RIB23.005 Inkoop en samenwerking doelgroepenvervoer 2024

`

19

• •

Ook te hoge, onbetaalbare inschrijvingen worden vermeden. Voorgaande is een duidelijk signaal naar vervoerders dat de aanbesteding vooral om kwaliteit gaat, en er ruimte is voor duurzame inzetbaarheid en kwaliteitsverbetering van chauffeurs. Een redelijk tarief wordt verder geborgd door passende regelingen voor indexering en meer- en minderwerk. Zoveel mogelijk vertrouwen op de deskundigheid en expertise van de vervoerder waarbij er intensief samengewerkt wordt door de vervoerders de programmamanager en het contractmanagement.

4.1.3 Duurzaam vervoer Per 2 augustus 2021 geldt voor aanbestedende diensten de Regeling bevordering schone wegvoertuigen. Deze regeling vloeit voort uit de Europese Richtlijn ter bevordering van schone en energiezuinige wegvoertuigen (2019/1161/EU), meestal Clean Vehicles Directive (CVD) genoemd. Doel van de regeling is om de markt voor schone en energie-efficiënte voertuigen door middel van publieke inkoop te bevorderen. •

•

Tot en met eind 2025 moeten per aanbestedende dienst ten minste 38,5% schone auto’s en bestelbussen worden aanbesteed. In aanmerking komen emissievrije voertuigen, maar ook schone voertuigen (max 50gr CO2/km en max 80% van de RDE limietwaarden). Van 2026 tot en met 2030 geldt ook een minimumpercentage van 38,5%, maar dan kunnen er alleen nog emissievrije voertuigen worden aanbesteed om aan dit percentage te voldoen.

Voor deze inkoop gaan wij deze regeling volgen. Afwegingskader: De afweging is in welke mate en met welke snelheid emissievrij vervoer vereist wordt in de aanbesteding van het doelgroepenvervoer. Advies: Bij de inkoop het volgen van de Europese Richtlijn ter bevordering van schone en energiezuinige wegvoertuigen (2019/1161/EU) ‘Clean Vehicles Directive’ (CVD)

4.2

Verdere inrichting van de aanbestedingsprocedure

Dit document is geschreven vanuit het startpunt dat de Opdrachtgevers in ieder geval per perceel consensus bereiken over de inkoopstrategie, en gezamenlijk één aanbesteding uitvoeren. Op de hierboven genoemde hoofdlijnen is zoveel mogelijk consensus bij alle gemeenten nodig! Deze paragraaf gaat in op de verdere inrichting van de aanbestedingsprocedure. Na besluitvorming van de Opdrachtgevers op de strategische keuzes beschreven in voorgaande paragrafen ligt er de taak om de aanbestedingsprocedure zo in te richten dat de strategische kaders en doelstellingen ingevuld worden. Het betreft hier de volgende aspecten: 1. 2. 3. 4. 5.

`

Keuze type aanbestedingsprocedure Perceelindeling Contractvorm Looptijd Gunningscriteria en beoordelingssystematiek

20

Uitwerking kaders aanbestedingsprocedure Advies: Het advies is om voornoemde aspecten uit te werken conform de paragrafen 3.1.1 tot en met 3.1.3. De aanpak zoals beschreven in deze paragrafen vormen de kaders voor de aanbestedingsprocedure.

4.2.1 Keuze type aanbestedingsprocedure en -methodiek De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geldt vanaf 1 juli 2016 voor alle aanbestedingen door (semi-) publieke instellingen in Nederland. Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De Aanbestedingswet 2012 bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. Voor overheidsopdrachten (voor leveringen en diensten) met een opdrachtwaarde boven de € 215.000 exclusief BTW, kan men kiezen uit een van de twee standaardprocedures: de openbare procedure of de niet-openbare procedure. Naast de standaardprocedures kan men bij overheidsopdrachten van bijzondere aard ook kiezen voor afwijkende procedures zoals een concurrentiegerichte dialoog of innovatief partnerschap. De totale geraamde opdrachtwaarde van het doelgroepenvervoer ligt ver boven de Europese drempelwaarde. Argumenten die bij de keuze van de aanbestedingsprocedure een rol spelen zijn: 1. De aard van de opdracht is voor regulier doelgroepenvervoer weinig complex. Het betreft over het algemeen besloten personenvervoer zowel vraagafhankelijk als routegebonden. 2. Er is sprake van een redelijk beperkte markt. Over het algemeen zijn er enkele landelijke taxibedrijven en enkele regionale/lokale taxibedrijven die meedingen in regionale aanbestedingen.

Ondanks dat een openbare aanbestedingsprocedure wordt georganiseerd, blijft de “winkans” redelijk. 3. De administratieve lasten voor het doen van een inschrijving moeten beperkt worden gehouden bij een openbare aanbestedingsprocedure. Naast de prijs wordt in de regel ook op kwaliteit beoordeeld, waarbij de uitwerking van kwalitatieve beoordelingscriteria beperkt moet worden gehouden. 4. In de procedure worden passende geschiktheidseisen opgenomen die borgen dat alleen vervoerders met passende ervaring deelnemen aan de aanbestedingsprocedure. Het uitgangspunt is hierdoor een openbare aanbestedingsprocedure. Het streven is daarbij om de strategische keuzes die gemaakt zijn als randvoorwaarden op te nemen in de aanbestedingsprocedure en daarmee de invulling van strategische doelstellingen te borgen. Ook willen de gemeenten in partnerschap samenwerken met de toekomstige vervoerder. Wij denken dat Best Value Procurement (BVP) voor de aanbesteding de meest geschikte methodiek is. Wij maken geen gebruik van de originele/volledige BVP-procedure, maar van onderdelen ervan. Best Value Procurement of Prestatie-inkoop is een inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen binnen de gestelde bandbreedte voor prijs.

`

21

4.2.1.1 Minder eisen, meer ruimte voor oplossingen Bij prestatie-inkoop wordt het principe om veel eisen te stellen aan de inschrijvende partij losgelaten. De opdrachtgever schrijft veel minder standaarden en minimumeisen voor om de kwaliteit van de opdracht te garanderen. Immers hoe meer van deze standaarden worden gesteld, des te minder ruimte er overblijft voor de inschrijvers op een opdracht om op kwaliteit het verschil te maken. Aanbieders worden dan gestimuleerd om met een (te) lage prijs in te schrijven om zo het werk binnen te halen. Hierdoor komen de winstmarges van de aanbieders onder druk te staan. 4.2.1.2 De opdrachtgever faciliteert alleen, de opdrachtnemer neemt het voortouw. Centraal staan: • •

de expertise van de opdrachtnemer; het transparant maken van de behaalde resultaten van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.

Bij prestatie-inkoop is de opdrachtnemer 'in the lead'. Aanbieders krijgen zo de kans om hun expertise maximaal te laten zien. Hun voordeel: beperkte kosten in de aanbestedingsfase en meer mogelijkheden om zich te onderscheiden van hun concurrenten. Het voordeel voor de opdrachtgever: een beter resultaat, zonder dat zij iedere stap van de opdrachtnemer hoeft te controleren. Dit betekent wel dat een opdrachtgever moet durven ‘loslaten’. De ondernemer die de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt, krijgt hierdoor alle ruimte om zich te onderscheiden van zijn concurrenten. Deze ondernemers springen eruit en laten dat ook in het project zien. Door oog te hebben voor te benutten kansen en mogelijke risico's, zorgt hij ervoor dat de projectdoelen van de opdrachtgever gehaald worden binnen budget, volgens planning en volgens de afgesproken kwaliteitseisen. 4.2.1.3 Het doel van de methode is om voor de Opdrachtgever de beste Partner te vinden. Andersoortige aanbestedingsprocedures, zoals een concurrentiegerichte dialoog of innovatiepartnerschap zijn procedures waar de vervoersbranche nauwelijks ervaring mee heeft en ze vormen een risico voor een succesvolle aanbestedingsprocedure. Daarbij komt nog dat de resterende tijd voor de aanbesteding hiervoor te kort is. Er is daarom niet gekozen voor deze methodieken.

