RIB22.121 Toezicht rapp. informatiebeheer 2020-2021

i

Hi | |

Publiekshal » Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl « www.twittter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 « zeist@zeist.nl

Catang rele bok

Gemeente Zeist

“ff

2022

Aan de gemeenteraad

Datum

LIBR ZF.

4 oktober 2022

Burgerservicenummer

Bijlage(n) Onderwerp

Ons kenmerk

LZ. /

44455

Uw kenmerk

3

Toezicht rapport

informatiebeheer 2020

(Q3/Q4) - 2021

Behandeld door

Jos van den Berg

Portefeuillehouder

Walter van Dijk

Geachte leden van de raad,

In lijn met de Informatieverordening 2019, sturen wij u met deze brief het jaarlijkse toezichtrapport over het

informatiebeheer toe. Dit toezichtrapport behandelt zowel de overgebrachte als nog niet-overgebrachte

informatie (het ‘oude’ en het ‘nieuwe! archief) en maakt een tussenbalans op van de mate waarin de gemeente Zeist voldoet aan de Archiefwet. Dit rapport gaat gepaard met een collegevoorstel. Voorgeschiedenis

In 2013 zijn er bij de gemeente Zeist grote stappen gezetrichting een digitaal — en dus papierloos — nieuw gemeentehuis. Daarbij is vooral aandacht besteed aan de voorkant: het digitaal werken en vormgeven van de digitale dienstverlening. De achterkant, zoals het digitale archiefbeheer, is daarbij onderbelicht gebleven. Zo

voldoen niet alle systemen waarmee we werken aan de eisen vanuit de Archiefwet, waardoor goed

informatiebeheer een opgave is gebleken. Tegelijkertijd nemen de eisen op het gebied van kwaliteit, toegankelijkheid en transparantie van informatie met de jaren toe en zijn ze randvoorwaardelijk geworden voor de maatschappelijke vraagstukken die er liggen. Een spanningsveld tussen wetgeving, zoals AVG, Archiefwet

en Wet Open Overheid zorgt daarbij voor nog meer complexiteit. Kortom: de transitie van analoog naar digitaal denken en archiveren is een lastig proces, waar alle centrale en lokale overheden mee worstelen. Het op orde brengen van ons digitale informatiebeheer is een langdurig proces waar we de komende jaren verder handen en voeten aan gaan geven.

Actief toezicht sinds 2022 Ons digitale informatiebeheer bleek onvoldoende op orde. De provinciaal toezichthouder oordeelde op 24

januari 2022 dat het informatiebeheer van de gemeente Zeist in grote mate niet aan de vereisten van de

Archiefwet voldoet. De belangrijkste conclusie was dat er bij de omslag van analoog naar digitaal

informatiebeheer en de randvoorwaarden die daarvoor nodig zijn weinig tot geen vooruitgang te zien is. De kwalificatie ‘voldoet niet’ zorgde ervoor dat de gemeente Zeist onder actief toezicht kwam te staan en de Provincie Utrecht sindsdien de voortgang van de verbeteringen monitort voor ten minste een jaar. U bent

hierover geïnformeerd via een briefafschrift direct vanuit de toezichthouder (documentnummer 8241592F dd.

4 februari 2022).

Austerlitz «» Boschen Duin « Den Dolder « Huis ter Heide « Zeist

Toezichtrapport In het voorjaar van 2022 heeft een nieuwe inspectie op het informatiebeheer plaatsgevonden, waarbij is teruggekeken naar de periode 2020 (Q3/Q4) - 2021. Middels deze brief informeren wij u over het daaruit

voortvloeiende toezichtrapport. De strekking van dit rapport komt volgens verwachting overeen met de eerder

door de Provincie Utrecht gestelde conclusies. Samengevat voldoet met name het digitale informatiebeheer nog niet aan wet- en regelgeving en is de kwaliteit van de digitale informatie onvoldoende geborgd. Het toezichtrapport kijkt echter ook vooruit naar de voornemens van de gemeente Zeist en constateert dat een

aantal daarvan al in 2022 in gang zijn gezet.

Huidige stand van zaken van het Informatiebeheer

Zo is de archiefvisie en het daaraan gekoppelde uitvoeringsplan geactualiseerd en vastgesteld voor de periode 2022-2026, is er een kwaliteitssysteem op hetinformatiebeheer ingevoerd en een handboek

vervanging vastgesteld en zijn er extra (tijdelijke) medewerkers aangenomen die allen meewerken aan het op

orde krijgen van hetdigitale informatiebeheer. Ook zijn we live gegaan met een nieuw zaaksysteem waarin we digitale informatie beter kunnen beheren, is er een kandidaat-gemeentearchivaris' aangesteld om het interne toezicht beter te regelen en is er een maandelijks Strategisch Informatie- en Dataoverleg (SIDO) gestart waarin de uitvoering van de verbeterpunten wordt gevolgd en bewaakt. Kwaliteitsproces toezicht op informatiebeheer

Tot slot is er een kwaliteitsproces voor het toezicht op het informatiebeheer ontwikkeld. Dit nieuwe

kwaliteitsproces bestaat uit twee jaarlijks terugkerende en op elkaar afgestemde cycli van toezicht en audits op het informatiebeheer: e Het interne toezicht gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de kandidaat-gemeentearchivaris. Zij

brengt het college halverwege hetjaar verslag uit over het informatiebeheer.

e

__De audits op het informatiebeheer worden uitgevoerd door een kwaliteitsmedewerker

informatiebeheer mede op basis van het kwaliteitssysteem, waarbij we inzoomen op de

verbeterpunten van het informatiebeheer en de voortgang ervan bewaken.

De aandachtspunten uit het toezichtrapport vormen mede de focus voor de audits en de resultaten uit de audits zijn input voor het volgende toezichtrapport. Deze PDCA-cyclus zorgt voor een betere signalering en tijdige bijsturing indien dat nodig wordt geacht. Met dit kwaliteitsproces zetten we een fundamentele stap in het verbeteren van het informatiebeheer. Wij vragen u kennis te nemen van hetinspectierapport (bijlage 1) en wijzen u ook op de andere bijlagen: een

voortgang van de verbeterpunten (bijlage 2) en het nieuwe kwaliteitsproces voorhet toezicht op het informatiebeheer (bijlage 3).Mochten er vragen zijn met betrekking tot de aanpak op het gebied van informatiebeheer, dan lichten we dat graag toe in een bijeenkomst met de raad. We vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist,

de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

/

dr.

H.S

Grotens

eZ

‘

1 In 2023-24 wordt de Archiefwet vernieuwd en wordt de aanwijzing van een gemeentearchivaris verplicht gesteld. Tot die tijd is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de archiefbescheiden

die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn gebracht. De gemeenteZeist heeft vooruitlopend op de wetswijziging een kandidaat-gemeentearchivaris aangesteld die via mandatering deze taken van de gemeentesecretaris uitvoert.

