RIB22.121 Toezicht rapp. informatiebeheer 2020-2021

Q1 eerste helft maart • Eerste controlemoment: aanvoerder DMA deelt de voortgang van het jaarplan in het TIO, waar de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer bij aanwezig is. Aanvoerder DMA verwerkt daarna de gekregen feedback. Auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer schrijft een voortgangsverslag dat wordt opgenomen in de bijlage van het adviesdocument (oplevering november). • Externe archiefinspecteur levert uiterlijk medio maart definitief toezicht rapport aan. De auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer start met het schrijven van het adviesdocument en haalt onder andere de input/focus uit het toezicht rapport van de externe archiefinspecteur. Q2 eerste helft juni • Tweede controlemoment: aanvoerder DMA deelt de voortgang van het jaarplan in het TIO, waar de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer bij aanwezig is. Aanvoerder DMA verwerkt daarna de gekregen feedback. Auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer schrijft een voortgangsverslag dat wordt opgenomen in de bijlage van het adviesdocument (oplevering november). Q3 eerste helft september • Derde controlemoment: aanvoerder DMA deelt de voortgang van het jaarplan in het TIO, waar de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer bij aanwezig is. Aanvoerder DMA verwerkt daarna de gekregen feedback.

Auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer schrijft een voortgangsverslag dat wordt opgenomen in de bijlage van het adviesdocument (oplevering november). • Auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer formuleert eindoordeel over de uitvoering van het jaarplan van DMA, op basis van de gevoerde gesprekken tijdens de controlemomenten en de voortgang die auditor zelf heeft geconstateerd. Komt met een

•

advies voor het jaarplan voor volgend jaar (bijvoorbeeld: wat dient er volgend jaar anders aangepakt te worden) Auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer rond kwaliteitsmeting middels kwaliteitssysteem af en voegt dit samen met eindoordeel jaarplan DMA.

Q3 tweede helft september • Conceptversie van het adviesdocument van de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer gereed voor feedback. Het TIO en een strategisch adviseur IV hebben twee weken de tijd om het document te lezen. Q4 medio oktober • Medio oktober organiseert de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer een feedbacksessie op het adviesdocument met het TIO en de strategisch adviseur IV. Vervolgens verwerkt de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer de feedback in het adviesdocument. Q4 november • De auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer levert het definitieve adviesdocument aan bij de manager IV. • Tweede helft november organiseert de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer een overleg met manager IV, aanvoerder DMA en gemeentearchivaris om adviesdocument te bespreken. De aanvoerder DMA gebruikt adviesdocument en de feedback daarop vervolgens in het nieuwe jaarplan dat hij in december oplevert.

Cyclus start opnieuw

Start van het kwaliteitsproces Het kwaliteitsproces voor het toezicht op informatiebeheer zoals hierboven beschreven start vanaf januari 2023. 2022 gebruiken we om de twee processen uit te denken en om een goede start in 2023 voor te bereiden. Formats liggen klaar op het moment dat we starten met de cycli en het jaarplan van de aanvoerder DMA is in december opgesteld en besproken. Het eerste jaarverslag van de gemeentearchivaris zoals beschreven onder ‘Intern toezicht informatiebeheer’ volgt in 2023.