Afwegingskader: De afweging is gebruiken wij BVP als inkoopmethodiek en hoeveel eisen stellen wij en in welke mate gaan we af op de oplossingen van de vervoerder. Advies: Het advies is om BVP als inkoopmethodiek te gebruiken, minder uitgebreide eisen te stellen maar wel goed te monitoren op b.v. klanttevredenheid. Goed contractmanagement is hierbij van cruciaal belang.

`

22

4.2.2 Perceelindeling Het is niet toegestaan om overheidsopdrachten "onnodig" te clusteren. En als er geclusterd wordt, moet een aanbestedende dienst overwegen om de opdracht in percelen te delen. Het regionaal clusteren van verschillende stromen van doelgroepenvervoer is niet ongebruikelijk. Het is logisch om vervoer dat naar dezelfde bestemmingen gaat vanuit dezelfde herkomstlocaties, te combineren en daarmee efficiëntie en schaalvoordeel te creëren. Er wordt echter niet toegestaan dat Wmo-vervoer in één voertuig gecombineerd wordt met leerlingen- en jeugdhulpvervoer. Wij delen de opdracht op in 6 percelen zijnde: • • • • • •

Utrecht Stad (Utrecht en OV-vangnet vervoer provincie Utrecht) Utrecht West (Woerden, De Ronde Venen, Montfoort, Oudewater, Stichtse Vecht en OV-vangnet vervoer provincie Utrecht) Lekstroom (Houten, Nieuwegein, IJsselstein, Vijfheerenlanden, Lopik en OV-vangnet vervoer provincie Utrecht) Zuidoost Utrecht (Zeist, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede, De Bilt, Bunnik en OV-vangnet vervoer provincie Utrecht) Eemland (Baarn, Amersfoort, Bunschoten, Leusden, Woudenberg, Soest en OV-vangnet vervoer provincie Utrecht) Het contractmanagement van de 5 vervoer percelen

De aanpak is vooral gericht op een verdeling van vervoersvolumes en op geografische verdeling. Om niet te afhankelijk van één of twee partijen te zijn kan een vervoerder niet meer dan drie percelen winnen. Het contractmanagement wordt door een partij uitgevoerd die niet ook een vervoerperceel heeft gewonnen. Vervoerders mogen wel een platform ontwikkelen waarbij ze Wmo-vervoer ritten van elkaar over kunnen nemen. Het is b.v. efficiënt wanneer een rit vanuit de gemeente Utrecht naar Zeist op de terugweg ingevuld kan worden met een reiziger die van Zeist naar de gemeente Utrecht wil. In de percelen Lekstroom, Utrecht West en Zuidoost Utrecht wordt naast het Wmo-vervoer ook het leerlingenvervoer en het jeugdhulpvervoer ingekocht. Vervoerders mogen leerlingen- en jeugdhulpvervoer ritten van elkaar overnemen na toestemming van hun opdrachtgevers mits de ritten voor zoveel mogelijk een schooljaar vaststaan. Afwegingskader: De afweging is verdelen we de totale vervoersopdracht in percelen of niet en wanneer we wel opdelen in percelen hoeveel dan. Advies: Gezien de grote van de totale opdracht is clusteren niet gewenst gezien vanuit wettelijk oogpunt maar ook is de afhankelijkheid van één vervoerder voor het hele gebied dan te groot.

Wij stellen op basis van vervoervolumes en de geografische spreiding vijf vervoerpercelen voor en een perceel contractmanagement waarbij bij de vervoerpercelen overdracht van ritten van de ene naar de andere vervoerder mogelijk is. Een vervoerder maximaal drie percelen te laten winnen.

4.2.3 Contractmanagement We hebben het bij contractmanagement met name over monitoring van de uitvoering van de opdracht door de vervoerders waarna bijsturing plaats kan vinden. Bij monitoring wordt onderscheid gemaakt tussen de financiële en kwalitatieve controle. De financiële controle richt zich vooral op de juistheid van de door de vervoerder ingediende facturen.

`

23

Kwaliteitscontrole richt zich met name op de naleving van de in het Programma van Eisen vastgestelde kwaliteit van Regiotaxi Utrecht/Leerlingen- en jeugdhulpvervoer. Elk van de verschillende vormen van monitoring kent een eigen gewenste frequentie. Zo is het niet altijd noodzakelijk om wekelijks een uitgebreid klanttevredenheidsonderzoek te houden. Daarentegen is het maandelijks controleren van de facturen zeer aan te bevelen. In de onderstaande tabel is dit kort aangegeven. 1. Aspect Financiën

Kwaliteit, subjectief

Kwaliteit, objectief

Onderdeel monitoring Controle op facturen Accountantscontrole

Gewenste frequentie 12 keer per jaar 1 keer per jaar

Klanttevredenheidsonderzoek Klachtenprocedure Klantenpanels Audit, data-analyse en (on)gevraagd advies geven op doorontwikkeling, toezichthouden, opvragen bewijzen, toetsing planningen, administratie scholieren, rapportages.

1 keer per jaar Doorlopend 4 keer per jaar per panel 2 tot 4 keer per jaar Voor alle percelen 3 tot 4 Fte per jaar?

Wij zijn ervan uitgegaan dat de doorontwikkeling en de innovatie een taak blijft van gemeenten en provincie, maar wel in partnerschap met de vervoerder. Beleidsambtenaren van gemeenten kunnen aansluiten op accountsgesprekken. Gemeenten krijgen de beschikking over alle data die relevant zijn voor het contractmanagement. Afwegingskader: De afweging is om het contractmanagement in eigen beheer uit te voeren of om het uit te besteden en er dus een apart perceel van te maken. Advies: Het is met name van belang dat het door capabele, ervaren mensen uitgevoerd moet worden. Als we kijken naar de huidige arbeidsmarkt zijn die op dit moment moeilijk te krijgen. Voordeel bij een externe partij is dat zij een staande organisatie met capabele ervaren mensen hebben. Zij doen het werk vaak al jaren.

4.2.4 Contractvorm Overeenkomsten voor het doelgroepenvervoer zijn over het algemeen sterk gericht op de randvoorwaarden van de opdrachtgevers. Een aanzienlijk deel van het Programma van Eisen bevat eisen aan het personeel, de voertuigen, de ritplanning en bijkomende zaken als communicatie en rapportage. Om een goede kwaliteit voor de reiziger te borgen, wordt hier in de nieuwe aanbesteding uiteraard ook aandacht aan besteed. Echter zoals hierboven bij BVP aangegeven schrijven wij minder standaarden en minimumeisen voor om de kwaliteit van de opdracht te garanderen. In de praktijk blijft de uitvoering van de opdracht en de handhaving hierop door het contractmanagement natuurlijk belangrijk maar dit gebeurt in partnerschap met de vervoerder.

`

24

Afwegingskader: De afweging is stellen wij een contract op dat vooral bestaat uit allerlei eisen tot in detail of schrijven we minder standaarden en minimumeisen voor. Advies: Het advies is om een globaler contract te maken dat meer recht doet aan het partnerschap dat wij wensen.