Toezichtrapport over het informatiebeheer 2020 (Q3 en Q4) t/m 2021 Gemeente Zeist

Ria Mink-Gijzen Archiefinspecteur Regionaal Archief Zuid-Utrecht Wijk bij Duurstede, 4 juli 2022

1

Inhoud

Inhoud ..................................................................................................................................................... 2 Managementsamenvatting .................................................................................................................... 3 KPI-verslag............................................................................................................................................... 5

Afbeelding op de voorzijde: Het raadhuis van Zeist in 1920 (gestileerd). Bron: geheugenvanzeist.nl

Versiebeheer 0.1

2

23 maart 2022

0.9

Initiële versie, op basis van ontvangen informatie Semi-definitieve versie, na bespreking

1.0

Definitief

4 juli 2022

25 mei 2022

Bespreken met de gemeente Zeist Bespreken met de gemeente Zeist

Managementsamenvatting Evenals vorige jaren maakt het toezichtrapport een tussenbalans op over de mate waarop de gemeente Zeist voldoet aan Archiefwet- en regelgeving. Daarbij komt het informatiebeheer binnen de organisatie aan de orde (de niet overgebrachte archieven), als ook het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en collecties. Deze rapportage sluit qua looptijd aan bij de rapportage van Glaudemans ArchiefAdvies d.d.16 november 2020. Het KPI-rapport levert een overzicht op van de mate waarin het informatiebeheer eind 2021 aan de wet voldeed. Inmiddels heeft u begin 2022 een schrijven ontvangen van het Team BEI/IBT Informatie- en archiefbeheer van de Provincie Utrecht met de boordeling over 2019-2020 met een doorkijk tot en met 2021. De beoordeling die u heeft ontvangen is ‘voldoet niet’. Dit KPIrapport onderschrijft dat, maar kijkt ook vooruit naar de voornemens van uw gemeente ten aanzien van de geplande noodzakelijke verbeteringen in 2022. Tussenbalans eind 2021 Samengevat voldoet met name het digitale informatiebeheer nog niet aan wet- en regelgeving. De kwaliteit van de digitale informatie is nog niet voldoende geborgd. Gedurende de verslagperiode werd een kwaliteitssysteem ingevoerd. Een aantal noodzakelijke instrumenten werd echter niet opgeleverd, deze zijn doorgeschoven naar het jaar 2022.

Door het herijken van de Archiefvisie bent u voornemens in 2022 noodzakelijke stappen te gaan zetten. Dit voornemen heeft u echter al een aantal jaren. Omdat uitvoering al jaren traag verloopt heeft de Provincie een actief monitoringstraject gestart. Voor het uitvoeren van de plannen voor 2022 heeft u middelen ter beschikking gesteld, ook om mensen te betrekken bij de uitvoering. Om uw verbeterplan/ uitvoeringplan te laten slagen is het zaak regelmatig te evalueren hoe de uitvoering loopt, bijvoorbeeld in het Strategische Informatie- en Data overleg (SIDO), en zo nodig tijdelijk extra formatie in te zetten. Tegelijkertijd is het ook van belang op den duur de personele situatie aan te passen op uitsluitend digitaal werken en archiveren. Voor een volledige rapportage verwijs ik u naar het KPI-verslag. Aandachtspunten komend jaar (2022) voor verbetering van het informatiebeheer Met uw verbeterplan (hierna uitvoeringsplan) voor de periode eind 2021 en 2022 geeft u planmatig uitvoering aan de voorgestelde verbeterpunten van Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Utrecht in hun schrijven van begin 2022. Aandachtspunten daarbij zouden moeten zijn: 1.

Benut vanaf 2022 het SIDO voor de monitoring van de uitvoering van uw uitvoeringsplan en breng het overleg van een tactisch naar een strategisch niveau, zodat u ook een overleggremium voorhanden hebt om in de toekomst op een strategisch niveau mee te blijven ontwikkelen. 2. Formaliseer in 2022 de rol van gemeentearchivaris. Op moment van schrijven heeft u de rol van kandidaat-gemeentearchivaris toegewezen aan mevrouw van Hofwegen. Formeel ligt de verantwoordelijkheid echter nog bij de gemeentesecretaris, conform het Besluit Informatiebeheer. 3. Breng in 2022 alle informatiestromen in de organisatie in kaart, ook de digitale informatie in vakapplicaties en op netwerkschijven, en pas ook op deze bestanden de regels van de Archiefwet (waaronder selectie en vernietiging) en het Kwaliteitshandboek toe. 3

4. Voer vanaf 2022 de vervanging planmatig uit en maak hiermee een einde aan de hybride situatie tot medio 2022. 5. Werk vanaf 2022 de achterstanden in dossiervorming en in (digitale) vernietiging weg. Stel daarvoor een realistisch plan op in 2022 en geef daar ook uitvoering aan. 6. Zorg in 2022 voor de wettelijk verplichte instrumenten: digitale bewaarstrategie, richtlijn migratie en conversie en een actueel metadataschema op basis van de recente standaard MDTO. 7. Maak in 2022 intern afspraken over het archiveren van sms en Whatsapp berichten. Volg hierbij zoveel mogelijk landelijke standaarden. 8. Neem in 2022 de nodige maatregelen om de archiefbewaarplaats en quarantaineruimte weer te laten voldoen aan de vereisten vanuit Archiefwet- en regelgeving. Ontruim in 2022 archiefruimte 5 die niet voldoet aan de vereisten. 9. Voer vanaf 2022 het e-depot project volgens plan uit. 10. Rond in 2022 de migratie van Corsa en Perfectview uit volgens planning. 11. Maak vanaf 2022 met alle verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen praktische beheerafspraken voor het archief- en informatiebeheer en toets deze afspraken periodiek via het kwaliteitssysteem.

4

KPI-verslag Voldoet het informatiebeheer aan wet- en regelgeving? Betekenis van de in het verslag gebruikte kleuraanduiding Voldoet Voldoet deels Voldoet niet 1. Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De Informatieverordening 2019 en het Besluit Informatiebeheer zijn nog geldend en op de meeste punten voldoende actueel. Het is zaak uw interne regelgeving geregeld te beoordelen en waar nodig te actualiseren, in ieder geval met de komst van de nieuwe Archiefwet- en regelgeving vanaf 1 juli 2024. U heeft op dit moment geen aangewezen gemeentearchivaris. Met de komst van de nieuwe Archiefwet wordt dat verplicht. Gedurende het verslagjaar is de gemeentesecretaris belast met het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archieven. De gemeentesecretaris brengt jaarlijks verslag uit aan B&W (ook over het beheer van de archiefbewaarplaats). In de toelichting bij artikel 2 staat dat de taak is opgedragen aan de interne toezichthouder informatiebeheer (archiefinspecteur). Deze zal jaarlijks een opdracht geven aan een bureau om basis van aangeleverde informatie een onafhankelijke toets te doen naar de staat van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Zeist. Dit verslag dient daartoe. De gemeente Zeist stelde via het Besluit Informatiebeheer een Strategisch Informatieoverleg (SIO) in.

Uw gemeente koos daarbij voor de naam Strategisch Informatie- en Data overleg (SIDO). Aan dit overleg nemen deel: -

de manager Informatievoorziening twee strategisch adviseurs Informatievoorziening de aanvoerders (coördinatoren) van de verschillende teams binnen Informatievoorziening de gemeentearchivaris (die tevens aanvoerder is).

