Document · PDF

RIB21.095 Zienswijze begroting BghU

Overige evenementen 1 juni 2021, gemeente ZeistBij agendapunt: C-Raadsinformatiebrieven (ter kennisname)13.059 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twittter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

Aan de gemeenteraad

Onvt. Griffie 14-05-2021/RIB21.095 Datum

14 mei 2021

Burgerservicenummer Bijlage(n) Onderwerp

Ons kenmerk

407555

Uw kenmerk

4 Zienswijze begroting BghU

Behandeld door

Remco Riezen, van

Portefeuillehouder

Wethouder Jansen

Geachte leden van de raad, De BghU is de Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht. Zeist neemt hier sinds 2015 aan deel. De BghU voert de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) uit en heft en int daarnaast diverse leges en belastingen, zoals rioolheffing, afvalstoffenheffing, OZB, toeristenbelasting, precariobelasting, reclamebelasting en marktgelden. Op 8 april heeft de BghU de P&C-stukken naar de gemeenteraad gestuurd. Na verwerking van de zienswijzen zal het bestuur van de BghU de stukken op 1 juli 2021 vaststellen. BghU stelt ons tot 29 mei 2021 in de gelegenheid om een schriftelijke zienswijze in te dienen. Bijgevoegd vindt u onze concept-zienswijze (bijlage 1). Jaarrekening 2020 Er is een positief resultaat van € 939.870,- geboekt in 2020 (ten opzichte van € 191.000,- in 2019). Bij de 2e bestuursrapportage in 2020 werd al een voorlopig positief resultaat gemeld rond de € 225.000 en is door het bestuur besloten om dit bedrag achter de hand te houden voor onvoorziene ontwikkelingen, mede vanwege de onzekerheid door corona. Die onvoorziene ontwikkelingen hebben zich niet voorgedaan: de proceskosten vielen lager uit dan geraamd. Hierin speelt ook mee dat de begroting 2020 in de basis een overgangsjaar was: de toetreding van de gemeente Stichtse Vecht effectueerde in 2019. De verwachtte schaalvoordelen waren voor 2020 voorzichtig begroot.

Corona zorgde voor nog lagere lasten dan geraamd en de bezwaarafwikkeling bleek binnen loonbudgetten te passen. Ook personeelslasten vielen lager uit dan gepland. Door de coronapandemie zijn vacatures nog niet ingevuld en vielen ook opleidingskosten en woon-werkverkeer lager uit. Het positief resultaat over 2020 is hierdoor verder gestegen in de tweede helft van 2020 tot een totaalbedrag van € 939.870,-. Dit positief resultaat wordt gebruikt voor noodzakelijke investeringen in ICT-applicaties en softwaresystemen. Hierover staat meer beschreven in onderstaande paragraaf over de Ontwerpbegroting 2022. De jaarrekening is voorzien van een goedkeurende controleverklaring afgegeven door Astrium Overheidsaccountants.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Ontwerpbegroting 2022 De Ontwerpbegroting bevat duidelijke uitgangspunten, met heldere indexatie (1% op personeelslasten en 2% op materiele lasten). De deelnemersbijdrage stijgt in 2022 als gevolg van de eenmalige ICT-kosten, door de aanbesteding voor WOZ- en belastingsoftware. Het contract met huidige leverancier Centric loopt af en er is een nieuwe aanbesteding nodig. Wanneer we de deelnemersbijdragen uit de kadernota over de jaren 20222025 optellen en deze afzetten tegen de in de begroting opgenomen getallen, zien we dat de aanbesteding in de deelnemersbijdrage over de komende jaren uitgesmeerd wordt. BghU zal ook blijven investeren in ontwikkelingen. In het meerjarenbudget tot 2025 is jaarlijks € 100.000,- begroot om de software actueel te houden. De overige ambities van BghU zien ook hoofdzakelijk toe op werkprocessen. BghU wil wet- en regelgeving goed naleven, hun website toegankelijker maken en beter in contact staan met de deelnemende gemeenten. Ook anticipeert BghU op aankomende landelijke ontwikkelingen, zoals invoering van de Omgevingswet en de Samengestelde Objectregistratie (SOR), waardoor een aantal WOZ-gegevens breder inzichtelijk en controleerbaar worden gemaakt.

Cijfermatige onderbouwing BghU verzorgt een groot deel van de belastingheffing voor onze gemeente. Voor 2022 wordt een totaalbedrag aan belastingopbrengsten van € 32.390.000,- voor Zeist geraamd. De totale verwachtte lasten van BghU over 2022 bedragen € 18.530.574,- (ten opzichte van € 16.391.000,- in 2020 en € 17.882.000 in 2021). Voor Zeist betekent dit een deelnemersbijdrage van € 1.373.000,- in 2022, ten opzichte van de € 1.233.000,- in 2021. Deze kostenstijging wordt veroorzaakt door indexatie en de ICT-transitie: € 1.224.369 eenmalige transitiekosten en € 2.470.893 ICT-contractkosten. Concept-zienswijze In de bijgevoegde concept-zienswijze geven wij aan dat wij de lijn van BghU, om te streven naar optimale dienstverlening richting inwoners en ondernemers, steunen. We zijn echter voorzichtig met voorgestelde ambities om de beoordeling van de Waarderingskamer te verbeteren van een ‘voldoende’ naar ‘goed’. We zien graag dat BghU excelleert in haar functioneren, maar wijzen BghU ook op de krapte en bezuinigingsopgaven die bij gemeenten spelen. Wij steunen investeringen die noodzakelijk zijn en nodig zijn om de werkprocessen te optimaliseren. Daarom is afgesproken om, gelet op de financiële noodzaak om te bezuinigen, nieuwe voorgestelde uitgaven kritisch te bekijken.

Wij vertrouwen erop dat u hiermee voldoende bent geïnformeerd en stellen u graag in de gelegenheid om uw opmerkingen en bedenkingen over de zienswijze voor 15 mei 2021 aan ons kenbaar te maken.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

dr. H.S. Grotens

drs. J.J.L.M. Janssen

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief 2. Jaarstukken 2020 3. Ontwerpbegroting 2022 4. Zienswijzebrief aan de BghU

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

BghU Postbus 5150, 3502 JD Utrecht Telefoon: 088- 0640200 www.bghu.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Zeist Postbus 513 3700 AM Zeist Utrecht, 8 april 2021

Onderwerp

Ontwerpbegroting BghU 2022, (eerste) begrotingswijziging 2021 bij bestuursrapportage en de jaarstukken 2020

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u de Ontwerpbegroting BghU 2022 aan en ter informatie ook de jaarstukken BghU 2020. Met deze stukken laten wij u zien hoe wij de komende jaren uw belastingtaak efficiënt en kwalitatief goed blijven uitvoeren. U kunt als raad met behulp van deze stukken uw gemeenschappelijke regeling controleren en zo nodig bijsturen. Ontwerpbegroting BghU 2022 Op de Ontwerpbegroting BghU 2022 kunt u uw zienswijze indienen. In de ontwerpbegroting wordt tevens het meerjarenperspectief 2023-2025 geboden waarin de ontwikkelingen verder zijn vertaald naar planvorming en financiële consequenties. Wij verzoeken u uw zienswijze over deze ontwerpbegroting voor 28 mei 2021 schriftelijk kenbaar te maken aan het bestuur. Wij voegen uw reacties bij de ontwerpbegroting en zullen deze aanbieden aan het bestuur van BghU. Op 1 juli 2021 ligt de ontwerpbegroting ter vaststelling voor aan het bestuur. Na vaststelling bieden we de begroting aan de provincie als toezichthouder. Wellicht ten overvloede attenderen wij u er op de ontwerpbegroting ter inzage te leggen en tegen betaling beschikbaar te stellen. De gemeenten en het hoogheemraadschap publiceren deze terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling.

