RIB22.018 Jaarplan zwembad Dijnselburg

36 uur 28 uur 36 uur 36 uur (extra, in plaats van personeel inhuur)

De (meeste) medewerkers die op dit moment via een pay roll constructie werken, doen wij ook een aanbod voor het werken voor de nieuwe BV. Deze medewerkers maken geen aanspraak op het sociaal plan, maar doen we vanuit de BV wel een aanbod in lijn met de nieuwe cao.

5.5.

Dienstverlening aan het zwembad vanuit NV SRO

Ten behoeve van de nieuwe organisatie zwembad Dijnselburg voert SRO verscheidene werkzaamheden uit zoals het beheer en exploitatie van het zwembad. De kosten van de dienstverlening van SRO worden transparant aan de gemeente Zeist verantwoord. De op te richten BV is onderdeel van NV SRO. NV SRO heeft aandeelhouders en een Raad van Commissarissen die toezicht houden op het gevoerde beleid. Dit beleid kenmerkt zich door een lange termijn visie van maatschappelijk verantwoord ondernemen. SRO werkt sober en doelmatig voor het publiek domein. SRO hanteert normatieve opslagen voor algemene kosten in haar dienstverlening voor haar opdrachtgevers waaronder gemeente Zeist (zwembad Dijnselburg). Concreet rekent SRO met een opslag van 20% op de te leveren diensten (omzet excl. exploitatiebijdrage). Dit resulteert in een bedrag van circa EUR 300k. In deze algemene kosten zit de complete ondersteunende dienstverlening van SRO. deze bestaat onder andere uit het verzorgen van het personeelsbeleid, werving en selectie van personeel, het opleiden van personeel en het voeren van de salarisadministratie. Daarnaast verzorgt SRO de complete financiële administratie, zoals het verwerken van facturen, de betalingen, incasso’s, debiteurenbeheer, interne en externe verantwoordingen, business en financial control et cetera.

Ook de gehele ICT wordt door SRO verzorgd, dat wil zeggen het beheer van netwerk en systemen, helpdesk, upgrades, beveiliging et cetera. Ook de post- en archiefzaken worden door SRO gedaan. Tevens verzorgt SRO het inkoopbeleid inclusief advies en ondersteuning bij aanbestedingen. Tenslotte levert SRO management- en directietaken voor de BV. Voor dit alles wordt een separate dienstverleningsovereenkomst gesloten tussen de NV SRO en de lokale BV.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

23

At arms length Transacties en rechtshandelingen van BV met haar aandeelhouders (waaronder begrepen maar niet beperkt tot de dienstverleningsovereenkomst) zullen steeds plaatsvinden at arm’s length, wat wil zeggen dat dit zal plaatsvinden onder zakelijke voorwaarden (kosten + redelijke winstopslag). Te denken valt onder meer aan afspraken over prijs/kwaliteit, service levels en de gevolgen van wanprestatie.

5.6.

Dienstverlening vanuit het zwembad aan klanten

Gebruikersbetrokkenheid Gebruikers worden op meerdere manieren betrokken bij de exploitatie van zwembad Dijnselburg. We organiseren daarvoor de volgende zaken. We houden jaarlijks een klanttevredenheidsonderzoek waarbij (individuele) bezoekers in de gelegenheid gesteld worden hun tevredenheid over het zwembad uit te spreken. Tegelijkertijd organiseren we jaarlijks ‘gebruikersoverleggen’ met de vaste huurders van het zwembad, in het bijzonder de verenigingen. De verenigingen zijn, naast gebruiker van het bad, voor ons ook nadrukkelijk een partner in het aanbieden van activiteiten. We gaan na op welke wijze we in gezamenlijkheid uitvoering kunnen geven aan nieuwe activiteiten die tegelijkertijd ten goede van de verenigingen komen en bijdragen aan het vergroten van het maatschappelijk rendement van Dijnselburg. Klachtenregeling Klachten vertellen hoe onze klanten tegen ons functioneren aankijken. Het biedt de mogelijkheid om de klantrelatie te verbeteren of te herstellen. Daarnaast geeft het ook goede informatie over de processen, die eventueel verbeterd kunnen worden. Het oplossen van klachten is voor de klant belangrijk. Consumenten zijn steeds kritischer en mondiger. De hoeveelheid informatie via media en internet speelt hierbij een grote rol.

Zwembad Dijnselburg vindt het belangrijk om zich positief te onderscheiden en wil de afhandeling van klachten snel, zorgvuldig en begripvol naar de klant toe oppakken. We bieden klanten ook de mogelijkheid tot het geven van suggesties ter verbetering van onze service en dienstverlening. Hiervoor zijn op de accommodatie kaarten aanwezig waarop de klant zijn suggestie kan communiceren. Daarnaast bieden we ook de mogelijkheid om dit digitaal te doen via onze website. Ook via Twitter en Facebook kunnen klachten binnenkomen. De werkwijze is dat de betreffende persoon gevraagd wordt contact op te nemen zodat wij de klacht in behandeling kunnen nemen. Als de klant een klacht heeft ingediend ontvangt de klant binnen 2 werkdagen een ontvangstbevestiging per e-mail of brief of wordt hij telefonisch op de hoogte gesteld. Daarin wordt vermeld bij wie de klacht in behandeling is, dat de klacht binnen drie tot zes weken word afgehandeld en wat de verdere procedure is. Een klacht kan ook direct door een medewerker worden opgelost bijvoorbeeld vanuit het logboek of bij melding aan de receptie. In dat geval ontvangt de klant een bevestiging van de klacht en de afhandeling.

