet overgebrachte informatie betreft; de overgebrachte archieven bij het gemeentearchief zijn wel in goede, geordende en toegankelijke staat. Van willen naar doen Het actieve toezicht zorgde voor een impuls in mankracht en kennis bij het team Informatiemanagement. Het verbetertraject werd gestart en de voortgang werd gerapporteerd. Eind 2022 concludeerde de provincie dat er, hoewel er nog steeds

veel moet gebeuren, vooruitgang zichtbaar was. Het actieve toezicht werd afgeschaald naar regulier toezicht (zaaknummer 97933). We zijn in Zeist dus op de goede weg, maar we zijn er nog lang niet. Het rapport dat voor u ligt onderschrijft dit. Om de positieve trend te kunnen voortzetten en de continuïteit te kunnen waarborgen, zijn er twee randvoorwaarden die ik in mijn rol als kandidaat-gemeentearchivaris onder de aandacht wil brengen. Punt 1 komt terug in het toezichtrapport, punt 2 is een zorgpunt dat ook is benoemd bij de monitoringsgesprekken met de provincie: 1.

2.

Investeer structureel in kwaliteit en kwantiteit bij het team Informatiemanagement. Met ander woorden: zorg voor voldoende én deskundig personeel om de informatiehuishouding op orde te krijgen én op de rit te houden. Dit is een lastige opgave, omdat de arbeidsmarkt op dit moment krap is. Breng de eerste lijn, het management/de proceseigenaren, meer in beweging. De primaire verantwoordelijkheid om processen – en daarmee dus ook de informatie – op orde te krijgen en te houden ligt bij de proceseigenaren en niet bij team Informatiemanagement. Als er op dit niveau onvoldoende eigenaarschap wordt getoond, zal de informatiehuishouding niet op orde komen, ongeacht de investeringen bij punt 1.

Inhoud van dit rapport Dit rapport gaat verder in op de staat van de informatiehuishouding van de gemeente Zeist in 2022 en bestaat uit twee onderdelen: 

Toezichtrapport informatiebeheer 2022: dit onderdeel gaat over de staat van de nog niet overgebrachte informatie, de ‘nieuwe archieven’. Om de objectiviteit te waarborgen is het toezicht uitgevoerd door een externe archiefinspecteur. Mevrouw Ria MinkGijzen, archiefinspecteur bij het RAZU in Wijk bij Duurstede. Zij schrijft vanuit haar externe rol, vandaar dat u ‘uw gemeente’ in plaats van ’onze gemeente’ zult lezen.



Jaarverslag 2021-20221 Gemeentearchief Zeist: dit onderdeel is geschreven door de kandidaat-gemeentearchivaris en behelst het beheer van de overgebrachte archieven, de ‘oude archieven’.

In de bijlage vindt u: 



De managementreactie op het toezichtrapport met voortgang van de verbeterpunten van de manager Informatievoorziening aan het college van B en W. De door de kandidaat-gemeentearchivaris en de auditor kwaliteitszorg informatiebeheer

Tot slot is het goed te benoemen dat dit toezichtrapport nog niet ingaat op het informatie- en archiefbeheer in samenwerkingsverbanden. Vanaf 2023 wordt dit verder in kaart gebracht, worden er praktische beheerafspraken gemaakt en volgt toetsing van deze afspraken via het kwaliteitssysteem van de gemeente Zeist. In het toezichtrapport over het jaar 2023 (verschijnend omstreeks mei 2024) zal hier wel op worden ingegaan. Kennisnemen en informeren Het interne toezicht op het informatiebeheer is een jaarlijks terugkerend proces. Het college van burgemeester en wethouders is krachtens de wet belast met de zorg voor de archiefbescheiden en dient kennis te nemen van dit jaarlijks verslag. Het college dient op haar beurt vervolgens de gemeenteraad en de interbestuurlijk toezichthouder hierover te informeren.

Noortje van Hofwegen Kandidaat-gemeentearchivaris gemeente Zeist mei 2023

1

Het gemeentearchief was al gewend om tweejaarlijks verslag uit te brengen, met 2019-2020 als laatste verslagperiode. Vanaf 2023 wordt er jaarlijks verslag uitgebracht.

Onderdeel 1 Toezichtrapport informatiebeheer 2022 N.B.: dit onderdeel is geschreven door de externe archiefinspecteur Ria Mink-Gijzen (RAZU) in opdracht van de gemeente Zeist

Ria Mink-Gijzen, 20 maart 2023 Archiefinspecteur Regionaal Archief ZuidUtrecht

TOEZICHTRAPPORTAGE INFORMATIEBEHEER BIJ DE GEMEENTE ZEIST 2022

Toezichtrapportage over het informati ebeheer 2022

Inhoud

Gemeente Zeist

Voorwoord

Voorwoord

Managementsamenvatting

Evenals vorige jaren maakt het toezichtrapport een tussenbalans op over de mate waarop de gemeente Zeist voldoet aan Archiefwet- en regelgeving. Daarbij komt het informatiebeheer binnen de organisatie aan de orde (de niet overgebrachte archieven), als ook het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en collecties.

KPI-verslag

Managementsamenvatting Evenals vorige jaren maakt het toezichtrapport een tussenbalans op over de mate waarop de gemeente Zeist voldoet aan Archiefwet- en regelgeving. Daarbij komt het informatiebeheer binnen de organisatie aan de orde (de niet overgebrachte archieven), als ook het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en collecties. Deze rapportage sluit qua looptijd aan bij de rapportage van Ria Mink-Gijzen, archiefinspecteur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht d.d. 4 juli 2022. Het KPIrapport levert een overzicht op van de mate waarin het informatiebeheer eind 2022 aan de wet voldeed. In december 2022 ontving u een schrijven van het Team BEI/IBT Informatie- en archiefbeheer van de Provincie Utrecht met de boordeling over 2021-2022. De beoordeling die u heeft ontvangen is ‘voldoet deels’, omdat bij de meeste verbeterpunten vooruitgang wordt gezien. Dit KPIrapport onderschrijft dat, maar kijkt ook vooruit naar de voornemens van uw gemeente ten aanzien van de geplande noodzakelijke verbeteringen in 2023.