U geeft aan een onafhankelijk deskundige in te schakelen als dat noodzakelijk is. Het doel van het SIDO is een brug te slaan tussen de brede teamopgave ‘Informatie op de juiste plek’ en de subopgaven binnen team Informatievoorziening die zich bezighouden met informatie (Gegevensmanagement, Veilig werken, Data-ontsluiting, Informatiemanagement). Het SIDO komt maandelijks bij elkaar en daarmee krijgt en houdt u overzicht op de ontwikkelingen op informatievlak en denkt u na over de toekomst. U houdt zich in SIDO-verband bezig met subteam-overstijgende vraagstukken en geeft richting aan de subopgaven. U vertaalt binnen het SIDO het strategisch niveau (I-visie) naar een tactisch niveau. Voorbeelden van thema’s die in het SIDO de revue passeren: ethiek, procesgericht werken, kwaliteitsmanagement, transparantie van de overheid en innovatief gebruik van informatie. Het SIDO is recent gestart en nog in de opbouwfase. Een SIO zoals de wetgeving dat voor zich ziet, houdt zich op strategisch niveau bezig met maatschappelijke, organisatorische en technologische ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de informatiehuishouding en vertaalt dit naar beleid over de ontwikkeling en kwaliteitsverbetering van de informatiehuishouding, en de archivistische opgaven die daaruit voortvloeien. Het SIO zou op deze wijze het belangrijkste overlegplatform rondom informatievoorziening en –beheer binnen de 5

gemeente Zeist moeten zijn. Het verdient aanbeveling het SIDO op dat gebied uit te breiden: beleid(skaders), besluiten van gemeente brede projecten met een informatie/archief-component toetsen en diverse gemeente brede verantwoordingen/verbeterprocessen monitoren. U kunt in dat kader ook teruggrijpen naar het gestelde in uw Besluit Informatiebeheer. De gemeente Zeist heeft haar beleidsvisie op het gebied van archief- en informatiebeheer vastgelegd in de Archiefvisie 2017-2020. Eind 2019 heeft de gemeente Zeist een informatievisie ontwikkeld. In 2021 startte u met de actualisatie van de Archiefvisie. De informatievisie volgt de methodiek om de gemeentelijke informatievoorziening door te ontwikkelen gestuurd vanuit maatschappelijke opgaven en ketens. De actualisering van de Archiefvisie richt zich primair op deze twee ontwikkelingen. U stelde de Archiefvisie voor de periode 2022-2026 opnieuw vast. Onderdeel van de Archiefvisie is een uitvoeringsplan, waarmee u voornemens bent verbeteringen keten/procesgericht (prioritering per jaar) door te voeren. Om de uitvoering te versnellen zal een structurele investering in kwaliteit en capaciteit nodig zijn voor het team Informatiemanagement. Het monitoren van de uitvoering van de visie kunt u inbedden binnen de overlegstructuur van uw SIDO. De gemeente Zeist neemt deel in een groot aantal samenwerkingsverbanden.

Behalve met de Omgevingsdienst Utrecht (OdrU) dient u afspraken te maken met de overige samenwerkingsverbanden over de inrichting van het informatiebeheer. U neemt het uitvoeren van een analyse op archief- en informatiebeheer in samenwerkingsverbanden op in uw uitvoeringsplan 2021-2022. U bent voornemens te starten met bureau-onderzoek. De gemeente Zeist doet haar publicaties en bekendmakingen via overheid.nl. Na de inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties per 1 juli 2021 is deze wijze van publiceren verplicht. De Archiefverordening en Beheerregeling van de gemeente Zeist zijn voldoende actueel. Het SIDO is recentelijk qua overlegstructuur opgestart en richt zich op tactische zaken. Uw Archiefvisie is in 2022 herijkt. De gemeente Zeist heeft nog niet met alle samenwerkingsverbanden beheerafspraken gemaakt ten aanzien van het informatiebeheer. 2. Mensen en middelen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De formatie van team Informatiemanagement is eind 2018 uitgebreid met een digitale DIVer/kwaliteitsmedewerker, een zogenoemde aanvoerder & spelverdeler informatiebeheer, een archivaris (en aanvoerder & spelverdeler) voor het gemeentearchief en een adviseur digitale informatie/ archivering (totaal ca.

4 FTE). De medewerkers werken met grote inzet aan hun taak. De vraag is wel, of er op de langere termijn kwantitatief én kwalitatief voldoende formatie aanwezig is om al het informatiebeheer onder controle te krijgen en te houden. In 2021 was er sprake van enige wisselingen in de personele bezetting. Een collectiebeheerder begon zijn werkzaamheden in 2021 bij het gemeentearchief. Ook maakte u de keuze om grote inventarisatieprojecten in het vervolg uit te besteden. Een aantal medewerker van het gemeentearchief ontvingen bijscholing door ArchiefBC ten aanzien van het inventariseren van kleinere archieven. Aan het vastgestelde archiefbewerkingsproces voor de archieven in de archiefbewaarplaats Zeist geeft u de komende jaren uitvoering. Er zijn in 2022 nog wel enige vacatures, met name aan de DMA kant. Het is van belang de personele situatie aan te passen aan het uitsluitend digitaal werken en archiveren. De rol van de afdeling wordt 6

een andere dan die in het analoge tijdperk. Daarbij passen veranderende competenties en opleidingen. De verdeling van middelen in de gemeente op het gebied van archief- en informatiebeheer lijkt voldoende op niveau. Het budget van het onderdeel Informatievoorziening bevat een component voor het uitvoeren van projecten. Er zijn echter achterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden. De plannen voor het wegwerken van beheerachterstanden van papieren informatie van 2010 en jonger (Wervelwind03) zijn vanwege de corona-periode stil blijven liggen. U bent nog steeds voornemens dit weer op te pakken. In plannen voor bewerking van deze informatie teneinde deze in goed, geordende en toegankelijke staat te brengen is deels nog niet voorzien. Tevens zijn er aanzienlijke achterstanden in digitale selectie en vernietiging. Eén van de aanbevelingen van Glaudemans ArchiefAdvies was het opstellen van een plan van aanpak voor het verrichten van het achterstallig beheer voor de Zeister archieven uit de periode 2013-2020, het numeriek geborgen analoge deel, digitale dossiers met een onduidelijke juridische status en van de zogenaamde hybride archieven. Zonder een dergelijk plan blijft het grote risico bestaan op het verlies van informatie. Gedurende de verslagperiode brengt uw gemeente wel enige zaken in kaart op dit onderdeel, maar het heeft niet geleid tot een volledig plan van aanpak.

Er is nog niet voldoende inzicht bij de gemeente Zeist voor de middellange termijn of de beschikbare middelen voor de gehele archief- en informatiefunctie voldoende zijn. Er zijn nog enige vacatures aan de DMA kant. Er zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? In 2012 is geconstateerd dat archiefbewaarplaats en de quarantaineruimte voldoen aan de eisen in de Archiefregeling. Inmiddels bestaat daarover twijfel. U ontving begin 2022 de aanbeveling de archiefbewaarplaats, de quarantaineruimte en de archiefruimte met te bewaren archiefbescheiden opnieuw te laten inspecteren. Een inspectie is inmiddels uitgevoerd door de archiefinspecteur van het RAZU. Daarbij heeft u ten aanzien van de archiefbewaarplaats en quarantaineruimte aanbevelingen ontvangen. Het is zaak hier gevolg aan te geven. Bij kluis 5 zijn zoveel tekortkomingen geconstateerd dat het verstandiger is het te bewaren materiaal met spoed te verplaatsen naar het gemeentearchief en in kluis 5 niet langer te bewaren archief op te slaan. Uw gemeente heeft inmiddels de beschikking over een e-depot voorziening van Divault. Voor de komende twee jaar gebruikt u deze “digitale archiefbewaarplaats” voor het opdoen van ervaring. Hiervoor stelt u in 2022 een ontwikkelteam samen.