Communicatie De afgelopen periode is ten aanzien van de verzelfstandiging van zwembad Dijnselburg een communicatiestrategie opgezet met onder meer een kernboodschap, waaruit blijkt wat de ambitie voor het zwembad is en hoe het proces naar die verzelfstandiging toe eruit ziet. Daarnaast is in het afgelopen ‘tussenjaar’ 2017, in lijn met de professionaliseringsslag van de bedrijfsvoering, inzet gepleegd op de marketingcommunicatie rond de producten en diensten van het zwembad. Dit is ‘low profile’ gedaan, wat wil zeggen dat de basis op orde is gebracht: de website is geactualiseerd met frisse teksten en een duidelijke structuur, zodat praktische informatie over openingstijden en lesaanbod snel en eenvoudig te vinden zijn.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

24

Voor logische momenten zoals vakanties en de start van nieuwe lessen is er een advertentielijn en social media-inzet ontwikkeld. Daarnaast is op diverse momenten gebruik gemaakt van (free) publicity, onder meer om de maatschappelijke betrokkenheid van het zwembad te laten zien. De huisstijl van het zwembad is bewaard gebleven. Insteek van de verzelfstandiging van de bedrijfsvoering is dat ook de (marketing)communicatie wordt overgedragen aan de nieuwe exploitant. Hiertoe wordt de komende periode nauw samengewerkt met partner NV SRO. Niet alleen om te bezien hoe de communicatie vorm en inhoud wordt gegeven de komende jaren, maar zeker ook om af te tasten wat ónze nieuwe rol wordt. De gemeente blijft immers eigenaar, financierder en klant van zwembad Dijnselburg. Het zwembad is van grote maatschappelijke waarde voor de inwoners van Zeist en omgeving, wat er toe zal leiden dat we er als gemeente elk geval goed op zullen blijven toezien!

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

25

6. Financiële vormgeving 6.1.

Werkwijze

Hieronder volgt een korte toelichting op de financiële constructie met de toekomstige onderneming zwembad Dijnselburg die gaat gelden na oprichting van de joint venture in samenwerking met de NV SRO. De toelichting gaat over het totale gemeentelijk budget ten behoeve van het zwembad, over de voorgestelde inrichting van de jaarlijkse financiële bijdrage alsmede de afwikkeling van (geboekt) financieel resultaat. Als gezegd heeft de raad op basis van enkele (te hanteren) uitgangspunten en randvoorwaarden ingestemd met de zienswijze over de toekomstige organisatievorm van het zwembad. Zo bevatte het organisatieveranderingstraject onder meer de volgende kaders:  Toekomstvisie: toename maatschappelijk rendement van zwembad Dijnselburg.  Financiële lasten: geen bezuinigingsmaatregel, wel door efficiëntere bedrijfsvoering een bijdrage leveren aan extra kwaliteit van het zwembad.  Budgetneutraliteit: de huidige beschikbare zwembadmiddelen vormen het vertrekpunt.  Financieel risico: het resterende risico voor de gemeente wordt transparanter en teruggebracht tot net niveau van een “verrassingsvrije exploitatie”.  Regie: de gemeente behoudt blijvend regie op het maatschappelijke producten- en dienstenaanbod dat binnen c.q. vanuit het zwembad wordt aangeboden.

Beschikbaar budget Gesteld is dus dat de huidige middelen die voor het zwembad beschikbaar (begroot) zijn het uitgangspunt vormen voor het (toekomstig) budget. Het “budgetneutrale uitgangspunt” is ook gehanteerd richting de begrotingsbehandeling van november 2017. Hiertoe is geïnventariseerd wat het concrete budget ten behoeve van de exploitatie van het zwembad op dit moment is. Hieronder is dat beknopt in beeld gebracht en vervolgens toegelicht:  Het totaal beschikbare directe budget voor het zwembad (bron: begroting Zeist 2018) bedraagt € 1.250.000 en bestaat uit o.a. kapitaallasten, onderhoud en dagelijkse exploitatie.  Daarnaast maakt de gemeente elk jaar zogenaamde overheadkosten, het zgn. indirecte budget. In 2017 bedroegen deze overheadkosten circa € 730.000. Een deel van deze overheadkosten kan één op één worden toegerekend aan het zwembad en wordt geacht direct vrij te kunnen vallen indien het zwembad wordt uitbesteed. Berekend is dat dit deel € 250.000 bedraagt. Meer over de overhead (in de zin van gemeentelijke ontvlechtingskosten in hoofdstuk 7 van dit businessplan).  Het directe budget (€ 1.250.000) en het beschikbare indirecte budget (€ 250.000) tezamen vormen het totale exploitatiebudget voor het zwembad, zijnde € 1.500.000.