Tussenbalans eind 2022 Samengevat voldoet met name het digitale informatiebeheer nog niet aan weten regelgeving. De kwaliteit van de digitale informatie is nog niet voldoende geborgd. Gedurende het verslagjaar toonde u voldoende aan de nodige stappen richting doelmatig en rechtmatig archiefbeheer te zetten, maar ook vanwege de complexiteit zijn er zaken doorgeschoven naar 2023 (en 2024). U stelde hiervoor een ambitieus uitvoeringsplan op. Om de uitvoering te versnellen zal een structurele investering in kwaliteit en capaciteit nodig zijn voor het team Informatiemanagement. Voor een volledige rapportage verwijs ik u naar het KPIverslag.

Aandachtspunten komend jaar (2023) verbetering van het informatiebeheer

voor

Het verdient aanbeveling planmatig te blijven werken aan de voorgestelde verbeterpunten van Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie in hun schrijven van 7 december 2022. Aandachtspunten daarbij zouden moeten zijn: Hoofdstuk 1: Lokale regelingen Geef in 2023 verder uitvoering aan het maken van praktische beheerafspraken met alle samenwerkingsverbanden en zorg ervoor dat dit voldoende prioriteit blijft houden binnen de organisatie. Toets deze afspraken periodiek via het kwaliteitssysteem. Hoofdstuk 2: Mensen en middelen Maak inzichtelijk welke middelen beschikbaar zijn voor de gehele archief- en informatiefunctie. Geef uitvoering aan de archiefvisie op dit onderwerp. Zorg voor voldoende mensen en middelen om de archiefvisie uit te voeren. Werk continue aan bewustwording bij medewerkers voor het compleet maken en houden van dossiers en zaken. Hoofdstuk 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Herstel in 2023 de tekortkomingen, die in 2022 tijdens de inspectie van de archiefbewaarplaats en quarantaineruimte zijn geconstateerd. Herstel in 2023 de tekortkomingen, die u intern heeft geconstateerd aan de kluis van de afdeling Burgerzaken of breng de registers over naar de archiefbewaarplaats van het gemeentearchief. Herstel in 2023 de tekortkomingen die zijn geconstateerd tijdens de inspectie van kluis 5.

Geeft uitvoering aan de verbeterpunten en laat na uitvoering de ruimte opnieuw inspecteren.

Breng het te bewaren archief uit kluis 5 in 2023 met voorrang over naar een goedgekeurde archiefruimte. Mocht u overwegen kluis 5 geschikt te willen maken als volwaardige archiefruimte, dan dient de ruimte na de verbouw opnieuw te worden geïnspecteerd. Stem de aanschaf van decentrale applicaties met te bewaren informatie (waarbij geen koppeling met het zaaksysteem wordt gerealiseerd) altijd af met team Informatievoorziening. Geef in 2023 uitvoering aan de zaken vanuit het project Omgevingswet (koppeling applicatie en zaaksysteem en migratie van Key2Vergunningen). Zorg in 2023 voor een jaarlijkse actualisatie van het calamiteitenplan voor analoge archieven en oefen regelmatig. Werk in 2023 planmatig verder aan het in kaart brengen van alle informatiestromen binnen de organisatie en breng deze onder deskundig beheer. Een betrokken rol van de proceseigenaren is hierbij van groot belang. Werk in 2023 aan het opstellen van een projectplan voor het aanpakken van de achterstanden qua archivering op de netwerkschijven en koppel hier een reëel tijdpad aan.

Zorg in 2023 en 2024 voor het wegwerken van de bestaande achterstanden in de dossiervorming en de (digitale) vernietiging. Voer in 2023 de migratie van informatie uit Corsa en PerfectView planmatig uit. Stel de benodigde verklaring van migratie op. Voer na het uitvoeren van de migratie van informatie uit Corsa en PerfectView de vernietiging van de analoge dossiers en zaken uit 2021 en 2022 uit. Stel in 2023 het herziene handboek vervanging opnieuw vast, laat een audit uitvoeren op het handboek en neem een besluit tot vervanging. Geef daarna uitvoer aan het handboek vervanging en voer het besluit vervanging uit. Stel de noodzakelijke verklaring van vervanging op. Hoofdstuk 7: Overbrenging Geen specifieke aandachtspunten.

KPI-Verslag Voldoet het informatiebeheer aan wet- en regelgeving? Betekenis van de in het verslag gebruikte kleuraanduiding

Hoofdstuk 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdstuk 5: duurzaamheid

Ordening,

authenticiteit,

context,

toegankelijkheid

en 🟩

Voldoet

Stel in 2023 de digitale bewaarstrategie vast.

🟨

Voldoet deels

Ontwikkel in 2023 richtlijnen en afspraken ten aanzien van het archiveren van sms- en WhatsApp berichten.

🟥

Voldoet niet

Actualiseer in 2023 het metadataschema volgens de landelijke richtlijn MDTO. Hoofdstuk 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding

1. Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

De Informatieverordening 2019 en het Besluit Informatiebeheer 2019 zijn nog geldend en op de meeste punten voldoende actueel. Het is zaak uw interne regelgeving geregeld te beoordelen en waar nodig te actualiseren, in ieder geval met de komst van de nieuwe Archiefwet- en regelgeving vanaf 1 juli 2024.

kwaliteitsmanagement, beveiliging en AVG, transparantie van de overheid en innovatief gebruik van informatie. Tevens is er binnen het SIDO ruimte voor het monitoren van projecten met een grote informatiecomponent (bijv. het zaaksysteem).

In 2022 heeft u de rol van kandidaat-gemeentearchivaris toegewezen aan mevrouw van Hofwegen. Formeel ligt de verantwoordelijkheid echter nog bij de gemeentesecretaris, conform het Besluit Informatiebeheer. Gedurende het verslagjaar was de gemeentesecretaris belast met het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archieven. De kandidaat-gemeentearchivaris brengt namens de gemeentesecretaris jaarlijks verslag uit aan B&W (ook over het beheer van de archiefbewaarplaats). In de toelichting bij artikel 2 staat dat de taak is opgedragen aan de interne toezichthouder informatiebeheer (archiefinspecteur). Deze zal jaarlijks een opdracht geven aan een bureau om basis van aangeleverde informatie een onafhankelijke toets te doen naar de staat van de nietovergebrachte archieven van de gemeente Zeist. Dit verslag dient daartoe.