4.2.5 Looptijd De looptijd van de overeenkomst moet passen bij de aard van de opdracht. Indien er sprake is van investeringen door een leverancier binnen een opdracht, dan past een langere looptijd beter in verband met het terugverdienen van deze investeringen. Voor het doelgroepenvervoer gaat het dan vooral om de investering in voertuigen en het aantrekken en opleiden van chauffeurs. In de aankomende aanbestedingsprocedure wordt echter ook sterk ingezet op partnerschap, om samen met de vervoerder(s) de ambities op gebied efficiency in het doelgroepenvervoer, een groter gebruik van het OV door doelgroepen en duurzaamheid in de uitvoering van de vervoersopdracht in te vullen. Omdat dit een proces wordt, dat (waarschijnlijk) een aantal jaar gaat vergen, moet de duur van de overeenkomst lang genoeg zijn voor partijen om samen ook de vruchten ervan te plukken. Het uitgangspunt voor de contractduur is een minimale initiële looptijd van vier jaar en een maximale looptijd (inclusief verlengingen) van acht jaar. Afwegingskader: De afweging is hoe lang wij de looptijd van het contract laten zijn in het kader van de investeringen in materieel en partnerschap. Advies: Het advies is om gezien de materiële en immateriële investeringen een looptijd te gebruiken van maximaal 8 jaar.: 4 jaar + de optie om twee keer met 2 jaar te verlengen.

4.2.6 Gunningscriteria en beoordelingssystematiek De gunningscriteria beschrijven op welke prijstechnische en kwalitatieve aspecten de offertes beoordeeld worden, en op welke wijze deze beoordeling plaatsvindt. In elke aanbestedingsprocedure moet dan ook een afweging gemaakt worden van de weging van prijs en kwaliteit, en welke criteria gehanteerd worden. De aankomende aanbestedingsprocedure voor het doelgroepenvervoer kenmerkt zich door hoge ambities als het gaat om duurzame inzet van mensen en middelen. De arbeidskrapte en instabiele vervoerdersmarkt in combinatie met verwachte volume stijgingen en de budgetten die onder druk staan, geven een spanningsveld. Ondanks deze uitdagingen hebben we er vertrouwen in dat bij het contracteren van meerdere partijen en het bieden van een goede prijs -kwaliteit verhouding de dienst naar behoren kan worden uitgevoerd. We verwachten dat de kosten binnen het doelgroepenvervoer de komende jaren significant gaan stijgen. Deze voorziening is dan ook de voornaamste oorzaak van de kostenstijging, met als reden vergrijzing en toegenomen gebruik. De kostprijs van het vervoer gaat eveneens stijgen door betere lonen, CAO en vooralsnog brandstofprijzen. (Bron It’s public analyse o.v.b. toekomstbesteding doelgroepenvervoer)

`

25

Het uitgangspunt is dan ook om in de aanbestedingsprocedure de inschrijfprijzen een beperkte bandbreedte te geven en in de weging vooral op kwaliteit in te zetten. Afwegingskader: De afweging is in hoeverre we de bandbreedte van de inschrijfprijzen inperken, wat de prijs/kwaliteit verhouding is en welke kwalitatieve gunningcriteria we inbrengen Advies: • Zelf een reële prijs berekenen en de onder- en bovengrens niet meer dan 15% hier van af te laten wijken. Dit om de gemeenten en provincie niet teveel te laten betalen maar ook om de vervoerder de middelen te geven om de opdracht op een kwalitatief goede manier met een gezonde bedrijfsvoering, uit te kunnen laten voeren. • De prijs/kwaliteit verhouding 40-60 te laten zijn. Kwalitatieve gunningcriteria zijn Partnerschap, Implementatie en Innovatie/duurzaamheid.

`

26

Samenwerkingsovereenkomst ‘Regiotaxi Utrecht 2023’ Partijen 1. De gemeente Amersfoort, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Amersfoort’. 2. De gemeente Baarn, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Baarn’. 3. De gemeente Bunnik, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Bunnik’. 4. De gemeente Bunschoten, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Bunschoten’. 5.

De gemeente De Bilt, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente De Bilt’. 6. De gemeente De Ronde Venen hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente De Ronde Venen’. 7. De gemeente Houten, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Houten’. 8. De gemeente IJsselstein, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente IJsselstein’.

9. De gemeente Leusden, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Leusden’. 10. De gemeente Lopik, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Lopik’. 11. De gemeente Montfoort, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Montfoort’. 12. De gemeente Nieuwegein, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Nieuwegein’. 13.

De gemeente Oudewater, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Oudewater’. 14. De gemeente Soest, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Soest’. 15. De gemeente Stichtse Vecht, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Stichtse Vecht’. 16. De gemeente Utrecht, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen’ de gemeente Utrecht’. 17.

De gemeente Utrechtse Heuvelrug, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Utrechtse Heuvelrug’. 18. De gemeente Vijfheerenlanden, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Vijfheerenlanden’.

19. De gemeente Wijk bij Duurstede, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Wijk bij Duurstede’. 20. De gemeente Woerden, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Woerden’. 21. De gemeente Woudenberg, te dezen ingevolge het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, handelend ter uitvoering van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Woudenberg’. 22. De gemeente Zeist, hierbij volgens artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, <naam>, dit voor het uitvoeren van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum>, hierna te noemen ‘de gemeente Zeist’. 23.

De Provincie Utrecht, hierbij krachtens volmacht van de commissaris van de koning, <naam>, rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam>, gedeputeerde van de provincie Utrecht en handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Gedeputeerde Staten van Utrecht van <datum> en artikel 2 lid 3 sub f van het Organisatiebesluit Provincie Utrecht 2023, hierna te noemen ‘de provincie’. Hierna partijen 1 tot en met 22 gezamenlijk te noemen ‘de gemeenten’ en de partijen 1 tot en met 23 aan te duiden als ‘Partijen’ (of ‘Partij’ als het om één partij gaat).

Overwegingen a. De gemeenten hebben een wettelijke taak om te voorzien in sociaal recreatief Wmo-vervoer op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015; b. De provincie heeft op grond van de Wet personenvervoer 2000 een wettelijke taak om het Openbaar Vervoer (OV) in de provincie Utrecht te coördineren en af te stemmen. In aanvulling op het reguliere OV wenst de provincie te voorzien in voor een ieder toegankelijk vervoer door middel van het Aanvullend Openbaar Vervoer, waarvan het OV-vangnet onderdeel uitmaakt; c. Partijen hebben de gezamenlijke visie op het sociaal recreatief Wmovervoer en Aanvullend Openbaar Vervoer (AOV) vastgelegd in het document ‘Vervoerspact en Plan van Aanpak Vernieuwing Doelgroepenvervoer en Aanvullend Openbaar Vervoer’ (19 november 2019).

d. De gemeenten besloten hebben een samenwerking aan te gaan voor de (voorbereiding van de) inkoop, uitvoering en innovatie van het sociaal recreatief Wmo-vervoer per 2024, met als doel de kwaliteit van het vervoer te verstevigen, minder kwetsbaar te zijn op deze taakuitvoering en de kosten ervan te beheersen; e. De provincie heeft besloten om enkel voor de invulling van het OVvangnet, dat een onderdeel vormt van het Aanvullend Openbaar Vervoer van de provincie aan te sluiten op deze samenwerking; f. Een aantal gemeenten in deze samenwerking heeft besloten om de inkoop van één of meerdere andere vormen van doelgroepenvervoer aan de inkoop van Regiotaxi Utrecht toe te voegen, te weten het: a. Leerlingenvervoer op grond van de Wet op het primair onderwijs, de Wet op het voortgezet onderwijs 2020 en de Wet op de experticecentra; b. Jeugdhulpvervoer op grond van de Jeugdwet. Wanneer deze gemeenten hiervoor samenwerkingsafspraken wensen vast te leggen, doen zij dit in een aparte samenwerkingsovereenkomst; g. Partijen wensen afspraken voor de samenwerking over het product Regiotaxi Utrecht dat invulling geeft aan het sociaal recreatief Wmovervoer van de gemeenten en het OV-Vangnet binnen het Aanvullend Openbaar Vervoer van de provincie, vast te leggen in deze samenwerkingsovereenkomst; h.