“Budgetneutraal” houdt dus in dat de gemeente ook in de komende jaren maximaal het bedrag van € 1.500.000 beschikbaar kan stellen voor de exploitatie van het zwembad. Beschikbaar budget vs. exploitatiebijdrage Het exploitatiebudget van €1.500.000 is een ‘intern’ bedrag en kan niet worden gelijk gesteld met het bedrag dat jaarlijks wordt uitbetaald aan de zwembadorganisatie ten behoeve van de exploitatie. Dit is om twee redenen. 1.

Ten eerste blijft de gemeente zelf nog een aantal kosten van het zwembad dragen. Zo blijft de gemeente eigenaar van het zwembad. Daarmee blijft de gemeente ook verantwoordelijk voor het groot en planmatig onderhoud aan het zwembad. Deze onderhoudskosten maken samen met de kosten van rente, afschrijving en enkele andere kleinere kostenposten onderdeel uit van de vastgoedexploitatie die bij de gemeente blijft. Daarnaast komen nog andere kosten voor rekening van de gemeente, zoals de compensatieverplichting in het kader van het sociaal plan.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

26

2.

Ten tweede is het deel van het budget dat beschikbaar wordt gesteld aan de BV afhankelijk van een jaarlijks door de BV op te stellen plan. In dit Jaarplan moet de BV uiteenzetten op welke wijze het de exploitatie van het zwembad zal vormgeven in het aankomende jaar. Het deel van het beschikbare budget waarvoor de BV een (goedgekeurd) plan heeft, wordt uitbetaald. Het deel van het budget waarvoor de BV (nog) geen concreet plan heeft (m.a.w. waarvan zij nog niet aan de voorkant weet waaraan het besteed zal gaan worden) zal vooralsnog niet uitbetaald worden. De concrete uitvoering hiervan (het reserveren van het restant exploitatiebudget voor extra maatschappelijke diensten) wordt hieronder en onder het kopje ‘Uitvoering’ verder toegelicht.

De BV kan de exploitatie van het zwembad en de bijbehorende maatschappelijke producten en diensten, integraal financieel voordeliger uitvoeren dan de gemeente. De extra budgetruimte die hierdoor ontstaat willen we graag (op basis van kaderstelling door de raad) beschikbaar houden om extra maatschappelijk rendement te realiseren. Het is mogelijk dat het zwembad niet direct in het eerste jaar of opvolgende jaren het volledig beschikbare bedrag uit de meerjarenbegroting (budget) nodig heeft of direct wenst aan te wenden. In dat geval valt de exploitatiebijdrage vanuit de gemeente dus lager uit dan het volledig beschikbare budget. Zo laat de (voorlopige) exploitatieprognose voor 2018 al een lagere exploitatiebijdrage zien. De BV wil graag gaandeweg het exploitatiejaar –in alle rust en overzicht- initiatieven ontplooien en die op dat moment aan de gemeente voorleggen. De gemeente beschikt op dat moment dus ook nog over budget daartoe (namelijk het deel van het beschikbare exploitatiebudget dat niet in eerste instantie is geprognosticeerd en als gevolg daarvan als vergoeding is toegekend). Samengevat, het budget bestaat grofweg uit de volgende posten:

Uitvoering (op basis van de overeenkomsten) In het concept van de beheer- en exploitatieovereenkomst tussen gemeente en de BV is vastgelegd dat de gemeente jaarlijks het budget van € 1.500.000 beschikbaar stelt ten behoeve van het zwembad ter vergoeding van te leveren maatschappelijke producten en diensten. De uitbetaling van het budget wordt opgesplitst: het eerste deel wordt aan het begin van het jaar aan de BV verstrekt, op basis van het jaarplan. Onderdeel daarvan is een exploitatiebegroting. Deze begroting moet uiteraard (evenals de rest van het jaarplan) goedgekeurd worden door de gemeente en geeft de exploitatiebijdrage weer die uitgekeerd wordt aan het zwembad als vergoeding voor te leveren diensten. Een tweede (of volgend) deel wordt verstrekt op het moment dat er (concrete) plannen zijn voor aanvullende maatschappelijke activiteiten (in dat jaar of een volgend jaar). Op deze wijze wordt gezorgd voor het gewenste extra maatschappelijk rendement ten behoeve van de inwoners van Zeist. De gemeente zal het betreffende ‘potje’ met een eventueel budgetoverschot (“reserve maatschappelijk rendement”) gaan beheren. De reserve wordt steeds gevuld met (eventueel) restant budget dat aan het begin van het exploitatiejaar “over” is. Dus het verschil tussen het beschikbaar (gemeentelijk) budget en de exploitatiebijdrage die voortvloeit uit de ingediende begroting uit het jaarplan.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