Begrotingswijziging 2021 In haar vergadering van 1 april jl heeft het bestuur besloten de begrotingswijziging 2021 expliciet te koppelen aan de 1e bestuursrapportage 2021 en de begroting 2021 tot die tijd niet te wijzigen. Jaarrekening 2020 Daarnaast treft u, ter informatie, de jaarstukken 2020 aan. Het jaar is afgesloten met een positief rekeningresultaat van € 939.870 en een goedkeurende accountantsverklaring op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid. Het resultaat zal conform het besluit van het bestuur als volgt worden bestemd: een dotatie van € 939.870 in de bestemmingsreserve voor de ICT-transitie en opgave waar BghU in de komende jaren voor staat. Hoogachtend, Het bestuur, namens deze, De secretaris,

M. Vrisou van Eck MPM

Bijlagen 1. Ontwerpbegroting 2022, inclusief meerjarenperspectief 2023-2025 2. Jaarverslag -en jaarrekening 2020

(Ontwerp)begroting 2022 en Meerjarenperspectief 2023-2025

Inhoudsopgave Voorwoord ............................................................................................................................................. 3 1. Programmabegroting .......................................................................................................................... 4 1.1 Kernproces Databeheer & waardebepaling..................................................................................... 4 1.1.1 Wat willen we bereiken? ........................................................................................................... 4 1.1.2 Wat gaan we daarvoor doen? ................................................................................................... 5 1.1.3 Wat mag het kosten? ............................................................................................................... 7 1.2 Kernproces Dienstverlening en invordering ................................................................................... 8 1.2.1 Wat willen we bereiken? ........................................................................................................... 8 1.2.2 Wat gaan we daar voor doen? ..................................................................................................

9 1.2.3 Wat mag het kosten? ............................................................................................................. 10 1.3 Ondersteunende processen ......................................................................................................... 11 1.3.1 Wat willen we bereiken? ......................................................................................................... 11 1.3.2 Wat gaan we daarvoor doen? ................................................................................................. 11 1.3.3 Wat mag het kosten? ............................................................................................................. 13 1.4 BghU Activiteiten ........................................................................................................................ 14 2. Ontwerpbegroting 2022 en meerjarenperspectief 2023-2025 ............................................................ 16 2.1 Ontwerpbegroting 2022 per taak- en deelproces ......................................................................... 16 2.2 Financieel perspectief 2023-2025 ............................................................................................... 18 2.3 Deelnemersbijdragen 2022-2025 ................................................................................................

19 2.4 Gehanteerde uitgangspunten bij het opstellen van de begroting .................................................. 19 3 Paragrafen ......................................................................................................................................... 22 3.1 Lokale heffingen ......................................................................................................................... 22 3.2 Weerstandsvermogen & risicomanagement ................................................................................. 23 3.3 Kapitaalgoederen ........................................................................................................................ 26 3.4 Financiering................................................................................................................................ 27 3.5 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................... 29 3.6 Paragraaf verbonden partijen ...................................................................................................... 31 3.7 Grondbeleid................................................................................................................................

32 Vaststellingsbesluit .............................................................................................................................. 33 Bijlage A – Bijdrage verordening art. 40 GR ........................................................................................... 34

Voorwoord De (ontwerp)Begroting BghU 2022 en het meerjarenperspectief 2023-2025 geeft inzicht in de doelstellingen en ambities voor de komende jaren. Vanzelfsprekend biedt de begroting daarmee ook een overzicht van de verwachte baten en lasten van BghU voor de jaren 2022 tot en met 2025. BghU is een belastingsamenwerking tussen de gemeenten Bunnik, De Bilt, Houten, Lopik, Nieuwegein, Stichtse Vecht, Utrecht, Utrechtse Heuvelrug en Zeist en het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden. BghU is een publieke, uitvoerende en dienstverlenende organisatie die op basis van maatschappelijk algemeen aanvaarde bedrijfseconomische principes wordt geleid. Door BghU worden vrijwel alle belastingtaken van de deelnemers uitgevoerd. Verder verzorgt BghU voor alle gemeentelijke deelnemers de uitvoering van de basisregistratie Waardebepaling Onroerende Zaken (Wet WOZ) en meten we voor alle gemeenten de gebruiksoppervlakte in voor de basisadministratie adressen en gebouwen (BAG). Voor de gemeente Lopik verzorgt BghU de complete BAG-administratie. Dit heeft ertoe geleid dat de taakuitvoering van de BAG-Lopik momenteel, op basis van de Ensia-beoordeling, ver boven het landelijke gemiddelde zit.1 In alle controlepunten zit de taakuitvoering voor BAG-Lopik boven 95% van de kwaliteitseisen die door Ensia opgesteld zijn.

In de toekomst zouden we deze taken ook graag voor andere deelnemers aan BghU uitvoeren. Het uitgangspunt is dat BghU alle aan haar opgedragen taken zelfstandig en voor gemene rekening uitvoert. De samenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers voor wat betreft de te heffen belastingsoorten, noch voor het vaststellen van de verordeningen, tarieven en kwijtscheldingsnormen. Op deze onderdelen zijn en blijven zij zelfstandig beslissingsbevoegd. De deelnemers worden allen betrokken bij de ontwikkeling van diverse besturingsinstrumenten. Deze elementen staan ook vastgelegd in het uitvoeringsprotocol. Met de bereikte groei in deelnemers en de op efficiency gerichte organisatie van de afgelopen jaren, is BghU nu in een fase van consolidatie gekomen. Met de in deze (meerjaren)begroting beschreven doelen en activiteiten zorgen we voor procesoptimalisatie en onze continue verbetering van kwaliteit en dienstverlening tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. Op deze wijze blijven we tevens bijdragen aan de kostenefficientie van deelnemers. Daarnaast zijn we voorbereid op de nabije toekomst, zoals de ontwikkeling van de samengestelde objectenregistratie. Naast de reguliere taakuitvoering richt de organisatie zich specifiek op de transitie van het ICT-landschap en het bereiken van het oordeel ‘goed’ van de Waarderingskamer.

Zolang wij ons bevinden in de coronacrisis passen wij onze dienstverlening zo goed mogelijk aan voor onze deelnemers en inwoners.

1 Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) is een initiatief van de VNG, het ministerie van Binnenlandse Zaken en het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en richt zicht op de kwaliteit, de tijdige en veilige verwerking van gegevens en de daarvoor ingeregelde interne controles.

1. Programmabegroting 1.1 Kernproces Databeheer & waardebepaling Het procesonderdeel databeheer heeft betrekking op het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) ten behoeve van deelnemende gemeenten en (indirect) voor het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Dit procesonderdeel bevat zowel de activiteiten inzake het verzamelen, registreren, bewerken en optimaliseren van de basisgegevens ten behoeve van de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken alsmede het bepalen van de WOZ-waarden. In de begroting 2022 zijn zowel algemene doelstellingen opgenomen als specifieke kwaliteitsnormen voor de deelnemers. 1.1.1 Wat willen we bereiken? Doelstellingen Databeheer & waardebepaling 2022 In de begroting 2022 zijn de volgende doelstellingen opgenomen voor het kernproces databeheer en waardebepaling.

Onderwerp

Doelstellingen 2022

Beheer objecten (BAG, BRK)

99% van alle WOZ-objecten zijn in het Centricsysteem (Key2B) met een juiste status, juiste gegevens actueel beschikbaar. Alle aangeleverde mutaties zijn dagelijks/maandelijks verwerkt. Er zijn geen achterstanden meer over oudere jaren Alle WOZ-objecten kennen een eigenaar. De dagelijkse/maandelijks aangeleverde mutatiebestanden zijn verwerkt. Er zijn geen achterstanden meer over oudere jaren.

Beheer Eigenaren (BRK)

Beheer Gebruikers (NHR, BRP)

95% WOZ-objecten kennen een actuele gebruiker gekoppeld vanuit de BRP (natuurlijke personen) of NHR (niet-natuurlijke personen). De overige 5% is terecht op leegstand gezet omdat het object feitelijk leegs staat. Maandelijks worden op basis van nieuwe gebruikers in nietwoningen huurinlichtingformulieren gestuurd;

Beheer Gebruik/ Verbruik

Maandelijks worden op basis van in het bestand leegstaande woningen die langer dan 6 maanden leeg staan eigenaren aangeschreven om leegstand te verifiëren. Maandelijks worden via de gegevens van de waterbank de gegevens ingelezen, gecontroleerd en als grondslag opgevoerd voor verordeningen waarvan dit voor toepassing is en de waterschapsbelastingen Beheer overige maatstaven rondom gebruik en verbruik

Kwaliteitsnormen Databeheer & waardebepaling 2022 Zoals voorgenomen voor het uitvoeringsprotocol 2022.

Procesactiviteit

Kwaliteitskenmerk

Doelstelling 2022

Waardebepaling (WOZ)

Het op grond van de Waarderingskamer tijdig mogen beschikken Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn Aanslagen dienen juist, volledig en tijdig te worden opgesteld

Voldoende

Bestandsbeheer Aanslagoplegging

Afwikkeling bezwaren

WOZ-

Afhandeling van de WOZbezwaren binnen bepaalde termijnen

Goedkeurende accountantsverklaring 95% van alle WOZ-objecten dienen eind februari beschikt en de gecombineerde aanslag opgelegd te zijn; de overige 5% eind maart. Alle overige heffingen binnen 1 maand na aanlevering vanuit de gemeenten Afhandelen van de WOZ-bezwaren binnen 12 weken.