Partijen hebben de bestuurlijke kaders en uitgangspunten voor deze samenwerking juridisch met elkaar verankerd in het ‘Mandaat-,volmachten machtigingsbesluit Regiotaxi Utrecht 2023’ (ondertekend <maand, jaartal>) dat als bijlage is bijgevoegd.

Hoofdstuk 1 Artikel 1

Algemeen

Begripsbepaling

1. Contractmanagement Regiotaxi Utrecht: een externe organisatie die, in samenwerking met en in opdracht van Partijen, het dagelijks beheer c.q. management van de vervoersovereenkomsten Regiotaxi Utrecht verzorgt. 2. Jaarplan: beschrijft de werkzaamheden en kosten (begroting) voor het betreffende jaar en wordt opgesteld door de Programmamanager in samenwerking met het Ambtelijke Kernteam. 3. Jaarverslag: beschrijft na afloop van het jaar de in dat jaar daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten en wordt opgesteld door de Programmamanager in samenwerking met het Ambtelijke Kernteam. 4. OV-Vangnet: het collectief vraagafhankelijk vervoer van deur tot deur, van en naar een opstapplaats of een halte/knooppunt van het OV, dat een aanvulling vormt op het reguliere openbaar vervoer. Dit vervoer maakt onderdeel uit van het Aanvullend Openbaar Vervoer en is niet voorbehouden aan bepaalde doelgroepen.

5. Partijen: de gemeenten en de provincie als rechtspersoon. 6. Regiotaxi Utrecht: de nog te patenteren merknaam voor het sociaal recreatief Wmo-vervoer van de gemeenten en het OV-vangnet vervoer binnen het Aanvullend Openbaar Vervoer van de provincie. 7. Samenwerkingsovereenkomst: deze overeenkomst waarin de afspraken over de samenwerking over het product Regiotaxi Utrecht tussen Partijen zijn vastgelegd. 8. Sociaal recreatief Wmo-vervoer: het collectief vraagafhankelijk vervoer van deur tot deur voor mensen met een indicatie voor een maatwerkvoorziening Wmo-vervoer op grond van het gemeentelijke beleid. 9. Vervoerder(s): het vervoersbedrijf dat van de Partijen de opdracht heeft aangenomen tot het uitvoeren van Regiotaxi Utrecht in een vervoersperceel. 10 Vervoersperceel: het geografisch afgebakende gebied waar de daarin gelegen gemeenten samen met de provincie ieder afzonderlijk gelijkluidende contracten afsluiten met de Vervoerder(s).

Artikel 2

Doel en reikwijdte van de samenwerking

1. Partijen streven met de Samenwerkingsovereenkomst de volgende doelen na: a. Het borgen van de continuïteit, alsmede van een efficiënte en effectieve uitvoering van Regiotaxi Utrecht per 1 januari 2024; b. Het zorg dragen voor een stevig fundament voor de uitvoering van Regiotaxi Utrecht per 1 januari 2024. c. Het realiseren van innovatie en een duurzame uitvoering van Regiotaxi Utrecht per 1 januari 2024. 2. De samenwerking richt zich op de navolgende activiteiten: a. Het gezamenlijk stellen van doelen voor en voorbereiden van de inkoop van Regiotaxi Utrecht per 2024; b. Het kiezen van een passende manier van bekostigen van Regiotaxi Utrecht per 2024; c. Het aanbesteden en sluiten van contracten voor de uitvoering van Regiotaxi Utrecht voor de contractperiode ingaande 1 januari 2024 en het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht alsmede daarmee samenhangende contracten. d. Het in partnerschap met de uitvoerende partijen doorontwikkelen van Regiotaxi Utrecht. 3. Het vaststellen van de ritbijdrage voor het Sociaal recreatief Wmovervoer en beleid over de indicatiestelling van dit vervoer maken nadrukkelijk geen onderdeel uit van de Samenwerkingsovereenkomst. Dit blijft een lokale gemeentelijke aangelegenheid. Het beleid en het vaststellen van de ritbijdrage voor het OV-vangnet van de provincie maakt geen onderdeel uit van de Samenwerkingsovereenkomst.

Dat blijft een aangelegenheid van de provincie.

Artikel 3

Uitgangspunten

1. Ten behoeve van Regiotaxi Utrecht worden met Vervoerder(s) per Vervoersperceel namens elke afzonderlijke Partij gelijkluidende contracten afgesloten en voor het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht één gezamenlijk contract voor alle Partijen. Hierbij geldt dat reeds lopende overeenkomsten hiervoor volgens de overeengekomen contractduur worden uitgediend. 2. De inkoopstrategie voor de contracten als bedoeld in lid 1 wordt gezamenlijk vastgesteld door de colleges van de betrokken Partijen. 3. In de inkoopdocumenten wordt opgenomen op welke wijze de bekostiging van het vervoer en het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht plaatsvindt. 4. Indien beleidsmatige keuzes van één of meerdere Partijen leiden tot strijdigheid met de contractuele afspraken, zal met de betreffende Partij(en) vanuit deze samenwerkingsafspraken gesproken worden over de impact en risico’s en mogelijk financiële gevolgen die samenhangen met die keuze. 5. Op basis van het onderzoek ‘Optimale samenwerking voor Sociaal recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht’ (datum: 2 juli 2021 ) is de indeling van de Vervoerspercelen als volgt: 1) Eemland (de gemeente Amersfoort, de gemeente Baarn, de gemeente Bunschoten, de gemeente Leusden, de gemeente Soest en de gemeente Woudenberg) en de provincie.

2) Lekstroom (de gemeente Houten, de gemeente IJsselstein, de gemeente Lopik, de gemeente Nieuwegein en de gemeente Vijfheerenlanden) en de provincie. 3) Utrecht Stad (de gemeente Utrecht) en de provincie. 4) Utrecht West (de gemeente De Ronde Venen, de gemeente Montfoort, de gemeente Oudewater, de gemeente Stichtse Vecht en de gemeente Woerden) en de provincie. 5) Zuid Oost Utrecht (de gemeente Bunnik, de gemeente De Bilt, de gemeente Utrechtse Heuvelrug, de gemeente Wijk bij Duurstede en de gemeente Zeist) en de provincie.

Artikel 4

Mandaat-, volmacht-, machtigingsbesluit

1. Partijen zorgen voor een toereikend mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit aan hun vertegenwoordigers, daar waar het verrichten van (rechts)handelingen voor de uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst aan de orde is. Dit is geregeld in het ‘Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Regiotaxi Utrecht 2023’ dat afzonderlijk door de colleges van Partijen is vastgesteld en als bijlage aan de Samenwerkingsovereenkomst is toegevoegd.