27

Blijkt het zwembad in de loop van het jaar haar activiteitenplan aan te willen passen (dat wil zeggen, uit te breiden), dan kan in overleg met de gemeente besloten worden om het resterende deel van het budget geheel of gedeeltelijk alsnog toe te kennen als vergoeding. Blijft ook aan het eind van het jaar nog een deel van het budget over, dan zal de gemeente dit toevoegen aan het budget van het volgende jaar Waardoor dus maatschappelijk rendement gecreëerd kan worden de komende jaren, op meer “natuurlijke” momenten. Deze kan worden ‘gespaard’ voor maatschappelijk rendement activiteiten voor de aankomende jaren). De gemeente behoudt zo volledige controle over de toekenning en aanwending van het budget en krijgt tegelijkertijd de mogelijkheid om te sparen voor projecten. De twee geldstromen fungeren in de praktijk als communicerende vaten en zorgen ervoor dat we tegemoet komen aan alle op dit vlak door de raad gestelde kaders, te weten: budgetneutraal, begrotingsarm/risicovrij, méér maatschappelijke rendement en blijvende regie op het maatschappelijke producten- en dienstenaanbod. Uiteraard is het niet de insteek eindeloos door te sparen als de BV jaar na jaar het beschikbare budget niet volledig verbruikt. Daarnaast wordt afgesproken dat (na 5 jaar) óók het beschikbare budget van (circa) € 1.500.000 door de raad wordt geëvalueerd. De BV heeft hierop géén invloed.

Wel moet geborgd zijn dat de BV de exploitatie en de bijbehorende maatschappelijke producten en diensten te allen tijde kan betalen uit het beschikbare budget. Het budget kan dus niet te ver worden verlaagd. Vastlegging (in plannen) Om het maken van afspraken tussen de partijen met betrekking tot het bovenstaande in goede banen te leiden bevatten de huidige concept overeenkomsten de verplichting voor de BV om twee soorten documenten opstellen:  Periodiek stelt de BV een (strategisch) beleidsplan op waarin haar koers in de komende 5 jaar wordt uitgestippeld. Dit plan moet vervolgens worden voorgelegd aan de AvA (de gemeente en SRO in hun rol van aandeelhouders) en door de AvA worden goedgekeurd.  Jaarlijks stelt de BV een jaarplan op met alle bijbehorende stukken waaronder een begroting met een uitvoerings-, investerings- en financieringsplan. Dit jaarplan legt de BV in haar rol van opdrachtnemer ter goedkeuring voor aan de gemeente als opdrachtgever. Hierin staat weergegeven hoe de BV van plan is om in het aankomende jaar aan de opdracht te voldoen. Op basis van het jaarplan en deze begroting doet de BV een voorstel voor de hoogte van de jaarlijkse vergoeding (exploitatiebijdrage) van de gemeente. Deze bijdrage kan dus van jaar tot jaar verschillen. De directie van de BV kan gedurende het jaar het plan opvatten om extra maatschappelijke producten of diensten te gaan leveren.

In dat geval kan de BV de gemeente vragen om een extra vergoeding. Hiertoe levert de BV een ‘business case’ aan met begroting. Derhalve wordt het jaarplan (dat de begroting bevat) aangepast / aangevuld. Dit aangepaste jaarplan moet wederom door de gemeente worden goedgekeurd alvorens de gemeente verplicht is de vergoeding te betalen.

6.2.

Kapitaal, weerstandsvermogen en dividenduitkering

Rondom de storting van kapitaal en op te bouwen weerstandsvermogen zijn de volgende afspraken gemaakt:  Bij oprichting storten SRO en gemeente de aandelen vol (de nominale waarde). Vervolgens is ervoor gekozen om ook gezamenlijk agio te storten. Het verschil tussen het gestorte aandelenkapitaal en agio is de wijze van uitkeren. Indien we op een later moment besluiten dat de BV wel verder kan met een kleiner kapitaal, dan kunnen we de BV een deel van het eigen vermogen laten uitkeren. Het uitkeren van agio kan zeer eenvoudig. Voor het uitkeren van gestort aandelenkapitaal is echter een akte nodig. Afgesproken is dat beide partijen EUR 10.000 aandelenkapitaal storten en EUR 90.000 aan agio. De BV beschikt daarmee na oprichting over een vermogen van EUR 200.000, wat gezien de omvang van geldstromen en omzet een geschikt vermogen is voor een bestendige bedrijfsvoering. Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

28

 Nadat de BV winst heeft gemaakt, beslist de AvA (na afloop van het boekjaar) wat er met deze winst wordt gedaan. De AvA kan besluiten om de winst uit te keren aan de aandeelhouders (dividend) of om de winst toe te voegen aan de reserves van de BV zodat de BV in de toekomst meer weerstand kan bieden tegen verliezen. Partijen kunnen ervoor kiezen om van tevoren reeds af te spreken dat de winst tot een bepaald bedrag wordt gereserveerd. Hiertoe staat opgenomen in de aandeelhoudersovereenkomst dat partijen afspreken om de eerste EUR 50.000 winst te sparen (en dus in de BV te laten): “Uitkering van winst vanuit JVBV is pas aan de orde nadat JVBV uit winstinhoudingen een algemene reserve heeft gevormd van ten minste [EUR 50.000].” Dit betekent dat:  



de BV bij oprichting zal beschikken over EUR 20.000 aan aandelenkapitaal en EUR 180.000 aan agio (in totaal een eigen vermogen van EUR 200.000); de eerste EUR 50.000 winst niet aan de aandeelhouders wordt uitgekeerd, maar dat de AvA zal besluiten hiervan een algemene reserve te vormen (zodat het eigen vermogen bij voldoende winst verder zal toenemen tot EUR 250.000); en dat alle winst die gemaakt wordt bovenop de algemene reserve van EUR 50.000 mag worden uitgekeerd aan de aandeelhouders (tenzij de AvA anders besluit).