1.1.2 Wat gaan we daarvoor doen? Binnen het team Databeheer wordt de basis gelegd voor alle werkzaamheden die plaats vinden om een aanslag gemeentelijke belastingen en waterschap heffingen op te kunnen leggen. Binnen deze afdelingen komen alle gegevens die hiervoor noodzakelijk zijn binnen, worden zodanig bewerkt en verrijkt dat de afdeling als eindproduct een gecombineerde aanslag of andere gemeentelijke belastingen en leges in rekening brengt. Dat betekent ook dat de afdeling verantwoordelijk is voor de tijdigheid en kwaliteit van de data voor de rest van het belastingproces. De komende jaren staat de afdeling voor grote uitdagingen. Doorontwikkeling software Dit jaar zal BghU haar WOZ- en belastingsoftware gaan aanbesteden. Maar daarmee zijn we er nog niet op het gebied van automatisering. Ook aanpalende software zal (door)ontwikkeld moeten worden om hierin achterstanden te voorkomen en te blijven aansluiten bij landelijke- en interne ontwikkelingen. Daarbij kan gedacht worden aan een urenregistratiesysteem om meer inzicht te krijgen in de urenbesteding van medewerkers en daarmee betere capaciteitsplanningen te kunnen maken. Een andere ontwikkeling waarop geanticipeerd dient te worden is de ontwikkeling op het gebied van 3D technologieën. Deze veranderen de wijze waarop objectkenmerken in beeld worden gebracht, gecontroleerd en verwerkt.

Deze ontwikkeling zal in nauwe samenwerking met de deelnemende gemeenten worden uitgevoerd. Maar voor specifieke WOZ en Belasting doeleinden zal de BghU zelf ook moeten investeren. Ontsluiting en gebruik van data blijven dus belangrijk. BghU zou ook meer onderzoek ter plaatse willen gaan uitvoeren. Hiervoor zijn tools nodig om de medewerker te ondersteunen. Gedacht wordt aan mobiele (buitendienst)apps. De verwachting is dat er vanaf 2023 een jaarlijks exploitatiebudget van €100.000,-- per jaar nodig zal zijn om software actueel te houden en te blijven investeren in deze ontwikkelingen. In de totstandkoming van het meerjarenperspectief 2023-2025 is dit bedrag meegenomen. Landelijke ontwikkelingen Landelijke ontwikkelingen zullen de werkzaamheden van het team Databeheer wezenlijk gaan veranderen. Zo zal de ontwikkeling van een Samengestelde Objectregistratie (SOR) impact hebben op de wijze waarop de afdeling de werkzaamheden uitvoert. Is de komende jaren alleen nog de WOZ-waarde een landelijk zichtbaar gegeven, vanaf 2024 zal dit, door de komst van de SOR ook gelden voor een aantal andere WOZgegevens zoals bijvoorbeeld (deel)objecten. Dit wil zeggen dat deze gegevens ook (in eerste instantie) door veel andere afnemers en leveranciers benaderbaar zijn en ook gebruikt en gecontroleerd gaan worden.

Dit betekent een andere werkwijze en nog meer aandacht voor kwaliteit en tijdigheid van de gegevens. De verwachting is dat door deze ontwikkeling er ook meer gegevens beschikbaar komen vanuit andere organisaties die tot verbetering gaan leiden in het proces en de kwaliteit van onze eigen data. In 2022 zal de Omgevingswet in werking treden. BghU is op dit moment afhankelijk van door de gemeente verleende bouwvergunningen voor de optimalisatie van haar bestand. In het kader van deze wet zal er nog meer zonder vergunning mogen worden gebouwd. Hierdoor zal het nog lastiger zijn om objectkenmerken actueel te houden. Wij verwachten dan ook dat er in 2022 meer geïnvesteerd zal moeten worden in jaarlijkse luchtfotosignalering. Om beide landelijke ontwikkelingen tijdig te kunnen volgen zal er geïnvesteerd moeten worden. De verwachting is dat de kosten voor de introductie van de SOR in 2023 eenmalig € 75.000,-- bedragen. De aanschaf en verwerking van de mutaties van luchtfotosignalering zal vanaf 2022 structureel € 100.000,-gaan kosten. Deze bedrage zijn meegenomen in de totstandkoming van de begroting 2022 en het meerjarenperspectief 2023-2025. Buitendienstmedewerkers De afgelopen jaren zijn er om diverse redenen weinig tot geen onderzoeken ter plaatse uitgevoerd door medewerkers van BghU. Dit heeft geleid tot kwaliteitsverlies en achterstanden in de verwerking van gegevens.

In een aantal gevallen is het niet mogelijk om kenmerken van woningen of bedrijven op basis van luchtfoto’s te controleren en in te meten. Ook in het geval van precario, reclame of bezwaarafhandeling is het vaak noodzakelijk dat een medewerker ter plaatse gaat kijken. Niet alleen om te controleren maar ook om contact te maken met de inwoner of ondernemer om gezamenlijk te kijken naar een woning of bedrijfspand.

Door meer naar buiten te gaan, wordt BghU zichtbaar voor zijn klanten. Daarnaast verwachten we een positief effect op de kwaliteit, potentieel minder bezwaren en een hoger draagvlak. Tenslotte voert slechts één medewerker van BghU nu veldcontroles uit op het waterverbruik bij bedrijven in het kader van de waterschapsheffingen. Dit is kwetsbaar. Om deze kwetsbaarheid te verminderen en blijvend de werkzaamheden uit te kunnen voeren zal het aantal buitendienstmedewerkers vanaf 2022 met 2 Fte uitgebreid moeten worden. De geschatte kosten daarvan zijn €118.000,-per jaar. Dit bedrag is meegenomen in de totstandkoming van de begroting 2022 en het meerjarenperspectief 2023-2025. Capaciteit Databeheer Een van de kwetsbaarste onderdelen in het proces van Databeheer is de verwerking van de kadastrale gegevens. Maandelijks (en aan het eind van het jaar zelfs dagelijks), komen er vanuit het Kadaster mutaties binnen die van invloed zijn op WOZ-objecten en aanslagen gemeentelijke belastingen. Op dit moment beschikt BghU over één medewerker die complexe situaties binnen de kadastrale mutaties kan analyseren en mutaties kan verwerken. Bij (tijdelijke) uitval of bij verlof blijven deze werkzaamheden dan ook liggen. Het gevolg is dat deze mutaties zich opstapelen, aanslagen niet of niet goed worden opgelegd en daarmee achterstanden ontstaan.

Om deze kwetsbaarheid te verminderen is uitbreiding van beschikbare formatie op korte termijn noodzakelijk. De structurele kosten daarvan zijn €75.000,--. Dit bedrag is meegenomen in de totstandkoming van de begroting 2022 en het meerjarenperspectief 2023-2025. Capaciteit waardebepaling Het beheersgebied van BghU groeit nog jaarlijks in objecten door nieuwbouw van woningen en nietwoningen. Met de huidige bezetting aan taxateurs is daardoor een grote mate van kwetsbaarheid ontstaan. Alle kennis en kunde is op zich goed belegd maar door de toename van het aantal objecten is er onvoldoende tijd en ruimte om kennis te delen. Hierdoor is de situatie ontstaan dat bij ziekte of bij vertrek van een taxateur er direct een uitvoeringsprobleem ontstaat in de primaire processen. Voor de medewerkers die zich verder willen ontwikkelen is daardoor geen ruimte. Ook de optimaliseringsslagen en analyses komen hierdoor onder druk te staan. Op het bezwarentraject wordt daarnaast ook veel ingehuurd. Daarom is in de totstandkoming van de begroting rekening gehouden met 1 FTE voor taxateurstaken. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor kennisontwikkeling, vermindert de kwetsbaarheid en is minder inhuur op het bezwarentraject noodzakelijk. De structurele kosten hiervan bedragen € 75.000,-- per jaar. Dit bedrag is meegenomen in de totstandkoming van de begroting 2022 en het meerjarenperspectief 20232025.

Ontwikkeltraject De Waarderingskamer heeft op 19 november 2020 een controle uitgevoerd voor de beheersing van de interne controle. Uit de bevindingen van de Waarderingskamer is een ontwikkeltraject naar het oordeel goed tot stand gekomen. Hierover is het bestuur bij de vergadering van 1 april separaat geïnformeerd. Hoewel een groot deel van de activiteiten in 2021 plaats vindt, worden ook in 2022 middelen geraamd voor het uitvoeren van de werkzaamheden. In eerste instantie is hiervoor éénmalig € 240.000,-- voorzien voor 2022. In de totstandkoming van de begroting 2022 is dit bedrag meegenomen.