De gemeente Zeist heeft haar beleidsvisie op het gebied van archief- en informatiebeheer vastgelegd in de Archiefvisie 2022-2026 en deze werd vastgesteld in maart 2022. Het is een actualisatie van de vorige Archiefvisie. De actualisatie richt zich primair op twee ontwikkelingen:

De gemeente Zeist stelde via het Besluit Informatiebeheer een Strategisch Informatieoverleg (SIO) in. Uw gemeente koos daarbij voor de naam Strategisch Informatie- en Dataoverleg (SIDO). Aan dit overleg namen deel:

U stelde vijf leidende principes vast, die alle vijf concreet voor de uitvoering gevolgen hebben. Deze gevolgen werkte u verder uit in een ambitieus uitvoeringsplan met vier werkpakketten waarmee u voornemens bent verbeteringen keten/procesgericht (prioritering per jaar) door te voeren. Om de uitvoering te versnellen zal een structurele investering in kwaliteit en capaciteit nodig zijn voor het team Informatiemanagement.

-

de manager Informatievoorziening twee strategisch adviseurs Informatievoorziening de aanvoerders (coördinatoren) van de verschillende teams binnen Informatievoorziening - de gemeentearchivaris (die tevens aanvoerder is). U gaf aan een onafhankelijk deskundige in te schakelen als dat noodzakelijk is. Het SIDO werd in 2022 opnieuw vormgegeven. Het overleg werd opgave overstijgend. Daarmee kon u meer sturen op één strategische lijn tussen de verschillende teams die binnen Zeist bezig zijn met informatieopslag, beheer en ontsluiting. (Gegevensmanagement, GEO-informatie, Dataontsluiting, en Informatiemanagement). Het SIDO kwam maandelijks bij elkaar en daarmee kreeg en hield u overzicht op de ontwikkelingen, inrichting en verbetering op informatievlak en dacht u na over de toekomst. Voorbeelden van thema’s die in het SIDO in 2022 de revue passeren: ethiek, procesgericht werken,

1.

2.

Vernieuwde ambities op het gebied van Informatiegelijkheid en privacy/veiligheid, versnelling van de transitie van analoog naar digitaal werken en de invulling van de rol van gemeentearchivaris vragen een structurele investering in kwaliteit en capaciteit. Vast onderdeel van de Archiefvisie is het uitvoeringsplan, die u anders vormgeeft, in lijn met de methodiek uit de Informatievisie 2019.

De gemeente Zeist nam deel in een groot aantal samenwerkingsverbanden. Behalve met de Omgevingsdienst Utrecht (OdrU) dient u afspraken te maken met de overige samenwerkingsverbanden over de inrichting van het informatiebeheer. In 2022 speelde binnen de OdrU de teruggave van analoge milieudossiers. Dit project werd in 2022 niet afgerond door de OdrU. U nam het uitvoeren van een analyse op archief- en informatiebeheer in samenwerkingsverbanden op in uw uitvoeringsplan. U startte in 2022 met het uitvoeren van een bureauonderzoek waarbij alle bestaande beheerafspraken in kaart werden gebracht. In 2023 moet zo een beeld ontstaan van de uit te voeren activiteiten, waarna afspraken moeten worden gemaakt.

De gemeente Zeist doet haar publicaties en bekendmakingen via overheid.nl. Na de inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties per 1 juli 2021 is deze wijze van publiceren verplicht. 🟩 De Archiefverordening en Beheerregeling van de gemeente Zeist zijn voldoende actueel. 🟩 Het SIDO is ingericht en operationeel. 🟩 Uw Archiefvisie is in 2022 herijkt. 🟨 De gemeente Zeist heeft nog niet met alle samenwerkingsverbanden beheerafspraken gemaakt ten aanzien van het informatiebeheer.

2. Mensen en middelen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? In 2017 voegde u de teams Document Management (DMA) en Gemeentelijk Archief Zeist (GAZ) samen tot het team Informatiemanagement (IM). Vanaf dat moment is het team ververst met nieuwe medewerkers, die met name de nodige ervaring en kennis hadden van digitale archivering. Vanwege de gewenste versnelling voor het digitale archiefbeheer is het wenselijk het team kwalitatief maar ook kwantitatief te verbeteren. Bij de goedkeuring van het uitvoeringsplan werden er niet concreet mensen en middelen aangevraagd. De juiste hoeveelheid gekwalificeerde medewerkers voor het uitvoeren van uw uitvoeringsplan blijft dan ook een concreet aandachtspunt. De verdeling van middelen in de gemeente op het gebied van archief- en informatiebeheer lijkt voldoende op niveau. In de budgetten van informatievoorziening is voldoende reservering voor het uitvoeren van projecten. De afgelopen jaren voerde u meerdere acties Wervelwind uit. Daarbij werden werkarchieven in kasten van medewerkers geschoond en opgenomen in dossiers. Het aantal analoge dossiers neemt sterk af, bijna alle dossiervorming is digitaal.

Desalniettemin dienen ook de analoge dossiers in beeld te blijven. Bij de laatste analoge opschoonactie in 2022, Wervelwind 3, besloot u de focus te verleggen naar de te bewaren stukken bij het bestuurssecretariaat. Vanaf 2023 is het zaak dat alle medewerkers zich bewust worden van de noodzaak om dossiers en zaken compleet te maken en te houden. Er zijn echter nog achterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden, zoals in digitale selectie en vernietiging. Gedurende de verslagperiode bracht uw gemeente wel enige zaken in kaart op dit onderdeel, maar het heeft niet geleid tot een volledig plan van aanpak. 🟨 Er is nog niet voldoende inzicht bij de gemeente Zeist voor de middellange termijn of de beschikbare middelen voor de gehele archief- en informatiefunctie voldoende zijn. 🟥 Er zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? In 2022 voerde de archiefinspecteur van het RAZU een inspectie uit op uw archiefbewaarplaats, quarantaineruimte en archiefruimte vijf. Daarbij heeft u ten aanzien van de archiefbewaarplaats en quarantaineruimte aanbevelingen ontvangen. Aan een aantal aanbevelingen is in 2022 gevolg gegeven of er zijn zaken uitgezet voor verbetering. Het is zaak aan alle aanbevelingen gevolg te geven. Bij kluis 5 zijn zoveel tekortkomingen geconstateerd dat het verstandiger is het te bewaren materiaal met spoed te verplaatsen naar het gemeentearchief en in kluis 5 niet langer te bewaren archief op te slaan. In 2022 is kluis 5 in gebruik gebleven. Intern heeft u in 2022 geconstateerd dat de kluis van de afdeling Burgerzaken als archiefruimte niet voldoet. De ruimte is te vol en niet voorzien van een klimaatinstallatie waardoor de registers van de burgerlijke stand in een te warme ruimte bewaard worden. U kunt de ruimte aanpassen en opruimen of de registers bewaren in de archiefbewaarplaats.