 Indien de BV verlies maakt dan kan dit verlies ten laste komen van de gevormde algemene reserve. Maakt de BV op een later moment weer winst dan kan deze pas weer worden uitgekeerd nadat de reserves weer tot het afgesproken bedrag van EUR 50.000 zijn aangevuld.  Indien de BV winst heeft gemaakt, en de algemene reserve van EUR 50.000 is reeds volgens afspraak gevormd, dan kan de AvA na afloop van het jaar besluiten wat er met de winst moet gebeuren. Bij AvA-besluit kan deze winst worden uitgekeerd aan de aandeelhouders dan wel in de BV worden gelaten (en toegevoegd aan de algemene reserve). Indien de winst is toegevoegd aan de algemene reserve dan kan op een later moment (ook gedurende een jaar) alsnog besloten worden om een deel van de algemene reserve uit te keren (maar tot maximaal het bedrag waarbij er EUR 50.000 als algemene reserve overblijft). Het risico bestaat dat de BV nooit (significante) winst zal behalen, waardoor het beoogde weerstandsvermogen nooit bereikt wordt.  De AvA kan er voor kiezen om op een gegeven moment de BV (een deel van) het agio te laten uitkeren. Dit kan echter niet voordat het bestuur van de BV dit besluit heeft goedgekeurd. Het bestuur mag goedkeuring van een dergelijk besluit slechts weigeren indien de BV niet zal kunnen blijven voortgaan met het betalen van de opeisbare schulden.

Hiermee wordt het weerstandsvermogen van de BV echter kleiner. Indien het agio volledig is uitgekeerd bestaat het eigen vermogen slechts uit het aandelenkapitaal en (indien opgebouwd) de algemene winstreserve.  Bewust is niet gekozen voor het opnemen van een resultaatverplichting voor de BV. De BV kan bijvoorbeeld verplicht worden om 4% rendement per jaar te maken. Het lijkt ons ook minder goed in het karakter van de samenwerking passen. Met een dergelijke resultaatverplichting wordt de BV verplicht om zich te focussen op het maken van winst, terwijl het idee is dat de BV zich gaat focussen op het maximaliseren van het aanbod maatschappelijke diensten. Een resultaatverplichting kan dan in de weg gaan zitten.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

29

6.3.

Begroting BV en gemeentelijke exploitatiebijdrage

De begroting voor de BV Dijnselburg ziet er als volgt uit. Onder de tabel wordt een aantal posten toegelicht.

Verkorte toelichting  In 2016 was de gerealiseerde omzet voor het zwembad ruim € 1.150.000. In bovenstaand gepresenteerde begroting is de ambitie opgenomen de komende vijf jaar de omzet te verhogen naar bijna € 1.500.000. Een verhoging van meer dan 25%. Dit wordt onder meer gerealiseerd door zelf meer zwemlessen te gaan verzorgen, alle commerciële huurders ook daadwerkelijk commerciële tarieven in rekening te brengen en meer horeca inkomsten te generen door het aantrekkelijker maken van het aanbod.  De exploitatiebijdrage betreft het verschil tussen lasten en baten. Dit is de bijdrage die wij als gemeente verstrekken aan de BV.  Voor de personeelskosten wordt verwezen naar paragraaf 5.4.  Het bedrag aan huur is gelijk aan de eigenaarslasten die bij ons achterblijven: verhuurdersonderhoud, kapitaallasten, OZB eigenaar.  De onderhoudskosten extern betreffen de kosten voor het huurdersonderhoud. Deze post is gebaseerd op een onderhoudsplan dat in gezamenlijkheid (gemeente Zeist en SRO) is opgesteld.  De algemene bedrijfskosten betreffen de diensten die SRO levert aan de zwembadorganisatie (de overheadtaken: zie paragraaf 5.5). Hier zit voor SRO een stukje marge in: hiertoe is gerekend met een opslag van 3% over de totale lasten minus de te betalen huur (i.c. € 50.000 in 2018).

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

30

6.4.