1.1.3 Wat mag het kosten? Onderstaand overzicht laat de verwachte kosten voor Databeheer en Waardebepaling in 2022. In dit totaaloverzicht zijn de lasten zoals die hierboven expliciet zijn genoemd, verwerkt. 2022

Staf

Dienstverlening

€ 2.287.000

Databeheer & Waardebepaling € 4.929.000

Personeel Materiele lasten

TOTAAL

€ 2.991.000

€

10.207.000

€ 6.181.814

€ 805.317

€ 1.236.444

€

8.223.574

Ict-transitie eenmalig

€ 1.070.369

€ 99.000

€ 55.000

€

1.224.369

Ict-contract kosten

€ 2.049.792

€ 336.985

€ 84.116

€

2.470.893

€ 800.000

€

800.000

Bedrijfsvoeringskosten

€ 3.061.653

€ 369.331

€ 297.328

€

3.728.312

ONVOORZIEN

€ 100.000

€

100.000

TOTAAL LASTEN

€ 8.568.814

Onderverdeling Materiële lasten

Proceskosten

€ 5.734.317

€

4.227.444

€ 18.530.574

1.2 Kernproces Dienstverlening en invordering Het procesteam Dienstverlening draagt zorg voor een juiste, tijdige en volledige afhandeling van de klantvragen en klantreacties. Denk hierbij aan vragen die telefonisch gesteld worden, via de website of de vragen die per post binnenkomen. Daarnaast draagt dit procesteam zorg voor het tijdig innen van de openstaande saldi. 1.2.1 Wat willen we bereiken? Doelstellingen 2022 Dienstverlening BghU Onderwerp

Doelstellingen 2022

Kwaliteit dienstverlening

Verdere ontwikkeling van de medewerkers dienstverlening door gerichte training (benaderen klanten, opstellen schriftelijke communicatie, etc.).

Kwaliteit dienstverlening

Het verder versterken van de kwaliteit van de dienstverlening.

Versterken zelfredzaamheid belastingplichtige

Het aanscherpen van onze schriftelijke communicatie met als doelstelling dat de schriftelijke communicatie voor iedere belastingplichtige eenduidig geïnterpreteerd kan worden en daarmee duidelijk is.

Kwaliteit dienstverlening

Verbeteren van onze huidige kwaliteitscontroles.

Interne samenwerking

Leren van onze “fouten” door veelvuldige communicatie in en tussen de procesteams.

Dwanginvordering

Door eerder en gerichte stappen te zetten in het invorderingsproces is het streven om het aantal vorderingen te incasseren via de deurwaarder te verlagen.

Kwaliteitsnormen 2022 Dienstverlening BghU Zoals voorgenomen voor het uitvoeringsprotocol 2022. Telefonische dienstverlening Procesactiviteit Communicatie (telefonisch)

Kwaliteitskenmerk Op een vriendelijke en professionele wijze de klant te woord staan

Doelstelling 2022 Binnen 60 seconden de telefoon opnemen Maximaal 1x doorverbinden Terugbelafspraak binnen twee werkdagen

Afwikkelingen bezwaren Procesactiviteit Verzoek, bezwaar en beroepsschriften

Kwaliteitskenmerk Afwikkelen binnen gestelde termijnen

wettelijke

Doelstelling 2022 Heffingsbezwaren binnen < 6 weken Parkeren binnen < 6 weken

Procesactiviteit Invorderingsmaatregelen

Kwaliteitskenmerk Nastreven van de volledige betaling van de belastingaanslagen

Doelstelling 2022 < 3% van de vorderingen ouder dan 1 jaar < 1% van de vorderingen ouder dan 18 maanden < 0,01 ouder dan 3 jaar

Procesactiviteit Aanvragen kwijtschelding

Kwaliteitskenmerk Correcte en uitspraken

tijdige

Doelstelling 2022 Afwikkelen binnen 8 weken

1.2.2 Wat gaan we daar voor doen?

De klant bedienen We geven een vervolg aan het werken met klantreizen en het zo goed mogelijk bedienen van de samenleving. Dit vraagt om meer inzicht in ons beheersgebied, zodat we gerichte keuzes kunnen maken. Door de koppeling van de reeds aanwezige data en de uitkomsten van de klantreizen kunnen we realiseren dat we bijvoorbeeld brieven sturen naar mensen die minder aandacht nodig hebben en gaan bellen naar of een huisbezoek afleggen bij mensen die meer aandacht nodig hebben. Op die manier kunnen we eventuele vragen en knelpunten eerder afvangen. Deze activiteit wordt uitgewerkt binnen de beschikbare middelen in de begroting. Werken vanuit data Binnen Dienstverlening gaan we meer data gedreven werken: vanuit de visie op onze dienstverlening kunnen we het beheersgebied anders gaan benaderen. Dit komt concreet aan de orde in bijvoorbeeld onderstaande gerichte vragen:    

Uit welk gebied komen meeste kwijtscheldingsverzoeken? In welk gebied betekent de deurwaarder de meeste hernieuwde bevelen? Vanuit welk postcodegebied komen de meeste waarde bezwaren? Waarom maken mensen bezwaar en hoe kunnen we voorkomen dat mensen onnodig in de pen klimmen?

Met de opgedane kennis kunnen we meer “dienst verlenen op maat”, denk daarbij bijvoorbeeld aan het maken van onderscheid tussen aanpakken van specifieke wijken. Zo zouden we wijken waar veel kwijtscheldingsverzoeken vandaan komen, waar veel waardebezwaren worden ingediend en waar de deurwaarders veel energie in moeten steken om het geld te innen, kunnen kiezen voor een andere benadering. Dit zijn optimalisatieslagen die we binnen de reguliere middelen uit gaan voeren. Betere samenwerking met externe partners Hier is een concreet voorbeeld mogelijk in de samenwerking met Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving van de gemeente Utrecht (VTH). VTH constateert door middel van een scanauto dat er geen parkeerrecht is betaald, maar de naheffing, de bezwaren en de invordering van de openstaande aanslagen is een taak van BghU. Onderlinge samenwerking aan de voorkant moet voorkomen dat mensen geconfronteerd worden met onnodige naheffingen en administratieve lasten. Dit zijn procesoptimalisatieslagen die binnen de bestaande formatie en middelen worden uitgevoerd. Kanaalsturing In de BghU van de toekomst zullen er naast de reeds bestaande kanalen weer nieuwe communicatie- en afhandelingskanalen ontstaan. We zien een ontwikkeling dat overheden steeds meer naar buiten treden. BghU wil mee in die ontwikkeling om de inwoners langs die kanalen te kunnen bedienen.

Het streven is een beter inzicht in de voortgang van dossiers zoals die bij BghU in beheer zijn.

Communicatie & archieffunctie BghU heeft veel externe communicatie, maar op dit moment onvoldoende capaciteit om die communicatieuitingen goed te stroomlijnen en te toetsen op kwaliteitsaspecten, schrijfstijl en duidelijkheid voor de inwoners. De taak wordt uitgevoerd bovenop de tijd die nodig is voor de reguliere taakuitvoering. Hetzelfde geldt voor de archieffunctie, waarbij ook sprake is van achterstanden die ontstaan doordat aanbevelingen of verbeteringen niet direct toegepast kunnen worden vanwege een gebrek aan capaciteit. Daarom is in de begroting 2022 en het meerjarenperspectief 2023-2025 een bedrag van € 32.000,-- structureel opgenomen voor uitbreiding van de formatie. Proceskostenvergoeding In de begroting 2020 was een bedrag van € 700.000 voorzien aan proceskosten. Dit bedrag bleek niet voldoende. Uiteindelijk is in 2020 € 823.000 aan proceskosten verantwoord, inclusief een voorziening voor proceskosten die gezien de achterstand in bezwaarafhandeling eind 2020 nog open stonden. In voorgaande jaren werd dit opgevangen binnen het totaalbudget van de materiële lasten en was de post niet separaat inzichtelijk. De begroting 2022 laat deze post wel separaat zien, omdat de totstandkoming van de materiële budgetten vanuit een begrotingsperspectief zo min mogelijk beïnvloed mag worden door de extern gedreven ontwikkelingen van de proceskosten.

