RIB23.017 Aanbevelingenregister Rekenkamer 2017-2022

Met de vernieuwde woonvisie is ook de opzet van de prestatieafspraken vernieuwd. Hierbij is nadrukkelijk de relatie gelegd tussen ambities uit de woonvisie en de afspraken met corporaties en huurdersorganisaties. Dit is gedaan door de ambities te vertalen in meerjarenafspraken. Per jaar wordt concreet gemaakt welke acties het betreffende jaar moeten bijdragen aan de meerjarenafspraak. Deze manier van werken brengt focus in de prestatieafspraken en maakt het mogelijk om beter de voortgang en resultaten te monitoren.

- Prestatieafspraken worden jaarlijks vastgesteld en gedeeld met de raad

n.v.t.

4b. Rapporteer over de inhoudelijke realisatie daarvan aan de gemeenteraad. Bouw voorafgaand aan de start van het maken van prestatieafspraken evaluatiemomenten in.

Ieder jaar worden de jaar-afspraken met de Zeister corporaties en hun huurdersorganisaties vernieuwd. Deze worden gedeeld met de raad. Ieder voorjaar is er een evaluatie van de prestatieafspraken, welke ook gedeeld worden.

-Prestatieafspraken worden jaarlijks vastgesteld en gedeeld met de raad - In het voorjaar worden deze jaarlijks geëvalueerd en gedeeld met de raad

26

Aanbeveling uitgevoerd?

7. Onderzoek Persoonsgebonden archivering : succes of niet? (afgerond 2017) Rekenkameronderzoek naar archivering en vindbaarheid van gemeentelijke archiefstukken

Portefeuillehouder: Walter van Dijk Verantwoordelijk vanuit de ambtelijke organisatie: Ron Minken Rapport:

Persoonsgebonden archivering: succes of niet? (Rekenkamer, 2017)

Over het onderzoek Onderzoek naar aanleiding van eerder onderzoek uit 2014 over archivering in Zeist. Het onderzoek is in eigen beheer uitgevoerd in 2016 (op basis van documenten, interviews, rondleiding, praktijkonderzoek, een voorstel voor DUTO scan is niet uitgevoerd). Rapport en besluiten zijn vastgesteld door de raad op 4 juli 2017. Onderstaande conclusies en aanbevelingen komen uit deze rapportage (p.6). https://zeist.raadsinformatie.nl/dossiers/45341 Belangrijkste bevindingen en conclusies • • • • • • •

Er is geen vastgestelde visie op archief en informatiebeheer, krijgt geen prioriteit, er is geen besef van urgentie Regelgeving (2006) is verouderd en komt niet overeen met de dagelijkse aanpak; zou in 2016-2017 moeten worden aangepakt Individuen en afdelingen hanteren eigen werkwijze Digitaal archief staat nog in de kinderschoenen, er is behoefte aan professionalisering Zaaksysteem niet goed geschikt met name voor informatie over complexere projecten Aanbevelingen uit 2014 veelal niet of slechts deels uitgevoerd (meetpunt medio 2016) (p27) Verschil tussen wereld van ICT en techniek en de wereld van de gebruikers

Er is een archivaris 3.0 aangesteld met als opdracht: • Vertalen visie statisch archief in uitvoeringsagenda, nadruk op beheer en toegankelijkheid • Plan van aanpak voor borging en ontwikkeling digitale archivering (2016 gereed?), nadruk op efficiëntie De aanbevelingen zijn samengepakt vanuit de insteek: brede bewustwording van urgentie en uitgaan van informatievraag van doelgroepen.

27

Aanbevelingen aan college en raad

Hoe is/wordt dit opgepakt? (incl. maand / kwart / jaar)

Wat is de stand van zaken / planning uitvoering? (incl. periode)

Hoe volgen we de opvolging? (incl. periode)

1. Gemeenteraad en college: vergroot op alle niveaus het bewustzijn van het belang van een adequaat informatie- en archiefbeheer. Werk van hieruit aan de ontwikkeling en verbetering van het informatie- en archiefbeheer in Zeist en stel hiervoor een organisatieverbeterplan op.

In de Informatievisie zijn de uitgangspunten vastgesteld met betrekking tot het gebruik en beheer van informatie. Onderdeel daarvan is hoe we omgaan met het gebruik van informatie in relatie tot privacy, beveiliging en duurzame opslag.

Het op orde brengen van de archieven is een meerjarig proces. De komende jaren zullen we de archieven verder op orde brengen en de randvoorwaarden creëren om ook naar op langere termijn dit structureel te borgen.