Met de ontwikkeling van de plannen start u binnenkort. In 2023 worden de vervolgstappen bepaald. Op moment van schrijven bevindt zich nog geen digitaal archief in het e-depot. Overigens is een e-depot altijd meer dan alleen de technische voorziening. Formeel is de definitie van een e-depot: ‘Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.’ Gedurende de verslagperiode besteedde u aandacht aan de inventarisatie van benodigde plankruimte in uw archiefbewaarplaats voor nog te verwachten analoge archieven (analoge archieven Zeist, archief van de Omgevingsdienst Regio Utrecht (OdrU) en nog te acquireren particuliere archieven). Voor 2023 is een financiële reservering gemaakt voor uitbreiding van de ruimte in de archiefbewaarplaats. 7

De gemeente Zeist heeft sinds eind 2021 een calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats en de quarantaineruimte. Beide zijn onderdeel van het Collectiehulpverleningsplan van het Gemeentearchief Zeist vastgesteld door B&W op 12 februari 2019. Er is een rol voor externe expertise door Van Waarde. Het is noodzakelijk het plan jaarlijks te actualiseren en te oefenen. Ook lijkt het Collectiehulpverleningsplan niet van toepassing op de inhoud van kluis 5. In 2021 schaft Zeist zaaksysteem.nl aan met als doel om daar langdurig in te archiveren. Er bevinden zich nog archiefbescheiden in uw oude DMS-en Corsa en PerfectView. Zie hiervoor hoofdstuk 6 van dit KPI-verslag. Op moment van schrijven staat er nog geen informatie in zaaksysteem.nl, dit bevindt zich nog in uw oude DMS en PerfectView. Grip krijgen op alle informatiestromen (zowel analoog en digitaal) binnen uw organisatie is essentieel voor het duurzaam beheren van informatie. U krijgt al een aantal jaren de aanbeveling om alle informatiestromen binnen uw organisatie in kaart te brengen. Dit geldt voor digitale informatie in vakapplicaties, op netwerkschrijven, in oude documentmanagementsystemen, Whatsapp, websites en mogelijk ook nog in e-mailboxen van medewerkers (en bestuurders). Het uitvoeringsplan 20212022 besteedt hier aandacht aan. U legt daarbij de focus op de digitale kant van de informatie.

Uw archiefruimte is in 2012 goedgekeurd als archiefruimte. Een inspectie is echter noodzakelijk. Deze vindt in 2022 plaats. Uw gemeente beschikt over een goedgekeurde archiefbewaarplaats en quarantaineruimte. Een inspectie is echter noodzakelijk. Deze vindt in 2022 plaats. De gemeente Zeist schaft in 2022 een technische e-depot voorziening aan. Op moment van schrijven bevindt zich nog geen digitaal archief in het e-depot. U beschikt over een vastgesteld calamiteitenplan voor analoge archieven van het gemeentearchief in de archiefbewaarplaats en de quarantaineruimte. De gemeente Zeist heeft geen volledig beheer op de digitale archiefbescheiden. Er dient beter inzichtelijk te worden gemaakt in welke applicaties zich archiefbescheiden bevinden. Ook moet nog in kaart worden gebracht hoe de opslag en het duurzame beheer is geregeld op netwerkschijven en in e-mailboxen van medewerkers en bestuurders. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(verbetering) van haar informatiehuishouding? Een kwaliteitssysteem met kwaliteitshandboek werd eind 2021 opgeleverd. De basis van uw kwaliteitssysteem is gelegd aan de hand van de handreiking KIDO-Light van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). U verrichte gedurende het verslagjaar een nulmeting aan de hand van het kwaliteitshandboek.

Daaruit volgde een analyse met aanbevelingen, die u heeft opgevolgd. Daarmee is de Plan-Dp-Check-Act cyclus in gang gezet. U bent voornemens in 2022 een één-meting te verrichten bij team Informatievoorziening. Op moment van schrijven is dit afgerond. Het adviesrapport heeft u bekend gemaakt bij de manager Informatievoorziening. Het SIDO heeft kennisgenomen van het adviesrapport. Een vervolgstap is het koppelen van de uitgevoerde controles aan bestaande auditprocessen binnen uw organisatie. Als onderdeel van het kwaliteitssysteem zijn ook de eerste kritische processen binnen team Informatievoorziening beschreven. In 2022 bent u voornemens hiermee verder te gaan, waarbij een aantal processen geprioriteerd is. Het doel is de komende jaren geleidelijk toe te werken naar een overzicht, beschrijving en PDCA voor alle gemeentelijke processen. 8

Archiefdienst Ingevolge artikel 2 lid 2 van de Informatieverordening gemeente Zeist 2019 brengt de gemeentesecretaris jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 3 bepaalt dat het college eenmaal per jaar aan de raad verslag doet over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentesecretaris aan hen is uitgebracht. In de praktijk stelt een externe toezichthouder archieven deze rapportage op. De voorgaande jaren gebeurde dit door Glaudemans ArchiefAdvies en dit jaar verzorgde de archiefinspecteur van RAZU de rapportage. Daarnaast brengt de coördinator (aanvoerder) tweejaarlijks verslag uit bij de wethouder. Uw gemeente ontwikkelde gedurende het verslagjaar plannen om een gemeentearchivaris aan te wijzen. Vanaf 2022 zal mevrouw van Hofwegen deze rol gaan uitvoeren. Formeel blijft echter de gemeentesecretaris nog verantwoordelijk, omdat de huidige Archiefwet- en regelgeving een diplomaeis stelt. Mevrouw van Hofwegen is niet in het bezit van het vereiste diploma archivistiek.

De wijziging van de Archiefwet is voorzien voor 1 juli 2024. Een andere medewerker van het gemeentearchief zal de rol van kwaliteitsmedewerker/archiefinspecteur (mevrouw Mordasiewicz). In de verslagperiode is, In afwijking van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 onder de bevelen van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De gemeente Zeist heeft sinds 2021 een kwaliteitszorgsysteem, en pakt vanaf 2021 de noodzakelijke kwaliteitscontroles in het zaaksysteem planmatig op. De komende jaren worden alle gemeentelijke processen beschreven. Uw gemeente beschikte in de verslagperiode niet over een gemeentearchivaris met toezichthoudende taken. Met de komst van de nieuwe Archiefwet is het aanwijzen van een gemeentearchivaris verplicht. Informeel functioneert mevrouw van Hofwegen vanaf 2022 als gemeentearchivaris. Formeel blijft de gemeentesecretaris die verantwoordelijkheid dragen. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Zeist beschikt niet over een overzicht van (te bewaren) analoge en digitale archiefbescheiden voor de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Ook uw gemeente beschikt inmiddels over een hybride archief omdat er zowel analoge als digitale archiefbescheiden zijn gevormd (periode 2009-heden). De huidige archiefwetgeving stelt een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden verplicht, ongeacht de vorm. Voor de reeds overgebrachte informatie heeft u een dergelijk overzicht wel beschikbaar. De gemeente Zeist beschikt niet over een aantal belangrijke instrumenten voor het digitaal beheer van archiefbescheiden. Wel stelde u gedurende de verslagperiode een metadataschema op, op basis van het toepassingsmodel Lokale Overheden (TMLO), zoals ontwikkeld in opdracht van de VNG. In 2021 is het TMLO opgevolgd door ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO). De vertaalslag naar het MDTO en een nadere aanscherping van het schema moet uw 9

organisatie nog maken. Er is slechts een conceptversie van een digitale bewaarstrategie binnen de gemeente Zeist beschikbaar. Zonder een doordachte digitale bewaarstrategie is een verantwoorde overgang naar digitaal archiveren niet goed mogelijk en is er een hoog risico op verlies van informatie. Belangrijke onderdelen van een dergelijke strategie zijn regels voor migratie en conversie, vastleggen van standaardformaten en het vaststellen van een metadataschema volgens de recent vastgestelde nieuwe landelijke standaard MDTO. De websites van de gemeente worden bewaard via Pagefreezer. Op uw website trof ik de gearchiveerde websites aan vanaf 2014 (van de gemeente en verwante instanties Centrum Zeist Vernieuwt en OmZeist). Veel gemeenten hebben inmiddels ook maatregelen genomen om hun sociale media (zoals Facebook of Twitter) geautomatiseerd te bewaren. Ik zie op uw website dat u ook Facebook en Twitter archiveert. Aandachtspunt is het feit dat het platform Facebook niet altijd goed meewerkt bij archivering. Op 29 oktober 2021 berichtte de VNG over een ontwerp-selectielijst voor het bewaren van e-mails. Veel overheidsorganisaties worstelen met het archiveren van e-mail. Het concept zal op uitvoerbaarheid beproeft gaan worden.