Door de jaren heen is, zoals de onderstaande tabel laat zien, de volledige stijging opgevangen door een korting op de materieel beschikbare middelen. Daarom is de totstandkoming van de materiële last nu losgekoppeld van de proceskostenvergoeding zoals we die verwachten. Voor 2022 is een bedrag van € 800.00 opgenomen. In de paragraaf Weerstandsvermogen & Risicomanagement is het risico op een kostenstijging gekwantificeerd. Totale materiele lasten BghU

Aandeel proceskosten

Begroting

% begroot

% realisatie

Realisatie

boekjaar 2014

€

5.701.000

€

5.304.543

3,6%

4,4%

boekjaar 2015

€

5.282.000

€

6.105.231

5,0%

3,9%

boekjaar 2016

€

5.218.000

€

5.273.000

3,9%

6,3%

boekjaar 2017

€

5.626.000

€

5.448.608

5,8%

6,8%

boekjaar 2018

€

5.592.000

€

5.756.712

6,5%

6,4%

boekjaar 2019

€

5.681.000

€

5.921.396

7,5%

11,0%

boekjaar 2020

€

6.181.000

€

6.054.058

11,3%

13,6%

1.2.3 Wat mag het kosten? Onderstaand kostenoverzicht laat de kosten voor het kernproces Dienstverlening zien. Hierin zijn de genoemde financiële ontwikkelingen verwerkt ter besluitvorming. 2022

Staf

Dienstverlening

€ 2.287.000

Databeheer & Waardebepaling € 4.929.000

Personeel Materiele lasten

TOTAAL

€ 2.991.000

€

10.207.000

€ 6.181.814

€ 805.317

€ 1.236.444

€

8.223.574

Ict-transitie eenmalig

€ 1.070.369

€ 99.000

€ 55.000

€

1.224.369

Ict-contract kosten

€ 2.049.792

€ 336.985

Onderverdeling Materiële lasten

Proceskosten Bedrijfsvoeringskosten

€ 3.061.653

ONVOORZIEN

€ 100.000

TOTAAL LASTEN

€ 8.568.814

€ 369.331

€ 5.734.317

€

€ 84.116

€

2.470.893

€ 800.000

€

800.000

€ 297.328

€

3.728.312

€

100.000

4.227.444

€ 18.530.574

1.3 Ondersteunende processen De ondersteunende processen hebben als doelstelling het adviseren, ondersteunen en ontzorgen van de deelnemers rond het belastingproces. Hierdoor zijn de deelnemers in staat om rechtsgeldige belastingverordeningen en tarieven vast te stellen en zijn zij “verzekerd” van de geraamde belastingopbrengsten. Daarnaast vallen hier de ondersteunende activiteiten onder ten behoeve van het primaire proces. De directie, de staf en alle overige ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces zijn binnen dit onderdeel ondergebracht. Hieronder vallen de taken met betrekking tot de interne bedrijfsvoering, de interne controlewerkzaamheden, de financiële administratie, de informatie en communicatietechnologie, communicatie en de HRM-werkzaamheden. 1.3.1 Wat willen we bereiken? Voor de ondersteunende processen staat het maximaal ondersteunen van de primaire processen centraal. Dat betekent dat we op hoofdlijnen ook in 2022 de volgende taken hebben: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

We monitoren de uitvoering van het Uitvoeringsprotocol en rapporteren daarover via onder meer de voortgangsrapportages; We werken met nieuwe software vanuit het inkoop- en aanbestedingstraject 2021 e.v. We zorgen voor een actuele, klantvriendelijke website (bijdrage aan zo veel mogelijk selfservice) We maken en houden het archief op orde, in samenspraak met de afdeling Dienstverlening. We zorgen dat BghU voldoet aan nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving We gaan aan de slag met de beeldbepaling continuïteit huisvesting lange termijn We blijven aantoonbaar in control aan de hand van het interne control framework.

1.3.2 Wat gaan we daarvoor doen? De volgende activiteiten ontwikkelen we binnen de huidige formatie en bezetting en beschikbare adviesbudgetten. Deze activiteiten vragen geen uitbreidingen van formatie of materiële budgetten: 1. 2.

3. 4.

5. 6. 7.

Jaarlijkse evaluatie met de deelnemers. Dit wordt verzorgd door de regiefunctionaris. N.a.v. de aanbesteding software volgt kennisontwikkeling gebruik diverse software en koppelvlakken, inwerken in kennisplatform en netwerkverbanden en aangetoonde vakbekwaamheid, het generen van stuurinformatie, etc. Verder kunnen activiteiten volgen welke nodig zijn om alle functies te accepteren, omdat de werking nog niet helemaal voldoet aan de aanbesteding, zodat de doelstellingen van BghU goed tot hun recht komen (naast functionele werking, bijvoorbeeld ook leveranciersmanagement en opdrachtgeverschap, zoals escalatie bij problemen, facturering etc.). Met externe expertise website beoordelen op hoger bereik selfservice en blijvend voldoen aan wet- en regelgeving met vervolgens plan van aanpak voor uitvoering verbeteren website. Uitvoering geven aan verbeterpunten HUA en kennis ontwikkelen (2021, 2022) a. Elektronische Publicaties (GR-aanmelding in register, gebruik KOOP) b. Bijhouden wet- en regelgeving en jurisprudentie voor het volgen van opleidingen en interne educatie (afdelingen), c. Klachtenverordening actueel en jaarlijkse rapportage, d. Evaluatie informatiebeheertaken (kwantitatief en kwalitatief); CISO, FG, PO-rollen voldoen. e. Bijdrage aan uitvoeringsgevolgen bij wijzigingen beleid gemeente- en waterschapsheffingen (kostentoedeling, etc.) Onderzoek evaluatie huisvesting i.s.m.

gemeente Utrecht (contractafloop begin 2025) Deelnemers informatie: inzet business intelligence tool en kennis paraat Na de eerste rechtmatigheidsverklaring van het bestuur in 2021 werken we in 2022 verder aan het interne beheersingsraamwerk. Daarin betrekken we ook de rapporten van externe auditors (Waarderingskamer, Ensia) en de vanzelfsprekend de accountant. In 2021 evalueren we de kostenverdeelsystematiek. Eventuele wijzigingen die daaruit volgen worden van kracht in 2022. Mocht de evaluatie tot wijzigingen leiden, is 2022 het eerste jaar waarin deze wijzigingen van kracht worden. BghU onderzoekt de mogelijkheden om de planning en controlstukken op een andere manier aan haar deelnemers te presenteren. Dit zou voor het eerst zichtbaar moeten zijn in 2022.

Transitie ICT-landschap In de oorspronkelijke begroting 2021 was een investering voorzien van € 5 miljoen in de ICT-middelen. Die investering komt te vervallen en daarmee ook de kapitaallasten die daarbij horen. Er zijn echter nog wel eenmalige middelen nodig voor het implementeren van de eventuele nieuwe belastingapplicaties. In de bestuursvergadering van 1 april 2021ligt daarom ook het transitievoorstel voor het ICT-landschap voor. Daarin is in detail opgenomen welke bedragen noodzakelijk zijn voor de overgang naar een nieuw ICTlandschap. In het voorstel is opgenomen dat de op het moment van schrijven inzichtelijke lasten van 2022 en 2023 worden uitgewerkt in de begroting 2022. De structurele kosten voor 2022 en verder zijn aangepast naar aanleiding van de marktverkenning en kunnen definitief gemaakt worden na gunning van alle percelen. 2022 laat hier ook een piek zien in verband met de tijdelijke overlap van systemen vanuit een continuïteitsprincipe. Inpassing nieuwe applicat ielandschap

2021

2022

2023

Implementatie nieuw e ICT (kosten eenmalig vanuit leveranciers, zonder opslag voor risico)

€

630.000

€

646.000

€

Incidenteel trajectadvies ICT niet voorzien (150.000 in 2021 reguliere begroting)

€

69.000

€

138.000

430.000

Incidenteel extra capaciteit procesteams vervanging aanbesteding + implementatiemanager