Budgetneutraliteit op gemeentelijk (concern)niveau

De integrale (dagelijkse) exploitatiebegroting van zwembad Dijnselburg “verhuist” dus van de gemeente naar de BV. De posten die bij ons achterblijven zijn voor de komende jaren opgenomen in onderstaande tabel en worden daarna nader toegelicht:

A. Wij blijven eigenaar van het pand waardoor de eigenaarslasten (verhuurdersonderhoud, kapitaallasten, OZB eigenaar) bij ons blijven. Hier staat een huurinkomst vanuit de nieuwe zwembadorganisatie tegenover, waardoor de exploitatie nagenoeg geen saldo kent. B. Op basis van het vastgestelde jaarplan van de nieuwe zwembadorganisatie leveren wij een exploitatiebijdrage die gelijk is aan het verschil tussen de lasten en de baten. C. Onder overige gemeentelijke kosten vallen onder meer de kosten van het sociaal plan en de rentelast van de aandelen. D. Op basis van eerder vastgestelde c.q. meegegeven kaders zetten we efficiencyvoordelen (budgetoverschotten) in ten behoeve van het verbeteren van het maatschappelijk rendement van het zwembad. Voorgesteld wordt dit te storten in de op te richten “reserve maatschappelijk rendement”. Te zien onder dit punt is de jaarlijkse toevoeging zoals we deze op dit moment prognosticeren. E. Het totaal van € 1,5 mln. komt overeen met de bijdrage zoals die in de huidige situatie aan het zwembad wordt gedaan. In het raadsvoorstel wordt voorgesteld dit bedrag te hanteren als uitgangspunt voor budgetneutraliteit.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

31

7. Ontvlechting 7.1.

Inleiding

Als je alle overheadkosten (exclusief centrale huisvesting) van de gemeente Zeist verdeeld over het aantal fte, en vervolgens uitzet tegen het aantal fte dat is toegekend aan het zwembad kom je op een bedrag van € 730.000. Een groot deel van de kostenposten die dit bedrag vormen wijzigen niet bij het oprichten van een nieuwe zwembadorganisatie. Het opstellen van begroting of jaarrekening bijvoorbeeld vraagt niet minder tijd en aandacht. Of bijvoorbeeld het organiseren van een uitwijk voor onze ICT zal er niet goedkoper door worden. Vervolgens is gekeken naar de overheadkosten die direct voor het zwembad worden gemaakt. Uit dit onderzoek is gebleken dat het gaat om € 250.000 (voorbeeld: opleidingsbudgetten die direct gekoppeld zijn aan (zwembad)formatie en dus ook vrijvallen bij uitbesteding van het zwembad). Voorgesteld wordt om deze € 250.000 vrij te spelen, in plaats van de hiervoor genoemde € 730.000. Hiermee wordt voorgesteld deze vrijgemaakte € 250.000 beschikbaar te houden voor het zwembad. Een risico dat in deze methodiek zou kunnen schuilen is dat er niet meer kritisch wordt gekeken naar de hoogte van de overheadkosten in zijn totaliteit. Echter, in 2014 is hier nog heel expliciet naar gekeken bij het LEAN maken van de begroting van de gemeente Zeist.

En sindsdien heeft reëel begroten structureel de aandacht en kan dus worden gesteld dat er altijd kritisch wordt gekeken naar de hoogte van de overheadkosten in zijn totaliteit. Gevolg van deze methodiek is dat –indien er géén verdere taakstelling op het centrale apparaatskostenbudget wordt gelegd- de overheadkosten per fte (en dus ook per product) kunnen stijgen. Dit werkt door in bijvoorbeeld de tarieven naar derden.

7.2.

Formatieve consequenties

Van de hiervoor genoemde € 250.000 betreft € 100.000 de inzet van personeel in de overheadfuncties voor het zwembad. Deze € 100.000 is onderdeel van een groter geheel, waarvan niet zomaar en zondermeer gesteld kan worden dat deze inzet vrijvalt en dit bedrag per direct vrijgespeeld kan worden. Het gaat immers niet om volledige functies maar om kleine stukjes van vele functies. Vooralsnog zal hiervoor een taakstelling opgenomen worden. Invulling van deze taakstelling kan geschieden door bijvoorbeeld ook bij uitbreiding van taken rekening te houden met bijbehorende inzet van personeel in de overheadfuncties. Bij het opzetten van de nieuwe zwembadorganisatie kan gelijk € 62.000 op de taakstelling van de genoemde € 100.000 worden ingeboekt doordat een medewerker van financiën tijdelijk volledig werkzaam was op het zwembad en ook door het zwembad werd bekostigd, wat in de nieuwe situatie per 1-1-2018 niet langer nodig is. Voor de betreffende medewerker is een passende nieuwe werkplek gevonden en de formatie (inclusief bijbehorend budget) kan vrijvallen.

7.3.

Financiële consequenties

Van de hierboven genoemde € 250.000 betreft € 150.000 als gezegd budgetten die één op één naar beneden bijgesteld kunnen worden door het vertrek van de zwembadmedewerkers. Het gaat hier bijvoorbeeld om opleidingskosten en werkplekkosten (bureau, computer, telefoon). Consequentie van deze systematiek is dat de overheadkosten per fte -en daarmee per product- hoger worden doordat niet de volledige € 730.000 die gelieerd is aan het zwembad wordt vrijgespeeld. Er blijft € 480.000 aan overheadkosten achter die verdeeld moeten worden over de resterende producten en het resterend aantal fte.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