De gemeente Zeist heeft sinds eind 2021 een calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats en de quarantaineruimte. Beide zijn onderdeel van het Collectiehulpverleningsplan van het Gemeentearchief Zeist vastgesteld door B&W op 12 februari 2019. Er is een rol voor externe expertise door Van Waarde. Het is noodzakelijk het plan jaarlijks te actualiseren en te oefenen. Deze plannen zijn voor de analoge archieven en het statische archief, maar niet voor het digitale archief of het semi-statische gedeelte. U stelde een nieuw archiefbewerkingsproces op voor de archiefbewaarplaats. Het zwaartepunt is verschoven van beheer naar beschikbaarstelling. In 2022 gaf u uitvoering aan het archiefbewerkingsproces, dit rondde u nog niet af, maar dat was ook niet de verwachting omdat dit een meerjarentraject is. Voor 2023 is een financiële reservering gemaakt voor uitbreiding van de ruimte in de archiefbewaarplaats. Uw gemeente heeft inmiddels de beschikking over een e-depot voorziening van Divault. Voor de komende twee jaar gebruikt u deze “digitale archiefbewaarplaats” als pilot voor het opdoen van ervaring. Hiervoor stelde u in 2022 een projectgroep samen. In 2022 startte de projectgroep met het schrijven van een digitale bewaarstrategie. Medio 2023 bepaalt u de definitieve positie en daarbij horende doorontwikkeling van het e-depot.

Op moment van schrijven bevindt zich nog geen digitaal archief in het e-depot. Overigens is een e-depot altijd meer dan alleen de technische voorziening. Formeel is de definitie van een e-depot: ‘Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.’’ In 2021 schaftte Zeist zaaksysteem.nl aan met als doel om daar langdurig in te archiveren. Er bevinden zich nog archiefbescheiden in uw oude DMS-en Corsa en PerfectView. Op 18 juli 2022 ging u live met het nieuwe zaaksysteem. Circa 150 standaard processen zijn ondergebracht in het nieuwe zaaksysteem, waardoor duidelijk is waar deze informatie zich bevindt. De informatie wordt opgeslagen volgens de geldende wettelijke normenkaders. Voor alle aanwezig zaken kan daarmee vanaf nu vernietiging, overbrengen en beheer plaatsvinden. Verdere

kwaliteitsborging van deze manier van werken in de organisatie vindt de komende tijd verder plaats om tot de juiste kwaliteit van archivering te komen. Grip krijgen op alle informatiestromen (zowel analoog en digitaal) binnen uw organisatie is essentieel voor het duurzaam beheren van informatie (in vakapplicaties, op netwerkschrijven, in oude documentmanagementsystemen, Whatsapp, websites en mogelijk ook nog in e-mailboxen van medewerkers ( en bestuurders). In 2022 zette u een aantal belangrijke stappen richting het in kaart brengen van de informatiestromen en processen. U legde daarbij de focus op de digitale kant van de informatie. U startte met een0-meting, waarbij u een aantal applicaties beoordeelde op rechtmatig beheer. U stelde daarvoor de nodige prioriteiten op de inhoud van applicaties die in 2023 mogelijk vervangen worden. Voor de beoordeling stelde u een toetsingsinstrument op. Aangezien de gemeente Zeist over 200 applicaties beschikt is duidelijk dat dit onderzoek doorloopt in 2023 en mogelijk ook in 2024. Het is wel zaak om gedurende die tijd ervoor te zorgen dat de voorraad van applicaties niet groter wordt. Een strategische rol op dat gebied is weggelegd voor het SIDO. Binnen een tweetal lopende projecten maakte u in 2022 afspraken om te komen tot een juiste oplevering te komen waarbij het informatiebeheer goed op orde is bij livegang.

Deze projecten gaan over de Omgevingswet en het personeelsproces. Voor het project Omgevingswet onderzocht u ook de mogelijkheden om een koppeling te realiseren tussen Centric Leefomgeving en het zaaksysteem. Tevens werd een onderzoek gedaan naar migratie van oude aanvragen naar het zaaksysteem. Dit onderdeel werd gedurende het verslagjaar nog niet afgerond. Met betrekking tot de personeelsdossiers werden diverse zaken in kaart gebracht, waardoor in 2023 verder gewerkt kan worden aan het veiligstellen van informatie. Vanuit daar pakt u de archivering op, waardoor ook aan die achterstand gewerkt kan worden. U nam in 2022 het besluit om niet standaard processen grotendeels onder te brengen in MS Teams. De huidige inrichting van Teams biedt nog te weinig

functionaliteiten voor rechtmatig en doelmatig archiefbeheer. Voor een betere inrichting van MS Teams werd in 2022 een project opgestart. In 2022 werkte u aan een beleidsnotitie rondom het archiveren van e-mail. U rondde een beleidsnotitie in concept af, maar dit zal verder in 2023 vervolgd worden in combinatie met de archivering van sms- en WhatsApp berichten. Momenteel vindt opslag nog voornamelijk plaats op netwerkschijven. Het project om de netwerkschijven en daarmee de achterstanden op orde te krijgen startte u in 2022 met een drietal teams. In 2023 bent u voornemens verder te gaan met deze activiteit, waarbij u ook nadenkt voor een projectmatige uitvoer en planning voor de komende jaren. 🟥 Uw archiefruimte (kluis 5) is in 2022 afgekeurd als archiefruimte. Het te bewaren archief (ook langdurig te bewaren) dient te worden verplaatst, c.q. de archiefruimte (kluis 5) dient te worden aangepast. Aan beide scenario’s is nog geen gevolg gegeven. 🟨 Uw gemeente beschikt over een goedgekeurde archiefbewaarplaats en quarantaineruimte. Een inspectie heeft in 2022 plaats gevonden. Er zijn daarbij aanbevelingen gedaan. 🟨 De gemeente Zeist schaftte in 2021 een technische e-depot voorziening aan. Op moment van schrijven bevindt zich nog geen digitaal archief in het e-depot.