2. Het ‘Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Regiotaxi Utrecht 2023’ voorziet erin dat: a. de bevoegdheden worden uitgeoefend met inachtneming van door de gemeenten op het terrein van Sociaal recreatief Wmo-vervoer vastgesteld beleid (22 stuks), door de provincie voor het OV-vangnet vastgesteld beleid en vastgestelde algemeen verbindende voorschriften. b. de bevoegdheden slechts worden uitgeoefend indien de financiële implicaties daarvan de vastgestelde gemeentelijke begrotingen (22 stuks) voor de uitvoering van Sociaal recreatief Wmo-vervoer en de provinciale begroting voor het OV-vangnet niet overschrijden. c. de bevoegdheden slechts worden uitgeoefend in overeenstemming met de voorwaarden en afspraken in de inkoopdocumenten behorende bij de betreffende aanbesteding. d. de beslissing tot het beëindigen van de overeenkomst met de vervoerder(s) of het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht slechts wordt genomen nadat het college van de betrokken Partij of de colleges van betrokken Partijen vooraf is/zijn geconsulteerd.

Hoofdstuk 2 Artikel 5

Organisatiestructuur

Organisatieonderdelen

1. De samenwerking kent een overlegstructuur bestaande uit een: a. Breed Bestuurlijk Overleg Regiotaxi Utrecht (BBO); b. Bestuurlijke Stuurgroep Regiotaxi Utrecht (BS); c. Ambtelijk Kernteam Regiotaxi Utrecht (AK); d. Breed Ambtelijk Overleg Regiotaxi Utrecht (BAO). 2. Voor de samenwerking wordt een programmamanager aangesteld, evenals een programmasecretaris.

Artikel 6

Breed Bestuurlijk Overleg Regiotaxi Utrecht

Taken en bevoegdheden 1. Het Breed Bestuurlijk Overleg Regiotaxi Utrecht (hierna te noemen, het BBO), dat wordt gevormd door de door Partijen individueel gemandateerde deelnemers, stelt de visie en strategie vast voor Regiotaxi Utrecht. Deze worden opgenomen in het Jaarplan. 2. Het BBO handelt binnen de kaders van het ‘Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Regiotaxi Utrecht 2023’ en beslist zoals genoemd in lid 16 van dit artikel. 3. Het Jaarplan wordt jaarlijks vastgesteld door het BBO en is inhoudelijk kaderstellend voor de samenwerking. Het Jaarplan bevat tevens een begroting voor het daaropvolgende jaar, uitgesplitst per Partij. 4. Het BBO wordt jaarlijks geïnformeerd over de uitvoering van het Jaarplan middels een Jaarverslag. Het Jaarverslag wordt jaarlijks vastgesteld door het BBO.

5. De uitkomsten van het beraad van het BBO hebben, afhankelijk van het besproken thema en de fase waarin de bespreking van dat thema zich bevindt, het volgende karakter: a. Besluit: kaderstelling voor alle organisatieonderdelen in deze samenwerking; b. Advies: advisering aan Partijen, waaronder hun colleges over het beëindigen van een overeenkomst; c. Opiniërend/oordeelsvormend/beeldvormend: gedachtewisseling tussen Partijen binnen de setting van het BBO. 6. De status van een agendapunt wordt duidelijk vermeld op een oplegger met heldere beslis- of discussiepunten. 7. Indien een Partij meent dat een beslissing van het BBO het kader van deze overeenkomst te buiten gaat, wordt de voorzitter hierover geïnformeerd. De BS treedt dan over de beslissing in overleg met de betreffende Partij. Door de BS wordt een beslissing genomen of de uitvoering van de beslissing wordt aangehouden en opnieuw in het BBO wordt gebracht, dan wel dat tot uitvoering van de beslissing kan worden overgegaan. 8. Het BBO is niet bedoeld om discussie uit de andere organisatieonderdelen over te doen en het BBO houdt zich ook niet bezig met de reguliere voortgang van de uitvoering van het Jaarplan van de samenwerking.

Deelnemers en frequentie 9. Iedere Partij wordt in het BBO vertegenwoordigd door één bestuurder met een portefeuille waarvan het Sociaal recreatief Wmo-vervoer (gemeenten) of het OV-vangnet (de provincie) deel uitmaakt. 10.Het BBO komt twee maal per jaar bijeen. In het geval van onvoorziene ontwikkelingen kan de voorzitter op eigen initiatief of op initiatief van Partijen het BBO tussentijds bijeen roepen. 11.Bijeenkomsten van het BBO worden per Vervoersperceel ambtelijk voorbereid onder aansturing van de programmamanager. De programmamanager treedt op als eerste adviseur van het BBO. 12.De agenda van het BBO wordt door de programmamanager in samenspraak met de voorzitter van het BBO voorbereid. Deelnemers in het BBO kunnen zelf suggesties aandragen voor de agenda.

Voorzitterschap en besluitvorming 13.Het BBO wijst uit haar midden een voorzitter aan voor de duur van de de Samenwerkingsovereenkomst. Daarnaast wijst het BBO een vicevoorzitter uit haar midden aan. De voorzitter van het BBO is tevens voor dezelfde duur voorzitter van de Bestuurlijke Stuurgroep en treedt op als woordvoerder en vertegenwoordiger van de samenwerking. 14.De voorzitter van het BBO en diens plaatsvervanger handelen binnen de kaders van het ‘Mandaat-, volmacht- en machtingsbesluit Regiotaxi Utrecht 2023’. 15.De voorzitter van het BBO is agenda-lid van de bovenregionale ‘Overlegtafel Mobiliteit U10’.

De voorzitter kan onderwerpen die in dit overleg aan de orde zijn geweest en betrekking hebben op Regiotaxi Utrecht en de regionale mobiliteitsambities aan het BBO voorleggen. 16.Het BBO streeft naar consensus in de besluitvorming. Indien geen consensus wordt bereikt, kan alleen een besluit worden genomen wanneer er sprake is van een 2/3 meerderheid. Er is sprake van een gelijke stemverhouding, waarbij elke partij één stem heeft. 17.Voor zover een deelnemer niet in de gelegenheid is de bijeenkomst van het BBO bij te wonen, dient hij zijn stem schriftelijk uit te brengen of via een volmacht een andere deelnemer te laten stemmen. Aan het uitbrengen van een schriftelijke stem kan het BBO een termijn verbinden. In ieder geval dient een schriftelijke stem uiterlijk twee werkdagen voor de datum van de bijeenkomst van het BBO te zijn ontvangen door de programmamanager. Een stem per e-mail aan het opgegeven e-mailadres wordt gelijkgesteld aan een schriftelijke stem.

Artikel 7

Bestuurlijke Stuurgroep Regiotaxi Utrecht

Doel en status 1. De Bestuurlijke Stuurgroep Regiotaxi Utrecht (hierna te noemen BS) die wordt gevormd door deelnemers die door de Partijen individueel zijn gemandateerd, legt het Jaarplan en Jaarverslag jaarlijks ter vaststelling voor aan het BBO. 2. Doel van de BS is regievoering op en bestuurlijke monitoring van de voortgang van de uitvoering van het vastgestelde Jaarplan. 3. De BS handelt binnen de kaders van het ‘Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Regiotaxi Utrecht 2023’, de vastgestelde kaders van het BBO en beslist zoals genoemd in lid 17 van dit artikel. 4. De uitkomsten van het beraad in de BS, hebben het volgende karakter: a. Besluit/Opdracht: kaderstelling voor de uitvoering van het Jaarplan en daarbij behorende begroting. Hiertoe behoort ook het aangaan, aanpassen en beëindigen van de overeenkomsten met Vervoerders en Contractmanagement Regiotaxi Utrecht en overeenkomsten met derden die flankerend zijn aan de uitvoering, als ook het verstrekken van opdrachten hierbinnen aan de uitvoerders van de contracten en aan de programmamanager; b. Advies: adviserend richting BBO over de vast te stellen inhoudelijke of financiële kaders; c. Opiniërend: gedachtewisseling binnen de setting van de BS. 5. De BS is verantwoordelijk voor het opstellen van operationele documenten van en over de samenwerking. 6.