32

Het vraagt een nadere analyse om te bezien hoe we hier het beste mee om kunnen gaan bij eventuele toekomstige uitplaatsingen, uitbreidingen en doorbelasting aan derden (waaronder de verschillende belastingtarieven). Het risico bestaat dat we niet / niet voldoende in staat zijn passende oplossingen te vinden. Dit vraagstuk staat echter los van de keuze voor het oprichten van een nieuwe zwembadorganisatie. Tot slot is binnen het sociaal plan afgesproken dat de verloftegoeden ultimo 2017 worden uitbetaald aan de huidige medewerkers van het zwembad. Het gaat om ongeveer € 40.000. Dit betreffen kosten voor het jaar 2017 en hiervan is dan ook melding gemaakt bij de najaarsrapportage 2017.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

33

8. Controle en sturing 8.1.

Gewijzigde rollen en verhoudingen

Vanwege de verzelfstandiging van de exploitatie van het zwembad wordt er een scheiding aangebracht in de verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen die van de gemeente enerzijds (het 'wat' en 'waarom': het bepalen van kaders en voeren van regie) en die van het uitvoerende orgaan, de BV, anderzijds (de uitvoering: het 'hoe'). Gezien het grote maatschappelijke belang van sport en zwemmen binnen de Zeister samenleving, is echter op voorhand als uitgangspunt gesteld dat de gemeentelijke regie hierop fundamenteel en blijvend gestalte dient te krijgen. Dat betekent dat bij wijziging van de organisatievorm als voorwaarde geldt dat de inhoudelijke sturing op de verzelfstandigde taken niet verloren gaat. De gemeente Zeist behoudt de volgende regie-instrumenten waarop we de inhoudelijke kwaliteit (op afstand) kunnen sturen:      

als beleidsmaker; als opdrachtgever; als tariefsteller; als eigenaar / verhuurder; als financierder; als bestuurder.

Ook na op afstand plaatsing zijn er nog volop mogelijkheden voor de gemeente om op de inhoud te sturen. Gemeenteraad De rol van de raad met betrekking tot het zwembad blijft strikt formeel dezelfde. De drie taken die de raad heeft kan zij in de “nieuwe” situatie blijvend uitoefenen:   

Kaderstelling (hoofdlijnen van beleid bepalen); Controleren; Volksvertegenwoordigen.

Ook is het jaarlijks aan de raad om (bij begrotingsbehandeling) de maatschappelijke tarieven vast te stellen. Voor de gemeenteraad is er ten aanzien van het zwembad een voorname kaderstellende rol weggelegd door de instrumenten:   

sportbeleid; tarievenbeleid; budgetrecht (m.n. investeringen als eigenaar).

College Het college stuurt in de uitwerking van voornoemde kaders op de inhoud middels het toezien op bepalingen uit de huurovereenkomst, de beheer- en exploitatieovereenkomst, de aandeelhoudersovereenkomst, het zitting nemen in de AvA (wethouder financiën), het opdrachtgeverschap (wethouder sport, samen met ambtelijk accountmanager) en tot slot het algemeen gemeentelijk beleid (zoals de APV , paracommerciële verordening, evenementenbeleid et cetera). Noot: uiteraard oefent de raad ook toezicht en controle uit op het handelen van de wethouders financiën (in zijn rol als aandeelhouder namens de gemeente) en sport (in zijn rol als opdrachtgever namens de gemeente). Ambtelijk Het is van belang binnen de gemeentelijke organisatie voldoende grip op (en kennis van) het zwembad te behouden om zodoende om goed (bij te) kunnen sturen. Ambtelijk zal er een (deel)functie accounthouder zwembad worden gecreëerd welke verantwoordelijk wordt voor het te voeren contractmanagement. Feitelijk is de accountmanager verantwoordelijk voor sturing en controle op inhoudelijk/beleidsmatig, juridisch/contractueel, financieel en onderhoudstechnisch (vastgoed) gebied.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

34

De accountmanager is counterpartner voor de directie van het zwembad, maar ook voor B&W en Raad. Concernmanagement blijft ambtelijk eindverantwoordelijk. De accountmanager is op strategisch en tactisch niveau verantwoordelijk voor de uitvoering, handhaving en verbetering van de samenwerkingsregeling. De focus op de lange termijn is een (voortdurende) check of de resultaten van de samenwerking nog in lijn zijn met onze strategische doelen. Monitoring, concretisering van resultaten en bijsturing vormen hiertoe een vereiste. Op het gebied van finance & control is het van belang dat de accountmanager zorg draagt voor adequate aanlevering en verwerking van jaarplannen, managementrapportages, jaarrekeningen en jaarverslagen. Hiertoe wordt ook een (standaard) overlegstructuur gehanteerd. Beoogde investeringen aan exploitatie en/of vastgoed worden beoordeeld, gewogen en eventueel in opdracht verstrekt. De accountmanagersrol vraagt om kennis en ervaring van de sportbranche. Zwembadspecifieke ervaring is een pré in het kader van een goed relatiebeheer met de nieuwe partner NV SRO. Ook kennis van en ervaring met de politieke context van Zeist is een belangrijke vereiste. Verwacht wordt dat hier ongeveer 12 uur per week voor nodig is, in de eerste 2 jaar wat meer. De functie wordt de eerste twee jaren belegd binnen het programma Sport en daarna structureel belegd in de lijn.