🟩 U beschikt over een vastgesteld calamiteitenplan voor analoge archieven van het gemeentearchief in de archiefbewaarplaats en de quarantaineruimte. 🟨 In 2022 ontstond beter inzicht in welke applicaties zich archiefbescheiden bevinden. Ook werd nagedacht over archivering van informatie op de netwerkschijven en het beheer van e-mail. Besluitvorming moet echter nog plaatsvinden.

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(verbetering) van haar informatiehuishouding? Het handboek kwaliteitssysteem, informatiemodel en procesmodel werd eind 2021 opgeleverd. Samen vormen zij de basis van het kwaliteitssysteem (op basis van de handreiking KIDO-Light van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. In 2022 voerde u een 1-meting uit bij team Informatievoorziening. Om nog meer grip te krijgen op hoe de gemeente Zeist haar informatiebeheer uitvoert, zal er vanaf 2023 jaarlijks een interne audit op het informatiebeheer plaatsvinden. De focus zal daarbij worden bepaald door het toezicht verslag van de gemeentearchivaris en het jaarplan van de aanvoerder DMA. In oktober 2022 stelde uw college het nieuwe kwaliteitsproces toezicht op informatiebeheer vast) en is deze ook ter kennisname aan de raad aangeboden. Archiefdienst Ingevolge artikel 2 lid 2 van de Informatieverordening gemeente Zeist 2019 brengt de gemeentesecretaris jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3 bepaalt dat het college eenmaal per jaar aan de raad verslag doet over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentesecretaris aan hen is uitgebracht. In de praktijk stelt een externe toezichthouder archieven de rapportage op over het nietovergebrachte deel van het archief. De kandidaat-gemeentearchivaris stelt de rapportage op over het overgebrachte deel. Daarnaast brengt de kandidaatgemeentearchivaris jaarlijks verslag uit bij de wethouder. Vanaf 2022 is mevrouw van Hofwegen aangewezen als kandidaatgemeentearchivaris. Formeel blijft echter de gemeentesecretaris nog verantwoordelijk, omdat de huidige Archiefwet- en regelgeving een diplomaeis stelt. Mevrouw van Hofwegen is niet in het bezit van het vereiste diploma

archivistiek (wel in het bezit van diverse relevante certificeringen). De wijziging van de Archiefwet is voorzien voor 1 juli 2024. Een andere medewerker van het gemeentearchief voert de rol van auditor kwaliteitszorg informatiebeheer/archiefinspecteur uit (mevrouw Mordasiewicz). In de verslagperiode is, In afwijking van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 onder de bevelen van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 🟩 De gemeente Zeist heeft sinds 2021 een kwaliteitszorgsysteem, en pakt vanaf 2022 de noodzakelijke kwaliteitscontroles in het zaaksysteem planmatig op. 🟨 Sinds 2022 is mevrouw van Hofwegen kandidaat-gemeentearchivaris. Formeel blijft de gemeentesecretaris die verantwoordelijkheid dragen. Met de komst van de nieuwe Archiefwet is het aanwijzen van een gemeentearchivaris verplicht.

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Zeist beschikt niet over een overzicht van (te bewaren) analoge en digitale archiefbescheiden voor de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Ook uw gemeente beschikt inmiddels over een hybride archief omdat er zowel analoge als digitale archiefbescheiden zijn gevormd (periode 2010-heden). De huidige archiefwetgeving stelt een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden verplicht, ongeacht de vorm. Voor de reeds overgebrachte informatie heeft u een dergelijk overzicht wel beschikbaar.

De gemeente Zeist beschikt over een metadataschema, op basis van het toepassingsmodel Lokale Overheden (TMLO), zoals ontwikkeld in opdracht van de VNG. In 2021 is het TMLO opgevolgd door ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO). De vertaalslag naar het MDTO en een nadere aanscherping van het schema moet uw organisatie nog maken. In het verslagjaar werkt uw gemeente aan het opstellen van een digitale bewaarstrategie. Hierin wordt beschreven hoe de gemeente Zeist het duurzaam beheer van informatie wil organiseren. De bewaarstrategie werd gedurende het verslagjaar niet vastgesteld. Belangrijke onderdelen van de bewaarstrategie zijn regels voor migratie en conversie, vastleggen van standaardformaten en het vaststellen van een metadataschema volgens de recent vastgestelde nieuwe landelijke standaard MDTO. Uw concept strategie kent ook een migratieprotocol. U bent voornemens de visie medio 2023 vast te stellen. De websites van de gemeente worden bewaard via Pagefreezer. Op uw website trof ik de gearchiveerde websites aan vanaf 2014 (van de gemeente en verwante instanties Centrum Zeist Vernieuwt en OmZeist). Veel gemeenten hebben inmiddels ook maatregelen genomen om hun sociale media (zoals Facebook of Twitter) geautomatiseerd te bewaren. Ik zie op uw website dat u ook Facebook en Twitter archiveert.

Aandachtspunt is het feit dat het platform Facebook niet altijd goed meewerkt bij archivering. Ook dacht u na over het veiligstellen van Whatsapp en sms-berichten op telefoons van bestuurders. In 2023 pakt u beleid hieromtrent samen op met archiveren van e-mail. 🟥 Uw gemeente beschikt niet over een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van analoge en digitale nog niet overgebrachte archiefbescheiden. 🟩 Uw gemeente beschikt over een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van analoge en digitale overgebrachte archiefbescheiden. 🟨 De gemeente Zeist beschikt over een metadataschema op basis van TMLO. 🟨Uw gemeente beschikt nog niet over een vastgestelde digitale bewaarstrategie.

🟩 Voor het bewaren van de websites van de gemeente Zeist wordt gebruik gemaakt van Pagefreezer. 🟩Voor het archiveren van sociale media (Facebook en Twitter) maakt u gebruik van Pagefreezer. 🟨 Voor het archiveren van sms en Whatsapp berichten heeft uw gemeente nog geen richtlijnen/beleid ontwikkeld. Mogelijk kunt u gebruik maken van landelijke standaarden.