Volgens de Selectielijst Gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 moeten e-mails bewaard worden bij zaken en nemen zo de bewaartermijn van die zaak over. Over het algemeen is de werkpraktijk niet geautomatiseerd, waardoor archivering tijdrovend en arbeidsintensief is. Daardoor kan de gemeente knelpunten ondervinden bij het behandelen van WOB-verzoeken en verantwoording aan de gemeenteraad en toezichthouders. Het verdient aanbeveling vanaf 2022 de ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend te blijven volgen. Op 20 maart 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (RvS) een uitspraak gedaan over de vraag of de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) van toepassing is op sms- en WhatsApp-berichten. De uitspraak is helder: op sms- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid is de WOB van toepassing, ongeacht of deze berichten op de zakelijke of privé telefoon van een bestuurder of ambtenaar staan. Dit betekent dat deze voortaan bij een WOB-verzoek moeten worden betrokken. En dat bestuursorganen ervoor moeten zorgen dat er geen afbreuk kan worden gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de WOB kunnen worden ontleend. Daarvoor was al bekend dat tekstberichten gelden als archiefbescheiden zoals bedoeld in de Archiefwet 1995. Toch worden tekstberichten vaak niet goed gearchiveerd.

De uitspraak van de RvS benadrukt het belang van de archivering van tekstberichten. Sinds die tijd zijn er verschillende richtlijnen verschenen. In het najaar verscheen de reactie van de VNG op het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (OE) over archivering in de keten van de Basisregistratie Personen. Bij de inwerkingtreding van de Registratie niet-ingezetenen in 2014 heeft de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) brondocumenten over geëmigreerde personen overgenomen van gemeenten. RvIG mag deze niet verwerken en wil deze documenten (met uitzondering van in het buitenland uitgegeven Nederlandse paspoorten) vernietigen. RvIG stuurt al 1,5 jaar geen documenten meer naar gemeenten waar iemand zich heeft hervestigd. Vernietiging zou voor de betrokken burgers kunnen betekenen dat gegevens opnieuw moeten worden aangeleverd. Als documenten niet vindbaar zijn, kunnen zij problemen krijgen. De inspectie OE onderzocht de hele keten van de BRP. Daarbij is onder andere samengewerkt met de VNG Adviescommissie Archieven. Een aantal gemeenten is via een steekproef bevraagd op de uitvoering. De bevindingen benadrukken de urgentie van de aanpassing van de BRP voor een betere ontsluiting en duurzame toegankelijkheid van brondocumenten. Dit in het belang van burgers die nu geen volledig overzicht krijgen van wie in de keten beschikt over welke persoonsgegevens.

De VNG, BZK en stakeholders werken hieraan samen in de Ontwikkelagenda toekomst BRP. Eén van de aanbevelingen van de inspectie OE aan gemeenten is om de bevindingen uit de Zelfevaluatie BRP te delen met de gemeentearchivaris ten 10

bate van diens toezichthoudende taken. Het verdient aanbeveling gegevens over zelfaudits binnen informatiebeheer goed te beoordelen. U kunt dit koppelen aan uw kwaliteitssysteem. Uw gemeente beschikt niet over een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van analoge en digitale nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Uw gemeente beschikt over een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van analoge en digitale overgebrachte archiefbescheiden. De gemeente Zeist beschikt over een metadataschema op basis van TMLO. Uw gemeente beschikt nog niet over een vastgestelde digitale bewaarstrategie. Voor het bewaren van de websites van de gemeente Zeist wordt gebruik gemaakt van Pagefreezer. Voor het archiveren van sociale media (Facebook en Twitter) maakt u gebruik van Pagefreezer. Voor het archiveren van sms en Whatsapp berichten heeft uw gemeente nog geen richtlijnen/ beleid ontwikkeld. Mogelijk kunt u gebruik maken van landelijke standaarden.

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? U werkt in 2021 verder aan het opstellen van een handboek vervanging voor processen in het zaaksysteem. Recentelijk (11 mei 2022) heeft uw college een besluit tot vervanging genomen, vooralsnog niet met terugwerkende kracht. Op het handboek vervanging vond geen audit plaats. Het nemen van een vervangingsbesluit is een noodzakelijke stap om een einde te maken aan het hybride werken vanaf 2022. Ondertussen bewaart u in kluis 5 de reeds gescande poststukken in een numerieke serie. Omdat het vervangingsbesluit niet geldt met terugwerkende kracht blijft het verwerken van deze numerieke serie een belangrijk aandachtspunt. Het besluit vervanging zal worden uitgevoerd op processen in het (nieuwe) zaaksysteem. Het is verstandig analoge informatie buiten het zaaksysteem niet uit het oog te verliezen. Vanaf 2018 heeft u ook plannen voor retrospectieve vervanging van constructietekeningen bij bouw- en omgevingsvergunningen. Deze plannen worden vanaf 2022 nader uitgewerkt. De gemeente Zeist heeft nog geen formeel vastgesteld beleid voor conversie en migratie. Dit zal onderdeel moeten worden van de nog te ontwikkelen digitale bewaarstrategie.

In 2021 had u een technische migratie van archiefbescheiden in Corsa en PerfectView over de periode 2013-2020 in voorbereiding. Het werd gedurende het verslagjaar nog niet afgerond. U stelde een migratieplan op. Op basis van Archiefwet- en regelgeving dient u uiteindelijk een verklaring van migratie op te stellen. Zoals bekend zijn archiefbescheiden in de uitgefaseerde systemen slecht geordend en er zijn achterstanden bij waardering en selectie. Ook is er nog een serie van numerieke berging van papieren originelen. Een migratie naar een zaaksysteem lost dit probleem uiteraard niet op. Jaarlijks worden door de gemeente op basis van de selectielijst vernietigingsvoorstellen samengesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentearchivaris. In de verslagperiode 11

werden vernietigingslijsten over het analoge gedeelte voorgelegd en akkoord bevinden. Er zijn dan ook geen achterstanden in de vernietiging van analoog archief. Vernietiging binnen het oude DMS, in applicaties en op netwerkschijven is nog niet voldoende procedureel geregeld en vindt dan ook niet plaats. Niet alleen vanuit de archiefwetgeving, ook op grond van de privacywetgeving mag informatie, met name als het gaat om persoonsgegevens, niet langer worden bewaard dan strikt nodig. Op 17 maart 2021 vonden de verkiezingen voor de Tweede Kamer plaats. Een aantal archiefbescheiden is in dit kader na 3 maanden te vernietigen conform de Kieswet art. O5 (o.a. stembiljetten en processen-verbaal van de stembureaus). Vernietiging heeft vermoedelijk wel plaatsgevonden, maar de registratievorm is u vooralsnog niet bekend. De gemeente Zeist heeft geen hotspotmonitor vastgesteld. Wel heeft de gemeente Zeist corona als hotspot aangewezen. Op 11 mei 2022 neemt het college het vervangingsbesluit. Dit geldt vooralsnog niet met terugwerkende kracht. Over de periode tot en met 2021 is hybride archief aanwezig. De gemeente Zeist heeft nog geen formeel vastgesteld beleid voor conversie en migratie. De jaarlijkse vernietiging van analoge archiefbescheiden vindt plaats volgens de wettelijke procedure op basis van de selectielijst.