8.2.

Risicoanalyse

De volgende zorgpunten worden wel eens geuit in dit soort trajecten: “Inschakeling van een partner leidt tot hoge(re) tarieven” Wij kunnen bij deze publiek publieke samenwerking aan de nieuwe organisatie dwingend voorschrijven welke tarieven gehanteerd moeten worden voor het maatschappelijke gebruik van zwembad Dijnselburg. De raad behoudt het recht van vaststellen van de (maatschappelijke) tarieven bij begrotingsbehandeling. “Verleggen van risico naar een ander. En wat als die ander failliet gaat?” Om te borgen dat de nieuwe organisatie ook echt (een deel van) het exploitatierisico kan dragen zullen wij (samen met onze samenwerkingspartner) bij start van de opdracht risicodragend vermogen in de nieuwe rechtspersoon inbrengen. “De marktpartij gaat vast en zeker direct personeel ontslaan” De arbeidspositie van het personeel is geborgd door de nieuwe organisatie te verplichten al het personeel over te nemen. Daarnaast hebben wij onder meer opgelegd dat er gedurende een aantal jaren geen ontslagen mogen plaatsvinden op basis van economische-, technologische- of organisatorische redenen. Een en ander is op grote lijnen al geborgd binnen ons sociaal statuut. “Maatschappelijk gebruik van zwembad Dijnselburg wordt verdrongen door commerciële activiteiten” De gemeente bepaalt het strategisch sportbeleid en als gevolg daarvan ook de inhoudelijke opdrachtstelling.

In deze opdracht leggen wij vast welke (lijnen binnen de) programmering en openstelling voor het maatschappelijk gebruik opgevolgd moeten worden en welke kwaliteitstandaard moet worden gehanteerd. We monitoren en te toetsen uiteraard ook of de opdracht goed wordt uitgevoerd. “We krijgen straks een uitgewoond zwembad terug” Naast behoud van eigendom zullen wij als gemeente en verhuurder ook blijvend regie voeren op en verantwoordelijk zijn voor het groot onderhoud. We werken op basis van meerjarenonderhoudsplannen en hebben hier ook daadwerkelijk de middelen tegenover staan.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

35

Sturing op financiële risico’s Op basis van de (eerdere) kaderstelling en de (nader) te verstrekken opdracht aan de nieuwe rechtspersoon kunnen potentiele risico’s worden geneutraliseerd. Uitgangspunt voor de op afstand plaatsing is een risicodragende uitvoering van de gemeentelijke opdracht. Hierdoor weet de gemeente –voor een reeks van jaren– exact welke gemeentelijke bijdrage nodig is om de opdracht uit te voeren. Nagenoeg alle op afstand plaatsingen vinden tegenwoordig risicodragend plaats. Dit gaat in veel gevallen goed, in enkele gevallen leidt dit op enig moment tot problemen wanneer de zwembadorganisatie niet in staat blijkt te zijn om zelfstandig financiële tegenvallers op te vangen. Om dit voor onze gemeente te voorkomen is zorgvuldige aandacht uitgegaan naar:     

een goed geformuleerde opdracht; een gezonde en solide beginbalans van de zwembadorganisatie; het van de zwembadorganisatie verkrijgen van financiële zekerheden voor op te vangen tegenvallers in de bedrijfsvoering (in de vorm van vermogen); instrumenten om de financiële ontwikkeling van de zwembadorganisatie te kunnen monitoren; instrumenten om zo nodig tijdig te kunnen ingrijpen.

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

36

9. Implementatie en transitie Nadat medio december positieve besluitvorming van de gemeenteraad heeft plaatsgevonden over de op- en inrichting van de nieuwe BV en overdracht van “het zwembad” aan deze BV, dient uitwerking te worden gegeven aan dit besluit. In praktische zin betekent dat enerzijds de oprichting van de juridische entiteit en anderzijds de verhuur of volledige overdracht van eigendommen, exploitatie en personeel aan deze nieuwe organisatie. De voorbereidingen op deze werkzaamheden dienen in het vierde kwartaal van 2017 plaats te vinden en dienen te starten na groen licht van het college op 10 oktober 2017. Ten behoeve van een soepele en volledige overdracht is een transitieplan opgesteld waarin is opgenomen welke werkzaamheden hiertoe moeten worden verricht. Daarbij is tevens aangegeven op welk moment deze werkzaamheden idealiter moeten plaatsvinden om een adequate overdracht per 1-1-2018 mogelijk te maken: een overdracht met minimale hinder voor gebruikers en personeel. Feitelijk behelst dit een tweetal plannen, één voor de beëindiging van de exploitatie van het zwembad bij de gemeente (verantwoordelijkheid gemeente) en één voor het opstarten van de exploitatie vanuit de nieuwe organisatievorm (verantwoordelijkheid SRO onder toezicht van de gemeente).

Zeist, 4 oktober 2017

Zwembad Dijnselburg: “Hét sport- en ontmoetingscentrum van Zeist!!”

37