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Op 11 mei 2022 heeft uw college het handboek vervanging vastgesteld. U heeft echter nog geen besluit tot vervanging genomen. In 2022 werd het vastgestelde handboek vervanging herschreven. In 2023 bent u voornemens het herziene handboek vast te stellen en dan een besluit tot vervanging te nemen. Een besluit vervanging is absoluut noodzakelijk om een einde te maken aan het hybride werken. Gedurende het verslagjaar werd begonnen met de daadwerkelijke implementatie van de processen voor vervanging. Kwaliteitsprocedures zijn deels beschreven, er worden wekelijks controles uitgevoerd, rapportages over controles worden geschreven en het personeel werd opgeleid. Het handboek is vooralsnog slechts van toepassing op de processen die worden afgehandeld in het Zaaksysteem omdat dit systeem aan alle eisen met betrekking tot archivering voldoet. Uit de 0-metingen ten aanzien van applicaties zal moeten blijken of het beheer binnen die applicaties op orde is. Pas dan worden zij als proces toegevoegd aan het handboek vervanging. In ieder geval werd er in 2022 geen uitvoering gegeven aan het handboek vervanging.

Ondertussen worden in kluis 5 de reeds gescande poststukken in een numerieke serie bewaard. Omdat het vervangingsbesluit niet zal gaan gelden met

terugwerkende kracht blijft het verwerken van deze numerieke serie een belangrijk aandachtspunt. Vanaf 2018 heeft u ook plannen voor retrospectieve vervanging van constructietekeningen bij bouw- en omgevingsvergunningen. Hierbij zijn over het verslagjaar geen ontwikkelingen te melden. De gemeente Zeist heeft nog geen formeel vastgesteld beleid voor conversie en migratie. Dit zal onderdeel moeten worden van de nog vast te stellen digitale bewaarstrategie. Het proces rondom migratie werd in 2022 uitgeschreven. Tevens is het stappenplan rondom conversie en migratie in concept gereed. Ook in 2022 werd de technische migratie van archiefbescheiden in Corsa en PerfectView over de periode 2013-2020 niet afgerond. Het betreft ook een vrij complexe migratie met een groot aantal oude zaken en verschillende scenario’s die daarbij meespelen. In het verslagjaar is wel de situatie goed in kaart gebracht en heeft er recentelijk een proefmigratie plaatsgevonden. Op basis van Archiefwet- en regelgeving dient u na afronding een verklaring van migratie op te stellen. Zoals bekend zijn archiefbescheiden in de uitgefaseerde systemen slecht geordend en er zijn achterstanden bij waardering en selectie. Ook is er nog een serie van numerieke berging van papieren originelen. Een migratie naar een zaaksysteem lost dit probleem uiteraard niet op.

In 2022 onderzocht u voor het project Omgevingswet de migratie van oude aanvragen uit Key2Vergunningen naar het zaaksysteem. Dit onderdeel werd gedurende het verslagjaar nog niet afgerond. Jaarlijks worden door de gemeente op basis van de selectielijst vernietigingsvoorstellen samengesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Vernietiging van de analoge dossiers en zaken over de jaren 2021 en 2022 is niet uitgevoerd, omdat de migratie van Corsa nog niet is afgerond. Vernietiging binnen het oude DMS, in applicaties en op netwerkschijven is nog niet voldoende procedureel geregeld en vindt dan ook niet plaats. Niet alleen vanuit de archiefwetgeving, ook op grond van de privacywetgeving mag informatie, met name als het gaat om persoonsgegevens, niet langer worden bewaard dan strikt nodig. Vanwege de vertraging van de migratie vanuit Corsa en

PerfectView naar het zaaksysteem kon in 2022 nog niet worden gestart met het wegwerken van dit achterstallige beheer. Wel werd er een plan van aanpak opgesteld voor het uitvoeren van het achterstallig beheer (vernietigen, overbrengen, kwaliteit metadatering/ordening). Daarbij werd getart met het inrichten van het proces vernietiging binnen het zaaksysteem en stelde u een intern afsprakendocument op. Op 16 maart 2022 vonden de verkiezingen voor de gemeenteraad plaats. Een aantal archiefbescheiden is hierbij na 3 maanden te vernietigen (conform de Kieswet art. O5, o.a. stembiljetten en processen-verbaal van de stembureaus). Hiervoor is het verplicht een proces-verbaal van vernietiging op te stellen. U geeft aan dat de bescheiden wel vernietigd zijn. De gemeente Zeist heeft geen hotspotmonitor vastgesteld. Wel heeft de gemeente Zeist corona als hotspot aangewezen. 🟥 Er is nog geen besluit vervanging genomen door het college. Hierdoor blijft de hybride werkwijze bestaan. Eén van de randvoorwaarden voor digitaal werken is het vervangingsbesluit. Tot en met heden is er hybride archief aanwezig. 🟨 De gemeente Zeist heeft nog geen formeel vastgesteld beleid voor conversie en migratie. 🟨 De gemeente Zeist heeft over de jaren 2021 en 2022 geen archiefvernietiging uitgevoerd van analoog archief.

🟥 Digitale vernietiging in uw (oude) DMS, in applicaties, e-mailboxen en schijven vindt niet plaats volgens de eisen uit Archiefwet- en regelgeving. 🟥 Het proces-verbaal van vernietiging n.a.v. de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 is mogelijk niet opgesteld. De vernietiging is overigens wel uitgevoerd. 🟥 De gemeente Zeist heeft nog geen hotspotmonitor vastgesteld.