Onderwerpen die in de BS aan de orde komen gaan over de voortgang van de uitvoering van het Jaarplan. Tevens kunnen onderwerpen worden geagendeerd ter voorbereiding op het BBO. De BS wordt periodiek door de programmamanager geïnformeerd over de voortgang, de afwijkingen ten opzichte van de planning en begroting en de eventuele risico’s in de uitvoering van het Jaarplan.

De programmamanager legt de BS waar nodig bestuurlijke keuzes voor, om richting te geven aan de verdere uitvoering binnen de in het Jaarplan gestelde kaders. 7. Als keuzes van de BS afwijken van het vastgestelde Jaarplan en inhoudelijke en/of financiële impact hebben voor alle Partijen in de samenwerking dan worden deze keuzes voorgelegd aan het BBO. 8. De BS treedt op als bestuurlijk opdrachtgever en functioneel leidinggevende van de programmamanager.

Deelnemers en frequentie 9. In de BS wordt elk Vervoersperceel vertegenwoordigd door één bestuurder met een portefeuille waarvan Sociaal recreatief Wmo-vervoer (gemeenten) of het OV-vangnet (de provincie) deel uitmaakt. 10.De BS komt drie maal per jaar bijeen verspreid over het kalenderjaar. In het geval van onvoorziene ontwikkelingen kan de voorzitter de BS tussentijds bijeenroepen op eigen initiatief, op voorstel van de programmamanager of op verzoek van één van de deelnemers van de BS. 11.In geval van verhindering is vervanging van de deelnemer door een collega bestuurder uit het betreffende Vervoersperceel mogelijk. De BS kan alleen rechtsgeldig vergaderen wanneer minimaal vier deelnemers aanwezig zijn. 13.Bijeenkomsten van de BS worden per Vervoersperceel ambtelijk voorbereid onder aansturing van de programmamanager. De Programmamanager treedt op als eerste adviseur van de BS. 14.De agenda van de BS wordt door de programmamanager in samenspraak met de voorzitter van de BS voorbereid. Deelnemers in de BS kunnen zelf suggesties aandragen voor de agenda.

Voorzitterschap en besluitvorming 15.Het voorzitterschap van de BS is belegd bij de voorzitter van het BBO. De voorzitter bepaalt de agenda van de BS. Leden van de BS kunnen bij de voorzitter agendapunten inbrengen. 16.De voorzitter van de BS (en het BBO) en diens plaatsvervanger handelen binnen de kaders van het ‘Mandaat-, volmacht- en machtingsbesluit Regiotaxi Utrecht 2023’. 17.De BS streeft naar consensus in besluitvorming. Indien geen consensus wordt bereikt, kan alleen een besluit worden genomen wanneer er sprake is van een 2/3 meerderheid. Er is sprake van een gelijke stemverhouding, waarbij elke partij één stem heeft. 18.Voor zover een deelnemer niet in de gelegenheid is de bijeenkomst van de BS bij te wonen, dient hij zijn stem schriftelijk uit te brengen of door een volmacht een andere deelnemer te laten stemmen. Aan het uitbrengen van een schriftelijke stem kan de BS een termijn verbinden.

In ieder geval dient een schriftelijke stem uiterlijk twee dagen voor de datum van de bijeenkomst van de BS te zijn ontvangen door de programmamanager. Een stem per e-mail aan het opgegeven e-mailadres wordt gelijkgesteld aan een schriftelijke stem.

Artikel 8

Programmamanager en -secretaris

1. Voor de samenwerking wordt een programmanager benoemd door de BS, aan de hand van een door de BS vastgestelde profielschets. 2. Tevens worden één of meerdere plaatsvervangende programmamanagers benoemd door de BS, die in geval van ziekte of verlof van de programmamanager fungeren als tijdelijke vervanging. Deze plaatsvervangers worden benoemd uit de ambtelijke vertegenwoordigers van het Ambtelijk Kernteam. 3. De programmamanager en diens plaatsvervanger handelen binnen de kaders van het ‘Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Regiotaxi 2023’. 4. De programmamanager is in dienst bij de gemeente met het grootste aantal inwoners, tenzij omstandigheden aanleiding geven hier anders over te beslissen. De programmamanager heeft binnen de gemeente waar deze is aangesteld geen andere werkzaamheden buiten deze functie, gezien de zwaarte van de functie en om de onafhankelijkheid van de functie te waarborgen. Functioneel gezien valt de programmamanager onder de voorzitter van de BS. Hiërarchisch valt de programmamanager onder de leidinggevende functionaris van de gemeente waar die in dienst is. 5. De programmamanager is eerste adviseur van zowel het BBO als de BS en bepaalt in die hoedanigheid met de voorzitter de agenda’s van deze organisatieonderdelen. 6.

De programmamanager is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het opstellen en de uitvoering van het Jaarplan en het opstellen van het Jaarverslag. Daarbij is de programmamanager aanspreekbaar op aspecten als tijdigheid, voortgang, kwaliteit, integraliteit en kostenbeheersing. 7. De programmamanager is voorzitter van het Ambtelijk Kernteam en het Breed Ambtelijk Overleg en stuurt in dat overleg op voornoemde aspecten als tijdigheid, voortgang, kwaliteit, integraliteit en kostenbeheersing. 8. Waar het gaat om bestuurlijke aspecten van de samenwerking schaalt de programmamanager tijdig op naar de BS. 9. De programmamanager maakt jaarlijks een begroting voor de uitvoeringskosten van de samenwerking dat onderdeel uitmaakt van het Jaarplan. Elke 4 maanden in een jaar wordt door de programmamanager verantwoording afgelegd aan de BS over de voortgang, inhoudelijke resultaten, capaciteitsinzet en financiën. 10.De programmamanager draagt er, in afstemming met het Ambtelijk Kernteam, zorg voor dat het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht de taken uitvoert conform de met haar gesloten overeenkomst.

Ook fungeert de programmamanager als eerste aanspreekpunt voor het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht. Het toezien op de uitvoering van taken conform de gesloten overeenkomst en het fungeren als eerste aanspreekpunt geldt ook voor contracten met eventuele overige externe opdrachtnemers. 11.De programmamanager wordt administratief ondersteund door een programmasecretaris. De programmasecretaris wordt op basis van een profielschets door de programmamanager benoemd en komt in dienst bij dezelfde gemeente waar ook de programmamanager zijn aanstelling heeft. De programmasecretaris kan ook andere werkzaamheden buiten deze functie uitvoeren binnen de gemeente waar die in dienst is. Functioneel gezien valt de programmasecretaris onder de aansturing van de programmamanager. Hiërarchisch valt de programmasecretaris onder de leidinggevende functionaris van de gemeente waar die in dienst is.