€

456.563

€

329.063

Onvoorzien 10% over totaal

€

115.556

€

111.306

€

43.000

Totaal

€

1.271.119

€

1.224.369

€

473.000

No t abene: 2021 via reserve 2022+2023 via begroting 2021 Uren implement at ie

Fasering

Budget

2022 Budget vraag

Projectmanager (extern)

jul-21

€

90.000

€

Vrijspelen interne ICT-capaciteit

jul-21

€

63.750

€

90.000 63.750

Belastingsspecialist/databeheer (intern)

jul-21

€

127.500

€

63.750

Taxateur modelleur (intern)

okt-21

€

42.500

€

42.500

Dienstverleningsspecialist (intern)

okt-21

€

79.688

€

15.938

Juristen

okt-21

€

21.250

€

21.250

Control

okt-21

€

10.625

€

10.625

BI-specialist (intern)

jul-21

€

21.250

€

21.250

€

456.563

€

329.063

TOTAAL IMPLEMENTATIE

Algemeen projectenbudget In voorgaande jaren werd het projectenbudget als sluitpost van de materiële begroting vastgesteld. Die systematiek is losgelaten, omdat onder meer in 2020 is gebleken dat hierdoor juist te veel middelen voor projecten werden geraamd. Op basis van het volume aan specifieke verbeteringsprojecten van de afgelopen jaren is structureel rond de € 300.000 aan projectbudget nodig. In 2022 is dit eenmalig € 200.000, omdat BghU verwacht dat de nasleep van de implementatie van een nieuw belastingsysteem leidt tot minder reguliere projecten tot verbetering. Reservering nieuwe ICT-middelen In de begroting 2022 en verder zijn geen kapitaallasten meer opgenomen. Reden hiervoor is dat de ICTtransitie uitgaat van een SaaS-tenzij, waarover het Besluit Begroten en Verantwoorden Provincies en Gemeenten expliciet voorschrijft dat deze lasten niet geactiveerd mogen worden. Dat betekent dat BghU te maken krijgt met pieken in de exploitatielasten, zoals die zich bijvoorbeeld ook in 2022 en in mindere mate in 2023 voordoen. Daarom is vanaf 2024 een bedrag van € 500.000 gerealiseerd in het materiële lastenbudget, dat aangewend kan worden mocht een wissel noodzakelijk blijken. Medio 2023 kan dan bepaald worden in hoeverre deze post wel of niet benut dient te worden.

1.3.3 Wat mag het kosten? Onderstaand overzicht laat de lasten van de Staf voor 2022 zien. Hierin zijn de punten verwerkt zoals die hierboven zijn genoemd, waaronder de eenmalige ICT-lasten. 2022

Staf

Dienstverlening

€ 2.287.000

Databeheer & Waardebepaling € 4.929.000

Personeel Materiele lasten

TOTAAL

€ 2.991.000

€

10.207.000

€ 6.181.814

€ 805.317

€ 1.236.444

€

8.223.574

Onderverdeling Materiële lasten Ict-transitie eenmalig

€ 1.070.369

€ 99.000

€ 55.000

€

1.224.369

Ict-contract kosten

€ 2.049.792

€ 336.985

€ 84.116

€

2.470.893

€ 800.000

€

800.000

€ 297.328

€

3.728.312

€

100.000

Proceskosten Bedrijfsvoeringskosten

€ 3.061.653

ONVOORZIEN

€ 100.000

TOTAAL LASTEN

€ 8.568.814

€ 369.331

€ 5.734.317

€

4.227.444

€ 18.530.574

1.4 BghU Activiteiten BghU voert voor haar deelnemers in 2022 en de daaropvolgende jaren naar verwachting de activiteiten uit zoals die in de tabel hieronder staan beschreven. HDSR

Bunnik

De Bilt

Houten

Lopik

Nieuweg ein

Stichtse Vecht

Utrecht

UHR

Zeist

Basispakket Belastingsoort Onroerende zaak belasting (OZB) Roerende zaakbelasting

Rioolheffing

Afvalstoffenheffing

Reinigingsrecht

Hondenbelasting

Toeristenbelasting/Forense nbelasting Precariobelasting

Bedrijven investeringszone Watersysteemheffing

Verontreinigingsheffing/zui veringsheffing

X X

Pluspakket Belastingsoort Parkeerbelasting

Begraaf -en grafrechten

Lijkbezorgingsrechten

Reclamebelasting

Heffing leges

Marktgelden

Geraamde belastingopbrengsten 2022 op basis van peiljaar 2021 (bedragen * € 1.000)

HDSR

Bunnik

De Bilt

Houten

Lopik

Nieuwegei n Basispakket

Stichtse Vecht

Utrecht

UH R

Zeist

Totaal

€ 5.508

€ 12.279

€ 12.905

€ 3.300

€ 17.015

€ 13.279

€ 113.445

€ 12.2 07

€

€ 202.270

€ 10

€ 78

Belastingsoort Onroerende zaak belasting (OZB) Roerende zaakbelasting

€ 88

Rioolheffing

€ 1.528

€ 4.582

€

5.787

€ 1.385

€ 8.625

€ 6.973

€ 42.802

Afvalstoffenheffing/ Reinigingsrecht

€ 1.854

€ 4.138

€

4.800

€ 1.761

€ 5.128

€ 7.954

€ 50.567

Hondenbelasting

€ 87

€ 339

€

180

€ 75

€ 276

€ 820

Toeristenbelasting/ Forensenbelasting

€ 149

€ 215

€

216

€ 38

€ 55

€ 440

€ 3.913

€ 14

€ 134

€ 97

€ 622

€ 28

€ 150

Precariobelasting Bedrijven investeringszone

12.332

€ 6.43 4 € 6.08 1 € 400

€

5.577

€ 83.693

€

8.654

€ 90.937

€ 1.45 0

€

336

€ 6.812

€

139

€ 1.006

€ 145

€ 2.177

€ 323

Watersysteemheffing

€ 69.658

Verontreinigingsheffing/ zuiveringsheffing

€ 62.608

Pluspakket Belastingsoort € 4.800

Parkeerbelasting

Begraaf -en grafrechten

€ 4.800 € 929

€ 734

€ 1.663

€ 200

€ 266

€ 1.422

€ 4.309

€ 7.154

€ 54

€ 109

€ 163

€ 29.122

€

€ 533.618

Lijkbezorgingsrechten

€ -

Reclamebelasting

€ 66

Heffing leges

€ 1.423

Marktgelden

€ 132.266

€ 10.549

€ 21.619

€ 23.888

€ 6.573

€ 30.967

€ 29.125

€ 217.119

32.390

2. Ontwerpbegroting 2022 en meerjarenperspectief 20232025 In deze paragraaf is de ontwerpbegroting 2022 en het meerjarenperspectief voor 2023-2025 opgenomen. Omdat de begroting 2022 ter besluitvorming voorligt en het financieel perspectief 2023-2025 ter informatie, is de toelichting gesplitst. In paragraaf 2.4 zijn de door BghU gehanteerde uitgangspunten bij het opstellen van de begroting zichtbaar.

2.1 Ontwerpbegroting 2022 per taak- en deelproces Begroting 2020 Rekening 2020

Begroting 2021*

Begroting 2022

(na wijziging) Rente & Afschrijving

398.000

321.582

398.000

Personele lasten (inclusief inhuur)

9.712.000

9.468.515

9.809.000

10.207.000

lasten personeel in dienst

9.129.000

8.798.956

9.195.000

10.037.000

583.000

667.007

614.000

170.000

6.181.000

6.054.058

7.575.000

8.224.000

inhuurlasten

Materiële lasten ICT-transitie naar SaaS eenmalig

1.271.000

1.225.000

ICT contractkosten jaarlijks volume

1.781.301

1.886.929

1.837.483

2.471.000

Bedrijfsvoeringskosten

3.699.699

3.343.320

3.666.517

3.728.000

Proceskostenvergoeding WOZ

700.000

823.809

800.000

Onvoorzien

100.000

Totaal Lasten

16.391.000

15.844.155

17.882.000

18.531.000

Dwangbevelen

1.201.000

1.357.279

1.201.000

1.350.000

55.000

291.746

55.000

Totaal Baten

1.256.000

1.649.025

1.256.000

1.405.000

"Te dekken" bedragen

15.135.000

14.195.130

16.626.000

17.126.000

Geraamde deelnemersbijdragen

15.085.000

15.305.000

17.126.000

50.000

989.870

50.000

1.321.870

939.870

870

Overig

332.000

Onttrekking algemene reserve Onttrekking bestemmingsreserve ICT

Resultaat voor bestemming

* In de begroting 2021 zoals die hier is gepresenteerd, is het bestemmen van het jaarrekeningresultaat 2020 van BghU voor de implementatiekosten ICT verwerkt. Dit leidt niet tot een verhoging of verlaging van de deelnemersbijdrage In de 1 e bestuursrapportage 2021 wordt de lopende begroting 2021 verantwoord.