Opvolging van de lopende acties wordt gevolgd via de reguliere overleg- en verantwoordingsstructuren. Tweewekelijks wordt in het Tactisch Informatie Overleg de voortgang van het uitvoeringsplan besproken en bijgestuurd op eventuele afwijkingen en wanneer nodig wordt er opgeschaald in de daarvoor bestemde structuren

Naast de Informatievisie is de Archiefvisie geactualiseerd en door het college begin dit jaar vastgesteld. Deze Archiefvisie beschrijft hoe de gemeente Zeist met haar informatie en archieven wil omgaan. Daarnaast wordt een helder actieplan plus bijbehorende planning gegeven voor de werkzaamheden die bijdragen aan het robuust inrichten van de Zeister informatiehuishouding. De zichtbaarheid van het team Informatiebeheer is de afgelopen twee jaar sterk gegroeid; het team wordt steeds beter gevonden om “aan de voorkant” mee te denken over informatiekundige vraagstukken, en daarmee bij te dragen aan de kwaliteit van onze informatiehuishouding en archief. Door de introductie van een nieuw zaaksysteem in 2022 is de ondersteuning voor goed digitaal informatiebeheer een flinke stap verder gebracht. De verdere uitrol van het systeem vindt in 2022 en 2023 plaats. In deze volgende fase wordt ingezet op het meer specifiek inrichten van de werkprocessen in het systeem. Doel hiervan is het aanbieden van een herkenbare digitale werkomgeving, zodat het voor de gebruiker aantrekkelijk wordt om een goed digitaal dossier op te bouwen. Relaties met projecten rondom de implementatie van de WOO en de WEP zorgen ervoor dat het bewustzijn binnen de organisatie van het goed vastleggen van informatie wordt vergroot. Het creëren en actueel houden van bewustzijn heeft echter een permanent karakter.

Het moet onderdeel zijn van het DNA van de organisatie. Komende tijd gaan we hier actiever op in zetten, in bijvoorbeeld het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en in de Zeist Academie.

28

Op het moment van schrijven wordt hard gewerkt aan de acties in het uitvoeringsplan. Zo wordt in kaart gebracht of onze applicatie conform de archiefwet kunnen archiveren, en wordt beleid opgesteld rondom het opslaan en beheren van informatie in e-mailboxen en MS Teams. De verdere uitrol van het nieuwe zaaksysteem is ook in volle gang, waardoor achterstanden in digitale archivering vanaf Q4 2022 kunnen worden weggewerkt. (verdere) Procesoptimalisatie is tevens onderdeel van deze uitrol.

Vanaf 2023 gaat ook het kwaliteitsproces ‘toezicht op informatiebeheer’ van start, waarin een continue auditen verbetercyclus rondom het informatiebeheer wordt uitgevoerd. In dit proces heeft het college en ook de raad een formele rol waarbij ze jaarlijks geïnformeerd worden over kwaliteit van het archief en stand van zaken met betrekking tot de ontwikkelingen.

Aanbeveling uitgevoerd?

Aanbevelingen aan college en raad

Hoe is/wordt dit opgepakt? (incl. maand / kwart / jaar)

Wat is de stand van zaken / planning uitvoering? (incl. periode)

Hoe volgen we de opvolging? (incl. periode)

2. Ontwikkel een visie op de toegankelijkheid van het digitale archief van Zeist. Ruim hierbij een belangrijke plaats in voor de eisen en wensen van doelgroepen, zoals raadsleden en burgers van Zeist.

In Q1 2022 is de archiefvisie geactualiseerd. Belangrijke onderdelen van deze visie zijn informatievoorziening en informatiebeheer in de keten, en het hebben van de juiste digitale middelen voor het opslaan van informatie in typen processen. Daarin wordt een onderscheid gemaakt in gestructureerde, semigestructureerde en niet-gestructureerde processen.

Gemeente Zeist komt terug van een achterstand in haar informatiemanagement.

Dit komt overeen met punt 1.

Een belangrijk element van een toekomstbestendige informatievoorziening is dat digitale informatie voor eenieder digitaal toegankelijk is en blijft. Dit begint bij een goede ordening en structurering van de informatie. De Archiefvisie zelf schrijft niet voor welke concrete applicatie daarvoor wordt ingezet, maar biedt wel kaders en uitgangspunten. Ingezet wordt op voor de gebruiker eenvoudige interfaces, waarbij archiving by design wordt toegepast. Hiermee borgen we de informatiekundige fundamenten als betrouwbaarheid, toegankelijkheid en terugvindbaarheid van informatie, terwijl de gebruiker gewoon het werk kan uitvoeren zonder dat daar (veel) informatiekundige handelingen bij komen kijken. Archivering en terugvindbaarheid worden geborgd binnen het proces, zo wordt beoogd.

29

Deze achterstand is veroorzaakt door beperkte capaciteit in het team, maar ook zeker door informatiekundig minder capabele applicaties. Nu er een nieuw zaaksyteem wordt uitgerold en meer aandacht is voor de informatiekundige aspecten van applicaties wordt toegewerkt naar een informatievoorziening met een hoge mate van toegankelijkheid voor alle gebruikers. De eerste stap hierin is het goed inrichten van zaaktypen in het nieuwe zaaksysteem, waarmee in Q2 2022 is gestart. De huidig lopende fase (fase 2) van de implementatie wordt in Q3 2023 afgerond, waarna de volgende fase van innovatie start. 2023 zal ook in het teken staan van de vernieuwing van het raadsinformatiesysteem. Ook daarin zal toegankelijkheid rondom informatiebeheer een centrale rol spelen.

Aanbeveling uitgevoerd?