Artikel 9

Ambtelijk Kernteam Regiotaxi Utrecht

1. Er is een ‘Ambtelijk Kernteam Regiotaxi Utrecht’ (nader geduid als AK) bestaande uit de programmamanager, uit elk Vervoersperceel één ambtelijk vertegenwoordiger en een ambtelijk vertegenwoordiger van de provincie. 2. De programmamanager treedt op als voorzitter van het AK. 3. Het AK kan besluiten tot het instellen van ad hoc ambtelijke werkgroepen om een specifiek vraagstuk uit te werken. 4. Het AK heeft de volgende taken: a. Voorbereiden van voorstellen (o.a. ten aanzien van opdrachtverstrekking) voor de BS of het BBO, eventueel met ondersteuning van Contractmanagement Regiotaxi Utrecht en werkgroepen; b. In samenwerking met het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht kennis behouden en door ontwikkelen ten aanzien van Regiotaxi Utrecht ; c. Het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht en eventuele overige externe opdrachtnemers aan te sturen op de uitvoering van de taken in de met hen gesloten overeenkomsten; d. Zorg te dragen voor afstemming met het ambtelijk niveau, zowel per Vervoersperceel als van alle Partijen, in samenwerking met het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht. 5. Het AK vergadert maandelijks. In het geval van onvoorziene ontwikkelingen kan de programmamanager het AK tussentijds bijeen roepen, op eigen initiatief of op voorstel van één van de kernteamleden. 6.

De ambtelijk vertegenwoordigers van de gemeenten in een Vervoersperceel organiseren per Vervoersperceel een ambtelijk overleg ter voorbereiding van de overleggen van het AK, de BS en het BBO. De ambtelijk vertegenwoordiger van de provincie zoekt intern afstemming ter voorbereiding op deze overleggen.

Artikel 10

Breed Ambtelijk Overleg Regiotaxi Utrecht

1. Er is een ‘Breed Ambtelijk Overleg Regiotaxi Utrecht’ (nader geduid als BAO) waarin ambtelijke vertegenwoordigers van alle Partijen zitting nemen en worden bijgepraat over de ontwikkelingen en de voortgang van de uitvoering van de overeenkomst. 2. Dit overleg wordt minimaal eenmaal per jaar georganiseerd door de programmamanager. 3. In het BAO kunnen ook voorstellen worden besproken die het AK voorbereidt en die zij niet zonder tussenkomst van het BAO in procedure wenst te brengen.

Artikel 11

Contractmanagement Regiotaxi Utrecht

1. Het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht wordt belegd bij een externe organisatie waarmee namens Partijen één gezamenlijk contract wordt gesloten. 2. Het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht onderhoudt de contacten met de Vervoerders over de dagelijkse uitvoering van Regiotaxi Utrecht. 3. Het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht rapporteert maandelijks over de voortgang van de uitvoering van contracten met de Vervoerder(s) aan het AK via de programmamanager of tussentijds wanneer nodig. 4. Daar waar het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht mogelijkheden tot innovatie ziet, meldt zij dit via de programmamanager aan het AK.

Artikel 12

Reizigersplatform Regiotaxi Utrecht

1. Partijen stellen een Reizigersplatform Regiotaxi Utrecht in dat bestaat uit vertegenwoordigers van de gebruikers van Regiotaxi Utrecht. 2. Het Reizigersplatform Regiotaxi Utrecht geeft gevraagd en ongevraagd advies aan Partijen inzake onderwerpen die Regiotaxi Utrecht betreffen. Deze adviezen worden gestuurd naar de programmamanager en niet aan een of meer van de Partijen. 3. Het Reizigersplatform Regiotaxi Utrecht overleg vindt minimaal twee maal per jaar plaats en wordt georganiseerd door het AK. 4. Voor het instellen van het Reizigersplatform Regiotaxi Utrecht wordt een ‘Voorstel inrichting consumentenplatform’ en een ‘Reglement inrichting consumentenplatform Regiotaxi Utrecht’ opgesteld. Zodra deze documenten gereed zijn, worden ze als bijlage bij de Samenwerkingsovereenkomst gevoegd en maken ze integraal onderdeel uit van de Samenwerkingsovereenkomst.

Hoofdstuk 3 Artikel 13

Financiën

Kostenverdeling

1. De volgende kosten worden onderscheiden: a. De kosten die Vervoerder(s) op grond van het met hen afgesloten contract bij Partijen in rekening brengen; b. De kosten van het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht; c. De kosten van de inzet van de programmamanager en programmasecretaris; d. Overige kosten die in het kader van deze samenwerking worden gemaakt. 2. De provincie draagt de vervoerkosten als bedoeld in lid 1 sub a. voor het OV-vangnet. De gemeenten dragen de vervoerskosten als bedoeld in lid 1 sub a. voor het sociaal-recreatief Wmo-vervoer. De vervoerkosten worden via het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht maandelijks gefactureerd aan de Partij waarvoor deze kosten zijn gemaakt. 3. Voor de kosten als bedoeld in lid 1 sub b. tot en met d. geldt dat de provincie in beginsel 20% van deze kosten draagt. De overige 80% van deze kosten worden in beginsel gedragen door de gemeenten. De verdeling wordt gebaseerd op het inwoneraantal van de betreffende gemeenten. 4. De kosten als bedoeld in lid 1 sub. b. tot en met d. dienen hun grondslag te hebben in de jaarlijkse begroting (Jaarplan). 5. De kosten van het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht worden maandelijks in rekening gebracht bij Partijen. 6.

De kosten van het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht die expliciet voortkomen uit een specifiek verzoek van een Partij, worden maandelijks rechtstreeks gefactureerd aan de Partij die dit verzoek heeft gedaan. 7. De kosten van de inzet van de programmamanager en -secretaris worden één keer per jaar in rekening gebracht bij Partijen. Wanneer een ambtelijk vertegenwoordiger vanuit het AK optreedt als plaatsvervangend programmamanager voor een periode langer dan twee maanden, worden ook de kosten van de inzet van deze ambtelijk vertegenwoordiger verdeeld op basis van de kostenverdeling zoals beschreven in lid 3. 8. Overige kosten gemaakt voor één Partij of een Vervoersperceel door vervoerder(s) of Contractmanagement Regiotaxi Utrecht worden één keer per jaar aan die betrokken Partij(en) toegerekend. 9. Overige kosten die niet te herleiden zijn naar één Partij of Vervoersperceel worden verdeeld op basis van de kostenverdeling zoals beschreven in lid 3 en één keer per jaar in rekening gebracht bij Partijen. 10.De inzet van ambtelijk personeel en bestuurders anders dan de inzet van de programmamanager en -secretaris of de vervanging van de programmamanager (zie lid 7) in verband met de Samenwerkingsovereenkomst komt voor rekening van de individuele Partijen en wordt niet in rekening gebracht.

11.Kosten voor vergaderfaciliteiten geleverd door één van de Partijen voor de in de Samenwerkingsovereenkomst genoemde overlegplatforms maken géén onderdeel uit van de onder lid 1 genoemde kosten. Deze worden gedragen door de betreffende Partij.

12.De kosten voor de inzet van de programmamanager en -secretaris zoals bedoeld in lid 1 onder c. worden bij aanstelling geraamd op basis van de te verwachte benodigde ureninzet per functie per jaar. Zowel de kosten voor de inzet van de programmamanager als van de programmasecretaris worden in de begroting (Jaarplan) opgenomen. 13.Budgetbeheer van kosten zoals bedoeld in lid 2 en lid 8 vindt plaats door de Partij waar deze betrekking op hebben. Budgetbeheer van kosten zoals bedoeld in lid 5 en lid 9 vindt plaats door de programmamanager. 14.Wanneer tijdens de contractperiode het vervoersvolume van het Sociaal recreatief Wmo-vervoer of het vervoersvolume van het OV-vangnet in een Vervoersperceel met 15% of meer toe- of afneemt ten opzichte van het volume voor dat perceel zoals opgenomen in het bestek, treden de gemeenten uit dat Vervoersperceel en de provincie met elkaar in overleg. Dit met als doel om samen tot een redelijke verdeling te komen van eventuele baten en lasten die met de afwijking in het vervoersvolume gepaard gaan.