Bovenstaand is de begroting 2022 weergegeven op hoofdkosten niveau. Hieronder is een toelichting opgenomen van de belangrijkste verschillen ten opzichte van 2021 en de manier waarop de bedragen in deze begroting tot stand zijn gekomen. Rente & afschrijving Door te werken vanuit een ‘SaaS-tenzij’ principe, is het niet meer mogelijk te investeren in software. Daarmee valt de enige categorie materiële vaste activa die nog op BghU van toepassing was weg. Dat betekent automatisch dat er geen rente & afschrijvingslasten per 2022 zijn. De laatste afschrijvingstermijn van het belastingsysteem is in 2021. Daarmee dalen de rente- en afschrijvingslasten per saldo naar 0. Personele lasten inclusief inhuur De personele lasten inclusief inhuur nemen toe met € 398.000. Hierin is een (mogelijke) CAO-stijging voorzien van € 98.000 (1%). De € 300.000 die de loonsom verder toeneemt, komt voort uit de voorgestelde mutaties en uitbreidingen binnen databeheer (€ 118.000 + € 75.000), dienstverlening (€ 32.000) en waardebepaling (€ 75.000). Door het invullen van vacatures is de ruimte voor inhuur de komende jaren beperkt.

ICT-transitie naar SaaS In het bestuur van 1 april 2021 ligt het implementatievoorstel voor de transitie naar het nieuwe ICTlandschap voor. Daarin is opgenomen dat de eenmalige en structurele middelen voor 2022 en verder beschikbaar worden gesteld via de begroting. Dat betekent dat de eenmalige materiële exploitatielast voor de overgang naar het nieuwe landschap hier specifiek voor een bedrag van € 1.225.000,-- (afgerond) is opgenomen. ICT-contractkosten jaarlijks volume Op basis van de marktverkenning is een jaarlijkse kostenpost voor de ICT-middelen opgenomen. Die ligt voor 2022 en 2023 eenmalig hoger, vanwege potentiële dubbele lasten vanaf 1 januari tot en met 1 mei. Ook moet een deel van de huidige beheerstaken bij de huidige leverancier verlengd worden vanwege de spreiding van de inkoop. De potentiële lasten hangen daarmee ook samen met de implementatie van met name de belastingapplicatie vanaf september 2021. De verwachting is dat er eind 2021 duidelijkheid is over de daadwerkelijke vaste kosten voor 2022 en 2023. Vanaf 2024 normaliseren de ICT-kosten meerjarig. Daarbij moet benadrukt worden dit hier sprake is van cijfers op basis van een marktverkenning, waarbij pas na de definitieve gunning zekerheid ontstaat.

Bedrijfsvoeringskosten De bedrijfsvoeringskosten zijn opgebouwd uit vaste componenten zoals huur van anderhalve etage in het Stadskantoor in Utrecht, de dienstverlening van de gemeente Utrecht op HR, financieel en ICT-gebied en kosten voor bijvoorbeeld de verspreiding van de aanslagen via de post. Voor deze vaste kosten is een index toegepast en geanalyseerd wat het basissaldo is. Daarnaast zijn er in 2022 ontwikkelingen opgenomen: een projectbudget van € 200.000 voor 2022 en voor 2023 en verder van € 300.000. In deze materiële lasten is ook de mutatiesignalering via luchtfoto’s van € 100.000 structureel meegenomen vanaf 2022 en de eenmalige kosten voor de ontwikkelingen rondom de kwaliteitseisen van de Waarderingskamer van ongeveer € 240.000. Overige materiële effecten komen terug in 2023 en volgende jaren, conform de toelichting zoals die onder de specifieke onderdelen in hoofdstuk 1 zijn gegeven. Proceskosten De proceskosten worden vanaf 2022 apart begroot en verantwoord. Reden hiervoor is dat deze kosten een beslag legden op een steeds groter deel van de materiële lasten. Dat is vanuit een begrotingsperspectief niet wenselijk: BghU streeft naar een zo realistisch mogelijke inschatting van de materiële lasten, maar op het moment dat door externe ontwikkelingen keer op keer het materiële budget wijzigt, kan hier niet voldoende op gestuurd worden.

Daarom is deze post nu separaat gepresenteerd. Onvoorzien Deze is niet gewijzigd ten opzichte van de vorige begroting. € 100.000 is als uitgangspunt genomen op basis van de uitgangspunten bij de Kadernota. Dwanginvorderingopbrengsten De geschatte dwanginvorderingsopbrengsten zijn structureel verhoogd vanaf 2022, op basis van een toegenomen volume en ervaringscijfers van 2020. Daarbij is wel een onzekerheid opgenomen, vanwege de relatieve onzekerheid rondom faillissementen en de effecten van de coronacrisis, met name na het wegvallen van alle steunpakketten. Daarom is hier in het weerstandsvermogen een bedrag gereserveerd. Overige baten Is niet gewijzigd ten opzichte van de vorige begroting, betreft een inschatting van een paar specifieke posten. Deelnemersbijdragen Deze laten eenmalig een piek zien in 2022 en stijgen in de conceptbegroting totaal met € 1,8 miljoen, met name door de eenmalige transitie naar SaaS. In hoeverre die eenmalige transitie naar SaaS daadwerkelijk deze lasten oplevert, wordt duidelijk rondom het einde van 2021. Vanaf 2023 dalen, op basis van de huidige marktverkenning voor de software, de deelnemersbijdragen weer.

2.2 Financieel perspectief 2023-2025 Begroting 2022

Rente & Afschrijving

Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025

Personele lasten (inclusief inhuur)

10.207.000

10.309.000

10.412.000

10.516.000

10.037.000

10.139.000

10.242.000

10.346.000

170.000

Materiële lasten

8.224.000

7.503.000

7.203.000

7.290.000

ICT-transitie naar SaaS eenmalig

1.225.000

473.000

ICT contractkosten jaarlijks volume

2.471.000

2.367.000

2.063.000

Bedrijfsvoeringskosten

3.728.000

3.863.000

4.340.000

4.427.000

Proceskostenvergoeding WOZ

800.000

Onvoorzien

100.000

Totaal Lasten

18.531.000

17.912.000

17.715.000

17.906.000

Dwangbevelen

1.350.000

55.000

Totaal Baten

1.405.000

"Te dekken" bedragen

17.126.000

16.507.000

16.310.000

16.501.000

Geraamde deelnemersbijdragen

17.126.000

16.507.000

16.310.000

16.501.000

lasten personeel in dienst inhuurlasten

Overig

In het financieel perspectief voor 2023-2025 zijn alle benoemde effecten uit hoofdstuk 1 die niet in 2022 vallen ook verwerkt. Daarbij is voor 2024 en 2025 in de bedrijfsvoeringskosten een bedrag van € 500.000 opgenomen dat gereserveerd voor aflopende contracten in de ICT-omgeving en projecten die hiermee samenhangen. Het meest voor de hand liggende scenario is om vanaf dat moment een bestemmingsreserve te vormen die gebruikt kan worden voor egalisatie van de lasten. Voor de volledigheid is hieronder ook het meerjarenbeeld uit de Kadernota weergegeven. Meerjarenbeeld zoals afgegeven in Kadernota 2022-2025 Begroting 2022

Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025

Rente & Afschrijving

1.000.000

Personele lasten (inclusief inhuur)

9.907.000

10.006.000

10.106.000

10.207.000

lasten personeel in dienst

9.287.000

9.380.000

9.474.000

9.569.000

inhuurlasten

Materiële lasten Onvoorzien

620.000

626.000

632.000

638.000

6.430.000

6.558.000

6.689.000

6.823.000

100.000

Totaal Lasten

17.437.000

17.664.000

17.895.000

18.130.000

Dwangbevelen

1.201.000

55.000

Totaal Baten

1.256.000

"Te dekken" bedragen

16.181.000

16.408.000

16.639.000

16.874.000

Geraamde deelnemersbijdragen

16.181.000

16.408.000

16.639.000

16.874.000

Overig

2.3 Deelnemersbijdragen 2022-2025 Deelnemersbijdrage 2020 - 2025 2023 2024

2022

Bunnik Houten Lopik Nieuwegein Zeist Utrecht De Bilt Utrechtse Heuvelrug HDSR Stichtse Vecht Jaarlijkse bijdrage

€ € € € € € € € € €

Basis 229 712 173 1.004 1.244 7.331 863 726 2.896 1.096

Plus

Totaal 6 € 235 € 712 41 € 214 € 1.004 129 € 1.373 649 € 7.980 € 863 28 € 754 € 2.896 € 1.096 € 17.126

€ € € € €

€ € € € € € € € € €

Basis 221 685 166 966 1.196 7.052 831 698 2.786 1.054

Plus € € € € €

Totaal 6 € 227 € 685 41 € 207 € 966 129 € 1.325 649 € 7.701 € 831 28 € 726 € 2.786 € 1.054 € 16.507