Digitale vernietiging in uw (oude) DMS, in applicaties, e-mailboxen en schijven vindt niet plaats volgens de eisen uit Archiefwet- en regelgeving. De gemeente Zeist heeft nog geen hotspotmonitor vastgesteld. 7.

Overbrenging Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

De gemeentelijke archiefbescheiden uit de periode 1811-2009 zijn opgenomen in uw archiefbewaarplaats. Daarbij is ook de formele archiefwettelijke overbrenging uitgevoerd. Het is onduidelijk of er achterstanden zijn ten aanzien van het overbrengen van akten van de burgerlijke stand. Een zogenoemde toegankelijkheidsverklaring op de website van het gemeentearchief is nog niet gerealiseerd. Op de website van de gemeente is dat wel gerealiseerd. Aan de screening van de auteursrechtelijke situatie van het beeldmateriaal wordt gestaag gewerkt. Dat geldt ook voor de screening van overgebrachte archieven op bijzondere persoonsgegevens (AVG): de particuliere archieven zijn af, de overheidsarchieven moeten nog. In 2021 stelde uw gemeentearchief een beleidsstuk op over AVG en dienstverlening. In 2022 volgt op dat punt een verbeterplan. In 2023 en 2024 zullen aanpassingen gebeuren voor de overheids- en particuliere archieven. De bouwvergunningen zijn in analoge vorm overgebracht tot en met 2010. Inzage geschiedt echter middels de niet overgebrachte digitale kopie daarvan door medewerkers van het Bouwloket (inclusief anonimiseren). Dat is uit praktisch oogpunt verdedigbaar, maar archiefwettelijk niet helemaal juist. Als archief is overgebracht, en openbaar, zou de inzage en dienstverlening (met slechts marginale kosten voor verstrekken van kopieën) moeten verlopen via het gemeentearchief.

U gaf eerder aan een meerjarenplanning voor het digitaliseren van overgebrachte archieven op te willen stellen, maar koos er gedurende het verslagjaar voor om eerst grip te krijgen op de archieven die er al zijn, die goed te ontsluiten en daarna plannen voor digitaliseren te ontwikkelen. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie openbaar tenzij er in goed overleg beperkingen ten aanzien van de openbaarheid zijn gesteld. Tijdens de openingstijden van de studiezaal zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te 12

raadplegen door onderzoekers op de studiezaal. Veel geraadpleegde bronnen zoals bijvoorbeeld de Doop-, Trouw- en Begraafboeken (DTB), krantencollecties en beeldmateriaal zijn gratis te raadplegen via de website geheugenvanzeist.nl. Voor niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. De gemeente heeft haar archief tot en met 2009 overgebracht naar de archiefbewaarplaats (bouwvergunningen tot en met 2010) De archieven zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats. De verklaring van overbrenging met de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid is daarbij opgemaakt.

13

Bijlage Voortgang verbeterpunten Informatiebeheer Horend bij Collegevoorstel Toezicht rapportage Informatiebeheer 2020-2021 (stuknummer 44455, datum 04-10-2022)

Wat is de kern van Informatiebeheer Om de stand van zaken goed te kunnen duiden is het goed om over hetzelfde te praten als we het over “informatiebeheer” hebben. De kern van informatiebeheer bestaat uit drie zaken die goed geregeld moeten worden zodat we de juiste informatie op de juiste plek beschikbaar hebben voor inwoners, organisaties, medewerkers en bestuur. 1.

Elk stuk (analoge of digitale) informatie moet in het juiste formaat met de juiste metadata (etiket) op de juiste vindplek opgeslagen worden.

Dit is de verantwoordelijkheid van eenieder in de organisatie. De teammanagers waarbij de informatie wordt aangemaakt zijn hiervoor procesverantwoordelijk en daarmee eigenaar. De opgeslagen informatie heeft echter nazorg nodig. Het moet bijvoorbeeld na een aantal jaren óf vernietigd worden óf overgebracht worden naar het archief waar het voor altijd bewaard dient te worden. De voorwaarden hiervoor staan in de Archiefwet. Een ander type nazorg is de controle op de juiste opslag van informatie op de juiste plek met de juiste metadata (etiket). Het uitvoeren van dit soort activiteiten noemen we het informatiebeheer. 2.

Elk stuk (analoge of digitale) informatie heeft een bepaalde mate van nazorg nodig, van klein naar groot.

De nazorg is de verantwoordelijkheid voor een team specialisten in de organisatie. Dit is het team Informatie Management waar de vereiste kennis over de nazorg zit. Dit team heeft daarnaast een adviserende functie richting de rest van de organisatie/procesverantwoordelijken over het juist opslaan van informatie. Om de twee basistaken binnen informatiemanagement, het juist opslaan van elk stuk informatie en de nazorg ervan, gestructureerd naar een hoger niveau te tillen is een kwaliteitscyclus nodig. 3.

De kwaliteitscyclus (PDCA) binnen informatiemanagement bestaat uit het concreet toetsen van de juiste opslag van informatie en het toezicht op de nazorg.

Het toetsen op de juiste opslag van informatie is de verantwoordelijkheid van de specialisten, het team Informatie Management. Het toezicht op de juiste nazorg is de interne (gemandateerde) verantwoordelijkheid van de Gemeentearchivaris en de externe verantwoordelijkheid van de Provincie als interbestuurlijk toezichthouder. Stand van zaken verbeterpunten Provincie Voor wat betreft de specifieke verbeterpunten van de Provincie is de status als volgt: Verbeterpunten Provincie

Resultaat

Actualiseer de bestaande Archiefvisie en breng die in samenhang met de I-visie. Maak op basis van deze visies een compleet en realistisch verbeterplan voor het regelen van de omslag van analoog naar digitaal informatiebeheer.

Geactualiseerde Archiefvisie met uitvoeringsplan, vastgesteld door het college op 15 maart 2022 (zaaknummer 0439959)

Breng alle informatiestromen in de organisatie in kaart, ook de digitale informatie in vakapplicaties en op netwerkschijven, en pas ook op deze bestanden de regels van de Archiefwet (waaronder selectie en vernietiging) en het Kwaliteitshandboek toe.

We volgen hier de ketengerichte benadering, dit zal dus in stappen gaan. Zo is het nieuwe zaaksysteem inmiddels (juli 2022) in productie voor 150 standaard processen. Die informatie is daarmee geborgd. In de loop van komende jaren zal zich dit geleidelijk uitbreiden over alle gemeentelijke processen.

Voer de vervanging planmatig uit en maak hiermee een einde aan de hybride situatie.

Werk de achterstanden in dossiervorming en in (digitale) vernietiging weg.

Zorg voor de wettelijk verplichte instrumenten: digitale bewaarstrategie, richtlijnen migratie en conversie en een actueel metadata-schema.

Handboek “vervanging” is gereed en vastgesteld. Door vervanging worden digitale documenten leidend in (delen van) processen waar dat nu nog niet zo is. Daarmee kunnen we de papieren documenten op die plekken vervangen door digitale opslag. De daadwerkelijke vervanging in processen zal ook in stappen gaan, daar waar het informatiebeheer goed geregeld is. De achterstanden zijn niet in één jaar weg te werken, we doen dit stapsgewijs. De uitvoering is weerbarstig. Zo hebben we bijvoorbeeld geen compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van met name digitale nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Die stukken moeten we eerst in beheer krijgen voordat we kunnen vernietigen. De nodige instrumenten zijn opgesteld en ambtelijk vastgesteld.