7. Overbrenging Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De gemeentelijke archiefbescheiden uit de periode 1811-2009 (bouwvergunningen tot en met 2010) zijn opgenomen in uw archiefbewaarplaats. Daarbij is ook de formele archiefwettelijke overbrenging uitgevoerd. U stelde gedurende het verslagjaar interne werkafspraken af ten aanzien van het proces van overbrenging. Dit proces zal worden ingericht in het zaaksysteem. Een zogenoemde toegankelijkheidsverklaring op de website van het gemeentearchief is nog niet gerealiseerd. Op de website van de gemeente is dat wel gerealiseerd. Aan de screening van de auteursrechtelijke situatie van het beeldmateriaal wordt gestaag gewerkt. Dat geldt ook voor de screening van overgebrachte archieven op bijzondere persoonsgegevens (AVG): de particuliere archieven rondde u af in 2018, aan de controle van de overheidsarchieven werd in 2022 gewerkt. In 2021 stelde uw gemeentearchief een beleidsstuk op over AVG en dienstverlening en beheer. Een verbeterplan werd begin 2023 vastgesteld. In 2023 en 2024 zullen aanpassingen gebeuren voor de overheids- en particuliere archieven. De bouwvergunningen zijn in analoge vorm overgebracht tot en met 2010.

Inzage geschiedt echter middels de niet overgebrachte digitale kopie daarvan door medewerkers van het Bouwloket (inclusief anonimiseren). Dat is uit praktisch oogpunt verdedigbaar, maar archiefwettelijk niet juist. Als archief is overgebracht, en openbaar, zou de inzage en dienstverlening (met slechts marginale kosten voor verstrekken van kopieën) moeten verlopen via het gemeentearchief. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie openbaar tenzij er in goed overleg beperkingen ten aanzien van de openbaarheid zijn gesteld. Tijdens de openingstijden van de studiezaal zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door

onderzoekers op de studiezaal. Veel geraadpleegde bronnen zoals bijvoorbeeld de Doop-, Trouw- en Begraafboeken (DTB), krantencollecties en beeldmateriaal zijn gratis te raadplegen via de website geheugenvanzeist.nl. Voor niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. 🟩De gemeente heeft haar archief tot en met 2009 overgebracht naar de archiefbewaarplaats (bouwvergunningen tot en met 2010) De archieven zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats. De verklaring van overbrenging met de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid is daarbij opgemaakt.

Colofon Toezichtrapportage over het informati ebeheer 2022 Bij de Gemeente Zeist 20 maart 2023

Foto voorpagina: RAZU Topografisch Historische Atlas algemeen: Gezicht over een zandweg met twee wandelaars en twee honden op de voor- en zijgevel van huis Veldheim onder Zeist, toegang 400, inventarisnummer 12 (barcode 67564)

Ria Mink-Gijzen, archiefinspecteur Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede https://www.razu.nl

Onderdeel 2 Jaarverslag 2021-2022 Gemeentearchief Zeist

Jaarverslag gemeentearchief Periode 2021-2022

Voorwoord..............................................................................................................................4 Managementsamenvatting......................................................................................................1 Tussenbalans eind 2022.............................................................................................................................................................................................................. 1 Aandachtspunten komend jaar (2023) voor verbetering van het informatiebeheer.................................................................................................................1

KPI-Verslag..............................................................................................................................2 1. Lokale regelingen................................................................................................................................................................................................................ 2 2. Mensen en middelen.......................................................................................................................................................................................................... 4 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot............................................................................................................................................4 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht...................................................................................................................................................................................... 6 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid...............................................................................................................................7 6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding...........................................................................................................................8 7. Overbrenging...................................................................................................................................................................................................................... 9

Colofon.................................................................................................................................10 1. Algemeen..........................................................................................................................14 Ontwikkelingen......................................................................................................................................................................................................................... 14 Personeel.................................................................................................................................................................................................................................. 15 Opleiding.................................................................................................................................................................................................................................. 16

2. Beheer...............................................................................................................................16 Ontwikkelingen collectie- en depotbeheer............................................................................................................................................................................... 16 2021:..................................................................................................................................................................................................................................... 16

2022:..................................................................................................................................................................................................................................... 17 Archiefbewaarplaats, archieven en collecties...........................................................................................................................................................................18 .................................................................................................................................................................................................................................................. 18 Geacquireerde archieven......................................................................................................................................................................................................... 18 Geïnventariseerde archieven.................................................................................................................................................................................................... 18 Digitalisering............................................................................................................................................................................................................................. 19

3. Publiek en dienstverlening.................................................................................................19 Bezoek, telefoon en e-mail....................................................................................................................................................................................................... 19 Website.................................................................................................................................................................................................................................... 20 Tekstbank............................................................................................................................................................................................................................. 20 Beeldbank............................................................................................................................................................................................................................. 21 Raadplegingen website.........................................................................................................................................................................................................

21 Publieksactiviteiten................................................................................................................................................................................................................... 22 In samenwerking met het Geheugen van Zeist..................................................................................................................................................................... 22 Gemeentearchief zelfstandig................................................................................................................................................................................................ 22 Bijlage 1.................................................................................................................................................................................................................................... 23 Bijlage 2.................................................................................................................................................................................................................................... 27

Bijlage 3................................................................................................................................29 1. Algemeen Ontwikkelingen  In 2021 is het gemeentearchief gestart met een nieuw archiefbewerkingsproces. Het oude archiefbewerkingsproces bleek





namelijk niet het gewenste resultaat te hebben. Het was te fragiel omdat de verschillende processtappen slechts bij 1 persoon waren belegd en archieven vaak bleven circuleren in het proces. Het resultaat was dat archieven bijna niet afgerond werden. In het nieuwe archiefbewerkingsproces ligt de nadruk minder op het beheer en meer op het beschikbaar stellen van archieven. Het proces gaat uit van minder perfectie en meer snelheid (dit betekent onder andere minder checks binnen het proces en minder/niet meer omnummeren). Er wordt meer als team opgepakt en minder individueel. Daarnaast is het archiefbewerkingsproces uitgebreid met het eraan voorafgaande acquisitie- en quarantaineproces en wordt er achteraf meer aandacht besteed aan publiciteit. Wegens een landelijke auteursrechtenkwestie die in 2018 nadelig uitpakte voor de archiefsector, haalde het Geheugen van Zeist haar beeldbank uit de lucht. Het gemeentearchief heeft vervolgens beleid ontwikkeld op het omgaan met auteursrechten en met privacy in het kader van de AVG. Dit beleid is gedeeld met de andere erfgoedpartners die de beeldbank gebruiken voor hun collecties. Door middel van een praktische handleiding en cursusmiddagen zijn de erfgoedpartners door het gemeentearchief op weg geholpen.