Basis € 218 € 676 € 164 € 953 € 1.181 € 6.963 € 820 € 689 € 2.751 € 1.041

Plus € € € € €

2025 Totaal

6 € € 41 € € 129 € 649 € € 28 € € € €

224 676 205 953 1.310 7.612 820 717 2.751 1.041 16.310

Basis € € € € € € € € € €

221 684 166 965 1.196 7.049 830 698 2.785 1.054

Plus €

Totaal 6 € € 41 € € 129 € 649 € € 28 € € € €

€ € € €

227 684 207 965 1.325 7.698 830 726 2.785 1.054 16.501

Ter vergelijking is hieronder de tabel opgenomen met daarin de deelnemersbijdrage zoals die voor de periode 2022-2025 in de Kadernota is gepresenteerd. De gehanteerde verdeling is op basis van de huidige kostenverdeelsystematiek. 2022

Bunnik Houten Lopik Nieuwegein Zeist Utrecht De Bilt Utrechtse Heuvelrug HDSR Stichtse Vecht Jaarlijkse bijdrage

2023

2024

Basis Plus Totaal Basis Plus Totaal Basis Plus Totaal Basis Plus € 216 € 6 € 222 € 219 € 6 € 225 € 223 € 6 € 229 € 226 € € 670 € 670 € 680 € 680 € 690 € 690 € 701 € 163 € 41 € 204 € 165 € 41 € 206 € 168 € 41 € 209 € 170 € € 945 € 945 € 959 € 959 € 974 € 974 € 988 € 1.171 € 129 € 1.300 € 1.189 € 129 € 1.318 € 1.206 € 129 € 1.335 € 1.224 € € 6.905 € 649 € 7.554 € 7.007 € 649 € 7.656 € 7.111 € 649 € 7.760 € 7.217 € € 813 € 813 € 825 € 825 € 838 € 838 € 850 € 683 € 28 € 711 € 694 € 28 € 722 € 704 € 28 € 732 € 714 € € 2.728 € 2.728 € 2.769 € 2.769 € 2.810 € 2.810 € 2.852 € 1.032 € 1.032 € 1.047 € 1.047 € 1.063 € 1.063 € 1.079 € 16.181 € 16.408 € 16.639

2025 Totaal 6 € 232 € 701 41 € 211 € 988 129 € 1.353 649 € 7.866 € 850 28 € 742 € 2.852 € 1.079 € 16.874

2.4 Gehanteerde uitgangspunten bij het opstellen van de begroting In de tabel staan de uitgangspunten die BghU hanteerde bij het opstellen van het ontwerp(Begroting) 2022 en het meerjarenperspectief 2023-2025. Deze zijn gelijk aan de uitgangspunten zoals het bestuur die vaststelde bij de Kadernota 2022-2025, met een nuancering voor de lasten die horen bij de investering in de software. Door de inkoopstrategie en keuze voor SaaS is er volgens het BBV geen sprake meer van een investering in een vast actief. De lasten voor de implementatie dient BghU derhalve in de exploitatie te verwerken en niet meer als investering aan te merken. Onderwerp Raming personeelslasten

Uitgangspunt Totale loonsom jaarlijks indexeren met 1 % om verwachte CAO-stijgingen in het meerjarig beeld mee op te nemen.

Uitwerking Indexatie totale loonsom inclusief inhuur. CAO-stijgingen boven de 1% gedurende een begrotingsjaar, verwerkt BghU middels een begrotingswijziging in dat begrotingsjaar.

Raming lasten

materiële

Totale materiële lasten indexeert BghU jaarlijks 2% op basis van een verwachte inflatiecorrectie door leveranciers.

Jaarlijkse stijging van de totaal beschikbare som voor materiële lasten.

Raming investeringen

Investeringen worden apart geraamd en via een apart investeringsvoorstel besloten. Raming van de verwachte kapitaallasten vindt plaats op basis van de vastgestelde afschrijvingstermijnen uit de nota Waarderen en Afschrijven 2018.

Concreet speelt dit bij de uitwerking van het investeringsvoorstel voor de nieuwe belastingapplicaties dat in maart 2021 is voorzien en meerjarig effect heeft (status Kadernota).

Van die termijnen kan BghU afwijken bij het daadwerkelijk vaststellen van het investeringsvoorstel door middel van een separaat besluit.

In aanvulling op de Kadernota 20222025 is in inkoopstrategie van BghU uitgegaan van een volledig ‘SaaStenzij’ perspectief. Dat betekent dat er geen sprake is van een investering. 19

Raming onvoorzien

Jaarlijks raamt BghU € 100.000 voor onvoorziene kosten. De € 100.000 is expliciet zichtbaar.

Eventueel noodzakelijke aanwending van onvoorzien is onderdeel van de verantwoording middels de bestuursrapportage.

Financiering

Alleen voor investeringen kan BghU eventueel een langlopende lening aantrekken. Hiervoor is een bestuursbesluit vereist.

Concreet speelt dit bij uitwerking van het investeringsvoorstel voor de nieuwe belastingapplicatie. Dat investeringsvoorstel bevat ook de manier waarop BghU de investering gaat financieren.

Belastingen

Materiële lasten worden exclusief compensabele BTW geraamd en inclusief de niet-compensabele BTW van het Waterschap.

Jaarlijks wordt de compensabele BTW van de gemeenten via een apart afrekencircuit doorgeschoven naar de gemeenten.

Belastingen

BghU voert geen dienstverlening uit die onder de VPB-plicht valt.

Niet van toepassing

Formatie & personeel

Loonsomsturing op basis vastgestelde begroting

BghU werkt met een vaste formatie (circa 123 FTE) en een flexibele schil inhuur. Binnen deze twee categorieën kan geschoven worden, maar de vastgestelde loonsom kan niet overschreden worden, behalve door CAO-stijgingen hoger dan 1%.

van

Onderstaande tabel beschrijft de geldende kaders die van toepassing zijn op het opstellen van de begroting. Onderwerp Structureel evenwicht

Kader Structurele baten dekken de structurele lasten. BghU mag onder de streep geen tekort hebben.

Oorsprong BBV

Reëel beeld

De begroting bevat een reëel beeld van de verwachte materiele lasten, bijvoorbeeld op basis van lopende contracten en verwachte kapitaallasten.

BBV

Kostenverdeling

De werklast is leidend in de verdeling van de kosten onder de deelnemers van de BghU.

Bijdrageverordening op basis van artikel 40 GR

Basispakket & pluspakket

Taken binnen het basispakket worden uitgevoerd voor algemene rekening en als zodanig verdeeld.

Uitvoeringsprotocol

Het pluspakket is op basis van integrale kostprijs. Bij de bepaling van de uurtarieven voor inzet van medewerkers, worden de landelijke DAR-tarieven gehanteerd. Risicomanagement

De begroting bevat een aparte paragraaf conform BBV waarin het risicobeeld van de BghU staat. Dit risicobeeld vertaalt

BBV/ Nota Weerstandvermogen en Risicomanagement

BghU in een benodigde weerstandscapaciteit. Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt als ratio ten opzichte van de benodigde weerstandscapaciteit, waarbij geldt dat het uitgangspunt is dat de ratio groter of gelijk aan 1 moet zijn.

3 Paragrafen 3.1 Lokale heffingen De uitvoering van het belastingproces (waarderen, heffen en innen) van iedere deelnemer valt onder de verantwoordelijkheid van BghU. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de te heffen belastingen, het vaststellen van verordeningen, tarieven en de kwijtscheldingsnormen. Kortom, het aangaan van de belastingsamenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers. Iedere deelnemer overhandigt jaarlijks een begroting waarin zij vermeld welke belastingen (inclusief tarieven) er moeten/mogen worden geheven in de desbetreffende regio. BghU geniet jaarlijks inkomsten ter compensatie van de gerealiseerde vervolgingskosten. Vervolgingskosten ontstaan op het moment dat een belastingplichtige geen gehoor geeft aan de (door middel van een aanslag) opgelegde betalingsverplichting. Hier worden onder andere kosten die gepaard gaan met het verzenden van aanmaningen, dwangbevelen en overige gerechtelijke activiteiten verstaan. De lasten die gepaard gaan met de diverse invorderingstrajecten worden door de desbetreffende deelnemer financieel gecompenseerd. In de meerjarenbegroting is € 1,35 mln. als begroot bedrag opgenomen, op basis van het rekeningresultaat 2020 en de verwachte jaarlijkse groei in areaal en op te leggen aanslagen.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10136114/1