Artikel 14

Archivering en Gegevensbescherming

1. Naast elke afzonderlijke gemeente en de provincie zorgt de programmasecretaris voor (digitale) archivering van de stukken die uit naam van de samenwerking opgesteld en verzonden worden bij de gemeente waar die in dienst is. 2. Bij de archivering van de stukken zoals bedoeld in lid 1 wordt de Archiefwet toegepast. 3. Partijen nemen bij het verwerken van gegevens de bepalingen uit de verwerkersovereenkomst in acht die in het eerste kwartaal van 2023 wordt opgesteld. Zodra deze verwerkersovereenkomst gereed is, maakt deze integraal onderdeel uit van de Samenwerkingsovereenkomst en wordt deze als bijlage toegevoegd. De gegevens worden enkel en alleen voor de afgesproken doeleinden gebruikt.

Artikel 15

Overeenkomsten Regiotaxi Utrecht

1. Indien een op basis van de aanbesteding gesloten overeenkomst met de Vervoerder(s) om welke reden dan ook tussentijds moeten worden beëindigd en dit leidt tot de verplichting tot schadevergoeding dan wel andere kosten - waaronder begrepen de eventuele kosten van een heraanbesteding en juridische kosten - worden de financiële gevolgen gedragen door de Partij die verantwoordelijk te houden is voor de tussentijdse beëindiging van de gesloten overeenkomst met de Vervoerder(s). 2. De financiële gevolgen uit het eerste lid worden verdeeld op basis van het inwoneraantal binnen het betreffende perceel conform het gestelde in artikel 13. 3. Indien de gesloten overeenkomst met de opdrachtnemer van het Contractmanagement Regiotaxi Utrecht leidt tot een tussentijdse beëindiging om welke reden dan ook, dan worden eventuele kosten en

schadeverplichtingen gedragen door alle Partijen conform de kostenverdeling zoals in artikel 13 is verwoord. 4. Indien een vervoerscontract tussentijds wordt beëindigd dan wel het gezamenlijke contract voor Contractmanagement Regiotaxi Utrecht tussentijds wordt beëindigd, verbinden (de betreffende) Partijen zich tot het voeren van de bijbehorende juridische procedures. Ook dragen zij in dat verband zorg voor de nodige procesbesluiten

Hoofdstuk 4

Overige- en slotbepalingen

Artikel 16 Wijze van samenwerken 1. Partijen dragen zorg voor een zorgvuldige, tijdige en juiste informatievoorziening die nodig is voor, van invloed is op of omstandigheden die samenhangen met een rechtmatige en doelmatige uitvoering van de afspraken in deze overeenkomst. Hieronder wordt ook verstaan een wijziging van bestaande wet- en regelgeving, dan wel het voornemen tot het opstellen van nieuw beleid of omstandigheden die naar verwachting politieke, maatschappelijke of juridische gevolgen kunnen hebben. 2. Partijen spreken elkaar aan wanneer zij van mening zijn dat de invulling van de samenwerking aangepast en of verbeterd moet worden. 3. Partijen kunnen elkaar gevraagd en ongevraagd adviseren over zaken die te maken hebben met de uitvoering van de afspraken in deze overeenkomst.

Artikel 17

Wijziging omstandigheden

1. Indien de omstandigheden waaronder de Samenwerkingsovereenkomst is gesloten zodanig wijzigen dat in redelijkheid niet meer van één van de Partijen kan worden gevergd dat de Samenwerkingsovereenkomst ongewijzigd in stand blijft, treden Partijen in de BS in overleg om nadere afspraken te maken. 2. De nadere afspraken blijven zo dicht mogelijk bij de bedoeling van de Samenwerkingsovereenkomst, zoals deze blijkt uit de hiervoor opgenomen overwegingen. 3. Indien Partijen overeenkomen de Samenwerkingsovereenkomst te ontbinden, wordt in de ontbindingsovereenkomst in elk geval bepaald op welke manier de financiële en de concrete afwikkeling van de lopende zaken plaatsvindt. 4. Indien Partijen niet tot overeenstemming komen binnen zes weken nadat dit onderwerp is aangekaart in de BS heeft de meest gerede Partij het recht de geschillenregeling in te roepen overeenkomstig het bepaalde in artikel 19.

Artikel 18

Duur van de overeenkomst

1. De Samenwerkingsovereenkomst wordt, met ingang van 20 januari 2023, aangegaan voor de duur van 4 jaar en 3 maanden met twee keer een optie tot verlenging van 2 jaar.

2. Een half jaar vóór het verstrijken van de maximale looptijd van 8 jaar en 3 maanden, maken Partijen schriftelijk bij de voorzitter van het BBO kenbaar of ze de Samenwerkingsovereenkomst nogmaals willen verlengen. Bij dit besluit tot verlenging, wordt de Samenwerkingsovereenkomst verlengd voor de looptijd van de nieuw te sluiten overeenkomsten met de Vervoerder(s). 3. Een Partij die tot beëindiging van de Samenwerkingsovereenkomst wil overgaan, kan de Samenwerkingsovereenkomst beëindigen per eerste mogelijkheid tot ontbinding van de gesloten overeenkomst met de Vervoerder (dus vóór de mogelijke opties tot verlenging van de overeenkomst met de Vervoerder). Deze Partij moet dit minimaal acht maanden hieraan vooraf schriftelijk kenbaar maken met inachtneming van lid 4. 4. Opzegging door een Partij dient schriftelijk te worden medegedeeld. De brief wordt gericht aan de voorzitter van het BBO. 5. Opzegging van de Samenwerkingsovereenkomst betekent dat de uitvoering van taken vanuit de samenwerking voor de betreffende Partij wordt stopgezet op datum feitelijke uittreding. 6. Zo spoedig mogelijk, doch maximaal zes maanden na de opzegging van de Samenwerkingsovereenkomst stuurt de BS van de samenwerking een overzicht aan de betreffende Partij van de te verwachten incidentele project- en frictiekosten, die uit de opzegging voortvloeien en ten laste van deze Partij komen. 7.

Deze incidentele frictiekosten bestaan mogelijk uit: a. Projectkosten, personele / inhuur lasten om de ontvlechting van een van de Partijen te realiseren; b. Personele fricties, omdat de totale vaste personele lasten door minder Partijen gedragen moeten worden en in de tijd mogelijk pas afgebouwd kunnen worden; c. Materiële fricties, omdat de totale vaste materiële lasten door minder Partijen gedragen moeten worden en in de tijd mogelijk pas afgebouwd kunnen worden. 8. De berekening van incidentele lasten geschiedt naar rato van de verdeelsleutel, zoals vastgelegd in artikel 13. Op de berekening van deze incidentele lasten, in de situatie zoals genoemd in het eerste lid, worden enkel de daadwerkelijk optredende frictielasten doorgerekend. 9. BS en de betreffende Partij kunnen ten behoeve van het bepalen van de incidentele project- en frictiekosten gezamenlijk een externe inschakelen die onafhankelijk advies uitbrengt over de hoogte van de incidentele kosten. Partijen beschouwen het oordeel van deze externe als bindend bij de definitieve bepaling van de incidentele kosten voor de uittredende Partij. De kosten van de externe die wordt ingeschakeld, zijn voor rekening van de uittredende Partij.