Richt een kwaliteitssysteem in waarmee u de kwaliteit van uw informatiehuishouding periodiek kunt controleren en bijsturen. Stel daarvoor een Kwaliteitshandboek vast.

Kwaliteitssysteem en handboek gereed en ambtelijk vastgesteld

Laat de archiefbewaarplaats inclusief quarantaineruimte en de archiefruimten toetsen op de recente wet- en regelgeving. Neem de nodige maatregelen om deze weer te laten voldoen aan de vereisten.

De toets heeft in het voorjaar van 2022 plaatsgevonden. Eenvoudige maatregelen zijn in gang gezet of gerealiseerd. Complexe maatregelen worden verder uitgewerkt.

Zorg bij de inrichting van uw e-depot dat deze voldoet aan de wettelijke eisen.

Strategische uitganspunten e-depot zijn opgesteld, worden in Q4 2022 vastgesteld

Maak met alle verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen praktische beheerafspraken voor het archief- en informatiebeheer en toets deze afspraken periodiek via het kwaliteitssysteem.

Gestart met analyse gemeenschappelijke regelingen. Realisatie gepland in 2023.

Onze aanpak in het uitvoeringsplan Kunnen we in één jaar voor alle gemeentelijke processen het vereiste minimumniveau (gesteld door de archiefwet) bereiken voor de drie kerntaken van informatiebeheer? Nee is het heldere antwoord. Het vergt een geleidelijke aanpak. We volgen een ketengerichte benadering, waarbij per tijdsblok een groep van bij elkaar horende processen wordt opgepakt (bijvoorbeeld processen burgerzaken). De ketens waarin de grote ontwikkelingen plaats vinden zijn het eerst aan de beurt om het vereiste minimumniveau te bereiken. Denk hierbij aan de invoering van het Digitale Stelsel Omgevingswet en de ingebruikname van een nieuw zaaksysteem voor onze product- & dienstverlening bij Burgerzaken. Met andere woorden; waar we een doorstart maken, gaan we het vanaf nu ook goed doen. Tegelijkertijd moet er ruimte zijn in die ketens achterstallige informatie op te ruimen of te vernietigen. Als dit is afgerond pakken we de volgende ketens (groep van processen) op.

Kwaliteitsproces Toezicht op het informatiebeheer per 2023 Tatjana Mordasiewicz (auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer) Noortje van Hofwegen (gemeentearchivaris) augustus 2022

Inhoud

Hoofdlijnen + overzicht rollen Intern toezicht informatiebeheer Interne audit informatiebeheer Rollen en verantwoordelijkheden Fasering per cyclus Proces intern toezicht Proces interne audit Start van het kwaliteitsproces

Hoofdlijnen Gemeenten dienen bij de uitvoering van hun informatiebeheer te voldoen aan de Archiefwet. De gemeentearchivaris ziet toe op de naleving van deze wet (zie Archiefwet 1995, artikel 32). Dit doet de gemeentearchivaris in samenwerking met een archiefinspecteur. Bij de gemeente Zeist hebben we geen archiefinspecteur, maar een auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer. Drielijnenmodel De gemeente Zeist hanteert vanaf 2023 jaarlijks twee toetsingscycli: enerzijds het formele interne toezicht op het informatiebeheer, anderzijds de interne audit op het informatiebeheer. Deze cycli zijn ingericht conform het drielijnenmodel voor risicomanagement. Hierin zien we de proceseigenaren die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse praktijk als de eerste lijn (business), de interne audit als tweede lijn (control) en het toezicht als derde lijn (internal audit). PDCA-cyclus Met deze constructie van twee jaarlijks terugkerende toetsingscycli tracht de gemeente Zeist meer inzicht te krijgen in de kwaliteit van het informatiebeheer en meer grip te krijgen op een juiste uitvoering ervan. Het inspectierapport dat in het kader van het interne toezicht wordt geschreven, bepaalt (deels) de focus voor de interne audit (kwaliteitsmeting). Het adviesdocument dat uit de audit resulteert is vervolgens weer input voor het inspectieverslag het jaar erop, enzovoort.

Op deze manier houdt de gemeente Zeist gedurende het jaar beter vinger aan de pols en stuurt ze tijdig bij waar het nodig is: een PDCA-cyclus. Hieronder staan de twee cycli uitgewerkt, gevolgd door een lijst met rollen en verantwoordelijkheden.

Intern toezicht informatiebeheer (3e lijn) Verantwoordelijkheid van gemeentearchivaris In de Zeister Informatieverordening (2019) staat dat de gemeentesecretaris jaarlijks verslag uitbrengt over het beheer van de archiefbewaarplaats en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.1 De uitvoering van deze taken zijn gemandateerd aan de kandidaatgemeentearchivaris.2 Voor dit jaarlijkse verslag huurt de gemeentearchivaris een externe archiefinspecteur in, zodat er een zo objectief mogelijk inspectierapport over het informatiebeheer wordt geschreven. De gemeentearchivaris vult dit rapport aan met: >>> een jaarverslag over het beheer van de archiefbewaarplaats >>> een overzicht van het informatiebeheer bij verbonden partijen (gemeenschappelijke regelingen) >>> een reactie op het inspectierapport van de manager Informatievoorziening (IV) Dit toezichtrapport wordt door de gemeentearchivaris en de manager IV aangeboden aan en besproken met de zorgdrager: het college van burgemeester en wethouders.3 Het college doet

1

Informatieverordening Gemeente Zeist 2019, artikel 2 lid 2. Deze rol is in mei 2022 vastgesteld door het college en was bij de totstandkoming van deze archiefverordening nog niet aanwezig. 3 De portefeuillehouder wordt door gemeentearchivaris en manager IV bijgepraat en het rapport wordt vervolgens middels een collegevoorstel aangeboden aan het college. 2

vervolgens conform Informatieverordening verslag aan de raad.4 In het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) stuurt de gemeentearchivaris namens het college uiterlijk 15 juli het toezichtrapport naar de provinciaal archiefinspecteur. Daarop volgt indien nodig een gesprek tussen gemeente en provincie en ontvangt het college richting het einde van het jaar een beoordelingsbrief, die per afschrift naar de raad gaat. De aandachtspunten in deze brief vormen vervolgens input voor het verbeterplan. Tegelijkertijd met het college brengt de gemeentearchivaris de afdeling control in kennis. De afdeling ontvangt het toezichtrapport en anders dan bij de aanbieding aan het college heeft de manager IV hier geen rol in.

Doorlooptijd Het proces van intern toezicht loopt van januari tot 15 juli, de voorbereiding en de gesprekken in het kader van het IBT daarbij buiten beschouwing gelaten. Op deze wijze toetst de gemeente Zeist jaarlijks het informatiebeheer binnen de gemeente en de verbonden partijen. Hiermee voldoet de gemeente Zeist aan de Archiefwet en aan haar eigen lokale besluitvorming rondom dit onderwerp.

Interne audit informatiebeheer (2e lijn) Verantwoordelijkheid van auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer Vanaf 2023 zal er – naast het hierboven beschreven formele interne toezicht – ook jaarlijks een interne audit op het informatiebeheer plaatsvinden. Deze audit bestaat uit twee onderdelen: >>> een kwaliteitsmeting aan de hand van het kwaliteitssysteem informatiebeheer5, uitgevoerd door c.q. onder leiding van de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer. >>> een toets op het jaarplan (met de bijbehorende activiteiten en resultaten) dat jaarlijks door de aanvoerder van DMA wordt voorgelegd aan de manager IV, de gemeentearchivaris en de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer. Anders dan bij het toezicht rapport door de gemeentearchivaris zoomt de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer met haar audit veel meer in op specifieke onderdelen van het informatiebeheer. De focus wordt bepaald door 3 elementen: >>> het toezicht rapport van de gemeentearchivaris >>> het jaarplan van de aanvoerder DMA >>> controleplan dat aan het begin van het jaar wordt opgesteld door de auditor en de manager IV De resultaten worden verwerkt in een adviesdocument aan de manager IV en bepaalt de focus voor het jaarplan van de aanvoerder DMA en het controleplan vanuit de manager IV en de auditor.