De beeldbank-impasse van 2018 bracht ook aan het licht dat het beheer van de applicatie van de beeldbank onvoldoende was en in de toekomst ook niet meer door het gemeentearchief geleverd kon worden. Er werd daarom in 2019 belsloten om de beeldbank te migreren naar een andere applicatie. Dit bleek een omvangrijke klus en heeft veel tijd gekost. Begin 2022 was de migratie afgerond en konden alle deelnemende erfgoedpartners starten met het checken van hun collectie, maar ook met aanvullen. Op woensdag 11 januari 2023 is de beeldbank weer feestelijk online gezet. Bij de inwerkingtreding van de AVG in mei 2018 was er nog onduidelijkheid over hoe de AVG zich tot de Archiefwet verhield. In 2021 en 2022 hebben medewerkers van het gemeentearchief het archiefbeheer en de dienstverlening onder de loep genomen, met een AVG-beleidsnotitie als resultaat (zaaknummer 100893).







In maart 2022 is de Archiefvisie herijkt en opnieuw vastgesteld door het college voor de periode 2022-2026 (zaaknummer 0439959). Daarin zijn ‘informatiegelijkheid’ en ‘privacy en veiligheid’ als de belangrijkste speerpunten benoemd. Om het toezicht op het informatiebeheer bij niet-overgebrachte archieven intern beter te beleggen is in 2022 de archivaris van Zeist aangesteld als kandidaat-gemeentearchivaris (zaaknummer 420174). Een andere collega van het team Informatiemanagement kreeg de rol van archiefinspecteur. In 2022 is een nieuw kwaliteitsproces voor intern toezicht en audits op het informatiebeheer van de gemeente Zeist vastgesteld (zaaknummer 44455), die vanaf 2023 in de praktijk wordt gebracht. Het gemeentearchief heeft in 2022 meegedaan aan de pilot e-depot. Vanuit deze pilot is de digitale bewaarstrategie ontstaan (oplevering gepland in 2023) en is er onder andere nagedacht over de inrichting en de digitale ontsluiting voor medewerkers en onderzoekers. De komende jaren wordt het e-depot verder uitgedacht en ontwikkeld.

Personeel  In mei 2021 ging de inventarisator met pensioen. Er werd besloten deze functie niet opnieuw in te vullen, maar een andere functie toe te voegen aan het team: die van collectiebeheerder. Het inventariseren van archieven wordt sindsdien anders vormgegeven. Zie daarvoor het kopje ‘Ontwikkelingen'.  In augustus 2021 startte de collectiebeheerder. Dit is een nieuwe rol in het team. De collectiebeheerder is het nieuwe aanspreekpunt voor alle archieven en collecties in de archiefbewaarplaats en de beheerder van de quarantaineruimte.  In mei 2022 kreeg de archivaris en aanvoerder van het team een nieuwe rol: die van kandidaat-gemeentearchivaris. Zie daarvoor het kopje ‘Ontwikkelingen'.  In september 2022 vertrok de archiefassistent. Deze functie werd niet opnieuw ingevuld.

Opleiding  Door het vertrek van de inventarisator kwam het inventariseren van archieven stil te liggen. Er werd besloten om het inventariseren anders aan te pakken. Vier collega's van het gemeentearchief hebben daarom in 2021-2022 een cursus inventariseren gevolgd en zijn aan de slag gegaan met het inventariseren van kleine archieven. Voor grote en/of complexe archieven wordt een externe professional ingehuurd.  In oktober 2022 volgden de medewerkers van het gemeentearchief een cursus collectiebeheer, waarin men werd bijgeschoold over de grootste gevaren bij een archiefdienst en hoe hiermee om te gaan. Met de opgedane kennis zal het collectiebeheer in 2023 verder vormgegeven worden en de calamiteitenplannen worden aangescherpt. Het gemeentearchief bood tijdens de cursusdag ook enkele erfgoedpartners van het Geheugen van Zeist de mogelijkheid om deel te nemen.

2. Beheer Ontwikkelingen collectie- en depotbeheer In augustus 2021 kregen we een nieuwe rol in het team, namelijk die van collectiebeheerder. De collectiebeheerder draagt de zorg over de fysieke archieven en collecties in de archiefbewaarplaats en in de quarantaineruimte. Dit zijn de belangrijkste activiteiten die op het gebied van collectiebeheer plaatsvonden: 2021: 

Schouw overeenkomsten en verschillen depotlijst en fysieke plaats in archiefbewaarplaats

In ons collectieregistratiesysteem MAIS-Flexis staan in principe alle archieven en collecties geregistreerd, inclusief hun omvang en de vindplaats (stelling-kastplank). In de praktijk bleek de registratie en de fysieke status niet altijd overeengekomen. De collectiebeheerder heeft een schouw uitgevoerd in de gehele archiefbewaarplaats en heeft daarbij discrepanties tussen registratie en realiteit opgespoord en opgelost.



Afronding toegang 1108 Gemeentebestuur Zeist (PRO2)

Het recentste gemeentelijke archiefblok PRO2 (2003-2009) is in mei 2018 overgebracht naar het gemeentearchief, maar is pas in december 2021 ontsloten. Dit archiefblok vereiste nog een aanzienlijke nabewerking voordat het online beschikbaar gesteld kon worden. Dit geldt ook voor de materiële verzorging. In 2021 werden deze werkzaamheden afgerond, waarbij etikettering en plaatsregistratie de laatste fase was. Cursus collectiebeheer: ongedierte in plakvallen determineren



Aanschaf klimaatmeetapparatuur quarantaineruimte

De quarantaineruimte heeft geen apart klimaatsysteem, zoals in de archiefbewaarplaats wel het geval is. Om inzicht te krijgen in de temperatuur en luchtvochtigheid is meetapparatuur aangeschaft. Op basis van die metingen zijn procesafspraken gemaakt over hoe en hoe lang archieven in de quarantaineruimte mogen verblijven.



Aanschaf test- en beschermingsmateriaal

Een van de werkzaamheden van de collectiebeheerder is het testen van nieuwe archieven en collecties op ongedierte en schimmels en indien nodig deze schoon (laten) maken. Hiervoor is testmateriaal aangeschaft, maar ook beschermingsmateriaal, zoals mondmaskers, veiligheidsbrillen en labjassen. 2022: 