Doorlooptijd Het proces van de interne audit loopt van december (jaarplan DMA) tot en met november (oplevering adviesdocument).

4

Na vaststelling door het college gaat het toezichtrapport middels een Raadsinformatiebrief (RIB) naar de raad. 5 Het kwaliteitssysteem informatiebeheer is een meetinstrument dat in ontwikkeling is en elk jaar groeit naarmate er meer grip komt op de informatiehuishouding.

Rollen en verantwoordelijkheden Provinciaal archiefinspecteur (3e lijn) De interbestuurlijk toezichthouder informatie- en archiefbeheer houdt interbestuurlijk toezicht op de gemeente over de uitvoering van de Archiefwet. Gemeenteraad (3e lijn) Stelt de kaders voor het informatiebeheer vast en controleert het college. College van burgemeester en wethouders (zorgdrager en eindverantwoordelijk) Verantwoordelijkheden: belast met de zorg voor de archiefbescheiden, stelt hier middelen voor beschikbaar, schrijft regels voor het informatiebeheer en legt jaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraad. Gemeentesecretaris/manager IV (1e lijn) Verantwoordelijk voor de uitvoering van het centrale informatiebeheer zoals de Archiefwet voorschrijft. Mandaat van secretaris aan manager IV.6 Gemeentesecretaris/gemeentearchivaris (3e lijn) Brengt jaarlijks verslag uit aan het college van B&W over het toezicht op de uitvoering van het informatiebeheer binnen de gemeente en de verbonden partijen. Mandaat van secretaris aan archivaris. Auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer / manager IV (2e lijn) Werkt het meetinstrument kwaliteitssysteem verder uit en voert een jaarlijkse audit op het informatiebeheer uit.

Manager IV/aanvoerder DMA (1e/2e lijn) Stelt aan de hand van het interne toezicht en de interne audit elk jaar een jaarplan/verbeterplan op en legt dit voor aan gemeentearchivaris en auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer. Mandaat van manager IV aan aanvoerder DMA.

6

N.B.: Elke proceseigenaar binnen de organisatie is verantwoordelijk voor het juiste beheer van de informatie die voortvloeit uit de werkprocessen van die betreffende afdeling. Team IM (onder manager IV) faciliteert en regelt daarmee uiteindelijk het centrale informatiebeheer.

Fasering per cyclus Proces intern toezicht Verantwoordelijkheid van: gemeentearchivaris Q3-Q4 september/oktober • Auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer zorgt voor de externe archiefinspecteur die in opdracht van de gemeentearchivaris de jaarlijkse inspectie uit gaat voeren. Q4 november/december • De auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer verzamelt bij de IV-collega’s de stukken die nodig zijn voor de inspectie. Q1 januari • De externe archiefinspecteur start zijn inspectie • Gemeentearchivaris schrijft jaarverslag omtrent beheer van het statisch archief (Wat en hoeveel is er ontsloten? Wat is geacquireerd?) en brengt het informatiebeheer bij gemeenschappelijke regelingen in kaart. Q1 februari • Externe archiefinspecteur levert medio februari een conceptversie van het toezicht rapport aan en voert naar aanleiding van het rapport gesprekken met IM (aanwezig zijn: gemeentearchivaris, aanvoerders IM, auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer en wie er nog meer nodig is). De externe archiefinspecteur past vervolgens het rapport aan. Q1 maart • Externe archiefinspecteur levert uiterlijk medio maart definitief toezicht rapport aan en voert afsluitend gesprek met gemeentearchivaris en auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer. • Gemeentearchivaris en auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer bespreken tweede helft maart het verslag in het TIO.

Q1 eerste helft april • Aanvoerder DMA schrijft wat IM/DMA van plan is te gaan doen met de punten uit het toezicht rapport. Stemt dit met manager IV af, die vervolgens een managementreactie schrijft (of laat schrijven). Managementreactie wordt naar gemeentearchivaris verstuurd. Q2 tweede helft april • Gemeentearchivaris voegt managementreactie, jaarverslag en overzicht GR’en toe aan toezicht rapport en rondt toezicht rapport daarmee af. • Gemeentearchivaris maakt samen met manager IV een afspraak bij portefeuillehouder (eerste helft mei) om hem te informeren en agendeert het toezicht rapport op de agenda van het college van B&W (tweede helft mei) • Gemeentearchivaris schrijft collegevoorstel, strategische adviseur IV + aanvoerder DMA schrijf RIB. Beiden stemmen inhoud af met manager IV. Q2 eerste helft mei • Informerend gesprek tussen portefeuillehouder, manager IV en gemeentearchivaris over toezicht rapport.

• •

Gemeentearchivaris agendeert collegevoorstel in het college. Dit moet op de dinsdag voorafgaand aan de week van de vergadering en vóór 10 uur. Gemeentearchivaris biedt toezicht rapport ter informatie aan de afdeling Control.

Q2 tweede helft mei • College van burgemeester en wethouders nemen kennis van toezicht rapport door collegevoorstel vast te stellen Q2 juni • Na vaststelling van het collegevoorstel door het college gaat het toezicht rapport met de RIB naar de raad, die kort daarop wordt verzonden. Dit regelt de afdeling bestuurszaken met de griffie. Hiermee is de gemeenteraad geïnformeerd. • Toezicht rapport en RIB worden door de gemeentearchivaris namens het college van burgemeester en wethouders ook verstuurd naar de provincie in het kader van het interbestuurlijk toezicht. Dit moet uiterlijk 15 juli gebeurd zijn, maar bij voorkeur al eerder. Najaar • Er vindt een gesprek plaats tussen de provinciaal toezichthouder en de manager IV, de gemeentearchivaris, de aanvoerder DMA en de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer in het kader van het IBT. De beoordelingsbrief van de provincie wordt na dit gesprek naar het college van B&W verzonden en gaat per afschrift naar de gemeenteraad. Cyclus start opnieuw

Proces interne audit Verantwoordelijkheid van: auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer De interne audit op informatiebeheer bestaat uit twee onderdelen: >>> kwaliteitsmeting middels het kwaliteitssysteem. Dit proces loopt grofweg van januari tot september. >>> advisering en toets op het jaarplan DMA en de uitvoering ervan. Dit bestaat uit 3 controlemomenten (voortgangsbesprekingen), waarvan de laatste in september plaatsvindt. In het adviesdocument dat de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer uiteindelijk in november oplevert zijn beide onderdelen samengevoegd en verwerkt tot een integraal advies. Q4 eerste helft december • Aanvoerder DMA stelt integraal jaarplan1 op en heeft deze uiterlijk eind december besproken in het TIO2, waarbij de manager IV en de auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer aansluiten. In dat jaarplan staat: wat pakken wij het komende jaar op, hoe pakken we het aan en wie gaat het uitvoeren. Inclusief planning. • Auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer stelt samen met manager IV een controleplan op waarin de focus voor de audit het komende jaar bepaald wordt. Q1/2/3 januari - september • De auditor/kwaliteitsmedewerker informatiebeheer start met de meting middels het kwaliteitssysteem.